VALTIOVARAINMINISTERIÖ MÄÄRÄYS HENKILÖSTÖOSASTO OHJE 1/2001

Transkriptio

1 VALTIOVARAINMINISTERIÖ MÄÄRÄYS HENKILÖSTÖOSASTO OHJE 1/2001 Sisältöalue Nimikirja Säännökset joihin määräysten/ohjeiden antaminen perustuu Nimikirjalaki 12 2 momentti Nimikirja-asetus 13 Kohderyhmät Ministeriöt, virastot ja laitokset Voimassaoloaika Kumoaa määräyksen (pvm nro) , 26/ , 3/ , 19/98 NIMIKIRJALAIN SOVELTAMISMÄÄRÄYKSET 1 YLEISTÄ 1.1 Nimikirjalainsäädäntö Nimikirjanpidosta säädetään nimikirjalailla (1010/1989, muutt. 627/1999 ja 1367/1999) ja sen nojalla annetulla nimikirja-asetuksella (1322/1989, muutt. 1239/1995 ja 612/2000). Nimikirjalainsäädännön tavoitteena on lisätä nimikirjan käyttökelpoisuutta valtion henkilöstöhallinnossa saattamalla nimikirjanpidon piiriin pääsääntöisesti koko valtion pysyvä henkilöstö säätämällä nimikirjaan merkittäväksi ainoastaan nimikirjan tyypillisten käyttötilanteiden kannalta olennainen tieto yhdenmukaistamalla nimikirjatietojen merkintäperusteet ja lisäämällä nimikirjanotteiden vertailukelpoisuutta sopeuttamalla nimikirjan käyttöä muihin henkilöstöhallinnon rekistereihin lisäämällä nimikirjatietojen luotettavuutta. Nimikirjalain tavoitteena on lisäksi ottaa henkilötietolainsäädännön tietosuojaperiaatteet huomioon nimikirjanpidossa. VALTIOVARAINMINISTERIÖ HENKILÖSTÖOSASTO Mariankatu 9, PL 28, VALTIONEUVOSTO Tätä julkaisua voi tilata puhelimitse numerosta Puhelin (09) 1601, telefax (09) (09) tai

2 2 (52) 1.2 Soveltamismääräysten normiperusta, sitovuus ja voimassaolo Nimikirjalain 12 :n 2 momentin mukaan valtiovarainministeriö antaa nimikirjanpidosta tarkempia määräyksiä ja ohjeita. Nimikirjaasetuksen 13 :n mukaan valtiovarainministeriö antaa tarkemmat määräykset asetuksen soveltamisesta. Valtiovarainministeriö on päättänyt näiden säännösten antaman valtuutuksen nojalla antaa nimikirjanpidosta valtion hallinnossa seuraavat soveltamismääräykset. Soveltamismääräysten kulloisestakin asiayhteydestä ilmenee, onko kysymyksessä määräys vai ohje. Määräystä on velvoittavana noudatettava. Soveltamismääräykset ovat voimassa lukien saakka. Merkintöihin, jotka on tehty aikaisempien määräysten (P 3/90 ja 26/95) perusteella, sovelletaan kyseisiä määräyksiä siten kuin tässä määräyksessä sanotaan. Muutokset aikaisempiin soveltamismääräyksiin on merkitty asianomaisen tekstin vasempaan reunaan sivuviivalla. Soveltamismääräyksiä koskeviin kysymyksiin vastataan valtiovarainministeriön henkilöstöosastolla.

3 3 (52) SISÄLLYSLUETTELO Sivu 2 NIMIKIRJALAIN SOVELTAMISALA 5 3 VELVOLLISUUS PITÄÄ NIMIKIRJAA Nimikirjanpitovelvollinen virasto tai laitos Nimikirjanpidon piirissä oleva henkilöstö Virkamiehen ja työntekijän määritelmä Virkamiehet ja työntekijät, joista ei tarvitse pitää nimikirjaa 7 4 TIETOJEN TALLETTAMINEN NIMIKIRJAAN Tietojenantovelvollisuus Tietojen laatua koskevat periaatteet Virheettömyysvaatimus Tiedon korjaaminen 10 5 NIMIKIRJAAN MERKITTÄVÄT TIEDOT Virasto tai laitos Henkilötiedot Viran nimi, määräaikaisen virkasuhteen nimike taikka ammatti- tai tehtävänimike Virkasuhteiset Työsopimussuhteiset Koulutus Peruskoulutus Ammatillisissa oppilaitoksissa, ammatillisessa koulutuksessa ja korkeakouluissa suoritetut tutkinnot Muut tutkinnot, pätevyys- ja kelpoisuustodistukset sekä opintosuoritukset korkeakouluissa Huomattava valtion henkilöstökoulutus Muu koulutus Ulkomailla suoritetut tutkinnot Kielitaito Erivapaudet Virkavala- ja vakuutus Asevelvollisuus ja asepalvelus Työura Palvelussuhteet Ammatin, elinkeinon tai liikkeen harjoittaminen Toiminta stipendin tai apurahan turvin Toiminta kansanedustajana tai valtioneuvoston jäsenenä Sivutoimiluvat Luottamustehtävät Virantoimituksen tai työnteon keskeytykset Nimikirjaan merkittävät keskeytykset Keskeytyksistä merkittävät tiedot Eläkepäätös ja eräät ilmoitukset Kunniamerkit ja arvonimet Rangaistustiedot Yleistä 40

4 Nimikirjaan merkittävät rangaistukset Rangaistuksen merkitseminen työsuhteessa olevasta Rangaistuksista merkittävät tiedot 43 6 TIETOJEN LUOVUTTAMINEN Yleistä Palkkausta kuvaavien tietojen julkisuus Rangaistusta kuvaavien tietojen julkisuus 44 7 RANGAISTUSTIETOJEN POISTAMINEN NIMIKIRJASTA 47 8 NIMIKIRJATIEDON LUOVUTTAMISTAPA Yleistä Nimikirjatietojen luovuttaminen muulla tavalla kuin nimikirjanotteella Nimikirjatietojen luovuttaminen nimikirjanotteella Nimikirjanotteeseen merkittävät tiedot Nimikirjanotteen kaava ja muoto Nimikirjanotteen maksullisuus 52 9 SALASSAPITOVELVOITTEET NIMIKIRJOJEN ARKISTOINTI 52 4 (52) Liite 1 (Nimikirjanotteen malli)

5 5 (52) 2 NIMIKIRJALAIN SOVELTAMISALA Nimikirjalain soveltamisalasäännöksen (1 ) mukaan lakia noudatetaan valtion virkamiehiä ja työntekijöitä koskevia henkilötietoja kerättäessä, talletettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa. Sen lisäksi mainittuja tietoja kerättäessä, talletettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa on noudatettava, mitä muussa laissa on säädetty. Nimikirjalain säännöksiä täydentävät erityisesti henkilötietolain (523/1999) säännökset. Nimikirjalain säännökset tulevat erityissäännöksinä sovellettaviksi sikäli kuin ne poikkeavat henkilötietolain säännöksistä. Nimikirjalain ja henkilötietolain keskinäistä soveltamisalaa harkittaessa on aina tarkoin selvitettävä, onko kyseessä toisensa kumoavat säännökset vai toisiaan täydentävät säännökset. Monet henkilötietolain säännökset täydentävät nimikirjalain säännöksiä ja ne tulevat sovellettavaksi nimikirjalain ohella. Nimikirjanpidossa yleensä sovellettavaksi tulevia henkilötietolain säännöksiä ovat esimerkiksi säännökset, jotka koskevat tietojen virheettömyyttä (9 ), rekisteriselosteen laatimista (10 ), rekisteröidyn tarkastusoikeutta (26 ), tarkastusoikeuden rajoituksia (27 ), tiedon korjaamista (29 ), tietojen suojaamista (32 ) sekä tietosuojaviranomaisten tiedonsaanti- ja tarkastusoikeutta (39 ). 3 VELVOLLISUUS PITÄÄ NIMIKIRJAA 3.1 Nimikirjanpitovelvollinen virasto tai laitos Nimikirjanpitovelvollisia ovat kukin valtion virasto tai laitos palveluksessaan olevasta henkilöstöstä. Virastot ja laitokset voivat hallintosäädöstensä mukaisessa järjestyksessä päättää siitä, miten nimikirjanpito niiden eri toimintayksiköissä järjestetään. Laki ei tässä suhteessa aseta rajoituksia, vaan asia voidaan järjestää virastojen ja laitosten tarkoituksenmukaiseksi katsomalla tavalla. Ministeriö voi määrätä, että ministeriön hallinnonalaan kuuluvan viraston tai laitoksen nimikirjaa pidetään ministeriössä tai jossakin muussa hallinnonalan virastossa tai laitoksessa. Ministeriö voi esimerkiksi määrätä, että ministeriön yhteydessä toimivien pienten nimikirjanpitovelvollisten hallintoyksiköiden (esimerkiksi työttömyysturvalautakunta ja tarkastuslautakunta) nimikirjaa pidetään ministeriössä. Sellaisiin neuvottelukuntiin, lautakuntiin tai neuvostoihin, jotka eivät ole virastoja tai laitoksia, otetuista valtioon virka- tai työsopimussuhteessa olevista henkilöistä pidetään nimikirjaa asianomaisessa ministeriössä, jollei ministeriö toisin päätä.

6 6 (52) 3.2 Nimikirjanpidon piirissä oleva henkilöstö Virkamiehen ja työntekijän määritelmä Nimikirjaa pidetään pääsäännön mukaan virastoon tai laitokseen virkasuhteessa tai työsopimussuhteessa olevista henkilöistä. Valtion virkamieslaissa (750/1994) ei ole määritelty virkamiestä. Lain 1 määrittelee virkasuhteen. Virkasuhteessa olevaa kutsutaan jäljempänä virkamieheksi. Työsopimussuhteella tarkoitetaan työsopimuslain (320/1970) 1 :ssä tarkoitettua palvelussuhdetta. Työsopimussuhteessa olevaa kutsutaan jäljempänä työntekijäksi. Palvelussuhteen olemassaolo ja laatu ilmenevät yleensä nimittämiskirjasta taikka työsopimuksesta. Nimikirjaa ei pidetä henkilöistä, jotka eivät ole virka- tai työsopimussuhteessa valtioon. Siten nimikirjaa ei pidetä esimerkiksi henkilöistä, jotka täyttävät virastoissa muusta kuin virkasuhteesta johtuvaa julkisoikeudellista velvollisuutta. Näitä ovat esimerkiksi henkilöt, jotka työskentelevät asevelvollisina taikka työvelvollisina. Nimikirjaa ei myöskään pidetä henkilöistä, jotka olematta virkasuhteessa tai työsopimussuhteessa osallistuvat viraston tai laitoksen järjestämään koulutukseen. Näitä ovat yleensä mm. kadettikoulussa olevat kadetit ja poliisikokelaskurssilla olevat poliisikokelaat, jolleivät he koulutukseen mennessään ole valtion virassa. Jos virkamies tai työntekijä on siirtynyt väliaikaisesti toiseen valtion virastoon tai laitokseen virkasuhteeseen tai työsopimussuhteeseen saaden virkavapautta tai vapautusta virastaan tai tehtävästään, pidetään hänestä nimikirjaa myös toisessa virastossa, jollei seuraavassa luvussa (3.2.2) sanotusta muuta johdu. Tällaisessa tapauksessa virastojen tai laitosten on toimitettava toisilleen tiedot siirtymishetken jälkeen nimikirjoihin tehdyistä muutoksista. Nimikirjanotteen antaa pääsääntöisesti se virasto, johon virkamies tai työntekijä on siirtynyt. Määräaikaiseen virkasuhteeseen nimitetyistä tuntiopettajista, joilla on päätoimenluonteinen virkasuhde tai työsopimussuhde muussa valtion virastossa tai laitoksessa taikka kunnassa tai kuntayhtymässä, tarvitsee pitää nimikirjaa ainoastaan siinä yksikössä, jossa asianomaisen päätoimi on.

7 7 (52) Virkamiehet ja työntekijät, joista ei tarvitse pitää nimikirjaa Virasto tai laitos voi päättää, ettei nimikirjaa pidetä 1) virkamiehestä tai työntekijästä, jonka palvelussuhde ei yhdenjaksoisesti ole virastossa tai laitoksessa jatkunut vähintään kolmea kuukautta Nimikirjanpito aloitetaan välittömästi, jos nimittämiskirjan tai työsopimuksen mukaan palvelussuhde kestää vähintään kolme kuukautta. Palvelussuhteen koostuessa useista palvelussuhteista nimikirjanpito aloitetaan, kun palvelussuhde virastoon tai laitokseen on yhdenjaksoisesti jatkunut vähintään kolme kuukautta. Palvelussuhteen katsotaan jatkuvan yhdenjaksoisesti, vaikka se koostuisi eri virkasuhteista tai työsopimussuhteista, kunhan palvelussuhde ei katkea. 2) valtion palvelukseen virka- tai työsopimussuhteeseen ulkomailla otetuista ulkomaan kansalaisista Henkilö on otettu ulkomailla palvelukseen, jos työsopimuksesta tai nimittämiskirjasta ilmenevä toimipaikka on ulkomailla oleva yksikkö. Lähinnä kysymys on Suomen diplomaattisiin edustustoihin asemamaasta palkatusta työsopimussuhteisesta henkilökunnasta. Jos toimipaikka on Suomessa, pidetään henkilöstä nimikirjaa. 3) tunti- ja urakkapalkkaisista työntekijöistä Nimikirjanpidon piiriin kuuluminen määräytyy tässä tapauksessa palkkausperusteen mukaan. Jos työehtosopimuksen tai työsopimuksen mukaan kyse on tuntipalkkaisesta tai urakkapalkkaisesta tehtävästä, ei nimikirjaa tarvitse pitää. Virkamiehestä on kuitenkin pidettävä nimikirjaa palkkausperusteesta riippumatta, jos muuta poikkeusperustetta nimikirjanpitovelvollisuudesta ei ole. Nimikirjanpidon piiriin kuulumisen kannalta ei ole merkitystä sillä, miltä talousarvion momentilta palkkaus on maksettu. Seuraavista henkilöstöryhmistä ei myöskään tarvitse pitää nimikirjaa, jos virasto tai laitos niin päättää: 1) työllisyyslaissa (275/1987) tarkoitetuilla työllisyys- tai työmäärärahoilla valtion töihin palkatuista työntekijöistä tai virkamiehistä Työllisyysmäärärahoilla palkattuja ovat talousarviossa työministeriön hallinnonalan pääluokkaan osoitetuilla työllisyyden edistämiseen ja työttömyyden torjuntaan tarkoitetuilla määrä-

8 8 (52) rahoilla valtion palvelukseen palkatut työntekijät ja virkamiehet. Työmäärärahoilla palkattuja ovat työvirastojen käyttöön tarkoitetuilla valtion talousarviossa maa- ja vesirakennusinvestointeihin, talonrakennusinvestointeihin sekä korjaus- ja kunnossapitotöihin osoitetuilla määrärahoilla valtion palvelukseen palkatut työntekijät ja virkamiehet. Työvirastot on lueteltu työllisyysasetuksessa (1363/1997). Nimikirjaa ei tarvitse pitää työllisyys- tai työmäärärahoilla palkatuista, vaikka he olisivat kuukausipalkkaisia. Työkokeilussa tai -harjoittelussa oleva asiakas ei ole työ- tai muussa palvelussuhteessa kokeilu- tai harjoittelupaikan antavaan virastoon tai laitokseen. Näin ollen hänestä ei pidetä nimikirjaa. 2) virastoon tai laitokseen talousarviossa korkeakouluopiskelijoiden tai ammattikorkeakouluopiskelijoiden tai ammatillisessa peruskoulutuksessa opiskelevista opiskelijoiden harjoitteluun valtionhallinnossa myönnetyillä määrärahoilla palkatuista harjoittelijoista Tässä kohdassa tarkoitettu määräraha on esimerkiksi vuoden 2001 talousarviossa momentti (Yliopistojen toimintamenot). Virastoon harjoittelijoiksi otetuista opiskelijoista, joiden palkkaukseen osoitetaan määrärahaa tällaiselta momentilta, ei tarvitse pitää nimikirjaa. Jotta nimikirjaa ei tarvitse pitää edellä mainituista henkilöstöryhmistä, on asianomaisen viraston tai laitoksen tehtävä tätä koskeva nimenomainen päätös. Päätösvalta kuuluu sille virastolle tai laitokselle, jonka palveluksessa virkamies tai työntekijä on. 4 TIETOJEN TALLETTAMINEN NIMIKIRJAAN 4.1 Tietojenantovelvollisuus Virkamies ja työntekijä on nimikirjalain 5 :n 1 momentin mukaan velvollinen antamaan virastolle tai laitokselle nimikirjaan tehtäviä merkintöjä varten tarvittavat tiedot sekä ilmoittamaan niiden muuttumisesta. Tietojenantovelvollisuus koskee niitä tietoja, jotka nimikirjalain, nimikirja-asetuksen ja näiden soveltamismääräysten mukaan on talletettava nimikirjaan. Nimikirjaa pitävän viraston on huolehdittava siitä, että asianomaisen tullessa viraston tai laitoksen palvelukseen hänelle annetaan tieto nimikirjaan talletettavista tiedoista ja kehotetaan toimittamaan näitä koskevat selvitykset. Samalla viranomainen voi kertoa, mikä on ni-

9 9 (52) mikirja ja sen käyttötarkoitus sekä mihin nimikirjatietoja luovutetaan, samoin kuin rangaistustietojen merkitsemisestä nimikirjaan ja niiden luovuttamisesta. Virkamiehen tai työntekijän on osoitettava antamiensa tietojen paikkansapitävyys ensisijaisesti alkuperäisillä asiakirjoilla taikka niiden virallisesti oikeaksi todistetuilla jäljennöksillä. Osoittamisvelvollisuus ei ole tarpeen, milloin virastolla tai laitoksella on jo luotettavalla tavalla hankittu tieto asianomaisen ilmoittamasta seikasta. Alkuperäisten asiakirjojen ja niiden virallisesti oikeaksi todistettujen jäljennösten lisäksi tiedon paikkansapitävyys voidaan osoittaa muulla luotettavalla selvityksellä. Esimerkkinä tästä voidaan mainita tiedon antaminen viranomaisen toimesta teknisen käyttöyhteyden välityksellä julkisen luotettavuuden omaavasta rekisteristä. Tiedon todentamiseksi tarvittavan asiakirjan hankkiminen on ensisijaisesti asianomaisen virkamiehen tai työntekijän tehtävä. Asiakirjan voi kuitenkin hankkia myös viranomainen, milloin tämä on tarkoituksenmukaista. Viraston omista henkilörekistereistä hankkii tiedon yleensä asianomainen virasto. 4.2 Tietojen laatua koskevat periaatteet Virheettömyysvaatimus Henkilötietolain 9 :n mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä. Henkilötietolain 3 :ssä säädetään, mitä henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan. Sillä tarkoitetaan muun muassa henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista ja säilyttämistä. Virheettömyysvaatimus on nimikirjan osalta korostunutta, koska nimikirja on julkisen luotettavuuden omaava rekisteri, jota käytetään monien viranomaispäätösten tausta-aineistona. Nimikirjaan merkittävien rangaistustietojen tietolähteestä on nimikirjalain 5 :n 2 momentissa erityissäännös: rangaistustieto voidaan tallettaa nimikirjaan vain tuomioistuimen ilmoituksen perusteella. Tämä merkitsee sitä, että rangaistustieto voidaan tallettaa seuraavissa tapauksissa nimikirjaan: 1) kun tuomioistuin on sille erikseen säädetyn ilmoitusvelvollisuuden perusteella ilmoittanut virkamiehelle tai julkisyhteisön työntekijälle tuomitusta rangaistuksesta; 2) kun rangaistustieto talletetaan rikosrekisteristä virallisesti saadusta otteesta;

10 10 (52) 3) kun rangaistustieto talletetaan nimikirjaan toisessa nimikirjassa olevan merkinnän perusteella. Rangaistustietoa ei voida tallettaa nimikirjaan esimerkiksi pelkän suullisen ilmoituksen perusteella, vaikka ilmoituksen antaisi asianomainen virkamies tai työntekijä. Jos tuomio ei ole saanut lainvoimaa, on tästä tehtävä merkintä nimikirjaan Tiedon korjaaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan. Edellä sanottu merkitsee sitä, että nimikirjassa olevat tiedot on tarkistettava säännöllisesti. Tietojen tarkistamistapa on kunkin viraston tai laitoksen päätettävissä. Nimikirja-asetuksen 3 :ssä on annettu erityissäännökset rangaistustiedon ja virantoimituksesta pidättämistä koskevan tiedon oikaisemisesta. Rangaistustieto merkitään nimikirjaan, vaikka tuomio tai päätös ei olisi saanut lainvoimaa. Merkintä on saatettava vastaamaan muutoksenhaun johdosta annettua tuomiota tai päätöstä. Jos muutoksenhaun johdosta tuomittu tai määrätty rangaistus kumotaan, on rangaistustieto poistettava. Jos taas rangaistusta lievennetään tai muutetaan, rangaistustieto oikaistaan vastaamaan muutoksenhaun johdosta annettua tuomiota tai päätöstä. Oikaisu on tehtävä mahdollisimman nopeasti sen jälkeen, kun tieto muutoksenhakuelimen päätöksestä on saatu. Tiedon oikaisu voidaan tehdä vain tuomioistuimen ilmoituksen perusteella. Myös virantoimituksesta pidättäminen merkitään nimikirjaan, vaikka virantoimituksesta pidättämistä koskevaan päätökseen olisi haettu muutosta valtion virkamieslain 53 ja 54 :n nojalla. Nimikirjaasetuksen 3 :n 2 momentissa (muut. 1239/1995) säädetään virantoimituksesta pidättämistä koskevan merkinnän oikaisemisesta. Tieto virantoimituksesta pidättämisestä oikaistaan tämän säännöksen nojalla seuraavasti:

11 11 (52) Virantoimituksesta pidättämisen peruste: Oikaisu: I Virantoimituksesta pidättämistä koskevat päätökset Kaikki perusteet II Muut päätökset Irtisanomisaika on kulunut loppuun eikä päätös ole saanut lainvoimaa Heti irtisanomisen jälkeen, jos irtisanomisen perusteena oleva teko tai laiminlyönti osoittaa virkamiehen siinä määrin soveltumattomaksi tehtäväänsä, ettei virantoimitusta voida jatkaa tai jos virantoimituksen jatkuminen irtisanomisajan voi vaarantaa kansalaisen turvallisuuden. Virkamies on pantu viralta eikä päätös ole lainvoimainen Virkasuhde on purettu eikä päätös ole lainvoimainen Rikossyytteen ja sen edellyttämien tutkimusten ajaksi, jos näillä voi olla vaikutusta virkamiehen edellytyksiin hoitaa tehtäväänsä Kieltäytyminen terveydentilatarkastuksista Sairaus, joka olennaisesti haittaa virantoimitusta Merkintä poistetaan, jos virantoimituksesta pidättämistä koskeva päätös on muutoksenhaun johdosta (VVirkamL 53 ja 54 ) kumottu Merkintä poistetaan, jos irtisanomista koskeva päätös kumotaan Kuten edellinen kohta Merkintä poistetaan, jos viraltapanoa koskeva päätös on kumottu eikä asianomaisen ole todettu syyllistyneen tekoon tai laiminlyöntiin, joka on ollut viraltapanon perusteena. Jos rangaistusta on lievennetty tai jos se on kumottu vanhentumisen tai rikoslain 3 luvun perusteella, ei merkintää poisteta. Merkintä poistetaan, jos virkasuhteen purkamista koskeva päätös kumotaan Merkintä poistetaan, jos syytettä ei ole pantu vireille sen vuoksi, ettei asianomaisen ole todettu syyllistyneen rikokseen taikka asianomainen on vastaavasta syystä vapautettu syytteestä Ei poisteta Ei poisteta

12 12 (52) 5 NIMIKIRJAAN MERKITTÄVÄT TIEDOT Nimikirjaan merkitään tässä luvussa mainitut nimikirjalain 4 :n ja nimikirja-asetuksen 2 :n mukaiset tiedot. Vastaavat tiedot merkitään nimikirjanotteeseen, jollei tietoa luvussa 6 (Tietojen luovuttaminen) ilmenevin perustein jätetä merkitsemättä siihen. Henkilötunnus merkitään nimikirjanotteeseen kohdassa mainituissa tapauksissa. Tässä luvussa mainitut tietojen merkintäperusteet ovat sitovia. Nimikirjaa pitävä virasto tai laitos ei voi laajentaa tai supistaa nimikirjan tietosisältöä näiden merkintäperusteiden vastaisesti. Teknisluonteisia tietojen merkitsemistapaa koskevia muutoksia voidaan kuitenkin virastokohtaisesti tehdä, jos siihen on syytä. 5.1 Virasto tai laitos Se virasto tai laitos, jonka palveluksessa nimikirjanpidon piiriin kuuluva virkamies tai työntekijä on, merkitään nimikirjaan omana kohtanaan. Jos viraston tai laitoksen piiri- tai paikallishallinnon yksikkö tai muu yksikkö pitää itsenäisesti nimikirjaa yksikössä työskentelevästä henkilöstöstä, kohtaan merkitään asianomainen piiri- tai paikallishallinnon yksikkö. 5.2 Henkilötiedot Kohtaan merkitään henkilön sukunimi, etunimet ja väestötietoasetuksen (886/1993) mukainen henkilötunnus tai henkilötunnuksen puuttuessa syntymäaika. Jos henkilö ei ole Suomen kansalainen, henkilötunnuksen jälkeen merkitään henkilön kansalaisuus yksilöitynä. Jos kansalaisuutta ei ole, merkitään kansalaisuustiedoksi "kansalaisuudeton". Henkilön aikaisempia nimiä ei merkitä nimikirjaan. Jos asiakirjojen perusteella henkilön nimen kirjoitustavassa ilmenee epäselvyyttä, nimikirjanpitäjän tulee tarkistaa nimen oikea kirjoitustapa esimerkiksi väestörekisterin pitäjältä. 5.3 Viran nimi, määräaikaisen virkasuhteen nimike taikka ammatti- tai tehtävänimike Virkasuhteiset Kohtaan merkitään virkamiehestä sen viran nimi, jota virkamies hoitaa. Esimerkki ylitarkastaja Määräaikaiseen virkasuhteeseen nimitetystä virkamiehestä merkitään kohtaan vastaavasti määräaikaisen virkasuhteen nimike. Teh-

13 13 (52) tävän hoitotapa merkitään nimikkeen jälkeen käyttäen sanoja "määräaikainen virkasuhde". Esimerkki ylitarkastaja, määräaikainen virkasuhde Jos virkamies on asetettu omassa virassaan valtioneuvoston käytettäväksi, kohtaan merkitään viran nimen jälkeen "asetettu valtioneuvoston käytettäväksi". Viran nimen jälkeen voidaan merkitä tarvittaessa viran kulloinenkin palkkausperuste. Jos virka tai tehtävä on osa-aikainen (työaika tai työmäärä alittaa vastaavan kokoaikaisen viran tai tehtävän säännöllisen työajan), merkitään viran nimen tai määräaikaisen virkasuhteen nimikkeen eteen "osa-aikainen" tai lyhenne "oa" taikka näiden sijasta työaikajärjestely. Esimerkki oa toimistosihteeri A Työsopimussuhteiset Työsopimussuhteisen osalta kohtaan merkitään voimassa olevan työehtosopimuksen tai työsopimuksen mukainen ammatti- tai tehtävänimike. Nimikkeen eteen merkitään "työsopimussuhteinen" tai lyhenne "ts". Työsopimussuhteisen osalta ei merkitä palkkaustietoa. Esimerkki ts teleasentaja 5.4 Koulutus Virkamiehen tai työntekijän opintosuoritukset merkitään jäljempänä tarkemmin ilmenevällä tavalla nimikirjaan kohtaan Koulutus. Koulutustietoina merkitään peruskoulutus ammatillisissa oppilaitoksissa, ammatillisessa koulutuksessa ja korkeakouluissa suoritetut tutkinnot muut tutkinnot, pätevyys- ja kelpoisuustodistukset sekä opintosuoritukset korkeakouluissa valtion henkilöstökoulutus muu koulutus ulkomailla suoritettu edellä mainittua koulutusta (pl. henkilöstökoulutus) vastaava koulutus Koulutustiedot voidaan merkitä kohtaan aikajärjestyksessä tai ryhmitellä ne edellä sanottuihin kokonaisuuksiin aika- tai muuhun järjestykseen.

