Määrittelyt. 1. Johdanto. 1.1 Projektin tavoite ja aikataulu. 1.2 Projektitoimijat

Transkriptio

1 Määrittelyt Dokumentti Versio / Päiväys Päivitykset Verkkomaksut - projekti - Määrittelyt 0.92 / : Luotu dokumenttipohja : Ensimmäisen version muokkausta (keskeneräinen) Kommenttikierroksella! 1. Johdanto Verkkomaksut Metropoliassa projekti on perustettu syksyllä 2011 kehittämään erilaisten maksujen keräämisen tietojärjestelmä Metropoliaan. Näitä maksuja ovat esimerkiksi: Opiskelijan harkinnanvaraisen yliajan hakemisen käsittelymaksun kerääminen Opiskelijan harkinnanvaraisen opiskeluoikeuden palauttamisen käsittelymaksun kerääminen Erikoistumisopintojen opiskelijamaksun kerääminen Avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksomaksujen kerääminen Jokaisessa edellä mainitussa maksun keräämisessä on taustalla paperipohjainen prosessi, johon liittyy olennaisesti Metropolian taloushallinnon prosessinomistajan toimeksiannosta tapahtuva maksujen laskutus. Tämä laskutusprosessi on aikaa vievä ja lopputuloksiltaan ei tyydyttävä ko. työprosessiin käytettävään työaikaan verrattuna. 1.1 Projektin tavoite ja aikataulu Projektille on annettu seuraava keskeinen tavoite: (Projektin) Tavoitteena on luoda tietojärjestelmä, jolla tarjotaan, käsitellään ja hallitaan verkkomaksutapahtumat. Lisäksi järjestelmän tulee olla mahdollisimman yksinkertainen, helppokäyttöinen ja turvallinen loppukäyttäjälle. Jotta projektin tavoitteet olisi täytettävissä, vaaditaan projektiryhmältä prosessiasiantuntemusta käytössä olevista nykyisistä prosesseista, teknistä tietämystä käytössä olevista tietojärjestelmistä sekä tuntemusta www-palveluiden rakentamisesta. Koska kyseessä on laajaan käyttöön suunnattu www-ohjelmisto, tulee projektiryhmässä olla myös käytettävyysasiantuntemusta. Projekti tulee toteuttaa siten, että otetaan huomioon Metropoliassa käytössä oleva tietojärjestelmä arkkitehtuuri ja kehitettävien tai käyttöönotettavien tietojärjestelmien suunnitteluperiaatteet. Projektin tulee myös ottaa huomioon kansallisesti käynnissä oleva kansallinen korkeakoulujen maksupalvelu hanke eli Rakettihankkeen OPI-Maksut projekti. Projektille on projektin asetanta vaiheessa asetettu aikataulu, jonka mukaan yhtä toimintaprosessia tukevan prototyyppijärjestelmän tulisi olla valmiina toukokuussa Järjestelmän tuotantokäyttöä tavoitellaan syksyllä Järjestelmän käyttöönotto voi tapahtua asteittain. Projektin aikataulua tarkistetaan tarvittaessa. 1.2 Projektitoimijat Projektin projektipäällikkönä toimii Kaija Vuorela Metropolian Taloushallinto palveluista. Projektitoimijat on jaettu seuraaviin ryhmiin: Projektin toimintaa ohjaa ohjausryhmä, johon kuuluvat seuraavat jäsenet: Rooli Puheenjohtaja, tilaajan edustaja Projektipäällikkö Ohjausryhmän jäsen Ohjausryhmän jäsen Ohjausryhmän jäsen Ohjausryhmän jäsen Ohjausryhmän jäsen Ohjausryhmän jäsen Henkilö Jorma Uusitalo Kaija Vuorela Kaj Kuusisto Tuomas Orama Taru Ruotsalainen Matti Saloranta Hannele Ehrsten Sirkku Mäntyniemi Projektin kehitystyötä tekee projektiryhmä, johon kuuluvat seuraavat jäsenet:

2 Rooli Projektipäällikkö Tekninen koordinaattori Projektiryhmän jäsen, talous Projektiryhmän jäsen, talous Opintotoimisto Klusterin edustaja Klusterin edustaja Loppukäyttäjä / Opiskelijajäsen Henkilö Kaija Vuorela Pirkko Laitinen Svetlana Muljar Arja Päivinen Maarit Vallinkoski Päivi Inkilä!!! Nimi kateissa!!! Lisäksi projektin käyttöön on asetettu seuraavat asiantuntijat: Rooli Laskutusjärjestelmän toimittajan asiantuntija Rajapinnat ja palveluväylä Ohjelmointi Palvelimet Käytettävyys Webmaster Henkilö Anu Stenbacka, Aditro Lauri Viitanen Simo Tiainen Ronnie Lupari Tea Dickman Pekka Perälampi Projekti joutuu tilaamaan konsultointia talousautomaatioiden sekä ko. toimintoja varten tarvittavien rajapintojen rakentamista varten Metropolian taloushallinnon tietojärjestelmien toimittajalta (Aditro Oy). Lisäksi projekti voi tilata myös muilta toimijoita tarvittavaa konsultointia. 1.2 Kehitettävät tietojärjestelmät sekä niiden tietoliittymät muihin tietojärjestelmiin Projektin tehtävänä on luoda määrittelyt sekä mahdolliset toteutukset seuraaviin tietojärjestelmiin: Asionti-järjestelmä: asiointi.metropolia.fi Palveluväylään liitettävät maksatustoiminnallisuudet:?.metropolia.fi Sähköisen asioinnin ja maksutapahtumien käsittelyn tietokanta Lisäksi kehittävistä tietojärjestelmistä rakennetaan rajapinnat ainakin seuraaviin tietojärjestelmiin: Aditron Intime Plus taloushallinnon tietojärjestelmä: talousautomaatiorajapinnat Metropolian Amme-identiteetin hallintajärjestelmä: henkilötietojen välitysrajapinnat Lisäksi rajapinnat voidaan rakentaa seuraaviin tietojärjestelmiin: Metropolian tuleva Peppi-tietojärjestelmä: avoimen ammattikorkeakoulun opintototeutustietojen välitysrajapinnat Logica WinhaPro: opiskelijatietojen välitysrajapinnat 1.3 Kehitettävien tietojärjestelmien käyttökohteet sekä ominaisuudet Kehittävissä tietojärjestelmissä on suunniteltu soveltuvan seuraaviin käyttökohteisiin tai niiden on suunniteltu sisältävän seuraavat ominaisuudet: henkilöiden tunnistaminen sähköisesti käyttäen ensimmäisessä vaiheessa pankkien tarjoamaa Tupas-tunnistautumista henkilöiden tunnistaminen sähköisesti käyttäen matkapuhelin operaattoreiden tarjoamaa mobiilitunnistautumista maksujen käsittely pankkien verkkomaksu menetelmillä luottokorttimaksujen käsittely edellä mainittujen tunnistus ja maksutoimintojen toteuttaminen julkishallinnon Vetuma-palvelun kautta. Toiminnallisuudet liitetään tietojärjestelmien käytettäväksi palveluväylän kautta. suppeat palveluprosesseja tukevat työnkulkujen tilojen hallinnat tietojärjestelmien toimintojen seuranta loki- ja raportointitoiminnoilla tuettavien prosessien palvelutapausten eri käyttötapauksien palvelukäyttöliittymät Tuettavat prosessit ovat: Harkinnanvarainen lisäajan haun käsittelymaksun kerääminen Harkinnanvarainen opiskeluoikeuden palauttamisen käsittelymaksun kerääminen Erikoistumisopintojen opiskelijamaksun kerääminen Projektia on suunniteltu jatkettavan siten, että toisessa vaiheessa toteutetaan seuraavien prosessien tuki: Avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksomaksujen kerääminen sekä ilmoittautumisten hallinta

