Miten voidaan tehostaa tiedotusta?

Transkriptio

1 Miten voidaan tehostaa tiedotusta? jaetaan vastuuta sovitaan selkeä työnjako ja mikä on kenenkin vastuulla käytetään järjestölehteä myös tehokkaampana tiedotusväylänä esitetään asiat yksinkertaisesti ja lyhyesti edistää omaksumista otetaan vaikutteita/ideoita muilta järjestöiltä (jos huomataan että joku tiedotuksen tapa toimii erityisen hyvin tms.) järjestetään päivystyksiä esim. kerran viikossa laitoksella tms. paikassa tehdään jonkinlainen esite järjestön toiminnasta esiinnytään yleisissä tapahtumissa (esim. HYY:n avajaiskarnevaali) ja pyritään näkymään kampuksella toimitetaan perustieto saataville, jotta ei tarvitse joka kerta selittää samoja asioita kuunnellaan vanhojen neuvoja siitä, mikä on ennen toiminut koosteet hallituksen kokouksista yhdistyksen sähköpostilistalle määritellään tarkasti vastuualueet/tiedottaja kaikki tiedottaa kehitetään tiedotteiden laatua kehitetään mainostrategiaa (paikka, ajoitus, kohderyhmä) tiedotusvastaavalle alaosastot esim. flyereiden jakoa varten lihavointi, kursivointi, erilaiset fontit tehokäyttöön tiedotetaan persoonallisesti koetetaan keksiä uusia tiedotuskanavia tehdään tiedotus tavallisesta poikkeavalla, näkyvällä tavalla laaditaan tiedotteista koosteita, joissa asiat lyhyesti selkeä jaottelu sille, mistä asioista tiedotetaan Sportin kautta ja mitä netissä ei informaatioähkyä jäsenistölle vastuu ja yhteyshenkilöiden yhteystiedot esille tehdään tiettäväksi kunnolla, mitä asioita järjestö hoitaa (kaikkien etua) karsitaan spämmiä pois sähköpostilistalta valitaan tiedotusvastaava tai useampi sellainen määritellään tiedotusvastaavan toimenkuva ylläpidetään sähköpostilistaa jäsenille rajoitetaan turhaa tiedotusta ja keskitytään olennaiseen kasvokkaintiedotusta (esim. massaluennot) puskaradio toimimaan yhteen meiliin tiedot esim. yhden viikon tapahtumista näkyvästi kalenteri esille yhteiseen tilaan ilmoitustaulut uuteen uskoon kohderyhmämainontaa lisätään kehitetään järjestölehden tiedotuspalstaa puhetaitojen kehitys auttaa tiedottamaan paremmin hallituksen kokouksissa yhteenveto tiedotettavista asioista jokainen kertoo omat nakkinsa isoille tapahtumille mainoskampanjoita: esim. teemapukeutuneet mainostajat luentosalien oville laaditaan tiedotuksen periaatteet: kenelle miten, miksi, miten selvitetään miten tiedotus toimii nyt (kaavioita tms.) koulutetaan tiedotusvastaavia

2 selvitetään ryhmässä, miten tiedotusta voitaisiin kehittää ilmoituksia Ylioppilas lehteen kokousten pöytäkirjat sähköpostilistalle kokousten pöytäkirjat nettisivuille kaikkien tulee olla tiedottamiseen kykeneviä (tiedotusta kaikille) kalenteriin ilmoitus aivoriihi tai ideointiryhmä kehittämään houkuttelevia mainoksia keskustelulle erillinen sähköpostilista nettisivuille ns. hyödyllisiä juttuja, mm. linkkejä pakotetaan vierailemaan tietokoneluokan aloitussivuksi ainejärjestön tapahtumakalenteri atk luokkaan selkeät ohjeet listalle liittymisestä sähköpostilistan viestit myös nettiin arkistoksi säännöllisyyttä tapahtumiin helppo muistaa kun aina sama otsikoihin kiinnitettävä huomiota sähköpostilistalla napakat ja houkuttelevat sähköpostit katsotaan missä ihmiset liikkuu ja viedään tiedotus sinne luentotiedotus motivoidaan hallitusta tiedottamaan tarjotaan tiedottamiseen apua, esim. hallituslaiset saa tukea tiedottajaltaan kysytään jäsenistöltä, missä ovat tiedotuksen puutteet väriä ja tyyliä ilmoitustaulumainoksiin flyerit esittäydytään jäsenistölle jotta voivat kysyä arkarruttavia asioita tiedotus ei saa olla yksisuuntaista, selkeä palauteosoite on oltava tiedotetaan eri kanavista mahdollisessa omassa lehdessä laitoksille yhteyshenkilöt esim. opintovastaava johtoryhmän opiskelijajäsenet sijoitetaan rahaa tiedottamiseen ja käytetään se hyvin! otetaan käyttöön kiertävä Vuoden tiedottaja palkinto. Pullaa! palautelaatikko nettisivuille ja kysy mitä vaan osoite kysy naapurijärjestöiltä tiedotusvinkkejä nettisivujen uudistaminen selkeäksi sähköpostilistojen luominen erilaisista asioita kiinnostuneille ilmoitustauluja keskeisille paikoille on oltava esillä, muttei tyrkytettävänä lehti ilmoitukset ilmoitustaulujen päivittäminen riittävän usein vastuualueet: kuka ilmoittaa mistäkin tai laittaa eteenpäin mitäkin hallituksen sisäiseen tiedotukseen oma sähköpostilista käytetään Ylkkärin ilmaista palstaa hallituslaisten jaettava aktiivisesti muille tietoa, vaikka tiedotusvastaava olisikin luentomainontaan poveria: akateemiset tanssit soimaan, jotta mielenkiinto herää kuukauden tapahtumat yhteen lappuun jaetaan luennoilla mitä, missä, milloin metodin iskostaminen nettisivujen säännöllinen päivitys kehotetaan jäseniä liittymään sähköpostilistalle valvotaan sähköpostitse kulkevan tiedotuksen sisältöä nettisivuvastaava

