Ideahautomon prosessit, työkirja

Transkriptio

1 Ideahautomon prosessit, työkirja Jyrki Koukkari ja Markku Paloniitty

2 Ideahautomoprosessi Idean jalostaminen Ympäristön kartoitus Liiketoiminnan analysointi Tuotekehitys Palvelutuotanto Lanseeraus SWOT ja päätös prosessin käynnistämisestä Luova ideointi Asiakasanalyysi Markkinat / asiakkaat / muut sidosryhmät Kilpailijat Toimiala-analyysi Toiminta-alue / sijainti Taloussuunnitelmat - liikevaihto - kulut - rahoitus - investoinnit Projektisuunnitelman laadinta -sisältö - aikataulu - resurssit -talous - asiakkaat - sidosryhmät - teknologia - lainsäädäntö Tuotekehitys - suunnittelu - toteutus - dokumentointi Projektisuunnitelman laadinta -sisältö - aikataulu - resurssit -talous - alihankkijat - verkosto - kapasiteetti Tuotannon kehitys - suunnittelu -toteutus - dokumentointi Toteutusaikataulu (projektisuunnitelma) Projektisuunnitelman laadinta -sisältö - aikataulu - resurssit -talous Suunnitelman toteutus Tavoitteiden toteutumisen tarkistus Realiteettitestaus PESTEL analyysi LTS:n laadinta / päivitys Tuote- ja palvelukuvaus Tuotannonsuunnittelun suunnittelu Korjaavat toimenpiteet Sopivuus arvoihin ja strategiatarkastelu Teollisoikeudet (IPR) Sidosryhmien hyväksyntä Testaus Pilotointi Prosessin loppuarviointi Tavoitteiden Riskianalyysi ja toteutumisen Idean analyysi ja Onko palvelulle päätös tarkistus ja päätös tilaa, päätös? kannattavasta päätös tuotannon liiketoiminnasta aloittamisesta 2

3 IDEAHAUTOMOPROSESSIN PÄÄOHJE Tarkoitus ja laajuus Ohjeen tarkoituksena on selventää Ideahautomoprosessin vaiheistus ja keskeinen sisältö. Prosessin dokumentoinnille avataan tiedosto, johon alla kuvatut asiat pääsääntöisesti kuvataan. IDEAN JALOSTAMINEN (prosessin ensimmäinen vaihe) SWOT ja päätös prosessin käynnistämisestä Luova ideointi Asiakasanalyysi Realiteettitestaus Sopivuus arvoihin ja strategiatarkastelu Idean analyysi ja päätös SWOTilla arvioidaan idean tämänhetkistä tilannetta ja toteuttamismahdollisuutta. Arvioinnissa käytetään mielellään eri asiantuntijoita. Arvion perusteella päätetään hautomoprosessin aloittamisesta. Päätöksen prosessin aloittamisesta tai hylkäämisestä tekee yrittäjä. Jos ja kun prosessiin päätetään lähteä, nimetään prosessille prosessin omistaja ja aikataulutetaan prosessi. Samalla nimetään mahdollinen ohjausryhmä. Suositellaan myös avattavaksi kirjanpitoon projektitili, johon projektin kustannukset kirjautuvat. Tässä vaiheessa rikastetaan alkuperäistä ideaa. Eli mitä uutta ideaan voisi sisällyttää, mihin kaikkeen muuhun ideaa voisi käyttää, onko mahdollisia muita asiakasryhmiä, voidaanko laajentaa ajateltua maantieteellistä aluetta, jne. Ideointivaiheessa on suositeltavaa käyttää eri alojen asiantuntijoita, joilla on näkemystä ja osaamista ajatella ko. ideaa laajasti. Luovan ideoinnin tuloksena syntyy laaja tuote- ja liiketoimintakuvaus, eli vastaus kysymyksiin mitä ja kenelle. Tässä vaiheessa ei tehdä vielä karsintaa ideoista. Lopuksi voi tarkastella esim. netistä kilpailijoita, joista voi saada uusia ajatuksia ideaan. Luovan ideoinnin tulosta peilataan asiakkaiden tarpeisiin ja hyötyihin, mikä arvo tuotteella ja palvelulla on asiakkaalle sekä mietitään miten ajatellut tuotteen tai palvelun ominaisuudet sopivat edellä mainittuihin asioihin. Tässä vaiheessa karsitaan jo pois selkeästi sellaiset ideat, jotka eivät tunnu sopivilta ja omilta tai muilla kriteereillä arvioituna. Tärkeää on hahmottaa tässä vaiheessa myös selkeät kilpailuedut. Samalla vastataan kysymyksiin mitä, kenelle, miten, milloin, miten paljon ja missä. Suunniteltu idea kirjataan alustaviksi talousluvuiksi. Ainakin teoriassa talous pitää saada toimimaan ja osoitettua laskelmilla. Samalla arvioidaan realistisesti tämän prosessin vaatimat resurssit ja aikataulu. Syntynyttä tuote- ja palveluajatuksen sopivuutta arvioidaan keskustellen yrityksen arvoihin ja peilataan strategiaan, että on strategian mukainen tai muuttaako strategiaa. Ideasta tehdään päätöksen tueksi + ja lista, jonka perusteella arvioidaan prosessin jatko.

