Infopankin sisällöntuotanto-ohje 2010

Transkriptio

1 Infopankin sisällöntuotanto-ohje 2010 Versio 1: Päivitetty Ohjeen käyttö Tämä ohje on tarkoitettu Infopankki.fi -verkkopalvelun sisällöntuottajille Infopankkitoimituksessa sekä Infopankin jäsenkuntien paikallistoimituksissa. Infopankki-toimitus vastaa valtakunnallisten sekä Helsingin seutu -sivujen sisällöstä. Jäsenkunnat vastaavat omien kuntakohtaisten sivujensa sisällöistä. Suosituksena on, että kaikki Infopankin jäsenkunnat käyttävät tätä ohjetta, jotta Infopankin sivut olisivat laadukkaat ja yhdenmukaiset. Tätä ohjetta päivitetään säännöllisesti Infopankin sisältötiimissä. Kun ohjeeseen tehdään muutoksia, päivitetty versio toimitetaan jäsenkuntien yhteyshenkilöille. Ohje on myös saatavissa osoitteessa 2. Palvelun kohderyhmät ja yleiset Infopankin sisällöntuotannon periaatteet Infopankilla on kolme kohderyhmää. Tietoa tarjotaan Suomessa asuville maahanmuuttajille kotoutumisen tueksi Suomeen muuttamista suunnitteleville henkilöille maahanmuuttoa helpottamaan Maahanmuuttajien tai maahanmuuttoasioiden parissa työskenteleville henkilöille asiakastyön ja ammatillisen osaamisen tueksi Infopankin tehtävä on tarjota maahanmuuttajille tietoa suomalaisesta yhteiskunnasta ja julkishallinnon palveluista helposti ymmärrettävässä muodossa. Verkkopalvelusta ja sen sisällöistä on kaiken aikaa näyttävä se, että palvelu kertoo Suomesta ja se on suunnattu maahanmuuttajille. Yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja osallistuminen ovat verkkopalvelun läpileikkaavat teemat, jotka tulee huomioida kaikessa sisällöntuotannossa. 3. Ohjeita tekstien kirjoittamiseen Kirjoita jokainen teksti niin, että teksti avautuu lukijalle, vaikka hän ei tuntisi suomalaisen yhteiskunnan toimintatapoja tai historiaa. Tekstin täytyy avautua myös peruskoulutetulle henkilölle, mutta se ei kuitenkaan saa aliarvioida lukijaa. Käytä kappalejakoa, se selkeyttää tekstin ilmettä ja tekee siitä helppolukuisemman. Pidä yksittäisen kappaleen tekstimäärä mahdollisimman pienenä.

2 Käytä selkeää, ymmärrettävää ja helppolukuista kieltä. Tarvittaessa selitä vaikeat termit. Infopankin tekstin tulee olla laadukasta, selkeää yleiskieltä, ei kuitenkaan varsinaista selkokieltä. Kerro asiat konkreettisesti ja vältä abstrakteja ilmaisuja. Kirjoita selkeitä lauseita ja suosi helppoja verbimuotoja. Suosi suoraa sanajärjestystä. (subjekti + verbi + objekti). Tekstin ei kuitenkaan tarvitse olla pelkkiä päälauseita, vaan selventäviä sivulauseita voi käyttää. Sijoita asiasisällön kannalta keskeisimmät käsitteet päälauseeseen, virkkeiden alkuun. Vältä pitkiä lauseita ja pitkiä yhdyssanoja. Kirjoita loogisesti, esimerkiksi syystä seurauksiin etenevää tekstiä. Käytä tekstissä selventäviä väliotsikoita ja luettelomerkkejä. Vältä lyhenteitä ja virkakieltä. Erota kappaleet yhdellä enter-merkillä ja pidä kappaleet lyhyinä. Kirjoita helposti silmäiltävää tekstiä, koska verkkotekstiä voidaan lukea myös valikoiden ja sattumanvaraisessa järjestyksessä. Vältä lauseenvastikkeita, koska lauseenvastikkeiden verbi ei ilmaise selkeästi aikamuotoa tai tekijää. Lauseenvastikkeen ymmärtäminen vaatii vuosien suomen kielen opintoja. Esimerkki: Tilausta käsiteltäessä on tapahtunut virhe. > Kun tilausta käsiteltiin, tapahtui virhe. Vältä mahdollisuuksien mukaan passiivia ja puhuttele lukijaa suoraan: Kun muutat Suomeen, ei: Kun henkilö muuttaa Suomeen. Koko tekstiä ei kuitenkaan tarvitse kirjoittaa yksikön toisessa persoonassa. Vältä tarpeettomia kieltomuotoja, esimerkiksi: Älä jätä TV:tä päälle. > Sulje TV. Kun jokin paljon käytetty termi muuttuu, on hyvä käyttää uutta ja vanhaa termiä rinnakkain. Älä käytä tekstissä kursiivia. Huolehdi siitä, että tekstissä ei ole kirjoitus- tai kielioppivirheitä. Sisällön keskeisten käsitteiden on hyvä löytyä sivun otsikosta, sisällön pää- ja väliotsikoista sekä leipätekstissä läpi tekstin erityisesti virkkeiden alussa. Avainsanat kannattaa mahdollisuuksien mukaan sijoittaa linkitysten lähelle.

3 4. Sisällöntuotannon prosessit Infopankissa on kaksi erilaista sisällöntuotannon prosessia. Ne ovat 1) kokonaan uusien sisältöjen tuottaminen ja kääntäminen Infopankin kielille sekä 2) päivityskäännökset 1. ) Uudet sisällöt Infopankkiin Uudet sisällöt -prosessissa tuotetaan kokonaan uutta sisältöä Infopankin uudistettuun versioon. Sisällöt kirjoitetaan vuoden 2010 aikana tuotetun sisältösuunnitelman mukaan, jossa huomioitu Infopankin käyttäjien kommentit uusista sisältötarpeista. Taustatiedon etsintä ja raakatekstin kirjoittaminen Kun alat tuottaa sisältösuunnitelman pohjalta tekstiä, etsi tarvittavat tiedot Internetistä, painetuista julkaisuista jne. Lisää tekstiin oman harkintasi mukaan myös tarvittavaksi katsomiasi tietoja, joita ei ole huomioitu sisällöntuotantosuunnitelmassa. Tarkistus asiantuntijoilla Infopankin kaikki tekstit tarkistetaan sisällön asiantuntijoilla. Tämän vuoksi sisällöntuotannon tueksi rakennetaan yhteyshenkilöverkosto. Kun alat tuottaa uutta sisältöä uuteen verkkopalveluun, etsi kaikkiin sisältökokonaisuuden aiheisiin liittyen yhteyshenkilöt. Kun otat yhteyttä uuteen organisaatioon, kerro ensin mikä Infopankki on ja mistä verkkopalvelu-uudistuksessa on kyse. Pyydä organisaatiota määrittelemään Infopankki-yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt, jotka voivat a) kommentoida kirjoittamaasi tekstiluonnosta b) toimia myös jatkossa Infopankkiyhteyshenkilöinä, joita voi konsultoida tarvittaessa. Kirjaa yhteyshenkilöidesi yhteystiedot yhteyshenkilörekisteriin, jotta myös muut voivat hyödyntää tietoja. Kun olet saanut valmiiksi selkeän tekstiluonnoksen, lähetä se sähköpostitse yhteyshenkilöille kommentoitavaksi. Tee kommenttipyyntöjä varten selkeä, realistinen aikataulu. Tekstin viimeistely Kun saat asiantuntijoilta kommentit, tee tekstiin tarvittavat muutokset ja korjaukset. Aikaa on syytä varata myös lisätietojen pyytämiseen yhteyshenkilöiltä. Tee tekstiin käännösohjeen mukaiset käännösmerkinnät. Oikoluku Kun olet saanut tekstin valmiiksi, on hyvä antaa se esimerkiksi kollegan oikoluettavaksi, jos mahdollista.

4 Tekstin lähettäminen käännätykseen Kun teksti on viimeistelty ja oikoluettu, lähetä se käännöstoimistoon ja pyydä hinta- ja aikatauluarviota. Käännetyn tekstin oikoluku Kun teksti on käännetty, käännös on hyvä oikolukea ainakin pintapuolisesti. Vaikka et osaisi kohdekieltä, voit silti silmäillä tekstin läpi ja tarkistaa ettei siitä puutu esimerkiksi otsikoita tai kappaleita. Varaa aikaa myös mahdollisten käännösvirheiden korjaamiseen, kääntäjien ohjeistamiseen ja reklamaatioihin. Sisällön syöttäminen Kun käännetyt tekstit on saatu käännöstoimistosta, tarkistettu ja mahdolliset virheet reklamoitu ja korjattu, vie viimeistelty, korjattu teksti kieliversioineen verkkoon. Tiedottaminen Tiedota uusista sisällöistä käyttäjille. 2. ) Päivityskäännökset Infopankissa kerätään päivityskäännökset -tiedostoon päivitystarpeita. Tämän lisäksi verkkopalvelu-uudistuksen valmistuttua pyritään kaksi kertaa vuodessa käymään läpi koko verkkopalvelu, tarkistamaan, että tiedot ovat ajan tasalla ja tekemään vanhentuneista tiedoista päivityskäännökset. Kopioi Infopankin verkkosivulta Word-tiedostoon suomenkieliset sivut, joille muutoksia tehdään. (Word-tiedoston on oltava muodossa tiedoston_nimi_tähän.doc, Word ) Tee sitten teksteihin käännösohjeen mukaiset merkinnät tekstien päivittämiseksi. Usein tekstin päivittäminen edellyttää yhteistyöverkoston konsultoimista. Tämä voidaan tehdä sähköpostitse tai puhelimitse. Tärkeää on kuitenkin, että saaduista tiedoista jää kirjallinen dokumentti, jotta pystytään seuraamaan, mistä mikäkin tieto on saatu. Kopioi verkosta suomenkielisen käännöspohjan lisäksi kielittäin kaikki kohdekieliset sivut, joille päivityskäännöksessä tehdään muutoksia (muodossa tiedoston_nimi_tähän.doc, Word ). Älä kuitenkaan tee näihin dokumentteihin mitään käännösmerkintöjä. Kääntäjä lukee muutosmerkinnät suomenkielisestä dokumentista ja tekee sen mukaisesti muutokset kohdekieliseen tiedostoon. Kun teksti on viimeistelty ja oikoluettu, lähetä se käännöstoimistoon ja pyydä hinta- ja aikatauluarviota. Kun teet itsellesi aikataulua käännöstyön koordinointiin varaa aikaa myös virheiden korjaamiseen, kääntäjien ohjeistamiseen ja reklamaatioihin. Kun käännetyt tekstit on saatu käännöstoimistosta, tarkistettu ja mahdolliset virheet reklamoitu ja korjattu, vie viimeistelty, korjatun teksti kieliversioineen verkkoon suunnitellun aikataulun mukaisesti.

5 5. Linkit Uudessa palvelussa linkit on eritelty: sisäiset linkitykset Infopankin sivuille ovat leipätekstin sisällä. Palvelun ulkopuolelle viittaavat linkit sen sijaan kootaan julkaisujärjestelmän linkkipankkiin. Linkit haetaan tekstisivuille linkkipankista. Ne sijoitetaan aina kappaleen loppuun, ei milloinkaan leipätekstin sekaan. Verkkopalvelun sisäiset linkit Infopankin sisältöihin Kun lisäät tekstiin sisäisiä linkkejä Infopankin muihin sisältöihin, merkitse linkki tähdellä ja alleviivauksella. Merkintä on tarpeellinen, jotta osaat tehdä sisäisen linkin oikeaan kohtaan tekstissä, vaikka et osaisi kieltä. Esimerkki: Työ- ja elinkeinohallinnolla on Työlinja puhelin- ja sähköpostipalvelu, joka neuvoo työllistymiseen, koulutukseen ja yritystoiminnan käynnistämiseen liittyvissä asioissa. Lue lisää Infopankin sivulta *TE-toimiston palvelut. Tähti on merkkinä linkin alkamisesta ja alleviivaus osoittaa, mihin sanoihin linkki tullaan tekemään. Merkitse sisäinen linkki huolellisesti oikeisiin sanoihin, jotta kääntäjä osaa lisätä merkinnän käännöksiin. Verkkopalvelun ulkoiset linkit palvelun uusiin sisältöihin Kun tuotat tekstiä uuteen palveluun, kokoa linkit erilliseen Excel-tiedostoon oheisen mallin mukaisesti. Varmista, että linkkitekstit ovat mahdollisimman lyhyitä. Ulkoisesta linkistä tarvitaan seuraavat tiedot: Linkin nimi (kuvaus siitä mitä tietoa linkki tarjoaa, mahdollisimman lyhyt teksti) Linkin kohde (organisaatio, joka sivua ylläpitää) Linkin kieliversiot (millä kielillä linkin takaa löytyy tietoa) Linkin ja kieliversioiden osoite (esim. ja Linkin tyyppi (yleensä www-sivu voi kuitenkin olla myös dokumentti esim. pdf/doc) Tiedoston koko (Huom! vain jos linkki on dokumenttiin. Jos dokumentin koko vaihtelee kieliversioittain, esimerkiksi suomenkielinen dokumentti on paljon isompi kuin englanninkielinen, ei kokoa merkitä. Jos dokumenttien koko vaihtelee vain hyvin vähän, voidaan merkitä isoimman dokumentin koko). Kaikkia näitä tietoja ei välttämättä kannata kirjoittaa Excel-taulukkoon. Taulukkoon kannatta aluksi kirjoittaa vain linkin nimi ja kohde. Tämän jälkeen se kannattaa käännättää. Muut tiedot voit etsiä vasta siinä vaiheessa kun teet linkin linkkipankkiin. Linkitysperiaatteet Infopankki tarjoaa perustietoa ja ohjaa hakemaan lisätietoa muiden organisaatioiden sivuilta. Tämän vuoksi keskeinen osa palvelua ovat runsaat linkit muille sivustoille.

6 Pääsääntönä on, että Infopankista linkitetään eteenpäin sivuille, joiden sisältö on luotettavaa ja ajantasaista. Joissakin tapauksissa ajantasaisesta sisällöstä joustetaan, kuten linkitettäessä pienten maahanmuuttajayhdistysten sivuille, joita ei välttämättä ylläpidetä säännöllisesti. Infopankista pyritään myös linkittämään sivuille, joilla on olemassa tietoa useilla kielillä. Joissakin tapauksissa tämä ei ole mahdollista ja pelkkä suomenkielinen linkki on parempi kuin ei linkkiä lainkaan. Pääsääntöisesti Infopankista linkitetään ainoastaan julkishallinnon tai kolmannen sektorin verkkopalveluihin. Tästä poiketaan ainoastaan, kun voidaan katsoa, että yksityisellä sektorilla tuotetaan palvelua, jota julkiselta ei ole saatavissa (esim. asunnonvälityssivustot). Rajaus on tehty tasapuolisuus- ja resurssisyistä. Kun linkityksiä tehdään, on huolehdittava siitä, että tarjottu sivu todella antaa lukijalle lisätietoa aiheesta. Sellaisia linkityksiä ei tehdä, joissa lukija ei saa oleellista lisätietoa tai jossa hänet ohjataan Infopankista toiselle sivulle ja sieltä välittömästi takaisin Infopankkiin. Kustakin ulkoisesta linkistä tarjotaan kaikki olemassa olevat kieliversiot, jotta kävijä voisi valita sen kielen, jota parhaiten osaa. Myös kieliversiot, jotka ovat jollain muulla kielellä kuin Infopankin palvelukielellä, tarjotaan. Kieliversioiden järjestys, kun linkitetään Infopankki-palvelun ulkopuolelle on aina sama: suomi, ruotsi, englanti, venäjä, viro, ranska, somali, serbokroatia, espanja, turkki, albania, kiina, kurdi (sorani), persia ja arabia. Kun linkitetään muihin kuin edellä mainittuihin kieliin, linkit ilmoitetaan siinä järjestyksessä, jossa ne ovat julkaisujärjestelmässä. Kieliversioiden linkkilista on jokaisessa Infopankkipalvelun kielessä sama. 6. Lähteet - Suluissa dokumentin perässä mahdollinen tieto dokumentin sijainnista: - JHS 129 ( - Verkkopalvelujen laatukriteeristö ( - Käytettävyyden asiantuntija-arvio nykyisestä Infopankki-palvelusta - Kuntien verkkoviestintäohje ( - Tekstiä ruudulla. Kirjoitamme verkkoon, Katleena Kortesuo (Infor, 2009). - Selkokielen käsikirja. Hannu Virtanen (Kehitysvammaliitto, Opike, 2009).

7 - Infopankki verkkopalvelun hakukoneohje. (Kwantic 2010)