ESR-PROJEKTIN LOPPURAPORTTI

Transkriptio

1 ESR-PROJEKTIN LOPPURAPORTTI Ohjelmakausi Viranomaisen merkintöjä Saapumispvm Diaarinumero Käsittelijä Puhelinnumero Projektikoodi S12036 Tila Jätetty viranomaiskäsittelyyn PROJEKTIN PERUSTIEDOT Projektin nimi KoVa Duuni -kokonaisvaltaista työhyvinvointia Ohjelma Manner-Suomen ESR-ohjelma Ohjelman osio Etelä-Suomen suuralueosio Toimintalinja 1 : Työorganisaatioiden, työssä olevan työvoiman ja yritysten kehittäminen sekä yrittäjyyden lisääminen Projektityyppi Projekti, jossa on henkilöitä mukana Vastuuviranomainen Keski-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus Aloituspäivämäärä Päättymispäivämäärä PROJEKTIN TOTEUTTAJAN TIEDOT Toteuttajan nimi Turun ammattikorkeakoulu Projektin vastuuhenkilön nimi Aulikki Holma Sähköpostiosoite aulikki.holma@turkuamk.fi Puhelinnumero LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TIEDOT Täyttäjän nimi Krista Heikkinen Sähköpostiosoite krista.heikkinen@turkuamk.fi Puhelinnumero PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA, TAVOITTEET JA KOHDERYHMÄ Tietointensiivissä asiantuntijaorganisaatioissa, kuten korkeakouluissa henkilöstöä kuormittavat yhä kasvavat ja moninaistuvat paineet, joita mm. jatkuva kiire ja yksilöllisten työsuoritusten korostuminen, vaihtelevat ja hektiset projektityöt, vaatimukset oman osaamisen päivittämisestä ja kehittämisestä sekä uupumuksen pelko aiheuttavat. Liika kuormitus voi ilmetä muun muassa sairauspoissaoloina sekä haluttomuutena osallistua yhteiseen kehittämistoimintaan. Henkilöstön psyykkisestä, fyysisestä sekä yhteisöllisestä hyvinvoinnista huolehtiminen antaa yksilöille voimavaroja kohdata työelämän kasvavat vaatimukset, muutokset ja ikääntymisen mukanaan tuomat haasteet. Yksittäiset, pirstaleiset työhyvinvointiin tähtäävät toimenpiteet eivät saa aikaan pysyviä, koko henkilöstöön kohdistuvia ratkaisuja vaan tarvitaan systemaattisempaa ja kokonaisvaltaisempaa lähestymistapaa. Hankkeen kohderyhmänä oli alkujaan Turun AMK:n Tietoliikenne ja sähköinen kauppa -tulosalueen henkilöstö (noin 90 henkilöä), josta reilu puolet on opetushenkilökuntaa. Tulosyksikkö on jakautunut maantieteellisesti Turussa ja Salossa sijaitseviin toimipisteisiin. Henkilöstössä on muutamia ulkomaalaistaustaisia. EURA JÄRJESTELMÄ 1/17

2 Vuoden 2014 alussa tietoliikenne ja sähköinen kauppa tulosalue yhdistettiin Bioalat, ICT ja liiketalous - tulosalueen kanssa. Yhdistymistä valmistelevat toimenpiteet aloitettiin välittömästi keväällä 2013, kun päätös yhdistämisestä tehtiin. Yhdistymisen jälkeen syntyneen uuden tulosalueen (Liiketalous, ICT ja bioalat) henkilöstömäärä on noin kaksinkertaistunut ja sijaitsee kolmessa eri toimipisteessä, joista kaksi Turussa, yksi Salossa. Hankkeessa päätettiin, että soveltuvat toimenpiteet kohdistetaan hankkeen jäljellä olevalta toiminta-ajalta koko uudelle tulosalueelle. Hankkeessa kehitettiin ja pilotoitiin vuosiympyrään perustuvaa toimintamallia, jonka avulla työyhteisöön luodaan pysyvät tukirakenteet työntekijöiden kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin (fyysinen, psyykkinen, sosiaalinen) edistämiseksi ja tukemiseksi. Toimintamallissa kohdistetaan toimenpiteitä niin yksilö-, tiimi kuin johtamisen ja esimiestyön tasolle ja kehitetyt käytännöt juurrutetaan työyhteisön ja työntekijöiden jokapäiväiseen toimintaan. Satunnaisten ja irrallisten toimenpiteiden sijaan mallissa korostuu suunnitelmallisuus ja ennakointi. Yksilöön kohdistuvilla toimenpiteillä pyrittiin vaikuttamaan henkilökohtaiseen hyvinvointiin suoraan, esim. työn organisointia ja ajankäytönhallintaa helpottamalla sekä kannustamalla terveellisiin elämäntapoihin. Henkilöstöllä oli mahdollisuus mm. osallistua terveyskuntoa ja työn kuormittavuutta mittaaviin testeihin. Lisäksi hankkeessa kehitettiin ajankäytönhallinnan työkalua. Vakiinnuttamalla yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta edistäviä työskentelytapoja ja käytäntöjä mahdollistetaan tuen saaminen yksilötasolla edistäen samalla osaamisen jakamista ja kehittymistä myös tiimi- ja organisaatiotasolla. Uusien työskentelytapojen käyttöönoton ohella henkilöstölle järjestetään teemoittaisia työhyvinvointi- ja alaistaitovalmennuksia ja työnohjausta. Fyysistä työympäristöä kehittämällä lisätään viihtyisyyttä ja yhteisöllisyyttä. Työhyvinvoinnin johtamista tukevilla, vuorovaikutteisilla ja osallistavilla johtamiskäytännöillä luodaan uudet työn tukirakenteet, joiden avulla työyhteisön yhteisymmärrys toiminnan päämääristä kasvaa parantaen henkilökunnan sitoutumista, innovatiivisuutta ja yhteisöllisyyden kokemusta. Tavoitteeksi asetettiin myös vakiinnuttaa tulosalueelle työhyvinvointitiimi, jonka tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa työhyvinvointia edistäviä toimenpiteitä. 5. PROJEKTIN TOTEUTUS JA YHTEISTYÖ 1. toimintavuosi (2012) Kevään 2012 aikana projektisuunnitelmaa täsmennettiin ja valmisteltiin toimenpiteiden käynnistämistä. Henkilökunta osallistettiin mukaan suunnittelutyöhön: tulosalueen kehittämispäivillä pohdittiin ryhmätöinä, miten ja millaisin toimenpitein TSK:n henkilökunnan työhyvinvointia voisi edistää. Näistä ideoista muutama poimittiin mukaan jo hankesuunnitelmaan. Lisäksi keväällä toteutettiin työtilauudistukseen liittyvä kysely. Tulosalue toimii kahdella paikkakunnalla, Salossa ja Turussa. Toimipisteiden välinen etäisyys on ajoittain koettu haasteelliseksi ja tähän haluttiin etsiä ratkaisuja myös tässä hankkeessa. "Kaupunkikokous" - EURA JÄRJESTELMÄ 2/17