3 1.4 Määrittelyssä ja suunnittelussa sovellettavat periaatteet Määrittelyssä ja suunnittelussa sovelletaan seuraavia periaatteita: I) Kehitettävien maksu- ja tunnistuspalvelutoimintojen tulee olla käytettävissä useammasta kuin yhdestä Metropolian tietojärjestelmästä. Maksu- ja tunnistustoiminnot on määritelty sijoitettavaksi palveluväylään (ServiceMix-tuote), jolloin ko. toiminnallisuudet on käytettävissä niin asiointia varten kehitettävästä sovelluksesta kuin myös mahdollisesti muista sovelluksista. Toimintoja varten luodaan webservices-rajapinta, joita vasten toimintoja voidaan kutsua. Toimintojen käsittely, seuranta ja erityisesti talousautomaatio tapahtuu palveluväylässä tai palveluväylään liitetyissä sovelluksissa. II) Kehitettävien asiointipalveluiden toimintojen tulee olla linkitettävissä muihin tietojärjestelmiin. Asiointipalveluita varten kehitetään asiointipalvelusivusto, johon siis sijoitetaan asiointipalveluiden käyttöliittymät. Ko. käyttöliittymät tulee olla kutsuttavissa muista Metropolian sovelluksista käyttämällä url-kutsuja. Esimerkiksi opiskelijan harkinnanvaraisen yliaikahaun käyttöliittymän voisi kutsua linkillä asiointi. metropolia.fi\palvelut\harkinnanvarainen_yliaika{opiskelijanumero}. Linkki voi sijoittaa esimerkiksi sähköpostiin mukaan ja sitä käytettäessä loppukäyttäjälle avautuu näkymä riippuen hänen käyttötapauksestaan. III) Kehitettävien asiointipalveluiden tulee olla loppukäyttäjien käytettävissä lähes aina. Erikseen määriteltävinä kriittisinä aikoina tulee pyrkiä keskeytyksettömään palvelun saavutettavuuteen. Sähköisten asiointipalveluiden tulee lähtökohtaisesti olla käytettävissä lähes aina, joka tarkoittaa vuorokauden ajasta riippumatta, vuoden ympäri. Lisäksi mikäli jokin asiointipalvelun kautta jaettavan palvelun luonteeseen kuuluu esimerkiksi hakuaikajaksot, tulee ko. ajanjaksoina pyrkiä erityisesti keskeytymättömään palveluun. Keskeytymätön palvelu tulee tarvittaessa turvata palvelun teknisen ympäristön ratkaisuilla kuten palvelin kapasiteetin lisäyksellä. IV) Kehitettävien asiointipalveluiden käytettävyys tulee suunnitella loppukäyttäjä näkökulmasta. Esteettömyys tulisi ottaa käyttöliittymien suunnittelussa huomioon vähimmäistasolla. Palvelun asiointikäyttöliittymien suunnittelu tulee tehdä käytettävyysasiantuntijan kanssa. Lisäksi esteettömyys tulee turvata vähintään sillä tasolla, että värisokeus otetaan huomioon. Lisäksi, mikäli niin edellytetään, tulee esteettömyys suunnitella julkishallinnon tietojärjestelmä vaatimustasolla. Muutenkin suunnittelussa tulee noudattaa JHS-suosituksen JHS 129 (Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet) asettamia vaatimuksia. V) Toteutettavien tietojärjestelmien tietoturvavaatimukset ovat korkeat. Lisäksi tietoturva tulee testata. Tässä määrittelydokumentissa käsiteltävien toteutettavien tietojärjestelmien keskeisenä toimintona on käsitellä sekä henkilö- että taloustietoja. Tämän vuoksi järjestelmiä suunniteltaessa tulee miettiä parhaiten käyttökohteeseen sopivat tietojen suojaus menetelmät, joilla tietojen käyttö on turvallista, mutta samalla kuitenkin käytettävää kohdan IV periaatteen mukaisesti. Edellä mainittujen sisäisesti määrittelytyötä ohjaavien periaatteiden lisäksi määrittelytyötä on ohjannut Metropolian osallistumien korkeakoulujen väliseen OPI-Maksut projektiin. Projektin tavoitteena on luoda korkeakouluille yhteinen maksujen käsittelyjärjestelmä. Metropolian Verkkomaksut-projekti on osa tätä työtä ja yhtenä ajatuksena on käyttää Metropolian projektia pilottina palveluväylään kytkettävien maksu toiminnallisuuksien rakentamiseksi. Tätä tavoitetta tukee erityisesti kohdassa I asetetut määrittelyperiaatteet. 2. Tuettavat prosessit Projektissa on suunniteltu toteutettavan alkuvaiheessa seuraavaksi esitetyt prosessit. Tähän asiakirjaan kirjattussa määrittelyssä on kuitenkin pyritty ottamaan huomioon myös mahdollisia tulevia prosesseja, joita asiointijärjestelmä voisi tukea. 2.1 Harkinnanvarainen lisäajan haun käsittelymaksun kerääminen Tuubin henkilökunnalle suunnatulla sivulla tästä aiheesta todetaan seuraavaa: Kun tutkintoon johtavan koulutuksen opiskelijan opiskeluoikeusaika (enintään normiaika + 1 lukuvuosi) on päättymässä, opiskelija voi hakea Metropolialta harkinnanvaraista lisäaikaa. Opintotoimisto tiedottaa normi + 1 -ajan viimeisellä lukukaudella olevia opiskelijoita opiskeluajan päättymisestä.... Lisäaikaa hakeva opiskelija täyttää harkinnanvaraisen lisäajan hakemuslomakkeen, josta selviää suunnitelma puuttuvien opintojen suorittamisesta sekä perustellut syyt opintojen viivästymiselle. Hakemus toimitetaan opintotoimistoon keväällä ja syksyllä mennessä. Lähde: Tämä prosessin käsittelymaksua koskeva osa on tarkoitus sähköistää tässä projektissa Nykyinen toimintaprosessi Vaiheen nro Mitä tapahtuu? Kuka tekee? Millä tavalla? Mikä on lopputulos? 1. Opiskelijalle ilmoitetaan, että hän voi hakea harkinnanvaraista lisäaikaa Winha / Opintotoim isto Automaattisesti, kun opiskelijalla on tullut täyteen normiaika + 1 vuosi. Sähköpostitus tapahtuu kaksi kertaa vuodessa huhtikuussa ja lokakuussa. 1) Opiskelijaa on tiedotettu oikeudesta lisäaikaan. 2) Opiskelijaa saa sähköpostissa ohjeet kuinka hakea. 3) Sähköpostin liitteenä on hakulomake.

