BUILDERNEWS. Senaatti-kiinteistöt - Sähköinen kilpailutus kiinteistöjen hoidossa

Transkriptio

1 BUILDERNEWS Senaatti-kiinteistöt - Sähköinen kilpailutus kiinteistöjen hoidossa Helsingin kaupunki teki projektipankkipalvelusopimuksen Buildercomin kanssa Terveelliset tilat Tule tapaamaan edustajiamme FinnBuild 08 -messuille, osastolle 6 M 5. Kuvassa Esa Halmetoja, Senaatti-kiinteistöt

2 BUILDERNEWS Senaatti-kiinteistöt - Sähköinen kilpailutus kiinteistöjen hoidossa TEKSTI: SAMI LAPPALAINEN 2 Vuonna 2000 voimaan tulleen maankäyttö- ja rakennuslain mukaan on uudisrakennuskohteelle luotava käyttö- ja huolto-ohje, jos sitä käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Vuonna 2003 Senaatti-kiinteistöt valitsi yhdeksi tiedonhallinnan työvälineeksi Buildercomin tarjoaman sähköisen FacilityInfo-huoltokirjan. Esa Halmetoja, sähköinsinööri Ylivieskan teknisestä oppilaitoksesta, on yksi Senaattikiinteistöjen talotekniikan 16 asiantuntijasta. Hän vastaa Senaatti kiinteistöjen Oulun ja Lapin läänien kiinteistöjen tekniikan ylläpidosta sekä ohjauksesta yhdessä alihankintayritysten kanssa. Toimenkuvaan kuuluu myös osallistuminen rakennushankkeiden asiantuntijatehtäviin. Halmetoja vastaa koko Senaatin huoltokirjatoimintojen kehityksestä ja on ylläpitoprosessin huoltokirjatyöryhmän puheenjohtaja. Ryhmän tarkoituksena on linjata Senaatin huoltokirjatarpeet ja kehityssuunnat. Hän on työskennellyt Senaatti-kiinteistöissä viisi vuotta. Sinä aikana sähköinen tiedonhallinta on kehittynyt aimo harppauksin. Senaatti-kiinteistöt käyttää sähköistä FacilityInfo-huoltokirjaa hallinnoimiensa kiinteistöjen ylläpidossa. Huoltokirjaa hyödynnetään nykyään myös kiinteistöhoidon kilpailuttamisessa, sillä huoltokirjaan voidaan sisällyttää kaikki kiinteistöön liittyvät tiedot, kiinteistöhoidon huolto-suunnitelma sekä kilpailutusasiakirjat. Kilpailutus Perinteisen kilpailutusprosessin tarkoituksena on arvioida ja löytää tarjouspyyntöjen pohjalta kumppanit, jotka pystyvät toteuttamaan tilaajan vaatimusten mukaiset tarpeet. Kilpailutus jakaantuu kolmeen eri vaiheeseen: tarveselvitykseen, hankinnan suunnitteluun ja tarjouspyyntöön. Halmetoja vastaa Senaattikiinteistöjen kilpailutusprosessissa Oulun ja Lapin läänien alueella huoltokirjojen ja kilpailutusaineiston valmisteluista. Lisäksi hän osallistuu sähköpuolen tarjousten arviointiin. Sähköinen kilpailutus on kehittynyt huimasti 2000 luvulla. Vuosituhannen alussa kiinteistöt kilpailutettiin ryppäinä ja kilpailutukset sekä tarjouspyyntömateriaalit toimitettiin pääosin paperiversioina tarjouslaskentaa varten. Kumppaneille lähettävää materiaalia syntyi melkoinen määrä yhden ryppään kilpailuttamisesta; valtakunnallisesti toimitettiin jopa lavallinen paperimateriaalia. Nykyisin kumppanit pääsevät papereihin tutustumisen jälkeen kiinteistökohtaiseen näyttöön. Kohdekohtainen kiinteistökierros tukee huoltokirjan käyttöä tarjouslaskennassa. Kiinteistökierroksen avulla voidaan täydentää huoltokirjan avulla saatua tietoa ja tutustua konkreettisesti kohteeseen. Kiinteistöön tutustumisen jälkeen laskentaan on varattu aikaa noin kahdesta kolmeen viikkoon. Saatujen tarjousten paperimassat olivat miltei yhtä massiivisia kuin kilpailutusmateriaalitkin. Tarjouksissa selvitettiin yksityiskohtaisesti miten kohdetta tullaan hoitamaan. Toimitus oli vain paperilla, kunnes 2004 tarjouspyynnöissä siirryttiin sähköisempään käytäntöön. Laskenta-aikana kumppanit pääsivät tutustumaan sähköisiin huoltokirjoihin omilla tunnuksillaan. Sähköinen materiaali ei vielä pelkästään riittänyt, sillä materiaalit toimitettiin myös paperilla. Kehitys kohti paperitonta kilpailutusta oli saanut alkunsa. Vuoden 2007 alusta kumppaneille on lähetetty pelkkä tarjouspyyntö; tarvittavan tiedon voi hakea suoraan sähköisestä huoltokirjasta. Liitetietoihin on lisätty kaikki kriteerit kilpailutuksen valintaprosessista. Palveluntarjoajat valitaan yleensä tarjouskilpailu- tai neuvontamenettelyn avulla. Senaatti-kiinteistöt käyttää kilpailutuksessaan rajoitettua menettelyä, jossa tarjouspyyntö lähetetään vain ennalta valituille tarjoajille. Kiinteistöhoitoon