3 periaatetta testattiin syksyn kehittämispäivien yhteydessä siten, että ryhmätyöskentelyyn pystyi osallistumaan etänä sekä Salosta että Turusta varsinaisen tilaisuuden ollessa Tampereella. Reaaliaikainen äänestysmenetelmä "clicker" otettiin henkilöstöpäivillä kokeiluun. Ensimmäiset kuntotestit toteutuivat maaliskuussa (10 osanottajaa), toiset marras- joulukuussa (21 osallistujaa). Ensimmäisiin testeihin osallistui siis noin kolmasosa henkilökunnasta. Lisäksi osallistujia informoitiin keväällä 2013 tarjottavasta mahdollisuudesta uusia testaus ja mitata kuntonsa kehittymistä. Toteutuneet testaukset olivat suunnatut lähtötasoltaan eri ryhmille, jotta mahdollisimman moni voisi hyötyä niistä: toinen painottui kestävyyskunnon ja toinen terveyskunnon testaamiseen. Testitilanteen yhteydessä osallistujat saivat henkilökohtaista palautetta kunnostaan. Halutessaan osallistujat saivat liikuntaneuvontaa testituloksiinsa ja terveysliikuntasuosituksiin perustuen. Kuntotesteihin osallistunutta henkilökuntaa kannustettiin pitämään liikuntapäiväkirjaa ja verkostoitumaan web/mobiilisovelluksen avulla (SportsTracker). Marraskuun lopussa toteutuivat First Beat -sykevälimittaukset. Sykevälimittaus antaa tietoa työkuormituksesta ja stressi/palautumisreaktioista. Mittauksiin valittiin 19 henkilöä ilmoittautumisjärjestyksessä. Osallistujat kantoivat mittaria mukanaan ja täyttivät päiväkirjaa vähintään kolmen päivän ajan. Osallistujat saivat testistä henkilökohtaisen palautteen sekä neuvoja esimerkiksi työstä palautumisen edistämiseen. Tulokset johtivat muutamilla henkilöillä jaksamista tukeviin muutoksiin työnkuvassa. Saadun palautteen perusteella osallistujat pitivät sykevälimittausta mielenkiintoisena ja hyödyllisenä kokemuksena. Moni toivoi myös mahdollisuutta uusintamittaukseen. Mittausten jälkeen todettiin, että työstä palautumisen keinot olisivat yleisestikin hyvä teema käsiteltäväksi niin sanottujen työhyvinvointivalmennusten yhteydessä. Loka - marraskuussa toteutettiin kuntokampanja (SyysSpurtti), johon osallistui 45 henkilöä. Osallistujat keräsivät liikuntasuoritusmerkintöjä kahvihuoneiden seinille kiinnitettyihin julisteisiin. Jokaisesta vähintään puolen tunnin yhtäjaksoisesta liikuntasuorituksesta sai merkitä yhden rastin julisteen ruudukkoon. Osallistujien kesken arvottiin tuotepalkintoja. Kuntokampanjasta saatiin hyvää palautetta, joten se päätettiin uusia keväällä Syksyllä käynnistyivät Turussa ensimmäiset vertaisryhmät: sauvakävelyryhmä ja juoksuryhmä, joka alkoi juoksukoululla aloittelijoille ja jatkui juoksulenkeillä. Aloitteet ryhmille tulivat henkilökunnalta. Sauvakävelyryhmä muodostui noin 10 hengestä, jotka osallistuivat vaihtelevasti kerran viikossa lähimaastossa toteutettuihin noin tunnin mittaisiin lenkkeihin. Tavoitteena oli liikkua yhdessä ja tsempata myös toisia liikkeelle. Lenkkiaikataulu kirjattiin tulosalueen sähköiseen kalenteriin ja ryhmän vakiinnuttua ryhmän vetäjä on varmistanut lenkille lähtijät myös sähköpostitse. Juoksukoulun tavoitteena oli antaa aloitteleville juoksijoille tietoa juoksutekniikasta harjoittelusta. Juoksukoululle löytyi kokenut vetäjä oman henkilökunnan parista. Tapaamisten teemoina olivat juoksutekniikka ja juoksuvarusteet, juoksutekniikka ja voimaharjoittelu sekä juoksutekniikka ja juoksuharjoitteita. Kiinnostuneita aloittelijoita ilmoittautui 5 ja koulua pidettiin kolme kertaa. Vähäisen EURA JÄRJESTELMÄ 3/17

4 osallistujamäärän vuoksi sitä ei kuitenkaan jatkettu. Tämän jälkeen oli kaikkien kiinnostuneiden mahdollista osallistua lenkille vetäjän johdolla. Mahdollisesti lähestynyt talvi ei kuitenkaan juuri houkutellut osallistujia yhteislenkeille ahkerasta markkinoinnista huolimatta. Lenkkiryhmää päätettiin tarjota uudelleen seuraavana keväänä. Yleistyvän projektimaisen työskentelyn työajanseurantaan, suunnitteluun ja raportointiin on jo pitkään toivottu tietoteknistä ratkaisua. Soveltuvia ajanhallintatyökaluja etsittiin aluksi jo olemassa olevista vaihtoehdoista, ja niiden edelleen kehittämismahdollisuuksia selvitettiin ja testattiin. Sovelluksen ylläpidon ja joustavan jatkokehittämisen takaamiseksi AMK:n omista tarpeista käsin päätettiin rakentaa täysin uusi sovellus. Turussa fyysistä työympäristöä kehitettiin suunnittelemalla ja toteuttamalla muutoksia työ- ja virkistystiloihin. Kahvihuonetta laajennettiin, jotta suurempi osa henkilökuntaa mahtuu samanaikaisesti viettämään taukoaan. Lisäksi kahvihuone sisustettiin olohuonemaisemmaksi. TSK:n tiloihin suunniteltiin ja rakennettiin kaksi uutta valoisampaa neuvottelutilaa. Neuvottelutiloja ja kahvihuonetta somistettiin henkilökunnan itsensä ottamilla luontoaiheisilla valokuvilla. Uusien neuvottelutilojen ja valokuvateosten esittelemiseksi järjestettiin pieni iltatilaisuus. Myös Salossa työympäristön kehittäminen uusin järjestelyin aloitettiin: ennen hajallaan ympäri rakennusta istuneet TSK:laiset siirtyivät samaan siipeen. Siivessä on yksi yhteinen kahvihuone, jonka viihtyvyyttä haluttiin parantaa. Kahvihuoneen houkuttelevuutta lisättiin myös tarjoamalla kahvia työpaikan kustannuksella. Näillä keinoin pyrittiin edistämään epävirallista vuorovaikutusta ja viestintää. Ensimmäisen vuoden aikana laadittiin kokeilumalli innovatiivisen ja uutta tietoa luovan työyhteisön työskentelymenetelmäksi. Yksikössä määriteltiin neljä kehittämisryhmää kehittämisaihioineen, ryhmänvetäjät sekä käynnistettiin vapaaehtoisuuteen perustuva erityyppisistä taustoista tuleva kehittäjätiimi. Kehittämisryhmästä on tarkoitus muodostaa sen jäsenille keskeinen lähityöyhteisö. Siinä korostuvat yhteistyö ja vuorovaikutus yli osaamis- ja tulosaluerajojen sekä ulkopuolisten kumppaneiden kanssa, kehittämisteemaan kytkeytyvän verkoston luominen sekä oman asiantuntemuksen kehittäminen ja hyödyntäminen projekteissa. Keväällä 2012 kehittämisryhmien tehtävät määriteltiin, samoin vetäjien tehtävät ja työaikaresurssit. Ryhmien järjestäytymiseksi pyydettiin henkilöstöä ilmoittautumaan oman kiinnostuksen mukaan. Ryhmät järjestäytyivät syys-marraskuussa. Ryhmien vetäjät kokoontuivat syyskaudella suunnittelemaan toimintaa ja lisäksi toimintaa jalkautettiin koko yksikköön yhteisessä työpajassa. Tulosyksikön tasolla haluttiin vakiinnuttaa kokouskäytäntönä niin sanottu "johtoryhmän rupattelu". Idea rupatteluista syntyi, kun varsinaisten johtoryhmän kokousten kaikki aika kului erilaisten esitysten ja päätösten läpikäymiseen. Rupattelujen tarkoitus on toimia epävirallisempana foorumina, jossa voidaan tuoda erilaisia asioita tai aloitteita esiin tai valmistella varsinaista päätöksentekoa. Rupatteluja järjestetään säännöllisesti kerran kuussa. EURA JÄRJESTELMÄ 4/17

