Tietoisku: Kokonaiskustannusajattelu

Transkriptio

1 KTT Vesa Partanen Hankintaosaaminen kasvun tueksi -projekti Salo, Tietoisku: Kokonaiskustannusajattelu Hankintatoimen kustannusten kokonaisvaltainen analysointi Taloushallinnon rooli ja tehtävät kannattavuuden ohjauksessa Kustannustasoon vaikuttavat tekijät Tuotteen kustannukseen vaikuttaminen R & D -vaiheessa: tavoitekustannuslaskennan perusideat Erillis- ja vaihtoehtoiskustannukset päätöksissä Kokonaiskustannusten (TCO) määrittämisen haasteista Hankintojen kokonaiskustannusten tunnistaminen toimintolaskennan ja elinkaarikustannuslaskennan tuella Turun kauppakorkeakoulu Turku School of Economics

2 - Liiketoimintaympäristön seuranta, early warnings - Ohjaustunnusluvut (kilpailija vs. oma yritys) - Analysoidut kannanotot toimintaympäristön vaikutuksista (esim. yritysostot) Talousinformaatio Businessinformaatio - Poikkeamien tunnistaminen ja analysointi - Perinteinen suoritusarviointi - Kustannusseuranta Controllerin tehtäväkenttä Business Intelligence -asiantuntija (market surveyor) analyytikko Organisaation toimintaympäristön vaikutuksen analysointi yrityksen toiminnan kehittämiseen ja operaatioiden toteuttamiseen Tuloslaskija (score keeper) operaattori, valvoja Toimintojen, kustannusten ja palvelutason ohjaaminen siten, että organisaation taloudelliset vastuut tulevat hoidettua Analysointi Liiketoimintakumppani (business partner) strategi Strategisiin päätöksiin osallistuminen, strategisen suunnan määrittely ja liiketoimintamallin kehittämisen tuki Muutosagentti (change agent) katalysaattori Käyttäytymisen suuntaaminen, jotta organisaation strategiset päämäärät sekä taloudelliset ja liiketoiminnalliset tavoitteet toteutuvat Vaikuttaminen Lähde: Järvenpää ym Keskustelukumppani - Kyseenalaistaminen ja sparraus - Vaadittavan toiminnan määrittely ja kehittäminen - Strategioiden selkeyttäminen - Operatiiviset suunnitelmat - Business control & ohjaus Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

3 Talousohjauksen haasteet ja trendit 1. Tulevaisuusorientaation voimistuminen Tavoitekustannuslaskenta (target costing)? Elinkaarikustannuslaskenta? Rullaava ennustaminen ja suunnittelu? 2. Yrityksen ulkoympäristön analysointi Kilpailijaseuranta ja benchmarking? 3. Kokonaisvaltainen tulosjohtaminen Prosessipohjainen kustannusjohtaminen => toimintolaskennan jatkokehitys? Suoritusmittauksen syventäminen ja integrointi => Balanced Scorecard & strategiakartat Kannattavuusajurit! 4. Verkostoituvan liiketoiminnan tuki Open-book laskentajärjestelmät Organisaatiorajat ylittävä arvoketjupohjainen kustannusjohtaminen 5. Taloushallinto-organisaation uudistaminen Hajautus vs. keskitys (linjajohdon tuki & palvelukeskukset) Taloushallinnon ulkoistaminen Talousjohdon roolimuutos 6. Tietojohtaminen ja henkisen pääoman johtaminen Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

4 Taloushallinnon strategisen tuen osa-alueet Kriittiset menestystekijät - Arvopohjaiset - Kustannusperusteiset Liiketoimintamallin luomisessa tukeminen - Tuotteet - Markkinat - Jakelukanavat - Fokus Ympäristön trendien analysointi - Kasvu - Markkinoiden dynamiikka - Uudet mahdollisuudet - Uhat Toimintasuunnitelma - Aseman parantaminen - Tuki innovatiivisuudelle - Konkreettiset toimenpiteet Suoritusmittarit - Strateginen valvonta - Operatiivinen valvonta - Ajoitus Kilpailuasema - Suhteessa kriittisiin menestystekijöihin (ks. Bungay & Goold 1991) Plans are nothing, planning is everything (Eisenhower) Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

