Tiedote Henkilötiedot suostumuksella sukupuupalveluun

Transkriptio

1 Henkilötiedot suostumuksella sukupuupalveluun Sukututkijoiden keskuudessa on touko-kesäkuussa keskusteltu EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyn kotitalouspoikkeuksen soveltamisalasta. Keskustelu on kohdistunut erityisesti verkon sukupuupalveluihin ja mahdollisuuteen tehdä sukututkimusta niissä kotitalouspoikkeuksen nojalla. Kotitalouspoikkeuksella tarkoitetaan sitä, että tietosuoja-asetusta ei sovelleta sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, joka tapahtuu yksinomaan henkilökohtaisessa tai kotitaloutta koskevassa toiminnassa eikä se siten ole sidoksissa mihinkään kaupalliseen toimintaan. Kotitalouspoikkeuksen nojalla tehtävässä sukututkimuksessa ei elossa olevien henkilötietoja saateta laajemman ihmisjoukon kuin sukututkijan kotitalouden tai välittömän lähipiirin tietoon. Jo henkilötietolaissa oli säännös, jonka mukaan lakia ei sovellettu sellaiseen sukututkimusrekisteriin, jota sukututkija ylläpiti yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiinsa. Tietosuojavaltuutetun tulkinta on ollut, että sukupuupalveluihin henkilötietoja siirrettäessä jokaiselta tulee aina kysyä siihen lupa. Tältä osin tilanne ei lainsäädännössä eikä sukupuupalveluissa ole muuttunut. Seuraavassa esitetään tietosuoja-asetuksesta johtuvia perusteita sille, miksi sukupuupalveluihin tietoja siirrettäessä on henkilöiltä pyydettävä suostumus ja miksi kotitalouspoikkeusta ei voida soveltaa sukupuupalveluihin. Tämä on Suomen Sukututkimusseuran alustava linjaus, joka on laadittu osana sukututkimustoimialan käytännesääntöjen kirjoittamista. Tietoyhteiskunnan palveluita Eräs syy koko EU-aluetta koskevan yhtenäisen tietosuojalainsäädännön säätämiseen oli se, että komissio halusi lisätä kansalaisten luottamusta omien henkilötietojensa suojaan nopeasti kasvavassa digitaloudessa ja erityisesti ns. tietoyhteiskunnan palveluissa. Lisäksi uudistuksella haluttiin parantaa paitsi tietosuojaa, myös yksityisyyden suojaa laajemminkin. Tietoyhteiskunnan palveluilla tarkoitetaan laajasti erilaisia verkon kautta tarjottavia etäpalveluita kuten yhteisö- ja ajanvietepalveluita, joista tunnetuimpia ovat Facebook ja Instagram. Osa tietoyhteiskunnan palveluista on maksullisia ja osa maksuttomia, mutta jälkimmäisissä vastikkeena toimivat usein ne tiedot, jotka käyttäjä antaa itsestään ja muista henkilöistä palvelulle.

2 Tyypillistä varsinkin yhteisö- ja ajanvietepalveluille on se, että niiden henkilötietojen käsittelyyn liittyvät käyttöehdot ovat hyvin pitkiä ja vaikeaselkoisia ja antavat usein palveluntarjoajalle rajoittamattomat oikeudet käyttää hyväkseen käyttäjän palveluun tuottamaa sisältöä ja toisaalta rajoittavat merkittävästi käyttäjän oikeuksia. Sukuharrastajille tarjottavat sukupuupalvelut ovat pääosin maksullisia tietoyhteiskunnan ajanvietepalveluita, joissa yleensä pääsee alkuun maksuttomalla, mutta rajoitetulla käyttöoikeudella. Tällöin palveluntarjoaja saa vastikkeeksi ne tiedot, jotka uusi käyttäjä itsestään ja yleensä lähisuvustaan siirtää palveluun. Sukupuupalvelujen ansaintalogiikkaan kuuluu sinne siirrettyjen henkilötietojen maksimaalinen kaupallinen hyödyntäminen. Sukupuupalvelut ovat normaalia digitalouden yritystoimintaa, jonka tarkoituksena on tuottaa voittoa mm. palvelujen ylläpitämiseksi. Sukupuupalvelun käyttäjän velvollisuus on perehtyä palvelun käyttöehtoihin niin syvällisesti, että hän kykenee antamaan rekisteröidyille tarkat tiedot henkilötietojen käsittelystä palvelussa. Ne on tietosuoja-asetuksen mukaan annettava tiiviisti esitetyssä ja helposti ymmärrettävässä muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Tämä velvollisuus suhteessa rekisteröityihin on nimenomaan sukupuupalvelun käyttäjällä eikä palveluntarjoajalla. On tärkeää muistaa, ettei kukaan saa käyttää ajanvietepalveluja toisten ihmisten perusoikeuksien kustannuksella. Näin tosiasiallisesti tapahtuu, jos sukupuupalveluihin siirretään elossa olevien henkilötietoja ilman asianomaisten tietoa ja hyväksyntää. Siksi henkilötietojen käsittelyyn sukupuupalveluissa on pyydettävä rekisteröidyiltä suostumus ja käsittelystä on mahdollisimman yksityiskohtaisesti tiedotettava heille. Suostumus myös lapselta Kaikissa tietoyhteiskunnan palveluissa tulee kiinnittää erityistä huomiota lasten henkilötietojen suojaan. Tietosuoja-asetus antaa jäsenmaille mahdollisuuden kansallisella lainsäädännöllä säätää ikärajasta, jolloin tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoaminen lapselle on laillista. Eduskunnan valiokuntakäsittelyssä edelleen olevassa tietosuojalain esityksessä ehdotetaan, että Suomessa 13 vuotta täyttänyt lapsi ei enää tarvitsisi vanhempainvastuunkantajalta suostumusta tietoyhteiskunnan palvelujen käyttämiseen.

