Pajuviita ESPOO 1 (4) ARKISTONHOITO

Transkriptio

1 KARI LOIMU ARKISTONHOITO Pajuviita ESPOO 1 (4) ARKISTONHOITO Arkistonhoidon tavoitteena on säilyttää yhdistyksessä syntynyt tieto siten, että se on niin nykyisten kuin tulevienkin päättäjien ja yhdistyksen hallinnosta vastaavien käytettävissä. Arkistonhoitoon kiinnitetään usein liian vähän huomiota. Ongelmia syntyy, kun pitäisi tarkistaa, miten jossakin tapauksessa on aikaisemmin toimittu tai vuosittain toimintakertomusta laadittaessa. Viimeistään yhdistyksen historiikin kirjoittaja aikanaan harmittelee, kun tarvittavaa materiaalia ei löydy. Kunnollisen arkiston tarvetta ei poista se, että yhdistyksen asiakirjat ovat tietokoneen muistissa, muistitikuilla tai cd-levyillä. Ne eivät ole ikuisia tallennusmenetelmät muuttuvat. Muutaman kymmenen vuotta sitten reikäkortti oli käytössä oleva väline. Sitten tulivat levykkeet (ensin lerput ja sitten korput). Enää ei juurikaan ole käytössä koneita, jotka pystyvät lukemaan näitä tallennusvälineitä. Samoin ohjelmat muuttuvat. Jos tiedostot on tallennettu käytöstä poistuneella tekstinkäsittely-ohjelmalla, niiden avaaminen nykykoneilla on mahdotonta. Käyttöarkiston voi mainiosti tallentaa tietokoneen muistille, muistitikulle tai vastaavalle. Siitä on helppo tarkistaa esimerkiksi pari vuotta sitten pidetyn kokouksen päätökset. Näiden lisäksi asiapaperit tulee tallentaa turvallisella tavalla. Paperilla olevat asiakirjat eivät häviä, vaikka tallennustekniikka tietokoneen keskusmuisti tai ulkoinen kovalevy särkyisi tai lapset vahingossa painaisivat koneen delete-nappulaa. Asianmukaisesti paperilla säilytetty tieto säilyy ja on käytettävissä myös siinä tapauksessa, että yhdistyksen tietokone ja sen ohjelmistot uusitaan. Huonoon kuntoon ajautuneen arkiston laittaminen takaisin järjestykseen voi vaatia paljon työtä. Kun arkisto on kerran saatu järjestykseen ja ylläpitojärjestelmä luotu, sen ylläpitäminen on yleensä suhteellisen yksinkertaista. Yhtenä yleisenä ongelmana on, että arkistoon kertyy liikaa materiaalia: turhia asiapapereita ja kaksoiskappaleita. Hyvin tyypillistä on, että arkistoa järjestettäessä valtaosa materiaalista osoittautuu arkistoon kuulumattomaksi.

2 ARKISTONHOITO 2 (4) Kun arkisto on kunnossa tarvittava tieto löytyy vaivattomasti jokapäiväistä toimintaa ja päätöksentekoa varten jäsenten oikeuksien tai jäsenasioiden hoidon kannalta tarvittavien asiakirjojen säilyvyys on turvattu historiallisesti merkittävä aineisto on käytettävissä erilaisiin julkaisuihin ja selvityksiin valokuvien yhteyteen on tallennettu muun muassa: kuvan ottaja, mistä tilaisuudesta kuva on ja keitä henkiöitä siinä on sekä tieto siitä, oliko kuva alun perin hankittu kertajulkaisuoikeudella vai onko yhdistyksellä oikeus käyttää kuvaa myöhemminkin tarpeeton ja toisarvoinen aineisto (ylimääräiset kaksoiskappaleet, muiden organisaatioiden tiedoksi tulleet pöytäkirjat, monet muistiot, tilauksiin johtamattomat tarjoukset, sanoma- ja aikakauslehdet, puhumattakaan mainosmateriaalista) voidaan hävittää turhaa tilaa viemästä. Siksi yhdistyksen hallituksen vastuulla on antaa arkistointiohje, jossa määrätään esimerkiksi arkistokaava (siis arkiston sisällysluettelo ) asiakirjojen säilytysajat (yhdistyslaissa ei ole näitä koskevia määräyksiä, kirjanpitolaissa on määräykset kirjanpitoaineiston säilyttämisestä) käytettävät paperit ja kirjoitustarvikkeet (ajan tasalla olevat tiedot saa esimerkiksi Kansallisarkistosta) käytettävät arkistokotelot (joissa materiaali on pölyltä, valolta ja kulumiselta suojassa) arkiston sijainti (mielellään lukittava kaappi, johon avain on vain arkistonhoidosta vastaavalla henkilöllä) arkistomateriaalin lainaaminen (arkistosta vastaava lainaa kuittausta vastaan ennalta sovituksi määräajaksi) tarpeettomien asiakirjojen hävittäminen (osa voidaan laittaa mihin tahansa paperikeräykseen, osa taas ehdottomasti silputaan, poltetaan tai toimitetaan teollisuuden raaka-aineeksi paperinkeräysliikkeelle ei siis laiteta yleisiin paperinkeräyskontteihin) minkä asiakirjojen arkistointi on sihteerin vastuulla ja mistä vastaaa taloudenhoitaja ja kenelle he luovuttavat asiakirjat luottamustehtävän päättysessä Mikäli yhdistys saa valtionapua, sen tulee omassa arkistotoiminnassaan noudattaa myös Kansallisarkiston antamia yleisohjeita.

3 ARKISTONHOITO 3 (4) Isojen ja vuosikymmeniä toimineiden järjestöjen arkistot ovat suuria, jopa satoja hyllymetrejä sisältäviä arkistohuoneita ja niitä kannattaa aina silloin tällöin tarkastella asiantuntijan avustuksella. Pienissä yhdistyksissä selvitään huomattavasti vähemmällä. Yhdistyksessä arkistoidaan ensi sijassa yhdistyksen oman työn tuloksena syntyneitä asiakirjoja. Järjen käyttö on toki luvallista myös arkistoinnissa. Jos esimerkiksi yhdistys on vastannut liitolle sen lähettämän kiertokirjeen johdosta, myös tämä liiton kiertokirje kuuluu yhdistyksen arkistoon. Muita kiertokirjeitä yhdistyksen ei tarvitse arkistoida liiton tehtävänä on pitää oma arkistonsa kunnossa. Kun tämän periaatteen mukaan toimitaan, pienen yhdistyksen arkistokaavan runko ja asiakirjojen säilytysajat voivat olla esimerkiksi seuraavat: Asiakirja Säilytysaika 1. Luettelot 1.1 Jäsenluettelot Vaihtelee 1.2 Luottamushenkilöluettelot Pysyvästi 1.3 Muut luettelot ja hakemistot 10 vuotta 2. Pöytäkirjat liitteineen 2.1 Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset Pysyvästi 2.2 Yhdistyksen ylimääräiset kokoukset Pysyvästi 2.3 Yhdistyksen hallituksen kokoukset Pysyvästi 2.4 Muut kokoukset Pysyvästi 3. Kirjeistö 3.1 Yhdistykselle saapuneet, toimenpiteisiin Pysyvästi johtaneet kirjeet ja niihin annetut vastaukset 3.2 Muut kirjeet Vaihtelee 4. Tiliasiakirjat 4.1 Talousarviot Pysyvästi 4.2 Tilinpäätösasiakirjat (tase, tase-erittely Pysyvästi tuloslaskelma ja tilin- ja/ tai toiminnantarkastuskertomus) 4.3 Kirjanpidon tositteet 6 vuotta (tilitositteet, pankkitositteet) 4.4 Palkkakortit 50 vuotta 5. Sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat 5.1 Säännöt Pysyvästi 5.2 Yhdistysrekisteriasiakirjat Pysyvästi 5.3 Toimintasuunnitelmat Pysyvästi 5.4 Toimintakertomukset Pysyvästi 5.5 Omat muistiot, suunnitelmat ja tutkimukset Pysyvästi 5.6 Alustukset ja puheet Pysyvästi 5.7 Tilaisuudet ja tapahtumat Pysyvästi (ohjelma, läsnäolijat yms.) 5.8 Oman koulutusohjelmat ja osanottajaluettelot Pysyvästi 5.9 Painotuotteet Pysyvästi (omat tiedotteet, lehdet, julkaisut) 5.10 Yhdistystä koskevat lehtileikkeet Pysyvästi 5.11 Lehdistötiedotteet ja julkilausumat Pysyvästi 5.12 Valokuvat (päivämäärä, tilaisuuden ja Pysyvästi ihmisten nimet taakse) diat, videot, ääninauhat

