CA Clarity PPM. PMO Accelerator -tuoteopas. Julkaisu

Transkriptio

1 CA Clarity PPM PMO Accelerator -tuoteopas Julkaisu

2 Tämä dokumentaatio, joka sisältää sulautettuja ohjejärjestelmiä ja sähköisesti jaettuja aineistoja (jäljempänä Dokumentaatio ), on vain informointitarkoituksiin, ja CA voi muuttaa sitä tai poistaa sen milloin tahansa. Dokumentaatio on CA:n omistamaa tietoa, jonka kopiointi, siirtäminen, jäljentäminen, julkistaminen, muuttaminen tai monistaminen kokonaan tai osittain on kiellettyä ilman CA:n etukäteen antamaa kirjallista suostumusta. Jos olet Dokumentaatiossa mainitun ohjelmistotuotteen tai ohjelmistotuotteiden käyttöoikeuden haltija, voit tulostaa tai muulla tavalla tuottaa Dokumentaatiosta kohtuullisen määrän kopioita itsesi ja yrityksesi työntekijöiden sisäiseen käyttöön kyseiseen ohjelmistoon liittyen edellyttäen, että kaikki CA:n tekijänoikeusilmoitukset ja merkinnät lisätään jokaiseen kopioon. Oikeus tulostaa tai muulla tavalla tuottaa kopioita Dokumentaatiosta rajoittuu tällaisen ohjelmiston käyttöoikeuden voimassaoloaikaan. Käyttöoikeuden päättyessä mistä tahansa syystä, käyttäjän tulee vahvistaa CA:lle kirjallisesti, että kaikki Dokumentaation kopiot ja osittaiset kopiot on palautettu CA:lle tai hävitetty. SOVELLETTAVAN LAIN SALLIMASSA LAAJUUDESSA CA TARJOAA TÄMÄN DOKUMENTAATION SELLAISENA KUIN SE ON EHDOIN, ILMAN MINKÄÄNLAISTA TAKUUTA, MUKAAN LUKIEN RAJOITUKSETTA KAIKKI OLETETUT TAKUUT SOVELTUVUUDESTA SELLAISEEN TARKOITUKSEEN, JOHON VASTAAVAA DOKUMENTAATIOTA YLEENSÄ KÄYTETÄÄN, SOVELTUVUUDESTA ERITYISEEN KÄYTTÖTARKOITUKSEEN TAI OIKEUKSIEN LOUKKAAMATTOMUUDESTA. CA EI MISSÄÄN TAPAUKSESSA OLE VASTUUSSA KÄYTTÄJÄLLE TAI KOLMANNELLE OSAPUOLELLE MISTÄÄN VÄLITTÖMÄSTÄ TAI VÄLILLISESTÄ MENETYKSISTÄ TAI VAHINGOISTA, JOTKA JOHTUVAT DOKUMENTAATION KÄYTÖSTÄ, MUKAAN LUKIEN RAJOITUKSETTA LIIKEVOITON MENETTÄMINEN, INVESTOINTIEN TAI PÄÄOMIEN MENETTÄMINEN, LIIKETOIMINNAN KESKEYTYMINEN, LIIKEARVON ALENEMINEN TAI TIETOJEN KATOAMINEN, VAIKKA CA:LLE OLISI ETUKÄTEEN ILMOITETTU TÄLLAISTEN MENETYSTEN TAI VAHINKOJEN MAHDOLLISUUDESTA. Kaikkien Dokumentaatiossa mainittujen ohjelmistotuotteiden käyttöön sovelletaan niiden käyttöoikeussopimuksia. Tämän ilmoituksen ehdot eivät millään tavalla muuta kyseisiä käyttöoikeussopimuksia. Tämän dokumentaation valmistaja on CA. Toimitettu "Rajoitetuin Oikeuksin". Yhdysvaltain valtionhallinnon käyttöä, kopiointia tai julkistamista koskevat soveltuvin osin FAR-säädösten kohtien , ja (c)(1) - (2) sekä DFARS-säädöksen kohdan (b)(3) tai niiden myöhempien muutosten rajoitukset. Copyright 2014 CA. Kaikki oikeudet pidätetään. Kaikki tässä mainitut tavaramerkit, toiminimet, palvelumerkit ja logot kuuluvat niiden omistajille.

3 Ota yhteyttä tekniseen tukeen Jos haluat pyytää teknistä tukea verkossa tai tarvitset toimipisteiden, ensisijaisten aukioloaikojen ja puhelinnumeroiden täydellisen luettelon, ota yhteyttä tekniseen tukeen osoitteessa

4

5 Sisällys Luku 1: Yleiskuvaus 11 Tietoja PMO Accelerator -lisäosasta Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit 13 Tietoja projektin elinkaaresta Projektin elinkaaren prosessit Projektin mallipohjat Idean tarkastusprosessin käyttäminen Idean luominen Luo suuri projekti -prosessin käyttäminen Toiminta asiakirjan tarkistusprosessissa Asiakirjojen lataaminen ja lähettäminen hyväksyttäviksi Projektin luominen projektimallipohjasta Huomioitavan asian tarkastus ja eskalointi -prosessin käyttäminen Yksityiskohtaisen huomioitavan asian luominen Luku 3: Liiketoiminnan kohdistus, portfolioiden kategoriat ja tilaraportit 27 Tietoja liiketoiminnan kohdistuksesta, portfolioiden kategorioista ja tilaraporteista Kohdistustekijöiden määrittäminen Portfoliokategorioiden määrittäminen Tilaraportin luominen Luku 4: Yleiset sivut ja portletit 35 Sponsori Projektin KPI:t OBS:n mukaan -portletti Projektiaikataulu-portletti Suunnitellut kustannukset projektityypeittäin -portlet hankemittarit Hankepäällikön kustannusmittarit -portletti Hankepäällikön aikataulumittarit -portletti PM-hälytykset Aikataulun suorituskyky -portlet Tarkastuspisteet-portletti Nykyiset huomioitavat asiat -portletti Miehitys-portletti Sisällys 5

6 Projektin mittarit Aikataulumittaristo-portletti Kustannus- ja työmittaristo -portletti Riskit, huomioitavat asiat ja muutokset Riskienhallinta-portletti Huomioitavien asioiden hallinta -portletti Muutospyynnön hallinta -portlet Luku 5: Portfoliosivut ja portletit 91 portfolion mittarit Kustannukset ja hyödyt Roolit Kustannukset ja kunto Tavoiteanalyysi Investointianalyysi Pääoma ja käyttö PMO:n portfolion investointien mittarit Tuloskortti Analyysi Kapasiteetti Talous Luku 6: Hanke- ja projektisivut ja -portletit 143 Tietoja mittarinäkymistä PMO-hankkeen tila -sivuasettelu Kustannusten ja aikataulun yleiskatsaus Aikataulu ja edistyminen -portletti Resurssien käyttö -portletti PMO-projektin tila -sivuasettelu Projektin ilmaisimet -portletti Tulevat tarkastuspisteet -portletti Projektin tavoitesuunnitelmat -portletti Tilaraportin ilmaisimet -portletti Toteutuneet tapahtumatyypeittäin -portletti Työryhmän käyttö -portlet PMO-projektin hahmotelma -sivuasettelu Työryhmän kapasiteetti -portletti Tulevat tarkastuspisteet -portletti Huomioitavat asiat prioriteetin mukaan -portletti Huomioitavien asioiden alasporautuminen -sivu Ansaittu arvo -analyysi vaiheittain -portletti PMO Accelerator -tuoteopas

7 Luku 7: Tilaraportin tarkastus 169 Tietoja tilaraportin tarkastuksesta Tilaraporttiluettelo Tilaraporttien luettelo -portlet Myöhässä olevat ja puuttuvat tilaraportit Myöhässä olevat tilaraportit -portlet Puuttuvat tilaraportit -portlet Luku 8: Resurssien hallinnan portletit 177 Työajankirjauksen yleiskuvaus Investoinnin työajankirjauksen yhteenveto -portletti Investoinnin työajankirjauksen tarkastus -portletti Työajankirjauksen huomautukset -portletti Odottavan arvion tarkastus -portletti Työajankirjauksen tarkistus -portletti Luku 9: Taloushallinnan portletit 185 Tietoja taloushallinnan portleteista Ilmoitettu tapahtumatarkastelu -portletti Ilmoitettu tapahtumatarkastelu -portletti [Investointitaso] Luku 10: Lisäportletit 191 Tietoja lisäportleteista Myöhässä olevat tehtävät ja tarkastuspisteet -portletti Omat työajankirjaukset -portlet Prosessin pullonkaulat -portletti Projektin analyysi -portletti Projektikierron aika-analyysi -portletti Projektiasiakirjan tarkastus -portlet Projektin elinkaaren tarkastus -portletti Resurssien käyttöprosentti kuukausittain -portletti Työryhmän jäsenen tehtäväyhteenveto -portletti Luku 11: Hakumääritysobjekti 209 Tietoja hakumääritysobjektista Hakumääritysluettelon luominen Hakumääritysluettelon poistaminen Sisällys 7

8 Luku 12: Käyttöoikeusryhmät 211 Tietoja käyttöoikeusryhmistä PMO-pääkäyttäjätason tarkastelija PMO-pääkäyttäjätason laajennettu tarkastelija PMO-talousvastuuhenkilö PMO:n idean luoja PMO:n idean tarkastaja PMO:n investoinnin luoja PMO:n investoinnin laajennettu tarkastelija PMO-portfoliovastuuhenkilö PMO-hankevastuuhenkilö PMO-projektin luonti PMO-projektipäällikkö PMO laajennettu projektinhallinta PMO-projektin tarkastelija PMO-resurssienhallinta PMO-resurssivastaava PMO laajennettu resurssienhallinta PMO-järjestelmänvalvoja PMO-työryhmän jäsen PMO-työajankirjauksen vastuuhenkilö PMO-toimittajanhallinta Luku 13: Mallitiedot 247 Tietoja mallitiedoista Organisaatioerittelyn rakenteet (OBS) Yrityksen osaston OBS Yrityksen sijainnin OBS Organisaation OBS Resurssivarannon OBS Tietoturvan OBS Sivujen OBS Käyttöoikeusryhmät PMO-osio IT PMO-prosessivastuuhenkilö resurssit Palvelut Assetit sovellukset ideat Muu työ Projektin mallipohjat PMO Accelerator -tuoteopas

