TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS 2014

Transkriptio

1 JA TILINPÄÄTÖS 2014 Järvenpään seurakunta Kirkkotie Järvenpää puh. (09)

2 2 (109) Sisällysluettelo 1 YLEISKATSAUS... 3 VUOSI 2014 SELVITYSTEN JA ARJEN IHMEIDEN VUOSI TEHTÄVÄALUEIDEN TOIMINTAKERTOMUKSET KIRKOLLISET VAALIT KIRKKOVALTUUSTO, 103 KIRKKONEUVOSTO, 110 MUU YLEISHALLINTO TILINTARKASTUS JA VALVONTA TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINTO TYÖPAIKKARUOKAILU YHTEISTYÖTOIMIKUNTA KIRKONKIRJOJENPITO, KIRKKOHERRANVIRASTO TIETOHALLINTO JÄRVI-DATA JUMALANPALVELUS HAUTAAN SIUNAAMINEN JA MUUT KIRKOLLISET TOIMITUKSET VIESTINTÄ MUUT SEURAKUNTATILAISUUDET JAMPAN ALUETYÖ MUU SEURAKUNTATYÖ MUSIIKKITYÖ AIKUISTYÖ LÄHETYSTYÖ , 241 LAPSI- JA PERHETYÖ VARHAISNUORISOTYÖ RIPPIKOULU NUORISOTYÖ KOULU- JA OPPILAITOSTYÖ PARTIOTOIMINTA DIAKONIATYÖ YHTEISKUNTATYÖ PERHENEUVONTA SAIRAALASIELUNHOITO PALVELEVA PUHELIN SIELUNHOITO KIRPPUTORI KANSAINVÄLINEN DIAKONIA HAUTAUSTOIMI KIINTEISTÖTOIMI LEIRINIEMI SEURAKUNTAKESKUKSEN KEITTIÖ HENKILÖKUNTA HALLINTO SEURAKUNNAN JÄSENET - VÄKILUKU KATSAUS VAPAAEHTOISTYÖHÖN

3 3 (109) 1 YLEISKATSAUS VUOSI 2014 SELVITYSTEN JA ARJEN IHMEIDEN VUOSI Seurakunnan toiminnasta Seurakunnan toiminta oli aiempien vuosien tapaan laajaa, vireää ja uutta kokeilevaa. Perustoimintaa kehitettiin toimintalinjauksen mukaisesti paremmin seurakuntalaisia kohtaavaksi ja palvelevaksi. Vuonna 2014 korostui erityisesti vapaaehtoistoiminnan kehittäminen Arjen ihmeitä -verkkopalvelun käyttöönoton myötä. Sen kautta löytyi moniin tehtäviin uusia vapaaehtoisia. Selvitystyöt Vuoden 2014 aikana toteutettiin useita selvitystöitä. Kasvatuksen operatiivisen johtamisen organisointityöryhmän työskentely valmistui tammikuussa ja sen seurauksena kasvatuksen virkoja ja johtamista organisoitiin uudelleen alkaen tavoitteena yhteinen kasvatustyö. Talouden ja toiminnan tasapainottamisen työryhmä sai jatkotyöskentelynsä valmiiksi keväällä 2014 ja loppuraporttia käsiteltiin keväällä sekä kirkkoneuvoston iltakoulussa yhdessä työmuotojen kanssa että kirkkovaltuustossa. Kokemukset yhdessä henkilöstöryhmien kanssa tehdystä työskentelystä olivat hyviä ja työskentelyä päätettiin jatkaa myös tulevaisuudessa. Kirkkovaltuuston tehtäväksi antama kiinteistökartoitus valmistui keväällä 2014 ja se käsiteltiin kirkkovaltuuston kokouksessa toukokuussa. Kartoituksessa käytiin läpi kaikkien seurakunnan kiinteistöjen kunto, käyttöaste ja tarkoituksenmukainen käyttö. Diakonian selvitystyöryhmä perustettiin jatkamaan siitä, mihin kirpputorin ja yhteiskunnallisen työn selvitystyöryhmän loppuraportit jäivät. Selvitystyö valmistui syksyllä ja sen pohjalta organisoitiin uudelleen kirpputorin työtä, yhteiskunnallista työtä sekä maahanmuuttajien parissa tehtävää työtä. Seurakuntakeskuksen keittiön ja työpaikkaruokailun sekä leirikeskuksen toiminnan uudelleen organisointia selvitettiin syksyllä ja selvitystyön tuloksena nämä toiminnot yhdistettiin organisatorisesti ja toiminnallisesti. Seurakuntavaalit Viime vuonna toteutettiin joka neljäs vuosi järjestettävät seurakuntavaalit, joissa valitaan seurakunnan kirkkovaltuuston jäsenet. Valtakunnallisen seurakuntavaalikampanjan teemana oli Usko hyvän tekemiseen. Vaalit toteutti kirkkovaltuuston valitsema vaalilautakunta. Ennakkoäänestys järjestettiin ja varsinainen vaalipäivä oli Ennakkoäänestyksessä oli mukana vaalilautakunnan lisäksi suuri osa työntekijäkuntaa ja muita vapaehtoisia, mikä mahdollisti laajana toteutetun ennakkoäänestyksen. Seurakuntavaaleissa äänesti 3683 seurakuntalaista, joka on 16,4 % äänioikeutetuista. Valtakunnallinen äänestysprosentti oli 15,5 % vuotiaista äänioikeutetuista äänesti 76 henkilöä äänestysprosentin ollessa 9,3 %. Äänestysprosentti laski sekä paikallisesti että valtakunnallisesti. Seurakuntarakenteiden muutosselvitykset Keski-Uudenmaan kuntien kuntarakenneselvityksen tultua ajankohtaiseksi saman alueen yhdeksän seurakunnan edustajat päättivät ryhtyä seurakuntarakenteen selvitystyöhön tammikuussa Selvitystyölle perustettiin ohjausryhmä, joka puolestaan perusti selvitystyöryhmän, jonka tehtäväksi määriteltiin: selvittää eri vaihtoehdot seurakuntarakenteen kehittämiseksi Keski-Uudenmaan kuntien yhdistymisselvitysalueella. Selvitystyö valmistui marraskuussa 2014 ja siinä käytiin laajasti läpi selvitysalueen seurakuntien taloutta, henkilöstöä ja kiinteistöjä. Selvitystyöhön kuului myös laaja henkilöstön ja luottamushenkilöiden kuuleminen kyselyineen ja joka seurakunnassa järjestettiin erikseen kuulemistilaisuus. Selvitystyön lopputuloksena esitettiin, että tässä vaiheessa seurakuntien ei ollut perusteltua tehdä omia ratkaisujaan yhteistyöstä ennen kuin on selvillä Keski-Uudenmaan kuntien ratkaisut ja kirkolliskokouksen päätös kirkkolain muutosesityksestä seurakuntarakenteen muutokseksi. Ohjausryhmä esitti selvitystyössä mukana olleille seurakunnille jatkaa asian valmistelua ottaen huomioon kuntarakenteen muutokset ja kirkolliskokouksen päätökset. Kirkkovaltuusto päätti

