LAPIN LIITTO. Maakuntavaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen. TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS 2021

Transkriptio

1 1 LAPIN LIITTO TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS 2021 Maakuntavaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen.

2 2 Sisällysluettelo 1. Tarkastuslautakunnan toiminta Tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle Lapin liiton tarkastuslautakunnan jäsenet ja henkilökohtaiset varajäsenet valtuustokaudella : Tarkastuslautakunnan työskentely ja tilintarkastus Painopistealueiden tarkastelu Tuloskehitys ja tase Lapin liitto ja Lapin Pelastuslaitos yhteensä Vuoden 2020 arviointikertomuksen johdosta tehtyjen toimenpiteiden arviointia sekä muita havaintoja Muut huomiot Tarkastuslautakunnan yhteenveto Arviointikertomuksen allekirjoitukset...12

3 3 1. Tarkastuslautakunnan toiminta Hallinnon ja talouden tarkastamisesta noudatetaan, mitä siitä on säädetty kuntalaissa ja määrätty Lapin liiton tarkastussäännössä. Tarkastuslautakuntaan valitaan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja vähintään kolme jäsentä sekä jokaiselle jäsenelle henkilökohtainen varajäsen. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat valtuutettuja. Liiton toiminnan ulkoisesta valvonnasta vastaa tarkastuslautakunta yhdessä tilintarkastajan kanssa. Lautakunta seuraa tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista ja valmistelee valtuustolle hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Arviointikertomuksessaan tarkastuslautakunta arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. 2. Tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle Sen lisäksi mitä kuntalain 121 :ssä säädetään, lautakunnan on 1. seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2. huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä 3. tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja liiton hallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta.

4 4 3. Lapin liiton tarkastuslautakunnan jäsenet ja henkilökohtaiset varajäsenet valtuustokaudella : Varsinainen jäsen: Eero Tuokila, puheenjohtaja Heli Trög, varapuheenjohtaja Kaisu Huhtalo Satu Honkonen Pekka Hacklin Anni Ahlakorpi Tuomas Laitinen Varajäsen: Teemu Alatalo Jani Moisio Sirkka Illikainen Hilkka Värn Janne Hannola Pirkko Kallaanvaara Tarja Suopajärvi 4. Tarkastuslautakunnan työskentely ja tilintarkastus Lapin liiton valtuusto on valinnut tarkastuslautakunnan esityksen mukaisesti Lapin liitto kuntayhtymän tilintarkastusyhteisöksi KPMG Oy Ab:n. Tilintarkastaja on raportoinut tarkastuslautakunnalle, maakuntajohtajalle sekä hallintojohtajalle havainnoistaan tilikauden yhteenvetoraportissa. Tarkastuslautakunta on kokoontunut vuoden 2021 aikana 4 kertaa (2020: 5 kertaa) ja vuoden 2022 kevään aikana 3 kertaa. Lautakunta on käsitellyt vuoden 2021 kokouksissaan yhteensä 28 (2021: 28) asiakohtaa. Tarkastuslautakunnan työskentely tilikaudella on edennyt laaditun tarkastussuunnitelman mukaisesti. Tilikauden arvioinnin painopistealueena tarkastuslautakunnalla on ollut Lapin Liiton sisäisen- ja riskienhallinnan valvonta. Tarkastuslautakunnan lautakuntatyöskentely on tapahtunut kokousmenettelynä Lapin liiton toimitiloissa. Vuoden 2020 keväästä alkaen lautakunnan kokouksiin on ollut mahdollisuus osallistua myös etäyhteyksin. Tarkastuslautakunnan kokouksissa on kuultu ajankohtaisista asioista muun muassa seuraavia viranhaltijoita: - Maakuntajohtaja Mika Riipi - Talouspäällikkö Leena Mantere - Pelastuslaitoksen taloussihteeri Sari Hjelmeroos - Pelastuslaitoksen talous- ja hallintopäällikkö Rauni Jokelainen - Pelastusjohtaja Markus Aarto - Hallintojohtaja Raimo Holster.ja Kirsi Pulkamo - Asianhallintasihteeri Pirjo Vaara Käsiteltäviä asiakirjoja ovat olleet muun muassa:

5 5 - Tilintarkastuskertomus Lapin Liiton tilinpäätös Pelastuslaitoksen tilinpäätös Lautakunnan jäsenille on lisäksi toimitettu valtuuston ja hallituksen kokouslistat- ja pöytäkirjat. Tarkastuslautakunnan muu toiminta Tarkastuslautakunta on saanut tilintarkastajalta erikseen tilintarkastusraportin tilikauden aikaisesta tarkastuksesta. 5. Painopistealueiden tarkastelu Sisäinen valvonta Lapin Pelastuslaitoksessa paljastui tammikuussa 2021 törkeä kavallus, joka on tapahtunut vuosina Kavalluksen tehnyt Pelastuslaitoksen entinen talouspäällikkö tuomittiin Lapin käräjäoikeudessa kahden vuoden ja neljän kuukauden ehdottomaan vankeusrangaistukseen törkeästä kavalluksesta ja väärennyksestä ja velvoitettiin korvaamaan Lapin Pelastuslaitokselle yhteensä 272,5 tuhatta euroa. Käräjäoikeuden tuomio on lainvoimainen muutoin kuin rangaistuksen mittaamista koskevin osin ja Pelastuslaitoksen saatavat on siirretty ulosottoperintään. Ulosottoperinnän kautta saatava korvaus tulee kirjautumaan ulosottotoimien jälkeen maksuvuoden satunnaiseksi tuotoksi. Vuoden 2020 tilinpäätöksessä kavalluksen tulosvaikutus otettiin huomioon kyseistä vuotta koskevin osin ja aiemmat vuodet on korjattu tilinpäätökseen Sisäinen valvonta on pettänyt tältä osin. Tilintarkastaja on omissa raporteissaan tuonut esille Lapin liitossa ja Lapin pelastuslaitoksessa havaittuja ns. vaarallisia työyhdistelmiä, jotka kohdistuvat hallinnon tehtäviin. Näihin liittyen hallintojohtaja on antanut vastineen tilintarkastajalle 2020 sekä tarkastuslautakunnalle ja tilintarkastajalle Tarkastuslautakunta painottaa, että hallitus vastaa kokonaisvaltaisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat ja valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti. Liiton vastuulla olevien EU- ja kansallisten rakennerahastojen sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan sekä muuhun hallinnointiin ja kehittämiseen on kiinnitetty Lapin liitossa huomiota vuonna Hallinnoinnissa vaarallisten työyhdistelmien eriyttäminen on osoitettu vaatimusten mukaisesti työ- ja elinkeinoministeriöön toimitetussa hallinto- ja valvontajärjestelmäkuvauksessa. Suunnittelulla on tarkoitus ehkäistä ja poistaa riskejä varainhoidossa, edistää moitteetonta varainhallintaa, poistaa vaaralliset työyhdistelmät sekä taata hallinnon läpinäkyvyys, tasapuolisuus, asianmukaisuus ja tehokkuus. Toimintamallit vaikuttavat jatkossa myös perusorganisaation toimintaan muun muassa rajatuilla pankkitilien maksuoikeuksilla. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että sisäisen tarkastuksen havainnot tuodaan maakuntahallituksen tietoon säännöllisesti. Lapin liiton tilinpäätöksessä sivuilla kappaleessa Riskienhallinta ja sisäinen valvonta sekä Sisäisen tarkastuksen kertomuksessa on käsitelty sisäiseen valvontaan liittyviä asioita. Lapin liiton sisäinen tarkastaja on syksyllä 2019 esittänyt johtoryhmälle ( ) sisäisen tarkastuksen