9 projektit Hankkeet Portfolios Liite A: PMO Accelerator -objektinäkymät 263 Tietoja PMO Accelerator -objektinäkymistä kiinnitys Kiinnityksen ominaisuudet Kiinnitysluettelonäkymät tavoitesuunnitelma Tavoitesuunnitelman ominaisuudet Tavoitesuunnitelman luettelonäkymät Tavoitesuunnitelman suodatinnäkymät Muutospyyntö Muutospyyntöominaisuudet Muutospyyntöluettelonäkymät Muutospyyntösuodatinnäkymät Kustannus- ja hyötysuunnitelma Kustannus- ja hyötysuunnitelman ominaisuudet Kustannus- ja hyötysuunnitelman luettelonäkymät Kustannus- ja hyötysuunnitelman suodatinnäkymät GL-varaus ja Resurssihyvitys GL-varauksen ominaisuudet ja Resurssihyvityksen ominaisuudet GL-varaus- ja Resurssihyvitysluettelo-näkymät GL-varaus- ja Resurssihyvityssuodatin-näkymät Investoinnit Investoinnin tiedot Investointiluettelonäkymät Investointisuodatinnäkymät Issue Huomioitavan asian tiedot Huomioitavien asioiden luettelo -näkymät Huomioitavien asioiden suodatin -näkymät Projekti Projektin tiedot Projektiluettelonäkymät Projektisuodatinnäkymät Resurssi Resurssin ominaisuudet Resurssiluettelonäkymät Resurssisuodatinnäkymät Sisällys 9

10 Riski Riskien ominaisuudet Riskiluettelo-näkymät Riskisuodatin-näkymät Tehtävä Tehtävän ominaisuudet Tehtäväluettelonäkymät Tehtäväsuodatinnäkymät Työryhmä Työryhmän ominaisuudet Työryhmäluettelonäkymät Työryhmäsuodatinnäkymät PMO Accelerator -tuoteopas

11 Luku 1: Yleiskuvaus Tämä luku käsittelee seuraavia aiheita: Tietoja PMO Accelerator -lisäosasta (sivulla 11) Tietoja PMO Accelerator -lisäosasta PMO Accelerator -lisäosa on kokoelma projektien portfolioiden hallintaan suunniteltuja sisältökohteita ja näkymämäärityksiä, jotka soveltuvat eri toimialojen käyttöön. PMO Accelerator -lisäosa on kokoelma CA Clarity PPM -sisältökohteita, joita organisaation ei tarvitse itse luoda. Lisäosan avulla voi tukea olemassa olevia hanketoimistotoimintoja. Lisäosa auttaa portfolioiden, hankkeiden ja projektien hallinnassa ja seurannassa. Ohjeaiheet kuvaavat sisältökokoelmaa ja antavat yksityiskohtaisia tietoja seuraavista lisäosan osista: Mittarisivut Portletit Prosessit Näkymämääritykset Käyttöoikeusryhmät PMO Accelerator sisältää myös mallitietoja valinnaisesti asennettavaksi eituotantokäytössä oleviin ympäristöihin. Mallitietoja ei tule koskaan asentaa tuotantoympäristöön. Mallitiedoissa on portfolioita, hankkeita, projekteja, ideoita, sovelluksia, omaisuuseriä, palveluita, muuta työtä, resursseja, resurssin rooleja, mallipohjia, taloussuunnitelmia ja organisaatioerittelyn rakenteita (OBS). Sisältää myös tämän sisällön vaatiman vähimmäishallinta-asennuksen. PMO Accelerator -oppaassa viitataan seuraaviin CA Clarity PPM -oppaisiin, joista löytyy lisätietoja: Asennusopas Järjestelmänvalvojan opas Studio-sovelluskehittäjän opas Peruskäyttöopas Huomautus: CA Clarityn mukauttaminen -käyttöoppaan sisältö löytyy nyt Peruskäyttöoppaasta. Projektinhallinnan käyttöopas Luku 1: Yleiskuvaus 11

12

13 Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit Tämä luku käsittelee seuraavia aiheita: Tietoja projektin elinkaaresta (sivulla 13) Projektin elinkaaren prosessit (sivulla 13) Projektin mallipohjat (sivulla 14) Idean tarkastusprosessin käyttäminen (sivulla 16) Luo suuri projekti -prosessin käyttäminen (sivulla 19) Toiminta asiakirjan tarkistusprosessissa (sivulla 20) Projektin luominen projektimallipohjasta (sivulla 23) Huomioitavan asian tarkastus ja eskalointi -prosessin käyttäminen (sivulla 25) Tietoja projektin elinkaaresta Idea voi edetä hyväksyntäprosessin mukaisesti tai nopean seurannan kautta suoraan projektin luontiin. Kun idea on valmis muunnettavaksi, idean tarkistusprosessi käynnistää projektin luontiprosessin. Prosessi perustuu seuraaviin ideatyypin ja idealuokan yhdistelmiin. Projektin luontiprosessi muuntaa idean projektiksi sopivan mallipohjan avulla. Prosessi kopioi myös idean kenttien arvot projektiin. Idean tyyppi Idean kategoria Projektin luontiprosessi Projektin mallipohja Suuri projekti Ei käytettävissä Luo suuri projekti Suuren projektin mallipohja Infrastruktuurin käyttöönotto Ei käytettävissä Luo infrastruktuuriprojekti Sovellusmuutos Parannus Luo sovelluksen muutosprojekti Sovellusmuutos COTSohjelmistoarvio Luo sovelluksen COTSohjelmistoprojekti Infrastruktuurin käyttöönoton mallipohja Sovelluksen muutoksen mallipohja Sovelluksen COTSmallipohja Projektin elinkaaren prosessit Seuraavat automaattiset prosessit auttavat projektin elinkaaren hallinnassa alkaen idean tarkistuksesta ja hyväksynnästä ja päättyen projektin luomiseen: Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit 13

14 Projektin mallipohjat Asiakirjan tarkistus Asiakirjan tarkistus -prosessissa hallitaan tarkistuksen työnkulkua Ehdotus- tai Toiminnot-tyyppisten asiakirjojen kohdalla. Idean tarkistus Ideoiden avulla voidaan tehdä tarkoituksenmukaisempia analyyseja aiemmassa vaiheessa. Analyysin aikana yritetään kitkeä huonoja tai taloudellisesti sopimattomia ideoita, ennen kuin niistä tulee investointeja. Voit seurata ja muuntaa ideat investointimahdollisuuksiksi. Huomioitavan asian tarkastus ja eskalointi Huomioitavan asian tarkastus ja eskalointi -prosessissa hallitaan asioita, joilla on korkea prioriteetti projektissa. Luo sovelluksen muutosprojekti Luo sovelluksen muutosprojekti -prosessi luo projektin sovelluksen muutoksen mallipohjan avulla. Luo sovelluksen COTS-ohjelmistoprojekti Luo sovelluksen COTS-ohjelmistoprojekti -prosessi luo projektin sovelluksen COTSmallipohjan avulla. Luo infrastruktuuriprojekti Luo infrastruktuuriprojekti -prosessi luo projektin infrastruktuurin käyttöönoton mallipohjan avulla. Luo suuri projekti Luo suuri projekti -prosessi luo projektin Suuren projektin mallipohjan avulla. Projektin mallipohjat Projektin mallipohjan avulla voidaan luoda projekteja, jotka perustuvat kyseisen projektityypin vakiotehtäviin ja roolimäärityksiin. Mallipohjat varmistavat, että projektit voidaan luoda yhtenäisesti ja tehokkaasti. Idean tarkastusprosessi luo projekteja käyttäjän puolesta mallipohjien avulla. Käyttäjä voi itsekin luoda projekteja mallipohjien avulla. 14 PMO Accelerator -tuoteopas

15 Projektin mallipohjat Mallipohjia voi muuttaa organisaation tarpeiden mukaan. Mallipohjia kahdentamalla voi luoda uusia mallipohjia organisaation projektityypeille. Tärkeää: Jos haluat käyttää suuren projektin hyväksyntäprosessia ja portin tarkistusprosessia, vaihda kunkin vaiheen viimeisten tehtävien nimet ja ominaisuudet. Älä kuitenkaan vaihda tunnuksia. Portin tarkistusprosessi alkaa, kun määritetyillä tunnuksilla varustetut tehtävät on suoritettu. Lisätietoja on Projektinhallinnan käyttöoppaassa. Mukana ovat seuraavat projektimallit: Sovellusmuutos Sovelluksen muutoksen mallipohjasta on apua hallittaessa ohjelmistosovellusten muutosprojekteja. Luo sovelluksen muutosprojekti -prosessi käyttää projektin mallipohjaa. Prosessi käyttää automaattista työnkulkua projektien luonnissa. Mallipohjalla voi luoda myös uusia sovelluksen muutosprojekteja. Sovelluksen COTS-mallipohja Sovelluksen COTS-mallipohja on tarkoitettu valmisohjelmien (COTS, commercial offthe-shelf) valintaan. Käytä tätä mallipohjaa aktiviteettien hallinnassa, kun valitset uuden tuotteen toimittajaa. Luo sovelluksen COTS-ohjelmistoprojekti -prosessi käyttää projektin mallipohjaa. Prosessi käyttää automaattista työnkulkua projektien luonnissa. Mallipohjalla voi luoda myös sovelluksen COTS-ohjelmistoprojekteja. Infrastruktuurin käyttöönotto Infrastruktuurin käyttöönoton mallipohja auttaa infrastruktuurilaajennuksen käyttöönotossa. Luo infrastruktuuriprojekti -prosessi käyttää projektin mallipohjaa. Prosessi käyttää automaattista työnkulkua projektien luonnissa. Mallipohjaa voi myös käyttää luotaessa IT-infrastruktuurin käyttöönottoprojekteja. Suuri projekti Suuren projektin mallipohja tarjoaa kehyksen sovelluksen parannus- ja kehitysprosesseille. Tämä mallipohja auttaa projektipäällikköä projektin porttitarkistuksissa. Luo suuri projekti -prosessi käyttää projektin mallipohjaa. Prosessi käyttää automaattista työnkulkua projektien luonnissa sekä hyväksynnän ja porttitarkistusten työnkulkujen hallinnassa. Mallipohjalla voi luoda myös projekteja. Tämä mallipohja sisältää työerittelyn mallirakenteen (WBS, work breakdown structure). Työerittelyssä on kuusi päävaihetta, joista kuhunkin liittyy alitehtäviä. Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit 15

16 Idean tarkastusprosessin käyttäminen Idean tarkastusprosessin käyttäminen Idean tarkastusprosessi sisältää seuraavat tehtävät: 1. Alkuperäinen pyytäjä huolehtii seuraavista asioista: a. Idean luominen. (sivulla 17) b. Idean lähettäminen sen valmistuttua. (sivulla 17) 2. Idean tarkastusprosessi käynnistyy ja kattaa seuraavat asiat: Projektin luonnin nopea seuranta. Jos Nopea seuranta -valintaruutu on valittu, projektin luontiprosessi käynnistyy valitun ideatyypin ja idealuokan yhdistelmän pohjalta. Järjestelmä luo WBS:n ja tavoitesuunnitelman. Projektin luontiprosessi päättyy, mikäli kyseessä ei ole Luo suuri projekti -prosessi. Idean tarkastusprosessin käynnistys. Jos Nopea seuranta -valintaruutua ei valita, liiketoiminnan omistajalle lähetetään toimenpidepyyntö tarkistaa idea. 3. Liiketoiminnan omistaja arvioi idean toiminnalliset ja tekniset edut ja kustannushyödyt. Liiketoiminnan omistaja valitsee toimenpiteelle jonkin seuraavista vaihtoehdoista: Hylkää. Idean tilaksi tulee Hylätty ja prosessi päättyy. Keskeneräinen. Idean tilaksi tulee Keskeneräinen. Alkuperäiselle pyytäjälle lähetetään toimenpidepyyntö päivittää idea lisätiedoilla. Häntä pyydetään myös asettamaan toimenpide Valmis-tilaan. Liiketoiminnan omistajalle lähetetään uusi toimenpidepyyntö tarkistaa idea. Hyväksy. Idean tilaksi tulee Hyväksytty. Alkuperäiselle pyytäjälle lähetetään toimenpidepyyntö muuttaa toimenpiteen tilaksi Valmis. 4. Projektin luontiprosessi käynnistyy. Käynnistettävä prosessityyppi perustuu ideatyypin ja idealuokan yhdistelmään. Järjestelmä luo WBS:n ja tavoitesuunnitelman. Projektin luontiprosessi päättyy lukuun ottamatta suuria projekteja. 5. Jos kyseessä on suuri projekti, portin tarkistusprosessi käynnistyy. (sivulla 19) 16 PMO Accelerator -tuoteopas

17 Idean tarkastusprosessin käyttäminen Idean luominen Luo idea Ideat-sivun avulla. Voit tallentaa idean ja lähettää sen, kun idea on valmis hyväksyttäväksi. Vaihtoehtoisesti voit siirtää idean nopeaan seurantaan, jossa idean hyväksyntäprosessi ohitetaan ja idea muunnetaan suoraan projektiksi. Ennen idean luontia projektin tunnukselle on määritettävä automaattinen numerointi. Ota yhteyttä CA Clarity PPM -järjestelmänvalvojaan tai katso lisätietoja Hallintaoppaasta. Suorita seuraavat vaiheet: 1. Avaa Koti ja valitse sitten Kysynnänhallinta-kohdasta Ideat. Ideat-sivu aukeaa. 2. Valitse Uusi. Luomissivu aukeaa. 3. Täydennä seuraavat kentät: Aihe Määrittää idean yhteenvedon/nimen. Aihe linkittää investoinnin ideaan, kun idea muunnetaan investoinniksi. Idean aiheesta tulee investoinnin kuvaus. Idean tunnus Määrittää idean yksilöivän tunnuksen. Idean tyyppi Määrittää idean tyypin. Arvot: Suuri projekti, Infrastruktuurin käyttöönotto tai Sovellusmuutos Pakollinen: Ei Idean kategoria Määrittää idean kategorian. Käytettävissä olevat arvot riippuvat valitusta idean tyypistä. CA Clarity PPM -järjestelmänvalvoja määrittää kenttäliitokset. Arvot: Uusi kehitystyö, Yhteensopivuus/lakimääräinen, Uusi tuote tai palvelu, Muu, Parannus, COTS-ohjelmistoarvio, Jaettu, Verkko/televiestintä tai Työpöytä Pakollinen: Ei Idean prioriteetti Määrittää idean prioriteetin. Arvot: Matala, Keskisuuri ja Korkea. Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit 17

18 Idean tarkastusprosessin käyttäminen Nopea seuranta Tavoite Pyytäjä Määrittää, että idea muunnetaan projektiksi ohittamalla idean tarkistusprosessin tarkistus- ja hyväksyntävaihe. Oletusarvo: Tyhjä Pakollinen: Ei Määrittää idean tavoitteen. Rajoitukset: 200 merkkiä Määrittää sen resurssin nimen, jolta idea on peräisin. Oletusarvo: Kirjautuneena olevan resurssin nimi Liiketoiminnan omistaja Määrittää sen liiketoiminnan omistajan nimen, joka omistaa idean ja hyväksyy sen muuntamisen projektiksi. Idean liiketoiminnan omistajasta tulee projektin liiketoiminnan omistaja, kun idea muunnetaan. Huomautus: Jos Nopea seuranta -valintaruutua ei valita, idean tarkistusprosessi edellyttää, että kenttään määritetään arvo. Vastuuhenkilö Määrittää idean hallitsevan ja omistavan resurssin nimen. Idean vastuuhenkilö voi käyttää idean budjetti- ja ajoitusominaisuuksia. Alkamispäivä Määrittää idean alkamispäivän. Päättymispäivä Tavoite Määrittää idean päättymispäivän. Määrittää idean tavoitteen. Rajoitukset: 200 merkkiä Organisaatioon liittyvä Osasto Määrittää organisaatiotason OBS-rakenteen ideaa varten. Määrittää osastotason OBS-rakenteen ideaa varten. 18 PMO Accelerator -tuoteopas

19 Luo suuri projekti -prosessin käyttäminen 4. Tee jokin seuraavista toimista: Tallenna idea. Käynnistä idean tarkistusprosessi napsauttamalla Lähetä hyväksyttäväksi. Idea luodaan. Luo suuri projekti -prosessin käyttäminen Suurien projektien hallinnassa käytetään seuraavia prosesseja: Suuren projektin luontiprosessi. Käynnistyy, kun projekti luodaan suuren projektin mallipohjalla. Projektin portin tarkistus -aliprosessi. Tällä hallitaan kaikkien suurien projektien portin tarkistuksen työnkulkua. Prosessi käynnistyy kolme kertaa Luo suuri projekti - prosessista, kun portin hyväksyntää hallitaan projektin suunnitteluvaiheessa, rakennusvaiheessa ja sulkemisvaiheessa. Seuraavat tehtävät liittyvät suuren projektin hallintaan automaattisessa prosessissa: 1. Kun Luo suuri projekti -prosessi käynnistyy ja projekti luodaan, projektipäällikkö voi määrittää projektitoimisto-osakkaan. Kun projekti on avattuna, siirry ominaisuussivulle ja valitse Osakkaat-osasta projektitoimisto-osakas. Valitse sitten Lähetä. Projektitoimisto-osakkaalle lähetetään toimenpidepyyntö tarkistaa ja hyväksyä projekti. 2. Projektitoimisto-osakas valitsee toimenpiteelle jonkin seuraavista vaihtoehdoista: Hyväksytty Projektipäällikölle lähetetään toimenpideilmoitus, että projekti on hyväksytty. Projektin tilaksi tulee Hyväksytty. Luo suuri projekti -prosessi käynnistää suunnitteluvaiheen. Hylätty Projektipäällikölle lähetetään toimenpideilmoitus, että projekti on hylätty. Projektin tilaksi tulee Hylätty. 3. Kun suunnitteluvaiheen viimeinen tehtävä on valmis, projektipäällikkö päivittää tehtävän. Lisäksi hän asettaa %:a valmiina -kenttään arvon 100 % ja Tila-kenttään arvon Valmis. Projektitoimisto-osakkaalle lähetetään toimenpidepyyntö hyväksyä siirtyminen seuraavaan porttiin. Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit 19

20 Toiminta asiakirjan tarkistusprosessissa 4. Projektitoimisto-osakas valitsee toimenpiteelle jonkin seuraavista vaihtoehdoista: Hyväksytty Projektin portin tarkistus -aliprosessi käynnistää seuraavan vaiheen. Toimenpidepyyntö lähetetään seuraaville: Alkuperäinen pyytäjä, jolle ilmoitetaan, että projektitoimisto-osakas on hyväksynyt projektin. Projektipäällikkö. Kun nykyisen vaiheen viimeinen tehtävä on valmis, projektipäällikkö muuttaa %:a valmiina -kenttään arvon 100 %. Nykyisen vaiheen viimeisen tehtävän tilaksi tulee Valmis. Hylätty Lähetä uudelleen. Projektipäällikölle lähetetään toimenpidepyyntö päivittää projektin tiedot. Kun tämä on tehty, projektipäällikkö muuttaa toimenpiteen tilaksi Valmis. Projektitoimisto-osakkaalle lähetetään toimenpidepyyntö hyväksyä projekti ja jatkaa seuraavaan vaiheeseen. 5. Projektin portin tarkistus -aliprosessi toistuu kunkin jäljellä olevaan vaiheen kohdalla. 6. Kun sulkemisvaihe on valmis, projektipäällikkö sulkee projektin. Toiminta asiakirjan tarkistusprosessissa Asiakirjan tarkistusprosessi alistaa lähetetyn tarjousasiakirjan tai toimintoasiakirjan seuraavaan tarkistusmenettelyyn: 1. Työryhmän jäsen lataa tarjousasiakirjan tai toimintoasiakirjan ja lähettää asiakirjan tarkistettavaksi, kun se on valmis. Projektipäällikölle lähetetään toimenpidepyyntö. 2. Projektipäällikkö tarkistaa asiakirjan ja päivittää toimenpiteen tilan: Hyväksy. Asiakirjan tilaksi muutetaan Hyväksytty. Hylkää. Asiakirjan tilaksi muutetaan Hylätty. Asiakirjan omistajalle lähetetään toimenpidepyyntö ja ilmoitetaan projektipäällikön päätöksestä. Asiakirjojen lataaminen ja lähettäminen hyväksyttäviksi Asiakirjan tarkistus -prosessilla voi siirtää projektiin liittyviä asiakirjoja tarkistettaviksi ja hyväksyttäviksi. Tämä prosessi käynnistyy, kun kategoriana on Ehdotus tai Toiminnot ja asiakirjan tilana on Lähetetty. 20 PMO Accelerator -tuoteopas

21 Toiminta asiakirjan tarkistusprosessissa Suorita seuraavat vaiheet: 1. Avaa projekti. Ominaisuussivu aukeaa. 2. Valitse Yhteistyö. Yhteistyösivu avautuu. 3. Avaa Ominaisuudet-valikko ja valitse Lisää asiakirjat. Esiin tulee Lisää useita asiakirjoja -sivu. 4. Täytä seuraava sivulla olevat kentät: Nykyinen sijainti Näyttää asiakirjan nykyisen sijainnin. Valitse tiedostot Tila Määrittää kansioon lisättävät tiedostot. Rajoitukset: Viisi tiedostoa kerralla Määrittää asiakirjan tilan. Arvot: Lähetetty, Hyväksytty tai Hylätty Käynnistää tarkistusprosessin: Lähetetty Kategoria Määrittää asiakirjan kategorian. Arvot: Ehdotus, Suunnittelu, Kehitys, Käyttöönotto ja Toiminnot Käynnistää tarkistusprosessin: Ehdotus tai Toiminnot Luontipäivämäärä Määrittää asiakirjan latauspäivämäärän. Omistaja Määrittää asiakirjan omistajan. Resurssi vastaa siitä, että asiakirjaa käsitellään ja seurataan koko sen elinkaaren ajan tarkoituksenmukaisella tavalla. Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit 21

22 Toiminta asiakirjan tarkistusprosessissa Käyttö Ilmaisee, ketkä asiakirjaa käyttävät. Arvot: Kaikki osallistujat. Ilmaisee, että kaikille ryhmän osallistujille annetaan kansioon luku/kirjoitus-oikeus. Valitse osallistujat. Osoittaa, että yksittäiset resurssit ovat nykyisestä osallistujaryhmästä. Oletusarvo: Kaikki osallistujat Salli muiden kuin osallistujien käyttää asiakirjaa Ilmaisee, että muut kuin osallistujat voivat käyttää asiakirjaa. Oletusarvo: Tyhjä Ota varaaminen käyttöön Ilmaisee, voivatko valtuutetut käyttäjät varata asiakirjan muokattavaksi. Oletusarvo: Valittu Ota versiointi käyttöön Ilmaisee, voivatko valtuutetut käyttäjät luoda asiakirjasta toisen version. Oletusarvo: Valittu Ilmoita resursseille/ryhmille Kuvaus Ilmaisee, saavatko valtuutetut käyttäjät ilmoituksen, kun asiakirjoja lisätään. Oletusarvo: Tyhjä Määrittää asiakirjan kuvauksen. Kommentit 5. Valitse Lisää. Määrittää asiakirjaa koskevat kommentit. Asiakirja lähetetään tarkistettavaksi. 22 PMO Accelerator -tuoteopas