on valittu kuusi ns. palkkikumppania, jotka kilpailutetaan tietyin väliajoin kumppaniksi pyrkivien yritysten joukosta. Suomessa on noin 10 yritystä, jotka osallistuvat kyseiseen kilpailutukseen. Varsinainen kiinteistöhoidon kilpailutus tehdään kuuden valitun yrityksen kesken. Tarjoukset pyydetään ainoastaan palkkikumppaneilta. Uuden käytännön vastaanotto Kumppanit ovat kokeneet kilpailuprosessin toimivaksi. Sähköisen huoltokirjan käyttö kiinteistöhoidon kilpailutuksessa on mahdollistanut laajan tietosisällön tarjoamisen tarjouslaskijoiden käyttöön. Sähköisen huoltokirjan käyttöönotto kilpailutuksen työkaluksi koetaan positiiviseksi, koska kaikki tarjouslaskentavaiheessa tarvittava tieto ja asiakirjat ovat nyt saatavissa samasta tietolähteestä. Toimintamallin plussat ja miinukset Halmetojan mielestä sähköinen maailma mahdollistaa tiedon reaaliaikaisuuden ja tarkistamismahdollisuuden urakoinnissa. Tehtyjä toimenpiteitä voidaan todentaa ja mahdollisten virheiden korjaaminen on helpompaa. Sähköisessä kilpailuttamisessa säästetään aikaa ja rahaa. Tarjouspyyntöjen toimitusaika ja toimitusten sujuvuus ovat parantuneet. Toimintamallissa on myös omat negatiiviset puolensa. Halmetojan mukaan suurin riski on se, että tiedostoista poistetaan vahingossa oleellista tietoa. Tulevaisuus Virtuaalisen rakennuksen huoltokirja on yksi näkymä rakennuksen bittimeressä. Käyttäjät voivat katsoa ylläpidossa tarvittavia tietoja. Jokaisella asianosaisella on oma näkymänsä tuohon suureen palvelimella sijaitsevaan tietomassaan. Tulevaisuudessa Senaattikiinteistöissä pyritään sähköisen kilpailutuksen päätteeksi allekirjoittamaan sopimukset vedenpitävästi sähköisin allekirjoituksin.

3 PÄÄKIRJOITUS BUILDERNEWS Buildercomin konsepti ollut käytössä jo vuosikymmenen Buildercom teetti markkinatutkimusyhtiö Tietoykkösellä kattavan tutkimusprojektin viime vuodenvaihteessa. Tutkimuksen tulokset ovat rohkaisevia ja kannustavat kehittämään palveluitamme edelleen. Merkittävästi yli puolet vastaajista oli erittäin tyytyväisiä tai tyytyväisiä kokonaispalveluun. Selvästi eniten suoria hyötyjä tunnistivat tilaajien edustajat. Konsepti syntynyt Tekesin kehitysohjelmissa Perusta Buildercomin tarjoamalle internetpohjaiselle palvelulle luotiin Tekesin VERA (Verkottunut Rakennusala) -teknologiaohjelmassa. Siinä tunnistettiin rakennushankkeen yhteydessä olevia toimijoita ja heidän välistään tiedonvaihtoa sekä kehitettiin toimintamalleja havaittujen kapeikkojen ja ongelmien ratkaisemiseksi. Ohjelman aikana Buildercomilla oli useita omia kehitysprojekteja, joissa nykyisen palvelumallin pohja luotiin. Kun VERA:ssa keskityttiin suunnitteluun ja rakentamiseen, oli kiinteistöjen elinkaaritiedon alueella useita ohjelmia, joissa ylläpidon ja kokonaistiedonhallinnan tietovirtoja pyrittiin virtaviivaistamaan. Aktiivinen kehitystyö synnyttää markkinoita Olemalla aktiivisesti mukana tässä kehitystyössä Buildercom on markkinoiden kehittymisen myötä lunastanut omaa paikkaansa tämän alueen huippuosaajana. Buildercomille on avautunut merkittäviä projekteja ja pitkäaikaisia asiakkuuksia juuri tämän kehitysyhteistyön kautta. Olemme päässeet eturivissä kehittämään internetpohjaista huoltokirjaa ja -kalenteria sekä päässeet merkittäviin suurprojekteihin rakennusaikaisen tiedonhallinnan palveluntuottajana. Kampin keskus, Oikorata ja Ideapark satojen muiden merkittävien hankkeiden kanssa ovat olleet palveluissamme tehokkaassa käytössä. Samoin suurten kiinteistömassojen tuhansien kohteiden palvelut ovat päivittäin tuomassa helpotusta kiristyvässä kilpailussa ja kasvavien laaduntuottovaatimusten ratkaisuina. Kansainvälisyys häämöttää Buildercomin palveluita on käytetty sadoissa ulkomailla olevissa tai kansainvälisiä osapuolia sisältävissä hankkeissa. Internetpohjaisuus, ASP-palvelumalli sekä lukuisten eri kielten käyttömahdollisuus tekevät konseptista ihanteellisen työkalun helpottamaan kansainvälisiä hankkeita. Uusimmat ohjelmistoversiomme tukevat nopeaa kieliversioiden tekemistä. Tukipalvelumme ovat jo vuosia olleen käytettävissä useilla kielillä. Näiden edellytysten myötä olemme aloittaneet kansainvälistymiskartoitukset. Tulokset näyttävät varsin rohkaisevilta. Tämän päivän tyypillinen kansainvälinen projektimme on sellainen, jossa joku dominoiva osapuoli on suomalainen (omistaja, suunnittelija, rakennuttajakonsultti tai urakoitsija). Kokonaishyöty on pysynyt samana Koko tämän lähes kymmenen vuoden kehitysputken ajan olemme tunnistaneet avainhyödyt, joita tekemämme asiakastutkimuskin tukee. Asiakkaamme hakevat ajan ja rahan säästöä, parempaa laatua prosesseihinsa (vähemmän virhemahdollisuuksia, toimintaa ohjaavia malleja) sekä parempaa arvoa lopputuotteelleen (parempi dokumentaatio, helpommin löytyvää tietoa, luotettavampaa toiminnallisuutta). Voimme olla tyytyväisiä siihen, mitä olemme tähän mennessä saaneet aikaan ja saaneet merkittäviä aloitteita toimintamme kehittämisessä tulevaisuudenkin tarpeisiin. Siitä kiitoksia asiakkaillemme, palveluittemme käyttäjille ja kaikille Buildercomilaisille. Juha Aspinen Toimitusjohtaja 3

4 AutoVue-katseluita: 291 Tiedoston latauksia: Kirjautumisia: 6724 Tiedostoja eri versioineen: Tiedostojen yhteiskoko: n. 14 gigatavua Fray Bentos 4 Metsä-Botnian sellutehdas Uruguayssa Metsä-Botnialla on tällä hetkellä Suomessa viisi toimivaa sellutehdasta. Jo 80-luvun lopulla suomalaisten Uruguayssa aloittama eukalyptuksen jalostus ja viljely kulminoituu sellutehtaan investointiin: Oy Metsä- Botnia Ab päätti maaliskuussa 2005 rakentaa valkaistua eukalyptussellua valmistavan tehtaan Uruguayhin. Tehdas on Metsä-Botnian ensimmäinen ulkomainen tehdas. Toteutusta varten Uruguayhin perustettiin Botnia S.A. -niminen yhtiö, joka omistaa myös Compania Forestal Oriental S.A. (FOSA) -nimisen yhtiön, joka vastaa tehtaan tarvitseman puun hankinnasta. Tehdas sai Uruguayn viranomaisilta käynnistysluvan Tehtaan kapasiteetti on miljoona tonnia vuodessa. Esiselvitysten, käytännöllisyyden sekä perusteellisen ympäristönvaikutusarvioinnin pohjalta tehdas päädyttiin rakentamaan Fray Bentokseen Uruguay-joen varrelle. Rakentamishankkeen projektinjohdosta vastasi Lemcon Oy. Rakennuspäälliköksi valittiin kokenut Pekka Salomaa, Projektipalvelut Salomaa Oy:stä. Hänellä on aikaisempaa kokemusta työmaapäällikkönä jo Botnian Rauman sellutehtaalta sekä useista UPM- Kymmenen paperitehdasprojekteista. Metsä-Botnian sellutehdas oli haastava rakennushanke, jonka hallitsemiseen ja valvontaan tarvittiin avuksi erilaisia järjestelmiä ja ohjelmistoja. Tehdasprojekti oli suurin suomalainen yksityinen ulkomainen teollinen uusinvestointi, arvoltaan noin 1,1 miljardia USA:n dollaria. Hankkeen dokumenttien hallintaan käytettiin kahta rinnakkaista järjestelmää: Kronodocia sekä Buildercomin ProjectInfoa. Rakennuspäällikkö Pekka Salomaa Järjestelmät eivät kilpailleet keskenään, vaan molemmilla järjestelmillä hallittiin hankkeen eri osa-alueiden dokumentteja. Kronodoc toimi pääasiallisena tehtaan sisäisenä piirustusten ja dokumenttien hallintajärjestelmänä. Buildercomin ProjectInfoa käytettiin joustavuuden ja käytönhallinnan helppouden ansiosta pienempien design and build -hankkeiden dokumentaation hallintaan sekä rakentamisessa urakkakilpailujen asiakirjojen jakeluun. Buildercomin ProjectInfo otettiin hankkeessa käyttöön vuonna Aikaisempien kokemusten pohjalta ProjectInfo oli todettu toimintavarmaksi järjestelmäksi, joka takasi reaaliaikaisuuden ja ajan tasalla olevan piirustusluettelon. Merkittävänä tekijänä ProjectInfon käytölle pidettiin dokumenttien valvonnan helppoutta ajantasakuvien ja arkistokuvien osalta. Päivitetyt ja vanhat kuvat löytyvät helposti ProjectInfon tietokannasta. Ongelmatilanteissa voidaan aina palata edellisiin kuviin ja todentaa aineiston muutokset ja jakelu. Alkuvaiheessa Buildercomin ProjectInfossa hankkeen kilpailutusmateriaali oli ladattavissa palvelimelta paikallisille alihankkijoille. Jokaiselle kilpailuun osallistuvalle alihankkijalle lähetettiin salasana ja käyttäjätunnus, joiden avulla tarjouskilpailuun osallistuva yritys pystyi lataamaan tarjouksen pohjana käytettävät dokumentit suoraan sähköisinä omalle koneelleen. Etuna sähköisessä tarjousjakelussa