CompuCash 4000 SQL käyttoohje

Transkriptio

1 CompuCash 4000 SQL käyttoohje Ektaco AS

2 YLEISTÄ Käynnistämisen yhteydessä kysytään käyttäjän etunimeä, sukunimeä ja salasanaa. Käyttäjän on väärinymmärrysten välttämiseen tiedettävä, millainen virka (oikeuksien ryhmä) on hänelle määritelty ja mitkä käyttöoikeudet kyseisellä viralla on. Jos oikeutta ei ole annettu, ei ole kyseinen valikko tai painike näkyvissä, joten näytön kuvan saattaa eri käyttäjillä poiketa toisistaan. Virkojen luomiseen ja muuttamiseen pitää ensin olla oikeus valikon käyttämiseen jota on tarkemmin kuvattu ohjeen alakohdassa Manager > Henkilöstö > Virat. Vähittäismyynnin tapauksessa on tärkeä osuus tavaroiden ja rahan tarkastamiseen liittyvillä asioilla, esim. vähittäismyynnin kuittien tietoja ei syötetä yleensä jo menneellä päivämäärällä ja jos syötetään, niin ne ilmoitetaan siinä ajanjaksossa, jolloin myyntitapahtuma toteutui. Kaikki tapahtumat ilmoitetaan online -tilassa ja luodaan niiden jatkuvan tarkastamisen ja kokonaiskuvan luomisen mahdollisuus. Jo menneellä päivämäärällä voidaan syöttää varaston rahtikirjojen ja tukkumyyntilaskujen tietoja, mutta on suositeltavaa, että tapahtumatiedot syötetään mahdollisimman ajoissa. Varaston osalta on tärkeätä, että tavaroiden rahtikirjojen tiedot syötetään ajoissa, sillä oikean varastotilanteen katsomiseen ja tarkastamiseen on rahtikirjojen tietojen oltava jo syötettyinä. Järjestelmä tukee miinusmyynnin mahdollisuutta (usein on tilanne se, että rahtikirjan tietoja ei voida heti syöttää, tämä koskee mm. viikonvaiheen aikana saapuneita tavaroita. Vaikka rahtikirjojen myöhemmin syötetyt tiedot ilmoitetaan raportoinnissa asiakirjan päivämäärän mukaan, niin joidenkin toimenpiteiden osalta on varmistettava, että niiden tiedot on syötetty (tilanteen, kriittisten rajojen hallinta ja uusien tavaratilausten laatiminen varastotilannetietojen nojalla jne.). Miinusmyynnin merkitystä ja varastolaskennan järjestämistä on tarkemmin kuvattu alla. Jos kassa on teknistä syistä johtuen keskuksesta irrotettu (internet-yhteyttä ei ole tms.), niin työtä voidaan tehdä paikan päällä, jossa myyntitapahtuma tallennetaan tapahtuman aikatiedoilla, mutta myynnin tiedot ja varaston väheneminen tallennetaan tietoihin vasta silloin, kun yhteys on taas olemassa (tapahtuu automaattisesti). Toimiston ohjelmaa ei voida ilman yhteyttä keskukseen (mm. jos internet-yhteyttä ei ole) käyttää, jos keskus (palvelin) ei sijaitsee samalla koneella tai paikallisverkostossa (samassa talossa). Kassajärjestelmä mahdollistaa erilaisten kauppajärjestelmien hallinnan, ohjeessa on pyritty käsittelemään eniten käytettyjä vaihtoehtoja, mm. ravitsemusliikkeitä, myymälöitä ja palveluiden myyntiin (harrastuskeskukset, kerhot, lipunmyynti jne.) keskittyneitä yrityksiä. Kauppayritysten ominaisuudet ovat suurelta osin samoja, joten poikkeamiin on lisätty kommentteja. Useat järjestelmän ominaisuudet riippuvat käyttöolosuhteista ja käyttäjän erikoistarpeista. Järjestelmä säädetään asennuksen yhteydessä kyseiseen kauppatoimialaan sopivaksi. Monimutkaisempia ja harvemmin tarvittavia ominaisuuksia ja käyttöohjeita ei ole tässä ohjeessa käsitelty, mutta jos niihin liittyen on syntynyt kysymyksiä tai toiveita, kokeneilta konsulteilta saa apua ja neuvoja. 2

3 Melkein kaikissa muodoissa voidaan sarakkeita lajitella, klikkaamalla yllä oleva otsikon sarakkeeseen. Ohjausvalikon alla työkalupalkissa on paljon erilaisia painikkeita. Tässä niiden käyttötarkoituksen kuvaus: valittu teksti tallennetaan välimuistiin (ctrl+c),valittu teksti kopioidaan ja sitä voidaan käyttää myöhemmin jossain muualla. 2- tekstin kopioiminen välimuistista haluttuun kohtaan (ctrl+v), mahdollistaa aikaisemmin valitun tekstin asettamiseen valittuun paikkaan. 3- siirtää taulukon alkuun (ctrl+home) 4- siirtää edelliselle riville 5- siirtää seuraavalle riville 6- siirtää taulukon loppuun (ctrl+end) 7- tyhjän rivin lisääminen (Ins), avatun muodon mukaan, joskus myös uuden asiakirjan lisääminen 8- rivin poistaminen (ctrl+del) 9 aktiivisella rivillä tehdyn muutoksen vahvistaminen (Enter) 10- Aktiivisella rivillä tehtyjen muutosten mitätöinti (Esc, ctrl+z) 11- kirjauksen hakuehtojen määrittely (ctrl+f) 12- seuraavan hakuehtojen mukaisen kirjauksen löytäminen 13- tulostuksen esikäsky (sitä ennen voidaan määritellä kriteerit ja kuvata esittely) 14- laskimen avaaminen 15, 16, 17 avoimien ikkunoiden säädöt ja järjestys 18 kaikkien avoimien ikkunoiden sulkeminen 19 aktiivisesta ikkunasta poistuminen (jos kaikki ikkunat on jo suljettu, niin koko ohjelmasta) Kaikki raportit voidaan tallentaa Exceliin (on suositeltava käyttää Excelin CSV-formaattia, silloin sarakkeet sijoittuvat paremmin), PDF-, Word-, CSV- tai muihin tarjolla oleviin formaatteihin. Tätä varten on raportin esittelyssä painettava levykkeen kuvalla varustettua tallennuspainiketta. Rekistereiden sisällä voidaan uusia rivejä luoda yläpalkissa olevan + painikkeen lisäksi myös Insert-painikkeella tai siirtymällä nuolella alla listan loppuun, jonka seurauksena syntyy automaattisesti uusi merkintärivi. 3

4 Ohjelmat kentät on merkitty eri väreillä: keltainen, valkoinen voidaan syöttää tietoja, joskus voidaan helpottamiseen valita lookup:illa (kaksoisklikkaus hiiren vasemmalla painikkeella, yksi klikkaus hiiren oikealla painikkeella tai yksi klikkaus välilyönti/space-painikkeella); vihreä voidaan valita ainoastaan välilyöntipainikkeella; sininen tiedotuskenttä, jota tässä kohtaan ei voida muuttaa. Ohjelmaversioiden päivittäminen Ohjelma tarkistaa jokaisen käynnistyksen yhteydessä internetistä uusien versioiden olemassa oloa. Jos internet-yhteyttä ei ole, niin jonkin ajan kuluttua kuvataan asianmukainen viesti, että päivitysten palvelimeen ei saatu yhteyttä. Jos uusia versioita löytyy, niin tarjotaan päivittämisen mahdollisuutta, mutta on huomioitava, että toimistoversion päivittäminen saattaa tarkoittaa myös uudemman kassaversion hankkimista ja silloin myös kassaohjelma(t) päivitetään automaattisesti. Juuri sinä hetkenä meneillään oleva laskutapahtuma annetaan suorittaa loppuun, mutta kun uudistuksen jälkeen kassasta kirjaudutaan ulos ja uudelleen sisään, kassa suljetaan ja käynnistetään uudella versiolla uudelleen (tarkoituksena eri moduulien keskinäisen sopimattomuuden poissulkeminen). Päivittäminen on siis suositeltava toteuttaa kaikkien kiireisimmän työajan ulkopuolella. Jos päivittämiseen liittyy myös uusi kassaversio, olisi päivittämisen jälkeen kaikki kassat tarkistettava ja käynnistettävä uudelleen, jotta olisi täysi varmuus siitä, että kassa käynnistyy myös uudella versiolla. HUOM päivityksen ladataan Ektacon palvelimesta kassajärjestelmän tietokantaan, josta ne ladataan automaattisesti omalta palvelimelta eteenpäin kaikkiin käytössä oleviin toimisto- ja kassajärjestelmiin, eli jos yksi toimisto päivittää omaa järjestelmää, niin sen jälkeen päivitetään automaattisesti kaikkien muiden toimistojen järjestelmät, jotka päivittämisen jälkeen käynnistetään uudelleen. Konfiguroinnissa voidaan määritellä, että päivitysten tarkastusta ei suoritettaisi ohjelman käynnistyksen yhteydessä, vaan tietyn valikon kautta (Info > Update), jossa toimistoohjelmassa työskentelevällä henkilöllä olisi myös oikeus päivittämiseen. Uuden tietokannan luominen, vähittäismyynnin kassanjärjestelmän käynnistäminen Uuden tietokannan luominen tapahtuu usein hyvin pikaisesti ennen avaamista ja valmistelut jäävät puolitiehen. Tietokannan huolellinen valmistelu on kuitenkin palvelun sujuvuuden, mukavuuden, virheiden vähentämisen ja myöhemmin tarvittavan raportoinnin kannalta ensiarvoisen tärkeä. Askel 1.- Luodaan tuoteryhmän rakenne ja syötetään kaikki käytössä olevat tuoteryhmät. Varasto>Tuoteryhmät. Jos ryhmittely on laajempi, niin lisäksi Varasto>Metaryhmät. Askel 2.- Syötetään kaikki käytössä olevat tuotteet, tätä varten on suositeltavaa käyttää ryhmäsuodatinta. Varasto>Tuoterekisteri, uusia tuotteita voidaan syöttää suoraan riveiltä tai käyttämällä Tuotekorttia. Tietoja voidaan syöttää myös uuden tavaran saapumisen yhteydessä ks. seuraava askel (tietoja voidaan tuoda ulkoisista tiedostoista, mm. Excel, teksti- tai XML-formaatista, tätä mahdollisuutta on täsmennettävä mm. formaatin osalta, ota yhteyttä huollon tukihenkilöön). 4