3 mainostetaan nettisivuja panostetaan in otsikkoriviin piilomainostetaan ainejärjestölehdessä mainostus ylkkärissä niin, että palsta luetaan siis houkuttelevasti neuvotaan fukseille tiedotuskanavat jo alkuunsa (esim. autetaan listalle liittymisessä) lisätään tiedotuksen rahoitusta, että saadaan painettua tavaraa monisteiden sijaan pidetään kuukausittain tiedotuksen ideariihi, pullalla ja kahvilla terästettyinä tietenkin jaetaan tiedotusvastuuta ja parannetaan sisäistä tiedotusta aihekohtaiset sähköpostilistat (ei kaikille kaikkea) karnevaalistandi avajaiskarnevaaleina perustetaan tiedottajan virka lähetetään koosteet hallituksen kokouksista järjestön sisällä perustetaan oma järjestölehti hyödynnetään enemmän ilmoitustaulua tiedotetaan tapahtumista hyvissä ajoin pyritään avoimuuteen järjestetään tilaisuuksia, joissa pyydetään palautetta esim. hallituksen toiminnasta tiedon kulkeminen molempiin suuntiin korostetaan sitä, että kaikkien on olennaista tietää perusasioista tiedon vienti eteenpäin kaikkien vastuulle yhteistyön lisääminen muiden (aine)järjestöjen kanssa ihmisten tietoisuus omasta järjestöstä lisääntyy kartoitetaan myös jäsenistön suhteet erilaisiin tiedotusvälineisiin otetaan lisää poppoota järjestämään puskaradio tehostuu huolehditaan siitä, että jäsenistö ei jää tiedotuksen ulkopuolelle keksitään uusia medioita, jossa tiedottaa nakitetaan mainoksen laatijaksi joku kirjallisesti lahjakas henkilö koosteet hallituksen kokouksista yhdistyksen s postilistalle puhutaan asioista myös käytävillä tuetaan tiedotusvastaavaa tämän työssään kootaan ilmoitustaululle esim. kalenteri järjestössä tapahtuu tässä kuussa järjestetään enemmän vapaamuotoisia mukavia tilaisuuksia kiinnostus järjestön toimintaa kohtaan lisääntyy motivaatio ottaa vastaan tietoa kasvaa tutkitaan, mikä on se ryhmä, joka tarvitsisi tietoa mutta joka jää informaatiosta paitsi pidetään järjetön webbisivut ajan tasalla sähköpostilistalle lähetetään ajoissa tietoa tapahtumista tulevista tapahtumista puhutaan ja aikaisemmissa tapahtumissa mikäli tietoa on paljon, perustetaan erikoistuneita tiedotuslistoja (esim. bilelista, kulttuurilista) listätään manosten vetovoimaa visuaalisuudella oma lehti yhdityksellle oma tiedottaja yhdistyksen tunnettavuuden parantaminen esim. Yhteisillä tapahtumilla kerrotaan jäsenistölle, miksi tiedotetaan, mistä, keneltä posti tulee jne. annetaan mahdollisuus lisätiedon hankkimiseen esim. spostitse linkkien avulla yritetään saada ainejärjestön linkki hyvin esille myös laitoksen www sivuille tiedotetaan myös muille kuin omalla sähköpostilistalle käytetään useita tiedotusmenetelmiä

