VUODEN 2013 TALOUSARVION JA VUOSIEN TALOUSSUUNNITELMAN TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET

Transkriptio

1 VUODEN 2013 TALOUSARVION JA VUOSIEN TALOUSSUUNNITELMAN TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET

2 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2(10) SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ 3 2. TALOUSARVION SITOVUUS JA KÄYTTÖSUUNNITELMAT 3 3. HENKILÖSTÖASIAT 5 Oman henkilöstön ja ostopalveluhenkilöstön pätevyydet 5 4. OSTOLASKUJEN KÄSITTELY 6 5. OSTOPALVELUT 6 Yrittäjyys vai työsuhde 6 Sopimusten seuranta ja valvonta 7 6. VAKUUTUKSET 8 7. TULOJEN PERINTÄ 8 8. TALOUSARVION SEURANTA JA SISÄINEN VALVONTA 8 9. PROJEKTIT 10

3 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 3(10) 1. Yleistä Yhtymävaltuusto hyväksyi kuntayhtymän vuoden 2013 talousarvion ja vuosia koskevan taloussuunnitelman. Vastuualueita, tehtäväalueita ja tulosyk siköitä sitoo budjetissa hyväksytyt mää rärahat ja tulo arviot sekä val tuuston asettamat toiminnalli set tavoitteet. Henki löstön kanssa käytävissä kehittämiskes kusteluis sa tulee huomioida toiminnalliset tavoitteet. Kuntayhtymän toiminnan ja talouden ohjauksessa käytetään Kuntamaisema mallin mukaista raportointia, talousarviota ja tilinpäätöstä. Talousarvion seuranta ja toiminnan analysointi tehdään kuntamaisemamallin tilaus- ja resurssitaulukoiden avulla tuotetulla tiedolla. Lisäksi toiminnan analysointiin käytetään muita toimintakohtaisia raportointijärjestelmiä. Maisema-malli ei koske ympäristö- ja terveysvalvontapalveluja. Resurssitaulukko vastaa käyttösuunnitelmaa ja tilaustaulukko vastaa talousarviota. Tilaustaulukot ovat pohja jäsenkuntien kanssa laadittaville palvelusopimuksille. 2. Talousarvion sitovuus ja käyttösuunnitelmat Talousarviossa yhtymävaltuustolle esitettävät määrärahat, tuloarviot ja toiminnalliset tavoitteet on esitetty kuntayhtymä- ja vastuualuetasolla. Käyttötalousosassa talousarvio on esitetty Maisema-mallin tilaustaulukoissa eriteltynä suurtuotteittain ja jäsenkunnittain. Tilauksiin on liitetty myös jäsenkuntien maksuosuudet ympäristö- ja terveysvalvontapalveluista tehtäväaluetasolla. Valtuustoon nähden sitovia ovat kuntayhtymätason netto eli toimintatuottojen ja toimintakulujen erotus (=toimintakate). Vastuualueet jakautuvat tehtäväalueiksi ja tehtäväalueet jakautuvat tulosyksiköiksi. Sitovuus yhtymähallitukseen nähden on vastuualuetasolla. Yhtymähallitus päättää vastuualueiden välisistä määrärahasiirroista. Vastuualueen johtaja päättää määrärahasiirroista vastuualueen sisällä; vastaavasti on päätösvalta tehtäväalueen päälliköllä tehtäväalueen sisällä ja tulosyksikön esimiehellä tulosyksikön sisällä. Mikäli vastuualueen toimintakate tai toiminnan muutokset edellyttävät talousarvion muutosta, voi yhtymähallitus muuttaa talousarviota vastuualueiden kesken siten, että yhtymävaltuuston vahvistama talousarvion loppusumma ei muutu. Mikäli vastuualueen talousarvion loppusumma ei muutu, vastuualueen johtaja voi muuttaa talousarviota tehtäväalueiden kesken. Mikäli tehtäväalueen talousarvion loppusumma ei muutu, tehtäväalueen päällikkö voi muuttaa talousarviota tulosyksiköiden kesken. Mikäli tulosyksikön talousarvion loppusumma ei muutu, tulosyksikön esimies

