ASKO Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisten asiakasasiakirjojen sisällön katselmointi

Transkriptio

1 LOPPURAPORTTI ASKO Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisten asiakasasiakirjojen sisällön katselmointi Loppuraportti vaiheet 1 ja 2 Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) Laatija/t: Tieto Oyj THL:n toimeksiannosta Luottamuksellisuus: julkinen Hyväksynyt: ohjausryhmä Versio 1.0 ( )

2 ASKO Loppuraportti [nro] 2(18) [Nimen täydenne] SISÄLTÖ 1. PROJEKTIN TAUSTA YKSILÖIDYT TAVOITTEET JA SAAVUTETUT TULOKSET PROJEKTIN SISÄLLÖLLISET TAVOITTEET JA SAAVUTETUT TULOKSET VAATIMUSTEN TÄYTTYMINEN PROJEKTIN KULKU VAIHEITTAIN KATSELMOINNIN LÄPIVIENTI PROJEKTIN ORGANISAATIO PROJEKTIN TALOUS RESURSSIEN KÄYTTÖ PROJEKTIN ARVIOINTI VAIHE KATSAUS KESKEISIMPIIN RISKIALUEISIIN PROJEKTIN RESURSSIT ORGANISAATIO PROJEKTIN ARVIOINTI VAIHE KATSAUS KESKEISIMPIIN RISKIALUEISIIN PROJEKTIN RESURSSIT ORGANISAATIO KATSELMOINNIN ONNISTUMISEN AVAINTEKIJÄT... 17

3 ASKO-loppuraportti [nro] 3(18) 1. PROJEKTIN TAUSTA Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) kilpailutti Sosiaalihuollon asiakastietomallin katselmoinnin suunnittelun ja toteutuksen keväällä 2013 ja sen toteuttajaksi valikoitui Tieto Finland Oy. Projekti jakautui kolmeen vaiheeseen: Suunnitteluvaihe 06 09/2013 Katselmoinnin Vaihe 1. 10/ /2014 Katselmoinnin Vaihe 2. 12/2014-8/2015 Tämä loppuraportti koskee koko projektia. Aikaisemmin on julkaistu raportti, jossa oli kuvattu projektin suunnitteluvaihe ja Vaihe 1. Nämä kuvaukset sisältyvät tähän raporttiin. Projektissa katselmoinnin kohteena on ollut alkujaan Tikesos-hankkeessa tehdyt asiakirjamääritykset, nimettyjen sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisten asiakasasiakirjojen tietosisältö. Projektin tavoitteena oli varmistaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sisällöllinen laatu sosiaalipalvelujen järjestämisen ja tuottamisen tarpeisiin. Tehtävänä oli varmistaa, että tehdyt asiakirjamääritykset vastaavat asiakastyön dokumentoinnin tarpeisiin eri sosiaalipalveluissa sekä tunnistaa ja poistaa tietomallista virheitä ja puutteita, jolloin ehkäistään mm. turhia ohjelmistokorjauksia asiakastietomallin käyttöönottovaiheessa. Tieto Finland Oy:n tehtävänä toteutuksessa oli suunnitella ja toteuttaa projektin läpivienti koota katselmoijien verkosto tehtävää suorittamaan ohjata ja opastaa katselmoijia katselmoinnin aikana koota eri tahojen katselmointihavainnot yhteen hakea yhdistetylle lopputulokselle vahvistus katselmoijaorganisaatioilta raportoida tulokset Lopputulokset esiteltiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja luokitusten asiantuntijatyöryhmälle työpaketeittain. Lopputulokset hyväksyttiin projektin ohjausryhmässä. Katselmointipalautetta hyödynnetään sosiaalihuollon valtakunnallisten asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisessä. 2. YKSILÖIDYT TAVOITTEET JA SAAVUTETUT TULOKSET 2.1 Projektin sisällölliset tavoitteet ja saavutetut tulokset Projekti aloitettiin suunnitteluvaiheella. Projektin katselmointityölle asetettiin kolme vaatimusta: asiakirjamääritykset katselmoidaan ASKO-projektissa sosiaalihuollon asiakas- ja kehittämistyötä tekevien ammattilaisten toimesta Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

