1. Kausijulkaisumäärärahojen varaaminen ja uusintalistojen käsittely. 2. Tilaustietojen tarkistaminen. 3. Eri kausijulkaisuaineistojen tilaaminen

Transkriptio

1 1. Kausijulkaisumäärärahojen varaaminen ja uusintalistojen käsittely 2. Tilaustietojen tarkistaminen 3. Eri kausijulkaisuaineistojen tilaaminen 4. Saapumisvalvonta 5. Laskun käsittely 6. Määrärahaseuranta ja raportointi 7. Vuosikertomukset ja tilastot

2 1. Kausijulkaisumäärärahojen varaaminen ja uusintalistojen käsittely 1.1 Kausijulkaisujen määrärahojen varaaminen 1.2 Uusintalistojen ja hankintapyyntöjen käsittely

3 1.1 Kausijulkaisujen määrärahojen varaaminen Kirjastosihteeri (hankinta) / kokoelmaosaston esimies Erillislaitokset ja tiedekuntien laitokset / osastot / jaokset Kuluvan vuoden kausijulkaisujen määrärahan tarpeen ilmoittaminen / vahvistaminen tarvittaessa Ilmoitus / vahvistus tarvittavasta määrärahasta Kausijulkaisumäärärahan arviointi ja anominen seuraavan vuoden lehtitilauksia varten Määräraha-anomus Kausijulkaisumäärärahan varaaminen seuraavan vuoden budjettiin Ilmoitus myönnetystä / varatusta määrärahasta Myönnetystä / varatusta määrärahasta ilmoittaminen tiedoksi Määrärahan siirtäminen kirjastoyksiköiden vastuualueelle

4 1.2 Uusintalistojen ja hankintapyyntöjen käsittely Kausijulkaisuyksikkö Kirjastosihteeri (hankinta) Tiedekuntien laitokset / osastot / jaokset / pääkirjasto Välittäjät Uusintalistojen ajaminen Uusintalistojen tulostaminen voimassa olevista tilauksista Uusintalistojen tulostaminen Uusintalistat Uusintalistojen lähettäminen kirjastoyksiköille / laitoksille / osastoille / jaoksille keväällä Uusintalistat Uusintalistojen lähettäminen laitoksille / osastoille / jaoksille Uusintalistat Uusintalistat ja uudet tilauspyynnöt Uusintalistojen läpikäyminen vanhojen tilausten osalta ja uusista tilauksista päättäminen Uusintalistat ja uudet tilauspyynnöt Välittäjien lähettämät uusintalistat Uusintalistojen lähettäminen heinä-/ elokuussa Uusintalistojen läpikäynti ja lopetettavien tilausten merkitseminen välittäjien uusintalistoihin Tilaustietojen päivittäminen Tilaustietojen päivittäminen: vanhojen tilausten uusiminen, lopetettavien tilausten merkitseminen, uusien tilausten tekeminen sekä versiotietojen muuttaminen Käsiteltyjen uusintalistojen palauttaminen välittäjille Käsitellyt uusintalistat Yksittäisten hankintapyyntöjen tarkistaminen ja lähettäminen kausijulkaisuyksikköön Uusien lehtien tilaamisesta päättäminen uusien hankintaehdotusten ja -pyyntöjen pohjalta valintakokouksen ulkopuolella

5 2. Tilaustietojen tarkistaminen Tiedekuntien laitokset / osastot / jaokset Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Tiedekuntien laitokset / osastot / kirjastosihteeri (hankinta) Välittäjät Tilaustilanteen tarkistaminen Saatavuuden tarkistaminen Saatavuuden tarkistaminen Tilaustilanteen tarkistaminen (onko jo tilattu tai saadaanko kausijulkaisu jotain muuta kautta) Nelli Oula Päätöksen tekeminen siitä, tarvitaanko kausijulkaisusta lisäkappale Kausijulkaisun saatavilla olemisesta ilmoittaminen (mitä kautta ja missä muodossa) Onko kausijulkaisu saatavilla? Riittääkö jo saatavilla oleva versio?, kausijulkaisu tilataan Tilausluvan varmistaminen tarvittaessa Tilausluvan varmistaminen Kausijulkaisua ei tilata Kustantajan kotisivut Ulrich s Periodicals Directory EBSCOnet (välittäjän tietokanta) Hinta- ja versiotietojen etsiminen Hinta- ja versiotietojen etsiminen Ulkomaisen kausijulkaisun hinta- ja versiotietojen etsiminen Ulkomainen Hankittava kausijulkaisu ulkomainen vai kotimainen? Kotimainen Hinta- ja tilaustietojen etsiminen Lehtien kotisivut Hinta- ja tilaustietojen etsiminen Kotimaisen kausijulkaisun hinta- ja tilaustietojen etsiminen LibNet (välittäjän tietokanta) Hinta- ja versiotietojen etsiminen Vapaakappalekokoelma Tilauspaikan valinta Kustantaja Välittäjä Tilauksen lähettäminen välittäjälle sähköpostilla Tilauksen lähettäminen suoraan kustantajalle sähköpostilla Hyväksynnän kysyminen, jos useita tilausvaihtoehtoja Tilattavan version päättäminen ja päätöksestä ilmoittaminen Kausijulkaisun elektronisen version tilaushinnan kysyminen tarvittaessa Tilaushinnan toimittaminen

6 3. Eri kausijulkaisuaineistojen tilaaminen 1) Painetun lehden sisältävän tilauksen tekeminen (pelkkä painettu, painettu + ilmainen online, painettu + lisämaksullinen online) 2) E-lehden tilauksen tekeminen 3) Suorat kustantajatilaukset 4) FinELib -sopimuksiin sisältyvän aineiston tilaaminen

7 1) Painetun lehden sisältävän tilauksen tekeminen (pelkkä painettu, painettu + ilmainen online, painettu + lisämaksullinen online) Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Luetteloija Välittäjät TTK:n osastot Luettelointimoduulissa olevan bibliografisen tietueen käyttäminen Tietueen käyttäminen Tietueen käyttäminen Löytyykö tietue luettelointimoduulista? Pyydetään luetteloijaa luomaan tietue luettelointimoduuli Tietueen tekeminen Tietueen tekeminen luettelointimoduuliin Tilauksen tekeminen Tilauksen tekeminen in Tilauksen lähettäminen välittäjälle sähköpostilla Tilauksen ja tilausvahvistuksen lähettäminen Tilausvahvistuksen Telluksen IEEE-lehtipaketin tilaaminen Tilauksen tekeminen IEEE -lehtipaketin tilausten tekeminen Hyväksytyn IEEE Student Branch -lehtilistan lähettäminen luettelointimoduuli Tietojen syöttäminen / päivittäminen Uuden tietueen tekeminen / vanhan päivittäminen

