KOTKA-KYMIN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 9/2013 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 1 (15)

Transkriptio

1 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 1 (15) Aika: Keskiviikko klo Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Hannu Marttila puheenjohtaja Seppo Eerola jäsen Onni Hämäläinen Seppo Karjalainen Jukka Lemmetyinen Pirjo Romppanen Eva-Liisa Matikainen varajäsen Timo Vornanen Jatta Tiihonen sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Aimo Ilomäki Jukka Lopperi Jorma Korpela Kutsuttuna: Virpi Herrnesaho yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja kirkkoherra hallintojohtaja talouspäällikkö Poissa: Kaisa Rönkä varapuheenjohtaja (ilm. esteestä) Päivi Harsia, (ilm. esteestä) Reino Korhonen, (ilm. esteestä) Liisa Länsmans, (ilm. esteestä) Jouko Koivukoski varajäsen (ilm. esteestä) Marja-Leena Saastamoinen varajäsen (ilm. esteestä) Heikki J. Oksanen yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Juha Tanska kirkkoherra Matti Kontkanen yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja 142 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avaa kokouksen. Pitämänsä alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 143 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS JA ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN EHDOTUS: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

2 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 2 (15) 144 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallinto- ja taloustoimistossa 14 päivän ajan toimiston aukioloaikoina. EHDOTUS: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Pirjo Romppanen ja Seppo Eerola. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Pirjo Romppanen ja Seppo Eerola. 145 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖSTEN LAILLISUUS JA TÄYTÄNTÖÖN- PANOKELPOISUUS Yhteisen kirkkovaltuuston käsittelemät asiat: Asia 30 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan jäsenen ja puheenjohtajan vaali 31 Kokouspalkkiot ja ansionmenetyksien korvaukset vuosina Asuinkerrostalotontin myynti 33 Vuoden 2013 talousarvio 34 Maksuliikennetilin luottolimiitti 35 Muut mahdolliset asiat Yhteisen kirkkovaltuuston käsittelemät asiat: Asia 5 Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta vuosiksi 2013 ja Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan valinta vuosille 2013 ja Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten (8) valinta vuosille 2013 ja Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan ja jäsenten (8) henkilökohtaisten varajäsenten valinta vuosiksi 2013 ja Suositussopimus toimituspalkkioista 10 Karhulan seurakuntakeskuksen peruskorjaustöiden kustannukset 11 Muut mahdolliset asiat Yhteisen kirkkovaltuuston käsittelemät asiat: Asia 18 Kotkan seurakuntien ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymän strategia Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteinen talouspäällikön virka 20 Rakennuspäällikön viran lakkauttaminen 21 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 22 Muut mahdolliset asiat Yhteisen kirkkovaltuuston käsittelemät asiat: Asia 29 Määrärahaylitykset vuoden 2012 talousarvioon/kiinteistötoimi 30 Kotkan diakoniarahaston tilinpäätös Kotka-Kymin seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston vuoden 2012 tilinpäätös 32 Vuoden 2014 tuloveroprosentti 33 Henkilöstökertomus 34 Uuden krematorion rakentaminen yhteistyössä Kouvolan ja Lahden seurakuntayhtymien kanssa 35 Kotkan seurakunnan toimitilat 36 Langinkosken seurakunnan toimitilajärjestelyt 37 Lisämääräraha/Aittakorven vesikaton korjaustyö 38 Vuoden 2013 lisätalousarvio 39 Kotkan diakoniarahaston lisäpääoma