4 4 (109) joulukuun kokouksessaan, että Järvenpään seurakunta sitoutuu olemaan mukana tässä jatkoselvitystyössä. Jäsenkehitys Vuonna 2014 kirkosta eronneita oli 656 ja Järvenpään kaupungin väkiluku kasvoi 439 henkeä. Seurakuntaan liittyneiden määrä oli 121 henkeä. Kokonaisuudessaan seurakunnan läsnä oleva jäsenmäärä väheni 311 hengellä ollen vuoden lopussa henkeä. Järvenpääläisistä kuului vuoden vaihteessa 69,7 % seurakuntaan. Kastettujen osuus kaikista syntyneistä oli 78,0 % (vuonna ,3 %). Kehityssuunta oli positiivinen kastettujen osuuden noustessa hieman yli toissavuotisen (77,3%) tason. Selittäviä tekijöitä muutokselle ei muutoin ole tiedossa kuin seurakunnan vahva lapsi- ja perhetyö, ilmaiset kastejuhlatilat ja seurakunnan vahva panos perhevalmennuksessa. Samalla on myös syytä huomioida, että seurakuntamme jäsenten lapsista jäi kastamatta 28 lasta. Hyvä talous luo pohjaa toiminnalle Seurakunnan tilinpäätös oli ylijäämäinen n Tulos saavutettiin talousarviota paremmalla verotulokertymällä ja toimintatuottojen lisääntymisellä Vastaavasti seuraavissa toimintakuluissa - henkilöstökulut, palveluiden ostot ja tavaroiden ostot - säästettiin jokaisessa yli talousarvioon verrattuna. Perustoiminta saatiin siten rahoitettua toimintatuotoilla ja verotuloilla. Vuosikatteesta jäi varoja tulevia investointeja varten. Toiminnan ja talouden sopeuttamisessa käytiin valtuustokauden toinen kierros taloustyöryhmän ja henkilöstön kanssa. Talouden sopeuttaminen on kuitenkin joka vuotinen tehtävä, jossa päätyön tekee henkilökunta. Seurakunnan taloustilanne on niin hyvä, että sopeuttamistoimia voidaan tehdä rauhassa suunnitellen ja toteuttaen. Velattomuus antaa myös turvaa. Kohtaamisen kirkko Vuonna 2014 valmistui kirkon uusi strategia Kohtaamisen kirkko - Suomen evankelis-luterilaisen kirkon toiminnan suunta vuoteen Siinä kirkon tehtävä muotoillaan seuraavasti: Kirkko kutsuu ihmisiä Jumalan yhteyteen sekä rohkaisee välittämään lähimmäisistä ja luomakunnasta Tämän toteuttaminen Järvenpään seurakunnassa edellyttää jatkossakin sitä, että seurakunnan työtä tehdään työntekijöiden, luottamushenkilöiden ja vapaaehtoisten hyvällä yhteistyöllä lähtien liikkeelle toiminta-ajatuksen sanoituksesta: Perustus on laskettu ja se on Jeesus Kristus. Muuta perustusta ei kukaan voi laskea (1 Kor. 3: 11) Järvenpään seurakunta toimii tältä perustukselta kristillisen uskon, toivon ja rakkauden syntymiseksi ja kasvamiseksi Järvenpäässä ja kaikkialla maailmassa. Vesa Koivisto kirkkoherra Kari J. Hietala talousjohtaja

5 5 (109) 2. TEHTÄVÄALUEIDEN TOIMINTAKERTOMUKSET 101 KIRKOLLISET VAALIT 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Seurakuntavaalit järjestetään joka neljäs vuosi, jossa valitaan seurakunnan kirkkovaltuuston jäsenet, Järvenpäässä 33 jäsentä. Kirkkovaltuusto on seurakunnan ylin päättävä elin. Seurakuntavaalit ovat välittömät, salaiset ja suhteelliset. Vaalit toteutti kirkkovaltuuston valitsema vaalilautakunta. Ennakkoäänestys järjestettiin ja varsinainen vaalipäivä oli Tavoitteet ja niiden toteutuminen Tavoitteiksi asetettiin: - Hyödyntää vaalit tilaisuutena nostaa esiin seurakunnan sanomaa ja rakentaa avointa vuoropuhelua ihmisten kanssa korostaen kuitenkin vaalien virallista luonnetta. - Säilyttää äänestysprosentti ainakin ennallaan (20,4 %) - Suunnata voimavarat ennakkoäänestykseen ja markkinoinnissa huomioida myös nuoret ensimmäistä kertaa äänestävät ikäluokat Vuoden 2014 aikana kirkko näkyi vahvasti julkisessa keskustelussa seurakuntavaalien kautta. Edellisiin vaaleihin verrattuna internetin ja sosiaalisen median merkitys (kaikissa vaaleissa) on kasvanut. Siksi myös seurakuntavaalien viestinnässä sosiaalisen median ja erilaisten verkkopalveluiden osuutta haluttiin vahvistaa. Myös mediakampanjalle valittu kohderyhmä edellytti vahvaa näkyvyyttä verkossa. Seurakuntavaalikampanjan teemana oli Usko hyvän tekemiseen. Kampanjan kautta nostettiin esille kirkon tekemää hyvää työtä sekä kannustettiin ihmisiä ehdokkaiksi ja äänestämään. Vaalien yhteydessä käytiin keskustelua myös seurakuntien hallinnosta, taloudesta sekä seurakuntarakenteen muutoksista. Seurakuntavaaleja koskeva lainsäädäntö uudistettiin juuri vaalien alla ja eduskunta vahvisti sen heinäkuussa Vaaleissa 2014 oli ensimmäistä kertaa vain yksi vaalipäivä, joka oli isänpäivä Järvenpäässä ennakkoäänestys pidettiin Ihmisillä oli laaja mahdollisuus vaikuttaa äänestämällä, vaikka ehdokkaiden ja ennakkoäänestyspaikkojen määrä laski hieman edelliskerrasta. Järvenpäässä ennakkoon kävi äänestämässä 2484 henkilöä, mikä on 67,9 % kaikista äänestäneistä ja 11,1 % kaikista äänioikeutetuista. Kotiäänestyksessä ennakkoon äänesti 16 henkilöä. Ennakkoäänestyspaikat erityisesti nuorille äänestäjille järjestettiin yhdessä Keudan ja Seurakuntaopiston kanssa vuotiaista äänioikeutettuja henkilöitä oli 818 henkilöä, joista äänesti 76 henkilöä. Äänestysprosentti oli 9,3 %. Tämän ikäryhmän tyttöjen äänestysprosentti oli 5,6 % ja poikien 3,7 %. Alle 30-vuotiaita ehdokkaita oli 12, joista kirkkovaltuustoon valittiin viisi. Seurakuntavaalien valtakunnallinen äänestysprosentti oli 15,5 %. Valtakunnallinen äänestysprosentti oli toiseksi korkein 1990-luvun alun jälkeen. Asetetut tavoitteet toteutuivat, vaikka äänestysprosentti paikallisesti laskikin.

6 6 (109) 3. Arviointi Seurakuntavaalien 2014 teemana oli Usko hyvän tekemiseen. Teemaa pidettiin yleisesti onnistuneena ja hyvän tekemisestä kertomisen on tarkoitus jatkua myös vaalien jälkeen eri tavoin. Voimavarojen suuntaaminen laaja-alaisesti ennakkoäänestykseen oli osaltaan vaikuttamassa hyvään vaalitulokseen. Nuorille tarkoitettu äänestyspaikka Keudassa ei kuitenkaan vetänyt äänestäjiä odotetulla tavalla. Lukiolla ei ollut mahdollisuutta järjestää ennakkoäänestystä. Seurakuntaopistolla äänestäjiä kävi kiitettävästi. Seuraavissa vaaleissa ennakkoäänestyspaikkoja on syytä harkita uudelleen ja keskittää resursseja tarkoituksenmukaisella tavalla. Vaalien jälkeisessä kokouksessaan vaalilautakunta kävi palautekeskustelun ja analysoi vaaleja kirjaten ylös asioita seuraavissa vaaleissa huomioon otettavaksi. Vaalilautakunnan ja vaalitoimitsijoiden toiminta oli työntäyteistä ja ahkeraa. Ennakkoäänestyksessä oli mukana vaalilautakunnan lisäksi suuri osa työntekijäkuntaa ja muita vapaehtoisia, mikä mahdollisti näin laajana toteutetun ennakkoäänestyksen. Kirkkolain seurakuntavaaleja koskevaa säätelyä uudistettiin juuri vaalien alla ja uusittu kirkkolaki astui voimaan 1.7. Vaalit toimitettiin uudistetun lain mukaan, joka toi vaalien toteutukseen omat haasteensa samoin kuin se, että käytännön järjestelyistä ja kokouskäytännöistä vastuussa oleva hallintosihteeri toteutti seurakuntavaaleja osaltaan ensimmäistä kertaa. Saadun palautteen nojalla vaaleja voidaan pitää onnistuneesti toteutettuna. Vaalitiedotus Vaalitiedotus toteutettiin samalla, hyväksi todetulla konseptilla kuin aikaisempinakin vuosina: Äänioikeutetut saivat henkilökohtaisen vaalikirjeen, jossa oli ennakkoäänestämiseen tarvittava lomake ja ehdokkaiden kuvallinen esite. Tämän lisäksi paikallislehtiin lähetettiin tiedotteita sitä mukaan kuin vaalit etenivät. Vaalimainontaa toteutettiin paljolti yhteistyössä rovastikunnan seurakuntien kanssa. Äänestäjiä, ehdokkaita ja seurakuntia palveli ja valtakunnallinen vaalikone. Ennakkoäänestyspaikat vietiin muun muassa kauppoihin, joissa äänioikeutettujen on helppo poiketa äänestämään. Seuraavissa vaaleissa kannattaa harkita kirkon massapostitukseen osallistumista. Tämä tulee ottaa huomioon seurakuntavaalien aikataulutuksessa. 4. Tunnusluvut Mittari vaalit 2014 Äänestäneiden määrä 3683 Äänestysprosentti 16,4 % Kulut /äänioikeutettu Kulut /äänestäjä 15,15 5. Talousluvut 101 KIRKOLLISET VAALIT TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % Toimintatuotot (ulkoinen) Toimintakulut (ulkoinen) ,01 100,1 Toimintakate (ulkoinen) ,01 100,1 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) ,18 106,0 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) 0 0 Talousarvion toteutuminen ja perustelut ylityksille sekä merkittäville alituksille: Painatuksiin ja ilmoituksiin käytettiin budjetoitua enemmän ja vastaavasti henkilöstökuluihin vähemmän.

7 7 (109) YLEISHALLINTO 102 KIRKKOVALTUUSTO, 103 KIRKKONEUVOSTO, 110 MUU YLEISHALLINTO 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Hallinnon tehtävänä on tarjota mahdollisimman hyvät edellytykset varsinaisen toiminnan toteuttamiselle. Hallinnon pysyviä tavoitteita ovat hyvä henkilöstöpolitiikka ja johtaminen, tarkoituksenmukainen organisaatiorakenne, vuorovaikutteinen viestintä ja toimiva yhteistyö. Kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston kokoonpanosta ja tehtävistä säädetään kirkkolaissa, kirkkojärjestyksessä, kirkkovaltuuston työjärjestyksessä ja kirkkoneuvoston ohjesäännössä. (Kts. toimintakertomuksen luku 4. Hallinto). Toimielimet ovat kokoontuneet ohje- ja johtosääntöjen mukaisesti. Päätöksentekoa ovat ohjanneet seurakuntaa sitovat säännökset, sopimukset ja tehdyt suunnitelmat. Hallintoon liittyviä virkatehtäviä ovat hoitaneet erityisesti kirkkoherra, talousjohtaja, hallintosihteeri sekä johtavat viranhaltijat, työalavastaavat sekä taloustoimiston ja kirkkoherranviraston henkilökunta. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen 2.1. Yleishallinto Parantaa hallinnon ja kokousten sujuvuutta, koordinointia ja sisäistä tiedonkulkua Kokousten valmisteluun on kiinnitetty huomiota mm. jakamalla ennakkoinformaatiota tärkeistä asioista etukäteen sähköpostitse. Henkilökunnalle on pidetty informaatio-tilaisuus aina kirkkoneuvoston kokousta seuraavana päivänä. Tarkoituksenmukaisen hallinto-organisaation edistäminen kirkkoneuvoston ja -valtuuston hyväksymien linjausten pohjalta ja vuonna 2012 uusittujen johtosääntöjen pohjalta Hallinto-organisaation toimivuutta kartoitettiin johtokuntien työskentelyn, tarkoituksen ja tarpeellisuuden arviointia koskevan kirkkovaltuustoaloitteen käsittelyn yhteydessä. Aloitteen käsittelyä varten perustettiin työryhmä, joka teetätti asiaa kartoittavan kyselyn työntekijöille ja luottamushenkilöille. Luottamushenkilöiden vastausten perusteella johtokuntamalli sai enemmän kannatusta kuin työntekijöiden vastausten perusteella. Johtokuntien työskentely nähtiin tällä hetkellä tarpeellisena, mutta kyselystä selkeästi nousseella näkemyksellä nykyisenlaisessa johtokuntajärjestelmässä on selkeä kehittämisen tarve ja johtokuntatyöskentelyssä koettiin olevan paljon muutostarpeita. Aloitteen pohjalta tehdyn työskentelyn seurauksena todettiin, että toistaiseksi on syytä jatkaa johtokuntajärjestelmällä. Samalla päätettiin, että johtokunnat arvioivat toimintaansa ja johtosääntöjänsä kahden vuoden päästä uudestaan. Samalla tulee pohtia mahdollisia tarkennuksia ja muutoksia omien johtosääntöjen osalta eli mitkä ovat voimassa olevien johtosääntöjen tehtävien mielekkyys ja niiden mahdolliset muutostarpeet Kirkkovaltuusto - Kokoontua suunnitellusti viisi kertaa ja pitää kahden kokouksen yhteydessä iltakoulu, joka tarjoaa mahdollisuuden luottamushenkilöiden ja työntekijöiden yhteiseen kohtaamiseen sekä talouden ja toiminnan suunnitteluun ja arviointiin. - Tehdä toimintaa tukevia päätöksiä keskustellen ja perustellen - Hyväksyä seurakunnan uusi strategia ja soveltaa se omalta osaltaan käytäntöön - Toiminnan ja talouden yhteensovittamiseen liittyvien linjausten päättäminen

8 8 (109) Kirkkovaltuusto kokoontui yhteensä viisi kertaa ja vuosi oli istuvan kirkkovaltuuston viimeinen kausi. Kevään ensimmäisessä kirkkovaltuuston kokouksessa valittiin alkavalle seurakuntavaalikaudelle vaalilautakunta. (Kts. toimintakertomuksen luku 4. Hallinto). Kirkkovaltuustolla ei ollut kuluvan vuoden aikana erillistä iltakoulua, mutta syyskuussa pidetyssä (ylimääräisessä) kokouksessa oli iltakoulun tapaisesti aiheena Seurakuntarakenteen selvitystyöryhmän seurakuntakohteinen kuulemistilaisuus. Tämä oli seurakuntarakenneuudistus selvitykseen liittyvä luottamushenkilöiden kuulemisen toinen vaihe, jossa tarkasteltiin alkukesällä 2014 teetetyn kyselyn tuloksia ja keskusteltiin siltä pohjalta tulevaisuuden seurakuntarakenteiden vaihtoehdoista. Samalla käytiin keskustelua talouden näkymistä. Kuulemistilaisuuden johtivat tuomiorovasti Antti Kujanpää ja dekaani Kai Peltonen. Toimintalinjauksen päivityksen soveltaminen käytäntöön on tapahtunut normaalin toiminta- ja taloussuunnittelun yhteydessä Kirkkoneuvosto Tehokas ja hyvin valmisteltu kokouskäytäntö Strategiatyöskentelyn ohjaaminen Toiminnan ja talouden yhteensovittamisen prosessin edistäminen Kirkkoneuvosto kokoontui yhteensä 15 kertaa ja piti iltakouluja eri toiminnallisista kysymyksistä. Monet iltakoulut ja keskusteluasiat ovat olleet tärkeitä mahdollisuuksia keskustella seurakunnan toiminnan suurista linjoista, mutta toisaalta ne ovat pidentäneet kokouksia. Toiminnan ja talouden yhteensovittamista edistääkseen kirkkoneuvoston aiemmin perustama työryhmä sai asian päätökseen ja tehtäväksi annettu esityksen laatiminen jatkotoimenpiteistä kirkkoneuvostolle ja -valtuustolle esiteltiin syksyllä Toiminnan ja talouden yhteensovittamisen prosessi on ollut hedelmällinen ja toimiva. Kirkkoneuvostolle on ollut ominaista yhteistyöhakuisuus, halu hakea yhteistä näkemystä moninaisiin asioihin sekä rauhallisesti tehdä talouden puolesta ratkaisuja seurakunnan asioista. Kokousten valmistelu on tapahtunut suurella työmäärällä ja valmistelut tehty huolella. Asiasta saatu palaute on ollut hyvää. Seurakunnan strategiatyöskentely siirrettiin perustellusti vuoden 2015 alkuun, jolloin uusi kirkkovaltuusto aloittaa toimikautensa. Vuoden 2014 loppuun valmistui Strategiatyöryhmä 2020 esitys kirkkohallitukselle kokonaiskirkon yhteisestä strategiasta vuosille , joka tulee olemaan oman seurakunnan strategiatyöskentelyn pohjana ja lisäksi oman seurakunnan selvitykset rakenneuudistukseen liittyen olivat avoinna. 3. Arviointi Luottamushenkilöt ovat toimineet aktiivisesti ja toimielimet ovat päätöksillään edistäneet seurakunnan toiminnan kehittymistä. Toimimalla hallinnossa luottamushenkilöt antavat tietonsa ja taitonsa ja aikaansa seurakunnan hyväksi. Sääntömääräisten kokousten lisäksi työntekijät ja luottamushenkilöt ovat tavanneet mm. iltakouluissa ja koulutustilanteissa ja monissa haastattelu- ja muissa valmistelutyöryhmissä. Luottamushenkilöiden ja työntekijöiden yhteiset tapaamiset luovat yhteishenkeä. Sisällöllisille keskusteluille on toimielimien kokouksissa varattu aikaa aikaisempaa enemmän ja on pohdittu myös kokouskäytäntöjen kehittämistä. Kirkkoneuvostossa käsiteltävien asioiden määrä ja vaativuus on pysynyt korkeana. Syitä tähän ovat edeltävien vuosien mukaisesti henkilöstöasioiden korkea määrä, investointeihin ja kiinteistöihin

9 9 (109) liittyvät asiat, sääntöihin ja organisaatioon liittyvät asiat, sekä talouteen- ja toimintaan liittyvät työmuotokohtaiset keskusteluasiat. Luottamushenkilöt ovat tehneet aloitteita aktiivisesti. Seurakunnan hallintoa ohjataan yleisten lakien, kirkkolain ja kirkkojärjestyksen, mutta myös seurakunnan itse päättämien ohje- ja johtosääntöjen avulla. 4. Tunnuslukuja Mittari Kv:n kokoukset ja pykälät (kpl) 5/71 5/66 5/62 8/95 5/72 5/71 5/63 Kn:n kokouksen ja pykälät kpl 14/261 16/304 16/257 17/319 17/329 17/315 15/263 Yleishallinnon nettomenot/jäsen 26,96 26,44 27,97* 24,77* 27,72* 28,50 28,82 *ilman Kehä-IT:tä 5. Talousluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö% Toimintatuotot (ulkoinen) 856,56 Toimintakulut (ulkoinen) , ,41 87,7 Toimintakate (ulkoinen) , ,41 87,7 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) , ,42 88,6 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) 0 0 0

10 10 (109) 104 TILINTARKASTUS JA VALVONTA 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Tilintarkastaja tarkastaa kirkkojärjestyksen 15 luvun mukaisesti kunkin tilikauden hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Erityisesti kiinnitetään huomiota, onko hallintoa hoidettu laillisesti ja kirkkovaltuuston päätösten mukaisesti, onko tilinpäätös laadittu tilinpäätöstä koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti ja onko seurakunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen Seurakunnan tilintarkastusyhteisöä ja sen vastuunalaisen ja toisen tarkastajan tietotaitoja pyritään käyttämään mahdollisimman hyvin seurakuntaa palvelemaan. Tilintarkastusyhteisönämme oli BDO Audiator Oy ja vastuunalaisena tarkastajana JHTT Raimo Vainio-Kaila. Toisena tarkastajana on toiminut Sirpa Karejoki. Sisäisen valvonnan ohjeistusta ja tiedottamista kehitetään, jotta esimiehillä ja tehtäväalueiden hyväksyjillä on tieto heidän vastuullaan olevista asioista ja menettelytavoista. Hankintarajat ja laskujen hyväksyjät päätettiin kirkkoneuvostossa ja talousjohtaja antoi esimiehille laajasti muutetun Talousohjeet ohjevihon. Muutoksia aiheuttivat mm. tarvittavat menettelytapojen uudistukset, kun taloustoimistosta henkilökuntamäärä väheni yhdellä. Toimintakertomuksen ja talousarvion laadintaohjeet on käyty esimiesten kanssa läpi ennakolta. Tiedottamista ja kouluttamista ohjeiden osalta on vielä kehitettävä. 3. Arviointi Tarkastustoiminta on täyttänyt perustehtävänsä ja vuorovaikutus tarkastajien kanssa on ollut hyvää. Järvi-Datan ja Yhteisvastuukeräyksen osalta on teetetty erilliset taloushallinnon ja tilien tarkastukset BDO Audiator Oy:n tarkastajalla. 5. Talousluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % Toimintatuotot (ulkoinen) 0,00 0 0,00 Toimintakulut (ulkoinen) , ,72 91,5 Toimintakate (ulkoinen) , ,72 91,5 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) , ,34 91,2 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) 0 0 0

11 11 (109) 105 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINTO 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Perustehtävänä on seurakunnan talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden tuottaminen seurakunnan perustehtävää tukevalla tavalla. Taloustoimisto vastaa lisäksi hautaustoimen ja hautainhoitorahaston toimistopalveluiden tuottamisesta, perheasiainneuvottelukeskuksen taloushallinnosta, seurakunnan tietohallinnosta ja Järvi-Datan IT-alueen taloushallinnosta. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen Yleistavoitteena on palveluiden tuottaminen hyvän hallinnon vaatimusten mukaisesti ja asiakaslähtöisesti. Asiakaslähtöisyyttä on korostettu erityisesti hautausasiakkaiden palvelussa. Yhtenäisten menettelytapojen parantamiseksi Talousohjeet ohjevihkosta uudistettiin ja tarkennettiin laajasti. Toiminnallisena tavoitteena on ollut kirjanpidon, reskontrien ja palkanmaksun hoitaminen oikein ja oikea-aikaisesti. Tämän tavoitteen toteuttaminen on onnistunut hyvin. Tietohallinnon osalta tavoitteena oli sen hoitaminen asiakaslähtöisesti ja nopeasti. Järvi-Datan ITalueen niin tietohallinto kuin taloushallinto hoidetaan mahdollisimman selkeästi. Asiakaspalaute tietohallinnon osalta on ollut hyvää. 3. Arviointi Taloustoimisto hoiti pääosin samat tehtäväkokonaisuudet kuin aiemminkin: palkanlaskenta ja muu henkilöstöhallinto, kirjanpito, laskujen maksatus, reskontrien ylläpito, tilinpäätöksen ja talousarvion kokoaminen, kassapalvelut, hautakirjanpito, haudanhoitosopimukset ja em. liittyvät asiakaspalvelutehtävät.. Järvi-Datan IT-alueen taloushallinnon selkeys on helpottanut taloustoimiston työtä. Henkilöstöjärjestelyjen takia osaa laskutustehtävistä rationalisoitiin ja siirrettiin muille toimistosihteereille onnistuneesti. Henkilökunnasta vakituisia ovat talousjohtaja Kari J. Hietala, palkkasihteerin Raija Korhonen ja toimistosihteeri Anja Tyynelä. Määräaikaisessa virkasuhteessa on kirjanpitäjä Anneli Viljamaa. Kirkkoneuvosto irtisanoi vakituisen toimistosihteeri virkasuhteen päättymään ja samalla päättyi hänen määräaikaisena sijaisena olleen toimistosihteerin työsuhde. 5. Talousluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % Toimintatuotot (ulkoinen) 300,00 35,96 Toimintakulut (ulkoinen) , ,91 104,7 Toimintakate (ulkoinen) , ,95 104,7 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) , ,19 104,0 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) Talousarvion toteutuminen ja perustelut ylityksille sekä merkittäville alituksille. Merkittävimmät ylitykset olivat henkilöstömenoissa, jotka johtuivat, kun päättyneen määräaikaisen toimistosihteerin työssäoloa jatkettiin hänen sopimuksensa päättymiseen saakka ja vuosilomat maksettiin rahana. Toiseksi suurin ylitys oli postipalveluissa

12 12 (109) 106 TYÖPAIKKARUOKAILU 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Perustehtävänä on työpaikkaruokailun järjestäminen kirkon pääsopijaosapuolten hyväksymän suositussopimuksen mukaisesti henkilökunnalle. Työpaikkaruokailu on laajennettu koskemaan myös oman keittiön kiinnioloaikoja ja henkilökunnan toimistotyöajasta poikkeavia työaikoja. Seurakuntakeskuksen keittiö tuottaa seurakuntakeskuksen ja seurakuntakeskuksen lähitoimipaikkojen työpaikkaruokailun arkipäivisin klo lukuun ottamatta loma-aikoja. Noin 60 työntekijällä on työaikojensa puitteissa mahdollista käyttää tätä työpaikkaruokailumahdollisuutta. Kertomusvuoden aikana tarjottiin lounasaterioita, joista 5736 oli työpaikka-ateriaa ja 2662 vierasateriaa. Henkilökunnalla oli mahdollisuus valita salaatti- tai lämminruokavaihtoehto. Työpaikkaruokailujärjestelmässä oli sopimukset Järvenpään keskustan 9 ravintolan (Rosso, Martina, Keuda, Tyyni, Ateriakeidas, St1, Herkkupaja, Huili ja Hermanni) kanssa, joita seurakuntakeskuksen työpaikkaruokailun ollessa suljettuna henkilökunnalla on mahdollisuus käyttää työpaikkaruokailuun. Henkilökunta maksoi ruokailun henkilökuntaruokailulipulla (6,10 ), jonka arvo ravintoloissa oli 8,70. Ulkopuolisia ravintoloita käytettiin työpaikkaruokailuun 520 kertaa. Ruokapalveluvastaavana toimii Sinikka Natri. Ruokapalvelutyöntekijänä toimi huhtikuuhun asti Leila Lindroos ja hänen irtisanouduttuaan sijaisena ovat toimineet Janni Gonzales ja Auli Saloranta. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen Tavoitteena oli maukkaan, terveellisen sekä vaihtelevan ruoan tarjoaminen, joka saadun palautteen mukaan onnistui hyvin. Kustannustehokkuuden ylläpitäminen oli myös yhtenä tavoitteena, joka onnistuttiin saavuttamaan. 3. Arviointi Työpaikkaruokailu on hoidettu suositussopimuksen mukaan ja laadullisesti hyvin. Työpaikkaruokailu on saanut henkilökunnalta laajaa arvostusta. Mahdollisuus käyttää 9 ravintolaa oman keittiön kiinnioloaikoina on saanut myös positiivista palautetta. Keittiössä toimitaan omavalvontasuunnitelman mukaisesti. 4. Tunnusluvut tunnusluvut/mittarit työpaikkaruokailu vierasruokailut käyttöaste / päivä 43,63 39,46 42,62 aukiolopäivät (arki) 197

13 13 (109) 5. Talousluvut Toimintatuotot (ulkoinen) Toimintakulut (ulkoinen) Toimintakate (ulkoinen) Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % , , , , , , , ,60 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) ,8 Talousarvion toteutuminen ja perustelut ylityksille sekä merkittäville alituksille Suurimmat säästöt budjettiin verrattuna saavutettiin henkilöstökuluissa n , muilta ravintoloilta ostetuissa henkilökunnan aterioissa n ja elintarvikehankinnoissa n ,4 42,4 61,0

14 14 (109) 107 YHTEISTYÖTOIMIKUNTA 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Yhteistoimintamenettelyn tarkoitus on edistää työnantajan ja työntekijöiden välistä vuorovaikutuksellista yhteistoimintaa sekä tehdä mahdolliseksi työntekijöiden osallistuminen ja vaikuttaminen työtä ja työpaikkaa sekä työn turvallisuutta ja terveellisyyttä koskevien asioiden käsittelyyn. Yhteistoimintaa edistämällä pyritään kehittämään samanaikaisesti kestävää ja tuloksellisuutta tuottavaa toimintaa sekä henkilöstön työhyvinvointia. Yhteistyötoimikunta koordinoi seurakunnan yhteistoimintaa. Yhteisiä asioita on käsitelty myös kahdesti vuodessa kokoontuvassa koko henkilökunnan työpaikkakokouksessa. Yksittäiset asiat käsitellään esimiehen ja työntekijän välillä. Laajempaa joukkoa koskevat asiat käsitellään esimiesten, työsuojelupäällikön ja palkka-asiamiehen sekä ay-luottamusmiesten ja työsuojeluvaltuutettujen kesken. Yhteistyötoimikunta kokoontui viisi kertaa käsitellen kirkon yhteistoimintasopimuksessa määriteltyjä asioita. Kokouksissa käsiteltiin mm. työsuojelun toimintaohjelma , työterveyshuollon toimintasuunnitelma, lausunto työterveyshuollon korvaushakemuksesta, henkilöstökysely 2014 ja analysoitiin sen tuloksia, annettiin lausunto koulutussuunnitelmasta, valmisteltiin työpaikkakokoukset, käytiin läpi raportoidut vaaratilanteet seurakunnan toiminnassa, hankittiin seurakunnalle 2 defibrilaattoria ja päätettiin Hyvä Työ -palkinnon saajista. Vaarojen tunnistamisen lomakkeet annettiin kaikkien työmuotojen täytettäväksi vuoden loppuun mennessä. Osalle työmuotoja jouduttiin antamaan jatkoaika saakka. Työmuotoja kehotettiin ryhtymään toimenpiteisiin tunnistettujen vaarojen vähentämiseksi. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen Henkilökunnan osallistumisen nostaminen työpaikkakokouksissa yli 80 %. Osallistuneita oli 91 %. Henkilöstökyselyn tekeminen ja tulosten arviointi sekä tarvittavat toimenpiteet kyselyn pohjalta. Henkilöstökysely laadittiin niin, että osaa kysymyksistä täsmennettiin, tulokset koottiin, arvioitiin ja tuotiin esille työpaikkakokouksessa. Tulosten arviointia jatketaan henkilökunnan kanssa kolmessa ryhmässä. Toimenpiteitä ja koulutusta kyselyn nostamista asioista toteutetaan myös Varhaisen tuen edistäminen. Edellisenä vuonna hyväksytty VarTu ohje oli käytössä. Tapaturmien ehkäisy. Järjestettiin tapaturmapäivä kiinnittämään asiaan huomiota. Vaaratilannekartoitusten esiin nostamia tapaturmavaarallisia paikkoja ryhdyttiin korjaamaan tai merkitsemään. 3. Arviointi Yhteistyötoimikunta toimi aktiivisesti koko laajalla yhteistoimintasopimuksen määrittelemällä tehtäväkentällä. Työsuojelun toimintaohjelmaan kirjattuja tavoitteita ryhdyttiin toteuttamaan. 4. Tunnusluvut Mittarit/ vuosi osallistumisaktiivisuus: työpaikkakokouksiin; % -osuus henkilöstöstä 83? 91 virkistysretkeen; hlöä työtyytyväisyys ja tasa-arvokyselyyn; osall. % 98-84