4 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 4(10) voi muuttaa talousarviota kustannuspaikkojen kesken. Talousarvion määrärahamuutoksista tehdään viranhaltijapäätös Dynastyyn asia: 29/2013 Talousarviomuutokset toimenpide: oma vastuualue; johon viranhaltijapäätös tehdään. Yhtymävaltuusto käsittelee talousarviomuutokset, mikäli talousarvion loppusumma kuntayhtymätasolla muuttuu. Muutostarve voi johtua määrärahojen ylityksestä tai alituksesta. Yhtymähallitus vahvistaa talousarvion käyttösuunnitelman valtuuston hyväksymän talousarvion mukaiseksi. Hallinto- ja tukipalveluiden, sosiaalihuollon palveluiden ja terveyden- ja sairaanhoidon palveluiden osalta käyttösuunnitelman muodostavat Maisema-mallin resurssitaulukot. Ympäristölautakunta vahvistaa oman vastuualueensa käyttösuunnitelman. Mikäli valtuusto vahvistaa toimintaan mm. määrärahamuutoksia tai toimintaan uusia tavoitteita, tulee ne ottaa huomioon käyttösuunnitelmaa vahvistettaessa.. Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä yhtymävaltuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Toiminnassa, palvelutarpeessa ja kustannuksissa tapahtuvien olennaisten muutosten (3 % kunnittain tehtäväaluetasolla) johdosta palvelusopimuksiin voidaan tehdä talousarviovuoden aikana jäsenkunnan ja kuntayhtymän hyväksymiä muutoksia, jotka valmistellaan yhteistyössä jäsenkunnan kanssa. Investointiohjelma ja rahoitusosa vahvistetaan kuntayhtymätasolla. Rahoitusosassa osoitetaan, kuinka paljon tarvitaan tulorahoituksen lisäksi muuta pääomarahoitusta investointeihin ja lainanlyhennyksiin sekä talousarvion vaikutus kuntayhtymän kassavaroihin. Investointiosan loppusumma sitoo siten, että toimitusjohtaja voi investointiohjelman sisällä tehdä hankekohtaisia muutoksia. Yhtymähallitus päättää investointiohjelman muutoksista eri hankkeiden välillä siten, että investointiohjelman loppusumma ei muutu. Yhtymävaltuusto käsittelee muut muutokset investointiohjelmaan. Toiminnallinen tavoite on valtuuston talousarviossa tehtäväkohtaisesti asettama määrärahan käyttötarkoitusta, palvelutuotannon määrää tai laatua tai toiminnan kehittämissuuntaa ohjaava tavoite. Toiminnallisten tavoitteiden asettamisessa käytetään määrä-, laatu-, taloudellisuus- ym. tavoitteita sen mukaan, mitä eri tehtävissä katsotaan tarkoituksenmukaiseksi ja on mahdollista käyttää

5 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 5(10) Kuntayhtymän toiminnalliset tavoitteet on asetettu syyskuussa 2011 vahvistetun kuntayhtymän strategian pohjalta. Samoin on otettu huomioon järjestämissuunnitelman valmistelussa esille tulleet tavoitteet. Tavoitteet on konkretisoitu tilauslomakkeissa Maisemamallin suurtuotteiden osalta talousarviovuodelle. 3. Henkilöstöasiat Avoimeksi tulevien virkojen ja tehtävien täyttämislupa käsitellään kuntayhtymän johtoryhmässä. Täyttöesitykset tulee vastuualueiden johtajien perustella ja esittää perusteluissa, mitä mahdollinen täyttämättä jättäminen merkitsee palveluiden kannalta. Täyttölupahakemukset tehdään Kuntarekryyn. Lyhytaikaisia sijaisia palkataan vain, jos se on toiminnan kannalta välttämätöntä ja tehtävään on budjetoitu määräraha ja/tai syntyvät kustannukset voidaan kattaa sisäisesti muilla menosäästöillä tai tuloilla. Varahenkilöjärjestelmiä tulee kehittää ja edistää kuntayhtymän sisäistä yhteistyötä työvoiman käytössä. Määräaikainen työsopimus voidaan tehdä vain perustellusta syystä (esim. sijaisuus tai harjoittelu). Määräaikaisia työsopimuksia ei saa käyttää paikkaamaan pysyvää työvoiman tarvetta. Määräaikaisissa työsopimuksissa tulee aina olla kirjattuna määräaikaisuuden peruste. Työvuorosuunnittelulla ja tarkoitukseen sopivalla työaikamuodolla esimiestaso voi vaikuttaa tulosyksikkönsä kustannuksiin. Kallista yli-, ilta-, yö-, lauantai- ja sunnuntaityötä teetetään vain silloin, kun se toimintojen kannalta on välttämätöntä. Ylityötä ei voi tehdä ilman esimiehen ylityömääräystä. Vuosilomat sijoitetaan vuosi lomakaudelle, jos se toimintojen kannalta on järkevää. Joissakin työyksiköissä on perusteltua käyttää lomien keskittämistä. Esimiesten tulee muistaa yhteistoimintamenettelyyn liittyvät yleissopimuk sen määräykset aina kun käsitellään henkilöstöön ja sen asemaan liitty viä asioita. Oman henkilöstön ja ostopalveluhenkilöstön pätevyydet Ennen palvelussuhteeseen ottamista on jokaisen työntekijän ammattioikeus tarkistettava Terhikki rekisteristä tai muista po. ammattialan rekistereistä, joiden ammattioikeus tulisi olla rekisteriin merkitty. Populuksen työsopimuksen lisätiedot - kohtaan tehdään merkintä pätevyyden tarkistuksesta. Ostopalveluiden osalta palveluntuottajalta tulee vaatia listaus ostopalvelua

6 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 6(10) tuottavasta henkilöstöstä ennen palvelutuotannon aloittamista ja sopimuksen vastuuhenkilön tulee tarkastaa heidän ammattioikeutensa Terhikki rekisteristä. Sopimuksen vastuuhenkilön tulee huolehtia työntekijöiden vastaan ottamisesta ja työhön opastuksesta työpisteessä sekä tarkastaa po. henkilön henkilöllisyys. Samaa menettelyä sovelletaan myös palveluseteleiden osalta. Sopimuksiin tulee sisällyttää palveluntuottajalta vaatimus kuukausittain ajan tasalla pidettävästä henkilöstöluettelosta ja vastuuhenkilön on tarkistettava, että pätevyydet vastaavat sopimuksen vaatimuksia. 4. Ostolaskujen käsittely 5. Ostopalvelut Yhtymähallituksen on valtuustokauden alussa tai vuosittain nimettävä henkilöt, jotka tekevät tulosyksiköissä hankintoja ja hyväksyvät laskut ellei niitä ole määrätty hallintosäännöissä. Ostolaskut käsitellään Rondossa (sähköinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmä). Hyväksyjän on tarkastettava, että ostolasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi ja toimintakulun suorittamiseen on käytettävissä määräraha/ käyttösuunnitelmassa osamääräraha. Sähköiset ostolaskut on hyväksyjän / asiatarkastajan käsiteltävä viivytyksittä, koska 3 päivän jälkeen järjestelmä merkitsee ne laiminlyödyksi. Laskujen käsittelijöiden tulee kirjata poissaolot järjestelmään, jotta laskut siirtyvät poissa ollessa sijaiselle käsiteltäväksi. Laskujen hyväksyjä vastaa tilimerkintöjen oikeellisuudesta. Kukaan ei saa hyväksyä itseään koskevaa laskua. Palkkatapahtumien tiliöinnissä on tärkeää, että esimiehet huolehtivat Populus-henkilöstöhallinnon järjestelmään talousarviorakenteen mukaiset tilimerkinnät. Seunetin Pegasos-kansiossa \\seunet\pegasos\ ovat taloushallinnon ohjeet. Kansiossa on omat alakansiot seuraavista ohjeista: ALV; kohteet ja toiminnot; laskuttajat, Rondo, projektit, vuodenvaihdetiedotteet ja vuoden 2013 ohjeet (tilikartta, kustannuspaikkaluettelo ja talousarvion laadintaohjeet). Vuoden 2013 aikana ohjeet siirretään intraan > Hallinto ja tukipalvelut > Talouspalvelut > Ohjeet ja lomakkeet. Yrittäjyys vai työsuhde Ennen palvelun ostoa on selvitettävä, onko kysymyksessä yrittäjyys vai työsuhde. Tuleeko maksettavaksi työkorvaus vai palkka? Työsuhteen tunnusmerkeistä keskeisin on työnjohto- ja valvontaoikeus. Yrittäjyyden tunnusmerkkejä ovat mm. taloudellinen riski toiminnasta, tarjoaa palveluja

