SANNA VIRTAINLAHTI HILJAISEN TIETÄMYKSEN JOHTAMINEN

Transkriptio

1 SANNA VIRTAINLAHTI HILJAISEN TIETÄMYKSEN JOHTAMINEN TALENTUM Helsinki 2009

2 Copyright 2008 Talentum Media Oy ja Sanna Virtainlahti Kansi: Timo Airaksinen Taitto: NotePad ISBN ISSN Kariston Kirjapaino Oy 2009 Hämeenlinna

3 1 JOHDANTO

4 T ämä kirja on kirjoitettu aikana, jolloin tiedotusvälineet kertovat lähes päivittäin irtisanomisista ja lomautuksista. Samanaikaisesti tuotantoa siirretään pois Suomesta halvempien työvoimakustannusten maihin. Tässä tilanteessa osaaminen ja sen säilyminen ovat avainkysymyksiä organisaatioiden, kansantalouden ja suomalaisen osaamisen kannalta. Miten organisaatioissa varmistetaan osaamisen ja tietämyksen säilyminen työvoiman vähennyksistä huolimatta? Miten kannustaa työyhteisön jäseniä jakamaan omaa tietämystään organisaation käyttöön, jotta toimintaa voidaan kehittää edelleen ja selviytyä markkinoiden kannalta haasteellisessa tilanteessa? Muuttuvan työelämän haasteet vaativat organisaatioilta ketteryyttä ja osaamisen hyödyntämistä, jotta toimintaympäristön muutoksiin ja vaatimuksiin voidaan reagoida nopeasti. Ensiarvoisen tärkeää työyhteisöissä on osaamisen ja tietämyksen jakaminen sekä liiketoiminnan edelleen kehittäminen yhteistyössä. Aikaa leimaa myös keskustelu työvoiman vanhenemisesta. Ikääntyminen asettaa omat haasteensa sekä organisaatioiden toiminnalle että koko hyvinvointiyhteiskunnalle. Huoltosuhde tulee radikaaleimpien laskelmien mukaan muuttumaan niin, että vuonna 2015 on sataa työssäkäyvää henkilöä kohden 95 työssä käymätöntä huollettavaa. Laskelmassa työikäisinä pidetään vuo tiaita. Jotta tästä tilanteesta selviydyttäisiin, tulisi työn tuottavuuden parantua. Osaaminen ja tietämys ovat myös tästä näkökulmasta avainasioita. Nyt työvoiman suurimpana ikäryhmänä ovat vuosina syntyneet eli niin kutsutut suuret ikäluokat. Pienimmän 13

5 Hiljaisen tietämyksen johtaminen ryhmän muodostavat alle 25-vuotiaat. Näin on työmarkkinoilla siis vuoteen 2015 saakka. Organisaatiot joutuvat tasapainoilemaan ikäjakauman ääripäihin asettuvien työntekijäryhmien erilaisen osaamisen ja tietämyksen säilymisen, jakamisen ja kehittämisen välillä. Suurten ikäluokkien eläkkeelle siirtyminen on myös suuri haaste. Sekä yksityisen että julkisen sektorin organisaatiot pyrkivät varautumaan tulevaan, jotta eläkkeelle siirtyvien osaajien vuosi kymmenten aikana keräämä arvokas osaaminen ja tietämys saadaan pidettyä organisaatioiden hallussa. Osaamiseen ja hiljaiseen tietämykseen liittyvät kysymykset ovat myös yksilön kannalta merkittäviä. Omaa osaamistaan kehittämällä henkilö voi varmistaa markkina-arvonsa säilymisen työmarkkinoilla. Tiukentuvat työmarkkinat vahvistavat osaltaan osaamisen merkitystä: työntekijät eivät enää sitoudu organisaatioihin koko työuransa ajaksi, eivätkä organisaatiotkaan sitoudu työntekijöihin kuten ennen. Osaaminen ja tietämys ovat vaihdannan välineitä, joita kehittämällä ihmiset varmistavat oman kilpailukykynsä säilymisen. Organisaation kilpailukyky varmistetaan tunnistamalla liiketoiminnan kannalta olennainen tieto ja tietämys. Tietämystä on jaettava eteenpäin ja hyödynnettävä toiminnan kehittämisessä. Vain jaettu tieto ja tietämys ovat organisaatiolle hyödyllisiä. Tietoa jakavat, innovatiiviset ihmiset ovat organisaation voimavara: tiedon panttaamisella ei enää saavuteta arvovaltaa. Tietämyksen jakaminen on olennainen asia eläköitymisen lisäksi myös osaamisen kehittämisessä tulevaisuuden osaamistarpeita vastaavaksi. Olennaista työyhteisön menestymiselle on se, miten hyvin sen jäsenet pystyvät jakamaan ja käsittelemään organisaatiossa olevaa tietoa. Organisaatiossa asiantuntemus kun on jakautunut suppeiksi alueiksi eri henkilöille. Tiedon ja tietämyksen jakamisella nämä osa-alueet voidaan kuitenkin tuoda liiketoiminnan kannalta parhaalla mahdollisella tavalla yhteen. 14

