Tieto- ja viestintäteknisesti tuetun toimintamallin kehittäminen Sammon keskuslukioon

Transkriptio

1 Tieto- ja viestintäteknisesti tuetun toimintamallin kehittäminen Sammon keskuslukioon Tutkimusraportti Marika Pehkonen, Heljä Franssila Työsuojelurahasto tutkimus ja kehityshankkeet (104388) Hankkeen rahoituskausi

2 Sisällys 1 Johdanto Sampo-toimintatutkimushankkeen lyhyt kuvaus Sampo-toimintatutkimuksen osallistujat ja osallistujien tavoitteet Sampo-toimintatutkimuksen tutkimukselliset tavoitteet Teoriat ja menetelmät Toimintatutkimuksen kehys tutkimus- ja kehityshankkeessa Contextual design ja osallistuva suunnittelu tieto- ja viestintäteknisen toimintaympäristön ja toimintamallin tuottamisen menetelmällisinä lähtökohtina Käyttäjäkeskeisen suunnittelun malli ohjaamassa suunnitteluprosessia ja tieto- ja viestintäteknistä muutosmallia Sampo-toimintatutkimuksen edistyminen ja tehtävien toteutuminen hankekaudella Hankkeen tehtävät ja niiden toteutuminen hankekaudella Yleiskuvaus ja arviointi hankkeen edistymisestä Opettajien tieto- ja viestintäteknisten käytäntöjen tunnistaminen ja mallintaminen Tieto- ja viestintäteknisten toimintatapauudistusten ominaispiirteitä koulumaailmassa Opettajien ja hallintohenkilökunnan tieto- ja viestintätekniset kehittämistarpeet Kehittämistarpeista lukioportaalin käyttötapauksiksi Tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen ja käyttötapojen suunnittelu ja testaus Komponenttipohjaisten portaaliteknologioiden räätälöitävyys, mukautettavuus ja ymmärrettävyys osallistuvan suunnittelun lähtökohtina Lukioportaalin käyttäjävaatimusten muokkaus toiminnallisiksi ja sisällöllisiksi vaatimuksiksi Lukioportaalin informaatio- ja käyttöliittymäsuunnittelu Tampereen lukioportaalin sivuhierarkia ja layout Lukioportaalin rakenne ja toiminnallisuudet Opiskelijaportaali Opettajaportaali Kurssit Lukiotason portaali Oma Sivusto Hyvien tieto- ja viestintäteknisten käytäntöjen kokoaminen dokumentoiduksi toimintamalliksi Johdanto Tampereen lukioportaalin käyttöön Toimintamallin tiivistelmä: käyttäjäryhmät ja roolit Toimintamallin tiivistelmä: kehitys, pedagoginen ja tekninen tuki Opettajat Marika Pehkonen & Heljä Franssila 1

3 5.2.1 Tiedottaminen ja toiminta työyhteisön kanssa Tiedottaminen ja toiminta aineenopettajatiimin ja muiden tiimien kanssa Tiedottaminen ja toiminta opiskelijayhteisön kanssa Toiminta kurssiryhmien kanssa Toiminta ohjausryhmän kanssa (päivälukio) Oma asiain-, dokumentin- ja ajanhallinta Oppilaanohjaajat Koulusihteerit ja rehtorit Tiedottaminen ja toiminta lukioyhteisön kanssa Tiedottaminen ja toiminta työyhteisön kanssa Tiedottaminen ja toiminta opiskelijayhteisön kanssa Ylläpito Oma asiain-, dokumentin- ja ajanhallinta Opiskelijat Yhteenveto tieto- ja viestintäteknisesti tuetusta toimintamallista Aineenopetuksen hyvien tieto- ja viestintäteknisten käytäntöjen suunnittelu ja aineenopettajien tieto- ja viestintäteknisten osaamisprofiilien rakentaminen Aineenopettajatyöpajatoiminnan kuvaus Miksi tieto- ja viestintätekniikan opetuskäyttöä pitäisi suunnitella ja rakentaa osaamisprofiileja? Opetussuunnitelmien uudistukset Tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytön strategian (tietostrategian) tavoitteet Osaamisprofiilien suunnittelu osana opettajien tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytössä kehittymistä Tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytön osaamisprofiilit Tieto- ja viestintätekniikan käyttö aineenopetuksessa 1: alkaja / soveltaja Tieto- ja viestintätekniikan käyttö aineenopetuksessa 2: monisoveltaja Tieto- ja viestintätekniikan käyttö aineenopetuksessa 3: syväosaaja Yhteenveto aineenopettajatyöpajatoiminnasta: tilauksessa tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytön demystifiointi Tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden arviointi Tieto- ja viestintäteknisen toimintamallin omaksuminen lukioissa Tieto- ja viestintäteknisille uudistuksille asetettavat tavoitteet Tieto- ja viestintäteknisen toimintakyisyyden ulottuvuudet Tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden toteutuminen Työskentelyn aika- ja paikkariippumattomuus Työskentelyn koordinoinnin tehostaminen Tietämyksen ajantasaisuus ja virheettömyys Vuorovaikutuksen läpinäkyvyyden ja verkostoituneisuuden lisääminen Marika Pehkonen & Heljä Franssila 2

4 7.4.5 Työskentelyn sujuvoituminen ja toteutusketjujen suoristuminen Yhteenvetoa toimintakyisyydestä Lukioportaalin aktiivisten käyttäjien tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden kokemukset Koulutyöyhteisöjen tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden edellytysten ja vaikuttimien tunnistaminen Jäsennyksiä organisaation toiminnan ja tieto- ja viestintätekniikan välisen harmonian perusteista Yhteisöteknologiasovellusten käyttöönoton vaikuttimet Tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden vaikuttimien merkitys lukioportaalin käyttöönotossa Käyttöönoton prosessi Käyttöönoton projektointi Teknologian piirteet Organisatorinen konteksti Yhteenvetoa Sovellettujen yhteissuunnittelun menetelmien ja työtapojen dokumentointi ja arviointi Käyttäjätiedon merkitys tietojärjestelmien suunnittelussa Käyttäjäkeskeisen suunnittelun vaihemallit ja menetelmät Yhteissuunnittelun käyttäjä- ja käytettävyystutkimusta laajempi fokus Osallistuvan suunnittelun merkitys kulttuurisen muutoksen tuottamisessa Yhteissuunnittelun vaiheet ja dokumentaatiot Käyttökontekstin kartoitus, tieto- ja viestintäteknisesti tuettujen työprosessien teknologiariippumaton mallinnus ja visiointi Tvt-toimintamallin suunnittelun käynnistävä tapaaminen työyhteisön kanssa Tieto- ja viestintäteknisesti tuettujen työprosessien yhteissuunnittelun ja visioivan mallinnuksen työpaja Organisaatiovierailut Opettajien tieto- ja viestintäteknisesti tuettujen työprosessien lukiokohtainen mallinnus ja roolikohtaiset työpöytänäkymät Käyttötapausten teknisen toteutettavuuden katselmointi ja yhteissuunnittelu järjestelmäntoteuttajan kanssa Lukioportaalissa tarvittavien LDAP/AD-ryhmien ja henkilötietojen määrittely kaupungin toimijoiden kanssa Konseptin käytettävyyden heuristinen analyysi Käyttöliittymän ja toiminnallisuusmäärittelyn katselmoinnit sekä pelisääntösuunnittelu käyttäjäorganisaatioiden kanssa Suunnitelmien hyväksyminen Käyttöönottovaiheen valmistelu: koulutus- ja käyttöönottosuunnitelma sekä lukioportaalin testaussuunnitelma Kehitysversion konfigurointi, katselmointi ja osallistuva läpikäynti Marika Pehkonen & Heljä Franssila 3

5 Asennus ja käytettävyyden asiantuntija-arviointi Käyttöönoton tuki: koulutukset, lukioportaaliklinikat ja opiskelijoiden perehdytys ja käyttöohje Aineenopetuksen hyvien tieto- ja viestintäteknisten käytäntöjen mallinnus- ja suunnittelutyöpaja Tieto- ja viestintäteknisen toimintamallin läpikäynti ja toimintatapojen yhtenäistäminen Tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden arviointi Koontikaavio yhteissuunnittelun vaiheista Sovellettujen yhteissuunnittelun työtapojen arviointi Osallistuvan suunnittelun oikeutuksesta, tarkoituksesta ja haasteista Muutosmalli ja arvio yhteissuunnittelun menetelmistä, menettelyistä ja työkaluaihioista Tulokset, pohdinta ja johtopäätökset Tieto- ja viestintätekninen toimintaympäristö ja tieto- ja viestintäteknisesti tuettu toimintamalli Tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden mittaus ja arviointi Tvt- muutosmalli Tiedotus ja muu tiedon käytännön ja/tai tieteellinen hyödyntäminen Hankkeen toteuttamiseen osallistuneet henkilöt ja heidän toteutuneet työpanoksensa 186 Lähteet Liite 1 Työprosessien mallinnus ja tieto- ja viestintäteknisen nykytilan arviointi: alkukartoitus Liite 2 Tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden seurantakysely Liite 3 Sampo-toimintatutkimushankkeen haastattelut, tutkimusinterventiot ja sisäinen tiedotus Marika Pehkonen & Heljä Franssila 4

6 1 Johdanto 1.1 Sampo-toimintatutkimushankkeen lyhyt kuvaus Sampo-toimintatutkimushankkeen keskeisenä tavoitteena on ollut suunnitella ja toimeenpanna interventioin tieto- ja viestintäteknisesti tuettu työyhteisön toimintamalli Tampereella Sammon keskuslukioon ja Tampereen aikuislukioon sekä etälukioon yhteistyössä lukioiden toimijoiden, kaupungin kasvatus- ja opetustoimialan tieto- ja viestintätekniikan kehittämisestä vastaavien ammattilaisten sekä Microsoft Finlandin ja tämän alihankkijoiden kanssa. Toiseksi, toimintatutkimuksen vaikutuksia on arvioitu seuraamalla toimintamallin käyttöönottaneiden lukioiden tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden kehittymistä. Kolmanneksi, hankkeessa on dokumentoitu ja pyritty kehittämään pitkäkestoisen, monitoimijaisen yhteissuunnittelun työtapoja organisaation sosio-tietoteknisen muutoksen toteuttamiseksi. Uuteen Sammon keskuslukion koulurakennukseen syyslukukauden 2005 alussa muuttanut ja muotoutumisen tilassa oleva työyhteisö on tarjonnut asetelmaltaan ainutlaatuisen, haastavan ja voimakkaasti tulevaisuuteen tähtäävän tutkimuskohteen. Kyseessä on noin 470 opiskelijan ja 40 opetushenkilöstöön kuuluvan Sammon keskuslukiolaisen (jäljempänä päivälukio) sekä noin 600 opiskelijan, aineopiskelijan ja 50 opetushenkilöstöön kuuluvan Tampereen aikuislukion ja etälukion (jäljempänä aikuislukio) työyhteisö. Lisäksi keskuslukion rakennukseen sijoittuu opettajien verkko-opetuksen tukipiste Tampereen etäopetuskeskus sekä Pellervon kirjasto. Päivälukiossa on käytössä kaksi opetussuunnitelmaa: yleislukio ja urheilulinja. Leimallista päivälukiolle on uuden rakennuksen myötä ollut tietoteknisen infrastruktuurin huomattava parantuminen, opettajayhteisön hajasijoittuminen uudisrakennuksen siipiin aineenopettajien työtiloihin (opettajasoluihin) sekä organisaatiokoon odotettavissa oleva kasvu. Nämä tekijät ovat osaltaan avanneet uusia näkymiä, osaltaan painostaneet toiminnan suunnitteluun ja uudelleenorganisointiin. Täydessä mitassaan päivälukio tulee olemaan noin 800 opiskelijan ja 60 opetushenkilöstöön kuuluvan päivälukiolaisen työyhteisö. Lukiotutkintoon, ylioppilastutkintoon, yksittäisten kurssien suorittamiseen sekä perusasteen päättöarvosanojen korottamiseen tähtäävää iltaopetusta, etälukio-opetusta sekä ammattilukio-opetusta antava aikuislukio puolestaan on työyhteisönä elänyt kahden aiemmin erillisen aikuislukion integroitumisen vaihetta vuodesta Tottumusta ryhmätyöteknologioiden käyttöön on saatu eritoten etälukiotoiminnassa, mutta koko organisaation läpi ulottuvat tieto- ja viestintätekniset toimintakäytännöt puuttuvat. Motivaatio ryhmätyöteknologioiden käyttöön kumpuaa organisaatiossa edelleen kahteen päätoimipisteeseen sijoittumisesta sekä tiedon välittämisen tarpeesta yhteistyöoppilaitoksiin sijoittuvalle henkilöstölle. Ammattilukiotoiminnassa mukana ovat Pyynikin ammattioppilaitos, Tampereen terveydenhuolto-oppilaitos, Tampereen sosiaali- ja terveysalan opisto, Hervannan ammattioppilaitos ja Kurun metsäoppilaitos. Vaikka päivälukio ja aikuislukio ovat jatkossakin erillisiä organisaatioita, toimintatutkimuksen tuella on vuosina pyritty mahdollistamaan näiden kahden fyysisesti ja organisatorisesti eri toimipisteissä sijaitsevan ja toimintatavoiltaan erilaisen lukion sisäisen viestinnän sujuva ja edistyksellinen harmonisointi luomalla yhteisöille innovatiivinen ja käyttäjälähtöinen tieto- ja viestinteknisesti tuettu toimintaympäristö ja toimintamalli. Toimintaympäristöllä tarkoitetaan lukiotoimijoiden käyttöön osallistuvasti suunniteltua ja hankkeen aikana toteutettua ja käyttöönotettua intranet-ratkaisua eli Tampereen lukioportaalia, ja toimintamallilla yhteisesti sovittuja lukioportaalin toimijarooleja ja yhteisöllisiä käytön tapoja työyhteisön viestinnässä ja toiminnassa.