5 Salon yksikössä kokouskäytäntöjä alettiin kehittää vuorovaikutteisempaan suuntaan siirtämällä puhtaasti tiedotusluonteisia asioita intranettiin. Samoin yhteisiä kokouksia pyrittiin vähentämään. Intranetin tiedotepaketteja voi lukea itselleen sopivana ajankohtana ja niitä voi kommentoida järjestelmään. Intranettiedotuksen lisäksi järjestettiin aikaisempaa huomattavasti pidempiä suunnittelu-/kehittämispäiviä, joiden aiheet nivottiin tietyn teeman alle, jolloin sisältö selkeytyy ja tehostuu ja kehittämistyöskentelyä saadaan alulle. Vuoden 2012 aikana järjestettiin useita eri suunnittelupäiviä eri teemoista. Salossa käynnistettiin myös muutos kohti tiimiorganisaatiota, jossa opettajista ja muusta henkilökunnasta koostuvat pienet tiimit kokoontuvat ja muodostavat aiempaa koulutusohjelma- ja yksilötasoista organisaatiota vuorovaikutteisemman ja tehokkaamman rakenteen. Syksyllä valmisteltiin keväällä 2013 alkavaa ja henkilökunnan toivomaa työnohjausta kahdessa koulutusohjelmassa, joiden valinta perustui havaittuun tarpeeseen. Tarpeet liittyivät edessä oleviin organisatorisiin muutoksiin. 2. Toimintavuosi (2013) Keväällä 2013 vertaisryhmätoimintaa tarjottiin sauvakävelyn, kuntosalin, juoksuryhmän, kulttuuriklubin ja "keventäjien" muodossa. Juoksuryhmään ja keventäjiin oli niin vähän ilmoittautuneita, että niitä ei aloitettu. Salossa kuntosaliryhmä kokoontui muutamia kertoja. Sauvakävelyryhmä jatkoi vakiintuneella porukalla. Ryhmien toimintaa markkinoitiin sekä sähköpostissa että intrassa. Juoksuryhmää/-koulua markkinoitiin syksyllä 2013 uudelleen koko yhdistetylle tulosalueelle ja kiinnostuneita löytyikin sen verran, että ryhmä toteutui. Liikuntaryhmien kokoontumiset on merkitty intran kalenteriin, lisäksi vetäjä muistuttaa ryhmäänsä sähköpostitse. Ryhmän vetäjällä on ollut erittäin tärkeä rooli innostaessaan ja muistuttaessaan ryhmäläisiä viikoittain sekä hoitaessaan mahdolliset käytännön järjestelyt. Pohdittaessa toiminnan jatkon edellytyksiä, ryhmänvetäjät arvelivat, että mikäli ryhmät olisivat isompia, pystyttäisiin vetovastuuta ehkä jakamaan tai ryhmä toimisi muuten itseohjautuvammin. Valitettavasti ryhmät ovat pysyneet varsin pieninä tiedottamisesta huolimatta. Monella on jo muita vakiintuneita harrastuksia tai ehkä tarjotut lajit eivät kiinnosta tai aikataulut eivät sovi. Liikuntakampanjoiden aikana sauvakävelyryhmän osallistumisaktiivisuus nousi. Projektiryhmässä pohdittiin, että aktiivisuuden lisäämistä saattaisi parantaa jokin "porkkana" tai yhteisesti asetettu tavoite, kuten osallistuminen ryhmänä johonkin liikuntatapahtumaan. Erilaisten vaihtoehtojen kartoituksen jälkeen päädyttiin Suomen Kuntoliikuntaliiton järjestämään Yritysmaratonviestiin, johon oli mahdollista osallistua kuntotasosta ja sukupuolesta riippumatta. Innostuneista koottiin tsemppiryhmä, joka kokoontui kevään aikana muutamia kertoja hiomaan osallistumisstrategiaansa ja käytännön järjestelyjä. Harjoitteluunsa sai halutessaan ryhmäläisiltä kommentteja ja kannustusta myös SportsTracker -sovelluksen välityksellä. Ryhmässä oli mukana kaiken kaikkiaan 19 henkilöä, kahdessa eri sarjassa. Niin sanotussa Rento -sarjassa, jossa voiton ratkaisi juoksijoiden ryhmähenki, pokkasi TSK:n "KoVaRento" -joukkue ensimmäisen palkinnon. Menestyksestä viestittiin sekä intrassa että AMK:n tulosyksikkökohtaisilla nettisivuilla. Mahdollisia tapahtumia kartoitettiin uudelleen syksyllä, mutta talvea vasten mitään sopivia ei EURA JÄRJESTELMÄ 5/17

6 ollut tarjolla. Keväällä starttasi myös "kulttuuriklubi", jonka tavoitteena oli järjestää henkilökunnalle mahdollisuuksia osallistua erilaisiin kulttuuritapahtumiin ryhmässä, hyödyntäen myös mahdollisia ryhmäalennuksia. Tapahtumien valikoimisessa pyrittiin tarjoamaan mahdollisimman erilaisia ja erihintaisia vaihtoehtoja taidemuseoista konsertteihin ja urheilutapahtumiin. Tapahtumista viestittiin sähköpostitse ja intrassa. Osallistumisaktiivisuus ei ollut keväällä kovin suurta (16 hlöä) ja kaikkiin tarjouksiin ei tartuttu lainkaan (esim. urheilutapahtuma), mitä selittänevät sekä makuasiat että aikataulukysymykset. Toimintaa jatkettiin kuitenkin vuoden loppuun, koska tulosalueiden yhdistymisen toivottiin tuovan mukanaan lisää kiinnostuneita ja ehkä näin myös lisää epävirallista vuorovaikutusta eri tulosalueilta tulevien kanssa. Kaikkein suurinta kiinnostusta pilotin aikana herättivät nimekkäimmät ja "viihteellisemmät" esitykset, kuten kaupunginteatterin Jekyll & Hyde. Kulttuuriklubin vetäjän mukaan osallistujat ovat kiitelleet sitä, että joku jaksaa ottaa järjestelyvastuun, muuten "ei tulisi lähdettyä lainkaan". Järjestelyissä liput käteen -periaatteella on kuitenkin iso työ. Klubin jatkuvuuden kannalta olisi kohtuullista, että vetäjä saisi jotain korvausta näkemästään vaivasta. Kokemusten perusteella mielekkäintä olisi järjestää tilaisuuksia vain muutamaan korkeamman profiilin tapahtumaan vuodessa. Loppukeväästä tarjottiin uusintamittausta terveyskuntotestiin osallistuneille. Osallistujia oli kahdeksan henkilöä eli noin puolet ensimmäiseen terveyskuntotestiin osallistuneista. Ajankohdalla saattoi olla vaikutusta, koska opettajilla toukokuu on perinteisesti kiireistä aikaa. Terveyskuntotestejä on mahdollista tarjota talon sisäisesti henkilökunnalle jatkossakin, sillä ne ovat helposti yhdistettävissä fysioterapian opiskelijoiden opintoihin. Kuntotesteihin osallistuneita ja SportsTrackeria käyttäneitä haastateltiin opinnäytetyötä varten sovelluksen käyttökokemuksista sekä siitä, mitä vaikutuksia he kokivat sovelluksen käytöllä olevan liikkumiseensa. Tuloksista kerrotaan tarkemmin hankkeesta valmistuneessa julkaisussa. Keväällä hankkeessa suunniteltiin kevyt, TSK:lle räätälöity sähköinen työhyvinvointikysely, joka sisältää myös ideointi/palauteosion. Kysely toteutettiin sekä TSK:n että pian yhdistymisuutisen jälkeen myös BIL:n henkilökunnalle toukokuussa Kyselyihin vastasi reilusti yli puolet henkilökunnasta (128). Tuloksia on esitelty sekä projektiryhmässä että tulosalueen johtoryhmässä. Henkilökunta on kyselyissä toivonut muun muassa liikuntatoimenpiteitä. Syksyllä kartoitettiin tässä mielessä yhteistyömahdollisuuksia TULI ry:n (Turun ammattikorkeakoulun opiskelijoiden ja henkilökunnan liikuntaseura) ja TUO:n (Turun ammattikorkeakoulun opiskelijakunta) kanssa. Koko AMK:n tasolla on alkanut hanke (INTO - Innostavaa liikuntaa ammattikorkeakoulun arkeen, rahoittaja OKM), jonka tarkoitus on luoda liikuntapalvelumalli, joka sisältää liikuntaa tukevia rakenteita ja lisää opiskelijoille ja henkilöstölle suunnattujen liikuntapalvelujen määrää. Mallin pilotointi on alkanut syksyllä Hankkeeseen oltiin yhteydessä mahdollisten synergiaetujen löytämiseksi. Ohjausryhmässä ehdotettiin, että hankkeelle perustettaisiin julkinen blogi hankkeen etenemisen ja tulosten EURA JÄRJESTELMÄ 6/17

