LAKIASIAT. Luku 11. Yleistietoja

Transkriptio

1 LAKIASIAT Yleistietoja Lakiasiainjaosto huolehtii järjestön tavaramerkin maailmanlaajuisesta rekisteröinnistä, globaalista vakuutusohjelmasta sekä riskinhallinnasta ja oikeudellisista toimista. Tämän lisäksi jaosto opastaa lioneita järjestön säännön ja ohjesääntöjen sekä hallituksen sääntökokoelman tulkinnassa ja toimeenpanemisessa, kansainvälisessä vaalimenettelyssä, kansainvälisten johtajien valintoihin ja tukemiseen liittyvissä asioissa sekä erimielisyyksien selvittelyissä ja vaalipiirien tekemissä valituksissa. Jos sinulla on kysymyksiä tavaramerkistä, vakuutuksista, sääntöihin tai muihin lakiasioihin liittyen, ota yhteys lakiasioiden jaostoon sähköpostilla tai puhelimitse Järjestöllä on lain mukainen velvollisuus suojella Lions Clubs Internationalin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Tämän vuoksi hallitus on laatinut Lionsklubien kansainvälisen järjestön tavaramerkkisäännöt. Nämä säännöt määrittelevät järjestön tavaramerkit ja antavat jäsenille, klubeille ja piireille (yksittäis-, osa- ja moninkertais-) ohjeet siitä kuinka ja milloin he voivat käyttää järjestön tavaramerkkiä. Seuraavassa annetaan yleiskatsaus tavaramerkkisääntöihin liittyen Lions -nimeen ja logoon piirien ja klubien aktiviteeteissa. Lisätietoja järjestön tuotemerkistä saa verkkosivulta tai Lakiasiain resursseista. Tavaramerkin määritelmä. Kaikki olemassa olevat ja tulevat järjestön nimet, tunnukset, logot, leimat, rekisteröidyt tavaramerkit ja muut tavaramerkkeihin liittyvät edut, mukaan lukien, mutta ei ainoastaan Lions, Lioness, Leo, Lions Clubs, Lions International tai Lions Clubs International. Järjestön tunnus. Tämän järjestön tunnus ja jokaisen perustetun klubin tunnuksen tulee olla samanlainen kuin alla annettu tunnus. Kukin klubi saa käyttää vain järjestön virallista tunnusta ilman muutoksia. Järjestön liikemerkin rekisteröinti. Järjestömme liikemerkit ovat Lions Clubs Internationalin lakiasiain jaoston rekisteröimiä ja hallinnoimia. Moninkertais-, yksittäis- ja osapiirit eivät saa ottaa lionsmerkkiä käyttöön XI - 1

2 ilman virallista lupaa lakiasiainosastolta. Velvollisuus noudattaa ja raportoida luvaton käyttö. Kaikilla järjestön virkailijoilla, hallituksen jäsenillä, kuvernöörineuvoston puheenjohtajilla ja ensimmäisellä ja toisella varapiirikuvernöörillä on velvollisuus hyväksyä näiden sääntöjen noudattaminen ja kannustaa tavaramerkkisääntöjen noudattamista, raportoida kaikki järjestön tavaramerkin sopimaton käyttö lakijaokseen ja ilmoittaa tämä vastuu kirjallisesti joka vuosi lakijaokseen. Automaattinen lupa käyttää järjestön tuotemerkkiä. Lionjäsenille, klubeille ja piireille myönnetään automaattisesti oikeus ja lisenssi käyttää järjestön tavaramerkkejä järjestön tarkoituksen tai klubien ja piirin toiminnan edistämiseksi, kuten sponsoroitujen ohjelmien, projektien, paikkakunnan palvelun ja muiden tapahtumien edistämiseksi, kunhan se tapahtuu sopusoinnussa kansainvälisen hallituksen aika ajoin tarkistamien ohjesääntöjen mukaisesti ja kunhan tuotemerkkejä ei käytetä sellaisten tuotteiden myymiseen, mitkä ovat muuten ostettavissa klubitarvikkeiden osastolta tai niitä valmistaa virallinen lisenssin saanut tavarantuottaja. Lupa vaaditaan etukäteen. Lionsjäsenien, klubien ja piirien tulee hakea lupaa Lions -tavaramerkin käyttämiseen tietyissä aktiviteeteissa kuten Lions -tarvikkeiden myynnissä, ei-jäsenmaksuista saatavissa tuotto-ohjelmissa, eräissä sponsorisuhteissa, joihin osallistuu Lions Clubs International ja Lions -yksiköiden muodostaminen kuten Lions - säätiön, hyväntekeväisyyselimen tai yhdistyksen perustaminen. Viralliset lisenssinhaltijat. Klubitarvikkeiden ja jakelujaos voi tehdä aloitteen sopimuksen tekemiseksi tuottajien tai muiden osapuolien kanssa eri puolilla maailmaa tarjotakseen lionjäsenille, lionsklubeille ja piireille tuotteita, joissa on järjestön viralliset tavaramerkit. Tällaisten lisenssien sopimukset päätetään klubitarvikkeiden ja jakelujaoksessa ja niihin kuuluvat lisenssikorvaukset ja/tai tekijänoikeuspalkkiot kaikista myydyistä tuotteista. Kysymykset liittyen sääntöjen tulkintaan, Lions -elinten perustamiseen tai sääntöjen noudattamiseen, ota yhteyttä: Legal Division legal@lionsclubs.org Kysymyksissä koskien lisenssilupaa, tuotteiden hyväksyntää, jne., ota yhteyttä: Club Supplies & Distribution Division trademarkuse@lionsclubs.org XI - 2

3 Jäsenetuohjelma Lions Clubs International on kehittänyt menestyksellisen suhteen CT:n kanssa, joka on johtava lakiasiain yritys tällä alalla. CT tarjoaa tällä hetkellä LCI:lle ja LCIF:lle rekisteröidyn asiamiehen palveluja ja muita palveluja. Tämän suhteen kautta olemme pystyneet jäsenetuohjelman, jonka avulla voidaan auttaa lionsklubeja, piirejä ja säätiöitä (Lions-järjestöt) järjestön luomisen lakiasioiden hoitamisessa. CT tarjoaa tällaisia palveluja Yhdysvaltain ulkopuolella toimiville lionsklubeille, -piireille ja/tai - säätiöille maissa, joissa niitä on saatavilla. Kansainvälisistä palveluista saa lisätietoja soittamalla CT:n kansainväliselle tiimille numeroon CT:n tuottamat palvelut ovat kustannustehokas tapa hoitaa lionsjärjestön asiat siten, että järjestö pysyy hyvässä asemassa osavaltion tai maan lainsäädännön suhteen. Lisätietoja löytyy Lions Clubs Internationalin verkkosivulta kohdassa Jäsenkeskus Lakiasioiden resurssit/julkaisut -sivulla. Vakuutus Koska piirikuvernööri on kansainvälinen virkailija ja hänellä on myös muita lakiasioihin liittyviä velvollisuuksia jäseniä ja palveltavaa yleisöä kohtaan, on tärkeää, että ymmärrät järjestön yleisen vastuuvakuutusohjelman ja ohjaat tekniset kysymykset lakiasiain jaostoon tai vakuutuksen välittäjälle, Willis of Illinois. Lionsklubeja ja -piirejä sekä kaikkia lioness- ja leoklubeja suojelee yleinen vastuuvakuutus, joka järjestöllä on ACE American Insurance Companyn välityksellä. Nykyinen vakuutus kattaa klubit, jäsenet tai vapaaehtoiset työntekijät summien varalle, jotka heillä voi olla lain mukaan velvollisuus maksaa vahingoista, jotka ovat tapahtuneet lionien aktiviteeteissa, kuten varainkeruutapahtumat, näyttelyt ja tuotemyynnit. Vakuutus on automaattinen ja järjestö maksaa vakuutusmaksun jäsenmaksuista. Vakuutus on US$ tapahtumalta, ja klubien ja piirien korvausten enimmäismäärä on kaiken kaikkiaan US$ Vakuutuksella on US$1 000:n kate lääkärinkuluista henkilöä kohden, riippumatta siitä, kuka on vastuuvelvollinen. Siihen ei kuulu lionsjärjestön omistamien autojen, kuorma-autojen, bussien, lentokoneiden, veneiden tai perävaunujen ajamisen eikä ylläpidon vakuuttaminen. Vakuutus ei myöskään kata minkään kulkuneuvon omistajaa eikä ulotu mihinkään lionsaktiviteetissa käytetylle kulkuneuvolle tapahtuneeseen vahinkoon. Vakuutus sulkee myös alkoholin myynnin ja jakelun seurauksena aiheutuneet vahingot sen ulkopuolelle. Lionsklubit ja -piirit voivat auttaa pitämään vakuutusmaksut kurissa asettamalla turvallisuuden ensisijalle lionsaktiviteeteissa. Turvallisuustietoja on saatavana järjestön web-sivuilta ja lionsklubit ja -piirit voivat harkita turvallisuusvirkailijan nimittämistä. XI - 3

4 Vaarallisia aktiviteetteja, joita tulisi välttää, ovat "vesikaste", tilaisuudet, joissa tarjoillaan alkoholia, karnevaalit, sirkus ja rodeo sekä moottorikelkka-, mikroauto- ja muut kilpailut. Klubien tulisi välttää rokkikonsertteja ja ilotulituksia tai vanhojen rakennusten purkamista tai rakennustöitä, kuten uima-altaiden, leikkikenttien ja puistojen rakentamisen sponsorointia. Jokaisen klubin ja piirin tulee huolellisesti harkita, kuinka vaarallisia nämä projektit ovat. Jos ne sponsoroivat tällaisen projektin, niiden tulee laatia erityinen turvallisuussuunnitelma ja valvoa sen noudattamista sekä ilmoittaa kaikki korvausvaatimukset heti. Lakiasiain jaoston toimittamassa Vakuutuskirjasessa on luettelo kaikista vakuutusyhtiömme toimistoista tai tärkeitä vakuutustietoja löytyy järjestön verkkosivuilta Klubin, piirin tai järjestön entisten virkailijoiden yhdistykset Järjestön kansainvälinen hallitus on päättänyt, että klubien, piirin ja järjestön entisten virkailijoiden yhdistykset ovat epävirallisia, mutta niiden perustaminen ja toiminta sallitaan sillä ehdolla, että: Niiden toiminta ei ole ristiriidassa kansainvälisten sääntöjen ja ohjesäännön määräyksien eikä kansainvälisen hallituksen päätösten kanssa Ne eivät määrää tai peri jäsenmaksuja Niihin osallistuminen on täysin vapaaehtoista Ne eivät lisää tai luo hallintosysteemiä, joka estää tavallisen klubi- tai piiritoiminnan. Varat, jotka saadaan aktiviteeteista 1. Yleiset toimintaperiaatteet koskien lionsklubien aktiviteeteillä kerättyjä varoja. Yleisöltä kerätyt varat on käytettävä paikkakuntalaisten hyväksi siinä yhteisössä jossa lionsklubi palvelee. Kansainvälisessä säännössä ja ohjesäännössä ja niitä tukevissa artikkeleissa ("hallintoasiakirjat") määrätään, että lionsklubit jäsenineen perustetaan voittoa tavoittelemattomina klubeina. Tämän lisäksi nettotuloista, jotka koostuvat yleisöltä kerätyistä varoista, ei saa mennä osaakaan yksittäisen lionsjäsenen tai muun yksityisen henkilön tai tahon hyväksi. Nämä periaatteet ohjaavat klubien toimintaa, toteuttaen Lionsklubien kansainvälisen järjestön pyrkimyksiä. Varojen käytön oikeellisuudessa ratkaisevat varojen käytön avoimuus yhteisön edessä sekä luottamuksen kehittäminen paikkakuntalaisten ja lionsklubin välillä. Lionien varainkäytön tulee niinikään täyttää paikalliset laillisuuden kriteerit sekä säännöt koskien verotusta. a. Julkisten/aktiviteettivarojen määritelmä. Yleisöltä kerätyt varat ovat XI - 4

5 nettotuottoa yleisölle avoimista varainkeruuaktiviteeteista, julkisista lahjoituksista, testamentatuista varoista ja lahjarahastoista, tai julkisten varojen sijoitusvoitoista. b. Hallintovarojen määritelmä. Hallintovarat ovat tuloja, jotka on saatu lionien maksamista jäsenmaksuista, mainostuloista, vuokrista tai muista yksittäisten lionien avustuksista. Näitä varoja voidaan käyttää julkisiin projekteihin tai klubin sisäisiin tarkoituksiin kuten kokous- ja kongressikulujen kattamiseen, järjestäytymismaksuihin, tilintarkastusmaksuihin, uutiskirjeisiin, uutislehtiin tai muihin klubin ja/tai piirin toiminta- ja hallinnollisiin kuluihin. 2. Varainkeruun välittömät kulut. Julkisesta varainkeruusta koituvia välittömiä kuluja voidaan maksaa varainkeruusta saaduilla varoilla, hallintotililtä jo tehtyjen veloitusten kattamiseksi. 3. Lionien omaisuus. Kun varainkeruu on järjestetty käyttämällä lionsklubille tai piirille kuuluvaa omaisuutta, voidaan varainkeruun nettotuloista käyttää prosenttiosuus tämän omaisuuden ylläpitämiseksi tai huoltamiseksi, seuraavien määräysten puitteissa. a. Omaisuus jota on käytetty julkiseen tarkoitukseen. Omaisuuden käyttö- ja ylläpitokulut yhteisön hyväksi voidaan maksaa julkisista varoista. b. Omaisuus jota on käytetty hallinnolliseen tarkoitukseen. Kulut omaisuuden kunnossapidosta ja käytöstä voidaan maksaa hallintokuluista jos käyttö hyödyttää lionstoimintaa. c. Omaisuuden sekalainen käyttö. Kun lionien omaisuutta käytetään sekä hallinnollisiin että julkisiin tarkoituksiin, voidaan julkisista varoista maksaa suhteellinen prosenttiosuus kuluista, suhteessa osuuteen joka kokonaiskäytöstä vastaa julkisen tarkoituksen osuutta. Esim. jos lionsklubin klubitaloa käytetään 20 prosenttia ajasta julkisiin tarkoituksiin, voidaan sen käyttö ja huoltokustannuksia kattaa 20 prosentin verran julkisista varoista. 4. Poliittinen toiminta. Puolueettomana hyväntekeväisyysorganisaationa, lionsklubit ja piirit (yksittäis-, ala- ja moninkertais-) eivät saa tukea puolueehdokkaita julkisista eikä hallinnollisista varoista. Miten varat on kerätty Hallinnolliset tulot jäsenmaksut, vuokrat, sakot uutislehden Voidaanko käyttää julkisiin projekteihin? (Aktiviteettitili) Kyllä Voidaanko käyttää hallinnollisiin kuluihin? (Hallintotili) Kyllä XI - 5

6 mainostulot Julkisesti yleisölle avoimet varainkeruutilaisuudet, lahjoitukset ja testamentit Korkotulot Varainkeruutulojen päälle kertyneet korot Kyllä Kyllä Ei* Ei* *Varainkeruutilaisuudesta koituneet välittömät kulut voidaan vähentää. Lionien omaisuus. Jos lionsklubi (tai piiri) omistaa omaisuutta, jota käytetään paikkakunnan tarpeisiin vastaamiseen, tämän omaisuuden käyttämisestä johtuvia kuluja voidaan määräsuhteessa korvata, kun omaisuutta käytetään varainkeruuseen. Ehdokkaiden vaalikampanjan rahoittaminen Moninkertaispiiri voi harkintansa mukaan kohdentaa osan saamistaan maksuista kansainväliseen virkaan pyrkivän ehdokkaan kampanjan rahoittamiseen. Kansainvälisten sääntöjen mukaan moninkertaispiirillä on oikeus olla edustettuna kansainvälisellä tasolla. Tämä sisältää siis myös oikeuden rahoittaa toimintaa, joka on tarpeen edustuksen varaamiseen. Siten on myös luvallista kerätä siihen tarvittavat varat ko. moninkertais-piirin jäseniltä. Kysymyksessä olevasta maksusta tulee päättää moninkertaispiirin sääntöjen mukaisessa järjestyksessä, samalla tavoin kuin päätetään jäsenmaksun korotuksesta. Eettiset standardit ja menettely Lions Clubs International on palveluorganisaatio ja se, miten me tätä palvelua annamme on yhtä tärkeää kuin itse palvelu. Jäsenet, muut piirikuvernöörit, kansainvälinen hallitus, pääjohtaja, hallintovirkailijat, kansainvälisen päämajan henkilökunta sekä palvelemamme yhteisöt odottavat rehellistä ja eettisesti hyväksyttävää käytöstä teiltä jokaiselta joka päivä. Mikään teko tai pyyntö lionsklubeilta tai niiden jäseniltä, virkailijoilta, hallituksen jäseniltä, järjestömme henkilökunnalta tai yhteisömme jäseniltä ei voi antaa aihetta tämän käytännön rikkomiseen. Tätä tärkeää asiaa varten on kansainvälinen hallitus ottanut käyttöön Eettiset standardit ja menettelytavat määrittelevän säännöstön. Tämä säännöstö löytyy järjestön verkkosivuilta, hallituksen sääntökokoelmasta. Lions Clubs Internationalin Eettisten standardien perusarvot ja kansainvälisen hallituksen antamat toimintasäännöt antavat sinulle ohjeet ja auttavat sinua XI - 6

7 ymmärtämään, mitä sinulta odotetaan. Lisäksi ne auttavat sinua tekemään oikeita päätöksiä. Mitkään ohjeet eivät kata kaikkea, joten sinun tulee käyttää tervettä järkeä ja arvostelukykyä tehdäksesi asiat oikein ja eettisesti hyväksyttävällä tavalla. Osallistu Lions Clubs Internationalin perinteeseen, minkä mukaan miljoonia avun tarpeessa olevia ihmisiä on autettu rehellisillä ja eettisesti kestävillä tavoilla. Lions Clubs International Yksityisyyttä koskevat menettelyohjeet Lions Clubs Internationalin keräämät ja käyttämät jäsenten henkilötiedot Lions Clubs International (LCI) ymmärtää jäsenten henkilötietojen suojelemisen tärkeyden. LCI kerää henkilötietoja lionsklubien ja leoklubien jäseniltä kommunikaation parantamiseksi jäsenten kanssa ja välillä. Tätä tietoa voidaan käyttää vain ja ainoastaan edistämään järjestön tarkoitusta yhdistää klubit ystävyyden, hyvän toveruuden sekä molemminpuolisen ymmärtämisen keinoin sekä hoitamaan välttämättömät järjestön hoitamiseen liittyvät toimenpiteet kuten: - kerätä jäsenmaksut ja muut maksut - The Lion lehden jakelu ja jäsenten/virkailijoiden tiedot ja päivitykset - jäsenten profiilien ja trendien luominen auttamaan jäsenkasvussa, laajennuksessa ja jäsenten säilyttämisohjelmissa - vuosikongressin ja muiden kokousten suunnittelussa - kontaktitietojen antaminen lion-/leojohtajille, mukaan lukien entiset ja nykyiset kansainväliset virkailijat, johtajat ja hallituksen jäsenet; moninkertaispiirien kuvernöörineuvostojen puheenjohtajat ja kuvernöörineuvoston jäsenet, piirikuvernöörit ja ensimmäiset ja toiset varapiirikuvernöörit, sekä klubien virkailijat - PR-toimintojen ja yhteistyöelinten edistäminen - Lions Clubs Internationalin säätiön (LCIF) tukeminen ja muiden hyväksyttyjen palveluohjelmien tukeminen - Erityiset mainokset; ohjelmat, joissa tulot tulevat muualta kuin jäsenmaksuista; sekä muut tarkoitukset, mitkä vastaavat kansainvälisen hallituksen määrittelemiä järjestön tarkoituksia ja tavoitteita - tiedon antaminen silloin, kun laki sitä vaatii tai jos tieto liittyy oikeustoimenpiteisiin tai hallituksen tutkimuksiin Lions Clubs International suojelee henkilötietoja käyttämällä salasanalla suojattuja alueita ja rajoittamalla pääsyä henkilötietoihin. On tärkeää, että sinä itse suojelet salasanaasi. Kaikki maksuihin liittyvät tiedot suojellaan rahansiirron aikana erityisellä ohjelmalla, mikä salaa kaikki henkilötiedot niin, että tietoa voidaan suojata Internetin kautta tapahtuvien toimintojen aikana. Me annamme vain rajatun osan luottokorttinumerosta, kun vahvistamme tilauksen. XI - 7

8 Virallinen osoiteluettelo ei ole saatavissa Internetissä ilman salasanaa, mutta klubihakuohjelma mahdollistaa klubin haun ja klubivirkailijan yhteystietojen saannin. Klubihakutoiminto on suunniteltu siten, että sitä ei voi käyttää kaupallisena postituslistana ja Lions Clubs Internationalin jäsenten tulisi varmistaa, ettei sitä käytetä siihen tarkoitukseen. VERKKOSIVUT Jotta voimme käyttää tiettyjä verkkosivujen ominaisuuksia, sinulta saatetaan pyytää henkilökohtaisia tietoja. Rekisteröityminen on vapaaehtoista. Huomaa kuitenkin, että voidaksesi käyttää tiettyjä osioita verkkosivulla, sinun täytyy rekisteröityä. Rekisteröityminen vaatii henkilötietojen antamista, mutta voit kontrolloida sitä miten me käytämme tietojasi päivittämällä oman elektronisen viestintäprofiilisi. Kun annat sähköpostiosoitteesi, suostut (tai kieltäydyt) saamaan tietoja Lions Clubs Internationalilta ja sen eri ohjelmilta. Voit kieltäytyä (jättää saamatta) näistä viesteistä, muuttaa sähköpostiasetuksia tai muuttaa profiilia. Muista, että kun olet verkkosivulla, sinut voidaan ohjata muille verkkosivuille meistä riippumattomista syistä. Jos vierailet verkkosivulla, josta on linkki meidän sivullemme, tarkista sivuston yksityisyyssäännöt ennen kuin annat henkilötietoja. JOS ET HYVÄKSY MEIDÄN SÄÄNTÖJÄMME JA TOIMINTATAPOJAMME, SINUN EI TULEE KÄYTTÄÄ VERKKOSIVUJAMME. Yksityisyyssuositukset lions-/leoklubeille, piireille, moninkertaispiireille ja säätiöille Lions-/leoklubin, piirin, moninkertaispiirin ja/tai säätiön tulisi harkita yksityisyyskäytäntöjä ja noudattaa samanlaisia ohjeita mitä tulee jäsenten, lahjoittajien ja humanitaarisen avun vastaanottajien henkilötietoihin sekä muiden henkilöiden henkilötietoihin, jotka olet saanut aktiviteettien aikana. Sinun pitäisi harkita kirjallisen luvan hankkimista ennen kuin annat kenenkään henkilötietoja eteenpäin, mukaan lukien nimet, osoitteet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, terveyteen tai taloudellisiin asioihin liittyvät tiedot, jne. Ole myös varovainen, kun laitat henkilökohtaisia tietoja Internetiin tai kun jaat sähköpostiosoitteen kolmannen osapuolen kanssa. Muista myös, että PAIKALLISET LAIT VOIVAT SÄÄDELLÄ TÄTÄ AIHETTA ja nämä lait vaihtelevat huomattavasti eri maissa. Kysy siis paikalliselta alan asiantuntijalta lisätietoja ennen kuin henkilökohtaisia tietoja käytetään. Jos sinulla on kysymyksiä tästä aiheesta, ota yhteys kansainväliseen päämajaan puhelimitse (1-630) , alanumero 3847 tai sähköpostitse XI - 8

9 Piirikuvernöörin / ensimmäisen ja toisen varapiirikuvernöörin vaalia koskeva valitusmenettely Seuraavat säännöt koskevat piirikuvernöörin ja ensimmäisen ja toisen varapiirikuvernöörin vaalien sääntöjen vastaista menettelyä koskevien kanteiden käsittelemistä. Asiakirjojen jakeluohjeet: Osapuolen/osapuolien, joita kanne koskee, tulee luovuttaa kaikki asiakirjat ja niihin liittyvät jäljennökset järjestön lakimiehen toimistoon jaettavaksi sääntö- ja ohjesääntötoimikunnalle ja kansainvälisen hallituksen jäsenille. Kanteen osapuolen/osapuolien ei pidä jakaa asiakirjoja suoraan yksityisille hallituksen jäsenille tai hallintovirkailijoille. A. Kanne 1. Vain piirikuvernöörin tai ensimmäisen ja toisen varapiirikuvernöörin vaalissa hävinnyt ehdokas piirin vaaleissa voi jättää kanteen. 2. Kanne, jossa ilmoitetaan valituksen syyt, tulee lähettää faksina, sähköpostina tai muussa kirjallisessa muodossa ja sen tulee olla kansainvälisen päämajan hallussa viiden (5) työpäivän kuluessa mainituista vaaleista. EDELLYTETÄÄN kuitenkin, että muodolliset kanneasiakirjat, jotka noudattavat kohdassa E mainittuja sääntöjä, lähetetään alkuperäisessä muodossa vain postitse tai kuriiripostin välityksellä viiden (5) työpäivän kuluessa alkuperäisen kanneilmoituksen jättämisen jälkeen. 3. Sen tulee vastata E-kohdan formaattia. 4. Piirikuvernöörin vaalivalituksen mukana tulee lähettää US$1000,00 kirjaamismaksu tai vastaava summa ko. maan valuutassa. Jos valitus peruutetaan ennen kansainvälisen hallituksen laki- ja ohjesääntötoimikunnan kokousta, missä valitus olisi tutkittu, kansainvälinen järjestö pitää US$200,00 hallinnollisten kulujen maksuna ja US$400,00 palautetaan valituksen jättäneelle osapuolelle ja US$400,00 maksetaan valitukseen vastanneelle osapuolelle (summa jaetaan tasan, jos vastaajia on useampi kuin yksi). Jos kansainvälinen hallitus pitää valitusta aiheellisena ja valitus todetaan oikeelliseksi, US$350,00 pidetään kansainvälisessä päämajassa hallintokulujen kattamiseksi ja US$650,00 palautetaan valituksen tehneelle osapuolelle. Jos kansainvälinen hallitus ei pidä valitusta aiheellisena, maksua ei palauteta. 5. Ensimmäisen tai toisen varapiirikuvernöörin vaalivalituksen mukana tulee lähettää US$1000:n kirjaamismaksu tai vastaava summa ko. maan valuutassa. Jos valitus peruutetaan ennen kansainvälisen hallituksen laki- ja ohjesääntötoimikunnan kokousta, missä valitus olisi tutkittu, kansainvälinen järjestö pitää US$200 hallinnollisten kulujen maksuna ja US$400,00 palautetaan XI - 9

10 valituksen jättäneelle osapuolelle ja US$400,00 maksetaan valitukseen vastanneelle osapuolelle (summa jaetaan tasan, jos vastaajia on useampi kuin yksi. 6. Jos kansainvälinen hallitus pitää valitusta aiheellisena ja valitus todetaan oikeelliseksi, US$350,00 pidetään kansainvälisessä päämajassa hallintokulujen kattamiseksi ja US$650,00 palautetaan valituksen tehneelle osapuolelle. Jos kansainvälinen hallitus ei pidä valitusta aiheellisena, maksua ei palauteta. 7. Kantajan tulee lähettää samanaikaisesti ja samalla viestintämenettelyllä valituksen jäljennös ja sitä tukevat dokumentit valitusta koskevalle osapuolelle (koskeville osapuolille). Saatuaan sellaisen kanteen järjestön lakimies, milloin mahdollista, lähettää lentopostissa kanteen jäljennöksen mainitulle osapuolelle (mainituille osapuolille). Missään tapauksessa tämä ei vapauta kantajaa hänen vastuustaan. Vahvistus kanteen lähettämisestä osapuolille, joita vastaan on esitetty kanne, tulee lähettää kanteen tekemisen yhteydessä. Jos vahvistusta ei lähetetä, se voi johtaa kanteen palauttamiseen epätäydellisenä tai hylkäämiseen. B. Vastaus 1. Vastauksen kanteeseen tulee olla peräisin vain valittavalta osapuolelta/valittavilta osapuolilta ja sen on oltava E-kohdassa annetun formaatin mukainen ja sen tulee olla alkuperäisessä muodossaan kansainvälisen toimiston hallussa postin tai kuriiripostin välityksellä sen aikarajan puitteissa, mitkä lakijaosto asettaa, mikä ei voi olla vähemmän kuin 10 päivää pyynnön tekemisestä. EDELLYTETÄÄN kuitenkin, että järjestön lakimies yhteistyössä sääntö- ja ohjesääntötoimikunnan puheenjohtajan kanssa voi sallia hyvästä syystä mainitun vastauksen faksaamisen ja/tai pidentää viidellä (5) lisäpäivällä minkä tahansa vastauksen kirjaamispäivää. 2. Vastauksen liitteenä tulee olla jäljennös sen vuosikokouksen virallisesta pöytäkirjasta, jossa valinta suoritettiin ja kopiot kaikista tarvittavista piirin säännöistä ja ohjesäännöstä ja vuosikokouksen äänestyssäännöistä ja/tai äänestysvaatimuksista. Pöytäkirjan liitteenä tulee olla raportti piirin vuosikokousmenettelyistä ja äänestystuloksista sekä piirikuvernöörin ja piirisihteerin tulee vahvistaa niiden paikkansapitävyys. Järjestön lakijaosto voi vaatia lisädokumentteja vastauksena valitukseen. Tällaiset dokumentit tulee toimittaa sen aikarajan puitteissa, mitkä lakijaosto asettaa, mikä ei voi olla vähemmän kuin 10 päivää pyynnön tekemisestä. 3. Kantajan tulee lähettää samanaikaisesti ja samalla viestintämenettelyllä vastauksen jäljennös vastauksen lähettäneelle osapuolelle (koskeville osapuolille). Saatuaan sellaisen vastauksen, järjestön lakijaosto, milloin mahdollista, lähettää lentopostissa vastauksen jäljennöksen mainitulle XI - 10

11 osapuolelle (mainituille osapuolille). Missään tapauksessa tämä ei vapauta kantajaa hänen vastuustaan. Vahvistus vastauksen lähettämisestä osapuolille, joita vastaan on esitetty kanne, tulee antaa pyydettäessä. Jos vahvistusta ei lähetetä, se voi johtaa vastauksen palauttamiseen epätäydellisenä tai hylkäämiseen. C. Vastaus vastaukseen 1. Valituksen tehnyt osapuoli voi antaa vastauksen vastaukseen ja sen pitää olla kansainvälisessä päämajassa joko postitse tai kuriiripostissa lähetettynä viiden (5) työpäivän kuluessa vastauksen vastaanottamisesta. Vastaus voi olla korkeintaan viisi (5) sivua pitkä ja sen tulee noudattaa E-kohdassa annettuja sääntöjä. Muita lisädokumentteja ei hyväksytä. Vastauksen vastauksessa tulee vastata niihin kysymyksiin, jos sellaisia on, joita on noussut esiin vastauksessa ja siinä ei tule toistaa niitä syytöksiä, mitkä on jo esitetty kanteessa. 2. Vastauksen jäljennös tulee lähettää samanaikaisesti ja samalla viestintämenettelyllä vastauksen lähettäneelle osapuolelle (koskeville osapuolille). Saatuaan sellaisen vastauksen, järjestön lakijaosto, milloin mahdollista, lähettää lentopostissa vastauksen jäljennöksen mainitulle osapuolelle (mainituille osapuolille). Missään tapauksessa tämä ei vapauta kantajaa hänen vastuustaan. Vahvistus vastauksen lähettämisestä osapuolille, joita vastaan on esitetty kanne, tulee antaa pyydettäessä. Jos vahvistusta ei lähetetä, se voi johtaa vastauksen palauttamiseen epätäydellisenä tai hylkäämiseen. D. Vastaus joltakulta muulta kuin osapuolelta Järjestön lakijaosto voi olla sitä mieltä, että vastaus tai mielipide joltakulta muulta kuin valittavalta osapuolelta on toisarvoinen ja/tai ei ole varteen otettava ja se voidaan palauttaa ja/tai tunnustaa sellaiseksi. E. Kanteen ja vastauksen formaatti 1. Alkuperäisen kanteen tulee sisältää seuraavat osat luetellussa järjestyksessä: (a) lausunto kanteen ymmärtämiseen tarpeellisista seikoista tarkoin ja puolueettomasti ilmaistuna; (b) osapuolen (osapuolien) vastaväitteet sisältämä väite ja niiden syyt; (c) lyhyt johtopäätös, jossa mainitaan haettu ratkaisu. 2. Jokaisen asiakirjan tekstin mukaan lukien kaikki liitteet tulee olla 12 pistettä tai suurempaa kirjasinkokoa (Pica-koko, 10 pistettä, jos kirjoitettu koneella). Alaviitteiden tulee olla 9 pistettä tai suurempaa kirjasinkokoa (Elite- XI - 11

12 kirjasinkoko, 10 pistettä, jos kirjoitettu koneella). Asiakirjoja ei saa pienentää eikä kirjasinkokoa tiivistää asiakirjan sisällön lisäämiseksi. Valokuvaamalla pienennettyjä asiakirjoja ei oteta huomioon ja ne palautetaan lähettäjälle. Jokaisen asiakirjan tulee olla läpinäkymätöntä paperia, kooltaan 21,5 x 28 cm tai A/4, kirjoitettu normaalein rivivälein sekä jätettävä 1,88 cm:n marginaali kaikkiin reunoihin sekä ne tulee niitata tai sitoa vasemmasta yläkulmasta. Asiakirjat saa tulostaa vain sivun yhdelle puolelle. 3. Mikään lähetetty asiakirja ei saa olla yli kymmenen (10) sivua, minkä lisänä voi olla viisi (5) sivua tukiasiakirjoja. Jokainen sivu on numeroitava järjestyksessä kokonaissivumäärän osana (esimerkiksi sivu yksi kymmenestä, sivu kaksi kymmenestä). Näiden sivurajoitusten ylityspyyntöä ei hyväksytä. Yhteen saatesivuun, joka ei sisälly sivurajoituksiin, tulee sisältyä sivun yläosasta: (a) piirin numero; (b) valittavan osapuolen nimi, osoite, sähköpostiosoite ja faksinumero; (c) sen osapuolen (niiden osapuolien), josta (joista) valitus on tehty, nimi, osoite, sähköpostiosoite ja faksinumero, (d) vaalipäivä ja (e) vaalitulokset mukaan lukien äänten luettelo. 4. Lähetetyn asiakirjan lopussa tulee olla asiakirjan esittävän osapuolen alkuperäinen allekirjoitus lauseen 'Suostun täten siihen, että kansainvälisen hallituksen päätös on lopullinen ja sitova.' alla. Lisäksi esittävän osapuolen tulee merkitä nimikirjaimensa asiakirjan jokaiselle sivulle. 5. Järjestön lakijaosto (Legal Division) ei hyväksy harkittavaksi yhtään asiakirjaa, joka ei ole näiden ohjeiden mukainen, vaan palauttaa sen ilmoittaen osapuolelle niiden noudattamisessa ilmenneestä puutteesta. Asiakirjaa pidetään kuitenkin oikeaan aikaan jätettynä edellyttäen, että asianmukainen asiakirja korvataan heti. Kansainvälinen hallitus sääntö- ja ohjesääntötoimikunnan välityksellä voi kieltäytyä harkitsemasta uudelleen lähetettyä asiakirjaa, jota ei ole jätetty näiden ohjeiden mukaisesti. Kansainvälisen hallituksen ei tarvitse harkita mitään valitusta tai vastausta mainittuun valitukseen, jota ei ole saatu yllä mainittujen toimenpiteiden tai vaatimusten mukaisesti. Kanteen osapuolet suostuvat siihen, että kaikki kanteen osapuolet jättävät kanteen kansainvälisen hallituksen päätettäväksi ja lupaavat noudattaa kaikkia kyseisen hallituksen päätöksiä. Kansainvälisen hallituksen päätöksen tulee olla lopullinen ja sitova. F. Piirikuvernööri-elektin seminaari Osapuolet, jotka ovat mukana vaalikanteessa, eivät voi osallistua Lions Clubs Internationalin tulevien piirikuvernöörien seminaariin ennen kuin kansainvälinen hallitus hyväksyy sen piirin vaalituloksen, missä kanne on tehty ja julkistaa että tulokset ovat voimassa, tai jos tuleva kansainvälinen presidentti muuten hyväksyy henkilön osallistumisen. Jokainen piiri (yksittäis-, osa- tai moninkertaispiiri) voi päättää minkä tason koulutukseen kanteen tehnyt osapuoli voi osallistua valmistautuakseen XI - 12

13 seuraavaan budjettivuoteen, riippuen kanteen tuloksesta. Lions Clubs Internationalin kiistojen selvittämiskäytäntö Kiistat ovat tavallisia ja usein jopa tarpeellisia klubin hyvinvoinnin kannalta. Kiistatilanne voi syntyä monesta eri syystä ja kiistan ratkaisemisen kannalta onkin tärkeää selvittää syyt kiistatilanteen syntymisen taustalla. Jokaisen tulisi pystyä vapaasti ja kunnioittavasti ilmaisemaan erimielisyytensä ja suhtautua rakentavasti erimielisyyksien selvittämiseen. Joskus eteen tulee kuitenkin tilanteita jolloin erimielisyyttä ei voida ratkaista ilman muodollista kiistanselvittämisprosessia. Vaikka suurin osa erimielisyyksistä tulisi pystyä ratkaisemaan ilman virallisia, muodollisia menetelmiä, jotkut kiistat ovat kuitenkin niin monimutkaisia ja vaativat tiettyjä menetelmiä ratkaisuun pääsemiseksi. Lionien erimielisyyksien ratkaisuprosessien (ERP) tarkoitus on toimia lioneiden kiistojen ratkaisuun soveltuvana mekanismina, ilman tarvetta viralliseen oikeudenkäyntiin. Tätä varten kansainvälinen hallitus otti käyttöön muodolliset kiistanratkaisutoimenpiteet kiistatilanteiden ja erimielisyyksien kuulemista, selvittelyä ja ratkaisemista varten, liittyen kansainväliseen sääntöön ja ohjesääntöön, hallituksen sääntökokoelmaan ja klubien, ja piirien (yksittäis-, ala- ja moninkertais-) taholta ilmeneviin tarpeisiin. Jäsenyys järjestössä velvoittaa kaikkien erimielisyyksien ja kiistojen ja vaatimusten selvittämistä hallituksen hyväksymän kansainvälisen säännön ja ohjesäännön mukaisesti. Täten kansainvälinen hallitus on hyväksynyt klubin kiistojen ratkaisutoimenpiteet, piirin kiistojen ratkaisutoimenpiteet sekä moninkertaispiirin kiistojen ratkaisutoimenpiteet lionien erimielisyyksien ratkaisemiseksi klubien, piirin ja moninkertaispiirin tasolla. Näiden ohjeiden tarkoitus on auttaa lion-jäseniä, klubeja ja piirejä (yksittäis-, ala- ja moninkertais-) noudattamaan klubien, piirien ja moninkertaispiirien kiistojenratkaisutoimenpiteitä niissä tilanteissa kun kiistat vaativat muodollisia toimia. Nämä ohjeet ovat lisäliite kansainvälisen hallituksen omaksumiin sääntöihin, eivätkä ne siis korvaa hallituksen hyväksymiä virallisia sääntöjä. Lioneita rohkaistaan lukemaan säännöistä tarkemmin kansainvälisestä sääntökokoelmasta. Säännöt löytyvät Lions Club Internationalin verkkosivuilta tai voit pyytää kopion säännöistä lakiasioiden osastolta puhelin alanumero 300. On tärkeää huomata, että näitä ohjeita ei voida soveltaa jo määriteltyihin sääntöihin kuten sääntöihin jotka koskevat säännöstä ja ohjesäännöstä nousevia erimielisyyksiä tai piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vaalien valitusmenetelmiä koskeviin sääntöihin, joihin liittyvät kiistat ratkaistaan erikseen määriteltyjen toimenpiteiden avulla. OSA 1: YLEISET KIISTAN SELVITTELYN PÄÄPERIAATTEET Kiistan selvittelyn tarkoitus Kiistan selvittelyn tarkoitus on tarjota lioneille mahdollisuus selvittää erimielisyydet sisäisesti. Erimielisyydet voivat liittyä esim. jäsenyyteen, sääntöihin ja lionsklubien ja XI - 13

14 piirien (yksittäis-, ala- ja moninkertais-) hyväksymiin toimenpiteisiin. Kaikki kiistat tulisi yrittää selvittää sisäisesti, ennen varsinaiseen viralliseen erimielisyyksien selvittelyyn ryhtymistä. Määritelmät Seuraavassa määritelmiä yleisimmin käytetyistä termeistä koskien RRP-sääntöjä. Kantajat/asianomaiset ovat osapuoli joka on pyytänyt kiistan selvittämistä. Asianomistaja voi olla jäsen, entinen jäsen, klubi tai piiri riippuen kyseessä olevasta tilanteesta ja selvittelymenetelmästä. Sovittelija(t) on se taho joka on valittu kuulemaan kiistan osapuolia ja ratkaisemaan kiistan. Erimielisyyden ratkaiseminen on toimenpide jossa kiista annetaan yhden tai useamman puolueettoman osapuolen selvitettäväksi ja lopullisen ratkaisun löytämiseksi. Erimielisyyksien ratkaisuprosessi: Erimielisyyksien ratkaisuprosessi on toimenpide jossa kiista annetaan yhden tai useamman puolueettoman tahon ratkaistavaksi. Palkkio on se maksu joka vaaditaan erimielisyyden ratkaisuprosessin aloittamiseksi. Jokaisessa ERP:ssa maksu rakentuu ja määräytyy tapauskohtaisesti. Osapuolet ovat kantajat ja kiistaan vastaajat. Vastaajat ovat vastaava osapuoli. OSA 2: KUN ERIMIELISYYDEN SELVITTELY ON AIHEELLISTA Konfliktien selvittäminen ennen erimielisyyksien ratkaisua Lionien tulisi pyrkiä ratkaisemaan kaikki konfliktit kunniakkaasti ja reiluuden hengessä, ennen ERP toimien aloittamista. Jos ei muuta, eri osapuolien tulisi tavata toisensa ainakin kerran yrittääkseen selvittää tilanteen keskenään. Tämän tyyppiset epämuodolliset kokoukset eivät ole osa ERP:a, mutta ovat olennaisia määriteltäessä ERP-toimien aloittamista. Yksi keino pyrittäessä erimielisyyden ratkaisuun on johtajien yhteistyöllinen lähestyminen asiaan. Tätä lähestymistapaa käytettäessä jokainen osapuoli pohtii ja tutkiskelee toistensa ideoita ja mielipiteitä, yrittäen löytää ratkaisun johon kaikki suostuvat. Tämä vaatii konfliktin analysointia, toimenpiteiden suunnittelua ja ratkaisun löytämistä. Lisätietoja ja ohjeita epämuodolliseen konfliktien ratkaisuun voit lukea Lionien oppimiskeskus-osiosta, joka löytyy Lions Clubs Internationalin verkkosivuilta osoitteessa XI - 14

15 Etsi kohta konfliktien ratkaiseminen. Vaikka lionit eivät pystyisikään selvittämään erimielisyyksiään sisäisesti epävirallisissa kokouksissa, ei ratkaisun etsiminen oikeusteitse ole koskaan soveliasta. Oikeudenkäynnit ovat paitsi kalliita ja aikaa vieviä, ne myös automaattisesti vaativat ulkopuolisten tahojen ja organisaatioiden puuttumista lionien sisäisiin asioihin. Oikeudenkäynnin aloittaminen lionien erimielisyyksien selvittämiseksi nähdään lionshengen vastaisena ja saattaa johtaa erottamiseen / jäsenyyden peruuttamiseen. Jäsenen velvollisuutena on lisäksi varmistaa, että kaikki järjestön sisäiset keinot on käytetty riitatilanteen selvittämiseksi, ennen mahdollisen oikeusjutun avaamista. Tämä voi estää turhan oikeusjutun avaamisen. Toimet jotka sisältyvät erimielisyyden ratkaisuprosessiin Kaikki jäsenyyteen, klubiin, piirin rajoihin, sääntöihin, klubin, piirin ja moninkertaispiirin sääntöjen tulkintaan liittyvät kiistat soveltuvat hyvin selvitettäväksi ERP:n avulla. Yleisesti klubin ja piirin asioista nousee kiistoja. Esimerkiksi, henkilön jäsenyydestä syntyvä kiista, mukaan lukien erottamisen uhka, ohjesäännön noudattamisesta syntyvä kiista, kuten klubin vaalit ja virkaan nimitykset, sekä piirin asioista, kuten jäsenmaksuista syntyvät kiistat ovat kaikki esimerkkejä tilanteista jotka voidaan hyvin ratkaista erimielisyyksien ratkaisuprosessin avulla. Määriteltäessä mikä ERP on sopiva, kaikkien osapuolten tulee pohtia kiistan laajuutta ja onko kyseessä klubin, piirin vai moninkertaispiirin asia. On myös tärkeää miettiä kuka toimii kanteen aktivoijana. Yksittäisten jäsenten aktivoimat kanteet tulee hoitaa klubin ERP:n puitteissa. Piirin ja moninkertaispiirin kiistoissa osapuolina voivat olla ainoastaan klubit ja/tai piirit. OSA 3: SOVITTELUPROSESSIN ALOITTAMINEN Jokaisessa ERP:ssä on tietyt aika- ja maksuvaatimukset. Alla oleva taulukko antaa suuntaa sovitteluprosessin aloittamiseksi, milloin aktivoida prosessi ja mitä maksuja siihen liittyy. Huomaathan, että varapiirikuvernöörin vaaleja ja järjestön sääntöön liittyviä prosesseja ei ole listattu alla. Nämä toimenpiteet vaativat erilaisen käsittelyn ja vaiheet, joita ei ole sisällytetty näihin ohjeisiin. ERP Erimielisyyksien ratkaisuprosessi: Klubi KUKA VOI AKTIVOIDA? Jäsen(et) ja entinen(set) jäsen(et) MILLOIN VOIDAAN AKTIVOIDA? 30 vuorokauden sisällä siitä kun tapahtuma tuli tietoon VOIKO AIKAVAATIMUKSILTA VÄLTTYÄ? Kyllä, PK:n, sovittelijan tai kansainvälisen hallituksen toimesta XI - 15 MISSÄ AKTIVOIDA? Piirikuvernööri MAKSUT *USD 250,00 30 vuorokauden Kyllä, PK:n, sovittelijan tai USD 750,00

16 Piiri Klubi sisällä siitä kun tapahtuma tuli tietoon Moninkertaispiiri Klubi, alapiiri 30 vuorokauden sisällä siitä kun tapahtuma tuli tietoon kansainvälisen hallituksen toimesta Kyllä, kuvernöörineuvoston puheenjohtajan, sovittelijan tai kansainvälisen hallituksen toimesta Piirikuvernööri tai edellinen PK, jos valitus koskee piirikuvernööriä. Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja tai KVN sihteeri tai rahastonhoitaja, jos valitus koskee KVN puheenjohtajaa. USD 750,00 XI - 16

17 ARKISTOINTIMAKSUN PALAUTTAMINEN (U.S. DOLLAREISSA) ERP - Erimielisyyksien ratkaisuprosessi: Klubi Piiri Moninkertaispiiri Kanteen sopiminen tai vetäminen pois ennen päätöstä Piiri pitää aktivointimaksun käsittelykuluina. Maksua ei palauteta ellei piirihallitus toisin määrää. USD325 palautettu kantajalle(-ille) ja USD 325 palautettu vastaajalle(-ille) USD325 palautettu kantajalle(-ille) ja USD 325 palautettu vastaajalle(-ille) Kanne hylätty USD650 palautettu vastaajalle(-ille) USD650 palautettu vastaajalle(-ille) Kanne hyväksytty USD650 palautettu kantajalle(- ille) USD650 palautettu kantajalle(- ille) Ellei muuta summaa ole mainittu, perii piiri tai moninkertaispiiri automaattisesti USD100 käsittelymaksua, jota ei makseta takaisin, päädyttiin sitten mihin tahansa lopputulokseen, sopimiseen, kanteen poisvetämiseen tai hyväksymiseen. OSA 4: SOVITTELIJOIDEN VALINTA: Jokaisen sovittelijan on oltava hyvässä asemassa olevan klubin hyvässä asemassa oleva jäsen, ei kuitenkaan sen klubin jäsen joka on osapuolena kiistassa. Lisäksi, jokainen sovittelijan on oltava puolueeton kiistassa, eikä heillä saa olla lojaalisuutta kumpaankaan osapuoleen. Kummankin osapuolen sovittelijoiden päätös, suhteessa sovittelijan valintaan/puheenjohtajaan, tulee olla lopullinen ja sitova. Valintaprosessin päätyttyä sovittelijoita pidetään valittuina ja heille tulee luovuttaa tarvittava valta ratkaisun tai päätöksen tekemiseen kiistassa, sopivan toimenpiteen mukaisesti. Oikean sovittelijan valitseminen ERP:iin on olennainen osa asian ratkaisussa. Osapuolten tulisi harkita seuraavia ominaisuuksia sovittelijaa valitessaan: Sitoutuminen puolueettomuuteen ja objektiivisuuteen; Kiistan hallintaan vaadittavat taidot ja/tai aikaisempi kokemus; Oikeudellinen arvioimistaju puolueettomuus, kärsivällisyys ja kohteliaisuus; Arvostettu lionjohtaja joka tunnetaan jalomielissydestään, kärsivällisyydestään ja kohteliaisuudestaan; ja vahvasta eettisestä maineesta paikkakunnalla. Alla oleva taulukko antaa suuntaa sovittelijan valintaprosessille, siten kuten määritelty klubin, piirin ja moninkertaispiirin ERP-säännöissä. XI - 17

18 ERP - Erimielisyyksien ratkaisuprosessi: Sovittelijat Kuka nimeää sovittelijan (sovittelijat)? Klubi 1 sovittelija Piirikuvernööri valitsee sovittelijan (PDG) 15 päivän kuluessa kanteen aktivoimisesta. Jos häntä ei valita 15 päivän kuluessa, lakiasiainosasto nimittää sovittelijan. Piiri Moninkertaispiiri 3 sovittelijaa (jos enemmän kun 2 osapuolta, voidaan harkita 3 sovittelijaa) 3 sovittelijaa (jos enemmän kun 2 osapuolta, voidaan harkita 3 sovittelijaa) Jokainen osapuoli valitsee yhden sovittelijan (PDG) 15 päivän sisällä aktivoinnista ja valitut sovittelijat valitsevat yhden neutraalin sovittelijan (PDG) toimimaan puheenjohtajana. Jokainen osapuoli valitsee yhden sovittelijan (PDG tai PCC) 15 päivän sisällä aktivoinnista ja valitut sovittelijat valitsevat yhden neutraalin sovittelijan (PID) toimimaan puheenjohtajana. Sovittelijan hyväksyminen/ Puheenjohtaja* Sovittelijan hyväksyminen haettava jokaiselta osapuolelta Osapuolten valitsemat sovittelijat valitsevat neutraalin sovittelijan Osapuolten valitsemat sovittelijat valitsevat neutraalin sovittelijan Toimenpiteiden oletettu kesto < 30 päivää < 90 päivää < 90 päivää *Piirikuvernöörin hyväksyntä nimetystä sovittelijasta Siinä tapauksessa, että jokin osapuoli ei hyväksy nimitettyä sovittelijaa, tulee tämän osapuolen laatia kirjallinen selvitys syistä miksi he eivät sovittelijaa voi hyväksyä. Selvitys toimitetaan piirikuvernööritiimille (piirikuvernööri, ensimmäinen ja toinen varapiirikuvernööri). Jos piirikuvernööritiimi päättää enemmistön päätöksellä, että sovittelijan valintaa vastustavan osapuolen perustelut sovittelijan puolueellisuudesta tai muusta syystä riittäviksi, tulee piirikuvernööritiimin enemmistön päätöksellä nimetä tilalle toinen sovittelija, joka on nykyinen hyvässä asemassa oleva jäsen hyvässä asemassa olevassa klubissa piirissä (yksittäis- tai osa), jonka alueella riita on tapahtunut, mutta ei klubissa, joka on osapuolena riidassa, tai viereisen piirin alueelta ja joka on puolueeton riidan suhteen eikä hän ole lojaali kummallekaan riidan osapuolelle. Muussa tapauksessa piirikuvernööritiimin enemmistö päättää jättää valitus huomiotta ja hyväksyy alkuperäisen sovittelijan tehtävään. *Kolmannen sovittelijan/puheenjohtajan valinta Siinä tapauksessa, että valitut sovittelijat eivät pääse yhteisymmärrykseen kolmannen sovittelijan tai puheenjohtajan nimeämisestä 15 päivän kuluessa, tullaan heidät tulkitsemaan tehtävästään eronneiksi hallinnollisista syistä, ja osapuolten on nimettävä uudet sovittelijat ("toinen sovittelijatyhmä"), joiden tulee valita kolmas sovittelija tai puheenjohtaja. Mikäli toinenkaan ryhmä sovittelijoita ei pääse yhteisymmärrykseen kolmannesta sovittelijasta tai puheenjohtajasta 15 päivän kuluessa, voivat valitut sovittelijat harkita kolmannen sovittelijan tai puheenjohtajan löytämistä oman piirinsä/moninkertaispiirinsä XI - 18

19 ulkopuolelta. Siinä tapauksessa, että toinen sovittelijaryhmä ei tästäkään huolimatta pääse yhteisymmärrykseen kolmannen sovittelijan / puheenjohtajan nimeämisestä, tulee alueen viimeisimpänä palvelleen kansainvälisen johtajan ryhtyä kolmanneksi sovittelijaksi / puheenjohtajaksi. OSA 5: SOVITTELUKOKOUKSEN PITÄMINEN Kokouksen ajankohdan ja paikan valinta Sovittelijoiden on asetettava kokouspäivämäärä, -aika ja -paikka kolmenkymmenen (30) päivän sisällä sovittelijoiden nimeämisestä. Kokouspaikan tulee olla kaikkien osapuolten hyväksymä. Kokousajankohtaa valittaessa tulee sovittelijan ottaa huomioon muiden osapuolten aikataulut ja tiedottaa kokouksesta hyvissä ajoin etukäteen. Jos kumpi tahansa osapuolista vastustaa kokouksen ajankohtaa, paikka tai aikaa, tulee heidän ottaa yhteys sovittelijaan välittömästi ilmoittaakseen asiasta. Kaikkien osapuolten tulisi työskennellä yhdessä jokaiselle sopivan ajankohdan, paikan ja ajan löytymiseksi. Kokoukseen valmistautuminen Jokaisen osapuolen ja sovittelijan tulisi valmistautua kokoukseen kunnolla. Valmistautuessaan jokaisen osapuolen tulee määritellä ja analysoida kyseessä oleva kiista ja siihen liittyvät tekijät. Jokaisen osapuolen tulisi määritellä kiistan laajuus ja olla realistinen omien toiveittensa suhteen, ottaen huomioon ajan rajallisuuden, saatavilla olevat resurssit, kulut, paikalliset tavat, yms. asiat jotka voivat vaikuttaa kiistan ratkaisussa. Tämän ohjeen viimeiseltä sivulta löytyy tarkastuslista joka on laadittu avustamaan osapuolia ja sovittelijaa kokoukseen valmistautuessa. Käytän läpi materiaalin ennen kokoukseen osallistumista Kokoukseen osallistujat Kokoukseen osallistuvat kantaja(t), vastaaja(t) ja sovittelija(t). Mikäli lisätodistajia tarvitaan kyseessä olevan kiistan ymmärtämiseksi ja mikäli sovittelija/puheenjohtaja heidät hyväksyy, voivat todistajat, jotka eivät ole osallisena kiistassa, osallistua kokoukseen. Sovittelijan rooli Sovittelijan (sovittelijoiden) vastuulla on sovittelukokouksen suunnan ja ilmapiirin luominen. Tavoitteena on saada osapuolet sopimaan erimielisyytensä sovussa. Täten sovittelijan tulee järjestää kokous, ilmoittaa osapuolille mitä kokouksessa on määrä tapahtua ja ylläpitää järjestystä kokouksen aikana. Sovittelijoiden tulee pyrkiä saavuttamaan seuraavat päätavoitteet: Vähentää osapuolten välistä vihamielisyyttä ja auttaa heitä pääsemään mielekkääseen ja tulokselliseen dialogiin keskusteltavana olevista asioista. Avata keskustelua alueille joita ei ole aikaisemmin otettu huomioon; XI - 19

20 Viestiä näkökantoja ja ehdotuksia ymmärrettävällä ja hyvähenkisellä tavalla; Tunnustella ja pyrkiä paljastamaan lisätietoja asiasta ja esittämään kummankin osapuolen todelliset intressit; Auttaa kumpaakin osapuolta ymmärtämään toisen osapuolen näkökanta, rikkomatta heidän luottamustaan; Kaventaa kummankin osapuolen näkökantoja ja laannuttaa äärimmäisiä vaatimuksia; Tutkia vaihtoehtoja ja etsiä ratkaisuja; Estää taantumista keskustelussa sekä yllättävien asioiden esille tulemista; sekä tehdä päätös kyseessä olevan ongelman ja osapuolten erimielisyyden ratkaisemiseksi. Sovittelijan keskeisin tehtävä on löytää nopeasti sovullinen ratkaisu kiistaan. Mikäli sovulliseen ratkaisuun ei jostain syystä voida päästä, on sovittelijalla joka tapauksessa oikeus antaa päätöksensä asiasta. Sovittelija(t) toimii välittäjänä kokouksessa ja huolehtii ilmapiirin ylläpitämisestä sekä protokollan noudattamisesta. Sovittelijan vastuulla on myös huolehtia, että jokaisella osallisella on mahdollisuus ja aikaa selkeästi esittää kantansa ja ehdottaa ratkaisunsa. Kunkin osapuolen roolit Jokaisella osapuolella on myös vastuu aktiivisesta prosessiin osallistumisesta. Kaikkia rohkaistaan avoimeen ja toista kunnioittavaan osallistumiseen ja viestintään. Ennen saapumista ennalta määrättyyn kokouspaikkaan, jokaisen osapuolen tulee huolellisesti pohtia omaa näkökantaansa ja olla valmis avoimeen keskusteluun kiistakysymyksistä. Liitteenä on ohjeeksi tarkastuslista, joka kunkin osapuolen tulisi käydä läpi enne sovittelukokoukseen saapumista. Yleisenä ohjeena tulisi noudattaa seuraavia pääperiaatteita: Määrittele ja analysoi kiistaan liittyvät asiat; Tunnista mahdolliset ratkaisuvaihtoehdot kiistan selvittämiseksi; Valmistele tiedot, asiakirjat ja järkeenkäypä selvitys miksi tietty näkökulma on otettu; Käyttäydy kunnioittavasti ja kohteliaasti jokaista osapuolta kohtaan; ja XI - 20

21 Pidä mielesi avoinna ja ole valmis tekemään kompromisseja. Käyttäytymissäännöt kokouksen aikana Ennen kokousta tulee sopia kokouksen luonteesta: tulisiko kokouksen edetä oikeusistunnon tyylisesti muodollisuuksineen vai vapaamuotoisemmin. Jokaisen osapuolen tulee kuitenkin olla selvillä kokouksen kulusta ennen sen järjestämistä. Muodollisemman sovitteluistunnon järjestämiseksi sovittelija voi ottaa mallia Kansainvälisen sovintomenettelyjen järjestön säännöistä, tai Kansainvälisen konfliktien estämisen ja ratkaisun instituutin ohjeista. Riippumatta siitä minkälainen lähestymistapa sovitteluistuntoon otetaan, tulee kaikkien osapuolten noudattaa samoja sääntöjä. Kokouksen on alettava ajallaan ja sovitussa paikassa sovittuun aikaan. Puheenjohtaja tai sovittelija, jos puheenjohtajaa ei valittu, johtaa kokouksen kulkua Jokaisen osapuolen on oltava valmiina ja ajallaan, jotta sovitut asiat saadaan hoidettua ilman viiveitä Keskustelua tulee käydä ainoastaan kiistaan liittyvistä asioista, ja Kaikkien osapuolten on kohdeltava toisiaan kunnioittavasti ja kohteliaasti, noudattaen lionien eettistä sääntöä. OSA 6: LOPULLINEN PÄÄTÖS Mikäli kaikkia osapuolia tyydyttävää ratkaisua ei löydy, on sovittelijalla (sovittelijoilla) oikeus määrätä parhaaksi katsomansa päätös kiistassa. Sovittelijan on laadittava kirjallinen päätös 30 päivän kuluessa sovittelukokouksen jälkeen, ja kaikkien päätösten tulee olla lopullisia ja kaikkia osapuolia sitovia. Jos sovittelijoita on ollut useampia, tulee jokaisen sovittelijan allekirjoittaa kirjallinen päätös. Kopio kirjallisesta päätöksestä tulee toimittaa jokaiselle osapuolelle ERP:n sääntöjen mukaisesti. Kirjallinen päätös sitoo osapuolia vain kiistaan liittyvissä asioissa. Lisäksi mitkään päätökset eivät saa olla ristiriidassa mikään kansainvälisen hallituksen hyväksymän kansainvälisen, moninkertaispiirin, tai piirin säännön ja ohjesäännön kanssa. Sovittelijan laatimaan kirjallisen päätöksen tulee sisältää yhteenveto keskeisistä asioista ja faktoista joita osapuolet toivat esille, ja siitä tulee ilmetä mitä ERP:a käytettiin ja mihin ratkaisuun päädyttiin. Seuraavat tiedot tulee sisällyttää kirjalliseen päätökseen: Mitä ERP:a ratkaisussa sovellettiin; Kokouksen päivämäärä; XI - 21

22 Lyhyt kuvaus prosessista/toimenpiteistä joita osapuolet noudattivat; Keitä osapuolet olivat ja heidän osallisuutensa; Yhteenveto osapuolten esittämistä faktoista; Analysoi tiedossa olevat asiat ja keskustele osapuolten esittämistä argumenteista; Mainitse selkeästi mihin päätökseen sovittelija/paneeli päätyi; Kirjaa myös eriävät mielipiteet; ja Asiakirja tulee allekirjoittaa jokaisen sovittelija toimesta. Sovittelijoiden päätös on sitova ja lopullinen ja kansainvälisellä hallituksella tai sen virkailijalla on oikeus pyytää päätös kansainvälisen hallituksen tarkastettavaksi. Sovittelijoiden lopullisesta päätöksestä ei ole valitusoikeutta. Muut resurssit erimielisyyksien ratkaisemiseen Osapuolia kehotetaan hyödyntämään ammattijärjestöjen tarjoamia resursseja ja ohjeita sen oikeudenkäyttövallan puitteissa johon kyseessä oleva kiista kuuluu. Seuraavista resursseista voi olla hyötyä: Lionien oppimiskeskus - Kiistojen ratkaisu - American Arbitration Association - Association for International Arbitration - International Centre for Dispute Resolution - International Institute for Conflict Prevention & Resolution - International Chamber of Commerce, Court of Arbitration - Permanent Court of Arbitration - Erimielisyyksien ratkaisun tarkastuslista osallistujille Tämä tarkastuslista toimii apuna kullekin osapuolelle heidän valmistautuessaan sovittelijoiden tapaamiseen. Käytä vain niitä osia jotka ovat olennaisia kyseessä olevan kiistan ratkaisemiseksi. Kaikki tarkastuslistan kohdat eivät sovellu jokaiseen XI - 22