Kohti kumppanuutta lapsiperheiden rajattomat palvelut -hanke

Transkriptio

1 Omistaja LOPPURAPORTTI 1(47) Kohti kumppanuutta lapsiperheiden rajattomat palvelut -hanke Loppuraportti

2 Omistaja LOPPURAPORTTI 2(47) VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä Kohta 1, projektin tarkoitus ja tehtävä, tuotsilla PV tavoiteltavat tulset, tulosten saavuttamisen mittarit, riippuvuudet, rajaukset ja onnistumisen edellytykset Projektin hallinnan organisoinnin yleisperiaatteet PV ja roolit, vaiheistus ja tuotsien määrittely ja vaatimukset, muut projektinhallinnan menettelyt Hankkeen alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävien PV muuttumisen syyt Projektisuunnitelmaan kirjattujen tavoitteiden PV muuttumisen/toteutumattomuuden syitä, kohta 2.4. Laatu-vastaavuus PP arvio hankkeen alkuperäisen tarkoituksen ja PV tehtävien muuttumisen syistä PP arvio tavoiteltavien tulosten syntymisestä ja PV onnistumisen edellytysten asettamisesta PH arviot alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän PV asettamisen onnistumisesta, projektisuunnitelmaan kirjattujen tehtävien ja tarkoituksen muutsien syistä sekä ehdotus siitä, mitä olisi voitu tehdä toisin PP arvio alkuperäisten tavoitteiden ja PV vaatimusten asettamisen onnistumisesta PP arvio alkuperäisten tehtävien onnistumisesta PV PP ja PH arviot projektin organisoinnin ja PV hallinnoinnin onnistumisesta Pieniä korjauksia ja täydennyksiä PV PP arvio PV - projektin toteuttamisen riippuvuuksien määrittelyn onnistumista, - onnistumisen edellytyksistä, - projektin organisoinnin onnistumisesta - projektin vaiheistuksen ja tuotsien määrittelyn onnistumisesta PP ja PH arviot muiden projektin hallinnan menettelyiden toimivuudesta PP ehdotus - tuotosten jatkehittämiseksi - projektin päättymisen jälkeen toteutettavista jatkotoimista - ehdotus projektin hallintamenettelyn kehittämiseksi KuntaIT:n arvio, Omistajan arvio, Tuomirannan MKr kommentit, Salon kommentit Komosen (Tre) ja Halmeen (Lahti) kommentit ja MKr Lipon (Espoo) teksti Yhteenveto Vakkarin (JulkICT/VM) kommentit ja lisäykset 1. MKr KuntaIT arviointi projektin toteutuksesta Hyväksytty MKr Ohry/Mikael Vakkari

3 Omistaja LOPPURAPORTTI 3(47) SISÄLLYSLUETTELO 1 KuntaIT arviointi projektin toteutuksesta Arvio projektin tehtävän ja tavoitteiden asettamisen toteutumisesta ja niiden asettamisen onnistumisesta Projektin alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja arvio sen muutsien syistä Projektin tuotsien avulla tavoiteltavat tulosten ja hyötyjen saavuttaminen Arvio projektin alkuperäisten tavoitteiden ja vaatimusten asettamisen onnistumisesta ja saavuttamisesta Arvio projektin rajauksien määrittelyn onnistuneisuudesta Arvio projektin riippuvuuksien määrittelyn onnistuneisuudesta Arvio onnistumisen edellytyksien asettamisen onnistuneisuudesta Arvio projektin organisoinnin ja hallinnon onnistumisesta Arvio projektin hallinnan organisoinnin yleisperiaatteiden toimivuudesta tässä projektissa Arvio projektin organisoinnin onnistuneisuudesta Arvio projektin vaiheistuksen ja tuotsien määrittelyn onnistumisesta Arvio vaiheiden tuotsien vaatimustenmukaisuudesta Arvio muiden projektin hallinnan menettelyiden toimivuudesta Kohti kumppanuutta -hanke omistajan näkökulmasta Ehdotus tuotosten jatkehittämiseksi Ehdotus projektin päättymisen jälkeen toteutettavista jatkotoimista Yhteenveto... 46

4 Omistaja LOPPURAPORTTI 4(47) 1 KuntaIT arviointi projektin toteutuksesta Kohti kumppanuutta - lapsiperheiden rajattomat palvelut -hanke on ollut sinnikäs edelläkävijä ja tienraivaaja asiakaslähtöisyyteen ja yhteentoimivuuteen. Aloite hankkeen käynnistämiseksi nousi KuntaIT:n vuosina toteuttamasta kehittäjäverkostotoiminnasta, jossa tavoitteena oli työpajatoiminnan kautta muodostaa uusia palveluprosesseja ja palvelutuotantomahdollisuuksia kehittäviä hankkeita kunnallisen palvelutuotannon eri alueille. Varsinainen kuntaverkoston tuottama KuntaIT-hankeehdotus vastuutahona Tampereen kaupunki saatiin valmiiksi toukuussa 2008, jolloin JUHTA (Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta) sitä puolsi. Valtiovarainministeriön syyskuussa 2008 tekemässä käynnistyspäätöksessä hankkeen tavoitteet ja sisältö määriteltiin varsin laajasti kattamaan perheiden, lasten ja nuorten hyvinvointipalvelut äitiysneuvolasta täysi-ikäisyyteen saakka. Käynnistyspäätöksessä projektiosapuoliksi nimettiin Tampereen kaupunki (projektin omistaja), Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymä, Yksityisen päivähoidon kehittämiskeskusprojekti, Espoon kaupunki, Kuopion kaupunki, Lahden kaupunki, Oulun kaupunki ja Oulun seutu, Salon kaupunki ja seutualueet (alustavasti). Lisäksi todettiin OPM:n, STM:n, Stakesin ja TIEKE:n osallistuvan projektin ohjaukseen ja seurantaan projektisuunnitelmassa tarkemmin määriteltävällä tavalla. Vuonna 2009 hankkeen sisältöä muutettiin SADe Oppijan palvelukonaisuuden käynnistämisen vusi siten, että Kohti kumppanuutta -hanke rajattiin toteuttamaan palveluja erityisesti 0-8 -vuotiaiden lasten perheille ja huoltajille äitiysneuvolasta perusopetuksen alkuopetukseen. Projektin toteutusaikaa on jatkettu sen omistajan hakemuksesta kolmesti. Eluussa 2011 esiopetukseen ja kouluun ilmoittautuminen (määrittely ja kehitys) siirtyi valmisteluun SADe Oppijan palvelukonaisuudessa. Arvioitaessa Kohti kumppanuutta -käynnistyspäätöksessä asetettujen tavoitteiden toteutumista voidaan todeta, etteivät projektitavoitteet sektoroituneen palvelutuotannon eheyttämiseksi ko kasvamisen kaaren näkökulmasta ja lasten ja nuorten hyvinvointipalvelujen avautuminen saumattomina ole toteutuneet tämän lähes neljä vuotta kestäneen projektin päättyessä. Eikä ihme, sillä näin kunnianhimoisten tavoitteiden toteuttamisessa olisi laajalla kehittämisohjelmalla tai normihankkeella tekemistä. Sen sijaan kun tarkastellaan, mitä tuotsia hankkeen on pitänyt tuottaa, näyttää tilanne paremmalta. On toteutettu KuntaIT:n konaisarkkitehtuurimallia ja SOA-periaatetta noudattava tietojärjestelmä sekä valmiit ja dumentoidut tietojärjestelmäkomponentit, on laadittu lainsäädäntömuutosehdotuksia ja alustava Kohti Kumppanuutta valtakunnallistamiskonsepti. On syntynyt tavoiteltu kasvatuskumppanuuden tieto- ja palveluarkkitehtuuri, viitearkkitehtuuri, jonka pohjalta voidaan myös jatkossa rakentaa yhteentoimivia palveluja pitkäjänteisesti ja hallitusti. Toteutumatta jäivät kuitenkin laatu- ja tulsellisuushyötyjä tuovat perusjärjestelmäintegraatiot eikä toteutettu ratkaisukonaisuus ole tällä hetkellä tuotantäytössä yhdessäkään projektikaupungissa tai muualla. Pilotointia ti tehtiin tässä raportissa kuvatulla tavalla, ja käyttäjäkemukset olivat myönteisiä. Aito asiakaslähtöisyys ja käyttäjien osallistaminen monin eri tavoin on ollut tämän hankkeen ehdoton vahvuus. Näitä hyviksi osoittautuneita käytäntöjä ja toimintamalleja toivottavasti kopioidaan muissa hankkeissa. Hanke sovelsi KuntaIT projektinhallintamallia, pysyi budjetissaan ja yhteistyö hankkeen omistajan ja rahoittajan, KuntaIT:n välillä toimi kitkattomasti. Ongelmiin ja haasteisiin, joita on riittänyt, tartuttiin yhdessä aktiivisesti ja muutettiin tarpeen mukaan projektisuunnitelmia. Hankkeen projektitoimisto Tampereella oli kooltaan alimitoitettu suhteessa tavoitteisiin ja työn määrään. Osin päätoimisten tekijöiden vähäistä määrää pystyttiin paikkaamaan tekemällä palveluhankintoja, mm. tekninen osaaminen, jota tarvittiin toteutusvaiheessa arvioitua huomattavasti enemmän. Jälkeenpäin arvioiden olisi myös kannattanut vielä painkaammin pyrkiä vastuuttamaan Tampereen lisäksi myös muita projektikaupunkeja

5 Omistaja LOPPURAPORTTI 5(47) kehitystyöhön, osaprojektien tai vastaavien työpakettien muodossa. Nyt muiden kuin Tampereen osallistuminen oli pääosin projektiryhmä- ja työpajatyöskentelyä ja tilaisuuksiin osallistumista. Tällainen organisointi olisi kuitenkin vaatinut lisää resursseja myös hankejohtamiseen. Tämänkin hankkeen osalta pätee vanha viisaus, jonka mukaan projektin hyödyt realisoituvat vasta projektin jälkeisten käyttöönottojen ja jatkotoimenpide-ehdotusten toimeenpanon myötä. Marjukka Saarijärvi, Kohti kumppanuutta projektikontrolleri 9/2008 2/2012. Vaikka integraatiot kuntien perusjärjestelmiin jäivät toteuttamatta, projektissa toteutetuilla tietojärjestelmäkomponenteilla voidaan jo nykyisillä toiminnoilla tarjota palvelua, jota lapsiperheet selvästi tarvitsevat. Lisäksi ohjelmistomponentteja on mahdollista hyödyntää esim. SADe-ohjelman sähköisen asioinnin palvelukonaisuuksissa, koska komponentit on toteutettu avoimella lähdekoodilla, eivätkä niiden mukaus ja käyttöönotto edellytä lisenssimaksuja. Toiminnallisuuksien jatkehityksellä ja integraatiototeutuksilla palvelu voidaan päivittää vastaamaan lähes projektin alkuperäisiä tavoitteita. Jatkehitys, integraatiot ja laajempi käyttöönotto edellyttävät kuitenkin Kohti kumppanuutta -konseptille selkeää omistajatahoa, ja vastaa sekä konseptin että palvelun ominaisuuksien kehittämisestä, levittämisestä ja jalkautustuesta käyttöönottaville tahoille. Asiakasrekistereiden välinen tiedonvaihto edellyttänee esim. keilulainsäädäntöä, ja puolestaan vaatinee laajempaa osallistumista. Hankkeen perusjärjestelmäintegraatioiden yhteydessä esiin nousseet haasteet tulisi ottaa viipymättä lähempään tarkasteluun, jotta niihin voidaan varautua ja järjestelmien yhteentoimivuudelle kriittiset avoimet rajapinnat on mahdollista toteuttaa myös jatkossa. Integraatiot tietojärjestelmien välillä ja yhteisiin palveluihin tulevat olemaan merkittävä haaste myös muissa vastaavissa hankkeissa ja erityisesti kuntauudistuksen yhteydessä. Lapsiperheiden tarve ko kasvun kaaren kattavasta saumattomasta palvelukonaisuudesta ei rajoittune vain kahdeksanteen ikävuoteen. Palvelujen, niitä toteuttavien ohjelmistojen ja käytettävien rekistereiden rajaaminen organisaatiolähtöisesti tai asiakkaiden ikävuosien mukaan ei ole perusteltua. Jatkossa olisi suositeltavaa harkita mahdollisuuksia välttää päällekkäistä kehitystyötä hyödyntämällä hankkeessa saatuja kemuksia ja kehitettyjä ohjelmistomponentteja myös laajemmin, jotta lapsiperheille voidaan tarjota yhtenäinen palvelukonaisuus lapsen ko kehityskaaren ajalle. Mikael Vakkari, Kohti kumppanuutta projektikontrolleri 3/2012 6/2012

6 Omistaja LOPPURAPORTTI 6(47) 2 Arvio projektin tehtävän ja tavoitteiden asettamisen toteutumisesta ja niiden asettamisen onnistumisesta 2.1 Projektin alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja arvio sen muutsien syistä Arvio alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja kuvaus tehdyistä muutsista alkuperäiseen tarkoitukseen ja tehtävään sekä arvio siitä, miksi muutettua tilaa ei ollut osattu arvioida projektin asettamisvaiheessa. Valtionvarainministeriön käynnistyspäätöksessä projektin tavoitteiksi ja tuotsiksi määriteltiin seuraavaa: Projektin tavoitteena on tietojärjestelmä- ja palveluteknologiakehityksen avulla sektoroituneen palvelutuotannon eheyttäminen nuoren ja kasvattajan sekä ko kasvamisen kaaren näkökulmasta ja tätä kautta palvelujen laadun ja saatavuuden parantaminen. Eheytetty palvelutuotanto tuo kustannussäästöjä ja yhtenäistää palveluprosessien toteuttamisista, seurantaa ja raportointia sekä tarpeiden ennakointia. Tavoitetilassa kohderyhmälle avautuvat saumattomina lasten ja nuorten hyvinvointipalvelut: varhaiskasvatus, perusopetus, kouluterveydenhuolto, opiskelijaterveydenhuolto, äitiys- ja lastenneuvolapalvelut, nuorisopalvelut, kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut yhden palveluhistorian ja asiointipalvelun kautta. Nämä sisältävät myös yksityisten ja 3. sektorin palveluntuottajien palvelut. Tässä projektissa toteutetaan tekniset ja toiminnalliset peruspalvelut ko. konaisuudelle ja otetaan käyttöön niiden ydinosat. Hankkeen tuotsia ovat: - KuntaIT:n konaisarkkitehtuurimallia ja SOA -periaatetta noudattava Rajattomat palvelut -tietojärjestelmä, ja otetaan projektin aikana käyttöön pilottikunnissa. - Valmiit ja dumentoidut tietojärjestelmäkomponentit, jotka sijoitetaan kaikkien saataville KuntaIT - komponenttipankkiin. - Lainsäädäntömuutosehdotus/-ehdotuksia, jotka tukevat nykyistä paremmin huoltajien ja hyvinvointipalvelujen tuottajien vuorovaikutusta sekä kasvattajan ja perheen itseohjautumista. - Rajattomat palvelut -valtakunnallistamiskonsepti ja tämän ohjausorganisaatio - Kasvatuskumppanuuden tieto- ja palveluarkkitehtuuri, jonka pohjalta voidaan rakentaa yhteentoimivia palveluja pitkäjänteisesti ja hallitusti. Hankkeen alkuperäiseksi tavoiteaikatauluksi asetettiin 10/ /2010. Projektin toteutuksen arvioitu konaisbudjetti oli euroa, josta valtionvarainministeriön rahoitus oli enintään euroa.