7 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 7(10) julkisesti ja monelle taholle, ei sidottu tiettyyn henkilöön, omat toimitilat ja välineet, palvelun kokonaishinta sisältää esim. eläkemaksun, laskussa on arvonlisävero, ei verovapaita kustannusten korvauksia tai päivärahoja. Muodollisia yrittäjyyden tunnusmerkkejä ovat ennakkoperintärekisteri, alv-rekisteri, YEL-vakuutus jne. Tilaajalla on selonottovelvollisuus (laiminlyöntimaksu sanktiona), että ei asioi liiketoimintakiellossa olevan yrittäjän kanssa tai tekee sopimuksen yrittäjän kanssa, vaikka on täytynyt tietää, että sopimuskumppani ei aio täyttää velvollisuuksiaan. Oikeusrekisterikeskus ylläpitää liiketoimintakieltorekisteriä. Liiketoimintakieltorekisteri sisältää tiedot tuomituista liiketoimintakielloista. Otteen liiketoimintakieltorekisteristä voi tilata faksilla numerosta , sähköpostitse osoitteesta postitse osoitteesta Oikeusrekisterikeskus, PL 157, Hämeenlinna tai puhelimitse numerosta Tilauksessa tarkistettavat tiedot: henkilön nimi henkilötunnus tilaajan nimi ja osoite Sopimusten seuranta ja valvonta Sekä ostajan että myyjän puolelta on sopimuksiin nimettävä sopimuksen vastuuhenkilö. Sopimusten osalta on noudatettava seuraavaa menettelyä: Sopimusten pohjina käytetään SOTE:n omia laadittuja sopimuspohjia tai mikäli käytetään palveluntuottajan sopimusmallia, niin SOTE:n sopimuspohjien ehdot on sisällytettävä sopimukseen. Sopimukset on oltava yhtäpitäviä tarjouspyynnön ja tarjousasiakirjojen kanssa. Sopimusten solmimisesta on tehtävä viranhaltijapäätös ja päätökseen on liitettävä erillinen määrärahan seurantataulukko (taulukko -pohja toimitetaan erikseen) Viranhaltijapäätökseen on merkittävä kustannuspaikka, mistä sopimuskustannus maksetaan Sopimuksen vastuuhenkilön on seurattava sopimuksen sisällön noudattamista (laatu ym. kriteerit, seurantakäynnit jne) Sopimuksen vastuuhenkilön on seurattava sopimuksen kustannusten toteutumista ja huolehdittava ajoissa mm. laskun reklamaatioaikana mahdollisen reklamaation tekemisestä

8 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 8(10) Sopimuksen vastuuhenkilön on seurattava sopimuksen kestoa ja velvollisuus ryhtyä sopimuksen mukaisen palvelun uudelleen kilpailuttamiseen / option käyttöön ottamista koskevien toimenpiteiden valmisteluun / oman toiminnan mahdollisuuksien selvittäminen Sopimusmuutokset on sovittava kirjallisesti ja muutoksista on tehtävä viranhaltijapäätös. 6.