4 ASKO-loppuraportti [nro] 4(18) kunkin sosiaalipalvelun osalta edellytetään ylikunnallista ja käytetystä asiakastietojärjestelmästä riippumatonta katselmointiasiantuntemusta. katselmoijaorganisaatiota tulee olla vähintäin kolme kutakin asiakasasiakirjaa kohden eri puolilta Suomea Tulosten hyväksymiskriteerit tarkennettiin projektin suunnitteluvaiheessa: katselmointi on suoritettu suunnitelman mukaisesti jokaiseen kysymyksenasetteluun sekä jokaiseen katselmoitavaan tietokenttään on saatu kannanotot katselmoinnissa esitettyihin poikkeamiin on esitetty perustelut keskenään ristiriitaiset, ratkaisemattomat tulokset esitetään perusteluineen yhteenvedossa esitettyihin muutosehdotuksiin on esitetty perustelut, ehdotukset priorisoidaan: Virhe, Puute, Huomio/Kehitysehdotus. Katselmoinnin suunnitteluvaiheesta voitiin siirtyä katselmoinnin toteutukseen kun Katselmointipöytäkirjojen sisältövaatimukset on täsmennetty ja pohjat laadittu Katselmointipöytäkirjojen täyttöohjeet on laadittu Katselmoinnin suorittavat aihepiirin substanssin hyvin tuntevat asiantuntijat on sovittu alkavaan katselmoinnin aihepiiriin ja heille on varattu riittävästi aikaa katselmointien suorittamiseen. Suunnitteluvaiheen lopputulokset toteutuivat suunnitelmien mukaisesti ja katselmointi voitiin aloittaa marrasjoulukuun vaihteessa 2013 kuntien omien valmiuksien puitteissa. Katselmoinnin Vaihe 1 ja Vaihe 2 Katselmointi tuotti materiaalia THL:n analysointiin tulosten jatkokäsittelyä varten. Katselmoinnin tuloksena syntyivät: asiakirjakohtaiset katselmointipöytäkirjat ja niiden yhteenvedot aihepiirikohtaiset yhteenvedot katselmoinnin tuloksista sekä priorisoiduista kehitysehdotuksista esitykset katselmointituloksista ja kehitysehdotuksista sosiaalihuollon asiantuntijaryhmälle väliraportti Vaiheesta 1 ja tämä loppuraportti.. Vaiheessa 1 katselmoitiin seuraavien asiakasasiakirjojen lastensuojelun vireilletulon, avo-, sijais- ja jälkihuollon perhetyön, koulun sosiaalityön, kasvatus- ja perheneuvonnan isyyden selvittämisen, lapsen elatusavun vahvistamisen, lapsen huollon ja tapaamisoikeuden varmistamisen perheasioiden sovittelun, toimeentulotuen, kotouttamisen, puolison elatusavun virka-apupyynnön, sosiaaliasiamiehen, virheenkorjauspyynnön ja muutoksenhaun sekä sosiaalisen luototuksen asiakastiedot. Vaiheessa 2 katselmoinnin kohteena olivat vammaispalvelut kehitysvammaisten erityishuolto sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut adoptioneuvonta päihdehuolto työttömien työllistymisen tukeminen kotipalvelut omaishoidon tuki Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

5 ASKO-loppuraportti [nro] 5(18) palvelusetelit Katselmoijat arvioivat asiakasasiakirjoja kahdessa tasossa, asiakirjakokonaisuuksina ja erikseen asiakirjan sisältämien tietojen näkökulmasta. Asiakirjakokonaisuuksien arviointikriteerit: asiakasasiakirjan tarpeellisuus asiakasasiakirjan tietojen riittävyys asiakasasiakirjojen riittävyys Asiakirjan tietotasoiset arviointikriteerit: tiedon tarpeellisuus tiedon otsikon sopivuus tiedon esitysmuodon oikeellisuus tiedon toistuvuus tiedon pakollisuus tiedon sijainti Lisäksi pyydettiin kertomaan esimerkkejä tiedon käytöstä ja antamaan tarvittaessa muuta palautetta. 2.2 Vaatimusten täyttyminen Kutakin asiakirjaryhmää ja siinä olevia asiakasasiakirjoja katselmoi vähintään kolme organisaatiota. Poikkeuksen teki Puolison elatusavun asiakirjat sopimusosapuolten yhteisellä päätöksellä. Virallisen katselmoinnin teki Helsinki. Tämän lisäksi Vantaa arvioi asiakirjoja peilaten omaa näkemystään Helsingin antamaan palautteeseen. Katselmoijaorganisaatiot olivat eri puolilta Suomea, yhteensä 29 eri organisaatiota Vaihe 1-18 kpl Vaihe 2-21 kpl Kussakin työpaketissa oli edustettuna vähintään kaksi eri tietojärjestelmän käyttäjää. Katselmoinnissa oli edustettuina seuraavat tietojärjestelmät: Vaiheessa 1: ProConsona, Effica, Abilita, kuntien omia asiakastietojärjestelmiä sekä eceltaulukoita ja omia muistiinpanopohjia Vaiheessa 2: ProConsona, Effica, Abilita, Avu Aurora, Mediatri, Pegasos, Tarmo, Hilkka, Smartum (palveluseteli) sekä kuntien omia asiakastietojärjestelmiä. Hyväksymiskriteerien täyttyminen jokaiseen tietokenttään otettiin katselmoinnissa kantaa annetun ohjeen mukaisesti esitettyihin havaintoihin ja poikkeamiin löytyi perustelut pääsääntöisesti keskenään vahvasti ristiriitaiset havainnot nostettiin esiin ja otettiin esille myös asiantuntijaryhmän esittelyssä. Katsaus projektin tuloksiin on koottuna tiedostoihin ASKO-katselmointitulokset-Vaihe1, Liite 1 sekä ASKOkatselmointitulokset-Vaihe2, liite 2. Katselmoijaorganisaatiot löytyvät oheisesta taulukosta. Katselmoijaorganisaatio Vaihe 1 Vaihe 2 A-klinikkasäätiö Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

6 ASKO-loppuraportti [nro] 6(18) Ania-Eco oy Espoo Eksote, Etelä-Karjalan sosiaalija terveyspiiri Eteva, kuntayhtymä Helsinki Inari Jyväskylä Järvenpää Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Kantrai oy Kittilä Koske, Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Kouvola Kuusamo Lahti Loviisa Tmi Merja Loven Oulu Pelastakaa Lapset ry PoskeLappi, Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Rovaniemi Saarikka, perusturvaliikelaitos Tampere Tornio Turku Tuusula Vaasa Validia, Invalidiliiton kuntoutus-, asumis- ja koulutuspalvelut Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

7 ASKO-loppuraportti [nro] 7(18) Vantaa 2.3 Projektin kulku vaiheittain Katselmoinnin suunnittelu : Projektin tavoitteiden ja lähtökohtien täsmentäminen 6/2012 Asiakirjojen tarkastuskriteerien sopiminen 6/2013 Katselmointipöytäkirjojen sisällön täsmentäminen 8-9/2013 Katselmointiohjeiden laatiminen 8-9/2013 Asiantuntijaverkoston kokoaminen 6/2013 3/2014, keinoina o o o o yleiskirje webropol-ilmoittautuminen kohdennetut kontaktit kutsut THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivustoilla Projektin toteutussuunnitelman täsmentäminen ja asiakirjojen ryhmittely työpaketeiksi 8-9/2013 Katselmointivaiheen julkaiseminen (THL:n Sontikka seminaari) 9/2013 Katselmoinnin Vaihe Aihepiirikohtaisten asiantuntijaryhmien muodostaminen 10/2013-4/2013 Aihepiirikohtaisten katselmointiaikataulujen sopiminen projektissa 10/2013, asiantuntijat vahvistivat osallistumisensa ennen katselmointivaiheen aloitusta Katselmointien toteuttaminen työpaketeittain 11/ /2014 Katselmoinnin Vaiheen 1 päättäminen 11/2014 Katselmoinnin Vaihe Kontaktointi aihepiirikohtaisten asiantuntijaryhmien muodostamiseksi 10/2014 o elokuun puolivälissä julkaistiin katselmoijakutsu THL:n sivustolla, aukaistiin uusi webropol alusta sekä lähetettiin kohdennettuja kutsuja ja varmistuspyyntöjä aikaisemmin mukaan lupautuneille, edelliseen kierrokseen osallistuneille organisaatioille Aihepiirikohtaisten katselmointiaikataulujen sopiminen projektissa 10/2014, asiantuntijat vahvistivat osallistumisensa ennen katselmointikierroksen aloitusta Katselmointien toteuttaminen työpaketeittain 10/2014-5/2015 Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

8 ASKO-loppuraportti [nro] 8(18) o Alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen ja osittain katselmoijien pyynnöstä katselmoinnit aloitettiin jo lokakuun puolella Aikaistuksella saatiin katselmointien työkuorma jakautumaan tasaisemmin kyseiselle toteutusjaksolle Työpakettien 3 ja 4 tulosten esittely kehittämistyöryhmälle 6/2015 Katselmoinnin Vaiheen 2 päättäminen 8/2015 Projektin päättäminen Katselmoinnin läpivienti VAIHE 1 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen aihealueet (17 kpl) jaettiin työpaketteihin (9 kpl), joissa oli 1-4 toisiaan lähellä olevaa aihealuetta. Tavoitteena oli, että katselmointiin ilmoittatunut organisaatio katselmoi pääsääntöisesti kaikki siihen työpakettiin kuuluvat asiakasasiakirjat, oman asintuntijuutensa puitteissa. Kullekin katselmoijaorganisaatiolle pidettiin aloituspalaveri konsultin johdolla. Palaverissa konsultti antoi taustatietoa projektista, esitteli katselmointikriteerit ja opasti katselmointipöytäkirjan kirjausten tekemiseen Asiantuntijaryhmä järjestäytyi sisäisesti katselmointia varten ja sopi keskinäiset palaverit, joko aloituspalaverissa tai myöhemmin Asiantuntijat katselmoivat asiakirjat ja kirjasivat katselmointitulokset katselmointipöytäkirjoihin kukin oman työtapansa mukaisesti Konsultti antoi lisätukea tarvittaessa Organisaatio palautti annettuun takarajaan mennessä pääsääntöisesti yhden katselmointipöytäkirjatiedoston, johon yhteinen näkemys oli koottuna Katselmointiajan umpeuduttua konsultti yhdisti organisaatioiden katselmointitulokset samaan tiedostoon ja lähetti tulokset tämän jälkeen vahvistuskierrokselle kunkin asiantuntijaryhmän yhteyshenkilölle toimenpiteitä varten Vahvistuskierroksella oli kaksi tarkoitusta: Katselmoijat saivat nähtäväkseen muiden pienryhmien tulokset, mutta heiltä odotettiin myös kannaottoa tärkeimpiin, toisten antamiin kommentteihin joko kannattamalla (punaista väriä käyttäen) tärkeäksi katsomaansa havaintoa tai antamalla vastakommentti (sininen väri: eri mieltä tai tarkempi arvio toisen kommenttiin) Vahvistuskierroksen päätyttyä konsultti viimeisteli katselmointien tulosdokumentit ja luovutti asiakkaalle Konsultti laati tuloksista yhteenvedon esitysmateriaaliin ja esitteli katselmointitulokset sosiaalihuollon asiantuntijatyöryhmälle. Muutokset alkuperäiseen suunnitelmaan: Suunnitellut katselmoijaorganisaatioiden yhteiset tapaamiset työpaketin aloituskokous ja työpaketin tulosten tarkastelu joko virtuaalisesti tai fyysisesti, osoittautuivat mahdottomaksi toteuttaa. Katselmoijat tarkastelivat asiakirjoja oman työnsä ohella, joten jo yhden organisaation aloituskokoukseen oli toisinaan työlästä järjestää yhteistä aikaa Aloituspalaverin ajankohta ei aina osunut suunnitellun työpaketin aikaraameihin, joten työpaketin alkoivat aikaisemmin kuin suunniteltiin. Aloituspalaverien osallistujamäärät vaihtelivat 1-9 hlön välillä. Siellä missä kaikki katselmoijat eivät päässeet osallistumaan aloituspalaveriin, pyydettiin useinmiten tukea Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

9 ASKO-loppuraportti [nro] 9(18) katselmoinnin aikana tai projektin taustaa tai katselmointiperiaatteita jouduttiin esittelemään uudelleen jaetusta materiaalista huolimatta Katselmointitulosten arvioimiseksi ja vahvistamiseksi järjetettiin ns. aihealuekohtainen sähköinen vahvistuskierros, jossa katselmoijat oman työaikansa puitteissa arvioivat muiden kommentteja ja kehityskohteita. Projektin suunnitteluvaiheessa tehtiin päätös, että dokumenttien jakelukanavana käytettäisiin Google Drive alustaa. Dokumentit muokattiin tähän käyttöön sopivaksi. Jo alkuvaiheessa, ensimmäisten katselmoijien yhteydenotoissa havaittiin kuitenkin, ettei tämä ollut asiakkaille sopiva kanava. Siirryttiin puhtaaseen organisaatiokohtaiseen sähköpostijakeluun, joka toimi moitteettomasti. Kukin organisaatio huolehti dokumenttien jaosta ja kokoamisesta organisaatiossaan oman toimintamallin mukaisesti ennen tulosten palauttamista. VAIHE 2 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen aihealueet (9 kpl) jaettiin neljään työpakettiin. Työpakettijako oli tällä kertaa pitkälti projektin hallinnollinen elementti. Kukin katselmoijaorganisaatio valitsi itselleen sopivat aihealueet työpaketista riippumatta. Katselmoinnin suunniteltu aloitusajankohta oli suuntaa-antava - käytännössä hyvinkin liukuva, kun taas työpaketin takaraja oli ennakkoon määritelty ja ehdoton. Toimintamalli katselmoinnissa oli sama kuin miksi se Vaiheen 1 aikana oli muotoutunut ja hyväksi havaittu. Katselmointitulosten esittelypäivät kiinnitettiin ennen Vaiheen 2 alkua, joten se rytmitti kokonaisuuden hallintaa ja edistymistä Katselmoijaorganisaatiot sopivat aloitusajankohdan omaan työhönsä sovittaen huomioiden kuitenkin annetun takarajan. Ensimmäinen työpaketti valmistui etuajassa ja otettiin kehitystyöryhmän esittelyyn suunniteltua aikaisemmin. 3. PROJEKTIN ORGANISAATIO Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

10 ASKO-loppuraportti [nro] 10(18) Kuva 1: Projektin organisaatio Projektin organisointi ja lähimmät sidosryhmät on kuvattu Kuvassa 1: Projektin ohjausryhmä: THL: Pj Maarit Laaksonen, Heidi Berglind/Tiina Peksiev sihteeri; varajäsen ja -pj Vesa Jormanainen Tieto: Asta Tolvanen ja Leena Valtonen Projektiryhmä: THL: pp/pj Heidi Berglind/Tiina Peksiev, asiantuntijarooleissa Erja Ailio ja Jarmo Kärki Tieto: pp/siht. Leena Valtonen, Tiina Leppänen sekä Johanna Kuisma Ohjausryhmän vastuualue: sopimusasiat muutostenhallinta aikataulukysymykset riskien seuranta projektin etenemisen seuranta resurssien muutokset hyväksyy lopullisen projektisuunnitelman hyväksyy suoritetut katselmoinnit projektin päättäminen Projektiryhmän vastuut ja tehtävät projektin suunnitteluvaiheen läpivienti sekä toteutusvaiheen työskentelyn koordinointi ja tulosten kokoaminen työpakettien työskentelyn etenemisen ja suunnitelmien toteutumisen seuranta työskentelystä vastaavien konsulttien raporttien perusteella. Tilaaja seuraa katselmoinnin etenemistä asiakirjan näkökulmasta, ei katselmoijatasolla. työpakettien tulosten käsittely ja hyväksyntä ennen ohjausryhmän hyväksyntää. asiantuntijajäsenet antavat tarvittaessa tukea katselmoitavien asiakirjojen tulkinnassa Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

