Last Planner tietomallinnetun hankkeen suunnittelunohjauksessa

Transkriptio

1 Last Planner tietomallinnetun hankkeen suunnittelunohjauksessa Tarja Mäki, DI, KM Projektipäällikkö, Helsingin yliopisto Jenni Korpela, DI Tutkija, Helsingin yliopisto Hannele Kerosuo, FT, dosentti Yliopistotutkija, Helsingin yliopisto Tutkimuksen lähtötilanne Tässä esitetty tutkimus on osa RYM SHOK:in Built Environment Process Re-Engineering (PRE) -ohjelman Model Nova -työpaketin tutkimusta. Työpaketin ja koko ohjelman tarkoituksena on kehittää tietomallinnettujen rakennushankkeiden prosesseja ja toimintatapoja [1]. Tässä esitetyn osatutkimuksen kohteena on elinkaarihankkeen suunnittelunohjauksen ja suunnitteluyhteistyön kehittäminen Last Planner-menetelmällä. Tutkimuksen kohteena on tietomallinnettu hanke, johon kuuluu viisi rakennuskohdetta. Kohde sijaitsee Keski-Suomessa. Ensimmäisten elinkaarihankkeen rakennuskohteiden ollessa rakennusvaiheessa tutkijat haastattelivat rakennushankkeisiin osallistuneita hankeosapuolia. Haastatteluissa kävi ilmi, että mallintamista käytettiin aktiivisesti kaikilla suunnittelualoilla ja myös rakennushankkeiden tuotannonsuunnittelussa ja -ohjauksessa. Yhtä lailla kävi ilmi, että sekä hankkeiden suunnittelussa että mallien käytössä työmaalla oli paljon ongelmia. Ongelmat liittyivät mm. ohjelmistojen toimivuuteen sekä koneiden kapasiteetin riittävyyteen, mutta myös suunnittelun laatuun ja suunnittelun ajalliseen valmistumiseen. Mallinnetut suunnitelmat valmistuivat myöhässä ja olivat laadultaan puutteellisia tai virheellisiä mm. työmaakäytön tarpeita ajatellen. Seuraavien kahden kohteen suunnittelu oli meneillään, ja hankeosapuolet olivat sitä mieltä, että ongelmat luultavasti korjautuvat tässä kohteessa, kun yhteistyö rutinoituu ja mallintamiselle jää enemmän aikaa. [2 ja3] Seuraavien kohteiden rakentamisvaihetta tarkasteltaessa voitiin todeta, että ongelmat eivät poistuneet. Tässä tilanteessa tutkijat ehdottivat suunnittelijaryhmälle ja hankkeen projektipäällikölle Last Planner -menetelmän käyttöä seuraavien rakennuskohteiden suunnittelunohjauksessa. Tavoitteena oli välttää suunnittelun myöhästyminen ja parantaa suunnittelun laatua kehittämällä suunnittelijoiden välistä tiedonkulkua ja yhteistyötä. Tässä tekstissä kuvataan Last Planner -menetelmän käyttöönottoa suunnittelunohjauksessa, kuinka käyttöönotto eteni ja miten se muutti suunnittelijoiden välistä yhteistyötä ja aktiivisuutta kokouksissa. Tutkimuksen tuloksia ja teoreettista viitekehystä on esitelty laajemmin IGLC konferenssissa [4]. Tutkittavassa rakennushankkeessa ollaan parhaillaan siirtymässä tuotantovaiheeseen, joten tutkimus jatkuu edelleen ja jatkotutkimuksessa tullaan tarkastelemaan mm. sitä, paransiko Last Planner -menetelmän käyttö suunnitelmien laatua sekä suunnitelmien ajallista valmistumista tuotannon näkökulmasta. Tutkimusaineiston keruu ja analyysi Tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla hankkeisiin osallistuneita henkilöitä ja havainnoimalla hankkeessa tapahtuvaa työskentelyä, erityisesti suunnittelukokouksia ja nk. Last Planner -kokouksia. Tutkijat seurasivat mallien käyttöä sekä suunnittelussa että työmaalla. Tutkimusaineisto tallennettiin sekä ääni- että videonauhoitettuna. Myöhemmin aineisto litteroitiin ammattilitteroijien toimesta. Litteroinnin jälkeen tutkimusaineistosta poistettiin kaikki henkilöihin, yrityksiin ja hankkeisiin liittyvät tunnisteet pyrkimyksenä taata aineiston anonyymiys. Analysoitaessa Last Planner -menetelmän mukanaan tuomia muutoksia suunnittelijayhteistyöhön tutkijat käyttivät vertailukohtina yhtä suunnittelukokousta ( ) ennen Last Planner -menetelmän käyttöönottoa ja Last Planner -kokouksia menetelmän käyttöönoton jälkeen ( ). Vertailukohdan rajaamista yhteen suunnittelukokoukseen puolsi se, että Last Planner -menetelmän käyttöönoton myötä toimintatavat kokouksissa sekoittuvat, ja näin kokousyhteistyön eroja oli vaikea saada esille myöhemmissä suunnittelukokouksissa. 204