8 2) E-lehden tilauksen tekeminen Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Luetteloija Välittäjät E-aineistot / kirjastonhoitaja Luettelointimoduulissa olevan SFX-tietueen käyttäminen Tietueen käyttäminen luettelointimoduuli Tietueen käyttäminen Löytyykö tietue luettelointimoduulista? Tietueen hakeminen Lindasta Linda Tietueen poimiminen Tietueen poimiminen Löytyykö tietue Lindasta? Tietueen käyttäminen Poimitusta tietueesta ilmoittaminen Poimitun tietueen muokkaaminen luettelointimoduulissa Tilauksen lähettäminen välittäjälle sähköpostilla Odotetaan SFX-tietueen saamista Tilauksen tekeminen Tietueen käyttäminen ja tilauksen tekeminen in Saadaanko SFX-tietue? Pyydetään luetteloijaa luomaan tietue luettelointimoduuli Tietueen tekeminen Tietueen tekeminen luettelointimoduuliin Tilauksen tekeminen Tilauksen tekeminen in Tilauksen lähettäminen välittäjälle sähköpostilla Tilauksen ja tilausvahvistuksen lähettäminen Tilausvahvistuksen Ilmoittaminen käyttöön saatavasta e-lehdestä Käyttöön saattaminen

9 Käyttöön saattaminen E-aineistot / kirjastonhoitaja Palveluntuottaja / välittäjä Ilmoittaminen kun e-lehti on käytettävissä E-lehden aktivointi SFX:ssä Aktivointi SFX Merkinnän tekeminen jos jää odottamaan tai on valmis Merkinnän tekeminen EbscoNet A) Lehti aktivoidaan itse käyttöön E-lehden käyttöön saattaminen kiireellisyysjärjestyksessä Käyttöönsaattamistavat Aktivointi B) Epäselvät tapaukset Vapaasti käytettävien lehtien aktivoiminen kerran kuussa SFX:ään Aktivointi SFX

10 A) Lehti aktivoidaan itse käyttöön A) Aktivoidaan itse kustantajan omien sivujen kautta B) Aktivoidaan itse jonkin e-lehtipalvelun kautta

11 A) Aktivoidaan itse kustantajan omien sivujen kautta Kirjastonhoitaja Kustantaja Vaatiiko aktivointi sopimusta? Ehtojen lukeminen sivuilta ja arviointi, voidaanko hyväksyä Sopimusehtojen lukeminen ja arviointi, voidaanko ehtoja noudattaa Rekisteröitymislomakkeen täyttäminen Sopimuksen allekirjoittaminen ja lähettäminen kustantajalle Allekirjoitetun sopimuksen Tilauksen aktivointi PID-numerolla, registration ID-numerolla, tilausnumerolla tai muulla tilausviitteellä Odotetaan kustantajan ohjeita siitä, avaako kustantaja lehden käyttöön vai vaatiiko vielä rekisteröitymisen IP-osoitteiden ilmoittaminen käyttöehtojen sallimassa laajuudessa Vaatiiko rekisteröintiä? Avaamistavan valitseminen: salasana tai IP-tunnistus E-lehden aktivointi SFX:ään Aktivointi SFX Merkinnän tekeminen jos jää odottamaan tai on valmis Merkinnän tekeminen EbscoNet Sopimusten ja rekisteröintitunnusten arkistointi

12 E-lehden aktivointi SFX:ään Kirjastonhoitaja Lehden etsiminen SFX:stä Lehden etsiminen SFX Löytyykö lehti? Odotetaan seuraava SFX-päivitys Lehti löytyy päivityksen jälkeen Löytyykö oikea palvelu? Oikeiden palveluiden aktivointi ja tarvittaessa katevuosien korjaaminen Aktivointi SFX Uuden portfolion tekeminen Uuden portfolion tekeminen SFX Tarvittaessa katevuosien korjaaminen

13 B) Aktivoidaan itse jonkin e-lehtipalvelun kautta Palvelun tuottaja Kirjastonhoitaja Välittäjä Palvelun tuottaja saattaa käyttöön Vaihtoehdot Välittäjä saattaa käyttöön Välittäjä huolehtii käyttöönsaattamisesta Uusien tilauksien käyttöön avaaminen välittäjältä saatujen tietojen perusteella ja siitä ilmoittaminen Palveluun rekisteröityminen Ilmoituksen käyttöön avatuista uusista tilauksista Saatetaan itse käyttöön Palveluun kirjautuminen admin-tunnuksilla Saatetaan käyttöön muulla tavalla Toimitaan kunkin palvelun ohjeistuksen vaatimalla tavalla Ilmoituksen käyttöön avatuista uusista tilauksista Tilauksen aktivointi PID-numerolla tai muulla tilausviitteellä E-lehden aktivointi SFX:ään Aktivointi SFX Merkinnän tekeminen jos jää odottamaan tai on valmis Merkinnän tekeminen EbscoNet Palveluntuottajan rekisteritietojen arkistointi

14 E-lehden aktivointi SFX:ään Kirjastonhoitaja Lehden etsiminen SFX:stä Lehden etsiminen SFX Löytyykö lehti? Odotetaan seuraava SFX-päivitys Lehti löytyy päivityksen jälkeen Löytyykö oikea palvelu? Oikeiden palveluiden aktivointi ja tarvittaessa katevuosien korjaaminen Aktivointi SFX Uuden portfolion tekeminen Uuden portfolion tekeminen SFX Tarvittaessa katevuosien korjaaminen

15 B) Epäselvät tapaukset Kirjastonhoitaja Välittäjä Pyydetään välittäjää huolehtimaan e-lehti käyttöön tai antamaan lisäohjeistusta Välittäjän toimenpiteet Antaa lisäohjeistusta Lisäohjeistuksen antaminen Käyttöönsaattaminen Lisäohjeistuksen perusteella toimiminen Saadaanko käyttöön lisäohjeistuksen avulla? Tarkemman lisäohjeistuksen antaminen Välittäjä huolehtii käyttöön saattamisesta Ilmoituksen käyttöön avatuista uusista tilauksista SFX Aktivointi E-lehden aktivointi SFX:ään Ebscon Registration Merkinnän tekeminen Merkinnän tekeminen trackeriin jos jää odottamaan tai on valmis

16 E-lehden aktivointi SFX:ssä Kirjastonhoitaja Lehden etsiminen SFX:stä Lehden etsiminen SFX Löytyykö lehti? Odotetaan seuraava SFX-päivitys Lehti löytyy päivityksen jälkeen Löytyykö oikea palvelu? Oikeiden palveluiden aktivointi ja tarvittaessa katevuosien korjaaminen Aktivointi SFX Uuden portfolion tekeminen Uuden portfolion tekeminen SFX Tarvittaessa katevuosien korjaaminen

17 3) Suorat kustantajatilaukset Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Kustantaja Tilauksen tekeminen Tilauksen lähettäminen suoraan kustantajalle sähköpostilla Tilauksen ja käsittely Laskun ja käsittely Laskun lähettäminen Tilauksen uusiminen Uusitaanko tilausta? Onko määräaikainen tilaus?, kestotilaus Tilauksen lopettamisesta ilmoittaminen suoraan kustantajalle Tilauksen lopettamisen ja käsittely Tilausta ei tarvitse lopettaa Onko määräaikainen tilaus?, kestotilaus Tilausta ei tarvitse uudistaa Tilausuudistuksen lähettäminen suoraan kustantajalle Tilausuudistuksen ja käsittely

