LIITE 1 HANKITTAVALLE PALVELULLE ASETETTAVAT VAATIMUKSET

Transkriptio

1 1 LIITE 1 HANKITTAVALLE PALVELULLE ASETETTAVAT VAATIMUKSET Tarjouspyynnön kohteena olevassa palveluauorituksessa noudatetaan jäljempänä sanottuja ehtoja. Palvelun järjestämisaika ja -paikka Palvelun järjsestämispaikka on Kirkkonummen kunnan uimahalli (Gesterbyntie 41, KIRKKONUMMI) Tarjouspyynnön kohteena olevaa palvelua tulee järjestää Kirkkonummen kunnan uimahallin aukioloaikoina. Vuonna 2012 uimahallin aukioloajat ovat seuraavat: Uimahallin aukioloajat 2012, muuten paitsi alla listatut poikkeavat ajankohdat ma ja pe ti ja to ke la ja su Uimahallin aukioloajat ma ja pe ti ja to ke la su suljettu Uimahallin poikkeavat aukioloajat 2012 su 1.1. Uudenvuodenpäivä SULJETTU pe 6.1. Loppiainen to 5.4. Kiirastorstai pe 6.4. Pitkäperjantai SULJETTU ma pääsiäispäivä ma Vappuaatto ti 1.5. Vapunpäivä SULJETTU to Helatorstai to vuosihuolto SULJETTU la 3.11 Pyhäinpäivä ke to Itsenäisyyspäivä SULJETTU su-ti Joulu SULJETTU

2 2 ke Tapaninpäivä la Uudenvuoden aatto ma Uudenvuoden päivä SULJETTU Edellä mainittuna aukioloajan päättymisajankohtana uimahallin kaikista tiloista, mukaan lukien kahviotilat, tulee kaikkien asiakkaiden olla poistunut. Lipunmyyntipiste suljetaan tuntia (60min) ennen yllä mainittua uimahallin sulkemisajankohtaa. Vuoden aikana on poikkeavia aukiolopäiviä (yllä listattu vuoden 2012 poikkeavat aukiolopäivät) sekä päiviä, jolloin uimahalli pidetään kiinni juhlapyhien ja pyhäpäivien yhteydessä. Liikuntalautakunta päättää näistä vuosittain. Vuosihuollon takia uimahalli on suljettuna juhannuksesta heinäkuun loppuun. Halli avataan elokuun ensimmäisen viikon aikana. Uimahallin aulassa on yhdistetty kassa- ja kahvilatila ja näiden toimintojen hoitaminen edellyttää yhtä toimijaa. Lipunmyynti hoidetaan uimahallin aukioloaikoina sopimuksen mukaan. Lipunmyynnin kassapiste suljetaan tuntia ennen hallin sulkemisaikaa. Kahvio on avoinna asiakkaille uimahallin aukioloaikana. Kahviolla on oma kassapisteensä. Palveluntuottaja sitoutuu kaikissa tilanteissa pitämään uimahallin lipunmyynti- ja kahviotoimintaa auki liikuntalautakunnan vuosittain vahvistamien aukioloaikojen mukaisesti. Liikuntalautakunta päättää aukioloajat edellisen vuoden joulukuun 15.päivään mennessä. Aukioloaikojen- /päivien laajeneminen Uimahallin aukioloaikojen tai poikkeavien aukiolopäivien laajetessa Kirkkonummen kunnan päätöksellä edellä esitetystä vuoden 2012 aukioloajoista (edellä esitetyistä viikoittaisista tuntimääristä) 10 % tai enemmän tai aukiolopäivistä (aukiolopäivien lukumäärä vuonna 2012) 5% tai enemmän, ja tällä on vaikutusta palvelun tuottajan palvelusuorituksesta syntyviin kustannuksiin, voidaan kuukausihintaa korottaa Kirkkonummen kunnan hyväksynnällä enintään palvelun tuottamiskustannustenmuutosta vastaavalla määrällä (palvelua tuottavan yrityksen tulee toimittaa tästä Kirkkonummen kunnalle kirjallinen laskelma viimeistään 30 päivän kuluessa aukioloaikojen siitä kun palvelua tuottava on yritys on saanut kirjallisesti tiedoksi tai tämän voidaan katsoa saaneen tiedoksi Kirkkonummen kunnan kirjallisen