14 14 (52) Peruskoulutus Peruskoulutustietoihin merkitään kansakoulun, kansalaiskoulun, keskikoulun, peruskoulun tai perusopetuksen oppimäärän suorittaminen tai ylioppilastutkinto taikka lukion oppimäärä ilman ylioppilastutkintoa. Lisäksi merkitään kieli, jolla koulutus on saatu ja ylioppilastutkinto suoritettu sekä oppimäärän tai tutkinnon suorituspäivä. Kohtaan voidaan harkinnan mukaan merkitä myös oppilaitos, jossa oppimäärä tai tutkinto on suoritettu. Henkilön peruskoulutukseksi merkitään luetelluista vaihtoehdoista korkein loppuunsuoritettu oppimäärä tai tutkinto. Keskeneräisiä suorituksia ei merkitä. Jos virkamies tai työntekijä suorittaa merkittyä opintosuoritusta korkeamman oppimäärän, aikaisempaa suoritusta koskeva merkintä poistetaan nimikirjasta. Perusopetuksen yhden lukuvuoden kestävää lisäopetusta ( 10- luokka ) ei merkitä nimikirjaan. Kieli, jolla koulutus on saatu, tarkoittaa kieltä, jossa asianomainen on päästötodistuksessa saanut hyväksyttävän arvosanan äidinkielenä luetussa suomen tai ruotsin kielessä. Edellä sanotun kielen lisäksi merkitään kieli, jolla asianomainen on suorittanut ylioppilastutkinnossa hyväksytyn kokeen äidinkielessä, jos koe on suoritettu toisella kielellä kuin päästötodistukseen merkitty äidinkieli. Esim. peruskoulu, suomi, perusopetuksen oppimäärä, suomi, Ammatillisissa oppilaitoksissa, ammatillisessa koulutuksessa ja korkeakouluissa suoritetut tutkinnot Peruskoulutusta koskevien tietojen jälkeen merkitään ammatillisissa oppilaitoksissa suoritetut tutkinnot, ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (630/1998) mukaan suoritetut perustutkinnot ja ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetun lain (631/1999) mukaan suoritetut ammatilliset perustutkinnot, ammatti- ja erikoisammattitutkinnot sekä korkeakouluissa suoritetut tutkinnot. Tutkinnon nimen lisäksi merkitään yliopisto, korkeakoulu tai ammattikorkeakoulu, jossa tutkinto on suoritettu, kieli, jolla korkeakoulututkintoon vaadittava kypsyysnäyte on suoritettu sekä tutkinnon suorituspäivä. Myös koulutukseen liittyvä arvo, esim. maisterin arvo merkitään tutkinnon yhteyteen, vaikka arvoja varten on erillinen kohtansa. Arvoa, jota ei saa pelkästään tutkinnon perusteella, esim. varatuomarin arvo, ei merkitä Koulutus-kohtaan. Ammatillisissa oppilaitoksissa suoritetut tutkinnot merkitään määräyksen (26/95) mukaisesti.

15 15 (52) Ammatillisessa koulutuksessa suoritetut tutkinnot Koululainsäädäntö uudistui vuoden 1999 alusta. Uudistus tulee voimaan asteittain. Ammatilliset perustutkinnot voidaan suorittaa ammatillisena peruskoulutuksena tai näyttötutkintoina. Ammatillisena peruskoulutuksena järjestettävässä koulutuksessa todistuksen antaa koulutuksen järjestäjä. Näyttötutkinnoissa tutkintotodistuksen antaa tutkintotoimikunta. Ammatti- ja erikoisammattitutkinnot suoritetaan näyttötutkintoina ja tutkintotodistuksen antaa tutkintotoimikunta. Kohtaan merkitään tutkinto ja mahdollinen erikoistumista osoittava suuntautuminen tai koulutusohjelma sekä tutkintonimike. Esimerkkejä ammatillisista perustutkinnoista puutarhatalouden perustutkinto, puutarhuri sosiaali- ja terveysalan perustutkinto, ensihoidon koulutusohjelma, lähihoitaja Esimerkkejä ammatti- ja erikoisammattitutkinnoista Viljelypuutarhurin ammattitutkinto Floristimestarin erikoisammattitutkinto Kirvesmiehen ammattitutkinto Kirvesmiehen erikoisammattitutkinto Esimerkkejä aiemman järjestelmän mukaisista koulu-, opisto- ja ammatillisen korkea-asteen tutkinnoista puutarhatalouden perustutkinto, puutarhuri hortonomi rakennusalan perustutkinto teknikko, rakennusala insinööri, rakennusala sosiaali- ja terveysalan perustutkinto, lähihoitaja sairaanhoitaja, lasten sairaanhoito kätilö Korkeakouluissa suoritetut tutkinnot Korkeakoulututkintojen järjestelmästä annetussa asetuksessa (464/1998) säädetään korkeakoulututkinnoista. Korkeakoulututkinnot merkitään asetuksen mukaisilla, tutkintotodistuksista ilmenevillä nimillä esimerkiksi seuraavasti: verovirkamiestutkinto oikeustieteen kandidaatin tutkinto upseerin tutkinto filosofian maisterin tutkinto liiketalouden ammattikorkeakoulututkinto Kun on kysymys alemmasta korkeakoulututkinnosta, tutkinnon nimen jälkeen lisätään sanat alempi korkeakoulututkinto.

16 16 (52) Esimerkki Hallintotieteiden kandidaatin tutkinto, alempi korkeakoulututkinto Jos tutkinnossa on pääaine, joka ilmenee tutkintotodistuksesta, se merkitään tutkinnon nimen jälkeen. Ylemmän korkeakoulututkinnon pääaine on se, jossa syventävät opinnot tai laudatur-arvosana on suoritettu ja tutkielma laadittu. Kaikissa tutkinnoissa ei pääainetta ole. Esim. aikaisemmin voimassa olleen Helsingin yliopiston oikeustieteellisen tiedekunnan tutkinnoista annetun asetuksen (164/1963) mukaiseen oikeustieteen kandidaatin tutkintoon ei sisälly pääainetta. Vanhoihin nimikirjoihin sisältyvien tutkintojen osalta ei tarvitse merkitä pääainetta, jos tiedon hankkiminen on hankalaa. Esimerkkejä korkeakoulututkinnon ja pääaineen merkitsemisestä: filosofian kandidaatin tutkinto, arkeologia filosofian lisensiaatin tutkinto, matematiikka filosofian tohtorin tutkinto, fysiikka agronomin tutkinto, puutarhatiede diplomi-insinöörin tutkinto, koneenrakennus kauppatieteiden kandidaatin tutkinto, tilastotiede kauppatieteiden lisensiaatin tutkinto, tilastotiede oikeustieteen tohtorin tutkinto Koulutustieto merkitään kokonaisuudessaan seuraavasti: Filosofian kandidaatin tutkinto, filosofia Helsingin yliopisto, suomi, filosofian maisteri, Yhteiskuntatieteiden kandidaatin tutkinto, alempi korkeakoulututkinto,sosiologia Jyväskylän yliopisto, suomi, Tekniikan ammattikorkeakoulututkinto, insinööri (AMK), rakennustekniikan koulutusohjelma Hämeen ammattikorkeakoulu, suomi, Jos henkilö on laatinut väitöskirjan, joka on hyväksytty, mutta ei ole vielä suorittanut tohtorin tutkintoa, hänen suorittamansa ylimmän korkeakoulututkinnon jälkeen tehdään merkintä väitöskirjan hyväksymisestä, väitöskirjan hyväksynyt oppilaitos ja hyväksymispäivä. Sitten kun tohtorin tutkinto on suoritettu, väitöskirjaa koskevat merkinnät poistetaan ja niiden tilalle merkitään tohtorin tutkinto, yliopisto tai korkeakoulu, jossa se on suoritettu, ja tutkinnon suorittamispäivä.