oli, että päämies pystyi seuraamaan tarjousten lataamista, koska jokaiselle kilpailuun osallistuvalle toimitettiin käyttäjäkohtaiset tunnukset. Näin pystyttiin seuraamaan, kuka on käynyt tutustumassa tarjousmateriaaleihin. Kilpailutusmateriaalien jakelun lisäksi ProjectInfoa käytettiin pienempien alihankintana tehtyjen design and build -hankkeiden dokumentaation hallintaan, hyväksyttämiseen ja seurantaan. Tarvittavien pienten kokonaisuuksien piirrokset tehtiin paikan päällä ja hyväksyntä suunnitelmille haettiin Pöyry Civil Oy:n osaston suunnittelijoilta Suomesta. Suunnitelmat toimitettiin Suomeen ProjectInfo-palvelun kautta ja hyväksytyt piirustukset voitiin palauttaa takaisin paikan päälle ja päivittää piirustusluettelo. ProjectInfolla on vuosien aikana käyty n kertaa ja dokumentteja on järjestelmään tallennettu Kiitos toimivien tiedonsiirtojärjestelmien ja kokeneen projektinjohdon hanke voitiin toteuttaa Suomesta. Kokemukset sähköisestä tiedostojen siirrosta ja jakelusta kohdemaassa osoittautuivat ennakoitua helpommaksi ja tehokkaammaksi. Kulttuuri ja ennakkoasenteiden puuttuminen loivat erinomaiset puitteet toimintamallin onnistumiselle ja mallin vastaanotto oli myönteisen positiivinen. - Sähköinen tarjousmateriaalien jako ja lataaminen upposivat kuin veitsi lumeen, Pekka Salomaa totesi. Pekka Salomaa asui Uruguayssa 36 kuukautta selluloosatehtaan rakentamisen aikana valvomassa rakennushankkeen etenemistä. Maailman moderneimpiin selluloosatehtaisiin kuuluva Fray Bentos ei hankkeena ole ollut niitä helpoimpia erilaisten konfliktien johdosta. Botnia S.A.:n Fray Bentoksen sellutehtaan starttivaihe on sujunut erinomaisesti ja tuotanto ja sellun toimitus asiakkaille Eurooppaan ja Kiinaan on alkanut jopa suunniteltua paremmin.

5 HELSINGIN KAUPUNKI TEKI PROJEKTIPANKKIPALVELUSOPIMUKSEN BUILDERCOMIN KANSSA Helsingin kaupungin Kiinteistöviraston tilakeskus on tehnyt Suomen merkittävimmän sopimuksen rakentamisen tiedonhallinnasta Buildercom Oy:n kanssa. Helsingin kaupungin Kiinteistöviraston tilakeskuksella on hallinnoitavanaan ja johdettavanaan useita satoja rakennushankkeita. Jokaiseen hankkeeseen liittyy useita kymmeniä tai jopa satoja asiakirjoja, jotka tulee olla hankkeissa mukana olevien rakennuttajien, suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja monien muiden henkilöiden, kuten kaupungin virastojen edustajien nähtävissä. Koska tämän suuren hankemäärän hallitsemiseksi on ollut tarpeellista saada käyttöön järjestelmä, jolla hankkeen suunnittelu- ja rakentamisvaiheita voidaan hallita, järjesti Helsingin kaupungin Kiinteistöviraston tilakeskus hankinnasta tarjouskilpailun käyttäen avointa hankintamenettelyä. Hankinnasta julkaistiin EU-hankintailmoitus HILMA:ssa Asiakirjat tarjousta varten pyysi 11 yritystä ja tarjouskilpailun voitti Buildercom Oy. Sopimus yhteistyöstä allekirjoitettiin Sovelluspalvelua tulee käyttämään noin 300 Helsingin kaupungin palveluksessa olevaa henkilöä. Tämän lisäksi palvelua tulee käyttämään tilakeskuksen rakennusprojekteissa ja kiinteistöjen ylläpidossa toimivien yhteistyökumppanien ja heidän alihankkijoiden edustajia. Helsingin kaupungilla on jo useiden vuosien ajan ollut suuri joukko merkittävimpiä rakennushankkeitaan Buildercomin palveluissa ja tämä on jatkumoa erittäin hyvin toimineelle yhteistyölle. Sopimuksen tuoma usean sadan vuosittain alkavan projektin läpivienti on merkittävä asia Buildercomille toteaa toimitusjohtaja Juha Aspinen. Arvostamme tätä sopimusta myös siinä mielessä merkittävästi, että tarjouskilpailu oli avoin ja laaja, ja sen myötä varmaan testattiin kaikki tilaajan asettamat vaatimukset. Olemme ylpeitä ja nöyriä saamastamme luottamuksesta. Tämä on varmasti suurin alan sopimus Suomessa Senaattikiinteistöjen kanssa 2004 tekemämme sopimuksen jälkeen. Buildercomin palveluissa on tällä hetkellä yli käyttäjätunnusta ja tuhansia kohteita. Asiakaskuntamme koostuu kiinteistöjen ylläpidon ja rakentamisen parissa toimivista kiinteistöjen omistajista ja julkishallinnon organisaatioista. Kohteet ovat talonrakennushankkeita ja infrapuolen projekteja. Suomen rajojen