4 2. Opiskelija toimittaa hakemuksen paperilla opintotoimistoon. Opiskelija Täytetty ja allekirjoitettu hakulomake. Täytetty hakulomake. 3. Hakemus vastaanotetaan ja diarioidaan. Opintotoim isto Diariointi tallennetaan opintotoimiston rekistereihin ja diariointi tieto täytetään hakulomakkeeseen. Diarioitu hakulomake. 4. Opiskelijan tiedot tallennetaan Excellomakkeeseen laskutusta varten. Opintotoim isto Excel-taulukkoon tiedot. Laskutustiedot Excel-taulukkoon. Laskutusprosessi alkaa kohdasta a) 5. Hakemukseen liitetään opintosuoritusote. Opintotoim isto 6. Päätetään harkinnanvaraisesta lisäajasta. Koulutuso hjelma 7. Tiedot päätöksestä tallennetaan Winhaan. Opintotoim isto 8. Päätöksen postitus. Opintotoim isto Tulostetaan Winhasta Omassa menettelyssään, jota ei ole tässä kuvattu. Winha. Tulostettu päätösasiakirja. Opintosuoritusotteella täydennetty hakemus. 1) Hakemus hylätty 2) Hakemus hyväksytty Päivitetyt tiedot opiskelijan opinto-oikeudesta. Opiskelijalle postitettu päätös. a) Laskutus: Tiedot opiskelijoista toimitetaan Excel-taulukkona taloushallintoon kaksi kertaa viikossa. Opintotoim isto Excel-taulukko. Laskutuskehoite b) Laskutus: Opiskelijoilta laskutetaan hakemuksen käsittelymaksu Metropolian normaalissa laskutusprosessissa. Taloushalli nto / Laskuttaja Intime Plus 1) Lasku käsittelymaksusta opiskelijalle 2) Seurantatieto reskontraan ja kirjanpitoon Huom! Opintotoimisto ei saa seurantatietoa opiskelijoiden suorittamista tai suorittamatta jättämistä käsittelymaksuista! Tässä prosessikuvauksessa ei käsitellä mahdollista hylätyn hakemuksen valitusprosessia Prosessinomistajan toivoma sähköisen prosessin tavoitetila Prosessin omistaja on kartoituspalavereissa toivonut, että koko prosessi pyörisi sähköisesti, eli niin että hakemus ja sen käsittely tapahtuu sähköisesti ja myös päätöksen kirjaaminen tapahtuu sähköisen työnkulun kautta. Opiskelijan opintojen seurantatiedot olisi hyvä koostaa sähköisesti, samoin kuin hakemuksen liitteiden käsittely. Maksujen käsittely tulee tapahtua järjestelmässä ja maksuista tulee saada käyttöön seurantatietoa Prosessinomistajan vähimmäisvaatimukset Opiskelijan tekemästä hakemuksesta johtuva käsittelymaksun käsittely tulee tapahtua sähköisesti ja maksun suorittamisesta tulee tulla opintotoimiston käsittelijälle tieto. Tämän jälkeen opintotoimisto alkaa käsitellä varsinaista hakemusta tarvittavien liitetietojen koostamisella Järjestelmällä tuettava sähköinen prosessi ja prosessiin liittyvät käyttötapaukset Vaiheen nro Mitä tapahtuu? Kuka tekee? Millä tavalla? Mikä on lopputulos? 1. Opiskelijalle ilmoitus mahdollisuudesta hakea harkinnanvaraista lisäaikaa Winha / Opintotoim isto Automaattisesti, kun opiskelijalla on tullut täyteen "normi +1" opiskeluaikaa. Sähköposti lähetetään kaksi kertaa vuodessa huhtikuussa ja lokakuussa. 1) Opiskelija saa tiedon oikeudesta hakea lisäaikaa. 2) Tiedote sähköpostissa on haun toimintaohjeet. 3) Hakulomake (sähköpostin liite). 4) Linkki asiointipalvelun lisäajan haun käsittelymaksun maksamisen käynnistykseen. (asiointi.metropolia.fi/maksut /harkinnanvarainen_lisaaika) 2. Opiskelija maksaa verkossa maksun. 3. Opiskelija täyttää hakulomakkeen ja toimittaa sen postilla tai sähköpostilla opintotoimistoon. Opiskelija Verkkomaksun suoritus asiointipalvelussa. 1) Suoritettu käsittelymaksu. 2) Suorittamaton käsittelymaksu, jolloin prosessi ei jatku. Opiskelija Posti / Sähköposti Täytetty hakulomake. 4. Opintotoimisto vastaanottaa täytetyn hakulomakkeen. Opintotoim isto Täytetty ja allekirjoitettu hakulomake Vastaanotettu hakulomake. 5. Opintotoimisto diarisoi hakemuksen. Opintotoim isto Diariointi menettely Diarisoitu hakulomake. 6. Opintotoimisto tarkistaa asiointipalvelusta, että opiskelija on suorittanut käsittelymaksun. Opintotoim isto Sähköisesti asiointipalvelussa 1) Todettu, että käsittelymaksu on maksettu, jolloin erikseen hallittava päätösprosessi käynnistyy. 2) Todettu, että käsittelymaksua ei ole maksettu, jolloin prosessi keskeytyy, kunnes käsittelymaksu on maksettu. Siirtymä takaisin tämän askeleen alkuun.!!! Lisää viittaukset käyttötapauksiin!!! 2.2 Opiskeluoikeuden palauttamisen käsittelymaksun kerääminen Opiskeluoikeuden palauttamisesta kerrotaan tuubissa seuraavalla sivulla: /opiskeluoikeus/opiskeluoikeuden-palautus. Ko. sivulla mainitaan mm. kahdesta syystä palautettavasta opiskeluoikeudesta: A) Opiskelija, jolla on lain sallimaa opiskeluoikeusaikaa jäljellä ja joka ilmoittautumisen laiminlyönnin/eroamisen takia on menettänyt opiskeluoikeuden edellisen lukukauden lopussa, voi hakea kirjallisesti hakemuksella opiskeluoikeuden palauttamista opintotoimistosta. Hakemuksen käsittelystä peritään asetuksen mukainen 35 euron maksu. Hakuasiainvastaava tekee opiskeluoikeuspäätöksen opintoasiainvastaavan esittelyn perusteella.

5 B) Opiskelija, jolla on lain sallimaa opiskeluoikeusaikaa jäljellä ja joka ilmoittautumisen laiminlyönnin/eroamisen takia on menettänyt opiskeluoikeuden ennen edellistä lukukautta, voi hakea opiskeluoikeuden palautusta opiskeluoikeuden palautuslomakkeella. Koulutusvastaava tai koulutuspäällikkö antaa hakemukseen lausunnon, esittelijänä toimii opintoasiainvastaava ja päätöksen opiskeluoikeuden palauttamisesta tekee hakuasiainvastaava. Hakemuksen käsittelystä peritään asetuksen mukainen 35 euron maksu. Näiden kahden käsittelyprosessin mukaiset käsittelymaksun suorittamiset on tarkoitus sähköistää tässä prosessissa Nykyinen toimintaprosessi Vaiheen nro Mitä tapahtuu? Kuka tekee? Millä tavalla? Mikä on lopputulos? 1. Opiskelija ottaa yhteyttä opintotoimistoon huomattuaan, että opintooikeus ei ole enää voimassa. Opiskelija Sähköposti tai henkilökohtainen kontakti 1) Tieto, että opiskeluoikeuden voi palauttaa, jos... 2a) opiskelija oli läsnä edellisellä lukukaudella. 2b) opiskelija oli pitempään pois. 2. Opiskelijalle annetaan ohjeet anomusta varten. Opintosihteeri / Opintotoimisto Sähköpostilla tai postitse Opiskelijalla on saanut anomuspaperit ja muut ohjeet. 3. Opiskelija täyttää anomuksen ja laatii suunnitelman opintojen loppuun suoritusta varten. Opiskelija Allekirjoitetulla paperilomakkeella Opintotoimisto saa anomuksen. 4. Anomus numeroidaan diaariin Opintotoimisto Käsin Yksilöity anomus. 5. Tarkistetaan, että oliko opiskelija läsnä edellisellä lukukaudella. Opintotoimisto Winha 1) Opiskelija oli läsnä edellisellä lukukaudella. Prosessi siirtyy kohtaan 6a. 2) Opiskelija ei ollut läsnä edellisellä lukukaudella. Prosessi siirtyy kohtaan 6b. 6a. Opintotoimisto tekee päätöksen opinto-oikeuden palauttamisesta. Opintotoimisto Winha Opiskelija kirjattu läsnäolevaksi. 6b. Opintosihteeri lähettää anomuksen koulutusohjelmalle lausuntoa varten. Opintosihteeri Sisäposti Koulutuspäällikkö saa anomuksen. 7b. Koulutuspäällikkö tekee lausunnon päätöstä varten. Koulutuspäällikkö Paperiasiakirja Anomuksen liitteenä oleva anomus. 8b. Koulutuspäällikkö lähettää anomuksen liitteineen opintotoimiston vastaavalle. Koulutuspäällikkö Sisäposti Puollettu tai ei puollettu anomus. 9b. Opintotoimiston vastaava tekee päätöksen. Opintotoimiston vastaava Paperiasiakirja 1) Hyväksytty anomus TAI 2) Hylätty anomus 10b. Opintosihteeri merkitsee tiedon päätöksestä Winhaan. Opintosihteeri Winha 1) Opinto-oikeus voimassa TAI 2) Opinto-oikeus ei ole voimassa. 11b. Opintosihteeri lähettää päätöksen anomuksesta opiskelijalle. Opintosihteeri Posti Opiskelija saa tiedon päätöksestä Prosessinomistajan toivoma sähköisen prosessin tavoitetila Prosessinomistajan toiveena on, että vain opinto-oikeuden palautukseen liittyvä maksujenkäsittely sähköistetään Järjestelmällä tuettava sähköinen prosessi ja prosessiin liittyvät käyttötapaukset Vaiheen nro Mitä tapahtuu? Kuka tekee? Millä tavalla? Mikä on lopputulos? 1. Opiskelija ei opinto-oikeutta. Opiskelija ottaa yhteyden opintotoimistoon. Opiskelija Sähköposti tai henkilökohtainen kontakti 1) Tieto, että opiskeluoikeuden voi palauttaa, jos... 2a) opiskelija oli läsnä edellisellä lukukaudella, kuten esim. opiskelija ei ole ilmoittautunut. 2b) opiskelija on ollut pitempään pois. 2. Opiskelijalle annetaan ohjeet anomusta varten sekä ohjeet opiskeluoikeuden palauttamisen käsittelymaksun maksamista varten. Opintosihteer i / Opintotoimist o Sähköpostilla tai postitse 1) Opiskelijalla on saanut anomuspaperit ja muut ohjeet. 2) Linkki asiointipalvelun opiskeluoikeuden palauttamisen käsittelymaksun maksamisen käynnistykseen. (asiointi.metropolia.fi/maksut /opiskeluoikeuden_palautus) 3. Opiskelija täyttää anomuksen ja laatii tarvittessa suunnitelman opintojen loppuun suoritusta varten. Opiskelija Allekirjoitetulla paperilomakkeella Täytetty ja allekirjoitettu anomus. 4. Opiskelija maksaa verkossa maksun. Opiskelija Verkkomaksun suoritus asiointipalvelussa. 5. Opiskelija toimittaa anomuksen opintotoimistoon. Opiskelija Sähköisesti / Henkilökohtaisesti 1) Suoritettu käsittelymaksu. 2) Suorittamaton käsittelymaksu, jolloin prosessi ei jatku. Opintotoimisto saa anomuksen. Jatkoehto: Käsittelyprosessi ei käynnisty ennen kuin käsittelymaksu on maksettu. 6. Anomus numeroidaan diaariin Opintotoimist o Käsin Yksilöity anomus. 7. Opintosihteeri tarkastaa, että onko opiskelija suorittanut käsittelymaksun. Opintosihteer i Asiointijärjestelmän seuranta käyttöliittymä. Käsittelykelpoinen anomus. 8. Tarkistetaan, että oliko opiskelija läsnä edellisellä lukukaudella. Opintotoimist o Winha 1) Opiskelija oli läsnä edellisellä lukukaudella. Prosessi siirtyy kohtaan 9a. 2) Opiskelija ei ollut läsnä edellisellä lukukaudella. Prosessi siirtyy kohtaan 9b. Asiointijärjestelmä ei käsittele tätä osaa prosessista. 9a. Opintotoimisto tekee päätöksen opinto-oikeuden palauttamisesta. Opintotoimist o Winha Opiskelija kirjattu läsnä olevaksi.

6 9b. Opintosihteeri lähettää anomuksen koulutusohjelmalle lausuntoa varten. Opintosihteer i Sisäposti Koulutuspäällikkö saa anomuksen. 10b. Koulutuspäällikkö tekee lausunnon päätöstä varten. Koulutuspääl likkö Paperiasiakirja Anomuksen liitteenä oleva anomus. 11b. Koulutuspäällikkö lähettää anomuksen liitteineen opintotoimiston vastaavalle. Koulutuspääl likkö Sisäposti Puollettu tai ei puollettu anomus. 12b. Opintotoimiston vastaava tekee päätöksen. Opintotoimist on vastaava 13b. Opintosihteeri merkitsee tiedon päätöksestä Winhaan. Opintosihteer i Paperiasiakirja Winha 1) Hyväksytty anomus TAI 2) Hylätty anomus 1) Opinto-oikeus voimassa TAI 2) Opinto-oikeus ei ole voimassa. 14b. Opintosihteeri lähettää päätöksen anomuksesta opiskelijalle. Opintosihteer i Posti Opiskelija saa tiedon päätöksestä.!!! Lisää viittaukset käyttötapauksiin!!! 2.3 Erikoistumisopintojen opiskelijamaksun kerääminen Metropolian koulutusohjelmat tarjoavat opiskelijoille mahdollisuuden parantaa ammattitaitoansa erilaisilla erikoistumisopintojen koulutuskokonaisuuksilla. Ko. kokonaisuuksista tiedotetaan Metropolian verkkosivuilla ja niihin ilmoittauminen tapahtuu erillisillä kirjallisilla hakuprosesseilla. Erikoistumisopinnoista peritään opintomaksu, joka tällä hetkellä laskutetaan Metropolian normaalin laskutusprosessin kautta Nykyinen toimintaprosessi Vaiheen nro Mitä tapahtuu? Kuka tekee? Millä tavalla? Mikä on lopputulos? 1. Opiskelija hakee erikoistumisopintoihin. Opiskelija Paperilomake liitteineen Hakemus erikoistumisopintoihin. 2. Hakutoimisto tekee valinnan hyväksymisestä. Hakutoimisto Erillinen prosessi 1) Hyväksytty hakemus. 2) Hyväksytty hakemus, varasijalla. 3) Hylätty hakemus. 3. Valitulle opiskelijalle ilmoitetaan päätös hausta. Hakutoimisto Kirjallisesti 1) Ilmoitus hyväksynnästä. 2) Ilmoitus varasijalle pääsystä. 3) Ilmoitus hylkäyksestä. 4a. Opiskelija ilmoittaa opiskelupaikan vastaanotosta. Opiskelija Kirjallisesti Opiskelupaikan vastaanotto ilmoitus. 5a. Hakutoimisto kirjaa opiskelijan läsnäolevaksi. Hakutoimisto Winha Opiskelupaikka varattu. 6a. Hakutoimisto tekee opiskelumaksun laskutuspyynnön. Hakutoimisto Sähköposti Laskuttaja saa laskutuspyynnön. 7a. Laskuttaja laskuttaa opiskelumaksun. Laskuttaja / Taloushallinto Intime Plus 1) Paperilasku 2) e-lasku 3) Laskutus tehty. 8a. Opiskelija maksaa laskun Opiskelija Laskun maksu pankkitilille Maksu suoritettu. 4b. Opiskelija ei ota opiskelupaikkaa vastaan. Opiskelija voi jättää tämän ilmoituksen tekemättä Metropolialle. Opiskelija / Ei kukaan Kirjallisesti / Ei mitenkään Opiskelijan laskutusprosessi ei käynnisty. 5b. Hakutoimisto ilmoittaa varalla olijoille vapaasta opiskelupaikasta. Hakutoimisto Sähköpostilla tai kirjallisesti Tieto vapaasta opiskelupaikasta varalla olijoille. 6b. Varalla oleva opiskelija ilmoittaa ottavansa opiskelupaikan vastaan. Opiskelija Sähköpostilla Opiskelupaikan vastaanotto ilmoitus. Prosessi siirtyy kohtaan 5a Prosessinomistajan toivoma sähköisen prosessin tavoitetila Prosessinomistajan toiveena on, että vain erikoistumisopintoihin liittyvien opintomaksujen käsittely sähköistetään Järjestelmällä tuettava sähköinen prosessi ja prosessiin liittyvät käyttötapaukset Vaiheen nro Mitä tapahtuu? Kuka tekee? Millä tavalla? Mikä on lopputulos? 1. Opiskelija hakee erikoistumisopintoihin. Opiskelija Paperilomake liitteineen. Hakemus erikoistumisopintoihin. 2. Hakutoimisto tekee valinnan hyväksymisestä. Hakutoimis to Erillinen prosessi 1) Valitun opiskelijan kohdalla: Maksamaton erikoistumisopintojen opintomaksu 2) Valittu, varasijalla. 3) Ei valittu 3. Hakutoimisto tallentaa asiointijärjestelmään tiedon opiskelijan opintomaksusta. Hakutoimis to Asiointipalvelun käyttöliittymä: Hakutoimiston toiminnot - Erikoistumisopintojen opintomaksu toimeksiannon lisäys. Opiskelijan opintomaksu toimeksianto.