4 valitaan useita eri tiedottajia, jotta saadaan viesti paremmin perille tiedotetaan eri paikoissa kiertokirjeitä luennoille vastuuhenkilöt tiedottavat omista tapahtumistaan kerrotaan naamatusten kavereille tiedotteisiin tms. tiedotusvälineisiin laitetaan riittävät tiedot tapahtumista tms. Jotta siihen on helpompi tarttua pohditaan riittävästi tiedotuksen haluttuja kohderyhmiä laitetaan mm. nettiin yhteystietoja, jotta ihmisten on helpompi kysyä lisätietoja päivitetään riittävän usein esim. nettisivuja luotettavuus flyerien jakaminen tapahtumista hallituksen pöytäkirjaa yhdistyksen nettisivuille salaseuranomaisuus vähenee otetaan itse aktiivisesti yhteyttä tiedotusvälineisiin, kun halutaan jokin tapahtuma/asia esille otetaan tiedottaminen vakavasti, koska se vaikuttaa oikeasti asioihin käytetään aikaa ja vaivaa suunnitteluun ja toteutukseen tapahtumakalenteri webbiin mainoksia kummallisiin paikkoihin, näkyville jäsenille mahdollisuus ilmoittaa tapahtumista tiedotetaan toiminnasta myös esim. oppiaineen henkilökunnalle, jotta kaikki tietävät, missä mennään päivitetään ahkerasti webbisivuilla olevaa informaatiota kehitetään esille laitetusta ilmoituksista/mainoksista visuaalisesti houkuttelevan näköisiä tapahtumia yms. Järjestävät tahot pistävät puskaradion liikkeelle, kertovat asioista käytävillä törmäämilleen tutuille tuodaan ilmoituksissa selkeästi esille mitä tapahtumassa halutaan tehdä ei tiedoteta turhaan tai liian pitkillä viesteillä piinata ihmisiä infoon kiinnittää helpommin huomiota esityslistat ja kokouskutsut hyvin näkösälle ja kaikkien ulottuville otetaan vanhat megafonit käyttöön ostetaan televisiosta ja radiosta mainosaikaa ei puhuta ristiin esim. hallituksen sisällä, vaan kaikilla faktat tiedossa selväksi se, keitä asia koskee kokouksista selkeät kuvaukset, ei vain liitetiedostoina kutsukirjeitä sopiva määrä jaetaan ihmisille. Jos ei aio käyttää, pitää antaa toisille kannustetaan ihmisiä liittymään järjestön s postilistalle käytetään tehokkaasti hyväksi ilmoitustauluja jaetaan tiedottamisen vstuuta mm. valitsemalla sisäinen tiedottaja ja ulkoinen tiedottaja valitaan joku, joka liittyy esim. HYY:n tiedotuslistalle (Sposti) ja jakaa sieltä saamaansa oleellista tietoa valitaan joku, joka huolehtii ilmoitustaulun päivityksestä annetaan hallituksen yhteystietoja eteenpäin järjestön yhteystiedot puhelinluetteloon, nettiin, paikkakunnan omiin hakemistoihin laaditaan jonkun asteinen tiedotussuunnitelma ei pidetä muita kuin aivan välttämättömiä salaisuuksia pidetään kaikki ajan tasalla yhteystiedot myös internettiin tiedotusvastaava hoitamaan tehtäviä kokouspäätöksistä te

