Asetusten ohje CSI Lawyer. Versio 2.0 Joulukuu 2010

Transkriptio

1 Asetusten ohje CSI Lawyer Versio 2.0 Joulukuu 2010

2 2 (/ 92) SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä asetuksista Yleisimmät toiminnallisuudet Navigointi asetuksissa Kuvakkeet asetuksissa Liiketoimintayksikön asetukset Toimipisteet Käyttäjän parametrit Käyttöoikeuksien hallinta Käyttäjätyypit Käyttäjäryhmät Sisäpiiri Mallipohjat Toimenpidetyypit Kulutyypit Dokumenttimallit Aktiviteettipohjat Parametrit Asiakkaan parametrit Toimeksiannon parametrit Osoitteen parametrit Yleiset parametrit Taloushallinnon parametrit Pikaraportit ja näkymät Pikaraportit ja näkymät -kansio Pikaraportti ikkuna Raporttien ja näkymien muokkaus Ohjelman päivitys Aktivointiraportin asetukset Aktivointiraportit Aktivointiraportin parametrit... 92

3 3 (/ 92) 1 Yleistä asetuksista Tässä aloituskappaleessa kerrotaan yleisiä asioita asetuksista, kuten miten siellä liikutaan, mitä yleisiä toimintoja sieltä löytyy. 1.1 Yleisimmät toiminnallisuudet Lähes kaikissa asetusten ikkunoissa on Peruspainikkeet: Peruspainikkeet toiminnot: Lisää uusi Poista tietue Tulosta näkymä Vie Exceliin Toiminnot painike (komennot vaihtelevat eri näkymissä). Samat toiminnot ovat käytettävissä myös napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta. Päivitä Kaikissa ikkunoissa uusi tieto lisätään napsauttamalla Lisää uusi painiketta. Syötä tarvittavat tiedot ja napsauta OK (suurimmassa osassa parametrien ikkunoissa tiedot tallentuvat OK painikkeella). Kaikissa ikkunoissa pakolliset tiedot on merkitty punaisella. Tietoa ei näin ollen voi tallentaa ennen kuin vähintään punaisella merkityt tiedot on syötetty. Mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole syötetty, ohjelmisto antaa virheilmoituksen: Jos kyseinen kohta on vapaatekstikenttä, eikä siihen halua mitään kirjata, tulee siihen laittaa välilyönti. Tällöin ohjelmisto lukee, että kyseisessä kentässä on tekstiä.

4 4 (/ 92) 1.2 Navigointi asetuksissa Asetuksissa liikutaan eteenpäin painamalla otsikkoa kerran hiirellä (kts. kuva yllä). Taaksepäin asetuksissa päästään valitsemalla haluttu kohta ikkunasta alhaalta Sijainti kohdasta. Kerralla voi siirtyä vaikka suoraan pääsivulle eli Asetukset kohtaan. 1.3 Kuvakkeet asetuksissa Ohjelmiston asetuksissa on kolmenlaisia kuvakkeita: Ratas - Kyseinen tieto on ns. kovakoodattu ohjelmistoon eikä sitä saa sieltä poistettua. Tietyissä tapauksissa sen voi ottaa pois käytöstä, mutta kokonaan sitä ei saa poistettua Paperi - Kyseinen tieto on lisätty ohjelmistoon joko CSI Helsingin toimesta ennen ohjelmiston asennusta tai asiakkaan itse lisäämä. Jos kyseinen tieto ei ole käytössä ohjelmiston puolella voi sen poistaa ohjelmistosta kokonaan

5 5 (/ 92) Lehtiö ja kynä - Kyseinen tieto on jollain tasolla kesken. Yleisimmän tämä kuvake tulee näkyviin, kun asetuksiin lisää uutta tietoa. Mikäli tämä kuvake näkyy rivin edessä tallennuksen jälkeen, tulee painaa päivitä painiketta, jotta kuvake tiedon edessä muuttuu Toimipisteen ja käyttäjien parametreissa olevia kuvakkeita Toimipisteen ja käyttäjien parametreissa esiintyy kolme kuvaketta: Kyseinen parametri on käytössä Kyseinen parametri ei ole valittu. Joko se ei ole käytössä tai se periytyy ylemmältä tasolta. Kyseinen parametri ei ole käytössä..

6 6 (/ 92) 2 Liiketoimintayksikön asetukset Liiketoimintayksikön asetuksissa hallinnoidaan toimipisteitä ja niiden parametreja sekä käyttäjiin liittyviä tietoja. Ohjelmiston käyttöönottovaiheessa tulee ensin määritellä muut asetukset ja viimeiseksi liiketoimintayksikön asetukset, sillä liiketoimintayksikön asetuksissa tehdään parametrivalintoja valintalistoilta, jotka määritellään asetusten Parametrit osiossa. 2.1 Toimipisteet Yrityksillä, joilla on useita toimipisteitä, voidaan järjestelmään luoda hierarkinen toimipisterakenne. Perustiedot annetaan jokaiselle toimisteelle erikseen, mutta jakoavain-parametreissa annetaan ainoastaan ne tiedot, joissa halutaan ylimäärittää ylemmältä tasolta tulevat asetukset Toimipisteen tiedot Toimipisteen tiedoissa määritellään toimipisteen perustietojen, kuten osoitteen ja puhelinnumeron, lisäksi mm. laskutusta ohjaavat tiedot. Jos laskutusta ohjaavia tietoja, kuten oletusmaksuehto ja verollisuustieto, ei ole määritetty, ei ohjelmistossa saa tehtyä laskuja.

7 7 (/ 92) Tiedot alakansio: Yleinen välilehti Yleisellä välilehdellä määritellään toimipisteen perustiedot, kuten nimi, puhelinnumerot, yleinen sähköpostiosoite sekä kotimaa. Kotimaa on pakollisena tietona, sillä sen mukaan määräytyy yrityksen verollisuus ja sen mukaisesti ohjelmisto muodostaa laskut oletusarvoisesti. Yleiseltä välilehdeltä tulostuu laskulle alatunnisteeseen y-tunnus, puhelinnumero, faksi ja kotisivu. VAT-tunnus kannattaa antaa, jos yrityksellä on ulkomalaisia asiakkaita. Mikäli yrityksellä on useampi toimipiste, asetetaaän päätoimipiste Emoyhtiöksi toiminnot-valikosta. Yksi toimipiste tulee aina olla valittuna emoyhtiöksi. Muiden toimipisteiden tietoihin valitaan emoyhtiöksi merkitty toimipiste kohtaan Emoyhtiö (kts. kuva yllä). CSI tuotteista voidaan lähettää laskuja verkkolaskuina Maventan kautta. Jos yritys haluaa lähettää laskuja verkkolaskuna, tulee yrityksen rekisteröityä Maventan käyttäjäksi. Rekisteröitymisen jälkeen yritys saa API avaimen, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähetyksen. API avain tulee tallentaa Maventan API avain kohtaan. Maventasta voi lukea lisää heidän kotisivuiltaan osoitteesta Ohjelmiston käyttöliittymän kieli voidaan valita Yleinen välilehdeltä kohdasta Käyttöliittymän kieli. Valittavana on suomi, englanti tai ei valittu. Jos käyttöliittymän kieleksi on Ei valittu valinta, käyttää ohjelmisto käyttökielenä suomea. Ohjelmistoon voidaan valita oletuspankkitili. Tällöin suorituksia kirjattaessa on oletustilinä valittu pankkitili. Toisaalta voidaan myös määrittää oletukseksi kirjanpidon myyntitili, jolloin valittu myyntitili tulee oletuksena toimipisteen toimeksiannoille ja laskuille. Osoite välilehti Osoite välilehdeltä löytyy yrityksen ensisijaisen osoitteen tiedot, jotka tulostuvat myös laskuille alatunnisteeseen.

8 8 (/ 92) Logo välilehti Jos logo on lisättynä, tulostuu se automaattisesti laskuille. Logo tulostuu myös raporteille, jos toimipisteen parametreissa tai käyttäjäkohtaisissa parametreissa on määritelty, että logo tulostuu raporteille. Logo voidaan liittää gif-, png tai jpg-kuvatiedostona tai suoraan copy-paste menetelmällä. Kuva ei skaalaudu, vaan sen tulee olla korkeintaan 50 pikseliä korkea ja 450 pikseliä leveä. Jos logon koosta ei ole varmuutta, kannattaa se lisätä ja tarkistaa sen istuvuus esimerkiksi esikatselemalla olemassa olevaa laskua. Jos logoa ei liitä, tulostuu laskuille ja raporteille yrityksen nimi ja osoite. Toimipisteen parametreissa voidaan sekä logon, että yrityksen nimi ja osoitetietojen tulostuminen estää. Näin voidaan toimia esimerkiksi, jos halutaan käyttää logo-paperia. Muistiinpanot välilehti Toimipisteille voidaan kirjoittaa muistiinpanoja. Lisää osoitteita alakansio: Samoin kuin asiakkaan tietoihin myös toimipisteelle voidaan määrittää useampia osoitteita. Esimerkiksi, jos toimipisteellä on erikseen käynti- ja postitusosoite. Lisää osoitteita alakansiossa voidaan halutessa lisätä osoite kielikohtaisesti. Jos esimerkiksi halutaan, että englanninkielisille laskuille osoite tulostuu niin, että postinumeron edessä on Suomen maakoodi, tulee osoite tallentaa kielivalinnalla englanti (kts. kuva alla). Ensisijaisen osoitteen voi vaihtaa Lisää osoitteita kansiossa. Valitaan uusi osoite ja Toiminnot > Aseta ensisijaiseksi. Valittu osoite päivittyy myös Toimipisteen Tiedot-kansiossa Osoite-välilehdelle. Ensisijainen osoite näkyy oletuksena laskuilla alatunnisteessa. Toimipisteet alakansio: Yritys, jolla on useampia toimipisteitä, näkyy emoyhtiön alla Toimipisteet alakansiossa sivutoimipisteet. Sivutoimipisteet näkyvät kuitenkin vain, jos sivutoimipisteen Yleinen välilehdellä on emoyhtiö valittuna Emoyhtiö kohtaan.

9 9 (/ 92) Pankkitilit alakansio: Toimipisteen kaikki käytössä olevat pankkitilit tallennetaan Pankkitilit alakansioon. Laskuilla näkyy kaksi pankkitiliä, jos lasku tulostetaan tilisiirtolomakkeelle. Jos lasku tulostetaan ilman tilisiirtolomaketta, tulostuu laskulle neljä pankkitiliä. Laskulla näytetään useampi tili vain, jos toimipisteen tileillä on Näytetään laskulla - kohta rastitettuna ja pankkitili-kohta jätetään tulostusparametri-ikkunassa tyhjäksi. Pois käytöstä jääneet pankkitilit voidaan passivoida valitsemalla Toiminnot > Passivoi. Vastaavasti passiivinen pankkitili voidaan ottaa uudelleen käyttöön valitsemalla Toiminnot > Aktivoi. Pankkitilin tiedot: Tilin nimi: tämä nimi ei tulostu laskulle vaan näkyy ainoastaan ohjelmistossa. Tilin voi nimetä haluamallaan tavalla Tilinumero: pankkitilin tilinumeron muoto tarkastetaan kirjoitettaessa, jos maa on Suomi Pankki: tämä nimi tulostuu laskulle. Tähän merkitään pankin virallinen nimi tai sen lyhenne Valuutta: missä valuutassa tiliä käsitellään IBAN: tilin IBAN numero. IBAN tulostuu kaikille laskuille riippumatta siitä lähtevätkö ne ulkomaille vai pysyvätkö Suomen sisällä Kirjanpitotili: kirjanpidollinen myyntitili suorituksille. Myyntitilit määritellään kappaleessa Myynti-, kulu- ja rahatilit. Uuden myyntitilin voi muodostaa myös pankkitilintietojen kautta valitsemalla Tiedon valinta ikkunassa Uusi. SWIFT/BIC: tilin SWIFT koodi. SEPA-uudistuksen myötä koodi tulostuu laskuille myös kotimaisilla asiakkailla. Toimipiste: toimipiste, jonka alla tili näkyy ja jonka laskuille se tulostuu. Tilit on helpointa lisätä toimipistekohtaisesti, vaikka tulostusparametri-ikkunassa tili voidaankin valita kaikista järjestelmään talletetuista tileitä. Maa: missä maassa tili sijaitsee. Jos maaksi merkitsee muun kuin Suomen, ei ohjelmisto tarkista, onko tilinumero kirjattu oikein. Näytetään laskulla: jos kohta on ruksittu, näkyy kyseinen tili laskulla. Jos ruksia ei ole, ei tili tulostu laskulle. Oletus: jos asiakkaat maksavat suurimman osan laskuistaan jollekin tietylle tilille, kannattaa kyseisen tilin tiedoissa tämä kohta ruksia. Oletus ruksi tarkoittaa, että kyseinen tili näkyy oletuksena, kun suorituksia kirjataan manuaalisesti. Tilin voi toki vaihtaa suoritusta kirjattaessa, mikäli asiakas on maksanut laskunsa jollekin toiselle tilille. Oletustili tulee myös ensimmäisenä laskuille.

10 10 (/ 92) HUOM! Jos toimipisteelle ei ole määritelty yhtään pankkitiliä, ei ohjelmistosta voida muodostaa laskuja. Verollisuustiedot alakansio: Toimipisteen alta löytyvät käytössä olevat verollisuudet. Niiden tietoja voi toimipistekohtaisesti muuttaa. Verollisuudelle voidaan määrittää uusi selite tai alv-kanta (kts. kuva alla). Ilman tarvittavia verollisuustietoja, ei toimipisteelle voida luoda laskuja. Mikäli toimipiste ei koskaan käytä jotain tiettyä verollisuutta, voi sen poistaa Verollisuustiedot alakansiosta kokonaan. Jos myöhemmin tulee tarvetta kyseiselle verollisuudelle, voidaan se lisätä toimipisteen alle uudestaan Uusi painikkeesta. Myyntitilit alakansio: Toimipistekohtaisesti voidaan listata ne kirjanpidoliset myyntitilit, jotka ovat kyseisellä toimipisteellä käytössä. Toisin kuin pankkitilit tai asiakasvaratilit, tulee myyntitilit olla ensin luotuina ohjelmistoon taloushallinnon parametreissa. Lue myyntitilien tallentamisesta ohjelmistoon kappaleesta Myynti-, kuluja rahatilit. Asiakasvaratilit alakansio: Asiakasvaratilit alakansiossa tallennetaan Asiakasvaratilien tilitiedot. Tilitietoihin tulee tallentaa (kts. kuva alla) asiakasvaratilin tilinumero, pankin nimi, valuutta, tilin IBAN numero, kirjanpidollinen tili sekä toimipiste, jolla tili on käytössä. Lisäksi tilitietoihin voi lisätä SWIFT numeron.

11 11 (/ 92) Kun valitsee Asiakasvarat alakansion tai Toiminnot > Näytä tilitapahtumat, näyttää ohjelmisto kyseisen tilin yksittäiset tilitapahtumat sekä ajantasaisen saldon Summa sarakkeen lopussa (kts. kuva alla). On mahdollista tulostaa Asiakasvaroihin liittyvät raportit tätä kautta valitsemalla peruspainikeriviltä Raportit. Raporttien tulee olla asetettu näkymään listavalintaraportteina.

12 12 (/ 92) Budjetit-alakansio: Tänne voidaan luoda toimipistetasolla kuukausittaiset budjettitavoitteet Toimipisteen parametrit Toimipisteen parametrit määritellään Toimipiste ikkunassa valitsemalla ylärivistä kultainen jakoavain eli Parametrit painike. Parametreissa määritellään oletuksia, jotka ohjaavat ja helpottavat ohjelmiston käyttöä. Toimipisteen parametreissa ohjelmiston käytön kannalta kriittiset tiedot, kuten oletusmaksuehto ja verollisuustieto. HUOM! Asetukset tulee olla muilta osin täydennetty (Mallipohjat ja Parametrit) ennen kuin toimipisteen parametreja voi täydentää. Toimipistetasolla määritetään useimmille parametreille ohjelmiston lähtöarvot. Tämän jälkeen niitä voidaan ylimäärittää parametrista riippuen eri paikoissa, kuten käyttäjän, asiakkaan tai toimeksiannon parametreissa. Toimipistetasolla parametrejä on siis paljon. Ne on jaoteltu alaryhmiin selkeyden vuoksi. Seuraavaksi käydään läpi kaikki parametrit ryhmittäin. Punaisella merkityt parametrit ovat välttämättömiä ohjelmiston toiminnan kannalta.

13 13 (/ 92) Oletusarvot Kieli: toimeksiannon oletuskieli, jonka pohjalta myös määräytyy oletuskieli laskupohjalle. Kielivalinnat määritellään Parametreissa. Kielistä lisää kappaleessa Kielet Maa: asiakkaan osoitteeseen lisättävä oletusmaa. Maiden listaa hallinnoidaan Parametreissa. Lue maista lisää kappaleesta Maat Valuutta: oletusvaluutta, jota käytetään toimeksiannoissa ja toimenpiteissä. Valuuttalistaa hallinnoidaan Parametreissa. Lue valuutoista lisää kappaleesta Valuutat ja Vaihtokurssit. Maksuehto: oletusmaksuehto, joka laskuihin tulostuu. Maksuehtojen listaa hallinnoidaan Parametreissa. Lue maksuehdoista lisää kappaleesta Maksuehdot Toimeksiannon tyyppi: jos yrityksellä on pääsääntöisesti yhdenlaisia toimeksiantoja, kannattaa toimeksiannon tyyppi määrittää. Toimeksiantotyyppien listaa hallinnoidaan Parametreissa. Lue maista lisää kappaleesta Toimeksiantotyypit Tehtävän tyyppi: jos aktiviteetit ovat pääasiassa esimerkiksi puheluita, kannattaa tehtävä tyyppiin valita Puhelu. Muut vaihtoehdot ovat Tapaaminen ja Tehtävä Irtain omaisuus tyyppi: jos valtaosa irtaimesta omaisuudesta on tietyn tyyppistä, kuten osakekirjoja, kannatta oletus määrittää. Tyyppilistaus määritellään asiakaskohtaisesti. Irtaimen tyypeistä on kerrottu lisää kappaleessa Irtain omaisuus Irtain omaisuus säilytyspaikka: jos suurin osa irtaimesta omaisuudesta säilytetään yhdessä ja samassa paikassa, kannattaa oletussäilytyspaikka määrittää. Säilytyspaikkalistausta ylläpidetään Parametreissa. Lue säilytyspaikoista lisää kappaleesta Irtain omaisuus Asiakastyyppi: jos asiakkaat ovat lähes aina tyypiltään samoja (sekä yritys- että yksityisasiakkaat), kannattaa oletusasiakastyyppi määrittää. Lue asiakastyypeistä lisää kappaleesta Asiakastyypit Toimenpiteen ja kulun yksikkötyyppi: jos esimerkiksi lähes kaikki toimenpiteet ja kulut kirjataan kappaleina, voi oletustyypiksi määrittää kpl. Lue yksikkötyypeistä lisää kappaleesta Yksikkötyypit

14 14 (/ 92) Kalenterin aika-asteikko: millä tarkkuudella kalenterin aika oletuksena näkyy. Valittavana on 5, 10, 15, 30 tai 60 minuuttia. Tee kalenterista toimenpide automaattisesti: jos kalenteritapahtumaan on liitetty toimeksianto ja toimenpidetyyppi ja jos tämä kohta on ruksittu, muodostaa ohjelmisto tapahtumassa toimenpiteen automaattisesti. Jos tätä kohtaa ei ruksita, tulee toimenpide muodostaa manuaalisesti valitsemalla tapahtuman päällä hiiren oikealla Tee toimenpide Kalenterissa kuluvan kellon aika: halutaanko, että kalenterin vasemmassa reunassa, jossa kellonajat näkyvät, näkyy palkki siinä kohtaa, kuinka paljon kello kyseisellä hetkellä on Laskutusyhteyshenkilö: jos lähes kaikissa toimeksiannoissa on sama laskutusyhteyshenkilö (yrityksen työntekijä), kannattaa kyseinen henkilö valita tähän, jolloin aina uutta toimeksiantoa perustettaessa näkyy laskutusyhteyshenkilönä valittu työntekijä. Tulosta lasku aina oletustulostimelle: kannattaa huomioida myös käyttäjän parametreissa erityisesti tulostettaessa massana. Syötä kulujen ostot aina nettohintaisina: Eli onko kulun lomakkeella ostotiedoissa oletuksena päällä netto- vai bruttokirjaus. Valinta ei vaikuta kulun laskutushintaan, joka annetaan aina nettona. Henkilö- tai yritysasiakas: Asiakastyypin oletusvalinnaksi voidaan asettaa eniten käytetty valinta Ajastimen minimikesto (minuuttia): Ajastimeen voidaan laittaa minimikesto, jolloin ajastimesta luotuja toimenpiteitä ei tarvitse korjata manuaalisesti Käyttöliittymän asetukset Tyhjennä hakukenttä näkymää vaihtaessa: Käyttäjä voi selata välilehtiä menettämättä hakutulosta. Asetus kannattaa huomioida käyttäjäkohtaisesti. Kartan tyyppi: Asiakkaan osoite-välilehden karttapalveluna voidaan käyttää Google tai Ping Mapia Väliaikainen dokumenttien hakemisto. Laita kansiopolku, josta haetaan tiedostot esiin Luokittelemattomat tiedostot ikkunaan. Oletushakemisto voidaan asettaa käyttäjäkohtaisesti tai voidaan käyttää yhteistä verkkolevyä. Kansiossa olevia dokumentteja on helppo raahaamalla liittää toimeksiantoihin. Tekstieditorin tyyppi: Kuvaus-kentälle on mahdollista valita editorityyppi, joka vaikuttaa Tuntikirjauksen ja aktiviteetin lomakkeilla. Kenttä voi olla yksinkertainen tekstieditori tai siihen voidaan saada värejä, fontteja ja/tai html-elemettejä. Tekstieditori latautuu kuitenkin nopeimmin kuin rtf- tai html-editorit. Liittyvän tietueen hakutapa: Esimerkiksi toimeksiannon lomakkeella toimeksiantajan valintakentässä, kenttään suoraan kirjoitettaessa, haetaan joka kirjaimen lisäyksellä sopivia tietueita, tai sitten haku käynnistyy vasta, kun käyttäjä painaa enteriä. Kun tietueita on paljon ja/tai kone on hidas, kannattaa käyttää enter-hakua. Pakolliset kentät Osaamisalue pakollinen toimenpiteessä: Jos halutaan, että aina toimenpidettä kirjattaessa, tulee määritellä osaamisalue, jota kyseinen työ on vaatinut, merkitään tähän ruksi.