5 Askel 3.- Syötä saapuvien tavaroiden rahtikirjojen tiedot sekä asianmukaiset varastohinnat. Tämän tuloksena syntyvät varastotilanteet ja tavaroiden omakustannushinnat (joiden mukaan voidaan määritellä myyntihinta). Varasto>Rahtikirjat Jos syöttämisen aikana ilmenee, että tätä tuotetta ei ole vielä tietokannassa, niin se voidaan syöttömuodossa luoda Tuotekortin avulla, joka avautuu klikkaamalla painikkeeseen Uusi tuote. Uuden tavaran luominen ja vastaanottaminen tapahtuvat usein samanaikaisesti, joten on otettava huomioon, että siihen menee hieman enemmän aikaa kuin jo luodun tavaran rahtikirjan tietojen syöttämiseen. Askel 4.- Järjestelmään syötetään myyntihinnat, jos niitä ei ole Tuotekortissa tai Tuoterekisterissä jo aikaisemmin syötetty tai ulkoisen tiedoston kautta automaattisesti tuotu. Varasto>Tuoterekisteri tai Myyntipäällikkö>Myyntihinnat Askel 5.- Kassassa luodaan tuotehakujärjestelmä sekä edellytykset tuotteiden nopeaan ja helppoon löytämiseen. Tuotteita voidaan hakea pääasiassa tuotteen nimen, tuotenumeron, viivakoodin tai tuoteryhmän mukaan, soveltaen siihen tarvittaessa ja annettujen mahdollisuuksien puitteissa myös lisäkriteerejä (myyntihinta, varastotilanne jne.). Painikkeet voidaan myös luoda paneeliin ja määritellä erikoisnäppäimistöllä suoravalintapainikkeet, jossa painikkeen alle määritellään tuote, tuoteryhmä tai jokin toiminto. Kassapaneelien määrittelyä on kuvattu kappaleessa Manager>Konfigurointi>Kassa Askel 6.- Luodaan kassamyynnissä tarvittavat virat ja syötetään käyttäjien nimet, salasanat, virat ja myyntipisteet, joissa he työskentelevät. Virkojen muodostaminen: Manager>Henkilöstö>Virat Käyttäjien syöttäminen: Manager>Henkilöstö>Käyttäjät Lisäksi on yhdessä huoltotukihenkilön kanssa määriteltävä kassan/kassojen konfiguroinnit, mm. mitä toimintoja kassa mahdollistaa, jos mahdollistaa ja mitä laitteita on kassaan liitetty. Ravitsemusliikkeen erikoisuutena on: Askel 2 - tuotteiden tietokannan luominen jakautuu lisäksi alalajeihin: 2.1. syötetään käytössä olevat raaka-aineet (varastotuotteet, joita käytetään muiden myyntituotteiden sisällä), raaka-aineille voidaan määritellä hukka-%, joka on tuotteen jalostuksessa sallittua (toisaalta voidaan hukka-% määritellä jokaisessa reseptissä myös muuttaa, koska eri resepteissä voi samalla raaka-aineella olla eri hukka-%) laaditaan myyntituotteet (ruokalista, myynnissä oleva alkoholijuomien valikoima sekä mahdolliset myyntimäärät ym.), ks. tarkemmat tiedot Varasto > Tuoterekisteri > Reseptituotteen laatiminen Alkoholi on varastotuotteena suositeltava kirjata sellaisessa yksikössä, jonka varastotilanteen tarkistaminen on jälkikäteen helppoa, esim. litramäärien mukaan (=100cl=), sillä sama tuotetta voidaan ottaa varastoon erikokoisissa pulloissa, mm. 0,5L, 0,7L 1,0L jne. Alkoholin myyntiyksiköiden yksinkertaistettua syöttämistä varten on Tuoterekisterissä painike Myyntituotteeksi, jolla voidaan kyseisen alkoholijuoman varastotuotteeseen luoda myyntiyksiköllä reseptituotteen (nimi saadaan varastotuotteen nimestä, johon lisätään mittayksikkö. Esimerkki: varastotuote on Absolut vodka, joka on varastossa kirjattu litramäärinä, myyntituotteet taas ovat Absolut vodka 2cl ja Absolut vodka 4cl ) 5

6 VARASTO Tuoteryhmät Tässä kohdassa tapahtuu tuoteryhmien tietojen syöttäminen, muuttaminen, poistaminen, ryhmien rakenteen määrittely sekä uudelleen muokkaaminen. Tuoteryhmät voivat jakautua pääryhmiin ja alaryhmiin (sieltä vielä alaryhmiin). Tuoteryhmien tarkoin mietitty rakenne mahdollistaa kattavan raportoinnin, tuotehaun ja suodattimien käytön eri ryhmien mukaan. On huomioitava, että usein suoritetaan tuotehaku kassasta nimeen omaan tuoteryhmän kautta, joten on valvottava, että yhdessä tuoteryhmässä ei olisi tuotteita, joiden ominaisuudet poikkeavat toisistaan ja että tuotteiden lukumäärä ryhmässä olisi optimaalinen, jotta tarvittavan tuotteen löytyminen olisi nopeaa. Ryhmän puitteissa voidaan soveltaa useita eri ominaisuuksia, esim. MIESTEN JALKINEET tammikuussa 30% tai KAIKKI MIEDOT ALKOHOLIJUOMAT PERJANTAINA HAPPY HOUR 20:00-22:00 20%, jne. Ryhmittelyn rakenne on joka yrityksen kohdalla erilainen ja riippuu yrityksen tarpeista ja toimialasta. Tulostin määrittelee tilausten (ei lasku-kuittien) tulostimen, jossa tähän ryhmään kuuluvat tuotteet tulostetaan tilaustulostimella. Tilausten tulostinta voidaan käyttää jonkin tuotetiedon tilauksena jossakin sijaitsevaan tulostimeen lähettämiseen. Tätä käytetään pääasiassa ravintoloissa, jossa tilaukset toimitetaan keittiöön, ratkaisu on harvemmin käytössä myymälässä, jossa varastotyöntekijän on saapuneen tilauksen nojalla kerättävä tavarat ja valmistelee toimituksen. Tilaus lähetetään, kun asiakaspalvelutyöntekijä painaa kassassa askelpalautin- tai tiedot keittiöön-painiketta, avaa uuden laskun tai kirjautuu kassasta ulos. Jos lähetettyyn laskuriviin tehdään korjaus, niin korjaus lähetetään automaattisesti käytettyyn tilaustulostimeen (määrää on vähennetty, rivi on poistettu tms.). Jos tilaustulostimen järjestelmää ei käytetä (joko ei lainkaan tai sen ryhmän tuotteiden kohdalla), niin tulostimen kenttä on jätettävä tyhjäksi. Taulukon kenttien välillä voidaan liikkua hiiren kursorilla tai näppäimistön vasemmalle- ja oikealle-nuolilla. Kaikkia taulukon kenttiä voidaan muuttaa, paitsi tulostimen valintaa. Mutta käyttäjän on huomioitava, että ryhmän nimi ei saa toistua (ohjelma antaa tarvittaessa varoituksen). Tasojen lukumäärä ryhmissä ei ole rajoitettu, mutta on suositeltavaa, että käytetään enintään kolmea tasoa, liian monimutkainen rakenne tekee ryhmien myöhäisemmästä hallinnasta monimutkaisen ja epämukavan. Ryhmiä ja sen alaryhmiä voidaan siirtää toiseen ryhmään (Siirrä-painike). Painamalle tähän painikkeeseen avautuu ikkuna, josta voidaan valita ryhmä, johon merkitty ryhmä halutaan siirtää. Ryhmää ei voi siirtää master-ryhmäksi (master- eli pääryhmä on kaikkein vasemmanpuoleisimmassa sarakkeessa oleva ryhmä eli kaikkien muiden ryhmien päällikkö). 6