3 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 3 (15) 40 Muutokset vuoden 2014 talousarvioon/taloushallinnon perusohje 41 Määräalan myynti/eskola, Pienpappilan tila 42 Määräalan myynti/popinniemi, omakotitalotontti 43 Virkanimikkeiden muutokset 44 Viestintäpäällikön viran lakkauttaminen EHDOTUS: Todetaan yhteisen kirkkovaltuuston kokousten , , ja päätökset laillisiksi ja täytäntöönpanokelpoisiksi. Todettiin yhteisen kirkkovaltuuston kokousten , , ja päätökset laillisiksi ja täytäntöönpanokelpoisiksi. 146 KIRKON PALVELUKESKUKSEEN SIIRTYMISAJANKOHDAN MUUTOS Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh Yhteisen kirkkoneuvoston kokous , 139 : Kirkkolain 22 luvun 2 :ssä ja Kirkkojärjestyksen 22 luvun 3b :ssä on säädetty periaatteet seurakuntien siirtymisestä kirkkohallituksen yhteydessä toimivan kirkon kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelukeskukseen. Tehtävien hoitamisesta sovitaan tarkemmin palvelusopimuksessa. Kaikkien seurakuntatalouksien on siirryttävä Kirkon palvelukeskuksen KiPan asiakkaaksi vuosien aikana. Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkoneuvosto päättää lausuntonaan esittää kirkkohallitukselle, että Kotka-Kymin seurakuntayhtymä siirtyisi palvelukeskuksen asiakkaaksi välisenä aikana. Ajankohta mahdollistaa sen, että hallinto- ja taloustoimiston vakinaisten viranhaltijoiden työpaikat säilyvät, toimiston virkojen tehtäväkuvauksia voidaan tarkistaa ja laajentaa virkojen vapautuessa eläkkeelle siirtymisten yhteydessä. Vuoden 2012 kuluessa arvioidaan keskusrekisterin ja seurakuntatoimistojen työntekijätarve vuodesta 2013 alkaen, kun tiedot uudistuneen jäsentietojärjestelmän vaikutuksista työntekijämääriin täsmentyvät. Hallinnon ja talouden suunnitteluryhmä valmistelee toimistopalveluille (hallinto- ja taloustoimisto, kiinteistö- ja isännöintitoimisto, keskusrekisteri, seurakuntatoimistot, perheasiain neuvottelukeskus ja viestintätoimisto) henkilöstöohjelman niin, että se voidaan vahvistaa vuoden 2012 talousarvion käsittelyn yhteydessä. Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Hallinto- ja taloustoimiston henkilökunta on marraskuusta 2012 alkaen osallistunut palvelukeskuksen järjestämään koulutukseen ja tehnyt ohjeiden mukaista valmistelua. Huhti- ja toukokuun aikana toimiston henkilöstölle on vahvistunut arvio siitä, että Kotka-Kymin seurakuntayhtymällä ei ole riittäviä valmiuksia siirtyä Kirkon palvelukeskukseen , mikäli siirtyminen halutaan varmistaa niin, että vastuualueen tehtävät tulevat ajallaan ja oikein tehdyiksi eikä henkilöstön työssä jaksaminen vaarannu lisä- ja ylitöiden johdosta. Perusteluja siirtymisajankohdan muutokselle: - seurakuntien ja seurakuntayhtymän työntekijöiden yhteiseen perehdyttämiseen ja koulutukseen yhteyshenkilöt koulutetaan kesäkuun lopussa. Lomakauden johdosta paikalliskoulutuksen suunnitteluun ja toteuttamiseen ei jää riittävästi aikaan. Koko henkilöstön valmiudella hallita verkkolaskut ja matkalaskut on suuri merkitys siihen, miten uusi järjestelmä käynnistyy ja miten se otetaan käyttöön. Työntekijöiden tulee lisäksi omaksua uusi tililuetteloa ja uudet tehtäväalueet/kustannuspaikat - keväällä 2011 määritimme siirtymisajankohdan niin, että Kotka-Kymi seurakuntayhtymänä ei ole hankkeen pilotti. Perusteluna on toimistomme henkilövahvuus. Seurakuntayhtymistä palvelukeskuksen asiakkaana on tällä hetkellä Oulun seurakuntayhtymä ja pieniä ruotsikielisiä seurakuntayhtymiä. - vuonna 2011 tehty arvio henkilöstön määrästä on tarkistettava ja arvioitava uudelleen, koska seurakuntayhtymälle jäävät talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät ovat arvioitua laajemmat. Myös Kirjuri- jäsentietojär-

4 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 4 (15) jestelmän käyttöönoton ja toimisto- ja viestintäpalvelujen tehtäväjärjestelyjen vaikutukset henkilöstömäärään on arvioitavissa tarkemmin vasta myöhemmin. Kirjuri edellyttää merkittävää työpanosta digitaalisten tietojen tarkistamiseen. - Mikäli siirtyisimme palvelukeskuksen asiakkaaksi , olisivat vuotuiset palvelumaksut vuoden 2010 suoritemäärillä laskettuna yli euroa. Valmistelutyön yhteydessä emme ole vielä selvittäneet riittävästi sitä, miten nykyisiä taloushallinnonprosesseja muuttamalla voimme vähentää palvelumaksuja. Yhtenä lähtökohtana on ollut, että laskutuksesta tehdään mahdollisimman paljon paikallisesti. Ostolaskujen osalta käytäntöjä kehitetään niin, että käsiteltävien laskujen määrää voidaan nykyisestä vähentää. Tämä kustannuksiin vaikuttava selvitystyö tehdään syksyllä Käytössämme olevista sovelluksista Haahtelan - kiinteistötietojärjestelmän liittymä ole vielä käytettävissä, Statuksen liittymä testataan kesän 2013 aikana. - seurakuntayhtymälle ei ole toimitettu ehdotusta palvelusopimuksesta eikä kirkkoneuvosto ole käsitellyt sitä. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää Kirkon palvelukeskukselle, että Kotka-Kymin siirtymisajankohdaksi Kirkon palvelukeskukseen hyväksyttäisiin Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää Kirkon palvelukeskukselle, että Kotka-Kymin siirtymisajankohdaksi Kirkon palvelukeskukseen hyväksyttäisiin Yhteinen kirkkoneuvosto : Kirkon palvelukeskuksen johtokunta on kokouksessaan käsitellyt asiaa ja päättänyt Kotka- Kymin seurakuntayhtymän uudeksi siirtymisajaksi Johtokunta katsoo, että Kotka Kymin seurakuntayhtymällä on edellytykset siirtyä asiakkaaksi ja suosittaa, että seurakuntayhtymän jatkaa asiakkaaksi siirtymisprosessia suunnitellusti. Perusteluissa on lisäksi viitattu Espoon seurakuntayhtymän kohdalla tehtyihin linjauksiin, joissa palvelukeskus perustelee päätöstään sillä, että se on suunnitellut toimintansa ja resursointinsa päätetyn siirtymisaikataulun mukaisesti. Mikäli asiakkaaksi tuloa siirrettäisiin, palvelukeskukselle ja seurakunnille asiakkaana aiheutuisi merkittäviä lisäkustannuksia ja paineita palvelumaksujen tarkentamiseen siirtymäajan jälkeen. Kotka Kymin seurakuntayhtymän tilannetta arvioitaessa on kirjattujen perustelujen lisäksi todettava: - Kotkan rovastikunnan seurakunnat laativat yhdessä selvityksen, jossa kartoitetaan Haminan, Pyhtään seurakuntien ja Kotka kymin seurakuntayhtymän yhteistyön mahdollisuudet ja vaihtoehdot. Selvitystyö on aloitettu. Selvitys auttaa luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita hahmottamaan, kuinka seurakunnallinen toiminta turvataan taloudellisesti kestävällä tavalla ja tulevat seurakuntarakenneratkaisut huomioiden. Siirtyminen Kirkon palvelukeskuksen asiakkaiksi olisi tarkoituksenmukaisesta päättä selvitystyön kuluessa yhteisesti ja niin, että siirtymisajankohta olisi kaikille rovastikunnan seurakunnille yhteinen. - Kouvolan ja Kotka Kymin seurakuntayhtymien yhteinen talouspäällikkö aloitti tehtävässä Hänen johdollaan on mahdollista syksyn 2013 ja 2014 selvittää taloushallinnon palveluja toimintaprosessit niin, että siirryttäessä palvelukeskuksen asiakkaaksi toimintaprosessit ovat kunnossa ja siirtyminen tapahtuu palvelukeskuksen ja seurakuntayhtymän kannalta mahdollisimman joustavasti ja niin, että palvelumaksuihin vaikuttavien suoritteiden määrä on olennaisesti nykyistä pienempi. - syksyn aikana seurakuntayhtymässä on vireillä talouden tasapainottamisen kannalta merkittäviä ja kiireellisiä kiinteistöstrategian täytäntöönpanoon liittyviä toimenpiteitä (kaavakehityshanke, seurakuntatalojen myynti, kurssikeskusselvitys), jotka vaativat henkilöstöhallinnosta vastuussa olevalta hallintojohtajalta työajan käyttöä normaalia enemmän. Kirkkohallituksessa on kutsunut koolle neuvottelukokouksen, jossa käsitellään palveluksen asiakkaaksi siirtymisen aikatauluja.

5 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 5 (15) Päätetään siirtää asian käsittelyä kunnes on tiedossa Kirkon palvelukeskuksen kanssa käytävien jatkoneuvottelujen lopputulos. Hyväksyttiin ehdotus yksimielisesti. 147 KIINTEISTÖPALVELUJEN YHTEISTOIMINTASOPIMUS/ Kotka - Kymin seurakuntayhtymä Haminan seurakunta Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteistoimintasopimukseen liittyisivät seuraavat tehtävät ja vastuut: RAKENNUSMESTARI (yhteistoimintasopimus Haminan seurakunnan kanssa) 1. Tehtävän tarkoitus ja sen tavoite Rakennusmestarin tehtävänä on seurakuntayhtymän ja seurakuntien taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet huomioiden osallistua vuosikorjausohjelman laatimiseen ja toteuttamiseen, vika- ja vahinkotapausten hoitamiseen sekä rakennusvalvojana toimimiseen pienissä hankkeissa. 2. Tehtävän pääasiallinen sisältö - osallistuu vuosittaisen työohjelman valmisteluun - toteuttaa ja valvoo vuosi- ja huoltokorjauksia työohjelmassa määritellyissä kohteissa - suunnittelee, osallistuu ja toteuttaa vahinkotapahtumien kiireellisiä huolto- ja korjaustöitä - vastaa vuokra-asuntojen korjauksista - hankintojen ja palvelujen ostojen valmistelu ja päättäminen myönnettyjen valtuuksien puitteissa - valvonta pienurakkakohteissa, joihin ei palkata konsulttia Rakennusmestarin tehtävän palkkausmenot ovat noin euroa vuodessa. Tästä Haminan seurakunnan laskennallinen osuus olisi euroa ja Kotka - Kymin seurakuntayhtymän euroa. Haminan seurakunta maksaisi työntekijän matkakulut Haminaan ja Haminan seurakunnan alueella. Mikäli yhteistoimintasopimus toteutuu tehtävään ei palkata uutta työntekijää. Seurakuntayhtymän erityisammattimiehellä Jyrki Ahokkaalla on rakennusmestarin tutkinto, erityisammattimiehen tehtävä muutettaisiin rakennusmestarin tehtäväksi edellä olevan tehtäväkuvauksen mukaisesti. Rakennusmestarin tehtävän palkkaus määräytyisi vaativuusryhmän 503 vähimmäispalkan mukaisesti niin, että työpiste on Kotkan seurakuntakeskuksessa osoitteessa Mariankatu 14. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää Haminan seurakunnalle, että sen ja Kotka - Kymin seurakuntayhtymän kesken valmisteltaisiin kiinteistöpalvelujen yhteistoimintasopimus rakennusmestarin työtehtävistä niin, että työajasta 20 % kohdentuisi Haminan seurakunnan kiinteistöpalveluille. Palkkausmenot seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan kesken jaettaisiin työajan käytön mukaisesti. Seurakuntayhtymän kiinteistötoimen ja rakennuttamisen tehtäväjärjestelyistä johtuen pyydämme vastausta huhtikuun kuluessa. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää Haminan seurakunnalle, että sen ja Kotka - Kymin seurakuntayhtymän kesken valmisteltaisiin kiinteistöpalvelujen yhteistoimintasopimus rakennusmestarin työtehtävistä niin, että työajasta 20 % kohdentuisi Haminan seurakunnan kiinteistöpalveluille. Palkkausmenot seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan kesken jaettaisiin työajan käytön mukaisesti. Seurakuntayhtymän kiinteistötoimen ja rakennuttamisen tehtäväjärjestelyistä johtuen pyydämme vastausta huhtikuun kuluessa. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta , 96 :

6 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 6 (15) Kiinteistöpalvelupäällikkö on yhdessä Haminan seurakunnan talousjohtajan kanssa valmistellut yhteistoimintasopimusta ja Haminan seurakunnan kirkkoneuvoston on tehnyt myönteisen periaatepäätöksen asiassa. Yhteistoimintasopimus toimitetaan johtokunnalle kokouskutsun yhteydessä. Erityisammattimies, rakennusmestari Jyrki Ahokkaan kanssa on valmisteltu tehtäväkuvaus seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan yhteisen rakennusmestarin tehtävästä. Tehtäväkuvaus toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. EHDOTUS, HALLINTOJOHTAJA Johtokunta päättää esittää yhteistoimintasopimuksen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi. Johtokunta päättää esittää Kotka Kymin seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan yhteisen, työsopimussuhteisen rakennusmestarin toimen tehtäväkuvauksen edelleen henkilöstöasianjaostolle vahvistettavaksi. Johtokunta päättää esittää edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle, että erityisammattimies Jyrki Ahokas siirretään suostumuksensa mukaisesti Kotka Kymin seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan yhteiseen rakennusmestarin vakinaiseen työsuhteiseen toimeen alkaen. Johtokunta päätti esittää yhteistoimintasopimuksen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi. Johtokunta päätti esittää Kotka Kymin seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan yhteisen työsopimussuhteisen rakennusmestarin toimen tehtäväkuvauksen edelleen henkilöstöasianjaostolle vahvistettavaksi. Johtokunta päätti esittää edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle, että erityisammattimies Jyrki Ahokas siirretään suostumuksensa mukaisesti Kotka Kymin seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan yhteiseen rakennusmestarin vakinaiseen työsuhteiseen toimeen alkaen. Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä yhteistoimintasopimuksen Haminan seurakunnan kanssa. Kirkkoneuvosto päättää siirtää erityisammattimies Jyrki Ahokkaan suostumuksensa mukaisesti Kotka - Kymin seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan yhteiseen rakennusmestarin vakinaiseen työsuhteiseen toimeen alkaen ehdolla, että Haminan seurakunta hyväksyy yhteistoimintasopimuksen. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yhteistoimintasopimuksen Haminan seurakunnan kanssa. Kirkkoneuvosto päätti, että erityisammattimies Jyrki Ahokas siirtyy suostumuksensa mukaisesti Kotka - Kymin seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan yhteiseen rakennusmestarin vakinaiseen työsuhteiseen toimeen alkaen ehdolla, että Haminan seurakunta hyväksyy yhteistoimintasopimuksen. 148 TALOUSARVIO-OHJEEN TARKISTAMINEN / TALOUSPÄÄLLIKKÖ VIRPI HERNESAHO Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh Kouvolan ja Kotka - Kymin seurakuntayhtymien yhteinen talouspäällikkö aloitti virassa Talousarvion ohjeeseen tehdään tarvittavat tarkistukset. Taloussääntö 12 : Osto- ja myyntilaskujen tarkastus ja tositteiden hyväksyminen Kirkkoneuvosto antaa ohjeen laskujen hyväksymisessä noudatettavasta menettelystä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Kirkkoneuvosto määrittelee, ketkä tarkastavat ja hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Myös myyntilaskutustiedot on hyväksyttävä ennen niiden kirjaamista. Ostolaskuihin ja muihin to-

7 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 7 (15) sitteisiin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanotosta, asiatarkastuksesta ja - hyväksymisestä. Yleishallinto, taloushallinto, henkilöstöhallinto, tietohallinto ja rahoitus Laskujen hyväksyjänä on hallintojohtaja Jorma Korpela (varalla yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen). Vastaanottajina ja tarkistajina ovat hallinto- ja taloustoimiston työntekijät vastuualueensa mukaisesti ja IT-aluekeskuksen työntekijät. Hankinnat / Toimivallan raja-arvot: 1. hallintojohtajalla, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalla ja kirkkoherroilla on oikeus tehdä hankintapäätökset (alv 0 %) euroon saakka 2. johtavalla sairaalasielunhoitajalla, perheasiain neuvottelukeskuksen johtajalla, kiinteistöpalvelupäälliköllä, hautaustoimenpäälliköllä ja rakennuspäälliköllä on oikeus tehdä hankintoja ja tilata palveluja euroon (alv 0 %) saakka. Päätöksistä tehdään viranhaltijapäätökset ja ne annettaan tiedoksi ohjesäännön mukaisesti. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee viranhaltijapäätökset kokouksessaan tiedoksi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tiedoksi sen vastuualuetta koskevat Yhteinen kirkkoneuvosto päättää myöntää taloushallinnon, tietohallinnon ja rahoituksen kustannuspaikoille laskujen hyväksymisoikeuden talouspäällikölle. Talouspäälliköllä on oikeus tehdä talousarvio-ohjeen mukaisesti hankintoja ja tilata palveluja euroon (alv 0 %) saakka. Yhteinen kirkkoneuvosto myönsi taloushallinnon, tietohallinnon ja rahoituksen kustannuspaikoille laskujen hyväksymisoikeuden talouspäällikölle. Talouspäälliköllä on oikeus tehdä talousarvio-ohjeen mukaisesti hankintoja ja tilata palveluja euroon (alv 0 %) saakka. 149 TALOUSTILANNE Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkoneuvosto valtuuttaa hallintojohtajan jatkamaan neuvotteluja Kouvolan seurakuntayhtymän kanssa yhteisen talouspäällikön viran perustamisesta. Rakennuspäällikön virka jätetään toistaiseksi täyttämättä. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää periaatteista, joiden perusteella hallinnon, kiinteistötoimen ja hautaustoimen vastuualueiden tehtäville määritellään tärkeys- ja kiireellisyysjärjestys ja valmisteluvastuut. Yhteinen kirkkoneuvosto valtuutti hallintojohtajan jatkamaan neuvotteluja Kouvolan seurakuntayhtymän kanssa yhteisen talouspäällikön viran perustamisesta. Rakennuspäällikön virka jätetään toistaiseksi täyttämättä. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti periaatteiksi, joiden perusteella hallinnon, kiinteistötoimen ja hautaustoimen vastuualueiden tehtäville määritellään tärkeys- ja kiireellisyysjärjestys ja valmisteluvastuut seuraavat: 1. talouden vahvistaminen ja tervehdyttäminen 2. henkilöstön työssä jaksamista tuetaan johtamista vahvistamalla ja esimiestyötä tukemalla. 3. jatketaan valtuuston hyväksymän kiinteistöselvityksen toteuttamista 4. krematorion yhteishankkeen valmistelua jatketaan. Yhteinen kirkkoneuvosto : Kokouskutsun mukana toimitetaan seurakuntayhtymän tuloslaskelma ja yhdistelmä hallinto-, kiinteistö- ja hautaustoimen valmistelussa olevista tehtävistä.

8 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 8 (15) Merkitään taloustilanne tiedoksi. Merkittiin taloustilanne tiedoksi. 150 ERITYISAMMATTIMIES MIKA VESANNON IRTISANOUTUMINEN Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh Erityisammattimies Mika Vesanto on toimittanut seurakuntayhtymälle irtisanomisilmoituksen hautaustoimen erityisammattimiehen toimesta alkaen. Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää erityisammattimies Mika Vesannolle eron työsuhteisesta tehtävästä alkaen. Yhteinen kirkkoneuvosto myönsi erityisammattimies Mika Vesannolle eron työsuhteisesta tehtävästä alkaen. 151 OPPILAITOSPASTORIN IRTISANOUTUMINEN Valmistelija, ykn:n puheenjohtaja Hannu Marttila puh Kotka-Kymin seurakuntayhtymän oppilaitospastori Kati Lounela on lähettänyt yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalle ilmoituksen irtisanoutumisesta oppilaitospastorin virasta alkaen. EHDOTUS, YKN:N PUHEENJOHTAJA: Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää oppilaitospastori Kati Lounelalle eron Kotka-Kymin seurakuntayhtymän oppilaitospastorin virasta lähtien. Yhteinen kirkkoneuvosto myönsi oppilaitospastori Kati Lounelalle eron Kotka-Kymin seurakuntayhtymän oppilaitospastorin virasta lähtien. 152 ILMOITUKSET KIRKOLLISVERON HUOJENTAMISESTA Kirkkolain (KL 1054/93) 15 luvun 3 pykälän muutoksesta johtuen myös kirkollisvero huojennetaan, jos verovelvollinen on saanut osittaisen tai täydellisen vapautuksen kunnan verosta tai sen viivästymisseuraamuksista. Kotka kaupungin antaman huojennuspäätösten johdosta Itäinen veronkantoyksikkö huojentaa kirkollisveroa: Ilmoituksen päivämäärä: DnroKH: Kirkollisvero Verovuosi / , Hakemus hyväksytty osittain 2/3: / , Hylätyt hakemukset: / , / ,

9 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 9 (15) EHDOTUS: Merkitään tiedoksi. 153 YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON PUHEENJOHTAJAN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJA Merkitään tiedoksi yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätöspöytäkirja. Päätöspöytäkirja on nähtävänä kokouksessa. - 4 Avustus viisumiin EHDOTUS: Merkitään tiedoksi. 154 HALLINTOJOHTAJAN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT Merkitään tiedoksi hallintojohtajan päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa Vuosilomat - 15 Suunnittelutarjoukset/Kotkan kirkon sadevesiviemärit - 16 Ristiniemen kurssikeskuksen ulkovuorauspaneelien uusinta - 17 Kerrostalo Tapulin vesikaton kunnostaminen - 18 Vuosisidonnainen palkanosa - 19 Kurssikeskustoiminnan kokonaisselvitys/leiritoiminnan kehittämisen strategia EHDOTUS: Merkitään tiedoksi. 155 YHTEISTEN TYÖALOJEN JA KESKUSREKISTERIN JOHTAJAN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT Merkitään tiedoksi yhteisten työalojen keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa Toimistotyöntekijöiden vuosilomat - 13 Yhteisten työalojen työntekijöiden vuosilomat - 14 Osviitan toimitussihteeripalvelut - 15 Virkavapausanomukset - 16 Määräaikainen työsuhde - 17 Sairauslomat EHDOTUS: Merkitään tiedoksi. 156 KIINTEISTÖPALVELUPÄÄLLIKÖN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJA Merkitään tiedoksi kiinteistöpalvelupäällikön päätöspöytäkirja.

10 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 10 (15) Päätöspöytäkirja on nähtävänä kokouksessa Työsopimuksen jatkaminen EHDOTUS: Merkitään tiedoksi. 157 HAUTAUSTOIMEN PÄÄLLIKÖN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT Merkitään tiedoksi hautaustoimen päällikön päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa. - 4 Kirkonmaan laiturin korjaussuunnittelu - 5 Erityisammattimiehen sijaisuus ajalla EHDOTUS: Merkitään tiedoksi. 158 SAAPUNEET KIRJEET 1. Kirkkohallituksen yleiskirje 9/ Sähköiseen asiakirjahallintoon yhteinen tehtäväluokitus ja esimerkkimalleja 2. Kirkkohallituksen yleiskirje 10/ Muutoksenhaku tietojen luovuttamista kirkonkirjoista koskevaan päätökseen 3. Kirkkohallituksen yleiskirje 11/ Kirkkoneuvoston ja yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön muuttaminen 4. Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A11/ Henkilöstövaihdoksia Kirkon työmarkkinalaitoksen toimistossa - Kirkon työmarkkinalaitoksen toimisto suljettuna 5. Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A12/ Työmarkkinakeskusjärjestön työkaarimalli 6. Kirkkohallituksen EU-uutiskirje 2/ Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli - Kotka-Kymin seurakuntayhtymän ympäristödiplomihakemus, Nro Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli - Seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö, Nro 412/ Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli - Kotka-Kymin seurakuntayhtymän päätös määräalan myymisestä Sami Ristiniemelle ja Niina Kuokkaselle, Nro Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli - Kotka-Kymin seurakuntayhtymän päätös tontin myymisestä Katja Ylä-Kotolalle, Nro Kotkan kaupunki, kaupunkisuunnittelu - Kaavarungon laadinta Karhulan keskusta-alueen eteläisen osan sekä Karhulanniemen asuin- ja teollisuusalueelle (kaava nro 0613) 12. Suomen lähetysseura - Vuosiraportti 2012 EHDOTUS: Merkitään tiedoksi.

11 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 11 (15) 159 PÖYTÄKIRJAT/MUISTIOT 1. Kouvolan seurakuntayhtymä, yhteisen kirkkovaltuuston pöytäkirjanote Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 9/2013, : 99 MUUT ASIAT - merkitään tiedoksi Aittakorven seurakuntatalon vastaanottopöytäkirja. Tarkastus on pidetty puheenjohtajan ehdotus tutkia Ristiniemen lämmitysjärjestelystä hoidettavaksi tuulivoimalla, aurinkolämmöllä ja aurinkoenergialla. - kartoitetaan seurakuntayhtymän Kymin alueen vapaat liiketilat - valittiin Kymen krematorion työvaliokuntaan kiinteistö- ja hautaustoimen puheenjohtaja Kai Holmberg, varapuheenjohtaja Aimo Ilomäki, jäsen Riku Piri ja hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkinen. - Seurakuntalehti Osviitan toimitukseen kirkkoherra Juha Tanskaan otetaan yhteyttä kirjoitettavaksi juttu seurakuntayhtymän hautausmaiden hoidoista. Merkittiin tiedoksi ja hoidettavaksi. KJ 9 luku 4 : Tilapäisiä tehtäviä varten kirkkoneuvosto voi asettaa toimikuntia, joiden tehtävän ja toiminta-ajan se määrää. Toimikunnassa käsiteltävä asia ja päätös voidaan siirtää kirkkoneuvoston ratkaistavaksi. 1. Merkitään tiedoksi. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää asettaa Kymen krematorion työvaliokunnan ja valita jäseniksi kiinteistö- ja hautaustoimen puheenjohtajan Kai Holmbergin, varapuheenjohtaja Aimo Ilomäen, jäsen Riku Pirisen ja hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkisen Yhteinen kirkkoneuvosto päätti asettaa Kymen krematorion työvaliokunnan ja valita jäseniksi kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajan Kai Holmbergin, varapuheenjohtaja Aimo Ilomäen, jäsen Riku Pirisen ja hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkisen. 160 MUITA ASIOITA Seuraavat yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivät ja /Arkkitehtikilpailun ohjelma 161 MUUTOKSENHAKU OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Yhteinen kirkkoneuvosto Kokouspäivämäärä Pöytäkirjan pykälä MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat muutoksenhakukiellot Seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 5 :n mukaan saa tehdä kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin nojalla hallintovalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Julkista

12 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12 (15) hankintaa koskevasta päätöksestä ei saa tehdä julkisista hankinnoista annetun lain mukaista valitusta, koska päätös koskee yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua. Pöytäkirjan pykälät: 142, 143, 144, 145, 146, 149, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158, 159, 160, 161, 162 Oikaisuvaatimusoikeudesta aiheutuva valituskielto Koska päätöksestä voidaan tehdä kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 mom. mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pöytäkirjan pykälät: 147, 148, 150, 151 Alistusasiaa koskeva muutoksenhakukielto Kirkkolain 24 luvun 3 :n 2 mom. mukaan oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka alistetaan tuomiokapitulin tai kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Pöytäkirjan pykälät: Erikseen säädetyt muutoksenhakukiellot 1. Kirkkolain 24 luvun 14 :n 2 mom:n, 2. hallintolainkäyttölain 5 :n 2 mom:n, 3. kirkon virkaehtosopimuslain 19 :n, tai 4. muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pöytäkirjan pykälät ja valituskieltojen perusteet: Hankintoja koskevat muutoksenhakukiellot Hankintaa koskevista seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 8a :n 2 mom. nojalla saa tehdä kirkkolain mukaista oikaisuvaatimusta eikä kirkollisvalitusta, jos asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan. Asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 15 :n mukaisen kynnysarvon 1. Pöytäkirjan pykälät: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja - aika HANKINTAOIKAISU Oikaisuvaatimuksen sisältö Hankintaoikaisun tekeminen Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään ja yhteystiedot: Yhteinen kirkkoneuvosto Käyntiosoite: Mariankatu 14 E Postiosoite: PL 7 Faksi: (05) Sähköposti: kotka-kymin.seurakuntayhtyma@evl.fi Pöytäkirjan pykälät: 147, 148, 150, 151 Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon päätöksestä. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Seurakunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Oikaisuvaatimuksen voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti (telekopioilla tai sähköpostilla). Oikaisuvaatimuksen on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi: oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi tiedot oikaisuvaatimuksen kohteena olevasta päätöksestä millaista oikaisua päätökseen vaaditaan millä perusteilla oikaisua päätökseen vaaditaan Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön asianosainen voi tehdä hankintayksikölle kirjallisen hankintaoikaisun (Hankintalaki ). Pöytäkirjan pykälät: Toimitusosoite Hankintaoikaisu toimitetaan hankintayksikölle. Hankintayksikön yhteystiedot: Yhteinen kirkkoneuvosto Käyntiosoite: Mariankatu 14 E, Kotka Postiosoite: PL 7, Kotka 1 Kansallisen kynnysarvon suuruus on (tavarat ja palvelut), (terveydenhoito ja sosiaalipalvelut) ja (rakennus ja käyttöoikeusurakat)