Hankkeen maksatus ja tarkastus. EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

Transkriptio

1 Hankkeen maksatus ja tarkastus EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

2 Sisältö Maksatushakemuksen laatiminen Liitteet Palkkakustannukset Ostopalvelut/hankinnat Tiedotus- ja markkinointikustannukset Seminaari- ja matkakustannukset Tulojen ja rahoituksen raportointi Varmennus Huom! Ohjeet koskevat vain Uudenmaan liiton rahoittamia EAKR-hankkeita. Ota huomioon, että muilla rahoittajilla on omat ohjeensa, joita tulee noudattaa. 2

3 Maksatushakemuksen laatiminen/eura 2014 Maksatuskaudet ja maksatushakemuksen toimitusaika määritelty rahoituspäätöksessä 2-3 kertaa vuodessa Toimitus pääsääntöisesti 2-3 kk maksatusjakson päättymisen jälkeen Viimeinen maksatushakemus 4 kk hankkeen päättymisestä Maksatuskohtaiset muutokset mahdollisia, mutta sovittava etukäteen maksatustarkastajan (tai rahoittajan) kanssa Huom! Muutospäätös tietyissä tilanteissa katkaisee maksatuskauden nollamaksatus tarvittaessa kysy ohjeita maksajilta 3

4 Maksatushakemuksen laatiminen/eura 2014 Päätoteuttaja laatii hakemuksen myös osatoteuttajien osalta kerää tarvittavat tiedot ja liitteet, toimii yhteyshenkilönä Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumma maksetaan päätoteuttajalle 4 Päätoteuttaja maksaa tukiosuuden osatoteuttajille sopimuksen mukaan Vinkki: Hyödynnä Maksatushakemuksen taustalomaketta tietojen keräämisessä. Taustalomaketta ei tallenneta EURA:n liitteisiin.

5 5 Maksatushakemuksen liitteet

6 Maksatushakemuksen liitteet Maksatushakemukseen liitetään vain pieni osa hankkeen tuottamasta dokumentoinnista muu aineisto säilytetään hankemapissa Euran toimivuuden kannalta erityisen tärkeää: Liitä vain rahoituspäätökseen kirjatut ja rahoittajan edellyttämät liitteet Muita liitteitä voidaan pyytää pistokoemaisesti nähtäväksi (lisätietopyyntö) 6

7 Liitteiden muoto Liitteet pdf- tai excel- muodossa Liitteet tulee muuttaa ohjelmallisesti pdf-muotoon skannauksen sijaan (skannattu asiakirja vie enemmän tilaa) Liitteiden koko rajattu (10 Mb). Pienempikin resoluutio liitettävissä dokumenteissa riittää! Liitteitä ei tarvitse allekirjoittaa pl. Työajanseurantalomakkeet ja ohjausryhmän pöytäkirjat 7

8 Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteeksi: Kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä hankkeen tulojen ja välittömien menojen erittelemiseksi (erilliset tilit vai kustannuspaikka) Kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus) Hankehenkilöstön toimenkuvaluettelo 8

9 Liitteiden lisääminen EURA:an/päähakemus Päätoteuttajan kirjanpito 9 Muut liitteet: Osatoteuttajien kirjanpito, kuvaus kirjanpidosta, allekirjoitetut ohjausryhmän pöytäkirjat, yms. yleiset liitteet

10 Liitteiden lisääminen EURA:an/taustalomakkeet Palkkoihin, ostopalveluihin, matkoihin ja muihin kustannuksiin kuuluvat liitteet liitetään maksatushakemuksen taustalomakkeille sen kustannuslajin yhteyteen, jota liite koskee 10

11 Maksatushakemuksen liitteet/palkkakustannukset Mallihanke Palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeet Selvitys osa-aikaisen henkilöstön palkoista Osa-aikaisten työajanseurantalomakkeet, päivätty/allekirjoitettu Hankehenkilöstön toimenkuvat/päivitetyt versiot 11 Liitä nämä aina pakollisia!