4 YMPÄRISTÖN KARTOITUS (prosessin toinen vaihe) Markkinat / asiakkaat / muut sidosryhmät Kilpailijat Toimiala-analyysi PESTEL analyysi Teollisoikeudet (IPR) Onko palvelulle tilaa? Tässä selvitetään markkinoiden koko, muutokset markkinoilla ja tuotteiden ja palveluiden mahdollinen osuus siitä tuotteittain ja palveluittain. Markkinoiden selvittämiseen käytetään eri tietolähteitä ja menetelmiä, esim. rekistereitä ja markkinatutkimuksia. Sidosryhmien vaikutus kumppaneina, päättäjinä ja rahoittajina selvitetään myös tässä kohdassa. Kilpailijat kartoitetaan ja tutkitaan tärkeimpiä kilpailijoita, esim. tapaa toimia, keinoja markkinoida, kilpailijoiden tuotteita, sijaintia, markkina-aluetta, kilpailukeinoja, hintaa yms. ja verrataan suunniteltuihin tuotteisiin ja palveluihin. Toimiala-analyysissä käytetään apuna saatavilla olevia toimialaraportteja. Olennaista on selvittää toimialan SWOT. PESTEL analyysissa arvioidaan muutosvoimia, jotka voivat vaikuttaa toimialaan, asiakkaisiin ja yritykseen. Analyysissä arvioidaan seuraavat osa-alueet: politiikka, ekonomia, sosionomia, teknologia, ekologia ja lainsäädäntö. Jos palvelu sisältää uuden tuotteen, niin silloin on selvitettävä keksinnöllisyys ja suojautumismahdollisuus, esim. patentti. Arvioidaan valmistettavuuden estettä. Selvitys kannattaa teettää alan asiantuntijalla, esim. patenttitoimistolla. Samalla tehdään päätös mahdollisesta tuotesuojauksesta. Patentoimalla tuote, voidaan liiketoimintaa laajentaa lisensoimalla palvelu ja tuote. Ympäristöstä tehdään päätöksen tueksi + ja lista, jonka perusteella arvioidaan prosessin jatko. LIIKETOIMINNAN ANALYSOINTI (prosessin kolmas vaihe) Toiminta-alue / sijainti Taloussuunnitelmat Toteutusaikataulu (projektisuunnitelma) Tässä vaiheessa fokusoidaan maantieteellinen toiminta-alue (ainakin aluksi) ja toiminnan pääpaikka, esim. kaupunki, kortteli, vuokratila, yms. Jos tässä vaiheessa ei vielä osata nimeä paikkaa, niin kirjataan ainakin sijainnille ja paikalle asetetut vaatimukset. Realiteettitestauksessa laadittu taloussuunnitelma päivitetään muuttuvilta osin. Samalla pyydetään mahdolliset tarjoukset ja käydään tarvittavat rahoitusneuvottelut rahoittajien (omistajat, pääomasijoittajat, julkiset rahoittajat, pankit) kanssa. Suunnitellaan kokonaisaikataulu, tavoitteet ja resurssit tälle kyseiselle projektille. Jokainen eri tuotteistamisvaihe (tuotekehitys, palvelutuotanto ja lanseeraus) on projektoitu vielä erikseen.

5 LTS:n laadinta / päivitys Sidosryhmien hyväksyntä Jos yrityksellä on LTS, niin se päivitetään muuttuvilla ja muuttuneilla tiedoilla. Jos LTS:aa ei ole, niin se laaditaan tässä yhteydessä. Tässä vaiheessa on tärkeää määritellä myös kriittiset menestystekijät. Liiketoimintasuunnitelma hyväksytetään sidosryhmillä, ts. sidosryhmät sitoutetaan kyseiseen toimintaan ja tai sidosryhmiltä saadaan lupa / sopimus toimia suunnitellulla tavalla. Tärkeimpänä asiana on sisäinen markkinointi, eli oman henkilökunnan hyväksyntä. Tämän jälkeen tulevat yhteistyökumppanit, palveluja rahoittavat organisaatiot, jne. Riskianalyysi ja päätös kannattavasta liiketoiminnasta TUOTEKEHITYS (prosessin neljäs vaihe) Projektisuunnitelman laadinta Tuotekehitys Tuote- ja palvelukuvaus Testaus Koko projektin tähänastisesta tehdään jatkopäätöksen tueksi + ja riskianalyysi, jonka perusteella arvioidaan prosessin jatko, eli siirrytäänkö tuotteistamisvaiheeseen (tuotekehitys, palvelutuotanto ja lanseeraus). Tuotekehitysvaiheelle laaditaan yksityiskohtainen vaiheistettu projektisuunnitelma, josta käy selville sisältö (tarvemäärittely, varsinainen tuotekehitys, tuote- ja palvelukuvaus, testaus sekä tavoitteiden toteutumisen tarkistaminen), aikataulut ja resurssit. Tuotteen ja palvelun tarvemäärittelyssä kartoitetaan eri sidosryhmien vaatimukset ja määräykset tuotekehityksen kohteelle. Näitä sidosryhmiä ovat mm. asiakkaat, oma henkilöstö, muut sidosryhmät. Lisäksi huomioidaan lainsäädäntö ja teknologiset mahdollisuudet ja rajoitteet sekä toisaalta vaatimukset teknologialle. Lisäksi huomioidaan muut resurssivaatimukset, mm. tilat ja niiden varustelu. Tuotekehitysvaiheessa toteutetaan ja johdetaan kehitysprojekti hallitusti. Tavoitteena on toteuttaa tarvemäärittelyssä kirjatut vaatimukset. Tuotekehityksen aikana tehdään välikatselmukset, joissa varmistetaan, että tavoitteet saavutetaan ja pysytään annetuissa rajoissa esim. kustannusten osalta. Tuotekehityksen lopussa on tuotteen ja palvelun lopputestaus, jossa varmistetaan tarvemäärityksen toteutuminen. Tuotekehityksen tuloksena on kuvaus tuotteesta ja palvelusta sekä tuotepaketeista ja hinnoista. Tuote- ja palvelukuvaus on hyödyllinen myös lanseerausvaiheen markkinointi- ja myyntimateriaalin laadinnassa. Testauksessa tarkistetaan tuotteen ja palvelun hyväksyttävyys markkinoilla. Tarvittaessa tehdään korjaavat toimenpiteet tuotteeseen ja palveluun.