7 levittämiseksi. Vaatimuksia teknisen toteutuksen ja sisällön tuottamisen osalta selvitettiin syksyn aikana. Todettiin, että julkinen blogi ei todennäköisesti olisi mielekkäin tapa tulosten levittämiseen, sillä viestintämuotona se vaatisi aktiivista päivittämistä asioista, joilla pitäisi olla myös laajempaa mielenkiintoa. Lisäksi tekninen toteutus sekä blogin että etenkin nettisivujen muodossa on ongelmallinen. Sen sijaan uusille Turun AMK:n nettisivuille on mahdollista hanke-esittelyn yhteyteen lisätä muutakin tietoa. First Beat -mittaukset jatkuivat osin vuoden 2013 puolella. Osalla loppusyksystä mittauksiin osallistuneilla mittaus oli teknisistä syistä epäonnistunut, joten heidän mittauksensa toistettiin tammikuussa. Mittausten keskeisiä havaintoja esiteltiin syksyllä projektiryhmälle. Tulosten yksilöllisyyden vuoksi varsinaista yhteenvetoa ei sinänsä ollut mielekästä esittää, mutta niiden perusteella voitiin antaa kolme yleistä ohjetta: 1) harrasta liikuntaa säännöllisesti, sillä hyvä fyysinen kunto parantaa palautumisen laatua ja lisää sen määrää; 2) pyri pitämään työpäivän aikana taukoja, sillä se helpottaa palautumisen alkamista työpäivän jälkeen; sekä 3) rentoudu ja rauhoitu jo illalla ennen nukkumaan menoa, jotta yöllinen palautuminen ei viivästyisi. Alun alkaen toiselle toimintavuodelle tulosalueen kehittämispäivien yhteyteen suunnitellut henkilökunnan työhyvinvointikoulutukset siirtyivät tuonnemmaksi organisatoristen muutosten vuoksi: kehittämispäivien oli käytännössä keskityttävä sellaisten akuuttien asioiden kuten osakeyhtiöittämisen, säästötoimenpiteiden ja tulosalueiden yhdistämisen mukanaan tuomien muutosten käsittelyyn. Kevään kehittämispäivän yhteydessä kuitenkin tarjottiin opettajille työkaluja työhyvinvointiin opastamalla haastavien tilanteiden käsittelyyn. (Varhainen puuttuminen ja puheeksi ottaminen, kouluttajana opintopsykologi Satu Salmi.) Asian käsittely sai kiitosta henkilökunnalta. Joulukuussa toteutettiin työhyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden edistämiseen tähtäävä iltapäivä. Päivän aluksi kuultiin Päivi Lehtosen esitys aiheesta "Voimauttavat työotteet ja hyvinvointia tukevat työmenetelmät". Tämän jälkeen henkilökunta jakautui ryhmiin, jotka kiersivät tulosalueen kahdella kampuksella tutustumassa tiloihin ja niissä tapahtuvaan toimintaan. Reitin varrella oli mm. toiminnallisia ryhmätehtäviä sekä ryhmäkeskustelua ja ideointia yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia edistävistä toimenpiteistä. Ideat toimitettiin tulosalueen työhyvinvointivastaavalle ja ne käytiin läpi työhyvinvointitiimissä. Iltapäivän päätteeksi julistettiin syksyn kuntokampanjan tulokset ja palkinnot. Iltapäivää kiiteltiin mahdollisuudesta tutustua muuhun henkilökuntaan ja tulosalueiden toimintaan epävirallisemmissa merkeissä. Iltapäivä sai myös myönteistä palautetta sekä järjestelyiltään että toteutukseltaan. Keväällä toteutettiin jälleen liikuntakampanja (KevätKunto) hieman eri tavalla toteutettuna. Edelleen kerättiin liikuntasuorituksia kahvihuoneen seinillä oleviin julisteisiin, mutta tällä kertaa sai merkitä rastin jokaisesta liikutusta puolituntisesta. Kolme ahkerinta liikkujaa palkittiin, lisäksi arvottiin pikkupalkintoja. Kampanjaan osallistui 39 henkilöä eli lähes saman verran kuin edellisessä kampanjassa. Syksyllä toteutettu kuntokampanja (Kunnon syksy) toteutettiin koko uudelle tulosalueelle ja jälleen hieman eri muodossa. Tällä kertaa rasteja kerättiin ryhminä. Kampanjaan osallistui 9 joukkuetta ja yhteensä 68 henkilöä. Ajanhallintatyökalun ensimmäistä versiota testattiin keväällä muutamalla, eri käyttäjäryhmiä edustaneella loppukäyttäjällä. Käytettävyystestissä testaajat kommentoivat sovelluksen yleistä käytettävyyttä ja selkeyttä. EURA JÄRJESTELMÄ 7/17

8 Näiden kommenttien perusteella tehtiin korjauksia sekä muutoksia. Ajanhallintatyökalun parantamiseksi sai myös esittää kehitysehdotuksia. Työnohjaus käynnistyi vuoden alussa Salossa ja Turussa, kahdessa koulutusohjelmassa. Työnohjauksiin osallistuttiin hyvin, kaiken kaikkiaan neljässä pienryhmässä. Säännöllisin väliajoin kokoonnuttiin myös koko koulutusohjelman kesken. Vuosi on verrattain lyhyt aika työohjauksen toteuttamiselle, ja voi sanoa, että yhteisessä työskentelyssä päästiin vasta alkuun. Osa osallistuneista toivoikin myös jatkossa mahdollisuutta osallistua joko yksilö- tai ryhmätyönohjaukseen. Osallistujat kokivat työohjauksen tukeneen yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta, lisänneen keskustelua ja tarjonneen mahdollisuuden jakaa ideoita ja ajatuksia työyhteisössä. Myös työnohjaukseen löytyi osaamista AMK:n sisältä, minkä etuna oli, että työnohjaajat tunsivat toimintaympäristön ja korkeakouluopettajan työn haasteet. Toisaalta oli hyvä, että työnohjaajat olivat eri tulosalueelta, eivätkä olleet entuudestaan tuttuja, mikä todennäköisesti helpotti asioista keskustelua. Työntekijän henkilökohtaisen työhyvinvoinnin huomioon ottaminen ja sen edistäminen esimiestasolla oli pitkään pohdinnan aiheena: paljonko työantajan on sopivaa puuttua alaisensa elintapoihin edes työhyvinvoinnin näkökulmasta ja mikä on toisaalta työnantajan, toisaalta työntekijän itsensä velvollisuus huolehtia työhyvinvoinnista? Työntekijän henkilökohtaisen työhyvinvoinnin huomioon ottamiseksi ja sen edistämiseksi esimiestasolla lisättiin kehityskeskustelurunkoon uusi kysymys "Miten pystyisimme yhdessä edistämään työhyvinvointiasi?". Kysymyksen avulla on tarkoitus kiinnittää huomio siihen, että sekä työnantajalla että työntekijällä on roolinsa henkilökohtaisen työhyvinvoinnin ylläpitämisessä. Kehityskeskustelurunko lähetettiin projektiryhmän esimiesasemassa oleville pilotoitavaksi ja tallennettiin myöhemmin tulosalueen työtilaan. TSK:n työntekijöille tarjottiin heti syksyn alussa mahdollisuus saada fysioterapeutilta ohjausta oman työpisteen työergonomiaan. Fysioterapeutti tarkasti työpisteen, työasennon, antoi ohjeita ja korjausehdotuksia. Tulosalueelle nimetty työhyvinvointivastaava sekä projektipäällikkö osallistuivat Työturvallisuuskeskuksen työhyvinvointikortti -koulutukseen syyskuussa Työhyvinvointitiimi kirjattiin uuden tulosalueen toimintatapoihin. Henkilökuntaa pyydettiin ilmoittautumaan tiimeihin lokakuun alkuun mennessä ja tiimiin nimettiin jäsenet. Järjestäytymiskokous sovittiin seuraavan vuoden alkuun. Siihen asti vastaavia tehtäviä hoitaa tarvittaessa KoVan projektitiimi. Projektitiimiläisiä on myös työhyvinvointitiimin jäseninä. Pilottiversio työhyvinvointimallin vuosikellosta lukuvuodelle laadittiin ja otettiin käyttöön yhdistetyllä tulosalueella. Työhyvinvoinnin vuosikelloon on kirjattu toteutettavat työhyvinvointiin liittyvät toimenpiteet (mm. kehittämispäivät, kehittämiskeskustelut, työhyvinvointitiimi, työhyvinvointikysely) sekä niiden ajoittuminen lukuvuodelle. Innovatiivisen ja uutta tietoa luovan työyhteisön työskentelymenetelmänä pilotoitavien kehittämisryhmien EURA JÄRJESTELMÄ 8/17

