Palkkakirjaukset kirjanpidossa jaksotukset Helena Laakso, KLT, HTK RSM Finland Accounting Oy

Transkriptio

1 Palkkakirjaukset kirjanpidossa jaksotukset Helena Laakso, KLT, HTK RSM Finland Accounting Oy Ennen koulutusta 1. Mitä tiedän aiheesta etukäteen? 2. Mitä haluan oppia koulutuksessa? Pohdi vähintään 2 kysymystä kouluttajalle aiheeseen liittyen, mikäli osallistut webinaariin. Koulutuksen jälkeen 1. Tee kurssitesti 2. Mitä opin koulutuksesta? Kirjaa oppimasi asiat paperille. 3. Miten voin hyödyntää oppimaani työssäni? VINKKI: Autamme mielellämme opiskeluasioissa! Laitathan viestiä info@opinahjo.fi

2 Sisältö Palkkakirjanpito on yksi osakirjanpidoista Käydään läpi kirjanpidon muutkin osa-alueet yleisellä tasolla Jaksotukset Eläkevakuutukset Sotumaksut Muut lakisääteiset vakuutukset Lomapalkat Täsmäyttäminen 2

3 Palkkakirjaukset ovat osa pääkirjanpitoa Kirjanpito voi olla monin eri tavoin järjestetty Periaatteessa kaikki kirjanpidot sisältävät osakirjanpitoja Tavallisimmat osakirjanpidot ovat Kassakirjanpito Palkanlaskenta Myyntilaskutus ja reskontra Ostolaskut ja reskontra Muita esim. Käyttöomaisuuskirjanpito, varastokirjanpito On mahdollista, että kaikki osakirjanpidot ovat samassa järjestelmässä Ihan yhtä mahdollista on, että palkanlaskenta, myyntilaskut ja ostolaskut ovat eri järjestelmissä kuin pääkirjanpito 3

4 Kahdenkertainen kirjanpito Vuoden 2016 alusta voimaan tullut uusi kirjanpitolaki sallii pienyrityksille yhdenkertaisen kirjanpidon. Tässä esityksessä kuitenkin käymme palkkakirjanpidon kirjauksia kahdenkertaisen kirjanpidon näkökulmasta. Kahdenkertaisen kirjanpidon perusajatuksena on, että kirjanpidon avulla selvitetään mihin raha on mennyt ja mistä se on tullut. Kunkin tositteen tulee mennä kirjausten jälkeen tasan, joka tarkoittaa sitä, että laskelmalla yhteen debetviennit ja vähentämällä niistä kreditviennit, on loppusumma nolla. Taseen tileillä debet puolen loppusaldot tarkoittavat, että kyseisellä tilillä on VAROJA ja kreditsaldoiset tilit tarkoittavat, että ko tilillä on VELKAA Tuloslaskelman tileillä puolestaan debet viennit ovat KULUtilien vientejä ja kredit viennit TUOTTOpuolen vientejä 4

5 Siirtosaamiset ja siirtovelat Käyttämällä siirtosaamis- ja siirtovelkatilejä voidaan kulu tai tuotto siirtää tilikaudelta toiselle Tätä kutsutaan kulujen ja tuottojen jaksottamiseksi Jaksotuksia tehdään, jotta tuotot ja kulut saadaan kohdistettua oikealle tilikaudelle Siirtosaamiset ovat taseen vastaavaa ja siirtovelat vastattavaa puolen eriä Esimerkkejä (tilikausi päättyi ): Pankista on maksettu joulukuussa 2017 tammikuun 2018 Lounassetelit Joulukuussa kirjataan tämä ennakkoon maksettu suoritus siirtosaamiseksi Tammikuussa setelit kirjataan lounassetelikuluksi ja pois siirtosaamisista Pankista on maksettu tammikuussa 2018 joulukuun 2017 palkkojen eläkevakuutusmaksu Joulukuussa kirjataan tämä eläkemaksu eläkekuluihin ja siirtovelkoihin Tammikuussa eläkemaksu kirjataan pois siirtoveloista ja maksetuksi pankista 5