18 4) FinELib -sopimuksiin sisältyvän aineiston tilaaminen Kirjastonhoitaja (e-aineistovastaava) Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Laitoksen tai erilliskirjaston yhdyshenkilö Välittäjät Päätöksen odottaminen Päättyvistä sopimuksista ilmoittaminen ja yhteenvedon lähettäminen tarjouksesta kausijulkaisuyksikköön Ilmoituksen päättyvistä sopimuksista ja tarjousyhteenvedosta Tilaustietojen etsiminen Tilaustietojen etsiminen Niiden tilattujen kausijulkaisujen tilaustietojen etsiminen, joihin mahdollinen sopimus vaikuttaa EBSCOnet (välittäjän tietokanta) Tilaustiedot Excel-taulukkona Tilaustietojen toimittaminen Ilmoitetaan niiden kausijulkaisujen kustantajat, joihin mahdollinen sopimus vaikuttaa (tilausten uusiminen ja mahdolliset uudet tilaukset jätetään odottamaan päätöstä) Päätöksen odottaminen ko. kustantajien kustantamien kausijulkaisujen osalta Välittäjän uusintalistoihin laitetaan huomautus tilauspäätöksen odottamisesta Päätöksen odottaminen Tilauksen tekeminen Sopimustilanteesta ilmoittaminen kausijulkaisuyksikköön Ilmoituksen sopimustilanteesta ja siitä ilmoittaminen Ilmoitus sopimustilanteesta Tehtiinkö sopimus? Odottamaan jätettyjen tilausten uudistaminen Tilausten uudistaminen Halti Kausijulkaisulistan tarkistaminen FinELibistä saadun kausijulkaisulistan ja sopimusehtojen tarkistaminen Sopimuksen merkitseminen Tilaustietueen tekeminen Sopimuksen merkitseminen ko. kausijulkaisujen tietueisiin ja tilaustietueen tekeminen Sopimuksesta ja sen ehdoista ilmoittaminen Ilmoitus sopimuksesta ja sen ehdoista Ilmoitus sopimuksesta ja sen ehdoista Onko kaikki kustantajan kausijulkaisut listalla? Odottamaan jätettyjen tilausten uudistaminen Tilaustietojen päivittäminen Tilausten uudistaminen / käsitteleminen Tilaustietojen päivittäminen Uudistettavien sopimusten osalta odottamaan jätettyjen tilausten loppuun käsitteleminen Tilaustietojen päivittäminen Uusien aineistojen osalta odottamaan jätettyjen tilausten lopettaminen Tilausten lopettaminen

19 4. Saapumisvalvonta 4.1. Painetun kausijulkaisun saapumisvalvonta ja karhunta 4.2. Kollapsointi ja sidonta 4.3. Toimimattomien e-lehtien uudelleen aktivointi

20 4.1. Painetun kausijulkaisun saapumisvalvonta ja karhunta Kirjastoamanuenssi / kirjastosihteeri (kausijulkaisu) Lehtien Lehden hakeminen Lehden haku Löytyykö lehti sta? Lehden hakeminen luettelointimoduulista Lehden haku luettelointimoduuli Löytyykö lehti luettelointimoduulista? Luettelointi luettelointimoduulissa Bibliografisen tietueen tekeminen luettelointimoduuli Varastotietueen tekeminen Tietueen tekeminen luettelointimoduuli Onko saapumisvalvontakaava ok? Saapumisvalvontakaavan valitseminen / tekeminen Saapumisvalvontakaavan valitseminen / tekeminen Saapumisvalvonta Saapumisvalvonta Karhunta Kiertolehti? Lehden hyllyttäminen Kiertolistan tulostaminen ja lehden toimittaminen ensimmäiselle lukijalle Lehden palautuminen kierrosta

21 Karhunta Kirjastoamanuenssi Kausijulkaisuyksikkö Kirjastoyksiköt Välittäjä Kustantaja Kahden viikon välein Karhuamismerkinnän tekeminen Karhuamismerkinnän tekeminen saapumisvalvonnan yhteydessä Karhuamismerkinnän tekeminen Karhuamismerkinnän tekeminen saapumisvalvonnan yhteydessä Raporttien ajaminen Reporter Raporttien ajaminen karhuttavista numeroista (kaikki kirjastoyksiköt) Raporttien tulostuminen Raportit karhuttavista numeroista Raporttien läpikäynti Karhuaminen Muu välittäjä Tulosteiden Ebscolta, toimittaminen LehtiMarketilta kausijulkaisuyksikköön tai muualta Puuttuvien numeroiden karhuaminen Ebsco tai LehtiMarket Uusi reklamaatio Puuttuvien numeroiden karhuaminen EbscoNet Ilmoitus uudesta reklamaatiosta Puuttuvista numeroista ilmoittaminen kustantajalle Puuttuvien numeroiden toimittaminen Ilmoitus uudesta reklamaatiosta LibNet Pääkirjaston karhuttujen numeroiden vastaanotto ja saapumisvalvonta Karhuttujen numeroiden vastaanotto ja saapumisvalvonta Pari kertaa vuodessa Ajon tekeminen uusimmista saapuneista numeroista Atk-ajon tekeminen nimekkeittäin uusimmista saapuneista numeroista Listauksen tulostuminen Listaus nimekkeittäin uusimmista saapuneista numeroista Karhuttavista numeroista ilmoittaminen kausijulkaisuyksikköön Seurannan täydentäminen hyllytarkastuksilla

22 4.2. Kollapsointi ja sidonta Pääkirjastossa tehtävä kollapsointi, kokoelmasiirrot ja sidonta Muissa yksiköissä tehtävä kollapsointi ja kokoelmasiirrot

23 Pääkirjastossa tehtävä kollapsointi, kokoelmasiirrot ja sidonta Kirjastoamanuenssi Kirjastosihteeri (kokoelmaosasto) Kirjastosihteeri (vapaakappaleet) Kirjansitomo Päättyneen vuoden lehtien siirtäminen Ulkomainen vai kotimainen lehti? Kotimainen Säilytetäänkö K Kaussa? K Kausta poistaminen Lehtien siirtäminen lainattavaan kokoelmaan, divariin, paperinkeräykseen tai FA-kokoelmaan Kollapsointi luettelointimoduuli Varastotietueen päivittäminen Ulkomainen Kollapsointi Varastotietueen päivittäminen Lehtien siirtäminen K Kaun säilytettävien lehtien puolelle luettelointimoduuli Kollapsointi Varastotietueen päivittäminen luettelointimoduuli K Kausta poistaminen Valittujen lehtien vuosikertojen toimittaminen sidottavaksi Toimituksen ja tarkistaminen Lehtien sitominen ja toimittaminen Varastotietueen päivittäminen Sidottujen lehtien toimittaminen K Kaun säilytettävien lehtien puolelle Sidontamäärärahojen seuraaminen Lehtien siirtäminen lainattavaan kokoelmaan

24 Muissa yksiköissä tehtävä kollapsointi ja kokoelmasiirrot Kirjastosihteeri (kausijulkaisu) Saapumisvalvontatietojen päivittäminen julkaisuvuoden vaihtuessa Kollapsointi Varastotietueen päivittäminen Yksiköissä tehtävät kausijulkaisujen kokoelmasiirrot (klinikat, varastot, lainattava kokoelma jne.) luettelointimoduuli