6 6 kohteeksi vuosille 2020 ja 2021 työhyvinvoinnin Lapin liitossa (työhyvinvointikyselyn 2018 ja sen jatkokäsittelyn 2019 perusteella nousseet asiat ja epäkohdat, mm. epäasiallinen kohtelu). Työhyvinvointikyselyn 2018 tulokset ( , edellinen syksyllä 2016) käytiin läpi helmikuun työhyvinvointipäivillä. Tulokset johtivat niiden jatkokäsittelyyn strategia- ja kehittämispäivillä Erityisesti epäasiallisen kohtelun kokeneiden määrä työyhteisössä oli korkea ja siihen haluttiin puuttua. Toinen kehittämiskohde oli työhön liittyvien keskeytyksien vähentäminen. Kehittämispäivillä luotiin Lapin liiton yhteiset pelisäännöt, jotka hyväksyttiin koko henkilöstö osallistaen. Pelisäännöt löytyvät intrasta (Lapin liiton pelisäännöt ja toimintaohjeet). Lapin liiton työpaikkaselvitys on tehty Raportti löytyy intrasta. Epäasiallista kohtelua on itse kokenut silloin tällöin tai usein yli 20 prosenttia vastaajista ja havainnut puolet vastaajista. Lähes 50 prosenttia vastaajista on kokenut oireita sisäilman laadusta. Tämän johdosta Lapin liitolla toteutettiin sisäilmakysely vuonna Tarkastuslautakunta toivoo saavansa pääsyn Lapin liiton intraan, josta mainitaan, mutta jonne ei ole oikeuksia. Epäasiallisen käytöksen kokeminen ei kuulu nykyisin työpaikoille ja siihen pitää jatkossa kiinnittää entistä enemmän huomiota. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma on päivitetty viime vuodelle. Lapin liitossa on käytössä varhaisen tuen malli sekä toimintamalli epäasiallisen käytöksen ja häirinnän ehkäisemiseksi. Loppuvuodesta 2020 on tehty uusi sisäilmakysely, jonka tulosten perusteella toimenpiteet sijoittuivat vuodelle Lapin liiton toimistotilat eivät vuonna 2021 edelleenkään mahdollista kaikkien työntekijöiden työskentelyä virastotiloissa sisäilmaoireiden vuoksi. Lapin liitossa on perustettu sisäilmatyöryhmä tilanteen seuraamiseksi ja lisäksi asiaa seurataan työsuojelutoimikunnassa. Etätyöskentely Covid -19 tilanteesta johtuen on pienentänyt sisäilmasta nousseiden haasteiden määrää vuonna 2021.

7 7 6. Tuloskehitys ja tase Lapin liitto ja Lapin Pelastuslaitos yhteensä Ulkoinen tuloslaskelma ja tase (t ) Toimintatuotot Toimintakulut TOIMINTAKATE Rahoitustuotot ja -kulut VUOSIKATE Poistot ja arvonalentumiset Satunnaiset tuotot ja kulut Poistoeron ja rahastojen muutos TILIKAUDEN YLI/ALIJÄÄMÄ TASE VASTAAVAA Pysyvät vastaavat Toimeksiantojen varat Vaihtuvat vastaavat VASTAAVAA YHTEENSÄ Oma pääoma Poistoero ja varaukset Toimeksiantojen pääomat Vieras pääoma VASTATTAVAA YHTEENSÄ Koko kuntayhtymän tilikauden alijäämäki muodostui -201 tuhatta euroa (166 tuhatta euroa). Lapin liitto: Lapin liiton oma ylijäämä tilikaudelta oli 34 tuhatta euroa (166 tuhatta euroa). Lapin liiton toimintatuotot koostuvat pääasiassa hankkeisiin liittyvistä tuista ja avustuksista valtiolta ja EU:lta

8 8 (3,1 milj. euroa) sekä jäsenkuntien maksuosuuksista (2,6 milj. euroa). Toimintatuottojen kasvu vertailuvuoteen nähden selittyy hankeavustusten kasvulla, joka taas selittyy hankkeiden määrän muutoksella. Myös henkilöstökulut ovat kasvaneet vertailuvuodesta. Muutos johtuu pääasiassa johtavien viranhaltijoiden vaihtumisella (lomakorvaukset) sekä hetkellisillä päällekkäisyyksillä viranhaltijavaihdoksista johtuen. Palvelujen ostot ovat myös kasvaneet vertailuvuodesta. Suurin muutos on ICT- ja asiantuntijapalveluista. ICT-palveluita kasvattaa toimintakertomuksella kerrotut järjestelmämuutokset. Asiantuntijapalveluiden kasvu taas selittyy käynnissä olevien hankkeiden kasvulla. Toimintatuotot ovat toteutuneet 1,3 milj. euroa talousarviota parempana ja toimintakulut taas 1,3 milj. euroa talousarviota heikompana. Hankkeiden takia talousarviossa on haasteellista ennustaa tuottoja ja kuluja kovin tarkasti. Pelastuslaitos: Pelastuslaitoksen tilikauden alijäämä oli -234 tuhatta euroa (0 euroa). Taloudellisesti toimintavuosi oli pelastuslaitokselle vaikea - vaikein kokonaisuutena arvioiden koskaan. Covid-19-viruksesta sekä metsäpaloista aiheutui huomattavia lisäkustannuksia, joihin ei oltu budjetoitu rahoitusta. Lisäksi budjetoimattomia henkilöstökuluja aiheutui runsaasti vanhojen TES:n vastaisten käytäntöjen taannehtivasta oikaisemisesta sekä Sodankylän ja Posion toimipaikkojen valmiuden turvaamisesta. Lisäksi tammikuussa 2021 paljastunut entisen talouspäällikön tekemä törkeä kavallus on aiheuttanut lisätöitä ja -kustannuksia Pelastuslaitokselle. Pelastuslaitoksen tilinpäätökseen 2021 on kirjattu satunnaisiin kuluihin 69,1 tuhatta euroa tähän liittyviä oikaisuja. Lisäksi palvelujen ostoissa on noin 20 tuhatta euroa asianosais-, selvittely- ja oikeudenkäyntikuluja asiaan liittyen. Tarkastuslautakunnan huomiot: Lapin liitto itsestään teki viidettä vuotta peräkkäin ylijäämäisen tilinpäätöksen. Tämä on hieno saavutus poikkeuksellisena vuotena. Pelastuslaitoksen tulosta ovat syöneet poikkeukselliset tapahtumat. On tärkeää, että Pelastustoimelle on taattava riittävät resurssit. Toiminnan sesonkiluontoisuus vaatii suunnittelua ja monipuolista ja riittävää määrää pelastuskalustoa. Ammattitaitoisen henkilöstön saatavuus on valtakunnallinen haaste. Rekrytointeja on edelleen jatkettava riittävien henkilöstöresurssien turvaamiseksi. Tarkastuslautakunta muistuttaa, että Pelastuslaitoksen kaluston investointitaso on ollut pitkään valtakunnan alhaisin. Valtiontuen lopettaminen sekä rahaston avustusten pienentyminen merkitsee kaluston ikääntymistä ja heikentymistä. 7. Vuoden 2020 arviointikertomuksen johdosta tehtyjen toimenpiteiden arviointia sekä muita havaintoja Tarkastuslautakunta on perehtynyt edellisen vuoden arviointikertomuksen sisältöön ja toteaa sen pohjalta seuraavaa: Tarkastuslautakunta toteaa, että tilinpäätöskirja 2021 on parantunut mm. ulkoasun ja selkeyden johdosta. Tarkastuslautakunnan mielestä Lapin liiton toimintakertomuksen luettavuuteen on hyvä

