1. Henkilöstön rekrytointi (Eero Kuokkanen, Paula Tuomi, Miia Inna) 3. Osaaminen (Risto Laine, Päivi Laari, Tuula Pekkanen) Kunnanjohtaja.

Transkriptio

1 LEMIN KUNTA HENKILÖSTÖSTRATEGIA 1. Johdanto Yhteistyötoimikunta aloitti henkilöstöstrategian laatimisen jakamalla strategian osa-alueisiin, joita valmistelivat seuraavat työryhmät: 1. Henkilöstön rekrytointi (Eero Kuokkanen, Paula Tuomi, Miia Inna) 2. Johtaminen (Juha Junnonen, Simo Luukkanen, Tarja Alander, Miia Taipale, Matti Lehtonen) 3. Osaaminen (Risto Laine, Päivi Laari, Tuula Pekkanen) 4. Hyvinvoiva ja turvallinen työyhteisö (Leena Matilainen, Arja Supperi, Arja Uutela, Katja Savolainen, Mika Koukku, Pentti Pitkänen, Raila Oksanen) 5. Tasa-arvoinen työyhteisö (Paula Okko, Simo Luukkanen, Riitta Lauronen, Pekka Stenberg) 6. Palaute ja palkitseminen, henkilöstötilinpäätös (Pentti Pitkänen, Jarmo Korhonen, Kirsti Laulaja, Raila Oksanen, Kaisa Ahonen) Työryhmien jäsenten toivottiin keskustelevan strategian teemoista omissa työyksiköissä ja siten välittävän tietoa työyhteisöistä yt-toimikunnalle. 1.1 Toimintaympäristön kuvaus Henkilöstöstrategiaa laadittaessa Lemin kunnan palveluksessa on noin 180 henkilöä, joista 3/4 on vakinaiseessa virka- tai työsuhteessa kuntaan. Henkilöstökulut vuositasolla ovat noin 6,3 milj. euroa. Kunnan toimintakuluista henkilöstökulut ovat noin 47 %. Kunnan henkilöstöorganisaatio muodostuu viidestä osastosta, jota johtaa osastopäällikkö. Koko henkilöstöorganisaatiota johtaa kunnanjohtaja. Kuviossa henkilöstön lukumäärä osastoittain: Kunnanjohtaja Hallintojohtaja Kunnankamreeri Perusturvajohtaja Sivistysjohtaja Tekninen johtaja Yleinen toimisto 1 Talous toimisto 4 Hallinto 1 Opetuspalvelut 36 Hallinto 2 Maatalous toimisto 1 Vapaaaikapalvelut 2 Terveydenhuolta 20 Lasten ja perheiden palvelut 26 Kirjasto 2 (kunnanjohtajan alainen) Kiinteistötoimi 4 Vesihuolto 1 Vanhusten ja vammaisten palvelut 39

2 Kunnan vakinaisen henkilöstön määrä vuoden 2006 lopussa oli: Kokoaikaisia Osa-aikaisia Yhteensä Määrä % Määrä % Määrä % Miehet 20 15,6 3 15, ,6 Naiset , , ,6 Avoimet 7 5,5 3 15,8 10 6,8 Yhteensä , , ,0 Henkilöstön keski-ikä on 45 v 0 kk 21 pv. Ikärakenne tällä hetkellä on seuraava: Vakinaisen henkilöstön ikäjakautuma Miehet Naiset Vuoteen 2012 mennessä Lemin kunnan palveluksesta jää eläkkeelle noin 20 työntekijää. Kunnan palveluiden tuottamiseksi nykyisessä laajuudessa on paineita lisätä henkilöstöä erityisesti päivähoidossa, mutta myös vanhusten ja vammaisten palveluissa, opetuspalveluissa, kirjastopalveluissa, nuorisotyössä ja teknisissä palveluissa. Tarkemmat tiedot henkilöstön koulutuksesta, ikärakenteesta, työsuhteiden luonteesta yms. löytyy vuosittain laadittavasta henkilöstökertomuksesta. Palvelustrategiassa määritellään, mitä palveluita jatkossa hoidetaan kunnan omana työnä ja mitä muilla tavoilla. Lisäksi kunta- ja palvelurakenneuudistus tulee merkittävästi vaikuttamaan palvelujen hoitotapaan ja myös kunnan henkilöstön määrään. Muutoksen kohtaaminen tulee olemaan suuri haaste kunnan henkilöstöpolitiikalle. 1.2 Arvot henkilöstöpolitiikassamme Henkilöstönäkökulmasta kunnan arvot tarkoittavat seuraavia asioita: Oikeudenmukaisuus Lemin kunnan henkilöstöpolitiikassa kunnan työntekijöiden kohtelu perustuu yhteisten toimintaperiaatteiden sopimiseen ja noudattamiseen. Tasa-arvoasiat otetaan huomioon tasa-arvosuunnitelman mukaisesti. Työmäärä, vastuu, palkkaus ja palkitseminen ovat oikeudenmukaiset. Päätökset perustellaan.

3 Laatu Lemin kunta järjestää palvelunsa siten, että kuntalainen saa tarvitsemansa palvelut. Palvelut tuotetaan tehokkaasti ja taloudellisesti. Kunnan tavoitteiden toteutuminen edellyttää, että jokainen työntekijä kantaa vastuunsa omasta työstään ja työyksikönsä tavoitteiden toteutumisesta. Kuntalaislähtöisyys Lemin kunnassa henkilöstö ottaa asiakaspalautteen vastaan ja kehittää palveluja niiden mukaisesti. Yhteistyö ja avoimuus Lemin kunnan päätöksenteko kestää julkisuuden. Hallintokuntien raja-aidat eivät haittaa palvelujen järjestämistä. Työyhteisöissä hyväksytään erilaisia mielipiteitä ja aloitteellisuutta kannustetaan. Rakentavaa palautetta osataan antaa ja ottaa vastaan. Tehtyjä päätöksiä kunnioitetaan ja noudatetaan. Luonnon kunnioitus Lemin kunnan toiminnassa huomioidaan ympäristövaikutukset. 2. Toimintaperiaatteet Kunnassa noudatetaan seuraavissa hallituksen vahvistamia yhteisesti sovittuja toimintaperiaatteita, jotka on kirjattu kunnanhallituksen toimintasääntöön: Lomarahan maksuajankohta Kokouspalkkioiden maksaminen henkilökunnalle Liikaa maksetun palkan takaisin perintä Liukuva työaika virastoissa Sairausloman myöntäminen Näyttöpäätetyöskentelijöiden silmälasien hankinta Henkilöstön muistaminen eläkkeelle siirtymisen, eroamisen, syntymäpäivän ja palveluvuosien johdosta Atk-tietoturvaohjeet Ohjeistus nimikirjan pidosta Strategiakauden aikana tulee luoda periaatteet ja kehittää toimintaa seuraavissa kysymyksissä: Tiedotus/intranettijärjestelmän tulee olla kaikkien käytettävissä. Koulutukseen liittyvää päätöksentekoa tulee täsmentää ja ulottaa kaikkien esimiesten toimintaan. Virkavapauksien anomisesta ja myöntämisestä tulee olla yhtenevät ohjeet. Loma-ajankohtien kierrättämistä suositellaan. Loma-ajankohdista päätetään riittävän ajoissa. Ylityö- ja säästövapaiden käytöstä tulee olla yhtenevät ohjeet. Työterveyshuollon laajuudesta päättä kunnanhallitus. Henkilöstöhallinnossa käytettävät lomakkeet tulee yhtenäistää koko kunnassa samanlaisiksi. Sisäiselle tiedottamiselle laaditaan ohjeet. Henkilöstöristiriitoja ratkaistaessa kaikkien osapuolten on oltava paikalla. Tarvittaessa avuksi otetaan ulkopuolinen henkilö tai konsultti.

4 Työelämän yksityisyyden suojaan liittyvissä asioissa tulee määritellä pelisäännöt tekniselle valvonnalle, henkilötietojen käsittelyyn ja sähköpostin lukuun. Myös kehityskeskusteluja kehitetään esim. laatimalla yhteinen ohjeistus (lomake) ja keskustelut tulee saada säännöllisiksi. 3. Henkilöstön kehittämisen painopistealueet vuosille Kunnan yleisstrategiassa vuosille on määritelty seuraavat kriittiset menestystekijät, niistä johdetut tavoitteet ja tavoitekriteerit henkilöstön ja työyhteisön uusiutumisen näkökulmasta. Kriittisillä menestystekijöillä tarkoitetaan niitä asioita, joissa kunnan tulee onnistua, jotta kunnan määritelty tahtotila vuodelle 2012 toteutuisi. Tässä haluamme onnistua, kriittinen menestystekijä Näin arvioimme onnistumistamme, arviointikriteeri Henkilöstön saatavuus Vakanssien täyttöaste % Henkilöstösuunnitelma Ammattitaitoinen ja motivoitunut henkilöstö Vakanssien edellyttämä koulutus Asiakaspalaute Tavoitetaso vuosille Noin 95 % vakansseista täytetty vakinaisesti Rekrytointi suunnitelmallista Kehityskeskustelut käytössä Koulutustarvekartoitus ja -suunnitelma laadittu ja toteutuksessa Asiakaspalaute kertoo positiivisesta kehittymisestä Henkilöstöstrategian laatiminen Valtuuston päätös Strategiaa toteutetaan ja päivitetään tarvittaessa Hyvän työilmapiirin edistäminen Johtamisen kehittäminen Ilmapiirikartoitukset Sairauspoissaolot Tapaturmat Organisaation toimivuus Henkilöstökysely Asiakastyytyväisyys Kehityskeskustelut Henkilöstötilinpäätös raportoinnin välineenä Sairauspoissaolot ja tapaturmat vähenevät Ilmapiiri parantunut Organisaatio uudistettu Strateginen johtaminen ja arviointi toimivat 4. Henkilöstön rekrytointi Nykytila: Lemillä eri työpisteissä käytetään yleisesti sijaisia ja sijaisen hankkii pääsääntöisesti lähin esimies. Sijainen valitaan käyttämällä työpisteen omia sijaislistoja tai työkaverin tuttuja. Toisinaan käytetään työvoimatoimiston palveluja sekä opetusalalla maakunnallista sijaisope.net:iä Määräaikainen työntekijä tai pitkäaikainen sijainen valitaan pääasiassa työvoimatoimiston listoilta. Myös ilmoituksia lehdissä käytetään. Houkuttimina määräaikaisen saamisessa käytetään pelkästään tarjolla olevaa työtä. Kunnan sisäinen rekrytointi ei ole yleisesti käytössä. Osastojen sisällä saatetaan käyttää sijaista eri toimipisteissä, harvemmin osastojen välillä. Työkierto vaikuttaa työssä jaksamiseen ja helpottaa siirtymistä erilaisiin sijaisuuksiin.

5 Tavoitteet: Henkilöstöä rekrytoidaan tehtävien vaatimusten mukaan. Kunnan sisäisen rekrytoinnin kehittämiseksi tulee laatia yhteisiä sijaislistoja. Myös sijaislistoja, joita ylläpidetään lähikuntien kanssa, kehitetään. Samoin kunnan ja lähikuntien varahenkilöjärjestelmää ja sijaistamista tulisi kehittää. Lemin kunnan sisäistä työkiertoa kehitetään. Lemin kunnan organisaatiota tulee kehittää. Kunnan ruokahuollon työntekijöille ja siivoojilla tulee saada oma esimies, joka vastaa eri työpisteiden sijaisjärjestelyistä. Lemin kunnan osastojen välisiä palavereja pidetään tarvittaessa. Samoin esimiesyhteistyötä ja -koulutusta jatketaan. Toimenpiteet: Lemin kunnalla työnantajana on oltava hyvä maine ja hyvä imago. Sen toteutumiseksi työntekijöistä tulee huolehtia monella tavalla. Kunnan tyky-toiminta on kohotettava arvoonsa, työntekijöitten virkistystoiminnasta on huolehdittava, muistamiset ja huomioimiset on hoidettava ajallaan, työterveyshuolto on oltava kunnossa sekä kunnassa tulee olla yhtenevät toimintaperiaatteet suhteessa henkilöstöön. Henkilöstöpolitiikan tulee olla avointa ja läpinäkyvää. Kuntaan tuleva työntekijä tulee perehdyttää hyvin työhönsä. Perehdytystä varten tulee laatia selkeät toimintaohjeet. Työntekijälle on annettava mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä kehittämiseen sekä kouluttautumiseen tehtäviinsä. Työstä saatava kannustava palkkaus saa työntekijän tuntemaan olevansa tarpeellinen. Tyytyväinen työntekijä levittää myönteistä kuvaa työnantajasta Lemin kunnan ulkopuolelle. 5. Johtaminen Tavoitteet: Huolehditaan hyvästä työilmapiiristä oikeudenmukaisella johtamistavalla. Korostetaan hiljaisen tiedon siirtämisen tärkeyttä työyhteisön käyttöön. Arvostetaan ammattitaitoa. Toimenpiteet: Lisätään koulutuksella johdon henkilöstöhallinnon osaamista. Työpaikkakokousten sisältöä kehitetään työn arvioinnin ja palautteenannon avulla. Henkilöstöä kuullaan mm. työvuorolistojen laadinnassa. Johtoryhmää laajemman esimiestason kokoontumiset otetaan käyttöön. Säännölliset kehityskeskustelut otetaan käyttöön. Työohjausta käytetään tarpeen mukaan.

6 6. Osaaminen 6.1 Perehdyttäminen Työhön perehdyttämisen tarkoituksena on, että työt sujuvat joustavasti ja tuottavasti. Kunnan on tuotettava laadukkaita palveluja sekä huolehdittava työturvallisuudesta ja henkilöstönsä henkisestä hyvinvoinnista. Tämä asettaa haasteita perehdyttämiselle. Työntekijä voi hyvin, kun hän oppii, osaa ja pääsee osoittamaan omia taitojaan. Työhön perehdyttäminen ja tehtäväkohtainen työnopastus nopeuttavat yksilön kehittymistä tiedoiltaan ja taidoiltaan työyhteisön täysivaltaiseksi jäseneksi. Perehdyttämiskansio Lemin kunnassa on laadittu jokaiseen työtehtävään perehdyttämiskansio. Uusi työtekijä tai sijainen on velvollinen perehtymään kansioon ja omalla allekirjoituksellaan varmistaa huolellisesti tutustuneensa kansion sisältöön. Kansio sisältää työtehtävän ja työpisteen tuntemisen kannalta tärkeitä asioita mm. millainen on työpaikan organisaatio työtehtävän kannalta välttämättömien tilojen, varastojen yms. sijainnin työssä tarvittavat koneet ja laitteet ja niiden turvallisuusmääräykset työsuojelusäännökset ja varomääräykset työyksikön omat erillismääräykset ja ohjeet Tehtäväkohtainen työnopastus Lemin kunnassa on laadittu myös oppaat tehtäväkohtaiseen työnopastukseen. Työnopastus on tärkeä osa perehdyttämistä. Siinä opetetaan varsinainen työ, koneiden ja työvälineiden oikeat käyttötavat ja turvallisuusmääräykset. Samalla opetetaan oikeat työmenetelmät ja toimintatavat sekä tarvittaessa henkilökohtaisten suojainten, suojalaitteiden sekä työvaatetuksen oikeat ja turvalliset käyttötavat, huolto ja säilytys. Tärkeää on myös opettaa turvalliset ja terveelliset työtavat ja ergonomisesti oikeat työliikkeet ja -asennot. Tarvittaessa työnopastus suoritetaan henkilökohtaisena opastuksena siten, että opastettava seuraa opastajan mukana työtehtävissä riittävän pitkän ajan. Työnopastusta tarvitaan, kun työ on tekijälleen uusi työtehtävät vaihtuvat työmenetelmät muuttuvat hankitaan ja otetaan käyttöön uusia koneita, laitteita ja aineita työ toistuu harvoin työntekijä palaa töihin pitkän poissaolojakson jälkeen, esimerkiksi sairaslomalta, vanhempainvapaalta tai vuorotteluvapaalta työpaikalla laiminlyödään turvallisuusohjeita, sattuu työtapaturma tai havaitaan ammattitauti annetussa työnopastuksessa havaitaan puutteita. Työnopastuksessa tulee ottaa huomioon ja tarkistaa myös tehtävän edellyttämät erityispätevyydet, kuten työturvallisuus- ja tulityökortti sekä työvälineen ajo- tai käyttöoikeus. Kunkin työpisteen esimies vastaa perehdyttämiskansion ja työnopastusoppaan laadinnasta ja niiden ajan tasalla pitämisestä.