25 4.3. Toimimattomien e-lehtien uudelleen aktivointi E-aineistot / kirjastonhoitaja Välittäjä Kustantaja Tiedon e-lehdestä, joka lakannut toimimasta EbscoNet Tilaustietojen tarkistaminen Tilaustietojen tarkistaminen Tilaustietojen tarkistaminen, onko tilaus voimassa luettelointimoduuli Deaktivointi Katevuosien muuttaminen Lehden deaktivointi tai katevuosien muuttaminen Tilaus voimassa? SFX Tilanteesta tiedottaminen välittäjälle ja välittäjän toimintaohjeiden odottaminen Toimintaohjeiden toimittaminen Välittäjän toimintaohjeiden mukaisesti toimiminen Lehti toiminnassa ja siitä mahdollisesti asiakkaalle ilmoittaminen Auttavatko välittäjän toimintaohjeet? Kustantajan reklamointi ja kustantajan toimintaohjeiden odottaminen Toimintaohjeiden toimittaminen Kustantajan toimintaohjeiden mukaisesti toimiminen Auttavatko kustantajan toimintaohjeet? Lisäohjeistuksen pyytäminen välittäjältä tai kustantajalta Lisäohjeistuksen antaminen Lisäohjeistuksen antaminen Lisäohjeistuksen perusteella toimiminen

26 5. Laskun käsittely Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Itella Laskuttaja FinELib-vastaava Kirjaston esimies / johtaja Lasku saapuu suoraan on Laskun asiatarkastaminen ja syöttäminen hankintaohjelmaan Laskun syöttäminen Laskun lähettäminen Itellaan skannattavaksi sekä laskutusosoitekorjauksen tekeminen laskuttajalle Laskun Laskutusosoitteen korjaaminen Laskun skannaaminen ja lähettäminen on Laskun lähettäminen Ilmoitus saapuneesta laskusta Ilmoitus saapuneesta laskusta Laskun avaaminen ja tarvittaessa tulostaminen sta Laskun asiatarkastaminen ja syöttäminen hankintaohjelmaan Laskun syöttäminen Laskutettavien ulkomaisten julkaisujen arvonlisäveron määritteleminen Laskun oikeellisuuden tarkistaminen Laskun tietojen tarkistaminen Onko Pääkirjaston lasku? Laskun reitittäminen kirjastoyksikön / laitoksen yhdyshenkilölle (asiatarkastajalle) Laskun reitittäminen Onko FinELiblasku? Laskun tiliöinti ja reitittäminen hyväksyjälle Laskun tiliöinti Laskun reitittäminen Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen Laskun tiliöinti ja reitittäminen asiatarkastajalle Laskun tiliöinti Laskun reitittäminen Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Laskun asiatarkastaminen ja reitittäminen hyväksyjälle Laskun reitittäminen Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen

27 Laskun reitittäminen kirjastoyksikön / laitoksen yhdyshenkilölle (asiatarkastajalle) 1) Laskun käsittely Telluksessa 2) Laskun käsittely Snellmaniassa

28 1) Laskun käsittely Telluksessa 1.1) Pääkirjastossa tarkistetun laskun käsittely 1.2) Telluksen oman laskun käsittely

29 1.1) Pääkirjastossa tarkistetun laskun käsittely Kirjastosihteeri (hankinta) Kirjaston esimies LuTK ja TTK/TuTa Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Laskun hakeminen Laskun hakeminen Laskun vastaanottaja TTK Lutk ja TTK/TuTa Pääkirjastossa tarkastetun lehtilaskun tarkastaminen ja reitittäminen Laskun reitittäminen Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Pääkirjastossa tarkastetun lehtilaskun tarkastaminen ja tiliöinti Laskun tiliöinti Tiliöidyn laskun reitittäminen kirjaston esimiehelle Laskun reitittäminen Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Laskun hakeminen Laskun hakeminen Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen Monografiasarjojen, standardien ja ST-korttien laskujen tarkastaminen, tiliöinti ja reitittäminen Laskun tiliöinti

30 1.2) Telluksen oman laskun käsittely Kirjastosihteeri (hankinta) Kirjaston esimies Laskun tallentaminen Laskun tallentaminen Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Laskun hakeminen Laskun hakeminen Omien lehtitilauslaskujen tarkistaminen, tiliöinti ja reitittäminen Laskun tiliöinti Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Laskun hakeminen Laskun hakeminen Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen

31 2) Laskun käsittely Snellmaniassa KASOPE (jaokset) Kirjastosihteeri Kirjaston esimies Jaoksen toimistohenkilökunta KASOPEn laskun käsittely Lehtien määrärahaseuranta on annettu Snellmanian kirjastolle Ilmoituksen ja laskun hakeminen Laskun hakeminen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista KASOPEn laskujen tiliöinti Laskujen tiliöinti Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Ilmoituksen Laskujen hakeminen ja hyväksyminen Laskun hakeminen Laskun hyväksyminen HuTK:n laskun käsittely Ilmoituksen ja laskun hakeminen Laskun hakeminen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista HuTKin laskujen tarkistaminen ja reitittäminen lehden tilanneen jaoksen toimistohenkilökunnalle Laskun reitittäminen Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista

32 6. Määrärahaseuranta ja raportointi Kirjastosihteeri (hankinta) Toimistosihteeri Laitokset Kirjaston esimies / johtaja Kirjaston johtoryhmä Tilirakenteiden päivittäminen Uusien tilirakenteiden tekeminen ja olemassaolevien päivittäminen tarvittaessa Vuosiraporttien ajaminen Kuukausiraporttien ajaminen Raporttien ajaminen AdeEko-raporttien ajaminen Pääkirjaston osalta AdeEko Kuukausiraporttien tulostuminen Vuosiraporttien tulostuminen Vuosiraportit () Tellus ja Snellmania Tellus ja Snellmania Kuukausiraportit (AdeEko) Pääkirjasto Tellus ja Snellmania Kuukausiraporttien tarkistaminen ja lähettäminen Koosteen tekeminen pääkirjaston määrärahahankinnoista (Excel-taulukko) Kooste määrärahahankinnoista Kuukausiraportit (AdeEko) Laitoskohtaisten taulukoiden tekeminen em. raporteista (Excel-taulukko) Laitoskohtaiset taulukot (Snellmaniasta vain tarvittaessa) Vuosiraportti Vuosiraportti Tilastojen tekeminen vuosiraportista

33 7. Vuosikertomukset ja tilastot 7.1. Vuosikertomukset ja tilastointi 7.2. E-aineistot

34 7.1. Vuosikertomukset ja tilastointi Kirjastosihteeri (hankinta) Kirjaston esimies Tilastotietojen tulostaminen Tilastotietojen tulostaminen n eri raporteista Tilastotietojen kokoaminen raporteista Tietojen toimittaminen vuosikertomuksen tekoa varten Vuosikertomus Tilaston tekeminen tilatuista kausijulkaisuista ja tilaston toimittaminen esimiehelle KITT-tilastotietojen toimittaminen valtakunnalliseen tilastoon KITT Tilastotietojen toimittaminen

35 7.2. E-aineistot E-aineistot / kirjastonhoitaja Kirjaston esimies Oula SFX- ja e-kirjatietuiden määrä Halti Tilastojen hakeminen Tilastojen hakeminen Hankinta- ja käyttötilastojen kokoaminen Haltista ja palveluntuottajien tietokannoista Tietojen toimittaminen vuosikertomuksen tekoa varten Vuosikertomus Eri palveluntuottajien tietokannat KITT-tilastotietojen toimittaminen valtakunnalliseen tilastoon Tilastotietojen toimittaminen KITT