12 Palkkakustannusten kirjaaminen Euraan Eurassa kohdassa 5A1 palkkakustannuksia voi niputtaa, jokaista vientiä ei tarvitse kirjata omalle rivilleen Tärkeää on, että kirjataan myös tiliöintitietoja (kirjauspvä, tosite, tili) aukoton jäljitysketju Henkilöiden nimitietoja ei saa näkyä Tehtävänimike sama kuin hakemuksessa 12

13 Maksatushakemuksen liitteet/ostopalvelut Hankintaselvityslomake yli hankinnoista Yli hankinnoista laskutosite ja tietyt hankintaasiakirjat erillisen ohjeen mukaan 13

14 14

15 Ostolaskujen rajat ja maksatuksen liitteet Alle selitekenttään tarkka kuvaus hankinnan sisällöstä ei tositteita Hankintapäätös/vertailupöytäkirja Hankintasopimus/tilaus Tositekopiot maksatuskautta koskevista menoista Hankintaselvityslomake kumulatiivisesti täydennettynä Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 15 HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous Hankintaselvityslomake- kumulatiivisesti päivitettynä

16 Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Maksatushakemuslomakkeella kysytään, onko hakemuksella kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja Mikäli vastaus on kyllä, niin maksatushakemuksen taustalomakkeelle tulee näkyviin lisäkysymyksiä koskien hankintaa 16

17 Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Mallihankinta Hankinnan nimi Hankinnan arvo Hankinnan maksatuspäätöksissä hyväksytyt kustannukset Hankintalaji Hankintamenettely Hankinnan toimittajat 17

18 Maksatushakemuksen liitteet/ Markkinointi- ja tiedotuskustannukset Jäljennökset materiaaleista pyydetään nähtäväksi aina, koska halutaan varmistua kustannuksiin liittyvistä tiedotustunnusten käytöstä (lehti-ilmoitus, hanke-esite, roll-up, t-paidat, kynät) EURA-järjestelmän kapasiteetin vuoksi älä liitä isoja tiedostoja esim. lehtiartikkeleita, valokuvia hankkeen tapahtumista tai hankkeessa tuotettuja selvityksiä ja raportteja 18 Mieti muita tapoja miten tunnusten käytön voi todentaa, esim. linkki raportin sähköiseen versioon/nettisivuille vain osa dokumentista resoluution pienentäminen

19 Maksatushakemuksen liitteet/ Seminaarikustannukset Kohderyhmälle järjestettävistä tilaisuuksista, seminaareista, koulutuksista yms. liitteeksi tilaisuutta koskeva ohjelma/kutsu Tosite vain yli kustannuksista Kuvaa tilaisuuden luonne ja osallistujamäärät tarkasti selitekentässä Osallistujalistat säilytetään hanketoteuttajalla, ei liitetä Euraan! 19

20 Maksatushakemuksen liitteet/matkakustannukset Koskee vain Flat rate 15 % hankkeita Matkat hyväksytetään etukäteen rahoittajalla EURA:aan: Matkaraportti ulkomaan matkoista Vain yli tositteet Kuvaa matkan tarkoitus, ajankohta ja reitti tarkasti taustalomakkeella Pääperiaate: Kokonaistaloudellisesti edullisin tapa 20

21 Kustannusten kuvaaminen taustalomakkeella Kustannusten kuvaamisen merkitys korostuu kun tositteita ei enää laajasti tarkasteta Hyvästä selitteestä lukija ymmärtää helposti kustannuksen sisällön ja sen liittymisen hankkeeseen Kuvaa toimenpiteitä niin kuin kuvaisit niitä täysin ulkopuoliselle henkilölle- Kuka, mitä, milloin, miksi? Tarkka selite nopeuttaa maksatuksen käsittelyä 21 Huomioi: Maksatustarkastaja on antamasi kirjallisen informaation ja hankesuunnitelman varassa

22 Esimerkkejä riittävästä/hyvästä selitteestä Tilaisuus: Ravintola Skinnarila: Kahvitus Etelä-Karjalan terveys- ja hyvinvointi yrittäjien verkostoitumistapahtumassa , 35 osallistujaa Asiantuntijapalvelu: Henkilö Xx.xxx luennoitsijapalkkio "Palveluohjaus linkki yksityisen ja julkisen palvelun välillä"-koulutus Ulkomaan matka: Henkilö Xx.xxx. Junan sarjalippu Hampuri-Hannover , Hannoverin messut Hankinnat: Öljyntorjuntasimulaattori, hankinta asiakirjat liitteenä 22

23 Esimerkkejä riittämättömästä selitteestä Tarjoilut Tarvikkeet Esite Työmateriaalit Matkakulut Markkinointiaineisto Tutkimus Huomioi: Kustannus- tai selitekentässä tulee näkyä myös ostopalvelun toimittajan nimi pelkkä selite ei riitä 23

24 24 Hankkeen tulojen ja rahoituserien raportointi maksatuskaudella

25 Hankkeen tulot Tulo raportoidaan sen hakijan taustalomakkeelle, jonka kirjanpitoon se kirjautuu Vähentää nettokustannuksia 25