9 9 kiinnittää huomiota myös jatkossa. Lapin liiton viestinnän modernisointi ansaitsee kiitokset. Erityisesti koronarokotettu luolamies tuo logon tähän päivään. Sairauslomia yhteensä 54 kpl, vähentyivät edellisvuodesta (80 kpl), mutta sairauspäivien lukumäärä kasvoi 304 päivästä 420 päivään. Alla on kuvattu sairauspoissaolojen kpl-kehitys vuosien viimeisen viiden vuoden välillä: 2021: : : : : 57 Henkilöstökustannukset ovat kasvaneet 6,14 % edellisvuodesta. Työterveyshuollon kustannukset ovat myös hieman nousseet, mutta koulutuskustannukset ja työkyky- ja liikuntaetukulut pienenivät. Suurimpana syynä tähän voi päätellä olevan koronapandemia, jonka takia etätöissä on ollut suuri osa henkilökuntaa, eikä kaikkia koulutuksia ole voinut järjestää etänä, jolloin joitakin koulutuksia on jouduttu jättämään kokonaan järjestämättä. 8. Muut huomiot 2021 Lapin liiton maksuvalmius on heikentynyt edellisvuodesta. Tilanne ei kuitenkaan ole täysin vertailukelpoinen, sillä edellisenä vuonna tilinpäätöksessä oli rahoissa ja pankkisaamisissa hankkeiden varoja, jotka olisi tullut esittää toimeksiantojen varoissa. Sidonnaisuusilmoitusten ilmoittaminen ei ole toteutunut täysin kuntalain 84 :n hengen mukaisesti. Osa sidonnaisuusilmoituksista on jätetty puutteellisena. Tästä asiasta tarkastuslautakunta huomautti jo viime vuoden arviointikertomuksessaan. Tähän asiaan tulee kiinnittää huomiota edelleen. Tarkastuslautakunta esittää, että Lapin liitto huolehtii eri toimielimissään kaikkien sidosryhmien osallistamisesta päätöksentekoon, jotta tasapuolisuus varmistetaan. Esimerkkinä tarkastuslautakunnan edellä mainittuun huomioon on esim. Kemi-Ounasjoen vaelluskalatyöryhmän kokoonpano. Kemi-Ounasjoen vaelluskalatyöryhmän rahoitus herättää huolia vaikuttamisen mahdollisuudesta ryhmän työskentelyyn. Rahoituksesta (90 tuhatta euroa) 83 % tulee Kemijoki Oy:ltä ja 17 % Pohjolan Voima Oy:ltä. Molempien yhtiöiden toiminta voidaan nähdä vesistön tilaa ja eliöstöjen elinolosuhteita huonontavina. Vaelluskalatyöryhmässä ei ole jäsenenä yhtään luontojärjestöä. Tarkastuslautakunta pitää EU-hankerahoitusta merkittävänä ja hyvänä alueen kehittämisen tukena. Huolena on hankehenkilöstön suuri vaihtuvuus sekä hankkeiden tulosten ja uusien hyvien käytänteiden mahdollinen hyödyntämättä jääminen. Hankerahoitus, kuten kaikki julkinen rahoitus edellyttää vastuullista toimintaa ja avointa tiedottamista. Onko Lapin liitolla seurantaa jo päättyneiden hankkeiden osalta ja tietoa siitä, millaisiin konkreettisiin toimiin hankkeet ovat johtaneet?

