Matinkylän Huolto Oy, Matinkatu 22, Espoo

Transkriptio

1 1 (7) ASUNTO OY JUHANNUSRINNE HALLITUKSEN KOKOUS Aika: Tiistaina kello 17:00-18:55 Paikka: Matinkylän Huolto Oy, Matinkatu 22, Espoo Kutsuttu: Jouni Komulainen puheenjohtaja Tapio Penkkala jäsen Esa Metsälä jäsen Kari Kujanpää jäsen Martti Pekkanen jäsen Olavi Roiha isännöitsijä / sihteeri Läsnä: Jouni Komulainen puheenjohtaja Tapio Penkkala jäsen Esa Metsälä jäsen Kari Kujanpää jäsen Olavi Roiha isännöitsijä / sihteeri 1. Kokouksen avaus, päätösvaltaisuus ja laillisuus Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa sen päätösvaltaiseksi ja lailliseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi sen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2. Työjärjestys Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksytään ja allekirjoitetaan edellisten kokouksien pöytäkirjat 1/2013 ja 2/2013. Hyväksyttiin ja allekirjoitettiin edellisten kokousten pöytäkirjat 1/2013 ja 2/ Vastikerästit Todetaan vastikesaatavat per Todettiin että vastikesaatavia ei ole per Osakeomistuksessa tapahtuneiden muutosten hyväksyminen Päätetään hyväksyä toimintakertomuksessa mainitut osakeomistuksessa tapahtuneet muutokset.

2 2 (7) Huoneiston n:o uusi rekisteröinti merkintä pvm. H 15 Lassander Henri & Piirainen Eeva M 25 Mattila-Niemi Elina & Niemi Antti Osakerekisterin mukaiset merkitsemättömät osakkeet Huoneiston n:o ostaja kauppa pv. ei ole Päätettiin hyväksyä toimintakertomuksessa mainitut osakeomistuksessa tapahtuneet muutokset. 6. Tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2012 Käsitellään tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2012.Hyväksytään ja allekirjoitetaan toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta Päätetään kutsua tilintarkastajat tarkastamaan vuoden 2012 tilit ja hallinto. Käsiteltiin, hyväksyttiin ja allekirjoitettiin toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta Päätettiin kutsua tilintarkastajat tarkastamaan vuoden 2012 tilit ja hallinto. 7. Remontti-ilmoitukset Todetaan osakkaiden vuoden 2012 aikana lähettämät remontti-ilmoitukset seuraavasti: D 8 G 14 H 15 kylpyhuoneremontti wc-remontti huoneistoremontti Todettiin osakkaiden vuoden 2012 aikana lähettämät remontti-ilmoitusten vastaavan todellista tilannetta tehtyjen remonttien suhteen. 8. Tariffit ja palvelumaksut Todetaan tariffikorotuksia alkaen seuraavasti: - lämmitys, energiamaksu noin 7 % - kiinteistövakuutus noin 11 % - jätehuolto noin 7.3 % Todetaan arvolisäveron nousevan alkaen 23 prosentista 24 prosenttiin. Käsitellään Matinkylän Huolto Oy:n esittämien sopimushintojen korotus liitteineen alkaen. Todetaan esitetyn korotuksen olevan keskimäärin prosenttia. Päätetään hyväksyä Matinkylän Huolto Oy:n hallituksen vahvistamiin alasopimuskohtaisiin palvelumaksujen ja yksikköhintojen tarkistuksiin perustuvat kiinteät palvelusopimus- ja erillisveloitushinnat vuodelle 2013.

3 3 (7) Todettiin ja hyväksyttiin Matinkylän Huollon uudet palvelusopimus- ja erillisveloitushinnat vuodelle Todettiin Tapiolan Lämmön huoltohintojen nousevan 4,9%. Todettiin kiinteistön täysarvovakuutuksen jo toteutunut korotus, joka on 17,7 %. 9. Kunnossapidon periaateohjelman käsittely Käsitellään kunnossapidon periaateohjelma ja hyväksytään korjaushankkeet vuosille Päätetään teettää vuonna 2013 seuraavat hoitobudjettiin sisällytettävät toimenpiteet kustannusarvioltaan yhteensä euroa seuraavasti: Antennijärjestelmän kunnostus ja päivitys, tehty Alaleikkipaikan kunnostus Lämmitysverkon vuodon korjaus as. B4 edessä Ilmanvaihtojärjestelmän puhdistus ja säätö Lisäksi viedään ylimääräiseen yhtiökokoukseen päätettäväksi erillisellä lainarahoituksella hoidettava kattoremontti arvoltaan noin Päätetään esittää kunnossapidon periaateohjelma varsinaiselle yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Käydyn keskustelun jälkeen päätettiin muuttaa kunnossapidon periaateohjelmaa seuraavasti: Päätettiin teettää vuonna 2013 seuraavat hoitobudjettiin sisällytettävät toimenpiteet kustannusarvioltaan yhteensä euroa seuraavasti: Antennijärjestelmän kunnostus ja päivitys, tehty Alaleikkipaikan kunnostus Lämmitysverkon vuodon korjaus as. B4 edessä Lisäksi viedään ylimääräiseen yhtiökokoukseen päätettäväksi erillisellä lainarahoituksella hoidettava kattoremontti arvoltaan noin Päätettiin esittää kunnossapidon periaateohjelma varsinaiselle yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. 10. Talousarvio vuodelle 2013 Käsitellään talousarvio vuodelle Päätetään esittää yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi vastikkeet ja käyttökorvaukset seuraavasti: Hoitovastike 1.92 /os./kk 2.09 /os./kk

4 4 (7) Pääomavastikkeet: Rahoitusvastike RV 0.40 /os./kk 0.41 /os./kk Rahoitusvastike RV /os./kk 0.23 /os./kk Päätetään pyytää yhtiökokoukselta hallitukselle valtuudet periä tarvittaessa enintään kahden kuukauden ylimääräinen hoitovastike-erä yhtiön talouden niin vaatiessa tai jättää osa perimättä. Päätetään hyväksyä talousarvioehdotus tehtyjen päätösten ja muutosten jälkeen ja päätetään esittää se yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Päätettiin esittää yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi vastikkeet ja käyttökorvaukset seuraavasti: Hoitovastike 1.92 /os./kk 2.05 /os./kk Pääomavastikkeet: Rahoitusvastike RV 0.40 /os./kk 0.41 /os./kk Rahoitusvastike RV /os./kk 0.23 /os./kk Muut vastikkeet: HomePna 8.00 /kk 8.00 /kk Autopaikkamaksu 5.00 /kk /kk Vesimaksu /kk /kk Päätetiin pyytää yhtiökokoukselta hallitukselle valtuudet periä tarvittaessa enintään kahden kuukauden ylimääräinen hoitovastike-erä yhtiön talouden niin vaatiessa tai jättää osa perimättä. Päätettiin hyväksyä talousarvioehdotus tehtyjen päätösten ja muutosten jälkeen ja päätettiin esittää se yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. 11. Hallituksen esitys tilintarkastajien ja varatilintarkastajien valinnasta Merkitään tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys yhtiön tilintarkastajien valinnasta seuraavalle tilikaudelle: - varsinaiseksi tilintarkastajaksi Tomi Rimpinen KHT, BDO Oy ja varatilintarkastajaksi BDO Oy. Merkittiin tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys yhtiön tilintarkastajien valinnasta seuraavalle tilikaudelle: - varsinaiseksi tilintarkastajaksi Tomi Rimpinen KHT, BDO Oy ja varatilintarkastajaksi BDO Oy.

5 5 (7) 12. Hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä Merkitään tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä: - hallitus esittää puheenjohtajalle maksettavaksi 100 euroa/kokous - hallitus esittää hallituksen jäsenille maksettavaksi 80 euroa/kokous - hallitus esittää tilintarkastajien palkkioita maksettavaksi kohtuullisen laskun mukaisesti. Merkittiin tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä: - hallitus esittää puheenjohtajalle maksettavaksi 100 euroa/kokous - hallitus esittää hallituksen jäsenille maksettavaksi 80 euroa/kokous - hallitus esittää tilintarkastajien palkkioita maksettavaksi kohtuullisen laskun mukaisesti. 13. Varsinainen yhtiökokous 2013 ja käsiteltävät asiat Päätetään kutsua varsinainen yhtiökokous koolle kello paikkana Olarin kirkon kokoustilat. Päätetään käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa yhtiöjärjestyksen määräämien asioiden lisäksi: - kunnossapidon periaateohjelman hyväksyminen yhtiön kunnossapidon periaatelinjaukseksi ja liitettäväksi isännöitsijäntodistuksen liitteeksi - valtuudet hallitukselle periä tai jättää perimättä kahden kuukauden hoitovastiketta vastaava määrä - lainanlyhennysrahaston kartuttaminen Päätettiin kutsua varsinainen yhtiökokous koolle kello paikkana Olarin kirkon kokoustilat. Päätettiin käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa yhtiöjärjestyksen määräämien asioiden lisäksi: - kunnossapidon periaateohjelman hyväksyminen yhtiön kunnossapidon periaatelinjaukseksi ja liitettäväksi isännöitsijäntodistuksen liitteeksi - valtuudet hallitukselle periä tai jättää perimättä kahden kuukauden hoitovastiketta vastaava määrä - lainanlyhennysrahaston kartuttaminen - uuden yhtiöjärjestyksen hyväksyminen 14. Opas kunnossapitovastuusta Todetaan, että Isännöintiliitto on julkaissut syyskuussa 2012 oppaan kunnossapitovastuiden jakautumisesta yhtiön ja osakkaiden välillä. Todetaan, että oppaassa on esimerkkitapauksin pyritty selkeyttämään vastuunjakoa.

6 6 (7) Päätetään tilata kaikille taloyhtiön osakkaille Kunnossapitovastuuoppaat Matinkylän Huolto Oy:n päivätyn asiakastiedotteen mukaisin tarjoushinnoin 9.50 euroa/kpl (sis. alv 24 %). Todetaan, että ensimmäiset oppaat lähetetään osakkaille vuoden 2013 yhtiökokouskutsumateriaalin postituksen yhteydessä. Todetaan, että em. lähetyksen jälkeen oppaat postitetaan uusille osakkaille ensimmäisten vastikekuittien mukana. Päätettiin tilata kaikille taloyhtiön osakkaille Kunnossapitovastuuoppaat Matinkylän Huolto Oy:n päivätyn asiakastiedotteen mukaisin tarjoushinnoin 9.50 euroa/kpl (sis. alv 24 %). 15. Uudistuva energiatodistus Todetaan, että Matinkylän Huolto Oy on lähettänyt kaikille isännöintikohteidensa hallituksille tiedotteen uudistuvan energiatodistuksen taustoista. Todetaan, että uuden lain mukainen E-lukuun perustuva energiatodistus poikkeaa nykyisestä mm. seuraavasti: - energiankulutusta ei huomioida lainkaan - E-luku lasketaan rakennuksen nettopinta-alan sekä rakenteiden lämmönläpäisykertoimien mukaan - todistuksen saa tehdä vain pätevöitynyt laatija - todistus on rakennuskohtainen (nykyisin yhtiökohtainen) - todistus on voimassa 10 vuotta, mutta se pitää uusia esim. julkisivuremontin jälkeen - todistuksessa tulee ehdottaa säästötoimenpiteitä. Todetaan, että taloyhtiön ei tarvitse laatia uuden lain mukaista energiatodistusta, mikäli yhtiö päivittää nykyisen energiatodistuksen tammikuun 2013 aikana tai taloyhtiö laatii vanhan energiatodistuslain mukaisen 10 vuoden energiatodistuksen. Juhannusrinteen osalta 10 vuotta voimassa olevan vanhan mallisen energiatodistuksen hinta olisi 520,80 euroa. Päätettiin tiedustella Matinkylän Huollolta onko vielä mahdollista tilata ja saada vanhan mallinen energiatodistus 10 vuodeksi. Jos on, päätettiin tilata. 16. Pelastussuunnitelman uusiminen Vuonna 2011 annetun pelastuslain mukaan pelastussuunnitelmat on uusittava uuden lain mukaisiksi viimeistään mennessä. Käsitellään Suomen Talokeskus Oy:n tarjous pelastussuunnitelman uusimisesta uuden pelastuslain mukaiseksi. Tarjous sisältää: - kohteen turvakartoituksen - poistumistiekarttojen ja kohdekorttien laatimisen - kirjallisen pelastussuunnitelman - pelastautumisohjeen laatimisen asukkaille Todetaan, että asiakirjat laaditaan Tampuuri-ohjelmistoon ja pelastussuunnitelma on ylläpidettävä sekä päivitettävä, joten pelastusasioiden päivitykset on helppo tehdä.

7 7 (7) Todetaan tarjouksen mukainen arvonlisäverollinen hinta euroa (kun yhtiössä on 1-2 rakennusta). Pysäköintipaikkojen kartoituksen ja karttojen laadinnan tarjous on 186 (sis. alv 24%). Päätetään tilata pelastussuunnitelman uusiminen tarjouksen mukaiseen hintaan. Todettiin, että ASOY Juhannusrinteen pelastussuunnitelma on uusittu uuden pelastuslain mukaiseksi vuonna Pelastussuunnitelman on toimittanut Alertum Oy. 17. Tilaajavastuulaki ja veronumerokäytäntö Merkitään tiedoksi päivätty Matinkylän Huolto Oy:n asiakasyhtiöiden hallituksille lähetetty tiedote tilaajavastuulaista sekä veronumerokäytännöstä. Todetaan, että tiedotteessa on selvitetty Matinkylän Huolto Oy:n periaatteet mainituissa asioissa. Todettiin ja hyväksyttiin MH:n käytäntö. 18. Avoimet asiat Todetaan mahdolliset avoimet asiat. Ei muita avoimia asioita. 19. Muut mahdolliset asiat Todetaan muut mahdolliset asiat. Ei muita asioita. 20. Seuraava kokous Päätetään pitää seuraava hallituksen kokous uuden hallituksen järjestäytymiskokouksena yhtiökokouksen jälkeen. Päätettiin pitää seuraava hallituksen kokous uuden hallituksen järjestäytymiskokouksena yhtiökokouksen jälkeen Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja toteaa kokousasioiden tulleen käsitellyiksi ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18:55 Pöytäkirjan vakuudeksi Jouni Komulainen puheenjohtaja Olavi Roiha isännöitsijä