36 1. Kausijulkaisumäärärahojen varaaminen ja uusintalistojen käsittely 2. Tilaustietojen tarkistaminen 3. Eri kausijulkaisuaineistojen tilaaminen 4. Saapumisvalvonta 5. Laskun käsittely 6. Määrärahaseuranta ja raportointi 7. Vuosikertomukset ja tilastot

37 1. Kausijulkaisumäärärahojen varaaminen ja uusintalistojen käsittely 1.1 Kausijulkaisujen määrärahojen varaaminen 1.2 Uusintalistojen ja hankintapyyntöjen käsittely

38 1.1 Kausijulkaisujen määrärahojen varaaminen Kirjastosihteeri (hankinta) / kokoelmaosaston esimies Erillislaitokset ja tiedekuntien laitokset / osastot / jaokset Kuluvan vuoden kausijulkaisujen määrärahan tarpeen ilmoittaminen / vahvistaminen tarvittaessa Ilmoitus / vahvistus tarvittavasta määrärahasta Kausijulkaisumäärärahan arviointi ja anominen seuraavan vuoden lehtitilauksia varten Määräraha-anomus Kausijulkaisumäärärahan varaaminen seuraavan vuoden budjettiin Ilmoitus myönnetystä / varatusta määrärahasta Myönnetystä / varatusta määrärahasta ilmoittaminen tiedoksi Määrärahan siirtäminen kirjastoyksiköiden vastuualueelle

39 1.2 Uusintalistojen ja hankintapyyntöjen käsittely Kausijulkaisuyksikkö Kirjastosihteeri (hankinta) Tiedekuntien laitokset / osastot / jaokset / pääkirjasto Välittäjät Uusintalistojen ajaminen Uusintalistojen tulostaminen voimassa olevista tilauksista Uusintalistojen tulostaminen Uusintalistat Uusintalistojen lähettäminen kirjastoyksiköille / laitoksille / osastoille / jaoksille keväällä Uusintalistat Uusintalistojen lähettäminen laitoksille / osastoille / jaoksille Uusintalistat Uusintalistat ja uudet tilauspyynnöt Uusintalistojen läpikäyminen vanhojen tilausten osalta ja uusista tilauksista päättäminen Uusintalistat ja uudet tilauspyynnöt Välittäjien lähettämät uusintalistat Uusintalistojen lähettäminen heinä-/ elokuussa Uusintalistojen läpikäynti ja lopetettavien tilausten merkitseminen välittäjien uusintalistoihin Tilaustietojen päivittäminen Tilaustietojen päivittäminen: vanhojen tilausten uusiminen, lopetettavien tilausten merkitseminen, uusien tilausten tekeminen sekä versiotietojen muuttaminen Käsiteltyjen uusintalistojen palauttaminen välittäjille Käsitellyt uusintalistat Yksittäisten hankintapyyntöjen tarkistaminen ja lähettäminen kausijulkaisuyksikköön Uusien lehtien tilaamisesta päättäminen uusien hankintaehdotusten ja -pyyntöjen pohjalta valintakokouksen ulkopuolella

40 2. Tilaustietojen tarkistaminen Tiedekuntien laitokset / osastot / jaokset Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Tiedekuntien laitokset / osastot / kirjastosihteeri (hankinta) Välittäjät Tilaustilanteen tarkistaminen Saatavuuden tarkistaminen Saatavuuden tarkistaminen Tilaustilanteen tarkistaminen (onko jo tilattu tai saadaanko kausijulkaisu jotain muuta kautta) Nelli Oula Päätöksen tekeminen siitä, tarvitaanko kausijulkaisusta lisäkappale Kausijulkaisun saatavilla olemisesta ilmoittaminen (mitä kautta ja missä muodossa) Onko kausijulkaisu saatavilla? Riittääkö jo saatavilla oleva versio?, kausijulkaisu tilataan Tilausluvan varmistaminen tarvittaessa Tilausluvan varmistaminen Kausijulkaisua ei tilata Kustantajan kotisivut Ulrich s Periodicals Directory EBSCOnet (välittäjän tietokanta) Hinta- ja versiotietojen etsiminen Hinta- ja versiotietojen etsiminen Ulkomaisen kausijulkaisun hinta- ja versiotietojen etsiminen Ulkomainen Hankittava kausijulkaisu ulkomainen vai kotimainen? Kotimainen Hinta- ja tilaustietojen etsiminen Lehtien kotisivut Hinta- ja tilaustietojen etsiminen Kotimaisen kausijulkaisun hinta- ja tilaustietojen etsiminen LibNet (välittäjän tietokanta) Hinta- ja versiotietojen etsiminen Vapaakappalekokoelma Tilauspaikan valinta Kustantaja Välittäjä Tilauksen lähettäminen välittäjälle sähköpostilla Tilauksen lähettäminen suoraan kustantajalle sähköpostilla Hyväksynnän kysyminen, jos useita tilausvaihtoehtoja Tilattavan version päättäminen ja päätöksestä ilmoittaminen Kausijulkaisun elektronisen version tilaushinnan kysyminen tarvittaessa Tilaushinnan toimittaminen

41 3. Eri kausijulkaisuaineistojen tilaaminen 1) Painetun lehden sisältävän tilauksen tekeminen (pelkkä painettu, painettu + ilmainen online, painettu + lisämaksullinen online) 2) E-lehden tilauksen tekeminen 3) Suorat kustantajatilaukset 4) FinELib -sopimuksiin sisältyvän aineiston tilaaminen

42 1) Painetun lehden sisältävän tilauksen tekeminen (pelkkä painettu, painettu + ilmainen online, painettu + lisämaksullinen online) Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Luetteloija Välittäjät TTK:n osastot Luettelointimoduulissa olevan bibliografisen tietueen käyttäminen Tietueen käyttäminen Tietueen käyttäminen Löytyykö tietue luettelointimoduulista? Pyydetään luetteloijaa luomaan tietue luettelointimoduuli Tietueen tekeminen Tietueen tekeminen luettelointimoduuliin Tilauksen tekeminen Tilauksen tekeminen in Tilauksen lähettäminen välittäjälle sähköpostilla Tilauksen ja tilausvahvistuksen lähettäminen Tilausvahvistuksen Telluksen IEEE-lehtipaketin tilaaminen Tilauksen tekeminen IEEE -lehtipaketin tilausten tekeminen Hyväksytyn IEEE Student Branch -lehtilistan lähettäminen luettelointimoduuli Tietojen syöttäminen / päivittäminen Uuden tietueen tekeminen / vanhan päivittäminen

43 2) E-lehden tilauksen tekeminen Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Luetteloija Välittäjät E-aineistot / kirjastonhoitaja Luettelointimoduulissa olevan SFX-tietueen käyttäminen Tietueen käyttäminen luettelointimoduuli Tietueen käyttäminen Löytyykö tietue luettelointimoduulista? Tietueen hakeminen Lindasta Linda Tietueen poimiminen Tietueen poimiminen Löytyykö tietue Lindasta? Tietueen käyttäminen Poimitusta tietueesta ilmoittaminen Poimitun tietueen muokkaaminen luettelointimoduulissa Tilauksen lähettäminen välittäjälle sähköpostilla Odotetaan SFX-tietueen saamista Tilauksen tekeminen Tietueen käyttäminen ja tilauksen tekeminen in Saadaanko SFX-tietue? Pyydetään luetteloijaa luomaan tietue luettelointimoduuli Tietueen tekeminen Tietueen tekeminen luettelointimoduuliin Tilauksen tekeminen Tilauksen tekeminen in Tilauksen lähettäminen välittäjälle sähköpostilla Tilauksen ja tilausvahvistuksen lähettäminen Tilausvahvistuksen Ilmoittaminen käyttöön saatavasta e-lehdestä Käyttöön saattaminen