7 Jos ryhmä poistetaan, niin myös sen alaryhmät poistetaan. Poistaa voidaan vain sellainen ryhmä, jossa ei ole tuotteita, mutta ohjelma tarjoaa poistamisen yhteydessä automaattisesti tuotteiden vaihtamista muuhun ryhmään. Ryhmät ovat taulukossa nimen alkukirjaimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä. Tuotteet-painikkeella voidaan avata ryhmään kuuluvien tuotteiden aputaulukko, jossa kuvataan ryhmän sisällä olevat tuotteet. Esimerkki myymälälle: 1.MIESTEN JALKINEET 1.1.Urheilujalkineet Miehet 1.2.Katukengät Miehet 1.3.Vapaa-ajan jalkineet Miehet jne... 2.NAISTEN JALKINEET 2.1.Juoksujalkineet Naiset 2.2. Korkeat saappaat Naiset 2.3.Matalat saappaat Naiset jne... 3.LASTEN JALKINEET - POJAT 3.1.Urheilujalkineet Lasten Pojat 3.2.Sandaalit Lasten Pojat 4.LASTEN JALKINEET - TYTÖT 4.1.Urheilujalkineet Lasten Tytöt 4.2.Kengät Lasten Tytöt jne... PS. Jos haluatte jakaa tuotteet taas valmistajien mukaan, niin valmistajien tiedot olisi hyvä syöttää metaryhmään, ks. alempana tarkempia tietoja metaryhmistä. Metaryhminä voisi yllä olevan esimerkin osalta käyttää TOIMITTAJA, VALMISTAJA, KOKO Ravitsemusliikkeen esimerkki: Esimerkiksi: tuoteryhmä ALKOHOLI on pääryhmä, josta haarautuu VIINIT, sieltä taas seuraavalla tasolla RANSKALAISET VIINIT, ESPANJALAISET VIINIT, ARGENTIINALAISET VIINIT jne. Ravitsemusalalla suositeltava ryhmien rakenne: 1.ALKOHOLI 1.1.Viinit 7

8 1.1.1.Ranskalaiset Espanjalaiset 1.2.Viskit 1.3.Vodkat jne... 2.RUOKALISTA 2.1.Pääruoat 2.2.Keitot 2.3.Jälkiruoat 2.4.Alkupalat jne RAAKA-AINEET 3.1.Liha 3.2.Kala 3.3.Jauhotuotteet 3.4.Maitotuotteet 3.5.Säilykkeet jne... Tuotteen metaryhmät (myymälöille) Metaryhmien tarve riippuu pääasiassa myymälän erikoispiirteistä. Metaryhmät ovat rekisterissä yhdellä tasolla, puumaista hierarkiaa, kuten yllä kuvattujen Tuoteryhmien osalta, ei voida luoda. Lisäksi voidaan jokaisen valikon kautta syöttää vielä enintään kolme erilaista metaryhmien järjestelmän tuotteiden parempaa suodattamista ja raportointia varten. Tämä metaryhmien järjestelmä mahdollistaa tuotteisiin myös ryhmitysparametrien lisäämisen, esimerkiksi Meta 1 ryhmittely on kausittaisuus = kevät, kesä, syksy, talvi. Meta 2 ryhmittely tarkoittaa ryhmittelyä toimittajien mukaan jne. Käyttäjä saa itse määritellä, millaisia ominaisuuksia hän metaryhmien osalta tarvitsee (useimmiten käytettävät: KOKO, TOIMITTAJA, VALMISTAJA, PITUUS, VALMISTUSMAA, KOKOELMA/KAUSITTAISUUS, VÄRI, KIRJANPIDOLLINEN TUOTTEEN LAJITTELUN TILILUOKKA jne.) Myöhemmin voidaan raportoinnissa (myyntiraportit, varastotilanteet jne.) soveltaa tuoteryhmän suodattamisen lisäksi myös metaryhmien mukaan suodattamista, jossa voidaan valita myös mm. värit, toimittajat, koot jne. Metaryhmät Tässä tapahtuu metaryhmien (1,2,3) tietojen syöttäminen. Metaryhmiä voidaan käyttää myös suodattamiseen, ryhmittelyyn jne. Metaryhmänä voidaan määritellä mm. koko, kokoelma, kausittaisuus, valmistaja, toimittaja, väri jne. Useissa kohdissa, jossa metaryhmää voidaan käyttää suodattimena, on hyvä käyttää myös tarpeellisia tilastoja tai soveltaa tiettyjä ominaisuuksia. 8

9 Esimerkiksi keväisin voidaan metaryhmään siirtää talvikauden tavarat ja määritellä tavaroille 50% alennukset ilman, että tuotteet pitäisi käydä yksitellen läpi ja merkitä alennus jokaiseen erikseen. Tuoterekisteri Tässä tapahtuu tuotteiden (ravitsemusliikkeessä myös reseptien ja laskelmien) tietojen syöttäminen, muuttaminen ja poistaminen. Lisäksi määritellään tässä tuotteen kuuluvuus eri ryhmiin (tuoteryhmiin ja metaryhmiin). Ylhäällä voidaan käyttää globaaleja suodattimia, asianmukaisten merkintöjen avulla voidaan valita, kuvataanko vain palvelutuotteet, vain reseptit tms. Lisäksi voidaan suodattaa myös tuotteet, joilla ei ole raportointiryhmää (ryhmää ei ole määritelty). Painikkeet: Tuotekortti avataan tuotekortti, johon voidaan syöttää tuotteen parametrit ja perusteellinen katsaus tuotteesta, mm. ylhäällä olevat valikot: ks. alempana erillinen alakappale Tuotekortti. Myyntituotteeksi pääasiassa ravitsemusliikkeessä käytettävä alkoholijuomien myyntituotteiden ja yksiköiden määrittelemiseen, mahdollistaa myyntiyksikön liittämiseen alkoholituotteeseen yhdelle hiirenklikkauksella. Jos esimerkiksi on määritelty Konjakki 1L, niin tällä painikkeella voidaan määritellä Konjakki 4cl, joka tarkoittaa pakkausta, jossa on 4cl Konjakkia. Ryhmän suodatin voidaan soveltaa ryhmän suodatinta ja poistaa suodattimen. Soveltamalla ryhmän suodatinta ja jos luodaan uusi tuote, merkitään tämä tuote heti suodattimen ryhmään kuuluvaksi ja ryhmän kuuluvuutta ei tarvitse enää tuotteeseen merkitä. Tuotteen hinnat yhteenveto myyntihinnoista, kaikki hintaluokat kuvataan, niitä voidaan muuttaa, käyttämällä hintalisän tai myyntikatteen kenttiä ja niiden mukaan oikaistaan myös myyntihintaa, ottaen huomioon myynnin hintaluokassa voimassa oleva pyöristys (esim. 5, 10 senttiin tai täyteen kruunusummaan). Reseptin sisältö ravitsemusliikkeessä reseptin koostumustietojen syöttäminen (esim. pääruoat, keitot, salaatit jne.). Valmis reseptin sisältö voidaan laskea mukaan seuraavaan reseptiin, esim. kastiketta tai salaattia varten laadittua reseptiä voidaan käyttää useassa eri myyntituotteessa. Silloin ei tarvitse kaikkien komponenttien osalta kastiketta enää yksityiskohtaisesti kuvata. Hukka% käytetään raaka-aineen tuoterekisterissä määriteltyä prosenttimäärää, mutta sitä voidaan reseptin sisällä muuttaa, sillä eri resepteissä saattavat saman raaka-aineen hukkaprosentit poiketa toisistaan. Reseptin yläosassa ovat yleiset hukkaprosentin hallinnan kentät, jotka muuttavat koko reseptin sisällön eli kaikki rivit. Reseptin riveillä voidaan ilmoittaa varasto, josta kyseiset raakaaineet/tavarat poistetaan (kassasta sekä varasto <-> tuote-yhteyksistä riippumatta) jos se jätetään tyhjäksi, niin tavarat poistetaan kassaan liitetystä varastosta (nk. oletusarvona oleva varasto) tai varasto <->tuote yhteyden mukaan, ks. erillinen valikko Varasto<->Tuote. Reseptin sisältöä käytetään myös tuotantolaitoksessa (ei pelkästään ravitsemusliikkeessä), jossa kyseinen tavara valmistetaan sen sisällön mukaan varastoon ja sen taas näkee oikealla 9

10 määrällä ja omakustannushinnalla varastossa (voidaan myydä ja halita valmiin tuotannon varastotilannetta). Missä resepteissä kuvaa, missä resepteissä tätä tuotetta käytetään (pätee pääasiassa raakaaineisiin ja väliresepteihin). Varastotilanne kuvaa varastotilanteet yhdessä perusyksikön omakustannushintojen kanssa. Kuvataan ainoastaan käyttäjän sallimat varastot. Yksiköt järjestelmässä käytössä olevat perus- ja mittayksiköt ja niiden suhde, voidaan myös itse määritellä lisää. Luo viivakoodit voidaan luoda viivakoodeja, ensin on kuitenkin neuvoteltava huollon tukihenkilön kanssa, sillä tarpeet voivat olla erilaisia ja viivakoodien luomisessa on tunnettava säätöjen ja käytön logiikkaa perusteellisemmin. Viivakoodeja voidaan luoda käyttämällä tuotteen sisäistä ainutlaatuista tuotekoodia. Viivakoodi voidaan luoda sovelletun suodattimen tai tietyn tuotteen osalta. Liikkeiden suodatin voidaan laatia raportteja vähän vaihtuvien ei-vaihtuneiden eli ns. passiivisten ja ei-suosittujen tuotteiden osalta (analysointia, tarkastusta tai esim. kampanjan tai alennusmyynnin järjestämiseen). Kopioi tuote tuotteen kaksoiskappaleen luominen, mikäli kyseessä on reseptin sisältö, niin sekin kopioidaan. Tuotteen numeroa ja viivakoodia ei kopioida. Muutetaan nimi, loppuun lisätään Copy, käyttäjän on itse nimettävä sopiva oikeaksi. Uudista tietyt muutokset voidaan vahvistaa ja ikkuna uudistetaan valitun suodattimen ehtojen mukaisesti. Tarvitaan tuoteryhmän muutoksissa ja ryhmän suodattimen soveltamisessa, jotta tuotteet eivät häviäisi suodattimen kehysten vuoksi päätteeltä tms. Kentät: Tuote tuotteen nimi, voidaan syöttää myös useamman samannimisen tuotteen (ei ole suositus) tiedot, mutta silloin annetaan varoitus, myöhemmin pitää tuotteiden todentamiseen käyttää lisäominaisuuksia (tuotteen tunnusnumero, viivakoodi tms.). PY perusyksikkö, jolla tapahtuvat ostaminen ja varastolaskenta. Suhde perusyksikön ja mittayksikön suhde. MY mittayksikkö. Viivakoodi kaksoisklikkauksella avautuu ikkuna, jossa voidaan antaa yhdelle tuotteelle myös useamman viivakoodin, viivakoodissa voi olla kirjaimia. Tuotteen numero voi sisältää myös kirjaimia. Suunniteltu hinta veroton omakustannushinta, tarvitaan pääasiassa järjestelmien käynnistyksessä ja ensimmäisinä soveltamiskausina, kun tuotetta aletaan myydä, mutta saapuneita tietoja (rahtikirja jne.), joiden perusteella omakustannushinta muodostuu, ei ole vielä syötetty. Siinä tapauksessa lasketaan myynti omakustannushinnassa suunnitellun hinnan nojalla ja myöhemmin, kun saapuneet tiedot on syötetty, kuvataan mahdollinen poikkeama hintaerona (ks. lisäksi alempana hintaeron käsite). Raaka-aine käytetään ravitsemusliikkeissä. Merkitsee, että tuotetta ei käytetä myyntiin, ja myös kassassa niitä tuotteita ei ole (esim. jauhot, liha jne.). Resepti ilmaisee, onko kyseessä resepti eli onko siinä mukana alatuotteita. Passivoitu jos tämä on annettu, niin tuote poistuu aktiivisista rekistereistä ja tätä tuotetta ei voida enää käyttää myyntiin eikä muihin toimenpiteisiin. Passivoiminen on mahdollista rivillä ctrl+del näppäimellä tai tekemällä passivoituun kenttään välilyöntipainikkeella merkinnän. Sarjanumero sarjanumeroiden laskentaan. Palvelu palvelutuotteen merkitsemiseen, tuotteen osalta ei ole varastolaskentaa. 10

11 Ryhmä tuotteen kuuluvuus ryhmään (metaryhmät ovat erikseen). Lyhenne Tuotteen lyhenne, jos kuittiin pitää tulostaa muu nimi (lyhyempi ja selkeämpi). Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käytetään kuittiin tulostamiseen Tuotenimi -kenttään syötettyä nimeä. Arvonlisävero tiedot syötetään, jos tuotteen osalta on voimassa 20% arvonlisäverosta poikkeava alv-määrä (esim. 9% tai 0%). Jos alv-määrä on tavanomainen, kenttään ei tarvitse tietoja syöttää. Viennin koodi tarvitaan kirjanpidon käyttöliittymiin, jos johonkin tuotteeseen pitää tietyssä tapauksessa määritellä toisenlainen tilikoodi. Toimii myyntien yhteydessä. Varaston vientikoodi tarvitaan pääasiassa kirjanpidon käyttöliittymiin, jos tarvitaan johonkin tuotteeseen, toimii ostojen kohdalla. Artiklan yhdistämiskoodi tarvitaan pääasiassa kirjanpidon käyttöliittymiin, jos artiklat pitää koodien avulla yhdistää kahden järjestelmän välillä. Kohde tarvitaan kirjanpidon käyttöliittymiin, jos johonkin tuotteeseen pitää tietyssä tapauksessa määritellä muunlainen kohteen koodi. Paino tuotteen paino, käytetään esimerkiksi korukaupoissa, jossa painolla on erityinen arvo tms. Hukkaprosentti tuotteen oletusarvona annettu hukka%, johon reseptin laatiminen perustuu. Info tuotteen tiedot. Info1 lisätiedot 1, voidaan soveltaa myös kassassa. Info2 lisätiedot 2, voidaan soveltaa myös kassassa. Minimi tuotteen varastotilanteen minimimäärä, myöhemmin voidaan käyttää varastotilanteen kriittisten rajojen määrittelyyn jokaisen varaston osalta erikseen. Pakkaus onko tuotteeseen liitetty pakkaustuote (panttipakkaus). Pakkaustuote on tuotteen mukana automaattisesti, sekä varaston vaihtumisen että myynnin osalta, mutta ensin on luotava pakkaustuote, määrittelemällä sille suunnitellun hinnan ja myyntihinnan mukaisen arvon ja merkitsemällä alv. % kenttään 0, sillä pakkaustuote on yleensä veroton tuote. Tuotteen tyyppi on yleisesti Tavallinen, joka määritellään automaattisesti, mutta koska on kehitetty useita liittymiä porttiautomatiikka, lipputulostimia jne varten, niin voidaan valita tiettyjä erikoissäätöjä. Ennen Tavanomaisen tilalle jonkin muun valitsemista on siitä sovittava huollon tukihenkilön kanssa. Metaryhmä 1, 2, 3 tietyn ryhmittymän puitteissa voidaan soveltaa metaryhmän suodatinta. Määrä tukkupakkauksessa tilausten ja saapuvien rahtikirjojen laadinnassa voidaan tilata täysi pakkaus kerrallaan, jotta pakkausta ei jaettaisi pienempiin osiin. Tuotekortti tuotekortti kuvaa tuotteeseen sovellettuja ominaisuuksia, tietoja ja suoraan tuotteeseen liitettyjä tietoja. Valikkojen mukaan: Tuotteen muotoilu tuotetietojen peruskentät, jossa korostetaan kassaryhmän määrittelemisen tarvetta, jos tuotteen pitäisi löydä kassaryhmästä valitsemalla. Tätä varten on tehty nuoli, joka siirtää raportointiryhmän myös kassaryhmäksi. Yhteen tuotteen voidaan liittää monta kassaryhmää (mutta yksi raportointiryhmä, jotta sen liikevaihtoa ryhmien mukaan tarkasteltuna ei ilmoitettaisi kahteen kertaan) valitsemalla kassassa tarpeellisia tuoteryhmiä, kuvataan tuote sekä toisessa että toisessa ryhmässä, jotka on kassaryhmänä tuotteeseen liitetty. Metaryhmät tuotteeseen liitettävät metaryhmät. Hinnat Myyntihintoihin liittyvät tiedot, kaikkien hinnastojen mukaan. 11

12 Hintaedut kaikki tuotteeseen sallitut hintaedut, jos jokin etu ei ole tämän tuotteen osalta voimassa, kannattaa katsoa, onko se määrätty sen tuotteen osalta voimassa olevaksi myös asianmukaisen MP:n osalta. Tuote <-> Myyntipiste tässä kannattaa tarkistaa, nakyykö se tuote kyseisessä MP:ssä ja voidaanko sitä tässä MP:ssä myydä. Jos kassassa ei näkyy mitään tuotteita, kannattaa katsoa/tarkistaa, onko tuotteessa kyseinen yhteys olemassa. Jos luodaan uusi tuote, niin siihen liitetään automaattisesti ja heti kaikki olemassa olevat myyntipisteet, mutta joskus myyntipisteitä luodaan myöhemmin lisää ja sitten pitää jo olemassa olevat tuotteet sallia niissä myytäviksi, muuten niiden myyminen on mahdotonta (ks. lisäksi Myyntipäällikkö -> Tuote <- > Myyntipiste). Tuotekortti voidaan avata myös muissa muodoissa, esimerkiksi tavaroiden varastoon vastaan ottamisen yhteydessä pikasyötön ikkunassa, myyntihintojen muodossa jne. Varasto<->Tuote mikäli myydään samasta myyntipisteestä ja varaston vähennys tapahtuu eri varastoissa, voidaan määritellä, mistä varastosta tuote poistetaan. Tuote vähennetään oletusarvona siitä varastosta, joka on oletusarvona myyntipisteeseen liitetty. Ks. tarkemmin valikkokohtaa Varasto>Varasto<->Tuote. Oikeanpuoleisessa kentässä kuvataan kaikki toimittajat, joilta tavaroita on ostettu ja heitä koskevat tiedot toimittaja, viimeinen ostomäärä, viimeinen ostohinta, viimeisen oston päivämäärä (toimittajan tunnusluku ja toimittajan hinnaston hinta on syötettävä käsin). Toimittajan koodia käytetään myös monimutkaisten varastohallintatoimien osalta. Sitä käytetään esimerkiksi silloin, kun toimittaja on jo määritellyt tavaralle oman koodinsa, joka poikkeaa muiden toimittajien koodeista, jotka toimittavat samoja tavaroita. Tavarat voidaan myös kirjata järjestelmään ja ottaa tilauksia vastaan jokaiselle toimittajalle hänelle sopivilla koodeilla. Esimerkiksi Saksanpähkinät ovat toisella toimittajalla koodilla 5567, toisella toimittajalla taas on saman tuotteen koodi , toimittajat lähettävät tuotteet omalla rahtikirjalla, jossa riveihin on kirjattu jokaisen toimittajan käyttämät koodit. Kyseiset koodit voidaan määritellä myös tuotteiden vastaanottamisen yhteydessä ostotilauksessa. Hinnaston hinta kuvaa hinnan osalta tehtyä sopimusta, kyseinen hinta hinnastossa ilmoitetaan varastohintana (ostohinta) ja verottomana. Sen mukaan on olemassa mahdollisuus verrata sopimushintaa todelliseen hintaan, jolla tuote on järjestelmään kirjattu. Kalenteri mikäli on aktivoitu kalenterimoduuli tai liikuntasalin moduuli. Ks. erillinen asianmukainen osuus ohjeesta. Reseptin sisällön ikkunassa voidaan määritellä erilaisia parametreja, suurin osa on heti ymmärrettävässä muodossa, mutta muutamat monimutkaisemmat parametrit alempana selvitettynä: Järjestelmä mahdollistaa reseptin käyttöä reseptissä, esim. kastikkeet, valmiit puolivalmisteet jne. Resepti reseptissä on rajoitettu enintään kahdeksan tason rajoituksella, jotta siitä ei tulisi liian monimutkaista. Käytännössä on usein ollut jopa viidennen tason reseptejä, mutta syvemmälle yleensä ei lähdetä. Hukka% ja netto mahdollistaa käsittelyyn kuluvan hävikin ja reseptin määrän brutto, netto kirjanpidon määrittelemisen. Varastosta otetaan aina bruttomäärä. Nettomäärä on tiedottava, ts. se ilmoitetaan reseptin laskentakortin tulosteissa. Omakustannushinta ja Määrän hinta kuvaavat reseptissä käytettävän raaka-aineen omakustannushinnan ja lisäksi omakustannushinnan reseptissä olevan määrän mukaisesti. 12

13 Varasto mahdollistaa tietyn varaston määrittelyn, josta kyseinen raaka-aine poistetaan. Määrittely tapahtuu seuraavien prioriteettien pohjalta: 1. Reseptiin sisältyvä varasto, jos se on tyhjä, niin. 2. Varasto<->Tuote välinen yhteys, jos se on tyhjä, niin.. 3. Myyntipisteen oletusarvona oleva varasto (tämä yhteys on järjestelmässä pakollinen). Reseptin sisällössä ylhäällä olevat Määrä, Hukka% ja Netto järjestelmä summaa siihen riveiltä poimitut tiedot, mahdollistaa niiden tietojen muuttamisen ja rivien muutoksen ennalleen palauttamisen. Esimerkiksi jos koko reseptin sisältöä on tietyn tunnusluvun verran suurennettava tai vähennettävä. Yllä oleva laskenta tapahtuu mittayksiköissä, on varmistettava, että kaikki rivit olisi ilmoitettu suhteellisen samanlaisilla mittayksiköillä, esim. joko G, CL, tai ML laskelmalla. Reseptin sisällössä voidaan tulostimen painikkeella määritellä erilaisia parametreja, mm.: - ilman hintoja (ainoastaan määrät); - joko brutto- tai nettomäärällä tai ilman sitä; - yksityiskohtaisesti puretaanko reseptiin sisältyvä resepti sisällön osalta alatasoille); - perusyksiköissä kuvataanko raaka-aineet perusyksiköissä, esim. KG, L tai mittayksiköissä, esim. CL, G jne, (isompien määrien osalta on ehkä pakko käyttää perusyksiköitä, esim. jos reseptien lukumääräksi syötetään 50 kpl, ja pitää nähdä koko sellaisen määrän valmistamiseen tarvittava raaka-aineen määrä) - Tiedot mukana reseptinmukaiset tiedot, esim. valmistusohjeet tms. - Ilman perusreseptiä vain raaka-aineet yhteen liitettyinä - Ilman yksityiskohtia ilman alaosaa, jossa on reseptin yksityiskohdat eli raaka-aineet eritelty - Vaihtoehtoisten nimien kanssa raaka-aineet eri kieliversiossa - Varastotilanne raaka-aineiden vertailu sen hetken varastotilanteeseen (jos pitää vertailla kyseistä reseptissä annettua määrää varastotilanteeseen, esim. on annettu sarjamäärä 50 kpl. ja sen jälkeen verrataan, onko varastossa riittävästi raaka-aineita). Tulostimen painike yhdessä numero 3 kanssa kuvaa reseptin sisällön ja raaka-aineen laskelman kolmen syötetyn määrän osalta, esim. 10 kpl, 20 kpl ja 50 kpl. Muutamia ohjeita: Hinnat ikkuna voi tuotteiden katselemisen aikana olla auki, mutta se voi hidastaa tuotteiden selailemista. Jatkuvasti voidaan sovelletun suodattimen osalta selailla tuotteita, joista tarkistetaan, ovatko myyntikatteen ja hintalisän määrät vaatimusten ja odotusten mukaisia jne. Reseptin koostumuksen ikkuna voi tuotteiden katselemisen aikana olla auki, mutta se voi hidastaa tuotteiden selailemista. Reseptin sisällön raportteja voidaan katsoa avaamalla reseptin sisällön ja painamalla ylävalikossa tulostin-painiketta. Reseptin tulostamisessa voidaan valita, miten tiedot esitetään, jaetaanko raaka-aineet komponentteihin ja liitetäänkö samat komponentit yhteen. Jos halutaan tietää jokin määrä tietyn tuotteen valmistamiseen kuluvien raaka-aineiden määriä, niin tätä varten voidaan syöttää reseptien lukumäärä, jonka osalta raportti luodaan (yhdessä tarvittavien raaka-aineiden määrien ym. kanssa). Näin voidaan saada esimerkiksi päivän raaka-aineiden tarve, jos on tiedossa, miten paljon pääruokia ja keittoja keskimäärin menee. 13

14 Yleensä syntyy tietyn ajanjakson tilasto ja sen perusteella voidaan tarkemmin määritellä varaston suunnittelua ja optimointia, tarkoituksena varmistaa tarvittava raaka-ainemäärä, mutta ehkäistä ylimääräisten määrien tilaaminen ja elintarvikkeiden pilaantuminen. Ravitsemusliikkeessä: jos tuotteen mittayksikköä muutetaan (esim. ml tilalla annetaan g) ja kyseinen tuote on resepteissä, niin automaattisesti avautuu Tuotteen vaihtaminen-ikkuna, jossa pyydetään tarkistamaan, tarvittaessa muuttamaan tai vaihtamaan tuote kaikissa resepteissä, jossa se on käytössä. Toimittajat Tässä valikossa tapahtuu toimittajia koskevien tietojen lisäämine, muuttaminen ja poistaminen. Kaikkia kenttiä voidaan muuttaa. Jos toimittajat tavarat ovat verottomia, on lisättävä merkintä ilman alv:ia. Jos käytetään kirjanpidon käyttöliittymää, on syötettävä kooditiedot toisen ohjelman toimittajan kenttään Koodi. Rahtikirjat Yhteenveto rahtikirjojen periaatteista Rahtikirjojen laadinnassa ja tuotteiden syöttämisessä on huomioitu mahdollisimman paljon näppäimistöllä työskentelemisen mahdollisuuksia. On luotu pikavalintanäppäimet, jotka kuvataan myös näppäimiin. Tämä edesauttaa tietojen nopeaa syöttämistä. Rahtikirjoja voidaan tuoda ja viedä sähköisessä muodossa, se vähentää inhimillisten virheiden tapahtumisen riskiä, mutta edellyttää keskittymistä ja sitoutumista sähköisten asiakirjojen tuonnin ja viennin käyttöön soveltamiseen. Toiveista ja mahdollisuuksista pitää keskustella huoltotuen kanssa. Aina, kun laaditaan uusi rahtikirjan, määritellään MISTÄ ja MIHIN, nämä saattavat toimenpiteen mukaan olla joko varasto tai toimittaja. Jos tavara siirretään varastosta toiseen, on MISTÄ se varasto, josta tavarat poistetaan ja MIHIN se varasto, johon tavarat siirretään. Yleisemmät rahtikirjojen raportit voidaan ottaa rahtikirjojen yläosien listalla, painamalla tulostin-painiketta. Yksittäisiä rahtikirjoja voidaan tulostaa rahtikirjan pohjalla ollessa, tulostin-painiketta painamalla. Yleisissä raporteissa kuvataan yhteen laskettujen varastojen osalta tiedot, sillä sama rahtikirja saattaa olla jaettu eri varastojen välillä tuoterivillä olevan varaston mukaisen määrittelyn mukaisesti. Varastotoimien kuvaukset: Rahtikirjojen valikossa avautuu rahtikirjojen lista, jota voidaan lajitella, klikkaamalla yllä olevan otsikon sarakkeeseen tai valitsemalla kriteerit (kuvattu yläreunassa) tai jättämällä ne valitsematta). 14

15 Sisään tulon rahtikirja (kaikki ostolaskut). Sen ajan, kunnes rahtikirjoja ei ole hyväksytty, ei ole tavaroita varastoon siirretty. Asiakirja on sen hyväksymiseen asti ikään kuin tilaus. Sitä voidaan käyttää toimittajille tilausten tekemiseen (hintatietoja ei tarvitse syöttää heti). Asiakirjasta tulee sen hyväksymisen jälkeen Saapumisen rahtikirja. Kriittisistä rajoista tilauksen tekemisessä (varastotilanteen kautta tehtävä) laaditaan ensin tilaus, jota voidaan tarvittaessa korjata. Saapumisen tapauksessa on MISTÄ toimittaja ja MIHIN se varasto, johon tavarat siirretään. Ohjelma valitsee saapumisen yhteydessä MIHIN varastoksi oletusarvona valitun varaston (Varasto>Varaston vaihtaminen tai automaattisesti sisääntulon yhteydessä avattu varasto) ja pyytää vain toimittajan tietoja, jolta tavarat ovat saapuneet. Osto Tilaus saapuva tilaus, jonka perusteella voidaan laatia saapuva rahtikirja (ostolasku). Rahtikirja laaditaan vasta silloin, kun tilaus on hyväksytty. Tilauksessa voidaan määritellä toimittajaan liittyvä koodi, ks. yllä oleva valikkokappale Tuoterekisteri, sieltä Tuotekorttia koskevat tiedot, jossa on tarkemmin kuvattu valikkoa Varasto<->Tuote. Ulos tavaran palauttaminen, lähettäminen varastosta. Ravitsemusliikkeessä voidaan lähettää myös reseptituotteita, josta poistetaan kaikki komponentit. Varastosta lähettämisen tapauksessa on päinvastoin: MIHIN on toimittaja ja MISTÄ on varasto, josta tavarat on lähetetty. Siirto siirtäminen varastosta toiseen. Ravitsemusliikkeessä voidaan varastosta toiseen siirtää myös reseptituotteita, jossa voidaan valita, syntyvätkö MIHIN varastoon reseptin aineosat eli komponentit tai jo valmis resepti (esim. rahkapulla ). Siirrossa kysytään vain MIHIN varastoa, MISTÄ varastoksi jää automaattisesti aktiivinen varasto. Aina voidaan varastoja ja toimittajia muuttaa rahtikirjassa niin kauan, kunnes rahtikirjaa ei ole hyväksytty. Siirrossa ilmoitetaan myöhemmissä raporteissa kyseiset summa joko + tai merkillä, riippuen siitä, on sen varaston osalta kyse varastosta siirrosta (-) tai varastoon siirtämisestä (+). Kulu Tuotteiden käytöstä poistaminen (eli menokirjaus). Käytöstä voidaan poistaa reseptejä, siinä tapauksessa vähennetään varastosta reseptin nojalla siihen kuuluvat raaka-aineet. Valmistus Reseptituotteista valmistetaan myyntituotteita. Valmistukseen voidaan käyttää vain reseptituotteita. Valmistuksessa vähennetään MISTÄ varastosta reseptissä olevat raakaaineet (esim. rahka, jauhot, maito, muna jne.), MIHIN varastoon luodaan valmiit tuotteet (esim. rahkapulla ) Valmistus voidaan suorittaa itse asiassa myös siirtotoimenpiteellä. Luotto voidaan tehdä hyväksytyn tulon rahtikirjaan. Tulolle syntyy automaattisesti vahvistamaton luotto-rahtikirja negatiivisilla määrillä. Osittaisen luoton tarpeen voidaan sen sisällössä tarvittavat rivit poistaa tai korjata. Varastomerkinnät tehdään asiakirjan hyväksymisen yhteydessä. Vahvistamattomat rahtikirjat voidaan poistaa (Poista painikkeen avulla), sillä varastossa ei ole vaihtoa ja kirjauksia tapahtunut. Painikkeet rahtikirjojen yläosassa Rahtikirjojen päälomakkeen yläosasta löytyy rahtikirjojen luomisen painikkeen lisäksi myös tiettyjen lisätoimintojen painikkeet. Kopioi luo edellisen rahtikirjan nojalla uuden rahtikirjan. Mikäli on samanlainen kuin rahtikirja, on syötettävä vain rahtikirjan numero ja asiakirjan päivämäärä. Joskus on jokin rahtikirja hyväksytty väärällä sisällöllä, siihen tehdään silloin luotto ja kopioi-painikkeella 15

16 luodaan uusi rahtikirjan, jonka sisällä voidaan ennen sen hyväksymistä tehdä tarvittavia muutoksia. Avaa sisältö avaa valitun rahtikirjan sisällön. Sama, kuin kaksoisklikkaus hiirellä rahtikirjan rivillä. Uusi toimittaja mahdollistaa uusien toimittajien tietojen luomisen ja syöttämisen (rahtikirjojen ikkunaa ei tarvitse sulkea ja avata uutta, jos ilmenee, että haluttua toimittajaa ei ole vielä luotu) Poista poistaa vahvistamattoman rahtikirjan. Varastojen suodatin mahdollistaa kuvattaviksi tarkoitettujen varastojen valinnan, lisäksi kuvataan suodatettujen varastojen mukaan myös rahtikirjat. Oletusarvona on suodattimeen valittu sinä hetkenä aktiivinen varasto. Toimittajan suodatin mahdollistaa valitun toimittajan suodattimen käytön. Silloin kuvataan ainoastaan valitun toimittajan rahtikirjat. Jos esimerkiksi halutaan nähdä toimittajan kaikki rahtikirjat kaikissa varastoissa, on ensin valittava suodattimeen kaikki varastot (>> painikkeen avulla) ks. edellinen valikko ja sen jälkeen sovellettava toimittajan suodatinta. Sisään (F9 pikavalinta) Rahtikirjan luomisessa on ensin syötettävä toimittajan tiedot. Painamalla Sisään F9 painiketta, kuvataan toimittajien luettelo, josta on valittava oikea toimittaja, sen jälkeen avautuu rahtikirjan sisältö. Jos rahtikirjan laatiminen on jäänyt kesken ja tietojen syöttämistä halutaan jatkaa tai joitakin tietoja korjata, voidaan siirtyä rahtikirjan sivulle ja avata keskeneräisen rahtikirjan painamalla painikkeeseen Avaa sisältö tai hiiren kaksoisklikkauksella oikealla rivillä. Rahtikirjan sisällä ollessa on ensin täytettävä kentät Rahtikirja (ostolasku tai tilauksen nro.) ja Asiakirjan päivämäärä. Tuotteiden tietojen rahtikirjaan syöttämiseen on suositeltavaa käyttää pikasyöttöpainiketta, jolla avautuu lisäikkuna, jonka voidaan helposti ja nopeasti syöttää tuotteiden tiedot rahtikirjaan. Yleensä on varasto valittu jo aikaisemmin (aktiivinen varasto, jossa kyseinen käyttäjä sinä hetkenä toimii), mutta jokaiselle riville voidaan määrittää erillinen varasto sen tapauksen varalta, että tavarat liikkuvat samalla rahtikirjalla kerralla useampaan varastoon. Jos rivin mukainen varaston kenttä jätetään tyhjäksi, siirretään tavarat asiakirjan ylärivillä ilmoitettuun varastoon. Pikasyötön lomakkeella voidaan valita halutut tuotteet, painamalla välilyöntipainikkeeseen Tuotteen nimi (tai tuotenumero, viivakoodi)-kenttään. Niiden kenttien vieressä voidaan merkitä, mihin kursori oletusarvona asettuu, kun avataan Pikasyötön ikkuna (myymälässä esim. viivakoodin kenttään, ravitsemusliikkeessä esim. nimen kenttään). Pikasyötön ikkunassa voidaan valita, mistä tuotteita valitaan, varastorekisteristä tai tuoterekisteristä, mutta esim. saapumisen osalta ei voida edellyttää, että tuote olisi jo tässä varastossa ja oletusarvona tarjotaan hakua tuoterekisteristä, siirron tai tavaratoimituksen lähettämisen tapauksessa taas lähdemme siitä, että tuote on jo varastossa ja oletusarvona tarjotaan varastorekisteristä valitsemista (näitä valintoja voidaan itse muuttaa pikasyötössä sopivien ylhäällä sijaitsevien painikkeiden avulla). 16

17 Lisäksi voidaan määritellä tuotteiden myyntihinta, käyttämällä tarvittaessa hintalisän tai myyntikatteen kenttiä (ravitsemusliikkeessä tätä yleensä ei käytetä, sillä varastoon siirretään raaka-aineet eli komponentit, mutta myyntiin menevät reseptit eli keitot, pääruoat jne.). Jos myyntihinnan tekemisen mahdollisuus ei ole sallittu, niin alempaa myyntihintaan liittyvää osiota ei kuvata. Jos varastotilanteen näkemiseen on olemassa lupa, niin kuvataan valitun varaston osalta tuotteiden varastotilanne jo ennen toimenpiteen suorittamista. Kun Paino on aktivoitu, niin voidaan syöttää tietoja painon kenttään (jota käytetään mm. kultaliikkeissä tms.). Mikäli rahtikirjan tiedot on syötetty ilman hintoja, mutta painon tiedot on annettu, voidaan syöttää tuotteen yleissumma, joka jaetaan tuotteiden omakustannushintoihin painon mukaan laskurivin määrän ja painon mukaisesti. Jos hinta lasketaan painon mukaan, on laskettavien rivien omakustannushinnan oltava nolla. Niitä rivejä, joihin on omakustannushinta jo aikaisemmin syötetty, ei lasketa omakustannushinnan mukaan. Lisäksi voidaan rahtikirjoissa pitää kirjaan rahtikirjoista, joiden laskut on maksettu ja joiden laskuja ei ole maksettu. Maksusuoritukset voidaan merkitä ainoastaan hyväksyttyihin rahtikirjoihin. Hyväksytyn rahtikirjan sisällössä voidaan tätä tarkoitusta varten käyttää painiketta Maksaminen. Maksut tapahtuvat yleensä kirjanpito-ohjelmassa, jossa kassajärjestelmässä rahtikirjat-ostolaskut siirretään joko sähköisessä muodossa tai käsin kirjanpitojärjestelmään. Kirjanpidon käyttäjäliittymien osalta on tämä toiminta täsmennettävä huollon tukihenkilön kanssa. Rahtikirjojen tulostamiseen on rahtikirjojen yläreunassa tai sisällän ikkunassa painettava tulostin-painiketta, jossa avautuu tulostusvalikko, sieltä voidaan määritellä sopivat parametrit. Rahtikirjojen yleisraportti voidaan tulostaan myös yhdessä rahtikirjojen sisällön kanssa, siinä tapauksessa voi raportista rahtikirjojen lukumäärän ja valitun ajanjakson johdosta tulla hyvinkin pitkä. Rahtikirjan sisällössä voidaan ennen tulostamista valita erilaisia ehtoja, mm.: - rahtikirjan jakautuminen/ryhmittäminen eri varastojen mukaisesti (jos sama rahtikirja jakautuu riveittäin eri varastoihin) - yksiköt yhteensä kuvaa koko määrän samanlaisia yksiköitä ryhmitellen - raportointiryhmä mahdollistaa tuotteiden ryhmittelyn ryhmien mukaisesti - vaihtoehtoisilla nimillä mahdollistaa tuotteiden nimien tulostamisen eri kielillä - valmistus mahdollistaa rahtikirjaan myynti- ja valmistusaikojen tulostamisen. Tulostamisen yhteydessä voidaan lisäksi määritellä tekstejä, jotka tulostetaan rahtikirjaan. Voidaan lisätä lyhyempi tai pitempi teksti. Tekstit jäävät muistiin ja niitä voidaan käyttää myös vastaisuudessa muiden rahtikirjojen tulostamisessa, asianmukaiseen kenttään pitää tehdä rasti. Tekstit painetaan rahtikirjan alaosaan. Yläosassa voidaan rahtikirjan tulostamisessa valita erilaisia hintakriteereitä, mm. tulostetaanko myyntihinta, käytetäänkö sopivaa hinnastoa tai ilman hintaa tms. Etikettien tulostaminen tapahtuu rahtikirjassa erilaisten kriteerien nojalla: - Joko käsin syötetyn sarakkeen Tulostaa mukaan - Joko rahtikirjassa olevan määrän mukaan - Tietyn tuotteen osalta, haluttu määrä syötetään erikseen 17

18 Mikäli tuotteesta puuttuu merkittävä parametri, esim. etikettiin on määrätty hinnan tulostaminen, mutta hinta ei ole hinnastoon syötetty, jonka puitteissa etikettejä tulostetaan, niin etikettejä ei paineta. Mikäli kaikki hinnat puutuvat, niin kuvataan viesti Tietoja ei löytynyt. Etiketin tulostamisessa voidaan valita nimen sijaan tuotteen lyhenne, jos kyseinen kenttä tuotteessa on tyhjä, silloin tuotteen nimi tulostetaan joka tapauksessa. Muutamia ohjeita: Rivejä voidaan korjata myös myöhemmin rivin päällä, mutta suosittelemme, että käytätte painiketta Rivin korjaus, jossa kuvataan koko rivin tiedot paremmin katsottavassa muodossa. Jos saapumisen yhteydessä ilmenee, että haluttua tuotetta ei ole, voidaan Pikasyötön ikkunassa käyttää painiketta Uusi tuote (F4), jolla avataan tuotekortti, jossa voidaan luoda tarvittava tuote. Uuden rahtikirjan luomisen yhteydessä voidaan tänään päivämäärä syöttää vastaavalla vieressä olevalla merkinnällä tai käyttämällä välilyöntipainiketta. Pikasyötössä voidaan avaa nopeammin, kun kursori on päivämäärän kentässä ja näppäimistöllä painetaan nuoli oikealle. Tietoja voidaan syöttää sekä määrän, yksikköhinnan tai rivin summan kenttiin, jos toinen niistä syötetään, ohjelma laskee toisen (puuttuvan). On suositeltavaa, että aina syötetään määrän hinta, se vähentää mahdollisia pyöristämisvihreitä. Verottoman hinnan vieressä kuvataan aina myös verolliset hinnat. Viimeisen tuotteen tietojen syöttämisen jälkeen voidaan pikasyötön ikkuna poistaa klikkaamalla hiirellä Keskeytä-painikkeeseen tai painamalla näppäimistöllä ESC-painiketta. Ostotilaus Ostotilauksen laatimisen yhteydessä voidaan siitä luoda sisään- rahtikirja. Lue edellä sisään kohdassa olevia ohjeita, valikkokohta Sisään (F9). Ulos (F10 pikavalinta) Tämä toimenpide on yleisen logiikan osalta suurilta osin sama kun saapuvien tavaroiden rahtikirjojen tietojen syöttäminen. Lue edellä sisään kohdassa olevia ohjeita, valikkokohta Sisään (F9), pohjat ovat hyvin samanlaisia. Siirto (F11 pikavalinta) Siirron rahtikirjojen laatimista käytetään yrityksen sisällä tapahtuvien tavaran liikkeiden rekisteröimiseen. Eli siis siirrot varastosta toiseen, joissa varastotilanteiden kokonaissumma ei muutu. Siirron rahtikirjan laatimisessa on toimittajan sijaan valittava varasto, MIHIN tavara halutaan siirtää. Jos käytetään kriittisten rajojen kautta tilausten laatimista, niin voidaan sitä kautta laatia myös yrityksen sisällä tapahtuvia siirtoja koskevia asiakirjoja (siinä tapauksessa, 18

19 jos tavaroita ei haluta tilata toimittajalta, vaan oman yrityksen sisällä jostakin muusta varastosta). Tämä toimenpide on yleisen logiikan osalta suurilta osin sama kun saapuvien tavaroiden rahtikirjojen tietojen syöttäminen. Lue edellä sisään kohdassa olevia ohjeita, valikkokohta Sisään (F9), pohjat ovat hyvin samanlaisia. Kulu (F12 pikavalinta) Kulu-rahtikirjojen laatimista käytetään tuotteiden varastosta poistamiseen (eli kulukirjausta varten) (mm. pilaantuneet tavarat). Sellainen rahtikirja voi olla myös tavaran kuluihin kirjauksen asiakirja. Kulukirjauksen osalta on otettava huomioon vain MISTÄ kohde eli se varasto, josta tavara poistetaan. Varastosta voidaan poistaa myös reseptituotteita. Siinä tapauksessa vähennetään MISTÄ varastosta reseptin koostumukseen kuuluvat raaka-aineet. Tämä toimenpide on yleisen logiikan osalta suurilta osin sama kun saapuvien tavaroiden rahtikirjojen tietojen syöttäminen. Lue edellä sisään kohdassa olevia ohjeita, valikkokohta Sisään (F9), pohjat ovat hyvin samanlaisia. Tuotanto (F8 pikavalinta) Tuotannon rahtikirjojen laadinnassa on valittava, MIHIN varasto, MISTÄ varastoksi valitaan oletusarvona se varasto, joka on sinä hetkenä aktiivinen. Voidaan tuottaa myös samaan varastoon siinä tapauksessa ovat MISTÄ ja MIHIN varasto samoja. Jos johonkin varastoon on valmistettu valmiita reseptejä, niin järjestelmä vähentää myynnin toteuttamisen yhteydessä varastosta jo valmiin reseptin, ei raaka-aineita (joka tapahtuu yleensä tavanomaisen reseptimyynnin tapauksessa). Tuotantoa käytetään melko harvoin, vain äärimmäisen tarpeen sattuessa, sillä se edellyttää lisätoimenpiteiden suorittamista. On valittava resepti, jonka nojalla valmistus tapahtuu (sillä tuotteella, jonka nojalla valmistetaan, on oltava etukäteen varastoon syötetty resepti). Tämä toimenpide on yleisen logiikan osalta suurilta osin sama kun saapuvien tavaroiden rahtikirjojen tietojen syöttäminen. Sen johdosta on suositeltavaa lukea yllä Saapuvien tavaroiden osalta annettuja ohjeita. Lisäksi on merkitystä myös merkinnällä, joka tehdään Erittele varasto kenttään Manager-> Konfigurointi alta. Myyntipisteeseen voidaan muiden kuitin tietojen lisäksi määritellä erittele resepti, tätä käytetään tuotantomoduulin käytössä. Jos tavara on siirtynyt varastoon tuotannon kautta (reseptin sisällön mukaan) ja jos merkintä erittele resepti ei ole aktiivinen, niin myynnissä poistetaan valmistettu tuote itsenään varastosta, varastosta ei siis vähennetä tuotteen komponentteja. Muutamia ohjeita: Sekä rahtikirjan pikasyötössä että myös rahtikirjan riveillä on merkintä erittele resepti, tämä merkintä ilmoittaa, eritelläänkö rahtikirjan resepti. Rahtikirjan riveillä kuvataan edellinen ostohinta, kaikkien varastojen osalta, ts. asianmukainen viimeinen ostohinta saattoi olla voimassa myös johonkin muuhun varastoon ostamisen aikana. 19

20 Sen mukaan, onko uusi sisään saapuvan tuotteen hinta korkeampi tai alhaisempi, kuvataan viimeisen hinnan kenttä joko punaisena tai vihreänä. Viimeistä ostohintaa tarjotaan myös pikasyötössä, se antaa tietoja edellisen ostohinnan osalta ja tarvittaessa voidaan hinnanmuodostukseen keskittää enemmän huomiota. Rahtikirjojen tietoja voidaan syöttää myös miinusmäärinä, silloin tehdään käänteinen toimi (kääntötoimi). Esimerkiksi jos on valmistettu reseptien nojalla, jossa varastosta on vähennetty raaka-aineet ja varastoon on syntynyt valmistuotantoa, niin miinusmerkillä syöttämisen jälkeen tapahtuu päinvastainen laskenta, jossa raaka-ainetta tulee varastoon ja valmistuotanto vähennetään varastosta. Laskenta tapahtuu omakustannushinnassa, joka on sillä hetkellä raaka-aineiden osalta voimassa. Jos ostetaan esimerkiksi laatikolla, jossa on pullot ja laatikossa on viivakoodi ja toimittajan rahtikirjassa on tuotteet myös ilmoitettu laatikkomäärinä, niin ne voidaan purkaa myös yksittäiskappaleisiin ja järjestää varastosta kappalemääräinen laskenta. Tätä varten on sisään tulevassa tuotteessa oltava resepti ja tietty määrä kappaletavaraa. Sisään voidaan ottaa vain niitä reseptejä, joissa on mukana yksi alatuote, koska muussa tapauksessa reseptin omakustannushinnan siirtäminen ja jakaminen ovat hankalia. Pakkauksen laskenta auttaa helpottamaan varastointia ja logistiikkaa. Tuotekohtaisesti voidaan ilmoittaa, montako kappaletta on pakkauksessa ja sen mukaan laaditaan tilaus ja suoritetaan sisään saapuminen paketteina (pakkausten mukaisesti). Rivejä voidaan korjata myös myöhemmin rivin päällä, mutta suosittelemme, että käytätte painiketta Rivin korjaus, jossa kuvataan koko rivin tiedot paremmin katsottavassa muodossa. Jos saapumisen yhteydessä ilmenee, että haluttua tuotetta ei ole, voidaan Pikasyötön ikkunassa käyttää painiketta Uusi tuote (F4), jolla avataan tuotekortti, jossa voidaan luoda tarvittava tuote. Varastotilanne Tässä valikossa voidaan seurata varastotilannetta sekä reaaliajassa että myös takaisin ulottuvasti. Näytössä avautuu varastotilanteen taulukko. Tuotteet kuvataan aakkosjärjestyksessä. Painikkeet: Historia on tarkoitettu siihen, että varastotilannetta voitaisiin katsoa takaisin ulottuvasti. Jos jotkut rahtikirjat ja tukkumyynnin laskun syötetään myöhemmin takaisin ulottuvalla päivämäärällä, niin ne kuvataan erikseen oikeanpuoleisessa sarakkeessa. Raportoinnissa kuvataan siinä tapauksessa kolmet eri tiedot: varastomäärä ja varastohinta, joka todellisuudessa siinä hetkenä pätee, myöhemmin syötetyt tiedot takaisin ulottuvan asiakirjan päivämäärällä sekä kokonaismäärä ja kokonaissumma yhteensä. Tämä erotus on tarpeen, jotta saataisiin parempi kuva, esimerkiksi siitä, jos kuukausien vaihtumisen aikana järjestettiin tilanteen, mutta vasta tilanteen jälkeen ilmenivat muutamat 20