5 tiedottaminen mielenkiintoisesti: miksi opiskelija haluaisi tietää tämän? Muodostetaan pieniä aktiiviryhmiä, joilla omia juttuja, joista tietoa Omaspostilista hallitukselle, jotta mielenkiinnotonta posti ei tule muulle jäsenistölle Kysytään ihmisiltä, mistä asioista he kaipaavat tiedotusta Tiedotetaan myös ns. itsestäänselvyyksistä ne eivät ole kaikille itsestäänselvyyksiä, ei ainakaan fukseille Perustaa valvottu sähköpostilista Siitä huolehtiminen, että kaikki ko ainejärjestön piiriin kuuluvat opiskelijat liittyvät listalle Pidetään yllä osoitekirjaa (ulkoista tiedottamista varten) jossa kaikki yhteystiedot ovat samoissa kansissa Pidetään (ulkoisen tiedottamisen suhteen) yhteyksiä yllä jatkuvasti esim. sisarjärjestöjen kanssa sähköpostitse, niin kontaktinotto ei helposti kariudu Ei lähetellä turhia viestejä niin tulevat luetuiksi Käytetään sähköpostia enemmän tukeni kuin itse pääkanavana Pidetään (siis julkaistaan) omaa lehteä/lehtistä tms. Tapahtumakalenteri/nettisivuilla uutiset Myös muu kuin tietokonevälitteinen tiedotus Asiaa Säännöllisiä epävirallisia tapahtumia, niin tieto kohdistuu oikeisiin ihmisiin Pidetään aktiivisesti yhteyttä yllä muihin samankaltaisiin järjestöihin Huolehditaan yhteystietomuutosten päivittämisestä Tiedotetaan abiturienteillekin mahdollisesti tuleville opiskelijoille järjestön tarjoamista eduista Tiedotetaan ainejärjestön sähköpostilistan yhteydessä esim. opetukseen ja muihin vitaaleihin juttuihin liittyvistä asioista luetaan Pidetään www sivut ajan tasalla Määrätään vastuu tiedottamisesta selkeästi yhdelle tai useammalle henkilölle ja selvitetään toimenkuva Pidetään säännöllisesti yhteyttä jäsenistöön Kerrotaan järjestön toiminnassa uutisryhmissä Laitetaan ilmoitustaululle tiedotteita Kuunnellaan palautetta tiedotuksesta jäseniltä ja hallituksilta Pidetään yhteinen linja siitä milloin, mistä ja miten tiedotetaan Koosteet hallituksen kokouksista yhdistyksen sähköpostilistalle Yhdistyksen tunnettavuuden parantaminen esim. muiden järjestöjen kanssa yhteisillä tapahtumilla Vältetään päällekkäistä tiedottamista suunnittelemalla tiedotus hyvin Pyydetään jäseniltä aktiivisesti palautetta Toistetaan samoja asioita tarpeeksi usein, että ne muistetaan varmasti Tehdään järjestön imago mahdollisimman houkuttelevaksi Kerrotaan jäsenistölle mistä tietoa löytää Aktivoidaan jäsenistöä myös kysymään Yritetään löytää foorumi josta tieto löytyy parhaiten Kerrotaan järjestön toiminnasta myös kun ollaan mukana muiden järjestöjen tilaisuuksissa Suunnataan eri tyyppisiä mainoksia eri tapahtumista Pyritään monipuoliseen tiedottamiseen, ei aina samalla kaavalla yllättävyys Tehdään tiedottamisesta säännöllisempää ja jatkuvaa Kerrotaan asiat taustoja myöten

6 Käytetään useita tiedotusväyliä Järjestetään vapaamuotoisia hengaustilaisuuksia, joissa tieto kulkee hyvin Pyritään tekemään tiedottamisesta motivoivaa tiedottajille (miten?) Paperimuotoinen jäsenkirje esim. kerran vuodessa, jossa tiedotusfoorumit olisi lueteltu Pyritään luomaan luottamukselliset välit jäsenistöön Helpotetaan tiedotusvastaavan työtä antamalla valmiita esimerkkejä Luodaan tiedotusrutiini, jonka mukaan toimitaan Pyritään pitämään mahdollisimman läheiset välit jäsenistöön Ei piilouduta näyttöruudun taakse Vie ilmoitukset keskeisille paikoille Korjaa villit huhut heti kun ne kuulee Tiedotetaan asioista oikeaan aikaan Muistutetaan asioista vielä uudelleen Kysellään vielä tiedäthän että Kiinnostavat tiedotustyylit Pyramiditekniikka: kutsu kolme kaveria, jotka kutsuvat kolme kaveria Tapahtumakartta Kerätään palautetta hieman tiedotuksen onnistumisesta Mietitään huolella mistä kaikesta pitää tiedottaa Annetaan tarvittaessa tarkentavaa informaatiota, mikäli aiempi tiedotus ei ole tuottanut haluttuja tuloksia Annetaan esim.uusille opiskelijoille sellainen kuva, että asia koskee myös heitä ja juuri heidän toivotaan osallistuvan ja että tästä ilahduttaisiin Jäsenistön touhuista voisi tiedottaa yhtä lailla sekä henkilökunnalle, että opiskelijoille Tehdään ajoissa esim. tapahtumakalenteri, ettei tieto tule liian myöhään Tehdään tiedotuksesta vetävää ja houkuttelevaa Laitetaan oikeaa tietoa oikeille ihmisille Panostetaan mainosten ulkoasuun Muistetaan myös ongelmista tiedottaminen Tiedotetaan monipuolisesti eri asioista Tiedotetaan listan tarkoituksesta Nyyssien käyttö keskusteluun sähköpostilistojen sijaan Erillinen mainostaja jolla graafisia/taittotaitoja Huolehditaan tiedonkulusta myös vanhoille jäsenille, vanhoille opiskelijoille ja muille jotka eivät aktiivisesti ole järjestön tavanomaisten tiedotuskantojen saatavilla Tehdään uusille pakollinen liittyminen tiedottamiseen käytettävälle s postilistalle Tiedotetaan oikeista asioista oikeille ihmisille Esim. sähköpostilistojen osoittaminen johonkin tiettyyn tarkoitukseen, ettei kaikenlaiset viestit ole sekaisin luettavuus Hallituksen jäsenille oma keskustelulista Keskustelupalstojen perustaminen nettiin, esim. järjestön kotisivujen yhteyteen Koulutetaan tiedottajaa Ammattimaisen näköiset julisteet, ei s&w printtejä