10 10 Selvitykset ja arvioinnit ovat hyödyllisiä, mutta Lappiin kaivataan myös konkreettisia toimenpiteitä, joilla parannetaan sekä elinvoimaisuutta että luonnon monimuotoisuutta - nämä eivät ole toisiaan poissulkevia asioita. Lapin liitto on merkittävänä tukena kaivosteollisuuden kehittämiselle, verkostoitumiselle ja jalkautumiselle Lappiin järjestäessään Fennoscandian Exporation and mining, FEM -tilaisuuksia. Samalla tilaisuudet ovat myös tärkeä tulolähde Lapin Liitolle (normaalivuosina). Voiko FEM-tapahtuma olla vaikuttamassa maankäytön ja aluesuunnitteluun? Onko Lapin liitolla suunnitelmissa järjestää vastaavia tilaisuuksia muille elinkeinoille? 9. Tarkastuslautakunnan yhteenveto Tarkastuslautakunta toteaa, että kuten tilinpäätös ja toimintakertomus osoittavat, Lapin liiton sekä Pelastuslaitoksen toiminta on taloudellisessa ja toiminnallisessa mielessä ollut pääosin tuloksellista ja laadukasta pois lukien poikkeukselliset erät Pelastuslaitoksen tilinpäätöksessä. Tuloksista voi päätellä, että ammattitaitoinen henkilöstö on sitoutunut valtuuston asettamiin tavoitteisiin toiminnan päämäärien mukaisesti. Tarkastuslautakunta painottaa, että hallitus vastaa kokonaisvaltaisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat ja valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti. Sidonnaisuusilmoituksiin liittyen tarkastuslautakunta velvoittaa sidonnaisuusilmoitusvelvolliset viranhaltijat ja luottamushenkilöt kunnioittamaan kuntalain 84 :ää sidonnaisuuksien ilmoittamiseen liittyen. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Ilmoittamatta jättäminen on myös julkinen tieto. Toimintakertomuksessa olisi kuitenkin hyvä tuoda selkeämmin ilmi, miten Lapin liitossa tehdyt toimenpiteet ovat kytköksissä Lapin liiton toimintaa ohjaavaan Lappi-sopimukseen. Toiminnan tuloksellisuuden seuraamisen kannalta olisi hyvä saada yksilöityä tietoa esim. edunvalvontaan liittyvien toimenpiteiden kuluista. Hallinnon yleiskulujen lisäksi hankekohtainen työajan selkeämpi erittely auttaisi hahmottamaan toiminnan tuloksellisuutta. Lapin liitto on tarkastuslautakunnan arvion mukaan maakunnan edunvalvojana hoitanut hyvin tehtäväalueiden mukaiset tehtävät, sekä aktiivisesti ottanut kantaa maakunnalle tärkeisiin ajankohtaisiin edunvalvonta- ja kehittämisasioihin. Pelastuslaitos on omassa toiminnassaan huolehtinut ja vastannut maakunnan alueella pelastuslaissa- ja asetuksessa sekä muussa lainsäädännössä pelastustoimelle määrätyistä tehtävistä onnistuneesti. Tarkastuslautakunta toivoo, että hallintosääntöön määritellään kuntayhtymän tilivelvolliset. Saman asian tarkastuslautakunta nosti esille vuoden 2020 arviointikertomuksessaan.

11 Arviointikertomuksen allekirjoitukset Rovaniemellä 6. toukokuuta 2022 Eero Tuokila, puheenjohtaja Heli Trög, varapuheenjohtaja Kaisu Huhtalo, jäsen Satu Honkonen, jäsen Pekka Hacklin, jäsen Pirkko Kallaanvaara, varajäsen Tarja Suopajärvi, varajäsen