4 ARKISTONHOITO 4 (4) Jäsenluettelon säilytysajan tarve riippuu täysin tilanteesta. Jos yhdistyksen jäsenrekisteri on liiton pitämä, voi olla että omassa arkistossa säilytysajaksi riittää kaksi vuotta. Joskus taas esimerkiksi vapaajäsenyyteen oikeuttavia vuosia voi kerätä myös toisen samaan keskusjärjestöön kuuluvan järjestön jäsenenä oltaessa. Silloin ehkä 30 vuottakaan ei ole riittävä jäsenluettelotietojen säilyttämisaika. Pienen, vähän aikaa toimineen yhdistyksen arkisto mahtuu hyvin ainakin aluksi muutamaan arkistokoteloon. Jos toimintaa on jatkunut pitkään ja se on laajaa, arkistoitavaa materiaalia alkaa kertyä enemmän ja suuri osa materiaalista on niin vanhaa, ettei sitä enää tarvita yhdistyksen jokapäiväisen toiminnan hoitamisessa. Kun arkistoa ei enää tarvita jokapäiväisessä järjestötyössä, sitä voidaan tarjota maakunta-arkistolle tai jollekin yksityiselle arkistolle. Näin sen säilyvyys tulee myös turvattua parhaalla mahdollisella tavalla. Esimerkiksi ammattijärjestöt, poliittisten puolueiden jäsenjärjestöt ja niitä lähellä olevat järjestöt ja urheiluseurat yleensä kuuluvat omien keskusjärjestöjensä kautta jäsenenä johonkin yksityiseen keskusarkistoon. Usein myös toimintansa lopettavat yhdistyksen tarjoavat ja saavat arkistonsa tällaisen arkiston säilytettäväksi. (Ote kirjasta Kari Loimu: Yhdistystoiminnan käsikija, 4. uudistettu painos, Helsinki 2010)

5 KARI LOIMU YHDISTYSLAKI Pajuviita ESPOO (3) YHDISTYSLAKI MUUTTUI Yhdistyslain muutokset astuivat voimaan Lakimuutokset eivät välttämättä aiheuta yhdistyksen toiminnassa muutoksia eivätkä myöskään välitöntä tarvetta muuttaa yhdistyksen sääntöjä. Muutokset liittyvät asiallisesti viiteen kohtaan. Pykäliä laissa on muuttunut huomattavasti enemmän, koska eräät muutokset heijastuvat laissa eri kohtiin. 1 ETÄOSALLISTUMINEN KOKOUKSIIN ON MAHDOLLISTA ( 17) Aikaisemmin yhdistyksissä voitiin tehdä päätöksiä yhdistyksen kokouksessa, valtuutettujen kokouksissa tai erillisen- tai postiäänestyksen välityksellä jälkeen jäsen on voinut osallistua päätöksentekoon myös ennen kokousta tai sen aikana tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, jos säännöissä niin määrätään. Säännöissä voidaan myös määrätä, että etäosallistuminen on mahdollista vain kokouksen aikana. Mahdollisuudesta etäosallistumiseen tulee mainita kokouskutsussa (YhdL 24). Edellytyksenä myös on, että ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan varmistaa perinteiseen kokoukseen verrattavalla tavalla (YhdL 17).

6 YHDISTYSLAKI 2 (3) 2 LIITTO- JA JÄSENÄÄNESTYKSESSÄ VOIDAAN KÄYTTÄÄ TEKNISTÄ APUVÄLINETTÄ ( 17 ja 19) Nykyisin yhdistyslaissa on erikseen määrätty, että liitto- ja jäsenäänestys voidaan toteuttaa paitsi erillisenä- tai postiäänestyksenä, myös teknistä apuvälinettä käyttäen. 3 YHDISTYKSEN JÄSENET VOIVAT TEHDÄ YKSIMIELISIÄ PÄÄTÖKSIÄ ILMAN KOKOUSTA ( 17) Yhdistys voi tehdä kaikkien jäsenten suostumuksella yksimielisen päätöksen ilman kokousta. 4 YHDISTYKSEN HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUU SELKIINTYVÄT ( 35 ja 39) Yhdistyksen hallituksen tehtäviin on lisätty määräys siitä, että hallituksen tehtäviin kuuluu muun muassa yhdistyksen kirjanpidosta ja varainhoidon järjestäminen. Vahingonkorvausvelvollisuutta koskevan määräyksen sanamuotoa on niin ikään selkeytetty uudessa yhdistyslaissa. Nyt hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallaan tai huolimattomuudesta (aikaisempi teksti kuului: toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta ) aiheuttanut yhdistykselle. 5 PIENEN YHDISTYKSEN TALOUTTA JA HALLINTOA VOI TILINTARKASTAJAN ASEMESTA TARKASTAA TOIMINNAN TARKASTAJA jälkeen suurissa yhdistyksissä tarvitaan auktorisoitu tilintarkastaja, siis KHT tai HTM.

7 YHDISTYSLAKI 3 (3) Suuri yhdistys on yhdistys, joka täyttää vähintään kaksi seuraavista rajaarvoista: - taseen loppusumma on yli euroa - liikevaihto tai vastaava tuotto on yli euroa - yhdistyksellä on palveluksessaan keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä. Pienissä yhdistyksissä voidaan käyttää maallikkoa, jota laissa kutsutaan toiminnantarkastajaksi. Toiminnantarkastajan tulee tarkastaa yhdistyksen talous ja hallinto siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen yhdistyksen koko ja toiminnan luonne huomioon ottaen. Hänellä tulee olla tehtävään vaadittava riittävä asiantuntemus ja huonosti hoidettu tehtävä voi johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen.. Toiminnantarkastajan asema, jääviysmääräykset ja tehtävät ovat hyvin yhteneväiset tilintarkastajaa koskevien määräysten kanssa. Vaikka ennen lakiuudistuksen voimaan tuloa rekisteriin merkityissä yhdistyksen säännöissä puhutaankin tilintarkastajista, tilintarkastajaa ei ole valittava ellei yhdistys ylitä vähintään kahta yllä esitetyistä rajaarvoista. Siinä tilejä ja hallintoa tarkastamaan voidaan edelleen valita maallikko. 6 MUITA KESKEISIÄ MUUTOKSIA Lakiuudistus käsittää myös kaksi määräystä, jotka koskevat vain valtiollisiin asioihin vaikuttamaan pyrkiviä yhdistyksiä (siis käytännössä rekisteröityjen puolueita ja niiden jäsenjärjestöjä): - kokouksiin voi etäosallistua vain kokouksen aikana, ei sitä ennen (YhdL 17) - laista poistetaan määräys, jonka mukaan valtiollisen yhdistyksen hallituksen jäsenen asuinpaikan täytyy olla Suomessa (YhdL 35). Puolueen puheenjohtajan kotipaikan tulee kuitenkin olla Suomessa (Puoluelaki 7a).

8 KARI LOIMU HALLITUKSEN KEHITYSVAIHEET Pajuviita ESPOO 1(5) HALLITUKSEN KEHITYSVAIHEET Kaikki ryhmät, myös yhdistysten hallitukset, noudattavat kehittymisessään samaa kaavaa. Jo klassiseksi muodostuneen Bruce Tuckmanin luoman jaottelun mukaan vaiheita on neljä. 1. Muotoutuminen. 2. Kuohunta 3. Harmonia. 4. Kypsä toiminta Ryhmän, siis myös yhdistyksen hallituksen, toiminnassa on kaksi tärkeätä ulottuvuutta. Toinen on ryhmän varsinaisen tehtävän suorittaminen ja toinen on ryhmän rakenne ja sen jäsenten väliset suhteet. Yhdistyksen hallituksen toiminnassa tämä tarkoittaa, että sen on kyettävä johtamaan yhdistyksen operatiivista toimintaa ja hallituksen jäsenten välisen työnjaon ja henkilöiden välisten suhteiden on oltava sellaiset, että hallitus kykenee tekemään yhdessä töitä. Käytännössä useimmat ryhmät liikkuvat asteikolla edestakaisin. Jos vaikkapa harmoniavaiheeseen päässeessä ryhmässä joku jäsen jää pois ja hänen tilalleen tulee uusi, ryhmä palaa muotoutumisvaiheeseen. Mahdollista on aika ripeään tahtiin edetä siitä uudelleen harmoniaa. Yhdistysten hallitukset ovat yleensä jokseenkin lyhytikäisiä ryhmiä. Siksi lopulta aika harvoin pääsee kohtaamaan hallitusta, joka on edes harmoniavaiheessa, saati kypsän toiminnan vaiheessa. Omalla toiminnallaan hallituksen puheenjohtaja voi jossakin määrin pyrkiä jouduttamaan kehitystä kohti kypsän toiminnan yhteisöä.

9 10.1 Muotoutumisvaihe HALLITUKSEN KEHITYSVAIHEET 2(5) Muototutumisvaiheessa tärkeintä on ryhmän jäsenten perusturvallisuuden aikaansaaminen. Ryhmän rakenteen kannalta siinä on olennaista tilanteen saaminen hallintaan ja suuri riippuvuus johtajasta. Tehtävän suorittamisen kannalta tähän vaiheeseen kuuluu muun muassa perustehtävän (miksi yhdistyksellä on hallitus?), pelisääntöjen (voiko täällä sanoa suoraan, mitä ajattelee?) ja työskentelytapojen selvittäminen. Nämä asiat ovat jatkuvasti keskustelun kohteena. Vaihe on herkkä, ongelmallisia keskustelunaiheita pyritään välttämään ja, jos hankalista asioista puhutaan, ollaan kohteliaita, jopa ylivarovaisia.. Hallituksen puheenjohtajan tulee siis tässä vaiheessa vastata kysyntään ja ottaa itselleen johtajuus. Hyvä puheenjohtaja kannustaa ihmisiä tässä vaiheessa puhumaan perustehtävästä, pelisäännöistä ja työskentelytavoista. Jos ryhmä kuten yleensä yhdistysten hallitukset, kokoontuvat suhteellisen harvoin, vaarana on, että jokaisessa kokouksessa aletaan alusta. Kokous kokouksen jälkeen aina palataan näihin perusasioihin. Jossakin vaiheessa kannattaa todeta, että tästä asiasta puhuttiin jo viime kokouksessa ja sitä edellisessä, joten eiköhän mennä varsinaisiin päätettäviin asioihin. Kokemus osoittaa, että osa yhdistysten hallituksista ei koskaan pääse tätä vaihetta pitemmälle, ennen kuin ne hajoavat, ja uusi hallitus aloittaa muotoutumisen alusta Kuohunta Kuohuntavaiheessa haetaan omaa roolia. Kun sitä ei löydy, turvaa haetaan pienistä ryhmistä tai parista, hallitukseen syntyy erilaisia kuppikuntia. Alaryhmien välille syntyy helposti konflikteja ja mielipiteet

10 HALLITUKSEN KEHITYSVAIHEET 3(5) kärjistyvät. Yleensä tähän liittyy myös johtajuuden vastustaminen (puheenjohtaja on huono, kun yhdistyksessä on edelleen ongelmia). Yhdistyksissä kuohuntavaihetta siedetään huonosti, koska yhteisö ei ole koko ajan koolla. Työyhteisössä, jossa toisia tavataan päivittäin, ei ole samalla tavalla aikaa juroa koettuja vääryyksiä kuin järjestössä, missä hallituksen kokousten välinen aika voi olla kuukauden mittainen. Edelleen tarvitaan vahvaa johtajuutta. Jyrääminen synnyttää kuitenkin vastareaktion ja ehkä entistä suuremman johtajuuskriisin. Hyvä puheenjohtaja johtaa taitavasti, kuin narulla työntäen, kuten eräs ystäväni, pitkäaikainen ammattiliiton toiminnan-johtaja on osuvasti todennut. Hallituksen ollessa tässä kehitysvaiheessa puheenjohtaja voi keskusteluttaa hallitusta ja laittaa sen pohtimaan muun muassa sitä, mikä hallitustyöskentelyssä ja yhdistyksen toiminnassa on olennaista, minkälaiset ovat tulevaisuuden näkymät ja kenellä on vastuu siitä mitä on tapahtumassa. Samoin missä tahansa muodossa tapahtuva vuorovaikutuksen tehostaminen todennäköisesti auttaa yli tämän vaiheen. Paradoksaalista tässä vaiheessa on, että puheenjohtajan pitäisi kyetä tukemaan muuta hallitusta, mutta hallituksen muut jäsenet eivät ehkä ole valmiita eivätkä halukkaita antamaan hänelle työrauhaa. Tukemisen sijasta hänen aikansa kuluu helposti erilaisten konfliktien käsittelyssä ja kokonaisuuden kannalta toisarvoisten muotoseikkojen parissa tuskaillessa. Bionin ryhmädynamiikan klassiseksi muotoutunutta ajatusta siteeraten voisi todeta: En kestä johtajuuttasi, jota ilman en voi olla. Parhaiten muut hallituksen jäsenet voivat auttaa puheenjohtajaa tässä vaiheessa antamalla hänelle avointa ja näkyvää tukea. Jos roolit ja johtajuus eivät tämän vaiheen aikana vahvistu, ryhmä hajoaa. Kun hallitus ei yleensä hajoa kesken toimikauttaan, koko loppuvuosi kuluu riidellessä ja sitä odotellessa, että pääsisi pois tästä piinasta.

11 10.3 Harmonia HALLITUKSEN KEHITYSVAIHEET 4(5) Harmoniavaiheessa tärkeintä ovat normit, arvot ja turvallisuus. Nyt ryhmässä alkaa syntyä me-henkeä. Sitä vahvistetaan muun muassa kääntymällä sisäänpäin. Jos joku ulkopuolinen tulee neuvomaan, miten ehkä kannattaisi toimia, vastaus on, että älä viitti, ei meihin voida soveltaa muiden järjestöjen tai yleisiä oppeja. Ryhmässä voi syntyä myös kaikkivoipaisuuden tunnetta ja tässä vaiheessa ryhmä voi olla yliarvioida omat kykynsä ja olla valmis ottamaan huimia riskejä. Tällaisessa tilanteessa puheenjohtajan tehtäväksi nousee realismin korostaminen. Vastuuta ei oikein uskalleta ottaa, ryhmä ei työskentele tehokkaasti. Tärkeintä tuntuu olevan, että viihdytään hyvin yhdessä.. Harmoniavaihekin on aika herkkä. Kovin paljoa ei tarvita illuusion särkymiseen. Jos näin käy, syntyy konflikti ja ryhmä ottaa askelen taaksepäin ja se palaa kuohunta-vaiheeseen. Vaihe on tarkoituksenmukainen siinä mielessä, että se auttaa ottamaan etäisyyttä yhdistyksen ongelmiin ja sitoutumaan yhdistyksen arvoihin ja siinä vallitseviin arvoihin. Jos tästä päästään yli, ollaan vihdoin suorittamisen, kypsän toiminnan, vaiheessa Kypsä toiminta Kypsän toiminnan vaiheessa olennaista on työskennellä perustehtävän parissa. Henkilöiden väliset ristiriidat on saatu ratkaistua ja hallituksen jäsenten väliset yhteistyösuhteet ovat tarkoituksenmukaiset perustehtävän kannalta. Roolit ovat joustavat ja tukevat perustehtävän suorittamista.

