Tietosuoja Henkilötietojen käsittely vuokraustoiminnassa

Transkriptio

1 Tietosuoja Henkilötietojen käsittely vuokraustoiminnassa

2 Valtakunnallinen etujärjestö Annankatu 24, Helsinki (09) Teksti Sanna Hughes Suomen Vuokranantajat ry 2018 Vuokranantaja kerää ja käsittelee toiminnassaan laajasti vuokralaisen henkilötietoja. Asuntoa vuokrattaessa vuokra-asunnon hakijaa pyydetään kertomaan tietoja itsestään ja taloudellisesta tilanteestaan. Vuokrasuhteen aikana vuokranantajalle kertyy tietoja esimerkiksi vuokralaisen maksuhistoriasta. Tässä oppaassa käydään läpi henkilötietojen käsittelyä vuokraustoiminnassa ja toukokuussa 2018 voimaan tulevan tietosuoja-asetuksen vaikutusta tietojen käsittelyyn. Tarkoituksena on opastaa vuokranantajia siitä, mitä tietoja vuokra-asunnon hakijalta ja vuokralaiselta voidaan kysyä ja kerätä, miten tietoja pitäisi säilyttää ja mitä oikeuksia vuokralaisella on omiin tietoihinsa.

3 SISÄLTÖ 1. Mitä tietosuojalla tarkoitetaan? 5 2. Vuokranantajan oikeus käsitellä henkilötietoja 6 3. Tietojen kerääminen 7 4. Kerättyjen tietojen luovuttaminen ja säilyttäminen 9 5. Tietojen suojaaminen Rekisteröidyn oikeudet Seuraamukset 14

4 4

5 1. MITÄ TIETOSUOJALLA TARKOITETAAN? Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa jokaisen oikeuden yksityisyyteen. Tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoituksena on varmistaa, että henkilötietoja käsitellään yksityisyyttä kunnioittaen. Tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä on uudistettu vuonna 2018 EU:n tietosuoja-asetuksen tullessa voimaan. On kuitenkin hyvä muistaa, että henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä on ollut olemassa jo 30 vuoden ajan. Milloin asetusta sovelletaan? Yksityishenkilön pienimuotoinen vuokraustoiminta jää tietosuoja-asetuksen soveltamisalan ulkopuolelle, eikä toiminnasta tarvitse laatia esimerkiksi tietosuojaselostetta. Pienimuotoisena vuokraustoimintana voidaan pitää enintään kolmen asunnon vuokraamista. Näissäkin vuokrasuhteissa vuokranantajan on kuitenkin syytä toimia vuokralaisen yksityisyyttä kunnioittaen. Yrityksen nimissä asuntoja vuokrattaessa tietosuoja-asetusta on noudatettava vuokraustoiminnan koosta riippumatta. Mitä tarkoitetaan henkilötiedolla ja henkilörekisterillä? Henkilötietoja ovat kaikki sellaiset luonnollista henkilöä kuvaavat merkinnät, joista henkilö itse, hänen perheensä tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa elävät voidaan tunnistaa. Henkilötietoja ovat esimerkiksi vuokralaisen tai hänen perheenjäsenensä nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero. Vuokraustoiminnassa henkilötietoja ovat myös vuokralaisen muita ominaisuuksia tai taloudellista tilannetta koskevat tiedot. Vuokrasuhteen aikana vuokranantajalle voi kertyä henkilötietoja vuokralaisen lähettämistä viesteistä ja ilmoituksista. Henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Vuokraustoiminnassa esimerkiksi vuokra-asuntohakemusten sisältämät tiedot muodostavat henkilörekisterin. Henkilörekisteri syntyy myös vuokran antajan vuokralaisistaan keräämistä tiedoista silloin, kun vuokralaisia on useita. Ketkä ovat rekisterinpitäjiä ja rekisteröityjä? Vuokraustoiminnassa rekisterinpitäjä on yleensä vuokranantaja. Jos vuokranantaja käyttää vuokralaisen valinnassa tai vuokrasuhteen hoitamisessa apunaan vuokravälittäjää, myös välitysliike on rekisterinpitäjä. Rekisteröityjä ovat vuokraustoiminnassa vuokra-asunnon hakija, vuokralainen ja mahdollinen takaussitoumuksen antanut takaaja. Näiden lisäksi rekisteröityjä voivat olla vuokralaisen kanssa samassa asunnossa asuvat henkilöt, asunnon vuokrannut jälleenvuokralainen ja vuokralaisen ilmoittama yhteyshenkilö. 5

6 2. VUOKRANANTAJAN OIKEUS KÄSITELLÄ HENKILÖTIETOJA Vuokraustoiminnassa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuokralaisen valinta ja vuokrasuhteen hoitaminen. Ennen vuokrasopimuksen tekemistä vuokranantaja kerää henkilötietoja potentiaalisista vuokralaisehdokkaista. Vuokranantajan oikeus käsitellä tietoja perustuu silloin sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, eli vuokralaisen valintaan. Käsittely tapahtuu vuokralaisen pyynnöstä, kun vuokralaisehdokas antaa itse tietonsa vuokranantajalle tai vuokravälittäjälle. Vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä vuokranantajan ja vuokralaisen välille muodostuu sopimussuhde, joka oikeuttaa vuokranantajan käsittelemään vuokralaista koskevia tietoja. Vuokrasuhteen perusteella henkilötietoja voi käsitellä sopimuksen tekemistä, vuokrasuhteen hoitamista, laskuttamista ja reklamaatiotilanteiden hoitamista varten. Jos vuokrasopimuksen mukaisten velvoitteiden vakuudeksi annetaan henkilötakaus, on vuokranantajalla oikeus käsitellä myös takauksen antaneen henkilön tietoja. Perusteena tietojen käsittelylle on tässäkin tapauksessa sopimussuhde, joka muodostuu vuokran antajan ja takaajan välille. Vuokralaisen lisäksi asunnossa saattaa asua myös muita henkilöitä, joiden tietoja vuokranantajalla on tarve käsitellä. Vuokrasopimuksen perusteella vuokranantajalla on oikeus käsitellä tietoja myös vuokralaisen kanssa samassa asunnossa asuvasta avo- tai aviopuolisosta, koska nämä ovat lain mukaan yhteisvastuussa vuokrasopimuksen mukaisista velvoitteista asunnossa asuessaan. Muiden asukkaiden, kuten perheeseen kuuluvien lasten tai mahdollisen alivuokralaisen, osalta vuokranantajan oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu vuokranantajan oikeutettuun etuun. Omien oikeuksiensa turvaamiseksi vuokranantajalla on oikeus tietää, keitä asunnossa asuu. Jos vuokralainen on jälleenvuokrannut koko asunnon jollekin kolmannelle osapuolelle, vuokranantajan ja jälleenvuokralaisen välille ei muodostu sopimussuhdetta. Vuokralaisella on kuitenkin velvollisuus ilmoittaa jälleenvuokralaisesta vuokranantajalle, ja vuokranantajalla on oikeus käsitellä jälleenvuokralaisen tietoja. Vuokranantajan täytyy pystyä esimerkiksi ilmoittamaan jälleenvuokralaiselle vuokrasopimuksen irtisanomisesta tai purkamisesta. 6

7 3. TIETOJEN KERÄÄMINEN Mitä tietoja vuokranantaja voi kerätä? Vain toiminnan tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä. Vuokraustoiminnassa tarpeellisia ovat sellaiset tiedot, joiden avulla vuokranantaja pystyy varmistumaan vuokralaisen henkilöllisyydestä, maksukyvystä ja huoneiston huolellisesta hoidosta. Jos vuokrasopimuksen mukaisten velvoitteiden vakuudeksi annetaan henkilötakaus, vuokranantajan on tarpeen varmistua myös takaajan henkilöllisyydestä ja maksukyvystä. Vuokranantaja voi pyytää vuokra - asunnon hakijalta seuraavat tiedot: huoneistoon asumaan tulevien henkilöiden tiedot (vuokralaisen sekä tämän avio- tai avopuolison osalta myös henkilötunnus, muiden asukkaiden osalta syntymävuodet) tiedot vuokralaisen työ- tai opiskelusuhteesta tiedot vuokralaisen maksukyvystä luottotiedot tiedot asunnon tarpeesta tiedot lemmikkieläimistä ja tupakoinnista Vuokrasuhteessa sekä vuokralaisen että vuokranantajan yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää ja sen vuoksi vuokranantajalla on oikeus pyytää vuokra-asunnon hakijalta henkilötunnusta ja merkitä se vuokrasopimukseen. Henkilötunnus voidaan pyytää myös vuokralaisen kanssa samaan asuntoon muuttavalta avo- tai aviopuolisolta, koska nämä ovat vuokralaisen kanssa yhteisvastuussa vuokrasopimuksen mukaisista velvoitteista. Yksilöinti on tärkeää erityisesti silloin, jos vuokrasuhteen osapuolille tulee myöhemmin sopimukseen perustuvia vaatimuksia toisiaan kohtaan. Vuokranantaja voi pyytää vuokra-asunnon hakijalta myös todistuksen tämän maksukyvyn varmentamiseksi (esimerkiksi palkkatodistus, todistus eläkkeen tai ansiosidonnaisen työttömyys korvauksen määrästä tai muu vastaava todistus). Todistuksia ei ole tarpeen pyytää kaikilta vuokra-asunnon esittelyyn tulevilta henkilöiltä, vaan vasta lopullisen päätöksenteon tueksi. Samalla vuokran antaja voi varmistaa, että vuokralainen on ilmoittanut hakemusvaiheessa palkkatietonsa totuudenmukaisesti. Edellä mainittujen tietojen lisäksi vuokra-asunnon hakija tai vuokralainen saattaa olla halukas esittämään oma-aloitteisesti muita asunnon vuokraamisen kannalta merkityksellisiä tietoja tai asiakirjoja. Tällaisten tietojen kerääminen on sallittua, kunhan ne kerätään vuokra-asunnon hakijan tai vuokralaisen suostumuksella. Vuokralaisen antamasta suostumuksesta huolimatta vuokranantajan on syytä 7

8 noudattaa erityistä harkintaa kerätessään vuokralaista koskevia arkaluonteisia tietoja, kuten terveydentilaa tai etnistä alkuperää koskevia tietoja. On myös hyvä muistaa, että esimerkiksi vuokralaisen terveydentilaan tai etniseen taustaan liittyvät tiedot eivät saa vaikuttaa vuokralaisen valintaan. Tästäkin syystä näiden tietojen keräämisessä ainakin ennen vuokrasuhteen syntymistä on oltava erityisen varovainen. Vuokranantajalla ei ole mahdollisuutta saada tietoa vuokralaisen mahdollisista rikosrekisterimerkinnöistä. Nämä tiedot on säädetty salassa pidettäviksi rikosrekisterilaissa, eikä tietoja luovuteta käytettäväksi vuokraustoiminnassa. Mistä tietoja kerätään? Vuokraustoiminnassa henkilötiedot kerätään yleensä vuokralaisehdokkaalta tai vuokralaiselta itseltään. Vastaavasti takaajaa koskevat tiedot kerätään takaajalta. Poikkeuksen tietojen keräämisestä rekisteröidyltä itseltään muodostavat luottotiedot ja mahdollista ulosottoa koskevat tiedot. Vuokranantajan on syytä tarkistaa vuokralaisehdokkaan tai takauksen antajan luottotiedot aina itse suoraan luottotietotoiminnan harjoittajalta tai ulosottoviranomaiselta. Jos vuokranantaja käyttää vuokralaisen valinnassa tai vuokrasuhteen hoitamisessa välitysliikettä, vuokranantaja saa vuokralaista koskevat tiedot välitysliikkeeltä. Välitysliikkeen oikeus esittää ja kertoa hakemusvaiheessa kerätyt tiedot vuokrasuhteen osapuolille perustuu välityslaissa välitysliikkeelle asetettuun tiedonantovelvollisuuteen. Virheettömyysvaatimus Vuokranantajan on huolehdittava siitä, että käsiteltävät henkilötiedot ovat täsmällisiä ja ajantasaisia. Virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja ei saa käsitellä. Vuokranantajan on hyvä sopia vuokralaisen kanssa, että tämä ilmoittaa muuttuneista yhteystiedoista tai muista henkilötiedoistaan vuokranantajalle välittömästi. 8

9 4. KERÄTTYJEN TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SÄILYTTÄMINEN Kenelle vuokranantaja saa luovuttaa tietoja? Tietojen luovuttamisella tarkoitetaan sitä, että vuokranantaja rekisterinpitäjänä luovuttaa vuokralaista koskevia tietoja jollekulle, joka käyttää tietoja omassa toiminnassaan. Yleensä vuokranantajalla ei ole tarvetta luovuttaa vuokralaisen henkilötietoja muille tahoille. Henkilötietojen luovuttaminen on kuitenkin mahdollista, jos myös vastaanottajalla on oikeus tietojen käsittelyyn ja vuokralaiselle on kerrottu tietojen luovuttamisesta. Henkilötietojen luovuttamista vuokrasuhteessa voi olla esimerkiksi vuokralaisen tietojen luovuttaminen asunto-osakeyhtiölle sen asukasluetteloon. Asuntoosa keyhtiöllä on oikeutettuun etuun perustuva oikeus käsitellä talon asukkaiden henkilötietoja. Vuokranantajan on mahdollista luovuttaa vuokralaista koskevat tiedot asunto-osakeyhtiölle, jos hän on informoinut vuokralaista asiasta. Muussa tapauksessa vuokranantaja voi luovuttaa asunto-osakeyhtiölle ainoastaan tiedon huoneistossa asuvien henkilöiden lukumäärästä vesimaksun laskuttamista varten ja pyytää vuokralaista ilmoittamaan itse omat tietonsa asunto-osakeyhtiölle. Vuokranantaja saattaa käyttää toiminnassaan apuna myös yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät vuokralaisen henkilötietoja vuokranantajan puolesta ja tältä saamiensa ohjeiden mukaisesti. Vuokranantaja voi käyttää esimerkiksi saatavien perinnässä tai vuokravalvonnassa apunaan perintätoimistoa. Vastaavasti vuokranantaja voi käyttää kirjanpitäjää, joka saattaa toiminnassaan käsitellä vuokralaisen henkilötietoja. Perintätoimisto ja kirjanpitäjä käsittelevät tietoja tällöin vuokranantajan lukuun. Yhteistyökumppanista ei tule rekisterinpitäjää, vaan hän on ainoastaan henkilötietojen käsittelijä. Vuokranantaja vastaa edelleen siitä, että tietoja käsitellään lainmukaisesti. Vuokranantajan on hyvä varmistaa yhteistyökumppanin kanssa tehtävällä sopimuksella, että tämä noudattaa tietojen käsittelyssä tieto suojaasetuksen vaatimuksia. Kuinka kauan tietoja voi säilyttää? Henkilötietoja voidaan säilyttää vain niin kauan kuin ne ovat vuokraustoiminnan kannalta tarpeellisia. Sen jälkeen tiedot on joko hävitettävä tai muutettava sellaiseen muotoon, josta henkilö ei ole tunnistettavissa. Vuokranantajalla on perusteltu syy säilyttää vuokra-asuntohakemuksia ja niiden liitteenä olevia asiakirjoja vuokralaisen valinnan jälkeen enintään kahden vuoden ajan. Tarvetta tietojen säilyttämiseen voidaan perustella sillä, että vuokranantajan tulee kyetä osoittamaan 9

10 syyttömyytensä mahdollisten syrjintäkanteiden varalta. Mikäli vuokra-asuntohakemus johtaa sopimukseen vuokralaisen ja vuokranantajan välillä, on vuokranantajalla perusteltu syy säilyttää vuokralaista koskevat tiedot koko vuokrasuhteen keston ajan. Myös takaajaa koskevia tietoja on perusteltua säilyttää sama aika. Vuokrasuhteen päättymisen jälkeen vuokrasuhdetta koskevia tietoja voi säilyttää niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista vuokranantajan oikeuksien ja velvollisuuksien turvaamiseksi. Tietoja voi olla tarpeen säilyttää mahdollisten avoinna olevien saatavien perimiseksi tai vahingonkorvausvaatimusten esittämiseksi tai niiltä puolustautumiseksi. Vahingonkorvausvaatimuksia on mahdollista esittää kymmenen vuoden ajan sopimusrikkomuksesta tai vahinkoon johtaneesta tapahtumasta. Veroilmoituksessa ilmoitettuihin tietoihin liittyviä tositteita vuokranantajalla on velvollisuus säilyttää kuusi vuotta verovuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta. Vuokranantajan ollessa kirjanpitovelvollinen (yritys) tietoja on säilytettävä kirjan pitolain mukaisesti. Jos vuokranantaja haluaa säilyttää vuokrasuhdetta koskevia tietoja pidempään esimerkiksi tilastointitarkoituksia varten, tiedot on muutettava sellaiseksi, ettei vuokralainen ole niistä enää tunnistettavissa. Miten tiedot tulisi hävittää? Kun henkilötietojen käsittelylle ei ole enää perusteita, tiedot on hävitettävä tai muutettava sellaiseen muotoon, ettei rekisteröity ole enää tunnistettavissa. Tietojen hävittämisessä on huolehdittava siitä, etteivät ulkopuoliset pääse käsiksi hävitettäviin tietoihin. Tietokoneesta on esimerkiksi muistettava tyhjentää välimuisti ja poistaa hävitetyt tiedostot koneen roskakorista. Myös paperille tulostetut asiakirjat on hävitettävä turvallisesti, eikä esimerkiksi normaalin paperin keräyksen mukana. 10

11 5. TIETOJEN SUOJAAMINEN Vuokranantajalla on rekisterinpitäjänä velvollisuus huolehtia henkilötietojen riittävästä suojaamisesta sekä siitä, että tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen mihin ne on kerätty. Vuokranantajan täytyy itse arvioida, millaiset suojaustoimenpiteet ovat hänen toiminnassaan riittäviä. Tietojen asianmukaisesta suojaamisesta on huolehdittava kaikissa käsittelyn vaiheissa alkaen tietojen keräämisestä ja päättyen tietojen hävittämiseen. Tietojen suojaaminen edellyttää myös henkilötietojen käsittelyn seuraamista ja valvontaa. Sähköisessä muodossa olevat tiedot on säilytettävä niin, etteivät ulkopuoliset henkilöt pääse niihin käsiksi. Käytännössä tiedot tulisi säilyttää järjestelmässä, johon on pääsy vain tietojen käsittelyyn oikeutetuilla nimetyillä henkilöillä. Käyttöoikeuden poistamisesta ja salasanojen vaihtamisesta on huolehdittava henkilöstövaihdosten yhteydessä. Järjestelmien tietoturvasta on huolehdittava asianmukaisesti. Suojaamisesta on huolehdittava myös sähköisessä tiedonvaihdossa: esimerkiksi käytettäessä sähköisiä lomakkeita internetyhteyden on oltava asianmukaisesti suojattu. Tietojen lähettämisessä sähköpostilla on syytä käyttää varovaisuutta ja harkita tietojen lähettämistä salattuna. Vastaavasti paperille tulostettuja asiakirjoja tulisi säilyttää esimerkiksi lukollisessa kaapissa niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi. Jos suojaustoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, vuokranantajan on ilmoitettava siitä tietosuojavaltuutetulle. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan tapahtumaa, jonka seurauksena henkilötietoihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole niihin käsittelyoikeutta. 11

12 12

13 6. REKISTERÖIDYN OIKEUDET Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus Vuokranantajan on rekisterinpitäjänä huolehdittava siitä, että rekisteröidylle kerrotaan henkilötietojen käsittelystä asianmukaisella tavalla. Annettavien tietojen on oltava helposti saatavilla ja ymmärrettävässä muodossa. Luontevin tapa antaa tietoa henkilötietojen käsittelystä on laatia tietosuojaseloste. Tietosuojaselosteessa kerrotaan rekisterinpitäjästä ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta. Tietosuojaselosteeseen kirjataan myös tiedot siitä, mitä tietoja rekisteröidystä kerätään ja mistä, miten kauan tietoja säilytetään ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan. Lisäksi tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on omiin henkilötietoihinsa. Suomen Vuokranantajat on laatinut jäsenilleen mallin tietosuojaselosteesta. Luontevimmin vuokra-asunnon hakijaa, vuokralaista ja mahdollista takaajaa voi informoida tietojen käsittelystä tietoja kerättäessä. Käytännössä tiedot voi antaa vuokrahakulomakkeen täyttämisen yhteydessä tai viimeistään vuokrasopimusta tehtäessä. Kerättäessä tietoja internetin kautta on lomakkeen yhteyteen helppo laittaa linkki tietosuojaselosteeseen. Rekisteröidyn oikeudet Jokaisella on oikeus tarkastaa tiedot, joita hänestä on rekisteriin tallennettu sekä vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista. Tietojen tarkastamista koskeva pyyntö voi olla vapaamuotoinen, mutta yleensä se on hyvä pyytää kirjallisena. Tietojen tarkastaminen ja oikaisun vaatiminen on maksutonta. Rekisteröity voi vaatia tietojaan myös kokonaan poistettavaksi, jos hän ei halua tietojaan enää käsiteltävän. Vuokranantajan ei tarvitse suostua pyyntöön, jos tietojen käsittelylle on edelleen olemassa jokin lainmukainen peruste. Tietojen poistamista koskevan oikeuden tarkoituksena on taata rekisteröidyn yksityisyydensuoja, ei hävittää menneitä tapahtumia. Velvollisuutta tietojen poistamiseen ei ole silloin, jos vuokrasuhde on edelleen voimassa tai tiedot ovat tarpeellisia esimerkiksi mahdollista oikeudenkäyntiä varten. Tiedot voidaan säilyttää kyseisiä tarkoituksia varten niin pitkään kuin on tarpeen. Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä tähän tarkoitukseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän toiminnasta valvontaviranomaiselle. Tietosuoja-asetuksen mukaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu. 13

14 7. SEURAAMUKSET Vuokranantaja vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Tietosuoja-asetuksen rikkomisesta voi seurata vahingonkorvausvastuu ja hallinnollisia sanktioita. Henkilöllä, jolle on aiheutunut vahinkoa tietosuoja-asetuksen rikkomisen vuoksi, on oikeus saada rekisterinpitäjältä täysi korvaus kärsimästään vahingosta. Lisäksi rekisterinpitäjä voi joutua maksamaan hallinnollisia sakkoja tietosuoja-asetuksen rikkomisesta. Sakon määräämisestä päättää tietosuojavaltuutettu. Hallinnollisten sakkojen ohella tai niiden sijasta tietosuojavaltuutetulla on käytössään myös muita keinoja rekisterinpitäjän ohjaamiseen ja lainvastaisen toiminnan lopettamiseen. Tällaisia ovat esimerkiksi huomautus tai varoitus rekisterinpitäjälle tai määräys korjata lainvastainen tilanne. 14

15

16 Vuokranantajan muistilista henkilötietojen käsittelystä Kerää vain vuokrasuhteen kannalta tarpeellisia tietoja ja muista, että jokaisen tiedon keräämiselle pitää olla peruste. Käytä erityistä harkintaa kerätessäsi arkaluonteisia (esim. terveydentilaa koskevia) tietoja. Tällaisten tietojen käsittelyyn tarvitset vuokralaisen nimenomaisen suostumuksen. Pidä huoli siitä, että keräämäsi tiedot ovat ajan tasalla. Kerro vuokralaiselle henkilötietojen käsittelystä ja hänen oikeuksistaan. Säilytä tietoja huolellisesti niin, että kukaan vuokrasuhteen ulkopuolinen ei pääse niihin käsiksi. Hävitä tiedot, joita et enää tarvitse. Suomen Vuokranantajat ry Annankatu 24, Helsinki (09)