15 15 (109) 5. Talousluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % Toimintatuotot (ulkoinen) , ,04 90,1 Toimintakulut (ulkoinen) , ,19 101,4 Toimintakate (ulkoinen) , ,15 104,8 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) , ,49 103,8 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) Talousarvion toteutuminen ja perustelut ylityksille sekä merkittäville alituksille Toimintakate ylittyi Suurimpana syynä oli, että sairausvakuutuskorvaukset oli budjetoitu tälle tehtäväalueelle mutta saadut korvaukset kirjattiin niille tehtäväalueille, joilta ao. henkilöiden palkkauskulut menevät.

16 16 (109) KIRKONKIRJOJENPITO JA KIRKKOHERRANVIRASTO 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Kirkkojärjestyksen ja hallinnollisten määräyksien mukainen kirkon jäsentietojärjestelmän ylläpito ja tietojen päivittäminen väestötietojärjestelmään. Sukuselvitysten tekeminen ja virkatodistusten antaminen. Kirkollisten toimitusten varausjärjestelmän hoitaminen ja muutostietojen päivitys sekä toimituksiin liittyvä laskutus. Avioliiton esteiden tutkinta. Seurakunnan puhelinkeskuksen hoitaminen sekä kirkkoherran sihteerin tehtävien hoitaminen. Tilavarausten vastaanottaminen. Viranhaltijoina on 3 toimistosihteeriä, joista yhdelle kuuluu puhelinvaihteen hoito ja kirkkoherran sihteerin tehtävät ja kirkkoherranviraston tehtäviä siltä osin kuin edellä mainituilta tehtäviltä jää työaikaa. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen Jäsentietojärjestelmä Kirjurin muutostietoja ylläpidetään ja päivitetään muutosten tapahtuessa määräysten mukaisesti huolellisesti. Tavoite on ollut mahdollista toteuttaa kohtuullisen sujuvasti kirkon yhteisellä jäsentietojärjestelmä Kirjurilla. Kirjuri sisältää edelleen virheitä, joiden tarkistamisen vastuu on hyvin pitkälle seurakunnilla. Tämä tarkistamistyö vie kohtuullisen paljon viraston henkilöresursseja. Sukuselvitysten ja virkatodistusten osalta palvellaan asiakkaita toiveiden mukaisesti Tavoite on toteutunut, vaikka välillä virkatodistuspyynnöt ovat ruuhkautuneet, jos virastossa on ollut tilapäistä henkilöstövajetta. Kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän Kirjurin sujuva käyttäminen ja jatkuva kouluttautuminen Tavoite on toteutunut, koska Kirjuria pystytään hyödyntämään ohjelman antamien mahdollisuuksien mukaan ja koulutuksiin on osallistuttu. Kirkollisia toimituksia varaavia ihmisiä palvellaan asiakaslähtöisesti sekä opastetaan toimituksiin liittyvissä asioissa. Tavoite on toteutunut hyvin ja haastavatkin tilanteet on saatu selvitettyä. Toimitusten osalta seurakuntalaiset kyselevät entistä enemmän toteutuksesta ja opastamiseen käytetään entistä enemmän aikaa. Ihmisten hyvä kohtaaminen ja palvelu heidän asioidessaan kirkkoherranvirastossa Tavoite on toteutunut aiempaan tapaan. Kohtaaminen tapahtuu hyvin usein puhelimitse ja enenevässä määrin sähköpostitse aiemman paikan päällä käymisen sijaan. Seurakunnan puhelinvaihde ei ole ollut toiminnassa vaihteen hajoamisen johdosta eikä korvaavaa järjestelmää ole saatu vuoden 2014 aikana käyttöön. Tuusulan seurakunnan kanssa yhteiseen varausohjelmaan kouluttautuminen ja siirtyminen Tavoite toteutui sikäli, että molemmat seurakunnat siirtyivät vuoden 2014 aikana käyttämään Katrinavarausohjelmaa. Kouluttautuminen tapahtui koko henkilöstölle elo-syyskuussa 2014 ja siirtyminen syyskuun puolivälissä. Viraston osalta Katrinaan siirtyminen tapahtui sujuvasti. Uuden puhelinkeskuksen käyttöönotto ja sen sujuva käyttäminen. Tavoite ei toteutunut teknisistä syistä johtuen.

17 17 (109) 3. Arviointi Yksi kirkkoherranviraston toimistosihteereistä on ollut opintovapaalla koko vuoden. Hänen tilallaan on ollut pitkäaikainen sijainen, joka on jo aiemmin perehtynyt toimistosihteerin tehtäviin. Yksi toimistosihteereistä irtisanoutui kevään lopulla ja hänen tilallaan on ollut loppuvuoden sijainen. Kesäaikaan tämä muutos aiheutti tilapäisesti henkilövajausta, mutta kirkkoherranvirasto suoriutui tehtävistään. 4. Tunnusluvut MITTARI Henkilöstö 3,3 3,3 3,3 / Virkatodistukset, sukuselvityksiä ym. Kasteiden, vihkimisten, hautausten sopimiset Väestörekisteri kirjausten tarkistukset Toimenpiteitä yhteensä *** *** Nettomenot Nettomenot / toimenpide 20,93 23,25 18,17 18,52 19,42 22,91 12,99 16,74 48,37 44,67 *** = Kirjuri-jäsentietojärjestelmän myötä VRK-kirjausten tarkistamisten tarve on vähentynyt olennaisesti eikä ole enää vertailukelpoinen tieto. Näin ollen näiden tarkistamisten määrän laskemisesta on luovuttu. 5. Talousluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % Toimintatuotot (ulkoinen) 4.062, ,00 325,0 Toimintakulut (ulkoinen) , ,99 123,6 Toimintakate (ulkoinen) , ,99 112,8 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) , ,57 109,9 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) , ,65 96,0 Talousarvion toteutuminen ja perustelut ylityksille sekä merkittäville alituksille: Kirkonkirjojenpidossa toimintakulut ylittyivät n ja kirkkoherranvirastossa n Tämä johtui pääasiassa henkilöstökuluihin varatusta liian pienestä määrärahasta, kun lisäksi oli henkilöstövaihdoksia, jotka lisäsivät sijaistarvetta.

