Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 1 (6) Helsingin ja Uudenmaan piiri

Transkriptio

1 Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 1 (6) PIIRIN HALLITUKSEN KOKOUS Aika klo Paikka Teams Läsnä Jouni Pousi puheenjohtaja Päivi Hurttia jäsen Tiina Hörkkö Katja Kuusela Kirsi Laatikainen Pekka Laukkanen Veera Niemi Kukka Nuora Karoliina Pilli-Sihvola Pekka Piri Päivi Vuorimaa Tuula Korhonen Ari Hakala Heidi Juslin-Sandin Mari Grus toiminnanjohtaja sihteeri järjestöpäällikkö ohjelmapäällikkö kehittämispäällikkö Poissa Max Lindholm varapuheenjohtaja Mia Salomäki jäsen 19 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Hän kiitti toiminnanjohtajan sijaisena kuusi kuukautta toiminutta Heidi Juslin-Sandinia hyvin hoidetusta työstä ja hyvästä yhteistyöstä. 20 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 21 Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 22 Edellisen kokouksen pöytäkirja Liite 1 Merkittiin tiedoksi pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja. Hallituksen jäsenet ovat hyväksyneet pöytäkirjan sähköpostilla.

2 Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 2 (6) 23 Päätösasiat 23.1 Hallituksen toimintakäsikirja ja vuosikello Liitteet 2-3 Hallitus on valmistellut itselleen ja työnsä tueksi toimintakäsikirjan ja vuosikellon. Tämän lisäksi hallitus päättää itsearvioinnin ajankohdasta. a) Hallitus vahvistaa toimintakäsikirjan ja vuosikellon. b) Hallitus tekee itsearvioinnin kokouksessa. Hallitus hyväksyi toimintakäsikirjan (sihteeri viimeistelee ja lisää puuttuvat tiedot) sekä vuosikellon. Hallituksen kokoukset pidetään (teams), (lähitapaaminen), (teams) ja (lähitapaaminen). Lisäksi järjestetään hallituksen työseminaari , työseminaariin osallistuu myös piiritoimiston henkilökunta. Piirin vuosikokous järjestetään ensi vuonna Piirin kehittämisryhmät Piirin hallitus on valmistellut piirille seuraavat kehittämisryhmät: Kehittämisryhmät vuosille : Vapaaehtois- ja osastotoiminnan kehittämisryhmä Valmius- ja auttamiskyvyn kehittämisryhmä Digitaalisuus ja viestintä kehittämisryhmä Talous- ja kehittämistoimikunta (perustettu jo 12/2020, täydennetään jäsenistöä) Tässä kokouksessa hallitus perustaa kehittämisryhmät ja nimeää ryhmiin omat edustajansa, jotka toimivat fasilitaattoreina ja kokoonkutsujina. Tämän lisäksi hallitus päättää ryhmien jäsenten rekrytoinnista ja sen aikataulusta. Piirin kehittämisryhmät korvaavat piirihallituskummitoiminnan. Hallitus perustaa vapaaehtois- ja osastotoiminnan, valmius- ja auttamiskyvyn sekä digitaalisuus ja viestintä -kehittämisryhmät sekä nimeää edustajansa ryhmiin. Hallitus päättää ryhmien jäsenten rekrytoinnista sekä aikataulusta. Hallitus päättää lopettaa nykymuotoisen piirihallituskummitoiminnan. Hallitus perusti kolme kehittämisryhmää vuosille ja nimesi ryhmiin omat edustajansa, jotka toimivat fasilitaattoreina ja kokoonkutsujina. Myös piiritoimiston edustajat ryhmiin nimettiin.

3 Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 3 (6) 1) vapaaehtois- ja osastotoiminnan kehittämisryhmä (hallituksen edustajat ryhmässä Pekka Piri ja Kirsi Laatikainen, piiritoimistosta Emilia Jokiaho ja Helena Heinonen) 2) valmius- ja auttamiskyvyn kehittämisryhmä (hallituksen edustajat Karoliina Pilli-Sihvola ja Kukka Nuora, piiritoimistosta Mehalet Yared ja Niina Hirvonen) 3) digitaalisuus ja viestintä -kehittämisryhmä (hallituksen edustajat Pekka Laukkanen ja Veera Niemi, piiritoimistosta Helena Holm-Cüzdan ja Maria Koskijoki) Kehittämisryhmiin nimetään myös toiminnasta ja sen kehittämisestä kiinnostuneita vapaaehtoisia. Hallitus tiedottaa kehittämisryhmistä, niiden tehtävistä, hakumenettelystä ja aikataulusta osastoille ja niiden hallituksille viimeistään elokuussa. Joulukuussa 2020 perustettua talous- ja kehittämistoimikuntaa täydennettiin. Uusiksi jäseniksi nimettiin Tiina Hörkkö ja Päivi Hurttia. Valiokuntaan kuuluvat myös Max Lindholm, joka toimii puheenjohtajana sekä jäsenet Katja Kuusela, Leila Kinnari ja piiritoimistosta Päivi Vuorimaa ja Ari Hakala. Piirihallituksen kummitoiminta päättyy nykyisessä muodossaan eli hallitus ei nimeä keskuudestaan kummeja eri osastofoorumialueille. Sen sijaan hallituksen jäsenet osallistuvat jatkossa mahdollisuuksien mukaan osastofoorumeihin muuallakin kuin lähialueellaan. Hallituksen jäsenille lähetetään tieto osastofoorumien ajankohdista Piirin tilinkäyttöoikeudet llä on seuraavat pankkitilit: SPR HUP FI (OP - päätili) SPR HUP FI (Nordea) SPR HUP FI (Danske Bank) SPR HUP FI (Kannatusjäsenmaksut) Piirin hallitus siirtää tilinkäyttö- ja allekirjoitusoikeuden piirin em. pankkitileille Heidi Juslin- Sandinilta Päivi Vuorimaalle Valmiuspäällikön rekrytointi Piirin valmiuspäällikkö jää eläkkeelle Jotta piiri pystyy vastaamaan osaltaan viranomaisten mahdollisiin tukipyyntöihin, on tärkeää, että piirissä on valmiuspäällikkö. Valmiuspäällikön yhtenä päätehtävänä on koordinoida Vapepan toimintaa piirin alueella ja tähän piiri saa tukea STEAlta. Tuki kattaa noin 60 % valmiuspäällikön palkasta.

4 Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 4 (6) Myönnetään rekrytointilupa uuden valmiuspäällikön rekrytoimiseksi siten, että tämä voisi aloittaa tehtävässä Hallitus pyysi toiminnanjohtajaa ennen rekrytoinnin aloittamista käymään läpi valmiuspäällikön toimenkuvan ja tarkistamaan palkkauksen Etelä-Suomen Aluehallintoviraston valmiustoimikunta Piirin edustajana Etelä-Suomen Aluehallintoviraston valmiustoimikunnassa on ollut valmiuspäällikkö Jarmo Hollstein. Hänen jäädessään eläkkeelle, tulee piirin valita itselleen uusi edustaja. Edustajaksi esitetään järjestöpäällikkö Ari Hakalaa määräajaksi siihen saakka, kunnes uusi valmiuspäällikkö on aloittanut työnsä Vihdin osaston toimivallan siirtäminen piirille määräajaksi Vihdin osasto ei ole kyennyt järjestämään kevät- tai syyskokousta, eikä muuta hallintoa viimeisen vuoden aikana. Tämän vuoksi esitetään, että Vihdin osaston toimivalta siirretään piirille määräajaksi asti. Esityksen mukaisesti Tikkurilan osasto: toimitilan ostaminen Liite 4 Tikkurilan osaston hallitus on kokouksessaan päättänyt ostaa käytössään olevan toimitilan. Kohteesta on tehty arviointi ja annettu hintahaarukka OP:n Päivi Kuhasen toimesta. Kauppa rahoitetaan Punaisen Ristin järjestöpankissa olevista osaston rahoista. Tikkurilan osasto pyytää piirin hallitukselta lupaa toimitilan ostamiseen. Hallitus myöntää luvan Tikkurilan osastolle ostaa itselleen toimitila osaston esityksen mukaisesti.

5 Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 5 (6) 24 Toiminnanjohtajan ja päälliköiden ajankohtaiskatsaus 24.1 Taloustilanne 04/2021 Liite VOK-kilpailutus Hallitus merkitsi tiedoksi talous- ja sijoitustoiminnan katsauksen Koko piirin tulos oli euroa budjetoitua parempi. Merkittävimmät budjettieroon vaikuttavat tekijät: - Sijoitustoiminnan tulos oli 434 T budjetoitua parempi. - Varainhankinnan tulos oli 35 T budjetoitua parempi. - Muun varsinaisen toiminnan tulos oli 100 T budjetoitua parempi. Kulut toteutuivat 119 T budjetoitua pienempinä. Erityisesti henkilöstökulut sekä koulutus- ja valmennuskulut budjetoitua pienemmät. Piirin edustajat ovat osallistuivat Migrin järjestämään tekniseen neuvotteluun koskien VOK-toiminnan mahdollista kilpailuttamista. Tämä neuvottelu ei sido piiriä mitenkään. Piirihallituksen tulee linjata syksyllä 2021 osallistuuko Helsingin ja Uudenmaan piiri vastaanottokeskusten toimintaan. Talous ja kehittämistoimikunta valmistelee asiaa Piiritoimiston toimitilat 24.4 Koronaoperaatio Piiritoimiston nykyisten toimitilojen vuokrasopimus päättyy Koronaepidemian aikana piirissä on tehty töitä enimmäkseen etänä ja tilat ovat olleet lähes tyhjillään. Etätyötä tehdään aikaisempaa enemmän epidemian jälkeenkin. Piirissä aloitetaan kesän jälkeen uusien tarkoituksenmukaisempien tilojen etsintä. Koronaoperaatio lopetettiin Rokotuksissa avustettiin Helsingissä, Espoossa, Vantaalla, Keravalla, Porvoossa ja Hangossa, mukana yli 1200 vapaaehtoista. Osastot ottavat yhteyttä uusiin vapaaehtoisiin ja kutsuvat mukaan toimintaan. Kiitostilaisuus vapaaehtoisille järjestetään usealla eri paikkakunnalla lauantaina klo Tietoturva- ja tietosuojatarkastuksen raportti Liite 6 25 Ilmoitusasiat Tietoturva- ja tietosuojatarkastuksen raportti merkittiin tiedoksi. HUPissa asiat ovat pääsääntöisesti kunnossa ja koko henkilöstö on suorittanut kaksiosaisen tietosuojakoulutuksen. Mia Salomäki, jonka toimikausi hallituksessa olisi jatkunut vuosikokoukseen 2022 saakka, on ilmoittanut, että hän henkilökohtaisista syistä eroaa hallituksesta. Piirin hallitus päätti, ettei ylimääräistä vuosikokousta kutsuta tämän vuoksi koolle, vaan uusi jäsen valitaan normaalisti seuraavassa vuosikokouksessa.

6 Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 6 (6) 26 Muut esille tulevat asiat Muita asioita ei ollut. 27 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Pöytäkirjan allekirjoitukset Jouni Pousi puheenjohtaja Päivi Vuorimaa toiminnanjohtaja Tuula Korhonen sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty hallituksen kokouksessa / 2021.