12 HALLITUKSEN KEHITYSVAIHEET 5(5) Kun energiaa ei kulu oman paikan varmistamiseen eikä keskinäiseen välien selvittelyyn, voidaan keskittyä itse perustehtävän suorittamiseen. Yhteistyö on rakentavaa ja ryhmässä kyetään käymään avointa keskustelua. Myös eri mieltä voidaan olla pelkäämättä, että ryhmä hajoaa. Nyt puheenjohtaja voi keskittyä johtamaan asioita. Hänen asemansa on turvallinen ja vakaa. Häntä kuunnellaan, mutta häneen ei tukeuduta.

13 KARI LOIMU LIITTOKOKOUKSEEN VALMISTAUTUMINEN Pajuviita ESPOO 1(2) LIITTOKOKOUKSEEN VALMISTAUTUMINEN Liittokokous on CP-liitto ry:n päättävä elin. Se käyttää päätäntävaltaa ja hallitus käyttää toimeenpanovaltaa. Hallitusta sitovat lait, säännöt ja liittokokouksen tekemät päätökset. Sen keskeisenä tehtävänä on liittokokouksen kaikkien päätösten toimeenpano. CP-liitossa liittokokous kokoontuu kahdesti vuodessa. Keväällä tarkastellaan edellistä vuotta: vahvistetaan tilinpäätös ja myönnetään vastuutapaus vastuuvelvollisille. Syksyllä katse on tulevassa: siinä päätetään seuraavan vuoden toimintasuunnitelma, päätetään jäsenmaksuista ja talousarviosta ja valitaan liittohallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat sekä hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle. Samoin siinä valitaan tilintarkastsajat tarkastamaan liiton taloutta ja hallintoa. Liittokokouksella on sellainen asema, jonka se ottaa. Se voi olla kumileimasin, joka vahvistaa hallituksen tekemät esitykset. Se voi myös olla CP-liiton todellista päätäntävaltaa käyttävä toimielin. Jos se sille kuuluvaa valtaa ota, sitä käyttää todennäköisesti hallitus. Jos hallituskaan ei tähän pysty, valta siirtyy toiminnanjohtajalle, aluesihteereille tai jonnekin muualle. Jotta liittokokous kykenisi ottamaan sille laissa ja CP-liiton säännöissä määräty paikan: - yhdistysten tulee valita parhaat jäsenensä edustamaan itseään - edustajien tietojen tulee täydentää toisiaan (joku voi olla perehtynt talousasioihin, joku toinen edunvalvontaan ja kolmas aluetoiminnan kehittämiseen)

14 LIITTOKOKOUKSEEN VALMISTAUTUMINEN 2(2) - edustajien tulee tietää yhdistyksen kanta tärkeimpiin asioihin, vaikka heille ei oikeudellisessa mielessä sitovia ohjeita voikaan antaa - edustajien tulee valmistautua kokoukseen hyvin (tutustua asioihin, sopia keskinäisestä työnjaostaan, valmistella puheenvuoroja, ottaa yhteyttä naapuriyhdistyksen edustajiin, sopia puheenvuorojen käyttämisestä ja kannatuspuheenvuoroista keskenään jne.) - tehdään aloitteet ajoissa ja valmistellan ne hyvin Itse kokouksen aikana:. - seurataan keskustelua tarkasti - seurata puheenjohtajan työskentelyä ja puuttua siihen tarvittaessa - neuvotella tauoilla muiden osanottajien kanssa ja sopia kannatuksista yms. - jättää pöytäkirjaan eriävä mielipide tai vastalause, mikäli on tarve moittia myöhemmin kokouksen tekemää päätöstä - jäävätä itsentä, mikäli omat edut ja CP-liiton edut ovat keskenään ristiriidassa Kokouksen jälkeen: - markkinoidaan kokouksen tekemiä päätöksiä jäsenille - pidetään huolta, että liiton painopistealueet näkkyvät myös oman yhdistyksen toimintasuunitelmassa