5 Kannattavuuden kokonaisvaltainen ohjaus Osaavat ja kyvykkäät työntekijät Avainhenkilöiden pysyvyys ja hallittu vaihtuvuus Tiedon tuottaminen ja jakaminen Työtyytyväisyys, motivaatio Tavoitellut asenteet ja arvot (Vastuullisuus, idearikkaus ym.) Arvo asiakkaalle Asiakkaan tarpeiden tyydyttyminen Asiakastyytyväisyys ja -uskollisuus Asiakkaan kannattavuus Tehokkaat prosessit Tuotteiden kehittäminen Tilaus-toimitusprosessi Asiakassuhteiden hallinta Liiketoiminnan kehittäminen Markkinoille tuloaika Tuotekehitysprojektien kannattavuus Tuoteportfolion vastaavuus strategiaan Läpimenoaika Toimitustäsmällisyys Toimituksen kustannukset Toimitusten laatu/ virheettömyys Asiakassuhteen pysyvyys Asiakassuhteen kehitys Asiakkaan palvelutaso asiakassegmenteittäin Ohjausprosessien laatu ja tehokkuus Liiketoimintamallin asianmukaisuuden varmistaminen Kilpailijaseuranta Uudistuminen ja oppiminen Osaamisen jalostaminen: kyky tuottaa uusia tuotteita ja prosesseja Prosessien kehittämispotentiaali Innovaatioiden ja uusien liiketoimintamallien luominen Kannattavuus ja arvo omistajalle Sijoitetun pääoman tuotto Liiketulos, taloudellinen lisäarvo Vakavaraisuus, maksuvalmius Tuottoarvo ja substanssiarvo Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

6 Strategiset kustannustasoa säätelevät tekijät Partanen 2007 Mittakaavatekijät, suurtuotannon edut, joihin vaikuttavat esimerkiksi eräkokojen suuruus ja tuotevalikoiman laajuus Oppimistekijät, kokemus, osaaminen sekä mahdollisuudet ja kyvyt oppia uutta Kapasiteetin mallintaminen ja käyttö, kapasiteetin käyttöasteet, tuottavuus ja tehokkuus, käyttöpääoman hallinta Toimintojen integrointi, prosessien virtaviivaisuus, eri toimintojen ja funktioiden yhteistyö Yksikköjen integrointi, toimialojen välinen yhteistyö ja synergiat Vertikaalinen integraatio, jalostusketjun kattavuus, erikoistumisen aste Ajoitustekijät, tuoteuutuuksien ja investointien ajoittuminen markkinatilanteeseen ja kilpailijoiden toimintaan nähden Toimintapolitiikka, tuote-, investointi-, rahoitus- ja henkilöstöpolitiikan yhteydet kasvuun ja kehittämiseen Sijaintitekijät, sijainnin vaikutukset infrastruktuuri- ja logistiikkakustannuksiin sekä yleiseen kustannustasoon Institutionaaliset tekijät, yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttämisen kustannukset, esimerkiksi veropolitiikan ja lainsäädännön aiheuttamat kustannukset Lähteet: ks. Porter 1998; Kamensky 2000 Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

7 Tarpeettomia operatiivisia kustannuksia prosesseissa synnyttävät tekijät Tehottomat työmenetelmät ja päällekkäiset prosessivaiheet Partanen 2007 ylimääräiset siirrot varmuusvarastot ja ylituotanto suorituskyvyltään vaatimaton prosessi tuotannon ohjauksen huono suunnittelu kunnossapidon huono ajoitus, toimintakatkokset pitkät asetus- ja odotusajat Työntekijöiden negatiiviset asenteet sitoutumattomuus vaatimaton tavoitetaso ja työvirheiden hyväksyminen Laatuohjelman puutteet ylimääräiset tai liian vähäiset tarkastukset vialliset osat, materiaalit ja tarvikkeet toimittajien laatu- ja toimitusongelmat Osaamisen kehittämissuunnitelman ja osaamisen johtamisen puutteet koulutuksen vähäisyys ja puutteet osaamiskuilut, sopimattomat työtehtävät kehittämiskohteiden ja -ohjelmien vähäisyys Viestinnän vähäisyys ja huono kohtaaminen parhaita käytäntöjä ei levitetä yksiköistä ja prosesseista toisiin kehittämistarpeesta ei viestitetä riittävästi vaatimaton tavoiteasettelu Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