23 Projektin luominen projektimallipohjasta Projektin luominen projektimallipohjasta Suorita seuraavat vaiheet: 1. Avaa Koti ja valitse sitten Portfolionhallinta-kohdassa Projektit. Luettelosivu aukeaa. 2. Valitse Uusi mallista. Näyttöön tulee valintasivu. 3. Valitse jokin seuraavista mallipohjista ja valitse sitten Seuraava: Sovelluksen muutoksen mallipohja Sovelluksen COTS-mallipohja Infrastruktuurin käyttöönoton mallipohja Suuren projektin mallipohja Luo projekti -sivu aukeaa. 4. Täydennä seuraavat kentät: Projektin nimi Määrittää projektin nimen. Rajoitukset: 80 merkkiä. Pakollinen: Kyllä Project ID Määrittää projektin yksilöivän tunnuksen, joka on tavallisesti automaattisesti numeroitu. Rajoitukset: 20 merkkiä Pakollinen: Kyllä Alkamispäivä Näyttää projektin alkamispäivän. Päättymispäivä Tavoite Tila Näyttää projektin päättymispäivän. Määrittää projektin tavoitteet. Rajoitukset: 200 merkkiä Ilmaisee tehtävän tilan. Arvot: Aloitettu, Ei käynnistetty ja Valmis Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit 23

24 Projektin luominen projektimallipohjasta Eteneminen Ilmaisee tehtävien suoritetun työn määrän. Arvot: Valmis (100 %) Aloitettu (1 99 %) Ei käynnistetty (0 %) Oletus: Ei käynnistetty Pakollinen: Kyllä Kiinnitysvaranto Määrittää käytettävissä olevan resurssivarannon kiinnitettäessä resursseja projekteihin. Arvot: Mittarinäkymä Vain työryhmä. Sallii vain työryhmän jäsenet. Resurssivaranto. Sallii työryhmän jäsenet ja resurssit, joiden varausoikeus sinulla on. Jos tämä asetus on valittu ja kiinnität resurssin projektiin, resurssi lisätään myös työryhmän henkilöstöjäseneksi. Määrittää projektille valitun mittarinäkymän. Voit valita haluamasi näkymävaihtoehdon napsauttamalla alasvetovalikkoa. Esimerkki: Projektin oletusnäkymä -arvolla voit tarkastella oletusarvoisia työn ja työryhmän käytön kaavioita Projektin mittarit -sivulla. Arvot: PMO-projektin tila, PMO-hankkeen tila, PMO-projektin hahmotelma, Hankkeen asettelu tai Projektin oletusnäkymä Oletus: Projektin oletuslayout % valmiina -laskenta Määrittää tavan, jolla lasketaan tehtävien valmiusaste tässä projektissa. Arvot: Manuaalinen, Työ, Kesto Organisaatioon liittyvä Osasto Määrittää projektiin liitetyn organisaatiotason OBS-rakenteen. Määrittää projektiin liitetyn osastotason OBS-rakenteen. Mallipohjan nimi Näyttää mallipohjan nimen. 24 PMO Accelerator -tuoteopas

25 Huomioitavan asian tarkastus ja eskalointi -prosessin käyttäminen Skaalaa työ arvolla Määrittää uuden projektin tehtävien työmääräarviot suhteessa mallipohjaan. Oletusarvo: Nolla prosenttia tarkoittaa, että mitään ei ole muuttunut. Skaalaa budjetti arvolla Määrittää prosenttiosuuden (positiivisen tai negatiivisen) projektin kustannusja hyötysuunnitelmassa määritettyjen dollarimääräisten summien skaalauskertoimena. Oletusarvo: Nolla prosenttia tarkoittaa, että mitään ei ole muuttunut. Konvertoi resurssit rooleiksi Valitsemalla tämän vaihtoehdon voit muuntaa kaikki projektin mallipohjan resurssit uuden projektin rooleiksi. Oletusarvo: Tyhjä 5. Tallenna muutokset. Projekti luodaan. Huomioitavan asian tarkastus ja eskalointi -prosessin käyttäminen Huomioitavan asian tarkastus ja eskalointi -prosessi vie korkean prioriteetin asiat tarkastus- ja eskalointityönkulun läpi. Olemassa olevan asian käsittelyn voi aloittaa avaamalla sen ja käynnistämällä prosessin Prosessit-valikosta. Lisätietoja on Projektinhallinnan käyttöoppaassa. Seuraavat tehtävät liittyvät asian eskalointiin: 1. Projektipäällikkö varmistaa, että projektitoimisto ja liiketoiminnan omistaja -osakas on määritetty. Kun projekti on avattuna, tarkista nämä kentät Yleiset tiedot -sivun Osakas-osasta. 2. Kun projekti on avattuna, ryhmän jäsen luo huomioitavan asian (sivulla 26) ja asettaa Prioriteetti-kentän arvoksi Korkea. Huomioitavan asian tarkastus ja eskalointi -prosessi käynnistyy. Projektipäällikölle lähetetään toimenpidepyyntö tarkastaa asia. 3. Projektipäällikkö tarkastaa asian ja valitsee toimenpiteelle jonkin seuraavista vaihtoehdoista: Hylätty Toimenpide lähetetään huomioitavan asian omistajalle, jotta tämä lähettää asian uudelleen tarkastettavaksi. Ratkaistu. Toimenpide lähetetään liiketoiminnan omistajalle, jotta tämä päättää asian ratkaisusta. Luku 2: Projektin elinkaari ja prosessit 25