Tietosuojaselosteeseen voi myös tutustua paperimuodossa Tammisaaren Energia Oy:n toimistossa Tammisaaressa, os. Kuninkaankatu 14, 2 krs.

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE Tammisaaren Energia Oy vaalii asiakkaan henkilökohtaista yksityisyyttä. Tietosuojaselosteessa selvitämme, mitä tarkoitusta varten keräämme ja käytämme henkilötietoja. Siinä kuvataan myös asiakkaan oikeuksia ja kuinka niitä voi käyttää. Tietosuojaan liittyvissä asioissa asiakas voi ottaa meihin yhteyttä alla olevien yhteystietojen kautta. Mitkä ovat yhteystietomme? Rekisterinpitäjä: Tammisaaren Energia Oy LY-numero Kuninkaankatu 14, 2 krs Tammisaari Puh Sähköposti: energi@ekenasenergi.fi Edustaja: Frank Hoverfelt Tietosuojavastaava: Marie Hägglund, puh sähköposti: marie.hagglund@ekenasenergi.fi ja energi@ekenasenergi.fi. Tietosuojaselosteeseen voi myös tutustua paperimuodossa Tammisaaren Energia Oy:n toimistossa Tammisaaressa, os. Kuninkaankatu 14, 2 krs. Rekisterin nimi: Tammisaaren Energia Oy:n asiakasrekisteri Valvontaviranomainen: Tietosuojavastaavan toimisto Yhteydenotto: Mitä henkilötiedot ovat? Henkilötiedot ovat tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi nimi ja osoite tai yksi tai useampi muu tekijä, jotka liittyvät vain kyseiseen luonnolliseen henkilöön. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käytetään? Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä asiakassopimuksien solmimisessa sekä asiakkaan kanssa sopimuksessa sovitun palvelun suorittamisessa. Käytämme henkilötietoja myös asiakaspalvelussamme, kuten neuvonnassa sekä lähettäessämme asiakaskyselyjä, asiakaslehteä tai muuta tietoa asiakkaillemme. Asiakaspalvelun tavoitteena on turvata asiakkaillemme tarkoituksenmukainen palvelu sekä selvittää ne alueet, joissa voimme parantaa palveluamme ja tarjontaamme. Emme käytä henkilötietoja muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin ilman erillistä ja selvää suostumusta, minkä voi perua koska tahansa ilmoittamalla asiasta meille.

2 Millaisia henkilötietoja käsittelemme? Käsittelemme vain edellä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Näitä ovat yleisesti ottaen: Asiakastiedot 1) Nimi 2) Henkilötunnus 3) Asiakasnumero 4) Kielikoodi 5) Osoite 6) Puhelinnumero 7) Sähköposti 8) Sopimuskumppani/Holhooja Kulutuspaikan tiedot 1) Kulutuspaikan numero 2) Katuosoite 3) Postinumero 4) Postitoimipaikka 5) Asumismuoto 6) Arvio sähkönkulutuksesta 7) Tiedot kulutuksesta 8) Sähkömittari 9) Sähköliittymätunnus Laskutus ja maksuliikennetiedot 1) Laskutusosoite 2) Laskutusrytmi 3) Laskutustapa 4) Tilinumero 5) Tiedot maksuista 6) Eräpäivä 7) Laskunsaaja Muuta tietoa 1) Asiakaspalaute 2) Tarjouskysely 3) Tilaukset 4) Suoramarkkinoinnin hyväksyminen/kielto 5) Tietoja, joita voidaan hankkia asiakkaille tarjottavien palvelujen ja etujen optimoimiseksi 6) Muut asiakkaan tai mahdollisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia asiakkaan pyytämän palvelun toteuttamiseksi

3 7) Joissakin tapauksissa voimme myös kerätä yksikkötietoja, kuten iposoitteen Tammisaaren Energia Oy:n kaikki asiakaskontaktit voidaan tallentaa, jotta voimme käsitellä reklamaatioita sekä kehittää asiakaspalvelua. Tietoja potentiaalisista asiakkaista voi saada mm. kilpailuista, messuilta ja arvonnoista. Säästämme potentiaalisten asiakkaiden tietoja vain silloin, jos asiakas on antanut suostumuksensa markkinointiin tai yhteydenottoon. Kenelle voimme luovuttaa henkilötietoja? Voimme luovuttaa henkilötietoja valituille kolmansille osapuolille seuraavasti: Kaikessa henkilötietojen luovuttamisessa ryhdymme tarpeellisiin ja aiheellisiin juridisiin, teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme henkilötietojen turvallisen käsittelyn ja riittävän suojatason. Ensinnäkin voimme siirtää asiakkaan henkilötiedot alihankkijoillemme siinä määrin kuin asiakkaan välisen sopimuksen täyttäminen sitä edellyttää. Lisäksi pidätämme itsellemme oikeuden siirtää henkilötietoja sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jonka mukanaolo on edellytys sovitun palvelun suorittamiseksi, kuten esimerkiksi Fingrid Oyj, Energiateollisuus, perintätoimistot, sähkötaseesta vastaavat sekä muut sähkönmyyjät tai sähköverkkoyhtiöt, joiden kanssa asiakkaalla on asiakassopimus. Luovutamme lisäksi henkilötietoja henkilötietojen käsittelijälle, jonka velvollisuutena on tarkasti seurata ohjeitamme koskien sellaisia näkökohtia kuin turvallisuus, tallentaminen, poistaminen ja muu käsittely. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä ja hyväksynnästä kolmannelle osapuolelle, kun asiakas on solminut sopimuksen ulkopuolisen tahon kanssa kulutuksesta annettujen tietojen analysoinnista tai raportoinnista. Lisäksi välttämättömiä henkilötietoja voimme luovuttaa viranomaisille, kuten poliisille, verohallinnolle tai muille viranomaisille, jos laki siihen velvoittaa. Missä henkilötietoja käsitellään? Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja lähinnä Suomessa, mutta joissakin tapauksissa henkilötiedot voidaan tallentaa palvelimille, jotka sijaitsevat muualla EU:ssa tai Euroopan talousalueella. Miten henkilötietoja suojataan? Olemme ryhtyneet toimenpiteisiin ja ylläpidämme sekä organisatorisia että teknisiä toimenpiteitä tietosuojan turvaamiseksi.