15 15 (/ 92) Kustannuspaikka pakollinen toimeksiannossa: Jos halutaan, että aina uutta toimeksiantoa perustettaessa tulee merkitä kustannuspaikka, merkitään tähän ruksi. Asiakkaan tyyppi pakollinen: Jos halutaan, että asiakas aina luokitellaan tyypin mukaan, laitetaan tähän rasti. Asiakkaan toimiala pakollinen: Jos halutaan, että asiakkaalle on aina annettava toimiala, laitetaan tähän ruksi. Liiketoiminta-alue pakollinen toimeksiannolla: Jos halutaan, että toimeksiannolle määritetään aina liiketoiminta-alue, laitetaan tähän rasti. Liiketoiminta-alueet lisätään käyttäjän asetuksissa. Avustaja pakollinen toimeksiannolla: Jos halutaan, että toimeksiannolle määritetään aina joku käyttäjä avustajaksi, laitetaan tähän rasti. Raportin asetukset Logo: jos halutaan, että raporttien yläreunassa näkyy yrityksen logo, merkitään tähän ruksi Tulostaja: jos halutaan, että raporttien alareunassa lukee henkilön nimi, joka kyseisen raportin on tulostanut, merkitään tähän ruksi Fatalji-kalenterin asetukset Aseta toimeksiannon omistaja vastuuhenkilöksi: Ohjelmisto lisää automaattisesti vastuuhenkilön omistaja-kentän perusteella, ellei haluta manuaalisesti valita jotakuta muuta henkillöä. Laskutetttavat toimeksiannot Vain avoimet toimenpiteet: Valitaan kenttä, jos Laskutettavat toimeksiannot -näkymässä halutaan näyttää vain ne toimeksiannot, joissa on avoimia toimenpiteitä. Oletuksena mukana on myös ne, joissa on hyväksymättömiä koelaskuja. Hinnoittelumalli Hinnoittelumalli: Valittavina ovat Käyttäjäkohtainen hinnoittelu tai Roolikohtainen hinnoittelu. Roolikohtainen hinnoittelu perustuu käyttäjälle määriteltyyn rooliin ja tuolle roolille annettuun hintaan. Roolikohtaisen hinnan voi antaa koko yrityksen laajuudelta asetuksissa, asiakaskohtaisesti asiakkaan tai toimeksiantokohtaisesti toimeksiannon roolihinnoittelu-kansioissa. Käyttäjäkohtainen hinnoittelu perustuu koko yrityksen laajuisesti käyttäjälle annettuu tuntihintaan tai toimeksiantokohtaisesti määritettyyn tiimihinnoitteluun. Hinnoittelumalli voittaa toimenpidetyypille annetun oletustuntihinnan, muttei vaikuta yksikköhintaisiin tai vakiohintaisiin toimenpidetyyppeihin. Laskutuskausi Laskutusjakso: miltä aikaväliltä ohjelmisto hakee luotavalle koelaskulle toimenpiteet ja kulut. Valittavana on: - Viikoittain; edellisen viikon toimenpiteet ja kulut - Kaksi kertaa kuussa;

16 16 (/ 92) o Jos koelasku muodostetaan päivä, tulee koelaskulle edellisen kuun toimenpiteet ja kulut, jotka on kirjattu kyseisen kuukauden 15. viimeinen päivä o Jos koelasku muodostetaan 15. kuun viimeinen päivä, tulee koelaskulle kuluvan kuukauden toimenpiteet ja kulut, jotka on kirjattu päivä - Kuukausittain; edellisen kuukauden toimenpiteet ja kulut - Joka toinen kuukausi; kahden edellisen kuukauden toimenpiteet ja kulut - Joka kolmas kuukausi; kolmen edellisen kuukauden toimenpiteet ja kulut - Ei käytössä; kaikki avoinna olevat toimenpiteet ja kulut kirjausajankohdasta riippumatta - Jos kohdan jättää tyhjäksi, ylimäärittyy ominaisuus ylemmältä tasolta tai jos se puuttuu myös, hakee ohjelmisto koelaskua muodostettaessa kaikki avoinna olevat toimenpiteet ja kulut koelaskulle Myös kirjanpitokauden lukitus huomioidaan kausilaskutuksessa. Jos laskutuskauden perusteella laskutettavista toimenpiteistä osakin on lukitulla kirjanpitokaudella, estyy koko koelaskun teko tälle toimeksiannolle. Näytä laskutuskausi laskun etusivulla: Laskutuskausi näkyy joka tapauksessa toimenpiteiden erittelysivulla, mutta valitsemalla tämä kohta saadaan laskutuskausi näkyviin myös etusivulla. Valinta tulee huomioida erittyisesti silloin, kun toimenpide-erittelyä ei haluta käyttää. Laskutus Alennusprosentti: jos halutaan antaa normaalihinnoista aina tietty prosentti alennusta, merkitään se tähän. Tämän asetuksen käyttöä toimipistetasolla kannattaa harkita. Voidaan ylimäärittää asiakkaan parametreissa, toimeksiannossa osapuolen tiedoissa ja vielä koealaskun maksajat-kansiossa. Tätä parametria ei tule käyttää, jos käytetään alennustaulukoita. Maksuehto: oletusmaksuehto, jonka mukaan ohjelmisto laskee koelaskulle/laskulle eräpäivän. Jos toimipisteen tai asiakkaan parametreihin tai toimeksiannon tietoihin ei ole maksuehtoa määritetty, ei ohjelmistosta voi koelaskua luoda Valuutta: oletusvaluutta, jota käytetään. Toimeksiannot luodaan, laskut muodostetaan ja suoritukset kirjataan oletusvaluutassa Omavastuu-ennakkolasku kysely: jos yli puolessa oikeusturvatapauksissa halutaan samaan aikaan lähettää vakuutusyhtiölle oma lasku ja päämiehelle omavastuulasku, tulee tähän merkitä ruksi. Se tarkoittaa, että kun oikeusturvatapauksesta muodostetun laskun tulostaa valinnalla Vakuutusyhtiölle, kysyy ohjelmisto Muodostetaan päämiehelle omavastuu-ennakkolasku? Mikäli omavastuuta ei haluta lähettää, voi kysymykseen vastata ei. Kyselyn voi merkitä päälle myös toimeksiannossa Osapuolen tiedoissa Piilota nimi ja logo: jos yrityksessä tulostetaan laskut valmiiksi painetulle paperille, kannattaa tämä kohta ruksia. Silloin yrityksen nimi ja yhteystiedot sekä logo eivät tulostu laskulle. Näytä titteli osoitteessa: jos tämä kohta on ruksittu, tulee laskulle näkyviin asiakkaan yhteyshenkilön titteli, jos se on täydennetty yhteyshenkilön tietoihin Toimenpiteiden laskutus Toimenpiteiden alv-kanta valittavissa: Toimenpiteelle voidaan valita poikkeava alv-kanta. Veroton ja normaali verollinen (23 %) ovat joka tapauksessa käytössä. Poikkeava alv-kanta pätee joka tapauksessa vain

17 17 (/ 92) kotimaisille asiakkaille. Ulkomaisen asiakkaan kotimaan perusteella määräytyvä verollisuus voittaa poikkeavan alv-kannan, paitsi silloin, kun toimenpiteellä on valittuna veroton. Laskutusjärjestelmä Käytössä ulkoinen laskutusjärjestelmä: jos tähän merkitään ruksi, voidaan koelasku Merkitä laskutetuksi, vaikkei siitä ole muodostettu laskua. Tätä toimintoa käytetään sellaisissa tapauksissa, että asiakas lähettää laskut, jonkin toisen ohjelmiston kautta. Nämä ovat kaikki tulostusparametreja. Tilisiirtopohja Tulosta tilisiirtopohja: jos lasku tulostetaan tilisiirtopohjaan, tulostuu siihen myös viivakoodi. Tilisiirtopohjaa käytetään yleensä vain henkilöasiakkailla. Laskun maksettavan erittely Piilota kulut maksettavan erittelystä: kuluja ei näy omana rivinään etusivulla vaan ne sisältyvät kohtaan Palkkiot ja maksut. Erittelysivulla kulujen otsikkona näkyy Muut maksut Laskulle tulostettavat liitteet Toimenpide- ja kuluerittely: tulostaa laskulle erittelysivun. Kuvassa alla toimenpide- jakuluerittely vakiomuotoisella erittelyllä sekä sille vaihtoehto erikseen valittavilla lisäsarakkeilla. Vakiomuotoinen erittely: Vakiomuotoinen erittely voidaan valita, kun toimenpide- ja kuluerittely halutaan tulostaa vakiomuotoisena. Se on vaihtoehtoinen valinta laskun erittelyn muille yksityiskohtaisille valinnoille (kaikille seuraaville tulostusvalinnoille). Riveille tulostuu jokaiselle erikseen yksikkö, lukumäärä, hinta ja veroprosentti. Se on erityisesti yksikkö- ja vakiohintaisia toimenpiteitä sekä kuluja käytettäessä hyvä erittelyasettelu. Tekijäerittely: Parametri ei ole enää käytössä. Yksittäisille toimenpideriveille voidaan tulostaa tekijä erittelyyn mukaan, kun ei käytetä vakiomuotoista erittelyä. Valinta tehdään kohdassa laskun erittelyn lisäsarakkeet.

18 18 (/ 92) Laskun erittelyn lisäsarakkeet Laskun erittelyn lisäsarakkeet ovat valittavissa, kun käytetään toimenpide- ja kuluerittelyä, mutta ei haluta käyttää vakiomuotoista erittelyä. Toimenpiteen tekijä: erittelysivulla näkyy toimenpidekohtaisesti kuka on ollut tekijänä Toimenpiteiden tunnit: Parametri määrittää toimenpiteiden tuntien näkyvyyden riveittäin Toimenpiteen summa: näkyykö erittelysivulla sarake Tunnit / Lukumäärät. HUOM! Jos tätä kohtaa ei valitse viimeistään laskua tulostettaessa, ei erittelyyn saa näkyviin toimenpiteiden ja kulujen tunteja ja lukumääriä ollenkaan Kulun summat: erittelyyn tulostuu yksittäisten kulujen summat Kulujen lukumäärät: erittelyyn tulostuu yksittäisten kulujen lukumäärät Erittelyyn tulostettavat rivit Erittelyyn tulostettavat rivit ovat valittavissa, kun käytetään toimenpide- ja kuluerittelyä, mutta ei haluta käyttää vakiomuotoista erittelyä.

19 19 (/ 92) Ei tulosteta kuluja: Kulut tulostuvat etusivulle normaalisti, mutta erittelyssä näkyy ainoastaan kulujen kokonaissumma. Vaikka kulujen lukumäärä ja kulujen summa olisivatkin valittuina, eivät ne tulisi mukaan erittelyyn. Toimenpiteet tyypeittäin: erittelyssä toimenpiteet tulostuvat toimenpidetyypeittäin. Muuten jokainen toimenpide tulee omana rivinään päivämäärien mukaan listattuina. Kulut tyypeittäin: erittelyssä kulut tulostuvat kulutyypeittäin. Muuten jokainen kulu tulee omana rivinään päivämäärien mukaan listattuina. Tulostetaan nollarivit: jos laskulla on mukana toimenpiteitä, joihin on merkitty summaksi 0,00, tulostuvat myös ne erittelyyn mukaan Erittelyyn tulostettavat summat Erittelyyn tulostettavat summat ovat valittavissa, kun käytetään toimenpide- ja kuluerittelyä, mutta ei haluta käyttää vakiomuotoista erittelyä. Toimenpiteiden tunnit yhteensä: erittelyyn tulostuu yksittäisten toimenpiteiden laskutettavat tunnit tai lukumäärät. Yksikkö- tai vakiohinatisilla toimenpiteillä tämä kohta näyttää nollaa. Kulujen lukumäärät yhteensä: erittelyyn tulostuu yksittäisten toimenpiteiden summat Laskutuksessa käytettävä yleiskulu Käytetään yleiskulua: merkitään onko yleiskulu oletuksena; aina käytössä, halutessa valittaessa (asiakas-, toimeksianto- tai koelaskukohtaisesti) tai ei edes valittavissa Osuusprosentti: kuinka suuri prosenttiosuus laskuun lisätään yleiskuluna. Yleiskulun osuus lasketaan toimenpiteiden netto-osuudesta Kulutyyppi: valitaan mitä kulutyyppiä yleiskuluun käytetään. Yleiskulua varten kannattaa perustaa oma kulutyyppinsä. Kulutyypeistä on kerrottu lisää kappaleessa 4.2 Kulutyypit. Viitesuoritukset Polku: polku, mihin sähköinen viitesuorituspaketti pankkiohjelmasta ohjautuu, esim: z:\document\nordea\ Tiedoston nimi: pankkiohjelmasta siirretyn sähköisen viiteaineiston nimi, esim: viitteet.txt. Mikäli halutaan säilyttää viitesuoritushistoriaa, kannattaa tämä kohta jättää tyhjäksi, jolloin voidaan tiedostot nimetä esimerkiksi aikavälin perusteella. Verkkolaskun lähettäminen Sähköpostina: haluttaessa voidaan estää, että verkkolasku ei mene asiakkaalle s-postilla, jos asiakkaalla ei ole verkkotunnuksia.

20 20 (/ 92) Kotisivu Kotisivu: Parametri ei ole enää käytössä. Aiemmin kotisivu voitiin asetaaa tässä kohdassa, mutta nyt kotisivuna toimii kaikilla CSI Helsingin asiakkaille suunnattu Extranet-sivusto. Tätä kautta CSI Helsinki voi informoida asiakkaitaan ajankohtaisista asioista, kuten uusista päivityksistä ja poikkeavista asiakaspalvelun aukioloista. Viivästyskorko Yritykset ja yhteisöt: Yritys- ja yhteisöasiakkaiden laskuihin tulostuva viivästyskorko. Viimeisin yleinen suositus on 8 %. Yksityishenkilöt: Yksityishenkilöiden laskuihin tulostuva viivästyskorko. Viimeisin yleinen suositus on 8 %. Asiakkaan passivoinnin estävät Merkitään ruksi niiden aiheiden kohdalle, joiden halutaan estävän asiakkaan passivointi. Jos jonkun aiheen ei haluta estävän asiakkaan passivointia, ei siihen tarvitse merkitä mitään vaan sen voi jättää alkuperäiseen tilaan. Yleensä nämä kannattaa rastittaa. Tuplaesiintymät voidaan aina passivoida yhdistämistoiminnon avulla. Aktiiviset toimeksiannot: Estävät passivoinnin tai eivät estä Avoimet ennakot: Estävät passivoinnin tai eivät estä Avoimet laskut: Estävät passivoinnin tai eivät estä Asiakasvarat: Estävät passivoinnin tai eivät estä Irtain omaisuus: Estävät passivoinnin tai eivät estä Aktiiviset aliasiakkuudet: Estävät passivoinnin tai eivät estä Toimeksiannon päättäminen Arkistoidaan päättämisen yhteydessä: Merkitään ruksi, jos toimeksianto halutaan arkistoida päättämisen yhteydessä. Muutoin arkistointi tehdään päättämisen jälkeen erillisellä toiminnolla. Laskuttamattomat toimenpiteet: Voidaan valita, että ne joko Estävät päättämisen tai Merkitään ei laskutettaviksi Laskuttamattomat kulut: voidaan valita, että ne joko Estävät päättämisen tai Merkitään ei laskutettaviksi Laskuttamattomat koelaskut: voidaan valita, että ne Estävät päättämisen, Hylätään tai Merkitään laskutetuiksi Avoimet laskut: voidaan valita, että ne Estävät päättämisen, Jätetään avoimiksi tai Merkitään maksetuiksi Arkistointinumerosarja: voidaan valita toimipistekohtainen numerosarja, jota käytetään oletuksena toimeksiannon päättämisen yhteydessä. Oletusarkistointinumero voidaan korvata toisella

21 21 (/ 92) arkistointinumerosarjalla arkistoinnin yhteydessä. Arkistointinumerosarjoista kerrotaan lisää kappaleessa Arkistointinumerosarjat. Arkistointitila: voidaan valita toimipistekohtainen fyysinen arkistointitila, jota käytetään oletuksena toimeksiannon päättämisen yhteydessä. Arkistointitiloista kerrotaan lisää kappaleessa Arkistointitilat Toimeksiannon suojaus Sisäpiirin käyttäjäryhmä: Valitaan haluttu sisäpiirin käyttäjäryhmä. Käyttäjäryhmät luodaan käyttäjän asetuksissa. Käyttäjäryhmien lisäämisestä kerrotaan kappaleessa Käyttäjäryhmät. Oletus toimenpidetyyppi Toimenpidetyyppi: jos ei haluta käyttää toimenpidetyyppejä toimenpiteitä kirjattaessa, valitaan tähän yksi toimenpidetyypeistä, jota ohjelmisto käyttää automaattisesti, kun uutta toimenpidettä kirjataan. Tällöin kaikki toimenpiteet kirjautuvat kyseisen tyypin alle, eikä tyyppivalintalista tule ruudulle, kun uutta toimenpidettä ohjelmistoon kirjataan. Tämä nopeuttaa toimenpiteiden kirjausta, mutta silloin ei saada talteen tietoa tehdyn työn luonteesta, muutoin kuin osaamisalueen kautta. Toimenpidetyyppien lisäämisestä kerrotaan kappaleessa 4.1 Toimenpidetyypit. Päivähinta Järjestelmässä voidaa laskuttaa työtä myös päiväyksikössä. Silloin voidaan asettaa toimipisteelle yhteinen päivän laskutettava pituus. Parametri ei ole välttämätön, sen avulla saadaan kuitenkin toimenpiteen lomakkeella laskutettaviin tunteihin oletustuntimäärä lukumäärä-kentän perusteella. Arkistoinnin asetukset Asetukset koskevat asiakirjojen hallintaa. Arkistotyyppi: Valitaan mitä asiakirjojen hallintasovellusta ohjelmistossa käytetään. Tyypillisimmät vaihtoehdot ovat verkkolevy, M-Files tai SharePoint. Asiakirjan hallintaa ei välttämättä haluta liittää ohjelmaan lainkaan. Mikäli valitaan M-Files tai SharePoint, seuraavat niitä koskevat parametrit täytetään valitun järjestelmän osalta yhteistyössä CSI Helsingin kanssa. Ainoastaan käytössä olevan asiakirjan hallintajärjestelmän paramerit täytetään, muut jätetään tyhjiksi. Polku: Mikäli käytössä on yhteinen verkkolevy laitetaan sen polku tähän kohtaan. Muussa tapauksessa se jätetään tyhjäksi. Polun päässä olevassa kansiossa tulisi olla kaikilla käyttäjillä vähintää lukuoikeudet ja mielellään myös kirjoitusoikeudet. Kirjoitusoikeuksia tarvitaan, kun asiakirjakansio avataan ensimmäisen kerran, sinne lisätään asiakirjoja tai, kun toimeksiannon nimeä muutetaan.

22 22 (/ 92) SharePoint intgraatio, SharePoint Sivumalli (Asiakas) ja (Toimeksianto) kohdat täytetään vain, jos toimisto käyttää SharePointia dokumentinhallintaa varten. Määritykset tehdään yhdessä CSI Helsingin kanssa. CRM integraatio parametrit Täytetään vain, jos Microsoftin Dynamics CRM halutaan liittää CSI Lawyeriin

23 23 (/ 92) M-Files integration kohdat täytetään vain, jos toimisto käyttää M-Filesia dokumentinhallintaa varten. Määritykset tehdään yhdessä CSI Helsingin kanssa. Exchange integraatio kohdat täytetään, jos asiakkaalla on on käytössä Microsoftin Exchange. Exchangen avulla saa ohjelmistosta siirrettyä kalenteritapahtumat ja aktiviteetit Microsoftin Outlookiin. WebDav Integration kohdat täytetään, mikäli asiakas käyttää sitä dokumenttien hallinnassa. Luottopäätösintegraatio Kohdat täytetään vain, jos toimistossa otetaan käyttöön integroitu luottopäätösportaali. Määritykset tehdään yhdessä CSI Helsingin kanssa. Outlook parametrit Outlook käytössä: kun tähän merkitään ruksi voidaan Outlookin kalenterista manuaalisesti siirtää kalenteritapahtumia ohjelmiston kalenteriin. Ja kun lisäksi exchange integraation parametrit on täydennetty, voidaan ohjelmistosta manuaalisesti siirtää kalenteritapahtumia ja aktiviteettejä Outlookiin. CSI Services CSI Helsingin kanssa yhdessä määritettävä lisäpalvelu. 2.2 Käyttäjän parametrit Käyttäjän parametreissa hallinnoidaan ohjelmiston käyttäjiä, heidän tietojaan sekä erilaisia käyttäjien luokittelukriteereitä. Kuvassa alla käyttäjiin yhdistettävät parametrit.

24 24 (/ 92) Käyttäjät Käyttäjät osiossa hallinnoidaan ohjelmiston käyttäjiä ja heidän tietojaan. Uusia käyttäjiä voidaan lisätä ohjelmistoon Uusi painikkeella. Olemassa olevia käyttäjiä voi poistaa Poista painikkeella vain silloin, jos kyseinen käyttäjä ei ole kiinnitettynä mihinkään tietoon ohjelmistossa. Eli hän ei ole esim. toimenpiteiden tekijänä tai missään vastuuroolissa toimeksiannoissa. Jos käyttäjä on kiinnitettynä ohjelmistossa, hänet voidaan poistaa käytöstä (lue lisää alta).

25 Käyttäjän tiedot alakansio 25 (/ 92)

26 26 (/ 92) Toimialueen kirjautumisnimi: tunnus, jolla käyttäjä kirjautuu koneellensa. Tunnukseen syötetään vaihtoehtoisesti toimialueen nimi\käyttäjätunnus TAI koneen nimi\käyttäjätunnus. Jos toimialueen kirjautumisnimi on lisätty, aukeaa ohjelmisto suoraan ilman käyttäjätunnus- ja salasanakyselyitä. Yleensä käytetään toimialuekirjautumista, ellei ole jotain muuta painavaa syytä käyttää ohjelman omaa käyttäjätunnusta. Käyttäjätunnus: käyttäjätunnus lisätään silloin, jos halutaan antaa ohjelmalle omat toimialueen tunnuksista riippumattomat kirjautumistiedot. Käynnistäessä ohjelma kysyy tunnuksia, mutta kirjausikkunassa voidaan rastittaa kohta Muista minut, jolloin niitä ei enää jatkossa kysytä. Käyttäjätunnus voi olla mikä tahansa esim. sama kuin työasemalle kirjautuessa. Salasanan asetetaan valitsemalla Toiminnot > Change Password. Nimikirjaimet: Nimikirjaimet on uusi kenttä, joka mahdollistaa esimerkiksi raportoinnissa vähän tilaa vievän käyttäjäsarakkeen. Toimi: käyttäjän yhtenä luokitteluna voidaan käyttää toimea. Toimet määritellään Käyttäjän parametreissa. Lue aiheesta lisää kappaleesta Toimet. Etunimi: käyttäjän etunimi Sukunimi: käyttäjän sukunimi Phone1: käyttäjän puhelinnumero Käyttäjätyyppi: käyttäjälle valitaan rooli sen mukaan onko kyseessä avustaja, tavallinen vai ohjelmiston pääkäyttäjä. Lue käyttäjätyypeistä lisää kappaleesta 3.1 Käyttäjätyypit. Osaamisalue: Käyttäjälle voidaan määrittää ensisijainen osamisalue, joka tulee oletuksena toimenpiteeseen. Työntekijän osaamisalueet kansioon voi tallentaa kaikki eri osaamisalueet, mutta niihin ei liity mitään automatiikkaa, vaan niitä voidaan kirjata lähinnä informaatioarvon vuoksi. Osaamisalueet lisätään Käyttäjän parametreissa. Siitä kerrotaan lisää kappaleessa Osaamisalueet. Sähköposti: käyttäjän sähköpostiosoite Toimipiste: toimipiste, jossa käyttäjä työskentelee Kustannuspaikka: käyttäjän kustannuspaikka. Kustannuspaikkalista määritellään Parametreissa. Lue aiheesta lisää kappaleesta Kustannuspaikat Esimies: Käyttäjän esimies -tietoa voidaan käyttää raportoinnissa tai näkymissä Työntekijärooli: käyttäjään voidaan liittää työntekijärooli. Työntekijäroolien käyttöä tulee pohtia hinnoittelua suunniteltaessa. Työntekijäroolit määritellään Käyttäjän parametreissa. Lue aiheesta lisää kappaleesta Työntekijäroolit. Omakustannushinta: käyttäjälle voidaan laskea omakustannushinta, joka helpottaa katelaskentaa. Omakustannushintaa voidaan käyttää raporteissa. Käyttäjän kate on mukana mm. Toimeksiannon yhteenveto rapotissa. Tuntihinta: käyttäjälle voidaan määrittää oletustuntihinta, jota käytetään silloin kun käyttäjäkohtainen hinnoittelu on käytössä. Silloin tuntihinta tulee automaattisesti kyseisen käyttäjän toimenpiteisiin, ellei tuntihintaa ole ylimääritetty esim. toimeksiantokohtaisesti tiimihinnoittelu-kansiossa. Tuntihinnan käyttö kannattaa suunnitella hinnoittelun yhteydessä. Osaamisalueet alakansiossa voidaan lisätä ja poistaa käyttäjän osaamisalueita. Osaamisalueet määritellään aina yrityskohtaisesti. Lue lisää osaamisalueista kappaleesta Osaamisalueet. Käyttäjäryhmät alakansiossa määritellään mihin käyttäjäryhmään/-ryhmiin käyttäjä kuuluu. Käyttäjäryhmistä kerrotaan lisää kappaleessa Käyttäjäryhmät. Budjetit-alakansiossa voidaan määrittää käyttäjälle budjetti. Budjetit voidaan määrittää sekä toimipistetasolla että käyttäjätasolla. Budjettiin annetaan kuukausittainen myyntitavoite. Budjettia voidaan tarkastella raportoinnissa ja verrata sitä todelliseen myyntiin.

27 27 (/ 92) Käyttäjän Toiminnot-valikko Muokkaa: avaa valitun käyttäjän tiedot Ota käyttöön: käytöstä poistettu käyttäjä voidaan aktivoida uudelleen Ota käyttöön komennolla. Käytöstä poistetut käyttäjät saadaan näkyviin valitsemalla Käytöstä poistetut käyttäjät näkymä. Poista käytöstä: aktiivinen käyttäjä voidaan poistaa käytöstä, esim. kun kyseinen työntekijä ei ole enää yrityksen palveluksessa. Käytöstä poistetut työntekijät eivät näy ohjelmiston valintalistoilla, mutta kyseisten käyttäjien tiedot jäävät talteen asetuksiin. Aseta uusi salasana: Käyttäjän salasana määritellään täältä. Salasanaa käytetään ohjelmiston käyttäjätunnuksen kanssa. Kun käytetään toimialueen kirjautumisnimeä, salasana tulee toimialueelta, eikä toiminto ole valittavissa. Hallitse käyttäjäryhmät: valitun käyttäjän käyttäjäryhmiä voidaan lisätä tai poistaa. Lue lisää käyttäjäryhmistä kappaleesta Käyttäjäryhmät. Käyttäjäkohtaiset parametrit Käyttäjäkohtaiset parametrit määritellään käyttäjän tiedoissa Parametrit painikkeen eli kultaisen jakoavaimen kautta. käyttäjäkohtaisissa parametreissa ylimääritellään toimipistetasolla tehtyjä määrityksiä. Toimipistekohtaisista parametreista kerrotaan lisää kappaleessa Toimipisteen parametrit. HUOM! Asetukset tulee olla muilta osin täydennetty (Mallipohjat ja Parametrit) ennen kuin käyttäjäkohtaisia parametreja voi täydentää.

28 Käyttäjäkohtaisissa parametreissa (kts. kuva yllä) voidaan määrittää: - Oletuskieli toimeksiannoille, yrityksen kotimaa - Käytettävä valuutta ja maksuehto - Toimeksiantojen, aktiviteettien (tehtävien) ja asiakkaiden oletustyyppi - Irtaimen omaisuuden oletusparametreja - Toimenpiteiden ja kulujen yksikkötyyppi - Kalenterin oletusmäärityksiä - Oletuslaskutusyhteyshenkilö käyttäjän toimeksiannoille 28 (/ 92)

29 29 (/ 92) - Oletustulostimen valintaa kannattaa harkita, koska silloin ei tulostimen ajuri-ikkuna koskaan tule. Tulostusparametri-ikkuna tulee. Massatulostuksissa kumpikaan ei tule muutenkaan. - Kulun kirjausoletus, eli kirjataanko bruttona vai nettona - Oletusasiakastyyppi - Ajastimen minimikesto-oletus - Näkymien hakukentän valinnan säilyminen - Asiakkaan osoite-välilehden kartan valinta - Väliaikaisen dokumenttihakemiston osoite - Tekstieditorin tyyppi - Liittyvän tietueen hakutapa valintakentässä suoraankirjoitettaessa hakee kokoajan sopivia tietueita tai sitten haku käynnistyy enterillä - Raportin asetuksia; tulostetaanko raporteille yrityksen logo ja tulostajan nimi - Merkitä Outlook käytössä olevaksi Jos valitaan Näytä kaikki tasot (kts. kuva yllä), näyttää ohjelmisto Yritys-, Toimipiste- ja Käyttäjä tasot. Oletustaso on ohjelmistossa valmiina eikä sen tietoja pääse muuttamaan. Yritystasolla on päätoimipisteen parametreissa määritetyt esiasetukset. Yrityksen ja käyttäjän välissä voi olla mahdollinen alitoimipiste, mikäli käyttäjä on sijoitettu sen alaisuuteen.toimipistetason parametrit määritellään aina toimipistekohtaisesti Työntekijäroolit Työntekijäroolit määritellään tarpeen mukaan yrityskohtaisesti. Niitä on tarkoitus käyttää yrityksen hinnoittelussa. Tarkoituksena on laatia listaus toimistossa työskentelevien henkilöiden rooleista/titteleistä ja määrittää kullekin roolille tuntihinta. Jokaiselle käyttäjälle lisätään sitten rooli. Roolien tuntihinnat voidaan ylimäärittää lisäksi asiakas ja/tai toimeksiantokohtaisesti roolihinnoittelu-kansiossa. Roolihinnoittelun vaihtoehto on käyttäjäkohtainen hinnoittelu, jonka toimeksiantokohtaisesti määritettävä erikoistapaus on tiimihinnoittelu. Yrityksessä voidaan myös käyttää molempia hinnoitteluja sekaisin, mutta aina jompaakumpaa asiakkaittain tai toimeksiannoittain määritettynä. Hinnoittelussa ei ole pakko käyttää näistä kumpaakaan, vaan voidaan aina käyttää toimenpidetyypin oletushintaa tai valita hinta vasta toimenpiteen lomakkeella. Rooli- ja käyttäjähinnat voittavat toimenpidetyypin hinnan, joten jos niitä ei haluta käyttää, tulee parametreissa valinta poistaa. Rooleille annetaan vain nimet sekä mahdolliset kielikäännökset. Tarpeettomiksi käyneet roolit voidaan passivoida, jolloin niitä ei enää voi valita roolilistalta, mutta vanhat valinnat ovat edelleen näkyvissä.

30 30 (/ 92) Toimet Toimet ovat yksi kriteeri, jolla voidaan luokitella käyttäjiä. Toimet toimivat roolien tavoin, mutta niiden perusteella ei voida määrittää hinnoittelumalleja esimerkiksi toimeksiannolle vaan toimet ovat puhtaasti raportoinnillinen käyttäjien luokittelukriteeri Käyttäjäryhmät Käyttäjäryhmät määritellään asiakaskohtaisesti. Käyttäjäryhmien avulla voidaan määrittää käyttöoikeusrajoituksia. Rajoituksia voidaan määrittää toimeksiannoille ja raporteille. Toimeksiantokohtaisesti voidaan määrittää, mitkä käyttäjäryhmät voivat käsitellä kyseistä toimeksiantoja. Valinnan ulkopuolelle jääneet käyttäjäryhmät eivät pääse kyseiseen toimeksiantoon tekemään mitään muutoksia tai lisäyksiä. Vastaavasti voidaan määritellä, mitkä käyttäjäryhmät näkevät tietyt raportit. Raporttien käyttäjäryhmävalinnat tehdään Asetuksissa Pikaraportit ja Näkymät -osiossa. Jotta käyttäjäryhmien käyttöoikeusrajoitukset toimivat, tulee jokaisen työntekijän kuulua vähintään yhteen käyttäjäryhmään. Sama työntekijä voi kuulua yhteen tai useampaan ryhmään. Käyttöoikeusrajoituksista kerrotaan tarkemmin seuraavassa luvussa 3 Käyttöoikeuksien hallinta.

31 31 (/ 92) Toiminnot valikon toiminnallisuudet: Muokkaa: avaa valitun käyttäjäryhmän tiedot Hae kielikäännökset: käyttäjäryhmille voidaan määrittää kielikäännökset Aktivoi: käytöstä poistettu käyttäjäryhmä voidaan aktivoida uudestaan Passivoi: aktiivinen käyttäjäryhmä voidaan poistaa käytöstä Jäsenet: käyttäjäryhmään kuuluvat käyttäjät voidaan määrittää suoraan käyttäjäryhmistä. Toinen vaihtoehto on tehdä valinnat käyttäjän tiedoissa (lue aiheesta lisää kappaleesta Käyttäjät). Jäsenet painike avaa alla olevan ikkunan. Vasemman puoleisesta Mahdolliset arvot laatikosta voidaan hiirellä valita yksi tai useampi käyttäjä ja painaa Siirrä painiketta, jolloin kyseiset työntekijät siirtyvät Valitut arvot laatikkoon. Vastaavasti käyttäjiä voidaan poistaa kyseisestä käyttäjäryhmästä valitsemalla Siirrä painike, jolloin valittu/valitut käyttäjät siirtyvät Mahdolliset arvot laatikkoon. Tehdyt muutokset/lisäykset tallentuvat valitsemalla OK.

32 32 (/ 92) Osaamisalueet Osaamisalueita voidaan kiinnittää esim. ohjelmiston käyttäjään tai yksittäisiin toimenpiteisiin. Käyttäjän kohdalla voidaan ylläpitää tietoa minkä alueen osaamista hänellä on, jonka pohjalta voidaan toimeksiantoa perustettaessa määritellä oikeat henkilöt sitä hoitamaan sen perusteella millaista osaamista kyseinen toimeksianto vaatii. Osaamisalueet ovat myös hyvä tapa luokitella tehtyä työtä toimenpiteen tyypin lisäksi. Käyttäjille lisätään ensisijainen osaamisalue, jolloin se siirtyy automaattisesti jokaiseen käyttäjän toimenpiteeseen. Osaamisalue voi olla vapaaehtoinen lisätieto tai se voidaan laittaa pakolliseksi tiedoksi yrityksen parametreissa. Sitä voidaan seurata vain esimerkiksi tietyt ehdot täyttävän työn tapauksissa. Mikäli tuntuu, ettei osaamisaluetta tarvita, voidaan se jopa poistaa toimenpiteen ja toimeksiannon lomakkeilta kustomoimalla.

33 33 (/ 92)

34 34 (/ 92) 3 Käyttöoikeuksien hallinta Käyttöoikeuksia hallitaan ohjelmistossa kahdella tavalla käyttäjätyyppien ja käyttäjäryhmien kautta. Käyttäjätyyppejä ovat: pääkäyttäjä, käyttäjä sekä avustaja. Käyttäjäryhmien kautta määritettävät oikeudet koskevat lähinnä käyttäjätyyppejä käyttäjä ja avustaja. Pääkäyttäjältä ei voida poistaa mitään oikeuksia käyttäjäryhmilläkään. Näiden lisäksi toimeksiannoilla on valmiina tietyt käyttöoikeusrajoitukset, joita ei voida muuttaa. Toimeksianotojen hallinointiin käyttäjäryhmät tuovat vain hieman lisävivahteita. Raporteille ne ovat ainoa tapa vaikuttaa käyttöoikeuksiin lukuun ottamatta raportin näkyvyyttä avustajalle, josta kerrotaan tarkemmin avustajan yhteydessä. Käyttäjältä voidaan käyttäjäryhmien kautta piilottaa toimeksiantoja ja raportteja. Avustajalle tulee kukin toimeksianto erikseen sallia esimerkiksi käyttäjäryhmän avulla. Piilotetun toimeksiannon voi tuoda näkyviin myös nimeämällä työntekijä johonkin vastuurooliin tai lisäämällä hänet toimeksiannon tiimiin. Toimeksianon käyttöoikeuksia on havainnollistettu alla olevassa kuvassa. Mikäli toimeksianto piilotetaan käyttäryhmien kautta, sen näkevät vain ne käyttäjät ja avustajat, jotka ovat siinä joko nimetyssä vastuuroolissa, tiimin jäsenenä tai sallitussa käyttäjäryhmässä sekä tietenkin kaikki pääkäyttäjät. Käyttäjäryhmistä riippumatta toimeksiannossa vain nimetyt vastuuroolihenkilöt voivat hyväksyä koelaskuja ja luoda laskuja. 3.1 Käyttäjätyypit Ohjelmistossa on valmiiksi kolme käyttäjätyyppiä; Pääkäyttäjä, Käyttäjä ja Avustaja. Käyttäjätyyppi asetetaan käyttäjän tiedoissa. Valmiina oleviin käyttäjätyyppeihin on liitetty muutamia käyttörajoituksia. Jos käyttäjän tyyppi on Pääkäyttäjä, on hänellä täydet oikeudet ohjelmiston käyttöön. Pääkäyttäjä pääsee muokkaamaan Asetuksia ja hänelle on oikeus käsitellä kaikkia toimeksiantoja riippumatta siitä, onko hän niissä missään roolissa. Pääkäyttäjän toimipiste kuitenkin vaikuttaa siihen, mitkä toimeksiannot näkyvät hänen Aktiiviset toimeksiannot -näkymässään. Hakujen tai raporttien kautta hän kuitenkin näkee kaikki

35 35 (/ 92) toimeksiannot ja voi vapaasti käyttää kaikkia niiden toimintoja. On suositeltavaa, että pääkäyttäjiksi merkitään useampi kuin yksi käyttäjä, mikäli toimistossa on työntekijöitä useampi kuin yksi. Käyttäjätyyppi Käyttäjä eroaa pääkäyttäjästä periaatteessa siten, että käyttäjällä ei ole pääsyä Asetukset tehtäväalueelle eikä hänellä siten ole oikeuksia tehdä muutoksia asetuksiin, lukuun ottamatta käyttäjäkohtaisia asetuksia. Lisäksi käyttäjiltä voidaan piilottaa toimeksiantoja ja raportteja käyttäjäryhmien avulla, toisin kuin pääkäyttäjiltä. Käyttäjä ei myöskään voi hyväksyä koelaskuja tai luoda laskuja ellei hän ole toimeksiannossa vastuuroolissa. Avustaja-käyttäjätyypillä on erittäin rajalliset oikeudet. Käyttäjätyyppi on tarkoitettu esimerkiksi kesätyöntekijälle. Hän näkee järjestelmässä ainoastaan Työtehtävät-alueen ja siellä kalenterin, aktiviteetit, tuntikirjaukset ja raportit. Hän voi kirjata tuntikirjauksia ja aktivitetteja normaalisti sekä lisäksi toimenpiteitä kalenterin kautta, mutta vain tiettyihin toimeksiantoihin. Näitä toimeksiantoja ovat ne, joissa hän on jossain nimetyssä vastuuroolissa, toimeksiannon tiimissä tai sallitussa käyttäjäryhmässä. Näiden toimeksiantojen tietoja hän pystyy päivittämään rajoitetusti ja liittyvien asiakkaiden tietoja lukemaan rajoitetusti. Avustaja näkee oletusarvoisesti raportit työtehtävät-alueen raportti-kansiossa. Niitä voidaan kuitenkin piilottaa häneltä käyttäjäryhmien avulla. Mikäli avustajalle halutaan sallia muita raportteja, tulee ne asettaa näkymään Työtehtävä-alueella. Raporttien näkyvyyden asettamisesta kerrotaan kappaleessa Raportin näkyvyyden asettaminen. 3.2 Käyttäjäryhmät Käyttäjäryhmät voidaan määrittää yrityksen tarpeiden mukaan. Sama työntekijä voi kuulua yhteen tai useampaan ryhmään. Vaikka käyttäjäryhmät olisikin määritetty asetuksissa ja jäsenet lisätty, eivät ne ole oletuksena käytössä. Käyttäjäryhmäoikeudet tulee ottaa käyttöön jokaisessa toimeksiannossa tai raportissa erikseen. Käyttäjäryhmät toimivat nimettyjen vastuuroolien sekä tiimijäsenyyden rinnalla, eivätkä kumoa näiden myötä tulleita oikeuksia. Toimeksiantokohtaisesti voidaan määrittää, mitkä käyttäjäryhmät voivat käsitellä kyseisiä toimeksiantoja. Valinnan ulkopuolelle jääneet käyttäjäryhmät eivät näe näitä toimeksiantoja eivätkä pääse tekemään niihin mitään muutoksia tai lisäyksiä. Käyttöoikeudet napsutetaan hiirellä päälle ja pois Toiminnot-valikosta. Vihreä pallo on päällä ja valkoinen pois. Mikäli kaikki oikeudet napsutetaan pois päältä, palaa toimeksianto takaisin näkyviin kaikille tavallisille käyttäjille. Samalla avustaja menettää ryhmien kautta saadut oikeudet.

36 36 (/ 92) Vastaavasti voidaan määritellä, mitkä käyttäjäryhmät näkevät tietyt raportit ja näkymät. Raporttien käyttäjäryhmävalinnat tehdään Asetuksissa Pikaraportit ja näkymät kansiossa. Käyttäjäryhmien hallinnointi tapahtuu täällä: Asetukset > Liiketoimintayksikön asetukset > Käyttäjän parametrit > Käyttäjäryhmät. Käyttäjä voidaan lisätä haluttuihin käyttöoikeusryhmiin myös käyttäjän tiedoissa.

37 37 (/ 92) 3.3 Sisäpiiri Sisäpiiri on uusi käyttöoikeuksiin vaikuttava ominaisuus. Se on tarkoitettu erittäin luottamuksellisten toimeksiantojen käyttöoikeuksien hallinnointiin. Sitä varten on tarkoitus luoda käyttäjäryhmä, jossa ei ole yhtään jäsentä. Sisäpiiri-toiminto otetaan käyttöön toimipisteen parametreissa, joissa luotu tyhjä käyttäjäryhmä asetetaan sisäpiiritekijäksi. Toiminto ikäänkuin automatisoi käyttöoikeuksien käyttöönoton tietyn toimeksiannon kohdalla. Toimeksiannossa sisäpiirirajaus asetetaan päälle Toiminnot-valikosta. Toiminto lisää käyttöoikeuksiin Sisäpiiriryhmän automaattisesti. Sisäpiirirajaus poistetaan samaan tapaan toimeksiannon Toiminnot-valikosta.

38 38 (/ 92) Sisäpiirirajauksesta on erityisesti hyötyä avauspyyntöjä käytettäessä. Käyttäjä voi asettaa sisäpiirirajauksen päälle jo avauspyynnön lomakkeella. Näin toimeksianto on heti suojattu muilta kuin nimetyiltä vastuuhenkilöiltä sekä tiimin jäseniltä jo ennen kuin se on luotu. Periaatteessa sisäpiiri käyttäjäryhmä toimii samoin kuin mikä tahansa tyhjä käyttäjäryhmä, mutta sen avulla suojauksen käyttöönotto on nopeampaa ja automatisoidumpaa. Sisäpiiritekijäksi määritettyyn käyttäjäryhmään voidaan myös lisätä käyttäjiä, kuten mihin tahansa käyttäjäryhmään, mutta silloin sisäpiirin idea menetetään. Näillä käyttäjillä on silloin automaattinen oikeus kaikkiin sisäpiiriin asetettuihin toimeksiantoihin. Toisaalta pääkäyttäjä näkee aina myös sisäpiirisuojatut toimeksiannot.

39 39 (/ 92) 4 Mallipohjat Mallipohjissa hallinnoidaan toimenpide- ja kulutyyppejä, dokumenttimalleja sekä aktiviteettipohjia. 4.1 Toimenpidetyypit Toimenpidetyypit toimivat toimenpiteensyötön pohjana sekä helposti raportoitavana tietona. Toimeksiannolle syötettäessä uutta toimenpidettä tulee aina valita pohjalle toimenpidetyyppi, jollei toimipisteen parametreissa ole määritelty oletustoimenpidetyyppiä (lue aiheesta lisää kappaleesta Toimipisteen parametrit). Toimenpidetyyppejä lisätään Uusi painikkeesta. Sellaisia toimenpidetyyppejä, joita ei ole käytetty, voidaan poistaa kokonaan Poista painikkeella. Jos toimenpidetyyppiä on käytetty, ei sitä voida poistaa vaan passivoida (kts. kuva alla). Valitaan yksi tai useampi toimenpidetyyppi ja Toiminnot > Passivoi. Passivoidut toimenpidetyypit saadaan näkyviin valitsemalla näkymäksi Passiiviset toimenpidetyypit. Passivoidut toimenpidetyypit voidaan uudelleen ottaa käyttöön aktivoimalla ne. Valitaan yksi tai useampi passivoitu toimenpidetyyppi ja Toiminnot > Aktivoi.

40 40 (/ 92) Yleinen -välilehti Toimenpidetyyppi: toimenpidetyypin nimi/aihe. Toimenpidetyypin teksti siirtyy toimenpiteen Aihe-kenttään eli se toimii toimenpiteen tekstipohjana aina pohjakielen tapauksissa ja silloin, kun kielikäännökset puuttuvat. Tuntihinta: toimenpidetyypin tuntihinta Yksikkö: jos toimenpidetyyppiä halutaan käsitellä yksikkönä, valitaan tähän kenttään haluttu yksikkö, esim. kpl, jos kyseessä on kappaleperusteinen toimenpidetyyppi. HUOM! Yksikkötyyppisiin toimenpiteisiin eivät myöskään rooli- tai tiimihinnoittelut vaikuta, vaikka yksikkö olisikin tunti. HUOM! Jos kenttään valitaan h (tunti), ei laskun erittelysivulla näy laskutettavat tunnit, sillä ohjelmisto käsittelee toimenpidettä yksikköperusteisesti eikä tuntiperusteisesti. Laskutettavat tunnit: Jos toimenpiteestä laskutetaan asiakkaalta aina tietty tuntimäärä, kannattaa laskutettavat tunnit tallentaa toimenpidetyypille Osaamisalue: voidaan merkitä, minkä tyyppistä osaamista toimenpidetyyppi vaatii. Osaamisalueet määritellään Asetukset > Liiketoimintayksikön asetukset > Käytttäjän asetukset > Osaamisalueet (kts. lisää kappaleesta Osaamisalueet). Omakustannushinta: katelaskentaa varten voidaan toimenpidetyypille määrittää omakustannushinta Myyntitili: yksittäiset toimenpidetyypit voidaan kiinnittää johonkin tiettyyn kirjanpidolliseen myyntitiliin. Myyntitilit määritellään Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Myynti-, kulu- ja rahatilit (kts. lisää kappaleesta Myynti-, kulu- ja rahatilit). Vakiohinta: toimenpidetyypille voidaan antaa vakiohinta, jolloin tuntihinta ja laskutettavat tunnit passivoituvat. Vakiohintaa kannatta käyttää sellaisissa toimenpidetyypeissä, joissa laskutetaan aina tietty summa asiakkaalta, riippumatta toimenpiteen kestosta. HUOM! Vakiohintaisiin toimenpiteisiin eivät rooli- tai tiimihinnoittelut vaikuta. Kategoria: toimenpidetyyppi voidaan määrittää esim. ei laskutettavaksi, mikäli kyseinen toimenpidetyyppi halutaan toimeksiantoon näkyville (esim. tehtyjen tuntien takia), mutta asiakkaalta toimenpidettä ei laskuteta. Veroton: Jos kyseessä on veroton toimenpidetyyppi, merkitään tähän kohtaan ruksi. Oletuksena kaikkien toimenpidetyyppien alv tulee maksajan kotimaan mukaan poikkeuksena veroton toimenpide. Toimenpiteen

41 41 (/ 92) verottomuus voittaa maksajan verollisuuden. Verollisuusmääritykset tehdään toimipisteen ikkunassa Verollisuustiedot-alakansiossa (kts. lisää kappaleesta Toimipisteen parametrit). Toimipiste: jos yrityksellä on useampi toimipiste, voidaan toimenpidetyypit kiinnittää johonkin tiettyyn toimipisteeseen. Toimenpiteitä syötettäessä näkyy käyttäjälle hänen toimipisteensä kiinnitetyt toimenpidetyypit sekä toimenpidetyypit, joita ei ole mihinkään toimipisteeseen kiinnitetty. Kiinteähintainen: Toimenpidetyyppi voidaan merkitä kiinteähintaiseksi. Silloin se muistuttaa laskutuksessa kulua. HUOM! Kiinteähintaisia toimenpiteitä ei huomioida laskettaessa kokonaismuutosta tai alennusta. Laji: Toimenpidetyypille voi antaa lajin sen mukaan voidaanko se lisätä vain suoraan tavallisiin tai sisäisiin toimeksiantoihin ta asiakkaille tehtäviin toimenpiteisiin. Toimenpidetyypit ilman lajia ovat käytettävissä kaikissa tilanteissa. Alv-kanta: Toimenpiteille voidaan antaa normaalista poikkeava alv-kanta. Poikkeava alv-kanta huomioidaan laskutuksessa vain verollisilla (kotimaisilla) asiakkailla. Tästä voidaan päätellä, että asiakkaan verollisuus voittaa toimenpiteen poikkeavan alv-kannan. Kielikäännökset välilehti Käyttäjä voi määrittää toimenpidetyypeille kielikäännökset. Kun toimeksiannon kielenä on esimerkiksi englanti, tarkistaa ohjelmisto toimenpiteensyöttövaiheessa, onko toimenpidetyypeille tehty käännöksiä englanniksi. Jos kielikäännökset on tehty, on toimenpidetyyppi valittavissa toimeksiannon kohdekielellä. Kielikäännökset tehdään toimenpidekohtaisesti Kielikäännökset välilehdellä (kts. kuva alla). Napsauttamalla hiirellä rivin päällä, jonka edessä on tähti, aukeaa syöttöikkuna, johon toimenpidetyypin tekstin saa syötettyä. Tekstin perään Kieli kenttään valitaan kieleksi kohdekieli. Kielikäännökset kannattaa tehdä kaikilla toimeksiannonkielillä, jotka ovat käytössä. 4.2 Kulutyypit Kulutyypit toimivat kulun kirjaamisen pohjana sekä helposti raportoitavana tietona. Toimeksiannolle syötettäessä uutta kulua tulee aina valita pohjalle kulutyyppi. Kulutyyppejä lisätään Uusi painikkeesta.

42 42 (/ 92) Sellaisia kulutyyppejä, joita ei ole käytetty, voidaan poistaa kokonaan Poista painikkeella. Jos kulutyyppiä on käytetty, ei sitä voida poistaa vaan passivoida, kuten toimenpidetyyppejä. Valitaan yksi tai useampi kulutyyppi ja Toiminnot > Passivoi. Passivoidut kulutyypit saadaan näkyviin valitsemalla näkymäksi Passiiviset kulutyypit. Passivoidut kulutyypit voidaan uudelleen ottaa käyttöön aktivoimalla ne. Valitaan yksi tai useampi passivoitu kulutyyppi ja Toiminnot > Aktivoi. Yleinen -välilehti Kulutyyppi: kulutyypin nimi/aihe. Kulutyypin teksti siirtyy kulun Aihe-kenttään eli se toimii kulun tekstipohjana aina pohjakielen tapauksissa ja silloin, kun kielikäännökset puuttuvat. Yksikköhinta: kulutyyppejä ja kuluja käsitellään yksikkömääräisinä. Kulun kirjaamisen helpottamiseksi kannattaa kulutyyppiin merkitä yksikköhinta Yksikkö: voidaan määrittää millaisesta yksiköstä on kyse, esim. km. Yksikkö lisätään Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Yksikkötyypit. Lukumäärä: jos kulutyypin yksikkömäärä on vakio, merkitään se Lukumäärä -kenttään Myyntihinta: hinta, joka veloitetaan asiakkaalta Omakustannushinta: Katelaskentaa varten voidaan kulutyypille määrittää omakustannushinta Kirjanpitotili: Yksittäiselle kulutyypille voidaan määrittää kirjanpidollinen kulutili. Kirjanpidontili tulee olla ensin tallennettu ohjelmistoon Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Myynti-, kulu- ja rahatilit osiossa. Kassatili: yksittäiselle kulutyypille voidaan määrittää kirjanpidollinen kassatili. Kirjanpidontili tulee olla ensin tallennettu ohjelmistoon Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Myynti-, kulu- ja rahatilit osiossa. Alv-kanta: kulun kirjaamisen helpottamiseksi kannatta alv-kanta määrittää kulutyypille. Alv-kannan voi vaihtaa vielä kulun kirjauksen yhteydessä. Yleensä kyseessä on kulun osto-alv. Valittua alv-kantaa ei käytetä laskulla, paitsi silloin, kun on kun käytetään edelleen laskutusta. Veroton: Jos kulu halutaan laskulle verottomana riippumatta asiakkaan verollisuudesta, tulee Veroton kohtaan merkitä ruksi Kategoria: kulutyyppi voidaan määrittää esim. ei laskutettavaksi, mikäli kyseinen kulutyyppi halutaan toimeksiantoon näkyville sisäisen seurannan vuoksi, mutta asiakkaalta kulua ei laskuteta.

43 43 (/ 92) Läpilaskutus: Kulutyypille voidaan asettaa läpilaskutus, eli edelleen laskutus, jolloin se laskutetaan oletuksena osto-alvillaan. Kielikäännökset välilehti Samalla tavoin kuin toimenpidetyypeille myös kulutyypeille voidaan määrittää kielikäännökset. Lue aiheesta lisää kappaleesta 4.1 Toimenpidetyypit, kohdasta Kielikäännökset välilehti. 4.3 Dokumenttimallit Dokumenttimalleja kannattaa käyttää silloin, kuin tietyissä toimeksiannoissa käytetään aina jotakin tiettyä asiakirjapohjaa. Dokumentti voi olla esimerkiksi sopimuspohja, rikosilmoituskaavake tai muu tarpeellinen perusasiakirja. Tämä tarkoittaa sitä, että aina kun tallennetaan uusi toimeksianto kyseisellä toimeksiantotyypillä, voidaan kyseinen dokumenttimalli liittää toimeksiantoon Toiminnot-valikosta. Toiminnon valinta avaa asiakirja muokattavaksi ja samalla se tallentuu Asiakirjat kansioon. Dokumenttia voi muokata joko toimeksiannon alta tai asiakirjojen hallintajärjestelmän kautta. Dokumenttimalleja voidaan lisätä myös toimeksiantotyypin kautta (Asetukset > Parametrit > Toimeksiannon parametrit > Toimeksiantotyypit). Dokumenttimallit tulee lisätä järjestelmään toimeksiannon tyyppikohtaisesti sekä kielikohtaisesti. Jos samaa asikirjaa halutaan käyttää erityyppisissä toimeksiannoissa, tulee se tallentaa jokaista tyyppiä varten erikseen. Kieli on luonnollisesti myös pakollinen ja se katsotaan toimeksiannon käsittelykielen mukaan. Yhteen toimeksiantotyyppiin voi liittää yhden tai useamman dokumenttimallin. Uusi dokumenttimalli lisätään valitsemalla Uusi painike, jolloin Dokumenttimalli ikkuna aukeaa (kts. kuva alla). Dokumentti: kenttään haetaan dokumenttipohja painamalla kansion kuvaketta Windowsin Avaa ikkuna aukeaa, jota kautta haetaan oikea dokumentti ja valitaan Avaa, jolloin Avaa ikkuna sulkeutuu ja dokumentti on liitetty dokumenttimalliin Nimi: dokumenttipohjan nimi siirtyy Nimi kenttään, mutta sen voi nimetä uudelleen

44 44 (/ 92) Toimeksiantotyyppi: Dokumenttimalli tulee kiinnittää toimeksiantotyyppiin, joka ohjaa mihin toimeksiantoihin dokumenttimalli on liitettävissä. Kieli: Kieli on myös pakollinen tieto. Jos kieli valintaan on valittu esim. Suomi, näkyy kyseinen dokumentti sellaisten toimeksiantojen alla, joiden käsittelykieli on Suomi. Vastaavasi, jos kieleksi valitsee Englanti, näkyy dokumentti sellaisten toimeksiantojen alla, joiden käsittelykieli on Englanti. Toimipiste: jos dokumenttimalli sidotaan tiettyyn toimipisteeseen, tulee se näkyviin sellaisten toimeksiantojen alle, jotka ovat valitun toimipisteen alaisuudessa Pakollinen: Jos kohta on valittuna, tulee kyseinen dokumentti näkyviin automaattisesti toimeksiannon Asiakirjakansioon. Mikäli kohtaa ei ruksita, on asiakirja liitettävissä toimeksiantoon Toiminnot-valikosta. Kuvaus: Vapaatekstikenttä, johon voidaan kuvailla minkälaisesta dokumentista on kyse. HUOM! Pakollisiksi merkittyjä asiakirjoja ei voi liittää Toiminnot-valikosta lainkaan. Tämä saattaa aiheuttaa ongelmia, jos esimerkiksi toimeksiannon tyyppi vaihdetaan ensimmäisen tallennuksen jälkeen tai asiakirjaan tulee virhe ja se halutaan ladata uudestaan. Samoin ongelmia aiheuttaa myöhemmin vaihdettava käsittelykieli. Toimeksiantoa luodessa olisikin hyvä varmistaa, että toimeksiantotyyppi ja käsittelykieli ovat oikein. 4.4 Aktiviteettipohjat Aktiviteettipohjien avulla voidaan automatisoida toimeksiannon perusaktiviteetit. Dokumenttimallien tavoin aktiviteettipohjat liitetään toimeksiantotyyppiin. Yhteen toimeksiantoon voi liittää yhden tai useamman aktiviteettipohjan. Kun uusi toimeksianto tallennetaan liitetyllä toimeksiantotyypillä, muodostuu toimeksiantoon määritetyt aktivteetit. Aktiviteettipohjia voidaan lisätä myös toimeksiantotyypin kautta (Asetukset > Parametrit > Toimeksiannon parametrit > Toimeksiantotyypit).

45 45 (/ 92) Toimeksiantotyyppi: aktiviteettipohja tulee kiinnittää toimeksiantotyyppiin, joka ohjaa mihin toimeksiantoihin aktiviteettipohjat aktivoituvat Toimipiste: jos aktiviteettipohja sidotaan tiettyyn toimipisteeseen, tulee se näkyviin sellaisten toimeksiantojen alle, jotka ovat valitun toimipisteen alaisuudessa Toimenpidetyyppi: haluttaessa aktiviteettipohjaan voidaan liittää toimenpidetyyppi Aihe: aktiviteettipohjan nimi/aihe, joka kertoo aktiviteettipohjan tehtävän Aktiviteettityyppi: määritellään millaisesta aktiviteettipohjasta on kyse. Oletuksena on Tehtävä. Valittavissa on Puhelu, Tapaaminen tai Tehtävä Prioriteetti: määritellään kuinka tärkeästä aktiviteettipohjasta on kyse. Oletuksena on Normaali. Valittavissa on Pieni, Normaali, Korkea Vastuuhenkilö: määritellään kenen vastuulla aktiviteetin tekeminen on. Oletuksena on Ei valittu, jolloin tehtävä ohjautuu toimeksiannon vastuuhenkilölle. Valittavana on toimeksiannon vastuuhenkilöt eli Assistentti, Laskutusyhteyshenkilö, Omistaja tai Vastuuhenkilö Osaamisalue: voidaan määrittää millaista osaamista aktiviteettipohja vaatii. Osaamisalueet määritellään Asetukset > Liiketoimintayksikön asetukset > Käyttäjän asetukset > Osaamisalueet. Arvio: kuinka kauan aktiviteetin tekeminen vie aikaa Aloituspäivä (pv): kuinka monen päivän päästä toimeksiannon avaamisesta aloituspäivä määräytyy Määräpäivä (pv): kuinka monen päivän päästä toimeksiannon avaamisesta aktiviteetti tulee olla valmis Kuvaus: Tämä on vapaatekstikenttä, johon voidaan kuvata tarkemmin aktiviteettiä.

46 46 (/ 92) 5 Parametrit Parametreissa määritellään asiakkaita ja toimeksiantoja koskevia parametreja, ylläpidetään maita sekä hallinnoidaan yleisiä ja taloushallinnon parametreja. 5.1 Asiakkaan parametrit Asiakkaan parametreissa ylläpidetään asiakastyyppejä, toimialoja, yritys- ja yhteisö sekä yksityisasiakkaiden passivointisyitä sekä hallinnoidaan asiakassuhteiden parametreja Asiakastyypit Asiakastyyppi on vapaaehtoinen tieto asiakkaan tiedoissa, mutta hyvä keino luokitella asiakkaita/asiakkuuksia. Yritys voi laatia asiakastyypityksen haluamallaan tavalla. Listausta laadittaessa tulee ottaa huomioon, että samaa listausta käytetään sekä yritys- että yksityisasiakkaiden tyypitykseen. Asiakastyypille annetaan Arvo eli nimi sekä mahdollinen kuvaus minkälaisesta asiakastyypistä on kyse. Asiakastyyppi on automaattisesti käytössä. Mikäli jokin asiakastyyppi halutaan pois valintalistalta asiakkaan tiedoissa, riittää että se poistetaan käytöstä. Valitaan oikea rivi (käytöstä poistettava tyyppi) ja Toiminnot > Passivoi. Käytöstä poistettu asiakastyyppi voidaan ottaa myöhemmin uudelleen käyttöön valitsemalla oikea rivi ja Toiminnot > Aktivoi. Jos asiakastyyppiä ei ole käytetty ollenkaan, voidaan se käytön poiston jälkeen poistaa ohjelmistosta kokonaan Poista painikkeesta. Lopullinen poisto onnistuu vain niissä tapauksissa, että asiakastyyppi ei ole käytössä eikä sitä ole liitetty yhteenkään asiakkaaseen. Asiakastyypeille voidaan määritellä kielikäännöksiä. Valitaan oikea rivi ja Toiminnot > Hae kielikäännökset (kts. kuva yllä). Avautuvasta Asiakastyypin kielikäännökset ikkunassa valitaan halutun kielen rivi tai luodaan uusi Uusi painikkeella. Aukeaa Asiakastyyppi ikkuna (kts. kuva alla). Arvo kenttään kirjoitetaan asiakastyypin nimi/aihe kohdekielellä. Kielikäännökselle voi antaa myös kuvauksen. Kielikäännös on automaattisesti käytössä.

47 47 (/ 92) Toimialat Yritysasiakkaiden tietoihin voi lisätä toimialan, jolla yritys toimii. Tieto ei ole pakollinen. Ohjelmistoon on valmiiksi määritelty muutamia toimialoja. Asiakastyyppien tavoin toimialoille määritellään arvo eli nimi ja mahdollinen kuvaus. Toimiala on automaattisesti käytössä. Toimialat voi poistaa käytöstä asiakastyyppien tavoin. Valitaan oikea rivi ja Toiminnot > Poista käytöstä. Käytöstä poiston jälkeen Poista painike aktivoituu ja toimialan voi poistaa kokonaan ohjelmistosta, mikäli sitä ei ole kiinnitetty yhteenkään asiakkaaseen. Kuten asiakastyypeille myös toimialoille voidaan määrittää kielikäännökset.

48 48 (/ 92) Passivointisyyt Asiakasta passivoidessa pyytää ohjelmisto antamaan passivointisyyt. Passivointisyyt määritellään erikseen yritys- ja yksityisasiakkaille. Sekä yritys- että yksityisasiakkaille on ohjelmistoon valmiiksi määritelty muutamia passivointisyitä. Asiakastyyppien ja toimialojen tavoin passivointisyitä voidaan lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ohjelmistosta kokonaan tai antaa kielikäännökset Asiakassuhteiden hallinta Asiakassuhteiden hallinnassa ylläpidetään: 1. Prospektien asteikkoja 2. Prospektien passivointisyitä ja 3. Suhteen osapuolten rooleja Kun ohjelmistoon lisätään prospekteja, voidaan prospekti luokitella sen mukaan, kuinka potentiaalinen tuleva asiakas se on. Luokittelu tehdään asteikon avulla. Ohjelmistossa on valmiiksi kolme astetta; Cold, Warm ja Hot. Luokitteluja voi muuttaa, lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ja niille voi tehdä kielikäännöksiä muiden asiakkaita koskevien parametrien tavoin.

49 49 (/ 92) Jos prospektista ei tule asiakkuutta, tulee se passivoida. Passivoinnin yhteydessä ohjelmisto pyytää passivointisyytä. Prospekteille on samat passivointisyyt riippumatta siitä onko kyseessä yritys- vai yksityishenkilö. Passivointisyitä voi muuttaa, lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ja niille voi tehdä kielikäännöksiä muiden asiakkaita koskevien parametrien tavoin. Kun määritellään suhteita yrityksen työntekijöiden ja asiakkaiden tai prospektien välillä, voidaan merkitä rooli. Roolilla selitetään, mikä suhde asiakkaalla/prospektilla on yrityksen työntekijään. Rooleja voi muuttaa, lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ja niille voi tehdä kielikäännöksiä muiden asiakkaita koskevien parametrien tavoin.

50 50 (/ 92) 5.2 Toimeksiannon parametrit Toimeksiannon parametreissa hallinnoidaan toimeksiantoon liittyviä asetuksia; toimeksiantotyyppejä, toimeksiannon osapuolten rooleja, toimeksiannon päättämissyitä, oikeuspaikkoja, liiketoimina-alueita sekä arkistointiin liittyviä parametreja Toimeksiantotyypit Uutta toimeksiantoa perustettaessa tulee sille määrittää toimeksiantotyyppi. Toimeksiantotyyppeihin tulee määrittää omat tyypit sisäisille toimeksiannoille (kts. kuva alla). Kuten asiakkaan parametreissa, uudelle toimeksiantotyypille määritellään arvo eli nimi ja mahdollinen kuvaus. Toimeksiantotyyppi on automaattisesti käytössä. Toimeksiantotyyppejä voi muuttaa, lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ja niille voi tehdä kielikäännöksiä. Toimeksiantotyypeille on myös muutama parametri (Toiminnot > Parametrit) liittyen laskutuskauteen. Toimeksiantotyypeille voidaan suoraan lisätä dokumenttimalleja ja aktiviteettipohjia. Dokumenttimalleista ja aktiviteettipohjista on kerrottu edellä kappaleissa 4.3 Dokumenttimallit ja 4.4 Aktiviteettipohjat.

51 51 (/ 92) Osapuoliroolit Toimeksiannon osapuolille tulee määrittää missä roolissa he/ne ovat kyseisessä toimeksiannossa. Ohjelmistossa on valmiina roolit Maksaja, Päämies, Vastapuoli, Asiamies ja Vakuutusyhtiö. Osapuolirooleja voi lisätä tai poistaa tarpeiden mukaisesti. Roolit näkyvät osapuolikansiossa rinnakkaisina sarakkeina, joten niitä ei kannata määritellä enempää, kuin ikkunan leveyden puolesta järkevästi mahtuu. HUOM! Maksaja, Päämies ja Vastapuoli ovat kiinteitä rooleja, joita ei ohjelmistosta pysty poistamaan. Mikäli ne eivät ole käytössä missään toimeksiannossa, voi ne poistaa käytöstä. Myös osapuolirooleille voi antaa kielikäännökset Päättymissyyt Kun toimeksianto päätetään, tulee sille antaa päättämissyy. Ohjelmistossa on oletuksena valmiiksi muutamia päättämissyitä. Niitä voi tarpeen mukaan poistaa tai lisätä uusia. Toimeksiannon päättymissyille voidaan antaa kielikäännökset Oikeuspaikat Halutessa voidaan ylläpitää oikeuspaikkoja. Ne ovat informatiivinen tieto toimeksiannossa, missä tuomioistuimessa tapausta käsitellään. Toisaalta oikeuspaikat toimivat myös raportointikriteerinä. Oikeuspaikkaan lisätään oikeuspaikan nimi sekä sen internetosoite. Internetosoite ei ole pakollinen tieto, mutta se on hyvä lisätä, sillä silloin voi käydä aina tarvittaessa tarkistamassa oikeuspaikan yhteystiedot sen internetsivuilta.

52 52 (/ 92) Arkistointinumerosarjat Ohjelmistossa on valmiiksi oletus-arkistointinumerosarja. Jos yrityksellä on käytössä yksi arkistointinumerosarja, numerosarja sille on valmiina. Pääkäyttäjä voi lisätä arkistointinumerosarjoja tarpeiden mukaan, esim. yksi per toimisto. Arkistointinumerosarjoille voidaan antaa kielikäännökset. Arkistointinumeroiden muotoilu poikkeaa muiden numeroiden muotoilusta. Arkistointinumero muotoillaan ensisijaisesti Arkistoitinumerotietueen ikkunassa, kuva alla. Muut numerot muotoillaan Numeroiden muotoilu kansiossa (Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Numerosarjat > Numeroinnin muotoilu). Myös arkistointinumeroihin voidaan tämän jälkeen tehdä lisämuotoiluja numeroiden muotoilussa. HUOM! Jos arkistointinumerosarjoja halutaan useita, tulee ensin käydä lisäämässä numerosarjat (Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Numerosarjat), joita arkistointinumerosarjat käyttävät. Periaate on yksi numerosarja per yksi arkistointinumerosarja. On myös mahdollista käyttää samaa numerosarjaa useammassa arkistointinumerosarjassa. Näin voidaan kertoa arkistointijärjestys ja kuitenkin muotoilla esimerkiksi eri toimistojen numero eri tavalla. Lue lisää numerosarjan lisäämisestä kappaleesta Numerosarjat ja niiden muotoilu.

53 53 (/ 92) Uusi arkistointinumerosarja voidaan nimetä halutulla tavalla. Nimi kirjoitetaan Arvo kenttään. Numeron muotoilu tehdään Kentän muoto kohdassa. Numerosarja kenttään valitaan haluttu numerointitietue tai siinä on jo valmiiksi archive_number. Kentän muodon voi laatia tarpeiden mukaiseksi. Neljä y-kirjainta kuvaavat vuotta, kaksi m-kirjainta kuvaavat kuukausia ja kaksi d-kirjainta kuvaavat päiviä. HUOM! Kirjainten tulee olla kirjoitettu pienillä. Risuaidat kuvaavat numeroita. Muotoiluehdotus 1 Yllä oleva kuva antaisi ensimmäiseksi arkistointinumeroksi Vuoden vaihtuessa numerointi jatkuu katkeamatta, mutta vuoden tilalle tulee aina kuluva vuosi. Muotoiluehdotus 2 Voidaan myös antaa vain muotoilu #, jolloin numero kasvaa tasaisesti ykkösestä lähtien ja tarvittaessa kasvattaa myös numeron pituutta. Muotoiluehdotus 3 Mikäli halutaan, että vuoden alusta numerointi alkaa vuosiluvun jälkeen taas ykkösestä, voidaan numero kirjoittaakin numerointitietueeseen (archive_number). Seuraava numero voidaan muuttaa numerointitietueeseen muuten vapaasti, mutta numerosarjaa voidaan vain kasvattaa. Esimerkiksi numerointitietueeseen voidaan laittaa vuoden alusta , jolloin ensimmäinen arkistointinumero olisi Seuraavan vuoden koittaessa numero voidaan kirjoittaa muotoon Tämä toimii tietenkin vain mikäli edellisenä vuonna numerointi ei ole kasvanut yli :sta. Ehdollisia muotoiluja voidaan tehdä numerosarjojen muotoilussa (Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Numerosarjat > Numeroinnin muotoilu). Numerosarjan liittäminen arkistointinumerosarjaan luo automaattisesti toimeksiantonumerointi-tietueen numeroiden muotoiluun, kuvassa alla valittuna. Arkistointinumeroinnin tapauksessa tulisi aina antaa järjestelmän luoda tämä automaattinen tietue ja vasta sen jälkeen tarvittaessa tehdä siihen muutoksia. Katso muotoilumahdollisuksista kappaleesta Numeroiden muotoilu. HUOM! Mikäli arkistointinumeroinnin kanssa tulee jotain ongelmia, kannattaa tämä muotoilutietue poistaa numeroiden muotoilusta (kuvassa alla valittuna) ja kokeilla vasta sen jälkeen muokata arkistointinumerosarjaa. Samalla tulee varoa, ettei poista toimeksiannon muita numeroiden muotoilutietueita. Poistamisesta ei ole haittaa, koska arkistointinumeron muotoilu luo aina uuden muotoilutietueen automaattisesti. Tietenkin siihen tehdyt lisämuutokset menetetään.

54 54 (/ 92) Arkistointitilat Toimeksiantoa arkistoitaessa tulee toimeksiannolle antaa myös arkistointitila. Arkistointitilalla tarkoitetaan sitä fyysistä paikkaa, jossa päätetyn toimeksiannon paperimappi sijaitsee. Ohjelmistossa on valmiina muutamia arkistointitiloja, mutta niitä voidaan lisätä tarpeiden mukaisesti. Toimipisteelle voidaan valita oletusarkistointitila parametreissa, jota ohjelma ehdottaa oletuksena arkistoinnin yhteydessä. Arkistointitiloille voidaan antaa myös kielikäännökset. 5.3 Osoitteen parametrit Osoitteen parametreissa hallinnoidaan maita ja niiden verollisuustietoja Maat Maat kohdassa hallinnoidaan asiakkaisiin määriteltäviä maita ja niiden verollisuustietoja. Ohjelmistossa on valmiina mm. joitakin yleisimpiä Euroopan maita. Tarpeen mukana voi pääkäyttäjä poistaa tai lisätä maita. Maille on tärkeää antaa nimet suomeksi siten kuin sulmenkielisillä laskuilla ne halutaan tulostaa.jokainen maa on tarkoitus lisätä vain kerran ja antaa sille tarvittavat kielikäännökset, jolloin ne näkyvät laskuilla ja eri puolilla ohjelmistoa aina oikealla kielellä. HUOM! Kielikäännökset on tärkeä lisätä, jotta maa tulostuu oikeassa muodossa laskulle, kun se lähetetään ulkomaille.

55 55 (/ 92) Maiden verollisuustieto Asiakkaan verollisuustieto tulee kotimaan takaa. Maakoodin lisäksi maan tiedoissa näkyy alue, jolle maa kuuluu (kts. kuva alla). Itse Maa kenttä on vapaatekstikenttä, johon kirjoitetaan maan nimi. Alue määrittää maan verollisuuden, vaihtoehtoina ovat; EU, Muu ja Kotimaa (kts. kuva alla). Kun asiakkaalle lisätään kotimaa, lasketaan asiakkaan vero maan alueen ja toimipisteen verollisuustietojen perusteella. Alueiden verollisuustietoja voi muuttaa ja ylläpitää Taloushallinnon parametreissa. Lue aiheesta lisää kappaleesta Verollisuusparametrit. Jokaiselle alueelle voidaan määrittää verollisuus yksityishenkilöille ja yritysasiakkaille erikseen. Toimipisteen verollisuudet rakennetaan verollisuusparametreissa annettujen tietojen perusteella.

56 56 (/ 92) HUOM! Kun ohjelmistoon lisätään uusi maa, on sen alue oletuksena Muu. Mikäli on kyseessä EU-maa, tulee alueeksi vaihtaa EU. 5.4 Yleiset parametrit Yleisissä parametreissa hallinnoidaan ohjelmiston kieliä, yksikkötyyppejä ja työaikatyyppejä. Yleisistä parametreista löytyy myös muutamia taloushallinnon parametreja; irtain omaisuus, numerosarjat ja vakiotekstit Kielet Ohjelmistoon voidaan lisätä kaikki ne kielet, joilla halutaan palvella asiakkaita. Asiakkaat näkevät kielen laskujen kautta. Kaikille laskuilla esiintyville vakioteksteille voidaankin antaa kielikäännökset asetuksissa. Asiakkaille voidaan antaa asiointikieli. Toimeksiantoa luotaessa tulee kieli joko toimeksiantajalta tai toimipisteen parametreista. Toimeksiannossa käsittelykieli on pakolinen kenttä. Mikäli kieli on muu kuin suomi, tarkistaa ohjelmisto toimenpiteitä syötettäessä, onko kyseisellä kielellä määritelty toimenpidetyyppejä (lue kielikäännöksistä lisää kappaleesta 4.1 Toimenpidetyypit). Vastaavan tarkistuksen ohjelmisto tekee myös kuluja syötettäessä. Myös toimeksiannosta tehtävien laskupohjien kieli määräytyy toimeksiannon kielen mukaan. Jos toimeksiannon kieli on muu kuin suomi, muodostaa ohjelmisto laskupohjan toimeksiannon kielellä. Jos kyseisellä kielellä ei ole laskupohjaa olemassa, muodostaa ohjelmisto laskupohjan englanniksi. Ohjelmistossa on valmiina muutama yleisin kieli ja käyttöönotettavissa lähes 200 yleisintä kieltä. Kieli tulee ottaa käyttöön luomalla sille oma nimitietue. Nimitietueelle valitaan jokin kieli valmiilta listalta ja tallennetaan. Tämän jälkeen sille voidaan lisätä kielikäännökset eri puolilla asetuksissa. Kielien nimitietueita voi myös poistaa käytöstä, ja käyttämätön passivoitu kielitietue voidaan poistaa kokonaan Yksikkötyypit Yksikkötyyppejä voidaan määrittää toimenpide- ja kulutyypeille. Yksikkötyyppejä kannattaa käyttää varsinkin kulutyypeissä, jolloin esim. kilometrikorvauksiin voidaan liittää yksiköksi km. Yksikkötyypeille voi määrittää kielikäännökset.

57 57 (/ 92) HUOM! Toimenpiteissä yksikköjen käyttöä kannattaa harkita. Yksikköhintaisille toimenpidetyypille ei laskun erittelysivulla näy laskutettavat tunnit. Myöskään hinnoittelut eivät toimi yksikkötyyppisillä toimenpidetyypeillä, vaikka niiden yksikkö olisikin tunti Irtain omaisuus Jos yritys hallinnoi ohjelmistossa asiakkaiden irtainta omaisuutta, tulee sitä koskevat parametrit määrittää. Irtainta omaisuutta koskevat parametrit ovat Tyypit, Säilytyspaikat ja Palautuksen syyt. Kaikille irtaimen omaisuuden parametreille voidaan määritellä kielikäännökset. Tyypit Tyyppeihin määritellään minkälaista irtainta omaisuutta hallinnoidaan, esim. osakekirja. Ohjelmistossa on valmiiksi yleisimpiä irtaimen tyyppejä. Säilytyspaikat Irtaimelle omaisuudelle tulee määrittää missä sitä fyysisesti säilytetään. Säilytyspaikkojakin on muutama valmiiksi oletuksena. Palautuksen syyt Kun irtain omaisuus palautetaan, tulee sille määrittää palautuksen syy. Muutamia syitä löytyy ohjelmistosta oletuksena Numerosarjat ja niiden muotoilu Numerosarjoissa ylläpidetään itse numerosarjoja sekä voidaan muotoilla niitä. Numerosarjat Numerosarjoissa näkyy listaus kaikista ohjelmistossa olevista numerosarjoista sekä niiden viimeisimmästä käytössä olevasta numerosta. Numerosarja sarakkeessa (kts. kuva alla) näkyy numerosarjan koodikielinen nimi. Kuvaus sarakkeessa on numerosarjan selkokielinen nimi ja Viimeisin numero sarakkeessa näkyy numerosarjan viimeinen käytössä oleva numero. Numerosarjoihin, jotka ovat ohjelmistossa valmiina (joiden edessä on ratas), voidaan ainoastaan muuttaa viimeisintä numeroa. Numerosarjoihin, jotka asiakas on itse lisännyt (joiden edessä on lehtiö), voidaan muuttaa kaikkia tietoja; numerosarjan nimeä, kuvausta sekä viimeisintä käytössä olevaa numeroa. HUOM! Jos numerosarjojen viimeisintä numeroa muutetaan, tulee uuden numeron aina olla suurempi kuin vanhan. Ohjelmisto ei anna tallentaa uutta numeroa, mikäli se on pienempi kuin vanha. Näin vältytään mahdollisilta päällekkäisyyksiltä numeroinneissa.

58 58 (/ 92) Jos yrityksessä on käytössä sisäisiä toimeksiantoja, on niille hyvä luoda oma numerosarjansa. Tällöin sisäiset toimeksiannot eivät kuluta normaalia toimeksiannon numerosarjaa. Pelkkä sisäisten toimeksiantojen numerosarjan lisääminen ei riitä vaan numerosarja tulee myös vielä muotoilla. Muotoilun myötä ohjelmisto osaa yhdistää sisäiset toimeksiannot sisäisen toimeksiannon numerosarjan kanssa. Lue muotoilusta lisää seuraavasta kappaleesta Numerosarjojen muotoilu. HUOM! Arkistointinumerosarja tulee ottaa käyttöön Toimeksiannon parametreissa > Arkistointinumerosarjoissa ennen kuin sitä voidaan muotoilla. Se voidaan myös muotoilla siellä eikä arkistointinumeroiden tapauksessa numeroiden muotoiluun tarvitse tehdä mitään, ellei niille haluta tehdä ehdollisia muotoiluja. Numerosarjojen muotoilu Numerosarjojen muotoilussa voidaan numerosarjoille määrittää aakkosellisia arvoja tai poikkeussääntöjä: Akkosellisia arvoja Numerosarjoille voidaan määrittää numeroiden lisäksi myös kirjaimia. Esimerkiksi, jos halutaan, että ennakkolaskujen numerot erottuvat hyvin, voidaan ennakkolaskun numerosarjan eteen lisätä EN (kts. kuva alla).

59 59 (/ 92) Tyyppi kenttään valitaan aihe, jonka numerosarjaa halutaan muokata. Tässä tapauksessa Ennakkolasku. Kenttä kenttään valitaan numero, jota halutaan muokata. Tässä tapauksessa Laskun numero. Ehto kenttä kenttään valitaan tarkastettava tieto, jonka mukaan muotoilua halutaan ohjata, tässä tapauksessa Laskutyyppi. Ehto sarakkeeseen annetaan sallittu arvo Ehto kenttään valitulle tiedolle, tässä tapauksessa Ennakkolasku. Koska ehtokenttä on pakollinen, tulee siihen aina valita jotain. Mikäli halutaan olla asettamatta mitään ehtoja, tulee laatia ehto, jonka kaikki kohteet täyttävät. Kentän muoto kenttään merkitään minkälainen numerosarjan halutaan näkyvän. Muotoilussa käytettävät merkit ovat: # kuvaa juoksevaa numeroa yyyy kuvaa vuotta (tulee merkitä pienillä kirjaimilla) mm kuvaa kuukausia (tulee merkitä pienillä kirjaimilla) dd kuvaa päiviä (tulee merkitä pienillä kirjaimilla) lisäksi muotoilussa voi käyttää vapaasti kirjaimia Jos käytetään yyyy, mm tai dd merkintöjä, muuttaa ohjelmisto vuodet numerosarjaan automaattisesti vuoden vaihtuessa, kuukaudet kuukauden vaihtuessa ja päivät päivien vaihtuessa. HUOM! Jos halutaan, että esimerkiksi laskun numerossa näkyy edessä vuosiluku ja perässä on juokseva numerointi, joka nollaantuu vuoden vaihtuessa (esim ja ) ei muotoilu ole oikea ratkaisu. Muotoilun kautta saan kyllä vuosiluku vaihtumaan numeron edessä, mutta perässä oleva juokseva numerointi ei nollaannu vaan jatkaa juoksemistaan vuodenkin vaihtuessa. Tällöin kannattaa vuoden vaihteessa käydä suoraan numerosarjoihin muuttamassa viimeinen käytössä oleva numero, esim Numerosarja kenttään valita se numerosarja, jota muotoilu käyttää. Tässä tapauksessa advance_invoice_number Lopuksi muotoilu tallennetaan. Poikkeausääntöjä Jos numerosarjoille halutaan antaa poikkeussääntöjä, esimerkiksi että sisäisillä toimeksiannoilla on oma numerosarjansa, tulee sitä varten tehdä numerosarjan muotoilu. Jotta muotoilu voidaan tehdä, tulee kaksi asiaa olla jo valmiiksi tehtynä: 1. Luotu toimeksiantotyyppi sisäistä toimeksiantoa varten. Uuden toimeksiantotyypin saa määritettyä Asetukset > Parametrit > Toimeksiannon parametrit > Toimeksiantotyypit

60 60 (/ 92) 2. Luotu oma numerosarjansa; Asetukset > Parametrit > Numerosarjat > Numerosarjat Kun yllämainitut asiat on tehty, voidaan itse numerosarjan muotoilu tehdä. Useita sisäisiä toimeksiantotyyppejä käytössä (kts. kuva yllä): Tyyppi kenttään valitaan Toimeksianto eli aihe, jonka numerosarjaa halutaan muokata. Kenttä kenttään valitaan Toimeksiantonumero eli numero, jota halutaan muokata. Ehto kenttä kenttään valitaan Sisäinen, mikäli yrityksellä on useampia sisäisiä toimeksiantotyyppejä. Ehto kenttään merkitään ruksi. Kentän muoto kenttään merkitään millaisen numerosarjan halutaan olevan. Yllä olevan esimerkin mukaan ensimmäinen numero olisi SIS1. Numerosarjan kasvaessa yli yhdeksän, tulee numeroksi SIS10. Numerosarja kenttään valitaan numerosarja, joka on aiemmin luotu sisäisiä numerosarjoja varten. Yksi sisäinen toimeksiantotyyppi käytössä: Tyyppi- ja Kenttä kentät täytetään samalla tavoin kuin yllä Ehto kenttä kenttään valitaan Toimeksiantotyyppi Ehto kenttään valitaan lisätty sisäinen toimeksiantotyyppi Kentän muoto- ja Numerosarja kentät täytetään samalla tavoin kuin yllä Lopuksi muotoilu tallennetaan. HUOM! Arkistointinumerosarjat tulee ottaa käyttöön Toimeksiannon parametreissa > Arkistointinumerosarjoissa ennen kuin sitä voidaan muotoilla. Arkistointinumeron muotoilusta kerrotaan kappaleessa Arkistointinumerosarjat. HUOM! Mikäli laskunumerolle halutaan tehdä muotoilu, tulee se tehdä sekä hyvityslaskulle, että normaalilaskulle erikseen. Oletuksena niillä on sama numerointi ja se toimiikin niille molemmille yhtäaikaa, kunhan numerolle ei tehdä muotoilua. Alla on kuva muotoilusta esimerkkitilanteessa. Testinumerosarja on lisätty invoice_numberin tilalle, jotta numeroa on voitu lyhentää.

61 61 (/ 92) HUOM! Ehtirivejä luetaan järjestyksessä. Mikäli jokin kohde täyttää useampia ehtoja, sen muotoilu tulee ylimmän ehdot täyttävän rivin perusteella. Alla luotu omat muotoilut tavallisimmille valuutoille EURO sekä USD. Mikäli lasku luodaan muussa valuutassa tulee sille yleinen tunniste CUR. Yleensä laskuja ei kannata numeroida valuutan perusteella, koska lasku voidaan aina tuostaa missä tahansa valuutassa. Tässä sitä on käytetty vain esimerkin vuoksi.

62 62 (/ 92) Vakiotekstit Vakioteksteissä määritellään oletukset: 1. Ennakkolaskun kakkossivun rivin teksti 2. Omavastuu-ennakkolaskun kakkossivun rivin teksti 3. Vakuutusyhtiölle lähtevän laskun kansilehden otsikko 4. Vakuutusyhtiölle lähtevän laskun kansilehden Kuvaus kentän teksti. Vakioteksteille voidaan määrittää kielikäännökset. Kielikäännökset on tärkeä määrittää, mikäli laskuja lähetetään vierailla kielillä. Ennakkolaskurivin aihe Ennakkolaskurivin sisältö voidaan määrittää yrityksen periaatteiden mukaisesti. Oletuksena kentässä on Ennakko-osuus. Teksti voidaan muuttaa vakioteksteissä. Avataan ennakkolaskurivin aihe rivi ja kirjoitetaan uusi teksti Vakioteksti kenttään, kuva alla. Lopuksi tallennetaan OK:lla. Teksti näkyy ennakkolaskulla erittelysivulla riviotsikkona, kuva alla. Jos erittelyä ei tulosteta, ei tekstikään tule laskulle. Laskun ensimmäisellä sivulla rivin otsikkona lukee Ennakko.

63 63 (/ 92) Omavastuu-ennakkolaskun erittelysivun riviteksti toimii samalla tavoin kuin ennakkolaskunkin. Vakiotekstiin voidaan määrittää haluttu korvaava teksti. Oletuksena kentässä lukee Omavastuuosuus oikeusturvatapauksesta. Laskun ensimmäisellä sivulla rivin otsikkona lukee Omavastuu. Vakuutusyhtiön laskun kansilehden otsikko Vakuutusyhtiölle lähtevän laskun kansilehden otsikko sekä kuvaus voidaan samoin määrittää yrityksen periaatteiden mukaan vakioteksteissä. HUOM! Tekstikentät on mahdollista jättää myös tyhjiksi. Tyhjäksi jätettäessä tulee kuitenkin Vakioteksti kenttään merkitä välilyönti. Tämä johtuu siitä, että Vakioteksti kenttä on pakollinen kenttä, mutta kun siihen merkitsee välilyönnin, lukee ohjelmisto sen niin, että kenttä sisältää tekstiä. Tämä pätee kaikkiin neljään edellä mainittuun vakiotekstiin Työaikatyypit Jos ohjelmiston kalenterissa ylläpidetään tunti-/työaikaseurantaa, voidaan merkityt tunnit tyypitellä sen mukaan, millaisesta työajasta on ollut kyse. Työaikatyypille annetaan nimi Otsikko kenttään (kts. kuva alla). Väri kenttään valitaan se väri, jolla kalenterin tunti-/työaikakirjauksen halutaan värjäytyvän tyypityksen myötä. Väri saadaan määriteltyä alasvetovalikosta. Yleensä kannattaa suosia vaaleita värejä, koska niitä vasten teksti erottuu paremmin.

64 64 (/ 92) 5.5 Taloushallinnon parametrit Taloushallinnon parametreissa ylläpidetään alv-kantoja, verollisuutta, niiden selitteitä ja alueita, kirjanpidollisia myynti-, kulu- ja rahatilejä, yrityksen tilikausia sekä maksukehotusten vakiotekstejä. Lisäksi taloushallinnon parametreissa hallinnoidaan valuuttoja, vaihtokursseja, kustannuspaikkoja sekä maksuehtoja. Seuraaville taloushallinnon parametreille voidaan määrittää kielikäännökset: alv-kannoille, verollisuusparametreille, maksukehotuksen vakioteksteille, valuutoille ja maksuehdoille. Kielikäännöksiä ei voida antaa kirjanpidon tileille, tilikausille, vaihtokursseille tai kustannuspaikoille ALV-kannat Ohjelmistossa on valmiiksi yleisimmät alv-kannat. Alv-kantoja voi tarvittaessa itse lisätä tai poistaa. Alvkantojen muuttuessa ei kuitenkaan tulisi muuttaa käytössä olevien alv-kantojen arvoja, vaan mieluummin luoda aina uusi alv-kanta. Muutoin vanhat kirjaukset, jotka käyttävät poistuvaa alvia, saattavat näyttää verot virheellisesti. Käytöstä poistuvat alv-kannat voidaan siirtymäajan jälkeen passivoida, jolloin niitä ei voi enää valita uusille kirjauksille.

65 65 (/ 92) Uusi alv-kanta lisätään vihreäastä plussasta. Alv-kannalle annetaan otsikko ja laskennallinen arvo. Lisätessä tai päivittäessä tietoja, kannattaa huomioida, että niiden arvot ovat keskenään yhteneväiset, koska epäloogisuuksista johtuvia virheitä on vaikeaa myöhemmin havaita. Myös kielikäännöksiä lisätessä kannattaa olla melko huolellinen, että sen arvot ovat samat kuin suomenkielisessä kieliversiossa. Alv-kanta: alv-kannan nimi, jossa tulee näkyä alv-% Alv %: alv-% tulee merkitä myös numeerisena arvona, muutoin ohjelmisto ei osaa laskea alv:a oikein Kieli: valitaan alv-kannan kieli Kuvaus: voidaan antaa selite alv-kannalle Käytössä: uusi alv-kanta on oletusarvoisesti käytössä, mutta ruksi voidaan myös poistaa Kielikäännösikkuna avataan Toiminnot-valikosta. Kielikäännöksiä voi muokata kaksoisklikkaamalla riviä tai lisätä uusia puuttuvia kielikäännöksiä virhreästä plussasta.

66 66 (/ 92) Verollisuusparametrit Verollisuus-kansiossa voidaan muokata verollisuuslajeja, laskuilla näkyviä veroselitteitä ja veroalueita sekä niiden jäsenmaita. Verollisuustiedot Ohjelmistossa on valmiiksi olemassa olevat verollisuudet. Niitä voi poistaa käytöstä, uusia ei voi lisätä eikä olemassa olevia voi kokonaan poistaa. Mikäli Suomessa käytössä olevat verollisuudet muuttuvat, lisää CSI Helsinki uudet ohjelmistoon automaattisesti. Kileikäännökset voidaan lisätä normaalisti.

67 67 (/ 92) Veroselitteet Jos toimipisteen tai asiakkaan verollisuus on jokin muu kuin Verollinen, tulostuu laskulle veroselite. Veroselitteet määritellään taloushallinnon parametreissa veroselitteissä (kts. kuva alla). Teksti, joka laskutulosteeseen tulee näkyviin määritellään Selite kentässä. Teksti tallentuu valitsemalla OK. Veroselitteitä voi lisätä vapaasti, mutta niitä voi liittää verollisuuteen kerrallaan vain yhden kuhunkin. Ainakin yhteisömyynnin ja verottoman myynnin veroselitteet pitäisi olla laskulla näkyvissä. HUOM! Veroselitteille on tärkeä määrittää kielikäännökset. Veroselite on laskulla pakollinen, jos myynti on verotonta ja kohdistuu ulkomaille. Näitä ovat yhteisömyynnin ja vietimyynnin selitteet. Niille on hyvä lisätä käännökset ainakin englanniksi. Esimerkit alla suomeksi ja englanniksi.

68 68 (/ 92) Alueet Alueissa ylläpidetään maihin liitettävien alueiden verollisuustietoja. Itse alueita ei käyttäjä voi lisätä vaan ainoastaan muokata alueen verollisuustietoja. Verollisuustiedot määritellään erikseen yritysten ja yksityishenkilöiden osalta (kuva alla). Valinnalla Toiminnot > Alueen maat (alempi kuva), saadaan näkyviin listaus niistä maista, jotka on liitetty valittuun alueeseen.

69 69 (/ 92) Myynti-, kulu- ja rahatilit Yrityksen pankkitiliä/-lejä vastaamaan tulee tallentaa kirjanpidolliset myyntitilit. Tilin nimi kenttään voida kirjoittaa esim. pankin nimi (kts. kuva alla) tai se voi olla esimerkiksi numerosarja. Pankkitilejä varten tallennettavat kirjanpidontilit ovat Tilityypiltään Myyntitilejä. Suoritusten ja laskutuksen myyntitilejä voidaan käsitellä erikseen. Pankkitiliin liitetty myyntitili tulee oletuksena suorituksiin. Toimipisteen päämyyntitili voidaan antaa toimipisteen ikkunassa. Se siirtyy automaattisesti jokaiseen toimeksiantoon toimipisteen perusteella ja sieltä lakuille. Suorituksille ja myynnille merkityt kirjanpidolliset oletusmyyntitilit voivat olla myös yksi ja sama tili. Asiakasvarojen kirjanpidon tilin Tilityyppi on Rahatili. Kuluille voidaan määritellä myös kirjanpidon tilit. Niiden Tilityyppi on Kulutili. Myös tiliöintejä varten tulee tallentaa kirjanpidontilit. Tiliöinneissä yleisimpiä käytettyjä kirjanpidontilejä ovat ylisuoritukset ja viivästyskorot Tilikaudet Jotta ohjelmistossa voidaan muodostaa laskuja, tulee asetuksissa olla kuluva tilikausi valmiiksi määriteltynä. Tilikausia voi tallentaa kerrallaan useamman vuoden eteenpäin, jolloin tilikausia ei tarvitse muistaa aina tilikauden loputtua käydä lisäämässä. Uutta tilikautta lisättäessä tulee merkitä ainoastaan tilikauden alku- ja loppupäivä. Jos tilikauden unohtaa määrittää ja yrittää muodostaa laskua, ilmoittaa ohjelmisto, että tilikautta ei ole määritetty. Jos laskun muodostaja on pääkäyttäjä, kysyy ohjelmisto, halutaanko tilikausi nyt määrittää. Kun pääkäyttäjä on määrittänyt tilikauden, muodostaa ohjelmisto automaattisesti kirjanpitokaudet tilikauden sisälle. Kirjanpitokaudet saa auki kaksoisnapsauttamalla tilikautta tai valitsemalla Toiminnot > Muokkaa. Yksi kirjanpitokausi on kalenterikuukausi. Kirjanpitokausi voi kuitenkin alkaa myös keskeltä kuuta, jos yritys on esimerkiksi juuri aloittanut toimintansa ja toiminnan aloitus kohdistuu keskelle kuuta. Kun laskut, jotka halutaan kirjata tietylle kuukaudelle, esimerkiksi lokakuu 2010, on lähetetty ja kyseisenä kuuna tulleet suoritukset on kirjattu, lukitaan lokakuun Lukitus tehdään Tilikausi ikkunasta (kts. kuva yllä). Tilikausi ikkuna avautuu, kun kaksoisnapsauttaa auki tilikauden. Valitaan haluttu rivi ja Toiminnot > Passivoi. Lukituksen jälkeen kyseiselle kaudelle ei voi kirjata koelaskuja, laskuja eikä suorituksia. Lukittu kausi on mahdollista kuitenkin avata. Avaus tehdään myös Tilikausi ikkunasta. Valitaan haluttu kausi ja Toiminnot > Aktivoi.

70 Kun tilikausi on loppunut ja kaikki laskut ja suoritukset on kyseiselle tilikaudelle kirjattu, lukitaan koko tilikausi. Tilikausi lukitaan Tilikausi näkymästä valitsemalla Toiminnot > Passivoi. Tilikauden lukituksen myötä kaikki siinä olevat kirjanpidonkaudet lukittuvat myös, mikäli niitä on ollut avoimena. Kuten lukittu kirjanpitokausi myös lukittu tilikausi voidaan vielä avata valitsemalla Toiminnot > Aktivoi. 70 (/ 92)

71 71 (/ 92) Maksukehotus Laskut, joiden eräpäivä on kuluva päivä tai menneisyydessä, voidaan asiakkaalle tulostaa maksukehotus. Maksukehotuspohjia on valmiiksi ohjelmistossa kaksi. Asiakas voi myös itse tehdä uusia maksukehotuspohjia. Maksukehotusten oletustekstit määritellään taloushallinnon parametreissa maksukehotus kohdassa. Nimi: nimestä selviää mistä maksukehotuksesta on kyse Kieli: oletuksena ohjelmiston kieli eli pääsääntöisesti suomi. Maksukehotukset saa tehtyä muilla kielillä kielikäännösten kautta Otsikko: nimi, joka näkyy maksukehotuslaskussa ensimmäisellä sivulla oikeassa yläkulmassa, kuva alla Maksuehto (pv): Kehotuksen maksuehdoksi voidaan valita joko nolla päivää tai muu päivämäärä. Laskulla ne näkyvät muodossa HETI tai Eräpäivään mennessä. Teksti: joka tulostuu kehotukseen ensimmäiselle sivulle toimeksiannon aiheen yläpuolelle, kuva alla Laskun kentät: tietoja, joita voidaan valita maksukehotustekstiin

72 72 (/ 92) Maksukehotustekstin muokkaus Maksukehotustekstiä voi muokata haluamallaan tavalla. Otsikko, joka tulee maksukehotuslaskulle näkyviin, voidaan myös vaihtaa. Maksukehotustekstiä, joka tulostuu laskulle voi muokata Teksti kentässä. Jos tekstiin halutaan lisätä alkuperäisen laskun tietoja, ne voidaan valita Laskun kentät listalta seuraavasti: - Laita kursori Teksti kentässä siihen kohtaan, johon haluat tiedon lisätä esim. Laskutusyhteyshenkilötiedon - Kaksoisnapsauta Laskun kentät listalta Laskutusyhteyshenkilö - Laskutusyhteyshenkilö näkyy nyt koodikielellä [func_invoicing_contact] Teksti kentässä - Itse maksukehotuslaskulle tulostuu sen työntekijän nimi, joka on toimeksiantoon valittu laskutusyhteyshenkilöksi. Maksukehotuksen otsikkoa, tekstiä ja eräpäivää voi muokata vielä tulostusvaiheessa tulostusparameriikkunan mahsukehotus-välilehdellä, joka on näkyvissä vain tulostettaessa maksukehotuslaskua. Maksukehotuksen tulostamisesta kerrotaan käyttöohjeessa, kappaleessa Maksukehotus.

73 73 (/ 92) Valuutat Asiakkaan ja laskun oletusvaluutta määritetään toimipisteen parametreissa. Se voidaan ylimäärittää asiakaskohtaisesti asiakkaan parametreissa tai toimeksiantoikkunassa uutta toimeksiantoa perustettaessa. Näiden lisäksi ohjelmistoon tulee määrittää oletusvaluutta, johon muita käytössä olevia valuuttoja verrataan. Tuo oletusvaluutta asetetaan, kun ohjelma avataan ensimmäisen kerran eikä sitä voi myöhemmin muuttaa. Ohjelmistolle määritetään käyttööottovaiheessa järjestelmävaluutta, jonka mukaan muiden valuuttojen kurssit määritetään ja jota käytetään raportoinnissa. Tuo järjestelmävaluutta asetetaan, kun ohjelma avataan ensimmäisen kerran eikä sitä voi myöhemmin muuttaa. Asiakkaille, toimeksiannoille ja laskuille haluttu oletusvaluutta voi olla sama kuin ohjelmiston järjestelmävaluutta. Sille määritetään oletusarvo toimipisteen parametreissa, ja se voidaan ylimäärittää asiakaskohtaisesti asiakkaan parametreissa tai toimeksiantoikkunassa uutta toimeksiantoa perustettaessa. Toimipisteen ja asiakkaan oletusvaluutta voidaan vaihtaa milloin vain ja laskun valuutta valita vielä tulostusvaiheessa. Toimeksiannon oletusvaluuttaa ei voi vaihtaa enää, kun toimenpiteitä on kirjattu. Järjestelmävaluutan määrityksen myötä, kun ohjelmistosta otetaan ulos esimerkiksi kirjanpidonraportteja, näkyvät ne järjestelmän valuutassa ja jos joitain toimeksiantoja on laskutettu muussa valuutassa, näkyvät niidenkin summat järjestelmän valuutassa. Valuuttojen kautta voidaan tarkistaa myös vaihtokurssit valitsemalla haluttu valuutta ja Toiminnot > Hae valuuttakurssi. Vaihtokurssit näytetään lukutilassa ja suhteessa järjestelmävaluuttaan. Vaihtokursseja ylläpidetään yleisissä parametreissa kohdassa Vaihtokurssit. Lue aiheesta lisää seuraavasta kappaleesta, Vaihtokurssit Vaihtokurssit Vaihtokursseissa ylläpidetään manuaalisesti valuuttojen vaihtokursseja. Vaihtokursseja verrataan aina oletusvaluuttaan. Uusimmat vaihtokurssit saa päivitettyä valitsemalla Toiminnot > Päivitä vaihtokurssit.

74 74 (/ 92) Vaihtokursseja haetaan viimeisinnän vuoden ajalta vanhoja kuitenkaan poistamatta. Ne päivittyvät Euroopan keskuspankin määritysten mukaisesti. Yksittäisiä vaihtokursseja voi myös luoda ja muokata manuaalisesti. Vaihtokurssille voidaan vaihtaa valuuttaa, vaihtokurssia tai vaihtokurssin alkamispäivää (kts. kuva alla). Vaihtokurssien päivityksen jälkeen on hyvä sulkea ohjelma ja käynnistää uudestaan. Eritilanteissa vaihtokurssit käyttäytyvät hieman eri tavoin. Joten valuuttalaskuilla ei ole samantekevää, missä vaiheessa valuutta asetetaan. Jos valuutta asetetaan jo toimeksiannolle, sitoudutaan myymään asiakkaalle kiinnitetyllä vaihtokurssilla, jolloin kurssien vaihtelu voi olla suurempaa kumpaan suuntaan tahansa. Toisaalta silloin voidaan asiakkaan laskulle tulevat toimenpiteet hinnoitella tasalukuisemmin hinnoin. Mikäli toimeksiannot kirjataan euroissa ja vain laskut tulostetaan valuutassa, tulee laskulle rikkonaisempia summia, mutta valuuttavaihtelut ovat pienempiä. Laskuilla suositellaan käyttämään valuuttatoimeksiannoilla toimeksiannon valuuttaa tai euro-toimeksiannoilla mitä tahansa haluttua valuuttaa. Valuutan laskusääntö toimenpiteillä Valuutta-toimeksiannossa valuutta haetaan toimenpiteelle sen päiväyksen perusteella tai viimeisimmän sitä vanhemman saatavilla olevan kurssin mukaan. Kurssin puuttuessa oletuskurssina käytetään 1:1. Toimenpiteelle tallentuu aina sekä euro että valuutta-arvo. Valuutan laskusääntö laskuilla Laskun muodostuksessa ei vaihtokurssien tietoja käytetä lainkaan. Valuutta astuu kuvaan vasta tulostettaessa. Kurssin päiväyksen valintaan käytetään oletuksena laskun kirjauspäivää (sama kuin laskun luontipäivä), joka voidaan kuitenkin vaihtaa tulostusparametri-ikkunassa. Valuuttalaskua tulostettaessa laskun valuutta-arvo tulee toimenpitetä luotaessa tallentuneen valuutta-arvon mukaan. Näin valuuttatoimeksiannoissa hinta on sidottu valuuttaan toimenpiteiden kirjauspäivän mukaan. Vaikkei vaihtokurssia

75 75 (/ 92) käytetäkään valuuttalaskuille tulostusvaiheessa, niin siitä huolimatta laskua ei voida tulostaa, jos vaihtokurssi kyseiselle valuutalle puuttuu. Mikäli valuutta-lasku halutaan tulostaa euroissa, lasketaan euroarvo toimenpiteiden tallenntusta valuuttaarvosta laskun päivän vaihtokurssin perusteella ja sen puuttuessa viimeisimmän sitä vanhemman saatavilla olevan kurssipäivityksen mukaan. Euroissa tulostettaessa vaihtokurssi ei kuitenkaan ole välttämätön. Sen puuttuessa käytetään toimenpiteissä olevaa luontihetkellä tallentunutta euro-arvoa. Valuuttalaskua tulostettaessa toisessa valuutassa haetaan laskun euro-arvo edelläkuvatulla tavalla ja lasketaan sille uusi valuutta-arvo saman päivän tai vanhemman kurssin perusteella. Eli, jos molemmille valuutoille löytyy hyväksyttävät kurssit, niistä lasketulla kertoimella lasketaan toimenpiteiden valuutta-arvolle uusi valuutta-arvo. Laskun oletusvaluutan kurssin puuttuminen ei kuitenkaan estä laskun muodostusta. Silloin vain käytetään toimenpiteiden euro-arvoa laskun kirjauspäivän valuuttakurssin sijaan. Euroissa muodostettu lasku voidaan aina tulostaa valuutassa. Eurolaskulle valuutta-arvo lasketaan tulostettaessa laskun päivän kurssin mukaan, myös vanhempi kurssi kelpaa. Kurssin puuttuessa tulostaminen valuutassa ei onnistu, vaan järjestelmä huomauttaa kurssin puuttumisesta. HUOM! Edellä mainituista laskentatavoista johtuen on tärkeää, että kaikille käytettäville valuutoille löytyy joka hetki jokin mahdollisimman oikea vaihtokurssi, jonka päiväys on sama kuin toimenpiteellä/ laskulla tai vanhempi. Valuutan laskusääntö suorituksella Valuuttasuorituksessa käytetään aina suorituksen päivän mukaista vaihtokurssia tai vanhempaa. Tästä syystä valuuttalaskuille voi tulla yli- tai alisuorituksia. Niistä voidaan tehdä luottotappiokirjaus tai tiliöinti. Jos yrityksellä on paljon valuutassa tapahtuvaa laskutusta, voi olla hyvä luoda oma kirjanpidollinen tili valuuttavaihtelujen kirjaamiseen. Näin voidaan seurata valuuttavaihtelusta aiheutuvia kustannuksia. Valuuttalaskun suoritusikkuna ehdottaa laskun avointa summaa aina euroissa, joten summa tulee muuttaa vastaamaan asiakkaan suorittamaa summaa valuutassa ja valuutta tulee vaihtaa oikeaksi. Valuutan vaihto tuo esille valuutan kurssin suorituspäivälle. Kurssia voidaan muuttaa, jos se ei näytä oikein. Suorituksen tallennus näyttää, jäikö lasku edelleen avoimeksi vai tapahtuiko ylisuoritus. Alisuorituksen tapauksessa voidaan tehdä laskun oikaisu. Tähän voidaan käyttää sopivaa kirjanpidon tiliä, kuten luottotappiot tai luoda vartavasten oma tili valuuttavaihteluille. Ylisuorituksen tapauksessa kirjataan kohdistus-kansiossa tiliöinti esimerkiksi samaiselle valuuttavaihtelu-tilille Kustannuspaikat Kustannuspaikat, jotka voidaan kiinnittää esim. ohjelmiston käyttäjään tai toimeksiantoon määritellään parametreissa. Ohjelmistossa ei ole oletuksena valmiita kustannuspaikkoja vaan asiakas voi määrittää ne aina tarpeiden mukaan. Kustannuspaikkajako voi olla esim. tiimeittäin. Myyntiä voidaan raportoitaessa tarkastella toimeksiannon kustannuspaikan mukaan, joka tulee aina myös laskuille. Toimeksiannon kustannuspaikka on yleensä sama kuin vastuuhenkilön kustannuspaikka. Tai voidaan käyttää myös toimenpiteiden kustannuspaikkaa, jota tulee ensisijaisesti toimenpiteen kirjaajan mukaan ja vasta toissijaisesti toimeksiannolta Maksuehdot Ohjelmistossa on valmiina yleisimmät maksuehdot (7, 14, 21 ja 30 pv). Yleisten maksuehtojen lisäksi on valinta Eräpäivään mennessä. Kyseistä maksuehtoa kannattaa käyttää sellaisissa tapauksissa, että laskun eräpäivää muutetaan manuaalisesti, jolloin maksuehto (esim. 14 pv) ja muutettu eräpäivä ovat ristiriidassa keskenään. Kun maksuehdoksi merkitään Eräpäivään mennessä, ei laskussa ole ristiriitoja maksuehdon ja muutetun eräpäivän välillä. Oletusmaksuehto asetetaan toimipisteen parametreissa.

76 76 (/ 92) Ohjelmistossa valmiiksi olevien maksuehtojen lisäksi niitä voidaan lisätä tarvittava määrä. Sellaiset maksuehdot, joita ei käytetä, kannattaa poistaa tai ainakin poistaa käytöstä. HUOM! Uusia maksuehtoja lisättäessä tulee niille määrittää myös kielikäännökset, jotta maksuehto näkyy oikein vieraskielisissä laskuissa.

77 77 (/ 92) 6 Pikaraportit ja näkymät Pikaraportit ja näkymät osiossa hallinnoidaan raporttipohjia sekä näkymälistauksia. Kansiossa näkyy ohjelmistossa valmiiksi olevat raportit ja järjestelmänäkymät. Nyt uudessa versiossa raportit ja näkymät on yhdistetty Asetuksissa samaan kansioon. Siellä voidaan ladata ohjelmistoon lisää raportteja tai näkymiä sekä voidaan luoda omia. Jatkossa näistä käytetään yhteisnimitystä Kysely. Haku-termiä on myös käyetty viittaamaan molempiin, mutta sillä voidaan viitata myös kyselyn kohdetietueen tyyppiin. Kyselyt on jaoteltu näkymässä sen mukaan, mihin aiheeseen ne liittyvät (kuvassa alla Laskut esissä) eli Haun tyypin mukaisesti. Lisäksi näkymästä selviää kyselyn tyyppi. Tyyppi voi olla näkymä, kaavio, pivot tai raportti. Aiemmin samassa rapotissa saattoi olla pivot- ja tulosteasettelu molemmat samassa. Nyt ne on selkeyden vuoksi jaettu erillisiksi tietueiksi. Näkymässä on myös sarakkeet, jotka kertovat onko kyselylle asetettu käyttöoikeusrajoituksia, tulostuuko raportti vaakasuorassa sekä onko näkymä oletusnäkymä. Edellä mainitut on merkitty näkymässä vihreillä palloilla (kts. kuva alla). 6.1 Pikaraportit ja näkymät -kansio Kansion rakenne Nyt kun samassa kansiossa on kaikki näkymät ja raportit, kannattaa hyödyntää sarake- tai valmiita näkymäsuodatuksia. Tyyppi-suodatus suodattaa tietueen tyypin perusteella, tyyppisuodatus voidaan asettaa myös sarakesuodatuksena. Näkymävalikosta voidaan valita halutaanko nähdä järjestelmän oletusnäkymät (järjestelmän haut), mukautetut näkymät ja kaikki raportit (Yhteiset haut) tai molempia. Sarakeryhmittely hahmottaa listaa silloinkin, kun kaikki on mukana.

78 78 (/ 92) Kansion toiminnot Toiminnot painikkeen alta löytyvät lähes samat toiminnot riippumatta siitä käsitelläänkö raportteja vai näkymiä, poikkeuksena ainoastaan Aseta oletukseksi toiminto, joka on aktiivinen vain näkymille. Pivottoiminnot viittaavat pivot-raportteihin. Pivotia pääsee muokkaamaan avaamalla pivot-raportin kaksoiklikkaamalla riviä ja pivotin saa auki klikkaamalla pivot-ikkunassa ko. välilehteä. Muokkaa: avaa valitun raportti -ikkunan Avaa Pivot Taulukko: Pivot raportti aukeaa lukutilassa. Muokkaa pivot taulukkoa: Pivot aukeaa muokkaustilassa.

79 79 (/ 92) Aseta oletukseksi: Kyseinen toiminto on aktiivisena vain Näkymille. Ulkoasun suunnittelu: Tästä aukeaa raportin ulkoasun muokkaukseen tarkoitettu sovellus. Ikkunassa on edistyneemmille käyttäjille mahdollisuus muokata raporttiasettelua. Vie tiedostoon: Valitun raportin voi tallentaa tiedostona koneelle. Raporteille tulee tiedostopääte.csir ja näkymille.csiv. Tuo tiedostosta: Jos CSI Helsinki on tehnyt asiakaskohtaisia raportteja tai näkymiä, ei niitä julkaista nettiin vaan lähetetään asiakkaalle henkilökohtaisesti. CSI lähettää tiedoston sähköpostilla, josta asiakas tallentaa tiedoston koneelleen. Tämän jälkeen hän tulee kansioon ja valitsee Tuo tiedostosta. Aukeavasta Import - ikkunasta valitaan Lataa raportti. Toiminto avaa Avaa ikkunan, josta pääsee hakemaan tallennetun raporttitiedoston. Tämän jälkeen raportti näkyy Import ikkunassa, josta valitaan OK ja raportti on tuotu ohjelmistoon. Jotkut järjestelmöäraportit samalla ylikirjoittavat edellisen vastaavan raportin. Ainoa tapa estää ylikirjoitus on ladata vanha raportti talteen tiedostona. Hae raportteja: asiakas voi hakea raportteja netin kautta. Hae raportteja toiminto avaa listan niistä raporteista, jotka ovat netin kautta saatavilla. Asiakas voi valita yhden tai useamman raportin ja sen jälkeen vasemmalta alhaalta Download Selected. Tämän jälkeen ohjelmisto antaa ilmoituksen, että raportit on ladattu ohjelmistoon. Toiminto ei tällä hetkellä ole käytössä. Käyttöoikeus: oletuksena raportit ovat kaikkien nähtävillä. Käyttöoikeus kohdassa voidaan määrittää ne ryhmät, jotka ainoastaan pääsevät kyseiseen raporttiin käsiksi. Käyttäjäryhmistä on kerrottu lisää kappaleessa 3.2 Käyttäjäryhmät Näytä kaavio-dashboard: Toiminnolla voidaan muokata kaaviota. Toiminto ei ole vielä käytössä. 6.2 Pikaraportti ikkuna Seuraavassa käydään läpi kyselyn ikkunan kaikki tiedot ja mahdolliset toiminnot. Myöhemmin käydään läpi tavallisimpia muokkausmahdollisuuksia. Kaikki kyselyt, eli näkymät, raportit ja pivotit, sisältävät samoja toimintoja ja saman ikkuna-rakenteen. Niissä on kuitenkin myös yksilöllisiä eroja. Yleinen-välilehdellä olevat tietokentät vaihtelevat hieman riippuen kyselytietueen tyypistä. Suodatusehdot luodaan yleinen-välilehdellä kaikille kyselytyypeille. Esikatselu-välilehdellä voidaan testata suodatusehtojen toimintaa sekä muokata näkymän sarakeasettelua. Pivot-välilehdellä luodaan ulkoasu pivot-raporteille. Tulosteraporttien ulkoasunsuunnittelu saadaan auki Toiminnot-valikosta. Aukeava ulkoasunmuokkausikkuna on edistyneemmällekin käyttäjälle haasteellinen Raportin tiedot Yleinen välilehdellä valitaan haun kohde ja raportin näkyvyys sekä annetaan tietueelle nimi. Lisäksi luodaan suodatusehdot. Seuraavassa kuvataan raportin toiminnot ja kentät: Perus tallenus-painikeiden lisäksi on Käytä pohjana. Painikkeella voidaan ottaa haluttu kysely pohjaksi turvallisesti koskematta siihen. Kyselyn tietuetyyppi säilyy. Näkymästä syntyy uusi näkymä ja raportista tulee raportti. Haun kohde: Valitaan mitä tietoa halutaan raportoida. Tätä voi muuttaa vain uusilla tietueilla. Sen jälkeen kenttä menee lukutilaan. Nimi: Raportin nimi. Kenttä on vapaatekstikenttä Oletuksena uutta raporttia luotaessa, on raportointiryhmänä Pikaraportit Raportointiryhmä: Määrittää raportin näkyvyyden Vaakasuora: jos tähän merkitään ruksi, tulostuu raportti vaakatasossa. Oletuksena raportit tulostuvat pystysuoraan Tietokantataulu tai näkymä: jos CSI Helsinki on tehnyt kyseisen raportin ja yhdistänyt sellaisia tietoja toisiinsa, joita normaali käyttäjä ei voi yhdistää, näkyy yhdistämisestä merkintä tässä Ensimmäiset rivit: Kenttään lisätty luku kertoo, kuinka monta tietuetta listaan tuodaan tietyn järjestyksen mukaan. Kenttä toimii ainoastaan, jos Suodatusehdoissa on Order By tekijä päällä.