9 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 9(10) Vakuutukset Kuntayhtymän vakuutukset on keskitetty If Vahinkovakuutusyhtiö Oy:öön. Vakuutusmeklarina toimii Marsh Oy. Vakuutusmeklari toimii kuntayhtymän asiantuntijana vakuuttamiseen, vahinkoihin ja riskienhallintaan liittyvissä asioissa. Marshiin ilmoitetaan uudet vakuutukset, muutokset nykyiseen vakuutusturvaan sekä asiakirjapyynnöt. Marshin henkilöstö auttaa ongelmallisissa vahinkotilanteissa ja kaikissa vakuuttamiseen liittyvissä asioissa. Marsh Oy: yhteyshenkilö: asiakaspäällikkö Petri Kurkinen, p , varalla Mia Timonen, p , Kaikki vahingot ilmoitetaan suoraan If:iin VAHINKOYHTEYSTIEDOT Internetin kautta sta.aspx?linkid=ilmoitavahingostamotorway If Yrityskorvauspalvelu, PL 2012, IF Puh Fax Sähköposti: If Vahinkovakuutusyhtiön päivystysnumero kiiretapauksia varten arkisin klo sekä viikonloppuisin ja pyhinä 24 h 7. Tulojen perintä Vastuualueiden ja tehtäväalueiden vastuuhenkilöiden on huolehdittava toimialallaan syntyvien saatavien laskutuksesta. Saatavat on laskutettava oikeamääräisinä viivytyksittä laskutuskauden päät tymisestä ja/tai tavaran/palvelun toi mittamises ta. Reskontra hoitaa keskitetysti perinnän Intrum Justitia perintäpalvelun kautta. Viivästyneiden suoritusten osalta on laadittu erillinen ohje, joka löytyy intrasta > Hallinto ja tukipalvelut > Talouspalvelut > Ohjeet ja lomakkeet.. 8. Talousarvion seuranta ja sisäinen valvonta Talousarvion toteutumisen seuranta tulee vastuualueittain järjestää siten, että esimiehet ja henkilöstö ovat selvillä määrärahojen toteutumistilan teesta.

10 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 10(10) Määrärahojen seuranta tapahtuu Tane- ja UDP-raportointia hyväksi käyttäen. Laskentapäällikkö Eija Miettinen ja kirjanpitopäällikkö Riitta Luukkonen opastavat tarvittaessa käyttäjiä. Talousarvion seuranta kuntayhtymän tuloslaskelmatasolla tapahtuu kuukausittain. Kuukausiraportteihin liitetään vastuualueittain taloutta ja henkilöstöä koskevien suoritteiden lisäksi keskeisten toiminnallisten suoritteiden seuranta. Kuukausiraportit toimitetaan yhtymähallitukselle, jäsenkunnille sekä kuntayhtymän esimiehille. Talousarvion seurantaraportit Maisema-mallin tilauslomakkeiden toteutumasta tehdään kolmen kuukauden välein ja ne toimitetaan yhtymähallitukselle ja jäsenkunnille. Yhtymähallitus vie seurantaraportin yhtymävaltuustolle tiedoksi ja mahdollisia toimenpiteitä varten. Hallintosäännön 69 :n mukaan kuntayhtymän toiminnot on järjestettävä ja johtamistehtävät hoidettava niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta vastaa kukin toimielin ja vastuualueen johtaja. Tilivelvollisten vastuuhenkilöiden on laadittava ja ylläpidettävä johtamansa toiminnan osalta sisäisen valvonnan suunnitelma sekä raportoitava kirjallisesti sisäisen valvonnan toteutuksesta toimintakertomuksen osana annettavassa selonteossa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa hyvää johtamis- ja hallintotapaa. Keskeistä hyvän johtamis- ja hallintotavan toteuttamisessa on kunnan toimintojen ohjaaminen siten, että on olemassa kohtuullinen varmuus tavoitteiden saavuttamisesta sekä toiminnan eettisyydestä ja vastuullisuudesta. Sisäisen valvonnan tulee toteutua osana päivittäistehtäviä ja toimintaprosesseja, jolloin varmistetaan - tavoitteiden saavuttaminen - toiminnan tuloksellisuus - toiminnan tehokkuus, jatkuvuus ja häiriöttömyys - raportoinnin ja tiedon luotettavuus ja eheys - resurssien ja omaisuuden turvaaminen - lainsäädännön ja ohjeiden noudattaminen. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta kattavat paitsi oman toiminnan, niin myös toiminnan, josta kuntayhtymä vastaa omistuksen, ohjaus- ja valvontavastuun sekä muiden velvoitteiden tai sopimusten nojalla. Riskienhallinnan tulee kattaa paitsi päivittäinen toiminta, niin myös päätöksenteko. Päätöksenteon edellytyksenä on toimiva ja kattava riskien tunnistaminen. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kokonaisuus rakentuu hallinnon järjestämisestä, johtamisvastuista, valvontatoimenpiteistä, raportoinnista, seurannasta ja arvioinnista. Tavoitteena on jatkuva, vuosittain kehittyvä prosessi toimintatapojen edistämiseksi

11 Ylä-Savon SOTE Talousarvion täytäntöönpano-ohje 11(10) Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat toimielinten luottamushenkilöt. Lisäksi tilivelvollisia ovat ko. toimielinten esittelijät ja toimielinten tehtäväalueella itsenäisestä tehtäväkokonaisuudesta vastaavat seuraavat viranhaltijat: - Toimitusjohtaja - Vastuualuejohtajat sekä henkilöstöjohtaja (johtoryhmän jäsenet) - Tehtäväalueiden päälliköt - Taseyksikön päällikkö - Tulosyksiköiden esimiehet Lisätietoa tilivelvollisuudesta on vuoden 2013 talousarviokirjan sivulla 45. Yhtymähallitus on vahvistanut kuntayhtymän sisäisen valvonnan yleisohjeet ja päättänyt samalla, että kuntayhtymän vastuualueet, tehtäväalueet ja tulosyksiköt laativat sisäisen valvonnan suunnitelmat omalta toimialueeltaan vuosittain 30.4 mennessä sisäisen valvonnan toteuttamisesta ja siinä tehdyistä havainnoista raportoidaan vuosittain seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. ja vastuualueet nimeävät kassojen ja pankkitilien sekä alitilittäjien hallussa olevien rahavarojen tarkastajat ja tarkastuksista laaditut kertomukset liitetään vastuualueen sisäisen valvonnan raporttiin. Vuoden 2011 sisäisen valvonnan raporttien käsittelyn yhteydessä, yhtymähallitus päätti, että jatkossa sisäisen valvonnan toteutumisesta laaditaan raportit puolivuosittain. 9. Projektit Toiminnan kehittämiseen pyritään saamaan projektirahoitusta. On huolehdittava, että kaikki rahasuoritukset (tuleva ja lähtevä) on ohjattava kuntayhtymän pankkitilien kautta. Ennen projektin aloittamista on oltava yhteydessä kirjanpitopäällikkö Riitta Luukkoseen, jotta projektille voidaan luoda kirjanpitoon maksa tushakemusten edellyttämät tilipuitteet. Projekteja koskevat samat hallintosäännökset kuin muutakin toimintaa. Projekteja varten on laadittu erillinen projektiohje, jonka yhtymähallitus hyväksyi Projektiohje on tallennettu Seunetin Pegasos-kansioon \\seunet\pegasos\ taloushallinnon ohjeisiin.