4 Kaikki yksiköt ja palvelimet, jotka käsittelevät henkilötietoja, on suojattu salasanoin, palomuurein ja virusohjelmin. It-osastomme valvoo jatkuvasti tietoturvaa sekä takaa, että tietosuojaan liittyvät tietokonelaitteistot ja - ohjelmistot ovat tarkoituksenmukaiset ja että ne on päivitetty. Samalla henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä on rajoitettu, ja he ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Tammisaaren Energia Oy:n työntekijöillä on salassapitovelvollisuus sekä käyttäjänimi ja salasana. Henkilötiedot, jotka on tallennettu paperimuodossa, säilytetään lukittuina valvotuissa tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole päästyä. Henkilöstön tietosuojaosaamista ylläpidetään ulkoisesti ja sisäisesti järjestetyillä koulutuksilla. Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi erityisesti ottaen huomioon kerättyjen henkilötietojen ja käsittelyn laajuuden, henkilötietojen tallennusajan ja tietojen saavutettavuuden. Tietosuojaan liittyvissä rikkeissä meillä on tietosuojalainsäädännön mukainen valmius tarvittaessa ilmoittaa tapahtumasta valvontaviranomaiselle sekä sille luonnolliselle henkilölle, jonka henkilötietoja tapahtuma koskee. Miten kauan henkilötietoja säilytetään? Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on välttämätöntä, jotta voimme suorittaa asiakkaita koskevat sopimuksenmukaiset tehtävät, ja niin kauan kuin kulloinkin voimassa oleva lainsäädäntö vaatii. Kun säilytämme henkilötietoja muihin kuin sopimuksenmukaisiin tehtäviin, kuten esim. kirjanpitotarkoituksiin, säilytämme tiedot vain niin kauan kuin oleellinen lakisääteinen tarkoitus edellyttää. Mitkä ovat tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeudet? Asiakkaalla on oikeus korjata virheellinen tai puutteellinen henkilötieto sekä oikeus vaatia, että poistamme henkilötiedot, koska niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, joihin niitä alun perin kerättiin. Asiakkaalla on myös oikeus rajoittaa henkilötietojensa käyttöä siltä ajalta, jonka hän tarvitsee henkilötietojen oikeellisuuden tarkistamiseen tai jos hän katsoo, ettei niiden käsittely ole ollut lainmukaista, tai jos henkilötietoja tarvitaan oikeudellisten vaatimusten tekemiseen. Asiakas voi pyytää meiltä jäljennöksen henkilötiedoistaan tarkistaakseen meidän hänestä keräämämme tiedot. Tammisaaren Energia Oy:ltä voi kirjallisesti pyytää katsauksen ja oikaisun, jotka tulee allekirjoitettuina toimittaa osoitteeseen Kuninkaankatu 14, 2 krs, Tammisaari, tai henkilökohtaisesti tuoda toimistoon, jossa tulee vahvistaa henkilöllisyys.

5 Tammisaaren Energia Oy antaa asiakkaan pyynnöstä vastauksen joko sähköisesti tai kirjeenä 30 päivän kuluessa. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö suoramainontaan, etämyyntiin ja asiakaskyselyihin joko ilmoittamalla asiasta kirjallisesti Tammisaaren Energia Oy:n toimistoon tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme, puh , ma pe klo ja ma pe klo Oikeus siirtää tietoja? Oikeudella tietojen siirtämiseen kolmannelle osapuolelle tarkoitetaan rekisteröidyn oikeutta saada jäljennös itseään koskevista rekisterinpitäjän käsittelemistä henkilötiedoista. Käytämmekö evästeitä? Evästeet (cookies) ovat pieniä kirjaimista ja numeroista muodostuvia tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän tietokoneelle, kun tämä vierailee kotisivuillamme. Käytämme evästeitä kerätäksemme tietoa siitä, kuinka käyttäjät integroituvat kotisivuillemme. Tämä tieto auttaa meitä parantamaan käyttäjien kokemuksia kotisivuiltamme. Evästeiden avulla pyrimme näin ollen löytämään kokonaisvaltaisia vastavuoroisuusmalleja pikemminkin kuin tietoa yksittäisten käyttäjien käyttäytymisestä. Asiakkaan selain sallii useimmiten eväisteiden käyttöön liittyviä erilaisia asennuksia tai estää ne kokonaan, mutta tämä voi johtaa siihen, etteivät sivut toimi normaalisti. Julkaistu: Viimeksi päivitetty: