Hajautetun työn fyysiset edellytykset: mitä hajautetun tietotyön tekeminen edellyttää työympäristöltä

Transkriptio

1 Hajautetun työn fyysiset edellytykset: mitä hajautetun tietotyön tekeminen edellyttää työympäristöltä Jouni Virtaharju Aalto-yliopiston teknillinen korkeakoulu BIT Tutkimuskeskus Sisällysluettelo Johdanto...2 Hajautettu työ...3 Tietotyö...4 Työn luonne, tuottavuus ja työympäristö...5 Hajautetun työn toimintakenttä Distributed Workscape...9 Hajautetun työympäristön suunnittelukriteerit...12 Yhteenveto...14 Lähteet

2 Johdanto Länsimaiset yhteiskunnat ovat yhä enenevässä määrin jälkiteollisia yhteiskuntia (Castells, 2000). Jälkiteollisen yhteiskunnan merkittävä piirre on se, että kasvavan osan kansantuotteesta tuottavat tietotyöläiset. Tietotyöstä ja tietotyöläisistä on tullut keskeinen yhteiskunnan kehitystä ohjaava tekijä. Tietotyön tekemisen tavat ovat myös muuttuneet merkittävästi. Tieto- ja viestintäteknologian kehitys on tehnyt tietotyön tuotoksista merkittävältä osin digitalisoituja. Teknologian, erityisesti mobiiliteknologian kehitys on lisännyt tietotyön aika- ja paikkariippumattomuutta: työtä tehdään yhä enemmän hajautuneesti; eri kellonaikoihin, eri aikavyöhykkeillä, kotona, toimistolla, kesämökeillä, asiakkaiden tiloissa, verkossa ja verkon välityksellä. Miten tämä tietotyön luonteen muutos vaikuttaa työympäristöön? Perinteisesti tietotyötä tehtiin virka-aikana toimistossa, sekä yksin omassa työpisteessä että kokouksissa yhteistyökumppanien kanssa. Nyt tietotyötä tehdään monessa paikassa ja eri aikoina. Miten tämä kehitys vaikuttaa toimistoon? Säilyykö toimisto entisellään vai vaikuttaako muuttunut työn luonne siihen miten toimistoja käytetään ja mitä tarpeita tietotyöläisille niille on? Van Meel ja Vos (2001) ennustavat toimiston muuttavan luonnettaan työn muuttumisen seurauksena. Heidän mukaansa toimistorakennukset materialisoivat niitä organisatorisia normeja ja arvoja, jotka liittyvät hierarkiaan, vuorovaikutukseen ja yksityisyyteen. Fyysinen ympäristö kuvastaa käsityksiä työn luonteesta ja tavasta, jolla sitä kuuluu tehdä. Kun käsitykset työstä muuttuvat, muuttuu lopulta myös työympäristö (Van Meel & Vos, 2001). Uutta toimistoa tarvitaan, koska organisaatiot tarvitsevat tiloilta aikaisempaa enemmän joustavuutta, sopeutumista monipaikkaiseen työskentelyyn ja yhteistyön tekemisen edellytyksiä (Harrison, Wheeler & Whitehead, 2004). Työtilojen tulisi edistää tietotyön tuloksellisuutta mm. tarjoamalla mahdollisuus rauhoitettuun yksintyöskentelyyn, edistää yhteistyötä toimijoiden kesken, tukea yhteisöllisyyttä ja toteuttaa yrityksen arvoja ja brändiä. Sen lisäksi, että toimistoista ollaan haluamassa aikaisempaa parempia tietotyöläisten ja -ryhmien tuottavuuden varmistajia, tarjoaa tietotyön hajautuminen organisaatioille mahdollisuuden parantaa taloudellista tehokkuuttaan keventämällä toimitiloihin sitoutuneita kustannuksia. Esimerkiksi Britanniassa on arvioitu, että yritykset menettävät vuosittain 18 miljardia puntaa tehottoman tilankäytön takia (Bootle & Kalyan, 2002). Globaali kiinteistöyritys Jones Lang LaSalle havaitsi toteuttamassaan tutkimuksessa, että yrityksillä oli miehittämättömiä työpisteitä keskimäärin 26 prosenttia kaikista työpisteistään (Knapp, Vickroy, De Bruyn & Kwong, 2009). Monet yritykset ovatkin nähneet mahdollisuuden organisoida työtilansa uudella tavalla ja hakea näin kustannussäästöjä (mm. hot desking ratkaisuilla). Edellä mainitut Bootle ja Kalyan (2002) arvioivat, että omaksumalla näitä uusia työtilojen käyttötapoja voitaisiin Britanniassa säästää toimitilakustannuksissa vuosittain 6,5 miljardia puntaa. 2

3 Tässä artikkelissa tarkastellaan hajautetun tietotyön piirteitä ja sen suhdetta fyysiseen työympäristöön. Artikkeli esittelee ensin soveltamansa keskeiset käsitteet eli hajautetun työn ja tietotyön. Tämän jälkeen tarkastellaan tietotyön eri muotoja ja niiden yhteyttä fyysisen työympäristön piirteisiin. Seuraavaksi kuvataan hajautetun tietotyön työympäristöjä ja niiden osatekijöitä Workscape -ajattelua soveltaen. Tämän jälkeen kerrotaan mitä tekijöitä organisaation tulisi huomioida sen suunnitellessa hajautetun tietotyön mahdollistamista. Artikkelin päättää sisällön yhteenveto. Hajautettu työ (Fyysisesti) hajautetulla työllä tarkoitetaan useissa paikoissa tehtävää työkokonaisuutta. Hajautuneisuutta voi tarkastella sekä työntekijöiden, organisaation että tilan näkökulmasta. Yksittäisen työntekijän näkökulmasta työ on hajautunutta kun henkilö tekee työtään useissa paikoissa. Näitä paikkoja ovat tyypillisesti oma toimipiste, koti, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tilat ja kolmannet tilat kuten konferenssikeskukset, hotellit, lentokentät. Työntekijä joko kuljettaa mukanaan työnsä edellyttämiä välineitä (puhelin, tietokone) tai ne ovat hänen käytettävissään eri työtiloissa. Waren (2003) mukaan työntekijäryhmä on hajautunut, jos jokin seuraavista kolmesta kriteeristä täyttyy: a) yksittäiset työntekijät työskentelevät fyysisesti eri paikoissa, b) työntekijät toteuttavat valtaosan normaalista yhteydenpidostaan pääasiallisesti asynkronisia viestintäkanavia käyttäen (esim. sähköpostin välityksellä) myös välittömässä läheisyydessään työskentelevien henkilöiden kanssa tai c) [yhteistä tehtävää työstävät] työntekijät eivät ole kaikki saman organisaation palveluksessa, tai työskentelevät emo-organisaation toisistaan merkittävästi etäällä sijaitseville yksiköille. Heidän työsuhteidensa ehdot voivat erota toisistaan merkittävästi. Ventakesh ja Vitalari (1992) kuvaavat hajautettua työtä hajautuneeksi organisointirakenteeksi, jossa ydinorganisaatio jakaa osan toiminnoistaan kaukaiseen pisteeseen. Belanger ja Collins (1998) kuvaavat kolme tyypillistä hajautuneen työn ympäristökontekstia. Nämä kontekstit ovat a) työntekijöillä ei ole pysyvää työpistettä työpaikallaan (jaettu toimisto, hot desking) b) työntekijät työskentelevät satelliittitoimistoissa etäällä yrityksen toimipisteestä lähellä kotiaan ja c) työntekijät työskentelevät kotonaan Roper ja Kim (2007) kuvaavat työn olevan täysin hajautunutta kun työntekijän työllistävä organisaatio tarjoaa useita tilavaihtoehtoja työntekijöilleen, tarjoten työntekijöille näin mahdollisuuden työskennellä tilassa, joka parhaiten tukee kulloinkin toteutettavaa tehtävää. 3

4 Tietotyö Tietotyöllä tarkoitetaan tässä yhteydessä autonomisesti työskentelevien asiantuntijoiden tekemää vaativaa käsitteellistä työtä, jossa tietoa tuottamalla, jakamalla ja soveltamalla synnytetään monimutkaisia aineettomia ja aineellisia tuotoksia (Bosch-Sijtsema ym., 2009). Tietotyölle on tyypillistä suuri sisäinen vaihtelu. Työ kokonaisuudessaan sisältää sekä vähemmän haastavia rutiinitehtäviä että edellä kuvattuja uusia innovaatioita synnyttäviä haastavia tehtäviä. Tietotyötä myös tehdään vaihtelevissa kokoonpanoissa: työ sisältää enemmän tai vähemmän keskittymistä vaativia yksintyöskentelyn jaksoja ja yhdessä kollegoiden, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa työskentelyn jaksoja. (Roper & Kim, 2007) Heerwagen ym. (2004) mukaan tietotyöläiset tarvitsevat toisaalta aikaa, jolloin he yksinäisyydessä työstävät ajatuksia ja ideoita hyödyntäen henkilökohtaisia tietojaan ja taitojaan. Toisaalta tietotyöhön liittyvät keskustelut ja vuorovaikutus, jossa tietotyöläisten sisäistetty tieto ja ymmärrys ulkoistuu ja edelleen välittyy muiden käyttöön tekstien, puheen tai graafisten esitysten muodossa. Vartiainen (2007) havaitsi, että tietotyöläiset työskentelevät useissa moodeissa. Asiantuntijatyö koostui yksintyöskentelystä, asynkronisesta viestinnästä, virtuaalisesta läsnäolosta verkossa sekä kasvokkaisista kohtaamisista muiden kanssa. Yksintyöskentely osoittautui usein pseudoyksityisyydeksi, jossa tietotyöläiset jakoivat huomiotaan samanaikaisesti sekä omille tehtävilleen, sähköpostin välityksellä tapahtuneelle asynkroniselle viestinnälle sekä läsnäololle virtuaalikokouksessa. Tietotyön moodit virittyivät siis usein yhtäaikaisesti ja tietotyöläiseltä vaadittiin aktiivista huomion jakamista usealle työskentelyn tasolle. Tietotyöhön liittyy myös aktiivinen liikkuminen fyysisessä tilassa. Davenportin (2005) mukaan tietotyöläiset viettävät suuren osan työajastaan toimistonsa ulkopuolella, joko matkoilla, asiakkaidensa tiloissa tai kotona työskennellen. Tietotyön voidaan siis jäsentää sisältävän kaikkia seuraavien neljän moodin luonteisia tehtäviä (katso kuva 1). Tietotyötä tehdään periodisesti ja osittain päällekkäin näissä neljässä eri moodissa. Eri tietotyön moodeissa työskenteleminen tehokkaasti edellyttää erilaisia työtiloja (Peters ja O Conner, 1980) 4

5 TYÖTEHTÄVÄN VAATIVUUS VAATIVAT TEHTÄVÄT RUTIINI- TEHTÄVÄT VAATIVA YKSINTYÖSKENTELY: esimerkiksi uuden tiedon tuottaminen, suunnittelu, raporttien kirjoittaminen RUTINOITU YKSINTYÖSKENTELY: esimerkiksi hallinnolliset rutiinit, tuntikirjanpito, matkalaskujen teko VAATIVA RYHMÄTYÖSKENTELY: esimerkiksi vaativa ryhmätasoinen ongelmanratkaisu, suunnittelutehtävät, yhteisideointi RUTINOITU RYHMÄTYÖSKENTELY: esimerkiksi toistuvat palaverit, viikkoinfot, tulosinfot YKSINTYÖSKENTELY TYÖSKENTELY MUIDEN KANSSA TYÖTEHTÄVÄN KOLLABORAATIOLUONNE Kuva 1: Tietotyön moodit (soveltaen Harrison ym.(2004) ja Roper & Kim (2007)) Työn luonne, tuottavuus ja työympäristö Peterson ja Beard (2004) tarkastelevat yksilöiden tuottavuuden ja työympäristön suhdetta. He väittävät, että vaikuttamalla työtilaan organisaatio voi vaikuttaa asettamiensa tavoitteiden toteutumiseen. Organisatorista tehtävää tukeva työtila edesauttaa sen toteuttamista. Petersonin ja Beardin mukaan työtilojen (workspace) suunnittelussa lähtökohtina on pidettävä kahta organisatorista muuttujaa: autonomiaa ja vuorovaikutusta (Duffy, 1997). Autonomialla tarkoitetaan kontrollia, vastuuta ja toimintavaltuuksia, joita työntekijällä on työprosessinsa sisällön, toteutustavan ja -paikan suhteen. Mitä enemmän autonomiaa työntekijällä on työssään, sitä enemmän omaa harkintavaltaa työntekijä haluaa omien työtilojensa ja niiden yksityisyyden suhteen (Duffy, 1997). Peterson ja Beard (2004) jakavat yksityisyyden visuaaliseen ja auditiiviseen yksityisyyteen. Visuaalisella yksityisyydellä tarkoitetaan mahdollisuutta työskennellä ilman tuntemusta että henkilöä tarkkaillaan tai että henkilön työtä ei häiritä äkkinäisillä liikkeillä. Auditiivisella yksityisyydellä tarkoitetaan mahdollisuutta torjua keskittymistä häiritsevät äänet ja melu työtilasta. Vuorovaikutuksella tarkoitetaan tässä yhteydessä työlle asetetun tavoitteen saavuttamiseksi vaadittavaa henkilöiden välistä kommunikaatiota. 5

6 Kuva 2 selventää autonomian ja vuorovaikutustarpeen vaikutusta toimistotyöhön. KORKEA Asiantuntija: yksin tehtävää, vaativaa työtä, esim. suunnittelu, asianajajat. Uusi tietotyö : sekä ryhmässä että yksin tekemistä vaativa asiantuntijatyö AUTONOMIA MATALA Toimistotehdastyöläinen: toimiston rutiinitehtävät, yksilötyönä samassa pisteessä tehtävää tiedon dokumentointia, prosessointia, arkistointia Tuotantotiimi: rutiinina ryhmässä tehtävää työtä, esim. TV-uutisten toteutus MATALA KORKEA VUOROVAIKUTUKSEN TARVE Kuva 2: Toimistotyön luonne ja toimistotyön arkkityypit (soveltaen Peterson & Beard, 2004) Petersonin ja Beardin (2004) mukaan työn sisältö on muuttunut menneiden vuosikymmenten kuluessa ja tämä kehitys tuottaa muutospaineita toimitilojen piirteille. Dominoiva työympäristömalli on ollut toimistotehtaassa työskentely. Tälle työlle on ollut tyypillistä matala autonomia ja matala vuorovaikutuksen tarve, työ on ollut pääsääntöisesti yksilötyötä. Työ on tapahtunut pääasiallisesti omassa työpisteessä ja toimitilasuunnittelua on ohjannut näiden yksittäisten työpisteiden suunnittelu. Toinen keskeinen työympäristömalli on ollut yksityinen toimisto. Tässä työympäristössä tehdylle työlle tyypillistä on ollut korkea autonomia, mutta vähäinen vuorovaikutuksen tarve. Tämä työ on ollut asiantuntijoiden tekemää yksilötyötä, jossa työpisteellä on ollut toiminnallisten funktioiden lisäksi symbolisia ja statukseen liittyviä funktioita. Ryhmätyöstä ts. tiimityöstä muodostui 1900-luvun viimeisillä vuosikymmenillä aikaisempaa tavoitellumpi työn organisoinnin muoto (Huczynski & Buchanan, 2007). Tiimityössä ryhmän jäsenten keskinäisen vuorovaikutuksen tarve on korkea, yksittäiset toimijat ovat keskinäisissä riippuvuussuhteissa toisiinsa (Thompson, 1967) ja tavoitteiden saavuttaminen edellyttää ryhmän jäsenten välistä tehtävien standardointia, aikataulutusta ja keskinäistä sopimista. Ryhmätyön lisääntynyt soveltaminen lisäsi myös kiinnostusta avokonttoriratkaisujen käyttämiseen työtilana. Ryhmätyössä voidaan nähdä sekä matalan autonomian että korkean autonomian työkokonaisuuksia. Matalan autonomian työkokonaisuuksia ovat mm. ulkoisen toiminnanohjausjärjestelmän ohjaamat tuotantosolut. Näissä työkokonaisuuksissa ryhmän jäsenten työmetodit ja halutut tulokset ovat usein tarkasti määriteltyjä ja kontrolloituja. Korkeaa autonomiaa ja korkeaa vuorovaikutustarvetta ja 6

7 keskinäisriippuvuutta sisältävät työkokonaisuudet ovat tässä artikkelissa käsiteltyä tietotyötä. Petersonin ja Beardin (2004) mukaan tällaiset työtehtävät vaativat toimitilan, joka mahdollistaa sekä yksityisyyden että vuorovaikutuksen toimijoiden kesken. Tietotyön tekijöillä tulisi olla käytettävissään sekä keskittymisen mahdollistavia yksityisiä työtiloja että kollaboraatiota tukevia työtiloja. Näin ei kuitenkaan käytännössä ole. Petersonin ja Beardin tutkimus osoitti, että useimmissa organisaatioissa on vain vähän tiimimäiseen työskentelyyn allokoitua tilaa. Tämä tutkimustulos on samansuuntainen sekä Beckerin ja Steelen (1995) että Knapp ym. (2009) tutkimuksen kanssa. Knappin ym. (2009) tutkimuksessa havaittiin että yritysten toimitilasta keskimäärin neljä prosenttia oli ryhmätyöhön suunniteltua tilaa (conference space). He ennustavat tämän tason kuitenkin nousevan tulevaisuudessa. Toisaalta Haynes (2008) tarkasteli laajahkossa kyselytutkimuksessaan (30 toimistoa, n vastaajaa) mm. korkean autonomian työssään omaavia asiantuntijoita, joiden työ ei vaadi jatkuvaa vuorovaikutusta muiden kanssa (concentrated study work). Hän raportoi, että vaikka tällaista työtä tekevälle ryhmälle suositellaan koppikonttorissa työskentelyä (Laing ym. 1998), oli tähän ryhmään kuuluville henkilöille allokoitu tilat avokonttorista (76 prosentissa tapauksista). Kiinnostava lisätulos ko. tutkimuksessa oli, että puolet kyseisestä ryhmästä raportoi viettävänsä alle 60 prosenttia työajastaan toimistossaan. Yritysten ja organisaatioiden tarjoamat toimitilat eivät siis useinkaan tue tietotyön tekemistä. Tietotyön tekijät reagoivat tähän valitsemalla itse oman työympäristönsä. Vartiaisen ym. (2007, 58) tutkimuksessa tietotyöläiset raportoivat toistuvasti jäävänsä kotiinsa tekemään vaativia, yksityisyyden mahdollistamaa keskittymistä edellyttäviä tehtäviä. Kaikki organisaatiot eivät kuitenkaan tarjoa tätä mahdollisuutta työntekijöilleen. Haynes (2008) tutki Petersonin ja Beardin (2004) toimistotyön kategorioiden mukaisten työntekijäryhmien (toimistotehdastyöläinen, tuotantotiimiläinen, asiantuntija, uusi tietotyöläinen ) itsearvioita tuottavuudesta ja toimistoympäristön vaikutuksesta siihen. Faktoroinnin tuloksena Haynes jakoi tuottavuuteen vaikuttavat tekijät tilallisiin (viihtyisyys ja layout) sekä toiminnallisiin (vuorovaikutus ja häiriötekijät) (taulukko 1). 7

8 Taulukko 1: Työn tuottavuuteen vaikuttavat toimistoympäristön piirteet (Haynes, 2008) Luokka Viihtyisyys Toimiston layout Vuorovaikutus Häiriötekijät Piirteet Ilmanvaihto, lämmitys, luonnonvalo, keinovalo, sisustustyyli, siisteys, yleinen viihtyisyys, fyysinen turvallisuus Epäviralliset kohtaamispaikat, viralliset kokoustilat, hiljaisen työskentelyn tilat, yksityisyys, henkilökohtaiset säilytystilat, yhteiset säilytystilat, työpiste Työhön liittyvä vuorovaikutus, työhön liittymätön vuorovaikutus, luova fyysinen ympäristö, yleinen ilmapiiri, asema suhteessa kollegoihin, asema suhteessa välineisiin, yleinen toimiston ilme, virkistäytymismahdollisuudet Keskeytykset, ahtaus, melu Kaikissa työntekijäryhmissä tulokseksi saatiin, että toiminnallisilla tekijöillä oli suurempi koettu vaikutus tuottavuuteen kuin tilallisilla tekijöillä. Vuorovaikutustekijöiden koettiin vaikuttavan tuottavuuteen positiivisesti ja häiriötekijöiden negatiivisesti. Haynes ottaa myös kantaa eri työntekijäryhmille mahdollisiin työympäristöratkaisuihin. Toimistotehdastyö (matala autonomia, matala vuorovaikutustarve) olisi hänen mukaansa mahdollista toteuttaa hajautuneesti, esimerkiksi kotona työskentelyä tukien. Tällä voi hänen mukaansa olla positiivisia vaikutuksia tuottavuuteen. Esteeksi Haynesin mukaan tälle kehitykselle nousee usein organisaatiokulttuuri, joka ei mahdollista hajautunutta työn organisointia. Tällaisessa tilanteessa Haynes suosittaa ratkaisuksi tilallisten tekijöiden kehittämistä. Tuotantotiimityön (matala autonomia, korkea vuorovaikutustarve) Haynes esittää olevan vahvasti (fyysiseen) paikkaan sidottua ja työympäristökehittämisen mahdollisuudet tällaisessa työssä liittyvät pääsääntöisesti tilatekijöiden sovittamiseen ryhmän tarpeisiin. Asiantuntijoiden ryhmässä (korkea autonomia, matala vuorovaikutustarve) Haynes näkee eniten mahdollisuuksia soveltaa hajautettua työskentelyä ja joustavia työpistejärjestelyjä. Hän korostaa, että asiantuntijat kaipaavat vuorovaikutuksellisia elementtejä työhönsä, ja toteaa että asiantuntijoiden työympäristön pitäisi tukea sekä yksilöllistä että kollaboratiivista työskentelyä. Tietotyöläisten (korkea autonomia, korkea vuorovaikutustarve) tarpeista Haynes toteaa, että työympäristö tulisi olla adaptiivinen. Käytännössä tämä tarkoittaisi, että työympäristön tulisi tarjota useita tilallisia muotoja, jolloin tietotyöläiset voisivat valita työympäristönsä ja hyödyntää käynnissä olevaa tehtävää parhaiten tukevaa työtilaa. Haynesin tutkimustulos tukee Warrenin tietotyöläisten osalta (2008) argumenttia, jonka mukaan toimitilasuunnittelussa on luovuttu organisatoriseen asemaan sidotusta suunnittelusta. Uuden toimitilasuunnittelun lähtökohtina ovat työntekijöiden aktiviteetit. Tästä näkökulmasta suunniteltu toimitila koostuu erilaisista tiloista, 8

9 kuten avotilasta, kokouspaikoista, hiljaisen työskentelyn tiloista ja konferenssitiloista ja työntekijät siirtyvät näiden tilojen välillä riippuen kulloisenkin tehtävänsä luonteesta (Stone & Luchetti, 1985). Hajautetun työn toimintakenttä Distributed Workscape Ollakseen tehokasta tietotyö kaipaa siis useita, erilaisia työtiloja. Osa näistä työtiloista sijoittuu edelleen yrityksen omiin toimitiloihin, mutta yhä enenevässä määrin myös perinteisten toimitilarajojen ulkopuolelle. Hajautetun tietotyön ja sen tilatarpeiden analyysia ja suunnittelua ei voi enää ajatella rajautuvan yksittäisen rakennuksen sisään. Hajautunutta työtä tehdään, määritelmän mukaan, useissa työympäristöissä, toimistossa ja toimiston ulkopuolella. Harrison, Wheeler ja Whitehead (2004) jäsentävät hajautetun työn tekemisen paikkoja käyttäen niiden keskeisenä määrittelijänä yksityisyyden ja julkisuuden välisten rajojen muodostamista (kuva 3). Työ toteutuu erilaisissa paikoissa, joiden välillä työntekijä liikkuu tarkoitushakuisesti, hakeutuen aina kutakin tehtävää parhaiten tukevaan tilaan. Hän etsiytyy yksityiseen tilaan halutessaan keskittyä omaan tehtäväänsä, tai valitsee kulloisellekin työskentelyviiteryhmälle sopivan työtilan ja -ympäristön. Harrison ym. mallissa tunnistetaan myös virtuaalisen ja fyysisen tilan konvergenssi: tietotyöläinen valitsee sopivan työskentelytilan yhtälailla, samoja periaatteita soveltaen, sekä virtuaalisessa että fyysisessä tilassa. Hän voi olosuhteista ja tarpeista riippuen toteuttaa tiiminsä viikkopalaverin joko virtuaalikokouksena kotoaan tai yrityksen toimitiloissa. Harrison ym. käyttävät käsitettä hybridit työtilat kuvaamaan sekä fyysisiä että virtuaalisia elementtejä yhdistävää tilaa. VIRTUAALINEN FYYSINEN TIETO- JÄRJESTELMÄT mm.vpn, intranet, virtuaaliset ryhmätyötilat YKSITYINEN Rajoitettu sisäänpääsy Yksityinen tai ryhmän työtila TOIMISTO mm. oma toimisto, toimistohotelli, koti EXTRANETIT VERKKOYHTEISÖT mm. virtuaaliset yhteistyöympäristöt, projektiekstranetit, videokonferenssit INTERNET- SIVUSTOT mm. yrityksen sivut, keskustelupalstat RAJOITETTU Sisäänpääsy kutsulla Yhteistoiminnallinen projekti- ja kohtauspaikka JULKINEN Vapaa sisäänpääsy Epävirallinen vuorovaikutus ja työskentelytila PUOLIJULKISET TILAT mm. kerhot, lounge -palvelut lentoasemilla, Network Oasis YLEISET TILAT mm. kahvilat, hotellien aulat, lentoasematerminaalit Kuva 3: Hybridit työtilat (soveltaen Harrison, Wheeler & Whitehead, 2004). 9

10 Hajautuneen tietotyön toimintakenttä muodostuu erilaisista hybridisistä työtiloista. Näiden tilojen kokonaisuutta, osatekijöitä ja tasoja voidaan jäsentää hyödyntämällä Workscape käsitettä (Harrison, Wheeler ja Whitehead, 2004). Workscape on väline, joka auttaa erittelemään ja arvioimaan hajautuneen tietotyön fyysisiä ja virtuaalisia puitteita. Workscape termille ei ole vakiintunutta suomennosta. Sillä tarkoitetaan työn fyysisvirtuaalista maisemaa kaikkia paikkoja, joissa kulloinkin tarkasteltavaa työtä tehdään, ja niiden laajempaa ympäristöllistä kontekstia (Harrison, Wheeler ja Whitehead, 2004). Workscapen muodostavat osakomponenteista koostuvat yksittäiset työpisteet, jotka voivat olla joko fyysisiä, virtuaalisia tai niiden yhdistelmiä (hybridejä). Nämä työpisteet ovat osa työtilaa, joka taas on osa laajempaa työympäristöä. Workscapen tasot ovat vahvasti toisiinsa kytkeytyneitä: työpistettä ja sen sopivuutta työskentelyyn ei voi arvioida huomioimatta ympäröivää kontekstia. Esimerkiksi paperien lukeminen (yksintyöskentely) junassa on erilaista kuin vastaava työ kotona työympäristön julkisen/yksityisen luonteen takia. TYÖPISTEEN OSAT TYÖPISTE TYÖTILA TYÖYMPÄRISTÖ tuoli kirjoituspöytä neuvottelupöytä arkistointikaappi kirjahylly huonekasvi sähköpistoke seinä väliseinä yleisvalo kohdevalo puhelin tietokone näyttö verkkoyhteys valkotaulu dataprojektori printteri kopiokone FYYSINEN L-muotoinen pöytä & tuoli pieni neuvottelutila suuri neuvottelutila sohva puhelinkoppi istuin VIRTUAALINEN videokonferenssi pikaviestintä Chat room E-valkotaulu sähköposti virtuaalimaailma/ avatar tekstiviesti puheposti TIIMI/PROJEKTITILA BUSINESS LOUNGE KLUBI KAHVILA KOKOUSHUONE KOKOUSALUE YKSITTÄINEN TOIMISTO TOIMISTO TOIMISTOHOTELLI BUSINESS PARK LENTOKENTTÄ RAUTATIEASEMA KAUPUNKI PUISTO LIIKENNEVÄLINE KOTI WORKSCAPE Kuva 4: Workscapen rakenne ja osatekijät. (Harrison, Wheeler ja Whitehead, 2004) Työympäristöllä viitataan niihin fyysisiin ympäristöihin, joissa työtä tehdään. Näitä ympäristöjä ovat esimerkiksi toimisto, koti, asiakkaan toimisto sekä julkiset ja puolijulkiset tilat, kuten kahvilat, lentoasemien lounge-tilat ja kirjastot. Aikaisemmin työympäristöt ovat poikenneet toisistaan erityisesti tietotekniikkainfrastruktuurinsa osalta: suojattua internet-yhteyttä ei ole ollut saatavilla kaikissa ympäristöissä. 10

11 Teknologian kehitys on nopeasti muuttanut näiltä osin työympäristöjen ominaisuuksia. Työtila on yhdistelmä yhdestä tai useammasta työpisteestä, jonka käyttäjät ovat merkityksellistäneet paikaksi. Paikalla tarkoitetaan sitä, että tila ja sen käyttötarkoitus ymmärretään yhteisössä suhteellisen samalla tavalla. Työtilalle, kuten esimerkiksi toimistohuoneelle, neuvotteluhuoneelle tai konferenssisalilla, on yhteisön historian kuluessa syntynyt tietyt kirjoittamattomat käyttäytymissäännöt, jotka yhteisön jäsenet tunnistavat ja joita he noudattavat. Paikka on tila, jolla on jaettu kulttuurinen merkitys (Hatch & Cunliffe, 2006). Sitä välitöntä ympäristöä, jonka kanssa työntekijä on vuorovaikutuksessa, voidaan kutsua työpisteeksi. Tätä tasoa voidaan pitää työympäristöanalyysin pienimpänä analyysitasona. Hajautetussa tietotyössä työpisteet voivat olla fyysisen tai virtuaalisen maailman olioita tai näiden yhdistelmiä. Fyysisen työpisteen osia ovat huonekalut ja (fyysiset) työvälineet. Virtuaalisen työpisteen osatekijöitä ovat esimerkiksi tietokoneen näytöllä sijaitseva työpöytä tai avatarin virtuaalimaailmassa hyödyntämät sovellukset. Hybridi työpiste toteutuu esimerkiksi kokouksessa, jossa osa osanottajista on läsnä verkon välityksellä ja osa on kokoontunut fyysisesti samaan tilaan. Workscape -käsitettä voi hyödyntää sekä organisaatiossa tehtävän hajautetun tietotyön edellytysten ja esteiden analysoimiseen että organisaation työympäristöjen ja työvälineiden kehittämiseen. Workscapen avulla voidaan muodostaa lista tai kartta niistä paikoista, joissa työtä tällä hetkellä tehdään. Näiden paikkojen määrittelyn jälkeen on mahdollista arvioida missä ja miten tehtävää työtä organisaatio tukee omilla tilallisilla ja tietoteknisillä valinnoillaan ja voidaanko näitä valintoja muuttamalla parantaa hajautetun tietotyön tehokkuutta. Paikkojen sopivuutta organisaatiossa tehtävän hajautuneen tietotyön tekemiseen voi arvioida seuraavan kuuden piirteen avulla (Harrison, Wheeler ja Whitehead, 2004). 1. Yhteydenpidon helppous muihin yhteisön jäseniin: tukeeko paikka mahdollisuutta vuorovaikutuksessa muiden kanssa? 2. Helppopääsyisyys organisaation tietokantoihin: onko paikasta pääsy organisaation olennaisiin tietolähteisiin, dokumentteihin, referenssimateriaaleihin? 3. Oman yksityisyyden säätelyn mahdollisuudet: voiko työntekijä säädellä ja rajata muiden yhteydenpitoa häneen näin halutessaan? 4. Soveltuvuus ryhmä- ja yhteistyöhön: tukeeko paikka toimintaa, jossa moni henkilö työstää yhteistä työn kohdetta samanaikaisesti? 5. Luottamuksellisuuden turvaamisen mahdollisuudet: salliiko paikka ulkopuolisten pääsyn käsiteltävään materiaaliin ja informaatioon? 6. Paikan mahdollistaman läsnäolon aste: miten yksityiskohtaista paikasta toteutuva yhteydenpito on? 11

12 Hajautetun työympäristön suunnittelukriteerit Edellisessä luvussa tarkasteltiin niiden tilojen ja ympäristöjen piirteitä, joissa hajautettua työtä tehdään. Workscape-ajattelu tarjosi mallin, jonka avulla yritys voi analysoida missä tiloissa ja ympäristöissä työtä tehdään ja mitä tekijöitä on huomioitava arvioitaessa tilojen sopivuutta hajautetusti työskentelyyn. Organisaation jo hyödyntämien ja vielä hyödyntämättömien potentiaalisten työtilojen ja - ympäristöjen tunnistaminen ja varustaminen hajautetussa kontekstissa työskentelyä tukevaksi onkin keskeinen työympäristösuunnittelun sisältöalue. Hajautetun tietotyön soveltamista ei voi kuitenkaan pitää itsetarkoituksena organisaatiolle. Milloin hajautetut työjärjestelyt ovat tarkoituksenmukaisia organisaatiolle? Miksi organisaatio hajauttaisi toimintaansa? Mitä etuja se tavoittelee työn hajauttamisella? Entä liittyykö työn hajauttamiseen riskejä? Mitä muita tekijöitä organisaation on huomioitava sen arvioidessa hajautetun työn sopivuutta sen toimintaan? Roper ja Kim (2007) ovat vastanneet näihin kysymyksiin kehittämällä viitekehyksen, jota hyödyntämällä yritykset voivat arvioida hajautetun toimintamallin soveltuvuutta omaksi työn organisointitavakseen. Roper ja Kim esittävät, että neljä osatekijää ja niiden väliset suhteet ovat keskeisiä arvioitaessa onko hajautettu työn organisointitapa sopiva organisaation tilanteeseen (kuva 5). Nämä neljä osatekijää ovat työ, organisaatio, työntekijät ja teknologia. ORGANISAATIO Tavoitteet, rakenne, kulttuuri TYÖ Työn piirteet, työprosessit TYÖNTEKIJÄ Henkilökohtaiset toiveet ja kyvyt TEKNOLOGIA ICT-välineet, tietokantoihin pääsy, tietoturva Kuva 5: Hajautetun työn onnistumiseen vaikuttavat tekijät (soveltaen Roper ja Kim, 2007) 12

13 Ensimmäinen osatekijöistä on työ. Kaikki työt ja työtehtävät eivät ole yhtä soveltuvia hajautuneesti toteutettavaksi. Näitä työhön ja sen piirteisiin liittyviä vaikuttavia tekijöitä tarkasteltiin tässä artikkelissa aiemmin työn autonomiatason ja vuorovaikutustarpeen avulla. Erityisen sopiviksi hajautetusti toteutettavaksi olivat vaativat, pääasiallisesti yksilötyönä toteutettavat asiantuntijatehtävät. Nämä tehtävät työt tai työvaiheet vaativat keskittymistä, joka edellyttää visuaalista ja auditiivista yksityisyyttä, häiriötekijöiden poistoa. Työn hajauttaminen esimerkiksi kotona tehtäväksi voi mahdollistaa keskittymistä tukevan ympäristön. Toinen työn analysoinnin taso liittyy työprosessien luonteeseen. Millaisia keskinäisriippuvuuksia työprosessin vaiheilla on, ja millaisia koordinaatiomekanismeja niiden organisointi vaatii? Ovatko tehtävät kytkeytymättömiä (tehtäviä voidaan hoitaa rinnakkain toisista riippumatta), ketjuttuneita (tehtävät ovat peräkkäisiä, edellinen työvaihe on saatava valmiiksi, ennen kuin seuraava voi alkaa) vai intensiivisiä (useampi toimija työstää samaa työn kohdetta yhtäaikaisesti, joutuen sovittamaan oman työskentelynsä muiden tekemiseen)? (Thompson, 1967). Mikäli eri henkilöille vastuutetut tehtävät ovat vahvasti toisiinsa kytkeytyneitä, lisääntyvät erilaiset yhteistyö- ja vuorovaikutustarpeet. Osa näistä tarpeista on mahdollista tyydyttää asynkronisia viestintätapoja käyttäen (esimerkiksi sähköposti), jatkuvaan tehtävien sovittamiseen vaaditaan synkronisia viestintätapoja (esimerkiksi chat, puhelin, kasvokkainen vuorovaikutus). Täten työtehtävien koordinoinnin mahdollistamiseen vaikuttaa se millaisia viestintä- ja yhteistyötyövälineitä työntekijöillä on käytettävissään. Toinen osatekijöiden joukko liittyy organisaatioon. Organisaatiotason tekijät vaikuttavat hajautetun työn onnistumismahdollisuuksiin. Keskeinen tekijä on hajautetun työn lähtökohta ja tavoite: mitä organisaatio pyrkii hajautetulla työn organisoinnilla saavuttamaan? Tyypillisesti nämä tavoitteet voidaan jakaa kahteen kategoriaan: kustannussäästöjen tavoitteluun ja työn tuottavuuden parantamiseen (Roper & Kim, 2007). Voidaan myös ajatella, että maantieteellisesti hajautunut organisaatio, joka pystyy toimimaan reaaliaikaisesti, mahdollistaa aikaisemmin esimerkiksi taloudellisesti mahdottomien tavoitteiden saavuttamisen. Toinen organisatorinen tekijä liittyy organisaatiokulttuuriin. Organisaation kulttuuri voi suosia tai väheksyä hajautettua työtä. Hajautettu työ voi lisätä joustavuutta työskentelytapoihin ja täten parantaa työn tuottavuutta. Toisaalta joissain organisaatioissa työn hajauttamiseen voidaan reagoida henkilöstön syrjäyttämisenä ja sivuun siirtämisenä. Joissain yhteyksissä hajautettua toimintamallia on pidetty riskinä yhteisen organisaatiokulttuurin syntymiselle ja ylläpitämiselle (Harrison, 2002): kun henkilöstö ei enää kohtaa toisiaan säännöllisesti kasvokkain, ei organisaatiolle synny yhteistä identiteettiä ja me-henkeä, ja tämä voi vaikuttaa negatiivisesti organisaation toimintaan. Myös organisaation rakenteeseen ja hierarkiaan liittyvät tekijät on huomioitava: miten esimies-alaissuhteet toteutuvat hajautuneessa työkontekstissa, miten työntekijöiden työtapoja ja tuloksia kontrolloidaan ja miten ratkaistaan monet juridiset työsuhteeseen liittyvät kysymykset, kuten esimerkiksi organisaation jäsenten vakuutusehdot. Kolmas huomioitava osatekijöiden joukko on työntekijöihin liittyvät tekijät. Työntekijöiden suhtautuminen hajautettuun työhön vaihtelee; joustavuutta kaipaavat työntekijät voivat kokea sen myönteiseksi, toisaalta toiset arvostavat omaa, pysyvää 13

14 työpistettä. Myös työntekijöiden kyvyt vaihtelevat, toiset ovat valmiimpia organisoimaan itse työtään ja tekemistään, toiset odottavat esimerkiksi esimieheltään suoria ohjeita työn toteuttamisen suhteen. Hajautettuun työhön siirtyminen edellyttää joka tapauksessa työntekijöiden ohjeistamista ja kouluttamista. On mahdollista, että hajautetussa toimintamallissa työntekijöiden keskinäisen epävirallisen sosiaalisen ja teknisen tuen antamisen ja saamisen mahdollisuudet vähenevät. Tällaisessa tilanteessa organisaation virallisten toimintaohjeiden ja tukikäytäntöjen merkitys voi olla aikaisempaa suurempi. O Neill (2010) onkin esittänyt, että työympäristön hallinnalla on positiivinen vaikutus sekä yksittäisten työntekijöiden että organisaation tuottavuuteen. Hänen mukaansa työympäristön hallintaan vaikuttavat sekä työtilojen soveltuvuus ja käytettävissä oleva teknologia, mutta myös työntekijöiden koulutus ja yrityksen soveltamat toimintaohjeet ja -käytännöt. O Neill n (2010) mukaan koulutuksella voidaan parantaa työntekijöiden ymmärrystä siitä kuinka he voivat muokata työtilojensa elementtejä tai kuinka valita tehtäviinsä sopivia työtiloja. Yrityksen toimintaohjeet vahvistavat työntekijöiden uskoa siihen, että heillä on lupa valita työhönsä sopivimmat työtilat ja -käytännöt. Neljäs huomioitava osatekijä on teknologia. Hajautetun työn toteutustapaan vaikuttaa merkittävästi millaisia tieto- ja viestintäteknologisia työvälineitä työntekijöillä on käytettävissään. Tänä päivänä Internet-yhteydestä on muodostunut lähes välttämättömyys työn tekemiselle. Kannettavia päätelaitteita on myös ladattava lähes päivittäin, joten asiantuntijatyön tekeminen esimerkiksi tunturivaelluksen yhteydessä ei ole realismia kaikissa organisaatioissa. Keskeisiä vaikuttavia tekijöitä liittyy myös siihen, miten työn kannalta olennainen tieto on organisaatiossa dokumentoitu. Onko organisatorinen tieto digitaalisessa muodossa ja onko siihen saatavissa yhteys organisaation fyysisten tilojen ulkopuolelta? Keskeisiä tekijöitä ovat myös ne ohjelmistot, joita työntekijöillä on käytettävissään ja niiden käytön vaatima tietotaito ja tottumus. Roper ja Kim liittävät tähän yhteyteen myös fyysisen ympäristön tarjoaman tuen hajautetulle työlle. Mainittuja fyysisen ympäristön piirteitä on tarkasteltu tässä artikkelissa aikaisemmin. Yhteenveto Tämä artikkeli on tarkastellut hajautetun tietotyön työympäristöilleen asettamia vaatimuksia. Artikkeli aloitti käsittelyn esittelemällä mitä hajautetulla työllä tarkoitetaan. Hajautuneisuutta tarkasteltiin sekä yksilön, organisaation että tilan näkökulmista. Tämän jälkeen määriteltiin tietotyö ja kuvattiin yksityiskohtaisemmin tietotyön erilaisten toimintamoodien luonnetta. Tietotyön luonnetta tarkasteltiin kahden muuttujan eli autonomian ja vuorovaikutustarpeen avulla. Seuraavaksi artikkeli käsitteli tietotyön tuottavuuden ja toimistoympäristön suhdetta. Työn tuottavuuteen vaikuttavia tekijöitä nimettiin viisi. Nämä tekijät olivat viihtyisyys, toimiston layout, vuorovaikutus ja häiriötekijät. Tämän jälkeen tarkastelu kohdistettiin hajautetun työn työympäristöihin ja -tiloihin (workscape) ja niiden piirteisiin. Viimeisenä sisältöalueenaan artikkeli kuvasi niitä tekijöitä, joita organisaation on huomioitava suunnitellessaan siirtymistä hajautettuun työn organisointimalliin. Nämä tekijät olivat työ, organisaatio, työntekijät ja teknologia. 14