7 6.2 Henkilöstökoulutus Lemin kunnan henkilöstökoulutuksen tavoitteena on lisätä henkilöstön tiedollisia, taidollisia ja asenteellisia valmiuksia, jotta se pystyy suoriutumaan nykyisistä ja kehityksen myötä muuttuvista tehtävistään. Kunnan henkilöstökoulutuksen yleiset periaatteet ja tavoitteet määritellään henkilöstökoulutussuunnitelmassa, jonka pohjalta laaditaan lyhyen aikavälin toteuttamisohjelmat. Koulutuksen tarpeen kartoitus suoritetaan vähintään kerran vuodessa kehityskeskusteluissa. Lemin kunnan henkilöstökoulutuksen johtavina periaatteina ovat: koulutus on työntekijälle maksutonta kunta maksaa koulutusajalta täyden palkan koulutukseen määräämisessä otetaan huomioon tasapuolisuus eri työpisteiden ja työntekijöiden välillä eri alojen erityispiirteet huomioidaan työntekijöitä kannustetaan kehittämään ammattitaitoaan koulutuksen avulla. Lisäksi on otettava huomioon erityislainsäädännön määräykset ammattihenkilön omasta velvollisuudesta ylläpitää ja kehittää ammattitaitoaan sekä työnantajan velvollisuudesta luoda edellytykset ammattihenkilön osallistumiselle täydennyskoulutukseen. Henkilöstön osallistumista koulutuksiin seurataan vuosittain henkilöstökertomuksessa. 6.3 Uusiutuminen Uusiutuminen on ihmisen sisältä ohjautuva, omaan tahtoon perustuva itsensä ja ympäristönsä suhteen kestävä kasvuprosessi. Uusiutumisessa yksilö ei ole muutoksen kohde vaan resurssi. Uusiutumisessa keskeisessä roolissa on kunkin työyksikön esimiesten halu ja kyky uusiutua. Lemin kunnassa työtekijöitä ja esimiehiä kannustetaan kehittämään uusia ajatusmalleja ja tulevaisuudennäkymiä, jotka johtavat työyksikön uusiutumiseen ja sitä kautta tuotettujen palvelujen kehittymiseen, työviihtyvyyden paranemiseen ja myönteiseen kehitykseen koko kunnan toiminnoissa. Uusiutumisprosessin alkaminen vaatii kehitys- ja kehittämiskeskusteluja, työtehtäviin liittyvää koulutusta, tietoa uusista suuntauksista ja vilpitöntä halua kehittää ja kehittyä. 7. Palkkausjärjestelmän kehittäminen Tehtävien vaativuuden arvioinnin periaatteet päivitetään. Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointiprosessi kehitetään. Tulospalkkiota ei oteta käyttöön. Kannustuslisää käytetään silloin kun työnantaja haluaa palkita työntekijän tai jonkin yksikön työntekijöitä jälkikäteen hyvästä tuloksesta. Kuntaan laaditaan yhtenäinen kehityskeskusteluohjeistus.