7 4. Valitulle opiskelijalle ilmoitetaan päätös hausta. Hakutoimis to Sähköpostilla ja kirjallisesti 1) Ilmoitus valinnasta. Sisältää ohjeen opintomaksun suorittamisesta asiointijärjestelmän kautta. 2) Ilmoitus valinnasta varasijalle. 3) Ilmoitus ei valinnasta. Siirtymä prosessissa kohtaan 5a, 5b tai 5c riippuen opiskelijan valinnoista. 5a. Opiskelija maksaa opintomaksun verkkomaksulla. Opiskelija Asiointipalvelun käyttöliittymä: Kirjautuneen käyttäjän toimeksiannot - Asiointipalvelun erikoistumisopintojen opintomaksun suoritus - Maksu suoritetaan verkkomaksulla. 1) Maksu suoritettu ja seurattavissa. 2) Tieto maksusta hakutoimiston seuranta käyttöliittymään. 3) Opiskelija on ilmoittautunut. 6a. Hakutoimisto kirjaa opiskelijan läsnä olevaksi. Hakutoimis to Winha Opiskelupaikka vastaanotettu ja opiskelija kirjattu läsnä olevaksi. 5b. Opiskelija pyytää opintomaksusta laskun kolmannelle osapuolelle. Opiskelija Hakutoimistolta Sähköposti / Suora yhteydenotto / Kirjallisesti 1) Opiskelu paikka varattu. 2) Opiskelumaksun laskutustarve. 6b. Hakutoimisto sulkee asiointijärjestelmän toimeksiannon. Hakutoimis to Asiointipalvelun käyttöliittymä: Hakutoimiston toiminnot - Erikoistumisopintojen opintomaksu toimeksiannon ylläpito. Suljettu opintomaksu toimeksianto. 7b. Hakutoimisto tekee laskutuspyynnön. Hakutoimis to Sähköpostilla Laskuttaja saa laskutuspyynnön. 8b. Laskuttaja laskuttaa opiskelumaksun. Laskuttaja / Taloushalli nto Intime Plus 1) Paperilasku TAI 2) e-lasku 3) Laskutus tehty. 9b. Lasku maksetaan Kolmas osapuoli Laskun maksu pankkitilille. 1) Maksu suoritettu. 2) Seuranta tieto talousraportoinnissa. 5c. Opiskelija ei maksa TAI Kolmas osapuoli ei maksa Ei kukaan! 1) Toimeksianto menee vanhaksi Asiointijärjestelmässä TAI 2) Laskutettu opintomaksu lasku erääntyy 1) Vanhentunut toimeksianto 2)... joista tieto näkymään hakutoimiston käyttöliittymässä: Vanhentuneet toimeksiannot 6c. Hakutoimisto tiedottaa varalla olijoille vapaasta opiskelupaikasta. Hakutoimis to Sähköpostilla tai kirjallisesti. Tieto vapaasta paikasta varalla olijoille. 7c. Joku varalla ollut henkilö ilmoittautuu, nopein ilmoittautuminen valitaan. Opiskelija ehdokas. Sähköisesti tai puhelimitse. Hyväksytty hakemus. Prosessi siirtyy kohtaan 3.!!! Lisää viittaukset käyttötapauksiin!!! Selvitettävät asiat: pitäisikö asiontisovelluksen /palveluväylän lähettää avoimista opintomaksuista muistutus? 3. Järjestelmäarkkitehtuuri Kuten jo edellä tässä määrittelydokumentissa on mainittu, järjestelmä on suunniteltu toteutettavaksi siten, että toiminnot jaetaan palveluväylän ja erillisen asiointisovelluksen kesken. Jaon perusteena on seuraavat periaatteet: toiminnon yleisyys ja/tai monikäyttöisyys: palveluväylä toiminnon pitää olla saatavissa monesta eri ohjelmistosta: palveluväylä toiminto on loppukäyttäjän käyttöliittymä: asiointipalveluohjelmisto Järjestelmään toteutettavien ohjelmistotoiminnallisuuksien sijoittaminen eri ohjelman osiin on kuvattu seuraavassa kaaviokuvassa:

8 Ohjelmistokokonaisuuden käyttöliittymät ja niihin liittyvät käyttöliittymien toiminnallisuuslogiikat on sijoitettu PHP-ohjelmistoon, joka voidaan käsittää koostuvan seuraavista kokonaisuukista: Sovellusalustakerros: Asiointisovelluksen käyttöliittymät on suunniteltu toteutettavaksi PHP-ohjelmointikielellä. Lisäksi sovellusalustassa on tarkoitus käyttää Codeigniter PHP-sovelluskehystä, jonka toiminnallisuutta laajennetaan Metropolia-kohtaisilla laajennoksilla. Sovelluslogiikkakerros: Sovellusalustan toiminnallisuuksien lisäksi tarvitaan käyttöliittymän toiminnallisuuksia varten sovelluslogiikkoja ja -luokkia. Käyttöliittymäkerros: Varsinaiset käyttöliittymät tarvitsevat PHP:llä toteutettavien palvelintoimintojen tueksi myös asiakaspuolella ajettavia selaintoiminnallisuuksia. Nämä toteutetaan jquery- ja jqueryui-javascript-kirjastoilla, joiden käytöllä voidan turvata myös selainyhteensopivuus modernien internet-selaimien kanssa. Käyttöliittymien luomisessa käytetään HTML-kieltä standardien mukaisesti. Metropoliassa ja myös OPI-projektissa palveluväylätoteutukset on valittu toteutettaviksi Apache ServiceMixillä. Tämän vuoksi ohjelmistokokonaisuuden palveluväylään suunnitellut toiminnallisuudet toteutettaneen sekä Java-kielellä että Camel-toiminnallisuuksina. Maksu- ja tunnistustoiminnallisuuksien lisäksi on suunniteltu, että talousautomaatioon tarvittavat ohjelmistotoiminnallisuudet sijoitetaan palveluväylään. Ohjelmistokokonaisuudessa käytettävien rajapintojen kautta tapahtuva tiedonsiirto tehdään XML-tiedostoilla. Poikkeuksena tästä on talousautomaation tarvitsemat siirtotiedostot, jotka tehdään määrämittaisina ASCII-tiedostoina. Ohjelmistokokonaisuudessa käytettävät tiedot tallennetaan MySQL-tietokantaan. Palveluväyläarkkitehtuuri periaatteiden mukaisesti tietokannan tietojen käsittely tapahtuu palveluväylän kautta.

9 4. Tietojärjestelmä määrittelyt Kuten edellä on jo eritelty, tekninen toteutus on jaettu kahteen osaa: asiointisovellukseen ja palveluväylään sijoitettuihin järjestelmäpalvelu toiminnallisuuksiin. Seuraavassa käydään läpi toimintojen tarkemmat määrittelyt. 4.1 Asiointipalvelu Asiointipalvelusivuston on tarkoitus toimia loppukäyttäjille suunnattujen palveluiden koostosivustona. Sen tarkoituksena on tukea Metropolian intranetpalveluita ja internet-sivustoja tarjoamalla käyttöliittymät loppukäyttäjille suunnattuihin palveluihin. Asiointipalvelun tekniset ratkaisut tullaan suunnittelemaan siten, että uusien palveluiden lisääminen tulee olemaan mahdollista tulevaisuudessa Toiminnallisuudet, käyttötapaukset ja käyttöliittymäprotot Seuraavassa käydään läpi asiointijärjestelmään suunnitellut toiminnallisuudet, toiminnallisuuksiin liittyvät käyttötapaukset ja mahdolliset käyttöliittymäprotot Kaikille käyttäjille suunnatut toiminnallisuudet Käyttötapauksen nimi Asiointipalvelun etusivu Asiointipalvelun etusivu on palvelun käytön aloituspiste. Sivulla näytetään asiointipalvelussa kaikille avoimet palvelut sekä annetaan mahdollisuus kirjautua palvelun käyttöön. Lisäksi etusivulla voidaan näyttää käyttöä helpottavia toimintoja, kuten pikalinkkejä usein käytettäviin toimintoihin. Palveluun kirjautuneelle käyttäjälle ja kirjautumattomalle selailijalle voidaan näyttää erilainen sisältö. Kirjautuneelle käyttäjälle voidaan näyttää suoritettavien toimeksiantojen listaus. Päiväys Prosessi Verkkomaksut - Asiointipalvelu - Asiointitoiminnot Asiointi - Käyttäjä Asiointi - CAS-kirjautunut käyttäjä Asiointipalvelun kirjautumaton käyttäjä Asiointipalvelun kirjautunut käyttäjä Luku, avoimet palvelut Luku, kirjautumista vaativat palvelut Ei ennakkoehtoja 1. Asiointikäyttäjä syöttää selaimeensa asiointipalvelun osoitteen ja avaa sivuston. Sivuston etusivu näytetään Asiointipalvelun etusivu P2 Ei kirjautunut käyttäjä: näytetään vain asiointipalvelu kaikille avoin sisältö Kirjautunut käyttäjä: näytetään kaikki ko. käyttäjän käyttäjäprofiiliin kuuluva sisältö. Muut vaatimukset Sivulla käytetään aina SSLsalausta

