Vanhempainyhdistystoiminnan tietopaketti

Transkriptio

1 Vanhempainyhdistystoiminnan tietopaketti Vanhempainyhdistystoiminta on aikuisten yhteistyötä koulun tai päiväkodin kaikkien lasten hyväksi. Se on toimintaa lasten viihtymisen ja hyvinvoinnin edistämiseksi ja tuo iloa myös tekijöilleen. Vanhempaintoiminta on oivallinen tapa tutustua lapsen kouluun tai päiväkotiin, sen henkilökuntaan sekä muihin vanhempiin. Vanhempainyhdistyksen toimintatavat ja toiminnan laajuus muotoutuvat paikallisten tarpeiden ja toiveiden, sekä tekijöiden kiinnostuksen ja taitojen mukaiseksi. Vanhempainyhdistys voi toimia rekisteröitynä tai rekisteröimättömänä. Yhdistyksen toiminnan ja siinä mukana olevien henkilöiden oikeusturvan vuoksi suosittelemme yhdistyksen rekisteröimistä. Rekisteröity yhdistys on virallisesti olemassa oleva taho, jolla on oikeuksia ja joka voi omistaa omaisuutta. Rekisteröidyn yhdistyksen toiminta vaatii jonkin verran byrokratiaa, lähinnä vuosikokouksen aikaan. Tätä ei kuitenkin tarvitse säikähtää, jokaisella on riittävästi tietoja ja taitoa rekisteröidyn yhdistyksen pyörittämiseksi. Tähän tietopakettiin on koottu rekisteröidyn yhdistyksen toimintaan liittyviä perusasioita. Antoisia hetkiä vanhempainyhdistystoimintaan toivottaen Suomen Vanhempainliitto Mariankatu 28 B Helsinki (09) toimisto@vanhempainliitto.fi

2 2 SISÄLLYSLUETTELO YHDISTYSTOIMINTA Rekisteröity yhdistys 3 Rekisteröimätön yhdistys 4 Rekisteröidyn vanhempainyhdistyksen perustaminen 4 Alueyhdistyksen perustaminen 4 Yhdistyksen säännöt 5 Liittyminen Suomen Vanhempainliittoon 5 YHDISTYKSEN HALLITUS Hallituksen kokoonpano 5 Puheenjohtaja 6 Sihteeri 6 Rahastonhoitaja 6 Jäsenvastaava, tiedotusvastaava,ym. 6 Hallituksen toimikausi 7 Hallituksen jäsenten vastuu 7 Hallituksen jäsenten esteellisyys 8 Hallituksen kokoukset 8 Äänestys 8 Pöytäkirja 8 YHDISTYKSEN VUOSIKOKOUS Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat 10 Toimintakertomus (vuosikertomus) 10 Tilinpäätös 10 Toiminnantarkastaja 11 Toimintasuunnitelma 11 Talousarvio 12 Henkilövalinnat 12 Pöytäkirjan tarkastus 12 Kokouksen jälkeen 12 Yhdistyksen ylimääräinen kokous 12 YHDISTYKSEN TOIMINNAN SUUNNITTELU Vuosikalenteri 13 Vakuutukset 14 Verotus 14 Arpajaiset 14 Palkanmaksu 15 YHDISTYKSEN JÄSENET JA JÄSENLUETTELO Jäseneksi hyväksyminen 15 Jäsenen eroaminen 15 Jäsenen oikeudet 15 Jäsenen velvollisuudet 16 Jäsenluettelo 16 Rekisteriseloste malli 16 Jäsenedut ja jäsenhankinta 17 Yhdistyksen purkaminen 17 Suomen Vanhempainliitto 18 Liitteet 19 Esimerkki vanhempainyhdistyksen hallituksen esityslistasta/ pöytäkirjasta Lakeja Pohja kirjeeksi yrityksille Lähteet 22

3 3 YHDISTYSTOIMINTA Suomen perustuslaki, pykälä 13 Jokaisella on yhdistymisvapaus. Yhdistymisvapauteen sisältyy oikeus ilman lupaa perustaa yhdistys, kuulua tai olla kuulumatta yhdistykseen ja osallistua yhdistyksen toimintaan Tarkempia säännöksiä kokoontumisvapauden ja yhdistymisvapauden käyttämisestä annetaan lailla Yhdistys voi toimia rekisteröitynä tai rekisteröimättömänä. Suomen Vanhempainliitto suosittelee yhdistyksen rekisteröitymistä mm. yhteisiä päätöksiä tekevien henkilöiden oikeusturvan vuoksi. Rekisteröity yhdistys Rekisteröity yhdistys on virallisesti olemassa oleva taho, sillä on säännöt ja yhteisesti valittu puheenjohtaja ja hallitus. Rekisteröityyn yhdistykseen voi liittyä jäseneksi. Vuosittain pidettävässä yhdistyksen kokouksessa, vuosikokouksessa, jäsenillä on oikeus vaikuttaa yhdistyksen toimintaan ja henkilövalintoihin, sekä asettua ehdolle yhdistyksen hallitukseen tai tilintarkastajaksi. Vuosikokoukseen kutsutaan kaikki yhdistyksen jäsenet ja siinä käydään läpi menneen toimintakauden tilit ja toiminta, tulevan kauden talousarvio ja toimintasuunnitelma, valitaan puheenjohtaja, jäseniä hallitukseen ja tilintarkastajat sekä tehdään muita yhdistyksen perustoimintaan liittyviä päätöksiä. Kun hallitus on yhdistyksen jäsenten valitsema, he saavat myös valtuudet tehdä päätöksiä toimintavuoden aikana kaikkien puolesta tästä syntyy hallituksen jäsenten oikeusturva. Rekisteröidyn yhdistyksen hallituksen jäsenet eivät henkilökohtaisesti vastaa yhdistyksen velvoitteista eivätkä he voi myöskään joutua taloudelliseen vastuuseen yhdistyksen toiminnasta (kunhan he hoitavat vastuullaan olevat asiat Suomen lakien ja asetusten mukaisesti). Rekisteröity yhdistys on taloudellisesti ja oikeudellisesti itsenäinen. Se on oikeushenkilö, jolla on esim. kunnassa vastaavat oikeudet ja mahdollisuudet vaikuttaa asioihin kuin yksittäisellä kuntalaisella. Yhdistys myös voi omistaa omaisuutta, tehdä sopimuksia ja laatia anomuksia ja hakemuksia. Yhdistys voi myös avata oman pankkitilin, hakea lupia sekä avustuksia. Kuntien, säätiöiden tai muiden tahojen avustukset myönnetään pääsääntöisesti vain rekisteröidylle yhdistykselle. Yhdistyksen säännöissä määritellään henkilöt, jotka toimivat yhdistyksen nimenkirjoittajina/ edustajina. Kuntalaisena rekisteröidyllä yhdistyksellä on mahdollisuus antaa lausuntoja ja toimia hallintolain antamien vaikuttamismahdollisuuksien mukaan. Yhdistys voi esimerkiksi tehdä oikaisuvaatimuksen tai kunnallisvalituksen. Yhdistys edustaa toimiessaan yhdistyksen kaikkia jäseniä. Hallituksella on oikeus toimintavuoden aikana päättää, mihin yhdistys ottaa kantaa tai miten se toimii. Mahdollisuuksien mukaan kannattaa myös kysellä yhdistysten jäsenten mielipidettä esim. sähköpostilla. Rekisteröidyn yhdistyksen tulee: pitää pöytäkirjaa hallituksen kokouksista seurata talouttaan pitämällä kirjanpitoa ja tekemällä tilinpäätös ja talousarvio suunnitella ja kirjata toimintaansa toimintasuunnitelmaan ja kertomukseen pitää vuosikokous yhdistyksen sääntöjen mukaan Vain rekisteröity yhdistys voi olla toisen yhdistyksen jäsen. Suomen Vanhempainliiton jäseniä voivat siten olla vain rekisteröidyt vanhempainyhdistykset. Yhdistys rekisteröidään Patentti- ja Rekisterihallituksen ylläpitämään yhdistysrekisteriin. Yhdistysrekisteri antaa juridista neuvontaa ja sen internet sivuilta löytyy paljon yhdistystoimintaan liittyvää tietoa. - >yhdistysrekisteri.

4 4 Rekisteröimätön yhdistys Rekisteröimättömän yhdistyksen katsotaan olevan vapaamuotoinen ryhmä ihmisiä, jotka edustavat vain itseään. Rekisteröimätön yhdistys ei ole oikeuskelpoinen. Se ei voi hankkia nimiinsä omaisuutta eikä voi olla toisen yhdistyksen jäsen. Rekisteröimätön yhdistys ei voi saada julkisen tahon avustusta eikä avata pankkitiliä. Ryhmässä toimivat, päätöksenteko hetkellä paikalla olevat, henkilöt eivät voi toimia tai tehdä päätöksiä muita sitovasti, koska muilla ei ole ollut mahdollisuutta valita henkilöitä päättämään yhteisistä asioista. Rekisteröimättömän yhdistyksen toiminnasta vastuun kantavat ne henkilöt, jotka ovat osallistuneet vastuun aiheuttavaan toimintaan. Esimerkki: Vanhempainyhdistys tilaa varainhankinnan edistämiseksi kahvia myydäkseen sitä eteenpäin. Kahvipaketteja tilataan liikaa: ne vanhenevat ja tuottavat yhdistykselle tappiota. Osa vanhemmista pitää myyntitoimintaa laittomana ja vaatii asiasta selvityksen sekä korvausta menetystä rahasta. Rekisteröity yhdistys on vuosikokouksessaan valinnut hallituksen päättämään yhdistyksen toiminnasta. Hallitus on tehnyt päätöksen kokouksessaan, josta tehdystä pöytäkirjasta näkee, että hallitus on ollut päätösvaltainen ja perustelee hankintapäätöksensä. Kirjanpidosta löytyvät kuitit ja selvitys hankkeeseen liittyvästä rahaliikenteestä. Toiminnan voi todeta lainmukaiseksi eikä hallituksen jäseniä voi vaatia taloudelliseen vastuuseen epäonnistuneesta varainhankinnasta. Rekisteröimättömän yhdistyksen jäsenet eivät voi edustaa yhdistyksen muita henkilöitä, koska nämä eivät ole voineet valita heitä tehtävään. Hankintapäätöksen tehneet henkilöt voidaan periaatteessa velvoittaa henkilökohtaisesti korvaamaan kampanjan aiheuttamat tappiot. Rekisteröidyn vanhempainyhdistyksen perustaminen Rekisteröidyn yhdistyksen perustamiseen tarvitaan vähintään kolme henkilöä. Perustamisvaiheessa kutsutaan kokoon perustava kokous. Kokouskutsu kannattaa laittaa kaikille koulun tai päiväkodin vanhemmille, jotta kaikki toiminnasta kiinnostuneet voivat olla mukana alusta alkaen. Perustava kokous on yhdistyksen ensimmäinen virallinen kokous. Yhdistyksen perustamiseen tai vanhempainyhdistyksen rekisteröimiseen liittyvä tietopaketti löytyy Suomen Vanhempainliiton Internet-sivuilta Perustavassa kokouksessa: hyväksytään yhdistykselle säännöt valitaan yhdistykselle puheenjohtaja ja hallitus ensimmäistä toimikautta varten valitaan toiminnantarkastajat (ent.tilintarkastajat) ensimmäistä toimikautta varten päätetään mahdollisesta jäsenmaksusta allekirjoitetaan yhdistyksen perustamiskirja Perustamisen jälkeen yhdistys rekisteröidään yhdistysrekisteriin. Rekisteröinti-ilmoitus, perustamiskirja ja yhdistyksen säännöt lähetetään kolmena kappaleena yhdistysrekisteriin. Rekisteröintimaksu suoritetaan etukäteen ja kuittikopio maksusta liitetään mukaan hakemukseen. Lisätietoja: -> yhdistysrekisteri. Alueyhdistyksen perustaminen Rekisteröidyt vanhempainyhdistykset voivat perustaa yhteisen yhdistyksen alueelliseksi yhteistyö- ja vaikuttamiskanavaksi. Alueellinen yhdistys kokoaan vanhempien mielipiteitä ja voi toimia yhteistyötahona esim. kunnan opetus/ sivistysjohdon kanssa. Alueyhdistyksen perustaminen vaatii perustavien yhdistysten hallituksen päätöksen, sekä valtuutuksen yhdistyksen perustamiseen. Alueyhdistyksen mallisäännöt ja neuvoja yhdistyksen perustamiseen saat Suomen Vanhempainliitosta.

5 5 Yhdistyksen säännöt Rekisteröidyllä yhdistyksellä tulee olla säännöt. Säännöt ohjaavat yhdistyksen toimintaa ja hallintoa. Niistä löytyy vastaus moneen käytännön kysymykseen kuten vuosikokoukseen liittyviin asioihin. Säännöt on hyvä olla hallituksen jäsenten käytössä ja ne kannattaa jakaa aina uusille hallituksen jäsenille. Suomen Vanhempainliitto on laatinut vanhempainyhdistyksille mallisäännöt, jotka ovat yhdistysrekisterin ennakkotarkastamat, niitä voi käyttää vanhempainyhdistystä perustettaessa. Mallisääntöjä käytettäessä yhdistyksen rekisteröintimaksu on edullisempi. Yhdistyksen tulee toiminnassaan noudattaa yhdistyslakia. Laki sisältää säädökset yhdistyksen perustoimintaan liittyvistä asioista, kuten taloudesta, päätösvallasta, jäsenyydestä, jäsenen eroamisesta ja yhdistyksen lakkauttamisesta. Yhdistyslaki on hyvä olla hallituksen jäsenten tiedossa. Lakikirjan lisäksi se löytyy esimerkiksi www-sivulta: Liittyminen Suomen Vanhempainliittoon Rekisteröity yhdistys voi liittyä Suomen Vanhempainliittoon. Liitto on vanhempainyhdistysten yhteistyöjärjestö, joka tukee yhdistysten perustamista ja toimintaa, sekä tekee yhteistyötä muiden järjestöjen, virkamiesten ja päättäjien kanssa. Liittyminen tapahtuu lähettämällä jäsenhakemuskaavake ja yhdistyksen säännöt Vanhempainliittoon. Liitto neuvoo ja kouluttaa yhdistystoimintaan liittyvissä asioissa, järjestää seminaareja ja tiedottaa ajankohtaisista asioista. Yhdistykset saavat jäsenkirjeen, jossa on ajankohtaista kasvatusta - ja opetusta koskevaa tietoa. Vanhempien Sanomat lehti ja vanhempaintoimintaa tukevat esitteet, ovat jäsenyhdistyksille maksuttomia ja tilattavissa toimintaan. YHDISTYKSEN HALLITUS Yhdistyslain mukaan rekisteröidyllä yhdistyksellä tulee olla hallitus, joka toimeenpanee ja vastaa yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta vuosikokousten välisenä aikana. Hallitus saa vuosikokouksessa yhdistyksen jäseniltä valtuudet hoitaa yhdistyksen toimintaa. Hallituksen tulee hoitaa yhdistyksen asioita huolellisesta lain ja yhdistyksen sääntöjen, sekä vuosikokousten päätösten mukaan. Hallituksen tehtäviä ovat mm.: yhdistyksen toiminnan ylläpito ja kehittäminen juoksevien asioiden hoito talouden hoito jäsenten hyväksyminen ja erottaminen sääntöjen mukaisesti jäsenluettelon ylläpitäminen. yhdistyksen vuosikokouksen koollekutsuminen ja valmistelu Hallituksen ei kuitenkaan tarvitse toteuttaa yksin kaikkea yhdistyksen toimintaa, vaan se voi delegoida esimerkiksi tapahtumien järjestelyitä yhdistyksen muille jäsenille tai toimikunnille. Hallitus on kuitenkin vastuussa tapahtumista ja niiden taloudesta. Vaikka hallituksen jäsenillä on vastuu päätöksistä ja virallisia asioita löytyy, on kuitenkin tärkeää että hallituksen toiminta ja tapaamiset ovat mielekkäitä ja antoisia kaikille ja toiminta tuo iloa tekijöilleen. Hallituksen kokoonpano Hallituksen kokoonpano määritellään yhdistyksen säännöissä. Hallituksessa tulee olla puheenjohtaja ja yhdistyksen sääntöjen määräämä määrä hallituksen jäseniä, jotka valitaan vuosikokouksessa. Lain mukainen minimimäärä on puheenjohtaja ja kolme jäsentä. Suomen Vanhempainliiton mallisäännöissä hallituksen jäsenten määräksi on määritelty puheenjohtaja ja 6,8 tai 10 jäsentä. Jäsenten määrä voi siis vaihdella vuosittain, tämä antaa joustovaraa valinnoille. Hallitukseen voi ottaa enemmän jäseniä, jos halukkaita riittää ehdolle.

6 Hallituksen jäsenet valitsevat ensimmäisessä kokouksessaan keskuudestaan varapuheenjohtajan, sekä sihteerin ja rahastonhoitajan. Sihteerinä ja rahastonhoitajana voivat toimia myös muut, kuin hallitukseen valitut henkilöt. Suomen Vanhempainliiton mallisäännöissä ei ole määritelty varajäseniä hallitukselle. Sääntöihin voi halutessaan lisätä varajäsenet. He voivat olla henkilökohtaisia jäseniä tai ns. yleisvarajäseniä. Varajäseniä ei tarvitse olla yhtä monta, kuin hallituksessa on jäseniä. Varajäsenten toimikausi pitää myös määritellä. Varajäsenet voivat olla läsnä kaikissa hallituksen kokouksissa tai vain kutsuttaessa. Päätösvaltaa tai oikeus äänestää varajäsenillä on kuitenkin vain silloin, kun varsinainen jäsen on kokouksesta poissa. Kokouksen pöytäkirjaan tulee merkitä läsnä olevien jäsenten lisäksi se, kuka heistä on päätösvaltainen. Puheenjohtaja Puheenjohtaja on yhdistyksen ydinhahmo. Puheenjohtaja on innostaja, hengen luoja ja myös työnjakaja. Puheenjohtajalla on mahdollisuus kehittää yhdistyksen toimintaa ja luoda yhdistykseen hyvä ilmapiiri. Puheenjohtaja toimii yleensä yhdistyksen nimenkirjoittajana yksin tai muun henkilön kanssa, yhdistyksen sääntöjen määräämällä tavalla ja edustaa yhdistystä eri tilanteissa. Hallituksen osalta puheenjohtaja huolehtii siitä, että hallitus kokoontuu päättämään asioista tarvittaessa ja pitää huolen että yhdistyksen säännöissä määritellyt asiat tulevat hoidettua ajallaan. Hallituksen kokouksia tulee pitää vähintään säännöissä määrätty määrä vuodessa. Puheenjohtaja kutsuu hallituksen kokoon ja huolehtii että kaikki saavat tiedon kokouksista. Hallitus on päätösvaltainen kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, sekä puolet hallitukseen valituista jäsenistä (tai sijaisena varajäsen) on paikalla. Puheenjohtaja kerää yhdessä sihteerin kanssa asia- / esityslistan kokoukseen. Ajankohtaisia asioita ja ehdotuksia tulee toki myös muilta hallituksen jäseniltä ja ihmisiltä. Puheenjohtaja johtaa puhetta hallituksen kokouksessa. Hallituksen kokousten kulkuun ei ole olemassa mitään varsinaista ohjetta ja ne voivat olla suhteellisen vapaamuotoisia. Kokouksen sujuvuuden kannalta on hyvä, että asiat käsitellään ennalta mietityn esityslistan mukaan. Puheenjohtaja pitää huolen, että pysytään asiassa. Näin kokoukset ovat sujuvia, eivätkä veny liian pitkiksi. Sihteerin on myös helppo tehdä pöytäkirja kokouksessa käsitellyistä asioista esityslistan pohjalta. Mikäli puheenjohtaja on estynyt toimimasta tai saapumasta kokoukseen, hänen tehtäviään hoitaa varapuheenjohtaja. Hallituksen kokoukselle ei voida valtuuttaa muita henkilöitä puheenjohtajaksi. Eli jos puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ei ole kokouksessa mukana, se ei ole päätösvaltainen. Sihteeri Yhdistyksen sihteeri on puheenjohtajan työpari; puheenjohtaja ja sihteeri voivat sopia keskenään työnjaosta. Sihteeri kirjoittaa esityslistan hallituksen kokoukseen sekä tekee pöytäkirjat ja muut yhdistystoiminnan vaatimat asiakirjat. Sihteeri huolehtii nimenkirjoittajatietojen ja muiden muutosten päivittämisestä Yhdistysrekisteriin. Sihteerin tehtäviin kuuluu usein myös jäsenrekisterin ylläpito, jos tehtävään ei valita muuta henkilöä. Rahastonhoitaja Yhdistyksen rahastonhoitaja hoitaa ja seuraa yhdistyksen rahaliikennettä, maksaa laskut, tarkistaa että mahdolliset jäsenmaksut ja muut tulot tulevat tilille. Hän myös pitää hallituksen ajan tasalla yhdistyksen rahatilanteesta ja tekee tilinpäätöksen sekä talousarvion vuosikokoukseen. Yhdistyksen tulee kirjanpitolain mukaan pitää ns. kahdenkertaista kirjanpitoa ko. lain määräyksiä noudattaen. Tämä tarkoittaa että jokaiselle menolle ja tulolle tulee löytyä vastatili kirjanpidossa, tieto siitä mitä kulua tai tuloa rahansiirrot ovat. Jäsenvastaava, tiedotusvastaava, kunnan päätösten seuraaja ym. Hallituksen jäsenet voivat jakaa myös muita tehtäviä keskenään. Työnjakoa tehdessä kannattaa ottaa huomioon jäsenten omat vahvuudet, ammattitaito ja kiinnostus. Myös hallituksen ulkopuolisia henkilöitä voi pyytää jonkun vastuualueen hoitajaksi. Vastuualueista ei kannata tehdä liian laajoja, jotta ihmisten aika ja innostus riittävät asioiden hoitamiseen. Tehtäviä kannattaa myös välillä kierrättää. 6

7 7 Jäsenvastaava ottaa jäsenhakemukset vastaan ja kertoo hallituksen kokouksessa kuinka monta uutta jäsentä yhdistykseen on liittynyt ja huolehtii siitä että jäsenyydestä eroavat ja erotettavat käydään vähintään kerran vuodessa läpi. Tiedotusvastaava huolehtii yhdistyksen sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta, kirjoittaa jäsenkirjeet, reppupostit, huolehtii tapahtumisen ilmoituksista, kirjoittaa juttuja lehtiin, vastaa kotisivuista ym. Kunnan asioista vastaava seuraa millaisia kouluun ja päiväkotiin liittyviä asioita on tulossa päätettäväksi ja tiedottaa niistä muille. Rekisteröidyllä yhdistyksellä on oikeus saada tietoa päätettäväksi tulevaista asioista jo niiden valmisteluvaiheessa ja vaikuttaa valmisteluun. Kuntaliiton sivuilta löytyy paljon tietoa osallistumisesta ja vaikuttamisesta päätöksentekoon, -> Vallakas, kuntalaisen vaikuttamisopas. Katso myös liite 2. Yhdistystoiminta on innostavaa ja voimaannuttavaa yhteistyötä kaikkien hyväksi. Toiminnassa kannattaa kuitenkin pysyä tasolla, jossa vapaaehtoistoiminnan ilo ja jaksaminen säilyvät. Vanhempainyhdistystoiminta ja sen tehtävät eivät saisi tuntua ikäviltä velvollisuuksilta. Aktiivisia toimijoita ja itseä kannattaa välillä kiittää hyvin tehdystä työstä, esim. hallituksen tai yhdistyksen kokouksissa. Suomen Vanhempainliitosta voi tilata kunniakirjan, jonka voi ojentaa aktiiviselle toimijalle esimerkiksi vuosikokouksen yhteydessä. Kiitos lämmittää aina mieltä. On tärkeää osoittaa, että tehtyä työtä arvostetaan ja se huomataan! Hallituksen toimintakausi Puheenjohtajan ja hallituksen toimikausi määritellään säännöissä. Suomen Vanhempainliiton mallisäännöissä puheenjohtaja valitaan vuodeksi, hallituksen jäsenet kahdeksi vuodeksi kerrallaan, niin että joka vuosi puolet hallituksen jäsenistä on erovuorossa. Erovuoroisuus tarkoittaa sitä, että hallituksen jäsenistä puolet antaa mahdollisuuden muille ihmisille asettautua tai asettaa jonkun ehdolle hallitukseen. Myös erovuoroiset hallituksen jäsenet voivat asettua uudelleen ehdolle, vuosikokous päättää ketkä valitaan hallitukseen. Yhdistys ei voi koskaan olla ilman hallitusta. Jos yhdistyksen vuosikokouksen pitäminen jostain syystä viivästyy sääntöjen määräämästä, edellisen hallituksen tulee jatkaa toimintaansa niin pitkään, kunnes uusi hallitus on valittu ja aloittaa toimintansa. Jos yhdistyksen toiminta väliaikaisesti hiipuu, on viimeinen hallitus vielä vastuussa toiminnasta, jos yhdistystä ei lakkauteta. Käytännössä se tarkoittaa mm. sitä, että kun toiminta jälleen virkoaa, viimeisen hallituksen tulisi kutsua vuosikokous kokoon toiminnan uudelleen käynnistämiseksi. Jos hallituksen jäsen haluaa erota kesken toimintakauden, hän voi ilmoittaa erostaan hallitukselle. Jos hallitus pysyy eron jälkeen päätösvaltaisena (puheenjohtaja ja vähintään puolet vuosikokouksessa valitusta hallituksen jäsenistä pystyy olemaan kokouksissa paikalla), hallitus voi jatkaa toimintaansa seuraavaan vuosikokoukseen asti. Vain vuosikokous tai hallituksen erikseen kokoon kutsuma yhdistyksen ylimääräinen kokous voi valita uusia jäseniä hallitukseen. Jos hallitus eroaa kesken kauden kokonaisuudessaan, sen on kutsuttava kokoon yhdistyksen ylimääräinen kokous valitsemaan yhdistykselle uusi puheenjohtaja ja hallitus. Hallituksen jäsenten vastuu Hallituksen jäsenen vastuuta ei kannata säikähtää, erittäin harvoin toiminnassa tehdään niin suuria virheitä, että ne johtaisivat vahingonkorvausvelvollisuuteen, tahallinen toiminta on tietenkin asia erikseen. Vastuu on kuitenkin hyvä tiedostaa. Yhdistyslain mukaan vahingonkorvausvastuu voi syntyä tilanteessa jossa hallituksen jäsen on aiheuttanut virheellään tai laiminlyönnillään vahingon yhdistykselle, sen jäsenelle tai ulkopuoliselle henkilölle rikkomalla lakia tai yhdistyksen sääntöjä. Teon tulee olla tahallinen eli tietoinen vahingon aiheuttava toiminta tai tuottamuksellinen, huolimattomuudesta tai välinpitämättömyydestä syntyvä. Yhdistys voi oikeushenkilönä joutua vahingonkorvausvastuuseen, tästä määrää vahingonkorvauslaki ja muut määräykset. Tällainen tilanne voi esimerkiksi syntyä yhdistyksen tapahtumassa sattuneessa vahingossa tai esimerkiksi sopimustilanteessa, jossa yhdistys on toiminut tekemänsä sopimuksen

8 vastaisesti. Lisätietoa vastuusta löytyy vahingonkorvauslaista ( Yhdistyksen vakuutukset kannattaa myös pitää ajan tasalla toiminnasta riippuen. Hallituksen jäsenten esteellisyys Joskus voi olla tilanteita, jossa hallituksen jäsen ei saa olla mukana päättämässä asioista. Yleensä tilanne on sellainen, jossa jäsen voisi saada huomattavaa henkilökohtaista hyötyä päätetystä asiasta. Hän ei saa osallistua asiaan käsittelemiseen millään tavalla tai edustaa yhdistystä asiassa. Häntä voidaan kyllä kuulla. Yhdistyslain pykälä 37 sanoo esteellisyydestä seuraavaa: hallituksen jäsen tai yhdistyksen toimihenkilö ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Jäsen ei voi esimerkiksi olla päättämässä sopimuksesta, josta tulee hyötyä hänen omistamalleen yritykselle. Hallituksen jäsen ei saa vuosikokouksessa päättää tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta tai häntä itseään koskevasta vastuuvapauden myöntämisestä. Yhdistyksen vuosikokouksessa saattaa kuitenkin käydä joskus käydä niin, ettei paikalle tule kuin hallituksen jäseniä. Tällöin hallituksen jäsenet voivat tehdä näitäkin päätöksiä, jos he ovat yhdistyksen jäseniä. Hallituksen jäsenet voivat esim. myöntää itselleen vastuuvapauden, jos yhdistyksen tilintarkastajat ovat sitä suosittaneet. Hallituksen kokoukset Hallitus voi päättää milloin ja miten se kokoontuu, yhdistyksen säännöissä on yleensä määritelty vain vähimmäismäärä hallituksen kokouksille vuodessa. Jos kokouksen muotoa ei ole määrätty säännöissä ja kaikki hallituksen jäsenet hyväksyvät kokouksen pidon puhelimen tai sähköpostin välityksellä, kokous voidaan pitää myös näin. Sihteeri kirjoittaa päätöksistä pöytäkirjan, joka hyväksytään seuraavassa kokouksessa. Säännöllinen kokousaika ja paikka, esimerkiksi joka kuukauden ensimmäinen maanantai, helpottaa jäsenten henkilökohtaisten aikataulujen suunnittelua ja tiedottamista kokouksista. Kokoukset voivat myös olla avoimia, eli niihin voi tulla mukaan myös hallituksen ulkopuolisia ihmisiä. Heillä ei luonnollisesti ole päätösvaltaa, heille voi kuitenkin antaa mahdollisuuden osallistua keskusteluun. Kun hallitus kokoontuu riittävän usein, ei asioita kerry liikaa yhteen kokoukseen. Hallituksen kokousten ei tarvitse olla muodollisia ja virallisia, mutta pöytäkirjaa niistä tulee pitää. Hallitus voi tehdä päätöksiä vain, jos se on sääntöjen määräämällä tavalla päätösvaltainen. Poikkeustapauksissa, jos asia on kiireinen eikä riittävästi päätösvaltaisia jäseniä ole paikalla, hallitus voi tehdä päätöksen vajaalukuisena. Tällöin tulee kysyä poissaolevien jäsenten mielipidettä päätettävästä asiasta esim. puhelimitse ja suostumus asiasta päättämiseen. Hallitus vahvistaa tekemänsä päätöksen seuraavassa päätösvaltaisessa hallituksen kokouksessa. Äänestys Yleensä asiat päätetään yhdessä keskustellen, joskus voidaan joutua äänestämään. Hallitus päättää, kuinka kussakin äänestystilanteessa toimitaan, pidetäänkö avoin äänestys vai suljettu lippuäänestys. Jos äänestyksessä äänet menevät tasan, henkilövalinnoissa valinta ratkaistaan arvalla, muissa äänestyksissä puheenjohtajan ääni ratkaisee. Jos äänestys on suljettu, puheenjohtaja kertoo oman kantansa vasta äänestyksen jälkeen. Pöytäkirja Hallituksen kokouksista tulee pitää pöytäkirjaa. Pöytäkirjoista nähdään mitä on päätetty ja ketkä olivat mukana päättämässä esim. rahan käytöstä. Pöytäkirja toimii myös muistuttajana siitä, kuka lupasi tehdä mitäkin. Pöytäkirjat ovat osa tilinpäätöstä ja ne ovat myös pohjana yhdistyksen toimintakertomuksen kokoamisessa. 8

9 Jos hallituksen kokouksiin tehdään esityslista, pöytäkirja on helppo tehdä sen pohjalta. Pöytäkirjasta tulee näkyä kokousajan ja -paikan lisäksi, ketkä hallituksen jäsenistä ovat olleet mukana kokouksessa (ks. liite 1). Jos hallituksella on varajäseniä, pöytäkirjaan tulee merkitä ketkä heistä ovat kokouksessa päätösvaltaisia. Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset. Pöytäkirja tarkastetaan yleensä seuraavassa kokouksessa; puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat sen tarkastuksen jälkeen. Pöytäkirja kannattaa kuitenkin kirjoittaa ja lähettää hallituksen jäsenille tiedoksi mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Näin se muistuttaa kokouksessa tehdyistä päätöksistä ja tiedottaa niistä poissaolijoille. Jos jokin kokouksen asia on kiireellinen, esim. yhdistyksen pankkitilin avaaminen, pöytäkirjan tai kyseisen kohdan voi tarkastaa jo kokouksessa. Sihteeri voi kirjoittaa pankkitilin avaajaa varten pöytäkirjanotteen, jossa on paikka- ja läsnäolijatiedot, sekä maininta että kokous on päätösvaltainen (puolet jäsenistä paikalla), lisäksi kirjataan kyseinen päätös ja tieto, että kohta tarkastettiin heti kokouksessa. Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjanotteen. 9 YHDISTYKSEN VUOSIKOKOUS Yhdistyksen vuosikokous on yhdistyksen ylin päättävä elin, jonne kutsutaan kaikki yhdistyksen jäsenet. Yhdistyksen vuosikokouksen ajankohta, kutsumistapa sekä esityslista löytyy säännöistä. Hallitus kutsuu vuosikokouksen kokoon. Kutsuminen on tehtävät yhdistyksen sääntöjen mukaisesti, muuten kokous ei ole päätösvaltainen. Jos hallitus ei kutsu vuosikokousta kokoon ajoissa tai ylimääräistä kokousta vaikka sitä on pyydetty, jokaisella yhdistyksen jäsenellä on oikeus vaatia kokoukseen kokoon kutsumista, viimekädessä asia voi hoitua lääninhallituksen kautta. Jos vuosikokouksen kutsumatta jättäminen aiheuttaa vahinkoa yhdistykselle, hallitus voi joutua siitä vahingonkorvausvastuuseen. Vuosikokous edellyttää vanhempainyhdistyksen hallitukselta jonkun verran etukäteisvalmisteluja, kuten toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion tekeminen. Lisäksi kannattaa etukäteen kysellä halukkaita henkilöitä ehdolle hallitukseen tai tilin/toiminnantarkastajiksi. Vuosikokous pidetään yhdistysten säännöissä olevien määräysten mukaan. Kokouksessa käydään läpi menneen kauden toimintaa ja taloutta sekä hyväksytään tulevan toimintakauden suunnitelmat. Kokouksessa valitaan myös henkilöitä yhdistyksen tehtäviin sekä päätetään muista yhdistykseen toimintaan vaikuttavista asioista. Näitä asioita yhdistyksen kokous ei voi siirtää valtuutuksella hallituksen päätettäväksi. Kutsutavan tulee olla todisteellinen, eli kirjallisessa muodossa oleva. Kutsu voi olla henkilökohtainen kutsu tai edellisen vuosikokouksen määräämässä lehdessä julkaistava ilmoitus, jos säännöissä näin mainitaan. Kokouskutsussa ilmoitetaan kokouksen aika ja paikka sekä luetellaan kokouksessa käsiteltävät asiat. Jos käsittelyssä ovat vain säännöissä mainitut vuosikokousasiat, riittää kokouskutsuun maininnaksi sääntömääräiset asiat. Muut mainitaan erikseen. Esimerkkejä erikseen mainittavista asioista ovat: yhdistyksen sääntöjen muuttaminen (nimen muutos on myös sääntömuutos) yhdistyksen purkaminen eli lakkauttaminen merkittävän omaisuuden myynti tai hankinta hallituksen jäsenen erottaminen Käytännössä on hyvä mainita erikseen kaikki sääntöjen määräämien vuosikokousasioiden lisäksi esillä olevat asiat. Kutsu kannattaa mahdollisuuksien mukaan laittaa tiedoksi kaikille oppilaiden vanhemmille esim. reppupostissa. Näin kiinnostuneilla on mahdollisuus tulla mukaan yhdistyksen toimintaan. Vuosikokouksen voi myös pitää jonkun tapahtuman yhteydessä tai kokouksen houkuttimeksi voi järjestää ohjelmaa: tuoteesittelyn, luennon, lasten musiikkihetken tms.

10 10 Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat löytyvät yhdistyksen säännöistä. Ne pohjautuvat yhdistyslakiin. Suomen Vanhempainliiton vanhempainyhdistyksen mallisäännöissä vuosikokouksessa käsiteltäviä asioita ovat: Esitetään yhdistyksen vuosikertomus, tilit ja tilintarkastajain lausunto edelliseltä toiminta- ja tilivuodelta. Vahvistetaan tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta sekä päätetään vastuuvapauden myöntämisestä yhdistyksen hallitukselle ja muille tilivelvollisille tai niistä toimenpiteistä, joihin yhdistyksen hallinto antaa aihetta. Valitaan hallituksen puheenjohtaja. Valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle. Valitaan kaksi toiminnantarkastajaa (ent.tilintarkastaja) ja näille kaksi varahenkilöä tarkastamaan kuluvan toimintavuoden hallintoa ja tilejä. Vahvistetaan jäsenmaksujen suuruus. Vahvistetaan talousarvio kuluvaa toimintavuotta varten. Vahvistetaan toimintasuunnitelma kuluvaa toimintavuotta varten. Päätetään mahdollisesta ilmoituslehdestä (missä seuraavan vuosikokouksen ja mahdollisten ylimääräisten kokousten kutsu julkaistaan). Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Yhdistyksen kokous tulee pitää säännöissä määrätyllä tavalla, siinä olevan kokousjärjestyksen mukaisesti. Esityslistassa olevien asioiden käsittelyjärjestystä voi kokouksessa muuttaa, kunhan siitä erikseen päätetään. Kaikki yhdistyksen säännöissä mainitut vuosikokoukselle kuuluvat asiat täytyy kuitenkin käydä läpi. Vuosikokousta varten valmistellaan: Toimintakertomus (vuosikertomus) Toimintakertomuksessa kerrotaan lyhyesti edellisen toimintakauden tapahtumat ja muu toiminta. Lisäksi siihen voidaan laittaa tietoja yhdistyksen jäsenmäärästä, koulun tai päiväkodin koosta ja muista yhdistyksen toimintaan vaikuttavista asioista. Toimintakertomuksen kokoamista helpottaa, jos hallituksen kokouksissa otetaan tavaksi käydä läpi edellisen kokouksen jälkeen toteutuneet tapahtumat, lausunnot, vierailut ym. toiminta ja kirjataan ne kokouksen pöytäkirjaan. Näin toimintavuoden pöytäkirjoista on helppo koota toimintakertomus toimintakauden lopussa. Tilinpäätös Tilinpäätös luovutetaan ajoissa - yleensä viimeistään kaksi viikkoa ennen yhdistyksen vuosikokousta - tilin/toiminnantarkastajille. Tilinpäätöksen laatii yhdistyksen rahastonhoitaja ja hallituksen tulee hyväksyä ja allekirjoittaa tilinpäätös ennen kuin se annetaan tarkastettavaksi. Kaikkien yhdistyksen hallituksen jäsenten allekirjoitusta ei välttämättä tarvita, riittää että siinä on hallituksen päätösvaltaisuuden vaatima määrä jäsenten allekirjoituksia. Kaikki hallituksen jäsenet kantavat kuitenkin vastuun oman toimikautensa aikaisesta hallinnosta ja toiminnasta vaikka eivät olisikaan tilinpäätöstä allekirjoittaneet. Tilinpäätös muodostuu kahdesta osasta: tuloslaskelmasta, jossa kerrotaan tilinpäätösvuoden tulot ja menot, sekä taseesta, jossa näkyy yhdistyksen taloudellinen tilanne, eli mukana ovat aikaisempien

11 11 vuosien tulokset. Lisäksi tilinpäätöksessä on hyvä olla tase-erittelyt, esimerkiksi mistä mahdolliset siirtovelat ja -saamiset ovat muodostuneet. Jos koulun tai päiväkodin vanhemmista löytyy kirjanpidon ammattilaisia, heitä voi konsultoida kirjanpidon ja tilinpäätöksen teossa. Hallituksen pöytäkirjat puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoittamana ovat myös osa tilinpäätöstä. Tilintarkastaja / toiminnantarkastaja (muuttunut laki alkaen) Yhdistyksellä on oltava KHT- tai HTM-tilintarkastaja (auktorisoitu tilintarkastaja), jos yhdistys täyttää vähintään kaksi seuraavista kolmesta raja-arvosta: taseen loppusumma on yli euroa, liikevaihto tai vastaava tuotto on yli euroa ja palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä Yhdistyksen liikevaihtoon ei kirjanpitolautakunnan yleisohjeen mukaan lueta yhdistyksen saamia yleisavustuksia. Raja-arvojen ylittymistä laskettaessa ei oteta huomioon järjestömuotoisen yhdistyksen kohdalla jäsenyhdistysten tuottoja, tasetta eikä henkilöstöä. Pienen yhdistyksen ei tarvitse valita tilintarkastuslaissa tarkoitettua auktorisoitua tilintarkastajaa. Pienellä yhdistyksellä tarkoitetaan yhdistystä, jossa täyttyy enintään yksi edellä mainituista raja-arvoista. Käytännössä lähes kaikki vanhempainyhdistykset ovat pieniä yhdistyksiä. Jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa, sen on valittava toiminnantarkastaja, joka käytännössä vastaa aiempaa maallikkotilintarkastajaa. Käytännössä pienessä yhdistyksessä toiminnantarkastajaksi ainoana tarkastajana voidaan valita henkilö, jolla on riittävät valmiudet hoitaa hallituksen jäsenen tehtäviä. Jos pienen yhdistyksen tulot muodostuvat pääosin jäsenmaksuista ja muista jäseniltä kerättävistä maksuista ja yhdistyksellä ei ole päätoimista henkilökuntaa eikä merkittäviä toimitiloja eikä muuta merkittävää varallisuutta, toiminnantarkastajaksi voi yleensä ryhtyä henkilö, joka hoitaa oman taloutensa tavanomaisella tavalla ja joka on valmis käyttämään yhdistyksen tarkastukseen riittävästi aikaa. Tällainenkin yhdistys voi tietenkin sitoutua käyttämään ammattitaitoisempaa tarkastajaa esimerkiksi avustusten ehtojen perusteella. Toiminnantarkastajan tehtävänä on tarkastaa yhdistyksen talous ja hallinto siinä laajuudessa kuin se on tarpeen yhdistyksen koko ja toiminnan luonne huomioon ottaen. Toiminnantarkastus on laillisuustarkastusta eikä toiminnan tarkoituksenmukaisuuden tarkastusta tai arviointia. Toiminnantarkastajan olisi oltava riippumaton tarkastusta suorittaessaan. Toiminnantarkastus on lähinnä yhdistyksen jäsenten tiedontarpeita varten ja yhdistys voi suurelta osin itse määrittää toiminnantarkastuksen yksityiskohtaisen sisällön toisin kuin lakisääteisen tilintarkastuksen sisällön. Tilintarkastuksen sisältö määritellään huomattavasti yksityiskohtaisemmin tilintarkastuslaissa ja hyvää tilintarkastustapaa koskevissa kansainvälisissä standardeissa. Toiminnantarkastuksen tavoitteena on kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastuksen osalta yleiskuvan saaminen siitä, vastaako tilinpäätös olennaisilta osin yhdistyksen toimintaa ja taloudellista asemaa. Hallinnon tarkastuksen tavoitteena on yleiskuva siitä, onko yhdistyksen johto ja hallinto järjestetty muissa vastaavissa yhdistyksissä tavanomaisella ja yhdistyksen kokouksen päätösten mukaisella tavalla, onko johto pannut täytäntöön yhdistyksen kokouksen päätökset, ovatko johdon ja hallinnon palkat, palkkiot ja muut taloudelliset etuudet yhdistyksen kokouksen linjausten mukaisia ja ettei yhdistyksen johto tai hallinto ole suosinut itseään, jotakin jäsentä tai sivullista. Käytännössä toiminnantarkastukseen sisältyvä yhdistyksen talouden tarkastus on pienessä yhdistyksessä lähinnä tosite- ja asiakirjatarkastusta. Lisätietoa toiminnantarkastuksesta ja tehtävistä löytyy Oikeusministeriön sivulta Yhdistyslakioppaasta Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelmassa esitellään tulevan toimintakauden tapahtumat ja muu toiminta. Toimintasuunnitelman laatimista helpottaa, jos hallitus on miettinyt yhdistyksen toiminnan tavoitteita ja tulevaa toimintaa ennen uuden toimintakauden alkua. Suunnitelma tehdään sellaiseksi että yhdistys

12 todella voi toimia sen mukaisesti. Jokaisen toiminnon ja tavoitteen kohdalla kannatta miettiä tarkkaan, mitä toimenpiteitä se vaatii ja onko yhdistyksellä mahdollisuuksia sen toteuttamiseen. Mukaan otetaan myös yhdistyksen vakiintuneet toiminnot. Kannattaa myös harkita onko jotain mikä ei toimi, joka kannattaa jättää pois. Mukana voivat olla myös Suomen Vanhempainliiton ja muiden tahojen järjestämät tilaisuudet ym. mihin yhdistyksen edustajat osallistuvat. Toimintasuunnitelma ja talousarvio ovat toimintaa ohjaavia suunnitelmia, joita yhdistyksen hallitus voi toimintakauden aikana muuttaa ja kehittää Talousarvio Talousarviossa esitetään toimintasuunnitelmassa olevat asiat numeroin. Talousarvio kannattaa tehdä toimintasuunnitelman pohjalta yhdistyksen tilikartan mukaiseksi mahdollisimman realistiseksi. Talousarviota tehdessä voi miettiä myös mahdollisten avustusten hakemista ja perusteluja niille. Henkilövalinnat Tulevan toimintakauden hallituksen puheenjohtajan, hallitusten jäsenten sekä toiminnantarkastajien valintaa kannattaa valmistella etukäteen tiedustelemalla erovuoroisten jatkohalukkuutta sekä kysymällä uusia ihmisiä mukaan ehdokkaiksi. 12 Pöytäkirjan tarkastus Vuosikokouksen pöytäkirjantarkastajat tarkastavat pöytäkirjan kuukauden sisällä kokouksesta. Jos siinä on muutoksen tarvetta, he neuvottelevat niistä vuosikokouksen puheenjohtajan ja kokouksen sihteerin kanssa. Puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan tarkastuksen jälkeen. Yhdistyksen pöytäkirja ei ole julkinen asiakirja, joten vain yhdistyksen jäsenillä on oikeus saada ne nähtäväkseen, mutta heilläkään ei ole ehdotonta oikeutta saada siitä kopiota. Kokouksen jälkeen Mikäli vanhempainyhdistyksen puheenjohtaja tai sihteeri vaihtuu, uudet yhteystiedot tulee ilmoittaa Suomen Vanhempainliittoon, jotta jäsenposti ja muu tiedotus löytää perille. Yhdistyksen nimenkirjoittajissa tapahtuneet muutokset tulee ilmoittaa yhdistysrekisteriin, - > yhdistysrekisteri. Lain mukaan yhdistys, jonka tietoja ei ole päivitetty yli kymmeneen vuoteen yhdistysrekisteriin, voidaan katsoa lakkautetuksi. Yhdistyksen ylimääräinen kokous Joskus voi olla tarpeellista että koko jäsenistö kutsutaan ylimääräiseen vuosikokoukseen. Tällainen tilanne voi tulla esimerkiksi silloin jos hallituksen jäsen/jäseniä eroaa eikä jäljelle jäävä hallitus riitä päätösvaltaisten kokousten pitämiseen. Ylimääräinen kokous pidetään jos hallitus katsoo siihen olevan aihetta, vuosikokouksessa päätetään että sellaista tarvitaan tai vähintään 1/10 yhdistyksen jäsenistä sitä ilmoittamiaan asioita varten vaatii. Kutsutapa on sama, kuin vuosikokouksessakin. YHDISTYKSEN TOIMINNAN SUUNNITTELU Yhdistyksen toimintaa ja toimintavuotta voi kokoontua suunnittelemaan yhdessä, vaikkapa kesän lopulla ennen vuosikokousta. Kun toimintaa suunnitellaan etukäteen, käytännön toteutus arjen kiireessä sujuu helpommin. Uuden toimintakauden alussa voi vaikka pitää virkistäytymis- ja suunnittelupäivän. Suunnitellessa voi käyttää erilaisia ryhmätyömenetelmiä ja toiminnan kehittämiseen luotuja malleja. Suunnittelupalaveriin voi pyytää myös ulkopuolisia ideoitsijoita. Toimintasuunnitelma muotoutuu tosin mukavasti myös yhdessä keskustellen.

13 13 Vuosikalenteri Toiminnan suunnittelua helpottaa vuosittain hoidettavien asioiden listaaminen. Yhdistykselle voi luoda oman vuosikalenterin, jossa jokaiselle kuukaudelle merkitään hoidettavat asiat. Kalenterin mukaan on helppo toteuttaa yhdistyksen toimintaa käytännössä. Tämä mallikalenteri on tehty Suomen Vanhempainliiton vanhempainyhdistysten mallisääntöjen mukaan. Suomen Vanhempainliitto tiedottaa jäsenilleen ajankohtaisista asioista uutis- ja jäsenkirjeiden välityksellä. Jäsenkirje ja muu ajankohtainen tieto löytyy myös Liiton Internet-sivulta Liitto järjestää koulutus- ja muita tilaisuuksia ja tuottaa aineistoa, jota voi käyttää hyödyksi yhdistyksen toiminnassa ja jakaa vanhemmille. Toivomme, että yhdistyksen postin vastaanottaja välittää saamansa tiedon myös muulle hallitukselle, jäsenistölle ja vanhemmille. Elokuu Ideointipäivä/-ilta: toimintasuunnitelman ja talousarvion laadinta (sihteeri ja Pj valmistelevat/vetävät) Toimintakertomuksen teko (sihteeri ja PJ) Tilinpäätöksen teko, hallituksen hyväksyntä ja allekirjoitukset, toimittaminen tilintarkastajille (rahastonhoitaja) Koulun tai päiväkodin uusien vanhempien toivottaminen tervetulleeksi/toiminnan esittely Syyskuu Yhdistyksen vuosikokous Ehdokkaiden esittäminen Suomen Vanhempainliittoon liiton toimielimiin johtokunnan tai edustajistosta puheenjohtajaksi tai jäseneksi, tarkemmat tiedot tulevat jäsenpostissa keväällä. Lokakuu Hallituksen järjestäytymiskokous: varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan ja muiden vastuuhenkilöiden valinta, hallituksen kokousaikataulun ja toiminnan suunnittelu. Hallituksen puheenjohtajan ja sihteerin yhteystietojen päivittäminen Suomen Vanhempainliittoon niiden muuttuessa ja yhdistysrekisteriin yhdistyksen nimenkirjoittajien vaihtuessa. Jäsentilanteen tarkistaminen, onko jäseniä, jotka erotetaan sääntöjen mukaisesti (eivät ole maksaneet jäsenmaksuaan, lapset siirtyneet toiseen kouluun ym.) Marraskuu Osallistuminen joka toinen vuosi Suomen Vanhempainliiton liittokokoukseen. Tammikuu Mahdollisten vakuutusten uusiminen sekä muun kalenterivuoden alussa tehtävien asioiden hoitaminen Edellisen vuoden maksamattomien jäsenmaksujen karhuaminen (jos yhdistys perii jäsenmaksua) Jäsenmaksulappujen jakaminen tai jäsenmaksusta ilmoittaminen (jos yhdistys perii jäsenmaksua)

14 14 Keväisin tehdään raamit kunnan tulevan vuoden budjettiin valtuustoryhmien keskinäisissä ja välisissä neuvotteluissa. Kevään aikana kannattaa erityisesti olla yhteydessä valtuutettuihin ja virkamiehiin ja tehdä heille esityksiä budjettiin. Maaliskuu Vanhempainyhdistys esittäytyy tulevien oppilaiden ilmoittautumispäivänä ja myös esikouluun ilmoittautumisen yhteydessä esittely aineistoa voi tilata Suomen Vanhempainliitosta (viimeistään viikko ennen tilaisuutta). Toukokuu Vanhempainyhdistys esittäytyy uusien oppilaiden ja esikoululaisten kouluun tutustumisen yhteydessä, jos ei ole jo esittäydytty kouluun ilmoittautumisen yhteydessä. Valtuustoryhmien budjettineuvottelut ovat loppusuoralla, vielä voi olla yhteydessä oman asian kanssa Vakuutukset Vanhempainyhdistyksen vakuutukset kannattaa pitää ajan tasalla, varsinkin jos yhdistys järjestää kerhotoimintaa tms. Joissain kunnissa yhdistyksen toiminta voi olla osa kunnan vakuutusten alaista toimintaa. Usein se vaatii maininnan koulun tai päiväkodin vuosisuunnitelmassa. Vakuutusturva kannattaa käydä kunnan edustajan kanssa läpi. Kattavatko vakuutukset vanhempainyhdistyksen toiminnan ja tapahtumien aikana osallistujille tai vetäjille tapahtuvat tapaturmat tai tavaroiden hajoamiset ym.? Useimmilla vakuutusyhtiöillä on tarjota tapahtumakohtaisia tai vuosivakuutuksia. Verotus Vanhempainyhdistys on yleishyödyllinen yhdistys. Tuloverolain (TVL) 22.1 :n mukaan yhteisö on yleishyödyllinen, jos se toimii yksinomaan ja välittömästi yleiseksi hyväksi aineellisessa, henkisessä, siveellisessä tai yhteiskunnallisessa mielessä sen toiminta ei kohdistu vain rajoitettuihin henkilöpiireihin se ei tuota toiminnallaan siihen osallisille taloudellista etua osinkona, voitto-osuutena taikka kohtuullista suurempana palkkana tai muuna hyvityksenä. Kaikkien pykälässä lueteltujen edellytysten tulee täyttyä yhtäaikaisesti, jotta yhteisöä voitaisiin pitää yleishyödyllisenä, eikä sen tuloista pidätetä verota. Verotuksesta löytyy tietoa sivulta tai paikkakunnan verotoimistosta. Arpajaiset Arpajaisilla tarkoitetaan arpajaislainsäädännössä tarkoitettuja raha- ja tavara-arpajaisia, arvauskilpailuja, bingopeliä, veikkausta, vedonlyöntiä ja totopeliä ym. Tavara-arpajaisilla tarkoitetaan arpajaisia, joissa voi arpomisella tai muulla siihen rinnastettavalla sattumaan perustuvalla tavalla voittaa tavaraa tai tavaraan taikka palveluihin vaihdettavissa olevia lahja- tai ostokortteja. Arpajaisiin ja niiden verotukseen liittyvää tietoa löytyy sivulta tai paikkakunnan verotoimistosta

15 15 Palkanmaksu Kerhojen vetäjien ym. palkanmaksuun liittyvää tietoa löytyy - sivustosta. Palvelu on tarkoitettu erityisesti sellaisille palkanmaksajille, jotka maksavat harvoin palkkoja eivätkä välttämättä ole selvillä kaikista työnantajavelvoitteista. Palkanlaskijan ei palkka.fi-palvelua käyttäessään tarvitse tietää esimerkiksi työntekijän palkasta perittävien työttömyys- tai työeläkevakuutusmaksujen prosentteja. Palvelu avustaa valitsemaan oikean työeläkevakuutuksen sen mukaan, onko työntekijä vakuutettava TEL:n, LEL:n vai TaEL:n mukaan. Palvelu myös muistuttaa käyttäjää: tapaturmavakuutus on aina otettava ennen kuin työntekijä aloittaa työnsä. Palvelu on maksuton. YHDISTYKSEN JÄSENET JA JÄSENLUETTELO Jäseneksi hyväksyminen Yhdistyksen jäseneksi liittymisen tulee perustua ihmisen omaan tahtoon, vanhempainyhdistys ei voi määrätä esimerkiksi kaikkia koulun oppilaiden vanhempia automaattisesti jäsenikseen, vaan jokaisen on itse ilmoittauduttava jäseneksi. Jäsenyyden ehdot määritellään yhdistyksen säännöissä. Jäseneksi haku voi tapahtua täyttämällä jäsenkaavakkeen tai maksamalla jäsenmaksun. Yhdistyslain mukaan jäsenet hyväksyy yhdistyksen hallitus, jollei säännöissä ei ole muuta määrätty. Hallitus hyväksyy yhdistyksen jäsenet itsenäisesti, eikä ole velvollinen perustelemaan jäsenhakemuksen hylkäämistä. Yhdenvertaisuuslaki ja muut syrjintään liittyvät lait, kuten tasa-arvolaki voivat vaikuttaa päätökseen. (Yhdenvertaisuuslaki kieltää kaikenlaisen syrjinnän iän, etnisen tai kansallisen alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, terveydentilan, vammaisuuden, sukupuolisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvä syyn perusteella, tasa-arvo laki puolestaan sukupuoleen liittyvän syrjinnän). Yhdistyksen säännöissä voi kuitenkin olla jäsenyyteen liittyviä rajauksia, esim. yhdistyksen varsinaisiksi jäseniksi voivat liittyä koulun oppilaiden vanhemmat, muut huoltajat ja kouluhenkilöstö. Jäsenen eroaminen Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä halutessaan, mutta jäsenen saa erottaa vain tarkoin määritellyistä syistä. Säännöissä voidaan määritellä ehdot, milloin jäsen katsotaan eronneeksi, esimerkiksi jos hän ei ole maksanut jäsenmaksua tietyn ajan sisällä. Lain mukaan jäsen voidaan erottaa, jos hän on menettelyllään yhdistyksestä tai sen ulkopuolella vahingoittanut huomattavasti yhdistystä. Jäsenen erottamisesta päätetään yhdistyksen vuosi- tai ylimääräisessä kokouksessa, jollei säännöissä ole toisin määrätty. Erottamispäätöksessä tulee mainita erottamisen syy. Ennen päätöstä jäsenelle on annettava mahdollisuus selityksen antaminen asiassa, paitsi jos erottamisen syynä on esim. säännöissä mainittu jäsenmaksun maksamatta jättäminen. Jäsenellä on oikeus äänestää yhdistyksen kokouksessa itseään koskevassa erottamisasiassa. Jäsenen oikeudet Jäsenellä on oikeus saada tietoa yhdistyksen toiminnasta, osallistua päätöksentekoon yhdistyksen vuosikokouksessa ja asettua ehdolle hallitukseen. Hänellä on oikeus tehdä aloitteita yhdistyksen hallitukselle ja vuosikokoukselle ja äänioikeus vuosikokouksissa, äänioikeutta ei voi siirtää muille. Hänellä on oikeus nostaa moitekanne yhdistystä vastaan, jos se on tehnyt lainvastaisen tai muuten moitittavan päätöksen. Jäsen ei ole henkilökohtaisessa vastuussa yhdistyksen velvoitteista, eikä hänellä ole oikeutta lukea yhdistyksen hallituksen pöytäkirjoja, jollei sitä erikseen säännöissä määritellä. Tilintarkastajat lukevat hallituksen pöytäkirjat ja valvovat näin päätösten oikeellisuutta. Jos hallituksen kokouksessa on käsitelty jotakin jäseneen liittyvää asiaa, hänellä on oikeus saada ote kyseisestä pöytäkirjan kohdasta.

16 16 Jäsenen velvollisuudet Jäsenen velvollisuudet voidaan määrätä säännöissä. Lähinnä velvollisuuksia on maksaa vuosittainen jäsenmaksu, jos yhdistyksellä on sellainen. Jäsen ei saa toiminnallaan yhdistyksessä tai sen ulkopuolella vahingoittaa huomattavasti yhdistystä. Velvollisuuksiin ei kuulu esimerkiksi asettuminen ehdokkaaksi tai ottaa vastaan yhdistyksen luottamustehtäviä. Ehdokkuudesta voi aina kieltäytyä mistä hyvänsä syystä, tai syytä ilmoittamatta. Jäsentä ei tietämättään saa valita yhdistyksen luottamustehtävään. Jäsenmaksun ja kannatusjäsenmaksun määrittely on vuosikokousasia. Rahankeräyslaki edellyttää että kummankin maksun määrä tulee olla määritelty, muuten siihen tarvitaan rahankeräyslupa. Jäsenmaksu ei voi siis olla avoin. Rahankeräyslaki, 9 rahankeräyksen kielletyt toimeenpanotavat, kohta neljä: on kiellettyä järjestää rahankeräys tavalla, jossa kaupankäynti tai yhdistyksen jäsenhankinta ja rahankeräys ovat ilmeisessä vaarassa sekoittua keskenään. Jäsenluettelo Hallituksen tulee lain mukaan pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Luetteloon on merkittävä vähintään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka, sekä muuta yhdistyksen toiminnan kannalta oleellista tietoa. Tietojen keräämisen tulee olla rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellista ja asiallisesti perusteltua, ylimääräistä tietoa ei saa kerätä. Tietoja ei myöskään saa käyttää muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Tietojen luovuttamisesta muuhun tarkoitukseen, kuten sukututkimusta tai suoramarkkinointia varten, päättää yhdistyksen hallitus. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojensa antaminen eteenpäin. Yhdistyksen jäsenellä on oikeus tutustua omiin tietoihinsa, myös yhdistyksen muille jäsenille on yhdistyslain mukaan pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua jäsenrekisteriin. Lisätietoa löytyy henkilötietolaista, Henkilötietolaki 5 Huolellisuusvelvoite Rekisterinpitäjän tulee käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Helpoin tapa kerätä tiedot, on pyytää uusia jäseniä täyttämään yhdistyksen jäsenhakemuskaavake ja säilyttää ne yhden henkilön valvonnassa. Jäsenluettelon keräämisessä ja säilyttämisessä tulee olla huolellinen. Yhdistyksellä tulisi myös olla rekisteriseloste, josta käy ilmi mitä tietoja ja miksi jäsenistä kerätään, tietojen säilytystapa ja jäsenrekisterivastaava. Tämä seloste tulisi olla annettavana tietoa tarvitsevalle. Rekisteriseloste malli: Rekisterinpitäjä: yhdistyksen nimi, rekisteristä vastaavan yhteystiedot Tietojen käsittelyn tarkoitus: Lain tarkoittama yhdistyksen jäsenluettelo ja yhdistyksen toiminnan toteuttaminen Rekisteröityjen ryhmä ja siihen liittyvät tiedot: Yhdistyksen jäsenet Kerättävät tiedot: (esim.) - jäsenen täydellinen nimi - postiosoite - puhelinnumerot - sähköpostiosoite - lapsen/lasten päiväkotiryhmä tai luokka-aste - toiminta yhdistyksen luottamustehtävissä ja / tai luokkatoimikunnassa

17 - mahdollinen lupa yhteystietojen antamiseen yhdistyksen muille jäsenille ja yhdistyksen hallituksen sopiviksi katsomille tahoille. Tietojen luovuttaminen: jäsenen luvalla tietoja annetaan tarpeen vaatiessa yhdistyksen muille jäsenille ja hallituksen sopivaksi katsomille tahoille. Suojaus: rekisteriä hoitaa ja säilyttää yksin yhdistyksen jäsenrekisterivastaava Lisätietoja löytyy mm. sivulta ja tietosuojavaltuutetun toimistosta (09) Jäsenedut ja jäsenhankinta Jäsenille voi halutessaan järjestää jäsenetuja, neuvotella vaikkapa alennuksia kirjakaupasta tms. Jäsenistä kannattaa myös pitää huolta lähettämällä tiedotteita, jäsenkirjeitä, kutsuja tapahtumiin ym. Moni on varmasti halukkaampi myös osallistumaan yhdistyksen toimintaan, kun yhdistyksen toiminta on tullut tutuksi tiedottamisen kautta. Jäsenhankinnassa voi käyttää hyödykseen Suomen Vanhempainliiton tarjoamaa materiaalia, joissa kerrotaan vanhempaintoiminnasta. Jäsenhankinnassa tehokkain tapa on usein henkilökohtainen kontakti, vaikkapa koulun tutustumispäivänä ja muiden tapahtumien yhteydessä. Vanhemmille voi myös tehdä kyselyitä siitä, mitä he vanhempainyhdistystoiminnalta ja kodin ja päivähoidon tai koulun yhteistyöltä toivovat. Tehokkainta kysely on tehdä puhelimitse tai muuten henkilökohtaisesti. Samalla voi mainostaa mahdollisuutta liittyä jäseneksi ja kysellä myös halukkuutta osallistua vaikkapa tapahtumien järjestelyyn, auttaa kirjanpidossa, markkinoinnissa, luentotilaisuuksien järjestämisessä ym. Vanhempien erilaisia ammatteja ja taitoja kannattaa kartoittaa ja käyttää hyödyksi toiminnassa. Yhdistyksen purkaminen Yhdistyksen lakkauttaminen voi jossain vaiheessa tulla ajankohtaiseksi. Toiminta hiipuu tai koulu tai päiväkoti, jonka yhteydessä yhdistys toimii, lakkautetaan. Koulujen tai päiväkotien yhdistyessä kahdesta vanhempainyhdistyksestä päätetään yleensä lakkauttaa toinen ja jatkaa yhdessä toisessa, yhteisessä vanhempainyhdistyksessä. Yhdistyksen purkaminen määritellään säännöissä, Suomen Vanhempainliiton mallissäännöissä yhdistyksen purkamisesta on päätettävä kahdessa vähintään kahden kuukauden väliajoin pidettävässä yhdistyksen kokouksessa 3/4 äänten enemmistöllä annetuista äänistä. Yhdistyksen purkautuessa käytetään sen varat koulun tai sen toimintaa jatkavan koulun oppilaiden hyväksi yhdistyksen viimeisen kokouksen päättämällä tavalla. Kokouskutsussa tulee käydä ilmi että yhdistys on tarkoitus purkaa. Hallitus huolehtii kokousten kokoon kutsumisesta, sekä loppuselvitysten (tilinpäätös ym.) tekemisestä. Kun päätös on tehty, tehdään purkautumisilmoitus Yhdistysrekisteriin. Usein käy niin että toiminta hiipuu, eikä yhdistystä koskaan pureta sääntöjen mukaisesti. Yhdistys voidaan myös julistaa purkautuneeksi yhdistyksen kotipaikan tuomioistuimessa. Aloitteen voi tehdä yhdistyksen jäsen tai muu henkilö, jota asia koskee.

18 18 Suomen Vanhempainliitto Suomen Vanhempainliitto on varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja toisen asteen oppilaitosten yhteydessä toimivien vanhempainyhdistysten yhteistyöjärjestö, joka edistää kodin ja päivähoidon/koulun välistä yhteistyötä. Liiton noin jäsenyhdistystä toimivat eri puolilla Suomea lähes 270 kunnan alueella. Liitto tiedottaa vanhempainyhdistyksiä ajankohtaisista asioista, neuvoo ja tuottaa materiaalia yhdistysten käyttöön. Liitto tuo esille vanhempien näkökulman kotia ja kasvatusta koskevissa kysymyksissä ja pyrkii vaikuttamaan päättäjiin. Liitto järjestää erilaisia koulutus- ja keskustelutilaisuuksia ja edistää yhdistysten alueellista yhteistyötä. Liiton tekee yhteistyötä useiden eri järjestöjen ja viranomaisten kanssa sekä on European Parents association (EPA) jäsen. Suomen Vanhempainliitto on aloittanut toimintansa jo vuonna 1907, Kotikasvatusyhdistyksen nimellä. Suomen Vanhempainliittoon voit olla yhteydessä kaikissa vanhempaintoimintaan liittyvissä asioissa. Suomen Vanhempainliitto ry Mariankatu 28 B Helsinki Puh (09) Fax (09)

19 19 Esimerkki esityslistasta / pöytäkirjasta Liite 1: Vanhempainyhdistys Vanhemmat ry, hallituksen kokous Päivä: Paikka: Läsnä: 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. (paikalla oli sääntöjen määräämä määrä hallituksen jäseniä) 3. Hyväksytään kokouksen työjärjestys Hyväksyttiin kokouksen esityslista muutoksitta. (tai kirjataan muutokset mitä jäsenet haluavat, tässä vaiheessa voi ottaa jo vastaan ehdotuksia muut asiat - kohtaan) 4. Edellisten kokouksien pöytäkirjojen tarkastaminen Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja (hallituksen pöytäkirjat tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Jos käsitellään asioita joiden kanssa täytyy toimia heti, voidaan päätöskohta tarkastaa kokouksessa. Esimerkiksi : Päätettiin myöntää rouva X:lle (hlö tunnus) tilinkäyttöoikeus yhdistyksen tilille Kohta tarkastettiin hallituksen kokouksessa. Tästä kohdasta voi tehdä erillisen pöytäkirjaotteen jossa on paikka, aika, jäsenet ja kyseinen kohta, sekä pj:n ja sihteerin allekirjoitus. Vuosikokouksen pöytäkirjan tarkistaa aina kokouksen valitsemat pöytäkirjan tarkastajat.) 5. Jäsenasiat 6. Talous 7. Tulevat tapahtumat 8. Menneet tapahtumat 9. Saapunut posti 10. Muut esille tulevat asiat 11. Seuraava hallituksen kokous Pöytäkirjan vakuudeksi Puheenjohtaja Sihteeri

20 20 Lakeja Liite 2. Suomen perustuslaki 12 Sananvapaus ja julkisuus Jokaisella on sananvapaus. Sananvapauteen sisältyy oikeus ilmaista, julkistaa ja vastaanottaa tietoja, mielipiteitä ja muita viestejä kenenkään ennakolta estämättä. Tarkempia säännöksiä sananvapauden käyttämisestä annetaan lailla. Lailla voidaan säätää kuvaohjelmia koskevia lasten suojelemiseksi välttämättömiä rajoituksia. Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta. Otteita hallintolaista 8 Neuvonta - Viranomaisella on toimivaltansa rajoissa annettava asiakkailleen tarpeen mukaan hallintoasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa sekä vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. Neuvonta on maksutonta. Jos asia ei kuulu viranomaisen toimivaltaan, sen on pyrittävä opastamaan asiakas toimivaltaiseen viranomaiseen. - Asiointia koskeviin tiedusteluihin on vastattava myös muissa kuin hallintoasioissa. 9 Hyvän kielenkäytön vaatimus - Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. 41 Vaikutusmahdollisuuksien varaaminen - Jos asian ratkaisulla on huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, viranomaiseen tulee varata mahdollisuus saada tietoja ja lausua mielipide asiasta. Varaamatta jättäminen voi olla menettelyvirhe, joka aiheuttaa päätöksen kumoamisen. - Asian vireilläolosta ja vaikuttamismahdollisuuksien käyttämisestä on ilmoitettava asian merkityksen ja laajuuden kannalta sopivalla tavalla. Ilmoittamistapa on viranomaisen harkinnassa. Ilmoittamisen ajankohta on sovitettava niin, että asianosaisilla on vielä mahdollisuus vaikuttaa asiaan. Valmistelurauhan häiriintyminen tai mahdollisten valitusten pelko ei ole peruste ilmoittamatta jättämiselle. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 2 Lain soveltamisala: - Laissa säädetään mm. oikeudesta saada tieto viranomaisten julkisista asiakirjoista. 3 Tässä laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien ja viranomaisten velvollisuuksien tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnassa sekä antaa yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisen varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan.