AWARA PURCHASE MANAGER

Transkriptio

1 AWARA PURCHASE MANAGER SÄHKÖINEN LASKUJENKÄSITTELYJÄRJESTELMÄ CONTROLLERIN TYÖKALU TEHOKKAASEEN VALVONTAAN JA COMPLIANCE-JÄRJESTELMÄÄN. Nimemme on muuttunut. Avenir on nyt Awara.

2 Tämän esitteen tarkoituksena on kertoa Awara Purchase Managerin tarjoamista erilaisista toiminnoista ja mahdollisuuksista yrityksen kontrollerille ja muille yrityksen valvonnasta vastaaville henkilöille. Esite täydentää toista Awara Purchase Managerista tehtyä esitettämme. Awara Purchase Manager on sähköinen laskujenkäsittelyjärjestelmä, joka mahdollistaa koko hankintaprosessin automatisoinnin alusta loppuun asti, tilauksesta maksuun. Se luo tehokkuutta ja järjestystä hankintojen ja niistä tehtyjen maksujen tarkkailuun. Paperittoman tehokkuuden lisäksi Awara Purchase Manager tarjoaa muutakin lisäarvoa. Se mahdollistaa reaaliaikaisen koko hankintaprosessin kattavan kontrollin. Se voidaan yhdistää toimimaan automaattisesti yhteistyössä on-line pankkijärjestelmän kanssa, jolloin järjestelmä lähettää maksumääräyksiä ja saa vastauksena tietoa tehdyistä maksuista. Se mahdollistaa automaattisen hankintatietojen siirron taloudelliseen ja verokirjanpitoon. Se mahdollistaa IFRS, GAAP ja muiden kansainvälisten standardien mukaisten kertymien laskemisen. Se mahdollistaa koko prosessin kattavan ostovelkojen läpinäkyvän raportoinnin johdolle. Awara Purchase Manageria käyttämällä kontrollerilla on helppo yhteys kaikkeen maksun hyväksymiseen ja hankintojen valvontaan tarvittavaan tietoon. Skannatusta laskusta on vaivatonta nähdä yhtä aikaa esimerkiksi, mihin sopimukseen lasku liittyy, kuka hankinnan on tehnyt, kuka hankinnan on hyväksynyt, minkä tyyppisiä rajoituksia hankintaan on liittynyt, mitä on toimitettu perille ja milloin. Toimituksen tapahduttua järjestelmän kautta on mahdollista saada kuitit kaikista Venäjän lain vaatimista asiapapereista. Awara Purchase Managerin avulla on mahdollista luoda tehokas taloushallinnon järjestelmä, joka vastaa laadultaan korkeimpia kansainvälisiä standardeja. Tämä järjestelmä on yleismaailmallisesti ainoa, joka on alun perin kehitetty antamaan kontrollerille mahdollisuus valvoa korruption vastaisten lakien kuten US FCPA, UK Anti-Bribery Act ja OECD "Convention on Combating Bribery" mukaisesti yrityksen toimintaa. Alla lista mitä Awara Purchase Managerin avulla on mahdollista tehokkaasti valvoa. SISÄISTEN OHJESÄÄNTÖJEN NOUDATTAMISEN VALVONTA Hankintaprosessien valvonta. Kaikki hankinnat tulee rekisteröidä järjestelmään. Järjestelmän avulla yritys voi luoda yleisen säännön, jonka mukaan kaikki hankinnat tulee merkitä järjestelmään ja mitään maksuja ei tehdä ilman asianmukaista rekisteröintiä ja noudattamatta prosessin mukaista toimintaa. Tämä järjestelmäpiirre luo perustan tehokkaan valvontajärjestelmän kehittämiselle.

3 Luettelo hyväksytyistä toimittajista Mahdollistaa listan luomisen hyväksytyistä toimittajista. Järjestelmän avulla on mahdollista rajoittaa hankintojen tekemistä siten, että tilaukset voidaan tehdä vain järjestelmään merkityille hyväksytyille toimittajille. Tämän toiminnallisuuden avulla voidaan valvoa sitä, että hankintojen toimittajat ovat johdon valitsemia sen sijaan, että toimittajan valinnan tekisivät alemman organisaatiotason toimijat yksittäistapauksissa erikseen. Tämän tyyppiset ad hoc päätökset voisivat häiritä yrityksen tavoitteita, kuten laadunvalvontaa, kumppanuusohjelmia, best practices-malleja, alennusohjelmia ja lakien noudattamista. Ad hoc toimittajavalinnat voivat palvella henkilökohtaisia etuja tai alun perin johtua yrityksestä antaa laitonta etua toimittajalle tai kolmannelle osapuolelle. Awara Purchase Managerin avulla yritys vaalii työskentelytapojaan ja arvojaan. AWARA PURCHASE MANAGER lets you control your work and values Valtuutetut hankinnan alkuunpanijat Järjestelmä mahdollistaa sen, että etukäteen määritellään tietyntyyppisen hankinnan osalta ne henkilöt, jotka on valtuutettu toimimaan hankinnan mahdollisina alkuunpanijoina Tämä järjestelmän piirre mahdollistaa huomioin kiinnittämisen epäilyttävään hankintaan, jossa henkilö, jonka toimialueeseen eivät liity kyseiset hankinnat toimii sellaisen hankinnan alkuunpanijana. Valtuutetut hankinnan hyväksyjät Keskeiset toimijat hankintaprosessissa ovat: henkilö, jonka toimesta hankinta pannaan alulle (alkuunpanija) ja henkilö, joka hyväksyy hankinnan (hyväksyjä). Usein on järkevää erottaa nämä kaksi tehtävää toisistaan. Järjestelmä mahdollistaa sen, että ennalta määritellään ne henkilöt, joilla on oikeus hyväksyä hankintoja. Hyväksyjille voidaan antaa oikeudet tietyn tyyppisten hankintojen tekoon ja heidän hankintaoikeuksiaan voidaan rajoittaa esimerkiksi hankinnan rahallisen arvon suhteen, toimittajan valinnan suhteen tai sen suhteen, saako henkilö hyväksyä toistuvia hankintoja vai vain kertahankintoja. VÄÄRINKÄYTÖSTEN HUOMIOIMINEN Kunkin hankinnan koko historiaa on mahdollista valvoa erityyppisten parametrien suhteen, esimerkiksi: Seuraamalla mitä tahansa prosessin piirrettä integroidussa järjestelmässä hankinnan elinkaaren aikana valvonta voidaan ulottaa hankinnan aloituksesta sen maksuun ja toimitukseen asti. Tarkastamalla, kuka toimi alkuunpanijana ja hyväksyjänä sekä tarkastamalla toimintaan tarvittava valtuutuksen taso. Tarkastamalla toimittajaan liittyviä asioita: onko toimittaja virallisesti hyväksytty asianmukaisen menettelytavan mukaisesti; samantyyppisten hankintojen vertailu eri toimittajilta; alkuunpanijan ja hyväksyjän käyttäytyminen eri toimittajia kohtaan. Valvomalla toimituksia hankintoihin nähden. Järjestelmä liittää yhteen kaikki asiakirjat liittyen tiettyyn hankintaan varmistaen näin, että hankinnat on vastaanotettu suunnitellulla tavalla ja suunnitellussa ajassa.

4 Awara Round Trip Reporting Service lähdeaineiston asianmukaisesta hallinnoinnista. Järjestelmä näyttää, mitkä asiakirjat mahdollisesti puuttuvat ja kenen vastuulla kyseisten asiakirjojen tuottaminen ja keruu on. VEROVÄHENNYSTEN OPTIMOINTI Kun tarvittavat asiakirjat on kerätty sovitussa aikataulussa, vastaavat kulut on mahdollista vähentää nopeammin ja saavuttaa sen kautta huomattavat veroedut. SIJOITUKSEN VÄLITÖN TUOTTO Awara Purchase Manageriin tehty sijoitus tuottaa välittömiä etuja seuraavilla tavoilla Voitelurahat syyniin Awara IFRS Ready Awara Purchase Managerin sisältämä tieto ja järjestelmän sisäänrakennetut tarkastus- ja valvonta-mekanismit mahdollistavat poikkeuksellisten tapahtumien identifioimisen, esimerkiksi poikkeavuudet hinnoissa samanlaisten tavaroiden osalta. Tällaiset poikkeavuudet voivat olla merkki siitä, että tilauksen tekijä saa voitelurahaa toimittajalta. IFRS, GAAP ja LIIKKEENJOHDONRAPORTTIEN PARANTAMINEN Awara Purchase Manager mahdollistaa taloushallinnnon tietojenkäsittelyn täydellisen automatisoinnin niin, että kaikki ulkopuolelta tuleva tieto syötetään järjestelmään vain kerran. Esimerkiksi AWARA Purchase Manager luo merkinnät päätilikirjaan automaattisesti kun maksut suoritetaan. Tämän lisäksi Awara Purchase Manager on IFRS-valmis. Tämä tarkoittaa sitä, että eroavaisuudet venäläisen ja kansainvälisen kirjanpitokäytännön välillä on huomioitu ja Awara Purchase Manager mahdollistaa oikeat viennit sekä venäläiseen kirjanpitoon että verolaskentaa varten, että IFRS:ää tai muita yhtiössä käytettäviä laskentastandardeja varten. nopeammin tehtävät verovähennykset hankintatoiminnassa ilmenevä tarkempi kuri työskentely valittujen toimittajien kanssa pääoman vapautuminen oikeaan aikaan tapahtuvan ostamisen ja maksamisen johdosta sovittujen alennusohjelmien noudattaminen KASSAVIRTASUUNNITTELU JA OSTOVELKARAPORTIT Awara Purchase Managerilla on mahdollista luoda tarkkoja ennusteita liittyen kassavirtatarpeisiin. Järjestelmä säilöö tiedot kaikista ostoveloista mukaan lukien tarvikelaskut, veromaksut, velkojen maksut, sijoitusaikataulut, jaksolliset maksut. Järjestelmässä on myös mahdollista lisätä tietoa arvioiduista sopimuksiin perustuvista maksuista. Vastaavasti järjestelmä mahdollistaa erilaisten raporttien luomisen ostovelkojen hallinnointia varten. Esimerkiksi ostovelkojen maturiteetit, velat per toimittaja, velat per alkuunpanija, velat per kulutyyppi. HENKILÖKOHTAISET MATKUSTUS- JA KULUKORVAUKSET Awara Purchase Manager sisältää matkustus- ja kulukorvausmoduulin, joka mahdollistaa työnantajan maksamien kulujen monitoroinnin ja raportoinnin. HANKINNAN TARKOITUS Awara Purchase Manager sisältää mahdollisuuden merkitä "hankinnan tarkoitus" hankintaa rekisteröitäessä. Tällä toiminnallisuudella on useita etuja. Se vähentää turhia ostoja, mahdollistaa taloudellisten raporttien paremman laadun ja antaa paremman mahdollisuuden huomata petos tai korruptio tapahtuma. TARVITTAVIEN DOKUMENTTIEN JÄRJESTELMÄLLINEN HALLINNOINTI Awara Purchase Manager huolehtii Venäjän lakien ja yrityksen omien sääntöjen mukaisten kirjanpidon

5

6 LAHJONNAN JA KORRUPTION VASTAISTEN LAKIEN NOUDATTAMINEN Awara Purchase Manager on erityisesti suunniteltu tarjoamaan kontrollerille työkalut täyttää korruption vastaisten lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaiset velvoitteet tarvittavien compliance-menettelytapojen käyttöönottamiselle. Usein näiden lakien periaatteet on ilmaistu kansainvälisesti toimivien yhtiöiden eettisissä toimintaohjeissa ilman nimenomaista lakisääteistä velvoitettakaan. Korruption vastainen lainsäädäntö on muuttumassa kehittyneissä maissa yhä tiukemmaksi ja aiheuttaa täten suurempia haasteita yritykselle lahjonnan ja korruption vastaisten lakien noudattamisessa. Tästä ilmaisuna lukuisat kansainväliset sopimukset, joihin Suomikin on sitoutunut, joita ovat: - OECD sopimus ulkomaisten viranomaisten lahjontaa vastaan - Euroopan neuvoston rikoslainsopimus korruptiota vastaan - Euroopan neuvoston hallintolainsopimus korruptiota vastaan - YK sopimus maiden välistä organisoitua rikollisuutta vastaan - YK sopimus korruptiota vastaan Keskeistä kontrollerin kannalta on se, että, sen lisäksi, että enää ei riitä vastuustavapautumiseen ettei yritys tai sen johto ole nimenomaisesti osallistunut lahjontaan vaan nykyjään vaaditaan, että yhtiö aktiivisesti estää lahjonnan kaikin mahdollisin keinoin. Tämä on nimenomaisesti mainittu uudessa UK Bribery Act:ssa (2010). Tässä on kyse tiukasta vastuuvelvollisuudesta. Jos yritystä syytetään tietystä yksittäisestä lahjontatapauksesta, ainoa puolustus on, että yritys voi näyttää luoneensa tarvittavat menettelytavat estääkseen työntekijöitä tai muita yrityksen kanssa tekemisissä olevia henkilöitä syyllistymästä lahjontaan. Käytännössä yrityksen johdon tulee aktiivisesti luoda toimiva lahjonnan ehkäisevä compliance-järjestelmä. Kuusi pääperiaatetta, jotka määrittävät asianmukaisen lahjonnan vastaisen compliance-järjestelmän edellyttävät menettelytavat. Huomioon ottaen yllä mainitut lait voidaan esittää lahjonnan vastainen compliance-järjestelmä alla olevien 6 periaatteen mukaisesti. Nämä periaatteet ovat suoraan Iso-Britannian lain soveltamisohjeista, mutta mielestäni hyvin kattavat minkä tahansa maan kansainvälisen yhtiön toimintaperiaatteet. (Ne ovat itsessään johdetut OECD:n konventiosta). Oikein mitoitetut menettelytavat suhteessa riskeihin - Organisaation menettelytapojen tulee olla oikeassa suhteessa mahdolliseen lahjontariskiin ja suhteessa organisaation toiminnan laatuun, suuruusluokkaan ja monimutkaisuuteen. Menettelytapojen tulee olla suunniteltu lieventämään määriteltyjä riskejä ja estämään tarkoituksellista epäeettistä toimintaa. Menettelytapojen tulee olla selkeitä, käytännöllisiä, helposti saavutettavia, tehokkaasti suoritettuja ja valvottavissa olevia.