7 Toimintaympäristön ja toimintamallin kehittämisessä lähtökohtana on ollut tarkastella lukion eri toimijaryhmien rehtorien, koulusihteerien ja opettajien tieto- ja viestintätekniikalla tuettuja työprosesseja yksittäisten sovellusten eriytynyttä käyttöä, opetustilannetta tai jaettujen oppimisympäristöjen käyttöä laajemmin. Tieto- ja viestintäteknisiä ratkaisuja ja niiden tarjoumia on käsitelty osana lukiotoimijoiden teknistä ja sosiaalista systeemiä; yhteissuunnittelussa molempia järjestelmiä on pyritty kehittämään rinnakkain. Olettamuksena on ollut, ettei tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen uudistaminen ja käyttöönotto yksin riitä uuden toimintamallin ja toimintatavan aikaansaamiseksi, vaan suunnittelussa on keskeisesti panostettava myös toimijaroolien ja työprosessien uudelleensuunnitteluun. Esimerkiksi Nielsenin (2003) tutkimuksen mukaan onnistuneessa intranet-portaalin käyttöönotossa ohjelmiston osuus vastaa arviolta yhtä kolmannesta työmäärästä ja organisaation sisäisten prosessien suunnittelu ja sisäisten toimintatapojen johtaminen loppuja kahta kolmannesta. Thomasin (2003) havainnot aikapanostuksista teknisiin ja organisaation kysymyksiin Indianan yliopiston intranet-portaalin suunnittelussa ovat hyvin samansuuntaiset. Tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen organisatorisessa käyttöönotossa on siis perustavasti kyse myös työyhteisön ja sen toimintatavan kehittämisestä. Sammon keskuslukioyhteisön tieto- ja viestintäteknisesti tuettu toimintamalli on rakennettu kartoittamalla aluksi molempien lukioiden olemassa olevat, lukuvuoteen kuuluvat tieto- ja viestintäteknisesti tuetut työprosessit ja tunnistamalla työprosesseja, joita voitaisiin nopeuttaa ja helpottaa käyttöönottamalla aivan uusia tieto- ja viestintäteknisiä ratkaisuja tai käytössä olevia tietoteknisiä ratkaisuja kehittämällä ja laajentamalla. Kaupungin ryhmätyöteknologian eli intranetin pilotointipäätöksen jälkeen tunnistettuihin ja valikoituihin työprosesseihin ryhdyttiin hakemaan parannuksia ryhmätyöteknologian tarjoamien mahdollisuuksien perusteella. Sekä lukioportaali että tieto- ja viestintätekninen toimintamalli kiteytyivät iteratiivisen prosessin kautta lukiotoimijoita osallistavissa yhteissuunnittelun työpajoissa, joissa keskityttiin rinnakkain teknisten ratkaisujen toimialakohtaiseen räätälöintiin ja toimintaprosessien visioivaan uudistamiseen ja mallintamiseen. Kahden hyvin erilaisen lukion osallistuminen suunnitteluprosessiin on tehnyt siitä haasteellisemman, mutta edesauttanut suomalaisessa lukiotoiminnassa olennaisten, ryhmätyöteknologialla tuettavien toimintaprosessien ja sisältöjen kiteyttämisessä. Käytännössä Sammon keskuslukion tieto- ja viestintäteknisesti tuettu (tvt) toimintamalli toteutuu yhteisesti suunnitellun ryhmätyöteknologian eli intranetin käyttöönoton ja yhteisesti suunniteltujen, viestinnällisten toimintatapojen omaksumisen myötä. Tällöin kyse on ryhmäkohtaisesti mukautuvan lukioportaalin ominaisuuksien hyödyntämisestä suunnitellusti lukiotyöyhteisön viestinnässä ja toiminnassa, esimerkiksi eri toimijaryhmille viestien kohdentamisen, dokumenttien jakamisen, ryhmätyötilojen käytön ja dokumenttien vaiheistetun, yhteistoiminnallisen työstämisen kautta. Ryhmätyöteknologian suunnittelun, toteutuksen ja käyttöönoton kautta toimintatutkimushankkeeseen kytkeytyy Tampereen Tietotekniikkakeskuksen ja koulujen atktuen toimijoita sekä ryhmätyöteknologian räätälöinnistä vastaava alihankkija ja koulutusalihankkija. Sampo-toimintatutkimushankkeen ovat toteuttaneet Tampereen yliopiston Hypermedialaboratoriossa projektipäällikkö Marika Pehkonen ja tutkija Heljä Franssila Toimintatutkimus perustuu osin keväällä 2004 Hypermedialaboratorion toteuttaman, Tampereen kaupungin opetuspalvelukeskuksen ja Microsoftin rahoittaman tutkimuksen Opettajan työn tukeminen. Tutkimus tietotekniikan hyödyntämisestä peruskoulun ja lukion opetuksessa Tampereella (Franssila & Pehkonen 2004) havainnoille opettajien tvt:n käytön laadusta, määrästä ja tuen tarpeesta. Marika Pehkonen & Heljä Franssila 6

8 1.2 Sampo-toimintatutkimuksen osallistujat ja osallistujien tavoitteet Erityistä Sampo-toimintatutkimushankkeessa on ollut sen toteuttaminen kuntatoimijan, yritystoimijan ja yliopistotoimijan kolmikantayhteistyönä sekä hankkeen osatoteutusten jakautuminen useille yhteistyötahoille. Partnereina hankkeessa ovat olleet Tampereen kaupungin kasvatus- ja opetuspalvelukeskus (jäljempänä kaupunki) ja Microsoft Finland (jäljempänä yritystoimija). Microsoftin alihankkijoina Satama MST, aiemmin Quartal Content Management (jäljempänä teknologian toteuttaja), on vastannut lukioportaalin toteutuksesta ja Datafisher Oy koulutusten toteutuksesta (jäljempänä koulutuspartneri). Toimintatutkimushanke on toteutettu tiiviissä kytköksessä Tampereen kaupungin perustamaan Sammon keskuslukion Learning Gateway -projektiin sekä kasvatus- ja opetustoimialan IT-hankkeeseen. Kuvio 1. Sampo-toimintatutkimushankkeen yhteistyöverkosto. Osallistujaorganisaatioiden eli Sammon keskuslukion toimijoiden kannalta hankkeen tavoitteena on ollut auttaa analysoimaan sekä suoristamaan ja tehostamaan organisaation tietojenkäsittely- ja viestintäprosesseja muutoksessa, jossa lukioiden toimintaympäristöt muuttuvat ja päivälukion oppilasotto sekä henkilöstön määrä kasvavat. Hankkeessa on pyritty orientoimaan lukioiden johtoa ja henkilöstöä muutoksessa sekä auttamaan organisaatioita osallistuvan suunnittelun keinoin yhteistoiminnallisesti sekä pohtimaan että aktiivisesti ohjaamaan ja johtamaan tieto- ja viestintäteknisiä käytäntöjä haluttuun muutossuuntaan. Konkreettisina, lukioiden nykyisten tvt-käytäntöjen ja -työprosessien kartoituksiin perustuvina tavoitteina on molemmissa lukioissa ollut koulusihteerien ja rehtorien kuormituksen vähentäminen sekä opettajien työskentelyprosessien helpottaminen tieto- ja viestintäteknisin ratkaisuin ja hyvin toimintakäytännöin. Hankkeen tuloksena kirjatut Marika Pehkonen & Heljä Franssila 7

9 hyvät käytännöt, jotka on kiteytetty toimintamalliksi, auttavat myös uusien opettajien perehdyttämisessä ja integroimisessa koulun toimintakulttuuriin. Eritoten sähköisen toimintakulttuurin kehittymistä hankkeessa pyritään tieto- ja viestintäteknisten käytäntöjen osalta aktiivisesti ohjaamaan. Kaupungin motivaatio lähteä kehittämään tieto- ja viestintäteknistä toimintamallia sekä kokeilemaan uusia teknisiä ratkaisuja koulutustoimen alalla kumpuaa kaupunkistrategiaan pohjautuvista kasvatus- ja opetustoimialan strategioista (Tampereen kaupunki 2002a; Tampereen kaupunki 2002b; Tampereen kaupunki 2003) sekä uudistetuista valtakunnallisista ja paikallisista opetussuunnitelmien perusteista, joissa tieto- ja viestintätekniikan käyttöön ohjataan sekä oppilaitoksen toimintakulttuurin että opetuksen osalta. Opetuksessa tieto- ja viestintätekniikan sisällölliseen ja menetelmälliseen käsittelyyn ohjaavat erityisesti kaksi Opetussuunnitelmien perusteisiin sisältyvistä eheyttävistä aihekokonaisuuksista: teknologia ja yhteiskunta sekä viestintä- ja mediaosaaminen (Opetushallitus 2003; Opetushallitus 2004). Tampereen kaupungin koulutustoimialan strategisten päämäärien (2003) kannalta hankkeen tavoitteet palvelevat riittävien tietoyhteiskunnan toimintavalmiuksien turvaamista kaikille kansalaisille, turvallisen ja innovatiivisen oppimisympäristön kehittämistä kaikille koulutusasteille sekä korkeatasoisen opetuksen takaamista ja edellytysten luomista kansainvälisesti vertailukelpoisille ja kilpailukykyisille koulutuspalveluille. Strategiassa tilojen ja laitteiden ajanmukaisuuden turvaamisen sekä oppimisympäristöjen innovatiivisuuden kehittämisen ohella henkilöstön tietotaidon ja osaamisen ylläpito sekä sen kehittäminen on katsottu kriittisiksi menestystekijöiksi. Hankkeen konkreettisia toiminnallisia tavoitteita kaupungin kasvatus- ja opetustoimen näkökulmasta ovat olleet koulun arkipäivän toiminnan, lähiopiskelun ja etäopiskelun järjestäminen helpommin ja monimuotoisemmin. Hankkeessa kehitetyn tvttoimintaympäristön ja -toimintamallin on ollut tarkoitus tukea myös opettajan roolia työyhteisön aktiivisena tiedontuottajana ja -jakajana. Yritystoimijan motivaationa hankkeessa on ollut saada ratkaisukehykselleen lokalisoitu toteutusreferenssi, joka olisi myös mukautettu suomalaisen koulujärjestelmän tarpeisiin. Tutkimushankkeessa on kerätty tietoa käyttäjätarpeista globaalin Learning Gateway - konseptin ja ratkaisukehyksen pilotoimiseksi ja räätälöimiseksi suomalaiseen lukiotoimintaan. Soveltamalla osallistuvia, käyttäjälähtöisiä suunnittelumenetelmiä tutkimushanke on pyrkinyt varmentamaan toteutuksen laadun, toisin sanoen pilotin onnistumisen. Yritysosapuolen intresseinä ja toimintatapoina on ollut omien partnereidensa osaamisen kehittäminen siten, että hankkeen eri toteutusvaiheisiin, kuten teknisen ratkaisun toteutukseen, tekniseen konsultointiin ja koulutukseen on palkattu alihankkijoina näiden alojen parasta kotimaista asiantuntemusta. Toimintatutkimushankkeessa on otettu huomioon alihankkijayhteistyön kehittämisen tavoite ja pyritty erityisesti kehittämään käyttäjätiedon ja osallistuvien suunnittelumenetelmien hyödyntämistä suunnitteluprosessissa. Tutkimushanke on myös dokumentoinut käyttäjälähtöisen suunnitteluprosessin, ja pyrkimyksenä on edelleen tuottaa tietoa toimintaympäristön käytön vaikutuksista myös yritystoimijan hyödynnettäväksi. Toimintatutkimuksen aikana hankeosapuolten edustajat ovat kokoontuneet lukuisissa suunnittelupalavereissa eri kokoonpanoilla sekä hankkeen ohjausryhmän kokouksissa. Tutkijat on integroitu kaupungin Sammon lukion Learning Gateway -hankkeen projektiryhmään. Myös sähköpostikirjeenvaihto on ollut suunnittelun ja toteutuksen eri vaiheissa hyvin vilkasta. Hankkeen haastavuutta ja siinä tarvitun asiantuntijuuden monitahoisuutta kuvastaa osallistujien lukuisuus ja uusien osallistujatahojen liittyminen hankkeeseen kaupungin sisällä sekä yritysosapuolen alihankintana. Tutkijoiden vetämiin lukioportaalin ja tvt-toimintamallin yhteissuunnittelun työpajoihin ovat osallistuneet molempien lukioiden rehtorit, koulusihteerit ja opettajat; kaupungin verkko-opetuksen asiantuntijat ja lukiotoimen johtava rehtori sekä yritystoimijan edustaja. Lukioportaalin tekniseen suunnitteluun ja toteutukseen ovat puolestaan osallistuneet kaupungin opetusteknologiapäällikkö, verkko-opetuksen asiantuntijat ja IT-suunnittelija, atkpalvelupäällikkö, koulujen atk-tuen esimies, kaupungin tietotekniikkakeskuksen suunnittelijat Marika Pehkonen & Heljä Franssila 8

10 ja projektin ratkaisuarkkitehti, verkkotukihenkilöt ja kiinteistön atk-tukihenkilö; yritystoimijan tekniset ja pedagogiset asiantuntijat sekä ulkoinen järjestelmäasiantuntija/ tietoturvaratkaisukonsultti; teknologiatoteuttajan puolelta projektipäällikkö, sovellusarkkitehti ja sovelluskehittäjä; sekä yliopistotoimijan puolelta molemmat hankkeen tutkijat. 1.3 Sampo-toimintatutkimuksen tutkimukselliset tavoitteet Koulutyöyhteisöjen tietojärjestelmien ja toimintatapojen samanaikaista kehittämistä koskevaa tutkimusta on tehty verrattain vähän, ja aiemmissa tutkimuksissa onkin tarkasteltu lähinnä rajatumpien sovellusten, kuten hallintotietojärjestelmien käyttöönottoa (Visscher ym. 2003; Telem 2001), tai vain pääsääntöisesti tieto- ja viestintätekniikan opetuskäyttöä ja sähköisiä oppimisympäristöalustoja ja -sovelluksia (esim. Kankaanranta, Puhakka & Linnakylä 2000; Sinko & Lehtinen 1998; Kozma 2003). Koulutyöyhteisöjen tieto- ja viestintätekniikan toiminnallisesti strategiseen kehittämiseen on vasta pikku hiljaa herätty (vrt. Petrides & Guiney 2002). Sampo-toimintatutkimuksen tavoite eli kokonaisvaltainen tietoteknisen toimintaympäristön ja toimintatapojen yhteissuunnittelu käyttäjien, teknologiatoimittajien ja tutkijoiden yhteistyönä on siis uusi ja innovatiivinen, sekä akateemisesti että käytännöllisesti. Sampo-toimintatutkimushankeen tutkimussuunnitelman kuusi tutkimus- ja kehittämistavoitetta olivat: 1. Lukiotyöyhteisöjen tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden ulottuvuuksien ja edellytysten tunnistaminen sekä niiden ilmentymisen analysointi työyhteisön eri toimijaryhmien työssä uuteen työympäristöön siirtymistä ennen ja sen jälkeen. (luku 7) 2. Sammon keskuslukion koko työyhteisön tietohallinto-, yhteistyö- ja viestintäkäytäntöjen sujuvoittaminen ja jäntevöittäminen suunnittelemalla ja testaamalla käytäntöjä tukevia ja uudistavia tieto- ja viestintäteknisiä (tvt) ratkaisuja ja käyttötapoja. (luku 4) 3. Opettajien henkilökohtaista ja ryhmätyötä tukevien lupaavien tieto- ja viestintäteknisten käytäntöjen tunnistaminen ja mallintaminen. (luku 3) 4. Aineenopetuksen hyvien tieto- ja viestintäteknisten käytäntöjen suunnittelun ja aineenopettajien TVT-osaamisprofiilien rakentamisen aloittaminen. (luku 6) 5. Tutkimuksessa kehitettyjen sovellettujen yhteissuunnittelun työtapojen dokumentointi ja arviointi. (luku 8) 6. Tutkimuksessa kehiteltyjen hyvien tieto- ja viestintäteknisten käytäntöjen kokoaminen dokumentoiduksi toimintamalliksi. (luku 5) Tutkimuksellisesti Sampo-toimintatutkimushankeen tavoitteena on ollut tuottaa uutta tietoa erittäin usein käytännössä toteutuvasta organisaatioiden tietoteknisen uudistamisen muodosta eli saatavissa olevan, kohtalaisen kypsän teknologian mukauttamisesta ja käyttöönotosta uuden toimialan ja käyttäjäryhmän käyttöön (Beyer & Holtzblatt 1998, 69-71). Tätä uudistamisen muotoa on käsitelty käyttäjäkeskeisen suunnittelun tutkimuksessa vain vähän. Käyttäjäkeskeisen suunnittelun menetelmiä on kehitetty pitäen oletuksena lähes poikkeuksetta tilannetta, jossa lähdetään kehittämään täysin uutta tai hyvin pitkälle räätälöitävää ratkaisua, jossa myös ratkaisujen varioitavuus on korkea, korkeampi kuin mitä useimmiten käytännön tietojärjestelmäprojekteissa on taloudellisesti ja toteutettavuuden osalta kuitenkaan käytännössä mahdollista. Uudistamiselle teknologiaa adaptoimalla puolestaan on tyypillistä se, ettei käyttöönotettava teknologia ole täysin uutta juuri kyseistä organisaatiota varten kehitettyä teknologiaa tai täysin räätälöitävissä olevaa teknologiaa Marika Pehkonen & Heljä Franssila 9

11 kyseisen organisaation käyttöön. Sitä vastoin yleisimmin toteutuu tilanne, jossa jonkin verran räätälöitävissä olevista, kohtalaisen valmiista toiminnallisista osista kehitetään organisaation tarpeita riittävästi tyydyttävä kokonaisuus. Jollei näin toimittaisi, uudistusprojektit kestäisivät poikkeuksetta ajallisesti liian pitkään ja tulisivat sietämättömän kalliiksi käyttäjäorganisaatiolle. Tutkimuksessamme toteutettiin ja dokumentoitiin kehitysprojekti, jossa pyrittiin yhteissuunnittelun menetelmien ja käytettävissä olevan, yllä kuvatun kaltaisen ajallisen ja toteutettavuudellisen liikkumavaran puitteissa rakentamaan mahdollisimman optimaalinen tieto- ja viestintätekninen toimintaympäristö (lukion intranet-portaali) ja käyttötoiminnan yhteisöllinen malli yritysmaailmassa käytössä olevien ratkaisujen toimialakohtaisen suunnittelun ja adaptoimisen kautta. Käyttäjäorganisaation oman käyttötoiminnan kokonaisvaltaisen suunnittelun tärkeys usein unohtuu tietoteknisissä uudistusprojekteissa sekä käyttäjäorganisaatiolta että teknologiatoimittajilta (Eason 1988; Hasu 2001; Kasvi & Vartiainen 2000, 89-90; McLaughlin ym. 1999; Miettinen ym. 2003). Sampo-toimintatutkimuksessa pyrittiin paikkaamaan tätä aukkoa tuottamalla uutta tietoa lukiotyöyhteisön edellytyksistä ja mahdollisuuksista kehittää omaa toimintaansa tieto- ja viestintätekniikan tukemana. Hankkeessa organisatorinen ja tieto- ja viestintätekninen kehittämisprosessi on toteutettu samanaikaisesti, ei erillisinä prosesseina niin että tieto- ja viestintätekniikan kehittäminen olisi tapahtunut irrallaan, omalakisesti tai riippumattomana tekniikkaa hyödyntävän työyhteisön käytännöistä ja niiden suunnittelusta ja kehkeytymisestä. Kysymyksessä on siis mittava, koko työyhteisöä koskettava uudistusprojekti, jossa yhdistyvät sekä organisatorinen että tieto- ja viestintäteknologinen kehittäminen unohtamatta julkisorganisaation tietoteknisten hankintapäätösten, toteutusten ja sovittavien käytön tapojen asettamia reunaehtoja. Suunnitteluprosessin artefaktisoituneina tuotoksina Sampo-toimintatutkimushankkeessa on kehitetty tvt-toimintaympäristö eli Tampereen lukioportaali 1 sekä lukioportaalin käyttöön perustuvia, yhteisesti sovittuja työskentely- ja viestintäkäytäntöjä kuvaava tvt-toimintamalli. Myöskään yhteisöllisen käyttötoiminnan suunnittelun menetelmiin ei ole vielä tähän mennessä riittävästi kiinnitetty tutkimuksissa huomiota. Kyse on tietojärjestelmien kehittämisen ja käyttäjäkeskeisen suunnittelun tutkimuksessa vähäiselle huomiolle jääneestä suunnittelun alueesta, eli siitä miten järjestelmän osto- ja suunnitteluprosessissa käyttäjäorganisaatio voi pitkäjänteisesti osallistua omien tietoteknisten työvälineidensä ja toimintaympäristönsä yhteissuunnitteluun aina ratkaisujen ideoinnista varsinaisen käyttötoiminnan suunnitteluun, käynnistämiseen ja edelleen kehittämiseen asti. Sampotoimintatutkimushankkeessa on pyritty kehittämään monitoimijaisen yhteissuunnittelun työtapoja organisaation sosio-tietoteknisen muutoksen toteuttamiseksi. Monitoimijaisen suunnitteluprosessin vaiheet ja siinä käytetyt dokumentaatiot on hankkeessa dokumentoitu tvt-muutosmalliksi. Jotta toimintatutkimuksen kehä täyttyisi ja refleksiivisen oppimisen vaihe toteutuisi, seurataan hankkeessa työyhteisön tvt-toimintakykyisyyden kehittymistä ja tvt-toimintamallin käyttöönotolle asetettujen tavoitteiden toteutumista tvt-toimintakykyisyyskyselyn avulla. Kysely palvelee myös menetelmäkehityksen tarpeita kertomalla käyttöönoton vaikutintekijöistä sekä yhteisöllisten tvt:n käytön tapojen suunnittelun ja osallistuvan suunnitteluotteen vaikutuksista käyttöönottoon. Kunnianhimoisena kokonaistavoitteena Sampo-toimintatutkimushankkeessa on ollut tuottaa tieto- ja viestintätekninen toimintatapauudistus työyhteisössä intranet-portaalin ja tvt-toimintamallin suunnittelun, toteutuksen ja käyttöönoton kautta tvt-muutosmalli käytetyistä menetelmistä ja menettelytavoista vastaavanlaisten hankkeiden toteuttamisen avuksi sekä 1 Tampereen lukioportaali, joka edellyttää kirjautumista, löytyy osoitteesta ( ) Marika Pehkonen & Heljä Franssila 10

12 arviointitietoa sekä toimintatapauudistuksesta että muutosmallin purevuudesta tvttoimintakykyisyyskyselyn avulla. 1.4 Teoriat ja menetelmät Toimintatutkimuksen kehys tutkimus- ja kehityshankkeessa Tieto- ja viestintäteknisesti tuetun toimintamallin kehittäminen Sammon keskuslukioon - hankkeesta on käytetty lyhennettä Sampo-toimintatutkimushanke. Toimintatutkimukselle on ominaista, että sosiaalisten käytäntöjen kehittämisen, muutoksen ja sen reflektoinnin yhteydessä voidaan puhua tutkimuksen ja käytännön (Avison ym. 1999) sekä teorian ja käytännön yhteydestä (esim. Routio 2000). Avison ja muut (1999) kuvaavat toimintatutkimusta iteratiiviseksi prosessiksi, jossa tutkijat ja ammatilliset toimijat yhdessä toteuttavat ongelmanmäärittelyn, toiminnallisen intervention ja refleksiivisen oppimisen vaiheet sisältävän toimintasyklin. Toimintatutkimuksessa tutkija auttaa teoreettisen tietonsa avulla työyhteisöä ratkaisemaan sen ajankohtaisia ongelmia. Nykytilan kartoitusta, kokemusten toteamista ja arviointia seuraa pohdiskelu, mallintaminen ja uuden toimintatavan suunnittelu sekä toimeenpano. Toimintatutkimuksen luonteeseen kuuluu, että kaikki prosessin vaiheet tapahtuvat ryhmän yhteisten keskustelujen kautta. Tutkija ei niinkään kommunikoi tietoja ja taitoja tutkimusraporttien kautta, vaan koulutustilaisuuksissa, työpajoissa tai yhteisön itse organisoimissa toimikunnissa tuomalla keskusteluun esimerkkejä tuntemistaan toiminnan organisoinnin malleista tai yhteisöjen kehittämishankkeista, niiden menetelmistä ja tuloksista. Vaikka alkuvaiheessa keskustelujen aloite on usein tutkijalla, tavoitteena on saada työyhteisö kykeneväksi ottamaan ohjat omiin käsiinsä eli työskentelemään itsenäisesti syklisen prosessin mukaan vastaavissa ongelmanratkaisutilanteissa. (Routio 2000.) Tutkijoita toimintatutkimus rohkaisee kokeiluun intervention kautta sekä ohjaa arvioimaan intervention vaikutuksia ja teorian merkitystä. Toimintatutkimuksessa tutkija koettelee teoriaa ammatillisten toimijoiden kanssa tosielämän kontekstissa, saa palautetta kokemuksista, muokkaa teoriaa saadun palautteen mukaan ja kokeilee uudelleen. Jokainen iteraatio täydentää teoriaa esimerkiksi tietojärjestelmän kehittämisen mallia jolloin sen todennäköisyys soveltua erilaisiin tilanteisiin kasvaa. (Avison ym ) Toimintatutkimuksen menetelmillä on ollut huomattava vaikutus tietojärjestelmien tutkimisen ja kehittämisen käytäntöihin. Toimintatutkimuksen orientaatio on korostanut työyhteisön ja sosiaalisten systeemien roolia osana järjestelmäkehitystä sekä järjestelmän suunnitteluratkaisujen että suunnittelukäytäntöjen osalta. Toimintatutkimuksesta vaikutteita ovat saaneet esimerkiksi: 1. Moninäkökulmainen järjestelmien kehityksen kehys (The Multiview contingent systems development framework, Avison ym. 1990) 2. Pehmeä systeemimetodologia, eräänlainen toimintatutkimuksen variaatio, jonka lähtökohtana ovat ihmiset ja heidän muodostamansa systeemit (organisaatiot). Menetelmän avulla tarkastellaan organisaatioita, joiden ominaispiirteenä nähdään tarkoituksellinen ja tavoitteellinen toiminta ja joiden kehitysdynamiikkaan halutaan puuttua. Toiminnalliseksi lähtökohdaksi asetetaan halutun tulevaisuustilan ja nykytilan välinen jännite. (The soft systems methodology; Checkland 1981) 3. Tavistock-instituutissa kehitetty sosioteknisen suunnittelun suuntaus, pyrkimyksenä yhdistää tekninen (ohjelmat, laitteet) ja sosiaalinen (organisaatio, ihmiset) järjestelmä parhaalla mahdollisella tavalla (The Tavistock School's sociotechnical design; Cherns 1976; 1987; Mumford 1978) Marika Pehkonen & Heljä Franssila 11

13 4. Skandinaavinen järjestelmäkehitys ja osallistuva suunnittelu, jossa pyritään ammattiliittojen voimaannuttamiseen ja käyttäjien neuvotteluaseman vahvistamiseen suunnitteluratkaisuja tehtäessä (Scandinavian research efforts; participatory design; Bjerknes, Ehn & Kyng 1987) 5. Osallistuva ja eettinen lähestymistapa tietojärjestelmien kehittämiseen (The Effective Technical and Human Implementation of Computer-based Systems, ETHICS; Mumford 1978) (Avison ym. 1999; Avison & Taylor 1997.) Ohjaavan tutkimuksen menetelmänä, jossa ongelmien korjaamisen toimenpiteet kehitetään ja sovitaan johdon ja työntekijöiden yhteisellä päätöksellä, toimintatutkimuksessa on nähty toteutuvan seuraavat edut: Yhdessä kehitetty ratkaisu on usein parempi kuin ulkopuolisen kehittämä, sillä yhteisön jäsenet tuntevat ongelman ja sen ratkaisun vaihtoehdot parhaiten. Ongelman tehokas diagnoosi ja ratkaisu ovat mahdollisia, kun tutkija tuo avuksi muissa yhteisöissä kehitetyt teoriat. Kaikki mukana olevat samalla oppivat. Yhteisö osaa jatkossa yksinkin tunnistaa ongelmat ja myös selviytyä niistä. Yhteisön itsensä löytämä ratkaisu on mieluisampi kuin ulkopuolisen tarjoama, mikä parantaa työpaikan ilmapiiriä ja ihmisten motivaatiota. Itse löydetty ratkaisu toteutuu paremmin kuin ulkopuolisen suunnittelema uudistus, sillä mukana olleet sitoutuvat siihen. (Routio 2000.) Nämä lupaukset heijastuvat odotuksina Sampo-toimintatutkimuksessakin sovellettuihin osallistuvan suunnittelun menetelmiin. Osallistuvat menetelmät avaavat tutkijalle oven sanattomaan tietouteen, ammattitaitoon ja kokemustietoon, jota alalla toimivilla ihmisillä on. Samalla suunnittelija saa tietoa toiminannan nykykäytännöistä, niiden perusteista ja reunaehdoista. Käyttäjien suunnitteluun osallistumisella pyritään varmistamaan, ettei suunnitteluratkaisuja tehtäessä mitään tärkeää pääse unohtumaan ja ettei hanke tuota millekään osapuolelle kohtuutonta haittaa. (Routio 2000.) Muina osallistuvan tietojärjestelmän suunnittelun etuina on pidetty mm. käyttäjäyhteisön odotusten saattamista realistiselle tasolle sekä paremmin työprosesseihin sopivan ja käytettävän teknologian muotoilua (Namioka & Rao 1996; Preece, Rogers & Sharp 2002). Osallistumisen kautta syntyvän työyhteisön sitoutumisen, teknologian käytettävyyden ja tehtäväyhteensopivuuden sekä käytön tapaa ja työyhteisön jaettuja toimintakäytäntöjä eksplikoivan toimintatapamallinnuksen voidaan ajatella helpottavan ja nopeuttavan myös teknologian käyttöönottoa. Tvt-toimintamallin ja teknologian omaksumista sekä käyttöönottoon liittyviä vaikutinulottuvuuksia tarkastelemme osana tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden arviointia (kohta 7). Järvinen (2007a) on vertaillut toimintatutkimuksen ja suunnittelutieteen lähestymistapoja ja ehdottaa toimintatutkimuksen sijoittamista yhteiskuntatieteiden sijasta suunnittelutieteen viitekehykseen, sillä toimintatutkimuksen tavoitteena on suunnitelmallisesti toimia muutoksen tuottamiseksi. Vastaavasti soveltavassa tietojärjestelmätieteessä käsitteellinen ja tekninen kehitys edustavat konstruktiivisten tutkimusmenetelmien luokkaa. Käsitteellisellä kehityksellä viitataan sellaisten konseptien, mallien ja viitekehyksien tuottamiseen, jotka eivät kuvaa olemassa olevaa todellisuutta vaan auttavat sen kehittämisessä (esim. suunnittelumenetelmät tai tulevaisuuden järjestelmien kuvaukset). Teknisen kehityksen tuloksena puolestaan tuotetaan fyysisiä artefakteja, kuten ohjelmistoja tai tietojärjestelmiä. Tyypillisesti tietojärjestelmätieteessä kehitetään uusien järjestelmäkonseptien mukaisia järjestelmiä, että konseptien toteutettavuudesta ja elinvoimaisuudesta saataisiin Marika Pehkonen & Heljä Franssila 12

14 arviointitietoa. Peruskysymyksenasetteluna tietojärjestelmätieteessä onkin, mitä voidaan automatisoida ja miten se voidaan tehdä tehokkaasti ja vaikuttavasti. Teorian avulla siis kuvataan, mitä voidaan automatisoida, ja esimerkkitoteutuksia tarvitaan teorian testaamiseksi. Arviointi puolestaan kvantifioi ja mittaa järjestelmän menestystä tai epäonnistumista sekä teknisessä että sosiaalisessa mielessä. Suunnitteluartefaktia eli kehitettyä järjestelmää tarvitaan siten yhdistämään tekninen tutkimus ja kehitys ihmis- ja yhteiskuntatieteelliseen tutkimukseen eli järjestelmän vaikutusten arviointiin. Suunnittelutieteen tuotoksia arvioidaan niiden käyttäjille ja käyttäjäyhteisölle tuoman arvon ja hyödyn kriteereillä. Tutkimuksen merkittävyys määräytyy merkityksellisestä parannuksesta verrattuna vanhaan menetelmään tai toimintatapaan. Suunnittelutieteen perimmäisenä tehtävänä on tuottaa suunnittelutietoa, ts. tietoa, jota ammattilaiset voivat käyttää suunnitteluongelmien ratkaisemisessa. Sampo-toimintatutkimushankkeessa toimintatutkimuksen idea muodostaa tutkimus- ja kehityshankkeelle laajemman kehyksen, jossa korostuu yhtäaikaisen kehittämisen ja tutkimuksen lähestymistapa. Tavoitteena on saavuttaa laadullinen muutos työyhteisön toiminnassa parantamalla toimintaedellytyksiä, ja tutkimuksen kautta ymmärrys sekä toiminnasta että muutoksesta. Hankkeen interventioiden kohdistuessa sekä yhteisöllisten viestintä- ja työtapojen (toimintamalli) että sähköisen toimintaympäristön (lukioportaali) suunnitteluun ja toteutukseen, hankkeessa on sovellettu osallistuvan suunnittelun ja käyttäjäkeskeisen suunnittelun menetelmiä sekä laadullisia ja määrällisiä tutkimusmenetelmiä. Tieto- ja viestintäteknisen toimintakykyisyyden kyselyn avulla on arvioitu interventioiden vaikutuksia ja suunnittelun onnistuneisuutta. Kyselyllä on selvitetty toimintatapauudistuksen toteutumisen laajuutta ja laatua työyhteisöissä, tutkittu siihen vaikuttaneita tekijöitä sekä arvioitu toimintatapauudistukselle asetettujen tavoitteiden toteutumista. Suunnittelutieteeseen peilaten Järvinen (2007a) kiteyttää toimintatutkimuksen tavoitteiksi käytännön ongelmanratkaisun ja tulevaisuuden järjestelmän hyötyjen tarkastelun osallistujien näkökulmasta sekä käytännön ongelmanratkaisuun perustuvan tiedon ja teorian tuottamisen, jota edelleen testataan toimintatutkimushankkeessa. Ongelmanmäärittelyyn ja käytännön ongelmanratkaisuun osallistumalla toimintatutkija tuottaa tietoa muutoksesta, jolla voidaan ohjata käytäntöjä ja muutosprosesseja myös jatkossa. Tietoa ja paikallisia teorioita tuotetaan, käytetään, testataan ja modifioidaan toimintaperustaisesti toimintatutkimushankkeen kuluessa. (Järvinen 2007a.) Sampo-toimintatutkimushankkeessa käytännön ongelmanratkaisuun perustuvia paikallisia teorioita edustavat työyhteisön tulevaisuuden toimintatapaa kuvaava tvt-toimintamalli sekä tvt-toimintamallin ja -toimintaympäristön (lukioportaali) rinnakkaisessa suunnittelussa käytetyt menetelmät ja menettelyt eli tvtmuutosmalli. Tvt-toimintamallin osuvuutta arvioidaan toimintamallin omaksumisen ja tietoja viestintäteknisen toimintakykyisyyden ulottuvuuksien toteutumisen tarkastelun kautta tietoja viestintäteknisen toimintakykyisyyden arvioinnin osuudessa (luku 7) Contextual design ja osallistuva suunnittelu tieto- ja viestintäteknisen toimintaympäristön ja toimintamallin tuottamisen menetelmällisinä lähtökohtina Sampo-toimintatutkimushankkeessa Sammon keskuslukion tvt-toimintaympäristön ja - toimintamallin suunnittelussa kantavana ajatuksena on ollut osallistuvan suunnittelun lähestymistavan sekä käyttäjäkeskeisen suunnittelun prosessimallin yhdistäminen pyrittäessä organisatoriseen muutokseen. Suunnitteluprosessissa lukioiden toimijat ovat toimineet oman työnsä asiantuntijoina ja heitä on pyritty myös aktiivisesti osallistamaan suunnitteluprosessiin suunnittelutyöpajoissa, katselmoinneissa sekä kertomalla hankkeen edistymisestä. Jos skandinaavisessa osallistuvan suunnittelun traditiossa on korostettu osallistumisen ehtoja ja käyttäjien vaikutusta suunnitteluprosessissa työpaikkademokratian ilmentyminä (esim. Ehn & Kyng 1987), on Sampo-toimintatutkimushankkeessa lukioiden Marika Pehkonen & Heljä Franssila 13

15 toimijoiden osallistumista suunnitteluprosessiin tarkasteltu tehtävään sopivien, hyväksyttävien ja helposti käyttöönotettavien teknisten ja toimintatavallisten suunnitteluratkaisujen tuottamisen näkökulmasta. Sampo-toimintatutkimushankkeen valmistelussa 2004 ja alkuvaiheen aineiston keruussa keskityttiin lukioiden tieto- ja viestintäteknisen toimintaympäristön ja tieto- ja viestintätekniikalla tuettujen työprosessien kartoittamiseen. Olennaista oli lukiotoiminnan kontekstin haltuun saaminen, ja lähestymistavassa hyödynnettiin contextual designin menetelmällisiä piirteitä. Tieto- ja viestintätekniikalla tuettuja työprosesseja tarkasteltiin teknologiariippumattomasti ja laajemmin kuin vain yhden kehitettävän tai tietyn organisaation tarpeisiin sovitettavan sovelluksen näkökulmasta. Toimintatutkimushankkeessa tavoitteeksi asetettiin myös tieto- ja viestintätekniikan käyttöön liittyvien työprosessien ja toimintatapojen käsitteleminen, sillä nämä muuttuvat, kun tietoteknisiä ratkaisuja muutetaan. Siirryttäessä uuden tieto- ja viestintäteknisen toimintamallin ja -toimintaympäristön suunnittelun vaiheeseen, menetelmällinen painopiste siirtyi osallistuvaan ja työyhteisön jäseniä suunnitteluprosessiin edustuksellisesti osallistavaan tutkimus- ja kehitystoimintaan. Beyer ja Holtzblattin (1998) contextual design -lähestymistapa järjestelmäsuunnitteluun merkitsee työn ymmärtämiseen perustuvaa työn ja järjestelmän yhteiskehittelyä. Lähtökohtaisesti toiminnot, joita ihmiset työssään tekevät heijastelevat strategioita ja aikomuksia sekä sitä, mikä heille on merkityksellistä. Samoin Hackos ja Redish (1998) korostavat käyttäjien tavoitteiden merkitystä. Suunnittelussa sekä tehtävälista että prosessinkuvaus voivat muuttua, mutta käyttäjän tarpeet ja tavoitteet eivät muutu. Tällöin järjestelmä, joka rakentuu käyttäjien tavoitteille, voi parantaa työn tekemisen laatua. (Beyer & Holtzblatt 1998.) Osallistuvan suunnittelun (Participatory design, PD) tavoitteena on niin ikään antaa paremmat välineet työntekijöille työn tekemiseen. Osallistuvalla suunnittelulla tarkoitetaan teknologisten ja organisatoristen järjestelmien arvioinnin, suunnittelun ja kehittämisen lähestymistapaa, jossa painotetaan työorganisaation edustajien ja täten järjestelmän nykyisten ja tulevien käyttäjien aktiivista osallistumista suunnitteluun ja päätöksentekoprosessiin. Käyttäjät osallistuvat suunnitteluprosessiin oman työnsä asiantuntijoina ja ensisijaisina innovaation synnyttäjinä. (Preece ym ) Teknologiaa tarkastellaan osana työpaikan toimintaympäristöä, ja se on vain yksi vaihtoehto esiin tulevien ongelmien ratkaisemiseen. Järjestelmä käsitetään laajemmin kuin ohjelmistojen, yhteyksien ja koneiden kokonaisuutena, siihen kuuluvat myös ihmisten verkostot, käytännöt ja käyttöyhteydet, joissa teknologiaa organisaatiossa käytetään. Pyrkimyksenä on ymmärtää organisaatiota, siinä tehtävää työtä ja organisaation käytäntöjä sen omilla käsitteillä sen omassa ympäristössä sekä tarttua ongelmiin, jotka nousevat työpaikassa, ja jotka asianomaiset lausuvat julki joko itse tai yhteistyössä suunnittelijoiden kanssa. Järjestelmäprojektin onnistumisen kannalta käyttäjien käsitykset teknologiasta katsotaan yhtä tärkeiksi kuin tosiasiat ja niin ikään käyttäjien kokemukset teknologiasta yhtä tärkeiksi kuin mitä sillä itse asiassa voidaan tehdä. (Namioka & Rao 1996.) Erotuksena yhdysvaltalaisen contextual designin toiminnalliseen voimaannuttamiseen eli työntekijöiden mahdollisuuteen vaikuttaa työn tekemisen tapaan suunnitteluprosessin informantteina, osallistuvan suunnittelun lähestymistapa korostaa työntekijöiden osallistumista omien työvälineidensä ja työnkulkujensa kriittiseen arviointiin, uuden työjärjestelmän tavoiteasetantaan ja teknologiakomponenttien valintaan sekä hiljaisen tiedon hyödyntämiseen työprosessien ja -välineiden uudelleensuunnittelussa. Osallistujat ja tutkijat tutustuvat yhdessä välineisiin ja siihen, miten välineet muuttavat työprosesseja ja työskentelykäytäntöjä. Tieto luodaan yhdessä. Suunnittelijoiden tehtävänä on tehdä suunnitteluratkaisut työntekijöiden hyvän näkökulmasta. Contextual designin lähestymistavassa puolestaan korostuvat työnteon tehokkuuden, tuottavuuden ja joustavuuden lisääntymisen tavoitteet sekä suunnittelijoiden etuoikeus tehdä suunnitteluratkaisut. (Kensing & Blomberg 1999; Spinuzzi 2000; Spinuzzi 2002.) Viimeaikaisissa tutkimuksissa on arvioitu osallistuvan suunnitteluotteen soveltuvan hyvin Marika Pehkonen & Heljä Franssila 14

16 olemassa olevan artefaktin suhteellisen nopeaan ja inkrementaaliseen kehitykseen (Spinuzzi 2000) sekä suunnitteluprosesseihin, joissa poliittisilla ja kulttuurisilla kysymyksillä on painoarvoa (Irestig, Eriksson & Timpka 2004). Tutkijan ja tutkivan kehittäjän tehtävänä on toimia ongelmakohtia keskusteluun kokoavana reflektoivana praktikkona sekä ratkaisumallien tuottamisen moottorina, Sampo-toimintatutkimuksen tapauksessa myös suunnitteluprosessin dokumentoijana ja fasilitaattorina Käyttäjäkeskeisen suunnittelun malli ohjaamassa suunnitteluprosessia ja tieto- ja viestintäteknistä muutosmallia Tietojärjestelmien käyttäjäkeskeisen suunnittelun tavoitteena puolestaan on tuottaa helppokäyttöisiä, käyttäjien tarpeet täyttäviä ja käyttökontekstiin sopivia tuotteita siten, että tuotteen käyttäjät ja käyttäjätieto otetaan huomioon monitieteisen suunnitteluprosessin eri vaiheissa. Suosituksia suunnitteluprosessin vaiheiksi on kirjattu ISO standardiin (ISO 13407: Human-centred design processes for interactive systems, 1999), joka kehitettiin yritysten tarpeeseen hallita kehittäjä-käyttäjä-suhdetta systemaattisesti. Käyttäjäkeskeisen suunnittelun malli koostuu seuraavista vaiheista: 1. (ihmis-) käyttäjäkeskeisen prosessin suunnittelu 2. käyttökontekstin määrittely 3. käyttäjän ja organisaation vaatimusten määrittely 4. suunnitteluratkaisujen tuottaminen 5. suunnitteluratkaisun arviointi käyttäjätarpeisiin nähden, ja vaiheiden 2-5 toistaminen iteroiden, kunnes suunniteltu tuote täyttää sille asetetut vaatimukset. Käyttäjäkeskeisen työskentelyn suurimpina haasteina pidetään kehittyvien vaatimusten vertaamista käyttäjien kokemukseen ja toimintatapaan. Suunnitteluratkaisut käyttäjävaatimuksiin tuotetaan yleensä johtavien ratkaisuiden sekä osallistujien tiedon ja kokemuksen perusteella. Prosessissa 1. käytetään olemassa olevaa tietoa, standardeja, ohjeita ja esimerkkitoteutuksia suunnitteluratkaisun kehittämiseksi 2. konkretisoidaan suunnitteluratkaisu simulaatioita, paperiprotoja, malleja tai toiminnallisia prototyyppejä laatimalla 3. näytetään prototyyppi käyttäjille ja havainnoidaan heidän suoriutumistaan määritellyistä testitehtävistä joko arvioijien avustuksella tai ilman 4. parannetaan suunnitelmaa saadun palautteen perusteella ja 5. toistetaan prosessia, kunnes suunnittelu- ja käytettävyystavoitteet on saavutettu. (EMMUS 1999.) Käyttäjäkeskeisen suunnittelun soveltamisen lupauksina tietojärjestelmän toimittajille pidetään lyhyempiä kehitysaikoja, vähempiä muutoksia ja pienempiä tuotantokustannuksia, kun keskitytään vain käyttäjävaatimusten mukaisiin toiminnallisuuksiin. Myös arkkitehtuurin uudelleensuunnittelun tarve vähenee, kun käytettävistä ja käyttäjävaatimusten mukaisista ratkaisuista huolehditaan etukäteen. Käytettävyyden myötä asiakastyytyväisyys ja hyvä maine kasvavat ja liikevaihto lisääntyy saavutetun kilpailuedun myötä. Käyttäjäorganisaation kannalta haettuja etuja ovat tehtävän suorittamiseen käytettävän ajan lyheneminen ja tuottavuuden kasvu, harvemmin tapahtuvat virheet joita täytyisi palata korjaamaan ja täten parantunut palvelun taso, lyhyemmät koulutusajat sekä parempi työtyytyväisyys ja motivaatio. Tukitoimintojen kannalta säästöjä voivat luoda vähäisempi tarve koulutusmateriaalien ja koulutusten tuottamiseen sekä vähentynyt kollegojen ohjaukseen ja neuvontaan käytettävä aika henkilöstönkin osalta. Käyttäjäkeskeisen suunnitteluun voidaan katsoa myös vähentävän tietojärjestelmäprojektin epäonnistumisen riskiä. (Maguire 2001.) Marika Pehkonen & Heljä Franssila 15