6 Johdanto 1.1 HILJAISEN TIETÄMYKSEN NOUSEMINEN ESIIN Hiljainen tietämys on noussut esiin erityisesti suurten ikäluokkien eläkkeelle siirtymiseen liittyvässä keskustelussa. Monessa organisaatiossa huolena on ollut, miten eläkkeelle siirtyvien konkareiden osaaminen ja tietämys saadaan jaettua organisaatioon jääville työntekijöille. Kaiken kaikkiaan kiinnostus hiljaista tietämystä kohtaan on kasvanut. Organisaatioissa on oivallettu, että uuden tiedon luominen auttaa niitä pärjäämään kilpailussa. Uuden tiedon luomisella varmistetaan toiminta myös tulevaisuudessa. Kiinnostuksen herääminen hiljaista tietämystä kohtaan on myös nostanut osaamisen johtamisen huomion kohteeksi. Hiljaisen tietämyksen johtamisesta omana osa-alueenaan ei juurikaan ole puhuttu, vaan kiinnostus on ollut nimenomaan osaamisen johtamisessa. Hiljaiseen tietämykseen liittyvät erityispiirteet ovat kuitenkin nostaneet esille tarpeen tarkastella johtamista nimenomaan hiljaisen tietämyksen hallinnan näkökulmasta. Tässä kirjassa pyritäänkin valottamaan johtamista nimenomaan hiljaisen tietämyksen näkökulmasta. Osaamista on tutkittu monenlaisten näkökulmien kautta. Taulukossa 1 eritellään näitä näkökulmia tutkijoineen ja fokuksineen. Hiljaisen tietämyksen johtamisen voidaan ajatella kuuluvan tiiviisti osaamisen johtamisen kylkeen tai sen alakohdaksi. Hiljaisen tietämyksen on jo 1950-luvulla nostanut esille unkarilainen kemisti, ekonomisti ja filosofi Michael Polanyi. Hän on nimenomaan korostanut käsitettä hiljainen tietämys (tacit knowing) omassa tuotannossaan. Polanyin pohdinnat tietämyksen alati muuttuvasta luonteesta ja dynaamisuudesta näkyvät voimakkaasti myös tämän kirjan taustalla. Japanilaiset kansainvälisen liiketoimintastrategian professorit Ikujiro Nonaka ja Hirotaka Takeuchi ovat puolestaan tuoneet hiljaisen tiedon käsitteen liiketalouden piiriin. Heidän teoksensa The Knowledge-Creating 15

7 Hiljaisen tietämyksen johtaminen TAULUKKO 1. Avainlähestymistapoja osaamisen johtamiseen (Kirjavainen & Laakso-Manninen 2000). Lähestymistapa Tutkijat Pääkysymykset ja fokus Oppiva organisaatio Strateginen henkilöstövoimavarojen johtaminen Aineettoman pääoman johtaminen Yksilöosaamisten ja taitojen johtaminen Osaamisperustainen strateginen johtaminen Tietojohtaminen Argyris & Schön, Senge Legge, Becker & Gerhart, Ulrich & Lake Edvinsson & Malone Dubois, McClelland, Lawler, Leford, Wood, Wood & Payne Prahalad & Hamel, Sanchez & Heene, Stalk, Evans & Schulman Nonaka & Takeuchi, Davenport & Prusak, Walsh & Ungson, Dixon, Probst, Raub & Romhardt Minkälainen organisaatio on paras tukemaan osaamisen uusiutumista ja kehittymistä? Kuinka organisaatiossa suunnitellaan, organisoidaan, valvotaan ja kehitetään henkilöstövoimavaroja strategian toteuttamiseksi tai kilpailuaseman parantamiseksi? Kuinka aineettoman pääoman elementtejä mitataan? Kuinka strategisten tavoitteiden kannalta tärkeitä henkilökohtaisia taitoja jaetaan oikeisiin paikkoihin oikeaan aikaan oikealla hinnalla? Kuinka kilpailun kannalta olennaisia kyvykkyyksiä voidaan tunnistaa, hyödyntää ja kehittää? Kuinka tietoa voidaan luoda, jakaa, välittää, yhdistää ja muokata ja kuinka näitä prosesseja voidaan johtaa? 16