10 Avoimet Asiat Palveluun rekisteröityminen Asiointipalveluun on mahdollista rekisteröityä käyttäjäksi. Rekisteröitymistoiminnon voi käynnistää asiointipalvelun kaikilta sivuilta. Päiväys Prosessi Verkkomaksut - Asiointipalvelu - Asiointitoiminnot Käyttäjä Oikeus rekisteröityä Kerran Käyttäjällä ei ole voimassa olevaa Metropolia tunnusta. 1. Käyttäjä käynnistää rekisteröitymisen "Rekisteröidy-linkistä. 2. Käyttäjälle tarjotaan mahdollisuus rekisteröityä Tupas-tunnistautumisella. 3. Mikäli käyttäjä on tunnistautunut Tupas-tunnistautumisella, tarkistetaan että löytyykö Ammeesta vastinetta henkilölle. 4. Käyttäjä tallentaa itsestään järjestelmään vähintään pakolliset tiedot tai täydentää Tupas-tunnistautumisella saadut tiedot. 5. Käyttäjän tunnus aktivoituu asiontijärjestelmään. T4 T4 Tupas-tunnistautuminen käynnistyy. Mahdollinen Ammeen vastinpari käyttäjälle. Asiointijärjestelmän henkilötiedot. Asiointijärjestelmän käyttäjä. Vähimmäistiedot ei täyty: rekisteröinti hylätään. Muut vaatimukset K2 Vahvasti tunnistamaton käyttäjä: vain osa oikeuksista. Vahvasti tunnistautuneella henkilöllä on olemassa voimassa oleva metropolia tunnus: ohjataan tunnuksen käyttöön.

11 K3 K4 Vahvasti tunnistautuneella henkilöllä on olemassa ei voimassa oleva metropolia tunnus: yhdistellään tietolähteistä henkilön tietoja!!! Missä järjestyksesä!!!, mutta Metropolia tunnusta ei voi käyttää kirjautumiseen. Tunnistettaessa henkilö vahvasti, käyttäjä havaitaan olevan jo järjestelmässä: aktivoidaan vanha tunnus uudelleen käyttöön, mikäli tunnus on suljettu. Joka tapauksessa pyydetään käyttäjää vaihtamaan salasanansa, koska se on ilmeisesti unohtunut (ei metropolia tunnuksia). Metropolia tunnukset omaava ohjataan käyttämään ko. tunnuksia. Avoimet Asiat A2 Pitääkö jokaisen rekisteröityvän käyttäjän tunnistautua vahvasti? Tarvitaanko itseasiassa rekisteröitymistoimintoa, mikäli käytetään esim. Tupakseen perustuvaa kirjautumista oletuksena. Käyttötapauksen nimi Omien tietojen päivitys Rekisteröityneellä käyttäjällä on mahdollisuus muokata omia tietojansa, lähinnä kuitenkin vain osoitetietojen osalta. Osan tiedoista muokkaaminen on estetty, kuten henkilötunnuksen. Päiväys Prosessi Verkkomaksut - Asiointipalvelu - Asiointitoiminnot Kirjautunut käyttäjä Omat tiedot Käyttäjän käyttöoikeuden tulee olla voimassa. Käyttäjän tulee olla kirjautunut järjestelmään. 1. Käyttäjä kirjautuu asiointijärjestelmään ja valitsee omien tietojen muokkaus -toiminnon. 2. Käyttäjä tekee muokkaukset ja tallentaa ne. 3. Asiointisovellus lähettää muutokset palveluväylään, joka käsittelyn jälkeen tallentaa muutokset tai hylkää ne. Määrittelyn kohta Palveluväylä toiminto: Asiakkaan muokkaus, tai 4. Palveluväylän palaute lähetetään asiointisovellukselle, joka näyttää palautteen käyttäjälle. T4 T4 Muokatut tiedot Tietokantaan muokatut tiedot Epäonnistunut tallennus Palaute käyttäjälle P2 Muokkauksen tiedot ei täytä vähimmäisvaatimuksia: muokkaus hylätään. Muokkauksen tiedot ei täytä muotovaatimuksia: muokkaus hylätään Muut vaatimukset

12 Pakolliset kentät määritellään tietokanta määrittelyissä. Avoimet Asiat Käyttötapauksen nimi Käyttäjän kirjautuminen Kirjautumattomalla käyttäjällä on mahdollista selata asiointipalvelun toimintoja. Kaikilla avoimilla sivuilla on kuitenkin linkki, jota klikkaamalla käyttäjä pääsee rekisteröityneen käyttäjän kirjautumissivulle (Kirjaudu-linkki) Päiväys Prosessi Verkkomaksut - Asiointipalvelu - Asiointitoiminnot Käyttäjä - Rekisteröiytynyt käyttäjä Käyttäjä - Metropolia tunnus Käyttäjä - Tupas Oikeus kirjautua Oikeus kirjautua Oikeus kirjautua Käyttäjällä on voimassa oleva Metropolia tunnus, asiointitunnus tai käyttäjä käyttää kirjautuessaan Tupastunnuksia. 1. Käyttäjä käynnistää kirjautumisen linkin takaa. 2. Käyttäjä valitsee kirjautumistavan: sähköpostiosoite, metropolia-tunnus tai kirjautuminen pankkitunnuksilla. TAI TAI 3. Palveluväylä käsittelee käyttäjän kirjautumisen käyttäjän antamien syötteiden perusteella. T4 TAI T5 4. Asiointisovellus käsittelee käyttäjän kirjautumisesta saadun vasteen ja näyttää tuloksen käyttäjälle. Onnistuneen kirjautumisen jälkeen käyttäjä on kirjautunut järjestelmään käyttäjätietojen sallimalla käyttäjätasolla. T4 T5 Kirjautuminen sähköpostiosoittella. CAS-kirjautuminen Tunnistautuminen Vetuma-tunnisteella ja ko. tuloksen perusteella kirjautuminen Onnistunut kirjautuminen Epäonnistunut kirjautuminen. Käyttäjää ei tunnisteta millään tunnistautumismenetelmällä: epäonnistunut kirjautuminen.

13 P2 Käyttäjä käyttää vahvaa tunnistautumista, mutta hänelle ei löydy käyttäjäprofiilia: käyttäjä siirretään automaattisesti rekisteröitymisprosessiin.??? Tarvitseeko sen jälkeen tunnistautua uudelleen??? Muut vaatimukset Avoimet Asiat Lista käyttäjälle suunnatuista toiminnoista Käyttäjälle näytetään lista hänelle suunnatuista toiminnoista. Toiminto listaa voidaan suodattaa hänen käyttäjäprofiilinsa ja tarpeiden perusteella. Esim. käyttäjälle jolla on opiskeluoikeus voimassa ei näytetä opiskeluoikeuden palauttamiseen liittyviä toimintoja. Päiväys Prosessi Verkkomaksut - Asiointipalvelu - Asiointitoiminnot Kirjautumaton käyttäjä Voi käyttää vain kaikille avoimia toimintoja. Toiminnot näytetään toimintolistalla. Listalla näytetään seuraavat toiminnot: Harkinnanvarainen lisäaika - käsittelymaksu Opinto-oikeuden palauttaminen - käsittelymaksu Kirjautunut käyttäjä - Normaalikäyttäjä Voi käyttää vain kaikille avoimia toimintoja. Toiminnot näytetään toimintolistalla. Listalla näytetään seuraavat toiminnot: Harkinnanvarainen lisäaika - käsittelymaksu Opinto-oikeuden palauttaminen - käsittelymaksu Avoimet toimeksiannot Kirjautunut käyttäjä - Metropolian opiskelija, voimassa oleva opiskeluoikeus Rajoitetut oikeudet. Avoimien toimintojen lisäksi oikeudetkentän toiminnot. Kaikille avoimien lisäksi näytetään seuraavat toiminnot: Huom! Listalta suodatetaan pois Opintooikeuden palauttaminen. Kirjautunut käyttäjä - Metropolian opiskelija, ei voimassa olevaa opiskeluoikeutta Rajoitetut oikeudet. Avoimien toimintojen lisäksi oikeudetkentän toiminnot. Kaikille avoimien lisäksi näytetään seuraavat toiminnot: Huom! Listalta suodatetaan pois Harkinnanvarainen lisäaika. Kirjautunut käyttäjä - Metropolian työntekijä Rajoitetut oikeudet. Vain avoimet toiminnot. Kirjautunut käyttäjä - opintotoimisto käyttäjä Rajoitetut oikeudet. Avoimien toimintojen lisäksi oikeudetkentän toiminnot. Kaikille avoimien lisäksi näytetään seuraavat toiminnot: Käsittelymaksujen listaus - Harkinnanvarainen lisäaika Käsittelymaksujen listaus - Opinto-oikeuden palauttaminen Kirjautunut käyttäjä - hakutoimisto käyttäjä Rajoitetut oikeudet. Avoimien toimintojen lisäksi oikeudetkentän toiminnot. Kaikille avoimien lisäksi näytetään seuraavat toiminnot: Erikoistumisopintojen opintomaksun lisääminen Erikoistumisopintojen opintomaksun ylläpito Opintomaksujen listaus - Erikoistumisopintojen opintomaksut Kirjautunut käyttäjä - taloushallinto Rajoitetut oikeudet. Avoimien toimintojen lisäksi oikeudetkentän toiminnot. Kaikille avoimien lisäksi näytetään seuraavat toiminnot: Käsittelymaksujen seuranta Opintomaksujen seuranta Maksettujen tapahtumien siirto IntimePlussaan