8 Laadun kustannukset 1. Ennalta ehkäisevän toiminnan kustannukset (prevention costs) Investoinnit laadun parantamiseen Laatujärjestelmän kehittäminen, laadunvalvontajärjestelmän muodostaminen Kokonaislaatuajattelun vahventamiseen liittyvä toiminta Koulutus laatutietoisuudesta, laadunohjaus, laatukatselmukset, laadun varmistaminen ja toimintaedellytysten arviointi ennen alihankkijasuhteen, tuotannon yms. aloittamista 2. Valvontakustannukset (appraisal costs) Laadun valvonnan ja tarkastuksen kustannukset, joilla pyritään vähentämään konkreettisia laatuvirheitä ja niiden kustannuksia Vastaanottotarkastus, valmistustarkastus, lopputarkastus, laatuarvioinnit 3. Sisäiset virhekustannukset (internal failure costs) Kustannukset virheellisistä prosesseista ja tuotteista ennen asiakastoimitusta Hävikki, hylkäykset, sisäiset korjaukset, uusintatarkastukset, seisokit, arvon vähennys, ylituotanto, virheiden analysointi 4. Ulkoiset virhekustannukset (external failure costs) Asiakkaalle toimitettujen tuotteiden laatuvirheistä aiheutuvat kustannukset Takuut, takuuhuolto, hyvitykset ja alennukset, reklamointiprosesseihin liittyvä työ Puutteellisen laadun välittömät ja välilliset kustannukset? Laadun piilokustannukset? Feigenbaum 1961; Juran 1979 Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

9 Kustannusjohtamisen ja tuotesuunnittelun suhde Hinta/ kustannukset suurin mahdollinen hinta alin kannattava hinta ominaisuuksien vähimmäistaso alin sallittu laatu mahdolliset ominaisuudet Ominaisuudet Laatu paras mahdollinen laatu Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

10 Tuotekustannuksiin vaikuttamismahdollisuudet Kumulat. kust. 100% 80-90% Locked-in Costs Cost incurrence R&D Tuotanto Myynti, jakelu, asiakaspalvelu Arvoketjun funktiot Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

11 Tavoitekustannusten määrittäminen Uuden tuotteen oletettu myyntihinta Tavoitekate Sallittu kustannus Kustannusten alentamistarve Lisäominaisuuksien kustannukset Nykyisen tuotteen kustannukset Arvioidut kustannukset Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

12 Tavoitekustannuslaskenta tuotesuunnittelun tukena Myyntihinta Arvioidut kustannukset Tavoitekustannukset Nykyiset kustannukset Sallitut kustannukset Tuotekehitysvaihe Valmistusvaihe Tuotteen lopettaminen (uuden tuotesukupolven lanseeraus) Valmistuksen aloittaminen ja lanseeraus markkinoille Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

13 Kustannusten alentamistarve: tuotetaso markkinaperusteinen kustannusjohtaminen Sallitut kustannukset Strateginen kustannusten alentamishaaste Tuotteen tavoitekustannus komponenttitason tavoitekustannukset Kustannusten alentamistavoitteet Nykyiset kustannukset Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

14 Esimerkki erillis- ja vaihtoehtoiskustannuksista Piiri Oy saa tilauksen valmistaa 1000 kpl piirilevyä ZO23. Piiri Oy ei ole aikaisemmin valmistanut kyseistä piirilevyä ja sen täytyy valmistusta varten vuokrata laserleikkaaja Valmistuksen ja valmistusosaston kustannukset ovat: Materiaalit piirilevyyn 3 /kpl Välitön työ 100 tuntia kustannuksiltaan 25 /h Laserleikkaajan vuokra 500 Konekäytön kustannus 45 /h, koneaikaa vaaditaan 8 h (poistojen, vuokrien ja vakuutusten osuus 35 /h) Työnjohtajan kustannukset 35 /h. Työnjohdon työaikaa on käytössä 1/5 suhteella välittömään työaikaan nähden Tilojen kustannukset kuukaudessa 50 /m2. Kone vaatii 10 m2 pinta-alaa tehdassalista. Konekäyttö 2000 tuntia kuukaudessa. Piirilevyn tilauksella on kiire. Piiri Oy toimii koneen osalta täydellä kapasiteetilla. Tilauksen toteuttamiseksi Piiri Oy joutuu viivästyttämään asiakkaan Y tilausta, josta se antaa asiakkaalle 100 :n alennuksen. Samalla joudutaan vähentämään tuotteen GT54 valmistusta 100 kpl, jonka muuttuvat yksikkökustannukset ovat 35 /kpl ja kokonaistuotto 100 kpl:n myynnistä 450. Laske piirilevyn Z023 valmistusprojektin kokonais-, erillis- ja vaihtoehtoiskustannukset. Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

15 Piiri Oy kustannukset projektille Kokonaiskustannukset Erilliskustannukset Materiaalit (3 * 1000 kpl) 3000 Materiaalit (3 * 1000 kpl) 3000 Välitön työ (100 h * 25 /h) 2500 Välitön työ (100 h * 25 /h) 2500 Laserleikkaajan vuokra 500 Laserleikkaajan vuokra 500 Konekäytön kustannus (8h* 45 ) 360 Konekäytön kustannus (8h* 10 ) 80 Työnjohdon kustannus (20h *35 ) 700 Työnjohdon kustannus (20h *35 ) 0 Tilakustannukset (500/2000*8) 2 Tilakustannukset (500/2000*8) 0 Tilauksen Y viivästyttämisen kust. 100 Tilauksen Y viivästyttämisen kust. 100 GT 54 menetetty tuotto 450 GT 54 menetetty tuotto 450 Yhteensä 7612 Yhteensä 6630 Yksikkökustannus 7,612 Yksikkökustannus 6,63 Vaihtoehtoiskustannukset Tilauksen Y viivästyttämisen kust. 100 GT 54 menetetty tuotto 450 Yhteensä 550 HUOM! Vaihtoehtoiskustannukset mukana Mikä kustannus on laserleikkaajan vuokra? Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

16 Hankintatoimi: edullisuuden arviointi Kustannus-hyötyanalyysi: minkä vaihtoehdon nettohyöty johonkin ajankohtaan projisoituna on suurin? Mitattavissa olevat tekijät: tuotot (tai säästöt) ja kust. Vaikeasti mitattavat tai laadulliset tekijät -> Verkottuminen + strateginen kumppanuus tavoitteena: tietotaito, tuotesalaisuus; osaavan henkilöstön saatavuus tuotannon monimutkaisuus ja ohjattavuus, joustavuuserot arvoketjun ja prosessien uudistamistarve laatu, toimitusvarmuus tuotteiden merkitys, imago tuotekehityspanostukset riskit, esim. toimintaympäristön muutoksen kautta toiminnan volyymi (myyntimäärä)

17 Esimerkki/ Ostaa-valmistaa -päätöksenteko: Yritys valmistaa nykyään itse moduulia X, jota tarvitaan lopputuotteeseen Alihankkijan tarjous moduulista 25 /kpl Kokonaiskustannukset Yksikkö /kpl kk:ssa kustannukset Välitön materiaali Välitön työ Muuttuvat yleiskustannukset Kiinteät yleiskustannukset Yhteensä ,- 27, kpl = yhden kuukauden normaalituotanto Minimikalkyyli: 20 Normaaliomakustannusarvo: 27 Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

18 Kapasiteetin vaihtoehtoinen käyttö, vertailuasetelma yhden kk:n periodille: Vuokratuotot Kate mod. Y tuottamisesta Modulin X hankinta Netto 2. Ostaa ja jättää 3. Ostaa ja tuottaa 4. Ostaa ja vuokr. 1.Valmistaa kapasiteetti modulia Y kapasiteetti ulos vapaaksi Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