ilmoituksen uimahallin aukioloajoista. Palveluntuottavan yrityksen kirjallisesta laskelmasta tulee ilmetä aukioloaikojen/-päivien muutosten vaikutukset yksilöitynä palvelun tuottamiskustannuksiin). Palvelua tuottavalla yrityksellä ei ole oikeutta vaatia kuukausihinnan korotusta silloin kun aukioloaikojen määrän muutos on alle 10 %tai aukiolopäivien määrän muutos on alle 5 % edellä esitetyistä vuoden 2012 aukioloajoista/ aukiolopäivistä.. Lipunmyyntiin liittyvät palvelun tuottajalle kuuluvat tehtävät - kulloinkin sopimuskauden aikana olevien uimahallin lipputuotteiden myynti kassapisteen myyntilaitteella (tällä hetkellä Pusatec) - solarium-ajanvaraukset ja polettien myynti - uima-asusteiden vuokraaminen ja peflettien myynti - lipunmyynnin rahojen, liikunta-, tyky- ja kulttuuriseteleiden tilitys - kokoustilan ja VIP-tilojen varausten vastaanottaminen

3 3 - asiakkaiden neuvonta ja kassatilan puhelinliikenteen hoitaminen hallin aukioloaikoina (sisältäen puhelimeen vastaamisen sekä puhelinvastaajan viestien päivittämisen) - kunnan liikunnanohjauksesta tiedottaminen kassatoimintojen yhteydessä - kuntosalin valvontakameroiden seuranta - kolikko- ja setelipussien hankinta Lipunmyyntipisteen kalustaminen Kirkkonummen uimahalli kalustaa lipunmyyntipisteen. Henkilöstön määrä Asiakaspalvelu Palvelun tuottajaksi valitun tulee osoittaa tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun suorittamiseen riittävä henkilöstömäärä. Henkilöstön määrän tulee olla sellainen, että lipunmyynnin ja kahviotoiminnan on oltava sujuvaa. Lipunmyynnissä ja kahvilatoiminnassa edellytetään ystävällistä ja sujuvaa asiakaspalvelua. Lipunmyyntiin ja asiakaspalveluun osallistuvalla henkilöstöllä tulee olla hyvä suomenkielen taito, ruotsinkielen tai suotava. Palvelua tuottavan yrityksen tulee opastaa ja perehdyttää tarjouspyynnön kohjteena olevan palvelun suorittamiseen osallistuva henkilöstö niin, että palvelu sujuu häiriöittä. Kirkkonummen kunta perehdyttää palveluntuottajan henkilöstön sopimuskauden alussa siltä osin kuin perehdyttäminen koske niitä järjestelmiä/ toimintoja, joita kunta edellyttää palvelun tuottajan palvelun suorittamisessa käyttävän. Palveluntuottaja vastaa näiltä osin muulloin sopimuskauden aikana sekä muun toimintansa osalta aina henkilöstönsä perehdyttämisestä. Kirkkonummen kunta vastaa sopimuskauden aikana palvelun tuottajaksi valitun yrityksen palveluksessa olevan henkilöstön perehdyttämisestä lipunmyyntijärjestelmän vaihtuessa uuden järjestelmän käyttöönottovaiheessa tai muutoin Kirkkonummen uimahallin toimintaan liittyvien muutosten edellyttäessä tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun suorittamiseen osallistuvan henkilöstön kouluttamista. Lipunmyynnistä saatavat tulot Uimahallin lipunmyynnistä saatavat tulot kuuluvat kokonaisuudessaan Kirkkonummen kunnalle. Palvelun tuottaja tilittää lipunmyynnin päivittäisen käteiskassan (lukuun ottamatta pohjakassaa) Kirkkonummen kunnalle päivittäin laskemalla rahat tilityspusseihin sekä siirtämällä ne niille osoitettuun paikkaan uimahallin tiloissa. Palveluntuottaja

4 4 luovuttaa tilityspussit rahankuljetukseen uimahallilla kerran viikossa etukäteen sovituin väliajoin uimahallin aukioloaikana. Palvelun tuottajan tulee suorittaa uimahallin lipunmyynti sopimuskaudella kulloinkin voimassa olevan, Kirkkonummen kunnan liikuntalautakunnankunnan tai muun Kirkkonummen kunnassa toimivaltaisen viranomaisen määräämän lippujen hinnoittelun päättämän hinnoitteluin. Palvelua tuottavalla yrityksellä ei ole oikeutta muuttaa lipunmyynnin yhteydessä Kirkkonummen kunnan päättämiä, myyntihetkellä voimassa olevia maksuja asiakkailta perittävissä hinnoissa. Kahviotoiminta Kirkkonummen kunta luovuttaa yrittäjän käyttöön lipunmyyntipisteen välittömässä yhteydessä sijaitsevat kahviotoimintaa varten kalustetut kahvio- ja keittiötilan, yhteensä n. 100 m2. Kahviotoimintaa koskevissa tiloissa ja kahvilatoimintaan liittyvässä toiminnassa tulee noudattaa kaikilta osin terveysviranomaisen määräyksiä. Yrittäjä voi käyttää kahviotilaa vesiliikuntaan, kuten uintiin ja vesijuoksuun liittyvän materiaalin myyntiin (Yrittäjä vastaa tämän materiaalin hankkimisesta, hankkimiskustannuksesta ja myymisestä). Palveluntuottaja vastaa kahviossa työskentelevän henkilöstön riittävästä hygieniaosaamisesta ja viranomaismääräysten mukaisesta hygieniaosaamisesta ja tarvittavien koulutusten suorittamisesta (kuten hygieniapassin suorittaminen). Palvelun tuottajaksi valitun tulee pitää kahviossa myytävänä vähintään tavanomaista kahviovalikoimaan kuuluvat tuotteet kuten kahvi, teetä, alkoholittomat virvoitusjuomat, suolaiset ja makeat välipalat (kuten pullaa, leipiä tms.) ja jäätelö. Kahvion keittiötiloissa voi valmistaa keittolounasta. Palveluntuottajan tulee pitää kahvion asiakas- ja myyntitilojen yleisilme siistinä. Kahviota ei saa pitää auki uimahallin ollessa suljettuna. Kahviotoiminnasta perittävä vuokra Kunta tulee perii tarjouskilpailun perusteella palvelun tuottajaksi kahvilatilasta vuokraa 380 kuukaudessa (alv 0). Vuokraa peritään täysimääräisesti jokaiselta uimahallin aukiolokuukaudelta (11 kk/ vuosi), sopimuskauden aikaisilta kalenterivuosien (mukaan lukien optio) aikaisilta heinäkuilta ei peritä vuokraa. Vuokra on voimassa 380 (ALV) %) euron suuruisena kuukausivuokrana asti. Tämä ( ) jälkeen vuokraa voidaan korottaa sopimuskauden (mukaan lukien optiokausi) aikana enintään kolme (3) kertaa. Kirkkonummen kunta ilmoittaa yritykselle vuokran korottamisesta viimeistään kolme (3) ennen vuokrankorotuksen voimaan tuloa. Vuokrankorotusten tulee perustua vuokrasopimuksen kohteena olevan tilaan kohdistuvien ylläpito- tai investointikustannusten nousuun. Vuokrankorotuksen määrä voi olla kunakin vuokrantarkista-

5 5 miskertana enintään 5 % korotushetkellä voimassa olevan vuokran määrästä laskettuna. Vuokraan sisältyvät lämpö-, vesi- ja jätehuoltokustannukset. Keittiötilojen sähkö laskutetaan yrittäjältä kulutuksen mukaan erikseen. (pois lukien sopimuskauden aikaiset heinäkuut kuten edellä vuokranmaksun kohdalla on todettu. Palvelun tuottajaksi valittavan yrityksen katsotaan vapautuneen vuokranmaksuvelvoitteestaan siinä vaiheessa kun tarjouspyynnön perusteella tehtävä hankintasopimus on sopimuksen mukaisella tavalla päättynyt tai lakannut sitomasta palvelun tuottajaksi valittua yritystä. Kunkin sopimuskauden aikaisen vuokranmaksukuukauden vuokra on maksettava Kirkkonummen kunnan osoittamalle pankkitilille vuokranmaksukuukauden 3. päivään mennessä. Palvelun tuottajaksi yritys on vapautettu vuokranmaksusta sen sopimuskauden aikaisen vuokranmaksukuukauden aikaisesta vuokranmaksuvelvoitteestaan silloin kun uimahalli on kuukauden aikana suljettuna jäljempänä kohdassa Teknisestä tai muusta syystä johtuva keskeytys tarkoitetusta syystä johtuen vähintään 40 %:na kalenterikuukauden aikaisista aukiolopäivistä. Tiedottaminen Tilojen siivoaminen Kehittäminen Yrittäjä on velvollinen tiedottamaan omaa henkilökuntaansa uimahallin asiakaspalveluun liittyvistä asioista. Yrittäjä on velvollinen osallistumaan kassa- ja kahviotoimintaan liittyviin palavereihin uimahallin edustajien kanssa tarpeen vaatiessa, vähintään n. 1 krt/kk. Yrittäjä huolehtii itse kustannuksellaan käytössään olevien kassa-, keittiö- ja kahviotilojen siivoamisesta muilta osin kuin kahvion asiakastilan lattian iltaisin tapahtuvaa pesua lukuun ottamatta, jonka toteuttaa uimahallin siivoushenkilökunta sopimuksen mukaisesti. Yrittäjä hoitaa kahvion asiakastilan lattian ylläpitosiivouksen päivällä säännöllisesti siten, että tila säilyy siistinä ja asiakkaita ja hallin käyttäjien kannalta mielekkäänä. Palvelun tuottajaksi valittava yritys ei voi käyttää Tiloja ei saa käyttää muuhun omaan toimintaan. Käynnistyvät yritykset voivat korvata pyydetyt asiakirjat ja selvitykset liiketoimintasuunnitelmalla ja siihen liitetyllä kuvauksella tulevaa toimintaa koskevista toimenpiteistä. Mukana tulee olla selvitys henkilöstön rekrytoinnista sekä toiminnan käynnistämiseen liittyvistä toimenpiteistä sekä aikatauluista. Palvelua tuottavalla yrityksellä on velvollisuus ylläpitää ja kehittää tarjous palvelua säännöllisesti siten, että tarjouspyynnössä sanotut vähimmäisvelvoitteet täyttyvät moitteetta koko sopimuskauden ajan.

6 6 Palvelua tuottavalla yrityksellä on velvoite osallistua Kirkkonummen kunnan kanssa järjestettävään palvelun laadun toteumisen arviointia ja kehittämistä koskevaan tilaisuuteen vähintään yhden (1) kerran jokaisen sopimuskauden (mukaan lukien optiokausi) aikaisen kalenterivuoden aikana järjestettävään neuvotteluun. Edellä tarkoitettuja neuvotteluita voidaan Kirkkonummen kunta tai palvelua tuottavan yrityksen toimesta järjestää useammankin esimerkiksi asiakaspalautteen tai muun tarjouspyynnön velvoitteen toteutumisen arvioimiseksi. Toteutumatta jäänyt palvelusuoritus Kirkkonummen kunta ei maksa korvausta niiden päivien osalta, jotka jäävät palvelun toimittajaksi valitusta johtuvasta syystä kokonaan toteutumatta tai eivät muutoin toteudu tarjouspyynnössä vaaditulla tavalla palvelun tuottajaksi valitusta johtuvasta syystä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta laskuttaa Kirkkonummen kuntaa sellaisista päivistä, jotka jäävät palvelun toimittajaksi valitusta johtuvasta syystä tai eivät toteudu tarjouspyynnössä vaaditulla tavalla palvelun tuottajaksi valitusta johtuvasta