11 ASKO-loppuraportti [nro] 11(18) Katselmoinnin konsultti: osallistuu katselmoijaverkoston kokoamiseen vastaa katselmoinnin läpiviennistä vastuualueellaan aloituspalaverin järjestäminen katselmointiaikataulun sopiminen ja sen valvonta katselmoinnin tuki ja tulosten vastaanotto vahvistuskierroksen tuki katselmointiaikataulun sopiminen ja sen valvonta esittelyaineiston kokoaminen ja esittely laatii kuukausittaiset edistysmiraportit laatii projektin väli- ja loppuraportit Projektiorganisaation ulkopuolella Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja luokitusten asiantuntijatyöryhmä on vastuussa kansallisen dokumentaation ylläpidosta katselmointitulokset esitellään / raportoidaan ryhmälle Aihealueen pienryhmä koostuu katselmointia suorittavista organisaatiosta asiantuntijoineen. 4. PROJEKTIN TALOUS Toimeksianto oli sopimuksen mukaisesti kiinteähintainen pitäen sisällään projektisuunnitelmassa määritetyt tehtävät. Projektin laskutus tapahtui etukäteen päätettyjen katselmoinnin edistystä kuvaavien hyväksymispisteiden perusteella. 5. RESURSSIEN KÄYTTÖ Projektihenkilöiden käytettävyys projektin edetessä oli suunnitelman mukaista. Verkostosuunnitelussa ensin kolme konsulttia sittemmin kaksi. Työpaketin ohjauksessa kaksi konsulttia siten, että yhdestä organisaatiosta huolehti aina yksi konsultti. Vaihe 1: Työpaketteihin (9 kpl) liittyviä tapaamisia 24 kpl paikanpäällä katselmoijan tiloissa sekä 9 aloitustilaisuutta tai tarkempaa ohjausistuntoa sähköistä yhteyttä käyttäen (Video, Lync tai puhelinpalaveri) Vaihe 2: Työpaketteihin (4 kpl) liittyviä tapaamisia 21 kpl paikanpäällä katselmoijan tiloissa sekä 6 aloitustilaisuutta tai tarkempaa ohjausistuntoa sähköistä yhteyttä käyttäen (Video, Lync tai puhelinpalaveri) Projektipalaverit pidettiin pääsääntöisesti videokokouksina, muutama kokous THL:n tiloissa. Projektiryhmän palavereja projektin alun suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa oli 7 kpl. Vaiheen 1 aikana projektipalavereja pidettiin 14 kpl. Vaiheen 2 projektipalavereja oli 6 kpl. Vaiheen 1 lopun projektipalavereissa valmisteltiin myös jo seuraavaa vaihetta. Ohjausryhmän kokoukset pidettiin pääasiassa videoyhteydellä. Suunnitteluvaihe 1 kpl Vaihe 1 6 kpl Vaihe 2 4 kpl Toteutusvaiheessa projektiryhmä kokoontui kerran kuukaudessa arvioimaan katselmoinnin etenemistä sekä Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

12 ASKO-loppuraportti [nro] 12(18) taustoittamaan työpakettien asiakasasiakirjojen sisältöä mahdollistaen näin vahvemman tuen antamisen katselmoijille. Projektin hallinnointi: Tiedon projektipäällikön vastuulla oli kerran kuussa laadittava edistymisraportti ja kerran kuussa pidetyn projektiryhmän kokouksen esityslistan ja palaverimuistion laadinta. Projektin kaikki dokumentaatio tallennettiin ja ylläpidettiin Tiedon TietoShare -alustalla ns. Teamer kansioina. Kansioihin oli koko projektiryhmällä vapaa pääsy. Ulkoinen viestintä: Projektin tilannekatsauksia julkaistiin THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivustolla sekä sähköpostijakeluna ajankohtaista tietoa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisesta kehittämisestä. Samalla sivustolla on kuvaus ASKO projektista. 6. PROJEKTIN ARVIOINTI VAIHE 1 Projektin Vaihe 1 onnistui tehtävässään suunnitelmien mukaisesti Aikataulu Työpakettien hallinta Kriteerien täyttyminen 6.1 Katsaus keskeisimpiin riskialueisiin Riittävä katselmoijamäärä ja järjestelmävaatimuksen täyttyminen Effica verkostoa saatiin täydennettyä henkilökohtaisilla, kohdennetuilla katselmointikutsuilla, yleisellä tiedottamisella ja runsailla yhteydenotoilla Henkilöiden omaehtoinen katselmointi ja organisaatioiden sitoutuminen katselmointitehtävään Sitoutuminen oli kiitettävää Aihealueen johto oli tietoinen katselmointitehtävästä, useimpien kohdalla osallistuminen oli käsitelty ja hyväksytty johtoryhmässä Kunnat tekivät katselmointityötä oman toimen ohella, joten projekti eteni heidän aikataulujensa mukaan Katselmointitulosten laatu Katselmointimerkinnät i. Kärjistyneitä vastakkainasetteluja kommenteissa ei esiintynyt ii. Organisaatiot peilasivat tietotarpeitaan pitkälti nykykäytäntöönsä. Eroavaisuudet niihin tuotiin selkeästi esiin. Todettiin myös, että tuleva yhdenmukainen käytäntö tasoittaa eroavaisuudet kuntien välillä. iii. Sähköistämisen mahdollisuudet ymmärrettiin pääosin suhteellisen hyvin iv. Ilmoituksen kirjaaminen ja asiakkuuden alkukohdan määritys sekä suunnitelman ja arvioinnin erottaminen omiksi asiakirjoikseen olivat suurimpia kommentoinnin aiheita v. Koko aihealuetta koskevia yleisiä kommentteja annettiin runsaasti, tuleviin lakimuutoksiin perustuvia kommentteja annettiina esimerkiksi koulun sosiaalityössä vi. Tietorakenteen samanaikainen kehittäminen muissa kehitysryhmissä toi joitain koordinointihaasteita. Katselmoitava asiakirja saattoi sisältää sellaisia kohtia, joita oli muutettu muissa työryhmissä. Annetut kommentit niiltäosin olivat siis jo käsitelty. l Vahvistuskierroksella pyrittiin rakentamaan yhteistä näkemystä havainnoista ja niiden vakavuusasteesta jatkokäsittelyä ajatellen Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

