Sosiaalisen median tiedottajakurssi 9/2011-2/2012, Otavan opisto. Reflektointi/Näyttötyöprojekti/Seija Knuutila

Transkriptio

1 Reflektointi/Näyttötyöprojekti/Seija Knuutila

2 ANALYSOINTI/TAVOTTEIDEN ONNISTUMINEN: Seuraavassa reflektoin näyttöprojektiani eli arvioin toteutustani sekä suhteessa itselleni tämän koulutuksen osalta asettamiin tavotteisiin että tämän kurssin opetussuunnitelmassa asetettuihin tavotteisiin. Päätavotteinani tällä sosiaalisen median tiedottaja - kurssilla olivat oppia sisällön tuottamista sekä saada tietoja ja taitoja tulevaisuuteen valmistautumisessa. HANKKEEN SUUNNITTELU & HANKKEEN HYVÄKSYNTÄPROSESSIEN LÄPIVIENTI Näyttötyöni toteutui itse asiassa melko lyhyellä aikataululla, joten en ehtinyt tehdä mitään syvällisiä, yksityiskohtaisia ja aikataulutettuja suunnitelmia siitä, miten tulen hyödyntämään sosiaalista mediaa työni etenemisen eri toteutusvaiheissa. Jouduin siis luomaan toimintastrategiani ja sosiaalisen median hyödyntämisen strategiat extempore-periaatteella prosessin etenemisen myötä. Sosiaalisen median tiedottaja - kurssin samanaikaisuus tämän työelämäni todellisen tilanteen eli projektityöstön kanssa oikeastaan sai aikaan luovan ja innostuneen toteutuksen ja eri ongelmatilanteissa tavotteeni oli tilanteen mukaan ottaa käyttöön sosiaalisen median tarjoamia ratkaisuja. Samalla oli toki huomioitava, että yritän viedä uutta asiaa eli sosiaalista

3 mediaa kohderyhmille, jotka vielä elävät täysin sähköpostiaikakautta ja joiden älykännykät eivät tweettauksissa kulu! Toisin sanoen oli edettävä pienin askelin ja oltava esimerkkinä siitä, miten näitä asioita meilläkin tulevaisuudessa voidaan toteuttaa. Toisaalta pitää myös ottaa huomioon, että pystyin tuomaan jotakin uutta perinteiseen hankesuunnittelukuvioon, joissa raamit ovat melko tarkkaan määriteltyjä must-juttuja : On olemassa tietyt EU-rakenne- rahastojen asettamat puitteet, on täytettävä tietyn kaavan mukaisesti tietyt lomakkeet & maaseuturahaston puolella ei ole laisinkaan olemassa sähköistä järjestelmää kuten ESR-puolen EURA-järjestelmä on, vaan on toimittava perinteisessä paperipohjaisessa kulttuurissa. Kestävän kehityksen tavoitteeksi toki voidaan kirjata paperittomuus, vaikkei sitä itse hankebyrokratiassa pystykään toteuttamaan. Ensinnäkin hankesuunnittelun eri vaiheiden kuvaaminen blogina oli onnistunut menetelmä, jolla saatoin tiedottaa tämän työn taustasta ja oikeastaan itse koko ideastakin sekä oman organisaationi johdolle/rahoituksesta päättäville, rahoittajaviranomaisen edustajalle/lapin ELY-keskus ja yhteistyökumppanille/ -kumppaneille. Lähdin blogi edellä liikkeelle ja vasta sen jälkeen otin yhteiskirjoittamisen mahdollistavan GoogleDocs-alustan käyttöön. Blogi toimi hyvin verkkoympäristönä, jossa kuvataan hankesuunnittelun eri vaiheita ja prosesseja. Blogspot-blogi-ympäristö taipui mielestäni erinomaisesti toteuttamaan hankesuunnittelun eri puolia eli perinteiset blogaukset/ aikajärjestys ja lisäksi sivu-toiminnot, joilla saattoi keskittyä syvällisemmin ja laajemmin tiettyyn sisältöalueeseen. Blogisivut tulevatkin olemaan hyödyksi myös hankkeen toteutusvaiheessa (mikäli rahoitus järjestyy). Linkitykset toimivat myös erinomaisesti ja tuovat valtavan määrän lisätietoa samaan ympäristöön. Hankesuunnittelu-blogini idea ei ollut perinteinen blogi-maailma vakituisine lukijoineen, RSS-syötteineen ja kävijämäärämittareineen, vaan tavoite oli esitellä työni kohderyhmälle uusi tapa toimia eli hanke-esittelyn voikin tehdä avoimesti ja verkossa ja sitä verkko-osoitetta voi lähettää vaikkapa

4 sähköpostin liitteenä haluamilleen tahoille tiedoksi. Työyhteissössäni samoin kuin yhteistyökumppaneidemme työyhteisöissä eletään vielä perinteistä sähköpostikulttuuria, sosiaalisen median välineitä ja ympäristöjä ei meillä ole yleisesti otettu käyttöön lukuun ottamatta oppilaitoksemme ja yhteistyöorganisaation Facebook-sivuja. Toisaalta tavoitteeni olikin, että blogi muodostaa tavallaan sen kotipesän, mihin kaikki tämän hankesuunnittelun aikana verkosta löytynyt materiaali on linkitetty. Kunhan rahoitus järjestyy, on olemassa taustamateriaali, josta on hyvä lähteä liikkeelle. Blogin etusivu on siis tavallaan staattinen sivu, josta heti löytyy hankkeen ensimmäiset tiedotteet. Nämä tiedotteet olen laatinut käyttäen hyväksi sosiaalisen median työvälineitä Prezi-esitys ja Audioboo-äänitiedote ja upottanut tiedotteet blogin etusivulle. Hankkeen muut sivut muodostavat tavallaan arkiston hankkeen sisällön aihealueista/taustamateriaaleista ja linkkilistat muodostavat tavallaan näiden aihealueiden kirjaston. Blogi on siis kokonaisuus, jota voimme hyödyntää kun saamme rahoituksen. Blogi-osoitteen lähetin Lapin ammattiopiston johtoryhmän sihteerille, joka liitti blogi-osoitteen johtoryhmäkokouksen esityslistaan ja sen julkaistiin organisaatiomme kotisivuilla johturyhmäkansiossa. Tosin en oikein usko, että kiireiset johtajamme (johtoryhmä koostuu rehtoristamme ja toimialajohtajistamme) ehtivät blogiani perusteellisesti läpikäydä, mutta haimme lupaa lähteä kehittämään sähköisen poro-oppimaailmaa ja haimme lupaa, että oppilaitoksemme sijoittaa tähän rahaa (laskut on aina maksettava etukäteen ja vasta jälkikäteen haetaan rahoittajalta maksatushakemuksen kautta ko. summat). Sen vuoksi blogi Prezi- ja Audioboo-upotuksineen ja linkkilistoineen oli mielestäni sellainen käytännön osoitus, että meillä on jo osaamista näissä asioissa ja olemme todellakin tämän kehittämistyön tasolla ja tuomassa uutta osaamista, tietoa ja taitoa organisaatioomme. Blogin hyödyntäminen: - Lähettäminen sähköpostitse linkki yhteistyökumppanille - Lähettäminen sähköpostitse linkki rahoittajan edustajalle (Ylläksellä Face-toface-tilanteessa kehui tutustuneensa blogiin) - Lähettämällä linkki johturyhmän sihteerille joka vei blogi-osoitteen johtoryhmäkokouksen asialistalle ja organisaatiomme kotisivuille/johtoryhmä-

5 kansioon. HANKESUUNNITELMAN & HANKEHAKEMUSTEN KIRJOITTAMINEN Hankesuunnitelma kirjoitettiin GoogleDocs-asiakirjana eli yhteiskirjoittamisen mahdollistavalla verkkoalustalla. Tätä en käytännössä saanut toimimaan niin, että yhteistyökumppanini olisi tavallaan uskaltanut mennä sotkemaan minun kirjoitustani, kuten hän asian minulle ilmaisi. Hän kylläkin kokeili ja ymmärsi itsekin heti, että voi vaikkapa vain eri värisellä fontilla tekstiään kirjoittaa. Mutta tähän hän ei vielä ryhtynyt, vaan halusi perinteisesti puhumalla tuoda omia mielipiteitään esille. TIEDOTUS Prezi-esitystä en ole pystynyt hyödyntämään hanketiedotuksen saralla ja luulen, että syynä on se, että Prezistä puuttuu ääni! Verkkokirjoittamisen opeista olisi tässä yhteydessä pitänyt ottaa enemmän opikseen eli minun olisi pitänyt kiinnittää paljon enemmän huomiota Prezin sisältöön eli miten sisältö aukenee heti alusta alkaen esitystä mahdollisesti seuraavalle henkilölle. Prezi-tiedotteeseen verrattuna paljon paremmin on toiminut Audioboosovelluksella laatimani lyhyt äänitiedote eli Hissipuhe : mitä, missä, milloin, mitä maksaa ja kuka on yhteistyökumppani. Hankesuunnitelman hyväksymis-/etenemisprosessi on organisaatiossamme pitkä. Toimialajohtajamme antaa ensin luvan suunnitteluun, mutta hänen on esiteltävä hankeidea johtoryhmälle. Jotta sain asiani hänelle lyhyesti esitettyä, hyödynsin Audioboota. Tässä kohdin otin myös ipadin käyttöön eli 1 min 46 sekuntia ja hän oli kuunnellut äänitiedotteen, kiireiselle miehelle tämä riitti, lisäksi hänellä ja muillakin oli etukäteen lähetetty blogi-osoite ja tietysti paperiversiona hankeehdotus Rekku-projektinhallintajärjestelmästämme. Audioboo joutui tosi koetukseen, kun yritin saada kuntayhtymämme johtajana allekirjoituksen hankehakemukseemme. Eli Lapin ammattiopiston johtoryhmä hyväksyi kokouksessaan hankesuunnitelmamme, mutta sen jälkeen onkin sitten vastassa seuraava porras eli Rovaniemen koulutuskuntayhtymän johtaja allekirjoittaa kaikki hankehakemukset. Yritin johtajan sihteerin kautta saada