syystä. Edellä tarkoitettujen palvelun toimittajaksi valitusta johtuvasta syystä kokonaan toteutumatta tai eivät muutoin toteudu tarjouspyynnössä vaaditulla tavalla palvelun tuottajaksi valitusta johtuvasta syystä toteutumatta jäävien päivien osalta palveluntuottajan laiminlyönnin johdosta laiminlyönnin tapahtumakalenterikuukauden laskutuksesta vähennettävä määrä on: Kuukauden laskutushinta x toteutumatta tai sopimuksen vastaisella tavalla tuotettujen päivien lukumäärä/ uimahallin aukiolopäivien määrä kalenterikuukauden aikana Kirkkonummen kunnalla on velvollisuus kirjallisesti huomauttaa palvelun tuottajaksi valittua yritystä sopimuksen vastaisesta suorituksesta/ toteutumatta jääneestä palvelusuorituksesta. Teknisestä tai muusta syystä johtuva keskeytys Tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun keskeytyessä tai palvelusuorituksen estyessä Kirkkonummen uimahallissa tapahtuvasta teknisestä syystä (tekninen toimintahäiriö hallissa, laitteiden rikkoutuminen) tai uimahallin toimintaan vaikuttavasta ulkoisesta teknisestä syystä (kuten sähkön tai lämmön jakeluun liittyvät häiriöt tai niihin verrattavissa olevat syyt) tai muusta uimahallin sulkemiseen liittyvästä palvelun tuottajaksi valitusta yrityksestä riippumattomasta syystä Kirkkonummen kunta maksaa palvelun tuottajaksi valitulle korvausta keskeytyshetkestä lukien edellä tarkoitetusta syystä keskeytyvän palvelusuorituksen osalta enintään yhtäjaksoisesti kymmenen (10) peräkkäisen toteutumatta jääneen aukiolopäivänpäivän ajalta Uimahallin vuosihuolto ei ole tässä edellä tarkoitettu teknisestä viasta tai muusta syystä johtuva keskeytys.

7 7 Teknisestä tai muusta syystä johtuvan keskeytyksen ajalta palvelun tuottajaksi valitulle yritykselle maksettavan korvauksen määrä Korvauksen määrä lasketaan kaavalla: Kuukauden laskutushinta * teknisen syyn takia peruuntuneiden aukiolopäivienmäärä / aukiolopäivien laskennallinen määrä kalenterikuukauden aikana Kirkkonummen kunta ei korvaa palvelun tuottajaksi valitulle yritykselle tässä tarkoitetusta teknisestä syystä aiheutuvan uimahallin sulkemisesta tai uimahalin toiminnan rajoittamisesta aiheutuvaa palvelun tuottajaksi valitun yrittäjän uimahallissa järjestämälle kahvilatoiminnalle aiheutuvaa myyntitulon vähenemistä tai liiketoiminnalle aiheutuvia tappioita. Uimahallin vuosihuolto ei ole tässä tarkoitettu teknisestä viasta johtuva keskeytys. Sopimuskauden alkamis- ja päättymiskuukaudelta maksettava korvaus Tarjouspyynnön mukainen sopimuskausi alkaa Marraskuun 2012 osalta palvelun tuottajaksi valitulle yritykselle maksettava korvaus maksettava korvaus lasketaan kaavalla Kuukauden laskutushinta * aukiolopäivien lukumäärä marraskuuskuun 27. päivästä lukien marraskuun 2012 loppuun/aukiolopäivien lukumäärä marraskuussa Sopimuskauden päättyessä marraskuussa 2015 ( ) (tai Kirkkonummen käyttäessä tarjouspyynnössä tarkoitettua optiota sopimuskauden jatkuessa marraskuulle 2016 ( asti) maksetaan korvausmarraskuun 2015 ja marraskuun 2016 osalta sopimuksen mukaisesta palvelusuorituksesta ko ajankohtana sovellettavan täysimääräisen kuukausihinnan mukaan.