3 Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että alle 13 vuotiaan lapsen henkilötietojen siirtämiseen sukupuupalveluun on saatava vanhempainvastuunkantajan lupa. Vastaavasti 13 vuotta täyttäneeltä lapselta itseltä on pyydettävä suostumus, jos hänen henkilötietojaan halutaan siirtää sukupuupalveluun. Perustuslain mukaan lapsia on kohdeltava tasa-arvoisesti yksilöinä ja heidän tulee saada vaikuttaa itseään koskeviin asioihin kehitystään vastaavasti. EU:n perusoikeuskirjan mukaan lapsen mielipide on otettava huomioon häntä koskevissa asioissa hänen ikänsä ja kehitystasonsa mukaisesti. Osallistuminen digitaaliseen kulttuuriin ja varsinkin tietoyhteiskunnan yhteisö- ja ajanvietepalveluihin on lapsille ja nuorille merkittävä osa arkea ja itseilmaisua. Lapsen ja aikuisen käsitykset sukupuupalveluissa julkaistavista lapsen henkilötiedoista voivat olla ristiriidassa keskenään ja siksi tietosuojalain esityksen mukaan 13 vuotta täyttänyt lapsi saa itse päättää omien henkilötietojensa käsittelystä tietoyhteiskunnan palveluissa. Myös lapselle kuuluvat tietosuoja-asetuksen säätämät kontrolli- ja valvontaoikeudet. Siksi rekisterinpitäjän on syytä hyvin perusteellisesti tutustua sukupuupalvelujen käyttöehtoihin, että hän voi lapsilta suostumusta pyytäessään erityisen selväsanaisesti ja ymmärrettävällä tavalla selostaa sukupuupalvelussa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä. Myös pelko ja ärsytys on huomioitava EU-maiden tietosuojavaltuutettujen työryhmä (WP29) on vastikään todennut, että lainsäätäjä haluaa tietosuoja-asetuksella suojella rekisteröityjen etuja laajemmin kuin rekisterinpitäjien etuja. Siksi rekisteröidyn etu voi olla mikä tahansa tietosuojaasetuksen soveltamiseen liittyvä etu, vaikka sen merkitys rekisterinpitäjän näkökulmasta olisi vähäinenkin. WP29:n mukaan rekisteröidyn pelko siitä, että hänen henkilötietonsa vastoin hänen tahtoaan päätyvät julkisuuteen ja mahdollisesti haittaavat hänen mainettaan tai luovat riskin mainehaitan aiheutumiselle, on otettava henkilötietojen käsittelyssä huomioon. Samoin rekisterinpitäjän on suhtauduttava vakavasti sellaisiin tunnepitoisiin vaikutuksiin kuten rekisteröidyn ärsytykseen siitä, että hän saattaa menettää mahdollisuutensa kontrolloida henkilötietojensa käyttöä. Käsittely ei saa vaarantaa rekisteröidyn henkilötietojen suojaa koskevaa perusoikeutta. Näin voi kuitenkin tapahtua silloin, kun tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ei toteuteta tehokkaasti, esimerkiksi kun rekisteröity ei kykene

4 käyttämään oikeuttaan tutustua hänestä kerättyihin tietoihin tai vaatia käsittelyn lopettamista. Tämä vaara on erityisen suuri silloin, kun käsittely tapahtuu verkossa kolmannen osapuolen tarjoamalla käsittelyalustalla. Sukuharrastajan hyvät aikomukset suojella parhaansa mukaan tutkimuskohteittensa henkilötietoja eivät välttämättä voi toteutua lainkaan. Siksi henkilötietojen siirtämiseen sukupuupalveluihin on pyydettävä jokaiselta suostumus ja käsittelystä näissä palveluissa on tiedotettava mahdollisimman yksityiskohtaisesti rekisteröidyille. Henkilötietojen käsittelyn tunneperäiset vaikutukset liittyvät WP29:n mukaan suoraan tietosuoja-asetuksen taustalla vaikuttavaan tavoitteeseen parantaa kansalaisten luottamusta omien henkilötietojensa suojaa kohtaan nimenomaan digitaloudessa. Toisten ihmisten henkilötietojen siirtäminen heidän tietämättä ja luvatta tietoyhteiskunnan ajanvietepalveluun ei ole omiaan lisäämään kansalaisten luottamusta sen enempää sukupuupalveluita kuin sukuharrastustakaan kohtaan. Miksi ei kotitalouspoikkeuksen nojalla? Kaikessa elossa olevien henkilötietojen käsittelyssä on pidettävä tarkkaan mielessä se, ettei käsittelyllä saa horjuttaa EU:n perusoikeuskirjan ja Suomen perustuslain takaamaa yksityiselämän suojaa. Tähän on erityisesti kiinnitettävä huomiota silloin, kun käsittely tapahtuu verkossa ja mukana on kolmas osapuoli. Sukupuupalvelujen toiminnallisuudessa on kiinnitettävä huomiota varsinkin siihen, saatetaanko elossa olevien henkilötietoja rajoittamattoman ihmisjoukon saataville ilman asianomaisten myötävaikutusta ja onko rekisteröidyllä mahdollisuus tehokkaasti käyttää kontrolli- ja valvontaoikeuksiaan. Kaikissa sukupuupalveluissa rekisterinpitäjä siirtää verkossa olevassa palvelussa rekisteröidyn henkilötietoja kolmannelle osapuolelle. Tämä on omiaan johtamaan tilanteeseen, jossa sekä rekisteröity että rekisterinpitäjä menettävät kontrollin ja valvonnan siirrettyihin henkilötietoihin. Näin on erityisesti silloin, jos palveluntarjoaja ei käyttöehdoissa sitoudu pyynnöstä poistamaan rekisterinpitäjän palveluun siirtämiä tietoja. Tällöin henkilötiedot jäävät esimerkiksi asiakassuhteen päätyttyä palveluntarjoajan vapaasti hyödynnettäviksi eikä rekisteröidyllä ole mahdollisuuksia käyttää kontrolli- ja valvontaoikeuksiaan. On syytä huomata myös se, että sukupuupalvelusta tulee henkilötietojen käsittelijä, kun se avaa siirretyt tiedot palvelun sisällä toisten käyttäjien saataville tai

5 hakukoneiden ulottuville. Lisäksi joissakin palveluissa toimihenkilöillä on pääsy tietoihin ja he voivat myös omatoimisesti suorittaa käsittelytoimia. Edellä kuvattu ei vastaa tietosuoja-asetuksen kotitalouspoikkeuksen mukaista tilannetta, jossa sukuharrastus tapahtuu yksinomaan henkilökohtaisesssa tai kotitalouden toiminnassa. Sukututkija voi vedota kotitalouspoikkeukseen silloin, kun elossa olevien henkilötiedot ovat erittäin rajatun ihmisryhmän saatavilla. Näin ei tapahdu verkon sukupuupalveluissa. Kotitalouspoikkeus on erittäin arvokas asia sukututkijoille, jotka käsittelevät elossa olevien henkilötietoja omissa oloissaan ja omaksi ilokseen. Kotitalouspoikkeusta on varjeltava sellaisilta tulkinnoilta, jotka laajentaisivat sen käyttöä kotitaloutta tai sukututkijan välitöntä lähipiiriä laajemmaksi ihmisjoukoksi ja siten veisivät tältä tietosuoja-asetuksen poikkeukselta sen luottamuksen, jonka hyvin pieneksi rajattu ihmisjoukko tuo mukanaan. Minimointi mahdollisuutena Edellä esitetyn perusteella on selvää, että mikäli sukuharrastajat käyttävät sukupuupalveluita elossa oleviin kohdistuvaan sukututkimukseen, on heidän ensin annettava rekisteröidyille mahdollisimman tarkka ja realistinen kuva käsittelyn luonteesta ja sen jälkeen pyydettävä jokaiselta 13 vuotta täyttäneeltä rekisteröidyltä suostumus tietojen siirtämiseen. Jos sukuharrastaja käyttää sukupuupalvelua ensisijaisesti kuolleiden henkilöiden tietojen keräämiseen ja tallentamiseen, on sukupuuhun mahdollista ottaa katkeamattoman sukujohdon rakentamisessa tarvittavat välttämättömät elossa olevat henkilöt ilman suostumuksen pyytämistäkin. Tällöin henkilöihin on sovellettava tietosuoja-asetuksen suojakeinoja, joista tilanteesta riippuen kyseeseen voivat tulla lähinnä tietojen anonymisointi ja minimointi. Anonymisoiduista henkilötiedoista rekisteröityä ei voida tunnistaa suoraan eikä epäsuorasti. Tällöin henkilön nimi voidaan ilmoittaa esimerkiksi perinteiseen tapaan lyhenteellä N.N. (lat. nomen nescio). Minimoinnissa henkilöstä annetaan niin vähän tietoa, että hänet voidaan tunnistaa vain epäsuorasti asiayhteydestä, mutta ei suoraan. Tällaiselle henkilölle on sukupuupalvelussa syytä kirjata vain etunimi. Lisätietoja: toiminnanjohtaja P. T. Kuusiluoma,