Standardoitu portaali parantaa mediajätin yhteistyötoimintoja ja tehostaa toimintaa

Transkriptio

1 Microsoft Office System Asiakasratkaisun tapaustutkimus Standardoitu portaali parantaa mediajätin yhteistyötoimintoja ja tehostaa toimintaa Yhteenveto Maa tai alue: Yhdysvallat Toimiala: media ja viihde Asiakasprofiili Viacom-konserniin kuuluva MTV Networks on maailmanlaajuinen viihdesisältöjä tuottava yritys, jonka brändejä ovat muun muassa MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL ja TV Land. MTV Networksin pääkonttori sijaitsee New Yorkissa ja sillä on työntekijää. Liiketoiminnan haaste Yrityksen aiemmassa portaaliinfrastruktuurissa uuden sisällön julkaisemiseen tarvittiin IT-osaajien työpanosta ja portaalin ylläpito sitoi liikaa IT-henkilöstön resursseja. Ratkaisu MTV Networks standardoi järjestelmänsä käyttämään Microsoft Office SharePoint Server 2007:ää, joka nyt toimii sekä MTV Networksin ja Viacomin intranetin että useiden verkkosivustojen palvelimena. Edut Kehittyneet viestintä- ja yhteistyömahdollisuudet IT-toimintojen tehostuminen Laajennettava ympäristö "MTV Networks on ennen kaikkea sisältöä tuottava yritys, ja Office SharePoint Server auttaa meitä siirtymisessä digitaaliseen ympäristöön." Joe Simon, MTV Networksin varatoimitusjohtaja ja tietohallintojohtaja Viihdeyrityksenä MTV Networksin on taattava ideoiden ja sisällön vapaa virta. Yrityksen edellinen portaali-infrastruktuuri ei tässä kuitenkaan auttanut, sillä peruskäyttäjät eivät voineet julkaista omaa sisältöään. Microsoft Office SharePoint Server 2007:n myötä MTV Networks otti käyttöön uuden intranet-portaalin, Viacomin yritysportaalin ja useita verkkosivustoja. Eri puolilla yritystä toimivat ryhmät kommunikoivat aiempaa paremmin, koska ne pystyvät nyt julkaisemaan sisältöä itse. Monipuoliset yhteistyöja hakutoiminnot helpottavat tiedon etsimistä ja jakamista koko maailmanlaajuisessa yrityksessä. Office SharePoint Serveriä käyttämällä MTV Networks saa standardoidun portaaliympäristön edut ja sekä uudenlaisia ominaisuuksia, jotka ovat käytettävissä luotettavasti, skaalautuvasti ja kustannustehokkaasti. Siten palvelimesta on hyötyä pitkälle tulevaisuuteen.

2 "Nyt voimme jakaa ja luoda sisältöä yhdessä maailmanlaajuisesti." Joe Simon, MTV Networksin varatoimitusjohtaja ja tietohallintojohtaja Tilanne Viacom on johtava maailmanlaajuinen viihdesisältöjä tuottava yritys, joka tavoittaa yli 508 miljoonaa kotitaloutta 161 maassa eri puolilla maailmaa televisio-ohjelmien, elokuvien ja digitaalisen median välityksellä. Viacomin suurin yksikkö on MTV Networks, johon kuuluu monia tuttuja brändejä, kuten MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL ja TV Land. MTV Networksin on taattava ideoiden ja sisällön vapaa sisäinen liikkuvuus, jotta se voi säilyttää kilpailukykynsä viihdeyrityksenä. "Tällä alalla menestys saavutetaan luovuudella, keksimällä se seuraava iso juttu", sanoo Dave Mitchell, MTV Networksin sovelluskehityksen varapääjohtaja. "Jotta säilyttäisimme kontaktin yleisöömme, meidän on uusiuduttava jatkuvasti. Meidän on osattava kuunnella ihmisten ajatuksia ja lisättävä ne yhteiseen ideapankkiimme." MTV Networks otti vuonna 2002 käyttöön Plumtree Softwaren tekniikkaan perustuvan intranet-portaalin, jonka tarkoituksena oli kehittää yrityksen viestintä- ja yhteistyömahdollisuuksia. Muutamassa vuodessa yksikön tarpeet olivat kasvaneet niin paljon, että portaali oli käynyt riittämättömäksi. "Ensimmäisen sukupolven portaalimme sopi hyvin yksiköiden väliseen viestintään", Mitchell sanoo. "Ajan myötä myös tarpeemme ovat