BirdLifen paikallistoimintamalli

Transkriptio

1 BirdLifen paikallistoimintamalli ohjeita paikalliseen lintuharrastustoimintaan alueellisen lintuyhdistyksen sisällä Käyttöohje: Jos dokumentti näyttää pitkältä, lue aluksi sisällysluettelo ja kappaleet Loput kappaleet sisältävät yksityiskohtaista tietoa, joka on tarpeen vasta kun paikallista toimintaa ollaan tosissaan suunnittelemassa. Jos sinulla on jo olemassa oleva paikallisryhmä tai -yhdistys, aloita kappaleista 1 ja 4. SISÄLTÖ 1. Tausta ja tavoitteet Käsitteet Hyödyt Edellytykset Paikallistoiminnan organisointi Toiminnan käynnistäminen käytännössä Oma yhdistys vai ei? Paikallisryhmän asema emoyhdistyksessä ja BirdLifessa Paikallisryhmän jäsenyys Paikallisryhmän talous Paikallisryhmän päätöksenteko Nimeämisestä ja logosta Työkalut ja palvelut Sisäinen viestintä Tiedottaminen ja jäsenhankinta Jäsenrekisteri ja räätälöidyt jäsenmaksulaskut Tiira-lintutietopalvelu Talkootuki ja muut vastaavat avustukset Muut palvelut Olemassa olevat paikallisryhmät ja -yhdistykset mukaan! Toimenpiteet...15 Liite: Esimerkkejä olemassa olevista paikallisryhmistä...16 Esimerkki 1. Lullula (Tringa)...16 Esimerkki 2. Parikkalan Rautjärven lintukerho (EKLY)...20 Esimerkki 3. Juuan lintuharrastajat (PKLTY)...22 BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

2 1. Tausta ja tavoitteet Paikallistoimintamallin tarkoituksena on edistää uusien, paikallisten lintuharrastusryhmien syntymistä nykyisten lintuyhdistysten sisälle, mahdollisimman vähällä byrokratialla. Lisäksi mallin avulla jo olemassa olevat paikallisryhmät ja -yhdistykset voivat kehittää toimintaansa ja vahvistaa asemaansa yhdistyksessä ja BirdLifessa. Eli tavoitteena on tukea helppoa, hauskaa, paikallista ja hyödyllistä lintuharrastustoimintaa. Lintuharrastus on luonteeltaan paikallista. Useimmat linturetket ja mielenkiinto tietyn alueen linnuston seurantaan kohdistuvat tyypillisesti oman asuin- tai kesänviettopaikan välittömään lähiympäristöön. Paikalliseen, lähellä olevaan toimintaan lähdetään mielellään mukaan, koska toiminta on silloin läheisempää sekä konkreettisesti (omalla paikkakunnalla) että henkisesti ("meidän oma"). Monen nykyisen lintuyhdistyksen toimialue on laaja, ja toimintaa on vaikea ulottaa tasaisesti koko yhdistyksen alueelle. Esimerkki. Ennen kuin Lohjan lintutieteellinen yhdistys Hakki perustettiin Tringan toimialueen länsiosiin, alueella oli n. 20 Tringan jäsentä. Hakki perustettiin v ja vuoden 2010 lopussa Hakissa on n. 230 jäsentä eli alueen jäsenmäärä on yli kymmenkertaistunut. Paikkakunnan oma lintuharrastusryhmä voi myös saada helpommin näkyvyyttä toiminnalleen ja päästä suoraan vaikuttamaan paikkakunnan asioihin. Alueen lintuharrastajien paikallistuntemus saadaan käyttöön ja toiminta houkuttelee myös uusia harrastajia. 1.1 Käsitteet Paikallista lintuharrastusryhmää voi kutsua monilla nimillä: kerho, jaosto, ryhmä, harrastuspiiri, paikallisyhdistys jne. Tässä tekstissä käytetään johdonmukaisesti seuraavia termejä: Paikallisryhmä on yleissana kaikille paikallisesti toimiville lintuharrastusryhmille, riippumatta niiden nimestä ja asemasta. Jaosto tarkoittaa alueellisen lintuyhdistyksen sisällä toimivaa paikallisryhmää, jonka asema emoyhdistyksessään ja BirdLifessa on tämän mallin suositusten mukaisesti virallistettu. Sanaa käytetään lähinnä virallisemmissa yhteyksissä, tai kun se on selvyyden vuoksi tarpeen. Emoyhdistys kuvaa sitä alueellista lintuyhdistystä (eli BirdLifen jäsenyhdistystä), jonka sisällä paikallisryhmä toimii ja jonka jaostoksi paikallisryhmä virallistetaan. Paikallistoimintamallin tavoitteena on synnyttää uusia paikallisryhmiä, joista tulee emoyhdistystensä virallistettuja jaostoja. Tavoitteena on lisätä toimintaa, ei byrokratiaa, joten lähtökohtaisesti tarkoituksena ei ole perustaa uusia yhdistyksiä. Tällaisten paikallisryhmien perustaminen, lopettaminen ja uudelleen perustaminen on helppoa paikallisten harrastajien aktiivisuuden mukaan. Malli rohkaisee myös jo aiemmin perustettuja paikallisryhmiä ja yhdistyksiä liittymään mukaan "BirdLife-perheeseen". Paikallisella tarkoitetaan tässä yleensä 1 3 kunnan alueella tapahtuvaa toimintaa, mutta toimintaalueen rajat määritellään aina tapauskohtaisesti. Suositeltavin on sellainen aluerajaus, jonka sisällä BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

3 ihmiset kokevat valmiiksi yhteenkuuluvuutta. Pienemmillä paikkakunnilla paikallinen harrastaminen voi määrittyä kuntarajojen mukaan ja vastaavasti suuressa kaupungissa sopiva alue voi olla esimerkiksi kaupunginosa. Tärkeintä on, että toiminta-alue vastaa asukkaiden lähiympäristöä, eli siihen on etäisyyksien ja ajankäytön puolesta helppo tulla mukaan. (Huom. paikallisryhmän ja jaoston voi periaatteessa perustaa myös muuhun kuin maantieteelliseen rajaukseen perustuen esim. tietyn työpaikan harrastekerho. Näissä tapauksissa kannattaa kuitenkin olla erittäin hyvissä ajoin yhteydessä BirdLifen toimistoon.) Malli ei anna sitovia määräyksiä, vaan työkaluja ja ideoita vapaasti käytettäväksi ja sovellettavaksi. Malli pyrkii tarjoamaan toimivaksi koettuja ratkaisuja mahdollisimman moneen kysymykseen, joka tulee vastaan paikallista toimintaa käynnistettäessä. 1.2 Hyödyt Sekä uusilla että vanhoilla paikallisryhmillä kannattaa olla tämän mallin mukainen, vahvistettu jaoston asema emoyhdistyksessä ja BirdLifessa, koska silloin: 1) Paikallisryhmän jäsenet hyötyvät sekä emoyhdistyksen että BirdLifen jäseneduista, kuten: emoyhdistyksen lehti Tiira-lehti neljästi vuodessa Tiira-lintutietopalvelun jäsenoikeudet emoyhdistyksen tapahtumat ja suojelutoiminta 2) Paikallisryhmä hyötyy: emoyhdistyksen ja BirdLifen näkyvyydestä ja tunnettuudesta BirdLifen jäsenyhdistyksilleen (ja niiden jaostoille) tarjoamista palveluista (ks. kpl 3) ryhmällä on selkeä identiteetti ja julkisuuskuva 3) Emoyhdistys ja BirdLife hyötyvät: ryhmän toiminta on selkeästi osa emoyhdistyksen ja BirdLifen toimintaa kaikki kiinnostuneet saadaan viestintämme piiriin järjestön jäsenmäärä nousee Aktiivinen paikallistason toiminta tavoittaa nykyistä suuremman määrän linnuista kiinnostuneita. Harrastajamäärän kasvu tuo mm. uusia jäseniä emoyhdistyksiin, BirdLife Suomeen ja BirdLife Internationaliin. Mitä enemmän jäseniä, sitä enemmän järjestöllä on: potentiaalisia vapaaehtoisia ja aktiiveja, joilla on uusia tietoja ja taitoja silmiä ja korvia mm. havainnoimaan lintuja ja havaitsemaan suojelutarpeita näkyvyyttä ja vaikutusvaltaa jäsenmaksutuloja potentiaalisia lahjoittajia ja tuotteiden ostajia kontakteja uusiin potentiaalisiin jäseniin, tukijoihin ja yhteistyökumppaneihin mahdollisuuksia lintuharrastuksen, ja sitä kautta luonto- ja luonnonsuojelumyönteisyyden kasvattamiseen. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

4 1.3 Edellytykset Minkälaisissa oloissa uuden paikallisen toiminnan käynnistäminen kannattaa? Ehdottomasti ainakin silloin, jos on jo tiedossa innokkaita toimijoita paikkakunnalla, jossa yhdistyksellä muuten on vain vähän tai ei lainkaan toimintaa. Jos on jo tiedossa 1 5 henkilöä, jotka voisivat muodostaa paikallisryhmän ytimen, heille kannattaa antaa yhdistyksen tuki ja mahdollisuus kehittää toimintaa. Näin paikallinen aktiivisuus tulee koottua ja hyödynnettyä, ja sille löytyy myös helpommin jatkuvuutta. Merkittävää on, että jo muutama henkilö voi mainiosti muodostaa aktiivisen paikallisryhmän (kun taas kokonaisen rekisteröidyn yhdistyksen pyörittämiseen tarvitaan käytännössä paljon enemmän väkeä). Vaikka nimeämistä vaille valmista paikallisryhmää ei vielä olisi, voi olla kannattavaa kartoittaa mahdollisuuksia synnyttää uutta paikallistoimintaa. Se voi olla erityisen hyödyllistä, jos esimerkiksi: Yhdistyksen toimialue on laaja, eikä toiminta ulotu kaikkialle. Yhdistyksen toimialueella on paikkakunta tai useampia, joissa on vähän jäseniä. On tarvetta näkyvyydelle ja/tai suojelutyölle alueilla, jotka sijaitsevat kaukana yhdistyksen nykyisen toiminnan keskuksesta. Jos paikallisia aktiiveja ei yrityksestä huolimatta löydy, paikallisryhmää ei kannata perustaa ja/tai ylläpitää väkisin. Paikallisryhmää ei kannata myöskään perustaa, jos yhdistyksen jäsenillä on erimielisyyksiä yhdistyksen toiminnasta. Paikallisryhmien tarkoituksena on tukea yhdistyksen toiminnan tavoitteita ja antaa eri puolilla asuville jäsenille toimintamahdollisuuksia, ei jakaa ihmisiä kilpaileviin leireihin. 2. Paikallistoiminnan organisointi Kunhan uudet paikalliset aktiivit löydetään, paikallisryhmien tulee voida toimia vapaamuotoisesti, ilman yhdistysbyrokratiaa. Muutamia hallinnollisia asioita on kuitenkin mietittävä. 2.1 Toiminnan käynnistäminen käytännössä Olosuhteista riippuu, mitkä ovat parhaat tavat etsiä kiinnostuneita ja polkaista paikallisryhmä pystyyn. Jos valmis porukka on jo olemassa, toiminnan voi käynnistää pienimuotoisesti olemassa olevalla ryhmällä ja laajentaa sitten mainostusta. Mutta jos valmista ryhmää ei ole, alla on lueteltu suositeltavia toimenpiteitä. (Huom. myös jo olemassa olevan ryhmän kannattaa pohtia alla olevia asioita soveltuvin osin, erityisesti toiminnan organisointia ja ryhmän virallistamista emoyhdistyksen jaostoksi.) Rajataan alue ja etsitään 1 3 vastuuhenkilöä. o Vähintään yhden tulee asua tulevan paikallisryhmän alueella, mutta vähintään yhden kannattaa myös olla emoyhdistyksen nykyinen aktiivi, jotta alkuvaiheen yhteydenpito emoyhdistykseen toimii. Nämä voivat olla sama henkilö. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

5 o Paikallinen vastuuhenkilö voi, mutta hänen ei tarvitse, olla se joka alkuvaiheessa järjestää paikallisryhmälle toimintaa. Hänen kannattaa kuitenkin aluksi toimia vähintään yhteyshenkilönä, johon kiinnostuneet voivat ottaa yhteyttä. Pohditaan, miten paikallisryhmän toiminta organisoidaan (ks ; mm. yhteydenpito, jäsenyys, rahoitus). Jos emoyhdistyksellä ei ole muita jaostoja, suunnitellaan myös miten uudesta paikallisryhmästä tehdään emoyhdistyksen virallinen jaosto (ks. 2.3). Otetaan hyvissä ajoin yhteyttä BirdLifen toimistoon tiedotetaan suunnitelmista, sovitaan järjestelyistä ja toimiston mahdollisesta avusta. Kerätään paikallisryhmästä kiinnostuneiden yhteystietoja ja kartoitetaan muita tiedotuskanavia. o Kannattaa käyttää monia tapoja: tiedottaa alueella asuvia jäseniä, kysellä tuttavaverkostoilta, ottaa suoraan yhteyttä kiinnostuneisiin, mainostaa emoyhdistyksen kanavissa ja tapahtumissa, mainostaa paikallisesti lehdissä, ilmoitustauluilla, kunnan tapahtumissa yms. Pidetään alueella tapaaminen ( perustamiskokous ). o Tiedotetaan suoraan potentiaalisesti kiinnostuneille, sekä yleisesti muita kanavia pitkin. o Kerrotaan mistä uudessa paikallisryhmässä on kyse ja miten siihen pääsee mukaan. o Kannattaa järjestää oheen lintuaiheista, houkuttelevaa ohjelmaa ja vaikka kahvitarjoilu. Pidetään huolta, että uusi paikallisryhmä järjestää ensimmäiset tapahtumansa, esimerkiksi: o retki, lintukävely, lintuilta, talkoot tms. o osallistuminen Tornien taistoon tai muuhun isompaan tapahtumaan. o osallistuminen johonkin emoyhdistyksen tai BirdLifen kartoitusprojektiin tms. (jos ryhmäläisten taidot riittävät). Pyritään liittämään uudet ryhmäläiset pian emoyhdistyksen jäseniksi. Vahvistetaan paikallisryhmän asema emoyhdistyksen jaostona ja tiedotetaan asiasta BirdLifen toimistolle. Esimerkki. Parikkalan-Rautjärven lintukerho käynnistettiin EKLY:n hallituksen toimesta näin: 1. Valittiin alue, joka sijaitsee yhdistyksen toimialueen laidalla, jossa asuu kolme yhdistyksen aktiivia ja jossa tämän takia tiedettiin olevan paljon linnuista kiinnostuneita, jotka eivät ole EKLY:n jäseniä. 2. Koottiin lista n. 80 henkilöstä, joiden tiedettiin mahdollisesti olevan kiinnostuneita paikallisesta lintukerhosta. Heille lähetettiin kirje tai sähköpostia. Tähän meni aikaa kolmelta ihmiseltä yhteensä ehkä 3 tuntia. 3. Pidettiin kuikka-ilta ja sen yhteydessä tiedotustilaisuus uuden kerhon perustamisesta. Tilaisuudesta tehtiin myös lehtijuttuja paikallisiin lehtiin. Valmisteluihin meni n. 4h. 4. Noin 50 henkilöä ilmoitti halukkuutensa tulla mukaan toimintaan. Ennestään jäseniä oli Parikkalan ja Rautjärven alueella noin Siikalahden luontotuvalla on jatkuvasti ilmoittautumiskaavakkeita ja tiedotus tekstiviestillä ilmoittautumisesta. Näiden tekemiseen meni 1h. 6. Lähetettiin BirdLifen toimiston kautta kaikille ilmoittautuneille infokirje kerhosta ja EKLY:n jäsenyydestä sekä uusin Tiira-lehti. 7. Ryhmän toiminta on autettu alkuun tarjoamalla viestintäväline (keskustelufoorumi) ja hieman resursseja (mm. pelisäännöt rahankäytöstä). Vanhat EKLY-aktiivit pyrkivät innostamaan ryhmäläisiä järjestämään omaehtoista, vapaamuotoista toimintaa. 8. EKLY:n hallitus virallisti kerhon aseman yhdistyksen paikallisjaostona. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

6 Suhteellisen pienellä työmäärällä saadaan selville, onko paikallisryhmällä edellytyksiä toimia, eli löytyykö tarpeeksi innokkaita osallistujia. Vaikka paikallisryhmää ei lopulta perustettaisi, selvitystyö ei mene hukkaan, koska tieto yhdistyksestä ja lintuharrastuksesta leviää samalla. 2.2 Oma yhdistys vai ei? Paikallistoimintamalli ei lähtökohtaisesti suosittele uusien rekisteröityneiden lintuyhdistysten perustamista, koska ry-muotoinen toiminta: vaatii yhdistysbyrokratiaa (hallitus, pöytäkirjat, toimintasuunnitelmat ja -kertomukset, talousarviot ja tilinpäätökset jne.) sitoo aktiiveja varsinaisesta harrastustoiminnasta yhdistyksen lakisääteiseen toimintaan vaatii isomman aktiivi- ja jäsenmäärän toimiakseen keskittää toiminnan kehittämisen hallitukselle ja passivoi muita jäseniä hankaloittaa paikallisryhmän lopettamista, jos aktiivisuus lopahtaa. Rekisteröitymätön toiminta puolestaan: antaa toimijoiden keskittyä itse toimintaan pakollisen byrokratian sijaan tuo toimintaan joustavuutta ja vapaamuotoisuutta mahdollistaa toiminnan, vaikka aktiiveja olisi vähän mahdollistaa sen, että paikallisryhmiä voi helposti syntyä, kuolla ja syntyä taas uudelleen paikallisten harrastajien aktiivisuuden mukaan. Jos paikallisryhmällä on virallinen asema emoyhdistyksessä (ks. 2.3), sen toiminta on osa emoyhdistyksen toimintaa, joten se saa virallisen yhdistyksen edut paljon pienemmällä vaivalla. Suurin haaste vapaamuotoisessa toiminnassa on sisäisten päätösten tekemisessä, erityisesti rahankäytössä, mutta tähän on olemassa ratkaisumalleja (ks. 2.6). Joissain tilanteissa voi olla kannattavaa rekisteröidä paikallisryhmä yhdistykseksi. Syitä voivat olla esimerkiksi rahoituksen saaminen esimerkiksi kunnalta (yleensä kunnat eivät jaa avustuksia rekisteröitymättömille ryhmille) valitusoikeus paikallisissa suojeluasioissa (joissain tilanteissa emoyhdistys ei voi valitusta tehdä, vaikka kohde olisikin sen toimialueella) nopeampi toiminta virallista päätöstä vaativissa asioissa (aikaa säästyy, jos asiaa ei tarvitse kierrättää emoyhdistyksen kautta). Jos paikallisryhmä päättää rekisteröityä, kannattaa yhdistysbyrokratia pitää mahdollisimman pienenä. Se onnistuu esimerkiksi näin: säännöt PRH:n mallisääntöjen pohjalta (mallit löytyvät PRH:n verkkosivuilta) hallituksen kooksi lakisääteinen minimi, eli kolme henkilöä yksi vuosikokous (erillisten kevät- ja syyskokousten sijaan) hallitus hoitaa vain lakisääteiset asiat, ei automaattisesti kaikkea muuta toimintaa mahdollisimman lyhyet ja yksinkertaiset viralliset paperit (sääntöjen ohella toimintasuunnitelmat ja -kertomukset, talousarviot, tilinpäätökset ja pöytäkirjat). Rekisteröityneenäkin paikallisryhmällä kannattaa olla virallinen asema emoyhdistyksen jaostona ( alayhdistyksenä ). Rekisteröityminen ei tarkoita eriytymistä eikä esimerkiksi kilpailua toimialueesta. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

7 2.3 Paikallisryhmän asema emoyhdistyksessä ja BirdLifessa Vaikka paikallisryhmän suositellaan toimivan vapaamuotoisesti, sen asema emoyhdistyksessä ja BirdLifessa kannattaa virallistaa jaostoksi. Jaosto on yhdistyksen hallituksen asettama ryhmä/elin, jolla on emoyhdistyksessään virallinen asema. Emoyhdistyksen hallitus voi esimerkiksi myöntää omalle jaostolleen varoja yhdistyksen rahoista ja muutenkin käyttää resurssejaan jaoston asioiden hoitamiseen. Kun paikallisryhmällä on virallinen asema emoyhdistyksessä, sillä on virallinen asema myös BirdLifessa. Paikallisryhmä pääsee näin hyötymään BirdLifen tarjoamista eduista ja palveluista (ks. kpl 3). Paikallisryhmän virallistaminen jaostoksi: Emoyhdistyksen hallituksen kokouksessa todetaan jaosto perustetuksi ja merkitään päätös pöytäkirjaan. Vahvistetaan pelisäännöt siitä, miten jaoston jäsenasioita, raha-asioita yms. hoidetaan. Säännöt voivat olla hyvinkin yksinkertaiset tai yksityiskohtaisemmat, kulloisenkin tarpeen mukaan. (Esimerkkejä melko yksityiskohtaisista säännöistä on liitteenä.) Emoyhdistyksen hallitus ilmoittaa (viimeistään tässä vaiheessa) uudesta jaostosta BirdLifen toimistolle, jonka kanssa sovitaan tarvittaessa käytännön järjestelyistä esimerkiksi jäsenrekisterin suhteen. Jos jaostolle valitaan hallitus, emoyhdistyksen hallitus vahvistaa sen kokoonpanon. Emoyhdistyksen sääntöjä ei lähtökohtaisesti tarvitse muuttaa uusien jaostojen takia. Kannattaa kuitenkin tarkistaa, ettei paikallisten jaostojen perustaminen ole ainakaan suoraan ristiriidassa emoyhdistyksen sääntöjen kanssa. Jaostoksi virallistettu paikallisryhmä tulee huomioida emoyhdistyksen toiminnassa. Kannattaa miettiä esimerkiksi näitä asioita: Miten tieto jaoston ja emoyhdistyksen välillä kulkee luontevimmin? Miten jaosto saa tiedot tapahtumistaan mukaan emoyhdistyksen tapahtumakalenteriin (mm. verkkosivuille, lehteen/tiedotteeseen ja Tiira-lehteen)? Miten huolehditaan, että jaoston toiminta tulee osaksi emoyhdistyksen toimintasuunnitelmaa ja -kertomusta? Pitäisikö jokaisesta jaostosta olla edustaja emoyhdistyksen hallituksessa? Tärkeää on, ettei paikallisryhmän toiminta eriydy emoyhdistyksen toiminnasta, vaikka ryhmä toimiikin itsenäisesti. Emoyhdistyksen hallituksen pitää saada säännöllisesti tietoa paikallisryhmän kuulumisista, ja paikallisryhmän pitää saada säännöllisesti tietoa esimerkiksi emoyhdistyksen omista ja koko BirdLife Suomen yhteisistä hankkeista. 2.4 Paikallisryhmän jäsenyys Suosittelemme, että paikallisryhmän jäsenyys tulee emoyhdistyksen jäsenyyden kautta, eli paikallisryhmän jäseneksi liitytään liittymällä emoyhdistykseen (vaikka paikallisryhmällä olisikin esimerkiksi omalla nimellä ja saatetekstillä varustettu jäsenmaksulasku, ks. 3.3). Alla on esitetty muutamia vaihtoehtoisia jäsenyyden malleja. Riippumatta valitusta mallista toiminnan kannattaa toki olla avointa kaikille. Paikallistoimintamallin yhtenä tärkeänä tavoitteena on kuitenkin jäsenmäärän kasvattaminen, joten on hyvä tehdä jäseneksi liittyminen helpoksi ja houkuttelevaksi. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

8 Jäsenyyden mallit: A) Paikallisryhmällä ei ole jäseniä ryhmään ei kuuluta, siellä vain toimitaan. Kaikkein helpoin ja yksinkertaisin malli, jossa kynnys tulla mukaan on matala. Haittapuolena on, että uudet toimijat saattavat kokonaan jättää liittymättä emoyhdistyksen jäseniksi, jos side siihen jää etäiseksi. Paikallisryhmän kokoa ei myöskään voida mitata, eikä sen toimijoille voida lähettää kohdennettua viestintää, esimerkiksi räätälöityjä jäsenmaksulaskuja. B) Paikallisryhmän jäseniä ovat ao. kunnan/kuntien tai tiettyjen postinumeroiden alueella asuvat emoyhdistyksen jäsenet. Tässä mallissa paikallisryhmän jäsenyys on automaattinen, eli ryhmään ei erikseen tarvitse liittyä. Hyvä puoli on selkeys, yksinkertaisuus ja kevyt hallinto. Huono puoli on rajoittuneisuus esimerkiksi kesämökkiläiset jäävät ulkopuolelle, vaikka kuuluisivat emoyhdistykseen. Hyvää tai huonoa on se, että paikallisryhmän viestintä tavoittaa myös ne alueella asuvat emoyhdistyksen jäsenet, jotka eivät ole ryhmään aktiivisesti liittyneet tai eivät ole ryhmästä kuulleet. C1) Paikallisryhmän jäseniä ovat ne emoyhdistyksen jäsenet, jotka ovat ilmoittaneet haluavansa kuulua tiettyyn paikallisryhmään. Tässä mallissa on enemmän työtä jäsenrekisterin hallinnassa, mutta se mahdollistaa myös niiden liittymisen, jotka eivät asu vakituisesti paikallisryhmän alueella. Hyvää tai huonoa on se, että paikallisryhmän viestintä ei tavoita niitä, jotka eivät ole ryhmään aktiivisesti liittyneet. C2) Kuten edellinen, mutta sallitaan saman henkilön kuuluminen useampaan paikallisryhmään saman emoyhdistyksen alueella. Jäsenmaksua emoyhdistykseen ei tarvitse maksaa kahdesti, mutta henkilö saa molempien/kaikkien paikallisryhmien jäsenille kohdennetun viestinnän. Tällä voi olla henkistä merkitystä niille, jotka haluavat kuulua joukkoon useammassa paikallisryhmässä, mutta koska se tuo lisätyötä hallinnointiin, kannattaa miettiä onko se vaivan arvoista. Joka tapauksessa on syytä mahdollistaa osallistuminen niin monen paikallisryhmän toimintaan kuin haluaa, riippumatta virallisesta jäsenyydestä. B+C) Yhdistelmä, jossa paikallisryhmän jäseniä ovat alueella asuvat automaattisesti, mutta myös muualla asuva emoyhdistyksen jäsen voi ilmoittautua mukaan. Vaatii tarkkaa jäsenrekisterin pitoa, mutta parhaimmillaan yhdistää B- ja C-mallien hyvät puolet. D) Paikallisryhmän jäsen voi olla, vaikka ei olisi emoyhdistyksen jäsen. Tätä mallia ei suositella, koska se sekoittaa jäsenyyden merkityksen. Tällaiset epäviralliset "jäsenet" eivät tuo emoyhdistykselle tuloja eivätkä nosta jäsenmäärää, eivätkä he pääse nauttimaan jäseneduista. (Paikallisryhmän toiminnassa voi tietenkin olla aktiivisesti mukana, vaikka ei olisi virallinen jäsen.) D-kohtaa harkitaan varmaankin lähinnä silloin, jos paikallisryhmä rekisteröityy yhdistykseksi. Paikallisen yhdistyksen jäsenyys voidaan kuitenkin hyvin määritellä esimerkiksi B-mallin mukaisesti. Joillekin voi kuitenkin merkitystä sillä, että saa liittyä paikalliseen yhdistykseen, vaikka ei haluaisi liittyä emoyhdistykseen. Jos paikallisryhmä kokee tämän tärkeäksi ja on valmis käyttämään resursseja mm. oman jäsenrekisterin ylläpitämiseen, D-mallin voi ottaa käyttöön, mutta on syytä pitää esillä myös emoyhdistyksen jäsenyyttä, jottei toiminta eriydy. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

9 2.5 Paikallisryhmän talous Vaikka toiminta olisi pienimuotoista ja epävirallista, paikallisryhmäkin todennäköisesti tarvitsee joskus rahaa. Paikallisryhmän talousasioiden hallintaan on useita mahdollisia ratkaisumalleja. Taloudenhoidon mallit: A) Kaikki toiminta on omakustanteista. Helpoin ja yksinkertaisin malli, jota käytetään luontevasti, jos toiminta koostuu vain vapaamuotoisesta lähiretkeilystä tms. B) Paikallisryhmä saa emoyhdistykseltä toimintatukea tarvekohtaisesti. Kevyt malli, jos ryhmällä ei ole paljon menoja. Edellyttää, että emoyhdistyksen hallitus hyväksyy jokaisen kulun etukäteen tai vuoden alussa sovitaan kulukatosta. Ryhmä toimittaa säännöllisesti kuitit kuluista emoyhdistyksen taloudenhoitajalle. C) Paikallisryhmä saa vuosittain emoyhdistykseltä jäsenmääräänsä vastaavan tai muulla tavalla sovitun osuuden emoyhdistyksen varoista. Helpompi kuin B-malli, jos ryhmällä on enemmän menoja. Emoyhdistyksen hallitus päättää, kuinka suuri osuus esimerkiksi jäsenmaksusta paikallisryhmälle jyvitetään, ja ryhmä saa vuoden alussa käyttöönsä tämän summan kerrottuna jäsenmäärällään. (Jäsenmäärä voidaan määritellä kappaleen 3.3. B- tai C1-mallin mukaan, halutessa jopa niin että jäsenmaksuosuudet maksetaan B-kohdan mukaan vaikka paikallisryhmän jäsenyys muuten määräytyisi C-mallin mukaan.) Hallitus voi myös budjetoida jaostoilleen toimintatukea jollain muulla perusteella. Emoyhdistyksen kanssa sovitaan, pidetäänkö rahat emoyhdistyksen tilillä vai avataanko paikallisryhmälle oma tili (osa pankeista avaa tilin myös rekisteröitymättömille ryhmille). Varoja käytetään kuitteja vastaan, kuten B-mallissa, mutta emoyhdistyksen hallituksen erillistä päätöstä ei tarvita joka kerta erikseen. D) Paikallisryhmällä on omaa varainhankintaa. Paikallisryhmä voi esimerkiksi myydä tuotteita (linnunpönttöjä, hihamerkkejä tms.) tai periä maksua järjestämistään tapahtumista. Ei sulje pois muita malleja, vaan voi täydentää paikallisryhmän taloutta. Jos paikallisryhmä käyttää emoyhdistyksen tiliä, yhdistyksen kanssa kannattaa sopia, että paikallisryhmän keräämät rahat on korvamerkitty ryhmän omaan toimintaan. E) Paikallisryhmä perii omaa jäsenmaksua. Tätä mallia ei suositella, koska se nostaa liittymiskynnystä. Vaikka paikallisryhmä olisi rekisteröitynyt yhdistykseksi, sen ei tarvitse periä jäsenmaksua (tai jäsenmaksun voi määritellä nollaksi euroksi), jos sitä ei erityisesti katsota tarpeelliseksi. Jos ryhmän jäseniltä halutaan kerätä tukea toimintaan, se kannattaa tehdä esimerkiksi vapaaehtoisten osallistumismaksujen tai erityisten keräysten kautta. 2.6 Paikallisryhmän päätöksenteko Paikallisryhmässä voidaan tehdä juuri sellaista lintuharrastustoimintaa, jota osallistujat haluavat. Eriäviäkin näkemyksiä kuitenkin todennäköisesti esiintyy joskus, ja erityisesti rahankäytöstä pitää pystyä tekemään päätöksiä, jotka tuntuvat kaikkien mielestä oikeudenmukaisilta. Alla on esitetty kaksi mallia, mutta ryhmä voi kehittää myös oman toimintatavan, kunhan kaikki ryhmäläiset ovat tyytyväisiä ratkaisuihin. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

10 Päätöksenteon mallit: A) Asioista sovitaan yhdessä, ja kaikilla on mahdollisuus vaikuttaa päätöksiin. Kevyin ja usein luontevin tapa varsinkin, jos ryhmä on pieni. Riskinä on, että äänekkäimmät dominoivat ryhmää ja ujoimmat eivät saa ääntään kuuluviin. Mahdolliset ristiriitatilanteet, joita ryhmän sisällä ei saada ratkaistua, voidaan viedä emoyhdistyksen hallituksen päätettäväksi. Ainakin toiminnan alkuvaiheessa voi olla tarpeen, että paikallisryhmän käynnistämisestä vastannut henkilö (tai useampi) toimii päätöksenteossa keskustelun ohjaajana, edistäen ideoiden syntymistä ja keskustelua. Halutessa joku voi jatkossakin toimia yhdessä valittuna "puheenjohtajana". B) Ryhmällä on hallitus. Tämä on pakollista, jos ryhmä rekisteröityy yhdistykseksi, mutta myös rekisteröitymätön ryhmä voi halutessaan käyttää yhdistystoiminnan toimintamalleja. Tällöin pidetään yleinen kokous, josta tiedotetaan hyvissä ajoin kaikkia ryhmän jäseniä, ja jossa ryhmälle valitaan hallitus sovituksi toimikaudeksi. Hallitus voi koostua esimerkiksi puheenjohtajasta, sihteeristä ja taloudenhoitajasta. Hallitukselle annetaan valtuudet tehdä päätöksiä ryhmän asioista, hoitaa ryhmän taloutta sekä pitää yhteyttä emoyhdistykseen ja BirdLifeen. Suosittelemme, että emoyhdistyksen hallitus vahvistaa paikallisryhmän eli jaostonsa hallituksen. Juridisesti yhdistyksen jaostona toimivan rekisteröitymättömän paikallisryhmän hallitus vastaa toiminnastaan emoyhdistyksen hallitukselle, ei ryhmän jäsenille. 2.7 Nimeämisestä ja logosta Paikallisryhmän ei tarvitse kutsua itseään jaostoksi tai paikallisryhmäksi, vaan nimen voi valita vapaasti. Emoyhdistyksen sisällä voidaan halutessa sopia, että yhdistyksen kaikki paikallisryhmät ovat samankaltaisia nimeltään, esimerkiksi lintukerhoja, mutta tämä ei yleensä ole välttämätöntä. Esimerkki. Paikallisryhmien nimissä esiintyy yleensä ko. paikkakunta, esimerkiksi [Paikkakunnan] lintuharrastajat tai [Paikkakunnan] lintukerho. Kutsumanimenä käytetään usein nimilyhennettä tai nimeen lisättyä, suuhun sopivaa lintusanaa, esimerkiksi Raaseporin lintuharrastajat Lullula, lyhyesti Lullula. Paikallisryhmällä voi olla oma logo, jos koetaan, että se on tärkeää esimerkiksi yhteenkuuluvuuden tunteen luomiseksi. Kannattaa kuitenkin tiedostaa, että jos viestinnässä käytetään BirdLifen ja emoyhdistyksen logojen lisäksi vielä kolmatta logoa, ilme on jo hyvin hajanainen. 3. Työkalut ja palvelut Muutamasta yksinkertaisesta, erityisesti viestintään liittyvästä työkalusta on paljon iloa toiminnassa. BirdLife tarjoaa lisäksi erilaisia palveluja jäsenyhdistyksilleen ja niiden jaostoiksi vahvistetuille paikallisryhmille. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

11 3.1 Sisäinen viestintä On tärkeää, että tieto toiminnasta ja sen suunnittelusta kulkee paikallisryhmän sisällä. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi: A) Sähköpostilista Ilmaisen sähköpostilistan voi perustaa helposti esimerkiksi Google Groups (groups.google.com) tai Yahoo Groups (groups.yahoo.com) -palveluiden avulla. Sähköposti tavoittaa listalla olijat yleensä hyvin, koska sähköpostilaatikolla käydään joka tapauksessa. Huono puoli on, että sähköpostitulvan kasvaessa yhä suurempi osa viesteistä jätetään lukematta ja yksittäiset viestit hukkuvat helposti. B) Keskustelufoorumi Sähköpostiin verrattuna keskustelufoorumin hyviä puolia ovat viestien arkistoituminen ja se, etteivät ne huku muun tietotulvan alle. Huono puoli on, että keskustelufoorumilla pitää erikseen muistaa käydä tarkistamassa, onko uusia viestejä tullut. Hyvää tai huonoa on, että aktiivinen foorumi antaa hyvän kuvan ja innostaa osallistumaan, mutta jos foorumilla ei tapahdu mitään, ei uusia osallistujiakaan voi juuri odottaa. Esimerkki. Parikkalan Rautjärven lintukerhon keskustelufoorumi toimii ilmaisella open source - pohjaisella Simple Machines Forum -ohjelmistolla ( Ohjelmiston asentaminen vaatii jonkin verran teknistä osaamista ja oman verkkosivuston/palvelimen. EKLY maksoi osaavalle henkilölle 150 e asennustyöstä. Foorumi löytyy osoitteesta C) Facebook Facebook voi parhaimmillaan yhdistää sähköpostilistan ja foorumin hyvät puolet, mutta vain jos kaikki toimijat ovat aktiivisia Facebookin käyttäjiä. Facebookiin voi perustaa paikallisryhmälle oman yhteisösivun tai Facebookin käyttäjistä muodostetun ryhmän, ja se tarjoaa monipuolisia viestintätyökaluja: julkiset seinäkirjoitukset kommentteineen, kuvien jakamisen, sähköpostin kaltaiset yksityiset viestit sekä valmiin keskustelufoorumialustan. Suurin haittapuoli on, että vaikka yli 2 miljoonaa suomalaista käyttää Facebookia, monien kynnys liittyä sinne on korkea verrattuna esimerkiksi tavalliseen keskustelufoorumiin. Viestinnän täydentämiseksi se voi silti olla hyvä keino, ja pienissä paikallisryhmissä se voi tilanteen mukaan olla varteenotettava vaihtoehto jopa ensisijaiseksi viestintäkanavaksi. Muita työkaluja: Viestintää tukemaan ja ryhmän sisäisen toiminnan organisointiin on lisäksi tarjolla runsaasti kehittyneitä ja helppokäyttöisiä verkkotyökaluja. Esimerkiksi: Doodle.com -palvelun avulla on helppo löytää sopivin ajankohta kokoukselle tms. tapahtumalle. Jokainen osallistuja äänestää itselleen sopivimpia ajankohtia ja ohjelma kertoo, mikä vaihtoehto sai eniten ääniä. Nimenhuuto.com -palvelu on tehty erityisesti urheilujoukkueille, mutta muutkin porukat voivat perustaa palveluun ryhmän ja tapahtumakalenterin. Ryhmän jäsenet (mutta eivät ulkopuoliset) voivat ilmoittautua tapahtumiin, jakaa tiedostoja yms. Tiedostojen jakamiseen sopii myös esim. dropbox.com, pelkkien valokuvien jakamiseen esim. flickr.com tai picasa.google.com Useampi henkilö voi muokata dokumenttia (esimerkiksi toimintakertomusta) samanaikaisesti esim. Google Docs -palvelun avulla. Päällekkäisiä versioita ei synny, ja kaikki muutokset ovat jäljitettävissä. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

12 3.2 Tiedottaminen ja jäsenhankinta Ulkoinen viestintä on yhtä tärkeää kuin sisäinen myös uusien linnuista kiinnostuneiden henkilöiden on löydettävä tietoa paikallisryhmän toiminnasta ja jäseneksi liittymisestä. Edellä mainitut sisäisen viestinnän kanavat toimivat myös ulospäin, mutta ulospäin tiedottamiseen on panostettava myös erikseen. Seuraavat keinot eivät ole poissulkevia, vaan niitä kannattaa käyttää harkinnan mukaan toisiaan täydentävästi. A) Verkkosivut On erittäin hyödyllistä, että paikallisryhmästä löytyy ainakin perustiedot internetistä. Luontevinta on, jos ryhmälle voidaan tehdä oma sivu emoyhdistyksen verkkosivujen alle (esimerkiksi Tämän voi toteuttaa joko aidosti emoyhdistyksen alasivuna tai siten, että ao. osoitteesta on automaattinen edelleenohjaus ryhmän oikealle sivulle. Myös BirdLife tarjoaa nk. alias-osoite-palvelua, jossa osoite ohjautuu ryhmän oikealle sivulle. Alias-osoite luodaan pyydettäessä. Jos paikallisryhmän sivujen lisääminen emoyhdistyksen sivuille on hankalaa, omat sivut voi rakentaa melko helposti erilaisten verkosta löytyvien palveluntarjoajien (esimerkiksi kotisivukone.fi) avulla. Näin ulkoasu ja ylläpito eivät ole riippuvaisia emoyhdistyksestä. Oman domain-osoitteen (esimerkiksi rekisteröinti, palvelintila ja sivuston ylläpito vaativat toisaalta aikaa ja rahaa, joten kannattaa harkita, maksaako se vaivan. Sivujen sijainnista riippumatta on harkittava tarkkaan, miten laaja sisällöstä tehdään. Helpointa on antaa vain sellaista perustietoa, jota ei tarvitse jatkuvasti päivittää (kuten paikallisryhmän nimi, toiminta-alue ja liittymisohjeet sähköpostilistalle). Ajankohtainen tieto (kuten tapahtumakalenteri), tekee sivuista houkuttelevammat, mutta vanhentuneet sivut muuttuvat nopeasti negatiiviseksi mainokseksi. Toisaalta esimerkiksi aktiivinen keskustelufoorumi toimii itsestään ajantasaisena tapahtumakalenterina. B) Esite Esitteitä voi jakaa tapahtumissa ja niitä voi toimittaa esimerkiksi alueen luontokohteiden infopisteisiin, kirjastoihin tms. Yksinkertainenkin esite, jossa kerrotaan perustiedot paikallisryhmästä ja siihen mukaan pääsemisestä, levittää tietoa ja ohjaa kysymään lisää. BirdLife tarjoaa myös valmiin esitepohjan, johon voi täydentää omat tietonsa (ks. Myös emoyhdistyksellä saattaa olla esite (oma tai BirdLifen pohjaan tehty), johon kannattaa sisällyttää maininta paikallisryhmästä. C) Tornikortti ja banderolli BirdLifen kautta voi edullisesti teettää nk. tornikortteja ja banderolleja. Tarkempia tietoja molemmista löytyy osoitteesta Tornikortti on maastoon hyville lintupaikoille (yleensä lintutorneihin) kiinnitettävä A4-kokoinen ja kestäväksi laminoitu paperikyltti, jossa kerrotaan emoyhdistyksestä tai paikallisryhmästä. BirdLifella on valmis pohjatiedosto, johon paikallisryhmän yhteystiedot voidaan lisätä. Lippukankaisessa banderollissa ovat paikallisryhmän nimi, emoyhdistyksen logo ja BirdLife Suomen logo sekä BirdLifen Yhdessä lintujen puolesta -iskulause. Jos paikallisryhmällä on oma logo, myös sitä voidaan käyttää. Huom: yhdistysten ensimmäistä banderollia koskeva alennettu hinta ei koske paikallisryhmiä (ellei kyseessä ole emoyhdistyksen ensimmäinen banderolli). BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

13 D) Tekstiviestillä liittyminen Jos BirdLife Suomi hoitaa emoyhdistyksen jäsenrekisteriä, myös paikallisryhmä saa halutessaan käyttöön palvelun, jossa tekstiviestillä voi liittyä emoyhdistyksen kautta paikallisryhmään tai pyytää siitä lisätietoja. Tieto tästä on kätevä lisä esimerkiksi esitteeseen ja/tai tornikorttiin. Lisätietoja palvelusta osoitteessa E) Tiira-lehti Tiira-lehti toimii sekä sisäisen että ulkoisen tiedottamisen välineenä, jota myös paikallisryhmät voivat käyttää. Lehti lähetetään kaikille BirdLife Suomen jäsenyhdistysten jäsenille sekä vuositukijoille ja sitä jaetaan mm. yhdistysten tapahtumissa. Lehdessä voidaan julkaista tapahtumatietoja (emoyhdistyksen tapahtumakalenterissa), sekä erilaisia pieniä ja suurempia juttuja toiminnasta. Lisätietoja päätoimittaja Kirsi Peltoselta F) Emoyhdistys ja alueelliset kanavat Paikallisryhmän kannattaa käyttää hyväkseen emoyhdistyksen kanavia, kuten sähköpostilistaa, lehteä ja verkkosivuja, mutta myös muita paikallisia kanavia, kuten paikallislehtiä, luontokohteita, ilmoitustauluja, tapahtumia ja yleisiä verkkosivuja. Jos myös emoyhdistys käyttää samoja ulkoisia kanavia, tiedottaminen kannattaa koordinoida yhdessä. 3.3 Jäsenrekisteri ja räätälöidyt jäsenmaksulaskut Jos paikallisryhmä valitsee kohdasta 2.4 jäsenyyden malliksi B:n tai C:n, on emoyhdistyksen jäsenrekisterin yhteydessä pidettävä kirjaa myös paikallisryhmien jäsenistä. Jos paikallisryhmän emoyhdistys käyttää BirdLife Suomen tarjoamaa jäsenrekisteripalvelua, myös paikallisryhmän jäsenrekisteri hoidetaan BirdLifen toimistolla. Paikallisryhmää perustettaessa on hyvä olla hyvissä ajoin yhteydessä toimistoon, jotta rekisteriin liittyvistä toimenpiteistä voidaan sopia. Olennaista on erityisesti se, mitä jäsenyyden mallia paikallisryhmä käyttää. Jäsenrekisteripalvelussa olevien yhdistysten paikallisryhmille on mahdollista lähettää BirdLifen toimiston kautta räätälöityä postia. Esimerkiksi jäsenmaksulaskun saateteksti voidaan muokata paikallisryhmän omien toiveiden mukaiseksi. Jos emoyhdistys ei ole BirdLifen jäsenrekisteripalvelussa, on sovittava paikallisryhmän ja emoyhdistyksen kesken, miten jäsenrekisterin hoito ja jäsenmaksujen laskutus järjestetään. On pystyttävä pitämään kirjaa siitä, ketkä emoyhdistyksen jäsenet kuuluvat mihinkin paikallisryhmään. Olennaista on, että emoyhdistyksen jäsenrekisteri pysyy ajantasaisena ja uusista jäsenistä ilmoitetaan BirdLife Suomen toimistolle, jotta uudet jäsenet saavat mahdollisimman pian jäsenedut, kuten emoyhdistyksen lehden, Tiira-lehden ja Tiira-lintutietopalvelun jäsenoikeudet. Jos paikallisryhmä valitsee jäsenyyden A-mallin, paikallisryhmän jäsenyyksistä ei luonnollisesti tarvitse pitää kirjaa. Jos taas paikallisryhmä valitsee D-mallin, sen on pidettävä itse omaa jäsenrekisteriä, joten kannattaa harkita, halutaanko siihen käyttää resursseja. 3.4 Tiira-lintutietopalvelu Kaikki emoyhdistyksen kautta paikallisryhmään liittyvät jäsenet saavat jäsenoikeudet Tiiralintutietopalveluun. BirdLife tarjoaa lisäksi jaostoiksi virallistetuille paikallisryhmille mahdollisuuden omaan havainto- ja ensihavaintosivuun, jotka on helppo linkittää esimerkiksi paikallisryhmän verkkosivuille. Sivut luodaan pyydettäessä. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

14 Havaintosivu kokoaa tuoreet havainnot kuntarajojen tai koordinaattien mukaan rajatulta toimialueelta emoyhdistyksen mielenkiintoisuus-kriteerien mukaisesti. Paikallisryhmän havaintosivulle ei toistaiseksi pysty määrittelemään omia mielenkiintoisuuskriteerejä, mutta kriteereistä kannattaa keskustella emoyhdistyksessä. Ensihavaintosivu listaa kuntarajojen tai koordinaattien mukaan rajatulta toimialueelta kunkin lajin ensihavainnot kalenterivuosittain. Paikallisryhmällä voi myös olla ainakin yksi emoyhdistyksen nimeämä yhdistyskäyttäjä, joka voi ottaa hoitaakseen paikallisryhmän alueen havaintoarkiston hoitamisen (mm. koontihavainnot). Näin paikallinen asiantuntemus hyödyttää Tiira-lintutietopalvelun kautta esimerkiksi suojelutyötä. 3.5 Talkootuki ja muut vastaavat avustukset BirdLife Suomi jakaa ajoittain rahallisia tai materiaalisia avustuksia jäsenyhdistyksilleen (esimerkiksi vuodesta 2010 lähtien jaettu talkootuki). Vaikka paikallisryhmät eivät ole automaattisesti oikeutettuja näihin avustuksiin, voidaan emoyhdistyksen sisällä sopia niiden mahdollisesta käytöstä paikallisryhmien toiminnassa. Tapauskohtaisesti voidaan emoyhdistyksen sisällä myös sopia, että paikallisryhmä käyttää emoyhdistyksen oikeutta hakea/vastaanottaa yhdistykselle tarkoitetun avustuksen suoraan BirdLifelta. Tiedon tästä päätöksestä on tultava BirdLifelle emoyhdistyksen hallitukselta, jonka jälkeen asian hoitamista voidaan jatkaa suoraan paikallisryhmän kanssa. 3.6 Muut palvelut BirdLife Suomi tarjoaa jäsenyhdistyksilleen useita muitakin palveluita, joista moni hyödyttää sellaisenaan myös paikallisryhmiä. Näitä palveluja ovat mm. BirdLife-aktiivit-sähköpostilista Retkikummitoiminta ja siihen liittyvät materiaalit Turvallisuussuunnitelma-pohja Ansiomerkit Suojeluohjeistukset Linturallin tulospurkuohjelma Materiaaleja lapsi- ja nuorisotyöhön VESO-koulutuspaketti Muut BirdLife Suomen esitteet ja julkaisut Toimiston henkilökunnan asiantuntemus Lisätietoja osoitteesta sekä BirdLifen toimistolta. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

15 4. Olemassa olevat paikallisryhmät ja -yhdistykset mukaan! Paikallisen toiminnan vetovoimasta kertoo, että paljon paikallisryhmiä on perustettu ilman valmista paikallistoimintamalliakin, ja monet ryhmät ovat jo vanhoja ja vakiintuneita. Paikallistoimintamallin yhtenä tavoitteena on tuoda nämä olemassa olevat ryhmät virallisesti mukaan BirdLife-perheeseen nykyisten 30 jäsenyhdistyksen kautta. Paikallisryhmän aseman virallistaminen emoyhdistyksen jaostoksi on hyödyllistä riippumatta siitä, miten kauan ryhmä on toiminut, onko se rekisteröitynyt yhdistys vai ei, ja onko se aikaisemmin ollut kytköksissä BirdLifen toimintaan. Erillisenä toiminut yhdistys: jäsenet pääsevät osallisiksi kaikista emoyhdistyksen ja BirdLifen jäseneduista ja yhdistys saa selustaansa ison järjestön tuen palveluineen. Erillinen, epävirallinen kerho tms: kuten edellä, minkä lisäksi kerhon identiteetti ja toiminta saavat ryhtiä ilman turhan yhdistysbyrokratian luomista. Yhdistyksen sisällä jo toimiva, mutta jaostoksi virallistamaton paikallisryhmä: kuten edellä, minkä lisäksi ryhmä voi saada emoyhdistykseltään toimintarahaa ja hyötyä BirdLifen monipuolisista yhdistyspalveluista. Samalla myös lintuharrastajien yhteisö kasvaa joukossa on voimaa! 4.1 Toimenpiteet Tutustukaa paikallisryhmässä ja/tai yhdistyksessä tämän paikallistoimintamallin ideaan paikallisryhmistä, jotka on virallistettu emoyhdistyksensä jaostoiksi. Kartoittakaa, mitä hyötyjä jaostoksi virallistamisesta on kaikille osapuolille. Ottakaa yhteyttä toisiinne ja BirdLifen toimistoon lisätietoja varten ja keskustelun käynnistämiseksi. Sopikaa pelisäännöistä paikallisryhmän ja emoyhdistyksen välillä. o Jos emoyhdistyksellä on jo jaostoksi virallistettuja paikallisryhmiä, minkälainen on niitä koskeva toimintamalli ja sopiiko se sellaisenaan uudelle jaostolle? o Jos emoyhdistyksellä ei ole jaostoksi virallistettuja paikallisryhmiä, tutustukaa tämän paikallistoimintamallin sisältöön ja luokaa pelisäännöt. Vahvistakaa paikallisryhmän asema emoyhdistyksen jaostona (ks. 2.3) ja tiedottakaa asiasta BirdLifen toimistoa. Tähän asti itsenäisinä toimineiden rekisteröityneiden yhdistysten kohdalla saattaa keskusteluihin nousta kysymys liittymisestä suoraan BirdLifen jäsenyhdistykseksi jaosto-muotoisen paikallisryhmän sijaan. Tämä malli ei kannusta siihen, mutta asiasta kiinnostuneet voivat mielellään olla yhteydessä BirdLifen toimistoon. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

16 Liite: Esimerkkejä olemassa olevista paikallisryhmistä Esimerkki 1. Lullula (Tringa) Koko nimi: Raaseporin lintuharrastajat Lullula, Helsingin Seudun Lintutieteellinen Yhdistys Tringa ry:n paikallisjaosto. Perustettu: 2004 Toiminta-alue: Raasepori (alun perin Karjaa Pohja) Asema: Tringan jaostoksi virallistettu paikallisryhmä Jäsenyys: B+C-malli (Tringan jäsenet asuinkunnan perusteella + muut halukkaat) Talous: C- ja D-mallit (jäsenmaksuosuudet ja omaa varainhankintaa) Päätöksenteko: B-malli (hallitus) Sisäinen viestintä: Sähköpostilista Tiedottaminen ja jäsenhankinta: Verkkosivut (omat sivut, linkitys Tringan sivuilta) Jäsenrekisteri: BirdLifen jäsenrekisteripalvelu Terveisiä: (Pekka Murejoki & Erkki Tietäväinen) Lullula aloitti toimintansa vuoden 2004 alusta. Koko vuoden 2003 ajan asiaa pohdittiin ja väännettiin edestakaisin. Itsenäinen yhdistys tuntui liian raskaalta pyörittää, joten päädyttiin malliin, jossa Lullula on Tringan paikallisjaosto. Lokakuussa 2003 kokoonnuimme alustavasti ja päätimme kutsua perustavan kokouksen koolle. Varsinainen perustava kokous pidettiin marraskuussa. Paikalla oli jo 16 paikallista harrastajaa ja Tringan uusi puheenjohtaja. Heti vuoden 2004 alusta aloitti toiminnan ryhmäverkko ja toukokuussa ensimmäinen varsinainen sähköpostiverkko. Hyvin nopeasti tavaksi muodostui, että koko toimintaa pyöritetään verkon kautta ja kaikki viestintä pyritään pitämään sähköisessä muodossa. Pienenä haittapuolena tässä on se, että on joukko vanhempia ihmisiä, jotka eivät ole sinut tietokoneiden kanssa. Lullula-verkossa on välitetty vuosittain viestiä. Toiminnassamme on mukana aktiivia, toinen mokoma lukee vain verkkoa. Virallisia jäseniä on reilu 50. Lullulan toiminta on ollut alusta asti aktiivista ja monipuolista, joskin vaihtelu on ollut suurta, niin kuin varmaan muissakin tämänkokoisissa yhteisöissä. Yksi keskeisistä tavoitteista on koko ajan ollut, että Lullulasta muodostuisi luonteva väylä aloitteleville lintuharrastajille harrastuksen piiriin. Keveimmän ja suosituimman osan toiminnasta ovat muodostaneet retket, yleisölle avoimet lintuharrastustapahtumat, kuva-illat ja erilaiset kisat. Raskaampaa toimintaa ovat edustaneet talkoot, joissa on rakennettu linnunpöttöjä ja kunnostettu lintupaikkoja. Myös laajaan yhteistyöhön alueemme koulujen ja päiväkotien kanssa on Lullulalta liiennyt energiaa. Lintuatlakseen, IBAlaskentoihin ja muihin kartoituksiin on osallistuttu aktiivisesti. Olemme myös järjestäneet monia omia takseerauksia, joilla on selvitetty alueemme pesimälinnustoa. Lisäksi moniin BirdLifen tapahtumiin on osallistuttu aktiivisesti. Esimerkiksi Lasten lintupäivä on alkuaan ideoitu Lullulassa. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

17 Järjestämme kaksi vuosikokousta. Pienen nelihenkisen hallituksen muodostavat puheenjohtaja, sihteeri, aluevastaava ja taloudenhoitaja. Lisäksi on erikseen valittu sähköpostiverkon ylläpitäjä, kotisivujen ylläpitäjä, IBA-vastaava, atlasvastaava ja kaksi Tiiran yhdistyskäyttäjää. Toiminta on pyritty niveltämään suoraksi jatkoksi Tringan vastaavaan toimintaan niiltä osin kuin tämä on järkevää. Lullula esimerkiksi vastaa omasta varainhankinnastaan ja rahan käytöstään, mutta rahat kuuluvat Tringan kirjanpitoon ja näkyvät tileissä. Tilit hyväksyy Tringan vuosikokous. Kun ajattelee jaostomme toimintaa, havaitsee monia syitä, miksi Lullula on menestynyt niin hyvin kokoonsa nähden. Aktiivien aika ei mene liiaksi pakollisten rutiinien pyörittämiseen, vaan he voivat keskittyä olennaiseen eli toiminnan järjestämiseen. Mukaan tulevat uudet harrastajat löytävät vireän yhteisön. Oikeastaan suurin ongelma on ollut, etteivät muut harrastajat ole oikein tienneet, mistä jaostossa on kysymys. Tänä päivänä voisi toimia parhaiten koko talousalueen kattava alueyhdistys, jonka sisällä on eritasoisia jaostoja. Niiden välillä ihmiset voivat liikkua joustavasti eri elämäntilanteen mukaan ilman, että tarvitsee poistua yhdistyksen sisältä. Lullulan säännöt: 1 Jaoston nimi, kotipaikka, toiminta-alue, tutkimusalue ja jaoston aseman Tringa ry:ssä Jaoston nimi on Lullula Raaseporin lintuharrastajat, Helsingin Seudun Lintutieteellinen Yhdistys Tringa r.y.:n paikallisjaosto. Jaosto on kaksikielinen ja kotipaikka on Raasepori. Jaoston toimintaalue on Raasepori. Jaoston tutkimusalueena Raaseporin pohjoisosat käsittäen entiset Karjaan kaupungin ja Pohjan kunnan alueet sellaisena kuin ne olivat vuonna Jaosto toimii näiden sääntöjen puitteissa Tringa ry:n jaostona. Tringan hallitus voi yksipuolisesti muuttaa näitä sääntöjä ja hallinnoida jaosta. Jaoston perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää Tringan hallitus. 2 Tarkoitus ja toiminnan laatu Jaoston tarkoituksena on edistää ja kehittää lintuharrastusta sekä lintujen- ja luonnonsuojelua sekä toimia alueensa lintuharrastajien ja tutkijoiden yhdyssiteenä. Tarkoituksensa toteuttamiseksi jaosto järjestää kokouksia ja esitelmätilaisuuksia, kokoaa ja julkaisee lintuhavaintoja ja muuta ornitologista aineistoa, pitää arkistoa, välittää tietoa harrastajilta tieteellisin ja muihin julkaisuihin, opastaa lintuharrastajia havainnointi- ja tutkimustoiminnassa sekä linturetkeilyssä, antaa lausuntoja, toteuttaa lintututkimuksia, sekä toimii yhteistyössä muiden lintutieteellisten yhdistysten ja luonnonsuojelujärjestöjen kanssa muilla vastaavilla tavoilla. Jaosto on Tringa r.y.:n aluejaosto. 3 Jäsenet Jaoston toimintaa voi osallistua henkilö, joka on Tringa ry:n jäsen. 4 Jäsenen eroaminen ja erottaminen Eroaminen ja erottaminen tapahtuvat Tringan sääntöjen mukaan. 5 Jäsenmaksut Jäsenmaksut maksetaan Tringa ry:lle. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

18 Varsinaisilta jäseniltä, koululais- ja opiskelijajäseniltä, perheenjäseniltä ja kannattajajäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta kullekin jäsenryhmälle erikseen päättää Tringa ry:n syyskokous. 6 Hallitus Jaoston asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat puheenjohtaja, sihteeri, aluevastaava ja rahastonhoitaja. Aluevastaavan vastuualueena on jaoston tutkimusalue. Kokoonpanoa voidaan tarvittaessa muokata. Hallituksen puheenjohtaja, sihteeri ja muut jäsenet valitaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Hallituksen jäsenten valinta suoritetaan marraskuun loppuun mennessä pidettävässä kokouksessa. Mikäli hallituksen jäsen eroaa kesken kauden, hänen tilalleen valitaan uusi jäsen. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan sihteerin kutsusta tai jos vähintään puolet hallituksen jäsenistä niin haluaa. Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on vähintään kolme jäsentä, joista yhden tulee olla joko puheenjohtaja tai sihteeri. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 7 Jaoston nimen kirjoittaminen Jaoston nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai sihteeri yhdessä rahastonhoitajan kanssa Tringan hallituksen myöntämän erillisen valtakirjan antamin valtuuksin. 8 Toimintakausi Jaoston toimintakausi on kalenterivuosi 9 Jaoston kokoukset Jaosto pitää yhden kokouksen keväällä ja toisen syksyllä marraskuun loppuun mennessä. Kokouksissa käsiteltävät asiat kerrotaan kokouskutsussa. Muita kokouksia voidaan järjestää tarpeen mukaan Jaoston kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Jaoston päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide jota on kannattanut vähintään puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 10 Jaoston kokouksen koollekutsuminen Hallituksen on kutsuttava jaostonkokoukset koolle hyvissä ajoin ennen kokousta verkossa. 11 Sääntöjen muuttaminen ja jaoston purkaminen Sääntöjen muuttamisesta ja jaoston purkamisesta päättää Tringa ry:n hallitus. Tringan toimikuntaohje: (paikallistoimintaa koskevin osin) Toimikunnat toimivat hallituksen apuna päätettävien asioiden valmistelussa ja toteutuksessa. Tehtävät BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

19 Tringassa toimivat seuraavat toimikunnat: ( ) Lullula-jaos, jonka tehtävänä on toimia Tringan kokonaisvaltaisena osana Raaseporin alueella. Toimialueen suojeluasiat hoidetaan yhteisymmärryksessä suojelutoimikunnan kanssa. Em. toimikunnat voivat edustaa yhdistystä ja kirjoittaa yhdistyksen nimen myöhemmin mainittavalla tavalla. Toimikunnan nimittäminen Hallitus nimittää toimikunnat ja niiden puheenjohtajat seuraavaksi kalenterivuodeksi yhdistyksen syyskokouksen jälkeen. Toimikunta valitsee keskuudestaan sihteerin ja tarvittaessa talousvastaavan. ( ) Hallitus voi halutessaan lakkauttaa koko toimikunnan tai erottaa toimikunnan yksittäisen jäsenen. Päätösvalta Tringan päätösvaltaa käyttävät yhdistyslain mukaisesti yhdistyksen kokous ja hallitus. Hallitus siirtää päätösvaltaa toimikunnille toimintasuunnitelmassa, tällä ohjesäännöllä tai erillisellä valtuutuksella. Toimikunnat voivat päättää niiden toimintasuunnitelmien toteuttamiseen ja toimialaan liittyvistä käytännön asioista. Yhdistyksen nimissä ulkopuolisille tahoille annettavat laajakantoiset kirjalliset lausunnot, oikeudenkäynnit, linjanvedot, kannanotot, ohjeet, julkaisut yms. on hallituksen puheenjohtajan ensin hyväksyttävä. Toimikunta voi toimialallaan valtuuttaa erillisellä valtakirjalla luonnollisen henkilön edustamaan yhdistystä. Kokoukset Toimikunnan puheenjohtaja kutsuu toimikunnan koolle mahdollisimman monelle jäsenelle sopivana aikana, mutta viimeistään viikkoa ennen kokousta ja ilmoittaa samalla kokouksessa käsiteltävistä asioista. Toimikunta pyrkii ensisijaisesti tekemään päätöksensä yksimielisesti. Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Kokouksesta pidetään pöytäkirjaa, jonka toimikunnan puheenjohtaja ja sihteeri tarkastavat ja allekirjoittavat ja, joka kokouksen jälkeen lähetetään kaikille toimikunnan jäsenille ja hallitukselle. ( ) Talous Toimikunta voi tehdä yhdistystä sitovia sopimuksia (esimerkiksi tilata tavaraa, varata kokoustilan, toimittaa aineistoa painettavaksi tms.) toimintasuunnitelman mukaiseen tarkoitukseen toimikunnalle talousarviossa osoitetun määrärahan ylärajaan saakka. Määrärahan ylittämiseen on pyydettävä hallituksen suostumus. ( ) Toiminnan suunnittelu ja raportointi Toimikunnat laativat seuraavan vuoden toimintasuunnitelmat hyvissä ajoin ennen yhdistyksen syyskokousta. Toimintasuunnitelmat annetaan hallitukselle käsiteltäviksi syyskokousta edeltävään hallituksen kokoukseen. Kevätkokousta varten toimikunnat laativat toimintakertomukset, joissa käydään läpi, miten toimintasuunnitelma on toteutunut ja mitä muuta on vuoden kuluessa saatu aikaan. Toimikunnan puheenjohtaja allekirjoittaa toimintakertomuksen. Toimikuntien BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu

20 toimintakertomukset annetaan hallitukselle käsiteltäviksi kevätkokousta edeltävään hallituksen kokoukseen. Hallitus laatii niiden pohjalta yhdistyksen toimintakertomuksen, joka liitetään tilinpäätökseen. Esimerkki 2. Parikkalan Rautjärven lintukerho (EKLY) Perustettu: 2010 Toiminta-alue: Parikkala ja Rautjärvi Asema: EKLY:n jaostoksi virallistettu paikallisryhmä Jäsenyys: B+C-malli (EKLY:n jäsenet asuinkunnan perusteella, muussa kunnassa asuva jäsen voi lisäksi ilmoittautua mukaan) Talous: B-malli (tarvekohtaisesti EKLY:n hallitukselta) Päätöksenteko: A-malli (keskustelu) Sisäinen viestintä: Keskustelufoorumi Tiedottaminen ja jäsenhankinta: Keskustelufoorumi, esite Jäsenrekisteri: BirdLifen jäsenrekisteripalvelu Terveisiä: (Hanna Aalto) Idea omasta lintukerhosta syntyi Parikkalassa ja Rautjärvellä jo vuosia sitten, vaikka aktiivisia lintuharrastajia asui alueella pari kourallista, eikä Etelä-Karjalan lintutieteellisessä yhdistyksessä ollut alueelta jäseniä kuin pari kymmentä. Varsinkin keväisin maastossa näkyi kuitenkin suurin joukoin linnuista kiinnostuneita asukkaita ja mökkiläisiä. Sama tilanne on muuallakin EKLY:n toiminta-alueella: jäseniä on melko vähän, vaikka linnuista kiinnostuneita on paljon. Syksyllä 2008 eklyläisille lähetettiin kirje, jossa esiteltiin uusi toimintamalli, joka hyväksyttiin yhdistyksen syyskokouksessa. Ajatuksena oli, että EKLY:n hallitus hoitaisi jatkossa sääntömääräiset asiat (mm. lehti, lausuntojen hyväksyminen, kokoukset, talouden hoito ja toimintakertomus) ja jäsenistö esim. omine alueellisine lintukerhoineen hoitaisi varsinaisen toiminnan. Hallitukselle oli vuosien saatossa kaatunut paljon asioita, joiden hoitamista säännöt eivät hallitukselle osoittaneet ja jotka olisivat onnistuneet lähes keneltä tahansa jäseneltä. Parikkalaan ja Rautjärvelle perustettiin keväällä 2010 oma lintukerho, joka toimii EKLY:n alaisuudessa EKLY:n hoitaessa yhdistyksen lakisääteiset tehtävät. Jos kerholle tulee asia, josta tarvitaan yhdistyksen hallituksen päätös, delegoidaan asia suoraan hallitukselle. Kerholaiset voivat keskittyä lintuharrastukseen ja itselleen mielekkäiden tapahtumien järjestämiseen. Kerho saa toimintaansa varten EKLY:ltä varoja jäsenmäärään suhteutettuna osuutena. Kerholla on yhdyshenkilö, joka hoitaa yhteydenpitoa EKLY:n hallituksen kanssa. Tähän mennessä lintukerhossa on noin 60 jäsentä. Mukana on myös muualla EKLY:n tai toisten yhdistysten alueella asuvia, mutta kerhon alueelle henkistä yhteyttä kokevia lintuharrastajia. Vanhat jäsenet eivät uudistuksessa menettäneet mitään, sillä jäsenedut säilyivät samoina. Vanhoille jäsenille on tarjolla uusia tapahtumia ja entistä laajempi retkeilijäjoukko tulee lisäämään Parikkalasta ja Rautjärveltä saatavien lintuhavaintojen määrää. Muille eklyläisille kerhot tarjoavat uusia mahdollisuuksia: kuka tahansa EKLY:n jäsen voi osallistua alueellisten kerhojen ohjelmaan. BirdLifen paikallistoimintamalli, marraskuu