14 Kirjautunut käyttäjä - pääkäyttäjä Pääkäyttäjällä on kaikki oikeudet Kaikki toiminnot Kirjautunut käyttäjä - ylläpito Ylläpito käyttäjällä on käytössä avoimien toimintojen lisäksi vain ylläpitotoiminnot. Kaikille avoimien lisäksi näytetään seuraavat toiminnot: Lokin katselu Järjestelmän siirto ylläpitotilaan. 1. Käyttäjä selaa asiointipalveluun. Palvelun etusivulla näytetään lista kaikille avoimista toiminnoista. 2. Käyttäjä kirjautuu omalla käyttäjätunnuksellaan järjestelmään. Käyttäjälle näytetään lista hänen käyttäjäprofiilin mukaisista toiminnoista. Käyttäjälle suodatattu käyttäjäprofiilin mukainen toimintolista. Käyttäjä yrittää käyttää toimintoa, johon hänellä ei ole oikeutta: järjestelmän tulee sulkea hänet toiminnosta ulos. Muut vaatimukset K2 Kirjautumaton käyttäjä: vain kaikille avoimet toiminnot Kirjautunut käyttäjä: käyttöoikeuksiin perustuvat toiminnot näytetään. Avoimet Asiat Ohjattu toiminto: Opinto-oikeuden palauttaminen - Käsittelymaksun maksaminen Mikäli opiskelijalla on jostain syystä päättynyt opiskeluoikeus tulee hänen anoa opiskeluoikeuden palauttamista. Tästä anomisprosessista peritään opiskelijalta käsittelymaksu. Päiväys Prosessi Tämän määrittelyn kohta Kaikki asiointikäyttäjät Oikeus suorittaa käsittelymaksu Ei ennakkoehtoja

15 1. Käyttäjä aloittaa käsittelymaksun maksamisen joko kirjautuneen tai kirjautumattomana. 2. Käyttäjältä kysytään tarvittavat tiedot käsittelymaksun suorittamiseksi. 3. Kun käsittelymaksu on valmis suoritettavaksi, käyttäjältä kysytään hänen haluamansa maksutapa. 4. Käyttäjä palautuu hyväksytyn tai hylätyn maksutapahtuman jälkeen asiointipalveluun ja hänelle näytetään maksamisen lopputulos. Maksukelpoinen käsittelymaksu Maksamisen ohjattu toiminto, kts. vastaava kohta määrittelyn käyttötapauksista. Palveluväylän palauttama maksutapahtuman lopputulos. Maksaminen epäonnistuu: tietokantaan jää kesken jäänyt tapahtuma, mutta ao. toimeksiantotapahtumaa ei voi suorittaa loppuun. P3 Muut vaatimukset Avoimet Asiat Mitä tietoja tarvitaan/kysytään käsittelymaksun suorittamiseksi? Ohjattu toiminto: Harkinnanvarainen lisäaika - käsittelymaksun suoritus Mikäli opiskelijalla on opinto-oikeuspäättymässä viivästyneen valmistumisen vuoksi (normi+1 vuosi), voi hän hakea harkinnanvaraista lisäaikaa. Ko. hakemuksen käsittelystä peritään opiskelijalta käsittelymaksu. Päiväys Prosessi Tämän määrittelyn kohta Kaikki asiointikäyttäjät Oikeus suorittaa käsittelymaksu Ei ennakkoehtoja

16 1. Käyttäjä aloittaa käsittelymaksun suorittamisen joko kirjautuneena tai kirjautumattomana. 2. Käyttäjältä kysytään tarvittavat tiedot käsittelymaksun suorittamiseksi. 3. Kun käsittelymaksu on valmis suoritettavaksi, käyttäjältä kysytään hänen haluamansa maksutapa. 4. Käyttäjä palautuu hyväksytyn tai hylätyn maksutapahtuman jälkeen asiointipalveluun ja hänelle näytetään maksamisen lopputulos. Maksukelpoinen käsittelymaksu. Maksamisen ohjattu toiminto, kts. vastaava kohta määrittelyn käyttötapauksista. Palveluväylän palauttama maksutapahtuman lopputulos. Maksaminen epäonnistuu: tietokantaan jää kesken jäänyt tapahtuma, mutta ao. toimeksiantotapahtumaa ei voi suorittaa loppuun. Muut vaatimukset Avoimet Asiat Mitä tietoja tarvitaan/kysytään käsittelymaksun suorittamiseksi? Käyttöliittymä näkymä: Avoimet toimeksiannot Käyttäjälle näytetään hänelle avoimet toimeksiannot. Ko. näkymä voidaan näyttää missä tahansa näkymässä. Päiväys Prosessi Verkkomaksut - Asiointipalvelu - Asiointitoiminnot Kirjautunut käyttäjä Vain omat toimeksiannot Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään. 1. Käyttäjä kirjautuu asiointipalveluun käyttäjätunnuksellaan. 2. Käyttäjälle näytetään hänen avoimet toimeksiantonsa, jolloin hän voi suorittaa toimeksiannon loppuun.

17 3. Käyttäjä valitsee toimeksiannon suoritettavaksi, jolloin näytetään ko. toimeksiannon käsittelynäkymä. Kirjautunut käyttäjä Toimeksiannon suorittaminen. Muut vaatimukset K2 Käyttäjän tulee olla kirjautunut järjestelmään. Käyttäjälle näytetään vain hänelle kohdistetut toimeksiannot. Avoimet Asiat Avoin toimeksianto: Erikoistumisopintojen opintomaksun suorittaminen Erikoistumisopintojen suorittamisesta peritään opiskelijalta opintomaksu, joka tulee suorittaa ilmoittautumisen yhteydessä. Päiväys Prosessi Tämän määrittelyn kohta Kirjautunut käyttäjä - Opintomaksu toimeksianto asetettu Oikeus maksaa Käyttäjän tulee olla kirjautunut käyttäjä. Käyttäjälle tulee olla asetettuna opintomaksun toimeksianto. 1. Käyttäjä kirjautuu asiointipalveluun käyttäjätunnuksellaan. 2. Käyttäjä näkee opintomaksun avoimen toimeksiannon ja valitsee maksun suoritettavaksi. 3. Käyttäjän valittua opintomaksu suoritettavaksi, käyttäjältä kysytään hänen haluamansa maksutapa. 4. Käyttäjä palautuu hyväksytyn tai hylätyn maksutapahtuman jälkeen asiointipalveluun ja hänelle näytetään maksamisen lopputulos. T4

18 T4 Kirjautunut käyttäjä Toimeksiannon suoritus käynnistetty. Maksamisen ohjattu toiminto, kts. vastaava kohta määrittelyn käyttötapauksista. Palveluväylän palauttama maksutapahtuman lopputulos. P2 Käyttäjä ei ole kirjautunut: ei mahdollista suorittaa maksua. Maksaminen epäonnistuu: tietokantaan jää kesken jäänyt tapahtuma, mutta ao. toimeksiantotapahtumaa ei voi suorittaa loppuun.!!! Miten ratkotaan tämä tilanne?!!! Muut vaatimukset Käyttäjä haluaa laskun opintomaksusta: käyttäjä ilmoittaa tästä erillisessä prosessissa. Avoimet Asiat Mitä jos maksuprosessi jää jumiin? Ohjattu toiminto: maksaminen verkkomaksulla Käyttäjä suorittaa maksun verkkomaksulla. Päiväys Prosessi Verkkomaksut - Asiointipalvelu - Maksutoiminnot Kaikki käyttäjät - Maksettava maksu Vain ko. maksu - Maksaminen Tarvittaesssa 1. Käyttäjä valitsee toimeksiannon maksun suorittamisen maksutavan valinnasta maksutavaksi jonkin tietyn pankin verkkomaksun. 2. Maksutapatuman hallinta siirretään valitun pankin verkkomaksun maksu käyttöliittymiin. Käyttäjä suorittaa maksun. TAI 3. Maksun suorittamisen jälkeen käyttäjä palautetaan takaisin asiointijärjestelmään, jolloin hänelle näytetään palaute suoritetusta maksusta. T4

19 T4 Valittu verkkomaksu maksutavaksi. Onnistunut maksaminen verkkomaksulla. Epäonnistunut maksaminen verkkomaksulla. Käyttäjälle näytettävissä oleva palaute maksutapahtumasta. Epäonnistunut maksutapahtuma: käyttäjälle näytetään selväkielinen virheilmoitus tilanteesta. Tilapäisen häiriön vuoksi epäonnistunut maksu tarjotaan uudelleen suoritettavaksi. Epäselvissä tilanteissa tilanne keskeytetään ja tilanteesta ilmoitetaan pääkäyttäjille. Muut vaatimukset Käyttäjä voi suorittaa vain yhden tietyn maksun kerrallaan, mutta maksutapahtuma/toimeksianto voi sisältää useamman rivin (maksu koostetaan useammasta kuin yhdestä rivistä. Avoimet Asiat Miten toimitaan poikkeustapauksissa? (keskeytynyt maksutapahtuma, virheellinen palaute jne. Ohjattu toiminto: maksaminen luottokortilla Käyttäjä suorittaa maksun luottokortilla. Päiväys Prosessi Verkkomaksut - Asiointipalvelu - Maksutoiminnot Kaikki käyttäjät - Maksettava maksu Vain ko. maksu - Maksaminen 1. Käyttäjä valitse toimeksiannon maksun suorittamisen maksutavan valinnasta maksutavaksi luottokorttimaksun. Samalla valitaan luottokortti tyyppi. 2. Maksutapahtuman hallinta siirretään valitun luottokorttimaksu tyypin käyttöliittymään. Käyttäjä suorittaa maksun. TAI 3. Maksun suorittamisen jälkeen käyttäjä palautetaan takaisin asiointijärjestelmään, jolloin hänelle näytetään palaute suoritetusta maksusta. T4 Valittu luottokortti maksutavaksi. Valittu tietty luottokorttityyppi. Onnistunut maksaminen luottokortilla.

20 T4 Epäonnistunut maksaminen luottokortilla. Käyttäjälle näytettävissä oleva palaute maksutapahtumasta. Epäonnistunut maksutapahtuma: käyttäjälle näytetään selväkielinen virheilmoitus tilanteesta. Tilapäisen häiriön vuoksi epäonnistunut maksu tarjotaan uudelleen suoritettavaksi. Epäselvissä tilanteissa tilanne keskeytetään ja tilanteesta ilmoitetaan pääkäyttäjille. Muut vaatimukset Käyttäjä voi suorittaa vain yhden tietyn maksun kerrallaan, mutta maksutapahtuma/toimeksianto voi sisältää useamman rivin (maksu koostetaan useammasta kuin yhdestä rivistä. Avoimet Asiat Miten toimitaan poikkeustapauksissa? (keskeytynyt maksutapahtuma, virheellinen palaute jne. Hakutoimiston toiminto: Erikoistumisopintojen opintomaksun lisääminen Erikoistumisopintojen hakuvalintojen jälkeen valittujen opiskelijoiden tulee suorittaa opintomaksu. Tällä käyttöliittymällä lisätään opiskelijalle kohdistettu opintomaksu toimeksianto. Päiväys Prosessi Tämän määrittelyn kohta Kirjautunut käyttäjä - Hakutoimisto Kirjautunut käyttäjä - Pääkäyttäjä Toimeksiannon lisäys Toimeksiannon lisäys Käyttäjän tulee olla kirjautunut järjestelmään tarvittavilla käyttöoikeuksilla. 1. Hakutoimiston työntekijä kirjautuu asiointijärjestelmään omilla tunnuksillaan. 2. Työntekijä valitsee toimintolistalta toiminnon "Erikoistumisopintojen opintomaksun lisääminen". 3. Työntekijä syöttää tarvittavat tiedot maksun kohdistamiseksi opiskelijalle ja tallentaa toimeksiannon. Kirjautunut käyttäjä Avoin toimeksianto: Erikoistumisopintojen opintomaksu.

21 Muut vaatimukset Avoimet Asiat Mitkä ovat tarvittavat tietokentät opintomaksun perustamiseksi? Hakutoimiston toiminto: Erikoistumisopintojen opintomaksujen ylläpito Hakutoimiston työntekijät voivat käydä ylläpitämässä opiskelijoille lisättyjä opintomaksu toimeksiantoja esimerkiksi sellaisissa tapauksissa, joissa opiskelija pyytää opintomaksusta laskun. Päiväys Prosessi Tämän määrittelyn kohta Kirjautunut käyttäjä - Hakutoimisto Toimeksiannon muokkaus Kirjautunut käyttäjä - Pääkäyttäjä Toimeksiannon muokkaus Käyttäjän tulee olla kirjautunut järjestelmään tarvittavilla käyttöoikeuksilla. Toimeksiantoon tulee suorittaa jokin ylläpitotoimenpide. 1. Hakutoimiston työntekijä kirjautuu asiointijärjestelmään omilla tunnuksillaan. 2. Työntekijä valitsee toimintolistalta toiminnon "Erikoistumisopintojen opintomaksun ylläpito". 3. Työntekijä valitsee listalta opintomaksutoimeksiannon, jonka muokkaamiseksi hänellä on oikeudet. Avautuu toimeksiannon muokkaus ikkuna. 4. Työntekijä syöttää tarvittavat tiedot maksun kohdistamiseksi opiskelijalle ja tallentaa toimeksiannon. Kirjautunut käyttäjä Lista muokattavaista erikoistumisopintojen opintomaksutoimeksiannoista. Päivitetty toimeksianto.

22 Muut vaatimukset Toimeksianto on suoritettu: ei näytetä muokattavien listalla. Avoimet Asiat Mitkä ovat tarvittavat tietokentät opintomaksun perustamiseksi? Hakutoimiston toiminto: Opintomaksujen listaus - Erikoistumisopintojen opintomaksut Hakutoimiston työntekijällä on mahdollisuus saada listattua Erikoisopintojen opintomaksu toimeksiannot. Päiväys Prosessi Tämän määrittelyn kohta Kirjautunut käyttäjä - Hakutoimisto Listaus Kirjautunut käyttäjä - Pääkäyttäjä Listaus Käyttäjän tulee olla kirjautunut järjestelmään tarvittavilla käyttöoikeuksilla. 1. Hakutoimiston työntekijä kirjautuu asiointijärjestelmään omilla tunnuksillaan. 2. Työntekijä valitsee toimintolistalta toiminnon "Erikoistumisopintojen opintomaksujen listaus". 3. Työntekijä asettaa valitsemansa suodatustekijät listalle. Näytetään suodatettu lista. Kirjautunut käyttäjä. Suodatustavan ja -tietojen valinta. Käyttäjän valinnoilla suodatettu listaus.