muuttuneet. Nykyään ihmisten on voitava kommunikoida ja tehdä yhteistyötä suoraan toistensa kanssa digitaalisen median avulla. Nykyään ei ole helppoa saada ihmisiä samaan paikkaan ideoimaan ja tekemään päätöksiä, sillä yksi osallistujista voi olla Ranskassa ja toinen Singaporessa." Ongelmana oli myös uuden sisällön julkaiseminen. "Vain IT-henkilöstö pystyi julkaisemaan uutta sisältöä, eikä siitä tahtonut tulla mitään, että yksi osasto yritti pitää yksikön eri puolilla työskenteleviä ihmisiä yhteydessä toisiinsa", Mitchell kertoo. "Portaalin sisältö pääsi rappeutumaan siinä määrin, että valtaosa sisällöstä oli useita vuosia vanhaa. Katsotuin kohde oli kahvilan ruokalista." Portaalin rajoitusten takia monet tiimit ottivat käyttöön omia portaaliratkaisujaan. "Meillä oli monien eri alihankkijoiden toimittamia portaaleja sekä muutama itse kehitetty portaali", muistelee Brian Amirian, MTV Networksin palvelin- ja tallennustekniikoiden varapääjohtaja. "Se aiheutti ongelmia varmennuksessa, tietojen palauttamisessa ja skaalattavuudessa. Ylläpitoon ja tukitoimintoihin kului liikaa aikaa. Tarvitsimme yhden portaaliratkaisun, joka pystyisi tukemaan koko yksikköä." Ratkaisu MTV Networks päätti standardoida järjestelmänsä käyttämällä Microsoft Office SharePoint Server 2007:ää, jolla yksikkö otti käyttöön uuden intranet-portaalinsa. Sisällön julkaiseminen itse ja monipuoliset yhteistyömahdollisuudet parantavat kommunikointia ja lisäävät peruskäyttäjien tuottavuutta. Yhden infrastruktuurin käyttö tehostaa IT-toimintoja ja pienentää kustannuksia. "Kaikilla oli uudesta portaaliympäristöstä siinä mielessä samanlainen näkemys, että halusimme järjestelmän kaikkien osasten toimivan yhdessä ja työskentelyn siinä olevan helppoa. Lisäksi sisällönhallinnan vastuu haluttiin siirtää peruskäyttäjille", Mitchell sanoo. "Harkitsimme erään toisen alihankkijan portaaliratkaisua, mutta sitä olisi edelleen pitänyt hallita keskitetysti. Toinen ratkaiseva tekijä oli, että MTV Networks on aina käyttänyt runsaasti Microsoftin ohjelmistoja, joten Office SharePoint Server 2007 pystyttiin integroimaan saumattomasti muuhun IT-infrastruktuuriimme." MTV Networks ylläpitää useita sivustoja samassa Office SharePoint Server 2007:ssä: MTV Networksin intranet Otettiin käyttöön kesäkuussa Käyttäjinä

3 "Office SharePoint Server 2007 pystyttiin integroimaan saumattomasti muuhun IT-infrastruktuuriimme." Dave Mitchell, MTV Networksin sovelluskehityksen varapääjohtaja MTV Networksin kaikki työntekijää Yhdysvalloissa. Viacomin yritys-intranet Otettiin käyttöön muutamia kuukausia myöhemmin. Käyttäjinä noin 200 Viacomin yritysorganisaation työntekijää. Verkkosivustot esimerkiksi Viacom.com ja TVLandPress.com, jotka tukevat viestintää ulkoisten ryhmien, kuten sijoittajien, analyytikkojen ja lehdistön, kanssa. Koko Office SharePoint Server -infrastruktuurin ylläpitämiseen tarvitaan vain kahdeksan palvelintietokonetta, joissa on Windows Server käyttöjärjestelmä. Sisältö tallennetaan tietokantapalvelinklusteriin, jossa on Microsoft SQL Server tietokantaohjelmisto. Sisällönhallintaa itsepalveluperiaatteella Portaaliratkaisun valinnassa käyttäjien omat sisällönhallinta- ja julkaisutoiminnot olivat vaatimuslistan kärjessä. "Vastuu sisällön omistajuudesta oli siirrettävä yritysasiakkaille, jotka haluavat hallinnoida omaa sisältöään", Mitchell sanoo. "Office SharePoint Server 2007:n ansiosta käyttäjät voivat julkaista sisältöä käyttämällä valmista editointiympäristöä, jossa on valmis sisällön hyväksymisen työnkulku. He voivat myös hallita tämän sisällön käyttöoikeuksia. Office