8 Johdanto Company on saanut paljon huomiota ja tuonut hiljaisen tiedon käsitettä tunnetuksi. Tutkimuksen kentässä hiljainen tietämys on ollut viime vuosina jopa yksi trendiaiheista. Opinnäytetöitä on kirjoitettu runsaasti. Toisaalta opinnäytetöiden suuri määrä hiljaisen tietämyksen kentässä kertoo myös organisaatioiden tarpeesta löytää vastauksia hiljaisen tietämyksen johtamiseen liittyviin kysymyksiin. Opinnäytetöiden toimeksiantajina organisaatiot voivat kerätä lisätietoa aiheesta suunnittelun ja toimenpiteiden pohjaksi. Myös väitöskirjoissa hiljainen tietämys tuodaan usein jollakin tapaa esille, vaikkei se varsinaisesti ole aiheena. Kokonaan hiljaiseen tietämykseen keskittyviä väitöskirjoja ei ole syntynyt niin suurella volyymillä kuin perustutkintojen opinnäytetöitä. Kaiken kaikkiaan hiljaiseen tietämykseen liittyvä tutkimus jakautuu kahteen koulukuntaan. Toisessa hiljaista tietämystä pyritään tuomaan näkyväksi ja toisessa tietämystä pyritään jakamaan hiljaisena eteenpäin. Tässä kirjassa nousee esille hiljaisen tietämyksen näkyväksi tekeminen, muun muassa dokumentoimalla. Vaikka näkyväksi tekeminen korostuukin, ei tarkoituksena ole unohtaa hiljaisen tietämyksen jakamista myös hiljaisesti. Hiljaisen tietämyksen näkyväksi tekeminen mahdollistaa kuitenkin tietämyksen jakamisen laajemmalle joukolle tarvittaessa vaikka koko organisaatiolle. Tietämyksen jakaminen vain hiljaisesti vaatii jakajan ja vastaanottajan yhtäaikaista läsnäoloa. Tällaisen tilanteen toteuttaminen kiireisessä työelämässä ei välttämättä aina onnistu. Siksi tarvitaan uusia tapoja tuoda arvokas hiljainen tietämys esiin ja tallennettavaan muotoon. Parhaassa tilanteessa hiljaista tietämystä voitaisiin oppia sekä hiljaisesti että näkyvään muotoon saatetun tietämyksen kautta. Tässä kirjassa kuvatuille malleille ja ohjeistuksille voitaisiin antaa syvällisempi merkitys, jos ne tuotaisiin käytännön tilanteisiin ja oppimiseen huippuosaajan kanssa. 17

9 Hiljaisen tietämyksen johtaminen 1.2 KIRJAN RAKENNE Tämä kirja on saanut alkunsa hiljaiseen tietämykseen liittyvissä koulutuksissani mukana olleiden toiveista: Kunpa kertomasi asiat saisi paperille! Toisaalta koulutukset ovat saaneet minut innostumaan hiljaisesta tietämyksestä yhä uudestaan. Erilaisiin ammatteihin liittyvä hiljainen tietämys ja ihmisten tarinat kokemuksistaan tuovat aiheeseen aina uusia näkökulmia ja syvyyttä. Olen pyrkinyt kirjoittamaan käytännönläheisen kirjan avuksi henkilöstökehittäjille ja esimiehille hiljaisen tietämyksen johtamiseen. Kirjan tarkoituksena on tuoda esiin, mitä hiljainen tietämys kaiken kaikkiaan on ja mitä elementtejä sen johtamiseen kuuluu. Kirjassa on myös käytännön vinkkejä siihen, mitä eri osa-alueisiin liittyen tulisi konkreettisessa työssä huomioida. Kirjan aluksi, luvussa kaksi, esitellään hiljaisen tietämyksen käsitettä melko tarkalla ja teoreettisellakin tasolla. Koska hiljaisen tietämyksen johtamisessa yleensä hypätään tunnistamisen yli suoraan jakamisen keinoihin, on tässä kirjassa haluttu korostaa hiljaisen tietämyksen tunnistamista: sitä, mitä hiljainen tieto ylipäätään on. Tietämystä ei voi tuoda esille ja jakaa, jos sitä ei ensin ole tunnistettu. Niille lukijoille, joille hiljainen tietämys on jo käsitteenä tuttu tai jotka ovat kiireisiä lukemaan eteenpäin hiljaisen tietämyksen johtamisen elementeistä, on luvun kaksi loppuun kirjattu lyhyt yhteenveto hiljaisen tietämyksen käsitteestä. Luvussa kolme käsitellään hiljaisen tietämyksen johtamisen suhdetta strategiaan ja strategiseen suunnitteluun, johtamiseen, osaamisen johtamiseen ja tietojohtamiseen. Luvun lopuksi esitellään hiljaisen tietämyksen johtamisen elementit eli tunnustaminen, tunnistaminen, jakaminen, kehittäminen, luominen, hyödyntäminen, resursointi ja arviointi sekä mittaaminen. Näitä elementtejä (ks. kuvio 1) kuvataan tarkemmin luvuissa

10 Johdanto KUVIO 1. Hiljaisen tietämyksen johtamisen elementtejä. Luvussa yhdeksän ja kymmenen käsitellään hiljaisen tietämyksen johtamisen taustalla vaikuttavia tekijöitä. Luku yhdeksän keskittyy tietämyksen johtamisen mahdollistamiseen: mitkä tekijät edesauttavat tai estävät tietämyksen johtamista. Luvussa kymmenen käydään vielä läpi oppimiseen liittyviä asioita. Kirja pyrkiikin esittelemään hiljaisen tietämyksen johtamisen kentän kokonaisuudessaan. 19