6 varattua aikaa johtajamme tapaamista/tätä allekirjoitusta varten ja sihteeri kertoi minulle, että johtaja ei nykyään allekirjoita yhtään hakemusta ilman, että hanke esitellään hänelle ensin. Seuraava vapaa ajankohta johtajamme kalenterissa oli reilun viikon päästä. Jätin kuitenkin allekirjoitettavat hankepaperit johtajamme sihteerille ja omalle kustannuspaikalle päästessäni keksin, että lähetän Audioboo-hissipuheeni johtajallemme. Kiireisille johtajille on kuitenkin turhaa suoraan lähettää sähköpostiin mitään vaan toimin taas hänen sihteerinsä kautta. Lähetin sähköpostin, jossa linkki audioboohon ja kerroin, että äänitiedoston kuunteleminen (tarvitsee tietysti kauttimet) kestää 1 minuutti 46 sekuntia. Johtajamme oli allekirjoittanut hakemuksen samana päivänä ilma tapaamistamme. Lähin esimieheni koulutuspäällikkö oli projektista tietoinen mutta sisällön suhteen hän tavallaan oli jäänyt paitsioon. Päätin, että hänenkin on hyvä tietää, mikä on iporo. Nyt otin käyttöön iphonen ja taas kuunneltiin lyhyt hissipuhe eli Audioboo-tiedote. Kaikilla on nykyään kiire, joten lyhyt äänitiedosto, jonka sisällön olen itse tarkoin miettinyt, on todellakin toimiva ratkaisu. Äänitiedoston editointia emme olleet sosiaalisen median tiedottaja-kurssilla vielä ollenkaan opiskelleet, mutta olenkin oppinut että sisältö on tärkein. Ja tässä yhteydessä sen voin kyllä allekirjoittaa. Äänitiedoston jossakin vaiheessa puheeni vähän takeltelee, mutta se ei ole ollut haitaksi: Sanoma on mennyt perille ja projektihakemus on edennyt. Sosiaalisen median tiedottaja-kurssin aikana sisäistin laitteisiin/tekniikkaan liittyen, että ei lähdetä tekniikka edelle liikkeelle. Sisäistämäni oppi vaikutti myös näyttötyöhöni, sillä esiselvityshankkeemme työnimi oli alun perin ipadhanke: Tällä hetkellä en ole laisinkaan varma, mikä mobiililaite tullaan aikanaan valitsemaan hankkeemme toteutusvaiheessa. ipadia olen näyttöproejtini toteutuksessa käyttänyt onnistuneesti tiedottamiseen. Laitteen uutuudenviehätys herättää uteliaisuutta ja näin sanoman esittäminen uutta tekniikkaa hyödyntäen onnistuu. Alunperin onnistuin hyvin äänitiedoston soittamisessa yhdelle henkilölle. Hankittuani ipadiin kauttimet, olen pystynyt tiedottamaan hankkeesta ryhmällein eli nykyisen hankkeemme ohjausryhmälle, jonka jäsenistä osan halaumme tulevan hankkeemme sekä ohjausryhmään että

7 asiantuntijaryhmiin työskentelemään. OMAN ORGANISAATION & YHTEISTYÖTAHOJEN/SIDOSRYHMIEN VALMENTAMINEN PIENIN ASKELIN TULEVAISUUTEEN Näyttötyöni iporo toteutuessaan (eli jos saamme rahoituksen) tulee keskittymään juuri tähän osa-alueeseen, onhan iporo-esiselvityshankkeemme mottokin Tulevaisuuden ja tulevaisuuteen näkeminen. Hankesuunnittelu-blogi muodostaa jo pohjan, jonne olen kerännyt linkkejä helpottamaan hankkeen toteuttamista. Jatkan kaiken aikaa sopivien linkkien keräämistä käyttäen Delicious- ja Evernote-palveluja. Näyttötyöni toteutus osoitti sen, että kykenen käyttämään sosiaalista mediaa tarkoituksenmukaisesti todellisissa tilanteissa ja osaan hyötykäyttää erilaisia sosiaalisen median tarjoamia työkaluja ja sovelluksia päämäärätavoitteisesti. Näyttöprojektini aikana kykenin soveltamaan sosiaalisen median tarjoamia mahdollisuuksia haluamani lopputuloksen aikaansaamiseksi ja vähitellen pienin askelin aloitin sosiaalisen median uudenlaisen mallin ujuttamisen organisaatioomme ja myös yhteiskumppaniemme organisaatioihin.