2 Taulukko 1. Analysoitu tutkimusaineisto. Päivämäärä Kokous Kesto/min Puheenvuorot SK LP LP LP LP LP Taulukossa 1 lyhenne SK tarkoittaa suunnittelukokousta ja lyhenne LP tarkoittaa Last Planner -kokousta. Last Planner -menetelmän käyttöönotto Kun päätös Last Planner -menetelmän käyttöönotosta suunnittelunohjauksessa oli tehty, suunnitteluryhmälle järjestettiin lyhyt koulutustilaisuus siitä, mitä Last Planner -menetelmä sisältää, miten sitä on hyödynnetty aikaisemmin tuotannonohjauksessa ja miten sitä voitaisiin soveltaa suunnittelunohjaukseen. Suunnitteluryhmä sopi koulutuksen päätteeksi, että he pitävät nk. Last Planner -palaverin joka toinen viikko. Palaverit järjestettiin siten, että joka toinen Last Planner -palaveri pidettiin suunnittelukokousten yhteydessä kerran kuukaudessa, ja näiden välissä pidettiin pelkkä suunnittelutehtäviin keskittyvä Last Planner -palaveri, jossa ei käsitelty muita suunnittelukokousasioita. Koska osa suunnittelijoista oli eri paikkakunnalta, palaverit pidettiin tyypillisesti videoyhteyden välityksellä. Last Planner tarjoaa monenlaisia työkaluja suunnittelu- tai tuotantotehtävien hallintaan. Tarkastellussa hankkeessa keskityttiin kuitenkin pääsääntöisesti vain kokousta edeltäneiden kahden viikon tehtävien valmistumisen läpikäymiseen, kokousta seuraavien kahden viikon tehtävien sopimiseen sekä pidemmällä olevien aikataulutavoitteiden ja niiden vaatimien tehtävien alustavaan suunnitteluun sekä sopimiseen. Menetelmän apuna käytettiin Excel-lomaketta, johon joka palaverissa merkittiin kunkin suunnittelualan tehtävät seuraavalle kahdelle viikolle. Kokouksen lopussa tehtävälista käytiin yhdessä suunnittelijoiden kesken läpi ja listaan lisättiin uusia mieleentulevia tehtäviä. Osa tehtävistä nousi esiin suunnitteluaikataulusta, osa muutoin keskustelussa suunnittelijoiden kesken. Palaverin jälkeen Excel-lomake lähetettiin jokaiselle suunnittelijalle muistioksi palaverista. Seuraavassa Last Planner -palaverissa käytiin läpi edellisessä palaverissa sovittujen tehtävien valmistuminen ja sovittiin taas yhteisesti, mitä tehtäviä kunkin suunnittelualan tulee tehdä seuraavan kahden viikon aikana. Kuten aikaisemmin jo todettiin, hankkeessa käytettiin Last Planner -menetelmää vain valikoidusti. Hankkeen suunnitteluaikataulu oli laadittu yhteisesti suunnittelijoiden kesken jo ennen Last Planner -menetelmän käyttöönottoa. Aikataulu perustui pitkälle edellisten hankkeiden suunnitteluaikatauluihin, ja osapuolet kokivat, että se on riittävän tarkalla tasolla, joten sitä ei alettu laatimaan uudelleen. Tehtävien valmistuminen sovitusti käytiin läpi jokaisessa Last Planner -palaverissa, mutta toteutumaa ei seurattu TTP-luvun avulla eikä myöhästyneiden tehtävien juurisyitä analysoitu systemaattisesti. Last Planner -menetelmän tuomat muutokset suunnittelijoiden väliseen kokousyhteistyöhön Kun verrataan perinteisissä suunnittelukokouksissa esiintyvää yhteistyötä Last Planner -palavereissa esiintyvään, voidaan todeta yhteistyön muuttuneen monella tavalla. Ensimmäinen ilmeinen muutos liittyi kokouksessa käsiteltäviin asioihin. Perinteisissä suunnittelukokouksissa noudatettiin valmiiksi laadittua esityslistaa. Siellä käytiin tyypillisesti läpi järjestäytymisasiat, edellisen kokouksen pöytäkirja, pidetyt erillispalaverit, tontti- ja lupa-asiat, kunkin suunnittelualan tilanne, käyttäjän asiat sekä monia muita asiakohtia. Last Planner -kokouksissa esityslistana toimi edellisessä palaverissa laadittu excel-tehtävälista ja suunnitteluaikataulu, jotka ohjasivat keskustelua suunnittelutehtävien ja niiden aikataulujen läpikäymiseen. Toinen selkeä muutos liittyi keskustelujen ajalliseen painopisteeseen (mennyt/tuleva). Esityslistan sisällön vuoksi suunnittelukokouksissa puhe keskittyi siihen, mitä siihen mennessä oli tehty ja missä vaiheessa suunnittelutyossä nyt oltiin. Last Planner -kokouksissa sen sijaan keskityttiin tulevien tehtävien ja työskentelyn koordinointiin, vaikkakin palaverien alussa kerrattiin aikaisempien tehtävien valmistuminen. Merkittävin ero kokousyhteistyössä oli havaittavissa, kun tarkasteltiin eri osapuolten ja erityisesti hankkeen projektipäällikön, pääsuunnittelijan ja muiden suunnittelijoiden käyttämiä puheenvuoroja kokousten aikana (kuva 1). Sekä suunnittelukokouksessa että ensimmäisissä Last Planner -ko- 205

3 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % Pääsuunnittelija Suunnittelijat Projektipäällikkö 30 % 20 % 10 % 0 % Kuva 1. Projektipäällikön, pääsuunnittelijan ja muiden suunnittelijoiden puheenvuorojen jakautuminen suunnittelukokouksessa ja Last Planner -palavereissa Kuva 2. Suunnittelijoiden vastaukset kysyttäessä tehtävien valmistumisesta suunnittelukokouksessa ja Last Planner -palavereissa. Osittain valmiit tehtävät Valmiit tehtävät Tekemättömät tehtävät kouksissa hankkeen projektipäällikkö käytti lähes puolet kokouksen puheenvuoroista. Tämä tarkoitti käytännössä sitä, että keskustelu eteni lähes koko kokouksen ajan projektipäällikön johtamana; hän kysyi ja joku suunnittelijoista vastasi, hän kysyi ja joku toinen vastasi. Kun tarkasteltiin puheenvuorojen jakautumista Last Planner -palavereissa, projektipäällikön rooli keskustelussa, vaikkakin se säilyi keskeisenä, väheni palaverisarjan edetessä. Samaan aikaan muiden suunnittelijoiden, erityisesti ajoittain pääsuunnittelijan, osuus puheenvuoroista kasvoi. Kokouskeskustelujen kannalta tämä tarkoitti 206

4 Avoimet tavoitteet Täsmällisesti sovitut tavoitteet Kuva 3. Täsmällisesti sovitut ja avoimiksi jääneet tavoitteet suunnittelukokouksessa ja Last Planner -palavereissa. sitä, että suunnittelijat alkoivat käydä keskusteluja keskenään. Aineistossa löytyy esimerkkejä mm. siitä, miten hankkeen pääsuunnittelijana toimiva arkkitehti otti aktiivisemman roolin ja alkoi koordinoida suunnittelijoiden välistä yhteistyötä ja sitä, miten se tulisi hoitaa eri tavalla kuin edellissä hankkeisssa. Analyysissa verrattiin myös suunnittelukokouksessa ja Last Planner -palavereissa esitettyjä suunnittelijoiden vastauksia projektipäällikön kysyessä tehtävien valmistumisesta (kuva 2). Suunnittelukokouksessa lähes puolet suunnittelijoiden vastauksista oli kielteisiä tai kierteleviä, kun hankkeen projektipäällikkö kysyi, onko suunnittelutehtävä valmis. Vastaavasti Last Planner -palavereissa, etenkin menetelmän käyttöönoton alussa, lähes kaikki sovituista tehtävistä kuitattiin tehdyiksi. Analyysissa tarkasteltiin myös sitä, miten Last Planner -menetelmän käyttöönotto muutti tehtävistä sopimista (kuva 3). Tällöin vertailtiin sitä, sovitaanko tehtäville selkeä valmistumisajankohta, esimerkiksi ensi viikon perjantaina, vai jääkö valmistumisajankohta avoimeksi, joo, pitää hoitaa se. Ero suunnittelukokouksen ja Last Planner -palaverien välillä oli jälleen selkeä. Suunnittelukokouksissa vain puolelle tehtävistä sovittiin tarkka valmistumisajankohta, jolloin puolet esiin nousseista tehtävistä jäivät avoimiksi ilman tarkkaa tavoiteajankohtaa. Last Planner -palaverien luonteen vuoksi tehtäville sovittiin tarkka valmistumisajankohta. Joukossa oli toki sellaisiakin keskinäiseen koordinoitumiseen liittyviä tehtäviä, joissa tavoiteaikaa ei sanottu ääneen eikä merkitty Excel-taulukkoon. Ne saatettiin ilmaista suurpiirteisesti, kuten että pitää puhua siitä hänen kanssaan. Muutosten pysyvyys Kuten kaikista edellä esitetyistä kuvaajista voi päätellä, Last Planner -menetelmän käyttöönotto muutti kokousyhteistyötä. Muutosten pysyvyys kuitenkin vaihteli hankkeen edetessä. Ajallaan valmistuneiden tehtävien sekä avoimien ja täsmällisesti sovittujen tehtävien lukumäärät osoittavat, että muutos oli alussa voimakkaampi ja laantui hankkeen edetessä. Kuvaajia tulkitessa tulee ottaa huomioon hankkeen vaiheen vaikutus tuloksiin. Hankkeen edetessä kertyi tehtäviä, joita ei tehty valmiiksi sovitussa aikataulussa. Näille ei välttämättä sovittu uudelleen tarkkaa tavoiteaikaa, vaan ne jäivät avoimiksi tehtäviksi, jotka tuli saattaa valmiiksi jossain vaiheessa. Hankkeen loppua kohden esiintyi mahdollisesti enemmän tehtäviä, jotka eivät olleet suoranaisia edellytyksiä muille suunnittelualojen tehtäville, jolloin niiden valmistumisesta tiettynä ajankohtana ei oltu niin kiinnostuneita. Riitti kun tehtävät viimeisteltiin jossain vaiheessa. Johtopäätökset ja tutkimuksen jatko Tässä artikkelissa on esitetty muutamia Last Planner -menetelmän käyttöönoton mukanaan tuomia muutoksia suunnittelijoiden välisessä kokousyhteistyössä. Tulosten mukaan Last Planner -menetelmän käyttöönotto lisää suunnittelijoiden välistä yhteistyötä ja tiedonkulkua sekä parantaa tehtä- 207

5 vien valmistumista suunnitelmien mukaan. Valtaosa suunnittelijoista koki Last Planner -menetelmän hyödylliseksi suunnitteluprosessille ja omalle työlleen. Kyseessä oli tietomallinnettu rakennushanke. Tietomallintamisen käyttö sekä suunnittelussa että työmaalla ja sen mukanaan tuomat haasteet suunnittelun laadulle sekä aikataululle olivat yksi keskeinen syy menetelmän käyttöönottoon. Mallintaminen ja mallien ristiinvertailut tai törmäystarkastelut nostavat perinteisiä suunnittelmia selkeämmin esiin suunnittelun virheet ja puutteet. Nämä korostuvat erityisesti eri suunnittelualojen yhteistä suunnittelua vaativissa kohdissa, joissa oikean suunnittelujärjestyksen sopiminen ja suunnitteluvaiheiden oikea ajoitus on olennaista. Last Planner -menetelmän käyttö oli tarkoitettu parantamaan tätä koordinaatiota ja suunnittelijoiden välistä tiedonkulkua. Tämän analyysin perusteella voidaan sanoa, että Last Plannerin käyttöönotto suunnittelunohjauksessa lisäsi suunnittelijoiden välistä vuorovaikutusta palaveritilanteissa. Tutkimushanke jatkuu edelleen, ja tulevan syksyn aikana on tarkoitus haastatella suunnitteluhankkeeseen osallistuneita henkilöitä, jolloin saadaan tarkemmin analysoitua tietoa suunnittelijoiden näkemyksistä siitä, miten Last Planner -menetelmän käyttöönotto vaikutti heidän työskentelyynsä, ja miten menetelmän käyttöä tulisi edelleen kehittää suunnittelunohjauksessa. Tulevan talven aikana tullaan seuraamaan hankkeen toteutusvaihetta ja haastattelemaan toteutusorganisaation henkilöstöä. Sen avulla pyritään selvittämään tuottiko Last Planner -menetelmän avulla koordinoitu suunnittelu parempaa suunnittelun laatua, tai valmistuivatko hankintojen ja työmaatoteutusten suunnitelmat aikataulussa. Lähteet [1] Mäki, T. Rakentamisen tietomallintaminen -tutkimushankkeen esittely. Konsepti Toimintakonseptin uudistajien verkkolehti 7. (1 2) [2] Korpela, J., Tietomallintamisen hyödyt ja haasteet rakennushankkeen eri hankeosapuolten näkökulmasta. Diplomityö, Rakennustekniikan laitos, Aalto-yliopiston insinööritieteiden korkeakoulu, Espoo [3] Korpela, J. (2012). Tietomallintamisen käyttöönoton haasteet rakennushankkeessa. Konsepti Toimintakonseptin uudistajien verkkolehti 7. (1 2). [4] Kerosuo, H., Koskela, L., Miettinen, R., Mäki, T. (2012) In Time At Last? Adaption of Last Planner Tools for the Design Phase of a Building Project. IGLC 2012 International Group for Lean Construction, San Diego, California