26 Hankkeen rahoitus - omarahoitus Omarahoitus = se osa hankkeen nettokustannuksista, joka jää tuensaajan itse maksettavaksi Eura laskee automaattisesti rahoituspäätöksen mukaisen omarahoitusosuuden (%) perusteella Ei tarvitse todentaa kirjanpidossa 26

27 Hankkeen rahoitus - ulkopuolinen rahoitus Tuensaajan oman organisaation ulkopuolisilta tahoilta hankkeelle kohdistettavaa rahoitusta Rahoituksen kerrytetään erillisten sopimusten mukaan rahoitussitoumukset 27

28 Hankkeen rahoitus - ulkopuolinen rahoitus Ilmoitetaan siinä maksatuksessa, jonka aikana ne ovat kirjanpitoon kirjautuneet Ilmoitetaan koko summa. Ei jyvitetä esim. hankepäätöksen mukaisilla %-osuuksilla Ilmoitetaan sen toteuttajan taustalomakkeella, jonka kirjanpitoon se on toteutunut Hankeaikana Eura tasaa rahoituseriä maksatuskausittain Ylitoteutunut ulkoinen rahoitus pienentää omarahoitusosuutta Alitoteutunut korvataan omarahoitusosuudella 28

29 Ulkopuolisen rahoituksen kirjaaminen Euraan Mallirahoittaja Liitteeksi esim. kirjanpito, rahoitussitoumus, tosite 29

30 Rahoitus hankkeen viimeisessä maksatuksessa Hankkeen viimeisessä maksatuksessa: Ylitoteutunut ulkopuolinen rahoitus vähentää maksettavan tuen määrää Alitoteutunut ulkopuolinen rahoitus jää tuensaajan omarahoitukseksi Yhteishankkeiden viimeisessä maksatuksessa Osatoteuttajille kertynyt ylimääräinen ulkopuolinen rahoitus korvaa toisilta osatoteuttajilta puuttuvaa ulkopuolista rahoitusta Vain jos hankkeessa kokonaisuudessaan puuttuu ulkopuolista rahoitusta, se jää lopullisesti tuensaajien omarahoitukseksi 30

31 Maksatuspäätös ja muutoksenhaku Maksatuspäätöksellä maksetaan aina rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista Maksatuspäätös tehdään 90pv sisällä Perustellaan hylätyt kustannukset Liitteenä: Muutoksenhakuosoitus Oikaisuvaatimus jätetään EURA järjestelmän kautta Päätös, jolla oikaisuvaatimus hylätään tai hyväksytään (valitusosoitus päätöksen liitteenä) Valitus, käsittely hallinto-oikeudessa 31

32 32 Hankkeiden varmentaminen

33 Hankkeiden varmentaminen Varmentamista toteutetaan koko hankkeen elinkaaren ajan mm. maksatushakemuksen ja seurantaraportin käsittelyn yhteydessä Tarkoitus: Varmistua hankesuunnitelmaan kuuluvien tulosten ja tavoitteiden toteutumisesta sekä kustannusten tukikelpoisuudesta Rahoituspäätöksen ehtojen noudattaminen Varmistua organisaatioiden hanketoimintaan liittyvien prosessien toimivuudesta (mm. kirjanpito, hankinnat, palkanmaksu, dokumentointi jne.) 33

34 Paikan päällä varmennus / Uudenmaan liitto Hankkeet valitaan otanta periaatteella (TEM) Pyritään tekemään hankkeen toteutusaikana Ovat luonteeltaan ohjaavia ja hankkeen toimintaa tukevia Hankekohtaisesti aikataulut sovitaan etukäteen ja ohjeistetaan valmistautumaan käyntiin 34

35 Varmennuskäynnillä tärkeää Hankeen sisällöstä ja taloudesta parhaiten tietävät henkilöt ovat paikalla Koko hankeaineisto on vaivatta saatavilla: Kirjanpitoaineisto Muu aineisto, mm. hankinta-asiakirjat, työajanseurannat, osallistujaluettelot Tehdyt tuotteet/tuotokset Seurantatietojen jäljitysketjuun liittyvä dokumentointi Esim. De minimis -ilmoitukset, osallistujalistat, säästetyn energian laskelmat, syntyneiden työpaikkojen/yritysten todentamisasiakirjat jne. 35

36 Paikan päällä varmentaminen / muut viranomaiset Tarkastusviranomainen (VVC) Hallintoviranomainen ja todentamisviranomainen (TEM) Komissio / EU:n tilintarkastustuomioistuin yms. 36