80 80 (/ 92) Pivotin tiedot Pivot-ikkunassa samat tiedot kuin raporteissakin muutamia puuttuvia kenttiä lukuun ottamatta Näkymän tiedot Näkymän yleiset-välilehdellä on samoja kenttiä kuin raportillakin sekä muutama oma kenttä. Järjestelmänäkymän tietoja tai suodatusta ei pääse muuttamaan.

81 81 (/ 92) Automaattinen rivikorkeus: jos tähän merkitään ruksi, leventää ohjelmisto kyseisen näkymän rivejä niin paljon, että siinä oleva teksti näkyy katkaisematta koko pituudessaan Kalenterinäkymä: jos kyseessä on sellaisen aihealueen näkymä, joka on näkyvissä kalenterissa (Toimeksiannot, Toimenpidetyypit, Aktiviteetit, Osaamisalueet), voidaan uutta näkymää tehdessä merkitä tähän ruksi. Tällöin kyseinen näkymä ei näy muualla kuin kalenterin kautta Ehtomääritysten peruspainikkeet Ehtomäärityksiä tehdään samalla tavoin kaikille hakutyypeille, mutta niillä on erilaisia käytössä olevia kenttiä, joilla suodatusehtoja rakennetaan. Ehtomäärityksiin voidaan tehdä rajauksia, esim. päivämääriin tai henkilöihin liittyviä. Tarvittaessa ehtomääritykset voi jättää tekemättä kokonaan, mikäli raportille ei ole niitä tarve määrittää. Ehtomäärityksiä voidaan osittain korvata kenttäsuodatuksilla. HUOM! Järjestelmänäkymillä suodatusehdot ovat harmaana, eikä niitä pääse muuttamaan. Käyttäjän tuleekin luoda uusi näkymä esim. käyttäen olemassa olevaa näkymää pohjana. Näin syntyy yhteinen haku, joka löytyy kyseisen kansion näkymälistalta. Se voidaan myös asettaa oletusnäkymäksi. Uuden ehtorivin lisäys viimeisimpään ryhmään Uuden ehtoryhmän lisäys Uuden ehtorivin lisäys valittuun ryhmään Ehtorivin siirto ylemmästä ryhmästä alempaan Ehtorivin siirto alemmasta ryhmästä ylempään. Ehtorivin saa poistettua valitsemalla rivin ja näppäimistöltä Delete painike

82 82 (/ 92) Ehtoriville annetaan looginen operaattori Ja/ Tai. Ryhmän ensimmäinen operaattori vertaa koko ryhmää edelliseen ryhmään. Seuraavaksi valitaan tietuelaji. Mikäli kohde on sama kuin haun kohde, jätetään kohta tyhjäksi. Kentän nimi valitaan listalta, jossa on kaikki mahdolliset liittyvät tietuelajit ja niiden kentät. Kentät saa aakkoselliseen järjestykseen klikkaamalla Display Name otsikkoa. Hakuehdoksi valitaan haluttu usean vaihoehdon joukosta. Arvon lähde voi olla kiinteä, se voidaan kysyä käyttäjältä, tai se voi olla nimetty parametri, joka on määritetty edellä. Kentän arvolle voidaan antaa jokin alkuoletusarvo. Mikäli kenttä on käyttäjältä kysyttävä, voidaan oletusarvo vielä vaihtaa kyselyikkunassa. Mikäli riviä halutaan käyttää nimettynä parametrina, annetaan sille nimi. Pakollisuus pakottaa käyttäjän antamaan jonkin hakuehdon. Order By kohdassa valitaan järjestyssarake/-et Esikatselu välilehti Esikatselu-välilehdellä voidaan muokata näkymän asettelua ja testata kaikkien kyselyiden hakuehtoja. Suorita kysely -toimintoa voidaan käyttää myös tilapäiseen erikoishakuun, kun halutaan etsiä joitain tietyt

83 83 (/ 92) ehdot täyttäviä tietueita. Sitä voidaan käyttää niin raporteille kuin näkymillekin, mutta raporteille kysely saattaa asettua näkymäikkunaan epäloogisesti ja silloin sen antamiin tietoihin ei voi välttämättä luottaa. Suorita kysely: Toiminnolla voidaan testata suodatusehtoja ja katsoa, mitä tietueita haku tuo alla olevaan listaan. Jos raportille on määritetty ehtoja, kysyy ohjelmisto ne ennen kuin tuo tiedot näkyville. Näkymille voidaan välilehden listan avulla asettaa sarakkeet ja niiden leveys. Esikatselu: esikatselun kautta voi katsoa miltä virallinen raporttituloste näyttäisi. Jos raportille on määritetty ehtoja, kysyy ohjelmisto ne ennen kuin tuo tiedot näkyville. Esikatseluraportin muokkaus tehdään valitsemalla Toiminnot-valikosta Ulkoasun suunnittelu. Ulkoasunsuunnittelu-toiminto ei välttämättä ole ohjelmistossa mukana. Näytä ryhmän summat: jos tähän merkitään ruksi, antaa ohjelmisto jokaisen ryhmän summat näkyville Kun esikatselussa valitsee otsikoiden päällä hiiren oikealla ja valitsee listalta Sarakevalitsin (Column Chooser), aukeaa Muokkaus ikkuna. Muokkausikkunasta voidaan raahata lisää sarakkeita raportille. Kun valitsee hiiren oikealla otsikoiden päällä ja valitsee Show Group By Box, aukeaa ryhmittelytila ja ryhmittelyt tulevat näkyviin. Raahaamalla voidaan määrittää tasot, joiden mukaan raportti rakentuu. Kuvassa yllä ryhmittelyt Tekijä/Kirjaaja sekä Toimeksiannon kustannuspaikka. Hiiren oikean kautta löytyy myös muita raportin ulkomuotoon vaikuttavia toimintoja, kuten sarakkeiden järjestäminen aakkosittain ja automaattinen sarakkeiden leveyden säätö. Kaikkia näkyviä kenttiä voidaan suodattaa ja suodatukset tallentuvat. Kenttien suodatuksella ei voida mitätöidä näkymän yleisellä välilehdellä annettuja tai kyselyä avatessa annettuja suodatusehtoja, vaan täällä annetut suodatukset toimivat niiden lisäksi Pivot-välilehti Pivot-väilehdellä luodaan pivot-raportille ulkoasu. Ikkunaan valitaan halutut kentät, joita voidaan pitää varalla tai raahata asetettavaksi kaavio-alueelle. Pivotia avatessa, kysyy ohjelmisto aina raportille annettuja

84 84 (/ 92) suodatusehtoja. Sen jälkeen ohjelma tuo tiedot näkyville Pivot taulukkoon. Jos asiakas tekee itse raporttia, on pivot oletuksena tyhjä. Tällöin tulee valita hiiren oikealla sinisellä alueella ja valita listalta Näytä kenttäluettelo (Show Field List). Ohjelmisto avaa kenttäluettelon, josta voi tuoda raahaamalla haluttuja asioita raportille. Mikäli raportilla käsitellään lukuja, tulee Yhteensä sarake raahata ylös vasemmalle (kohta 3.). Eri raporttityypeillä on yleensä ainoastaan muutama järkevä kenttä, joita kannattaa laittaa yhteensä-kohtaan. Muuten asiakas voi itse vapaasti valita, mitkä tiedot haluaa näkyviin riveille vasemmalla (kohta 1.) ja mitkä sarakkeisiin ylös (kohta 2.). Kenttiä voidaan tuoda myös varalle ja asettaa ne hyllylle, kohta 4. Varalla olevia kenttiä voi raahata kaavioon. Yhtensä-, rivi- ja sarakekenttiä voidaan valita useita, mutta yleensä jo muutama lisäkenttä laajentaa pivotin turhan suureksi. Tallennettuna ne myös hidastavat pivotin latautumista. Sen vuoksi kenttien sijoittelua ja pivotia kannattaa opetella käsittelemään ajonaikaisesti. Kaikkia esillä olevia kenttiä, myös hyllyllä olevia, voidaan käyttää suodatukseen. Suodatusvalikko aukeaa kentän päällä hiirellä näkyviin ilmestyvästä kolmiosta. Kenttien suodatuksella ei voida mitätöidä raportin yleisellä välilehdellä annettuja tai kaaviota avatessa annettuja suodatusehtoja, vaan täällä annetut suodatukset toimivat niiden lisäksi. Kun halutut lisäykset/muutokset on tehty, tulee asettelu tallentaa yläpalkista. Myös kenttäsuodatukset tallentuvat, mutta ovat aina purettavissa pivotia ajettaessa.

85 85 (/ 92) 6.3 Raporttien ja näkymien muokkaus Pääkäyttäjät voivat muokata ja luoda uusia näkymiä ja pivot-raportteja Asetukset-alueella. Tulosteraporttien teko on haastavampaa ja se saattaa olla kokonaan estetty. Tässä on kuvattu tärkeimmät muokkausmahdollisuudet. Raporttien ja näkymien luomista on käsitelty melko lyhyesti, koska se vaatii hieman tarkempaa perehtymistä käyttäjältä, eikä sitä useinkaan tarvita Raportin näkyvyyden asettaminen Asetuksissa luodut tai sitä kautta ohjelmistoon ladatut raportit näkyvät pääsääntöisesti Raportit kansiossa Työtehtävät-alueella. Taloushallinnon raportit ovat kuitenkin omassa kansiossaan ko alueella. Raportin näkyvyys voidaan myös rajoittaa käytettäväksi ainoastaan listalla. Silloin se voidaan ajaa vain muutamalle valitulle riville kerrallaan. Raportti voidaan ajaa myös Asetukset-alueella muokkausikkunassa, mutta tämä ei ole suositeltavaa, koska tehdyt muutokset saattavat vahingossa käyttäjältä tallentua pysyvästi. Asetuksetalueella ajettaessa pivotissa ei voi porautua, eikä kaavio näy. Raportin näkyvyys määräytyy Raportointiryhmä-kentän perusteella. - Jos valitsee; Pikaraportit, Asiakkaat, Toimeksiannot, Toimenpiteet tai Työlistat, näkyvät raportti sekä Työtehtävät > Raportit kansiossa - Jos valitsee Analyysit tai Taloushallinto, näkyvät raportit Taloushallinto > Raportit kansiossa - Jos valitsee Listavalinta raportit, näkyvät raportit kyseisen aiheen näkymässä Peruspainikerivillä - Näkymien raporttiryhmä on teoriassa pikaraportti, mutta käytännössä ne eivät näy raporttikansiossa, vaan kunkin haun kohteen kansiossa näkymälistalla Käyttöoikeussuojaus Raportteihin ja näkymiin voidaan asettaa käyttöoikeussuojaus käyttäjäryhmien perusteella. Luottamuksellisia tietoja käsittelevät raportit näkyvät siten vain valituille käyttäjille käyttäjäryhmien mukaisesti. Avustajatyyppinen käyttäjä näkee vain Työtehtävät-alueen rapotit ja silloinkin vain, jos ne on sallittu. Käyttöoikeuksien hallinnoimisesta kerrotaan tarkemmin omassa kappalessaan 3 Käyttöoikeudet.

86 86 (/ 92) Oletusnäkymän vaihtaminen Asetukset-alueella näkymät ovat samassa kansiossa raporttien kanssa. Pääkäyttäjä voi muoktat valmiita näkymiä rajoitetusti ja luoda täysin vapaasti uusia näkymiä. Jokaisessa kansiossa on yksi oletusnäkymä, joka aukeaa kaikilla käyttäjillä ensimmäisenä aina kansiota avattaessa. Se voidaan muuttaa kansiokohtaisesti. Ensin kannattaa suodattaa näkymälista Tyyppi-kentän avulla siten, että näkyvissä on pelkät näkymät. Jokaisessa ryhmässä voidaan asettaa oletusnäkymä valitsemalla rivi ja valitsemalla toiminnot-valikosta oletusasetus, kuten kuvassa alla Toimeksiantoryhmälle. Oletusnäkymän tunnistaa ko. sarakkeen vihreästä pallosta Näkymän sarakkeiden muokkaus Sarakkeiden muokkaus tehdään kunkin näkymän muokkausikkunassa, joka saadaan auki Asetukset > Pikraportit ja näkymät > kaksoiklikkaa riviä. Raporttien sarakkeihin tehdyt muokkaukset näkyvät vain raportin muokkausikkunassa, ja ne ovat siten melko turhia.

87 87 (/ 92) Avaa näkymän ikkunassa Esikatselu-välilehti. Ikkunassa näkyy valitsemasi näkymä pienoiskoossa. Kuvassa Aktiiviset toimeksiannot. Sarakkeiden leveyttä ja järjestystä voi muuttaa hiirellä raahaamalla. Tässä tapauksessa kannattaa ikkunan leveys ensin sovittaa ohjelman yleiseen käyttöleveyteen. Lisää sarakkeita voi valita sarakevalitsin-ikkunasta, joka aukeaa valikosta sarakeotsikon päällä hiirenoikealla. Listalta voidaan raahata uusia sarakkeita haluttuun väliin. Samasta valikosta voidaan mm. asettaa järjestyssarake, ryhmitellä tai tuoda esiin ryhmittely-alue (Show Group By Box). Ryhmittely-alueelle voidaan raahata halutut kentät, joista muodostuu ryhmäotsikot näkymän tietueille. Sarakkeita valitessa kannattaa huomioida, että listalla on myös liittyvien tietueiden muuttujia. Sarakkeiden valinta tapahtuukin usein testaamalla esikatselun avulla uuden sarakkeen sisältöä. Esikatsele näkymä klikkaamalla Suorita kysely painiketta.

88 88 (/ 92) Uuden näkymän tai pivot-raportin luominen Raportteja ja näkymiä luodaan ja muokataan Asetukset-alueella, jossa ne aukeavat muokkausikkunassa. Omien raporttien tai näkymien teko kannattaa aloittaa valitsemalla jokin valmis näkymä tai pivot-raportti pohjaksi ja tehdä siihen tarvittavia muutoksia. Raportin ja näkymien muokkausikkunoissaä on tätä varten oma -painike. Tällä painikkeella luotuina raportit ja/tai näkymät eivät koskaan siirrettäessäkään lataudu toistensa päälle. Luodaan uusi näkymä: Avaa pohjaksi sopivan näkymän muokkausikkuna. Klikkaa valikkorivillä painiketta Käytä pohjana. Hetken kuluttua aukeaa uusi näkymäikkuna, jossa annetaan yksilöllinen nimi uudelle näkymälle. Seuraavaksi tehdään tarvittavat muutokset: tarkastetaan suodatusehdot Yleinen-välilehdellä ja lopuksi muokataan sarakkeet Esikatselu-välilehdellä. Pääkäyttäjä voi myös tehdä pivot-raportteja. Niiden teko tapahtuu muuten samalla tavalla, mutta pivotin asettelu rakennetaan Pivot-välilhdellä. Yleinen-välilehdellä annetaan suodatusehdot. Esikatselu-väilehdellä ei tarvitse tehdä mitään.

89 89 (/ 92) 7 Ohjelman päivitys Ohjelmiston pääkäyttäjä voi päivittää ohjelmiston. Päivitys tulee tehdä, jos CSI Helsinki on julkaissut uuden ohjelmistoversion tai jos olemassa olevaa versiota on päivitetty. CSI Helsinki informoi asiakkaita, kun uusi päivitys on saatavilla. Välipäivityksiä ei välttämättä tarvitse ladata, ellei ohjelmistossa havaita vikaa tarpeellisissa toiminnoissa. Jos olet epätietoinen päivittämisestä, ota yhteyttä CSI Helsingin asiakastukeen. Yhteystiedot saa ohjelman etusivulta tai extranet-sivustolta: Päivitystyökalu ikkunassa (kts. kuva alla) valitaan Tarkista päivityksiä.

90 90 (/ 92) Jos ohjelmistosta on saatavilla uusi päivitys, aukeaa Kysymys ikkuna (kts. kuva alla). Siihen tulee vastata Yes. Valinnan jälkeen ohjelmisto sulkeutuu ja käynnistyy uudestaan päivitettynä. Kun pääkäyttäjä on päivittänyt ohjelmiston, päivittyy se automaattisesti muidenkin käyttäjien työasemille, kun he seuraavan kerran käynnistävät ohjelman.

91 91 (/ 92) 8 Aktivointiraportin asetukset Aktivointiraportin asetukset jakautuvat kahteen osioon; Aktivointiraportteihin ja Aktivointiraportin parametreihin. 8.1 Aktivointiraportit Aktivointiraportit näkymässä on lista niistä raporteista, jotka ovat CSI ohjelmasta lähteneet CSI Helsinkiin. Aktivointiraportit lähtevät ohjelmistosta oletuksena automaattisesti jokaisen kvartaalin jälkeen. Lisäksi raportti lähtee CSI Helsingille silloin, kun ohjelmisto asennetaan. Aktivointiraportin sisältämät tiedot (kts. kuva yllä): Aktivointiraportin alussa näkyvät asiakkaan aktivointikoodi, mahdolliset virheet raportissa/sen muodostamisessa sekä selite, mistä aktivointiraportista on kyse. Lisäksi raportilla näkyvät aikamääreet sekä käyttöpäivien lukumäärä yhteensä. Raportin lopussa näkyvät käyttäjien määrät. Käyttäjämäärät näkyvät per kvartaalin kalenterikuukausi. Käyttäjämäärien perusteella CSI Helsinki laskuttaa asiakkaitaan ohjelmiston käytöstä. Kaikkien käyttäjien ja Aktiivisten käyttäjien tietojen pohjalta saadaan laskettua passiivisten käyttäjien lukumäärä. Kuvan testiohjelmisto on otettu käyttöön vajaata kuukautta aiemmin, jolloin käyttäjätietoja näkyy vain viimeisellä kuukaudella. Laskutus perusteena käytetään vain aktiivisten käyttäjien lukumääriä kuukausittain.

92 92 (/ 92) Raportti näkyy CSI ohjelmassa samanlaisen kuin miten se CSI Helsingille näkyy. Jos ohjelmistoa ei käynnistetä tai aktivointiraporttia ei lähetetä manuaalisesti seitsemän päivän sisällä kvartaalin vaihtumisesta, muuttuu ohjelmisto ns. lukutilaan. Tällöin ohjelmiston saa auki, mutta sinne ei voi tehdä mitään muutoksia. Jotta ohjelmiston saa jälleen aktiiviseksi, tulee aktivointiraportti lähettää manuaalisesti. Raportin saa lähetettyä manuaalisesti valitsemalla aktivointiraportti listalta uusimman raportin ja klikkaamalla sen auki. Aktivointiraportti ikkunassa on Lähetä painike, joka tulee valita. Tämän jälkeen ohjelmisto tulee sulkea ja käynnistää uudelleen. 8.2 Aktivointiraportin parametrit Aktivointiraportin parametreissa hallinnoidaan seuraavia asioita (kts. kuva yllä): Asiakastunnus: on valmiiksi ohjelmistossa. Asiakastunnus tulee CSI Helsingiltä Y-tunnus: on valmiiksi ohjelmistossa. Kyseessä on asiakkaan y-tunnus Aktivointiraportin lähetystapa: lähetystapoja on kolme: - Automaattisesti aktivointipalvelun kautta; on oletuksena. Mikäli tämä vaihtoehto on valittuna, riittää aktivointiraportin lähetykseen, että ohjelmisto käynnistetään kvartaalin jälkeen. - Manuaalisesti aktivointipalvelun kautta; Mikäli tämä vaihtoehto on valittuna, riittää aktivointiraportin lähetykseen, että ohjelmisto käynnistetään kvartaalin jälkeen. - Sähköpostitse; Mikäli tämä vaihtoehto on valittuna, tulee aktivointiraportti lähettää manuaalisesti. Ne asiakkaat, jotka lähettävät aktivointiraportit CSI Helsingille manuaalisesti sähköpostitse, saavat tapauksesta erilliset ohjeet. CSI:n sähköposti: CSI Helsingin tuen sähköpostiosoite, johon aktivointiraportti lähetetään, mikäli lähetystavaksi on valittu Sähköpostitse.