7 Omistaja LOPPURAPORTTI 7(47) Projektipäällikön (PP) arvio toteutumisesta ja muutsien syistä Hankkeen alkuperäiset tavoitteet olivat tarpeelliset ja oikeansuuntaiset, mutta konaisuus oli kerralla toteutettavaksi aivan liian laaja ja haastava. Tästä syystä hankkeen alkuvaiheessa konaisuuteen kuuluvat lapsiperheiden hyvinvointipalvelut rajattiin koskettamaan lastenneuvolaa, varhaiskasvatusta, esiopetusta, perusopetuksen alkuopetusta sekä kouluterveydenhuoltoa. Konaisarkkitehtuurin esiselvityksessä tarkasteltiin kaikkien lasten ja nuorten hyvinvointipalvelujen lisäksi laajemmin ko kunnan konaisarkkitehtuuria eri osa-alueiden ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen varmistamiseksi Ku -ratkaisun kehittämisessä. Kohderyhmän ikä rajattiin koskettamaan alle 9-vuotiaita päällekkäisyyksien välttämiseksi, koska Sähköisen asioinnin ja demratian vauhdittamisohjelmaan (SADe) sisältyvä Oppijan palvelukonaisuus oli käynnistymässä. Oppijan palvelukonaisuuden tehtävänä on tuottaa elinikäiseen oppimisen periaatteella opiskeluun ja siihen hakeutumiseen sekä oppimiseen liittyviä verkkopalveluja. Samalla alkuperäinen nimi muutettiin Kohti kumppanuutta -lapsiperheiden rajattomat palvelut -hankkeeksi. Hankkeen aikataulua jatkettiin perustelluista syistä kolme kertaa, ensin 1/2011-3/2012 ja sitten 4-5/2012 ja lopuksi vielä kuukauden verran asti. Lisäajantarve johtui mm. siitä, ettei hankkeen valmisteluvaiheessa huomioitu lainkaan kilpailutuksiin menevää aikaa. Kohti kumppanuutta -ratkaisun (KoKu) hankinta toteutettiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä hankinnan monimutkaisuudesta johtuen ja kilpailutus kesti valmisteluineen lähes 10 kk. Viitearkkitehtuurin suunnittelun ja KoKu -ratkaisun toteutuksen kilpailutukset kestivät yhteensä yli vuoden ja näin ollen veivät hankkeen alkuperäisestä aikataulusta yli puolet. Kohti kumppanuutta -ratkaisun hankintapäätöksestä tehty hankintaoikaisuvaatimus ja valitus markkinaoikeuteen viivästyttivät toteutusprojektin käynnistämistä kahdella kuukaudella. Määrittely- ja toteutusvaiheiden pitkittyminen puolestaan viivästyttivät Tampereen pilotin käynnistämistä. Kohti kumppanuutta -palvelukonaisuuden hyväksymistä jouduttiin siirtämään kaksi kertaa toimituksessa olevien virheiden ja puutteiden vusi. Nämä viivästymiset hidastivat loppuarvioinnin käynnistämistä. Myös pitkittyneet rajapintaneuvottelut ja rajapintojen puuttuminen ovat omalta osaltaan asettaneet suuria haasteita niin hankkeen tavoitteiden toteutumiselle, järjestelmän toteutukselle kuin piloteille. Hankkeelle myönnettiin ensimmäisen lisäajan hakemisen yhteydessä lisärahoitusta euroa asiantuntijapalvelujen ja rajapintojen hankintaa varten. Hankkeessa tehtiin paljon hankintoja ja niihin olisi pitänyt varata riittävästi aikaa ja resursseja jo hankevalmistelussa. Hankkeessa ei pystytty tarpeeksi ajoissa ennakoimaan tulevia hankinta- ja kilpailutusajankohtia, eikä näin ajoissa varaamaan asiantuntijaresursseja Tampereen kaupungin Logistiikalta ja lakiyksiköltä, joten hankintaasiantuntijapalveluita jouduttiin ostamaan ulkopuolelta. Hankinnoissa ja kilpailutuksissa onnistuttiin haasteista huolimatta kaiken kaikkiaan hyvin. Ulkopuolinen tekninen auditoija osoittautui erittäin onnistuneeksi ratkaisuksi Ku palvelun hankinta- sekä määrittely- ja toteutusvaiheissa. Ulkopuolisen hankintajuristin asiantuntemus, tuki ja apu oli korvaamaton myös rajapintaneuvotteluissa. Lainsäädännön muutostarpeet ja sen asettamat esteet hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi tunnistettiin merkittäväksi riskiksi jo hankevalmistelussa. Tästä huolimatta lainsäädäntö osoittautui arvioitua haastavammaksi. Alkuperäinen tavoite tehdä lakiselvitys yhteistyössä substanssiministeriöiden kanssa ei toteutunut suunnitellusti ja Tampereen kaupungin lakimiehen työpanosta lainsäädännön esteiden selvittämiseen tarvittiin alkuperäissuunnitelmaa enemmän. Haasteita lainsäädäntöselvitystyölle aiheutti myös pitkään kestänyt suunnittelu- ja määrittelyvaihe, sillä toteutettava palvelukonaisuus tarkentui vasta viitearkkitehtuurin suunnittelun myötä. Hankkeessa tehtiin haasteista huolimatta erittäin laadukas lainsäädäntöselvitys sekä muutosehdotukset lainsäädännön muuttamiseksi tai keilulain säätämiseksi.

8 Omistaja LOPPURAPORTTI 8(47) Selvityksen valmistuttua substanssiministeriöistä ei kuitenkaan löytynyt vastuunottajaa lakimuutosten eteenpäin viemiseksi lukuisista yrityksistä huolimatta. Lainsäädäntöä koskevat kysymykset olisi alun alkaenkin pitänyt vastuuttaa sosiaali- ja terveys- tai opetus- ja kulttuuriministeriölle, koska yksittäinen hanke ei voi käynnistää lakimuutsia tai keilulakia omin päin. Eri hallinnonalojen (esim. opetustoimi, neuvolatoiminta, päivähoito) ylläpitämien asiakasrekisterien yhdistäminen ei ole voimassa olevan lainsäädännön mukaan mahdollista. Tästä syystä lapsen kasvua ja kehitystä koskevien suunnitelmien yhdistämistä yhdeksi lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelmaksi ei voitu toteuttaa. Lapsen hoito-, palvelu- ja oppimissuunnitelmien toteutuksessa jouduttiin mallintamaan nykykäytäntöä. Suunnitelmat toteutettiin erillisinä, mutta eri suunnitelmissa olevia lapsen kasvatus- ja terveystietoja voidaan kuitenkin huoltajan suostumuksella yhdistää samaan näkymään. Toteutus vaati monimutkaisen tiedonluovutusvaltuuksien (tietosuoja, käyttöoikeudet, tietopyyntö ja suostumus) hallintamallin kehittämisen. Suunnitelmien pitäisi olla kaikille kunnille samansisältöiset, jotta vältyttäisiin lukuisten kuntakohtaisten lomakkeiden tekemiseltä. Standardoidut kaikille samansisältöiset lomakkeet (esim. esiopetussuunnitelma) myös yhtenäistäisivät seurantaa, tilastointia ja raportointia. Hankkeen asettamisvaiheessa tiedostettiin myös, että sektoroituneen palvelutuotannon eheyttäminen vaatii merkittäviä muutsia toimintatapoihin ja asenteisiin. Vuosikymmenten ajan vahvasti ammatillisuuteen perustuvan julkisen sektorin siiloutuneet rakenteet ja organisaatiolähtöinen toiminta eivät vastaa enää nykyajan tarpeita. Muutos edellyttää julkisessa palvelutuotannossa vallitsevien ajattelu- ja toimintamallien kyseenalaistamista ja uusia tapoja tuottaa hyvinvointipalveluja. Hankkeessa tehtiin laajasti yhteistyötä eri toimialojen, ammattiryhmien ja asiantuntijoiden kesken. Pyrkimys oli aidosti kehittää ratkaisuja, jotka luovat uusia edellytyksiä prosessimaisille tavoille tehdä yhteistyötä eri toimijoiden välillä ja, jotka mahdollistavat nykyistä paremmin asiakkaan osallistumisen itseään koskevan palvelun toteuttamiseen ja kehittämiseen. Eri osapuolten (ministeriöt, kunnat, toimittajat, tuotantoyksiköt, eri ammattiryhmät, loppukäyttäjät) intressien yhteensovittaminen ja yhteisen ymmärryksen löytäminen on kuitenkin vaatinut valtavan ponnistuksen. Se on edellyttänyt avointa keskustelua ja eri vaihtoehtoja punnitsemista sekä eri osapuolten tarpeiden huomioimista. Tässä mielestäni onnistuttiin varsin hyvin, sillä tarve muutselle tunnistettiin laajasti. Visio ja tahtotila olivat yhteiset, mutta käytännön toteutus jäi pääosin Tampereen kaupungin vastuulle. Hankkeessa toteutettiin laadukas viitearkkitehtuuri, jonka pohjalta kunnat voivat rakentaa yhteentoimivia ratkaisuja ja palveluita pitkäjänteisesti ja hallitusti. Viitearkkitehtuurin mukainen toteutus vaatii vielä lisätyötä muun muassa käsiteväylän osalta. Palvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa noudatettiin kuntasektorin konaisarkkitehtuurimallia ja SOA periaatteita, jotka mahdollistavat saman tietojärjestelmän käytön useisiin palveluihin ja asiakkuuksiin. Järjestelmää pilotoitiin Tampereella, Salossa ja Heinolassa, mutta sitä ei ole otettu käyttöön vielä yhdessäkään kunnassa loppuarvioinnin kirjoittamisen aikaan. Konsepti ja alustava valtakunnallinen levittämissuunnitelma Kun levittämisen ja muiden kuntien käyttöönoton tueksi toteutettiin. Konsepti julkaistaan Tampereen kaupungin ja Ixonsen verkkosivuilla siihen asti kunnes konseptin omistajuus ja hallintamalli on ratkaistu. Ixonos julkaisee lähdekoodin Github:ssa, josta sen voi kuka tahansa ladata ja ottaa käyttöönsä ja kehittää edelleen. Toimittaja on laatinut Ku open source yhteisölle pelisääntöjä lähdekoodin hallinnoimiseksi. Rajapintojen saaminen perusjärjestelmiin osoittautui kaikkein suurimmaksi vastukseksi hankkeelle. Integraatioiden puuttumisen ja lainsäädännön esteiden vusi Kohti kumppanuutta palvelukonaisuutta ei pystytä hyödyntämään ja ottamaan käyttöön ko laajuudessaan. Integraatioiden puuttuminen aiheutti haasteita myös volyymipalvelujen kehittämiselle ja käyttöönotolle.

9 Omistaja LOPPURAPORTTI 9(47) Projektihenkilöstölle (ohjausryhmän ja valtakunnallisen projektiryhmän jäsenille sekä keskeisille Tampereen koordinointi- ja projektiryhmien jäsenille) toteutettiin loppuarviointi ZEF -kyselynä. Kyselyn tulsia hyödynnetään tässä loppuraportissa. Seuraavassa projektihenkilöstön (PH) arviot alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta, muutsien syistä sekä ehdotus siitä, mitä olisi voitu tehdä toisin. Projektihenkilöstön arviot onnistumisesta tarkoitus ja tavoite arvio asteikolla 1-5 (erittäin huonosti - erittäin hyvin) Sektoroituneen Arvio 3.5 palvelutuotannon Tavoitetta pidettiin tarpeellisena ja hyvänä, joskin liian kunnianhimoisena yhden eheyttäminen nuoren ja hankkeen toteutettavaksi. Suurimpina vastuksina nähtiin lainsäädäntö, tietosuojaan kasvattajan ja ko liittyvä haasteet, sektoreiden erilaiset käytänteet ja tietojärjestelmätoimittajat. kasvamisen kaaren Hankkeen toimet ja toimenpiteet suunnattiin tämän tavoitteen mukaan, asiaa näkökulmasta. tutkittiin erittäin monesta näkökulmasta huomioiden asiakkaat ja hankkeen myötä eri toimijat tulivat lähemmäksi toisiaan. Tahtotila oli kuitenkin suurempi kuin toteuttamismahdollisuus. Toisaalta oltiin sitä mieltä, että hankkeessa keskityttiin enemmän asiakkaalle tarjottavien sähköisten palveluiden toteuttamiseen kuin moniammatillisen yhteistyön mahdollistamiseen. Vanhempien näkökulmasta lapsen kasvuun ja kehitykseen liittyvät tiedot löytyvät yhdestä paikasta. Henkilökunta saa tiedon lapsesta monipuolisesti myös Tavoitetilassa kaikki lasten ja nuorten hyvinvointipalvelut avautuvat saumattomana yhden palveluhistorian ja asiointipalvelun kautta. Eheytetyllä palvelutuotannolla saavutetaan kustannussäästöjä palvelutuotannolle. Hanke pysyy alkuperäisessä budjetissa. Hankkeen tuotset toteutuvat tavoiteaikataulun mukaisesti. Projektihenkilöstön arvio muutsien syistä neuvolasta. Ajankäytön säästö tulee vasta, jos integraatio Efficaan saadaan. Arvio 3.5 Tavoitetilassa onnistuttiin, mutta toteutuksesta jäi paljon puuttumaan. Lainsäädännölliset ja tekniset ongelmat vaikeuttivat tavoitteeseen pääsyä. Eri toimijat koottiin alussa yhteen ja yritettiin pitää koossa hankkeen ajan. Hankkeen alussa rajattiin pois mm. nuorisopalvelut ja perusopetus ja kehitystyössä keskityttiin kodin, päiväkodin ja neuvolan yhteistyöhön. Arvio 3 Tavoitteena hyvä, mutta käytännössä vaikea realisoida. Toisaalta oltiin sitä mieltä, että sektoroitunut palvelutuotanto on ajanut ajattelemaan asiaa ainoastaan oman sektorin näkökulmasta ja siihen hankkeen malli ei tuo säästöjä. Toisaalta arvioitiin, että toimivalla konaisuudella saavutetaan sekä kustannussäästöjä että työajansäästöjä, mutta edellyttää järjestelmän saumatonta integraatiota olemassa oleviin järjestelmiin. Toimiva konaisuus näyttäytyy myös vanhemmille toimivapana ja ehyempänä palvelukonaisuutena. Arvio 3.5 Selkeä resurssien määrittely, jota seurattiin hankkeen ajan. Budjettiin huomioitiin liittymien rakentaminen keskeisiin tietojärjestelmiin ja niiden toteuttamisen vaikeus on horjuttanut suuresti hankkeen tulsia. Arvio 2.5 Aikataulu oli aluksi epärealistinen ja liian tiukasti määritelty. Aikataulu venyi alkuperäisestä, mutta hankkeen haasteellisuus huomioiden se oli varmastikin välttämätöntä. Lisäajan tarve huomattiin hyvissä ajoin. - Alkuperäinen ajatus on ollut erittäin hyvä ja muutostarpeet ovat olleet hyväksyttyjä laajalla alueella. Kukaan ei olisi pystynyt arvioimaan, mitä tällainen projekti tuo tullessaan, koska kysymys oli todella laajasta konaisuudesta jo valtakunnan tasolla. - Odotukset mahdollisuuksista lainsäädännölliseen uudistamiseen sekä aikatauluun liittyen olivat liian suuria. - Tavoitteenasettelu oli oikein. Liiallinen kiire kilpailuttamisessa ja toteutusvaiheessa muodostui ongelmaksi

10 Omistaja LOPPURAPORTTI 10(47) - Kemattomuus sähköisen asioinnin haasteista ja optimismi lainsäädännön asettamien rajoitusten muuttamisessa - Palvelujen sektoroituminen on yhteiskunnassamme syvemmällä, kuin alussa ymmärrettiin. Tämä konkretisoitui lakialoitteiden hylkäämiseen. - Oletettiin liikaa, että suljettuihin järjestelmiin voidaan tehdä kohtuuhelposti integraatioita tietosisältöjen kahdensuuntaiseksi liikuttamiseksi. - Valtakunnallisilla ohjelmatoimittajilla on vankka jalansija valtakunnassa. - Tietojärjestelmätoimittajien yhteistyötahto arvioitiin todellisuutta suuremmaksi. - Iso konaisuus, jonka hahmottaminen etukäteen kaikkine haasteineen oli epärealistista. Käytännön toteuttajat ovat liiaksi kiinni rutiiniarjessaan, tämä haittasi sitoutumista hankkeeseen. - Poikkihallinnollinen kehittäminen on ja kerta "uutta" ja vaativaa asiaa. Yllättävän vähän projektin tarkoitus on kuitenkaan muuttunut. Tavoitteet ovat tosin madaltuneet, mutta onneksi niin, koska hanke on tämän takia pystynyt oikeasti tuottamaan konkreettisia ratkaisuja ja määrittelyjä. - Hankkeessa oli paljon sidosryhmiä joiden toimet vaikuttivat siihen miten projektin oli mahdollista edetä. Haasteellista sitouttaa lukuisia mukana olleita tahoja mukaan hankkeeseen. - Jotkut asiat eivät toteutuneet hankkeen toimijoista riippumattomista syistä. kehittämisehdotukset mitä olisi pitänyt tehdä toisin? - Projektin asettamisessa tavoitteet olivat jälkeenpäin ajateltuna epärealistiset. Lainsäädäntöön ja sen muuttamisen haasteita ei osattu arvioida. - Projekti olisi pitänyt jakaa selkeämpiin konaisuuksiin ja toteuttaa järjestelmäkin osissa. Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. - Hankkeen suunnitelman tarkennuksiin käytettiin vielä aika paljon aikaa hankkeen jo alettua. Suunnitelman olisi pitänyt olla jo valmiina ennen hankkeen aloitusta, jolloin olisi jäänyt enemmän aikaa tavoitteiden konkreettiselle toteuttamiselle. Tavoitteet olisivat pitäneet olla rajatummat. - Lainsäädännölliset kysymykset olisi pitänyt selvittää aiemmassa vaiheessa tai niiden olisi pitänyt olla selvillä jo etukäteen. Moniin asioihin turhautui aikaa ja resursseja ilman tuotosta. Tosin lisäsihän se tietämystä olemassa olevista ongelmista. - Hanke olisi pitänyt organisoida toisin, esim. vastuuttamalla Tampereen lisäksi muita osallistuvia kaupunkeja vielä vahvemmin antamalla niille osaprojekteja. Hankkeen omistajan hankekoordinaatio ja projektihenkilöstö olisi pitänyt olla suurempi. - Toisaalta ylisuuri projektiryhmä asetti erilaisia tavoitteita, ehkä pienempi ryhmä olisi saanut valittua palvelut nopeammin. Määrätietoisempi päätös kehitettävistä palveluista ja niiden kehittäminen olisi pitänyt aloittaa riittävän varhain. - Selkeästi olisi pitänyt irrottaa enemmän väkeä vain hankkeeseen. Porukan putoaminen loppua kohti oli harmillista. - Lisäksi hankkeen organisointi olisi pitänyt olla selkeämmin tuotannolla kuin tietohallinnolla. - Hanke olisi pitänyt toteuttaa vaiheittain ja eri vaihtoehtoja olisi pitänyt punninta selkeämmin, esim. aikalisä kun lakimuutset ja integraatiot tyrmättiin. - Tampereen sekä Salon pilotti olisi pitänyt aloittaa tietoteknisesti valmiimmalla ohjelmalla. - Tietojärjestelmätoimittajien yhteistyöhön tarvittava aika arvioitiin liian pieneksi. Neuvottelut ja integraatiysymysten selvittäminen olisi pitänyt käynnistää aikaisemmin.

11 Omistaja LOPPURAPORTTI 11(47) Projektisuunnitelma versio 3.0: Hankkeen tarkoitus ja tavoitteet Kohti kumppanuutta -lapsiperheiden rajattomat palvelut -hankkeen tavoitteena on toteuttaa asiakaslähtöinen, vuorovaikutusta ja kasvatuskumppanuutta tukeva palvelu- ja asiointikonaisuus. Palvelukonaisuuden avulla saadaan eheytettyä sektoroitunutta palvelutuotantoa lapsiperheen ja kasvamisen kaaren näkökulmasta. Tämä mahdollistaa asiakkaan osallistumisen itseään koskevan palvelun toteuttamiseen ja kehittämiseen sekä luo edellytyksiä uusille prosessimaisille tavoille tehdä yhteistyötä eri organisaatioiden välillä. Eheytetty palvelutuotanto tuo lisäksi kustannussäästöjä palvelutuotannolle ja yhtenäistää palveluprosessien toteuttamista, seurantaa ja raportointia sekä tarpeiden ennakointia. Tavoitetilassa kohderyhmälle avautuvat saumattomina lapsiperheiden hyvinvointipalvelut yhden palveluhistorian ja asiointipalvelun kautta. Tässä hankkeessa keskeisinä palveluina ovat lastenneuvola, varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetuksen alkuopetus (1.-2. luat) ja kouluterveydenhuolto sekä palveluohjaus edellä mainittuihin peruspalveluihin ja lapsen ja hänen perheensä tukipalveluihin. Hankkeessa kuvataan keskeiset alle 9 -vuotiaille lapsille ja heidän perheilleen suunnatut organisaatiorajat ylittävät palveluketjut ja nivelvaiheet sekä lapsen edun mukaisen tiedon kulun tarpeet. Hankkeessa myös määritellään lasten palvelukonaisuuden toteutukseen tarvittavat lainsäädäntöön liittyvät muutostarpeet. Konaisuudessa toteutetaan lapsen kasvun ja kehitykseen liittyviä suunnitelmia ja sopimuksia, jotka niveltävät mm. varhaiskasvatus-, esiopetus-, oppimis- ja kuntoutussuunnitelmat toisiinsa. Palvelukonaisuuteen sisällytetään keskeisiä lapselle tai hänen huoltajalleen sekä työntekijälle suunnattuja sähköisiä volyymipalveluja kuten hakemuksiin, ajanvarauksiin, ilmoittautumisiin ja viranomaispäätöksiin liittyviä toimintoja hyödyntäen mahdollisimman paljon olemassa olevia ratkaisuja. Palvelujen toteutuksessa hyödynnetään palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaista (SOA) palvelualustaa sekä kuntasektorin konaisarkkitehtuurin periaatteita. Tässä projektissa toteutetaan tekniset ja toiminnalliset peruspalvelut ko. konaisuudelle ja otetaan käyttöön niiden ydinosat. Toteutuksissa huomioidaan valtakunnallisesti toteutettavat integraatio- ja tukipalveluratkaisut. Seuraavassa projektihenkilöstön (PH) arviot projektisuunnitelmaan kirjattujen tarkoituksen ja tehtävien toteutumisesta ja muutsien syistä sekä ehdotus siitä, mitä olisi voitu tehdä toisin. Projektihenkilöstön arviot onnistumisesta tarkoitus ja tavoite arvio asteikolla 1-5 (erittäin huonosti - erittäin hyvin) Toteutetaan asiakaslähtöinen, Arvio 3.5 vuorovaikutusta ja Tämä onnistui loppujen lopuksi kohtuullisen hyvin. Tavoite- ja testitasolla kasvatuskumppanuutta tukeva toteutui hyvin, mutta käytäntöön vieminen vaatii vielä asioiden edistymistä palvelu- ja asiointikonaisuus. laki-, toiminta- ja tietojärjestelmätasolla. Pyrkimys oli ainakin oikea. Tämä on vasta alku tämän tyyppiselle toiminnalle. Tavoite ei toteutunut ko laajuudessaan. Tavoite toteutuisi, jos ohjelma toimisi moitteettomasti ja integraatiot olisivat kunnossa. Teknistä työtä tarvitaan vielä, mutta aineksia tämänsuuntaiseen tulseen on ti. Demojen perusteella vuorovaikutus oli vahvasti mukana. Toivottavasti myös toimintakulttuuri kehittyy niin, että mahdollisuudet tulevat käyttöön. Ihannetilanteessa antaa uuden välineen kumppanuuteen. Tämä on tulevaisuutta. Se ei kuitenkaan vähennä kasvotusten tapahtuvaa asiointia, vaan tuo apuvälineitä sellaisiin juttuihin, joita ei tarvitse hoitaa Palvelukonaisuuden avulla eheytetään sektoroitunutta palvelutuotantoa lapsiperheen ja kasvotusten. Arvio 3.5 Tämän tavoitteen toteutumista ja onnistumista ei pystytä vielä arvioimaan. Tämä on vasta alkua, toimintatavalle on selkeä tilaus.

12 Omistaja LOPPURAPORTTI 12(47) kasvamisen kaaren näkökulmasta. Palvelukonaisuuden avulla luodaan edellytyksiä uusille prosessimaisille tavoille tehdä yhteistyötä eri organisaatioiden välillä. Hankkeessa keskeisinä palveluina ovat lastenneuvola, varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetuksen alkuopetus (1.-2. luat) ja kouluterveydenhuolto sekä palveluohjaus edellä mainittuihin peruspalveluihin ja lapsen ja hänen perheensä tukipalveluihin. Hankkeessa kuvataan keskeiset alle 9 -vuotiaille lapsille ja heidän perheilleen suunnatut organisaatiorajat ylittävät palveluketjut ja nivelvaiheet sekä lapsen edun mukaisen tiedon kulun tarpeet. Konaisuudessa toteutetaan lapsen kasvun ja kehityksen suunnitelma, ja niveltää mm. varhaiskasvatus-, esiopetus-, oppimis- ja kuntoutussuunnitelmat toisiinsa. Palvelukonaisuuteen sisällytetään lapsiperheille sekä työntekijälle suunnattuja sähköisiä volyymipalveluja kuten hakemuksiin, ajanvarauksiin, ilmoittautumisiin ja viranomaispäätöksiin liittyviä toimintoja. Hankkeessa määritellään lasten palvelukonaisuuden toteutukseen tarvittavat lainsäädäntöön liittyvät muutostarpeet. Palvelujen toteutuksessa hyödynnetään palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaista (SOA) Yhteistyöhalukkuutta löytyy ainakin Salosta viranomaisten välillä ja vanhemmat ovat olleet innkaita. Tämä toteutunee, kun/jos Oppijan palvelukonaisuus -hanke huomioi nivelkohdan ja jatkaa kehitystyötä perusopetuksen alueella Arvio 4 Tämä on hankkeen parasta antia. Toisaalta oltiin sitä mieltä, että tämä toteutui tavoitetasolla, mutta tavoitteesta jäätiin käytännössä. Tähän uskotaan, mutta tarvitaan ti paljon muutakin: johtamista, osaamisen kehittämistä, laitteistoa. Tekniset (myös integraatioihin liittyvät) esteet ovat vielä olemassa, mutta mahdollisuuksia on ti edesautettu. Edellytys luotiin, mutta otetaanko sitä käyttöön. Teknisessä toteutuksessa on vielä joitakin puutteita "täydellisten" edellytysten luomiseen. Edellyttää sen, että otetaan käyttöön. Jatkossa on tärkeää muistaa Ku -projektin aikaansaannset Arvio 3.5 Tarkoitus ja suunnittelu tukivat tätä, käytännön realiteetit (laki, tietojen siirrot) eivät vielä mahdollista asian siirtämistä käytäntöön. Saatiin jotakin alulle, muuten tuskin olisi tapahtunut mitään tämän suuntaista positiivista toimintaa. Kouluterveydenhuollon ja yleensä koulun osuus jäi pienehköksi (vähensikö Helmi osallistumisen tarvetta ja tahtoa?) Tämä konaisuus tuli toimivaksi ja testatuksi pilotissa vain osittain, joten konaisuuden arviointi vaikea. Pilotoidussa osuudessa oli vähemmän palveluja. Arvio 4 Selvitystyöt ja kuvaukset ovat olleet perusteellisia ja laadukkaita. Kuvauksessa ja määrittelyssä onnistuttiin hyvin! Toisaalta oltiin sitä mieltä, että kehiteltävää vielä jäi. Arvio 3.5 Toteutuksessa onnistuttiin hyvin, mutta sen käytäntöön ja tuotantoon vieminen on vielä kesken. Alulle päästiin ja tavoite on hyvä, mutta vaatii asenteiden ja työskentelytapojen muutsia viranomaisten taholla. KKS toteutettiin, mutta nivelsikö se eri suunnitelmat toisiinsa? Arvio 3.5 Suunnittelutasolla kyllä, mutta ei saatu käytännön kemusta, sillä päivähoitohakemusta ei päästy edes testaamaan. Vielä kankeaa, mutta toivottavaan suuntaan mentiin Mahdollistaa hyvän palvelukonaisuuden Projektissa toteutettiin palveluita, mutta enemmänkin olisi voitu toteuttaa. Arvio 4 Määrittely oli erinomainen, se tehtiin yksityiskohtaisella tarkkuudella. Lakien kanssa ylitsepääsemättömiä ongelmia, jotka pitäisi pystyä ratkaisemaan, sillä niitä muutsia todella tarvittaisiin. Hyvin määritelty ja on olemassa selkeät tarpeet olemassa olevan lain muutsille. Arvio 3.5 IT:n näkökulmasta hankkeessa on tehty tosi hyvä työtä konaisarkkitehtuurissa.

13 Omistaja LOPPURAPORTTI 13(47) palvelualustaa sekä kuntasektorin konaisarkkitehtuurin periaatteita. Hankkeessa hyödynnetään muissa kunnissa ja hankkeissa tehtyä kehitystyötä. Hankkeessa toteutetaan tekniset ja toiminnalliset peruspalvelut palvelukonaisuudelle ja otetaan käyttöön niiden ydinosat. arvio toteutumisen tai toteutumattomuuden syistä Toteutuksessa hyödynnetään ko. asioita, mutta onko niitä hyödynnetty oikein tai parhaalla mahdollisella tavalla, on vaikea arvioida. Tärkeämpi tavoite olisi ollut: "Palvelut toteutetaan palvelukeskeisen arkkitehtuurin periaatteita noudattaen. Arvio 3.5 Erityisesti mukana olleiden kuntien kehitystyötä hyödynnettiin. Tosi hyvä, että tässä hankkeessa päästiin konkreettisesti hyödyntämään jo muualla tehtyä työtä. Salossa on hyödynnetty Tampereen kemuksia ja kehitystyötä on tehty kuntien välisenä yhteistyönä. Tampere pilotoi ensimmäisenä, jatkossa varmaan voidaan hyödyntää muiden kuntien kemuksia. Tietoteknisestä näkökulmasta valmiita komponentteja hyödynnettiin hyvin vähän. Lähinnä toteuttajan itse tekemiä komponentteja. Varmaan toteutui osittain. Arvio 3 Peruspalvelut hoidetaan ymmärtääkseni edelleen palvelusektoreiden sisällä. Tähän puoleen kyllä satsattiin, tosin tehtävä oli haasteellinen Teknisesti pilotoinnissa ongelmia, mutta parani käytössä. Tekniset ja toiminnalliset peruspalvelut toteutettiin, mutta olivatko ne riittävät tai oikein määritelty? Toteutumisen syitä: - Projektipäällikön, projektisihteerin ja "hankkeen isän" vahva sitoutuminen - Tamperelaiset vanhemmat ja päiväkotien ym. henkilöstö, jotka ovat olleet mukana suunnittelussa ja pilotoinnissa. - Muiden hankekuntien asiantuntijat, jotka ovat tukeneet hanketta hyvin. - Hankkeeseen on osattu kilpailuttaa hyviä konsultteja: viitearkkitehtuuri, laadunarviointi ja testaaminen, toteutus, konseptointi, viestintä jne. - Toteutumista on edesauttanut käytännön/tuotannon toimijoiden sekä heidän johtonsa sitoutuminen kehitystyöhön. Ilman sitä ei olisi mikään onnistunut. - Perusajatus on ollut hyvä, eli saadaan järjestelmä, ja koaa lapsen tiedot samaan paikkaan. Toteutumattomuuden syitä: - Toteutumattomuuden kolme keskeisintä syytä ovat lakien vastustus, tietojärjestelmätoimittajien haluttomuus yhteistyöhön sekä osallisten sitoutumattomuus yhteistyön tekemiseen ja hankkeeseen. - Kaikki tahot eivät olleet mukana - Lainsäädännön muuttamista ei saatu hankkeen aloitteista huolimatta käynnistettyä. - Perusjärjestelmätoimittajien nihkeys ja vastustus esti integraatioiden määrittelyn ja toteutuksen hankkeen aikana. Tietoa ei saatu avoimeen hyötykäyttöön. - Konaisuudessa korkeat tavoitteet, epärealistiset? - Syitä ovat toteutuksen kireä aikataulu ja toteutuksen tekeminen yhtenä isona konaisuutena sekä rajapintojen puuttuminen perusjärjestelmiin. - Ohjelmistotoimittajien haluttomuus ruveta tekemään sellaisiin ratkaisuihin rajapintoja joihin heillä on myynnissä omat vastaavat yksittäiset tuotteensa - Tekniset ongelmat ovat aiheuttaneet toimimattomuutta kuten myös integraatioiden puute. - Kilpailuttaminen ja sen kautta muodostuneet haasteet veivät aikaa. Lainsäädännölliset uudistukset olisivat auttaneet asiaa. - Kiire aikataulu toteuttamisen kanssa

14 Omistaja LOPPURAPORTTI 14(47) kehittämisehdotukset mitä olisi pitänyt tehdä toisin? - Enemmän projektihenkilöstöä, tekninen päätoiminen osaaja ja projektinhallinta - Pienempi porukka, ja olisi oikeasti työskennellyt vain hankkeelle - Hankkeen vastuu olisi ollut enemmän tuotannolla kuin tietohallinnolla. - Selkeämpi rajaus ja toteutuksen osittaminen pidemmälle ajalle. Olisi toteutettu niitä asioita, joita olisi ollut mahdollista toteuttaa, esim. ensimmäisenä viranomaisten välinen tiedonvaihto. - Teknisesti valmiimpi ohjelma ja integraatiot ennen vakinaista käyttöönottoa. - Nopeammin toteutukseen ja palvelujen valinta varhaisemmassa vaiheessa - Sähköisten palvelujen kehittäminen kuntalaisportaalin kautta, esim. hakeminen päivähoitoon, irtisanoutuminen päivähoitoon, palvelusetelin hakeminen, kesäajan maksuttomuuden ilmoittaminen. Edellytyksenä integraatio perusjärjestelmä Efficaan. 2.2 Projektin tuotsien avulla tavoiteltavat tulosten ja hyötyjen saavuttaminen Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin keskeiset tavoiteltavat tulset eri tulosalueilla ja tulosten syntymistä parhaiten kuvaavat konkreettiset mittarit. Tulset syntyvät usein tuotsien käyttöönoton jälkeen käyttäjäorganisaation paremman, tehkaamman toiminnan seurauksena. PROJEKTIN TUOTOKSILLA TAVOITELTAVAT TULOKSET tulosalue tulset ja hyödyt hyödynsaajataho mittari Käyttöönotettu Kohti kumppanuutta - palvelukonaisuus Valmiita SOA -arkkitehtuurin mukaisia tietojärjestelmäkomponentteja. Lapsen kasvamista ko tämän kasvun kaaren ajan hallinnoiva ja tukeva tietojärjestelmä, ja sisältää runsaasti palveluohjaukseen liittyviä ominaisuuksia, ja jonka keskeiset toiminnallisuudet (ilmoittautuminen, haku, ajanvaraus, viranomaispäätökset) on otettu käyttöön. Hankkeessa syntyvien valmiiden ja dumentoitujen tietojärjestelmäkomponenttien avulla voidaan kehittää muitakin ratkaisuja tai sovittaa paikalliset ratkaisut yhteen toimivaksi Kohti kumppanuutta ratkaisuksi. Kunnat Palvelun käyttäjät Lasten hyvinvointipalvelujen palveluntuottajat, THL, STM, OKM, Valvira, Tilasteskus Kunnat IT-yritykset Käyttöönotettu palvelu pilottikunnissa. Käyttöönottojen määrä pilottien jälkeen Toteutetut komponentit Dumentoitujen komponenttien saatavuus komponenttikirjastosta Rajapinnat operatiivisiin järjestelmiin Lainsäädäntömuutosehdotukset Valmiita, kuntien käytettävissä olevia rajapintoja keskeisimpiin operatiivisiin järjestelmiin. Madalletaan mm. tietosuojalainsäädännön tulkinnasta johtuvia Kunnat Palvelujen käyttäjät, STM,OKM Nykytilaselvitys Lainsäädäntömuutosehdotukset Lainsäädäntömuutset

15 Omistaja LOPPURAPORTTI 15(47) Kohti kumppanuutta palvelukonaisuuden valtakunnallistamiskonsepti ja tämän ohjausorganisaatio operatiivisten rekisterien tietojen siiloutumisen haittoja. Laaditaan huolellisesti yhteistyössä asiakkaiden, palveluntuottajien ja lainsäädännön valmistelijoiden kanssa perustellut ehdotukset lainsäädäntömuutsista, jotka tukevat nykyistä paremmin huoltajien ja hyvinvointipalvelujen tuottajien vuorovaikutusta, kasvajan ja perheen itseohjautumista. Hankkeen osallistujista ja hankkeen aikana kiinnostuksensa esittäneiden tahojen muodostama pysyvä koordinointiorganisaatio, ja toimii ratkaisun toimivuuden seuraajana, kehittämisehdotusten käsittelijänä sekä laadun valvojana. Kunnat ehdotuksen pohjalta Koordinointiorganisaation toiminnan aktiivisuus Jatkehityksen toimenpiteet Kasvatuskumppanuuden sähköisen palveluympäristön ratkaisuarkkitehtuuri Laadulliset ja taloudelliset hyödyt Hankkeessa laaditaan käyttöönottonsepti sekä siihen liittyvä tukimateriaali ja käyttöönottojen tukimalli. KuntaIT:n konaisarkkitehtuuriin kiinnitetty kasvatuskumppanuuden sähköisen palveluympäristön. viitearkkitehtuuri, jonka pohjalta kunnat voivat rakentaa yhteentoimivia ratkaisuja ja palveluita pitkäjänteisesti ja hallitusti. Arkkitehtuuri luo puitteet hyvinvointi- ja sivistyspalvelujen tietojen yhteen saattamiselle asiakaskeskeisten palveluprosessien mukaisesti nykyisen eriytyneen ratkaisukentän sijaan. Palvelun käyttäjät: -lapsiperhe saa paremman katkeamattoman palveluketjun -asiointipalvelun kautta lapsi ja hänen vanhempansa voivat seurata ja ohjata lapsen oppimista ja edistymistä Kunnat IT-yritykset Kunnat Palveluiden asiakkaat/kuntalaiset Lasten hyvinvointipalvelujen palveluntuottajat Arkkitehtuuridumentaatio, kuntasektorin KA -menetelmää hyödyntäen Arkkitehtuurin liittäminen kuntasektorin arkkitehtuurinhallintaan Pilottikemukset

16 Omistaja LOPPURAPORTTI 16(47) - tukea tarvitsevien lapsiperheiden palveluiden saatavuus paranee ja palvelut eheytyvät -perheen rutiinitöiden väheneminen (esim. ilmoittautumiset, reissuvihkotyö, tiedotus, käyttäjähallinnan yhtenäistyminen) -palveluista saadaan yhdenvertaisempia ja oikeudenmukaisempia päätökset ovat oikeita, kun kaikki tieto on käytössä Kunnat ja palveluntuottajat: -palveleva henkilökunta saa ajantasaisempaa ja parempaa tietoa lapsen kehityksestä ja tilanteesta ja lapsi saa tätä kautta parempaa ja yksilöllisempää palvelua - yhtenäinen välineistö asiakkaan ja palveluntuottajien välillä - karsitaan päällekkäisiä ja tarpeettomia palveluja -palveluntuottajien rutiinitöiden väheneminen esim. ilmoittautumiset, reissuvihkotyö, tiedotus, käyttäjähallinnan yhtenäistyminen jne. - voidaan kuvata asiakasprosessien vastuut nykyistä paremmin -prosessien läpinäkyvyys paranee - virheellisestä tai puutteellisesta tiedosta johtuvat virheelliset päätökset vähenevät -eritystukea voidaan kohdistaa aikaisemmin oikeisiin kohteisiin, ongelmat vähenevät -tiedon siirtyminen eri tuotanto-organisaatioiden välillä kehittyy ja yhtenäistyy -tietosuojalain muutosehdotusten ja selvitysten johdosta tietoa voidaan hyödyntää turvallisesti ja hallitusti läpi keskeisten prosessien Kuvatut prosessit, yhteisten työkalujen määrä ja niillä hallittavien palvelujen määrä (lkm,, htv) Toimijakysely, ratkaisuun liittyvien toimijoiden / operatiivisten ratkaisujen määrä