SharePoint Serverin tietoturvaominaisuudet ovat meille äärimmäisen tärkeä asia, sillä käyttäjien on voitava luottaa siihen, että heidän jakamansa sisältö päätyy vain niille, joille se on tarkoitettu. Muut tuotteet olisivat antaneet IT-organisaatiollemme oikeuden hallita käyttöoikeuksia, mutta Office SharePoint Serverin ansiosta voimme luovuttaa tämän hallinnan kokonaan yrityskäyttäjille. Näin meidän ei tarvitse osallistua päivittäisiin toimintoihin ollenkaan." Yksikön uusi intranet-portaali ylläpitää yli 110 sivustoa erilaisille ryhmille, joista jokaisella on oikeus hallinnoida omaa sisältöään. Samat oikeudet ovat Viacomin yritysintranetin ja verkkosivustojen omistajilla. "Kussakin sivustossa on yleensä kaksi tai kolme ylläpitäjää siinä tiimissä, joka on vastuussa ylläpidosta ja sisällön julkaisusta", Mitchell sanoo. "He tuntevat oman sisältönsä, ja he voivat julkaista tarvittavan sisällön nopeasti. Lisäetu Office SharePoint Serverin käyttämisestä sekä intranetissä että verkkosivustoissa on, että molemmat omistava ryhmä voi hyödyntää samoja sisällönhallinnan taitoja kummassakin." Yhteistyön ja tietojen käyttämisen helppous MTV Networks halusi myös tarjota yhden sijainnin, jossa työntekijät voivat jakaa ja etsiä tietoa. "Sisällön julkaisun lisäksi peruskäyttäjillä oli niin pieniä kuin suuriakin tarpeita", Mitchell sanoo. "Halusimme koota ihmisiä kaikkialta maailmasta tekemään yhteistyötä ja jakamaan parhaita ideoitaan vailla maantieteestä tai yrityksen rakenteista johtuvia rajoituksia. Nyt kuka tahansa markkinointi-, myynti- tai tutkimusosastolta voi mennä yhteistyösivustoille jakamaan tietoa ja tekemään yhteistyötä monin eri tavoin. Näissä sivustoissa on omat työtilat asiakirjoille ja neuvotteluille, wikejä, blogeja ja paljon muuta. Meillä on tällä hetkellä yli 150 tällaista sivustoa, ja määrä kasvaa jatkuvasti." Kun MTV Networksissa mietittiin tarvittavia yhteistyötoimintoja, yhden vastauksen tarjosi Windows SharePoint Services -sivustojen nopeasti kasvava määrä. Niitä oli silloin jo noin 60. Nämä olivat kuitenkin erillisiä sivustoja, jotka olivat kehittyneet käyttäjien tarpeesta vailla organisaatiota tai rakennetta, mutta ne olivat niin suosittuja, että IT-osasto oli hukkua pyyntöihin. "Kun yksi ryhmä sai SharePoint-sivuston, toinen ryhmä halusi heti omansa", kertoo Mitchellin ryhmään kuuluva liiketoiminta-analyytikko Janni Plattner. "Siirryttyämme käyttämään Office SharePoint

4 "Office SharePoint Server -standardointi on tuonut myös mittakaavaetuja. Hallinnoitavia palvelimia on vähemmän ja niitä kaikkia tuetaan samalla tavalla, joten varmuuskopiointi ja tietojen palauttaminen helpottuivat merkittävästi." Brian Amirian, MTV Networksin palvelin- ja tallennustekniikoiden varapääjohtaja Server 2007:ää pystyimme vastaamaan uusien yhteistyösivustojen nopeasti kasvavaan kysyntään hallitusti ja koko yrityksen laajuudelta." Toinen keskeinen syy Office SharePoint Server 2007:n valintaan olivat sen yrityshakutoiminnot. "Tiedonhallinta edellytti muutakin kuin sisällönhallintaa ja yhteistyötoimintoja", Plattner sanoo. "Office SharePoint Serverin yrityshaun avulla käyttäjä voi etsiä muun muassa tiedostoja, yhteystietoja ja verkkosivustojen sisältöä yhdestä ja samasta paikasta. Kaikki alueet kattavan hakutyökalun ansiosta voimme vähentää päällekkäisiä toimintoja ja edistää parhaiden käytäntöjen leviämistä koko yksikköön." Tulevat toimet Nyt kun Office SharePoint Server 2007:ään pohjautuva portaaliympäristö on käytössä, MTV Networks keskittyy laajentamaan uuden intranetin myös niiden työntekijän ulottuville, jotka