Tämä yksityiskohtainen opas auttaa sinua järjestämään menestyksellisen tapahtuman kerta toisen jälkeen.

Transkriptio

1 Tapahtumat opas Tämä yksityiskohtainen opas auttaa sinua järjestämään menestyksellisen tapahtuman kerta toisen jälkeen. Määrittele päämääräsi Tapahtuman suunnittelu on tärkeää, sillä muuten se voi epäonnistua. Varmista menestys seuraamalla SMART-ohjeita alla: S Specific eli Tarkenna Esitä itsellesi seuraavat viisi kysymystä, jotka vastaavat mitä haluat tapahtumalta. Mitä Mitä haluan saavuttaa tällä tapahtumalla? Miksi Miksi haluan saavuttaa tämän? Kuka Ketä pyydän avuksi päämäärieni saavuttamiseen ja tapahtuman järjestämiseen? Missä Missä järjestän tilaisuuden? Mitkä Mitä apumateriaalia minun tulee hankkia? M Measurable eli Mitattavissa oleva Mistä tiedät, että etenet päämäärässäsi, jos et mittaa niitä? Päämäärän tulee olla mitattavissa. Näin voit varmistaa, että suunnitelmasi toteutuvat. Tee päämäärien mittaamisesta osa suunnitelmaa ja tee itsellesi aikataulu, jota noudatat. Kun saavutat yksittäisen päämäärän, näet kuinka pitkälle olet päässyt kokonaisuudessa. A Achievable (Attainable) eli Saavutettavissa oleva Em. ohjeet huomioonottaen, onko päämääräsi realistinen? Onko sen saavuttaminen mahdollista asettamassasi aikataulussa? Oman tapahtuman järjestäminen vaatii aikaa, työtä, oikeaa asennetta ja resursseja. Silloin kaikki sujuu mahdollisimman hyvin.

2 R Relevant & Realistic eli Sopiva ja realistinen Saat tapahtumaltasi juuri niin paljon kuin olet valmis tekemään sen eteen töitä. Tiedätkö kuitenkin itse, mitä haluat siltä? Muista, että päämääräsi tulee olla realistinen. T Timed eli Oikea ajoitus Mieti, mikä on paras vuodenaika, päivä ja jopa kellonaika tapahtumallesi. Sen lisäksi varmista, että samaanaikaan ei ole muita tapahtumia, jotka tulevat oman tilaisuutesi väliin. Mihin aiot keskittyä? Päämääräsi määrittävät millaisen tapahtuman tulet järjestämään ja mikä on sen keskipiste. Se voi olla mm: vähittäismyyntitapahtuma liiketoiminnan rakentamista ja rekrytointia tuotelanseeraus kokous konferenssi HBM-koulutus Mikä on kohdeyleisösi? Tähän kysymykseen löytyy vastaus asettamastasi päämäärästä. Sen avulla voit määritellä ketä kutsut tapahtumaasi. Mieti seuraavia seikkoja, ja ymmärrät ketä kohdeyleisöösi kuuluu: Fyysiset tekijät: ikä ja paikkakunta. Henkiset tekijät: vieraiden kiinnostuksen kohteet, harrastukset ja luonne. Näiden tekijöiden avulla voit päättää kuinka olla yhteydessä kohdeyleisösi kanssa kutsuaksesi heidät tapahtumaasi. Haluavatko he saada kutsun postissa tai sähköpostilla? Ovatko he sosiaalisen median käyttäjiä? Voitko mainostaa tilaisuuttasi siellä? Lisää asiasta Tapahtuman mainostaminen -osiossa.