6 Automaattista/manuaalista kirjaamista? Jos sama järjestelmä, tapahtumat yleensä siirtyvät automaattisesti Jos eri järjestelmä, usein on käytössä jokin tekninen apuväline, jonka välityksellä tapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon Joskus on myös tilanne, jossa kaikki kirjaukset täytyy kirjata tapahtuma kerrallaan Tällöin erilaiset palkkajärjestelmästä saatavat yhteenvedot ovat käyttökelpoisia ja helpottavat rutiineja ja pienentävät virhekirjausriskiä 6

7 Oikein vai väärin Kirjanpidon tuloslaskelma osoittaa samaa tulosta käytettiinpä yhden- tai kahdenkertaista kirjanpitoa Siirtosaamiseksi kirjattu erä tarkoittaa sitä, että jokin kuluerä on jäänyt velaksi tarkastelujakson (esim. tilikausi) päättyessä 7

8 Palkkojen sivukulut (lasketaan ennakonpidätyksen alaisesta palkasta) 8

9 Palkkalaskelmaesimerkki Oy Yritys Ab Työntekijä: Anne Palkansaaja Hetu: XXXX Tilinumero: FI Palkkalaskelma ajalta Bruttopalkka 3000 Ravintoetu 200 Puhelinetu 20 Rahapalkka 2780 Ennakonpidätys -500 Tyel-maksu 6,15 % -185 Työttömyysvak. 1,60 % -48 Netto 2048 Palkkaennakko -250 Ulosotto -150 Maksetaan

10 Kysymys Mitä arvelet, mitkä erät kirjataan kirjanpitoon? 10

11 Vastaus Oy Yritys Ab Työntekijä: Anne Palkansaaja Hetu: XXXX Tilinumero: FI Palkkalaskelma ajalta Bruttopalkka 3000 Ravintoetu 200 Puhelinetu 20 Rahapalkka 2780 Ennakonpidätys -500 Tyel-maksu 6,15 % -185 Työttömyysvak. 1,60 % -48 Netto 2048 Palkkaennakko -250 Ulosotto -150 Maksetaan 1648 Brutto, eri kirjausvaihtoehtoja Tyel, Tyött.vak, eri kirjausvaihtoehtoja 11

12 Brutto- ja rahapalkan kirjausvaihtoehdot Kirjanpitoon voidaan kirjata joko A) Veronalainen palkka, jolloin luontoisedut kirjataan vastakirjauksilla oikaisemaan palkkakuluja B) Rahapalkka, ei luontaisetuja erikseen Kirjaustapa A) Palkat Lounassetelietu Puhelinetu Luont.etujen vastatili Rahapalkka 2780 Lounassetelietu 200 Puhelinetu 20 Luontaisetujen vastatili 220 Kirjaustapa B) Palkat Rahapalkka 2780 Nettovaikutus molemmissa on, että kirjanpitoon kuluksi jää rahapalkan määrä Oma suositukseni on, että käytetään kirjaustapaa A Purkaa paremmin auki tapahtumia Täsmäyttäminen yksinkertaisempaa 12

13 Eläkevakuutusmaksun kirjausvaihtoehdot Pidätetty eläkevakuutusmaksu voidaan kirjata kirjanpitoon joko A) Kirjaamalla se eläkemaksutilin (kulutili) oikaisuksi B) Kirjaamalla se velaksi eläkevakuutusyhtiölle Kirjaus A) Kirjaus B) Eläkemaksut (kulutili) An eläkemaksut 185 Eläkemaksuvelka An eläkemaksuvelka 185 Tämä kirjaustapa määrittää sen millä tavoin työnantajan eläkevakuutusmaksu, joka tilitetään eläkevakuutusyhtiöön, kirjataan 13

14 Työttömyysvakuutusmaksun kirjausvaihtoehdot Pidätetty työttömyysvakuutusmaksu voidaan kirjata kirjanpitoon joko A) Kirjaamalla se työttömyysmaksutilin (kulutili) oikaisuksi B) Kirjaamalla se velaksi TVR -rahastolle Kirjaus A) Kirjaus B) Tyött.vak.maksut (kulutili) An työttömyysvakuutusmaksut 48 Velka TVR Rahastolle An työttömyysmaksuvelka 48 Tämä kirjaustapa määrittää sen millä tavoin työnantajan työttömyysvakuutusmaksu, joka tilitetään TVR-rahastolle, kirjataan 14

15 Muiden vähentävien erien kirjaaminen Ennakonpidätyksen kirjaus: Ennakonpidätysvelka An Ennakonpidätysvelka 500 Palkkaennakon kirjaus: Palkkaennakot An Palkkaennakot 250 Ulosottopidätyksen kirjaus: Ulosotto(tilitys)velka An Ulosottovelka

16 Nettopalkan kirjaaminen Nettopalkka voidaan kirjata joko A) Kirjaamalla se pankkitililtä maksetuksi B) Kuittaamalla se nettojen välitililtä maksetuksi Kirjaus A) Kirjaus B) Pankkitili An pankkitili 1648 Palkkojen välitili An palkkojen välitili 1648 Mikäli käytetään palkkojen välitiliä, tällöin kirjataan erillisinä erinä palkkalaskelma(t) ja erillisinä tapahtumina pankkitiliotteen tapahtumat. Tämä menettely on varsin yleinen ja erityisesti isommissa organisaatioissa lähes aina ainut käytetty tapa. 16

17 Muita kuluja, jotka kirjataan kirjanpitoon palkkojen perusteella Sosiaaliturvamaksu Eläkevakuutusmaksu (työnantajan osuus) Tapaturmavakuutusmaksu (työnantajan osuus) Ryhmähenkivakuutusmaksu Työttömyysvakuutusmaksu (työnantajan osuus) Lomapalkkavelka Pekkaspäivien tmv velka Lounasseteleiden käyttö Ulosottopidätys Puhelinetujen alv 17

18 Sosiaaliturvamaksun määrä ja kirjaus Sosiaaliturvamaksun määrä vuonna 2017 on 1,08% (2016 = 2,12%) ennakonpidätyksen alaisista palkoista. Esimerkkipalkkalaskelmallamme sosiaaliturvamaksun määrä on tällöin * 2,12% = 32,40 euroa Sosiaaliturvamaksu kirjataan sekä kulutilille (sotumaksut) että velkatilille (sotumaksuvelat) Sotumaksut (kulutili) Sotuvelat (velkatili) Per sotumaksut an sotuvelka 32,40 32,40 Kun sotumaksu aikanaan (=seuraavan kuukauden 12. pnä) tilitetään verohallinnolle, maksuhetkellä kirjataan Per sotuvelat an pankkitili Pankkitili Sotuvelat Per sotuvelka an pankkitili 32,40 32,40 18

19 Työnantajan eläkevakuutusmaksun kirjaus, vaihtoehto A Kuten aiemmin mainitsin, pidätetyn Tyel maksun kirjaaminen vaikuttaa siihen mille tilille työnantajan Tyel maksu kirjataan. Työnantajan eläkevakuutusyhtiölle maksettavaksi tuleva määrä on keskimäärin 25,1% ennakonpidätyksen alaisesta palkasta eli * 25,1% = n. 755 euroa Jos pidätetty Tyel kirjattiin vaihtoehdon A mukaan, kirjataan bruttomäärä Tyel maksusta myös kulutilille. Kirjaus: Per Eläkemaksut an Eläkemaksuvelka 755 euroa Eläkemaksut (kulutili) Eläkemaksuvelka Per eläkemaks an Eläkemaks.v

20 Työnantajan eläkevakuutusmaksun kirjaus, vaihtoehto B Jos pidätetty Tyel kirjattiin vaihtoehdon B mukaan, kirjataan samoille tileille, mutta vain se määrä, joka vastaa Työnantajalle kuluksi jäävää määrää. Työnantajalle kuluksi jää bruton 25,1% ja työntekijältä pidätetyn 6,15%:n erotus eli hieman alle 19 prosenttia ennakonpidätyksen alaisesta palkasta eli * 19%= 570 euroa Eläkemaksut (kulutili) Eläkemaksuvelka Per eläkemaks an Eläkemaks.v Todellinen Tyel-määrä kannattaa varmistaa omalta vakuutusyhtiöltä! Lopullinen prosentti on riippuvainen mm. ennakkomaksujen tasosta 20

21 Työnantajan eläkevakuutusmaksun kirjaus, lopputulema Sekä vaihtoehdon A että B kirjausten jälkeen eläkemaksuvelkatilillä on sama saldo eli 755 euroa. Summa vastaa Tyel yhtiöltä aikanaan tulevaa laskua. Kun lasku aikanaan maksetaan, kirjaus on: Pankkitili Eläkemaksuvelka Per eläkemaksuvelka an pankki

22 Tapaturma-, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutus Kuten aiemmin mainittiin, pidätetyn Työttömyysvakuutus-maksun kirjaaminen vaikuttaa siihen mille tilille työnantajan työttömyysvakuutusmaksu kirjataan Logiikka on sama kuin edellä käydyssä Tyel maksun kirjaamisessa. Työnantajan maksettavaksi tulevan määrä vaihtelee erityisesti tapaturmavakuutusluokituksen perusteella Määrän saa selville työnantajan vakuutusyhtiöstä Jonkinlaisena keskiarvona voitaneen pitää, että työnantajalle jää kulusi yhteensä n. 2,75 % ennakonpidätyksen alaisesta palkasta Näiden lakisääteisten henkilövakuutusten maksuaikataulut ovat yleensä etupainotteiset, ts. alkuvuodesta erääntyvät maksettavaksi koko vuoden maksut 22

23 Tapaturma-, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutus Tapaturma-, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutus voidaan kirjata omille kulu- ja velkatileilleen.varsin yleistä on, että eriä yhdistellään ja käytetään yhtä kulutiliä ja yhtä velkatiliä. Mikäli pidätetty Työttömyysvakuutusmaksu on kirjattu aiemmin vaihtoehdon A) mukaan, kirjaus on Per lakisääteiset henkilövakuutukset an lakisääteisten henkilövakuutusten velka 82,50 euroa (=3000*3,75%) Mikäli pidätetty Työttömyysvakuutusmaksu on kirjattu aiemmin vaihtoehdon B) mukaan, kirjaus on Per lakisääteiset henkilövakuutukset an lakisääteisten henkilövakuutusten velka 34,50 euroa (=3000*1,15%) Kun eri vakuutusyhtiöiltä tulee laskut, niiden maksuhetkellä kirjaus on per Henkilövakuutusten velka an Pankkitili. Lakisäät. hlövak (kulutili) Lakisäät. hlövak velka 82,50 82,50 Lakisäät. hlövak (kulutili) Lakisäät. hlövak velka 34,50 34,50 Lakisäät. hlövak velka Pankkitili 82,50 82,50 23

24 Oikein vai väärin Palkasta pidätetty ennakonpidätys voidaan kirjata kahdenkertaisessa kirjanpidossa usealla eri tavalla Kirjanpitoon kuluksi jäävä TyEL-maksun määrä on sama sekä kirjaustavalla A että B TyEL-maksu määräytyy veronalaisen palkan perusteella 24

25 Lomapalkkavelan kirjaaminen Lomapalkkavelan kirjaamisessa on käytössä erittäin monta erilaista vaihtoehtoa, esimerkiksi: Lomapalkkavelkaa ei kirjata lainkaan (harvinaista, ei suositeltavaa) ja lomapalkat tulevat kirjatuiksi kuluna kun ne maksetaan Lomapalkkavelan määrä lasketaan vain tilinpäätösvaiheessa, vuoden mittaan maksetut lomapalkat kirjataan kuluksi Lomapalkkavelka lasketaan kaavamaisesti prosentuaalisena osuutena maksetuista palkoista ja näin kertyvää lomapalkkavelkaa pienennetään suurin piirtein lomien pitämisen tahdissa Lomapalkkavelka lasketaan kuukausittain henkilöittäin vastaamaan todellista kertymää. Tällöin pidetyt lomat ja maksetut lomarahat pienentävät lomapalkkavelkaa. Kulukirjaus tulee tehdyksi kuukausittain 25

26 Lomapalkkavelan kirjaaminen Lomapalkkavelan lisäksi kirjataan myös lomapalkoista aiheutuvat sosiaalikulut Näiden kirjaaminen noudattelee edellä esitettyjen käytäntöjen mukaista kirjaamista Lomapalkkavelan kirjaukset: 1. Lomaa kertyy: per Lomapalkat an Lomapalkkavelka Lomapalkat (kulutili) Lomapalkkavelka x euroa x euroa 2. Lomaa pidetään: per Lomapalkkavelka an pankkitili Lomapalkkavelka Pankkitili x euroa x euroa Lisäksi kirjataan lomapalkkoihin liittyvät sosiaalikulut käyttäen tilejä Jaksotetut sosiaalikulut ja Lomapalkkojen sosiaalikuluvelka. Kirjaukset vastaavat ylläolevia kirjauksia, kirjaus tapahtuu yleensä omille tileilleen. 26

27 Lounasseteleiden kirjaaminen Edellä olevassa esimerkissä käsittelimme lounassetelit luontoisetuina Toinen vaihtoehto olisi, että työnantaja perii verotusarvoa vastaavan määrän (75%/minimi 6,40) palkasta Tällöin lounasseteleistä peritty arvo kirjattaisiin Lounassetelikulut An lounassetelikulut 200 Lounassetelit tilataan yhtiöön etupainotteisesti ja ostohetkellä ne kirjataan yleensä saatavatilille. Kun lounasseteleitä luovutetaan työntekijöille, kirjataan ne lounassetelikuluksi ja pienennetään saatavatilin saldoa. Lounassetelisaamiset Pankkitili Lounasseteli (kulut) Lounassetelien osto Lounassetelien käyttö

28 Puhelinetujen alv Mikäli henkilöstöllä on käytössä puhelinetu ja yhtiö on arvonlisäverovelvollinen, puhelinedun määrää vastaava summa on arvonlisäverotuksessa vähennyskelvotonta Mikäli todellinen puhelinlasku on etua pienempi, oikaistaan tätä pienempää määrää vastaava määrä arvonlisäverosta ja tilitetään verohallinnolle muiden arvonlisäverojen mukana. Kirjaus on per puhelinkulut an arvonlisäverovelka 4,80 euroa (tai pienempi jos lasku alle 24,80 euroa) Paras käytäntö olisi kirjata alv-oikaisu kuukausittain Puhelinkulut Arvonlisäverovelka

29 Kaikki esimerkkipalkkalaskelman kirjaukset, kirjaustapa A Tarkiste Palkat Luont.etu Tyel kulu Tyött.vak kulu Pankki Enn.pid. velka Sotuvelka Tyel velka Hlövak. velka Palkkaennakko UOpidätysvelka Sotumaksukulu Lomapalkkakulu Lomapalkkavelka L- palkk.sos Bruttopalkka (tapa A) 3000 Luontoisedut (A) -220 Peritty TyEL (A) -185 Peritty tyött.vak (A) -48 Ennakonpidätys -500 Palkkaennakko -250 Ulosottopidätys -150 Nettopalkka Välisuummat ja tarkistus Sotumaksun kirjaus 0 32,4-32,4 TyEL-maksun kirjaus (A) Lakisäät vak.maksut (A) 0 82,5-82,5 Lomapalkkavelka Lomapakkojen sos.kulu Puhelinedun alv Tilien saldot yhteensä , ,4-32, , L-palkk. sos.kuluvelka Puh. kulut Alv-velka 29

30 Kirjaustavalla B - lopputulos on sama Tarkiste Palkat Luont.etu Tyel kulu Tyött.vak kulu Pankki Enn.pid. velka Sotuvelka Tyel velka Hlövak. velka Palkkaennakko UOpidätysvelka Sotumaksukulu Lomapalkkakulu Lomapalkkavelka L- palkk.sos Bruttopalkka (tapa B) 2780 Peritty TyEL (tapa B) -185 Peritty tyött.vak (B) -48 Ennakonpidätys -500 Palkkaennakko -250 Ulosottopidätys -150 Nettopalkka Välisuummat ja tarkistus Sotumaksun kirjaus 32,4-32,4 TyEL-maksun kirjaus (A) Lakisäät vak.maksut (A) 34,5-34,5 Lomapalkkavelka Lomapakkojen sos.kulu Puhelinedun alv 5-5 Tilien saldot yhteensä , ,4-32, , L-palkk. sos.kuluvelka Puh. kulut Alv-velka 30

31 Yhteenveto Palkkakirjanpito on yksi pääkirjanpidon osakirjanpidoista Palkkakirjaukset kirjanpidossa perustuvat palkkalaskelmiin Kirjanpidon kannalta paras tilanne on jos rutiininomaiset palkkakirjaukset saataisiin palkanlaskentajärjestelmästä suoraan Jos näin ei ole, palkkakirjauksia syntyy melkoinen määrä 31

32 Yhteystiedot Opinahjo Oy Salomonkatu 17 A Helsinki Puh MITÄ HALUAN OPPIA TÄNÄÄN? 32