työskentelevät Yhdysvaltain ulkopuolella. Lisäksi Mitchellin tiimi käyttää Office SharePoint Server 2007:ää osana uutta ratkaisua, jolla automatisoidaan uusien työntekijöiden kirjaaminen järjestelmään. "Sähköinen laajennussovellus käyttää Office SharePoint Serveriä useiden muiden sovellusten kanssa. Se on yhteydessä taustajärjestelmiin uusiin työntekijöihin liittyvissä tilasuunnittelu-, tietoliikenne- ja tietoturva-asioissa", Mitchell sanoo. "Pyrimme vähentämään uuden työntekijän käsittelyyn kuluvan ajan viidennekseen entisestä." Edut Office SharePoint Server 2007:n standardisointi koko yksikköä koskevaksi portaaliympäristöksi on tuonut hyötyjä sekä peruskäyttäjille että yksikön IT-henkilöstölle. Eri puolilla yritystä toimivat ryhmät kommunikoivat aiempaa paremmin, koska ne pystyvät nyt julkaisemaan sisältöä itse. Monipuoliset yhteistyövälineet ja kattavat hakutoiminnot helpottavat tiedon etsimistä ja jakamista. Rakentamalla uuden portaali-infrastruktuurin Office SharePoint Server 2007:n pohjalta MTV Networks pystyy tarjoamaan nämä mahdollisuudet luotettavasti, skaalattavasti ja edullisesti. Valittu tekninen ympäristö ja työkalut riittävät yksikön tarpeisiin pitkälle tulevaisuuteen. "MTV Networks on ennen kaikkea sisältöä tuottava yritys, ja Office SharePoint Server auttaa meitä siirtymisessä digitaaliseen ympäristöön", sanoo MTV Networksin varatoimitusjohtaja ja tietohallintojohtaja Joe Simon. "Nyt voimme tehdä maailmanlaajuista yhteistyötä sisällön jakamisen lisäksi sisältöä luodessa. Tällä työskentelytavalla säästämme kustannuksia ja tuotantoon kuluvaa aikaa, joten voimme tuottaa enemmän sisältöä samoilla kustannuksilla. Tällä alalla on niin, että mitä enemmän sisältöä tuottaa, sitä paremmat mahdollisuudet on luoda menestystuotteita." Kehittyneet viestintä- ja yhteistyömahdollisuudet Ryhmät ovat ryhtyneet tehostamaan kommunikointia sekä sisäisten että ulkoisten käyttäjien kanssa hyödyntämällä omaa sisällönjulkaisuaan. Eräs esimerkki on Viacom.com, joka on tarkoitettu yhteydenpitoon sijoittajien ja analyytikkojen kanssa. "Ennen Office SharePoint Serveriä Viacom.com oli hyvin staattinen", sanoo Viacomin tiedotuspäällikkö Kristin Heitmann. "Koska sisältö julkaistaan nyt itse, voimme tarjota sivustossa enemmän tietoa ja pitää sen ajan tasalla. Se käy yhtä helposti kuin Word-asiakirjan muokkaaminen. Tämä mahdollisuus on ollut erityisen hyödyllinen aina vuosineljänneksen lopussa, kun meidän on julkaistava kuluneen kauden taloustiedot." Toinen vastaavista eduista nauttimaan päässyt ryhmä on TV Landin viestintätiimi, joka julkaisee sisältöä lehdistölle Office SharePoint Server 2007:ään pohjautuvassa sivustossa. "Mediaa on pystyttävä palvelemaan lähes reaaliajassa", sanoo Paul Ward, joka

5 "[...] Olemme jo alkuvaiheessa saavuttaneet muutamia voittoja, ja yrityksessä ymmärretään IT-organisaation tuottama uusi lisäarvo liiketoiminnalle." Dave Mitchell, MTV Networksin sovelluskehityksen varapääjohtaja toimi TV Landin viestinnästä vastaavana varatoimitusjohtajana. "SharePoint-tekniikan joustavuuden ja IT-osastomme työn tuloksena TVLandPress.com on nyt hyödyllinen ja tehokas sivusto. Median ammattilaiset arvostavat sen helppokäyttöisyyttä." Uusi sivusto on myös parantanut tuottavuutta ja tuonut säästöjä. "Meidän ei enää tarvitse itse lähettää materiaaleja sadoille ihmisille, mikä säästää paljon rahaa", Ward sanoo. "Samat toiminnot säästävät myös aikaa. Kun meidän ei tarvitse kopioida lehdistötiedotteita tai valokuvia eikä lähetellä videoita ja materiaalia lehdistölle, voimme keskittyä luomaan lujempia suhteita sidosryhmiin, kuten