18 18 (109) 111 TIETOHALLINTO 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Huolehtia ja kustantaa ne Järvenpään seurakunnan tietohallinnon palvelut ja ohjelmistolisenssit, jotka eivät ole Järvi-Data yhteistyöalueen toimintaa. Näitä ovat erityisesti työalojen mm. taloushallinnon ja diakonia tarvitsemien ohjelmien lisenssit ja asiantuntijapalvelut. Myös puhelinliittymien ja puhelinlaitteiden hallinnointi tapahtuu tietohallinnon puitteissa. Puhelimet hankitaan vuokralaitteiksi ja puhelinkulut kirjataan tietohallinnolle. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen Uusien ohjelmien ja toimintatapojen kouluttaminen ja tiedottaminen henkilöstölle. Lync-pikaviestintäohjelman ja Katrina tilojen ja henkilöstöresurssien varausohjelman koulutusta järjestettiin koko henkilöstölle ja yksittäisten ohjelmien koulutusta ns. vierihoitona. Intran ja sähköpostin avulla on henkilöstöä tiedotettu uusista ominaisuuksista ja toimintatavoista. Säännöllisen tietoturvakoulutuksen järjestäminen henkilökunnalle Tietoturvaohjeet käytiin läpi kaikkien uusien työntekijöiden kanssa perehdytyksessä. 3. Arviointi Toiminta on ollut tavoitteiden mukaista. Katrina-järjestelmään siirtyminen oli suuritöinen prosessi niin suunnittelun kuin koko henkilökunnan kouluttamisen osalta. Tästä syystä erillistä tietoturvakoulutusta ei järjestetty. Järvi-Datan ja oman tietohallinnon toiminnot kytkeytyvät kiinteästi ja toisiaan tukevasti yhteen. Tietohallinnon laaja tehtäväkenttä oli hyvin hoidossa. 5. Talousluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % Toimintatuotot (ulkoinen) 60,00 0 0,00 Toimintakulut (ulkoinen) , ,16 92,1 Toimintakate (ulkoinen) , ,16 92,1 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) , ,16 92,1 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) Talousarvion toteutuminen ja perustelut merkittäville ylityksille ja alituksille: Suurin säästö tehtäväalueella syntyi siitä, että 20 % tietojärjestelmäsuunnittelijan henkilöstökuluista siirrettiin Järvi-Datan tehtäväalueelle Tuusulan seurakunnan kustannuksiksi sen kanssa vuonna 2013 tehdyn yhteistyösopimuksen mukaisesti.

19 19 (109) 114 JÄRVI-DATA 1. Toiminta-ajatus/perustehtävä ja toiminnan kuvaus Järvi-Data aloitti toimintansa Järvenpään ja Tuusulan seurakuntien sopimuspohjaisena ITyhteistyöalueena ja se toteuttaa Suomen ev.-lut. kirkon tietohallintostrategian ja tietoturvaohjeiden mukaista toimintaa. Järvi-Data vastaa keskitettyjen tietohallintotoimintojen tarjoamisesta Järvenpään ja Tuusulan seurakunnille niin, että tietojärjestelmät ja IT-infrastruktuuri tukevat toimintaa ja hallintoa mahdollistaen lakisääteisten kirkollisten tehtävien ja väestökirjanpitoon liittyvien viranomaistehtävien hoitamisen. Seurakuntien oma IT-henkilökunta on tuottanut IT-toiminnot yhdessä DataPro Palvelut Oy:n/Canorama Oy:n kanssa. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen Täytetään kirkkohallituksen määrittämät tietoturvavaatimukset, jotta saadaan Kirjurijäsentietojärjestelmään pysyvä toimilupa. Tietoturvamääräysten edellyttämiä toimia parannettiin. Määräysten toteutumisesta teetettiin tietoturvatarkastus KPMG Oy:llä 2014 syksyllä. Tietoturvatasomme täytti siirtymätason vaatimukset ja muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta perustason vaatimukset. Kirkkohallitus myönsi Tuusulan ja Järvenpään seurakunnille Kirjurin valtakunnalliset selailuoikeudet määräaikaisesti asti. Henkilökunnan tietoturvaosaamisen ja järjestelmien hyödyntämisen parantaminen koulutuksella. Erillistä tietoturvakoulutusta ei ollut. Järjestelmien hyödyntämiseen tähtäävä Lync-koulutus oli koko henkilökunnalle. Järvi-Datan, kirkkohallituksen ja Data-Pron (Canoraman) hyvä yhteistyö. Yhteistyö on ollut hyvää osapuolten välillä. Kirkkohallitukselle alihankintana järjestelmiä ja ohjelmia toimittaneiden kanssa on ollut haasteita saada järjestelmät toimimaan ja korjaavien toimenpiteiden saanti on kestänyt kauan. Puhelinvaihdeohjelman osalta Tuusulan seurakunta palasi vanhasta puhelinvaihderatkaisustaan modifioituun järjestelmään ja Järvenpään seurakunta siirsi Lync-Attendant puhelinvaihdeohjelman käyttöönottoa vuodelle 2015 siinä ilmenneiden ongelmien takia. Seurakuntien työntekijöiden IT-tarpeiden hoitaminen palvelukuvausten perusteella. Toimittiin 2013 laadittujen palvelukuvausten mukaisesti. 3. Arviointi Henkilökunnan tyytyväisyys omiin IT-palveluihin ja IT-henkilöihin sekä DataPro/Canoraman palveluihin on ollut saadun palautteen perusteella hyvää. Henkilöstöresurssointi on tiukka. IT-henkilöt toimivat toinen 100 %:n ja toinen 60 %:n toimistotyöajalla. Tietoturvamääräysten täydellinen perustason saavuttaminen ei ole vielä toteutunut, mutta tietoturvaraportissa kirjattuja puutteita on aika vähän ja ne ovat pieniä, joten määräysten noudattamisessa saavutetaan vaadittu taso vuonna Tunnusluvut tunnusluvut/mittarit 2014 Tuusula 2014 Järvenpää - työasemat Järvi-Data /työasema 458,21 225,90

20 20 (109) 5. Talousluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % Toimintatuotot (ulkoinen) , ,88 112,4 Toimintakulut (ulkoinen) , ,82 120,4 Toimintakate (ulkoinen) , ,94 156,2 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) , ,10 135,6 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) Talousarvion toteutuminen ja perustelut merkittäville ylityksille ja alituksille: Toimintakulujen ylitys johtui siitä, että yhteistyösopimuksella lähtien Tuusulan seurakunnalle kuuluvia osuuksia Järvenpään tietojärjestelmäsuunnittelijan henkilöstökuluista ei ollut budjetoitu Järvi-Datan tehtäväalueelle. Vastaavasti toimintatuottojen ylitys johtuu em. syystä, kun Tuusulan maksuosuus nousi sen maksettua 20 % tietojärjestelmäsuunnittelijan henkilöstökuluista..