8 8. Hyvinvoiva ja turvallinen työyhteisö Lemin kunnan työkykyä ylläpitävä toiminta on suoritetun arvion mukaan hyvää perustasoa: perusasioista huolehditaan ja lakeja noudatetaan. Ammatillinen osaaminen, työn organisointi ja yhteisöllisyys tulee liittää osaksi suunnitelmallista työkykyä ylläpitävää toimintaa. Työhyvinvointia kehitetään osa-alueittain seuraavasti: 8.1. Työntekijän terveys ja hyvinvointi Työterveyshuoltoa toteutetaan suunnitelman mukaisesti. Virkistystapahtumia järjestetään vuosittain kaikille yhteisenä ja puolivuosittain yksikkökohtaisesti, painopisteet vuorovuosina joko yhteisissä tai yksikkökohtaisissa. Kuntoutuksessa otetaan huomioon myös eläköitymisen vaikutus työssä jatkaviin nuorempiin työntekijöihin. Toimenpiteet vuosittain: 2007 Työterveyshuollon toimintasuunnitelman päivittäminen 2008 Riskikartoitus 2011 Työterveyshuollon toimintasuunnitelman päivittäminen 2012 Riskikartoitus 8.2. Ammatillinen osaaminen Koulutussuunnitelma laaditaan ja sitä toteutetaan vuosittain. Toimenpiteet vuosittain: 2007 Perehdyttämisjärjestelmän laatiminen asiaa käsitelleen työryhmän ehdotuksen mukaan 2009 Perehdyttämisjärjestelmän arviointi ja päivittäminen 8.3. Työn organisointi Pelisäännöt työn ja yksityiselämän yhteensovittamisesta laaditaan. Periaatteet etätyön tekemisestä sovitaan. Kehityskeskusteluissa arvioidaan työn organosointia ja tavoitteiden toteutumista vuosittain, vuosisuunnitelmat (vrt. opetustoimi) tehdään kaikilla toimialoilla. Työn ja yksityiselämän yhteensovittamisessa noudatetaan yhteisiä pelisääntöjä Työympäristö Työsuojelun toimintaohjelmaa noudatetaan. Työtapaturmia ei tapahdu. Toimenpiteet vuosittain: 2007 Työsuojelun toimintaohjelma päivitetään Työsuojelun toimintaohjelma päivitetään Tyky-Step-itsearviointimatriisin tavoitteiden mukaiseksi Työyhteisön toimivuus Henkilöstötilinpäätöksen tietojen hyödyntämistä lisätään työterveyshuollossa ja esimiestyössä. Tietojen tulkinnasta järjestetään esimiesinfo, tulkinnan perusteella tehtävät johtopäätökset johtavat tavoitteiden tarkistuksiin ja toimenpiteisiin. Johtamiskoulutus aloitetaan. Työyhteisökoulutus aloitetaan, painopistealueet henkilöstökyselyn pohjalta Tyky-toiminnan organisointi Työkykyä ylläpitävän toiminnan seurannasta ja ylläpidosta vastaa yhteistyötoimikunta, joka jatkossa tekee esitykset seuraavan vuoden talousarvioon sisältyvästä toiminnasta ja sen vaatimasta rahoituksesta.

9 9. Tasa-arvoinen työyhteisö Tasa-arvosuunnitelma esitetään henkilöstöstrategian yhteydessä. Selvitys tasa-arvotilanteesta voidaan kuitenkin tehdä ja päivittää tasa-arvosuunnitelmaan ilman kunnanvaltuuston hyväksyntää. 10. Seuranta, arviointi ja raportointi Henkilöstöstrategian tavoitteiden toteutumista seurataan kokonaisvaltaisesti ja arvioidaan vuosittain henkilöstötilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa. Tuloksia hyödynnetään entistä laajemmin koulutus-, tyky- ja taloussuunnittelussa.