15 Kuinka sitten kiteyttää fyysisen ympäristön ja sen käyttäjien suhde? Mitkä työympäristön piirteet vaikuttavat merkittävimmin käyttäjien tuottavuuteen? Haynes on käsitellyt tätä artikkelissaan (2008) ja hänen mukaansa käyty keskustelu liittyy kahteen teemaan, jotka ovat toimistolayout ja toimiston viihtyisyys. Toimistolayouttia käsittelevässä kirjallisuudessa on esiintynyt kaksi keskeistä väittelyn aihetta: avokonttori vs. koppikonttori ja työprosessien ja toimistoympäristön yhteensovittaminen. Haynesin mukaan avokonttorista on tullut vallitseva toimistotyön tilaratkaisu ja tämä kehitys on johtanut kustannussäästöihin. Knapp ym. (2009) mukaan BOMA International laski toimistomitoituksen suositusta 25 neliömetriin henkilöä kohden (225 neliöjalkaa/hlö) 2000-luvun alussa. Tutkimuksen mukaan Yhdysvalloissa tämä tasoarvo on usein ylitetty, mutta viime aikoina yritykset ovat kiinnittäneet tähän erityistä huomiota ja avokonttoriratkaisuja on suosittu kustannussäästöjä tavoiteltaessa. Knapp ym. tutkimustulos, jonka mukaan yhdeksässä suuressa yhdysvaltalaisessa yrityksessä vain kahdeksan prosenttia toimistotilasta oli allokoitu omiin työhuoneisiin, tukee Haynesin väitettä. Knappin ym. mukaan toimistohankkeille asetetaan tyypillisesti tavoitteeksi n. 20 prosentin pienennys toimistoneliöitä/henkilö -tunnusluvussa ja n kasvu toimistotilan käyttöasteessa. Näiden tavoitteiden saavuttamiseen vaaditaan uusia, joustavien toimitilaratkaisujen soveltamista. Toimistotyön ja työprosessien yhteensovittaminen on Haynesin mukaan vielä vajavaista ja siinä sovellettavat mallit ja välineet kehittymättömiä. Hänen mukaansa tutkimuksessa ei vielä ole saavutettu kovin hyvää ymmärrystä siitä mitä ihmiset tekevät toimistoympäristössä. Tätä väitettä tukee tämänkin kirjallisuustutkimuksen tarkastelu: useat käytetyt lähteet esittelevät pikemminkin alustavia ajatuksia ja malleja kuin laajojen empiiristen tutkimusten tuloksia. Toimiston viihtyisyyteen liittyvä keskustelu käsittelee Haynesin mukaan (2008) pääasiassa toimistoympäristössä työskentelyyn liittyvää yksilötyön ja ryhmätyön välistä jännitettä. Jotta toimisto voisi toimia uuden tiedon tuottamisen ja välittämisen hautomona, täytyy sen löytää käytännöllisiä ratkaisuja, joilla se tukee sekä yksilö- että ryhmätyön tehokasta tekemistä ja rinnakkaista olemassaoloa. Tämä samaisen väitteen ovat tunnistaneet myös muut tässä kirjallisuustutkimuksessa siteeratut tutkijat (Peterson & Beard, 2004; Warren, 2008). Artikkelissa on tarkasteltu työn tuottavuuteen liittyviä tekijöitä pääasiassa toimistoympäristössä. Hajautettua työtä tehdään kuitenkin monessa muussakin ympäristössä. Ovatko eri ympäristöjen tuottavuuskriteerit erilaisia? Ng (2010) on verrannut kotona työskentelyä ja toimistossa työskentelyä ja tullut lopputulokseen, jonka mukaan kotona työskentelyltä toivotaan samoja hyvyyskriteerejä kuin toimistossa työskentelyltä, eli keskittymisen mahdollistavaa hiljaisuutta ja toimivia työkaluja. Tämän perusteella voidaan olettaa, että myös muilta työympäristöiltä kuin kodilta ja toimistolta odotetaan edelleen samoja tietotyön toteuttamista edistäviä asioita. 15

16 Lähteet Becker, F. & Steele, F. (1995) Workplace by Design. San Francisco, CA: Jossey-Bass Publishers. Belanger, F. & Collins, R.W. (1998) Distributed work arrangement: a research framework. The Information Society. Vol. 14, pp Bootle, R. & Kalyan, S. (2002) Property in Business A Waste of Space? The Royal Institution of Chartered Surveyors, London. Bosch-Sijtsema, Ruohomäki, V. & Vartiainen, M. (2009) Knowledge work productivity in distributed teams. Journal of Knowledge Management. Vol. 13, No. 6, pp Castells, M. (2000) The Rise of the Network Society, 2 nd. Ed. The Information Age: Economy, Society and Culture Vol. 1. Cambridge, MA; Oxford, UK: Blackwell. Davenport, T.H. (2005) Thinking for Living. Boston, MA: Harvard Business School Press. Duffy, F. (1997) The New Office. London: Conran Octopus Limited. Harrison, A. (2002) Accommodating the new economy: the SANE space environment model. Journal of Corporate Real Estate. Vol. 4, No. 3, pp Harrison, A., Wheeler, P. & Whitehead, C. (Eds.) (2004) The Distributed Workplace. Abingdon: Spon Press. Hatch, M.J. & Cunliffe, A.L. (2006) Organization Theory Modern, Symbolic and Postmodern perspectives. 2nd Ed. Oxford University Press. Haynes, B.P. (2008) An evaluation of the impact of the office environment on productivity. Facilities. Vol. 26, No. 5, pp Huczynski, A. & Buchanan, D. (2007) Organizational Behaviour. Harlow: Pearson. Knapp, C., Vickroy, K., De Bruyn, L. & Kwong, D. (2009) Are the myths of space utilization costing you more than you know? Journal of Corporate Real Estate. Vol. 11, No. 4, pp Laing, A., Duffy, F., Jaunzens, D. & Willis, S. (1998) New Environments for Working: The Redesign of Offices and the Environmental Systems for New Ways of Working. London: E.& F.N. Spon. Ng, C. F. (2010) Teleworker s home office: an extension of corporate office? Facilities. Vol. 28, No. 3, pp

17 O Neill, M. J. (2010) A model of environmental control and effective work. Facilities. Vol. 28, No. 3, pp Peters, L.H. & O Connor, E.J. (1980) Situational constraints and work outcomes: the influence of a frequently overlooked construct. Academy of Management Review. Vol. 5, No. 3, pp Peterson, T.O. & Beard, J.W. (2004) Workspace technology s impact on individual privacy and team interaction. Team Performance Management. Vol. 10, No. 7, pp Roper, K.O.& Kim, J.H. ((2007) Successful distributed work arrangements: a developmental approach. Journal of Facilities Management. Vol. 5, No. 2, pp Stone, P.J. & Luchetti, R. (1985) Your office is where you are. Harvard Business Review. Vol. 62, March-April, pp Thompson, J. (1967) Organizations in action. New York: McGraw-Hill. Van Meel, J. & Vos, P. (2001) Funky offices: Reflections on office design in the new economy. Journal of Corporate Real Estate. Vol. 3, No. 4, pp Vartiainen, M, Hakonen, M., Koivisto, S., Mannonen, P., Nieminen, M.P., Ruohomäki, V. & Vartola, A. (2007) Distributed and Mobile Work: places, people and technology. Helsinki: Yliopistokustannus University Press. Vartiainen, M. (2007) Teams in globalised collaborative working environments and their coping mechanism. Globalisation and New Collaborative Working Environments. Conceptual Framework incl. Review of State-of-the-art in Research and Practice. New Global, European union Report. WP1 deliverable: D1.2, pp Ventakesh, A. & Vitalari, N.P. (1992) An emerging distributed work arrangement. Management Science. Vol. 38, No. 12, pp Ware, J. (2003) Understanding distributed work, The Future of Work, available at: [viitattu ] Warren, C.M.J. (2008) New working practice and office space density: a comparison of Australia and the UK. Facilities. Vol. 21, No. 13, pp