9 käytännön toiminta ja rakenne haki kevään aikana muotoaan. Tulosalueiden yhdistämisen myötä ja jotta kehittämisryhmien määrä pysyisi kohtuullisena, on jouduttu sulauttamaan aiemmin toimintaansa aloittaneita kehittämisryhmiä toisiinsa, mikä ei ole sujunut aivan ongelmitta. Muun muassa tästä syystä kehittämisryhmät ovat eri vaiheissa toimintansa järjestäytymisen suhteen: osalla tiimi ja sen käytännöt ovat jo varsin selkeät ja vakiintuneet, osalla on takana vasta muutama kokoontuminen. Salon yksikössä uudistuneet kokouskäytännöt jatkuivat ja tavoitteeksi asetettiin kehittää niitä edelleen vuotta 2014 varten. Työyhteisön yhteisöllisyyttä ja yhteistyömahdollisuuksia lisättiin suurilla työhuoneuudistuksilla. Tradenomikoulutuksen henkilöstö keskitettiin samaan siipeen, jossa kaikki työhuoneet sijaitsevat yhden kahvihuoneen ympärillä. Kahvihuoneen kahvi maksetaan työnantajan taholta, mikä edisti kahvihuonetilan käyttämistä. Muutosta suunniteltiin yhdessä henkilöstön kanssa. Muutos on helpottanut työyhteisön toimintaa ja lisännyt yhteenkuuluvuuden tunnetta. Rinnalla toteutettu työnohjausprosessi on täydentänyt yhteisön tapaamis- ja keskustelupuitteita ja johtanut moniin kehitysideoihin. Mm. kokouskäytänteiden kehittämiseen edelleen nousi hyviä ajatuksia. 3. Toimintavuosi (2014) Keväällä 2014 kehitettiin edelleen ja vakiinnutettiin hyväksi todettuja käytäntöjä. Vuosikelloluonnoksen mukaisesti toteutettiin koko uudelle tulosalueelle keväinen liikuntakampanja. Tällä kertaa testattiin liikuntasuoritusten kirjaamista sähköisesti tulosalueen työtilaan. Sähköistä versiota oli toivottu, koska siihen voi tehdä merkintöjä mistä tahansa tietokoneen äärestä ja seurata suoritusten kertymistä myös muissa toimipisteissä. Sähköisen version kanssa oli kuitenkin mm. teknisiä ongelmia. Toisaalta moni kaipasi perinteistä kahvihuoneeseen ripustettua paperista versiota: sitä pidettiin helpompana seurannan ja vertailun (tai ns. sosiaalisen paineen) kannalta sekä toisaalta mukavana keskustelujen herättäjänä. Syksyllä järjestetty kampanja toteutettiinkin perinteisemmässä paperimuodossa ja yksilösuorituksia keräten. Osallistumisaktiivisuus oli molemmissa kutakuinkin samaa luokkaa kuin aikaisemmissakin kampanjoissa. Keväällä kartoitettiin lähialueen liikuntatapahtumia, joihin henkilökunta voisi osallistua ryhmänä. Tarjonnasta valittiin paikallinen Aurajoen yöjuoksu, jonka markkinoinnin henkilöstölle ja käytännön järjestelyt projektitiimi toteutti. Osallistujamäärä jäi uuden tulosalueen kokoon nähden ehkä yllättävän pieneksi. Tulosalueelle perustettu työhyvinvointitiimi kokoontui kevään aikana useita kertoja. Tiimissä on käsitelty mm. syksyllä henkilöstöltä kerättyjä ideoita työhyvinvoinnin kehittämiseksi ja suunniteltu sekä toteutettu työhyvinvointitoimia vuosikello huomioiden. Työhyvinvointitiimi on vakiinnutettu osaksi tulosalueen toimintatapoja. Tulosalueen koulutusjohtaja on mukana tiimissä, mikä on tärkeää työhyvinvointitoimenpiteiden mahdollistamiselle ja viemisessä käytäntöön ja koko tulosalueen toimintaan. Koulutusjohtajan lisäksi tiimissä on mukana toinenkin KoVa duunin projektiryhmäläinen. Hankkeessa "vanhalle" tulosalueelle toteutettuja ideoita on tiimin avulla laajennettu uuteen toimipisteeseen. Esimerkiksi Lemminkäisen toimipisteen kahvitilojen uudistaminen toteutui keväällä. Uudistuksella haluttiin edistää EURA JÄRJESTELMÄ 9/17

10 epävirallista vuorovaikutusta työntekijöiden kesken, sillä tunnistettiin, että Lemminkäisenkadun toimipisteessä tämä ei kovin hyvin toteudu. Samoin koko uudelle tulosalueelle julistettiin toistamiseen valokuvauskisa, jonka voittajakuvista teetetään tauluja kokous- ja kahvitilojen seinille kaikkiin toimipisteisiin. Lisäksi kevään viimeinen kehittämispäivä suunniteltiin ja toteutettiin työhyvinvoinnin edistämisen näkökulmasta. Henkilöstölle tarjottiin keväällä työhyvinvointia edistävää koulutusta. Koulutukset kytkettiin tulosalueen kehittämispäivään, joista on mahdollista olla poissa vain esimiehen luvalla. Koulutuksia valittaessa otettiin huomioon eri ammattiryhmät, koska opettajien ja muun henkilökunnan työ poikkeaa monin tavoin hyvin paljon toisistaan. Opetushenkilöstölle oli tarjolla vinkkejä oman työn hallinnan tehostamiseen erityisesti korkeakouluopettajuuden näkökulmasta. Koulutus sai erittäin hyvää palautetta ja keskustelu luennon teemoista jatkui spontaanisti koulutusta seuranneissa koulutusohjelmakokouksissa. Samanaikaisesti muulle henkilöstölle tarjottiin toivottua työajanhallintakoulutusta. Salon yksikössä kokouskäytäntöjä vakiinnutettiin ja kehitettiin edelleen vuorovaikutteisempaan suuntaan. Tiedotusluonteisia asiat on keskitetty intranetiin. Samoin yhteiset kokoukset ovat vähentyneet ja teemoittaisia suunnittelu- ja kehittämispäivät on vakiinnutettu käytäntönä. Lisäksi ideoitiin ja otettiin käyttöön niin sanotut no agenda -tapaamiset, joissa ei ole ennalta määriteltyä esityslistaa, vaan osallistujat voivat nostaa esille haluamiaan asioita tapaamisen aikana. Tapaamisista laaditaan kuitenkin aina muistio. Henkilökunta on osallistunut uudistusten suunnitteluun ja antanut uusista järjestelyistä hyvää palautetta. Informaatioteknologian sovelluksia on otettu käyttöön, testattu ja vakiinnutettu hankkeen yhteydessä siten, että esimerkiksi henkilöstökokouksiin ja ryhmätyöskentelyyn on mahdollista osallistua etänä. Henkilökuntaa on kannustettu ja opastettu hyödyntämään etätyöskentelyn ja kokoustamisen mahdollistavia sovelluksia. Innovatiivisten, monialaisten kehittämisryhmien toiminnan kehittäminen jatkui, mutta hitaasti ja asteittain etenevät organisaatiomuutokset ja ylimmälle tasolle ulottuvat järjestäytymiskysymykset hankaloittivat prosessia. Ryhmissä on jouduttu keskittymään toiminnan organisoitumisen ja hallinnoinnin kysymyksiin ja tilanne elää edelleen. Kevään aikana ajanhallintatyökalun perusversio valmistui ja sitä esiteltiin ohjausryhmässä. Ajanhallintatyökalua käytetään projektityöskentelyn työajanseurannan apuna jo jossain määrin, mutta laajempi käyttöönotto edellyttänee vielä sovelluksen toimintojen monipuolistamista ja käytettävyyden parantamista. Työkalun kehitystä on jatkettu hankkeen päättymisen jälkeen. Ajanhallintatyökalusta kiinnostuneille lisätietoja antavan yhteyshenkilön tiedot ovat saatavilla hanketta esittelevillä sivuilla: Toukokuussa toteutettiin koko tulosalueelle työhyvinvointikysely, jonka tuloksia verrattiin aiempaan kyselyyn. Uusi kysely osui ajallisesti YT-neuvottelujen kanssa päällekkäin ja tämä todennäköisesti heijastui paitsi tuloksiin niin vastausintoon. Kyselystä ja sen tuloksista laadittiin artikkeli hankkeen julkaisuun. EURA JÄRJESTELMÄ 10/17

11 Työhyvinvointitiimi vastaa jatkossa kyselyn vuosittaisesta toteutuksesta. Vertaisryhmätoimintaa jatkettiin sauvakävelyn osalta ja sitä pyrittiin markkinoimaan tehokkaammin koko uudelle tulosalueelle. Tämä tuottikin tulosta ja mukaan saatiin uusia ihmisiä. Myös juoksuryhmää yritettiin vielä kerran aktivoida markkinoiden mahdollisuutta laajemmin, myös oman tulosalueen ulkopuolelle, mutta valitettavasti innokkaita ei löytynyt riittävästi. Hankkeesta valmistui syksyllä sen keskeisiä, toteutettuja toimenpiteitä ja tuloksia esittelevä julkaisu. Julkaisu on sähköisessä muodossa ladattavissa ilmaiseksi Turun AMK:n julkaisukauppa LOKIsta. ( Lisäksi hanke organisoi yhteistyössä OKM:n rahoittaman INTO -hankkeen kanssa koko AMK:lle suunnatun työhyvinvointiseminaarin, jossa esiteltiin hankkeen keskeisiä tuloksia ja markkinoitiin tulevaa julkaisua. Tilaisuudessa esiteltiin lyhyesti myös muita työhyvinvointihankkeita ja lopuksi osallistujat jakoivat omien tulosalueidensa hyviä käytäntöjä ja ideoivat uutta eri työhyvinvoinnin teemoista pienryhmissä. Seminaaria valmistellessa hanketta esiteltiin AMK:n tykytiimille. Tässä yhteydessä tykytiimi päätti, että ajatus tulosalueen omasta työhyvinvointitiimistä levitetään koko ammattikorkeakouluun ja että jatkossa AMK:n tykytiimi muodostuu tulosalueiden työhyvinvointitiimien edustajista. Syksyn aikana tulosalueita pyydettiin nimeämään omien tiimiensä jäsenet ja ilmoittamaan ne väistyvälle tykytiimille. Tiimien jäsenet kutsuttiin henkilökohtaisesti työhyvinvointiseminaariin ideoimaan yhteistyötä ja verkottumaan. 6. JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN Kohderyhmää on tiedotettu hankkeesta ja siihen liittyvistä toimenpiteistä tulosalueen kehittämispäivillä (3 kertaa vuodessa), sähköpostitse, tulosalueen sähköisen työtilan infotaululla ja hankkeelle perustetussa omassa blogissa (työtilassa). Blogissa on viestitty myös muista työhyvinvointiin liittyvistä asioista, kuten tapahtumista tai uutisista. Kampanjoista ja tapahtumista on informoitu myös mm. julisteilla kahvihuonetilassa. - Turun amk:n intran etusivulla, ns. Pullopostissa esiteltiin hanketta lyhyesti Hanketta esiteltiin Turun ammattikorkeakoulun vuonna 2013 julkaistussa, sidosryhmille suunnatussa Yhteiskuntaraportissa (Yhteiskuntaraportti 2012). Julkaisun levikki talon ulkopuolelle on noin 400 kpl. - Hanke sai näkyvyyttä Turun AMK:n tulosaluekohtaisilla ulkoisilla nettisivuilla, joilla kerrottiin KoVa Duunilaisten menestyksestä Yritysmaratonviestissä. ( ) - Hankkeessa toteutetun työhyvinvointikyselyn tuloksia on esitelty tulosalueen johtoryhmässä Hanketta esiteltiin Turun AMK:n TKI-päivillä omalla ständillään TKI-päivät on suunnattu koko AMK:n henkilöstölle sekä opiskelijoille hanketta esiteltiin Turun AMK:n tyky-ryhmässä. - KoVa duuni on lisätty Turun AMK:n työhyvinvoinnin hyviä käytäntöjä listaavalle www-sivulle hanke organisoi yhteistyössä INTO -hankkeen kanssa työhyvinvointiseminaarin Turun EURA JÄRJESTELMÄ 11/17

12 AMK:lle, jossa kerrottiin hankkeen tuloksista ja markkinoitiin tulevaa julkaisua. Seminaarissa toteutettiin ns. learning cafe -menetelmää hyödyntäen ohjattua ryhmissä pohdiskelua keskeisistä työhyvinvoinnin teemoista ja mahdollisuuksista kehittää työhyvinvointiin liittyvää yhteistyötä tulosalueiden välillä. Ryhmien pohdinnoista koostettiin yhteenveto, joka jaettiin sähköisenä tilaisuuteen osallistuneille. - Hankkeesta on valmistunut sen keskeisiä, toteutettuja toimenpiteitä ja tuloksia esittelevä julkaisu lokakuussa Julkaisu on sähköisessä muodossa ladattavissa ilmaiseksi Turun AMK:n julkaisukauppa LOKIsta. ( Viestintäsuunnitelmaan kirjatut tavoitteet ja toimenpiteet ovat pääosin toteutuneet kotimaisia ja ulkomaisia seminaareja lukuunottamatta. Soveltuvia seminaareja etsittiin useaan otteeseen hankkeen aikana, mutta valitettavasti aihepiiriltään sopivaa ei löytynyt. 6.1 Projektin mahdollinen internet-osoite 7. ONGELMAT JA SUOSITUKSET Alkuperäinen hankesuunnitelma laadittiin vuonna 2011 tilanteessa, jossa tiedossa oli ainoastaan Turun ammattikorkeakoulun osakeyhtiöittäminen. Sen ohella hankkeen toiminta-aikana käynnistyivät kuitenkin myös suuret organisatoriset muutokset ja säästötoimet. Kun hanke oli ollut käynnissä noin puolitoista vuotta, saatiin tieto Tietoliikenne ja sähköinen kauppa - sekä Bioalat ja liiketalous -tulosalueiden yhdistämisestä uudeksi Liiketalous, ICT ja bioalat -tulosalueeksi vuoden 2014 alussa. Tulosalueiden yhdistymisen myötä kaksinkertaistunut henkilöstön määrä, fyysinen jakautuminen kolmeen kampukseen ja toiminta- ja työpaikkakulttuurien erilaisuus eivät jääneet ainoaksi lisähaastetta tuoneeksi muutokseksi hankkeen toimintaympäristössä: yhdistäminen oli osa laajempia organisatorisia uudistustarpeita, joiden lähtökohtana oli opetus- ja kulttuuriministeriön koko ammattikorkeakoulusektoria koskevat muutospaineet. Näiden seurauksena muun muassa rahoitusperusteita uudistettiin ja eri alojen koulutustarpeita arvioitiin uudelleen. Muutosprosessin alusta pitäen oli selvää, että jopa irtisanomiset saattavat tulla kyseeseen. Henkilöstön määrää vähennettiin ensin jättämällä määräaikaisten sopimukset uusimatta. Valitettavasti keväällä 2014 käynnistyivät myös YT-neuvottelut. Rahoitusperusteiden muuttuminen ja tarve lisätä ulkopuolisen rahoituksen määrää on vaikuttanut myös opettajien työhön. Muutosten vaikutus koettuun työhyvinvointiin on tullut esiin sekä työnohjauksen että hankkeessa toteutettujen työhyvinvointikyselyjen yhteydessä. Vaikka alkuperäisessä hankesuunnitelmassa ei voitu ennakoida näin suuria mullistuksia, hankkeen avulla oli mahdollista tukea ja jopa kehittää työhyvinvointia tässä haastavassa tilanteessa. Suurin osa hankkeessa pilotoitaviksi suunnitelluista toimenpiteistä oli toteutettu tai meneillään muutosten alkaessa. Hankkeessa päätettiin, että niiltä osin kuin toimenpiteitä oli vielä toteuttamatta, ne kohdistettaisiin koko uuden tulosalueen henkilökunnalle ja tarvittaessa muokattaisiin vastaamaan kasvanutta henkilöstömäärää. Toimenpiteissä ja niiden juurruttamisessa otettiin mahdollisuuksien mukaan huomioon uusina tarpeina tukeminen muutoksessa, yhtenäisen toimintakulttuurin luominen, hyväksi koetun työilmapiirin säilyttäminen ja yhteishengen luominen. EURA JÄRJESTELMÄ 12/17