ulkopuolella meillä on toistasataa kohdetta. Aspinen jatkaa. Nopeasti kehittyvällä alalla panostamme merkittävästi kehitystoimintaan. Toteutamme niitä yleensä asiakkaittemme kanssa yhteisissä kehitysprojekteissa. Tällä hetkellä sähköinen kilpailuttaminen ja toisaalla tietomalliteknologian tulo ovat eniten pinnalla. Mobiiliratkaisut kuten TR-mittaus ja kiinteistöjen ylläpidon tietojen kerääminen ovat jo osalla asiakkaitamme arkipäivää. Buildercom Oy on vuonna 2000 Jydacom Oy:sta yhtiöitetty liiketoimialue. Yritys toimii Jyväskylässä, Espoossa ja Turussa ja työllistää noin kolmekymmentä henkeä. Lisätietoja toimitusjohtaja Juha Aspinen Asiakastyytyväisyystutkimus 2007 Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää Buildercom Oy:n asiakkaiden mielipiteitä ja kokemuksia asiakastyytyväisyyteen liittyvissä asioissa niiden edelleen kehittämiseksi (esim. imago sekä tekniset ja toiminnalliset laatutekijät). Tuloksista lyhyesti: Buildercomin asiakkuus Eniten Buildercomin asiakkaaksi tulemiseen vaikuttivat Buildercomin toiminnan joustavuus tai mahdollisuus vaikuttaa palvelun sisältöön, palvelun kattavuus, toimialan asiantuntemus sekä referenssit. Buildercom yhteistyökumppanina Vastaajista yli neljänneksellä (29 %) kokemukset Buildercomista yhteistyökumppanina olivat erittäin hyvät ja kolmella vastaajalla viidestä (60 %) melko hyvät. Vastaajista 3 prosenttia piti kokemuksiaan melko huonoina ja 8 prosenttia neutraaleina (ei hyvä eikä huono). Buildercomin tarjoama palvelu Vastaajista noin neljä viidestä (82 %) kokee Buildercomin palveluun tehdyn panostuksen investointina, joka maksaa itse itsensä. Vastaajista kaksi viidestä (40 %) arvioi Buildercomin tarjoamasta palvelusta olevan paljon hyötyä omassa työssään. Jossain määrin hyödylliseksi palvelun koki puolestaan noin puolet vastaajista (51 %). Vastaajista 8 prosentin mukaan palvelusta on hyötyä omassa työssä vähän tai ei lainkaan. Buildercomin palvelun koettiin parantavan varsin hyvin toiminnan ohjattavuutta ja läpinäkyvyyttä sekä palvelun laatua. Buildercomin osaaminen ja palvelutaso Myönteisimmin vastaajat arvioivat Buildercomin yhteistyökykyä asiakkaan kanssa sekä yrityksen luotettavuutta yhteistyökumppanina. Haastattelut tehtiin puhelimitse tietokoneohjattua puhelinjärjestelmää hyväksi käyttäen tammi-helmikuussa Haastattelutyön suorittivat Tietoykkönen Oy:n erityisesti tehtäväänsä koulutetut tutkimushaastattelijat. 5 Helsingin kaupunki on käyttänyt Buildercomin FacilityInfo-kiinteistötietopalvelua vuodesta 2004.

6 Tilahallintasovellukset Suomen kunnissa TEKSTI: MARKO RÄIKKÖNEN 6 Tausta Tilahallintasovellukset ovat vielä varsin harvinaisia Suomen kunnissa. Vain 31,8 prosenttia kunnista käyttää tilahallintasovellusta sisäisen vuokran hallinnoinnin apuvälineenä. Tilahallintasovelluksia käytetään suuria kiinteistömassoja omistavissa kunnissa selkeästi useammin kuin pieniä kiinteistömassoja omistavissa kunnissa. Vaikka tilahallintasovellukset eivät ole vielä kovin yleisiä, kiinnostus niitä kohtaan on kuitenkin suuri: kunnista 69,3 prosenttia on kiinnostunut sovelluksesta. Osa kunnista käyttää tilahallinnan tehtäviin Microsoft Excel -taulukkolaskentaohjelmaa. Sisäinen vuokra Suomen kunnissa Varsinkin suurissa kunnissa sisäinen vuokrajärjestelmä on hyvin yleinen. Kunnista, joiden omistuksessa olevien rakennuksien pinta-ala on yli neliömetriä, jopa 86,4 prosenttia käyttää sisäistä vuokraa sekä pääoma- että ylläpitovuokrissa. Vastaavasti pienistä, alle neliömetriä rakennuspinta-alaa omistavista kunnista vain 37,5 prosenttia käyttää sisäistä vuokraa sekä pääoma- että ylläpitovuokrissa. Sisäisen vuokran käyttö Suomen kunnissa Kpl Prosentti Pääomavuokran osalta 1 1,1 Ylläpitovuokran osalta 21 23,9 Molempien osalta 52 59,1 Ei minkään osalta 14 15,9 Yhteensä Suurin osa kunnista, jotka eivät käytä sisäistä vuokraa, ovat siihen kuitenkin siirtymässä. Todennäköisesti sisäinen vuokra yleistyy Suomen kunnissa muutamassa vuodessa. Sisäiseen vuokraan siirtymiseen vaikuttaa selkeästi myös sisäisen vuokran hallinnointiin tarkoitetun tilahallintasovelluksen hankintaajankohta. Useat kunnat eivät halua ottaa sisäistä vuokrajärjestelmää käyttöön ennen kuin heillä on siihen tarkoitetut työkalut. Tutkimuksen lähtökohdat Syksyllä 2007 sain Buildercom Oy:ltä toimeksiannon opinnäytetyöstä, jonka aiheena oli sisäisen vuokran ja tilahallintasovelluksien käyttö Suomen kunnissa. Tutkimuksen pääasiallisena tarkoituksena oli saada vastaukset kolmeen kysymykseen: 1. Kuinka yleistä sisäisen vuokran käyttö on Suomen kunnissa? 2. Kuinka yleistä tilahallintasovelluksien käyttö on Suomen kunnissa? 3. Mitä kehittämistarpeita nykyisissä tilahallintasovelluksissa on? Tutkimuksen tarkoitus oli saada selkeä kuva sisäisen vuokran ja tilahallintasovelluksien käytön kattavuudesta Suomen kunnissa sekä kokonaisnäkemys tilahallintasovelluksissa oleviin kehittämistarpeisiin. Tutkimus toteutettiin kyselynä kuntien tilahallinnasta vastaaville henkilöille. Kysely lähetettiin kaikkiaan 251 Suomen kuntaan ja vastauksia saatiin 88, jolloin vastausprosentti oli 35,1. Tilahallintasovelluksien kehittämistarpeet Tutkimuksen tuloksien mukaan tilahallintasovelluksissa on vielä useita kehittämistarpeita, jotta ne voisivat palvella kuntia mahdollisimman tehokkaasti sisäisen vuokran hallinnoinnissa. Vaikka tilahallintasovellukset ovat monelle kunnalle vielä melko uusi asia, on niissä havaittu olevan useita pieniä ja suuria kehittämistarpeita. Keskeisimpiä tilahallintasovelluksien kehittämiskohteita tutkimuksen mukaan olivat integraatio taloushallinnon ohjelmiin, joudutaan käyttämään useampaa sovellusta tilahallintasovellukset ovat liian raskaita raportointi laskentajärjestelmä kustannustekijöiden käsittely kaipaa tehostamista tilahallintasovellus ei osaa jakaa kustannuksia eri yksiköille tilojen hallinta tilahallintasovellukset eivät ole tarpeeksi yksikertaisia. Monet kunnat eivät ole vielä havainneet suurempia kehittämistarpeita käyttämässään tilahallintasovelluksessa. Selkeästi oli kuitenkin havaittavissa, että tilahallintasovellukset eivät ole vielä riittävän kehittyneitä, jotta pelkästään niihin voitaisiin turvautua, vaan edelleen joudutaan käyttämään muitakin työkaluja sisäisen vuokran hallinnoinnissa.

7 Terveelliset tilat osana Helsingin kaupungin FacilityInfo-huoltokirjajärjestelmää TEKSTI: SAMI LAPPALAINEN Terveelliset tilat -tietojärjestelmä otettiin Helsingin kaupungissa aktiiviseen käyttöön vuoden 2003 alussa. Aikaisemmin eri viranomaisten yhteenvetopyyntöihin on kulunut pahimmassa tapauksessa viikko, kun tietoja on etsitty papereista. Nykyisin Terveelliset tilat -tietojärjestelmä mahdollistaa yhteenvedon nopeasti ja vaivattomasti muutamalla hakukriteerillä. Järjestelmän käyttökokemukset ovat olleet erittäin positiiviset. Vuoden 2008 alusta Terveelliset tilat liitettiin osaksi Helsingin kaupungin käyttämää FacilityInfo (Pakki) -huoltokirjajärjestelmää. Helsingin kaupunki aloitti Espoon ja Vantaan kanssa Terveelliset tilat -projektin suunnittelun vuonna Projektille haettiin rahoitusta Tekesin Terve Talo -teknologia-ohjelmasta vuonna 2000 ja vuonna 2001 rahoituspäätös tehtiin. Konsulttien valinnan jälkeen päästiin käynnistämään työ. Projektipäälliköksi nimettiin Sari Hildén Helsingin kaupungin rakennusvirastosta. Hänen johdollaan Terveelliset tilat -kokonaisuutta alettiin työstää eri tahojen yhteistyönä. Lähtökohtana suunnittelulle oli tarve jakaa sisäilma- ja kosteusongelmiin liittyvää tietoa helposti ja vaivattomasti kaikille niille tahoille, jotka tietoa tarvitsivat. Esimerkiksi rakennusvirastossa oli tuolloin käytössä vain yksi yhteinen verkkoasema, johon tietoja sisäilma-ja kosteusvauriotutkimuksista kirjattiin. Tälle asemalle ulkopuolisilla tahoilla ei ollut käyttöoikeutta. Sisäilma- ja kosteusongelmat ovat kuitenkin monen osapuolen yhteinen ongelma tietoja tarvitsevat rakennusten kunnossapidosta vastaavat, työsuojelu, työterveyshuolto jne. Tiedot oli välitettävä kirjallisilla dokumenteilla ja yhteenvetojen tekeminen eri tahoille oli erittäin aikavievää työtä. Tarkoitus oli luoda järjestelmä, joka helpottaisi kosteus- ja sisäilmaongelmien dokumentoinnissa ja seurannassa sekä tiedonvaihtoa ja jakelua eri tahojen välillä. Suunnittelun tuloksena Terveelliset tilat -tietojärjestelmä jakaantui kahteen eri osa-alueeseen: Kosteus- ja sisäilmatietopankkiin ja Kohdetietojärjestelmään. Kosteus- ja sisäilmatietopankki sisältää yleistajuista tietoa rakennusten tyypillisistä vaurioista, niiden vaikutuksista ja korjaustavoista. Tietopankki sisältää laajan kuvapankin erilaisista kosteusvaurioista, ongelmista ja korjaustekniikoista. Tarkoituksena oli luoda tietolähde, josta eri osapuolet, kuten terveystarkastajat ja isännöitsijät voivat hakea hyväksyttyä tietoa käyttöönsä ongelmia ja korjaustapoja ratkoessaan. Tietopankki sisältää myös laajan koulutusmateriaalin, jonka avulla esim. kuntien henkilöstöä voidaan kouluttaa sisäilma- ja kosteusongelmissa. Tietopankkia ylläpitää nykyisin Sisäilmayhdistys ry. Toinen, ehkä merkittävämpi Terveelliset tilat -tietojärjestelmän osa-alue on kohdetietojärjestelmä, jonka avulla kootaan kaikki tieto kiinteistöjen sisäilma- ja kosteusvauriotutkimuksista, havaituista vaurioista, mikrobinäytetuloksista ja toimenpiteistä sekä kohteen perusrakennetyypeistä. Järjestelmään syötetään tutkimusraportit, valokuvia tms. tutkimuksiin liittyviä dokumentteja. Terveelliset tilat -tietojärjestelmä otettiin Helsingin kaupungissa aktiiviseen käyttöön vuoden 2003 alussa. Viiden vuoden käytön jälkeen kokemukset tietojärjestelmästä ovat erittäin positiiviset. Vuoden 2008 alusta Terveelliset tilat liitettiin osaksi Helsingin kaupungin käyttämää FacilityInfo-huolto-kirjajärjestelmää. Järjestelmä on nimetty Helsingin kaupungissa Pakiksi. Pakkiin liittymisen myötä Helsingin kaupungissa on noin 200 Teti-käyttäjää. Sari Hildén on ollut alusta saakka mukana Tetin kehittämisessä. Hän käyttää tietojärjestelmää päivittäin. Hildénin mukaan tietojärjestelmän yksi parhaista hyödyistä on se, että konsultit syöttävät tekemänsä tutkimukset suoraan järjestelmään, jolloin samalla hoituu tutkimusten arkistointi ja töiden kontrollointi helpottuu. Tutkimusten tiedot saadaan varsin yhdenmukaisina riippumatta tekijätahosta, kun konsultit syöttävät tiedot tietojärjestelmässä sovittuihin tietokenttiin. Konsulttien laskut maksetaan, kun tutkimusten tiedot on syötetty järjestelmään ja tilaaja on hyväksynyt laskun. Terveelliset tilat -tietojärjestelmä on käytössä Helsingin kaupungissa 313 kohteessa. Kohteisiin on tehty yli 600 erilaista tutkimusta, joten dokumenttien määrä on mittava. Tiedon hakeminen Tetin kautta on helppoa ja nopeaa. Aikaisemmin eri viranomaisten yhteenvetopyyntöihin on kulunut pahimmassa tapauksessa viikko, kun tietoja on etsitty papereista. Nykyisin Teti mahdollistaa yhteenvedon nopeasti ja vaivattomasti muutamalla hakukriteerillä. Terveellisten tilojen käyttö on toiminut suunnitelmien mukaan tutkimustoiminnassa ja tiedon välityksessä. Ongelmana Hildén näkee sen, miten esitetyt ja vaaditut toimenpiteet toteutetaan. Pakkiin liittymisen myötä tähän ongelmaan saadaan ratkaisu, kun ehdotetuista tehtävistä voidaan laatia huoltokirjan kautta toimenpide, jonka vastaava isännöitsijä kuittaa toteutetuksi. 7

8 BC käyttäjäpäivät Järjestyksessään kuudennet Buildercomin käyttäjäpäivät vietettiin tänä vuonna Lahden kaupungin vieraana Lahden hiihtomuseon tiloissa. Lahden suurmäen kupeessa pidettyyn tilaisuuteen oli saapunut yli 60 asiakasta eri puolelta Suomea. Kahden päivän aikana päivillä kuultiin mielenkiintoisia ja ajankohtaisia esityksiä Buildercomin palveluiden käyttäjien esittäminä. Teemana tämän vuoden päivillä oli Terveelliset Tilat -tietojärjestelmä, kiinteistöhoidon kokonaispalvelut ja niiden kilpailuttaminen. Käyttäjäpäivien monipuolisessa ohjelmassa puhujina toimivat Tarja Andersson, Heikki Niemi, Susanna Sihvola, Sari Hildén, Esa Halmetoja ja Jouni Arola. Lahden kaupungin esitys jakaantui kahteen kokonaisuuteen. Palveluiden tilaajan puheenvuorossa kiinteistöpäällikkö Jouni Arola kuvasi miten FacilityInfoa on hyödynnetty ja käytetty vuosien aikana noin 130 kaupungin kohteessa. Kaupungin merkittävän palveluiden tuottajan näkökulmasta LKkiinteistöpalveluiden toimitusjohtaja Heikki Niemi kertoi järjestelmän käyttökokemuksista sekä toi esiin mahdollisia käyttöä tukevia kehitystoiveita. Senaatti-kiinteistöjen talotekniikan asiantuntijan Esa Halmetojan esityksessä käytiin läpi toimintatapaa, jolla Senaatti-kiinteistöt on hyödyntänyt FacilityInfoa osana kiinteistöhoidon kilpailutusta. Senaatti-kiinteistöt kilpailuttaa säännöllisesti palveluiden tuottajia ja ensi kokemukset sähköisesti huoltokirjan kautta suoritetusta kilpailuttamisesta ovat rohkaisevia. Toimintatavassa kilpailuttaminen suoritetaan FacilityInfon kautta ilman piirustuksien ym. kilpailutusaineiston liikuttamista paperiversioina. Tarjouslaskija saa siten tarvitsemansa materiaalit suoraan tietojärjestelmästä. Siten prosessi on tullut nopeammaksi ja tehokkaammaksi kokonaisuudessaan. Erityisasiantuntija Sari Hildén Helsingin kaupungilta esitteli FacilityInfon Terveelliset tilat -moduulia. Vuoden 2003 alusta lähtien on HKR-Rakennuttajan tekemät tutkimukset tallennettu suoraan järjestelmän tietokantaan. Hildén kuvasi puheenvuorossaan tietojärjestelmän kehitystyön tavoitteita sekä lähtökohtia. Saadun käyttökokemuksen pohjalta voidaankin todeta tiedon jakamisen ja hallinnan helpottuneen merkittävästi. Lisäksi tallennettu tieto on nopeasti ja vaivattomasti haettavissa järjestelmän kautta. Kaupungin sisäilmayksikön toiminnan voidaankin hyvällä syyllä todeta tiedon hallinnan osalta pohjautuvan pitkälti tänä päivänä Terveelliset Tilat -sovellukseen. Tästä osoituksena tietokantaan on syötetty miltei 2000 erilaista tutkimusta noin 250 eri kohteesta. Neste Jacobsilta Susanna Sihvola kertoi omassa puheenvuorossaan miten öljynjalostuksen, petrokemian ja kemian teollisuudentuotantolaitosten suunnitteluun ja rakentamiseen erikoistunut insinööritoimisto hyödyntää Buildercomin palveluita hankintatoimen työkaluna. ProjectInfo-palvelua on käytetty Neste Jacobsissa kahden vuoden ajan hankintarenkaassa, jossa dokumentit jaetaan palvelun kautta palveluntarjoajille. Tarjoukset lähetetään sähköisesti, mutta ne palautuvat vielä kirjallisesti. Tarkoituksena on ottaa lähiaikoina käyttöön myös tarjousten sähköinen vastaanotto. FacilityInfon kokonaispalvelussa siivous ja sen ohjaaminen on aihealueena varsin uusi ja kehittyvä kokonaisuus. Asiantuntijapuheenvuorossa toimitusjohtaja Tarja Andersson TPA Anderssonilta kuvasi FacilityInfon hyötyjä siivoussopimuksen johtamisessa. Yksi päivien puhutuimmista ja mielenkiintoisimmista aiheista oli VTT:n tutkijan Tapio Matinmikon esitys mobiili- ja RFID-teknologian hyödyntämisestä kiinteistötietojärjestelmässä. Esityksessä nähtiin miten mobiili- ja RFID-teknologiaa on käytetty mm. siivoojien sekä kiinteistöhoitajien liikkuvan työn tehostamiseen. Kiinteistöpalveluliiketoiminnassa ko. teknologioille voidaan nähdä laajoja käyttötarpeita myös laitteiden paikantamisen sekä erilaisten huolto-ohjeiden saattamiseen huollettavaan kohteeseen. Saadut kokemukset osoittavat ettei järjestelmää ole hankala käyttää. Lisäksi se ei oppimisen jälkeen juurikaan hidasta normaalia työskentelyä. Positiiviset käyttökokemukset rohkaisevatkin jatkamaan kehitystyötä teknologian parissa. FM Siikalan toimitusjohtajan Juhani Siikalan puheenvuoro kuului osana FacilityInfon kokonaispalveluiden luentosarjaan. Esityksessä paneuduttiin kohteiden turvallisuustason määritykseen sekä turvallisuuteen vaikuttaviin tekijöihin. Puheenvuoro herätti ajatuksia Buildercomin palvelun hyödyntämisestä turvallisuuteen liittyvän tiedon hankinnasta ja vaihdosta. Kuntoluokitusten kaltaisen tasoajattelun todettiin olevan mahdollinen tulevaisuuden suuntaus myös kohteiden turvallisuustasoja määritettäessä. Päivät saivat jälleen positiivista palautetta. Siitä rohkaistuneena aloitamme Buildercomilla vuoden 2009 käyttäjäpäivien suunnittelun jo loppuvuodesta Kiitokset vielä kaikille tapahtumaan osallistuneille! Buildercom Oy Matarankatu 2, JYVÄSKYLÄ, P , F Upseerinkatu 3 A, torni A 5. krs., ESPOO, P , F Ratapihankatu 53 A, TURKU, P , F buildernews Buildercom Oy:n tiedotuslehti rakennus- ja kiinteistöalan ammattilaisille Toimitus: Buildercom Oy Taitto: Mainostoimisto Zeniitti Oy Painos: 1500 kpl Painopaikka: Finepress Oy