44 Käyttöön saattaminen E-aineistot / kirjastonhoitaja Palveluntuottaja / välittäjä Ilmoittaminen kun e-lehti on käytettävissä E-lehden aktivointi SFX:ssä Aktivointi SFX Merkinnän tekeminen jos jää odottamaan tai on valmis Merkinnän tekeminen EbscoNet A) Lehti aktivoidaan itse käyttöön E-lehden käyttöön saattaminen kiireellisyysjärjestyksessä Käyttöönsaattamistavat Aktivointi B) Epäselvät tapaukset Vapaasti käytettävien lehtien aktivoiminen kerran kuussa SFX:ään Aktivointi SFX

45 A) Lehti aktivoidaan itse käyttöön A) Aktivoidaan itse kustantajan omien sivujen kautta B) Aktivoidaan itse jonkin e-lehtipalvelun kautta

46 A) Aktivoidaan itse kustantajan omien sivujen kautta Kirjastonhoitaja Kustantaja Vaatiiko aktivointi sopimusta? Ehtojen lukeminen sivuilta ja arviointi, voidaanko hyväksyä Sopimusehtojen lukeminen ja arviointi, voidaanko ehtoja noudattaa Rekisteröitymislomakkeen täyttäminen Sopimuksen allekirjoittaminen ja lähettäminen kustantajalle Allekirjoitetun sopimuksen Tilauksen aktivointi PID-numerolla, registration ID-numerolla, tilausnumerolla tai muulla tilausviitteellä Odotetaan kustantajan ohjeita siitä, avaako kustantaja lehden käyttöön vai vaatiiko vielä rekisteröitymisen IP-osoitteiden ilmoittaminen käyttöehtojen sallimassa laajuudessa Vaatiiko rekisteröintiä? Avaamistavan valitseminen: salasana tai IP-tunnistus E-lehden aktivointi SFX:ään Aktivointi SFX Merkinnän tekeminen jos jää odottamaan tai on valmis Merkinnän tekeminen EbscoNet Sopimusten ja rekisteröintitunnusten arkistointi

47 E-lehden aktivointi SFX:ään Kirjastonhoitaja Lehden etsiminen SFX:stä Lehden etsiminen SFX Löytyykö lehti? Odotetaan seuraava SFX-päivitys Lehti löytyy päivityksen jälkeen Löytyykö oikea palvelu? Oikeiden palveluiden aktivointi ja tarvittaessa katevuosien korjaaminen Aktivointi SFX Uuden portfolion tekeminen Uuden portfolion tekeminen SFX Tarvittaessa katevuosien korjaaminen

48 B) Aktivoidaan itse jonkin e-lehtipalvelun kautta Palvelun tuottaja Kirjastonhoitaja Välittäjä Palvelun tuottaja saattaa käyttöön Vaihtoehdot Välittäjä saattaa käyttöön Välittäjä huolehtii käyttöönsaattamisesta Uusien tilauksien käyttöön avaaminen välittäjältä saatujen tietojen perusteella ja siitä ilmoittaminen Palveluun rekisteröityminen Ilmoituksen käyttöön avatuista uusista tilauksista Saatetaan itse käyttöön Palveluun kirjautuminen admin-tunnuksilla Saatetaan käyttöön muulla tavalla Toimitaan kunkin palvelun ohjeistuksen vaatimalla tavalla Ilmoituksen käyttöön avatuista uusista tilauksista Tilauksen aktivointi PID-numerolla tai muulla tilausviitteellä E-lehden aktivointi SFX:ään Aktivointi SFX Merkinnän tekeminen jos jää odottamaan tai on valmis Merkinnän tekeminen EbscoNet Palveluntuottajan rekisteritietojen arkistointi

49 E-lehden aktivointi SFX:ään Kirjastonhoitaja Lehden etsiminen SFX:stä Lehden etsiminen SFX Löytyykö lehti? Odotetaan seuraava SFX-päivitys Lehti löytyy päivityksen jälkeen Löytyykö oikea palvelu? Oikeiden palveluiden aktivointi ja tarvittaessa katevuosien korjaaminen Aktivointi SFX Uuden portfolion tekeminen Uuden portfolion tekeminen SFX Tarvittaessa katevuosien korjaaminen

50 B) Epäselvät tapaukset Kirjastonhoitaja Välittäjä Pyydetään välittäjää huolehtimaan e-lehti käyttöön tai antamaan lisäohjeistusta Välittäjän toimenpiteet Antaa lisäohjeistusta Lisäohjeistuksen antaminen Käyttöönsaattaminen Lisäohjeistuksen perusteella toimiminen Saadaanko käyttöön lisäohjeistuksen avulla? Tarkemman lisäohjeistuksen antaminen Välittäjä huolehtii käyttöön saattamisesta Ilmoituksen käyttöön avatuista uusista tilauksista SFX Aktivointi E-lehden aktivointi SFX:ään Ebscon Registration Merkinnän tekeminen Merkinnän tekeminen trackeriin jos jää odottamaan tai on valmis

51 E-lehden aktivointi SFX:ssä Kirjastonhoitaja Lehden etsiminen SFX:stä Lehden etsiminen SFX Löytyykö lehti? Odotetaan seuraava SFX-päivitys Lehti löytyy päivityksen jälkeen Löytyykö oikea palvelu? Oikeiden palveluiden aktivointi ja tarvittaessa katevuosien korjaaminen Aktivointi SFX Uuden portfolion tekeminen Uuden portfolion tekeminen SFX Tarvittaessa katevuosien korjaaminen

52 3) Suorat kustantajatilaukset Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Kustantaja Tilauksen tekeminen Tilauksen lähettäminen suoraan kustantajalle sähköpostilla Tilauksen ja käsittely Laskun ja käsittely Laskun lähettäminen Tilauksen uusiminen Uusitaanko tilausta? Onko määräaikainen tilaus?, kestotilaus Tilauksen lopettamisesta ilmoittaminen suoraan kustantajalle Tilauksen lopettamisen ja käsittely Tilausta ei tarvitse lopettaa Onko määräaikainen tilaus?, kestotilaus Tilausta ei tarvitse uudistaa Tilausuudistuksen lähettäminen suoraan kustantajalle Tilausuudistuksen ja käsittely