toimittajiin, agentteihin ja radiojuontajiin." Yhteistyösivustot ovat lisänneet työntekijöiden tuottavuutta, sillä tiedon jakaminen on nyt helppoa. Siitä hyötyvä ryhmä on esimerkiksi sisällön jakelu- ja markkinointiryhmä, joka Mitchellin mukaan otti Office SharePoint Serverin yhteistyöominaisuudet avosylin vastaan. Yhteistyötoimintojen suuri ystävä on myös MTV Networksin varatoimitusjohtaja ja talousjohtaja Jacques Tortoroli, joka pitää portaalissa omaa blogiaan. IT-toimintojen tehostuminen Standardisointi Office SharePoint Server 2007:een on tehostanut Mitchellin ryhmän toimintaa etenkin siksi, että sisällön julkaisun vastuu on siirretty yrityskäyttäjille. "Yksi Office SharePoint Serverin hyvistä puolista on se, että voin tukea maailmanlaajuista intranet-portaalia vain neljän tai viiden ihmisen voimin", Mitchell sanoo. "Jos jotain mukauttamistarpeita ilmenee, voin teettää tällaiset työt muualla, jolloin oma tiimini voi keskittyä kehittämään uusia, kaikkialla käyttöönotettavia ominaisuuksia. Tällä tavoin voimme luoda kymmenisen uutta sivustoa kuukaudessa vieläpä niin halvalla, että minun ei edes tarvitse laskuttaa sivuston tilannutta yksikköä työstä. Ja kun uusi sivusto on avattu, sivuston omat yrityskäyttäjät vastaavat sen hallinnoinnista." Yhdistetty ratkaisu lisää tehokkuutta myös Amirianin palvelin- ja tallennustekniikan ryhmässä, jonka työhön kuuluu Office SharePoint Server 2007:n sisältävää järjestelmäkeskuksen ylläpito. "Office SharePoint Server -standardointi on tuonut mittakaavaetuja", Amirian sanoo. "Hallinnoitavia palvelimia on vähemmän, minkä lisäksi niitä kaikkia tuetaan samalla tavalla, jolloin varmuuskopiointi ja tietojen palauttaminen helpottuvat merkittävästi. Office SharePoint Server on sopinut erittäin hyvin olemassa olevaan IT-infrastruktuuriimme, ja se on integroitu muihin käytössä oleviin Microsoft-tekniikoihin. Tästä on hyötyä, sillä voimme tukea sen toimintaa sillä osaamisella ja niillä resursseilla, joita meillä oli jo ennestään. Niinpä käyttökustannukset pysyvät alhaisina." Laajennettava ympäristö Ratkaisusta on jo nyt havaittavissa merkittäviä etuja, mutta Mitchellin mukaan paras on vasta edessä. "Meillä on nyt portaaliympäristö, joka voi kasvaa yrityksemme kasvun tahdissa", hän sanoo. "Vahvojen yhteistyökumppanuuksien ansiosta olemme jo alkuvaiheessa saavuttaneet muutamia voittoja, ja yrityksessä ymmärretään IT-organisaation tuottama uusi lisäarvo liiketoiminnalle. Selvä merkki menestyksestä on se, kun yrityskäyttäjät tulevat omasta aloitteestaan ehdottamaan, että voisiko jotakin tehdä SharePointilla. Me tuemme prosessia, mutta meidän ei itse tarvitse huolehtia koko prosessista."

6 Lisätietoja Lisätietoja Microsoftin tuotteista ja palveluista saat ottamalla yhteyden Microsoftin paikalliseen tytäryhtiöön: Microsoft Oy Keilaranta Espoo puh Microsoft Office System Microsoft Office System on yritysmaailmassa käytetty tietotyöympäristö. Se koostuu ohjelmista, palvelimista ja palveluista, joiden avulla tiedon voi muuttaa teoksi. Lisätietoja Microsoft Officesta on osoitteessa Asiakaspalvelu: Puhelinnumero: Sähköpostiosoite: finland@microsoft.com Lisätietoja on myös osoitteessa Lisätietoja MTV Networksista on sivustossa ks/mtvnetworks/pages/default.aspx Ohjelmisto ja palvelut 2007 Microsoft Office System Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoftin palvelimet Windows Server 2003 Microsoft SQL Server 2005 Tapaustutkimus on tarkoitettu vain tiedoksi. MICROSOFT EI ANNA TÄSSÄ ASIAKIRJASSA MITÄÄN NIMENOMAISIA TAI OLETETTUJA TAKUITA. Asiakirja on julkaistu huhtikuussa 2008