6 Tavoitteiden toteutumisen tarkistus ja päätös tuotannon aloittamisesta Todetaan, että tuote ja palvelu on mahdollisine puutteineenkin valmis tuotantoon, dokumentaatio on ajan tasalla, se on kasattu ja arkistoitu. Tästä eteenpäin tuotteen kehitysideat kerätään ja käsitellään mahdollisesti myöhemmin toteutettavaksi. Tämän jälkeen tehdään päätös siirtymisestä tuotannonkehitysvaiheeseen. PALVELUTUOTANTO (prosessin viides vaihe) Projektisuunnitelman laadinta Tuotannon kehitys Tuotannonsuunnittelun suunnittelu Pilotointi LANSEERAUS (prosessin kuudes vaihe) Projektisuunnitelman laadinta Suunnitelman toteutus Tavoitteiden toteutumisen tarkistus Palvelutuotantovaiheelle laaditaan yksityiskohtainen vaiheistettu projektisuunnitelma, josta käy selville sisältö (tarvemäärittely, varsinainen tuotannon kehitys, tuotannonsuunnittelun suunnittelu, pilotointi), aikataulut ja resurssit. Tarvemäärityksessä määritetään tarvittavat kapasiteetti, olosuhteet, tilat, laitteet, yhteistyökumppanit ja verkostot. Tuotannon kehitysvaihe toteutetaan tarvemäärittelyn toteuttamiseksi. Tarvittavin osin toteutus dokumentoidaan esimerkiksi prosessi- ja työohjeiksi. Tuotannon kyvykkyys testataan pilotointivaiheessa. Tuotannon hallinnan suunnittelussa suunnitellaan miten mm. henkilöresurssit kuormitetaan, käytetäänkö sähköisiä järjestelmiä, miten hoidetaan ajanvaraus, jne. huomioiden alihankkijat ja verkoston jäsenet. Ensimmäisten asiakkaiden kanssa tehdään pilotointi. Pilotoinnista saatujen kokemusten pohjalta tehdään arviot mm. kannattavuudesta ja tarvittaessa tehdään korjaavat toimenpiteet. Lanseerausvaiheelle laaditaan yksityiskohtainen vaiheistettu projektisuunnitelma, esim. markkinointisuunnitelma, josta käy selville tavoitteet, sisältö (esitteet, materiaalit, www sivut, muu oheismateriaali, tilaisuudet, messut, lehtiartikkelit ja mainokset, jne.), aikataulut ja resurssit. Lanseeraus toteutetaan ja johdetaan hallitusti. Tavoitteena on toteuttaa lanseeraus projektisuunnitelman mukaan. Lanseerausvaiheessa kuunnellaan herkästi asiakkaiden kommentteja ja tehdään niistä johtopäätöksiä tuotekehityksen tueksi. Lanseerauksen onnistumista seurataan muutamalla mittarilla (aika, kustannukset, asiakaspalautteet, liikevaihto), joista on määritelty tavoitteet projektisuunnitelman laadinnan yhteydessä.

7 Korjaavat toimenpiteet Prosessin loppuarviointi Lanseerauksen onnistumisesta tehdään yhteenveto, jonka perusteella arvioidaan korjaavien toimenpiteiden tarpeellisuus, aikataulutetaan ja tehdään ne. Koko prosessia arvioitaessa otetaan huomioon sekä sisäinen että ulkoinen näkökulma. Eli saatiinko täytettyä asiakkaiden tarpeet, onko tuote ja palvelu kannattavia, mitä opittiin ja mitä tehtäisiin toisin.