Toinen malli, jota lainaan on Virkkalan ja Toivolan opintomateriaalista poimittu. Siinä jaottelu on melkolailla sama.

Transkriptio

1 yrityspalvelut oy 1 (9) Luova ongelmanratkaisu, Creative Problem Solving HN Tämä osuus perustuu vuosien varrella kerättyyn aineistoon. Kiinnostuksen herätti aikoinaan Getes Työluovuus kurssi, jota ohjasivat Heikki Lehtonen ja Ilkka Härkönen. Vilkko Virkkalan ja Yrjö Toivolan tuottama materiaali on ollut tärkeänä tukena. Googlesta löytyy halusanalla creative problem solving hyvää aineistoa. Itse olen mieltynyt wikipediaan, joka tarjoaa johdattelevan asiasisällön lisäksi hyviä linkkejä. Luovuustekniikkana luova ongelmanratkaisuprosessi on eräänlainen kokoava työkalu. Mielestäni on hyvä omaksua tämä periaate ja sen päälle rakentaa omaa tietämystään ja kokemuksiaan tarpeen ja kiinnostuksen mukaan. Aluksi se malli, jota olen vaalinut jokapäiväisessä työssäni jo vuodesta 1992, jolloin Lehtonen ja Härkönen asian ilmaisivat. (Suora lainaus omasta muistikirjastani) 1. Hahmotan ongelman 2. Ideoin ratkaisuja 3. Arvioin niitä 4. Teen päätöksen 5. Teen tekoja Toinen malli, jota lainaan on Virkkalan ja Toivolan opintomateriaalista poimittu. Siinä jaottelu on melkolailla sama. 1. Ongelma 2. Tosiasiat 3. Ideat 4. Ratkaisu 5. Hyväksyttäminen 6. Viimeistely ja toteutus Ainoa eroavaisuus on hyväksyttäminen, joka on saanut jälkimmäisessä mallissa hieman enemmän painoarvoa. Voit valita itsellesi kumman mallin tahansa ja tehdä siitä oman käyttöteoriasi.

2 yrityspalvelut oy 2 (9) (Käsite käyttöteoria on mielestäni mainio. Siinä jokin teoria aidosti ymmärretään ja siitä tehdään itselle toimiva sovellutus. Näin syntyy henkilökohtainen käyttöteoria.) Alan kirjallisuutta kannattaa etsiä kirjastoista, googlesta ja wikipediasta. Täsmennän sopivia linkkejä nettisivuillani. Miten luova ongelmanratkaisuprosessi eroaa perinteisestä tavasta? Palaverikäytännöt ovat hyvin tyypillinen ympäristö todeta perinteisen ja luovan tavan erot. Normaalistihan asia tai ongelma todetaan ja samaan puheenvuoroon esittelijä kertoo faktat ja ideansa asian hoitamiseksi. Seuraavassa virkkeessä hän tyypillisesti kertoo että on muitakin tapoja mutta valinta on perusteltu ja toteutustakin on jo valmisteltu. Asia joko hyväksytään tai joku muu esittää toisenlaisen arvion aloittaen siitä että hänen mielestään kyse ei ole ollenkaan tästä ongelmasta vaan ihan toisesta. Huomaamme, että perinteisessä tilanteessa edetään usein määrittelemättä edes ongelmaa ja kukin vuorollaan esittää asiansa, mielipiteensä tai ratkaisunsa vain omasta näkökulmastaan. Luovan ongelmanratkaisun perusperiaatetta on hyvä pitää mielessä vaikka sitä ei aina kirjaimellisesti noudatakaan. Kun asiat käsitellään perinteiseen tapaan jää usein moni hyvä näkökulma tai arvokas idea kokonaan käsittlemättä. Perinteisessä mallissahan joko asema, esittämisen taito tai äänen voimakkuus ovat ratkaisevia eikä se lisäarvo joka jollakin olisi kenties tuotavana yhteiseen haasteeseen. 1. Hahmotan ongelman Kyse on tyypilisesti ongelmasta tai parannustarpeesta. Itselleni tuttuja ovat tuotekehityksen haasteet, tekniset ongelmat, ja valintatilanteet. Joskus ongelman hahmottaminen on jo ratkaisu sinänsä ja joskus ongelma on ilmeinen ja kaatuu syliin. Tässä jälkimmäisessä tapauksessa on hyvä erottaa akuutti toimenpide ja toisaalta miten ehkäistään ongelman toistuminen. Molemmat näistä vaativat oman paneutumisensa. Ongelman hahmottamisen työkaluja on omassa työkalupakissani useita. Kalanruoto, mind-map ja tuumatalkoot ovat mielestäni varsin käyttökelpoisia. Suurella porukalla tuumatalkoot ovat erinomainen väline. On tyypillistä, että kukin ajattelee tavoitetta, ongelmaa tai haastetta eri tavalla, vaikka kokoonnutaankin yhteisen asian äärelle. Tuumatalkoissa kukin ääni tulee kuuluviin ja yhteinen käsitys kirkastuu.

3 yrityspalvelut oy 3 (9) 2. Tosiasiat Taustatiedot on syytä selvittää. Samalla haluan korostaa sitä että asiantuntemuksen on tärkeää olla läsnä siitäkin huolimatta, että etsimme ratkaisuja, joita asiantuntijat eivät ole tavallisella työtavalla löytäneet. Faktojen listaaminen on hyvä tehdä näkyville. Samalla tulee kukin fakta arvioiduksi onko se totta vai kuvitelmaa. Tein juuri tänään erään esimerkin valintatilanteesta. Faktojen kerääminen oli varsin haasteellista mutta oleellista. Samalla huomasin miten suhteellisia faktat ovat ne ovat myös mielikuvia ja vähemmän mitattavia asioita mutta niistä tulee merkittäviä kun asioita verrataan keskenään. Esimerkiksi jos joku on kaukana ja toinen lähellä on tämä tieto epämääräinen mutta faktaa kun pitää todeta että toinen on lähempänä joko ajallisesti tai kilometreissä. Kalanruoto on hyvä työkalu faktojen jäsentelemiseen. 3. Ideat Huomaat varmaan, että luovuus on ollut kovin systemaattista edellisissä kohdissa. Se on juuri luovuustekniikoiden vahvuus. Nyt kun on tavoitteena tuottaa ideoita ja luoda ennakkoluulottomia ratkaisuja, pitää ottaa vallaton ja luova asenne. Luovuuden vireeseen pääseminen ei aina onnistu mutta kun sen kokee niin olo tuntuu palkitsevalta. Testaa seuraavia tekniikoita ideoiden tuottamiseen: - Aivoriihi - SIT - Rentoutus ja mietiskely - Muistilaput ja fläppitaulut - Tuumatalkoot - Synektiikka (googleta) Yhteistä kaikille menetelmille on ideoiden tuottamisen tavoite. Toki tuumatalkoot menevät myös arviointiin mutta tämän vaiheen tavoitteena on tuottaa ideoita tavalla tai toisella ja jättää niiden arviointi seuraavaan vaiheeseen. Muista! Ei vielä arviointia tässä vaiheessa. Kaikki sallitaan. 4. Arviointi

4 yrityspalvelut oy 4 (9) Arviointi ei ole kovin luova prosessi. Tosin ennakkoluulottomuus on hyvä pitää tietoisesti läsnä. Helposti hylkäämme perinteisestä poikkeavia ratkaisuja koska neo vat niin erilaisia. Rohkeus loppuu yleensä kesken. Toinen arvioinnin sudenkuopista on valtasuhteet. Kovaääniset ja päälliköt yleensä kokevat oman asemansa edellyttävän suurta viisautta ja he luonnostaan esittävät vakuuttavia arvioita vieläpä usein omista ideoistaan. Arvioinnissa on hyödyllistä käyttää työkaluna esimerkiksi Bonon six hats menetelmää tai tuumatalkoita. Myös fläppitaulutekniikat soveltuvat arviointiin mainiosti. Muista, että arvioinnin aikana saattaa syntyä uusia ideoita ja vanhat jalostuvat. Sopikaa yhdessä miten näiden kanssa menetellään. Joskus on hyvä kirjata uudet ideat erilliselle fläppitaululle ja edetä silti suunnitelman mukaan. 5. Päätös Mielestäni päätökselle on hyvä tehdä oma erillinen kohtansa. On yleensä tarpeen korostaa sitä mitä on päätetty. Monet päätökset jäävät vaille toteutusta koska ei yksiselitteisesti sovita mistä on päätetty. 5. Hyväksyttäminen Luovuusmenetelmien hyvä puoli on se, että mukana olevien sitoutuminen on yleensä hyvin vahvaa. Kun päätökset ja valinnat on tehty on hyvä varmentaa sitoutuminen jollakin tavalla. Eräät laatujärjestelmät edellyttävät kunkin osallistujan allekirjotuksellaan vahvistavan tehdyt valinnat. Tämä ei silti takaa riittävää henkistä sitoutumista. Muiden kuin prosessissa mukana olleiden sitouttamiseen kannattaa panostaa. Tehkää siis suunnitelma siitä miten kohtaatte mahdolliset epäilykset ja vastarinnan viedessänne uusia ideoita organisaatioon. Jos mukana on ollut riittävän suuri joukko on mahdollista saavuttaa kriittinen massa ja näin viedä prosessi loppuun. Usein hyväkin hankkeet kaatuvat siihen, että uuteen sitoutuneita on liian vähän. 6. Viimeistely ja toteutus Kun päätös eli valinta on suoritettu on hyvä heti tehdä suunnitelman viimeistelyä. Jos hyvä vire jatkuu niin viimeistelyyn tulee todennäköisesti sellaisia piirteitä, jotka muutoin jäisivät keksimättä.

5 yrityspalvelut oy 5 (9) Fläppitaulutekniikat ja sen johdannaiset ovat mainioita viimeistelyn työkaluja. Myös kalanruoto sopii hyvin. Toteutuksesta sopiminen on vielä kohtuullisen helppoa mutta muistakaa suunnitella toteutusta jo tässä vaiheessa riittävän yksityiskohtaisesti. Muutoin hanke jää pelkäksi ideaksi muiden kaltaistensa joukkoon. Laatikaa projektisuunnitelma. Siinä on ainakin seuraavat asiat: - osakokonaisuudet eriteltynä - vastuuhenkilöt osatehtävittäin - koko projektin vastuullinen vetäjä - aikataulu ja sen vaiheet - budjetti ja muut mahdolliset resurssit - selkeä tavoite ja osatavoitteet

6 yrityspalvelut oy 6 (9) Esimerkki / HN 1. Hahmotan ongelman Ongelma Minun pitää tehdä päätös siitä minkä tarjouksen valitsen. Vaihtoehtoja on neljä ja jokaisessa niistä on mielenkiintoisia asioita. Toisaalta niistä kolme on sellaista, mitä on tarjottu ja siksi ne imartelevat narsistista piirrettäni. Se neljäs on jatkan kuten ennenkin mutta mitähän se sitten olisi en valitse mitään noista kolmesta. Tosiasioita ja niiden arviointia (esim. 942/merkitys/voimakkuus) Itsestä Mitä oikeasti haluan? Mistä oikeastaan onkaan kyse? Mitä kukin tarjous sisältää? Minkälaisen tulevaisuuden se mahdollistaa? Miten se toteuttaa missiotani? Vaihtoehdoista 1. O = päällikön vakanssi - määräaikainen - palkkatyö - ei ihan kokopäivätyö - alueena lähitienoo - mahdollisuus pitää muita töitä rinnalla, vähän ainakin - sijainti muiden kanssa samassa toimistossa - haastava mutta helpompi kuin toiset vaihtoehdot - ei kovin arvostettu työ - oma vaikuttamismahdollisuus suhteellinen - kontaktiverkosto laaja - itselleni tuttua työtä silti haasteita - konsultin roolissa, myyntityössä - onnistumisen riskit ja mahdollisuudet - arvot 2. E = toimitusjohtaja U - pitkäaikainen - omistajuusrooli vahva - sitoutuminen alaan, yritykseen - kokopäivätyö - sijainti vähän kaukana - yritys on taloudellisesti ok - tarvitaan uusi johto

7 yrityspalvelut oy 7 (9) - omistajuus on riski mutta kohtuullinen - status ja arvostus olisi kiintoisa - toimialalla myös luovuus sallittu ja osa bisnestä - arvot - oma osaaminen ja miten se kohtaa työn haasteet - rankat kulut eräissä toiminnoissa - karsittava - tehtaalla hukkaa - muutosvastaisuus - yrittäjyys on haste firman väelle - tekninenerityisosaaminen on puute itselle - ostotoimi on keskeinen 3. K = toimitusjohtaja N - hankala taloustilanne - hankala tilanne yrityksessä ylipäätään - sijainti kohtuullisen lähellä - tuttuja asioita on mutta suuri osa uusia - riittääkö osaaminen ja taidot - miten kestää päänuppi painetta - haasteet tosi isot - maine voi mennä mutta myös kasvaa huikeasti - nykyiset henk. koht. suhteet arvokkaat ja vaarassakin - firmassa hyvää johtoa ja osaamista - mahdollisesti vain määräaikainen työ - voisi olla välivaiheen työ - tämä on haastavin - hallitus ja muu taustaryhmä, joka tekee asian helpoksi tai vaikeaksi? - arvot - oma osaaminen ja miten se kohtaa työn haasteet - työskentely Pian kanssa 4. N = nykyinen - jäänkö nykytilaan? - mieti vaikka työhönottotilannetta (huomaa analogia): Jos on 10 halukasta ja niistä valitset parhaan niin onko tulos hyvä? Jos tarjokkaista kukaan ei täytä asetettuja vaatimuksia niin onko silloin paras riittävän hyvä? Olisiko parempi jättää kokonaan valitsematta? Ideoin ratkaisuja Menetelmiä tähän käyttöön: - Aarrekartalla pitäisi selvittää mitä oikein elämässäni haluan tehdä. - SWOT olisi luonteva jäsentelyn työkalu arviointiin.

8 yrityspalvelut oy 8 (9) - Fläppitaulutekniikka on vain ryhmämenetelmä eikä sitä voi käyttää. - Brainstorming ei sovi tähän. - SIT ei sovi. - Bonon six hats olisi hyvä mutta ei ole muita kavereita. - Kahden tuolin tekniikka NLP:stä tai kolme näkökulmaa olisi hyvä. - Tuplatiimi ei toimi yksin. - Heiluri olisi intuitioväline ja se saattaa tulla käyttöön. - Kalanruoto tai miellekartta selvittää asioita ehkä. - Rentoutus ja mietiskely auttaa ehkä. Tekniikat - Valitsen ensiksi SWOTin vaikka se ei olekaan varsinainen luovuustyökalu. - Muistelen millaisia Aarrekarttoja olen tehnyt. Arvot taustalla. - SIT:stä jokin työkalu esim yhdistäminen voisi tulla kysymykseen. - Kolme näkökulmaa sovellettuna SWOTiin siinä on luovuustekniikka. - Voi olla että heiluri ratkaisee. Kolme näkökulmaa ja SWOT tuotti nelikenttään eri väreillä kirjattuja ajatuksia. Värien valinta oli sattumaa, jos sattumaa ylipäätään on olemassa. Punainen on toimitusjohtaja N, sininen on päällikön vakanssi ja vihreä on toimitusjohtaja U. Asioiden kirjaaminen auttoi jäsentämään mutta ei tuonut ratkaisua. Lisäsin nyt tarkasteluun arvot. Ne perustavaa laatua ovat arvot, jotka näkyisivät myös aarrekartassa jos sellaisen olisin säästänyt. Nyt tein arvoista janat: arvo 1 0 % I p----s v I 100% arvo 2 0 % I p s---v I 100% arvo 3 0 % I p s v I 100% arvo 4 0 % I p-s-v I 100% lisäsin vielä kaksi arvoihin rinnastettavaa perustetta kun huomasin, että jokin puuttuu (tiedot Aarrekartasta) missio 0 % I p-----v s I 100% haasteet 0 % I s v------p----I 100% Tämän perusteella näkyy selvästi se, että parhaiten arvoja toteuttaa vaihtoehto v ja vähiten vaihtoehto p. Toisaalta haasteet ovat suurimmat vaihtoehdossa p. Vielä pitää miettiä painoarvoja ja näkökulmia. Onko jollakin asialla suuri ja jollakin pienempi painoarvo? Mikä on arvojen painoarvo verrattuna faktoihin? Onko jokin muu enemmän faktaa kuin arvot? Palaan siis takaisin SWOT arviointiin ja katson millaisia tuloksia sieltä saan. Nyt

9 yrityspalvelut oy 9 (9) otan esille kolme näkökulmaa: 1. näkökulma oma lähitulevaisuus 2. näkökulma oma tulevaisuus 3-5v 3. näkökulma vaimon näkökulma Valitsen jonkin näkökulman ja ympyröin SWOTista sen näkökulman mukaisesti tärkeimmät asiat. Sen jälkeen muutan näkökulmaa ja teen saman asian. Kolmas kierros vielä ja sen jälkeen pitäisi Näkökulma-SWOTin olla visuaalisesti toimiva. Välitulos Vaimon näkökulma osoitti jaksamisen merkityksen ja sen perusteella vihreään vaihtoehtoon liittyy eniten huolta ja siniseen vähiten. Oma näkökulma on toisaalta jo esitetty aikaisemmin ja ainoa lisäarvo syntyi siinä että punainen on lähiajan hanke ja vihreä on tulevaisuuden hanke. SIT En ryhdy nyt muuta kuin poimimaan työkaluja, jotka voisivat toimia tässä. Olen karsinut mielessäni pois kaikki muut paitsi yhdistämisen ja hajauttamisen. Yhdistäminen voisi olla - ensin punainen ja sitten vihreä - ensin sininen ja sitten vihreä Hajauttaminen voisi olla - Sijainnin haittojen taklaaminen siten, että Turussa olisi myyntikonttori esim kerran viikossa. - Muuttaminen lähemmäs. - Kaksi asuntoa ei ole vaimon näkökulmasta katsottuna mahdollista. En jaksanut paneutua SIT työkalun kanssa pidemmälle. Ehkä löytyisi jotain jos nyt lähtisin punnertamaan. Välitulos klo Ei vielä ratkaisua mutta tietoisuus vaihtoehdoista on lisääntynyt oleellisesti ja päätöksenteko näiden perusteella on mahdollista.