53 4) FinELib -sopimuksiin sisältyvän aineiston tilaaminen Kirjastonhoitaja (e-aineistovastaava) Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Laitoksen tai erilliskirjaston yhdyshenkilö Välittäjät Päätöksen odottaminen Päättyvistä sopimuksista ilmoittaminen ja yhteenvedon lähettäminen tarjouksesta kausijulkaisuyksikköön Ilmoituksen päättyvistä sopimuksista ja tarjousyhteenvedosta Tilaustietojen etsiminen Tilaustietojen etsiminen Niiden tilattujen kausijulkaisujen tilaustietojen etsiminen, joihin mahdollinen sopimus vaikuttaa EBSCOnet (välittäjän tietokanta) Tilaustiedot Excel-taulukkona Tilaustietojen toimittaminen Ilmoitetaan niiden kausijulkaisujen kustantajat, joihin mahdollinen sopimus vaikuttaa (tilausten uusiminen ja mahdolliset uudet tilaukset jätetään odottamaan päätöstä) Päätöksen odottaminen ko. kustantajien kustantamien kausijulkaisujen osalta Välittäjän uusintalistoihin laitetaan huomautus tilauspäätöksen odottamisesta Päätöksen odottaminen Tilauksen tekeminen Sopimustilanteesta ilmoittaminen kausijulkaisuyksikköön Ilmoituksen sopimustilanteesta ja siitä ilmoittaminen Ilmoitus sopimustilanteesta Tehtiinkö sopimus? Odottamaan jätettyjen tilausten uudistaminen Tilausten uudistaminen Halti Kausijulkaisulistan tarkistaminen FinELibistä saadun kausijulkaisulistan ja sopimusehtojen tarkistaminen Sopimuksen merkitseminen Tilaustietueen tekeminen Sopimuksen merkitseminen ko. kausijulkaisujen tietueisiin ja tilaustietueen tekeminen Sopimuksesta ja sen ehdoista ilmoittaminen Ilmoitus sopimuksesta ja sen ehdoista Ilmoitus sopimuksesta ja sen ehdoista Onko kaikki kustantajan kausijulkaisut listalla? Odottamaan jätettyjen tilausten uudistaminen Tilaustietojen päivittäminen Tilausten uudistaminen / käsitteleminen Tilaustietojen päivittäminen Uudistettavien sopimusten osalta odottamaan jätettyjen tilausten loppuun käsitteleminen Tilaustietojen päivittäminen Uusien aineistojen osalta odottamaan jätettyjen tilausten lopettaminen Tilausten lopettaminen

54 4. Saapumisvalvonta 4.1. Painetun kausijulkaisun saapumisvalvonta ja karhunta 4.2. Kollapsointi ja sidonta 4.3. Toimimattomien e-lehtien uudelleen aktivointi

55 4.1. Painetun kausijulkaisun saapumisvalvonta ja karhunta Kirjastoamanuenssi / kirjastosihteeri (kausijulkaisu) Lehtien Lehden hakeminen Lehden haku Löytyykö lehti sta? Lehden hakeminen luettelointimoduulista Lehden haku luettelointimoduuli Löytyykö lehti luettelointimoduulista? Luettelointi luettelointimoduulissa Bibliografisen tietueen tekeminen luettelointimoduuli Varastotietueen tekeminen Tietueen tekeminen luettelointimoduuli Onko saapumisvalvontakaava ok? Saapumisvalvontakaavan valitseminen / tekeminen Saapumisvalvontakaavan valitseminen / tekeminen Saapumisvalvonta Saapumisvalvonta Karhunta Kiertolehti? Lehden hyllyttäminen Kiertolistan tulostaminen ja lehden toimittaminen ensimmäiselle lukijalle Lehden palautuminen kierrosta

56 Karhunta Kirjastoamanuenssi Kausijulkaisuyksikkö Kirjastoyksiköt Välittäjä Kustantaja Kahden viikon välein Karhuamismerkinnän tekeminen Karhuamismerkinnän tekeminen saapumisvalvonnan yhteydessä Karhuamismerkinnän tekeminen Karhuamismerkinnän tekeminen saapumisvalvonnan yhteydessä Raporttien ajaminen Reporter Raporttien ajaminen karhuttavista numeroista (kaikki kirjastoyksiköt) Raporttien tulostuminen Raportit karhuttavista numeroista Raporttien läpikäynti Karhuaminen Muu välittäjä Tulosteiden Ebscolta, toimittaminen LehtiMarketilta kausijulkaisuyksikköön tai muualta Puuttuvien numeroiden karhuaminen Ebsco tai LehtiMarket Uusi reklamaatio Puuttuvien numeroiden karhuaminen EbscoNet Ilmoitus uudesta reklamaatiosta Puuttuvista numeroista ilmoittaminen kustantajalle Puuttuvien numeroiden toimittaminen Ilmoitus uudesta reklamaatiosta LibNet Pääkirjaston karhuttujen numeroiden vastaanotto ja saapumisvalvonta Karhuttujen numeroiden vastaanotto ja saapumisvalvonta Pari kertaa vuodessa Ajon tekeminen uusimmista saapuneista numeroista Atk-ajon tekeminen nimekkeittäin uusimmista saapuneista numeroista Listauksen tulostuminen Listaus nimekkeittäin uusimmista saapuneista numeroista Karhuttavista numeroista ilmoittaminen kausijulkaisuyksikköön Seurannan täydentäminen hyllytarkastuksilla

57 4.2. Kollapsointi ja sidonta Pääkirjastossa tehtävä kollapsointi, kokoelmasiirrot ja sidonta Muissa yksiköissä tehtävä kollapsointi ja kokoelmasiirrot

58 Pääkirjastossa tehtävä kollapsointi, kokoelmasiirrot ja sidonta Kirjastoamanuenssi Kirjastosihteeri (kokoelmaosasto) Kirjastosihteeri (vapaakappaleet) Kirjansitomo Päättyneen vuoden lehtien siirtäminen Ulkomainen vai kotimainen lehti? Kotimainen Säilytetäänkö K Kaussa? K Kausta poistaminen Lehtien siirtäminen lainattavaan kokoelmaan, divariin, paperinkeräykseen tai FA-kokoelmaan Kollapsointi luettelointimoduuli Varastotietueen päivittäminen Ulkomainen Kollapsointi Varastotietueen päivittäminen Lehtien siirtäminen K Kaun säilytettävien lehtien puolelle luettelointimoduuli Kollapsointi Varastotietueen päivittäminen luettelointimoduuli K Kausta poistaminen Valittujen lehtien vuosikertojen toimittaminen sidottavaksi Toimituksen ja tarkistaminen Lehtien sitominen ja toimittaminen Varastotietueen päivittäminen Sidottujen lehtien toimittaminen K Kaun säilytettävien lehtien puolelle Sidontamäärärahojen seuraaminen Lehtien siirtäminen lainattavaan kokoelmaan

59 Muissa yksiköissä tehtävä kollapsointi ja kokoelmasiirrot Kirjastosihteeri (kausijulkaisu) Saapumisvalvontatietojen päivittäminen julkaisuvuoden vaihtuessa Kollapsointi Varastotietueen päivittäminen Yksiköissä tehtävät kausijulkaisujen kokoelmasiirrot (klinikat, varastot, lainattava kokoelma jne.) luettelointimoduuli