13 8. PROJEKTIN TULOKSET Hankkeen ansiosta tulosalueella on kehitetty, testattu ja vakiinnutettu uusia, työhyvinvoinnin edistämiseen, osallistamiseen, yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen lisäämiseen sekä osaamisen jakamiseen ja kehittämiseen tähtääviä toimintatapoja ja rakenteita - mutta myös työpaikkakulttuuria. Hyväksi havaitut uudet toimintatavat ja rakenteet on huomioitu tulosalueen toiminnan vuosisuunnittelussa, jonka keskeisenä työkaluna on vuosikello. Vuosikelloajattelu mahdollistaa suunnitelmallisuuden työhyvinvoinnin edistämisessä myös jatkossa. Tulosalueen tasolla merkittävimmät rakenteelliset uudet hyvät käytännöt liittyvätkin työhyvinvoinnin systemaattisemmin ja ennakoivammin huomioon ottavaan vuosikelloon ja tulosalueelle perustettuun työhyvinvointitiimiin. Työhyvinvointitiimi, jossa on tulosalueen koulutusjohtajan ja työhyvinvointivastaavan lisäksi edustajia joka toimipisteestä, koordinoi ja kehittää tulosalueen työhyvinvointitoimintaa sekä vaikuttaa sen suunnitteluun vuositasolla. Työhyvinvointitiimi hyödyntää hankkeessa kerättyjä kokemuksia toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa. Työhyvinvointitiimi on AMK:n johdon myötävaikutuksella käytäntönä levitetty kaikille tulosaluille ja niiden edustajista on muodostettu Turun AMK:n työhyvinvointitiimi. Tiimi- ja työyhteisötasolla on omaksuttu uusia kokouskäytäntöjä ja tässä kehittämistyössä on myös kuultu henkilöstöä. Dialogisuutta on pyritty lisäämään no agenda -tyyppisillä, vapaamuotoisemmilla palavereilla ja parantamalla mahdollisuuksia osallistua kokouksiin etänä. Henkilöstökokouksissa on käytetty reaaliaikaista, sähköistä "clicker" -äänestysmenetelmää keskustelun kohteena olevista asioista. Osallistavien, monialaisten kehittämisryhmien työskentelyn kehittäminen jatkuu, sillä edelleen käynnissä oleva organisaatiomuutos vaikuttaa sen reunaehtoihin. Ajanhallintatyökalu on otettu käyttöön osassa projekteja työajanseurannan avuksi ja sen käytettävyyttä tullaan vielä parantamaan. Toivottu on mm. mahdollisuutta rekisteröidä työaikaa mobiilisti. Turun ammattikorkeakoulun sisältä on hankkeen yhteydessä löytynyt paljon osaamista ja mahdollisuuksia työhyvinvoinnin saralta, ja tätä osaamista voidaan hyödyntää myös tulevaisuudessa. Lisäksi monien toimenpiteiden toteuttamiseen voidaan ottaa mukaan opiskelijoita, kuten esimerkiksi kuntotesti- ja sykevälimittauksien suorittamiseen. Henkilökunta on toistuvasti tuonut esiin toiveen työnohjauksesta, ja tämänkin alan osaamista löytyy ammattikorkeakoulusta runsaasti. Erityisenä etuna on tällöin ohjaajien tuntemus opettajuudesta ja ammattikorkeakoulusta toimintaympäristönä. Yksilöihin kohdistuvista toimenpiteistä suosituimmiksi osoittautuivat liikuntakampanjat, mutta myös jatkossa henkilöstölle tullaan tarjoamaan sekä kulttuuria että mahdollisuuksia osallistua ulkopuolisiin liikuntatapahtumiin. Kokemusten perusteella mielekkäintä on järjestää osallistumismahdollisuuksia erilaisiin tapahtumiin hieman harvemmin ja valita kohteeksi vain muutama korkeamman profiilin tapahtuma vuodessa. Näin tapahtumien käytännön järjestelyiden vaatima työtaakka ei muodostu kenellekään kohtuuttomaksi. Samasta syystä todettiin myös muiden vertaisryhmien osalta, että olisi tärkeää onnistua jakamaan vetovastuuta useammalle henkilölle. Fyysisen työympäristön, kuten kahvihuoneiden ja työhuonejärjestelyjen, muutoksilla haluttiin edistää EURA JÄRJESTELMÄ 13/17

14 yhteisöllisyyttä henkilökunnan välistä epävirallista vuorovaikutusta lisäämällä. Saadun palautteen perusteella tässä on myös onnistuttu. Kaiken kaikkiaan KoVa duuni -hanke sai toteutusaikanaan paljon hyvää palautetta henkilökunnalta. Hankkeen konkreettisuus, monipuolisuus, saadut kokemukset ja kehitetyt hyvät käytännöt ovat herättäneet kiinnostusta myös ammattikorkeakoulun johdon tasolla. Suunnitelmalliselle työhyvinvoinnin edistämiselle on ollut selvästi tarvetta. Samoin on kaivattu konkreettisia, toimivia ja toteuttamiskelpoisia työhyvinvointia edistäviä toimenpiteitä ja käytäntöjä, jotka eivät välttämättä ole riippuvaisia ulkopuolisista palvelutarjoajista ja jotka vastaavat työyhteisössä tunnistettuihin tarpeisiin. Monesti suurin ongelma ei kuitenkaan ole suunnitelmien ja ideoiden puute, vaan niiden tuominen käytäntöön ja toteuttaminen. Tähän yhtenä ratkaisuna on aidosti työhyvinvoinnista kiinnostuneista ihmisistä ja johdosta koostuva työyhteisön oma työhyvinvointitiimi. 9. PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS Hankkeessa laadittiin vuosiympyräajatteluun perustuva toimintamalli työhyvinvoinnin ennakoivaan ja suunnitelmalliseen johtamiseen sekä toteuttamiseen korkeakoulussa. Malli ottaa huomioon korkeakouluorganisaation vuosisyklin myös sen muilla tehtäväalueilla. Työhyvinvointitoimenpiteiden suunnittelun ja toteuttamisen avuksi perustettiin tulosalueen henkilökunnan jäsenistä sekä koulutusjohtajasta muodostuva työhyvinvointitiimi. Työhyvinvointitiimit on otettu käyttöön kaikilla tulosalueilla. Tiimien edustajista on muodostettu koko AMK:n yhteinen työhyvinvointitiimi, jonka tarkoituksena on mm. suunnitella ja kehittää AMK:n työhyvinvointia ja varmistaa yhteistyö työhyvinvointiasioissa eri tulosalueiden välillä. Hankkeessa rakennettiin työajanhallintasovellus (EPM), jonka avulla on mahdollista seurata kuhunkin projektiin ja tehtäviin käytettyä työaikaa henkilöittäin ja projekteittain. Lisätietoja sovelluksesta saa Riikka Kulmalalta (yhteystiedot hanketta esittelevillä sivuilla: Kokouskäytäntöjä uudistettiin siten, että kokousten määrää saatiin karsittua. Tämä toteutui siirtämällä tiedotusluonteiset asiat blogiin, jossa kuitenkin on myös kommentointimahdollisuus. Toisena kokouskäytäntöihin liittyvänä uudistuksena otettiin käyttöön no agenda -palaverit, jonne voidaan vapaasti tuoda kulloinkin ajankohtaisia asioita keskusteltavaksi. Palaverista pidetään muistiota. Henkilökunnan liikunnallisuuden aktivoimiseksi järjestettiin kampanjoita, jotka perustuivat liikuntasuoritusten keräämiseen joko yksilöinä tai joukkueina. Kampanjoihin osallistuneiden kesken arvottiin pikku palkintoja ja/tai palkittiin ahkerimmin liikkuneita. Tulosalueelle laadittiin työhyvinvoinnin säännölliseen seuraamiseen kevyt, www-pohjainen, asiantuntijatyön erityislaadun huomioon ottava kyselylomake, joka sisältää palauteosion. EURA JÄRJESTELMÄ 14/17