13 ASKO-loppuraportti [nro] 13(18) i. katselmointimerkintöjä oli runsaasti, paljon toteavia ja havainnoksi luokiteltavia, jotka eivät vahvistuskierroksella saaneet muilta kannatusta mutta eivät saaneet vastakommenttejakaan ii. selkeitä virheeksi tai puutteeksi luokiteltuja ei ollut lukumäärällisesti paljoa, näistäkää kovin moni ei saanut yhteistä kannatusta mutta muutamia vastakommentteja kylläkin iii. erilaisia mielipiteitä siitä mikä tieto on yleensä tarpeellista ja mikä aina ehdottoman pakollista Katselmointimateriaalin käsittely Katselmoitava materiaali oli ecel-taulukkomuodossa tuotti osalle vaikeuksia o Ongelma ei heijastunut lopputuloksiin asti Asiakirjojen tietomallit eivät olleet entuudestaan tuttuja o Esiintyneet väärinkäsitykset tietomallin rakenteen tulkinnassa olivat suhteellisen helposti havaittavissa katselmointituloksissa Katselmoinnin menettelyä kevennettiin o Tarkastusmerkintä tehtiin vain kenttiin, joita haluttiin kommentoida. Havaintojen vakavuusaste määritettiin oletusarvoisesti Havainto. o Katselmointi sujuvoitui, uhka katselmoijien katoamisesta poistui. Samalla myös katselmointimerkintöjen tarkastus nopeutui. 6.2 Projektin resurssit Projekti toteutui aikataulun mukaisesti. Projektin suurimpana riskinä tunnistettiin alkuvaiheessa katselmoijiksi ilmoittautuneiden henkilöiden mahdollisuus sitoutua tehtävään: katselmointi tehtiin organisaatiossa oman työn ohella, oman johdon suostumuksella. katselmointi oli täysin riippuvainen katselmoijien omasta kiinnostuksesta, aikatauluista ja mahdollisuudesta panostaa tähän työhön. Viiveet tiedostettiin ja katselmoinnin aloitusaikataulua sovitettiin katselmoijakohtaisesti, kunkin organisaation mahdollisuudet huomioiden. Kokonaisaikataulu pysyi suunnitellussa, kun työpakettien katselmoinnin aloitusaikataulua aikaistettiin. 6.3 Organisaatio Projektityö sujui suunnitelmien mukaisesti hyvän yhteistyön vallitessa. Alkuvaiheen suhteellisen tiheästä kokoontumista luovuttiin katselmointivaiheen päästessä käyntiin. Kerran kuussa pidetyt projektipalaverit olivat riittävällä tasolla. Edistymisraportti Tiedolta valmistui kuun lopussa ja palaverit pidettiin kuun puolessa välissä. Sähköpostiviestintä oli pääasiallinen kanava yhteydenpitoon ja lisäselvitysten jakeluun. Olimme varautuneet projetissa käsittelemään Usein kysyttyjä kysymyksiä keskitetysti SharePoint alustalla. Alussa avoimia kysymyksiä saimme katselmoijilta aloitustilaisuuksisa jonkin verran, sittemmin kun kysymysvirta tyrehtyi ja konsulttien yleistietämys projektin taustasta ja sosiaallihuollon kehittämissuunnasta kasvoi, tämän kanavan käyttö jäi vähäiseksi. Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

14 ASKO-loppuraportti [nro] 14(18) 7. PROJEKTIN ARVIOINTI VAIHE 2 Projektin Vaihe 2 onnistui tehtävässään suunnitelmien mukaisesti Aikataulussa pysyminen Työpakettien hallinta Kriteerien täyttyminen 7.1 Katsaus keskeisimpiin riskialueisiin Riskialueet olivat samat kuin Vaiheessa 1. Riskitasot katsottiin kuitenkin aikaisempaa matalimmiksi Riskialue: Riittävä katselmoijamäärä ja järjestelmävaatimuksen täyttyminen Katselmoijia oli lähtökohtaisesti riittävästi ja jopa runsaasti muutamien aihealueiden kohdalla esimerkkinä vammaispalvelut - 9 katselmoijaorganisaatiota Kohdennettua osallistumiskutsua alkutiedottamisen jälkeen jouduimme käyttämään vain adoptioneuvonnan ja kotipalvelun asiakasasiakirjojen kohdalla Monipuolisen katselmoijajoukon varmistamiseksi kutsuttiin mukaan yksityisyrittäjinä toimivia palveluntuottajia Terveys- ja Sosiaalialan Yrittäjät, Teso ry.n välityksellä. Alkumetreillä ilmoittautuneita oli kymmenkunta, joista kuitenkin suurin osa jäi pois matkan varrella tutustuttuaan katselmoitavaan aineistoon. Kolme pk-yrittäjää osallistui varsinaiseen katselmointiin. Yksityisyrittäjät eivät muodostaneet riskiryhmää projektille, koska varmistettiin että vähintäin kolme muuta katselmoijaorganisaatiota oli jo osa-alueella. Riskialue: Asiantuntijoiden näkemykset eroavat toisistaan voimakkaasti ja katselmoinnin lopputuloksesta tulee sekava Asiantuntijoiden näkemykset erosivat jossain määrin toisistaan. Aiheet olivat monimuotoisempia kuin vaiheessa 1. Myös katselmoijaorganisaatioita aihealuetta kohden oli useampia kuin Vaiheessa 1 Asiaa piti tarkastella useasta eri näkökulmasta, oli otettava huommioon lapset/lapsiperheet,nuoriso, vanhus- ja aikuisväestö. Mitä monimuotoisempi aihealue oli, sitä suurempi hajonta oli katselmoinnin kommenteissa havaittavissa. Eriävää näkemystä edustavat kommentit olivat kuitenkin perusteltuja, joten kokonaisnäkemyksen omaava kehitystyöryhmä sai taustoitetut asiat päätettäväkseen. PK-yrittäjien oli jossain määrin vaikea löytää omaa rooliaan tässä kokonaisuudessa. Painopiste asiakasasiakirjoissa oli pitkälti palvelun järjestäjän näkökulmassa (kunta). Vaikka suoraan palveluntuottajia koskevia asiakasasiakirjoja oli aika vähän, kokonaisuus oli sovellettavissa omaan toimintaan. Mukana olleet organisaatiot pitivät myönteisenä asiana sitä, että heitäkin kuultiin. Katselmointitulosten tulokset ja laatu Yleiskatsaus katselmointimerkintöihin i. Organisaatiot peilasivat tietotarpeitaan pitkälti nykykäytäntöönsä annetun ohjeen mukaisesti. Eroavaisuudet niihin tuotiin selkeästi esiin. Todettiin myös, että tuleva yhdenmukainen käytäntö tasoittaa eroavaisuudet kuntien välillä. ii. Monella alueella oli tulossa lakimuutoksia. Katselmointi oli ohjeistettu tehtävän nykylain pohjalta. Monet kokivat annetun tarkastelukulman rajoittavaksi, koska he olivat jo osittain sisäistäneet uudistuvan lain tuomat muutokset toimintamalleihin. esimerkkinä vammaispalvelujen ja kehitysvammaisten erityishuollon lainsäädännön yhdistäminen iii. Sähköistämisen mahdollisuudet ymmärrettiin pääosin suhteellisen hyvin iv. Koko aihealuetta koskevia yleisiä kommentteja annettiin runsaasti Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

15 ASKO-loppuraportti [nro] 15(18) v. Ilmoituksen kirjaaminen ja asiakkuuden alkukohdan määritys sekä suunnitelman ja arvioinnin erottaminen omiksi asiakirjoikseen olivat edelleen kommentoinnin aiheina, kuten Vaiheessa 1 vi. Sosiaalihuoltolain mukaiset asiakasasiakirjat koettiin hyväksi pohjaksi myös muiden aihealueiden asiakastietojen kirjaamisessa. Tosin uusi sosiaalihuoltolaki määrittelee sosiaalityötä uudella tavalla, joten kehittämistä kaivattiin. Työikäisen aikuisväestön, perheiden ja koko läheisverkoston näkökulmat ja kokonaistilanteet toivottiin tulevan enemmän esille. vii. Aihealueet todettiin asiakirjasisällöltään usein liian yksityiskohtaiseksi. Tavoitteena selkeä rakenteellisuus, koodistojen kehittäminen, henkilön voimavarojen esiintuominen ja tietojen yksityiskohtaisuuden vähentäminen. viii. Tietorakenteen samanaikainen kehittäminen muissa kehitysryhmissä heijastui tänne kuten Vaiheessa1. Katselmoitava asiakirja saattoi sisältää sellaisia kohtia, joita oli muutettu muissa työryhmissä. Annetut kommentit niiltäosin olivat siis jo käsitelty. i. Etsittiin rajanvetoa huollon ja hoidon välille. Huollon elementtejä toivottiin lisää, ja annettiin arvioita siitä mihin asti hoidollisia tai lääkinnällisiä elementtejä tulisi olla sosiaalipalvelujen asiakirjoissa.. Pitäisi korostaa enemmän asiakkaan vahvuuksia ja erilaisia mahdollisuuksia toimia tai parantaa olosuhteita Vahvistuskierroksella pyrittiin rakentamaan yhteistä näkemystä havainnoista ja niiden vakavuusasteesta jatkokäsittelyä ajatellen i. vahvistuskierrokset vahvistivat kokonaistulosta merkittävästi. Avoimiin kysymyksiin saatiin vastauksia, esitetyt kommentit täydennyksiä mutta myös perusteltuja vastakommentteja iv. katselmointimerkintöjä oli runsaasti, paljon toteavia ja havainnoksi luokiteltavia, jotka eivät vahvistuskierroksella saaneet muilta kannatusta mutta eivät saaneet vastakommenttejakaan v. selkeitä virheeksi tai puutteeksi luokiteltuja ei kokonaismäärästä ollut paljoa. Katselmointimateriaalin käsittely Katselmoitava materiaali ecel-taulukkomuodossa tuotti edellen osalle vaikeuksia o Ongelma ei heijastunut lopputuloksiin asti, konsulttien antama lähituki auttoi asiaan Asiakirjojen tietomallit eivät olleet entuudestaan tuttuja o Esiintyneet väärinkäsitykset tietomallin rakenteen tulkinnassa eivät tulleet niin selkeästi esiin kuin Vaiheessa1 Katselmointulosten jatkokäsittely Tulokset esiteltiin kehittämistyöryhmälle kolmessa eri kokouksessa, jatkokäsittelyvaihtoehtoja olivat i. pienet, selkeät muutostarpeet kommenttien pohjalta ii. muutokset asiantuntijoita konsultoiden iii. perustetaan työryhmä ongelma-aluetta pohtimaan 7.2 Projektin resurssit Projekti toteutui aikataulun mukaisesti. Kuten vaiheessa 1 projektin suurimpana riskinä tunnistettiin katselmoijiksi ilmoittautuneiden henkilöiden mahdollisuus sitoutua tehtävään: katselmointi tehtiin organisaatiossa oman työn ohella, oman johdon suostumuksella. Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

16 ASKO-loppuraportti [nro] 16(18) katselmointi oli täysin riippuvainen katselmoijien omasta kiinnostuksesta, aikatauluista ja mahdollisuudesta panostaa tähän työhön. Vaihetta 1 tiiviimmän aikataulun vuoksi Vaiheen 2 rakennetta testattiin muutaman tulevan katselmoijan kanssa, eteneminen suunniteltiin vastaamaan katselmoijien käytettävyyttä ja kokonaisaikataulu pysyi suunnitellussa. 7.3 Organisaatio Projektityö sujui suunnitelmien mukaisesti hyvän yhteistyön vallitessa. Niin kauan kun aihealueiden taustoitus vaati, projektipalaverit pidettiin kerran kuukaudessa. Loppuvaiheessa projektiryhmä kokoontui enää joka toinen kuukausi. Edistymisraportti Tiedolta valmistui jokaisen kuukauden lopussa. Sähköpostiviestintä oli pääasiallinen kanava yhteydenpitoon ja lisäselvitysten jakeluun. Usein kysyttyjä kysymyksiä-palsta SharePoint alustalla ei ollut käytössä enää Vaiheessa 2. Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

17 ASKO-loppuraportti [nro] 17(18) 8. KATSELMOINNIN ONNISTUMISEN AVAINTEKIJÄT Kokemus Katselmointipöytäkirjan tulee olla katselmointia tukeva, kerrotaan selkeästi mihin asioihin katselmoijilta odotetaan kannanottoa Hyödyt Selkeät näkökulmat edesauttavat havaintojen keskinäistä arviointia Katselmointiohjeiden tulee olla yksinkertaisia. Laajemmat tiedot tarvittaessa linkein tai liittein Katselmoijien hankinta aloitetaan mahdollisimman ajoissa Jos mahdollista, suunniteltua ajoitusta tulee testata muutamalla katselmoijalla työkuorman tasaamiseksi Katselmointiohjeilla tuetaan yhdenmukaisen ja vertailukelpoisen tuloksen tavoitetta. Ohjeet tukevat itsenäistä katselmointia, ohjeista luetaan vain pääkohdat. Katselmoijien ja organisaation sitoutuminen tehtävään on varmistettava. Katselmoijat tarvitsevat organisaation hyväksynnän ja lupakäsittelyyn on varattava myös aika Varmistetaan avainkatselmoijien mukanaolo Katselmointi on hyvä aloittaa yleisellä organisaatiokohtaisella avaustilaisuudella, jossa mahdollisimman moni tulevista katselmoijista on mukana Varattava aikaa myös joihinkin uusintakäynteihin tai yhteydenottoon aloituksen jälkeen Katselmointitulosten palautusajat pitää asettaa aloitusajankohtaan suhteutettuna Organisaatiokohtainen avaustilaisuus on helppo ajoittaa katselmoijien työrytmiin. mahdollisimman moni kuulee katselmoinnin periaatteet yhdellä kertaa ja epävarmuus tehtävästä hälvenee. Varmistetaan mukanaolo ja tulosten laatu Katselmoijien tulisi jatkaa omatoimista katselmointia mahdollisimman pian aloitustilaisuuden jälkeen ja katselmointiohjeet ovat hyvin mielessä. Aihealueen katselmointi on rytmitettävä työn lomaan eikä tehtävää voi siirtää loputtomiin Iso kokonaisuus kannattaa jakaa työpaketteihin. Katselmoinnin tukeen tarvittavaa substanssitietämystä on mahdollista kartuttaa ennen katselmointikierroksen alkua. Työpaketit ovat projektin hallintaa tukeva jaottelu, ei katselmoijille oleellinen tieto Konsulttien katselmoijille antama katselmointitekninen tuki saa konkreettista pohjaa Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel

18 ASKO-loppuraportti [nro] 18(18) Liite1: ASKO-katselmointitulokset_Vaihe 1 < Liite 2: ASKO-katselmointitulokset_Vaihe 2 < Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Bo 30, FI Helsinki, puh/tel