19 Laadulliset tekijät mukaan => Kilpailukykyinen alihankinta Laatu Virheettömät tuotteet Laadun kokonaisvaltainen kehittäminen Toimituskyky Sovitut toimitukset oikea-aikaisesti Toimitusvarmuus Toimitussisällön asianmukaisuus Läpäisyaika (tilauksesta toimitukseen) Joustavuus Tuotevalikoima ja lajitelmamuutokset Uusien tuotteiden lanseeraus ja vanhojen tuotteiden lopettaminen Määrämuutokset Kapasiteettijoustavuus Sitoutunut käyttöpääoma JIT varastojen hallinnassa Maksuajat Ostotoiminnan kustannukset Tuotteiden, osien, komponenttien jne. ostohinta Hankintakustannukset (rahti, vakuutukset ) Prosessikustannukset (oma henkilöstö, hallinnointi, järjestelmät ) Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

20 Kokonaiskustannusajattelu (TCO) Tuotteen hankinnasta aiheutuvien kokonaiskustannusten analyyttinen tarkastelu Välittömät ja välilliset kustannukset Erillis- ja vaihtoehtoiskustannukset Piilokustannusten tunnistaminen Tuotteen hankinnasta aiheutuvien elinkaaren aikaisten kustannusten määrittäminen Elinkaarikustannusten kohdistaminen laskentakohteille ja jaksottaminen pitoaikaa vastaaville vuosille Investointilaskennan soveltaminen Rahan aika-arvo Vaihtoehdot ja niiden riskit Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

21 Kokonaiskustannusten määrittäminen: haasteet ja mahdollisuudet Tuotantovälineen kokonaiskustannukset Välittömät kustannukset Hankinnasta syntyvät kustannukset Muokkaamisen ja asentamisen kustannukset Käyttökustannukset Huollon ja korjausten kustannukset Tarkastukset, ennakoiva huolto Kuluvat osat, uusiminen, modernisointi Tuotantovälineestä luopumisen kustannukset elinkaaren päätyttyä Välilliset kustannukset Tuotantovälineeseen sitoutumisen aiheuttamat vaihtoehtoiskustannukset Prosesseissa syntyvät tuotantovälineestä aiheutuvat erilliskustannukset Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

22 Hankintatoimen kokonaiskustannusten luokittelu Hankinnan suunnittelun kustannukset Tarpeiden määrittäminen tuotestrategiaan perustuen Täsmällinen tarveanalyysi Toimittajien tunnistaminen ja skannaus Toimittajien arviointi ja neuvottelut Toimittajien valinta ja laadunvarmistus Toimittajien kanssa tehtävät sopimukset Hankinnasta syntyvät kustannukset Materiaalien hinta Tilaaminen Toimitusjärjestelyt ja toimitus Vastaanotto ja laaduntarkastus Maksuliikenne Hankinnoista aiheutuvat kustannukset Tuotevirheet, reklamaatiot ja palautukset Korjaukset ja säätäminen Varastointi Arvonalentumiset ja hävikki Vaikutus tuotannon prosessien kustannuksiin Viivästyneet toimitukset ja menetetyt myyntituotot Elinkaaren päättyminen ja korvaavien materiaalien kustannus Tuotantovälineistön ylläpito ja varaosat Hankintatoimen johtamisen kustannukset Toimittajien valvonta ja seuranta sekä hankintaprosessien kehittäminen Yhteistyö ja viestintä toimittajan kanssa Hankintaverkoston kehitys ja toiminnan johtamisen kustannukset Omalle organisaatiolle tarjottu tuotetuki ja koulutus Prosessien yhteen sovittaminen tuotannon, laadunvalvonnan ja tuotesuunnittelun kanssa Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

23 Total cost of ownership: esimerkkinä tietohallinto Esimerkki TCO-kustannusten jakautumasta (%) Palvelinohjelmistot 2,4 % T ietoverkko 3,4 % T ietoliikenne 2,5 % Tuotanto & ylläpito & tuki 24,1 % T yöasemaohjelmat 2,5 % Hallinto ja koulutus 2,6 % Palvelimet 2,3 % Työasemat 4,5 % Suunnittelu & prosessit 4,5 % Käyttökatkot 1,5 % Ylläpitotyöt 4,6 % Tilakulut 1,4 % Vierustuki 18,6 % Omien sovellutusten kehitys 5,8 % Omaehtoinen opettelu 12,5 % Ongelmien selvittely ja virheet 6,8 % Käyttökatkot Omaehtoinen opettelu Omien sovellutusten kehitys Tilakulut Hallinto ja koulutus Tietoliikenne Palvelinohjelmistot Työasemaohjelmat Vierustuki Ongelmien selvittely ja virheet Ylläpitotyöt Suunnittelu & prosessit Tuotanto & ylläpito & tuki Tietoverkko Palvelimet Työasemat Välilliset TCO-kustannukset 45,2 %: ei budjetoidut /käyttäjä Välittömät TCO-kustannukset 54,8 %: budjetoidut 5206 /käyttäjä Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

24 KTT Vesa Partanen Hankintaosaaminen kasvun tueksi -projekti Salo, Hankintojen kokonaiskustannusten tunnistaminen toimintolaskennan ja elinkaarikustannuslaskennan tuella Toimintolaskennan rooli kokonaiskustannusten määrittämisessä Elinkaarikustannuslaskennan käyttö kokonaiskustannusten analysoinnissa Turun kauppakorkeakoulu Turku School of Economics

25 Päätöstilanteet ja kustannuslaskenta Tuotevalikoimapäätökset Tuotteiden erillistuotot ja kustannukset Tavarantoimittajavalinnat Hintavertailut Virheellisen laadun kustannukset, puutekustannukset Hinnoittelu ja hintaneuvottelut Katetuottolaskenta vs. täyskatteellinen hinnoittelu Toimintatapojen ja prosessien kehittäminen Työvaiheiden uudelleen pohdinta => kustannustavoitteet Ostotoiminnan tehostaminen => ulkoistaminen ja kilpailuttaminen Tuotteistettujen palvelujen kustannuksiin vaikuttaminen Asiakassuhteiden hallinta Asiakassegmentointi => pohjautuu asiakaskannattavuuteen Asiakaspalvelun kustannukset Oman toiminnan kehittäminen Tuotesuunnittelu Selviytymiskolmio => Laatu, ominaisuudet & kustannukset Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

26 Monimutkaisuuden aiheuttamat kustannukset Ks. Emblemsvåg, 2003 Volyymistä johtuva monimutkaisuus Kokoluokasta johtuva monimutkaisuus Tuotedesign monimutkaisuus Jakelun monimutkaisuus Yksikköjen määrä Konetunnit Välitön työ Välitön materiaali Tilat Laitteistot Työntekijät Osien määrä Erikoisosien määrä Muutosten ja räätälöintien määrä Asiakkaiden määrä Asiakastilausten lkm paperiset sähköiset Sisäisten tilausten lkm Hankintatoimen monimutkaisuus Prosessin monimutkaisuus Tuotevalikoiman monimutkaisuus Muu monimutkaisuus Toimittajien lkm Ostotilausten lkm Tarkastetut osat Osien luokittelu Ulkoistaminen Transaktiot (muutokset, logistiikka, laatu) Läpimenoaika Prosessin virtautus Aikataulumuutokset Tuotteiden määrä Versioiden määrä Uusien tuotteiden lkm Lisätarvikkeiden lkm Pakkausvaihtoehdot Varastotasot Sisäiset siirrot Infojärjestelmä Standardisointi Uusintatyöt Hävikki, jäte Kustannusten kohdistaminen aiheuttamisperiaatteen mukaisesti Resurssien kulutusta kuvaava malli (toimintolaskenta) Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

27 Toimintolaskenta: toiminnot ja kohdistustekijät Toiminto ilmaisee, mitä organisaatiossa tehdään Prosessin osa, joka on identifioitavissa erilliseksi omaksi kokonaisuudekseen Voi koostua pienemmistä työtehtävistä tai osa-alueista Toiminnot voidaan esittää toimintoketjuina ja toimintoryhminä Toimintoja voidaan määrittää niiden arvon luonnin perusteella Lisäarvoa tuottavat, neutraalit ja lisäarvoa tuhoavat toiminnot Esimerkkejä toiminnoista ja toimintoryhmistä: ostotoiminta, materiaalien vastaanotto, varastointi, tuotekehitys, tuotannon suunnittelu, koneiden asetus, koneiden kunnossapito, laadunvarmistus, tuotteiden pakkaaminen ja lähettäminen, myyntikampanjan toteuttaminen Kustannusten kohdistustekijät/ ajurit Resurssiajurit: kokonaiskustannukset kustannuslajeittain yrityksen prosesseja kuvaaville toiminnoille Esimerkkejä resurssiajureista: työkustannukset ajankäyttö; tilakustannukset tilojen käyttö, esimerkiksi pinta-ala Kustannusajurit: toimintojen kustannukset lopulliselle laskentakohteelle Esimerkkejä kustannusajureista: volyymiperusteiset (tilausten lukumäärä, asetusten lukumäärä); ajankäyttö (konetunnit, työvaiheen ajankäyttö) ja intensiteetti/ vaativuus (valmistustapaindeksi, poikkeavien töiden huomioon otto lisäkertoimin)

28 Toimintolaskennan ulottuvuudet Kustannusten kohdistamisulottuvuus Resurssit Prosessiulottuvuus Kustannusten aiheuttajat Toiminnot Resurssikohdistimet Suoritusmittarit Laskentakohteet Toimintokohdistimet

29 Esimerkkejä kustannusajureista Toimintaprosessi/ funktio Tutkimus & tuotekehitys Tuotesuunnittelu Tuotanto Markkinointi Jakelu Asiakaspalvelu Mahdollisia kustannusajureja Tutkimusprojektien lkm, projektin työtunnit, projektien tekninen monimutkaisuus Tuotesuunnittelussa olevien tuotteiden lkm, tuotteisiin kuuluvien osien lkm, suunnittelutuntien määrä Tuotettujen yksikköjen määrä, asennusten määrä, muutettujen tilausten määrä, kone- ja/tai työtuntien määrä Mainoskampanjoiden määrä, asiakaskäyntien lkm, myyntitoimeksiantojen määrä, tarjousten määrä, markkinointikampanjaan käytetyt työtunnit Asiakkaiden määrä, tilausten lkm, lähetysten paino, tilausrivien määrä Palvelutoimeksiantojen määrä, vastaanotettujen puheluiden määrä/kestot, työtunnit toimeksiantoihin liittyen

30 Käytettyjä kohdistustekijöitä: High tech yritys & metalliteollisuusyritys Ostotoiminta Materiaalivarastot Tuotannon suunnittelu, Tuotesuunnittelu Tuotanto ja tuotantoteknologia Työnjohto ym. valmistukseen liittyvä työ Markkinointi Laadunvalvonta ja -varmistus Tutkimus- ja tuotekehitys Lähettämö Tilausrivien määrä/ nimikkeiden määrä Vastaanottokertojen lkm., varaston pinta-ala Tuotepakkausten lkm, erien lkm./ tuotetyyppien lkm. Konekuormitusryhmien tunnit/ omien osien määrä Työtunnit, tuotannon määrä Ei kohdisteta/ tuotetyyppien määrä Analyysiajat erää kohti/ omien osien määrä Ei kohdisteta tuotteille Tuotteiden tilavuus, pakkausten lkm/ tuotannon määrä Jatkuva käyttö/ kertaselvitys!

31 Toimintolaskenta: asiakaspalvelun kustannukset (I) Työajan käyttö Asiakaspalveluresurssit 50 % 30 % 20 % Työajan kustannus Asiakkaiden ongelmien ratkaiseminen Puhelujen lkm Palautusten käsittely Palautusten lkm Palautusten testaaminen ja jatkotoimenpiteet Työajan käyttö Tuoteryhmä A Tuoteryhmä B Toiminto Asiakkaiden ongelmien ratkaiseminen Kustannusajuri Tuoteryhmä A Tuoteryhmä B Yhteensä Puhelujen lkm Palautusten käsittely Palautusten lkm Palautusten testaus ja jatkotoimenpiteet Työajan käyttö

32 Toimintolaskenta: asiakaspalvelun kustannukset (II) Työajan käyttö Asiakaspalveluresurssit 50 % 30 % 20 % Työajan kustannus Asiakkaiden ongelmien ratkaiseminen Palautusten käsittely Palautusten testaaminen ja jatkotoimenpiteet 7500 Puhelujen lkm Tuoteryhmä A Työajan käyttö Palautusten lkm Tuoteryhmä B Toiminto Kustannusajuri Ajurin yksikköhinta Asiakkaiden ongelmien ratkaiseminen Tuoteryhmä A Puhelujen lkm 7500/2500 = *3 = 4500 Palautusten käsittely Palautusten lkm 4500/250 = 18 75*18 = 1350 Palautusten testaus ja jatkotoimenpiteet Työajan käyttö 3000/150 = 20 50*20 = 1000 Tuoteryhmä B 1000*3 = *18 = *20 = 2000 Yhteensä Yhteensä

33 Toimintolaskenta prosessijohtamisessa Prosessit Resurssit Toiminnot Jatkuva kehittäminen Arvoketjuanalyysi Tuotteet/ asiakkaat prosessiajattelun levittäminen organisaatioon vertailukehittämisen, benchmarkingin mahdollisuus linkit tuloskortin mittareihin

34 Esimerkki: Lapuan ketjut Lapua ketju: Tukkilajittelijan ketju (kuljetinketju 500 m) Elinkaarikustannukset 10 v. ajalta Lapua ja Kilpaileva tuote Lapua Kilpaileva tuote Ketjun kestoikä 17v 7v Ketjun hankintahinta ( /m) Hankintahinta yhteensä Vaihtotyö ja komponentit Onko OK? Ylläpitokustannukset/vuosi - voitelu muut huoltotyöt Yhteensä ylläpitokustannukset/vuosi ( )/ =5941 ja 5941*17 = Kokonaiskustannukset ketjun käyttöiällä: Elinkaarikustannukset vuodessa Elinkaarikustannukset 17 vuodessa Vaihtotyö kestää viideltä asentajalta viisi työpäivää Asentajan kustannus ( /h) 47, eli vaihtotyön hinta 5*5*8*47= 9400 Lähde: (38500*2, *2,428571)/ = 8743 ja 8743*17 = Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

35 Lapua ketju: rahan aika-arvo otettu huomioon NPV Lapua ketju (10%) Vuosikustannukset (-2800 * 8,02155) Hankintameno Investointi (88262,19*0,19784) ,19 Nykyarvo (NPV) NPV Lapua ketju (15%) Vuosikustannukset (-2800 * 6,0472) Hankintameno Investointi (88262,19*0,09293) ,19 Nykyarvo (NPV) Lapua ketju on kannattavampi NPV kilpaileva ketju (10%) Vuosikustannukset (-1900 * 8,02155) Hankintameno Investointi I (58910,773*0,51316) ,773 Investointi II (72453,061*0,26333) ,061 Nykyarvo (NPV) NPV kilpaileva ketju (15%) Vuosikustannukset (-1900 * 6,0472) Hankintameno Investointi I (58910,773*0,37594) ,773 Investointi II (72453,061*0,14133) ,061 Nykyarvo (NPV)

36 Lapua ketju: vuosikustannus Lapua Ketju 10% Ylläpitokustannukset Hankintameno ,84 Vuosikustannus YHT , ,844 Lapua Ketju 15% Ylläpitokustannukset Hankintameno ,76 Vuosikustannus YHT , ,758 Kilpaileva ketju 10 % Ylläpitokustannukset Hankintameno ,14 Vuosikustannus YHT , ,139 Vuosiannuiteetti Lapua ketju on kannattavampi Kilpaileva ketju 15 % Ylläpitokustannukset Hankintameno ,24 Vuosikustannus YHT , ,244 Lapua ketju 10% Lapua ketju 15% Kilpaileva 10 % Kilpaileva 15 % Vuosikustannus Elinkaarikustannukset Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen

37 Talousohjauksen ja kustannusjohtamisen tarkoituksena on tukea organisaation johtoa ja avainhenkilöitä tekemään perusteltuja valintoja ja päätöksiä siten, että organisaation taloudellisiin tavoitteisiin ylletään ja organisaation kannattava toiminta ja kasvu on mahdollista saavuttaa myös pitkällä tähtäyksellä. Kiitos mielenkiinnostanne. Kysymyksiä? Vesa Partanen KTT, yliopisto-opettaja Turun kauppakorkeakoulu p / Kokonaiskustannusajattelu, Salo KTT Vesa Partanen