17 Omistaja LOPPURAPORTTI 17(47) Seuraavassa taulukossa on projektipäällikön ja projektihenkilöstön arviot syntyneistä tulsista sekä tulosalueisiin liittyvä kehitysehdotukset siitä, mitä olisi voitu tehdä toisin. arvio asteikolla 1-5 (erittäin huonosti - erittäin hyvin) tulosalue projektipäällikön arvio projektihenkilöstön arvio Käyttöönotettu Kohti kumppanuutta - palvelukonaisuus Valmiita SOA -arkkitehtuurin mukaisia tietojärjestelmäkomponentteja Lainsäädäntömuutosehdotukset Kohti kumppanuutta palvelukonaisuuden konsepti Kohti kumppanuutta konseptin ohjausorganisaatio Kasvatuskumppanuuden sähköisen palveluympäristön ratkaisuarkkitehtuuri Laadulliset hyödyt palvelun käyttäjille Hankkeen päättymisvaiheessa palvelukonaisuutta ei ole käyttöönotettu yhdessäkään hankekunnassa. Integraatioiden ja MDS:n puuttuminen voivat olla käyttöönoton esteenä. Pilottien aikana esiin tulleet muutos/kehittämistarpeet tulisi toteuttaa ennen varsinaista käyttöönottoa. Palvelut on suunniteltu ja toteutettu kuntasektorin konaisarkkitehtuurimallia ja SOA periaatteita noudattaen. Toteutettiin uudelleenkäytettäviä komponentteja, joita periaatteessa voidaan käyttää useissa palveluissa. Toteutettiin perustellut lainsäädäntömuutosehdotukset, mutta lainsäädäntömuutsen tai keilulain eteenpäin viemiselle ja toteuttamiselle ei löytynyt riittävästi tahotilaa. Konsepti muiden kuntien käyttöönoton tueksi toteutettiin. Käyttöönoton kustannuksia ei kuitenkaan pystytty tässä vaiheessa arvioimaan. Kupalvelukonaisuuden omistajuuden ja konseptin hallintamallin puuttuminen on suuri uhka palvelukonaisuuden ja konseptin hallitulle jatkehittämiselle. Ohjausorganisaatiota ei loppuarvioinnin kirjoittamisen yhteydessä perustettu. Ehdottoman tärkeää nimetä seurantaryhmä ja vastuutahot konseptin ja palvelukonaisuuden jatkehittämiseksi. Toteutettu laadukas viitearkkitehtuuri, jonka pohjalta kunnat voivat rakentaa yhteentoimivia ratkaisuja ja palveluita pitkäjänteisesti ja hallitusti. Viitearkkitehtuurin mukainen toteutus vaatii vielä paljon lisätyötä, esim. käsiteväylän osalta. Laadulliset hyödyt todentuvat vasta käyttöönoton myötä. Lapsen kasvua ja kehitystä koskevat Arvio 3 Palvelukonaisuus on vielä keskeneräinen, sillä järjestelmä sisältää osan näistä palveluista. Palveluiden palvelevuus on vielä kysymysmerkki. Osa arvioijista oli sitä mieltä, että palvelukonaisuus on todella hyvä. Arvio 3.5 Tämä on keskeinen tavoite. On tärkeää, että Kunta IT:n henki aidosta levitettävyydestä toteutuu. Komponentit vaativat edelleen jatkotyöstöä ennen käyttöönottoa. Tämä vaatii resursseja niin suunnitteluun kuin toteutukseenkin. Rajapintojen puuttuminen on suurin ongelma. Toteutettiin uudelleenkäytettäviä ja dumentoituja palveluita, mutta sitä ei pystytty testaamaan, ovatko ne oikeasti uudelleenkäytettäviä muissa järjestelmissä. Arvio 3 Erinomaiset selvitykset ja ehdotukset tehtiin. Nyt tarvitaan viranomaisilta aitoa kehityshalua, jotta selvityksistä saadaan hyöty irti. Toivottavasti hyödyntävät lakia laatiessaan. Toivottavasti maailma kehittyy myös lainsäädännössä ja nämä asiat etenevät, vaikka hanke ehtii loppua ennen sitä. Arvio 4 Konsepti on laadittu, samoin tukimateriaali. Konsepti vaikuttaa lupaavalta, joskin todella massiiviselta paketilta. Tukipaketti ja käyttöohjeet tarvitaan, ja helpottaa uuden kunnan lähtöä mukaan. Arvio 3.5 Omistajuus eli vastuutaho tarvitaan jatkehittelyä ja ylläpitoa varten. Ellei tämä toteudu, KoKu malli kuolee hyvin pian. Arvio 4 Hankkeessa toteutettiin viitearkkitehtuuri, jonka pohjalta palveluiden kehittäminen on mahdollista. Varsinainen, viitearkkitehtuurin mukainen, toteutus vaatii kuitenkin paljon lisää töitä. Liiallinen kiire viitearkkitehtuurimäärittelyssä oli ongelma. Projektihenkilöstö arvioi seuraavien hyötyjen toteutuvan käyttöönoton myötä: - Lapsiperhe saa paremman ja katkeamattoman palvelun (75%

18 Omistaja LOPPURAPORTTI 18(47) Taloudelliset hyödyt suunnitelmat (kerättävät kasvatus- ja terveystiedot) tulisi olla samanlaiset kaikissa kunnissa, jotta seuranta, tilastointi ja raportointi yhtenäistyisivät. Näin voitaisiin hyödyntää kertaalleen tehtyjä lomakkeita (tietosisältöjä), eikä kuntakohtaisia lomakkeistoja syntyisi. Tämä edellyttää substanssiministeriöiden ohjausta. Työntekijöiden ja huoltajien rutiinitöiden väheneminen sekä tietojen eheytyminen edellyttävät integraatioita perusjärjestelmiin. Lisäksi huoltajuustietojen saamiseksi tarvitaan toimiva asukastietopalvelu (MDS) tai VTJ. Näitä ei päästy keilemaan yhdessäkään pilotissa. Todelliset kustannussäästöt syntyvät volyymipalvelujen käyttöönoton myötä. Toteutuu vasta kun saadaan toimivat rajapinnat perusjärjestelmiin. arvio toteutumisen tai toteutumattomuuden syistä vastaajista). - Asiointipalvelun kautta perhe voi seurata ja ohjata lapsen oppimista ja edistymistä (75%). - Työntekijät saavat ajantasaisempaa ja parempaa tietoa lapsen kehityksestä ja tilanteesta (75%). - Tiedon siirtyminen eri tuotanotorganisaatioiden välillä kehittyy ja yhtenäistyy (75%). - Prosessien läpinäkyvyys paranee (60%). - Päällekkäisiä ja tarpeettomia palveluja voidaan karsia (60%). - Tukea tarvitsevien lapsiperheiden palveluiden saatavuus paranee ja palvelut eheytyvät (55%). - Asiakasprosessien vastuut voidaan kuvata nykyistä paremmin (55%). Taloudelliset hyödyt syntyvät volyymipalvelujen myötä. - Syntyneitä tulsia on mahdotonta tässä vaiheessa arvioida, koska palvelukonaisuutta ei ole käyttöönotettu vielä missään. - Tekninen sovellus lienee vielä keskeneräinen, vain osa esim. terveysseurannasta tässä vaiheessa mukana, integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin puuttuu - tähän suuntaan on kuitenkin päästy (tai voidaan päästä, jos ratkaisut etenevät ja integraatiot valmistuvat), mutta "konaispaketin" ja sen mukana saatavien muiden kuin edellä mainittujen hyötyjen kehittyminen on vielä kesken. - Integraatioita ei pystytty projektissa toteuttamaan. Konaisuus on lupaava ja pilotointikemukset myönteisiä, mutta jatko ratkaisee realisoituvatko hyödyt: saadaanko konaisuuteen mukaan integraatiot, tehdäänkö kunnissa päätöksiä ottaa ratkaisu käyttöön, mistä ja millä kustannuksilla sen saa käyttöönsä. - Hidastusta on tuonut mm. jäykkä hallinto, liian tiukkaan ja eri tavoin tulkitut lakipykälät ja kankea kilpailutuslainsäädäntö... Vauhtia on ylläpidetty tehkaan projektiorganisaation uutterat veturit. - Projektin myötä eri toimijat ovat miettineet yhdessä lasten kasvuun ja kehitykseen liittyviä olennaisia asioita ja niiden kirjaamista niin, että papereiden määrä vähenee ja tiedon kulku paranee. Lainsäädännön asettamat rajoitteet vaikuttavat tähän. - Käyttöönoton myötä konaisuuden hallinta paranisi, mutta hankaluutena nähtiin se, että siirtymävaiheessa on käytössä useita systeemejä.

19 Omistaja LOPPURAPORTTI 19(47) 2.3 Arvio projektin alkuperäisten tavoitteiden ja vaatimusten asettamisen onnistumisesta ja saavuttamisesta Seuraavassa taulukossa on alkuperäiset projektitoiminnan keskeisten eri tavoitealueiden tavoitteiden kuvaus. Tavoitteille ja vaatimuksille asetetut mittarit olivat alun perin erilaiset pöytäkirjat ja raportit. Mittareiden olisi pitänyt olla tarkempia, sillä pelkän raportin tai pöytäkirjan olemassaolo ei todenna tavoitteen tai vaatimuksen toteutumista. Ohessa todetaan lyhyesti projektipäällikön näkemys tavoitteiden saavuttamisesta ja mahdollisten poikkeamisen syistä. PROJEKTIN TAVOITTEET JA NIIDEN MITTARIT tavoitealue tavoite tai vaatimus PP arvio toiminnalliset tavoitteet Kohti kumppanuutta dumentoidut vaatimukset - täyttää JUHTA:n vaatimukset, jotka on kirjattu hanke-esitykseen ja projektitiivistelmään - tehty sidosryhmäanalyysi, jonka perusteella priorisoidut vaatimukset otettu mukaan - Täyttää suurelta osin JUHTAn linjaukset: vaiheistettu toteutus, lainsäädäntöselvitys, hyvien käytänteiden hyödyntäminen, viestintäsuunnitelma, sidosryhmäyhteistyö, asiakas- ja käyttäjälähtöisyys sekä osallistava kehittäminen. Lisäksi valtakunnallinen asiointialusta huomioitiin arkkitehtuurin suunnittelussa. - Aukiolevan omistajuuskysymyksen vusi palvelukonseptin koordinointi- tai seurantaryhmää ei ole perustettu, eikä työjärjestystä laadittu. Aikataulu ei myöskään mahdollistanut vuoden kestävää valtakunnallistamisen suunnittelu- ja viestintävaihetta, vaikkakin asiaa tukevaa viestintä- ja markkinointimateriaalia pyrittiin tuottamaan. Pilotoitu Kohti Kumppanuutta palvelukonaisuus, jonka toiminnallisuus on hyväksytyn vaatimusmäärittelyn mukainen. - Sidosryhmäanalyysi toteutettiin konaisarkkitehtuurin esiselvityksen yhteydessä. - Järjestelmälle toteutettiin lukuisia auditointeja ja testejä, kuten hyväksymis- ja suorituskykytestaus, tietoturvatestaus sekä niihin liittyvä dumentaatio. - Toimittaja luovutti hyvin keskeneräisen järjestelmän hyväksymistestattavaksi. Järjestelmässä olevien lukuisten virheiden ja puutteiden vusi ei päästy myöskään testaamaan kaikkia testitapauksia, joten järjestelmää jouduttiin testaamaan kahteen kertaan. - Toimittaja ei ollut testannut järjestelmää riittävästi, eikä toimittanut tilaajalle omia testiraportteja. Testiraportit toimitettiin myöhemmin demoina ja ptt -esityksinä. - Tampereen pilottiin lähdettiin liian keskeneräisellä järjestelmällä ja huonoon ajankohtaan (joululoma keskeytti pilotit). Pilotin aika jäi myös liian lyhyeksi. - Järjestelmän yleisiä, toiminnallisia, teknisiä sekä toimitusta koskevia vaatimuksia oli yhteensä lähes 240 kpl. Tämän lisäksi n. 70 tuki- ja ylläpitopalveluita ja lisätöitä koskevaa vaatimusta.

20 Omistaja LOPPURAPORTTI 20(47) laadulliset tavoitteet Palvelukonaisuuteen sisältyvien tuotosten saatavuus Tuotosten virheettömyys -prosessikuvaukset vastaavat määrittelydumentaatiota Käytettävyys Vaatimustaulukko käytiin läpi yhteistyössä ulkopuolisen auditoijan, toimittajan ja Tiehan kanssa. Vaatimusten poikkeamat listattiin ja luiteltiin vakavuusluittelun mukaisesti, jonka jälkeen toimittaja teki korjaussuunnitelman. - Ohjelmisto julkaistu (Github), totaalisen avoin -Julkinen tehtävien seuranta (Jira), kohdistettu käyttäjäryhmä - Julkinen dumenttien hallinta (Confluence) Kohti kumppanuutta -konsepti julkaistaan syksyllä 2012 esim. VM:n yhteensopivuusportaalissa, Tampereen kaupungin ulkoisilla sivuilla, Ixonsen ja Kuntaliiton sivuilla, kun päivitykset tehty ja viimeisimmät tiedot varmistuneet. Tuotosten katselmointi - Projektissa tuotettiin valtava määrä erilaisia dumentteja ja tuotosten katselmointi oli lähes kaikille osapuolille uusi toimintatapa. Dumenttien katselmointeihin ei aina ollut riittävää osaamista tai dumenttien läpikäyntiin ei löytynyt riittävästi aikaa. Kaikille tuotsille ei ollut määritelty laatuvaatimuksia. Erillisiä katselmointipöytäkirjoja ei pidetty vaan puutteet ja muutostarpeet kirjattiin kousmuistioihin. Dumenttien katselmoijat olisi pitänyt nimetä erikseen. Toteutusprojektin ulkopuolinen tekninen auditoija oli korvaamaton apu tuotsien katselmoinneissa. - Ei muita prosessikuvauksia kuin päivähoidon hakemisprosessi. - Loppukäyttäjät ja huoltajat osallistuneet käyttöliittymien suunnitteluun ja käytettävyystesteihin. - Tampereen pilotin toteutumisen auditointi toteutettiin ulkopuolisen auditoijan toimesta. - Pilottikäyttäjiltä kyselty järjestelmän ja käyttöliittymän toimivuutta ja käytettävyyttä. - Pilotin aikana löydettiin lisää käytettävyyteen vaikuttavia tekijöitä kuten VetumaSSO toimimattomuus (sovellus vaati jatkuvasti vahvaa tunnistautumista) sekä liian lyhyet istunnot. Sovellus ei toiminut uusimmilla selaimilla (esim. IE9). - Kulla ja KunPolla (kuntalaisportaalin) olisi alusta alkaen pitänyt olla yhteinen käytettävyysasiantuntija koordinoimassa ja varmistamassa portaalin ja portlettien käyttöliittymien yhtenäisyys ja yhdenmukaisuus.

21 Omistaja LOPPURAPORTTI 21(47) taloudelliset tavoitteet aikataulutavoitteet muu Asiakastyytyväi syys Hanke pysyy suunnitellussa budjetissaan Hankkeen tuotset toteutuvat tavoiteaikataulun mukaisesti JHS -suositusten tunnistaminen ja aineiston tuottaminen suositusten toteutusta varten Hankkeen lopputulset vastaavat asiakkaan odotuksia Kyllä Ei; alkuperäinen aikataulu epärealistinen, liiallinen kiire saattoi vaikuttaa tuotsien laatuun. Ei; JHS -suositukset ei tunnistettu Pilotissa kerättiin käyttäjien kemuksia järjestelmästä ja sen toimivuudesta. Järjestelmästä löydettiin muutostarpeita ja virheitä, jotka vaikuttivat käyttäjien tyytyväisyyteen ja käyttökemukseen. Pilottikäyttäjät näkivät sähköisen palvelukonaisuuden tulevaisuuden mahdollisuudet ja hyödyt. Järjestelmän virheiden ja muutosten korjaamisen jälkeen tulisi toteuttaa asiakastyytyväisyyskysely. 2.4 Arvio projektin rajauksien määrittelyn onnistuneisuudesta Seuraavassa taulukossa arvioidaan projektin toteuttamisen rajauksien määrittelyn onnistuneisuudesta ja syistä, miksi rajauksien määrittely ei ollut onnistunut. TOTEUTTAMISEN ALKUPERÄISET RAJAUKSET JA YLEISARVIO NIIDEN ONNISTUNEISUUDESTA aihe rajauksen kuvaus ja syy PP PH Lapsen ikä Palvelut, jotka eivät kuulu hankkeessa toteutettavaan palvelukonaisuuteen, mutta saavat tarvitsemiaan tietoja lapsen kasvusta ja kehityksestä. Ei hanki SOA - palvelualustaa Ei rakenna asiakasportaalia Tunnistautumisen toteuttaminen Ei korvaa operatiivisia järjestelmiä Sähköiset verkkopalvelut kuten ilmoittautuminen, haku, ajanvaraus, maksun määräytyminen, viranomaispäätökset Palvelukonaisuus koskee 0-8-vuotiaita lapsia ja heidän perheitään. SADe - Oppijan palvelukonaisuus 9 v. Kunnan palveluista sosiaalityö, lastensuojelu, psykiatria, erikoissairaanhoito, suun terveydenhuolto, kulttuuri- ja vapaaajan palvelut rajataan pois. Näitä palveluja sekä yksityisen ja 3.sektorin palveluja voidaan myöhemmin lisätä Kohti kumppanuutta -palvelukonaisuuteen. /ei Hankekunnat vastaavat omista SOA palvelualustahankinnoista Olemassa olevia erilaisia ratkaisuja hyödyntäen esim. valtakunnallista asiointitiliä tai kuntalaisportaaleja Hyödynnetään valtakunnallista ratkaisua /ei Kehitettävä ratkaisu toimii erityisesti operatiivisten järjestelmien tietojen yhdistäjänä ja kasvatusvuorovaikutusta edistävänä ratkaisuna. Hyödynnetään olemassa olevia ratkaisuja tai kehitetään konaan uusia. PROJEKTIPÄÄLLIKÖN JA PROJEKTIHENKILÖSTÖN ARVIO SYISTÄ MIKSI OK TAI EI /ei /ei

22 Omistaja LOPPURAPORTTI 22(47) aihe Lapsen ikä Palvelut, jotka eivät kuulu hankkeessa toteutettavaan palvelukonaisuuteen, mutta saavat tarvitsemiaan tietoja lapsen kasvusta ja kehityksestä. Ei hanki SOA - palvelualustaa Ei rakenna asiakasportaalia Tunnistautumisen toteuttaminen Ei korvaa operatiivisia järjestelmiä Sähköiset verkkopalvelut kuten ilmoittautuminen, haku, ajanvaraus, maksun määräytyminen, viranomaispäätökset miksi toimi tai ei toiminut ja mitä pitäisi tehdä toisin PP: Rajaus toimi hyvin. Tampereen pilotissa jouduttiin ajankohdan vusi pilotoimaan 5. lk kouluterveystarkastusta koulutulkaan kouluterveystarkastuksen sijasta. PH: Rajaus (alle 9- vuotiaat) oli toimiva ja hyvä. Hanke olisi ollut muuten liian laaja. Salon pilotin aikana pystyttiin rajauksen avulla käytännössä toteuttamaan kattavasti 1-9 vuotiaita koskevia palveluja (Varhaiskasvatussuunnitelma, neuvolan 4 vuotis tarkastus, terveiset kouluun kaavake, koulutulkaan terveystarkastus). Rajaus oli tärkeää hankkeen ja Salon pilotin näkökulmasta. PP: Rajaus oli tarpeellinen. Kaikkia lapsiperheiden palveluja kattava konaisuus olisi ollut aivan liian laaja ja haastava toteuttaa annetussa ajassa. Tällä rajauksella pystyttiin tuottamaan konkreettisia ratkaisuja, joita voidaan hyödyntää ja edelleen kehittää myös muissa palveluissa. PP: Rajaus. PH: Rajaus. Tavoitteena oli toteuttaa tietojärjestelmä, ei hankkia teknistä alustaa. PP: Rajaus. PH: Rajaus. Tavoitteena on hyödyntää kuntien olemassa olevia portaaleita, ei hankkia uutta. PP: Lisähankintana VetumaSSO (sessiohtainen vetumatunnistautuminen), sillä vaatimuksena on, että portaalia tulee voida käyttää sekä heikkoa että vahvaa tunnistamista käyttäen. Vahvaa tunnistusta käytetään vain tarvittaessa ja kirjautumisen jälkeen tulee voida käyttää saman istunnon aikana kaikkia vahvaa tunnistusta vaativia palveluita (portleteja). Eri toimittajien toimittamien portaalisovellusten pitää voida havaita sekä tarvittaessa herättää vahva tunnistusistunto. Portaalin sivujen käyttöoikeuksissa tulee voida vaatia vahvaa tunnistusta (esim. käyttäjäroolin avulla). Toteutuksessa hyödynnettiin Ixonosin suunnittelemaa ja Ouluun jo toteutettua ratkaisua. PH: Rajaus. Hankkeessa hyödynnettiin Vetuma (kansalaisen tunnistus- ja maksamispalvelu) palvelua niissä ohjelman osissa jotka vaativat vahvan tunnistamisen. Vanhemmilla oli käytössä Vetuma tunnukset ja vanhempien palautteen mukaan yksi tunnistautuminen tulisi riittää KoKu palveluiden käyttöön. Palvelun käyttäjät (asiakasperheet) kivat tunnistautumisen hankalana. Salon pilotissa tunnistautumista hankaloitti se, että Salolla ei ollut sopimusta kaikkien pankkien kanssa ja sopimusten tekeminen viivästytti pilotin käynnistymistä. PP: Tämä oli tärkeä viesti tietojärjestelmätoimittajille. Hanke koettiin kuitenkin uhkaksi ja kilpailijaksi muutaman toimittajan taholta, eikä rajapintoja haluttu avata. PH: Integraation eri järjestelmien välillä puuttui, ja vaikeutti tiedon siirtoa. Tieto siirrettiin pilottia varten KoKuun manuaalisesti, mikä ei tule onnistumaan tuotantäytössä. PP: Suunnitellut volyymipalvelut toteutettiin/toteutetaan hankkeessa. Toteutuksessa hyödynnetään toimittajan aiemmin toteuttamia ratkaisuja. Kyseiset sähköiset verkkopalvelut edellyttävät integraatioita perusjärjestelmiin.

23 Omistaja LOPPURAPORTTI 23(47) 2.5 Arvio projektin riippuvuuksien määrittelyn onnistuneisuudesta Seuraavissa taulukoissa arvioidaan tämän projektin toteuttamisen riippuvuuksien määrittelyn onnistumista ja niiden huomioinnin onnistumisesta projektin toteutuksen suunnittelussa ja kuvaus syistä, miksi rajaukset eivät olleet onnistuneita. TOTEUTTAMISEN ALKUPERÄISET RIIPPUVUUDET JA YLEISARVIO NIIDEN ONNISTUNEISUUDESTA riippuvuus riippuvuuden ja sen perustelun kuvaus PP PH SADe ohjelma Ohjelma sisältää kansalliset sähköisen asioinnin tavoitteet, ei /ei linjaukset ja toimenpiteet julkisen hallinnon tietoyhteiskuntakehityksen vauhdittamiseksi vuosina Lainsäädäntö ja sen tulkinta Lainsäädännön asettamat esteet ja muutostarpeet on tunnistettu merkittäväksi riskiksi projektin tavoitteiden saavuttamiselle. Hanketta koskettaa henkilötieto-, tietosuoja-, opetustoimen, sosiaali- ja terveyshuollon lainsäädäntö ja näiden tulkinta. SOA -alusta Kohti kumppanuus palvelukonaisuudet rakentuvat SOA - komponenteista Asiointitili Julkisen hallinnon kansalaisen asiointitili ei ei KanTa Terveydenhuollon sähköisen potilaskertomuksen ydintietomäärittelyt Tikesos Sosiaalihuollon asiakastietomääritykset päivähoidon ja koulun sosiaalityön osalta Sähköinen asiointi (Lahti, Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin periaatteiden ei ei Oulu) määrittäminen, mahdollisesti kuntasektorin arkkitehtuurilinjaus Arkistolaitos -sähköinen Sähköisen arkistoinnin vaatimukset, SÄHKE 2 -normi arkistointi Kaste Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kehittämisohjelma /ei Asiakaspalvelukeskus, Suostumuksen hallintakomponentti ja CRM? ASPA Muut hankkeet Arkkitehtuuri -hanke, ASPA (Oulu), Fenix (Lahti Kelpo hanke, jonka osana Reilusti rinnakkain (Kuopio), ERVA - Erityisen vaativaa hoitoa tarvitsevien lasten palvelukonaisuus, Kaste hanke: Kumppanuus lasten ja nuorten mielenterveystyön palvelurakenteen perustana (NEPSY) hanke (Väli-Suomi), LapsYTY Lapsiperhepalveluiden yhteistyökäytännöt/thl Vetuma Julkisen hallinnon yhteinen verkkotunnistamisen ja - maksamisen palvelu Kuntien omat Palvelun käyttöönotto edellyttää portaalia kuntalaisportaalit Tietojärjestelmätoimittajat Tarvittavien tietojen hyödyntäminen operatiivisista järjestelmistä edellyttää avoimia rajapintoja Ysteri Valviran sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien rekisteri Kansallinen koodistopalvelu THL koodistopalvelin. Koodistopalvelimelta jaellaan yhtenäiset sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisten asiakastietojärjestelmien tarvitsemat koodirakenteet (Laki 159/2007). PROJEKTIPÄÄLLIKÖN JA PROJEKTIHENKILÖSTÖN ARVIO SYISTÄ MIKSI OK TAI EI aihe miksi toimi tai ei toiminut ja mitä pitäisi tehdä toisin /ei ei ei ei

24 Omistaja LOPPURAPORTTI 24(47) SADe -ohjelma Lainsäädäntö ja sen tulkinta SOA -alusta Asiointitili KanTa Tikesos Sähköinen asiointi (Lahti, Oulu) Arkistolaitos -sähköinen arkistointi Kaste Asiakaspalvelukeskus, ASPA Muut hankkeet Vetuma Kuntien omat kuntalaisportaalit Tietojärjestelmätoimittajat PP: SADe -ohjelman oppijan palvelukonaisuus oli vasta käynnistymässä, joten käytännössä riippuvuutta ei syntynyt hankkeen aikana. PP: Moniammatillisen yhteistyön esteenä on usein tietojen luovutusäännösten sektorikohtaisuus ja tulkinnanvaraisuus. Arkaluonteisten tietojen rekisteröintiin vaikuttava erillislainsäädäntö ei vastaa nykyajan tarpeita, mutta lainsäädäntömuutsiin tai keilulain säätämiseen ei löytynyt riittävästi tahotilaa. Tästä syystä jouduttiin kehittämään monimutkaisen tiedonluovutusvaltuuksien hallinnan. Käsiteväylän piti olla vastaus lainsäädännön haasteisiin, mutta sitä ei ymmärtääkseni toteutettu viitearkkitehtuurin mukaisesti. PP: Tampereen pilotti ja käyttöönotto riippuvainen SOA -alustasta. Kunnat voivat hankkia Ku palvelukonaisuuden tai sen osia halutessaan pilvipalveluna, jolloin SOA alusta ei pakollinen. Lahden pilotti tehty Lahden SOA alustalle. PH: Toteutetut palvelut noudattavat kuntasektorin SOA teknologialinjauksia ja hyödyntävät linjausten mukaista SOA -palvelualustaa. PP: Ymmärtääkseni toteutettu siten, että kunnat voivat halutessaan käyttää valtion asiointialustaa/asiointitiliä omien asiointialustojen sijasta. PH: Kohti Kumppanuutta ratkaisusta ei ole tehty integraatioita Asiointitiliin. PP: Terveydenhuollon sähköisen potilaskertomuksen ydintietomäärittelyitä hyödynnettiin hankkeen viitearkkitehtuurisuunnittelussa. PP: Tikesos -hankkeen tietomäärityksiä hyödynnettiin/huomioitiin erityisesti käsitemallien luonnissa. PH: Kohti kumppanuutta ratkaisu noudattaa kuntasektorin sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuria. Hankkeessa ei tehty uusia linjauksia kuntasektorin sähköisen asioinnin arkkitehtuuriin. Hankkeessa arviointiin Lahden ja Oulun KuntaIT hankkeissa toteuttamien sähköisen asioinnin komponenttien hyödynnettävyyttä. Lahden VTJ komponenttia ei hyödynnetty aikataulullisista syistä. Lahden pilotti tehty Lahdessa kehitetylle SOA alustalle. PP: Arkistolaitsen SÄHKE2 määräyksiä noudatettiin PP: Varsinaista riippuvuutta ei syntynyt. Yhteistyötä tehtiin eri hankkeiden kanssa. PP: Aspassa toteutettuja komponentteja (suostumus) pyrittiin hyödyntämään ja jatkehittämään. Oulun CRM -toteutusta ei käsittääkseni hyödynnetty. PP: Pyrittiin tekemään yhteistyötä eri valtakunnallisten hankkeiden kanssa päällekkäisyyksien välttämiseksi sekä kemusten ja tehtyjen ratkaisujen hyödyntämiseksi. Oulussa neljän hankkeen yhteistyönä järjestetyssä seminaarissa esiteltiin eri puolella Suomea meneillään olevaa sähköiseen asiointiin liittyvää kehittämistyötä. Tavoitteena oli tiivistää yhteistyötä eri hankkeiden ja sidosryhmien välillä. Yhteisen ajan löytäminen ainaisessa kiireessä osoittautui yhteistyön suurimmaksi esteeksi. Yhteistyö on aina riippuvainen myös eri ihmisten aktiivisuudesta ja sitoutumisesta sekä molemminpuolisen hyödyn kemisesta. Toimiva yhteistyö olisi onnistuakseen vaatinut yhteistyön koordinoinnista vastaavan tahon sekä yhteisen foorumin, jossa voi jakaa tietoa, tutustua toisten tuotsiin sekä ratkoa ongelmia. PP: Ku -palveluissa käsitellään salassa pidettävää tietoa, joten vahva tunnistautuminen on välttämätöntä. Vahvaa tunnistautumista (pankki- tai mobiilitunnistautuminen) pitäisi vaatia vain tarvittaessa. PH: Hankkeessa hyödynnettiin Vetuma (kansalaisen tunnistus- ja maksamispalvelu) palvelua niissä ohjelman osissa jotka vaativat vahvan tunnistamisen. PP: Hankkeessa toteutetaan kirjautumisportaali niille kunnille, joilla ei ole omaa kuntalaisportaalia/asiointitiliä. PP: Ku palvelukonaisuuden käyttöönotto edellyttää tietojen saamista perusjärjestelmistä.

25 Omistaja LOPPURAPORTTI 25(47) Ysteri Kansallinen koodistopalvelu PP: Tämä riippuvuus ei toteutunut, koska yksityisen ja 3. sektorin palvelut rajattiin toteutuksen ulkopuolelle. PH: Ratkaisussa ei hyödynnetty kansallista koodistopalvelua. 2.6 Arvio onnistumisen edellytyksien asettamisen onnistuneisuudesta Seuraavissa taulukoissa arvioidaan projektin onnistumisen edellytysten asettamisen onnistumista ja syitä miksi niiden määrittely ei ollut onnistunut. PROJEKTIPÄÄLLIKÖN (PP) JA PROJEKTIHENKILÖSTÖN (PH) YLEISARVIO ONNISTUMISEN EDELLYTYKSIEN TOTEUTUMISESTA (arvio asteikolla 1-5, erittäin huonosti - erittäin hyvin) edellytys alkuperäisen edellytyksen kuvaus PP PH Osallistuvien tahojen johdon Sitoutunut johto on edellytys onnistumiselle 3 3 sitoutuminen Projektihenkilöstön Sitoutunut ja osaava henkilöstö luo edellytykset onnistumiselle 4 4 osaaminen ja sitoutuminen Sidosryhmätyöskentely Jatkuva ja vuorovaikutteinen työskentely luo edellytykset onnistumiselle Viestinnän onnistuminen Kiinnitetään erityistä huomiota viestintäsuunnitelmaan ja tiedottamiseen Asiakaslähtöisyys Palvelun käyttäjät ovat mukana sekä prosessien että Asiantuntijoiden osaamisen ja tieto-taidon hyödyntäminen Muutsien vaikutukset organisaatioihin on huomioitu, viestitty ja niihin on varauduttu SOA -palvelut perusjärjestelmiin Avoin yhteistyö tietojärjestelmien tuottajiin Avoimet rajapinnat tietojärjestelmiin Käyttäjälähtöiset käyttöliittymät Yhteistyö Arkkitehtuurin toimivuus ja laajennettavuus Ratkaisun konkreettisuus palveluarkkitehtuurin kehittämisessä. Substanssi- ja IT -asiantuntijoiden osaaminen ja tieto-taito on hyödynnetty Huomioidaan muutsien vaikutukset organisaatioon, valmistellaan organisaatio vastaanottamaan muutos sekä varmistetaan, että konaisuuteen liittyvät tehtävät on tehty SOA -palvelut perusjärjestelmiin 1 1 Yhteistyö rajapintojen toteuttamiseksi perustietojärjestelmiin Effica LPH ja Pegasos 1 2 Käyttöliittymien käytettävyys ja saavutettavuus 3.5 Yhteistyö hankkeen omistajan, osallistuvien kuntien ja KuntaIT:n välillä sujuu kitkattomasti ja osapuolet ovat sitoutuneet hankkeeseen Arkkitehtuuri suunnitellaan varautuen laajaan visioon tulevaisuudessa, mutta kohdennetaan ensimmäisessä toteutusvaiheessa valittuihin ydinprosesseihin. Rajausten kautta voidaan valita ensimmäisen vaiheen toteutuskonaisuus, ja saadaan rakennettua ja käyttöön aikataulussa ja käytettävissä olevilla resursseilla PROJEKTIPÄÄLLIKÖN JA PROJEKTIHENKILÖSTÖN ARVIO ONNISTUMISEN EDELLYTYKSIEN ASETTAMISEN ONNISTUMISESTA aihe miksi toimi tai ei toiminut ja mitä pitäisi tehdä toisin

26 Omistaja LOPPURAPORTTI 26(47) Osallistuvien tahojen johdon sitoutuminen PP: Tampereen kaupungin tuotanto-, tilaaja sekä tietohallintoyksiköiden johto mahdollisti resurssin saamisen projektin eri vaiheisiin: valmisteluun viitearkkitehtuurisuunnitteluun, määrittelyyn, toteutukseen, kilpailutuksiin, viestintään ja markkinoinnin suunnitteluun, testaukseen, koulutuksen ja pilotin suunnitteluun ja toteutukseen. Valtakunnallisen projektiryhmän puheenjohtaja Vesa Komosen ja VM:n kontrolleri Marjukka Saarijärven sitoutumisella ja työpansella on ollut merkittävä vaikutus hankkeen onnistumiselle. Myös Salon kaupungin johto (erityisesti päivähoito) oli sitoutunut hankkeeseen ja varmisti tarvittavat resurssit mm. pilottiin. Muiden osallistuvien tahojen johdon sitoutuminen ei valitettavasti välittynyt hankkeelle. Sitoutumisen puute näkyi erityisesti tarvittavan tuen puuttumisena kaikkein haastavimpien asioiden yhteydessä (lainsäädäntö ja rajapintaneuvottelut). Hankekuntien tietohallintojohtajien osallistumisella ja yhteisen näkemyksen esiintuomisella rajapintaneuvottelujen loppuvaiheessa oli merkittävä vaikutus neuvottelujen vauhdittamiseksi. PH: Sitoutumisessa oli suurta vaihtelua, johtuen osittain ajanpuutteesta. Tämä heijastuu suoraan tulsiin. Johdon rooli oli myös oleellinen, jotta pilotointi olisi onnistunut vielä laajemmin ja kattavammin. Asenneilmapiiri on vasta viime aikoina muuttunut. Projektipäällikkö ja sihteeri ovat joutuneet ottamaan kohtuuttoman vastuun hankkeesta. Projektihenkilöstön osaaminen ja sitoutuminen PP: Projektihenkilöstön osaaminen ja sitoutuminen ovat keskeisiä onnistumisen edellytyksiä näin laajassa ja haastavassa hankkeessa. Projektiryhmissä oli laajasti erilaista osaamista ja kemusta, mutta sitoutuminen ollut vaihtelevaa pääosin ajanpuutteen vusi. Aktiivisia, osaavia ja kehittäjähenkisiä työntekijöitä pyydetään asiantuntijoiksi useisiin projekteihin ja hankkeisiin, eikä työaika tahdo riittää oman varsinaisen työn lisäksi varsinkaan näin laajan ja pitkäkestoisen hankkeen kehittämistyöhön. Substanssiosaajia olisi pitänyt irrottaa projektityöhön 1-2 päiväksi viikossa tai kuukaudessa. Julkisen sektorin ja erityisesti kuntien työntekijät ovat olleet uusien asioiden äärellä erittäin monessa asiassa. Uudet toimintatavat ja käsitteet ovat vaatineet uusien asioiden opettelua ja vanhojen toimintatapojen kyseenalaistamista. Hankkeessa onkin syntynyt valtava määrä uutta osaamista ja kemusta sekä hiljaista tietoa, joita ehdottomasti tulee jatkossa hyödyntää. Osaaminen ei kaikilta osin ole ollut riittävä. Näin laajassa ja haastavassa hankkeessa vaaditaan erittäin monipuolista osaamista ja kemusta hyvinvointipalvelujen ja teknologian kehittämisestä. Ks. lisää kohdasta Asiantuntijoiden osaamisen ja tieto-taidon hyödyntäminen. PH: Hyvin siihen nähden, että kyseessä oli laaja konaisuus, monta sidosryhmään ja haastetta. Tuskin olisivat juuri paremmin voineet toimia haastavassa hankkeessa! Projektin päätoimiset henkilöt sekä tilaajan että toimittajan puolelta olivat sitoutuneita ja osaavia. Asiantuntijoiden osallistuminen otona vaikeutti toteutusta. Kiinnostus ja tahtotila oli hyvä. Uusia asioita myös projektihenkilöstölle. Osallistujat olivat motivoituneita ja aina valmiina oppimaan uutta. Oman kunnan rooli oli epäselvä ja muuttui hankkeen rajaamisen ja henkilövaihdosten johdosta. Sitoutumisessa oli suurta hajontaa. Syynä mm. ajan puute, jatkuva kiire.

27 Omistaja LOPPURAPORTTI 27(47) Sidosryhmätyöskentely Viestinnän onnistuminen Asiakaslähtöisyys Asiantuntijoiden osaamisen ja tieto-taidon hyödyntäminen Hankkeen aikana tapahtuneet henkilövaihdset vaikuttivat sitoutumiseen. PP: Hankkeessa on tehty laajasti yhteistyötä eri sidosryhmien ja tahojen kanssa. Hankkeella oli laaja-alainen kuntasektorin edustajista, käyttäjäryhmistä ja keskeisistä sidosryhmistä koostuva seurantaryhmä, ja koontui kolme kertaa. Seurantaryhmälle esiteltiin hankkeen etenemistä, eri vaiheissa syntyneitä tuotsia sekä palvelukonaisuuden toiminnallisuuksia. Ryhmän jäsenillä oli mahdollisuus tuoda esiin eri toimijoiden tarpeita ja antaa palautetta hankkeessa tehdystä työstä. PH: Toteutunut erinomaisesti! Asioita on ollut niin paljon ja niiden osaamisala on vaihdellut laajasti. Osaaminen ja sitoutuminen asioissa on vaihdellut suuresti. PP: Hankkeessa kiinnitettiin erityishuomiota viestintäsuunnitelmaan ja tiedottamiseen hankeosapuolille. Kuukausittaisten tilanneraporttien avulla projektihenkilöstö pystyi seuraamaan hankkeen etenemistä. Confluence oli toimiva ratkaisu valtakunnallisen projektin yhteiseksi työtilaksi. Kaikki hankkeen dumentit (ml. kousmuistiot) tallennettiin Confluenceen. Hanke järjesti yhteensä yhdeksän valtakunnallista seminaaria ja 10 kpl info- ja keskustelutilaisuutta eri sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille. Hanketta esiteltiin lisäksi lukuisissa muissa seminaareissa ja tilaisuuksissa. Lisäksi pyrittiin markkinoimaan esitteiden ym. materiaalin avulla. Hankkeen etenemisestä olisi voinut tiedottaa enemmän esim. netissä, mutta aika ja resurssit eivät kuitenkaan sitä mahdollistaneet. PH: Tietoa hankkeen etenemisestä oli saatavilla hyvin ko hankkeen ajan. Viestintään on kiinnitetty hyvin huomiota ja Confluence on ollut kaikkien käytössä. PP: Asiakas- ja käyttäjälähtöisyyteen panostettiin hankkeessa voimakkaasti. Asiakkaan osallistaminen palvelujen kehittämiseen -projektiin osallistui laajasti lapsiperheiden parissa työskenteleviä työntekijöitä ja lasten huoltajia. Huoltajat ja työntekijät olivat mukana myös käyttöliittymien kehittämisessä ja testaamisessa. Demonstraatiotilaisuuksiin kutsuttiin loppukäyttäjiä antamaan palautetta. Pilotteihin osallistuvat työntekijät osallistuivat pilottien suunnitteluun, valmisteluun sekä koulutusmateriaalin työstämiseen. Pilottien infotilaisuuksissa järjestelmää esiteltiin tuleville pilottikäyttäjille. PH: Vanhemmat ovat olleet mukana kehittämistyössä ja heillä on ollut mahdollisuus antaa palautetta. Pilotointi ja etukäteen toteutetut haastattelut antoivat mahdollisuuden vaikuttaa. Pilottihenkilöiltä kerättiin mielipiteitä, joten ainakin mahdollisuus palautteen antoon oli olemassa. PP: Lukuisat asiantuntijat ovat oman työnsä ohessa antaneet arvkaan työpansensa hankkeelle. Asiantuntijat ovat jakaneet osaamistaan ja yhdessä ratkaisseet valtavan määrän pieniä ja suuria ongelmia hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Asiantuntijoiden osaamista ja tieto-taitoa hyödynnettiin niin paljon kuin se vain oli mahdollista. Haasteena oli oikean ja riittävän osaamisen löytäminen oikeaan aikaan, sillä eri vaiheisiin ja lukuisiin työpajoihin tarvittiin hyvin erilaista asiantuntemusta. Projektissa oli kaiken aikaa paljon uusia asioita, joista useimmilla ei ollut osaamista tai kemusta ja ulkopuolista osaamista pyrittiin hankkimaan projektin avuksi useisiin eri vaiheisiin. Ulkopuolista osaamista olisi voitu hankkia enemmänkin, mutta myös asiantuntijapalvelujen hankinta vaatii myös aikaa ja osaamista: Pitää tietää minkälaista osaamista tarvitaan, kuinka paljon sitä tarvitaan sekä mistä löytää parhaat tekijät. Pitää myös osata määritellä vertailukriteerit ja vaatimukset sekä tuotset.

28 Omistaja LOPPURAPORTTI 28(47) Muutsien vaikutukset organisaatioihin on huomioitu, viestitty ja niihin on varauduttu SOA -palvelut perusjärjestelmiin Avoin yhteistyö tietojärjestelmien tuottajiin Avoimet rajapinnat tietojärjestelmiin PH: Varmasti koetettiin, mutta saatiinko sitä aina, kun sitä olisi tarvittu? Uusia asioita oli kaikille osapuolille paljon. Mahdollisuuksien rajat eivät aina olleet ihan selvillä kaikille osapuolille. Yhteistyö oli hyvää. Osaajat olleet kaiken aikaa mukana ja heitä on kuunneltu. Eri tahojen osaamista käytettiin hyväksi. Kyllä hyödynnettiin, työpajatyöskentelyt olivat hyviä. Hankkeessa on ollut mukana hyvin erilaisia osaajia ja substanssi osaajia on kuultu. PP: Hankkeen omistajuus olisi pitänyt olla jo tuotannolla tai tilaajalla, esim. lasten ja nuorten tilaajapäälliköllä, jotta muutsien vaikutukset olisi huomioitu paremmin ja käyttöönoton suunnittelu aloitettu riittävän ajoissa. Projektiryhmän pj (TRE): Hankkeesta informoitiin säännöllisesti sekä tilaajan ja tuottajan eri johtoryhmiä. Tarvittaessa hankkeen etenemisestä ja käytännön kehittämistarpeista neuvoteltiin erikseen hankkeeseen liittyvien tuotantoalueiden johdon kanssa. Hanke toteutti Tampereen kaupunkistrategiaa ja sen eteneminen oli lasten ja nuorten palvelustrategian arviointimittarina. PH: Ei toteutunut. Hankkeessa ei määritelty eikä toteutettu SOA palveluita perusjärjestelmiin. PP: Yhteistyö eri toimittajien kanssa on toiminut erittäin hyvin. Myös toimittajien välinen yhteistyö sujui erittäin hyvin, vaikka ovat kilpailijoita keskenään. Kaikkien toimittajien tahtotila vaikutti merkittävästi lopputulseen. Kohti kumppanuutta hankkeeseen osallistumista pidettiin myös hyvänä meriittinä tai referenssinä tulevia kilpailutuksia varten. Yhteinen tahtotila ja positiivinen, avoin yhteistyö näkyi erityisesti testaus- ja pilotointivaiheissa kun Ku -toiminnallisuudet integroitiin portaaleihin. Se oli erittäin haasteellinen monen osapuolen (kahdeksan eri osapuolta) yhteistyötä vaativa prosessi. Ks. dumentti: Kohti kumppanuutta -integroinnista - Kemuksia hankkeen konaiskoordinoinnista. Perusjärjestelmätoimittajat: Toimittajien kanssa käytiin lukuisia neuvotteluja rajapintojen saamiseksi, mutta neuvotteluja pitkitettiin tietoisesti, koska Ku koettiin uhaksi ja kilpailijaksi. PH: Perustietojärjestelmätoimittajat: Konkretisoitui tietojen siirtämistarpeen torpedoimisena. Integraationneuvotteluissa on ollut haasteita. Yritys oli viiden pisteen arvoinen, mutta vastapuoli ei ollut halukas. Muut toimittajat: Palveluntuottajien kanssa yhteistyö on ollut hyvä. Halua palvella riitti, vaikka määrittely oli osin haastava PP: Ku järjestelmässä on avoimet rajapinnat. Avoimia rajapintoja perustietojärjestelmiin ei onnistuttu saamaan loppuraportin kirjoittamisen aikana. Hankkeen loppuvaiheessa saatiin kuitenkin käynnistettyä Effican rajapintoja koskeva määrittelyprojekti. Varsinaisten rajapintojen toteutusta varten tulee käynnistää erillinen projekti hankkeen päättymisen jälkeen. Logica tarjosi erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja rajapintojen toteuttamiseksi. Tampereen Tietohallinto selvittää, mikä ratkaisu kannattaa hankkia. PH: Ei ole realistinen tavoite vielä nykypäivänä. Se opittiin. Epäonnistui suurelta osin tietojärjestelmien toimittajien vusi. Osasyynä myös lain jäykkyys. Tämä on haasteellista mille tahansa julkishallinnon projektille. Toteutetun järjestelmän osalta toteutui hyvin, mutta perustietojärjestelmien osalta heikosti.

29 Omistaja LOPPURAPORTTI 29(47) Käyttäjälähtöiset käyttöliittymät Yhteistyö Arkkitehtuurin toimivuus ja laajennettavuus Ratkaisun konkreettisuus Rajapintojen yhteistyöneuvottelut ovat vieneet aikaa. Integraatioiden rajaaminen hankkeen ulkopuolelle oli hyvä, sillä integraatio olisi vaarantanut hankkeen onnistumisen. PP: Loppukäyttäjät ovat olleet mukana käyttöliittymien kehittämisessä ja käytettävyystestauksissa. Käyttöliittymiä ei kuitenkaan parannettu/korjattu kuin vakavampien virheiden ja puutteiden osalta ennen pilotteja. Navigaation kömpelyys ja käyttöliittymän ulkoasu aiheuttivat huonoja käyttökemuksia. Käyttökemukseen vaikuttivat lisäksi VetumaSSO:n toimimattomuus (sovellus vaati jatkuvasti vahvaa tunnistautumista) sekä liian lyhyet istunnot sekä se, ettei sovellus toiminut uusimmilla selaimilla (esim. IE9). Käytettävyyteen vaikuttavat tekijät korjataan hankkeen aikana. PH: Käyttöliittymien ulkoasussa on parantamista PP: Yhteistyö eri osapuolten välillä on sujunut yllättävän kitkattomasti. Hankekunnille olisi pitänyt selkeämmin vastuuttaa tiettyjä osa-alueita. Tämä olisi voinut sitouttaa hankekuntia paremmin. PH: Siitä suuri kiitos kuuluu projektin vetäjälle, ja on pitänyt yhteistyölankoja kiitettävästi hallinnassa! Vaativa hanke ja kestoltaan pitkä, taisi uuvuttaa monia. Toivomisen varaa. Pilottien kanssa yhteistyö toimi varmaan paremmin. PP: Arkkitehtuurisuunnittelussa varauduttiin laajaan visioon tulevaisuudessa ja se kohdennettiin ensimmäiseen toteutusvaiheeseen valittuihin palveluihin. PH: Tähän pyrittiin. Lainsäädännöllinen pohja ja varmuus olisi voinut edesauttaa kehitystyötä. Ydinprosessien valinta olisi saanut olla selkeämpi. Oli hyvä, että rajausta ruvettiin tekemään jo alkuvaiheessa. Tästä on sitten helpompi laajentaa. PP: Rajausten kautta valittiin ensimmäisen vaiheen toteutuskonaisuus. Käytännössä keskityttiin pilotoitaviin toiminnallisuuksiin ja muut toiminnallisuudet jäivät vähemmälle huomiolle. Suunnittelu- ja määrittelyvaiheiden viivästymisen vusi varsinaiselle tekniselle toteutukselle jäi hyvin vähän aikaa. Yritettiin toteuttaa liian paljon liian lyhyessä ajassa. Kireä aikataulu vaikutti myös järjestelmän laatuun. PH: Tämä konkretisoitui pilotoinneissa. Tosin ennen tuotannon käyttöönottoa on vielä tekemistä. Rajaus olisi pitänyt tehdä selkeämmäksi

30 Omistaja LOPPURAPORTTI 30(47) 3 Arvio projektin organisoinnin ja hallinnon onnistumisesta 3.1 Arvio projektin hallinnan organisoinnin yleisperiaatteiden toimivuudesta tässä projektissa Seuraavassa arvioidaan projektin hallinnan periaatteiden toimivuutta tässä projektissa. PROJEKTIPÄÄLLIKÖN JA PROJEKTIHENKILÖSTÖN YLEISARVIO ORGANISOINNIN YLEISPERIAATTEIDEN TOIMIVUUDESTA periaate arvio toimivuudesta PP PH Projektin hallinnon ja organisoinnin tulee perustua KuntaIT:n projektihallinnan ja menetelmään Projektin hallinta vaiheittain PP: Hankkeen hallinto ja organisointi perustui KuntaIT:n projektihallintamalliin. KuntaIT:n projektihallintamalli ja muut yleiset IT -projektien hallintamallit olivat vieraita ja omaksuminen vaati oman aikansa. KuntaIT:n hallintamalli vaikutti alkuun todella laajalta ja monimutkaiselta ja PMO tuki oli erittäin tarpeellinen. Tukea olisi tarvittu enemmänkin. Mallissa on selkeästi määritelty eri toimijoiden roolit, tehtävät ja päätösvaltuudet, mutta eivät toimineet käytännössä ihan kaikilta osin. Projektin suunnitteluvaiheessa tavoitteiden, tehtävien, tuotosten ja vaatimusten tarkentaminen vei kohtuuttoman paljon aikaa. Projektisuunnitelmaa tarkennettiin ja päivitettiin ko projektin ajan. Eri taulukoiden kuten esim. tehtäväluettelon ylläpitäminen todella kireässä aikataulussa oli erittäin haasteellista. PH: Hankkeessa oli tarkkaan nimetty roolit ja vastuualueet, mutta käytännössä sitoutuminen tehtäviin oli vaihtelevaa. Osa hankkeen toimijoista oli erittäin sitoutunut. Hankekuntien roolit olisi voitu jäsentää tarkemmin. Henkilöstön vaihtuvuus toi mukanaan haasteita. PP: Projekti toteutettiin vaiheittain. Valmistelu- ja suunnitteluvaiheissa toteutettiin useita vaiheita yhtä aikaa. Vasta varsinaisessa toteutusvaiheessa projektin hallinta eteni selkeämmin vaiheittain. Monitoimijaympäristössä yhteistyön koordinointi ja tehtävien vastuuttaminen osoittautuivat onnistumisen avaintekijöiksi. Tämä edellyttää eri vaiheiden välietappien ja tehtävien tunnistamista, tarkkaa aikataulutusta, pienienkin työtehtävien vastuuttamista, säännöllistä seurantaa ja yhteisiä statuspalavereita sekä dumentointia. (Ks. Kemuksia hankkeen konaiskoordinoinnista, Kohti kumppanuutta integrointidumentti) PH: Projektin toteutus onnistui vaiheittain. Konaisuus oli ko ajan hankkeen projektipäällikön hallinnassa. Kilpailutus ja lainsäädäntötyö vei suunniteltua enemmän aikaa. Matalammalla organisaatiolla olisi ehkä voitu työskennellä tehkaammin. /ei /ei

31 Omistaja LOPPURAPORTTI 31(47) 3.2 Arvio projektin organisoinnin onnistuneisuudesta Kohti kumppanuutta -lapsiperheiden rajattomat palvelut -hankkeen organisaatio. Seuraavassa arvioidaan projektin organisoinnin onnistuneisuutta. PROJEKTIPÄÄLLIKÖN JA PROJEKTIHENKILÖSTÖN YLEISARVIO PROJEKTIN ORGANISOINNIN ONNISTUNEISUUDESTA (arvio asteikolla 1-5, erittäin huonosti - erittäin hyvin) organisoinnin aihe arvio toimivuudesta PP PH Projektiorganisaatio: hankkeen PP: Projektiorganisaatio oli todella massiivinen. Organisaatiossa oli sekä valtakunnallisia että paikallisia organisoituminen projektiryhmiä. Samoja asioita käsiteltiin lukuisissa eri konaisuudessaan. ryhmissä. Asioiden käsittely ja päätöksenteko oli välillä erittäin hidasta, mikä aiheutti haasteita etenemiselle. Projektihenkilöstön vaihtuvuus ja jatkuva kiire aiheuttivat hankkeelle suuria haasteita, esimerkiksi hankkeen omistaja ja ohjausryhmän puheenjohtaja vaihtuivat kolme kertaa hankkeen aikana. Muiden hankekuntien vastuulla olevia osaprojekteja ei toteutettu lainkaan. Työpajoihin pyrittiin kutsumaan vain tarvittavat asiantuntijat. Työt etenivät yksittäisten aktiivisten ja sitoutuneiden asiantuntijoiden ansiosta! Pilottiin siirtymisen myötä jouduttiin lisäksi perustamaan pilottiyksiköiden seurantaryhmä pilotin toteutumisen seuraamiseksi sekä pilottikemusten, palautteiden ja kehittämistarpeiden keräämiseksi. Tampereen kaupungin tietohallintoyksikön organisaatiomuutsen myötä projektipalvelut siirtyivät Tampereen kaupungin hallintopalvelukeskuksen alaisuuteen vuoden 2011