17 17 (52) Ennen 1970-luvulla annettujen tutkintoasetusten voimaantuloa ei suoritettu tohtorin tutkintoja vaan tohtorin arvoon oikeuttavat opinnäytteet. Väitöskirjan hyväksymisen jälkeen opinnäytteet suorittanut sai tohtorin arvon. Niiden tohtoreiden osalta, jotka eivät ole suorittaneet tohtorin tutkintoa, tohtorin arvo merkitään nimikirjassa aina kohtaan koulutus. Esimerkki Filosofian tohtori Helsingin yliopisto, suomi, Muut tutkinnot, pätevyys- ja kelpoisuustodistukset sekä opintosuoritukset korkeakouluissa Edellä kohdassa selostettujen tutkintojen jälkeen merkitään muut kuin ammatillisissa oppilaitoksissa, ammatillisessa koulutuksessa tai korkeakouluissa suoritetut tutkinnot, pätevyys- ja kelpoisuustodistukset sekä opintosuoritukset korkeakouluissa, jotka lain tai asetuksen mukaan vaaditaan kelpoisuusvaatimuksena valtion virkaan tai tehtävään. Korkeakouluissa suoritetuilla opintosuorituksilla tarkoitetaan myös yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa suoritettuja opintosuorituksia eli jos lain tai asetuksen mukaan kelpoisuusvaatimuksena on yliopistossa tai ammattikorkeakoulussa suoritettu opintosuoritus, merkitään se myös tähän kohtaan. Kohtaan merkitään tutkinnon, pätevyys- tai kelpoisuustodistuksen taikka opintosuorituksen lisäksi asianomainen oppilaitos tai koulutuksen muu antaja ja suorituspäivä. Nimikirjaan merkitään siis vain ne tutkinnot, pätevyys- ja kelpoisuustodistukset sekä opintosuoritukset tietyssä oppiaineessa, jotka kulloinkin vaaditaan kelpoisuusvaatimuksena sen viraston tai laitoksen virkaan tai tehtävään, jossa asianomainen virkamies tai työntekijä on. Kelpoisuusvaatimuksen tulee olla laissa tai asetuksessa säädetty ja sen tulee olla tutkinnon, todistuksen tai opintosuorituksen nimellä yksilöity. Esimerkkejä: vankeinhoitotutkinto, Vankeinhoidon koulutuskeskus opistoupseerin tutkinto, Maanpuolustusopisto rajavartija, Rajakoulu poliisin perustutkinto, Poliisikoulu Kelpoisuusvaatimukseksi asetettu korkeakoulun opintosuoritus tietyssä oppiaineessa merkitään seuraavasti: Psykologia, syventävät opinnot Helsingin yliopisto,

18 18 (52) Huomattava valtion henkilöstökoulutus Kohtaan merkitään vähintään 50 opetustuntia kestävä valtion henkilöstökoulutus. Koulutuksen ei tarvitse olla yhdenjaksoista. Se voi koostua eripituisista jaksoista, jotka yhdessä muodostavat tietyn kurssin, koulutusohjelman tai muun kokonaisuuden. Kohtaan merkitään kurssin tai koulutusohjelman nimi, koulutuksen kesto opetustunteina, koulutuksen antaja ja koulutuksen suorituspäivä. Koulutuksen kesto voidaan merkitä myös opetuspäivinä, jos on selvitetty koulutukseen sisältyneen vähintään 50 opetustuntia. Koulutuksen suorituspäivä on kurssin tai koulutusohjelman suorittamisesta annetun todistuksen antamispäivä. Esimerkki: Hallintotoiminnan koulutusohjelma, 160 opetustuntia Valtionhallinnon kehittämiskeskus, Muu koulutus Kohtaan merkitään vähintään 180 opetustuntia kestänyt edellä mainitsematon muu koulutus. Koulutus voidaan merkitä myös opintopäivinä, jos sen on selvitetty kestäneen 180 opetustuntia. Koulutuksen ei tarvitse olla yhdenjaksoista, mutta sen tulee muodostaa tietty kurssi, koulutusohjelma tai muu kokonaisuus. Kohtaan ei merkitä yksittäisiä, toisistaan erillisiä kursseja, joiden kesto yhteensä on 180 opetustuntia. Koulutus voi olla kotimaassa tai ulkomailla hankittua. Kohtaan voidaan merkitä esim. yksityisen työnantajan järjestämä tai antama henkilöstökoulutus tai virkamiehen tai työntekijän omaaloitteisesti vapaa-aikanaan hankkima koulutus. Merkintätiedon tulee sisältää ao. kurssin tai koulutusohjelman nimi, kesto opetustunteina/päivinä, koulutuksen antaja ja suorituspäivä. Tähän kohtaan ei merkitä tutkintoja, opintosuorituksia tai todistuksia kohtiin luettavista seikoista. Siten tähän kohtaan ei voi merkitä esimerkiksi korkeakoulututkintoon sisältyviä arvosanoja taikka korkeakoulussa suoritettuja yksittäisiä opinnäytteitä, keskenjäänyttä peruskoulutusta tai ammatillista koulutusta taikka näiden tutkintojen yksittäisiä opintosuorituksia eikä jäljempänä kohdassa tarkoitettuja ulkomailla suoritettuja tutkintoja Ulkomailla suoritetut tutkinnot Ulkomailla suoritetusta koulutuksesta merkitään nimikirjaan ulkomailla suoritetut peruskoulutukseen luettavat tutkinnot (kohta 5.4.1), ammattitutkinnot ja korkeakoulututkinnot (kohta 5.4.2), kelpoisuusvaatimuksena olevat tutkinnot ja pätevyystodistukset ym. (kohta

19 19 (52) 5.4.3) sekä muu koulutus (kohta 5.4.5). Lisäksi merkitään ulkomailla suoritettujen korkeakouluopintojen rinnastamisesta Suomessa suoritettaviin korkeakouluopintoihin annettu rinnastamispäätös. Ulkomaiset opintosuoritukset merkitään noudattaen kotimaisten tutkintojen kohdalla selostettuja merkintätapoja. Tarvittaessa asianomaisen tulee esittää nimikirjanpitäjälle virallinen käännös ulkomaisesta tutkintotodistuksesta. Peruskoulutukseen luettavista tutkinnoista merkitään korkein loppuunsuoritettu tutkinto. Ulkomailla suoritetuista tutkinnoista merkitään tutkinnon vieraskielinen nimi tai suomennos (jos sellainen on), mahdollinen pääaine korkeakoulututkinnon osalta, oppilaitoksen nimi, maan nimi ja suorituspäivä. Ulkomailla suoritettujen korkeakouluopintojen tuottamasta virkakelpoisuudesta annetun lain (531/1986, muutt. 418/1997) ja Euroopan yhteisön yleisen tutkintojen tunnustamisjärjestelmän voimaanpanosta annetun lain (1597/1992, muutt. 419/1997) mukainen opetushallituksen (aikaisemmin opetusministeriön) rinnastamispäätös merkitään asianomaista ulkomaista korkeakoulututkintoa tai opintosuoritusta koskevan merkinnän jälkeen. Merkinnästä tulee ilmetä opetushallituksen rinnastamispäätös, päätöksen antamispäivä, ulkomailla suoritettu korkeakoulututkinto ja se Suomessa suoritettava korkeakoulututkinto, johon ulkomainen tutkinto on rinnastettu tai mihin suomalaiseen tutkintotasoon ulkomainen tutkinto on rinnastettu. Jos rinnastamispäätös koskee ulkomailla suoritettua korkeakoulun opintosuoritusta, kohtaan merkitään kyseinen ulkomainen opintosuoritus ja se Suomessa tietyllä alalla tai tietyillä aloilla sekä tietyn laajuisena suoritettava korkeakoulun opintosuoritus, johon ulkomainen opintosuoritus on rinnastettu. Esimerkkejä Maisterin tutkinto, oppialana suomalainen filologia Poznanin Adam Mickiewiczin yliopisto, Puola, tutkinto rinnastettu filosofian kandidaatin tutkintoon, opetusministeriön päätös, Socionomexamen, Förvaltningslinjen Umeå universitet, Ruotsi, tutkintotodistus tuottaa kelpoisuuden virkaan tai tehtävään, jonka kelpoisuusvaatimuksena on alempi korkeakoulututkinto, opetushallituksen päätös,

20 20 (52) 5.5 Kielitaito Kielitaitoa kuvaavina tietoina merkitään nimikirjaan: 1. suomen ja ruotsin kielen taidon osoittamisesta annetussa asetuksessa (442/1987) tarkoitetut - kielitutkinnot (3-9 ) - korvaavat kielikokeet (13 1 mom, 14 1 mom, ja 19 1 mom.) - approbatur, cum laude approbatur ja laudatur - arvosanat ja niitä vastaavat opintosuoritukset (13 2 ja 3 mom. ja 14 2 ja 3 mom.) - kieliopinnot (14 a, 1329/1994) Merkintä kielitaidosta tulee tehdä siten, että siitä ilmenee suomen ja ruotsin kielen taidon osoittamisesta annetun asetuksen (jäljempänä kielitaitoasetus) vaatimalla tarkkuudella virkamiehen osoittama kielitaito sekä tutkinnon suorituspäivä. Myös kokeessa saatu arvosana merkitään. Merkintä kielitutkinnoista tehdään esimerkiksi seuraavasti: Suomen kielen täydellinen hallitseminen Valtion kielitutkintolautakunta, Ruotsin kielen suullinen ja kirjallinen taito, arvosana hyvä Valtion kielitutkintolautakunnan jäsen, Suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito, arvosana tyydyttävä Valtion kielitutkintolautakunnan lainoppinut jäsen, Kyky ymmärtää ruotsin kieltä, arvosana tyydyttävä Valtion kielitutkintolautakunnan apujäsen, Kielitaitoasetuksen 13 :n 1, 14 :n 1 ja 19 :n 1 momenteissa tarkoitettu korkeakoulun perustutkintoon sisältyvä kielikoe, joka korvaa suomen tai ruotsin kielen tyydyttävää suullista ja kirjallista taitoa osoittavan todistuksen, merkitään seuraavasti: Korkeakoulututkintoon sisältyvä kielikoe suomen kielessä, arvosana tyydyttävä, Helsingin yliopisto, Jos kielikokeen suorituspäivä ei ilmene tutkintotodistuksesta, suorituspäiväksi merkitään korkeakoulututkinnon suorituspäivä. Kielitaitoasetuksen 13 ja 14 :n 2 momenteissa tarkoitetut opinnot ja arvosanat, jotka korvaavat suomen/ruotsin kielen hyvää suullista ja