3 Tapahtuman suunnittelun perustat Seuraava lista sisältää tärkeitä yksityiskohtia, jotka tulee ottaa huomioon tapahtumaa järjestettäessä. Käytä sitä muistilistana suunnittelun alkuvaiheessa: Kaikista tärkeintä on ottaa asioista selvää etukäteen! Vieraile muiden tapahtumissa, kokouksissa, esittelyissä ja yleiskokouksissa, jotta näet mikä toimii ja mikä ei. Tutustu myös mahdollisiin paikkakuntiin ja niissä oleviin hotelleihin, joissa haluat järjestää tapahtumasi. Määritä ajanjakso, jonka sisällä suoritat itsellesi antaman tehtävän. Tätä prosessia kutsutaan myös nimellä Toteutus aikajana. Sovi järjestelyyn vaadittavien kokousten ajat ja tarkista, että ne sopivat tapahtumasi järjestelyn kannalta tärkeille henkilöille. Käy tutustumassa tapahtumapaikkaan ja varmista, että se on sopiva tapahtumallesi ja siihen osallistujille. Vahvista, että sinne on helppo saapua ja sillä on tarvittava määrä pysäköintitilaa. Millaisen tilan aiot vuokrata tapahtumapaikalta? Mitä se maksaa ja mitä siihen kuuluu? Tarkista hotellin palvelut. Voivatko vieraat ostaa juotavaa, välipalaa tai ruokaa halutessaan? Mieti myös majoitusta, jos tapahtuma kestää yhtä päivää kauemmin. Herätä hotellin kiinnostus tapahtumaasi. Kerro heille miksi järjestät sen juuri heidän kanssaan ja kuinka se lisää myös heidän tunnettavuuttaan. Tämä on alku hyvälle yhteistyölle. Määritä tilan vaatimukset. Tutustu itse tilaan ja mieti kuinka kalustaisit sen. Voit tarvita pelkästään tuoleja tai myös pöytiä. Huoneen etuosan tulee olla helposti nähtävissä kaikkialta. Osallistujen rekisteröintiprosessin tulee olla helppo. Tee erillinen suunnitelma, kuinka tiedottaa tapahtumaasi. Käytätkö tapahtumapaikan välineistöä vai vuokraatko ne erikseen? Hotelli ei ehkä voi tarjota tarvitsemiasi välineitä. Testaa myös kaikki välineet ennen tapahtumaa. Kuten huomaat, sinun tulee ajatella monia yksityiskohtia ennen itse tapahtumaa.

4 Luennoitsijat Miltä sinusta tuntuisi saada Nikken Europen toimitusjohtaja Anthony Chaplin tapahtumaasi puhumaan, motivoimaan ja innostamaan osallistujia? Sen lisäksi uusin johtokunnan jäsen, Euroopan myyntijohtaja Ben Woodward on upea luennoitsija. Hänellä on laaja kokemus verkostomarkkinoinnissa. Jos tapahtumasi pääteema on koulutusta, motivointia tai se on HBM, Larry Proffit on erinomainen kouluttaja. Mitä jos järjestät tuotelanseerauksen? Onko Dave Balzeria tai Roger Drummeria parempia vaihtoehtoja? He ovat tuoteasiantuntijoita, jotka johdattavat kuulijat Nikken-teknologioiden mielenkiintoiseen maailmaan. Julie Gostick on Nikken Europen tuotevastaava, joka mielellään jakaa tuotetietoa ja neuvoo kuinka parhaiten markkinoida tuotteita. Curtis Bennett, jonka monet tuntevat nimeltä "lämpömies", on Thermografix Consulting Corporationin perustaja. Hän on luennoinut monissa konferensseissa ja tapahtumissa, mm. vanhenemista käsittelevässä 14. International Congress on Anti-Ageing Medicine konferenssissa Chicagossa. Curtis Bennettin laaja tuntemus lämpöenergiasta taatusti innostaa jokaista kuulijaa. Mitä jos tapahtumasi tarkoitus on kertoa Nikken-liiketoiminnasta ja -liiketoimintavälineistä? Silloin paras henkilö on Nikken Europen markkinointipäällikkö Mari Daly. Hän neuvoo kuinka näitä välineitä voi käyttää parhaalla tavalla ja miten edistää liiketoimintaa niiden avulla. Sinulla on mahdollisuus pyytää näitä asiantuntijaluennoitsijoita tapahtumaasi, jos voit varmistaa alla olevat vähimmäisosallistujamäärät. Mari Daly / Julie Gostick / Ben Woodward Tarvittava vähimmäismäärä 50+ Anthony Chaplin / Larry Proffit Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis Bennett 200+ Puhe/asiantuntija-aiheet markkinointi, tuotteet, liiketoiminta/rekrytointivälineet, motivointi, myynti, päämäärien asetus motivointi, koulutus, päämäärien asetus Nikken-tuotteet, ravinteet, teknologia-asiantuntija

5 Tapahtuman juoksevat asiat Tärkeä osa menestystä on pitää mielessä juoksevat asiat. Pidä mielessä seuraavat tekijät järjestäessäsi tapahtumaasi. Kulut: Kuinka paljon jälleenmyyjien/vieraiden liput maksavat? Kuinka paljon käyttää tapahtumamateriaalien järjestämiseen? Liput Päätä, velotatko osallistujia ovella vai myytkö liput etukäteen. Mieti myös lippujen, kokous- ja oheismateriaalien painattamista. Materiaalit Oletko suunnitellut ja painattanut osallistujien nimikortit ja hankkinut kaulanauhat niille? Oheismateriaalit voi antaa osallistujille rekisteröinti hetkellä tai laittaa ne heitä odottamaan istuimille. Annatko lahjoja tai ilmaisnäytteitä? Pikkulahja on mukava yllätys, vaikka se olisi pelkkä logolla varustettu kynä. Voisit myös koota Tapahtumapakkauksen, joka sisältäisi lahjan, tapahtumaohjelman, tuotetietoa ja palautelomakkeen. Tee pakkauksesta matkamuisto, jonka osallistujat voivat ottaa mukaansa tapahtuman päätteeksi. Mainostaminen ja markkinointi Voit markkinoida tapahtumaasi monella eri tavalla kohdeyleisöstäsi riippuen. Nämä ovat muutamia vaihtoehtoja: Sosiaalinen media: Facebook, Twitter, LinkedIn tai blogit. Mainostaminen: julisteet, mainoskyltit, esitteet tai muut painetut materiaalit. Suusta suuhun -tieto: ystävien, perheenjäsenien ja yhteistyökumppanien tiedotus netissä ja muualla. Tapahtumalista: esite, joka kertoo tapahtumapaikan ja -ajan, kertoo ohjelmaaikataulun, esitelmöitsijät ja heidän aiheet. Myytkö lippuja alennuksella? Jopa 10% alennus tai arpajaiset voivat lisätä kiinnostusta tapahtumaasi kohtaan.

6 Nikkenin Tapahtumat kalenteri: Löydät tämän Nikkenin julkiselta sivustolta ja MyNikkenissä. Siellä sinulla on mahdollisuus mainostaa tapahtumaasi. Kaikki tapahtuman yksityiskohdat ovat kätevästi kaikkien nähtävillä. Tapahtuman sisältö ja sen mainostaminen Tapahtumasi mainostaminen ei lopu sen alkaessa. Sinun tulee markkinoida sitä tapahtumapäivään asti ja myös sen aikana ja sen jälkeen. Oletko ajatellut tuoda tuotteita mukaan tapahtumaan tai jakaa näytteitä? Voisit esim. esitellä kuinka PiMag -vesijärjestelmä ja Air Power5 Pro toimivat ja opastaa niiden vaihto-osien vaihtamisessa. Hyvän näköinen tuotealue toisia tukevien tuotteiden avulla on tärkeä osa tapahtumaa. Nikken auttaa sinua tuotealueen järjestämisessä tarjoamalla erilaisia mainosmateriaaleja webbikaupassa osoitteessa: PowerPoint-esitykset on puolestaan saatavilla YouTubessa osoitteessa Jos sinulla on tietty toive tai pyyntö mielessä, ota yhteyttä Tapahtumat-osastoon osoitteella Käytännön toimet Suunnittele tapahtuman aikataulu Varmista tapahtumapaikka, tarvittavat oheisvälineet, tilansuunnittelu, tuotealue, istumapaikat ja esiintymisalue. Varmista puhujien ja muun ohjelman aikataulu. Sovi etukäteen koska kukin luennoitsija saapuu paikalle. Päätä sisältääkö tapahtuma tarjoilua. Jos tapahtumasi on maksullinen, miten tulet myymään lippuja ja kuinka monen otaksut osallistuvan tilaisuuteen. Tarkista hotellin kanssa mitä palveluja he voivat tarjota ja että kaikki on kunnossa tapahtumaasi varten. Järjestätkö erillisen rekisteröitymisalueen tapahtumapaikalla? Varmista, että se on selvästi näkyvissä, jotta vieraat löytävät sen helposti. Kun käytännön toimet on hoidettu, aloita tapahtumasi markkinointi.