60 4.3. Toimimattomien e-lehtien uudelleen aktivointi E-aineistot / kirjastonhoitaja Välittäjä Kustantaja Tiedon e-lehdestä, joka lakannut toimimasta EbscoNet Tilaustietojen tarkistaminen Tilaustietojen tarkistaminen Tilaustietojen tarkistaminen, onko tilaus voimassa luettelointimoduuli Deaktivointi Katevuosien muuttaminen Lehden deaktivointi tai katevuosien muuttaminen Tilaus voimassa? SFX Tilanteesta tiedottaminen välittäjälle ja välittäjän toimintaohjeiden odottaminen Toimintaohjeiden toimittaminen Välittäjän toimintaohjeiden mukaisesti toimiminen Lehti toiminnassa ja siitä mahdollisesti asiakkaalle ilmoittaminen Auttavatko välittäjän toimintaohjeet? Kustantajan reklamointi ja kustantajan toimintaohjeiden odottaminen Toimintaohjeiden toimittaminen Kustantajan toimintaohjeiden mukaisesti toimiminen Auttavatko kustantajan toimintaohjeet? Lisäohjeistuksen pyytäminen välittäjältä tai kustantajalta Lisäohjeistuksen antaminen Lisäohjeistuksen antaminen Lisäohjeistuksen perusteella toimiminen

61 5. Laskun käsittely Kausijulkaisuyksikkö / kirjastosihteeri (hankinta) Itella Laskuttaja FinELib-vastaava Kirjaston esimies / johtaja Lasku saapuu suoraan on Laskun asiatarkastaminen ja syöttäminen hankintaohjelmaan Laskun syöttäminen Laskun lähettäminen Itellaan skannattavaksi sekä laskutusosoitekorjauksen tekeminen laskuttajalle Laskun Laskutusosoitteen korjaaminen Laskun skannaaminen ja lähettäminen on Laskun lähettäminen Ilmoitus saapuneesta laskusta Ilmoitus saapuneesta laskusta Laskun avaaminen ja tarvittaessa tulostaminen sta Laskun asiatarkastaminen ja syöttäminen hankintaohjelmaan Laskun syöttäminen Laskutettavien ulkomaisten julkaisujen arvonlisäveron määritteleminen Laskun oikeellisuuden tarkistaminen Laskun tietojen tarkistaminen Onko Pääkirjaston lasku? Laskun reitittäminen kirjastoyksikön / laitoksen yhdyshenkilölle (asiatarkastajalle) Laskun reitittäminen Onko FinELiblasku? Laskun tiliöinti ja reitittäminen hyväksyjälle Laskun tiliöinti Laskun reitittäminen Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen Laskun tiliöinti ja reitittäminen asiatarkastajalle Laskun tiliöinti Laskun reitittäminen Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Laskun asiatarkastaminen ja reitittäminen hyväksyjälle Laskun reitittäminen Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Ilmoitus käsiteltävästä laskusta Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen

62 Laskun reitittäminen kirjastoyksikön / laitoksen yhdyshenkilölle (asiatarkastajalle) 1) Laskun käsittely Telluksessa 2) Laskun käsittely Snellmaniassa

63 1) Laskun käsittely Telluksessa 1.1) Pääkirjastossa tarkistetun laskun käsittely 1.2) Telluksen oman laskun käsittely

64 1.1) Pääkirjastossa tarkistetun laskun käsittely Kirjastosihteeri (hankinta) Kirjaston esimies LuTK ja TTK/TuTa Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Laskun hakeminen Laskun hakeminen Laskun vastaanottaja TTK Lutk ja TTK/TuTa Pääkirjastossa tarkastetun lehtilaskun tarkastaminen ja reitittäminen Laskun reitittäminen Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Pääkirjastossa tarkastetun lehtilaskun tarkastaminen ja tiliöinti Laskun tiliöinti Tiliöidyn laskun reitittäminen kirjaston esimiehelle Laskun reitittäminen Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Laskun hakeminen Laskun hakeminen Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen Monografiasarjojen, standardien ja ST-korttien laskujen tarkastaminen, tiliöinti ja reitittäminen Laskun tiliöinti

65 1.2) Telluksen oman laskun käsittely Kirjastosihteeri (hankinta) Kirjaston esimies Laskun tallentaminen Laskun tallentaminen Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Laskun hakeminen Laskun hakeminen Omien lehtitilauslaskujen tarkistaminen, tiliöinti ja reitittäminen Laskun tiliöinti Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Laskun hakeminen Laskun hakeminen Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen

66 2) Laskun käsittely Snellmaniassa KASOPE (jaokset) Kirjastosihteeri Kirjaston esimies Jaoksen toimistohenkilökunta KASOPEn laskun käsittely Lehtien määrärahaseuranta on annettu Snellmanian kirjastolle Ilmoituksen ja laskun hakeminen Laskun hakeminen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista KASOPEn laskujen tiliöinti Laskujen tiliöinti Ilmoitus käsiteltävistä laskuista Ilmoituksen Laskujen hakeminen ja hyväksyminen Laskun hakeminen Laskun hyväksyminen HuTK:n laskun käsittely Ilmoituksen ja laskun hakeminen Laskun hakeminen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista HuTKin laskujen tarkistaminen ja reitittäminen lehden tilanneen jaoksen toimistohenkilökunnalle Laskun reitittäminen Ilmoituksen Ilmoitus käsiteltävistä laskuista

67 6. Määrärahaseuranta ja raportointi Kirjastosihteeri (hankinta) Toimistosihteeri Laitokset Kirjaston esimies / johtaja Kirjaston johtoryhmä Tilirakenteiden päivittäminen Uusien tilirakenteiden tekeminen ja olemassaolevien päivittäminen tarvittaessa Vuosiraporttien ajaminen Kuukausiraporttien ajaminen Raporttien ajaminen AdeEko-raporttien ajaminen Pääkirjaston osalta AdeEko Kuukausiraporttien tulostuminen Vuosiraporttien tulostuminen Vuosiraportit () Tellus ja Snellmania Tellus ja Snellmania Kuukausiraportit (AdeEko) Pääkirjasto Tellus ja Snellmania Kuukausiraporttien tarkistaminen ja lähettäminen Koosteen tekeminen pääkirjaston määrärahahankinnoista (Excel-taulukko) Kooste määrärahahankinnoista Kuukausiraportit (AdeEko) Laitoskohtaisten taulukoiden tekeminen em. raporteista (Excel-taulukko) Laitoskohtaiset taulukot (Snellmaniasta vain tarvittaessa) Vuosiraportti Vuosiraportti Tilastojen tekeminen vuosiraportista

68 7. Vuosikertomukset ja tilastot 7.1. Vuosikertomukset ja tilastointi 7.2. E-aineistot

69 7.1. Vuosikertomukset ja tilastointi Kirjastosihteeri (hankinta) Kirjaston esimies Tilastotietojen tulostaminen Tilastotietojen tulostaminen n eri raporteista Tilastotietojen kokoaminen raporteista Tietojen toimittaminen vuosikertomuksen tekoa varten Vuosikertomus Tilaston tekeminen tilatuista kausijulkaisuista ja tilaston toimittaminen esimiehelle KITT-tilastotietojen toimittaminen valtakunnalliseen tilastoon KITT Tilastotietojen toimittaminen

70 7.2. E-aineistot E-aineistot / kirjastonhoitaja Kirjaston esimies Oula SFX- ja e-kirjatietuiden määrä Halti Tilastojen hakeminen Tilastojen hakeminen Hankinta- ja käyttötilastojen kokoaminen Haltista ja palveluntuottajien tietokannoista Tietojen toimittaminen vuosikertomuksen tekoa varten Vuosikertomus Eri palveluntuottajien tietokannat KITT-tilastotietojen toimittaminen valtakunnalliseen tilastoon Tilastotietojen toimittaminen KITT