Kohti kumppanuutta. Ratkaisun ylätason kuvaus kokonaisarkkitehtuurimenetelmän Versio: 1.0

Transkriptio

1 Kohti kumppanuutta Ratkaisun ylätason kuvaus kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaan jäsennettynä Versio: 1.0

2 jäsennys KA-menetelmällä (80) Sisällys 1. Johdanto Dokumentin tarkoitus Soveltamisalue Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Kohti kumppanuutta projekti pähkinänkuoressa Hankkeen yleiskuvaus Hankkeella tavoiteltavat hyödyt Tarkennettu kohdealue oppimisvaikeuksissa olevan lapsen palveluketju Periaatetason arkkitehtuurilinjaukset Arkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit ja niiden hyödyntäminen Tampereen kaupungin SOA-arkkitehtuuriperiaatteet Terveydenhuollon kansallinen tietotekniikka-arkkitehtuuri Sosiaalihuollon kansallinen tietotekniikka-arkkitehtuuri Sähköinen asianhallinta ja arkistointi Muut yleiset sidosarkkitehtuurit ja linjaukset Tietoturva ja tietosuoja kasvatuskumppanuuden palveluissa Kasvatuskumppanuuteen liittyvät keskeiset roolit Lapsen kasvamisen elinkaareen liittyvät palvelut Palvelukenttä yleisesti Tukea tarvitsevan lapsen palveluketju Keskeiset kasvatuskumppanuuteen kuuluvat prosessit Kohti kumppanuutta -käsitteistö ylätasolla Yleistä käsitteistöstä Asiakasprofiili - Lapsen/nuoren palveluprofiili Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma Koodistot hyvinvointipalveluissa Palvelun mallintaminen Keskeiset toiminnalliset kokonaisuudet Karkea ylätason tietojärjestelmäarkkitehtuurijäsennys Kohti kumppanuutta ratkaisun erityistoiminnot Asiakasprofiili lapsen profiilin hallinta Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman hallinta Perhe- ja yhteisötietojen hallinta Tiedonluovutusvaltuutusten hallinta Resurssi/ajanvaraustoiminnot Lokitiedot ja lokitietojen hallinta Muissa hankkeissa edistettävät toiminnalliset kokonaisuudet... 63

3 jäsennys KA-menetelmällä (80) 10. Tietojärjestelmäympäristö lähtötilanteessa Yleinen sähköinen palveluympäristö Keskeiset Kohti kumppanuutta palveluihin liittyvät operatiiviset tietojärjestelmät Integraatiotarpeet Jatkuvat käyttö- ja ylläpitotarpeet Arkkitehtuurin täsmentäminen KA-menetelmällä Liitteet Viitteet Dokumentin tila Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V MK Projektikokousten perusteella laadittu luonnos v MK Projektiryhmän kommenttien perusteella täsmennetty ja seuraavan arkkitehtuurivaiheen pohjaksi hyväksytty versio

4 jäsennys KA-menetelmällä (80) 1. Johdanto 1.1. Dokumentin tarkoitus Tässä dokumentissa kuvataan Kohti kumppanuutta -ratkaisun pääpiirteet hyödyntäen kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurimenetelmää. Tämän dokumentin Liitteeseen 1, KA-yleiskuva, arkkitehtuuritaulukot on kuvattu kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurimenetelmän kuvauspohjan mukaisesti toimintaympäristön kuvaksia arkkitehtuuritaulukoihin Soveltamisalue Tämä kuvaus listaa kaikkein keskeisimmät piirteet Kohti kumppanuutta ratkaisun toiminnallisesta ja teknisestä palveluympäristöstä. Tätä kuvausta on tarkoitus hyödyntää Kohti kumppanuutta -ratkaisun ja palvelujen määrittelyn, varsinaisen Kohti kumppanuutta viitearkkitehtuurisuunnittelun sekä toteutettavan ratkaisun ja palvelujen vaatimusmäärittelyn pohjana. Tämä kuvaus on kuvattu yleisellä, KA-menetelmän periaatteellisella ja käsitteellisellä tasolla. Varsinaisen arkkitehtuurisuunnittelusta vastaavan tahon tulee merkittävästi täsmentää tässä kuvattua jäsennystä ja kuvauksia. 2. Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan toiminnan, tietotarpeiden, tietojärjestelmien ja teknologiaratkaisujen mallintamista, kuvaamista ja suunnittelemista yhtenäisen mallin mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuuri varmistaa eri osaalueiden ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen kaikessa toiminnan ja ICT-ratkaisujen kehittämisessä. Käytännössä kokonaisarkkitehtuuri koostuu jäsennyksestä, kuvauspohjista ja näiden avulla toteutetuista arkkitehtuurilinjauksista. Kokonaisarkkitehtuuri ulottaa näkökulmansa pelkkien tietojärjestelmien ulkopuolelle kuvatakseen ne substanssitoiminnan syyt ja tarpeet, joita varten tietojärjestelmiä tehdään sekä tässä tarvittavat tiedot. Varmistaakseen toteutettavien ratkaisujen kattavuuden ja tarkoituksenmukaisuuden kokonaisarkkitehtuurimenetelmä jäsentyykin näkökulmiin ja käsitteellisiin tasoihin (abstraktiotasoihin). Näkökulmat: o Toiminta: liiketoiminnan ja asiakkuuksien näkökulma o Tieto: tietoa, käsitteitä ja tietovarantoja tarkasteleva näkökulma o Järjestelmä: järjestelmien näkökulma o Teknologia: tekniikan, laitteiden ja teknisten ratkaisujen sekä ylläpidon näkökulma Abstraktiotasot:

5 jäsennys KA-menetelmällä (80) o Periaattellinen taso MIKSI, missä rajoissa o Käsitteellinen taso MITÄ esim. mitä tietoa taltioidaan, mitä tarkoitusta varten, mitkä ovat toiminnan keskeiset käsitteet o Looginen taso MITEN esim. tietovarantojen looginen jäsennys ja tietojen sijoittuminen eri kokonaisuuksiin o Fyysinen taso MILLÄ esim. mihin fyysisiin tietokantoihin eri loogiset tietovarannot sijoitetaan, mitkä toteutetaan tiedostoina tai dokumenttienhallintajärjestelmän avulla Tässä työssä on ylätasolla hyödynnetty alla kuvattua kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurimenetelmää ja mallinnettu karkealla tasolla oranssilla kuvatut kokonaisarkkitehtuurin osakuvaukset. Arkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit, rajaukset ja reunaehdot Tietoturvatarpeet ja -periaatteet SOA-linjaukset Tietoarkkitehtuuri Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Strategia Käsitemalli (ylin taso) Tietojärjestelmäpalvelut Teknologiapalvelut Käsitteellinen taso - MITÄ Palvelut Sidosryhmät, roolit Palvelut-käsitteet - matriisi Looginen Taso - MITEN Prosessikartta Prosessikuvaukset Prosessit-tiedot matriisi Tietomallit Loogiset tietovarannot Järjestelmät-tiedot matriisi Loog. järjestelmäjäsennys Järjestelmät-prosessit matriisi Integraatioperiaatteet (sis. liittymät) Teknologiakomponentit Valvonta- ja hallintaarkkitehtuuri Integraatioratkaisut (sis. rajapinnat) Fyysinen taso - MILLÄ Fyysiset tietovarannot Sanastot Fyys. järjestelmäsalkku Sijoituskaavio Verkkokaavio Teknologiasalkku Standardit Kuva 1, esiselvityksessä käsitellyt kokonaisarkkitehtuurin alueet Keltapohjaiset kuvaukset on laadittu osittain. Kohti kumppanuutta -ympäristö sisältää hyvin monia toiminnallisia prosesseja, joista tässä vaiheessa on kuvattu ja otetaan käyttöön lähinnä tukea tarvitsevan lapsen pääprosessi. Ratkaisu tulee suunnitella siten, että sitä voidaan luontevasti laajentaa myös muihin lapsen ja nuoren palveluihin ja niihin liittyviin prosesseihin.

6 jäsennys KA-menetelmällä (80) 3. Kohti kumppanuutta projekti pähkinänkuoressa 3.1. Hankkeen yleiskuvaus Kohti kumppanuutta viitearkkitehtuurin suunnitteluprojekti on keskeinen osa laajempaa Kohti kumppanuutta hanketta. Kohti kumppanuutta -lapsiperheiden ja nuorten rajattomat palvelut -hankkeen tavoitteena on toteuttaa asiakaslähtöistä, vuorovaikutusta ja kasvatuskumppanuutta tukeva palvelu- ja asiointikokonaisuus. Palvelukokonaisuuden avulla saadaan eheytettyä sektoroitunutta palvelutuotantoa lapsiperheen ja nuoren ja kasvamisen kaaren näkökulmasta. Tämä mahdollistaa asiakkaan osallistumisen itseään koskevan palvelun toteuttamiseen ja kehittämiseen sekä luo edellytyksiä uusille prosessimaisille tavoille tehdä yhteistyötä eri organisaatioiden välillä. Eheytetty palvelutuotanto tuo lisäksi kustannussäästöjä palvelutuotannolle ja yhtenäistää palveluprosessien toteuttamista, seurantaa ja raportointia sekä tarpeiden ennakointia. Tavoitetilassa kohderyhmälle avautuvat saumattomina lapsiperheiden hyvinvointipalvelut yhden palveluhistorian ja asiointipalvelun kautta. Tässä hankkeessa keskeisinä palveluina ovat äitiys- ja lastenneuvola, varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetus ja kouluterveydenhuolto sekä palveluohjaus edellä mainittuihin peruspalveluihin ja lapsen ja hänen perheensä tukipalveluihin. Hankkeessa kuvataan keskeiset alle 16 -vuotiaille lapsille, nuorille ja heidän perheilleen suunnatut organisaatiorajat ylittävät palveluketjut ja nivelvaiheet sekä lapsen edun mukaisen tiedon kulun tarpeet. Hankkeessa myös määritellään lasten ja nuorten palvelukokonaisuuden toteutukseen tarvittavat lainsäädäntöön liittyvät muutostarpeet. Kokonaisuudessa toteutetaan lapsen kasvua ja kehitystä tukeva lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma, joka niveltää mm. varhaiskasvatus-, esiopetus-, oppimis- ja kuntoutussuunnitelmat toisiinsa. Palvelukokonaisuuteen sisällytetään keskeisiä lapselle tai hänen huoltajalleen sekä työntekijälle suunnattuja sähköisiä volyymipalveluja kuten hakemuksiin, ajanvarauksiin, ilmoittautumisiin, maksamiseen ja viranomaispäätöksiin liittyviä toimintoja hyödyntäen mahdollisimman paljon olemassa olevia ratkaisuja. Palvelujen toteutuksessa hyödynnetään palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaista (SOA) palvelualustaa sekä kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin periaatteita. Toteutuksissa huomioidaan valtakunnallisesti toteutettavat ratkaisut mm. asiakkuuksien ja perustiedon eli Master datan hallinnassa Kohti kumppanuutta palvelukokonaisuuden teknologinen ratkaisu toteutetaan monistettavana ja modulaarisena ratkaisukokonaisuutena, joka voidaan sovittaa ja ottaa käyttöön eri kunnissa. Kohti kumppanuutta teknologinen ratkaisu ei siis ole yksi valtakunnallinen palvelu, johon eri kunnat voivat liittyä.

7 jäsennys KA-menetelmällä (80) 3.2. Hankkeella tavoiteltavat hyödyt Seuraavaan on koottu Kohti kumppanuutta hankkeella tavoiteltavat hyödyt. PROJEKTIN TUOTOKSILLA TAVOITELTAVAT TULOKSET tulosalue tulokset ja hyödyt hyödynsaajataho mittari Käyttöönotettu Kohti kumppanuutta - palvelukokonaisuus Rakentuu hanke-esityksessä kuvatuista SOAkomponenteista sekä niiden integroinnista pilottikohteisiin Espoo (prosessikuvaukset), Kuopio, Lahti, Oulu, Salo, Tampere Valmiita SOA-arkkitehtuurin mukaisia tietojärjestelmäkomponentteja. Lapsen ja nuoren kasvamista koko tämän kasvunkaaren ajan hallinnoiva ja tukeva tietojärjestelmä, joka sisältää runsaasti palveluohjaukseen liittyviä ominaisuuksia, ja jonka keskeiset toiminnallisuudet (ilmoittautuminen, haku, ajanvaraus, maksaminen, viranomaispäätökset) on otettu käyttöön. Hankkeessa syntyvien valmiiden ja dokumentoitujen tietojärjestelmäkomponenttien avulla voidaan kehittää muitakin ratkaisuja tai sovittaa paikalliset ratkaisut yhteentoimivaksi Kohti kumppanuutta ratkaisuksi. Kunnat Palvelun käyttäjät Lasten ja nuorten hyvinvointipalvelujen palveluntuottajat, THL, STM, OPM, Valvira, Tilastokeskus Kunnat IT-yritykset Käyttöönotettu palvelu pilottikunnissa. Toteutetut komponentit Dokumentoitujen komponenttien saatavuus komponenttikirjastosta Lainsäädäntömuutosehdotus/ ehdotuksia Kohti kumppanuutta palvelukokonaisuuden valtakunnallistamiskonsepti ja tämän ohjausorganisaatio Valmiita, kuntien käytettävissä olevia rajapinta-adaptereita ja palveluväylä keskeisimpiin operatiivisiin järjestelmiin. Madalletaan mm. tietosuojalainsäädännön tulkinnasta johtuvia operatiivisten rekisterien tietojen siiloutumisen haittoja. Laaditaan huolellisesti yhteistyössä asiakkaiden, palveluntuottajien ja lainsäädännön valmistelijoiden kanssa perustellut ehdotukset lainsäädäntömuutoksista, jotka tukevat nykyistä paremmin huoltajien ja hyvinvointipalvelujen tuottajien vuorovaikutusta, kasvajan ja perheen itseohjautumista. Hankkeen osallistujista ja hankkeen aikana kiinnostuksensa esittäneiden tahojen muodostama pysyvä koordinointiorganisaatio, joka toimii ratkaisun toimivuuden seuraajana, kehittämisehdotusten käsittelijänä sekä laadun valvojana. Kunnat Palvelujen käyttäjät, STM,OPM Kunnat Nykytilaselvitys Ehdotukset lainsäädäntömuutoksiksi asiakaskeskeisen palveluntuotannon esteiden poistamiseksi Lainsäädäntömuutokset ehdotuksen pohjalta Käyttöönottojen määrä pilottien jälkeen Koordinointiorganisaation toiminnan aktiivisuus Jatkokehityksen toimenpiteet Kasvatuskumppanuuden sähköisen palveluympäristön ratkaisuarkkitehtuuri Hankkeessa laaditaan käyttöönottokonsepti sekä siihen liittyvä tukimateriaali ja käyttöönottojen tukimalli. KuntaIT:n kokonaisarkkitehtuuriin kiinnitetty kasvatuskumppanuuden sähköisen palveluympäristön. viitearkkitehtuuri, jonka pohjalta kunnat voivat rakentaa yhteentoimivia ratkaisuja ja palveluita pitkäjänteisesti ja hallitusti. Arkkitehtuuri luo puitteet hyvinvointi- ja sivistyspalvelujen tie- Kunnat IT-yritykset Arkkitehtuuridokumentaatio, kuntasektorin KAmenetelmää hyödyntäen Arkkitehtuurin liittäminen kuntasektorin arkkitehtuurinhallintaan

8 jäsennys KA-menetelmällä (80) Laadulliset ja taloudelliset hyödyt tojen yhteensaattamiselle asiakaskeskeisten palveluprosessien mukaisesti nykyisen eriytyneen ratkaisukentän sijaan. Palvelun käyttäjät: -lapsiperhe ja nuori saa paremman katkeamattoman palveluketjun -kasvunkansion kautta lapsi, nuori ja hänen vanhempansa voivat seurata ja ohjata lapsen/nuorten oppimista ja edistymistä - tukea tarvitsevien lapsiperheiden palveluiden saatavuus paranee ja palvelut eheytyvät -perheen rutiinitöiden väheneminen (esim. ilmoittautumiset, reissuvihkotyö, tiedotus, käyttäjähallinnan yhtenäistyminen) -palveluista saadaan yhdenvertaisempia ja oikeudenmukaisempia päätökset ovat oikeita, kun kaikki tieto on käytössä Kunnat Palveluiden asiakkaat/kuntalaiset Lasten ja nuorten hyvinvointipalvelujen palveluntuottajat Käytettävyystesti Kunnat ja palveluntuottajat: -palveleva henkilökunta saa ajantasaisempaa ja parempaa tietoa lapsen kehityksestä ja tilanteesta ja lapsi/nuori saa tätä kautta parempaa ja yksilöllisempää palvelua -oppilaitos- ja palveluntuottajakohtaiset laatuerot pienenevät -ammattilaisen tukeman itseohjauksen kehittäminen ja ohjatun sähköisen vertaistuen järjestäminen esim. kouluterveydenhuollossa, oppimisvaikeuksissa -yhtenäinen välineistö asiakkaan elinkaarilähtöisesti -saadaan karsittua päällekkäisiä ja tarpeettomia palveluja Kuvatut prosessit, yhteisten työkalujen määrä ja niillä hallittavien palvelujen määrä (lkm,, htv) -palveluntuottajien rutiinitöiden väheneminen esim. ilmoittautumiset, reissuvihkotyö, tiedotus, käyttäjähallinnan yhtenäistyminen jne - voidaan kuvata asiakasprosessien vastuut nykyistä paremmin -prosessien läpinäkyvyys paranee - virheellisestä tai puutteellisesta tiedosta johtuvat virheelliset päätökset vähenevät -eritystukea voidaan kohdistaa aikaisemmin oikeisiin kohteisiin, ongelmat vähenevät -tiedon siirtyminen eri tuotanto-

9 jäsennys KA-menetelmällä (80) organisaatioiden välillä kehittyy ja yhtenäistyy -tietosuojalain muutosehdotusten ja selvitysten johdosta tietoa voidaan hyödyntää turvallisesti ja hallitusti läpi keskeisten prosessien Toimijakysely, ratkaisuun liittyvien toimijoiden / operatiivisten ratkaisujen määrä 3.3. Tarkennettu kohdealue oppimisvaikeuksissa olevan lapsen palveluketju Kohti kumppanuutta ratkaisukokonaisuus tulee suunnitella siten, että siihen voidaan jatkossa liittää jo ensimmäisessä vaiheessa suunniteltavin periaattein kaikki lapsen ja nuoren kasvamiseen liittyvät palvelut ja erityisesti näiden tietotekniset ratkaisut. Ensimmäisessä vaiheessa (tämä Kohti kumppanuutta projekti) toteutetaan erityisesti tekninen ympäristö, jota tarvitaan oppimisvaikeuksissa 1 olevan lapsen palveluketjun läpiviemiseen tehokkaasti ja turvallisesti. Tämä sisältää keskeisimmät liittymät yleisesti käytössä oleviin operatiivisiin järjestelmiin sekä keskeisimmät kunnan työntekijän ja asiakkaan sähköiset palvelut. Seuraavassa vaiheessa edellistä kokonaisuutta tarkennetaan kasvamis- ja oppimispolun laajemmalla tukemisella. Ks. palveluketjut jäljempänä. 4. Periaatetason arkkitehtuurilinjaukset 4.1. Arkkitehtuuriperiaatteet Kohti kumppanuutta ratkaisun ja siihen liittyvien palvelujen keskeiset suunnittelun ja toteutuksen sekä jatkuvien palvelujen peruskivinä toimivat linjaukset on koottu projektiryhmässä arkkitehtuuriperiaatteiksi: 1 Koska oppimisvaikeuksien taustalla voi olla hyvin monia tekijöitä, tästä prosessista käytetään myös nimitystä tukea tarvitsevan lapsen palveluketju

10 jäsennys KA-menetelmällä (80) Nimi Prioriteetti Prioriteetti 1-5 Kuvaus SOA-periaatteiden hyödyntäminen 5 Palvelut suunnitellaan ja toteutetaan SOA-periaatteella mahdollistetaan saman tietojärjestelmän käyttö useisiin professioihin, palveluihin ja asiakkuuksiin Avoimet rajapinnat 5 Palvelukomponenttien rajapinnat ovat avoimet ja uudelleenkäytettävät Turvallinen ratkaisu 5 Järjestelmän on oltava turvallinen ja sen tietosuoja on vahva Ulkoisen raportoinnin tuki 4 Raportointiarkkitehtuurin tulee tukea ulkoista raportointiratkaisua (DW/BI-ratkaisu). Yhtenäinen käyttöliittymä 4 Samantapaiset toiminnat tulee saada koottua samankaltaiseen käyttöliittymään Tieto saataville 4 Palvelu tuottaa tarkoituksenmukaista tietoa asiantuntijoille, vanhemmille ja huoltajille lapsen kehittymisen ja oppimisen onnistumisesta koko kasvamisen kaaren ajalta myös vahvuuksista saadaan riittävästi tietoa Vanhemmuuden vahvistaminen 4 Järjestelmä tukee vanhemmuuden vahvistamista myönteisellä tiedolla Kasvamisen prosessin mukainen 4 Palveluiden lähtökohtana on asiakas ja asiakkaiden tarpeet. Ratkaisu tuottaa katkeamattoman kasvamisen näkymän Kustannustehokas palvelujen tuottaminen Joustava ja räätälöitävä, laajennettavissa 4 Päällekkäisyyksien poistaminen, tarpeettomien palvelujen poistaminen, palveluprosessien tehostaminen, asiakkaan "juoksuttaminen" vähenee 4 Ratkaisun tulee olla joustava sekä kuntien välillä että kunnan sisällä Yllä kuvatussa taulukossa arkkitehtuuriperiaatteita on listattu prioriteettiin 4 asti. Prioriteettien 2 ja 3 arkkitehtuuriperiaatteet on listattu Liitteeseen 1, KAyleiskuva, arkkitehtuuritaulukot. Ratkaisu tulee siis suunnitella hyödyntäen SOA-periaatteita ja avoimia rajapintoja. Ratkaisuun suositellaan mahdollisuuksien mukaan käytettävän myös avoimen lähdekoodin ratkaisuja, silloin kuin tämä on tarkoituksenmukaista Sidosarkkitehtuurit ja niiden hyödyntäminen Kohti kumppanuutta ratkaisua ei toteuteta tyhjästä vaan siinä kootaan lähtötilanteessa hajallaan olevaa tietoa yhteen. Kohti kumppanuutta ratkaisua suunniteltaessa on otettava huomioon useita paikallisia ja kansallisia ratkaisumalleja. Seuraavaan on koottu keskeisimmät huomioitavat sidosarkkitehtuurit. Tietoarkkitehtuurin sidosratkaisuista koodistopalveluja käsitellään tarkemmin jäljempänä käsitemallin yhteydessä Tampereen kaupungin SOA-arkkitehtuuriperiaatteet Tampereen kaupunki on kuvannut kaupungissa hyödynnettävät keskeiset sähköisten palvelujen palvelukeskeisen arkkitehtuurin periaatteet. Nämä tavoitetilan vaatimuksen on kuvattu tarkemmin erilliseen liitteeseen. Seuraavaan on koottu muutamia keskeisimpiä Tampereen kaupungin SOAarkkitehtuuriperiaatteita. Näitä hyviä periaatteita suositellaan hyödynnettävän myös muiden kaupunkien ratkaisuissa. Tampereen kaupunki kehittää sähköisiä palveluita palvelukeskeisen arkkitehtuurin SOA-periaatteiden mukaisesti. Tampereen SOA-periaatteiden keskiössä ovat sähköisesti saatavat palvelut, komponentit, jotka ovat näin järjestelmien toiminnan edellytys. Palvelukeskei-

11 jäsennys KA-menetelmällä (80) sen arkkitehtuurin käyttö ei määrää käytettäviä standardeja teknologioita. Tämän sijaan SOA asettaa palveluille vaatimuksia. Keskeisiä vaatimuksia SOApalveluille ovat: Palveluiden pitää olla karkeustasoltaan erilaisia ja toisistaan koostettavissa Palvelulla pitää olla hyvin määritellyt ja standardeihin nojautuvat rajapinnat (rajapintaperiaatteet, erityisesti avoimet rajapinnat) Palveluiden tulee olla löyhästi kytkettyjä (integraatioperiaatteet) Palveluiden tulee olla helposti haettavissa (palvelukatalogi) Palveluiden tulee olla liiketoimintalähtöisiä (unohtamatta teknisessä ympäristössä välttämättömiä teknisiä tukipalveluita) Palveluiden tulee olla uudelleenkäytettäviä Tampereen kaupungin sähköiset palvelut pyritään toteuttamaan seuraavan teknologiapinon pohjalta: Kuva 2, Tampereen kaupunki: SOA-teknologiapino missä jäsentely perustuu seuraavaan kerrosajatteluun:

12 jäsennys KA-menetelmällä (80) Kuva 3, Tampereen kaupunki / KuntaIT: palvelunohjauksen kerrosmalli Palvelukerrokset puolestaan ryhmittyvät luontevasti seuraavasti: Kuva 4, Tampereen kaupunki / KuntaIT: palvelukerrokset Yllä olevaa kokonaisuutta tulee hyödyntää kehitettäessä Kohti kumppanuutta palveluja Tampereen kaupungissa. On huomattava, että kaikki Kohti kumppanuutta hankkeessa mukana olevat kunnat eivät ole tehneet samanlaisia SOA-periaatelinjauksia kuin Tampereen kaupunki. Kohti kumppanuutta ratkaisun komponentit tulee rakentaa siten, että ne soveltuvat mahdollisen monen kunnan tekniseen palveluympäristöön. Tärkeimmät missä tahansa kunnassa noudatettavat ratkaisuperiaatteet ovat: Uudelleenkäytettävyys Systemaattisuus Palvelevuus toiminnan näkökulmasta Yhteentoimivuus Joustavuus ja laajennettavuus

13 jäsennys KA-menetelmällä (80) Terveydenhuollon kansallinen tietotekniikka-arkkitehtuuri Keskeisimmän terveydenhuollon kansallisen tietotekniikka-arkkitehtuurin muodostaa ns. kansallinen terveysarkisto (KanTa). Se on yhteinen nimitys terveydenhuollon uusille valtakunnallisille tietojärjestelmäpalveluille, joita ovat eresepti ekatselu earkisto. Rakenteilla olevien KanTa-tietojärjestelmäpalveluiden tehtävänä on edistää hoidon jatkuvuutta ja potilasturvallisuutta sekä tehostaa terveydenhuollon palveluja. KanTa-palvelut tulevat julkisen ja yksityisen terveydenhuollon, apteekkien sekä kansalaisten käyttöön vaiheittain 1. huhtikuuta 2011 mennessä. Jatkossa terveydenhuollon tietoja voidaan järjestelmien ja terveydenhuollon toimijoiden välillä siirtää vain kansallisen palvelun kautta. Ratkaisu sisältää myös keskeiset piirteet kansallisesti keskitetystä terveydenhuollon tietojen suostumustenhallinnasta. Kohti kumppanuutta ratkaisussa tarvittava suostumustenhallinta tulee sovittaa yhteen terveydenhuollon kansallisen suostumuksenhallinnan kanssa siten, että toteutetaan mahdollisimman vähän päällekkäisiä ratkaisuja. KanTa-arkkitehtuurin dokumentit löytyvät Kanta-ratkaisun verkkosivuilta: earkisto Sähköinen potilastietoarkisto (earkisto) tarjoaa terveydenhuollon organisaatioille mahdollisuuden tallentaa potilastiedot keskitettyyn arkistoon. Hoidon jatkuvuus ja laatu paranevat, kun potilaan tiedot ovat saatavilla yli organisaatiorajojen. Tämä on keskeisin Kohti kumppanuutta ratkaisussa hyödynnettävä palvelukokonaisuus siltä osin, kun potilastietoja on siirrettävä organisaatiosta toiseen. On huomattava, että yksittäisen potilastietojärjestelmän sisällä, kunnan sisäisten toimijoiden välillä tai ns. seudullisissa järjestelmissä tietoa ei välttämättä tarvitse siirtää kansallisen arkiston kautta erityisesti vielä hoidon ollessa kesken. Tällöinkin on kuitenkin huolehdittava suostumuksenhallinnasta näiden tietojen luovuttamiseen. Tätä ongelmakenttää on kuvattu tarkemmin Liitteessä 3, Kohti kumppanuutta, lakiselvitys. ekatselu ekatselu on kansalaisille tarkoitettu sähköinen palvelu, jossa he voivat internetin välityksellä katsella Reseptikeskuksessa ja sähköisessä potilastietoarkistossa olevia tietojaan. Katseluyhteyden kautta täysi-ikäinen henkilö saa halutessaan esimerkiksi yhteenvedon sähköisistä lääkemääräyksistään. eresepti eresepti on lääkärin laatima sähköinen lääkemääräys, jonka lääkäri allekirjoittaa sähköisesti ja tallentaa Reseptikeskukseen. Kun potilaan kaikki lääkemääräykset on tallennettu Reseptikeskukseen, lääkäri voi potilaan suostumuksella

14 jäsennys KA-menetelmällä (80) tarkistaa tämän kokonaislääkityksen ja ehkäistä lääkkeiden haitallisia yhteisvaikutuksia ja päällekkäisyyksiä Sosiaalihuollon kansallinen tietotekniikka-arkkitehtuuri Sosiaalihuollon kansallista tietotekniikka-arkkitehtuuria on kuvattu kansallisessa Tikesos-hankkeessa 2. Kohti kumppanuutta ratkaisussa tulee ottaa kokonaisuudessaan huomioon sosiaalihuollon kansallinen arkkitehtuuri. Arkkitehtuuriin liittyvä kehittämistyö on määritelty sosiaalialan tietoteknologiahankkeen hankesuunnitelmassa vuosille Työ on aloitettu vuoden 2008 alussa tietoarkkitehtuurin kuvauksella ja tietojärjestelmäarkkitehtuuria ryhdytään määrittelemään vuoden 2010 alussa. Arkkitehtuurin määrittelyssä hyödynnetään soveltuvin osin valtiohallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmää, joka on kehitetty palvelemaan julkishallinnon toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelua. Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurimenetelmä on kehitetty valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmän pohjalta. Kokonaisarkkitehtuurikehys kattaa neljä arkkitehtuurinäkökulmaa, joita ovat: toiminta-, tieto-, järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri. Tikesos-hankkeessa kuvataan sosiaalihuollon toimialakohtainen arkkitehtuuri yleisellä tasolla. Arkkitehtuurinäkökulmista työ keskittyy tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurien kuvaamiseen. Toiminta- ja teknologia-arkkitehtuurien näkökulmista kuvauksia on laadittu ja laaditaan sen verran kuin tarvitaan tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurisuunnittelun tueksi. Vuoden 2008 työssä kehittäminen ryhmiteltiin kolmeen osakokonaisuuteen: Sosiaalihuollon kansallisen arkkitehtuurin lähtökohdat ja tavoitetila Sosiaalihuollon kansallinen toiminta-arkkitehtuuri Sosiaalihuollon kansallinen tietoarkkitehtuuri Sosiaalihuollon kansallista arkkitehtuuria on saatu kuvattua eteenpäin kaikilla edellä listatuilla alueilla. Sosiaalihuollon kansallisen arkkitehtuurin lähtökohdat ja tavoitetila Arkkitehtuurin lähtökohdat ja tavoitetilan kehittämisessä on ollut kolme päätehtävää: Arkkitehtuurin reunaehtojen kuvaus. o Reunaehdot muodostuvat sosiaalihuollon tiedonhallintaa ohjaavasta lainsäädännöstä, ohjeistuksesta ja strategisista linjauksista. Sosiaalihuollon arkkitehtuurin nykytilan kuvaus o Tämä sisältää nykyiset asiakastietojen hallinnan käytännöt yleisellä tasolla. 2

15 jäsennys KA-menetelmällä (80) o Kuvattuja asioita ovat muun muassa asiakirjallisen tiedon tuottaminen, niiden tallennusmuodot (manuaalinen ja sähköinen), sijainti aktiivikäytön aikana ja pitkäaikaissäilytyksessä sekä asiakirjatyypit ja niiden arkistointiin liittyvät käytännöt. o Kuvauksessa kiinnitetään huomiota asiakirjojen tuottamiseen asiakastietojärjestelmistä ja manuaalisista merkinnöistä sekä tietojen luovutuksenkäytäntöihin ja suostumusten hallintaan. Tiedonhallinnan tavoitetilan kuvaus ja tiedonhallinnalle asetettavat vaatimukset. o Tämä sisältää asiakastietojen käsittelyyn kohdistuvat vaatimukset (hyvä tiedonhallintatapa, yksityistiedon suoja, työprosessien tukeminen, sähköinen arkistointi), tietojen hyödyntämisen eri tarkoituksiin (esim. asiakastyö, hallinto, tilastointi, tiedonmuodostus ja palvelujen arvioiminen), tuotettavan tiedon sisällön, sijainnin ja omistajuuden, arkistoitavan tiedon osuuden kerätystä tiedosta, asiakirjatyypit ja niiden muodostamisen asiakirjallisista tiedoista sekä tietojen jakamisen ja luovuttamisen. Kansallisen kokonaisarkkitehtuurin lähtökohtia ja tavoitteita on käsitelty vuonna 2008 toteutetussa asiakirjallisen tiedon sähköistä hallintaa ja säilytystä koskevassa selvitystyössä. Siinä kuvattiin sosiaalihuollon nykyiset käytännöt asiakirjallisen tiedon hallinnassa ja näistä käytännöistä nousevia kehittämiskohteita. Tavoitetilan määrittelyä on jatkettu vuoden 2009 aikana. Sosiaalihuollon kansallinen toiminta-arkkitehtuuri Tämä osakokonaisuus kuvaa sosiaalihuollon keskeisiä toimintaprosesseja, joissa syntyy tietotarpeita. Tähän mennessä on kuvattu sosiaalihuollon keskeisimpien työprosessien nykyisten käytäntöjen kuvauksia yleisellä tasolla. Näissä on keskitytty yleisen tason asiointiprosesseihin ja yleisiin asiakirjatyyppeihin liittyviin prosesseihin, mutta samalla on tuotettu myös esimerkkejä tarkoista palvelukohtaisista prosesseista. Työhön on yhdistetty tarvittavien asiakirjojen ja tietotarpeiden sekä tietoprosessien kuvaaminen sekä asiakastietojärjestelmiin liittyvää arkiston käyttötapojen tarkentaminen. Sosiaalihuollon toimintaprosesseista on kuvattu vuoden 2008 loppuun mennessä päivähoidon, toimeentulotuen ja adoptioneuvonnan toimintaprosessit sekä vuoden 2009 aikana on paneuduttu lastenvalvojan tehtäviin, sosiaaliseen luototukseen ja sosiaalipäivystykseen liittyvät prosessit. Sosiaalihuollon kansallinen tietoarkkitehtuuri Sosiaalihuollon kansallisessa tietoarkkitehtuurissa on kuvattu sosiaalihuollon asiakastietoihin kohdistuvia tietotarpeita, keskeisiä tietovarantoja ja niiden sijaintia, tietojen rakenteita ja keskinäisiä suhteita sekä tiedon organisointia ja hallintaa.

16 jäsennys KA-menetelmällä (80) Tietoarkkitehtuurin määrittelyssä keskeinen tehtävä on asiakastietoihin sisältyvien ylätason käsitteiden kuvaaminen tietomallin avulla. Tietomallin määrittely on aloitettu ja sen tarkentamista jatketaan vuoden 2009 aikana. Keskeisiä kehitettyjä tietoarkkitehtuurin elementtejä ovat: Asiakastietojen päätietoryhmien määrittely. Päätietoryhmien kuvaus perustuu ydintietojen ja palvelukohtaisten tietojen määrittelyihin, joista abstrahoidaan ylätason päätietoryhmien kuvaus. Asiakastietojen korkean tason tietomallin kuvaus Tietomallin laatiminen aloitettiin kuvaamalla sosiaalihuollon toimijoita ja niitä koskevia ominaisuuksia koskevia tietokokonaisuuksia. Tietokokonaisuuksia määriteltiin tiiviissä yhteistyössä asiakastietojärjestelmien kehittämiskokonaisuuteen kuuluvan asiakirjarakenteiden kehittämistyön ja asiakirjojen sisällöllisen yhtenäistämistyön kanssa. Samassa yhteydessä on viimeistelty myös sosiaalihuollon sanasto asiakastietojärjestelmiä varten. Sanastoa on täydennetty lisäämällä termitietueiden lisäksi käsitekaaviot määritellyistä käsitteistä. Sanasto ilmestyi Stakesin kustantamana vuoden 2008 lopussa. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja on tarkoitus käsitellä kansallisesti samalla periaatteella kuin terveydenhuollossakin. Suunnitelmissa on keskitetyn kansallisen sosiaalihuollon asiakirjojen kansallisen arkiston toteuttaminen arviolta Sähköinen asianhallinta ja arkistointi Sähköinen asianhallinta ja siihen liittyvät järjestelmät yleisesti Kaikki viranomaisen (kunta) kanssa käytävä ns. virallinen asiointi kuuluu asianhallintakokonaisuuteen, jota säätelevät erityisesti arkistolaitoksen antamat sähköisen asianhallinnan määräykset. Asianhallinta on sähköisten palvelujen kannalta erittäin tärkeää, koska viranomaisella on säilytys- ja arkistointivelvollisuus kaikkeen viranomaisasiointiin. Perinteisesti tämä on tarkoittanut merkittäviä paperiarkistoja, mutta siirryttäessä sähköiseen asiointiin, myös koko vireille pannun asian käsittelyhistoria on voitava säilyttää ja arkistoida sähköisesti hyvin tarkkojen määräysten mukaisesti. Muussa tapauksessa viranomainen (siis kunta tässä tapauksessa) joutuisi arkistoidessaan asiointitietoa tulostamaan paperille keskeiset hakemukset, lisätietopyynnöt, päätökset ja valitustiedot. Erityisesti sähköinen asianhallinta edellyttää kullekin käsiteltävälle asialle (esim. päivähoitohakemus, potilaskäynti tms.) ominaisten metatietojen liittämistä sähköiseen asiointiin koko asiointihistorian ajan. Mikäli näitä metatietoja ei ole luotettavasti ja todennettavasti käsitelty ja taltioitu asian vireillepanosta asti, kyseistä asiaa ei Arkistolaitoksen Sähke 2 -määräysten mukaan yleensä 3 Aikataulut ovat tässä vaiheessa hyvin alustavia ja tarkentuvat.

17 jäsennys KA-menetelmällä (80) voida enää arkistoida sähköisesti; pahimmillaan sähköisesti toteutettu asiointihistoria joudutaan tulostamaan ja arkistoimaan paperilla. Kohti kumppanuutta ratkaisun sähköiset asiointipalvelut tulee liittää kiinteästi osaksi kunnan sähköisen asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin kokonaisuutta. Kunnan asiankäsittelykokonaisuudella tarkoitetaan toiminnallista kokonaisuutta, johon sisältyy asioiden valmisteluun, käsittelyyn ja päätöksentekoon liittyvät tehtävät sekä niihin liittyvät asiakirjat. Asiankäsittelyjärjestelmään tallennetut tai liitetyt asiakirjat yhdistyvät toimenpiteen tai käsittelyvaiheen kautta asiaan. Tiedon alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys pystytään takaamaan. Järjestelmä sisältää tai siihen on integroitu toiminnallisesti tai loogisesti toisiinsa liittyviä sovelluksia, sisäisiä tietovarantoja, palveluita tai toimistotyökaluja. Asianhallinnan kehittämisen lähtökohdaksi voidaan asettaa hyvä tiedonhallintatapa, joka on määritelty laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta. "Viranomaisen tulee huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Viranomaisen tulee suunnitella asianhallintansa siten, että lainsäädännön vaatimukset otetaan huomioon." Asianhallintajärjestelmä määritellään tietojärjestelmäksi, jonka avulla organisaation (erityisesti julkishallinnollisen viranomaisen) käsittelemät asiat ja niihin liittyvät asiakirjat hallitaan ennalta määrättyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Järjestelmä on tarkoitettu pääasiassa asioiden ja dokumenttien hallintaan, asioiden etenemisen seurantaan, arkiston muodostamiseen sekä diaarin ylläpitoon. Järjestelmä mahdollistaa sähköisen asioinnin viraston ulkopuolelle ja siitä voidaan tehdä hakuja sekä asioihin että asiakirjoihin. Sähköisen asianhallinnan tavoitteena on, että asia voidaan käsitellä kokonaan sähköisesti tietojärjestelmän sisällä. Tietojärjestelmässä tehtävistä asioiden ja asiakirjojen käsittelyyn liittyvistä toimenpiteistä on tallennuttava kattavat merkinnät. Käsittelyprosessien suunnittelussa otetaan huomioon kirjausketjut, hyväksymismenettelyt ja prosesseihin liittyvät muut kontrollit. Monilla kunnilla on tavoitteena siirtyä hallitusti ja harkitusti yhä enemmän paperimuotoisista asiakirjoista sähköisiin. On kuitenkin huomattava, että jatkossakin kansalaisilla on oikeus asioida kunnan kanssa myös perinteisesti paperimuotoisesti. Yleensä tämä edellyttää kokonaisuutena suunniteltua, nykyaikaista asianhallinnan ratkaisua, jossa prosessien seuranta tehostuu, toimenpiteiden jäljitettävyys ja todistusvoimaisuus varmentuu, tiedot ovat ajantasaisina talletettuna vain kerran ja tietojen tarkoituksenmukainen käytettävyys kaikissa toiminnoissa on järjestetty. Sidosryhmät voivat asioida sähköisiä palveluita käyttäen. Asiakirjojen ja tietojen pitkäaikainen arkistointi sähköisenä, myös pysyvä säilytys osana kansallisarkistoa, on pystyttävä varmistamaan. Asiakirjallisen tiedon laatuvaatimukset

18 jäsennys KA-menetelmällä (80) Asiakirjalliset tiedot dokumentoivat organisaation tehtäviä ja siten takaavat toiminnan jatkuvuuden ja jäljitettävyyden, siksi niiden todistusvoimaisuus on kyettävä varmistamaan. Todistusvoimaisuuden varmistamiseksi asiakirjallisten tietojen käsittelyyn ja hallintaan liittyy erityisvaatimuksia, jotka viranomaisympäristössä on määritelty lainsäädännössä. Näitä ovat tietojen laadun varmistaminen (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys), julkisuuden ja salassapidon toteuttaminen, arkistointi ja hävittäminen. Arkistolaitos on antanut määräyksen (AL 9815/ /2008) sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä. Tämä ns. SÄHKE-normi on päivitetty (SÄHKE 2, ks. Liite 6) Nämä määräykset mahdollistavat asiakirjallisen tiedon tuottamisen, käsittelyn ja säilyttämisen yksinomaan sähköisessä muodossa. Näiden vaatimusten tarkoituksena on varmistaa asiankäsittelykokonaisuuden tuloksena muodostuvan sähköisen aineiston todistusvoimaisuus sekä tietojärjestelmistä tuotettavan siirtokokonaisuuden muodostuminen aineistoja siirrettäessä Arkistolaitokseen. Asiakirjahallinnan kokonaisuus muodostuu tiedonohjauksesta, asiakirjallisen tiedon käsittelystä ja hallinnasta sekä aineistojen siirron osa-alueista. eams, asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, metatietomalli ja siirtorakenteet ovat kokonaisuuteen liittyvien metatietojen hallinnan välineitä. Kohti kumppanuutta kokonaisuuden asiakasrajapinnan sähköisiin palvelutietoihin on pystyttävä jatkossa liittämään sähköisen asianhallinnan edellyttämät metatietomääritykset. Nämä metatietomääritykset perustuvat asianhallinnan metatietomalliin, jossa asiakirjallisten tietojen elinkaarenhallintaa ohjaavien metatietojen on tallennuttava eamsin ohjaamana jo operatiivisen käsittelyn aikana. eams-ohjaus on toteutettava Arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti. Asianhallintajärjestelmään voidaan toteuttaa myös operatiivista toimintaa tukevia metatietoja. Viranomaispäätösten ja asioiden sähköinen arkistointi edellyttää ko. metatietojen kiistatonta tallentumista aina vireillepanosta lähtien (tyypillisesti hakemus tai ilmoitus). Alla on yleinen kaaviokuva asian muodostumisesta ja asiakirjojen sijoittumisesta asiaan:

19 jäsennys KA-menetelmällä (80) Kuva 5, Arkistolaitos (muokattu): Asian hierarkinen rakenne Alla on vielä yleisluontoinen asian elinkaariprosessikuvaus: Aktiivivaihe Asian vireillepano Asian avaus Lopputoimenpide Väli toimenpide Oikeellisuuden toteaminen Passiivivaihe Historiallinen vaihe Tiedon muutoksien / muuttumattomuuden hallinta Kuvailutieto Kuva 6, Arkistolaitos (muokattu): Asian elinkaariprosessin yleiskuva Koska useimpien kuntien asianhallinta ei vielä täytä sähköisen asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin vaatimuksia, Kohti kumppanuutta ratkaisua ei täysimääräisesti voida itsenäisesti toteuttaa siten, että se täyttää nämä määräykset. Kohti kumppanuutta ratkaisun tietorakenteet ja palvelut tulee kuitenkin suunnitella ja toteuttaa siten, että sen avulla tehtyihin sähköisiin asiointitapahtumiin voidaan myöhemmin liittää kunnan sähköisen asiankäsittelyn arkistonmuodos-

20 jäsennys KA-menetelmällä (80) tussuunnitelman (tiedonohjaussuunnitelman) eamsin mukaiset asioiden metatiedot osana laajempaa sähköisen asianhallinnan ratkaisukokonaisuutta. Sähköinen arkistointi hyvinvointipalveluissa Potilastietojen sähköinen arkistointi on kuvattu Kanta-arkkitehtuurissa (ks. edellä). Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköisestä arkistoinnista on tehty esiselvitys Tikesos-hankkeessa. Laaditun selvityksen pääteemoja ovat asiakirjallisen tiedon hallinnan lähtökohdat ja kehittämistarpeet sosiaalihuollossa, toiminnallisen sähköisen arkistoinnin toteutusvaihtoehdot ja pysyvästi säilytettävien aineistojen arkistointi. Toiminnallisella sähköisellä arkistoinnilla tarkoitetaan toteutusta, jossa kaikki sosiaalihuollon asiakirjat tallennetaan sähköiseen arkistoon ja niitä voidaan hakea pienellä vasteajalla asiakastyön käyttöön. Selvityksen tehtävänä oli koota arkistointiratkaisulle asetettavia vaatimuksia, arvioida eri ratkaisuvaihtoehtojen tarkoituksenmukaisuutta ja kustannustehokkuutta sekä tarkastella niitä muun muassa sosiaalihuollon työkäytäntöjen, asiakkaiden, asiakirjahallinnon ja teknisen toteutuksen näkökulmista. Selvityksen tavoitteeksi asetettiin tuottaa mahdollisimman kattavasti tietoa sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköisen arkistoinnin kansallisen mallin valinnan tueksi. Selvitystyöryhmä tarkasteli raportissaan kuutta vaihtoehtoista mallia toteuttaa sosiaalihuollon sähköinen arkistointi. Työryhmä päätyi esittämään, että ratkaisu toteutetaan jommankumman seuraavan vaihtoehdon pohjalta: 1. Terveydenhuollon KANTA-arkistoon liittyminen 2. KANTApalvelujen ja -määritysten hyödyntäminen erillisessä keskitetyssä arkistossa Kummassakin tapauksessa toteutustapana on keskitetty kansallinen sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen arkistointitapa, joka on hyvin samankaltainen terveydenhuollon vastaavan ratkaisun kanssa Muut yleiset sidosarkkitehtuurit ja linjaukset Muut yleiset sidosarkkitehtuurit, jotka vaikuttavat Kohti kumppanuutta ratkaisun suunnitteluun ja toteuttamiseen on listattu Liitteeseen 1, KAyleiskuvaus, arkkitehtuuritaulukot. Alle on koottu lista keskeisimmistä:

21 jäsennys KA-menetelmällä (80) Väestöliiton perhepalvelut verkossa Huomioitava Perheverkko, antaa erilaisia asiantuntijapalvelua perheen ja vanhemmuuden tueksi Opetus-Time Velvoittava Opetussektorin arkkitehtuurin kehittäminen. Käynnistymässä. Tikesos Ohjaava THL hallinnoi, kansallinen sosiaalialan kehittämishanke. Suostumuksen hallinta KanTa Velvoittava Terveydenhuollon kansallinen sähköinen arkisto Asiointitili Velvoittava Julkishallinnon kansalaisen asiointitili Sähköinen asiointi - Oulu, Lahti Ohjaava Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin periaatteiden määrittäminen, mahdollisesti kuntasektorin arkkitehtuurilinjaus Arkistolaitos - sähköinen arkistointi Ohjaava SÄHKE 2 -normi SosIT Ohjaava Sosiaalitoimen tietojohtamisen hanke. Palvelutoiminnan vertailutiedon kehittäminen ja käsitteiden yhtenäistäminen, vaikuttavuuden arviointimittareiden kehittäminen. Kuntakohtaiset hankkeet Huomioitava Esim. DW ja johtamisjärjestelmät, kuntalaisportaalit TotIT Huomioitava Kuntien ja kaupunkien toiminnan- ja taloudenohjauksen virkamies- ja luottamushenkilöjohdon operatiivisen ja strategisen johtamisen tukeminen. Kaste Huomioitava Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kehittämisohjelma SADe Ohjaava Ensimmäisen vaiheen tarkoitus oli tehdä ehdotuksia kehittämistoimenpiteiksi ja laajoiksi toteuttamishankkeiksi, joilla tavoitellaan parempaa sähköisten asiointipalveluiden saatavuutta ja löydettävyyttä kansalaisille ja yrityksille. Yhteistyöympäristö Huomioitava Hyvinvointipalvelujen palveluntuottajien ja kuntaasiakkaiden yhteistyöportaali Kansallinen koodistopalvelu Velvoittava THL koodistopalvelin. Koodistopalvelimelta jaellaan yhtenäiset sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisten asiakastietojärjestelmien tarvitsemat koodirakenteet (Laki 159/2007). Ysteri Ohjaava Valviran sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien rekisteri Vetuma Ohjaava Nykyinen kansallinen yleinen tunnistamis- ja verkkomaksamisratkaisu Operatiiviset tietojärjestelmät ja niiden ratkaisut Huomioitava Keskeiset kasvatuskumppanuuden palveluihin ja prosesseihin liittyvät operatiiviset tietojärjestelmät, esim. Pegasos, sosiaali-, päivähoito- ja terveydenhuolto-effica, Primus, Wilma, jne Tietoturva ja tietosuoja kasvatuskumppanuuden palveluissa Lainsäädäntöselvitys Sosiaali- ja terveyssektorin tietojen käsittelyssä korostuu korotettu tietosuojaja tietoturvanäkökulmien ja teknisten ratkaisujen huomioiminen. Tietosuojaperiaatteet ovat pitkälti lähtöisin aluetta säätelevästä lainsäädännöstä. Kohti kumppanuutta kokonaisuuden lainsäädännöllisistä reunaehdoista on tehty erillinen selvitys, joka on liitetty Liitteeksi 3, Kohti kumppanuutta lakiselvitys. Alle on listattu lakiselvityksen keskeisiä tietosuojaa koskevia piirteitä. Sosiaali- ja terveydenhuollossa lähtökohtana on asiakassuhteeseen liittyvien tietojen ehdoton salassapito. Asiakkaiden asemaa ja yksityisyyttä suojataan asiakirjasalaisuutta ja ammattihenkilöiden vaitiolovelvollisuutta koskevilla säännöksillä. Myös opetustoimessa oppilaiden ja heidän perheittensä yksityiselämää ja henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot ovat salassapidettäviä. Yhteistyö huoltajien kanssa ja suostumuksen hankkiminen lapsen palveluita koskevien tietojen siirrolle on aina ensisijainen vaihtoehto. Erityisen haasteellisia ovat ne tilanteet, joissa lapsen huoltajat eivät anna suostumustaan yhteis-

22 jäsennys KA-menetelmällä (80) työlle. Moniammatillisen yhteistyön esteinä on eri yhteyksissä noussut esille tietojen luovutussäännösten sektorikohtaisuus ja tulkinnanvaraisuus. Tietojen luovuttamista ohjaa lainsäädäntö, joka on kirjoitettu erikseen eri ammattikunnille ja hallinnonaloille. Tietosuojaan kuuluu kansalaisten yksityisyyden suojan ja oikeusturvan huomioonottaminen tietojen rekisteröinnissä ja tiedostojen suojaaminen luvattomalta ulkopuoliselta käytöltä. Tietosuoja termi ohjaa ajatukset rekisterinpitoon ja tietojen käsittelyn toiminnalliseen puoleen. Tietosuojaan kuuluu myös henkilön oikeus saada tietää itseään koskevista rekisteritiedoista. Tietosuojalla rajoitetaan ja tehdään luvanvaraiseksi yksilöistä kerättävien rekisterien ja tiedostojen ylläpitäminen ja tietojen luovuttaminen niistä. Tietosuojalla ei tarkoiteta kaikissa tilanteissa henkilötietojen salassapitoa eikä tietosuoja ole julkisuudenkaan vastakohta. Lainsäädäntöselvityksessä on käsitelty huolellisesti tietosuojaa ohjaavia yleisiä säännöksiä sekä asiakastietojen käsittelyä koskevia erityissäädöksiä. Selvityksessä käydään läpi myös henkilörekisterin käsitettä ja käyttöä yleisesti. Henkilö- ja asiakastietoja voidaan käyttää kolmesta eri näkökulmasta: 1. Tietojen käyttö rekisterinpitäjän omassa toiminnassa Asiakasta koskevien tietojen käyttö siinä toiminnassa, jota varten rekisteri on muodostettu, ei edellytä asiakkaan suostumusta. Asiakasta on informoitava siitä, mihin tarkoitukseen hänen tietojaan kerätään ja käytetään. 2. Asiakas kumppanina ja tietojen käyttäjänä Pääsääntöisesti asiakkaalla on oikeus katsoa omia tietojaan. Alaikäisen lapsen kohdalla tämä oikeus on pääsääntöisesti hänen huoltajallaan. Tämä periaate tulee täsmentää esimerkiksi lastensuojelun sijaishuollon palveluissa Asiakkaalla on myös oikeus saada pyynnöstä terveydenhuollon palvelujen antajalta tieto lokitiedoista eli kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja ja minkä on ollut luovutuksen peruste. Kohti kumppanuutta ratkaisussa tulee terveydenhuollon tietojen osalta soveltaa näitä säännöksiä. 3. Tietojen luovuttaminen lainsäädännön perusteella Tietoja pyytävän on selvitettävä luovuttajataholle, mitä henkilötietoja pyydetään ja mihin käyttötarkoitukseen niitä pyydetään sekä esitettävä joko rekisteröidyn suostumus tai se lainkohta, joka oikeuttaa tietojen saamiseen suostumuksesta riippumatta. Tietojen luovuttajan on arvioitava, että laissa säädetyt luovutusedellytykset täyttyvät.

23 jäsennys KA-menetelmällä (80) Kohti kumppanuutta ratkaisukokonaisuudella pyritään parantamaan lasten ja nuorten palveluja saattamalla lasta koskevat olennaiset tiedot viranomaisen eri osatuottajien saataville sekä kehittämään kasvatuskumppanuutta viranomaisen ja perheyhteisöjen yhteistyönä. Nämä tavoitteet korostavat edellä tietojen luovuttamisen kehittämistä erityisesti tavan 3 mutta myös tavan 2 mukaisesti. Tapa 3 edellyttää ensisijaisesti huoltajan etukäteen antamaa suostumusta tietojen luovuttamiseen tai tarkasti määritettyjä ja tapauskohtaisesti taltioitavia tietopyyntöjä eri rekisterinpitäjien välillä. Sosiaalihuollon lainsäädännön mukaan sosiaalihuollon tietoja voidaan lainsäädännön perusteella (siis myös ilman suostumusta) luovuttaa tilanteessa, jossa tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi tai silloin, kun tieto on tarpeen asiakkaan välttämättömien etujen ja oikeuksien turvaamiseksi eikä asiakkaalla itsellään ole edellytyksiä arvioida asian merkitystä. Näissäkin tapauksissa tietojärjestelmiin tulee jäädä selkeä merkintä tiedon luovutuksesta. Kohti kumppanuutta ratkaisussa tämä tieto taltioidaan tietopyynnöiksi, jotka liitetään luovutettuun tietoon ja asiakasprofiiliin. Tiivistetysti voidaan todeta, että sosiaalihuollossa on lainsäädännön puitteissa melko laajat oikeudet luovuttaa ja vastaanottaa salassa pidettäviä, sosiaalihuollon kannalta välttämättömiä tietoja mutta terveydenhuollossa ja opetustoimessa tietojen luovutusoikeudet ovat melko rajoittuneita ilman asiakkaan tai tässä tapauksessa huoltajan suostumusta Tietojen luovuttamista ja niitä koskevia arkkitehtuuriperiaatteita sekä ehtoja on kuvattu tarkemmin Liitteessä 3, Kohti kumppanuutta, lakiselvitys. Yleisiä tietoturvaa koskevia periaatteita Kohti kumppanuutta -ratkaisu tarjoaa viranomaisille, asiakkaille ja huoltajille roolipohjaisesti jäsennetyn pääsyn asiakasta koskeviin hyvinvointi- ja koulutuspalvelutietoihin. Ratkaisun käyttötarkoitus ja käsiteltävän tietoaineiston luonne asettavat erityisiä vaatimuksia tietoturvallisuudelle ja erityisesti tietosuojalle. Järjestelmän tarjoaman palvelun kannalta keskeisiä vaatimuksia ovat osapuolten tunnistaminen riittävällä luotettavuustasolla. Käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta on tarkoituksenmukaista toteuttaa organisaatiokohtaisesti delegoituna. Lokitietojen avulla on voitava jäljittää toimenpiteet käyttäjään. Suostumusten, valtuutusten ja tietopyyntöjen hallinta tulee integroida kiinteästi kaikkiin palveluihin. Tietoaineistojen eheyden ja saatavuuden varmistamiseen riittävät tavanomaiset vahvat keinot. Luottamuksellisuuden vaatimus on tosin korostunut. Palvelussa käsitellään esim. hyvinvointipalvelujen asiakkaiden henkilö- ja palvelutietoja. Näiden luottamuksellisuus tulee ottaa huomioon suunnittelussa. Viranomaiset käyttävät järjestelmää pääasiassa normaalina työaikana (terveydenhuolto ja sosiaalipäivystys mahdollisesti myös muulloin), mutta asiakkaat ja huoltajat voivat asioida palvelussa ympäri vuorokauden. Tämä nostaa käytettävyysvaatimukset korkeaan luokkaan ja teknisesti edellyttänee monennettuja, korkean käytettävyyden teknisiä ydinratkaisuja. Palvelun tuottaminen ja

24 jäsennys KA-menetelmällä (80) hallinta tulee toteuttaa hyvien käytäntöjen mukaisesti, jotta korkea palvelutaso saavutetaan. Viranomaisvaatimusten kehittymistä tulee seurata, jotta järjestelmä täyttää jatkossakin esim. sosiaalipalveluja koskevat vaatimukset. Tietoturvaperiaatteet on kuvattu yksityiskohtaisemmin Liitteen 1, KAyleiskuva, arkkitehtuuritaulukot Tietoturvaperiaateet-taulukossa. 5. Kasvatuskumppanuuteen liittyvät keskeiset roolit Kasvatuskumppanuuden keskipisteessä on lapsi, jota kasvamisessa arkielämässä tukee hänen huoltajansa ja muu perheyhteisönsä, ja jota palveluympäristössä tukee monialainen ja monipuolinen kunnan (ja osin yksityisen sektorin) palveluntuottajakenttä. Kasvatuskumppanuuden kokonaisuuteen kuuluu hyvin monia rooleja, jotka on listattu Liitteeseen 1, KA-yleiskuva, arkkitehtuuritaulukot. Seuraavaan on tiiviisti listattu kaikkein keskeisimmät rooliryhmät ja lapsen perheyhteisön roolit tarkemmin: Kohti kumppanuutta palveluissa palveluntuottajan rooliryhmät voidaan listata esimerkiksi lapsen kasvamisen elinkaariprosessin mukaiseen pääjärjestykseen: Lastenneuvolan roolit Varhaiskasvatuksen roolit Esiopetuksen roolit Perusopetuksen roolit Kouluterveydenhuollon roolit Terveydenhuollon roolit Nuoriso-, kulttuuri- ja vapaa-ajantyön roolit Sosiaalityön roolit Näihin rooliryhmiin sijoittuu erilaisia yksittäisiä rooleja kuten neuvolaterveydenhoitaja, lastentarhanopettaja, erityisopettaja, koulukuraattori, lääkäri, taidekasvattaja, sosiaalityöntekijä ym. Olennaisimmat roolit on listattu ja kuvattu hiukan tarkemmin Liitteessä 1, KA-yleiskuva, arkkitehtuuritaulukot. Roolit toimivat Kohti kumppanuutta ratkaisun käyttövaltuushallinnan kehittämisen pohjana.

25 jäsennys KA-menetelmällä (80) Lapsen ja hänen läheistensä keskeiset roolit ovat: Rooli Mihin palveluihin tai prosesseihin rooli liittyy Kuvaus Tehtävät ja vastuut Perheen roolit Lapsi Kaikki palvelut Kohti kumppanuutta -palvelun saaja, Huoltaja Kaikki palvelut kasvaja Ko. alaikäisen lapsen virallinen huoltaja. Ei Osallistuu vahvasti kasvatusprosessiin, välttämättä biologinen ja juridinen lapsen suostumuksenhallinta, ilmoittautumiset jne. Vanhempi Monet palvelut (määritetään palveluprosesseissa) Ko. lapsen vanhempi. Tyypillisesti biologinen isä tai äiti. Osallistuu vahvasti kasvatusprosessiin, suostumuksenhallinta, ilmoittautumiset jne. Sisarus Jotkut palvelut (määritetään palveluprosesseissa) Ko. lapsen sisko, veli tai sisko- tai velipuoli. Lapsen läheinen, kumppani. Ei varsinaisesti osallistu varsinaiseen kasvatusprosessiin. Perheen arjen kannalta esim. sisarusten palvelun sijoittamisella samoihin yksiköihin voi olla suuri merkitys. Muu sukulainen / omainen / sidosryhmä Jotkut palvelut (määritetään palveluprosesseissa) Muu lapsen sukulainen, esim. isoäiti, isoisä, setä, täti Voi mahdollisesti lapsen/huoltajien suostumuksella saada tässä roolissa rajoitetun näkymän tiettyihin rajattuihin palvelutietoihin Roolit toimivat käyttövaltuussuunnittelun ja kunnan työntekijöiden sähköisen työpöydän palvelujäsennyksen pohjana. 6. Lapsen kasvamisen elinkaareen liittyvät palvelut 6.1. Palvelukenttä yleisesti Lapsen kasvamisen elinkaareen liittyy suuri joukko kunnan palveluita. Kotikunta on keskeisin julkishallinnon palveluita lapselle ja nuorelle tuottava organisaatio. Seuraavaan on hahmoteltu keskeisimmät lasta ja hänen perhettään koskevat kunnalliset palvelut.

26 jäsennys KA-menetelmällä (80) Kuva 7, Tampereen kaupunki: lapsiperheen palvelukartta Kyseisiin palveluihin voi liittyä seuraavia taloudellisia tukia tai etuuksia. Tuet ja etuudet adoptiotuki asumislisä opiskelijalle asumistuki elatustuki erityishoitoraha isäkuukausi korkoavustus kotoutumistuki maahanmuuttajille koululaisen eläke 21 v. koulumatkatuki koulutuspäiväraha koulutustuki kuntoutusraha lapsen eläke 18v. lapsilisä lasten kotihoidon tuki maahanmuuttajan erityistuki nuorten kuntoutusraha omaishoidon tuki opintolainan korkotuki opintoraha opintotuki osa-aikalisä osittainen hoitoraha perhe-eläke ruokavaliokorvaus sairauspäiväraha sotilasavustus lapsiperheille toimeentulotuki työmarkkinatuki työttömän peruspäiväraha vammaistuki alle 16 v. vammaistuki yli 16 v. vuorottelukorvaus yksityisen hoidon tuki äitiys- isyys- ja vanhempainraha äitiysavustus + mahdolliset kuntalisät (esim. kotihoidon tuki, vammaistuki, yksityisen hoidon tuki) Kuva 8, Tampereen kaupunki: lapsiperheen tuet ja etuudet Edellä olevia tukia ja etuuksia myönnetään luonnollisesti aidon tukitilanteen mukaan.

27 jäsennys KA-menetelmällä (80) Eri palvelut sijoittuvat lapsen kasvamisen elinkaareen seuraavasti: Kuva 9 Tampereen kaupunki: Lasten ja nuorten palvelut ikäryhmittäin Kukin lapsi osallistuu yksittäisiä poikkeuksia lukuun ottamatta aina tiettyihin yksittäisiin palveluihin kuten esimerkiksi lastenneuvola ja perusopetus. Erityisesti tukea tarvitsevien lasten palvelukenttä on kaikkia lapsia koskevia palveluita laajempi ja usein laajenee sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palveluihin. Lapsen ns. palvelusalkku onkin aina yksilöllinen. Kohti kumppanuutta ratkaisun palveluiden perusta on näitä toimialoja koskevassa lainsäädännössä. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut Lasten päivähoito on kunnan järjestämisvelvollisuuteen kuuluva sosiaalihuoltolain (710/1982) 17 :n mukainen sosiaalipalvelu. Lasten päivähoidosta säädetään tarkemmin päivähoitolaissa (36/1973) ja lasten päivähoidosta annetussa asetuksessa (239/1973).

28 jäsennys KA-menetelmällä (80) Lastensuojelulain (417/2007) 8 :n mukaan kunnan tulee järjestää ns. ehkäisevää lastensuojelua erityisen tuen tarpeessa oleville lapsille ja nuorille. Kunnan on sosiaali- ja terveydenhuoltoa, opetustointa sekä muita lapsille, nuorille ja lapsiperheille tarkoitettuja palveluita järjestäessään ja niitä kehittäessään huolehdittava siitä, että näiden palvelujen avulla tuetaan vanhempia, huoltajia ja muita lapsen hoidosta ja kasvatuksesta vastaavia henkilöitä lasten kasvatuksessa ja saadaan selville lasten, nuorten ja lapsiperheiden erityisen tuen tarve. Lastensuojelulain 9 velvoittaa kunnan järjestämään myös koulukuraattori- ja psykologipalveluita. Kansanterveyslain (66/1972) mukaan kunnan tulee huolehtia muun muassa raskaana olevien naisten ja lasta odottavien perheiden ja alle kouluikäisten lasten sekä heidän perheidensä neuvolapalveluista, ylläpitää kouluterveydenhuoltoa, johon sisältyy oppilaan terveyden seuraaminen ja edistäminen, yhteistyö muun oppilashuoltoja opetushenkilöstön kanssa sekä terveydentilan toteamista varten tarpeellinen erikoistutkimus. Lain mukaan kouluterveydenhuolto kuuluu osaltaan perusopetuslain mukaisiin oppilashuollon palveluihin. Perusopetuksen palvelut Perusopetuslaissa (628/1998) säädetään kunnan velvollisuudesta järjestää perusopetusta ja esiopetusta. Kunta on velvollinen järjestämään alueellaan asuville oppivelvollisuusikäisille lapsille perusopetusta sekä oppivelvollisuuden alkamista edeltävänä vuonna esiopetusta. Perusopetuslaissa säädetään lisäksi pienten koululaisten aamuja iltapäivätoiminnan järjestämisestä. Perusopetuslaki sisältää säännökset oppilashuollosta. Oppilashuollolla tarkoitetaan oppilaan hyvän oppimisen, hyvän psyykkisen ja fyysisen terveyden sekä sosiaalisen hyvinvoinnin edistämistä ja ylläpitämistä sekä niiden edellytyksiä lisäävää toimintaa. Kohti kumppanuutta kokonaisuuden keskeisimmät palvelut on kuvattu tarkemmin Liitteessä 1, KA-yleiskuva, arkkitehtuuritaulukot Tukea tarvitsevan lapsen palveluketju Kohti kumppanuutta hankkeessa keskitytään ensimmäisessä vaiheessa erityisesti ns. tukea tarvitsevan lapsen palveluihin. Keskeisimpänä toteutettavana kohteena ovat palvelut, jotka liittyvät oppimisvaikeuksissa ja muuten tukea tarvitsevan olevan perusopetusikäisen lapsen palveluketjuun 4 (ks. prosessit jäljempänä). Alle on mustalla värillä kuvattu, mitä palveluita tukea tarvitseva lapsi saattaa kunnalta saada. 4 Tämän palveluketjun katsotaan alkavan lapsen viisivuotistarkastuksesta, joka tehdään lastenneuvolassa. Oppimisvaikeuksien takana on usein muitakin ongelmia, joten oppimisvaikeuksien sijaan prosessin ja palvelun on hyvä kattaa kokonaisvaltaisesti tukea tarvitsevan lapsen palvelut ja yhteistyö kunnan palvelua tuottavien työntekijöiden kesken sekä lapsen kasvattajien ja kunnan työntekijöiden välillä.

29 jäsennys KA-menetelmällä (80) Tukea tarvitsevan lapsen palvelut Varhaiskasvatus ja esiopetus Päiväkotihoito Perhepäivähoito Leikkitoiminta Esiopetus Kotihoidon tuki Yksityisen hoidon tuki Muut päivähoitopalvelut Perusopetus Perusopetus Keskitetty erityisopetus Sairaalaopetus Maahanmuuttajien valmistava opetus Koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminta Erityiskoulujen oppilaiden aamu- ja iltapäivätoiminta Luontokoulu Muut perusopetuksen palvelut (oppilashuolto?) Kulttuuri ja vapaa-ajan palvelut Nuorisopalvelut Kulttuuripalvelut Neuvola- ja terveydenhuoltopalvelut Äitiys- ja lastenneuvolapalvelut Keskusneuvolapalvelut Kouluterveydenhuolto Opiskeluterveydenhuolto Erityistyöntekijöiden palvelut Suun terveydenhuolto Psykososiaalisen tuen palvelut Sosiaalipäivystys Lastensuojelun avohuollon sosiaalityön palvelut Lastensuojelun avohuollon tukipalvelut Perhetyön palvelut Lastensuojelun kuntoutus ja hoito Perheasiain palvelut Lapsiperheiden perheneuvonta ja perheasioiden sovittelu Nuorisopsykiatria Nuorten päihdehuolto Tuetun asumisen palvelut Ehkäisevä päihdetyö Elatusturvapalvelut Omaishoidontuki Kuva 10, Tampereen kaupunki: tukea tarvitsevan lapsen palvelut Harmaalla värillä on kuvattu muut kunnan tuottamat palvelut, jotka liittyvät lapsen kasvuun liittyviin palveluihin tai lapsen perheen tukemiseen kasvatustyössä. Näihin harmaalla kuvattuihin palveluihin ei toteuteta uusia merkittäviä sähköisiä ratkaisuja Kohti kumppanuutta ratkaisun ensimmäisessä vaiheessa. Ne tulee kuitenkin ottaa huomioon, jotta lapsen palvelujen sähköinen hallinta ja ohjaus on mahdollista luontevasti laajentaa myöhemmin myös näihin palveluihin. 7. Keskeiset kasvatuskumppanuuteen kuuluvat prosessit Kasvatuskumppanuuden prosessit käsitetään erilaisina lapsen tilanteeseen sovitettuina palveluketjuina. Nämä muodostavat joskus määrämuotoisesti eteneviä vaiheittaisia prosesseja (esim. koulunkäynnin kriittiset siirtymävaiheet) tai sisältävät tuen tarpeen mukaan kohdistuvia palveluita tapauskohtaisesti, jolloin prosessin vaiheet eivät toistu kaikilla lapsilla samalla tavalla. Kohti kumppanuutta hankkeessa on käsitelty seuraavat palveluketjukuvaukset: Tampere: Oppimisvaikeuksissa olevan perusopetusikäisen lapsen palveluketju o (5 -vuotistarkastuksesta lähtien) Espoo: Tehostettua tukea tarvitsevan lapsen siirtyminen esiopetuksesta perusopetukseen

30 jäsennys KA-menetelmällä (80) Kuopio: Opinpolku varhaiskasvatuksesta peruskouluun Oulu: Perheen hyvinvoinnin tukeminen raskauden ja vauvaiän aikana o (tarkemmat prosessit: hyvinvoinnin arviointi, kotikäynnit, parityöskentely) Salo: Kriittiset siirtymävaiheet 1) esiopetuksesta perusopetukseen 2) alkuopetuksesta 3. -luokalle 3) alakoulusta yläkouluun Ensimmäiseksi käyttöönotettavaksi Kohti kumppanuutta -prosessiksi on valittu oppimisvaikeuksissa olevan tehostettua tukea tarvitsevan perusopetusikäisen lapsen palveluprosessi, joka on kuvattu osana Liitettä 2. Seuraavassa on yleiskuva lapsen kasvun prosessista päätasolla. Luova leikkivä itseensä luottava lapsi On tyytyväinen koululainen ja saa oppia omien edellytystensä mukaan Lapsi osallistuu päivähoitoon Vanhemmat tekevät havaintoja lapsen kehityksestä Lapsi käy neuvolassa, 5-vuotisneuvolatarkastus Lapsi käy neuvolassa, 6-vuotisneuvolatarkastus Lapsi osallistuu esiopetukseen Lapsi käy koulutulokkaan terveystarkastuksessa Lapsi osallistuu perusopetukseeen Lapsi käy 1-luokkalaisena lääkäritarkastuksessa Lapsi käy aamu-ja iltapäivätoiminnassa Määräaikaisseuranta, kouluterveydenhuolto Määräaikaisseuranta, neuvola Varhaiskasvatus Havaitaan tuen tarve Esiopetus Perusopetus Aamu-ja iltapäivätoiminta Sähköinen kasvunkansio Effica Pegasos ProCapita Aura Helmi -reissuvihko Kuva 11, Tukea tarvitsevan lapsen palveluprosessin yleiskuva Liitteeseen 2, Tukea tarvitsevan lapsen palveluprosessi on kuvattu tarkemmin kyseinen prosessi. Näiden substanssi- tai palveluprosessien lisäksi voidaan tunnistaa myös ns. seuranta- ja tiedonhallintaprosesseja, jotka muodostuvat yleensä lyhyehköistä prosessinpätkistä tai toiminnoista. Tällaisia seuranta- ja tiedonhallintaprosesseja ovat esim.:

31 jäsennys KA-menetelmällä (80) Tiedonhallintaprosessit o Käyttövaltuuksien hallinta o Perhe- ja yhteisötietojen hallinta o Suostumusten ja tietopyyntöjen hallinta o Tietohuollon prosessit Seurantaprosessit o Raportointiprosessit o Tiedon haku ja näkymien hyödyntäminen o Tietopyyntöjen ja suostumusten seuranta Näitä seuranta- ja tiedonhallintaprosesseja ei ole vielä kuvattu vaan ne tulee määrittää ja kuvata yleisellä tasolla seuraavan vaiheen tarkennetussa arkkitehtuurin kehittämisprojektissa. Ne laaditaan viimeisteltyjen substanssiprosessien pohjalta. 8. Kohti kumppanuutta -käsitteistö ylätasolla Seuraavaan on koottu Kohti kumppanuutta kokonaisuuden keskeisimpiä käsitteitä Yleistä käsitteistöstä Kohti kumppanuutta ratkaisussa käsitellään luonnollisesti koko kasvavan lapsen palvelukirjon palveluita ja näissä on syytä käyttää alalle määriteltyjä käsitteitä ja sanastoja. Näiden lisäksi Kohti kumppanuutta ratkaisusta voidaan löytää myös uusia, sille ominaisia käsitteitä kuten lapsen palveluprofiili, yhteisöja perhetiedot tai lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma. Näitä erityiskäsitteitä on kuvattu tarkemmin jäljempänä tässä luvussa. Yleisiä järjestelmäkokonaisuudessa käytettäviä käsitteitä on koottu Liitteeseen 1, KA-yleiskuva, arkkitehtuuritaulukot. Tikesos-hanke Tikesos-hankkeessa ja sitä edeltävässä työssä on määritetty seuraavien alueiden tietosisältö sosiaalihuollossa: Asiakkaan perustiedot Palvelun antajan perustiedot Lastenvalvojan tehtävät Lasten päivähoito Adoptio Toimeentulotuki Sosiaalinen luototus

32 jäsennys KA-menetelmällä (80) Lastensuojelun perhetyö Ensi- ja turvakotipalvelut (ao. liiton tekemä) Aikuissosiaalityö Lastensuojelu (avo- ja sijaishuolto) Kyseisiä tietorakenteita tulee hyödyntää myös Kohti Kumppanuutta viitearkkitehtuurissa täysimääräisesti Asiakasprofiili - Lapsen/nuoren palveluprofiili Eräs merkittävimmistä uusista tietorakenteista Kohti kumppanuutta ratkaisussa on asiakasprofiili, johon voidaan koota tietoa asiakkaan tässä tapauksessa lapsen palveluista ja palveluympäristöstä, luonnollisesti asiakkaan suostumuksella. Lapsen profiili on siis yleinen tietorakenne, johon asiakkaan yksilöivän tunnuksen perusteella kootaan linkitetään kaikki olennaiset palvelutiedot. Palveluhistoria Perhe- ja yhteisötiedot Suunnitelmatieto Asiakasprofiili, lapsen profiili Asiakaspalvelutiedot Tiedonluovutusvaltuudet Tapahtumaloki, käsittelytieto Lapsen perustiedot Kuva 12, Lapsen profiilin keskeinen tietosisältö Tyypillisiä lapsen profiiliin liittyviä tietoja ovat: Lapsen perustiedot o Nämä saadaan tyypillisesti yhdistelmänä väestötietojärjestelmän virallista tietoa sekä asiakkuudenhallintaan liittyvää tietoa ja tarvittaessa asiakkaan itsensä tuottamaa lisätietoa Lapsen perhettä ja huoltajuutta koskevat tiedot o Perheyhteisötiedot (ks. perheyhteisöjen hallinta jäljempänä), sisältäen väestötietojärjestelmästä saatavan ajantasaisen huoltajuustiedon Lasta koskevat tiedonluovutusvaltuudet

33 jäsennys KA-menetelmällä (80) o Suostumukset o Valtuutukset (puolesta-asiointi) o Tietopyynnöt Lasta koskevat suunnitelmat o Tässä vaiheessa erityisesti lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma o Jatkossa asiakasnäkökulmasta myös muut suunnitelmat (esimerkiksi velanhoitosuunnitelma tms.) Palveluhistoria, lasta koskevat palvelutapahtumat (suostumusten mukaisesti) o Nämä sisältävät lähinnä tietoa sekä vireillä olevista asioista (vrt. asianhallinta ja eams) että jo suljetuista asioista. o Operatiivisissa järjestelmissä oleva tieto sisältäen tätä kautta liittymän palveluhistorian asioihin liittyviin asiakirjoihin ja dokumentteihin Asiakaspalveluhistoria o Muuta asiakaspalveluun liittyvää tietoa. Lähinnä kyseessä on liittymä asiakkuudenhallintaan esimerkiksi lapsen tai hänen huoltajansa tekemät asiakaspalvelupisteen palvelupyynnöt, reklamaatiot muut asiakastapahtumat o Voi sisältää myös kunnan asiakaspalvelun sisäistä tietoa toteutustavasta tai mitä kunnan sisällä tehtiin asiakkaan palvelupyynnön eteen. On hyvä huomata, että asiakasprofiiliin on tarkoitus liittää tietoja lähinnä asiakkaan palveluista ja niiden tuottamisesta ja suunnitelmista. Esimerkiksi teknisluontoiset tiedot asiakkaan sähköisen asioinnin profiilista palvelun personointitiedot on tarkoitus saada taltioitua sähköisen asioinnin alustan teknisiin peruspalveluihin tyypillisesti asiointitiliin. Perhe- ja yhteisötietojen hallinta kiinnittyy vahvasti tiedonluovutusvaltuuksien käsittelyyn. Tätä kautta huoltaja voi antaa esim. kummille tai isovanhemmille rajoitetun pääsyn lapsen palvelutietoihin ja näin edistää kasvatuskumppanuutta. Kaikesta asiakasprofiilin (lapsen profiilin) käsittelystä tulee jäädä kiistämätön tieto tapahtumalokiin. Lapsen profiili vs. lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma vs. asiakkuudenhallinta Lapsen profiili (siis yleisemmin asiakasprofiili) liittyy vahvasti sekä koko asiakkuudenhallintaan, että lapsen kohdalla hänen palvelujensa lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan. Lapsen profiili on käsitteenä laajempi kuin varsinainen lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma. Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan kootaan lap-

34 jäsennys KA-menetelmällä (80) sen eri palveluntuottajayksiköiden näkökulmia lapsen kokonaispalvelusuunnitelmasta yhteen. Vaikka lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma sisältääkin jonkin verran suunnittelun taustana olevia palvelutietoja, lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma on nimensäkin perusteella eteenpäin suuntautunut miten kyseisen lapsen palvelut aiotaan järjestää, jotta hänen kasvamistaan voitaisiin parhaiten tukea. Lapsen profiili on koontitekijä kaikelle palvelutiedolle ja sisältää lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman lisäksi myös tietoa palveluhistoriasta, palvelutapahtumista, perheyhteisötiedosta ylipäätään sellaisesta tiedosta, jota tarvitaan asiakkaan palvelujen järjestämiseen optimaalisella tavalla. Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma: eteenpäin suuntautunut suunnitelmadokumentti, ei sisällä kaikkia palveluyksityiskohtia Lapsen profiili: Looginen kokonaisuus, johon voidaan liittää ko. asiakkaan palvelutietoa sekä salassa pidettävää, rajoitetusti käytettävää, että asiakkaalle ja/tai viranomaiselle julkista tietoa. Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma linkitetään asiakasprofiiliin. Asiakasprofiili sivuaa jossain määrin Oulun kaupungissa kehitetyn ja kehitettävän asiakaspalvelupisteen ja asiakkuudenhallinnan ratkaisukokonaisuutta. Asiakaspalvelupisteen ratkaisumalli on erityisesti keskittynyt kuitenkin asiakaspalvelun tukemiseen, joten siinä on runsaasti elementtejä, joita ei geneeriseen asiakasprofiiliin sellaisenaan liity. Tässä työssä on lähdetty näkökulmasta, jossa jo tietosuojahaasteiden takia varsinaisen palvelutiedon kokoava asiakasprofiili pidetään loogisesti erillisenä, mutta vahvasti asiakkuudenhallintaan liitettävänä kokonaisuutena. Asiakkuudenhallinnan keskeiset ominaisuudet voidaan omana osakokonaisuutenaan liittää asiakasprofiiliin. Asiakasprofiilin toteutustapa ja tietosuoja Lapsen palvelujen kokoaminen yhteen profiiliin voidaan sekä teknisesti että loogisesti toteuttaa monella eri tavalla. Seuraavaan on koottu erityisesti palveluhistorian ja lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman näkökulmasta tyypillisimmät toteutusvaihtoehdot:

35 jäsennys KA-menetelmällä (80) Tapa A Tapa B Tapa C Suositeltu tapa Lapsen profiili Lapsen profiili Lapsen profiili Viitetiedot Tapauskohtainen haku Haku viitetietojen perusteella Palveluhistoria ESB-integraatioväylä ESB-integraatioväylä ESB-integraatioväylä Palvelurajapinta Palvelurajapinta Palvelurajapinta Palvelurajapinta Palvelurajapinta Palvelurajapinta Primus, Pro Capita tms. Sosiaali- Effica tms. Primus, Pro Capita tms. Sosiaali- Effica tms. Primus, Pro Capita tms. Sosiaali- Effica tms. DB DB DB DB DB DB Kuva 13, Lapsen profiilin loogiset toteutusvaihtoehdot Tapa A Tapa B Tavassa A operatiivista tietojärjestelmistä Tietojen siirto operatiivisista tietovarannoista uuteen koottuun tietovarantoon, joka sisältää lapsen palveluhistorian Vahvuudet + Palvelutieto on aina saatavilla riippumatta operatiivisten järjestelmien toimivuudesta + Uudella tietovarannolla voidaan mahdollisesti tulevaisuudessa korvata osa nykyisistä operatiivisista tietovarannoista. + Ratkaisun suorituskykyyn voidaan vaikuttaa suoraan Haasteet - Tietojen synkronointi voi olla hankalaa, pysyvätkö tiedot ajan tasalla - Tietojen tallentaminen kahteen kertaan tuhlaa resursseja - Uusi tietovaranto, johon tallennetaan kaikki palvelutieto on tiedonhallinnan ja master data ajattelun kannalta huono vaihtoehto - Tietosuojan näkökulmasta yksi keskitetty tietovaranto, josta löytyy kaikki palvelutieto muodostaa vakavan riskin Tapa A ei ole tiedon eheyden ja kertatallentamisen eikä tietosuojan näkökulmasta hyvä tapa koota asiakkaan palvelutietoja yhteen. Tavassa B asiakasprofiiliin ei tallenneta varsinaisia palvelutietoja vaan ainoastaan palveluiden hakusäännöt. Palvelutietojen haku toteutetaan vain tapauskohtaisesti operatiivisista järjestelmistä sääntömoottorin ja/tai valmishakujen avulla. Näytölle tuotu tieto häviää, kun näkymä

36 jäsennys KA-menetelmällä (80) Tapa C suljetaan. Mitään tietoa lapsen palveluista ei tallenneta lapsen profiiliin. Vahvuudet + Tietoturvallinen ratkaisu, mitään palvelutietoa ei tallenneta operatiivisten tietovarantojen rekisterien ulkopuolelle Haasteet - Tämä voi olla vakava suorituskykyhaaste ja voi kuormittaa arvaamattomasti nykyisiä operatiivisia järjestelmiä - Ratkaisu riippuu kokonaisuudessaan operatiivisten tietojärjestelmien saatavuudesta tai toimivuudesta - Suostumustieto pitäisi pystyä liittämään suoraan operatiivisissa järjestelmissä olevaan tietoon. Muissa ratkaisutavoissa se voidaan liittää asiakasprofiilissa olevaan tietoon ilman muutoksia operatiivisiin järjestelmiin. Tavassa B nähdään niin suuria vielä selvittämättömiä toteutus- ja suorituskykyhaasteita, ettei sitä ilman tarkempaa selvitystä voida suositella asiakasprofiilin toteutusmalliksi. Tavassa C asiakasprofiiliin (lapsen profiiliin) tallennetaan viitetiedot profiiliin liitettyihin tietoihin, jotka löytyvät operatiivisista järjestelmistä. Tässä mallissa asiakasprofiiliin siis tallennetaan vain tieto siitä, että kohdejärjestelmästä löytyy viite ko. asiakasid:llä, ei varsinaisia palvelutietoja. Ratkaisu on samankaltainen, kuin esimerkiksi terveydenhuollon aluetietojärjestelmissä. Vahvuudet + Palvelutietojen haku on huomattavasti mallia B nopeampaa + Suostumustieto voidaan suoraan liittää viitetietoihin + Samaa tietoa ei tallenneta useaan kertaan, tietojen synkronointihaaste vähenee Haasteet - Myös tässä on tietosuojahaaste, jo tieto siitä, että asiakkaalla on jokin palvelu, on luottamuksellista - Viitetietojen muodostaminen tulee vielä määrittää tarkemmin Malli C luo tässä vaiheissa tunnistetuista vaihtoehdoista parhaan mallin lapsen profiilin palvelutietojen tallentamiselle. Suositeltu toteutustapa Lapsen profiili suositellaan toteutettavan mallin C mukaisesti kuitenkin siten, että mikäli mahdollista, viitetieto varsinaiseen palvelutietoon salataan. Tällöin salatusta tiedosta ei vielä pysty saamaan selville, mihin palveluun ko. viite

37 jäsennys KA-menetelmällä (80) osoittaa, ainoastaan palvelujen määrän. Tarkoitus on, että varsinainen salattu viitetieto puretaan selväkieliseksi SOA-palvelukutsuksi tai muuksi integroitavaksi sanomaksi/hauksi vasta ESB-väylässä. Tämä luonnollisesti edellyttää salausmahdollisuutta joko ESB-väylässä tai erillistä salauskomponenttia, joka sijoitetaan ESB-väylän tueksi. Lapsen profiilin toteuttamisessa tulee varmistua siitä, että käsiteltävät tiedot todella koskeva ko. profiiliin liitettyä lasta. Lapsesta tulee käyttää yksikäsitteistä tunnistetta ja tarvittaessa on varmistuttava, että operatiivisesta järjestelmästä löytyvä tunniste vastaa tätä lapsen yleisid:tä. Niin kauan, kuin esimerkiksi lapsen tunniste on eri operatiivisissa järjestelmissä erilainen, saatetaan joutua hallinnoimaan eri järjestelmien sisäisten tunnisteiden mäppäytymistä yksilöivään lapsen yleistunnisteeseen Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmalla 5 tarkoitetaan rakenteista, yksittäisistä lapsen palvelu- ja kehityssuunnitelmien yhdistelmästä muodostuvaa kokonaissuunnitelmaa. Siinä yhdistyvät kaikki keskeiset lapsen palvelusuunnitelmat yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, jolloin voidaan suunnitella palvelut mahdollisimman optimaalisiksi sekä lapsen kasvun että palveluntuotannon kannalta Olennaisimmat lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman hyödyt ovat Hajautuneiden palveluiden yhtenäistäminen, kokonaiskuvan muodostaminen Palveluja voidaan kohdistaa paremmin, turha asiakkaiden juoksuttaminen jää pois Parannetaan tukea tarvitsevien lasten kasvua Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman alustava rakenne Lapsen perustiedot Lapsen toimintaympäristön tiedot Lapsen vahvuudet Lapsen, vanhempien, verkoston, palveluntuottajan näkemykset Osasuunnitelmat o Kooste o Suunnitelman hallinnolliset tiedot (laatija, pvm, hyväksyjä, muutosloki) o Varsinainen osasuunnitelmakohtainen suunnitelmatieto 5 Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma on työnimi, jota saatetaan vielä tarkentaa myöhemmin. Siitä voidaan käyttää myös nimitystä kasvun kansio tms.

38 Kooste Pedagoginen arvio Kohti kumppanuutta ratkaisun ylätason jäsennys KA-menetelmällä (80) Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman hallinnolliset tiedot Linkitys palveluita ohjaavaan lainsäädäntöön Linkitys suostumuksiin ja tietopyyntöihin Lapsen esiopetuksen suunnitelma Oppimissuunnitelma Pedagoginen selvitys HOJKS Erityisen tuen päätös Varhaiskasvatussuunnitelma Kuntoutussuunnitelma Terveydenhuollon suunnitelma Vammaispalveluiden kuntoutussuunnitelma Lastensuojelun suunnitelma Perustiedot Opettajan pedagogiset havainnot ja pedagoginen tuki OPH:n antamat sisällöt Perusopetuslaki Päätösteksti(t) Päivähoitolaki Terveydenhuollon asetus Lastensuojelulaki Terveydentila Vammaispalvelulaki Erityisopettajan pedagogiset havainnot ja pedagoginen tuki Perusteteksti(t) Oppimistulokset Toteutunut pedagoginen tuki Oppimisympäristön muokkaus Oppimisvaikeuden kartoitus Tukipalvelut ja seuranta Tukipalvelut Päätösteksti Perusteet Resurssi n Huoltajan itsensä kirjaamat muut tukipalvelut ja yhteystiedot Terveydentila Terveydentila Toimintakyky Toimintakyky Kuva 14, Espoon kaupunki: alustava aihio lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman rakenteesta Yhdistettäviä, nykyisin erillisinä käsiteltäviä lapsen palvelu- ja kehityssuunnitelmia ovat (merkinnät: S = jo nykyisin sähköisessä muodossa, O = osittain sähköinen, P = nykyisin lähinnä paperilla) Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma (P) Lapsen esiopetuksen henkilökohtainen oppimissuunnitelma (P) Perusopetuksen henkilökohtainen oppimissuunnitelma (O,P) o Voitaneen jatkossa yhdistää esiopetuksen oppimissuunnitelman kanssa Erityisen tuen suunnitelma - HOJKS (S[Primus-järjestelmässä], P) o Vajaa, ei saa sisältää terveystietoja Pedagoginen selvitys (P) o Uuden perusopetuslain mukainen Varhaisen tuen suunnitelma (P)

39 jäsennys KA-menetelmällä (80) o Päivähoitolain mukainen. Liitetään erityisen tuen päätökseen, kuntoutussuunnitelma Henkilökohtainen terveydenhoitosuunnitelma (P) o Uuden asetuksen myötä jokaiselle lapselle tulee laatia henkilökohtainen terveydenhoitosuunnitelma koskee sekä lastenneuvolapalveluja että kouluterveydenhuoltoa Kuntoutussuunnitelma (ei tietoa toteutustavasta) Terveydenhuollon erityissuunnitelma (ei tietoa toteutustavasta) o Eri ammattikunnat voinevat laatia näitä itsenäisesti esim. puheterapeutti tms. Lääkehoidon suunnitelma (S) o Terveydenhuollon asianomainen lääkäri tekee: Kouluterveydenhuolto, neuvola, Hoitosuunnitelma (?) Sosiaalihuollon suunnitelmat (S) o Päihdehuollon asiakassuunnitelma o Vammaishuollon asiakassuunnitelma o Lastensuojelusuunnitelma Kaikkia edellä kuvattuja suunnitelmia on tarkoitus täsmentää osana Kohti kumppanuutta projektia mallinnettaessa niitä lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan. Projektin substanssiasiantuntijat määrittävät lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan kirjattavan vähimmäistiedon. Tietojen luokittelua ja jäsennystä on tehty jo esimerkiksi lastenneuvolan ja kouluterveydenhuollon alueella ja Tikesos-hankkeessa on määritelty päivähoidon ja koulukuraattorien asiakastiedot. Opetushallitus on myös laatimassa ohjeistusta oppimissuunnitelmiin sisällytettävästä tiedosta. On hyvä huomata, että lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman lisäksi on olemassa joukko muita vapaaehtoisia suunnitelmia. Liitteessä 3 on kuvattu tyypillinen lapsen varhaiskasvatussuunnitelman sisältö esimerkkinä lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan sisällytettävästä osasuunnitelmasta. Tämän lisäksi Oulun kaupunki on laatinut alustavan vaatimusmäärittelyn sähköisen oppimissuunnitelman toteuttamista varten. Näitä kannattaa hyödyntää lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman myöhemmässä jatkomallinnusvaiheessa.

40 jäsennys KA-menetelmällä (80) Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan liittyvän lapsen tuen määräytymistä voidaan hahmottaa seuraavalla prosessilla: 1. Havainnointi ja arviointi; 2. Kasvu ja oppiminen ja tuen järjestäminen; 3. Dokumentointi Havainnoi ja arvioi Vaihe 1 Oma opettaja arvioi strukturoidusti oppilaan ja vanhempien kanssa oppimista, asettaa tavoitteet ja suunnittelee oppimisen tuen. Vaihe 2 Mikäli oppilas ei saavuta em. suunnitelman ja tukitoimien avulla oppimistavoitteita, erityisopettaja osallistuu oppimisen tuen tarpeiden arviointiin käyttäen omia välineitään ja työtapojaan. Opettaja ja erityisopettaja suunnittelevat yhdessä vanhempien kanssa seuraavat tavoitteet ja keinot oppimisen tukemiseksi. Vaihe 3 Mikäli oppilas ei saavuta em. työskentelyn avulla hänelle asetettuja tavoitteita, oppilashuoltoryhmä selvittelee yhdessä vanhempien kanssa oppilaan oppimista vaikeuttavia seikkoja. Vaihe 4. Mikäli oppilas ei saavuta em. työskentelyn avulla hänelle asetettuja tavoitteita, oppilas ohjataan moniammatilliseen kasvun ja kehityksen arviointiin Tukee kasvua ja oppimista Miten? Miten? Miten? Miten? Eri ammattikuntien suljetut järjestelmät Tietosuoja- ja tiedonsiirtokysymykset Pedagogiset järjestelmät Tukitoimisuunnitelma Tiedonhallinta Tavoite- ja toimintasuunnitelma Koulunkäyntisopimus Pedagoginen arvio Oppimissuunnitelma Pedagoginen selvitys Erityisen tuen päätös HOJKS Kuva 15, Espoon kaupunki: Lapsen tuen määräytymisen perusprosessi Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman käyttö Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman tarkka käyttötarkoitusta vielä täsmennetään Kohti kumppanuutta projektissa. Seuraavaan on koottu keskeiset käyttäjät: Kustakin osapalvelusta (esim. päivähoito) vastaava kunnan vastuuhenkilö vastaa ko. osa-alueen osasuunnitelman laatimisesta Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan ja osasuunnitelmaan annetaan luku- ja rajoitetusti muutosoikeuksia myös muille kunnan työntekijöille ja palveluntuottajille o Suostumuksen kautta Kunnan avaintyöntekijöille järjestetään lainsäädännön ja suostumusten puitteissa mahdollisimman laaja näkyvyys lapsen palveluihin ja suunnitelmiin o lain suoraan sallima käyttö sekä suostumusten ja tietopyyntöjen kautta tapahtuva tietojen luovuttaminen Vanhemmat voivat itse lisätä lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan omia lasta ja hänen kasvamistaan koskevia tietoja Vanhemmilla lapsilla voi olla itsellä rajoitettu näkymä palvelusuunnitelmiin

41 jäsennys KA-menetelmällä (80) Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman rakennetta ja käyttöä täsmennetään Kohti kumppanuutta hankkeessa. Samassa yhteydessä tulee täsmentää myös lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaa koskevaa käsitteistöä ja toiminnallisuutta. Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman tietorakenteessa tulee hyödyntää olemassa olevia koodistoja ja OID-rakennetta (ks. jäljempänä) Koodistot hyvinvointipalveluissa Hyvinvointipalveluiksi käsitetään tässä sosiaali- ja terveyspalvelut ja laajemmassa käsityksessä myös opetustoimen palvelut. Sosiaali- ja terveysalan luokituksista vastaa Suomessa Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL). Sosiaali- ja terveydenhuollossa on useita luokitusjärjestelmiä, joista keskeisimpiä l ovat mm. ICD-10 Toimenpideluokitus Sosiaalityön luokitus ICF-luokitus Terveydenhuollon palveluluokitus Hoidon saatavuuden seurantaan liittyvät luokitukset Kohti kumppanuutta ratkaisun tietorakenteet tulee rakentaa siten, että ne tukevat sosiaalityön ja terveydenhuollon palveluluokitusta. Koodistopalvelu ja sanastoja THL:n Tietorakenteet ja luokitukset -yksikkö koordinoi STM:n ja THL:n yhteishankkeena kansallista sosiaali- ja terveysalan koodistopalvelua, josta osa yllä mainituista luokituksista on haettavissa maksutta ( Kohti kumppanuutta ratkaisun tulee hyödyntää kansallisen koodistopalvelun koodistoja. Asiakaskohtaisen sosiaalityön luokitukset pyritään sitomaan osaksi sosiaalihuollon valtakunnallista asiakastietojärjestelmän kehittämiskokonaisuutta. Lisätietoa aiheesta Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen internet-sivuilla Täältä löytyy myös Sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmää varten. ISO OID -määritys Tietojärjestelmien välisessä kommunikoinnissa on aina ollut haasteena luotettava ja selkeä erilaisten tieto-objektien identifiointi. Edellä asiakasprofiilin kohdalla käsiteltiin esimerkiksi asiakkaan yksikäsitteistä identifiointia eri operatiivisissa järjestelmissä. Tieto-objektien yksilöinnin haasteeseen on pureuduttu ns. ISO OID määrityksessä, jonka avulla kaikille tieto-objekteille voidaan antaa yksiselitteinen ja ainutlaatuinen, uniikki tunniste.

42 jäsennys KA-menetelmällä (80) OID (Object identifier) on ISO/IEC -standardilla määritelty yksilöintijärjestelmä, jota käyttämällä paitsi organisaatioille ja niiden työyksiköille, ja näihin liittyen esim. henkilöille, asiakirjoille ja laitteille voidaan antaa globaalisti yksilölliset tunnisteet. ISO OID -yksilöintijärjestelmä rakentuu numerosarjasta, jonka ylintä solmua hallinnoi ISO. Järjestelmässä ylemmän solmun omistaja antaa aina sitä alemman tason solmunumerot. Tätä yksinkertainen, hierarkkinen malli tarjoaa vahvan objektien organisaatioiden, koodistojen, henkilöiden, asiakirjojen ym. palveluun liittyvän tiedon yksilöintimekanismin. Suomessa ISO OID:n käyttöä on hahmoteltu JHS-suosituksessa JHS 159 OID -yksilöintitunnuksen soveltamisesta julkishallinnossa. Kyseinen suositus luo hyvän pohjan ISO OID-yksilöintitunnuksen käytölle. JHS 159:ssä on ISO OID -sovelluskohteet kuvattu seuraavasti: "Sähköinen tiedonsiirto on tähän asti ollut pääsääntöisesti kahdenkeskeistä tai eri viranomaisten ja käyttäjien välistä tiedonsiirtoa, jolloin käytettävät koodistot ja muut tietokentät on sovittu kahdenkeskeisesti tai viran-omainen on ne määrännyt. Nyt ollaan parhaillaan siirtymässä avoimempaan sähköiseen asiointiin, jolloin tiedot liikkuvat kaikkien toimijoiden välillä. Jotta tämä olisi joustavasti mahdollista, niin samojen tietojen on eri tilanteissa oltava yhtäläisiä; käytettävät tietosisällöt mm. koodistot ja niiden versiot on tunnistettava eli yksi-löitävä. Esimerkiksi yksiselitteinen organisaatioyksikkötunnus on oleellinen osa asiakirjan syntykontekstia. Myös asiakirjojen sähköinen säilyttäminen ja arkistointi tulevat edellyttämään pitkäaikaista eri organisaatiot käsittävää yksilöintiä. Lisäksi yksilöintitunnuksen käyttö yksinkertaistaa atk-järjestelmien tekemistä ja helpottaa ohjelmointityötä." Suosituksen sovellusalaksi todetaan: organisaatioiden tietojärjestelmien toimintojen rakentamisen kuten sähköinen asiointi, tiedonsiirto, -säilytys ja arkistointi infrastruktuurina on voitava yksilöidä mm. koodistot, organisaatiot, asiat, asiakirjat, henkilöt ja tavarat." Käytännössä ISO OID-yksilöintitunnus (object identifier) toteutetaan vain yhteen objektiin liitettävissä olevana pistein erotettuna numerokoodina, joka yksilöi kyseisen objektin yksikäsitteisesti ISO:lle varatussa yksilöintijärjestelmässä (ISO/IEC , 2002). Järjestelmä on hierarkkinen siten, että numerosarjan ensimmäinen numero 1 tarkoittaa ISO:a, toinen pisteellä erotettu numero 2 tarkoittaa ISO- alaorganisaatioita (ANSI) ja seuraava solmu on maasolmu. Esimerkiksi Suomi nimisen valtion ISO OID -yksilöintitunnus on

43 jäsennys KA-menetelmällä (80) Sosiaali- ja terveyspalveluihin on määritetty oma OID-soveltamisohje (ISO OID-yksilöintitunnuksen käytön periaatteet sosiaali- ja terveysalalla). Se määrittää alueen OID-puurakenteen päätasot seuraavasti: 1 ISO 246 Suomi 2 ANSI 537 Sosiaali- ja terveysala 10 organisaatio 21 pot./ asiakas 25 lääkärit 26 ammatinharjoitt. 5 ja 6 kansalliset koodistot Organisaation Y- tunnus Henkilötunnus SV-nro Ammattivarmenne Käyttöönottovuosi Kuva 16, Sosiaali- ja terveysalan solmuluokat ja yksilöintimenettely ISO OID - puumallissa Kyseistä OID-rakennetta suositellaan hyödynnettäväksi sellaisenaan Kohti kumppanuutta ratkaisun sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluiden objektien identifioimiseen. OID-perusrakenteen lisäksi on joitakin muita palveluita ja vaikuttavuutta koskevia luokitusjärjestelmiä. Esimerkiksi terveydenhuollossa diagnoosiluokituksia käytetään hyvin laajasti ja sosiaalihuoltoonkin on määritelty erilaisia laatuja vaikuttavuustekijöitä, joista keskeisimmät on kuvattu Tikesos-portaalissa. WHO on määrittänyt myös ns. ICF-mallin, joka kuvaa toimintakykyä, toimintarajoitteita ja terveyttä koskevan kansainvälisen luokituksen. OID-rakennetta ja hyvinvointipalvelujen sekä opetustoimen koodistoja tulee pystyä hyödyntämään Kohti kumppanuutta ratkaisuissa. Uusiin kohti kumppanuutta tietorakenteisiin (lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma, perheyhteisön tiedot, lapsen profiili) tulee määrittää mahdollisuus käyttää erityisesti OID-tunnistetta sekä erilaisia palvelu- ja vaikuttavuusluokituksia. On kuitenkin huomattava, että merkittävä osa nykyisistä operatiivisista järjestelmistä ei tue vielä yllä kuvattuja luokituksia. Koska palvelulla ja tietorakenteilla voi olla useita koodisto- ja luokitusjärjestelmiä yhtä aikaa, ainakin keskeisin rakenne asiakasprofiili ja suostumustenhallinta tulisi rakentaa siten, että niissä voidaan käyttää useita luokitusrakenteita yhtä aikaa (ks. esim. palvelun mallintaminen jäljempänä). Arkkitehtuuria täsmennettäessä on syytä tarkentaa ISO OID-koodiston soveltamistapaa Kohti kumppanuutta -järjestelmässä sekä dokumentoida tarkemmin tukea tarvitsevan lapsen palveluprosessissa käytettävät kansalliset tai kansainväliset koodistot.

44 jäsennys KA-menetelmällä (80) 8.5. Palvelun mallintaminen Hyvinvointipalvelujen mallintaminen ei ole oppimisvaikeuksissa olevan lapsen palveluprosessin keskeisin haaste, mutta mikäli samaa periaatetta halutaan hyödyntää myös muissa kunnan sähköisen asioinnin palveluissa, myös palveluiden kuvaukset Kohti kumppanuutta järjestelmään kannattaa määritellä jo tämän periaatteen mukaan. Palveluiden huolellisella mallintamisella varmistetaan, että niitä voidaan käsitellä rakenteisesti, niihin voidaan määrittää suodatuksia, määrittää sääntöjä niiden julkaisemiselle sähköisissä välineissä ja hyödyntää ko. palveluiden tietoja kunnan toiminnan ohjauksessa. Erityisen tärkeäksi palvelujen mallintaminen tulee silloin, jos kunta siirtyy vahvasti tilaajatuottaja malliin ja sähköisten palvelujen tarjoamisen lisäksi tilaajaorganisaation tulee hallita tuottajilta hankittavia palvelutuotteita. Jo tällä hetkellä tämä koskee esimerkiksi lastensuojelun sijaishuollon palveluita, jotka hankitaan pääsääntöisesti yksityiseltä sektorilta. Palvelu / tuote Luokitukset / attribuutit Useita riippuen tuotteesta: UNSPSC, CPA, JHS 121, jne. Yleiskuvaus Seuraavaan on kuvattu suositeltu yleinen palvelun tai tuotteen ylätason tietorakenne. Palvelu/tuotekomponentit Toimitus- ja saatavuusehdot Muut tuotetiedot Kuvaus Palvelutaso / vaatimus Luvanvarainen vai ei Lupa voi koskea toimijaa, toimintayksikköä, henkilöä ja/tai ko. palvelua Kuva 17, Palvelun ylätason tietomalli Palvelua koskeva tieto mallinnetaan siis rakenteisesti. Palveluita voidaan luokitella hyvin monella tavalla, joten yksikäsitteistä palveluhierarkiaa ei edes kanna tässä vaiheessa määrittää. Esimerkkejä erilaisista palveluluokituksista OID-koodiston lisäksi ovat JHS 121 mukainen yleinen palveluluokitus tai esim. UNSPSC, CPA. Näiden lisäksi erityisesti tuotteissa on monia toimialakohtaisia luokittelutekijöitä. Näitä voi tulla myös lisää. Palveluun tuleekin voida mallintaa useita palveluluokituksia yhtä aikaa ja palveluja tulee voida selailla näiden kaikkien luokitusten mukaisesti erikseen. Keskeisin palveluun liitettävä tieto on metatieto kyseisessä palvelussa käytettävistä palveluluokituksista. Luokitustietoon voidaan erityisesti lapsen palveluissa vielä kuvata palvelun kohderyhmätieto. Tämän perusteella palvelujen ohjauslogiikkaan kuuluvalla

45 jäsennys KA-menetelmällä (80) sääntökoneella (ks. tietojärjestelmäarkkitehtuurin looginen järjestelmäjäsennys) voidaan automatisoida, mikä palvelu on luonteva kenellekin. Esimerkiksi sähköiseen asiointipalveluportaaliin voidaan palvelun kohdeluokituksen ja sääntökoneen avulla tarjota kohdennetusti asiakkaan roolia ja tilannetta kuvaavia palveluita. Edellä mainitun palvelun OID-koodin avulla palvelu voidaan yksilöidä, mutta tätä koodistoa ei käytetä tiedon kuvailuun. Palvelun yleiskuvaukseen kuuluu luonnollisesti sen nimi sekä tekstimuotoinen kuvaus. Yleiskuvaukseen tulee voida liittää erilaisia elementtejä kuten tiivistelmä. Varsinainen palvelusisältö rakentuu palvelu- tai tuotekomponenteista. Jos palvelussa on vain yksi selkeä sisältötekijä, niin siihen liittyy tällöin vain yksi palvelukomponentti. Palvelukomponentin sisäisiä rakenteisia tietoja ovat palvelukomponentin kuvaus, ja palvelutasot sekä erilaiset palvelun sisällön valmiit listat. Palvelutasoihin ja vaatimuksiin tulee voida liittää sekä yleistekstinä että rakenteisesti erilaisia vaatimuksia tai kuvailuja. Palvelutasoihin voidaan liittää erilaisia tuote- ja palvelustandardeja tai sertifikaattitietoja sekä asiantuntijatietoa. Joihinkin palveluihin liittyy myös tieto sitä, onko ko. palvelu tai sen palvelukomponentti luvanvarainen vai ei. Tähän tulee luonnollisesti pystyä liittämään tieto, mikä lupa luvanvaraisuuteen liittyy. Luvanvaraisuuteen voidaan liittää myös tietoja niistä reunaehdoista, jotka asiakkaan tulee täyttää, jotta on oikeutettu tähän palveluun. Toimitus- ja saatavuusehdot kuvaavat, miten palvelu tai tuote voidaan toimittaa. Muihin tuote- ja palvelutietoihin voidaan kuvata esimerkiksi asiakkaan velvollisuuksia, palveluraportointia koskevia tietoja, tuotteen käsittelyyn liittyviä reunaehtoja tai palvelu- ja tuotetukea tai vaikka ohjeita koskevia tietoja. Palvelun mallinnusta ei tarvitse tässä muodossa täysimääräisesti toteuttaa Kohti kumppanuutta ratkaisun ensimmäisessä toteutusvaiheessa. Palveluita koskeva tietomalli tulee kuitenkin olla laajennettavissa myöhemmin tukemaan myös yllä kuvattua mallia.

46 jäsennys KA-menetelmällä (80) 9. Keskeiset toiminnalliset kokonaisuudet 9.1. Karkea ylätason tietojärjestelmäarkkitehtuurijäsennys Seuraavaan on kuvattu Kohti kumppanuutta ratkaisun karkean ylätason tietojärjestelmäarkkitehtuurijäsennys, jossa on korostettu erityisesti Kohti kumppanuutta palveluille ominaisia uusia palveluita. Kunnan asiointiportaali Personointitiedot Sisällönhallinta Julkishallinnon asiointitili Asiointialustan tekniset peruspalvelut Kalenteri Tiedotteet, uutiset Sähköinen työpöytä Lomakkeet Asioinnin perustoiminnot Kansalliset palvelut Vetuma Virtu Katso Terveydenhuollon ammattil. tunnistus Tekniset tukipalvelut Kohti kumppanuutta ydinpalvelut Yhteiset palvelut Kela Tunnistaminen Käyttövaltuushallinta Sähköinen allekirjoitus Hakupalvelut Aikaleimapalvelu Tapahtumaloki Yhteisöjen, perhetietojen hallinta Tiedonluovutusvaltuuksien hallinta Asiakasprofiili Lapsen kasvua ja kehitystä tukeva suunnitelma Asianhallinta, eams Asiakkuudenhallinta Hinnoittelu, hinnastot, maksuosuudet Maksaminen Resurssivarausten hallinta Vero OPH Yhteistyöympäristö Koodistopalvelu Raportointi, BI DW Sääntömoottori Prosessimoottori SOA-palvelukatalogi Perustietovarannot VTJ Palvelurajapinta Palvelurajapinta ESB-integraatioväylä Palvelurajapinta Palvelurajapinta Palvelurajapinta YTJ KTJ Primus tms. DB Sosiaali- Effica tms. DB Terveys- Pegasos tms. DB Taloushallinto DB Palvelut MDS Toimijat MDS Dokumentit MDS KANTA VAPA Kuva 18, Kohti kumppanuutta -ratkaisun looginen järjestelmäjäsennys sisältäen keskeiset ulkoiset liittymät Oranssilla sävyllä on merkitty erityisesti Kohti kumppanuutta ratkaisun erityispalvelut, jotka ovat osa lapsen ja nuoren kasvatuskumppanuutta edistävien palvelujen ydintä. Harmaataustainen katkoviivalla merkitty alue kuvaa kunnan omassa hallussa olevaa kokonaisuutta. On huomattava, että Kohti kumppanuutta ratkaisussa ei suinkaan toteuteta kaikkia sähköisen asioinnin palveluja ja komponentteja itse, vaan näissä tukeudutaan kuntien omiin sähköisen asioinnin ratkaisuihin. Kohti kumppanuutta ratkaisussa ei hankita yhteistä integraatiovälinettä tai prosessimoottoria eikä asiointialustan peruspalveluiden alustaa. Näitä kuitenkin tarvitaan sujuvan sähköisen palveluympäristön rakentamiseksi. Keskeisimpiä tarvittavia komponentteja ovat hallitut integraatiopalvelut, prosessimoottori tai sääntökone sekä palvelujen julkaisu asiointiportaalissa tai vastaavassa ratkaisussa. Yllä oleva kuva on jäsennetty hiukan soveltaen edellä kuvatusta SOAteknologiapinosta. Ns. liiketoimintapalvelut on nostettu tässä kuvassa ESB-

47 jäsennys KA-menetelmällä (80) väylän ja palvelunohjauksen yläpuolelle lähinnä visuaalisista syistä, jotta voidaan korostaa Kohti kumppanuutta ratkaisun erityispiirteitä. Käytännössä palveluja ajetaan SOA-teknologiapinon mukaisesti palveluväylän läpi. Kohti kumppanuutta ratkaisu on jäsennetty seuraaviin tasoihin: Kuva 19, Loogisen järjestelmäjäsennyksen tasomalli Koska nykyisissä operatiivisissa tietojärjestelmissä varsinainen liiketoimintalogiikka on hyvin tiukasti nivottu varsinaisiin operatiivisiin tietovarantoihin, nämä järjestelmät on kuvattu Kohti kumppanuutta kokonaisratkaisun näkökulmasta yllä osaksi tietovarastokerrosta. Käyttöliittymäkerros Välineet, joilla käyttäjät sekä asiakkaat että kunnan työntekijät pääsevät käsiksi sähköisiin palveluihin ja tietojärjestelmiin (tietojärjestelmäpalveluihin). Sisältää normaalin työasemakäyttöliittymän lisäksi esimerkiksi mobiilikäyttöliittymän palvelut. Julkishallinnon asiointitili Kunnan oma asiointiportaali Valtion IT-toiminnan johtamisyksikön ValtIT:n kehittämä ja Valtion IT-palvelukeskuksen toteuttama asiointipalvelukerros kaikille julkishallinnon palveluille. Asiakkaan tunnistamisen ja maksamisen sekä saavutettavuustietojen hallinta, asiointitiedot. Julkishallinnon asiointitiliä on kuvattu jäljempänä. Kunnan oma ulkoinen asiointiportaali extranet, jonka kautta kuntalainen voi asioida sähköisesti kunnan kanssa riippumatta palvelun sisäisestä tuottajaorganisaatiosta. Kunta voi hyödyntää tätä monipuolisemmin ja laajemmin kuin julkishallinnon asiointitiliä. Monet mekanismit ovat samoja kuin julkishallinnon asiointitilissä. Asiakkaalla on yksi kanava omiin palveluihinsa ja palveluhistoriaansa. Tämä kannattaa toteuttaa koko kunnan tai seudun yhteisenä ratkaisuna eikä rakentaa tätä pelkästään Kohti

48 jäsennys KA-menetelmällä (80) kumppanuutta ratkaisun käyttöön. Työntekijän sähköinen työpöytä, intranet Kuten ns. ulkoinen asiointiportaali, mutta tarkoitettu lähinnä kunnan työntekijöiden käyttöön. Voi sisältää tuottajan tarvitsemaa tietoa, jotka eivät sellaisenaan näy asiakkaalle ulkoisen asiointitilin kautta. Voidaan usein hyödyntää samaa teknologiaa (portaali) kuin ulkoisessakin asiointitilissä. Tämä kannattaa toteuttaa koko kunnan yhteisenä ratkaisuna eikä rakentaa tätä pelkästään Kohti kumppanuutta ratkaisun käyttöön. Asiointipalvelukerros Asiointipalvelukerros tuo asiakkaille ja sähköiselle työntekijän työpöydälle olennaisimmat tietoa tarjoavat tekniset palvelut. Asiointipalvelukerros ei itsessään sisällä varsinaisia substanssipalveluja vaan lähinnä tekniset apuvälineet näiden kokoamiseksi käyttöliittymiin. Koko asiointipalvelukerros kannattaa toteuttaa pääsääntöisesti kunnan yhteisenä tai seudullisena ratkaisuna. Personointitiedot Kalenteri Lomakepalvelut Asiointitili, Asioinnin perustoiminnot Sisällönhallinta Asiointiportaaliprofiili, työntekijä- ja roolikohtaiset näkymät järjestelmiin ja tietoon. Sisältää erityisesti käyttäjän käyttöliittymän ja asioinnin peruspalveluiden henkilökohtaisen räätälöintitiedon. Kalenteritietojen hallinta. Liittymä resurssivaraukseen. Kalenteria voidaan käyttää myös raportointivälineenä ja mahdollisesti käyttöliittymänä. Sähköiset lomakkeet ja näiden tarjoaminen asiakkaalle ja työntekijälle käyttöliittymäkerrokseen. Liittymä palvelulogiikkaan, joka panee vireille asian (ks. asianhallinta), vie asiaa eteenpäin eamsin (tiedonohjaussuunnitelman) mukaan ja vie lomakkeen tiedot sitä käsittelevään/käsitteleviin tietojärjestelmiin. Yksittäisten asiakkaan sähköisellä palvelulla käynnistämien asiointitapahtumien yleinen hallinta. Vahva liittymä asianhallintaan. Yleinen asiaan liittyvien toimintojen hallinta kuten esimerkiksi viestintä, lisätietopyyntöilmoitukset jne. Tarjottavien palvelujen ja käyttöliittymään tuotavien tietojoukkojen kokonaishallinta. Tiedotteet, uutiset Uutispalvelut, uutissivustot, RSS-syötteet ym. tiedotuspalvelut.

49 jäsennys KA-menetelmällä (80) Voidaan mahdollisesti räätälöidä käyttäjäprofiili- ja asioijaroolikohtaisesti. Esim. tiedote lasten iltapäivähoidosta lähtee vain alakouluikäisten lasten vanhemmille. Palvelukerros Tähän kerrokseen kootaan varsinaiset tietojärjestelmäpalvelut ja keskeisten palvelujen hallintatoiminnot. SOA-pohjaiset tietojärjestelmäpalvelut julkaistaan aitoina palveluina (esim. web service palvelut) SOA-palvelukatalogissa (ks. palvelunohjauskerros). Tekniset tukipalvelut Tukipalvelut ovat usein teknisiä erityispalveluita, joita tarvitaan kunnan sähköisessä palveluympäristössä. Nämä kannattaa toteuttaa osaksi koko kunnan viitearkkitehtuuria. Tunnistaminen Pääsynhallinnalla tarkoitetaan tässä tunnistamiseen ja järjestelmiin pääsyyn liittyviä yleisiä ratkaisuja. Ulkoisissa palveluissa suositellaan käytettävän Vetuma-mallin mukaista tunnistamista. Kunnan työntekijöiden tunnistautumisratkaisut pyrkivät yleensä kohti kertakirjautumista. On huomattava, että terveydenhuollon ammattilaisten tunnistamiseen käytetään Valviran varmennepalvelua ( Käyttövaltuushallinta Käyttövaltuushallinnan avulla, jonka avulla sallitaan ja rajataan tunnistettujen käyttäjien pääsyä eri tietojärjestelmiin, tietoihin ja palveluihin. Käyttövaltuudet toteutetaan usein roolipohjaisesti. Joskus tunnistaminen ja käyttövaltuushallinta kootaan yhden pääsynhallintatermin alle. Sähköinen allekirjoitus Hakupalvelut Viranomaisen tulee allekirjoittaa sähköisessä asioinnissa päätösasiakirjat sähköisesti. Tätä varten on hyvä luoda yhtenäinen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, jota hyödynnetään kaikissa palveluissa. Yhtenäinen ratkaisu organisaation tuottaman tiedon hakuun. Aikaleimapalvelu Aikaleimapalvelun avulla voidaan synkronoida

50 jäsennys KA-menetelmällä (80) eri järjestelmien sisäiset kellot. Aikaleimapalvelun avulla voidaan varmistaa eri tapahtumaketjujen ajallinen vaiheistus ja tapahtumien keskinäinen järjestys (ns. kausaliteetti). Tapahtumaloki Tapahtumaloki taltioi järjestelmiin ja tiedon käsittelyyn liittyvät olennaiset muutokset ja käsittelyt. Lähtötilanteessa tapahtumaloki on toteutettu lähinnä järjestelmäkohtaisesti, mutta jatkossa yleisen tietoturvallisuuden ja erityisesti kiistämättömyyden takia tapahtumalokit kannattaa pyrkiä yhdistämään. Kohti kumppanuutta ratkaisun tapahtumalokia on käsitelty jäljempänä. Kohti kumppanuutta erityispalvelut Kohti kumppanuutta ratkaisussa tarvittavat erityispalvelut, joista tärkeimmät ovat: Tiedonluovutusvaltuuksien hallinta Yhteisöjen ja perhetietojen hallinta Asiakasprofiilin palvelut Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmien hallinta Näistä erityisesti kolme viimeisintä ovat uusia, Kohti kumppanuutta ratkaisua varten toteutettavia toiminnallisia kokonaisuuksia. Näitä on kuvattu tarkemmin jäljempänä. Kunnan yhteiset palvelut Kunnan substanssitoimintaa varten voidaan tunnistaa joitakin kaikille yhteisiä palveluita Asiakkuudenhallinta Asiakastiedon hallintaan liittyvä kokonaisuus. Jo alusta asti on hyvä tunnistaa, että tilaajatuottaja malli monimutkaistaa asiakaskäsitettä siten, että sama toimija voi tietyissä palveluissa toimia asiakkaan ja toisissa tuottajan tai kumppanin roolissa. Asiakkuudenhallinta hyödyntää päätietolähteenään (MDS) joko asiakasrekisteriä tai laajempaa toimijarekisteriä. Asianhallinta, eams Asianhallinta liittyy kaikkeen viranomaisasiointiin. Ks. edellä. Hinnoittelu / hinnastojenhallinta

51 jäsennys KA-menetelmällä (80) Maksaminen Eri palvelujen keskitetty hinnoittelupalvelu ja hinnastojen hallinta. Nämä voidaan toteuttaa myös osana taloushallintajärjestelmäkokonaisuutta (esim. Tampereen kaupungissa, SAP) Maksamisen ratkaisut tarkoittava tässä yleisiä maksamisen perusratkaisuja ja liitetään esimerkiksi Vetuma-maksamiseen. Resurssivarausten hallinta Kunnan yhteinen ajanvaraus- ja resurssinvarauskomponentti. Tämä koskee kaikkia palvelukokonaisuuksia. Edellyttää erityispiirteitä hyvinvointipalveluiden ajanvaraukseen, missä esimerkiksi terveydenhuoltopalveluissa terveydenhuollon ammattilainen arvioi hoidon tarpeen ennen jatkotoimenpiteitä. Asiakkaalla ei täällä ole kaikissa tapauksissa suoraa subjektiivista oikeutta varata automaattisesti itselleen palveluita. Palvelunohjauskerros Palvelunohjauskerroksessa hallitaan tietojen liikkumista eri järjestelmän ja ratkaisun osien välillä. Tavoitetilassa palveluja kutsutaan pitkälti ESBpalveluväylän kautta. Sääntökone tai prosessimoottori ovat keskeisiä menetelmiä palvelujen luontevaan ohjaukseen. Prosessimoottori Sääntökone Prosessimoottorin avulla hallitaan ja suoritetaan substanssiprosesseja ja niihin kuuluvia sähköisiä SOApalveluja ns. orkestrointiperiaatteen mukaan. Orkestrointi perustuu malliin, jossa koostamislogiikka ja hallinnointi suoritetaan keskitetysti Orkestroinnin etuna on, ettei yksittäisten web-sovelluspalveluiden tarvitse tietää muista palveluista eikä niiden tarvitse tietää olevansa osa isompaa kokonaisuutta eli osallistumisesta prosessiin. Prosessimoottorien suositellaan tukevan BPEL-kielen versiota 2.0. Sääntökone on prosessimoottoria hiukan yksinkertaisempi erityisesti ylläpitää. Varsinaisen prosessinohjauksen sijaan sääntökoneeseen määritetään sääntöjä, joiden avulla voidaan suorittaa toimenpiteitä eri tapahtumille säännöissä määriteltyjen ehtojen ja toimintojen mukaan. Prosessimoottori sisältää useimmiten myös sääntöko-

52 jäsennys KA-menetelmällä (80) neen. SOApalvelukatalogi Palveluväylä ESB Tämä tarkoittaa teknistä SOA-palvelukatalogia, johon on koottu tiedot hyödynnettävistä SOA-palveluista Palveluväylä (ESB, Enterprise Service Bus) on pääasiallisesti asynkroniseen viestintään tarkoitettu väylä, jota pitkin palvelut välittävät tietoja toisillensa. Palveluväylä sisältää varsinaisen sanomanvälityksen lisäksi erilaisia integraatiopalvelukomponentteja kuten sanomaväylät, sanomarikastin, sanomamuunnin tms. Tietovarastokerros Tässä tietovarastokerroksella tarkoitetaan ns. data-kerrosta eli tietovarantojen ja tiedon säilytyskerrosta. Tietovarannot voivat olla toteutettu monella eri tavalla. Tyypillisin tietovaranto on tietokanta, mutta tietoja voidaan säilyttää myös esim. tiedostoissa. Operatiivisten järjestelmien tietovarannot Päätietolähteet MDS:t Operatiivisissa tietojärjestelmissä olevat tietovarannot. Toteutettu järjestelmäkohtaisiin tietokantoihin tai muihin tietolähteisiin. Toimijarekisteri Toimijarekisteri sisältää toimijatiedot. Keskeinen toimijarekisterin osajoukko on asiakasrekisteri. Kohti kumppanuutta ratkaisussa suositellaan kuitenkin ainakin pitkällä aikavälillä siirtymistä laajempaan toimijarekisteriin, jossa palvelujärjestelmän toimijat asiakas, toimittaja tai esim. kumppani mallinnetaan ja hallitaan roolipohjaisesti. Rekisteri hallinnoi henkilöiden ja organisaatioiden perustietoja, organisaatiohierarkioita sekä näiden erilaisia rooleja. Palvelurekisteri Dokumentit Palvelu- tai tuoterekisteri sisältää kuvauksen kunnan tarjoamista palveluista ja niiden sisällöstä sekä laadusta. Ks. palvelun yleinen tietorakene. Dokumentinhallinnan tietovaranto. Dokumentäärisen ja asiakirjallisen tiedon varasto, jossa olennaista on dokumenttien versiointi ja hallittu säilytys. Liittyy olennaisesti asianhallintaan.

53 jäsennys KA-menetelmällä (80) 9.2. Kohti kumppanuutta ratkaisun erityistoiminnot Kohti kumppanuutta ratkaisukokonaisuuden olennaisimmat, sille ominaiset toiminnalliset kokonaisuudet, jotka joudutaan uusina rakentamaan on kuvattu edellä olevassa loogisessa järjestelmäarkkitehtuurijäsennyksessä Näitä ovat: Asiakasprofiilin hallinta Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman hallinta Perhe ja yhteisötietojen hallinta Suostumusten ja tietopyyntöjen hallinta, tiedon luovutusvaltuutusten hallinta Resurssien- ja ajanvarausten hallinta Näiden lisäksi Kohti kumppanuutta palveluun tarvitaan selkeä lokitietojen hallintakomponentti sekä sääntökoneen tai muun säännöstön avulla toteutettava palvelusääntöjen hallintakomponentti Asiakasprofiili lapsen profiilin hallinta Kuten edellä kuvattiin, yksi keskeisistä uusista tietorakenteista Kohti kumppanuutta ratkaisussa on asiakasprofiili, johon voidaan koota tietoa asiakkaan tässä tapauksessa lapsen palveluista ja palveluympäristöstä. Toimintoina asiakasprofiilin hallintaan kuuluvat seuraavat perustoiminnot. Asiakasprofiilin luominen o Asiakasprofiili voidaan muodostaa ns. tyhjänä valmiiksi jo automaattisesti, kun asiakas syntyy tai muuttaa tai muuten ensimmäistä kertaa asioi kunnan kanssa o Asiakasprofiilin luominen voidaan synkronoida asiakkuudenhallintaan. Kun asiakas luodaan asiakasrekisteriin, hänelle luodaan myös operatiivinen asiakasprofiili Tietojen liittäminen asiakasprofiiiliin o Tiedonluovutukseen, asiointihistoriaan ja perheyhteisöön liittyvien tietojen tulee automaattisesti linkittyä asiakasprofiiliin. o Edellisten lisäksi asiakasprofiiliin tulee voida liittää muita, epävirallisia tietoja, kuten asiakkaan itse lähettämiä dokumentteja tai kunnan työntekijöiden ohjeita o Asiakasprofiiliin ei saa manuaalisesti liittää asiakkaan palveluita koskevaa arkaluonteista tietoa. o Tietoja tulee myös voida poistaa asiakasprofiilista Asiakasprofiilin käyttövaltuuksien hallinta o Asiakasprofiilin tietojen käyttövaltuuksien huolellinen hallinta. Tietojen näkyvyyttä rajoitetaan tiedonluovutusvaltuuksien ja käyttäjäroolien avulla. Asiakasprofiilin passivointi tai arkistointi

54 jäsennys KA-menetelmällä (80) o Asiakkaan muuttaessa pois kunnasta asiakasprofiili voidaan passivoida. Määräajan jälkeen tai asiakkaan kuollessa asiakasprofiili tulee myös voida arkistoida. Asiakasprofiilin hakutoiminnot ja raportointi o Asiakasprofiiliin tulee voida liittää haku- ja raportointitoimintoja. Nämä määritetään myöhemmin. Yleinen periaate on, että asiakas voi itse ylläpitää ainakin saavutettavuus- ja yhteystietojaan osana asiakasprofiilin hallintaa. Yleensä tämä toteutetaan tosin asiakkuudenhallinnan kautta. Tässä on hyvä huomata, ettei asiakkaalle voi kuitenkaan antaa täysiä oikeuksia esim. yhteystietojensa hävittämiseen vaan tietoja tulee verrata kansallisissa rekistereissä oleviin tietoihin (VTJ, KTJ). Esim. huostaanotto- tai velkaantumistapauksissa asiakkaalla tai huoltajalla saattaa olla halu häiritä kunnan palveluja myös tätä kautta Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman hallinta Edellä kuvatulla lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmalla tarkoitetaan rakenteista, yksittäisistä lapsen palvelu- ja kehityssuunnitelmien yhdistelmästä muodostuvaa kokonaissuunnitelmaa. Keskeisiä lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman hallinnan toimintoja ovat: Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman luominen o Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma voidaan muodostaa ns. tyhjänä valmiiksi jo automaattisesti, kun lapsi syntyy tai muuttaa kuntaan tai muuten ensimmäistä kertaa asioi kunnan kanssa o Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma tulee voida luoda myös manuaalisesti Lapsen perustietojen hallinta o Lapsen yleisten perustietojen hallinta. o Keskeiset perustiedot tulee saada asiakasprofiilin ja erityisesti asiakkuudenhallinnan kautta toimija- tai asiakasrekisteristä Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman käyttövaltuuksien hallinta o Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman tietojen käyttövaltuuksien huolellinen hallinta. Tietojen näkyvyyttä rajoitetaan tiedonluovutusvaltuuksien ja käyttäjäroolien avulla. Osasuunnitelmien hallinta o Osasuunnitelmien, kuten varhaiskasvatussuunnitelman tai perusopetuksen henkilökohtaisen oppimissuunnitelman lisääminen tai muokkaaminen osana lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaa Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman passivointi tai arkistointi

55 jäsennys KA-menetelmällä (80) o Lapsen muuttaessa pois kunnasta lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma voidaan passivoida. Lapsen aikuistuessa tai esimerkiksi kuolemantapauksen yhteydessä lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma tulee myös voida arkistoida. Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelman hakutoiminnot ja raportointi o Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan tulee voida liittää haku- ja raportointitoimintoja. Nämä määritetään myöhemmin. Mikäli asiakas peruu suostumuksena joko sähköiseen asiointiin tai näiden lapsen kehityssuunnitelmien yhdistämiseen lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaksi, lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmasta tulee voida eriyttää erilliset osasuunnitelmat omiksi kokonaisuuksikseen vähintään käyttövaltuuksien tasolla siten, ettei kenelläkään ole enää pääsyä lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan kokonaisuudessaan Perhe- ja yhteisötietojen hallinta Koska Kohti kumppanuutta hankkeen ja ratkaisun keskeisenä tavoitteena on vahvistaa lapsen kasvatuskumppanuutta sekä viranomaisten kesken mutta erityisesti lapsen ja tämän huoltajien ja kasvattajien sekä kunnan työntekijöiden välillä, on kiinnitettävä aikaisempaa enemmän huomiota lapsen perhe- ja yhteisötietojen hallintaan. Lapsen kasvatusympäristö on monimutkaistunut viime vuosikymmeninä merkittävästi. Lapsen kasvatuksesta ja kasvamisesta on perinteisesti huolehtinut ns. ydinperhe, jolla tarkoitetaan yleensä avio- tai avopuolisoiden, miehen ja naisen, ja heidän biologisten lastensa muodostamaa perhekokonaisuutta. Nyttemmin koko perhekäsitys on muuttunut. Puhutaan uusioperheistä, sateenkaariperheistä, laajemmista perheyhteisöistä ym. Vielä 1900-luvun alkupuolella vahvasti perheyhteisöön kuuluvat isovanhemmat ovat taas yhä vahvempi osa lapsen kasvatukseen osallistuvaa yhteisöä. Erityisesti maahanmuuttajilla perheyhteisöt ovat usein perinteisiä suomalaisia perheyhteisöjä laajempia. Huoltajuus Huoltaja tarkoittaa oikeustieteessä lapsen huoltajaa eli henkilöä, joka vastaa lapsen hoidosta, kasvatuksesta, valvonnasta ja muusta huolenpidosta. Suoraan syntymän perusteella molemmat vanhemmat ovat lapsen huoltajia, jos he lapsen syntyessä olivat avioliitossa keskenään. Jos äiti ei ollut avioliitossa, on hän yksin lapsensa huoltaja. Myös isyyden vahvistamisen jälkeen äiti pysyy lapsen yksinhuoltajana, elleivät vanhemmat sovi lapsen huollosta toisin tai tuomioistuin anna tarvittaessa päätöstä lapsen huollosta. Jos toinen vanhemmista on yksin lapsensa huoltaja ja vanhemmat menevät keskenään avioliittoon, tulevat he molemmat lapsensa huoltajiksi. Lapsen syntymän yhteydessä määräytynyttä huoltajuutta voidaan muuttaa joko tuomioistuimen tekemällä päätöksellä tai vanhempien välisellä sopimuksella lapsen huollosta, jonka sosiaaliviranomainen vahvistaa. Lapsen palveluissa huoltajalla on merkittävä rooli. Perhe- ja yhteisötietojen hallinta

56 jäsennys KA-menetelmällä (80) Perhe- ja yhteisötietojen hallinnan avulla voidaan mallintaa ja hallita lapsen perheen ja muiden kasvatukseen osallistuvien läheisten muodostamia verkostoja ja yhteisöjä. Lähtökohta on, että huoltajille ja iän karttuessa rajoitetusti lapselle itselleen annetaan sähköisen asioinnin kautta mahdollisuus ylläpitää perheyhteisötietoja. Vastuu perheyhteisötiedoista ja niiden ajantasaisuudesta on siis aina lapsen huoltajilla. Kunnan työntekijät eivät varsinaisesti ylläpidä perheyhteisötietoja. Perhe- ja yhteisötietojen hallinnan tarkat toiminnallisuudet määritetään tarkemmin varsinaisen arkkitehtuuri- ja vaatimusmäärittelytyön yhteydessä. Seuraavaan on koottu tässä vaiheessa tunnistettuja päätoimintoja. Perheyhteisön perustietojen luominen o Luodaan samassa yhteydessä, kun lapsen asiakasprofiili o Perheyhteisöön liitetään automaattisesti väestötietojärjestelmästä saatavat viralliset huoltajatiedot Perhe- tai perheyhteisötietojen ylläpito o Huoltaja voi hallita perheyhteisötietoja o Huoltajan tulee voida samalla käyttöliittymällä käsitellä kaikkien huollettaviensa (lastensa) perheyhteisötietoja o Huoltaja voi lisätä perheyhteisöön uuden henkilön ja asettaa tälle roolin (esim. sisar, setä, täti, isoisä, isoäiti, kummi, naapuri, muu läheinen) sekä keskeiset yhteystiedot. Mikäli kyseinen henkilö löytyy 6 jo kunnan asiakasrekisteristä, käytetään ensisijaisesti sieltä löytyviä yhteystietoja. o Huoltaja voi myös poistaa yksittäisen henkilön perheyhteisöstä tai vaihtaa hänen rooliaan Käyttövaltuuksien hallinta o Huoltaja voi hallita eri perheyhteisön näkymiä sähköisiin asiointipalveluihin ja lapsen asiointipalvelujen kautta näkyviin tietoihin Palveluihin, johon tarvitaan huoltajan suostumus tai päätös, ei voida antaa valtuuksia muille perheyhteisön jäsenille o Huoltaja voi luoda kuntaan kuulumattomalle (esim. toisella paikkakunnalla asuva isovanhempi) perheyhteisön jäsenelle tunnuksen sähköisiin palveluihin. Tämä oikeuttaa rajoitetun pääsyn lapsen tietoihin vain ko. perheyhteisön jäsenenä. Näissä tapauksissa ko. henkilöllä ei ole pääsyä palveluihin, jotka edellyttävät vahvaa tunnistamista 6 Henkilöitä voi olla perheyhteisötietojen hallinnassa vaikea luotettavasti identifioida. Tämä mahdollinen päällekkäisten yhteystietojen haaste ratkaistaan tarkemmin ratkaisun suunnitteluvaiheessa.

57 jäsennys KA-menetelmällä (80) Huoltajalla ei välttämättä ole kuitenkaan automaattisesti pääsyä kaikkeen tietoon, joka on ko. perheyhteisön jäsenen nähtävissä. Tämä voidaan määrittää palveluprosesseissa ja kuvata suostumuksiin sekä sääntömoottoriin. Viestintälistojen hallinta o Huoltaja voi hallinta, kenelle viranomaisten viestit eri palveluista lähetetään. Esim. lähteekö viesti päiväkodin epävirallisista tutustumis- tai tapahtumatilaisuuksista myös isovanhemmille Perheyhteisötietojen passivointi o Kuten asiakasprofiili Hakutoiminnot ja raportointi o Lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan tulee voida liittää haku- ja raportointitoimintoja. Nämä määritetään myöhemmin. Perheyhteisötietoja voidaan hyödyntää viestinnässä. Jokaisen päiväkodin tai koulun ei tarvitse erikseen pitää kirjaa, kenelle esim. vanhemmille tai läheisille lähetettävät tiedotteet pitäisi milläkin kerralla lähettää. Samoin perheyhteisötietoja voidaan hyödyntää sähköisen asioinnin käyttövaltuushallintaan. Huoltajilla on roolinsa perusteella toki laajimmat oikeudet, mutta he voivat antaa (tai evätä) esimerkiksi isovanhemmille, sisaruksille tai muille läheisille oikeuksia katsoa tiettyjä lapsen tietoja tai liittää heitä tarvittaviin viestintäketjuihin. Huoltajan vastuu tiedon luovuttamisesta perheyhteisölle Huoltajilla on vastuu läheisverkoston ja perheyhteisön hallinnasta. Huoltaja voi jakaa (reunaehtojen rajoissa) valtuuksia ja uusia tunnuksia lapsen tietoihin. Tällaisen tunnuksen luominen kuvaa uudenlaista suostumusta tietojen luovuttamiseksi perheyhteisön jäsenelle. Tämä tulee tehdä huoltajalle hyvin selväksi tietojärjestelmässä, kun huoltaja luo tunnuksia tai antaa perheyhteisön jäsenelle valtuuden käsitellä lasta koskevia tietoja. Perheyhteisön jäsenillä ei saa olla pääsyä lapsen tietoihin ilman huoltajan antamaa suostumusta. Lapsella voi tietyissä tilanteissa olla myös itsellään rajoitettu oikeus jakaa läheisilleen pääsy omiin tietoihinsa. Tätä ominaisuutta ei ole tarkoitus toteuttaa ensimmäisessä vaiheessa.. Perheyhteisötiedon hallintakokonaisuudella ja sen liittämisellä kasvamisen palveluihin pyritään luomaan vanhemmille ja kasvattajille aikaisempaa parempia edellytyksiä osallistua ja ottaa vastuuta lastensa ja läheistensä kasvamisesta Tiedonluovutusvaltuutusten hallinta Tiedonluovutusvaltuutukset jäsennetään tässä kolmeen osittain itsenäiseen toiminnalliseen kokonaisuuteen: Suostumus Valtuutus

58 jäsennys KA-menetelmällä (80) Tietopyyntö Kohti kumppanuutta ratkaisussa käsitellään palveluja, jossa tietoluovutusten hallinta on erityisen tärkeää. Suostumusten, valtuutusten ja tietopyyntöjen hallinnan keskeisiä ominaisuuksia ovat: Asiakkaan suostumuksen / valtuutuksen antaminen, suostumuksen tai valtuutuksen luominen Suostumusten kokoaminen asiakkaan suostumusprofiiliin Valtuutuksen liittäminen valtuutetun valtuutusprofiiliin Suostumusten ja valtuutusten liittäminen niitä koskeviin palveluihin Suostumuksen tai valtuutuksen peruuttaminen Viranomaisten keskinäisten tietopyyntöjen luominen ja hallinta Tietopyyntöjen hyväksyminen / hylkääminen Tietopyyntöjen liittäminen niitä koskeviin tiedonluovutuksiin ja palveluihin Paperilla tehtyjen suostumusten tallentaminen manuaalisesti suostumuskantaan (huom. tämä saattaa arkistointimielessä edellyttää kuitenkin myös paperiasiakirjan arkistamista) Kohti kumppanuutta järjestelmä ei saa siirtää tietoa operatiivisista tietojärjestelmistä asiakasprofiiliin, sähköiseen asiointiportaaliin, sähköiselle työpöydälle tai lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaan ilman voimassa olevaa suostumusta tai hyväksyttyä tietopyyntöä. Tämä tulee tarkistaa kaikessa tiedon käsittelyssä. Mikäli viranomaisen tulee päästä esim. lasta koskevaan tietoon ilman suostumusta (esim. ns. lapsen etu lainsäädännössä), tästä tulee kuitenkin kirjata tietopyyntö, johon kirjataan peruste kyseiselle tiedon luovutukselle. Suostumus Suostumuksella tarkoitetaan asiakkaan antamaa suostumusta viranomaiselle, jolla hän sallii viranomaisen käyttää itseään koskevaa tietoa tai esim. suostuu asioinnissa käyttämään sähköisiä välineitä perinteisten keinojen sijaan. Jos käyttäjä ei ole antanut suostumusta tietojen luovutukseen viranomaiselle, niin viranomaisen tulee kunnioittaa tätä asiakkaan tahtoa. Terveydenhuoltoa ja sosiaalihuoltoa koskeva lainsäädäntö antaa kuitenkin kunnalle joissakin tapauksissa mahdollisuuden jopa velvollisuuden vaihtaa tietoa asiakkaan tai huoltajan suostumuksesta huolimatta. Tähän on otettu tarkemmin kantaa Kohti kumppanuutta projektin lainsäädäntöselvityksessä (Liite 3). Suostumustenhallintaan kuuluu myös käyttäjän antama suostumus sähköisen asiointikanavan käyttöön viranomaistasolla. Viranomainen voi tarkistaa suostumuksenhallintapalvelusta, onko asiakas antanut suostumuksensa asiointitilin ja sähköisen asioinnin käyttöön kyseisen viranomaisen palveluja koskien. Tarkistaminen tapahtuu käyttäen suostumuksenhallintaan toteutettua käyttöliittymää. Sähköisiä palveluita käytettäessä on varmistettava, että kyseiseen asiointiin voidaan käyttää sähköistä kanavaa ja että viranomaisella on oikeus päästä kä-

59 jäsennys KA-menetelmällä (80) siksi kyseisen tietoon. Esimerkiksi valtionhallinnon asiointitilissä viranomaisen lähettäessä viestin asiointitilin kautta käyttäjälle asiointitili tarkistaa onko käyttäjä antanut suostumuksen viranomaiselle. Jos suostumusta ei ole tai käyttäjä on poistanut suostumuksen, niin asiointitili palauttaa virheilmoituksen lähettävälle järjestelmälle. Asiakas voi koska tahansa perua suostumuksensa ja tämä tulee ottaa huomioon sähköisiä palveluita kehitettäessä. On huomattava, että terveydenhuollon suostumustenhallinta toteutetaan osaksi kansallista potilastietoarkistoratkaisua KANTAaa, joka tulee ottaa huomioon kohti kumppanuutta suostumuksenhallintaratkaisua toteutettaessa. Sosiaalihuollon suostumuksenhallinnan periaatteet on kuvattu Tikesoshankkeessa omassa selvityksessään. Aivan kaikkiin palveluihin ja tietoihin ei välttämättä tarvita lainkaan suostumusta. Kunnan tulee laatia säännöstö, jossa kuvataan: tarvitaanko tähän suostumus, keneltä tarvitaan suostumus, kuinka monen ko. roolin edustajan suostumus tarvitaan. Kohti kumppanuutta järjestelmän tulee tukea mallia, jossa suostumus tarvitaan esim. molemmilta huoltajilta. Huoltajan on hyvä pystyä valtuuttamaan toinen huoltaja näissä tapauksissa myös yleisellä suostumuksella ainakin rajoitetusti edustamaan itseään näissä suostumusasioissa. Esimerkiksi päivähoidossa toinen vanhempi voisi valtuuttaa toisen vanhemman toimimaan puolestaan siten, että esimerkiksi suostumukseen: lapsesta saa ottaa päiväkodissa valokuvan päiväkotiryhmän yhteiskuvaa varten ei tarvittaisi kahden vanhemman suostumusta. Huoltajan tulee kuitenkin pystyä helposti perumaan tämä suostumus. Ylipäätään tämän säännöstön laatimisessa tulee olla huolellinen. Valtuutus Valtuutuksilla tarkoitetaan mahdollisuutta valtuuttaa toinen taho toimimaan puolestaan viranomaisasioinnissa. Kohti kumppanuutta palveluissa vapaaehtoisia valtuutuksia käytetään varoen. Pääsääntöisesti puolesta-asiointi koskee vain lapsen huoltajia. Jos valtuutuksia kuitenkin käytetään, kuntien sähköiset palvelut suorittavat asiointiin liittyvät valtuutusten tarkastukset tarpeen mukaan. Kohti kumppanuutta ratkaisun sähköisten palvelujen tulee kuitenkin tarkistaa perhe- ja yhteisötietojen hallintakomponentilta esimerkiksi vanhempien oikeuden toimia lastensa nimissä, huoltajien oikeuden toimia huollettavien edustajina tai vastaavat tilanteet. Jos viranomainen on todennut henkilön oikeuden toimia toisen edustajana ja edustaja on antanut suostumuksen viranomaiselle, niin viranomainen voi lähettää asiaan liittyvät viestit suoraan edustajan asiointitilille. Ratkaisumalliksi suositellaan siis roolipohjaista toteutustapaa, jossa henkilöt käyttävät vain omaa asiointitiliään, jonne saapuvat myös heidän mahdollisten edustettaviensa viestit. Näin valtuutukset voidaan kohdistaa palveluihin ja tietyn rajoitetun kohteen asioihin, ei kaikkeen valtuuttajaa koskevaan tietoon. Sähköisen asioinnin asiakasrajapinnan portaalin tai asiointitilin pitää jaotella edustettavien palvelut ja viestit selkeästi omiin ryhmiinsä, jotta ne eivät mene sekaisin henkilön omien viestien kanssa.

60 jäsennys KA-menetelmällä (80) Tietopyyntö Tilanteessa, jossa lainsäädäntö ei yksiselitteisesti salli tiedon luovutusta eikä asiakas tai huoltaja ole antanut etukäteen suostumusta tiedon luovuttamiseen, on tietoa erikseen pyydettävä tietopyynnöllä. Tämä voidaan tehdä silloin, kun tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi tai silloin, kun tieto on tarpeen asiakkaan välttämättömien etujen ja oikeuksien turvaamiseksi eikä asiakkaalla itsellään ole edellytyksiä arvioida asian merkitystä. Kohti kumppanuutta ratkaisussa tulee olla mahdollisuus jättää ja hallita tietopyyntöjä: Tietopyynnön luominen o Pyynnön tekijän tiedot, tiedot tahosta, jolle tietopyyntö lähetetään, tietopyynnön kohde (asiakas), luovutettavan tiedon kuvaus, tiedon käyttötarkoitus, aikaleima, tila: avoin o Tietopyyntö tallentuu tietopyyntöjen tietovarantoon ja linkittyy ko. palveluun sekä lapsen (asiakkaan) profiiliin Tietopyynnön vastaanotto ja käsittely o Tietopyyntö ohjautuu siinä kuvatulle taholle ja kyseinen taho käsittelee tietopyynnön. o Tietopyyntö voidaan hyväksyä tai hylätä. o Hyväksytty tietopyyntö antaa tiedon pyytäjälle oikeiden päästä kyseiseen tietoon tai palveluun käsiksi Koti kumppanuutta järjestelmän avulla Tietopyyntöjonon hallinta o Tietylle taholle lähetettyihin avoimiin tietopyyntöihin tulee olla selkeä näkymä. Haut ja raportit o Tähän palveluun tai tietoon liittyvät tietopyynnöt o Tietyn asiakkaan palveluihin liittyvät tietopyynnöt o Hylätyt tietopyynnöt o Hakuja ja raportteja tulee voida rajoittaa käyttövaltuuksin. o Huom. vastaavat haut ja raportit koskevat kaikkia tiedonluovutusvaltuutuksiin liittyvä valtuutustyyppejä: suostumus, valtuutus, tietopyyntö Tässä on toistaiseksi haasteena se, että lainsäädäntö tuntee vain kahdenvälisen tietopyynnön. Yhden toimijan tietopyyntöä ei voida hyväksyä kollektiivisesti myös muiden käyttöön. Muut tiedonluovutukseen liittyvät tekijät On hyvä huomata, että tiedonluovutukseen liittyy erityisesti kunnan kulttuurisektorilla erityishaasteita teosten tekijänoikeuksiin ja tätä kautta niiden hyö-

61 jäsennys KA-menetelmällä (80) dyntämiseen. Tiedonluovutusvaltuuksien hallinnan tulee ainakin myöhemmissä vaiheissa tukea myös tämäntyyppisiä valtuuksia. Hyvinvointipalveluissa tämä voi kohdistua esimerkiksi lasten piirustusten tai muiden teosten hyödyntämiseen verkkosivustoilla ja kunnan muussa materiaalissa. Oulun kaupungin suostumuksenhallintakomponentin määrittelyn hyödyntäminen Oulun kaupunki on tehnyt määrittelytyötä yleisestä suostumuksenhallinnan ratkaisusta (KuntaIT arkkitehtuuri, Suostumusten hallinta, Toiminnallinen määrittely (löytyy KuntaIT:n wiki-sivustolta), jonka perusrakennetta tulee hyödyntää myös tämän tiedonluovutusvaltuuksien hallinnan komponenteissa. Kohti-kumppanuutta ratkaisussa tätä aikaisempaa työtä tulee täydentää ainakin seuraavilta osin: Suostumukset ja valtuutukset tulee voida automaattisesti esimerkiksi sääntökoneella liittää tiettyyn sähköiseen palveluun ja erityisesti palveluprosessiin (ennakoivuus). Tiedon luovuttaminen rekisterinpitäjältä toiselle tulee estää ilman asianmukaista suostumusta. Tällöin tulee tarjota mahdollisuutta pyytää suostumusta tai tehdä tietopyyntö ko. rekisterinpitäjälle Tietopyynnön tulee olla vuorovaikutteinen prosessi siten, että tietopyynnön tekijä saa vastauksen tietopyynnön hyväksymisestä tai hylkäyksestä Puolesta-asiointiin liittyvien valtuutusten tulee automaattisesti siirtää valtuutettu palvelu valtuutetun asiointitilille. Valtuutetun ei tule päästä valtuuttajan omalle asiointitilille kokonaisuudessaan. Suostumusten ja valtuutusten tulee näkyä asiakkaan asiointitilillä, mutta viranomaisten väliset tietopyynnöt vain kunnan työntekijöiden näkymässä Resurssi/ajanvaraustoiminnot Resurssi- ja ajanvaraustoiminnoilla voidaan hallita ajallisesti erilaisten resurssien käyttöä. Varaustoiminnallisuus on tarkoitettu erityisesti loppuasiakkaiden sähköiseen resurssi- ja ajanvaraukseen, mutta sitä voidaan käyttää myös kunnan sisällä. Tyypillisiä varattavia kohteita ovat vastaanottoajat, palveluajat, tilavaraukset ja välinevaraukset. Yleisiä toimintoja ovat: Varattavien resurssien hallinta mitä on varattavissa Varattavien kohteiden hallinta asiakasrooleittain kuka saa varata mitäkin Varausten hallinta - luominen, poistaminen ja muokkaaminen o Keston ja toistuvuuden hallinta

62 jäsennys KA-menetelmällä (80) Resurssien kohdistaminen varauksiin o Resurssien priorisointi o Varatun resurssin poistaminen varattavien joukosta Varausviestintä o Kuittaus resurssin varaajalle (sähköposti, mobiili) o Kuittaus resurssille (henkilö) tai resurssin hallinnoijalle o Muistutusviestit varauksesta Mahdollisuus ilmoittaa varauksen perumisesta o Sekä varaaja että resurssi Varausraportointi Varaustoiminnallisuutta kehitetään KuntaIT:n ohjaamana Oulun kaupungissa. Kohti kumppanuutta ratkaisun kannattaa hyödyntää tuon kehittämisen tuloksia sovittaen ne Kohti kumppanuutta palvelukokonaisuuteen Lokitiedot ja lokitietojen hallinta Koska Kohti kumppanuutta palvelukokonaisuudessa käsitellään korkean tietosuojan alaista tietoa, tämän tiedon käsittely tulee kokonaisuudessaan kirjata tapahtumalokiin. Keskeisiä tapahtumalokin vaatimuksia ovat: Kattava muutosloki ja jäljitettävyys Kohti kumppanuutta -järjestelmä dokumentoi kaikki järjestelmään tallennettujen tietojen ja dokumenttien käsittelyyn ja tallentamiseen sekä käyttöoikeuksien antamiseen, muuttamiseen ja poistamiseen liittyvät tapahtumat ja kirjaa tapahtumatiedot tapahtuma- ja muutoslokiin automaattisesti. Esim. muutoksen kohde, tapahtumatyyppi, tekijä, ajankohta, uusi arvo, vanha arvo Käyttövaltuushallinnan lokitiedot Kaikista käyttövaltuuksien hallinnan toimenpiteistä on tallennuttava tietojärjestelmään lokitietoa, jota voidaan käyttää käyttövaltuuksien valvonnassa. Lokitiedon tulee olla suojattu muutoksia vastaan Lokitietojen muuttumattomuuden varmistaminen Ratkaisussa lokitiedot tallennetaan muualle kuin siihen tietokoneeseen, jossa ne syntyvät. Lokitietoja on konekielisessä muodossa pyrittävä erillisessä tietovarannossa, johon on erilliset käyttövaltuudet. Tämä vähentää mahdollisten tietomurtojen jälkien peittelemistä. Lokitietojen seuranta ja raportointi Ratkaisuun tulee toteuttaa välineet määriteltyjen lokitietojen ja lokitapahtumien seurantaan ja raportointiin. Vain valtuutetuilla pääkäyttäjillä on pääsy lokitietoihin. Lokitietojen lajittelu ja näkymät Lokitietoja voi lajitella kohteen, tapahtumatyypin, tekijän ja tapahtu-

63 jäsennys KA-menetelmällä (80) ma-ajan mukaan. Näkymiin voidaan antaa oikeudet rooleittain, esim. virhetilanteet, statistiikka, käyttäjän tekemät tapahtumat" Lokitietojen salaaminen Lokitieto tulee voida salata. Lokitietojen käsittelyloki Korkean tietosuojatason takia lokitietojen käsittelystä tulee pitää erillistä salattua lokia, johon on erilliset käyttövaltuudet Mikäli mahdollista, Kohti kumppanuutta loki voidaan toteuttaa osana koko kunnan sähköisen palveluympäristön lokipalvelua Muissa hankkeissa edistettävät toiminnalliset kokonaisuudet Kuntasektorilla ja valtionhallinnossa on meneillään monia kuntien sähköistä asiointia edistäviä hankkeita (ks. sidosarkkitehtuurit): Tekniset tukipalvelut Kunnan asiointiportaali Personointitiedot Sisällönhallinta Julkishallinnon asiointitili Asiointialustan tekniset peruspalvelut Kalenteri Tiedotteet, uutiset Kohti kumppanuutta ydinpalvelut Sähköinen työpöytä Lomakkeet Asioinnin perustoiminnot Yhteiset palvelut Kansalliset palvelut Vetuma Virtu Katso Terveydenhuollon ammattil. tunnistus Kela Tunnistaminen Käyttövaltuushallinta Sähköinen allekirjoitus Hakupalvelut Aikaleimapalvelu Tapahtumaloki Yhteisöjen, perhetietojen hallinta Tiedonluovutusvaltuuksien hallinta Asiakasprofiili Lapsen kasvua ja kehitystä tukeva suunnitelma Asianhallinta, eams Asiakkuudenhallinta Hinnoittelu, hinnastot, maksuosuudet Maksaminen Resurssivarausten hallinta Vero OPH Yhteistyöympäristö Koodistopalvelu Raportointi, BI DW Sääntömoottori Prosessimoottori SOA-palvelukatalogi Perustietovarannot VTJ Palvelurajapinta Palvelurajapinta ESB-integraatioväylä Palvelurajapinta Palvelurajapinta Palvelurajapinta YTJ KTJ Primus tms. DB Sosiaali- Effica tms. DB Terveys- Pegasos tms. DB Taloushallinto DB Palvelut MDS Toimijat MDS Dokumentit MDS KANTA VAPA Kuva 20, Muualla kehitettäviä osa-alueita

64 jäsennys KA-menetelmällä (80) Yllä olevaan kuvaan on keltaisella merkitty kohteita ja osakokonaisuuksia, joita kehitetään myös muissa hankkeissa. Tämä kehittäminen tulee ottaa huomioon Kohti kumppanuutta arkkitehtuuria täsmennettäessä ja varsinaista toteutusta suunniteltaessa ja luonnollisesti varsinaisessa toteutuksessa. Keskeinen periaate on se, että Kohti kumppanuutta ratkaisussa hyödynnetään mahdollisimman paljon jo valmiita tai muualla kehitettäviä osaratkaisuja kuitenkin arvioimalla huolellisesti näiden sovellettavuus Kohti kumppanuutta ratkaisukokonaisuuteen. Suunnitteluvaiheessa tulee tarkemmin analysoida muualla kehitettävien ratkaisujen rajoitukset ja reunaehdot ja suunnitella tarkemmin, missä määrin muualla kehitettäviä komponentteja ja palveluja voidaan käyttää sellaisenaan ja missä määrin näitä tulee täydentää Kohti kumppanuutta ratkaisun tarpeista lähtien. Seuraavaan on koottu keskeisimpiä meneillään olevia kehityshankkeita, jotka liittyvät Kohti kumppanuutta kokonaisuuteen. Asiointipalvelu ja asiointitili Julkishallinnon asiointitili Valtion IT-toiminnan johtamisyksikön (ValtIT) kehittämä asiointitili 7 on viranomaisen ja asiakkaan välisen sähköisen vuorovaikutuksen yhdenmukainen, helppokäyttöinen ja turvallinen keskitetty ratkaisu, joka on liitettävissä jo olemassa oleviin sähköisiin asiointipalveluihin. Asiointitilin asiakkaita ovat kansalaiset, yritykset ja yhteisöt. Palvelun käyttö perustuu vapaaehtoisuuteen. Asiointitilin toiminnallisuuksia ovat mm. julkishallinnon sähköisten palvelujen tarjoaminen yhdestä paikasta asioiden vireillepano siirtymällä viranomaisen sähköiseen palveluun asioiden käsittelyn etenemisen ja asiointihistorian seuranta viranomaisen tekemien päätösten toimittaminen asiakkaille sähköisesti tiedon kysyminen viranomaiselta 7

65 jäsennys KA-menetelmällä (80) asiakkaiden tavoitettavuustietojen (sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero) omatoiminen ylläpito Kuva 21, Julkishallinnon asiointitilin asioinnin yleiskuva

66 jäsennys KA-menetelmällä (80) ValtIT kehittää nimenomaan koko julkishallinnon asiointitiliä, joka on yhteinen sekä valtionhallinnolle että kuntasektorille. Kohti kumppanuutta ratkaisun tulee olla yhteensopiva julkishallinnon asiointitilin kanssa. Keskeiset sähköiset asiointipalvelut tulee voida julkaista tätä kautta ja kuntalaisilla tulee olla pääsy keskeisimpiin sähköisiin palveluihin julkishallinnon asiointitilin kautta. Julkishallinnon asiointitiliä voidaan täydentää kuntien omilla sähköisen asioinnin portaali- ja asiointiratkaisuilla. Seuraavaan on kuvattu yleiskuva julkishallinnon asiointitilin rakenteesta ja palveluista: Asiointitilin keskeinen tarkoitus on luoda yksi sähköinen kanava kansalaisen sähköiseen asiointiin viranomaisen kanssa riippumatta siitä, asioiko kansalainen valtionhallinnon toimijan vai kunnan/ kuntayhtymän kanssa. Valtion IT-palvelukeskus on kilpailuttamassa asiointitilin teknisiä peruskomponentteja ja ottaa sen keskeiset osat käyttöön vielä vuoden 2009 aikana. Keskeisten ratkaisujen arvioidaan olevan kuntien käytössä viimeistään vuoden 2010 kesään mennessä. Tämä aikataulu sopii myös Kohti kumppanuutta ratkaisuun. Alla on vielä listaus asiointitilin palveluista: Kuva 22, Julkishallinnon asiointitilin palvelut Seuraavaan on kuvattu julkishallinnon asiointitilin tietojärjestelmäarkkitehtuurin perusteet:

67 jäsennys KA-menetelmällä (80) Kuva 23, julkishallinnon asiointitilin tietojärjestelmäarkkitehtuuri Yllä olevassa kuvassa on käsitelty varsin kevyesti kunnan ja tässä tapauksessa Kohti Kumppanuutta sähköisiä palveluita. Kohti kumppanuutta kokonaisratkaisuun tarvitaan säännöstö, jolla voidaan määrittää, mitä sähköisiä palveluita julkaistaan asiointitilille (sekä kunnan omalle että julkishallinnon asiointitilille). Tunnistamiseen ja maksamiseen tulee voida hyödyntää VE- TUMA- ja KATSO-palveluja. Kuvassa esitetty VALDA on valtionhallinnon yhteinen dokumenttien- ja asianhallintaratkaisu. Kullakin kunnalla on oma asianhallintavälineensä, joka tulee integroida jatkossa hyvin kiinteästi sähköiseen asiointiin. Kuntasektorille on myös laadittu päätason sähköisen asioinnin arkkitehtuurikuvaus osana Oulun kaupungin kehittämishankkeita. Tämä dokumentaatio löytyy KuntaIT:n verkkosivuilta wiki.kuntait.fi. Tampereen kaupungin ja kuntien omat sähköisen asioinnin ratkaisut Useissa kunnissa (esimerkiksi Espoo, Kuopio, Lahti, Oulu, Tampere) ollaan voimakkaasti kehittämässä sähköisen asioinnin kokonaisratkaisuja. Kohti kumppanuutta ratkaisussa ei ole tarkoitus korvata tätä kokonaisuutta vaan hyödyntää sitä mahdollisuuksien mukaan. Tarvittavat sähköisen asioinnin peruspalvelut on kuvattu edellä. Varsinaiset asiointitapahtumat määräytyvät substanssiprosesseista. Yleisesti ne voidaan jakaa asiaprosessin kautta vaiheisiin kuten: hakeminen/vireillepano/ilmoittautuminen, lisätietopyynnöt, päätökset, valitus. Näiden lisäksi tarvitaan luonnollisesti. Julkishallinnon sähköisen asioinnin alusta Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö ValtIT on julkishallinnon asiointitilin jatkoksi käynnistämässä hankkeen, jossa määritellään ja hankitaan kuntasekto-