21 21 (109) 211 JUMALANPALVELUS 1. Toiminta-ajatus ja toiminnan kuvaus Jumalanpalvelus on Jumalan pelastavan läsnäolon juhla. Jumalanpalveluksen perustehtävänä on koota seurakunta yhteen sanan ja sakramenttien äärelle ja lähettää se edelleen arkeen, jossa usko eletään todeksi. Toimintalinjauksen mukaisesti jumalanpalveluksessa on mahdollisuus kokea pyhyyttä, hiljaisuutta, siunausta, anteeksiantoa sekä yhteyttä Jumalaan ja lähimmäisiin. Messu toimitetaan sunnuntaisin ja pyhäpäivisin kirkossa klo 10, lisäksi Jampan seurakuntakodilla noin kerran kuukaudessa. Messun sijaan toimitetaan sanajumalanpalvelus muutaman kerran vuodessa, yleensä kaksoispyhinä. Päämessuja ovat klo 10 messut, jouluyön, kiirastorstai-illan, pääsiäisyön sekä Jampan messut. Sanajumalanpalveluksiin kuuluviksi lasketaan klo 10 jumalanpalveluksien lisäksi joulu- ja pyhäinpäivän hartaudet, joulukirkko Jampassa sekä kyläkirkot. Lisäksi on järjestetty konfirmaatio- ja viikkomessuja sekä erityismessuja (Tuomas-, Taize-, Blues-messut, Elävän veden iltojen -messut, miesten messut). Betonimessut (nuorten messut), koulukirkot, lastenkirkot kaupungin päivähoidon ja päiväkerhojen lapsille sekä ehtoolliskirkot sairaaloissa, laitoksissa, leireillä ja muissa erityistilanteissa ovat osa messujen kokonaisuutta. Messujen toimittamisesta ovat vastanneet papisto, kanttorit ja suntio. Messut on toimitettu yhdessä muiden työntekijöiden ja seurakuntalaisten kanssa. Messuryhmissä oli vuoden lopussa yli 100 jäsentä. Yhteistyötä on tehty myös eri herätysliikkeiden ja kirkollisten järjestöjen kanssa. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen - Jumalanpalveluselämää toteutetaan seurakunnassa Jumalan kansan juhla -periaatteella; messu on koko seurakunnan yhteinen juhla. - Messuja suunnitellaan enenevässä määrin yhdessä seurakuntalaisten ja eri työntekijäryhmien kanssa - Messussa palvelevat seurakuntalaiset saavat tehtävissään tarvitsemansa tiedon ja ohjauksen ajoissa ja riittävänä. Jumalanpalvelusten suunnittelussa ja toteutuksessa on toimittu tavoitteiden suuntaisesti. Messuja on suunniteltu ja toteutettu enenevässä määrin yhdessä seurakuntalaisten kanssa. Halu toteuttaa jumalanpalvelusta seurakunnan yhteisenä juhlana on näkynyt päämessuissa konkreettisesti esimerkiksi nuorten osuuden kasvamisena messuryhmissä. Joissakin ryhmissä on ollut myös lapsia. Jumalanpalveluselämää on ideoitu yhdessä myös messuryhmäläisille suunnatussa jumalanpalveluspäivässä. Yhteistyö työntekijöiden ja messuryhmien johtajien sekä muiden messuissa palvelleiden seurakuntalaisten välillä on sujunut hyvin. 3. Arviointi Pääjumalanpalvelusten kävijämäärä on pysynyt viime vuosina jokseenkin samana, vaikka valtakunnallisesti suuntaus on ollut selvästi laskeva. Syitä kävijämäärien pieniin vaihteluihin on vaikea nimetä, sillä kävijämääriin vaikuttavat luonnollisesti myös sellaiset yleiset kirkon ja yhteiskunnan kehityskulut, joihin emme voi toiminnallamme vaikuttaa. Kokonaisuutena tilanne Järvenpäässä on kuitenkin varsin hyvä. Messujen merkitystä ja keskeistä roolia onkin jatkuvasti korostettu ja jumalanpalvelusten huolelliseen valmisteluun on kiinnitetty huomiota. Messujen musiikkiin on panostettu ja kuorolaisten osuus messujen valmistelussa ja toteutuksessa on ollut merkittävä. Suuri messuryhmäläisten joukko on osallistunut päämessujen ja kirkkokahvien toteutukseen innostuneesti ja vastuullisesti. Erityisjumalanpalveluksia on toteutettu pääasiassa vapaaehtoisten seurakuntalasten voimin. Viime vuonna erityismessujen määrää on vähennetty ja sisältöä kehitetty. Lasten-, nuorten ja perheiden

22 22 (109) jumalanpalvelusten osuus on seurakuntamme jumalanpalveluselämän kokonaisuudessa varsin merkittävä. 4. Tunnusluvut PÄÄJUMALANPALVELUKSET määrä kävijämäärä keskiarvo KAIKKI Kävijämäärät Messut Sanajumalanpalvelukset Viikkomessut Erityisjumalanpalvelukset Lasten-, nuorten-, perh Koulukirkot Konfirmaatiomessut Yhteensä Talousluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Käyttö % Toimintatuotot (ulkoinen) 61,40 Toimintakulut (ulkoinen) , ,35 97,2 Toimintakate (ulkoinen) , ,95 97,2 Toimintakate II (toimintakulut/tuotot, ulk./sis.) , ,03 98,5 Työalakate (kaikki kulut/tuotot, ulk./sis.) , ,73 99,9

23 23 (109) 212, 213 HAUTAAN SIUNAAMINEN JA MUUT KIRKOLLISET TOIMITUKSET 1. Toiminta-ajatus ja toiminnan kuvaus Kirkollisista toimituksista kaste ja ehtoollinen ovat sakramentteja, jotka Jeesus itse on asettanut ja niissä Jumalan sanaan liittyy aina näkyvä aine. Avioliittoon vihkiminen ja hautaan siunaaminen ovat kirkon itsensä kehittämiä pyhiä toimituksia samoin kuin kodin siunaaminenkin. Niiden tavoitteina ovat: - välittää ihmisille yhteys Jumalaan ja osallisuus pelastukseen - auttaa kohtaamaan olemassaolon perimmäiset kysymykset, ilot ja ahdistukset elämän käännekohdissa - liittää elämän merkittävät vaiheet kirkon jumalanpalveluselämän yhteyteen - kutsua ihmisiä yhteyteen ja vahvistaa heitä siinä - palvella jäseniä, kohdata heitä henkilökohtaisesti ja auttaa heitä kohtaamaan elämänsä muutoksia. Toimitusten edellä käydään säännöllisesti toimituskeskustelu - joskus useampiakin - papin ja asianomaisten kesken. Niiden tarkoituksena on kartoittaa asianomaisen/-omaisten elämäntilanne, sopia käytännön järjestelyistä sekä selvittää toimituksen sisältö. Pyrkimyksenä on kohdata ihmisen elämäntilanne avoimesti ja rehellisesti ja kiireettömästi. Siunattujen omaiset kutsutaan kirjeellä vuosittain vietettävään pyhäinpäivän iltaan kirkossa. Heille järjestetään myös kaksi kertaa vuodessa sururyhmä. Vuoden aikana kastetut lapset perheineen kutsutaan perhemessuun tai kirkkohetkeen. Toimitukset jaetaan pappien kesken ennalta laaditun vuorojärjestelmän mukaisesti ottaen kuitenkin mahdollisuuksien mukaan huomioon seurakuntalaisten omat toivomukset papin ja toimituksen ajankohdan suhteen. Musiikkiin liittyvät osiot ja valinnat toteutetaan yhteistyössä kanttorin kanssa. 2. Tavoitteet ja niiden toteutuminen Kasteiden, avioliittoon vihkimisten, siviiliavioliiton siunaamisten, yksityisten konfirmaatioiden, kodin siunaamisten ym. kirkollisten toimitusten hoitaminen huolellisesti KL:n, KJ:n sekä Kirkollisten toimitusten kirjan ohjeistuksen mukaisesti asianomaisten osapuolten kanssa neuvotellen ja yhteistyössä. - Kannustetaan pareja kirkolliseen vihkimiseen, etsitään uusia tapoja rohkaista vanhempia tuomaan lapsensa kastettaviksi, kohdataan kaikki kirkollisiin toimituksiin osallistuvat ihmiset laadukkaasti. Hautaustoimitusten hoitaminen huolellisesti uuden hautaustoimilain sekä KL:n, KJ:n ja Kirkollisten toimitusten kirjan ohjeistuksen mukaisesti neuvotellen ja yhteistyössä omaisten kanssa. - Kaikki työntekijäryhmät kohtaavat hautaan siunattavien omaiset kiireettömästi ja läsnä ollen. Kasteen merkitystä on pyritty korostamaan eri yhteyksissä. Kasteen ja pienimuotoisen vihkimisen mahdollisuutta esimerkiksi Elävän veden kappelissa on pidetty esillä ja useat parit ja perheet ovatkin tarttuneet tilaisuuteen. Viime vuonna kasteista jo noin 1/3 toimitettiin Elävän veden kappelissa. Kaikki kirkollisiin toimituksiin osallistuneet on pyritty kohtaamaan kiireettömästi ja läsnä ollen. 3. Arviointi Paikkakunnalla syntyi kaikkiaan 418 (vuonna 2013: 468) lasta, joista kastettiin seurakuntaamme 326 (342). Kaikista Järvenpäässä syntyneistä lapsista kastettiin siis 78 % (72,3 %). Seurakuntaan kuuluvien vanhempien lapsista jäi kastamatta 28 (30). Viime vuoden pohjalukemista noustiin siis lähes 6 % prosenttiyksikön verran.