7 Viestintä (ml. koulutus) - Organisaation tulee pitää huolta siitä, että lahjonnan vastaiset toimintatavat on sisäistetty ja ymmärretty koko organisaation laajuisesti sisäisen ja ulkoisen viestinnän kautta, mukaan lukien koulutustoimenpiteet, joiden intensiivisyys on mitoitettu suhteessa riskiin. Valvonta ja tilannekatsaus - Organisaation tulee valvoa ja tehdä tilannekatsauksia liittyen menettelytapoihin, jotka on suunniteltu lahjonnan ehkäisemiseksi sekä jatkuvasti kehittää toimintatapoja sitä mukaan kuin syytä ilmenee. Asianmukainen huolellisuus (due diligence) - Organisaation tulee osoittaa asianmukaista huolellisuutta ehkäistäkseen tunnistettuja lahjontariskejä käyttäen suhteellista ja riskiin perustuvaa lähestymistapaa liittyen henkilöihin, jotka tulevat toimimaan yrityksen puolesta. Viestintä (ml. koulutus) - Organisaation tulee pitää huolta siitä, että lahjonnan vastaiset toimintatavat on sisäistetty ja ymmärretty koko organisaation laajuisesti sisäisen ja ulkoisen viestinnän kautta (mukaan lukien koulutus) suhteessa riskiin, joka yritystä lahjonnan suhteen kohtaan. Valvonta ja tilannekatsaus - Organisaation tulee valvoa ja tehdä tilannekatsauksia liittyen menettelytapoihin, jotka on suunniteltu lahjonnan ehkäisemiseksi sekä jatkuvasti kehittää toimintatapoja, kun syytä ilmenee. Taloushallinnon järjestelmät lahjonnan ehkäisemiseksi Luonnollisestikin lahjonnan vastaisessa toiminnassa keskeisessä asemassa ovat taloushallinnon järjestelmät, -menettelytavat ja -ohjelmistot, eli kirjanpidon, sisäisen tarkastuksen ja hankintaprosessin ohjelmat. Awara Purchase Manager on juuri tämän tyyppinen järjestelmä, joka mahdollistaa läpinäkyvän hallinnoinnin ja tiedonjaon, kuten edellä on kuvattu. Awara Purchase Manager auttaa luomaan tarvittavat päätöksentekomallit ja -toimintatavat sekä päätöksenteon järjestelmällisen delegoinnin. Jotta lahjonta voitaisiin ehkäistä, järjestelmän tulee selkeästi eriyttää toimivalta ja eturistiriitojen valvonta. Nämä toiminnot voidaan saavuttaa Awara Purchase Managerilla. Muut tarvittavat menettelytavat Yhdessä muiden asiantuntijoiden kanssa voimme luoda kokonaisuuden, jossa tarjoamme kaikki tarvittavat toiminallisuudet tehokkaaseen lahjonnan torjuntaan tähtäävään järjestelmään. Nämä toiminnallisuudet sisältävät seuraavat menettelytavat: ylimmän johdon sitoutuminen, riskienarviointi, due diligence menetelmät eri tilanteisiin, erilaiset ohjesäännöt kuten liikelahjojen antaminen ja vastaanottaminen, edustus- ja myynninedistämiskustannukset, hyväntekeväisyys ja poliittiset lahjoitukset, rekrytointi ja muut HR toimintatavat, toimintatavat, jotka määrittelevät suhteita konsultteihin, neuvonantajiin, agentteihin ja muihin henkilöihin, täytäntöönpano ja pakotetoimintaohjeet, viestintään liittyvät toimintaohjeet.

8 Created by Awara Marketing with Kai Venäläinen AWARA PURCHASE MANAGER SÄHKÖINEN LASKUJENKÄSITTELYJÄRJESTELMÄ Global call center for all countries: info@awara-itsolutions.com