15 Kehityskeskustelulomaketta uudistettiin siten, että se ottaa huomioon sekä työnantajan että työntekijän vastuun työntekijän työhyvinvoinnista. 10. PROJEKTIN TASA-ARVOVAIKUTUKSET Toimenpiteitä suunniteltiin ja valikoitiin siten, että ne houkuttelisivat osallistumaan sukupuolesta riippumatta. Henkilökunnasta toimenpiteisiin on osallistunut molempia sukupuolten edustajia tasaisesti. 11. HYVÄT KÄYTÄNNÖT Hyviä käytäntöjä: 1. Vuosikello Hyväksi havaitut uudet toimintatavat ja rakenteet on huomioitu tulosalueen toiminnan vuosisuunnittelussa, jonka keskeisenä työkaluna on vuosikello. Vuosikelloajattelu mahdollistaa suunnitelmallisuuden työhyvinvoinnin edistämisessä myös jatkossa. 2. Työhyvinvointitiimi Työhyvinvointitiimi, jossa on tulosalueen koulutusjohtajan ja työhyvinvointivastaavan lisäksi edustajia joka toimipisteestä, koordinoi ja kehittää tulosalueen työhyvinvointitoimintaa sekä vaikuttaa sen suunnitteluun vuositasolla, vuosikellomallin mukaan. Työhyvinvointitiimi hyödyntää hankkeessa kerättyjä kokemuksia ja malleja toiminnan suunnittelussa. Työhyvinvointitiimi käytäntönä on levitetty kaikille Turun AMK:n tulosalueille ja niiden edustajista on muodostettu koko AMK:n työhyvinvoinnin kehittämisestä vastaava työhyvinvointitiimi. 3. Kokouskäytännöt Dialogisuutta on pyritty lisäämään no agenda -tyyppisillä, vapaamuotoisemmilla palavereilla ja parantamalla mahdollisuuksia osallistua kokouksiin etänä. Tiedotusluonteiset asiat on siirretty kokouksista intranettiin, jolloin keskustelulle jää enemmän aikaa. 4. Liikuntakampanjat Yksilöihin kohdistetuista toimenpiteistä suosituimmiksi osoittautuivat liikuntakampanjat. Kampanjat ovat verrattain pienitöisiä ja edullisia järjestää. Kampanjoiden toteutusajankohdat on kirjattu vuosikelloon. Hyviä käytäntöjä on levitetty esittelemällä hankettaja sen käytäntöjä Turun AMK:n TKI-päivillä (syksy 2013), Turun AMK:n tyky-ryhmässä (2013 ja 2014 syksyllä). Turun AMK:n työhyvinvointiseminaarissa ( ) kerrottiin hankkeen tuloksista ja markkinoitiin tulevaa julkaisua. Hankkeesta valmistunut sen keskeisiä, toteutettuja toimenpiteitä ja tuloksia esittelevä julkaisu on sähköisessä muodossa ladattavissa ilmaiseksi Turun AMK:n julkaisukauppa LOKIsta. EURA JÄRJESTELMÄ 15/17

16 ( Linkki julkaisuun löytyy myös hanketta esittelevillä nettisivuilta: TOIMINNAN JATKUVUUS Työhyvinvointitiimi on kirjattu osaksi tulosalueen toimintatapoja. Tulosalueella on käytössä työhyvinvoinnin vuosikello, johon on kirjattu mm. työhyvinvointitiimin kokoontumiset, kampanjat sekä hyvinvointikyselyn toteutus. Työhyvinvointitiimi vastaa koulutusjohtajan ohella toiminnan jatkuvuudesta ja kehittämisestä edelleen. Työhyvinvointitiimit on vakiinnutettu kaikille tulosalueille AMK:n johdon aloitteesta. Niiden edustajista on muodostettu koko AMK:n työhyvinvoinnin kehittämisestä vastaava työhyvinvointitiimi. AMK:n työhyvinvointitiimin yhtenä tavoitteena on edistää yhteistyötä ja hyvien käytäntöjen välittymistä tulosalueiden kesken. Työhyvinvointitiimimalli ja vuosikelloajattelu on helposti sovellettavissa erilaisissa organisaatioissa, kuten myös monet hankkeessa toteutetut käytännön toimenpiteet. 13. PROJEKTIN RAHOITUS Projektin rahoitus suunnitelman * mukaan: Projektin toteutunut rahoitus: ESR- ja valtion rahoitus ,00 85 % ,45 85 % Kuntien rahoitus ,00 15 % ,26 15 % Muu julkinen rahoitus 0 0 % 0 0 % Yksityinen rahoitus 0 0 % 0 0 % Tulot 0 0 % 0 0 % Rahoitus yhteensä , % , % * Suunnitelma = viimeisin hyväksytty projektisuunnitelma 14. YHTEENVETO PROJEKTIN TOTEUTUKSESTA JA TULOKSISTA Turun ammattikorkeakoulussa vuosina toteutetussa KoVa duuni - kokonaisvaltaista työhyvinvointia -hankkeessa tavoitteena on ollut kehittää työhyvinvoinnin edistämisen suunnitelmallisuutta ja ennakoivuutta. Hankkeen aikana yhdessä ammattikorkeakoulun toimintayksikössä pilotoitiin erilaisia rakenteita, työkaluja ja toimenpiteitä, joissa otettiin huomioon sekä fyysinen, psyykkinen että sosiaalinen työhyvinvointi. Tavoitteena oli kehittää ja pilotoida vuosiympyräajatteluun perustuvaa toimintamallia, jonka avulla työyhteisöön luodaan pysyvät tukirakenteet työntekijöiden kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin edistämiseksi ja tukemiseksi. Vaikuttavuuden parantamiseksi toimintamalliin on sisällytetty toimenpiteitä sekä yksilö-, yhteisö- että johtamisen ja esimiestyön tasolle. Pilotin alkuperäisen kohderyhmän muodostanut toimintayksikkö oli monialainen ja monikulttuurinen työyhteisö, johon kuului yhteensä noin 90 opetus-, hallinto- sekä tutkimus-, kehitys ja innovaatiopalvelujen (TKI) henkilökuntaa. Hankkeen oltua käynnissä reilun vuoden alkuperäinen pilottitoimintayksikkö EURA JÄRJESTELMÄ 16/17

17 yhdistettiin toisen toimintayksikön kanssa, mikä noin kaksinkertaisti kohderyhmään kuuluvien määrän. KoVa duuni -hankkeessa toteutettiin muun muassa liikuntakampanjoita, liikuntaryhmiä, kuntotestauksia ja työnohjausta. Henkilöstöä osallistettiin toimenpiteiden ja työilmapiirin kehittämisen ideointiin ja ideoita tuotiin käytäntöön. Työhyvinvoinnin tukemiseksi järjestettiin myös koulutuksia henkilökunnan toivomista teemoista. Henkilökunnan kahvitiloja uudistettiin viihtyisämmiksi ja houkuttelevammiksi sosiaaliseen kanssakäymiseen. Kokouskäytäntöjä ja dialogia johdon ja henkilöstön välillä kehitettiin luomalla uusia tapoja ja foorumeja vuorovaikutukselle, kuten no agenda -palaverit. Opetusalallakin yleistyvää projektimaisen työskentelyn työajankäytönseurantaa helpottamaan rakennettiin sovellus, jonka kehitystyötä jatketaan. Työhyvinvoinnin tilan säännöllistä seurantaa helpottamaan räätälöitiin tulosalueelle oma tiivis ja helposti toistettava sähköinen kyselylomake. Lisäksi perustettiin työhyvinvointitiimi, joka kokoontuu säännöllisesti ja jatkaa hankkeessa aloitettua toimintaa sekä huolehtii osaltaan suunnitelmallisuuden ja ennakoinnin toteutumisesta vuosikellomallin mukaisesti myös tulevaisuudessa. KoVa duuni -hankkeen ansiosta työyhteisöön on kehitetty ja vakiinnutettu uusia, työhyvinvointia edistäviä toimintatapoja ja rakenteita, kuten työhyvinvointitiimi, työhyvinvoinnin vuosikello ja kokouskäytännöt. Konkreettisista, yksilöihin kohdistuvista toimenpiteistä ja niiden toteuttamistavoista on saatu myös hyvää kokemusta siitä, minkälainen toiminta innostaa ihmisiä osallistumaan ja miten toimenpiteet ovat parhaiten toteutettavissa myös jatkossa. 15. AINEISTON SÄILYTYS Missä säilytetään projektin toteutukseen liittyviä asiakirjoja, kuten kirjanpitoaineistoa, toiminnan tarkastuksen kannalta tarpeellisia asiakirjoja, tietoja toiminnasta ja osallistujista sekä ohjausryhmän pöytäkirjoja. Säilytyspaikan osoite tai yhteystiedot. Joukahaisenkatu 3 C, TURKU. Päiväys ja allekirjoitus Vesa Taatila Rehtori-toimitusjohtaja EURA JÄRJESTELMÄ 17/17