7 Teknilliset apulaitteet Kuva- ja PowerPoint-esitykset Suosittelemme, että lataat etukäteen kaikki PowerPoint-, video- ja musiikkiesitykset, suoratoiston sijasta internetistä. Varmista, että sinulla on kaikki valmiina kannettavassa tietokoneessasi. Tarkista myös, että olet tulostanut tarpeeksi mahdollista jaettavaa materiaalia. Tarvitsetko valkokankaan ja projektorin esitystäsi varten? Varmista ennen kaikkea tarvittava määrä kaapeleita kannettavaa tietokonettasi varten. Musiikki/puhe Musiikkivalintasi tulee vastata tapahtumaasi. Mieti tarkkaan millainen yleisösi on ja mikä sopii heille parhaiten. Valitse kädessä pidettävien, kaulukseen kiinnitettävien tai kuulokemaisten mikrofonien välillä (suosittelemme kädessä pidettäviä mikrofoneja yli 50 vieraan tapahtumaan. Se varmistaa parhaan äänentoiston) ja tarkista, että tilan äänentoisto toimii. Luennoitsijat Tee aina sound check. Varmista, että kaikki teknilliset laitteet toimivat ja kauimpana olevat vieraat myös kuulevat hyvin. Päätä simultaani- ja peräkkäintulkkauksen välillä, jos luennoitsija ei ole suomenkielinen. Määritelmät Simultaanitulkkaus: Luennoitsija esitelmöi normaalisti. Tulkki istuu äänieristetyssä tilassa kuulokkeiden ja mikrofonin kanssa. Hänen tulee myös nähdä esitelmöitsijä koko ajan. Tulkki kuuntelee esitelmästä pätkän ja sisällettyään sanoman, kääntää sen kuulijoille mahdollisimman nopeasti. Vieraat kuuntelevat tulkin käännöstä kuulokkeiden kautta. Peräkkäintulkkaus: Esitelmöitsijä puhuu pienen pätkän luentoaan kerralla ja tulkki kääntää sen kuulijoille. Tulkki istuu tai seisoo luennoitsijan vieressä ja kuuntelee sekä tekee muistiinpanoja luennoitsijan esitelmän aikana Kun luennoitsija pitää taukoa puheessaan tai on lopettanut sen, tulkki kääntää osan tai koko esitelmän vieraille.

8 Menestyksellinen tapahtuman juhlinta ja jälkimarkkinointi Kaikki meni hyvin! Järjestit oman tapahtuman, josta sinun tulee olla ylpeä. Nyt on aika tehdä jälkimarkkinointia. Mielipidekysely: Lomakkeet ovat erinomainen tapa saada tietää mitä vieraat ajattelivat tapahtumasta. Niiden avulla voit järjestää vieläkin paremman tapahtuman ensi kerralla. Mieti myös itse mitä mieltä olit tilaisuudesta. Kiitosviestit: Lähetä kiitosviesti luennoitsijoille ja VIP-vieraille. Lehdistötiedote: Voisit myös kirjoittaa lyhyen lehdistötiedotteen tapahtumasta ja lähettää sen paikalliselle medialle. Vastaa siinä alkuosan Tarkenna-kohdassa oleviin kysymyksiin. Tapahtumasi voi päästä julkisuuteen ja sen myötä lisätä kiinnostusta Nikken-liiketoimintaasi ja tulevaa tapahtumaasi kohtaan. Valokuvien/videoiden julkistaminen: Laita valokuvia ja videopätkiä sosiaaliseen mediaan muiden nähtäviksi. Hyviä sivustoja ovat mm. Facebook, Twitter, YouTube ja Flickr. Niiden avulla voi saada julkisuutta tulevaisuutta varten. Ja lopuksi... juhlista saavutustasi! Olet ansainnut sen. Nikken Europen tuotantoa