KEHITTÄMISHANKE Tavoite 1-ohjelman hankkeen hallinta ja raportointi Joensuu Reijo Keränen Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta

Transkriptio

1 KEHITTÄMISHANKE Tavoite 1-ohjelman hankkeen hallinta ja raportointi Joensuu Reijo Keränen Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 1

2 Hankkeen kokonaiskuva Hankkeen hallinnon ja toteutuksen näkemysvaatimus EU- osarahoitteisessa hankkeessa WTO EU:n parlamentti ja komissio: rakennepolitiikka Jäsenvaltio: hallitusohjelma Sektoriministeriöt: toimialatavoitteet Seurantakomiteat: ohjelman tavoitteet TE-keskukset: sektoripolitiikkojen tavoitteet alueilla Maakunnan liitot: alueiden (maakuntaohjelmien) tavoitteet Seutuhallinto: seutukunnan tavoitteet/kuntahallinto Yritysten tavoitteet: elinkeinoelämän tavoitteet Kuntien tavoitteet: kvalt, khall. Hankkeiden ohjausryhmät/hallitukset/taustaorganisaatiot Hankkeiden operatiivinen johto HANKKEIDEN TOIMINTA TULOKSET Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 2

3 Hanke osana rakennepoliittista kehittämistyötä; Euroopan unioni osallistuu hankkeen rahoitukseen Euroopan unionin tavoitteet Rakennerahastot (4 kpl) Euroopassa 28 mrd. vuodessa Jäsenvaltion tavoitteet Ministeriöt / Sektoritavoitteet Alueiden tavoitteet Suuralueet, Maakunnat, Seutukunnat Paikalliset tavoitteet Yritykset, yhteisöt, perheet, yksilöt Suomeen 300 milj. vuodessa 300 milj. vuodessa 300 milj. vuodessa Tarpeet ja niiden ratkaisukeinot Hankkeet ja toimenpiteet hanketta/v jos /hanke Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 3

4 Hankkeen neljä näkökulmaa 1. Ohjelman näkökulma (esimerkiksi tavoite 1-ohjelma-asiakirja) = päärahoittajien näkökulma 2. Toteuttajan näkökulma = hankkeen näkökulma = hankkeen toteuttajan ja organisaation näkökulma 3. Toimenpiteen kohteen näkökulma = asiakkaan näkökulma 4. Kehittämisprosessin (1.-3. edellä) ulkopuolisen henkilön tai yhteisön näkökulma = kohdealueelle tulevien vaikutusten/kohdealueella koettavien vaikutusten näkökulma Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 4

5 Hankkeen neljä näkökulmaa.. 1. WTO EU SUOMI Alue Kehittämisen 2. Hanke 3. Toimenpide prosessi 4. Kohdealue/vaikutukset yhteisöt yksilöt Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 5

6 Toimenpide-kohdejoukko-vaikutus alueelle TP1 TP5 TP4 Kohdealue/ Toimenpiteiden (TP) vaikutukset? TP2 TP6 TP3 Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 6

7 Hankkeen neljä näkökulmaa ja arviointi Hankkeen ja sen toimenpiteiden arvioinnin toteutus riippuvat em. näkökulmasta. On mahdollista - arvioida päärahoittajien (kehittämispolitiikkojen) suunnasta hanketta, toimenpiteitä ja niiden lopullisia vaikutuksia (ylhäältä alas). - arvioida hankkeen, organisaation suunnasta kehittämispolitiikkoja ja toisaalta toimenpiteitä ja niiden lopullisia vaikutuksia (organisaatiosta ylös ja alas). - arvioida toimenpiteiden, asiakkaiden, suunnasta hanketta, kehittämispolitiikkoja ja toisaalta lopullisia vaikutuksia (toimenpiteestä ylös ja alas) - arvioida lopullisten vaikutusten, ulkopuolisten suunnasta toimenpiteitä, hanketta ja kehittämispolitiikkoja (alhaalta ylös) Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 7

8 Hankkeen asema suhteessa ohjelmaan Päätavoite Kansallinen taso Päätavoite EU-taso Päätavoite ohjelmatasolla Päätavoite aluetasolla A MAAKUNTA B Seutukunta Kunta Päätavoite hanketasolla Yhteisö a b Toimenpide 1 Toimenpide 2 Toimenpide 3 A= tavoitetietojen tuonti hankkeelle (mikä on hankkeen tehtävä ohjelmassa), B= tulostietojen vienti hankkeelta (miten hankkeen tehtävää ohjelmassa on toteutettu) a=tavoitetietojen tuonti toimenpiteelle (mikä on toimenpiteen tehtävä koko hankkeessa), b=tulostietojen vienti toimenpiteeltä (miten toimenpiteen tehtävää on toteutettu). Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 8

9 Hankkeen asema Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 9

10 Hankkeen vaatimuksia Laadukas hanke - vaikuttaa aluetalouteen ja hyvinvointiin positiivisesti esimerkiksi yritysten kannattavuus, työllisyys - lisää osaamisen ja teknologian käytettävyyttä / merkitystä - parantaa ja edistää verkostomallista toimintaa - huomioi kestävän kehityksen tavoitteet ml. ympäristö ja tasa-arvo hanke parantaa alueen kilpailukykyä - tuottaa toimintamalleja, joita voidaan siirtää; nk. hyvät käytännöt Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 10

11 Hankkeen tulevaisuus - Hankkeet ovat aluepolitiikan toteuttajia - Hanketoiminta ei ole saanut jakamatonta ymmärtämystä julkisen sektorin rooli: korvataanko tavanomaista toimintaa EUrahoituksella? yritykset ja niiden tarpeet: yritysten sitoutuminen o yritysten osallistumisessa meneillään suuri muutos - Hanketoiminta jatkuu - Tulee lisää vaatimuksia: tulokset tehokkuus ammattimaisuus liiketoimintamaisuus osaamisen osto ja myynti, sopimukset asiantuntemuksen vaihto, kanavointi tuotteistaminen sektoroituminen osaaminen Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 11

12 Hankkeen ominaisuuksia ja vaatimuksia - Analyyttisesti johdettu ratkaistava ongelma - Rajattu tehtävä - Hyvä suunnitelma on looginen ja ymmärrettävä - Selvät tulostavoitteet - Tarkka aikataulu - Määritetyt resurssit - Oikein organisoitu hallinto - Systemaattinen ja johdonmukainen toteutus - Johdonmukainen seuranta - Järjestelmällinen arviointi ja arviointitulosten käsittely; johtopäätökset ja esitykset - Yhteistoiminta - Tiedottaminen Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 12

13 Hankkeen idea Muokatun kaavion lähde: Silfverberg, P. Ideasta projektiksi Projektinvetäjän käsikirja. VÄLITTÖMÄT TULOKSET VÄLITÖN TAVOITE KEHITYS- TAVOITE VAIKUTUS NYKY- TILANNE PANOKSET ORGANISAATIOT AIKATAULU Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 13

14 Hankkeen päävaiheet Rahoituspäätös Poliittinen ohjaus Asiantuntijaohjaus/toimihenkilöohjaus Ongelma Tavoite Suunnitelma Keinot Toimintaympäristön ennakointi Hankkeen tarve Arviointi Väliarviointi Ennakkoarviointi Jälkiarviointi Toteutus Seuranta Tulos Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 14

15 Hankehallinnon yleisiä tehtäviä - Hankkeen hallinnolla on vain yksi varsinainen tehtävä: hallinnon on toteutettava hankkeen hyväksytyt tavoitteet. - Tavoitteet on kirjattu hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan hankkeen hallinto toimii hyväksytyssä hankesuunnitelmassa esitettyjen tavoitteiden saavuttamisen edellyttämällä tavalla. - Hanke on lähes aina alisteinen esimerkiksi toteutusalueen (yksilö, yhdistys, yritys, kylä, kunta, seutukunta, maakunta ) tavoitteille. - Tästä seuraa, että hankkeen hallinnon on sitouduttava myös näiden aluetasojen tavoitteisiin hankkeen hallinnon on otettava nämä tavoitteet huomioon (rahoittajan puheoikeus) Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 15

16 Hankehallinnon tehtäviä.. Hankkeen hallinto joutuu ainakin seuraavien vastuiden eteen: - Tarkistaa ja valvoo suunnittelun kohdentumista, valintoja ja niiden perusteiden oikeellisuutta huomioiden ylempien tasojen tavoitteet. - Tekee linjavalinnat, valvoo ja ohjeistaa toimivaa johtoa valintojen toteutuksessa. - Antaa näkemystä ja tukea mahdollisissa ristiriitatilanteissa. - Vastaa hankkeen taloussuunitelman seurannasta. Näiden perustehtävien lisäksi hallinnolla on ainakin kaksi lisätehtävää: - Antaa hallinnon jäsenten yhteydet hankkeen toimivan johdon käyttöön - Antaa (poliittisen) selkänojan tehdyille valinnoille ja yksittäisille operaatioille toimivalle johdolle yleensä Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 16

17 Hankehallinnon valitseminen ja hallinnon intressi - Hallinto tulee valita ainakin ydinosaltaan ennen toteutusvaihetta. Hallinto muodostuu siis suunnitelmaa laadittaessa. - Hallinnon vastuullinen ydin on jo olemassa ennen hankkeen valmistelua; vastuullisen organisaation oma hallinto. - Hallinnon asettamisella voidaan ohjata hankkeen toimintaa ja tuloksellisuutta hallinto mahdollistaa tavoitteiden toteutumisen. - Mikä intressi on olla mukana hankkeen ohjauksessa tai vetovastuussa? Taloudellista intressiä/sitoutumista (vrt. yrityksen hallinto) ei ole? Henkilökohtaista intressiä ei yleensä ole! Poliittinen intressi? Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 17

18 Hankehallinnon valinta ja intressi.. - Hankehallinnon on tuettava tehtyjä hankkeen linjavalintoja mahdollisimman pitkälle. - Hankehallinnon on tuettava toimivaa johtoa mahdollisimman pitkälle. - Jos ristiriitoja kuitenkin syntyy, on ne rekisteröitävä heti ja on tehtävä nopeasti selkeät johtopäätökset ja toimenpiteet. Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 18

19 Hanke ja riski - Julkisella kehittäminhankkeella on erilainen riski kuin esimerkiksi yrityshankkeella. - Riski ei ole suoraan taloudellinen vaan lähinnä toiminnallinen. - Riskien hallintaan kiinnitettävä huomiota organisaatiokohtainen Hankekäsikirja (vrt. Toimintajärjestelmä), jossa selvästi kuvataan hankkeen eri vaiheiden toimintamallit ja jaetaan vastuut. Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 19

20 Ohjausryhmän peruskokoonpano - Hankkeen lopullinen vastuunkantaja hallinto-organisaation johtaja ja hallituksen puheenjohtaja - Hankkeen käynnistäjän tai idearyhmän edustaja - Hankkeen perusteeman varsinainen asiantuntija - Rahoituksen [muu kuin hankerahoitus] ja liiketoiminnan asiantuntijat - Lakiasioiden tuntija - Alueen politiikan edustaja - Tarpeen mukaan kutsutaan jäseneksi tai kuullaan asiantuntijoina sopimukset tuoteoikeudet tilinpito, kirjanpito ennakointi arviointi Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 20

21 Ohjausryhmän tehtävät ja vastuut (EMOTR) Ohjausryhmän tehtävänä on - sopia hankkeen keskeisestä sisällöstä - hyväksyä tarkennetut hankesuunnitelmat ja maksatusperiaatteet - valvoa ja seurata hankkeen määrärahojen käyttöä - seurata hankkeen etenemistä sekä tavoitteiden ja tulosten saavuttamista sekä analysoida saavutettuja tuloksia - toimia linkkinä hankkeen sidosryhmiin tiedottamalla hankkeen toiminnasta - valita hankkeelle vetäjä; ohjausryhmä voi myös vaihtaa vetäjän, mikäli hanke ei etene hänen johdollaan (vrt. seuraava kalvo) - puuttua hankkeen toteutukseen silloin, kun se ei etene hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti tai jos ohjausryhmä havaitsee hankkeessa epäselvyyksiä, lainvastaisuutta tai väärinkäytöksiä - Ohjausryhmä vastaa omalta osaltaan hankkeen vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta; hankkeen väli- ja loppuraporttien on oltava ohjausryhmän hyväksymiä. Lopullinen vastuu hankkeen toteutumisesta on hankkeen rahoituksen hakijataholla, taustaorganisaatiolla (vrt. seuraava kalvo). Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 21

22 Vastuussa oleva organisaatio, hallinto-organisaatio, hallinnoija.. - Hankkeiden hallinnoijalta [hakemuksen allekirjoittajalta] odotetaan ammattimaista otetta ja osaamista. - Hankkeen hallinnoija vastaa lopulta hankkeen tuloksista, taloudesta maksuvalmius kirjoittaako ohjausryhmä pankkitakauksen hankkeen vastuullisen organisaation tililimiitille? - Hankkeen hallinnoinnista vastaava organisaatio on organisaation sisäisen vastuutuksen mukaisesti vastuussa hankkeesta/hankkeista. toimitusjohtaja - johtoryhmä - hallituksen puheenjohtaja/hallitus - valtuusto - Hankehenkilöstön on oltava tietoinen omasta vastuustaan hankkeessa ja vastuustaan organisaation hallinnolle. hankehenkilöstön asema on usein organisaatiossa väljä tai jopa määrittelemätön - Koko organisaation osaaminen on otettava/otettavissa käyttöön. hanke on osa organisaatiota; hankkeen vastuupolku päättyy organisaation huipulle Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 22

23 Talouden hoito ja hankehallinto - Kirjanpidosta, raportoinnista ja maksatukseen liittyvistä yksityiskohdista on olemassa ohjeet ja säädökset (esimerkiksi 12 tukikelpoisuussääntöä: asetus 1685/2000). - Niitä pitää noudattaa ja neuvotellen soveltaa. Kannattaa konsultoida päärahoittajan hankehallinnon henkilökuntaa. - Maksuvalmiuden ylläpito on pienten hallinnoijien haaste. Ennakkojen maksu kustannusten kertyminen. Rahoituskulut eivät ole tukikelpoisia Luottokäytännöt: lainan takaajat, tappion takaajat Hallinto-organisaation rooli korostuu Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 23

24 Talouden hoito ja hankehallinto: tukikelpoisuussäännöt 1. Tosiasiallisesti suoritetut maksut 2. Tulojen käsittely kirjanpidossa 3. Rahoituskulut ja muut maksut ja oikeudelliset kulut 4. Käytettyjen koneiden ja laitteiden hankkiminen 5. Maanhankinta 6. Kiinteistön hankinta 7. ALV ja muut verot ja maksut 8. Riskipääoma- ja lainarahastot 9. Takuurahastot 10. Leasing 11. Rakennerahastojen hallinto- ja toteuttamiskulut 12. Menojen tukikelpoisuus toimen toteutuspaikan mukaan Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 24

25 Raportointi on osa hallintoa - Joustava ja hyvä talousraportointi edellyttää hyvää taloushallintoa, ennen muuta hyvää talousseurantaa. Raportointi muodostuu osittain hankerutiiniksi. - Taloushallintotiimi otettava käyttöön varsinkin, jos organisaatiolla on toteutettavana useita hankkeita vastuiden ja osaamisen jako. - Tulosraportoinnin ja talousraportoinnin on tuettava toisiaan. - Tulosseurantaan ja raportointiin on olemassa mm. verkon yli toimivia järjestelmiä. - Tarkastus ja tilintarkastus ovat raportoinnin resursseja, jotka tulee hyödyntää. Konsultoiva, pyydetty tarkastus Talouden ennakkoarvio Tilintarkastajista hankehallinnon resurssi Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 25

26 Raportointi on osa hallintoa.. - Raportointi hanketasolta ylös rahoittajille ja ohjelmatasolle on vain yksi raportointimuoto - Raportointiajan puuttuminen aiheuttaa hankaluutta. Kun raportointiaikaa ei ole, on jouduttu hakemaan hankkeelle jatkoaikaa. o Toteutusaika vs. tukikelpoisuusaika On syytä määrittää suunnitelmassa erikseen toteutusaika ja tukikelpoisuusaika - Raportointi hanketasolla toimenpiteiltä hankkeen hallinnolle ja palaute hallinnolta toimenpiteelle on kaikkein tärkein raportointimuoto. - Osa raporteista tulee esimerkiksi ohjusryhmälle vain tiedoksi, koska ohjausryhmä ei ole kaikilta osin päättävä elin. - Raportoinnin tekniikka ja sisällön minimivaatimus ovat selkeät/ohjatut. Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 26

27 Ohjelman ja hankkeen asema: tiedon kulku Päätavoite Kansallinen taso Päätavoite EU-taso Päätavoite ohjelmatasolla Päätavoite aluetasolla A MAAKUNTA B Seutukunta Kunta Päätavoite hanketasolla Yhteisö a b Toimenpide 1 Toimenpide 2 Toimenpide 3 A= tavoitetietojen tuonti hankkeelle (mikä on hankkeen laaja tehtävä?), B= tulostietojen vienti hankkeelta (miten hankkeen laajaa tehtävää ja tavoitetta on toteutettu?) a=tavoitetietojen tuonti toimenpiteelle (mikä on toimenpiteen tehtävä koko hankkeessa?), b=tulostietojen vienti toimenpiteeltä (miten toimenpiteen tehtävää ja tavoitetta on toteutettu?). Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 27

28 Asiakirjojen säilyttäminen Kaikki hankkeessa syntynyt aineisto (hakemusasiakirjat, päätökset, kirjeenvaihto, väli- ja loppuraportti, maksatushakemukset, ohjausryhmän pöytäkirjat liitteineen, kirjanpitoaineisto tositteineen) on säilytettävä saakka (nykyinen tieto). Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 28

29 Kolme kysymystä hankehallinnasta: 1. Mitkä ovat oikein organisoidun hankkeen ohjauksen tunnusmerkit? TALOUSPÄÄLLIKKÖ: - Koko hankkeeseen osallistuva henkilöstö tekee tiivistä yhteistyötä tiimiajattelun kehittäminen - Aukoton sisäinen tiedotus - Linjakas ulkoinen tiedotus KEHITTÄMISPÄÄLLIKKÖ: - Reaaliaikainen ja jatkuva tietojen vaihto, jota tapahtuu ilman erillisiä kyselyjä - Hankkeen toimintaa ja tavoitteita tarkastellaan jatkuvasti ilman erillisiä päivämääriä; näin voidaan reagoida heti muutoksiin esimerkiksi rahoittajan vaatimat tiedot eivät ole suuren työn takana - Hankkeen toteuttajan ja hallinnoijan roolit ovat mahdollisimman lähellä toisiaan Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 29

30 Kolme kysymystä hankehallinnasta: 2. Mitkä ovat oikein organisoidun hankkeen ohjausryhmän tunnusmerkit? KEHITTÄMISPÄÄLLIKKÖ: - Ohjausryhmä pitää päälinjat kunnossa; linjat ovat kaikille jäsenille selvät - Ei puutu pieniin asioihin, vaan luottaa vastuuhenkilön kykyihin ei kuitenkaan ole kumileimasin, vaan pitää vastuuhenkilöt hereillä - On jonkin verran nykyhetkeä edellä, jotta pystyy osoittamaan hankkeen ohjausvaikutuksen/tarpeen - On kokoonpanoltaan sellainen, että erilaisia näkökantoja tulee tasapuolisesti esille - Puheenjohtaja on täysin puolueeton ja pitää jäsenet tiukasti asiassa Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 30

31 Kolme kysymystä hankehallinnasta: 3. Mitä pitää huomioida hyvien käytäntöjen mallintamisessa ja tuotteistamisessa? TALOUSPÄÄLLIKKÖ: - Organisaation sisäinen yhteistyö; hyvät käytännöt ja ideat täytyy pystyä jakamaan muiden kanssa - Eri hanketiimien toiminnan välinen vertailu ja arviointi toimintatapojen siirto ja jalostaminen - Dokumentointi ja dokumenttien käytettävyys; tiedotteet ja muut dokumentit verkossa (sisäinen ja ulkoinen verkko) imuroitavana KEHITTÄMISPÄÄLLIKKÖ: - Erittäin hankala kysymys. Koko ajan on kyettävä oppimaan sekä hyvät että huonot asiat ja tarkasteltava toimintatapoja aina täysin yksilöllisesti hankkeen ja sen ominaispiirteiden valossa. - Yleismalli tai runko voidaan muodostaa pikaisestikin myös tuotteeksi, mutta toimintatavan tarkennus ja viimeistely on aina hankekohtainen, ei edes tuensaajakohtainen Laadukas hanke 2002 Hankkeen hallinta 31