Rondoweb Tarkastajan ja hyväksyjän ohje

Transkriptio

1 Rondoweb Tarkastajan ja hyväksyjän ohje 1. Käynnistys ja oikeudet Ohjelman käynnistys Valikot Käyttäjän oikeudet Käsittelijän rooli Laskujen käsittely Monisivuinen lasku Laskun asiatarkistus ja kommentti Tiliöinti Investointierittelyn merkintä Useita tiliöintirivejä Rivin muutos ja poisto Tili tai kustannuspaikka ei kelpaa Kuittien skannaus Valuuttalaskut ja kassaennakot Puhelinlaskut Laskun reitittäminen hyväksyjälle Lasku tullut väärälle käsittelijälle Laskun palautus Laskun selvityksen lisääminen myöhemmin Laskun hyväksyminen Useita laskuja kerralla Laskun tarkastaminen hyväksyjän tunnuksilla Laskun siirto takaisin tarkastajalle Usean yksikön lasku Arkiston käyttö Tiliöintimalli Tiedoksi lähetetty lasku Ohjeen käyttö Käyttäjän asetukset Ohjelman sammutus Talousyksiköt ja kirjauspisteet Tilikartta...20 Versio

2 1. Käynnistys ja oikeudet 1.1. Ohjelman käynnistys Käynnistä Rondoweb työpöydältä löytyvästä kuvakkeesta. Mikäli kuvake puuttuu, ota yhteyttä atk-yksikköön. (Jos osaat itse lisätä kuvakkeita työpöydällesi, löytyy kuvake hakemistosta M:\Kuvakkeet) Ohjelma kysyy käyttäjätunnusta ja salasanaa. Anna ne ja klikkaa Kirjaudu. Käyttäjätunnus on muotoa etunimi välilyönti sukunimi, tietyin rajoituksin: Skandeja (å,ä,ö) ei saa olla Väliviivaa ( - ) ei saa olla Enintään 20 merkkiä Esim. käyttäjälle Timo-Petteri Mäkinen-Koskinen tunnukseksi tulisi timopetteri makinen Jos saat ilmoituksen Käyttäjätunnus tai salasana virheellinen, tarkista ettei näppäimistössä ole Caps Lock päällä ja yritä uudestaan. Kolmen epäonnistuneen yrityksen jälkeen käyttäjätunnus lukittuu, jolloin salasana pitää nollata pääkäyttäjän toimesta. Ota yhteyttä kirjanpitoon, p tai 17331, sähköposti: turku.verkkolasku@evl.fi. Kun kirjaudut Rondoon ensimmäisen kerran, joudut vaihtamaan heti salasanan. Ensimmäisellä kerralla sekä nollauksen jälkeen salasana on sama kuin käyttäjätunnuksesi. Voit kirjautua Rondoon koska tahansa käsittelemään laskuja. Saat myös sähköpostiisi kerran päivässä ilmoituksen, kun sinulla on Rondossa tarkistamattomia laskuja. Laskut pitää käsitellä mahdollisimman pian; viimeistään 3 päivän sisällä laskun saapumisesta. Subject: Sinulle on käsittelyä odottavia laskuja From: rondo@evl.fi Sinulle on 2 käsittelyä odottavaa laskua Tämä viesti on järjestelmän lähettämä, joten älä vastaa tähän viestiin Käynnistä Rondo oheisesta linkistä: (käyttäjätunnus) Viestistä näet käyttäjätunnuksesi (jos se on unohtunut). Älä kuitenkaan käynnistää Rondoa linkistä, vaan työpöydän kuvakkeesta. 2

3 1.2. Valikot Vasemman reunan Laskujen käsittely -valikossa on seuraavat toiminnot: Omat laskut Omat kierrossa olevat Sijaisen kierrossa olevat Omat selviteltävät Omat arkistoidut Sijaisen arkistoidut Yläreunan valikossa on seuraavat toiminnot: Käsittelyä odottavat laskut Jo käsitellyt laskut löytyvät täältä siihen asti kunnes ne on maksettu Sijaisen käsittelemät laskut löytyvät täältä siihen asti kunnes ne on maksettu Selviteltäväksi merkitsemäsi laskut Maksamisen jälkeen käsittelemäsi laskut löytyvät täältä Maksamisen jälkeen sijaisen käsittelemät laskut löytyvät täältä Arkisto Laskut Asiakirjat Asetukset Tiedoksi Ohje Poistuminen (Ei käytössä vielä) Sähköinen asiakirja-arkisto Laskujen käsittely (Ei käytössä vielä) Sähköinen asiakirjojen kierrätys Salasanan vaihto ja poissaolomerkintä Tiedoksi lähetetyt laskut Rondoweb-käsikirja Ohjelman lopetus 1.3. Käyttäjän oikeudet Rondossa voi käyttäjällä olla tarkastajan tai hyväksyjän oikeudet. Jos käyttäjä joutuu joskus hyväksymään laskuja (esim. esimiehen loman aikana), on hänelle avattu hyväksyjän oikeudet. Omat oikeudet voit helpoiten tarkistaa avaamalla käsittelyä odottavan laskun. Jos laskun alla näkyy Hyväksyn-nappi, on sinulla hyväksyjän oikeudet. 3

4 1.4. Käsittelijän rooli Kaikki hyväksyjät saavat myös tarkastettavia laskuja käsittelyynsä. Hyväksyjän oikeudet omaavan käyttäjän on tärkeätä tietää mikä hänen roolinsa on kunkin laskun suhteen; pitäisikö tarkistaa vai hyväksyä. Rondo ohjaa käyttäjää tässä asiassa vihreän värisellä napilla. Mikäli käsittelyssä oleva lasku pitäisi tarkastaa, näkyy laskun alla vihreänä nappi Reititä. Mikäli lasku odottaa hyväksymistä, on vihreänä nappi Hyväksyn. Huom! Pelkkä tiliöintirivin esiintyminen tai puuttuminen ei välttämättä kerro odottaako lasku tarkastamista vai hyväksymistä. Joissakin yksiköissä on sovittu että hyväksyjä tekee (tiettyihin) laskuihin tiliöinnit. Myöskin on mahdollista, että ensimmäinen käsittelijä tekee pelkästään tiliöinnit, mutta ei tarkasta laskua, vaan siirtää sen eteenpäin sisällön tarkastajalle. 2. Laskujen käsittely Rondo käynnistyy Omat laskut-näkymään. Siinä näkyvät kaikki tarkistusta tai hyväksymistä odottavat laskut omalla rivillään. Mikäli näkymä on tyhjä, ei sinulla ole käsiteltäviä laskuja. Laskurivillä on näkyvissä perustiedot, joita käsittelijä ei voi muuttaa. Mikäli perustiedoissa on virhe tai ne ovat puutteelliset, pitää lasku palauttaa reskontranhoitajalle (ohje kohdassa 7. Laskun palautus). Pääset tarkastamaan tai hyväksymään laskua klikkaamalla alleviivattua numeroa (tai sen edessä olevaa laatikkoa ) rivin alussa. 4

5 Tarkastaja tarkastaa laskun sisällön, tiliöi laskun sekä reitittää sen hyväksyjälle. Hyväksyjä kontrolloi että tarkistus ja tiliöinti on hoidettu asiamukaisesti, sekä reitittää kunnossa olevat laskut edelleen maksumääräyksen antajalle. Lasku aukeaa uuteen ikkunaan. Laskun kuvaa voi rullata näytöllä ja voit myös avata koko laskun ruudulle klikkaamalla ylhäältä Näytä kuvat. Kaikki laskun aikaisemmat käsittelyvaiheet löytyvät Historia-painikkeen takaa ja kaikki kommentit Kommentti-painikkeen takaa Monisivuinen lasku Sivua saa vaihdettua laskun kuvan yläpuolella olevista toiminnoista. Jos haluat, että uusi sivu aukeaa samaan ikkunaan, klikkaa valinta päälle laatikkoon (kuvassa). Sivua saa vaihdettua eteen ja taaksepäin nuolinappuloista (A). Tietylle sivulle pääset klikkaamalla alleviivattua sivunnumeroa (B). (Kuvan esimerkkilasku on siis 3-sivuinen.) Jos näitä toimintoja ei näy, on lasku 1-sivuinen (katso edellinen kuva). 5

6 3. Laskun asiatarkistus ja kommentti Laskulomaketta näytöltä tarkistaessasi kiinnitä huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin: Lasku on osoitettu seurakuntayhtymälle (ml. kaikki yksiköt) Lasku on sopimuksen tai tilauksen mukainen Tavara tai palvelu on saatu seurakuntayhtymän käyttöön Laskutushinnat ovat oikeat Määrärahaa laskun maksamiseen on olemassa Muista myös kirjoittaa ne tarvittavat lisäselvitykset, jotka eivät ilmene laskun varsinaisesta tekstistä. Selvitykset kirjoitetaan klikkaamalla yläreunasta Kommentti. Kirjoita selvitys päiväyksen ja nimesi ETEEN! Älä siis poista päiväystä ja nimeäsi ruudulta. (Tiedot tallentuvat arkistoon vaikka ne poistaisit, mutta tietojen jättäminen näkyviin nopeuttaa taloustoimiston työtä.) Lopuksi Tallenna. (Kommenttia ei voi myöhemmin muuttaa, mutta voit kirjoittaa uuden korjaukseksi.) Jos laskuun kirjoitetaan useampi rivi kommenttia, ei se näy kokonaan näytöllä laskun yläpuolella (tekstin perässä on ). Klikkaa Kommentti, niin saat koko tekstin näkyviin. (Jos et aio kirjoittaa lisää, klikkaa Peruuta kommentin lukemisen jälkeen.) 6

7 4. Tiliöinti Tiliöinti aloitetaan klikkaamalla Lisää rivi. Tiliöintirivillä on kätevintä liikkua sarkainnäppäimellä (tunnetaan myös Tab- tai tabulaattori-näppäimenä, ja löytyy näppäimistöltä CapsLockin yläpuolelta). Syötä tili (sarkain), kustannuspaikka (sarkain) ja lopuksi Tallenna. Muista kustannuspaikan syöttämisen jälkeen painaa sarkainta (tai siirtyä hiirellä toiseen kenttään) ennen kuin tallennat. Muuten saat virheilmoituksen: Tapahtumaa käsitellään parhaillaan. Odota Hetki. Aina kun saat tämän ilmoituksen, kuittaa ilmoitus OK-napista, siirry tiliöintirivillä tyhjään kenttään ja yritä uudestaan tallennusta. Jos et muista tilin tai kustannuspaikan numeroa, voit kirjoittaa ko. kenttään * tai puh* (jos esim. tiliöit puhelinlaskua). Kun painat sarkainta, tulee näytölle lista puhalkuisista tileistä, ja voit valita oikean tilin. (Yhtymän maksamat puhelinlaskut tilille 4302.) 4.1. Investointierittelyn merkintä Investointitilit ja -kustannuspaikat vaativat investointikoodin syöttämistä kenttään Inv.erittely. Kenttä tulee em. tilejä käytettäessä näkyviin kun siirrytään Selite-kentästä eteenpäin sarkainnäppäimellä. Syötä erittely, paina sarkain ja klikkaa Jatka, niin pääset tallentamaan tiliöinnin. 7

8 4.2. Useita tiliöintirivejä Jos lasku pitää jakaa useammalle tiliöintiriville, muuta Summa-kenttää tilanteen mukaan. Kun olet saanut ensimmäisen tiliöintirivin syötettyä ja tallennettua, klikkaa uudestaan Lisää rivi. Toista operaatio kunnes lasku on kokonaan tiliöity. Muista Summa-kenttää muuttaessasi siirtyä sarkaimella seuraavaan kenttään ennen tallennusta. Tehdyt tiliöinnit näkyvät laskun kuvan alapuolella. Ohjelma ilmoittaa kunkin rivin jälkeen paljonko on vielä tiliöimättä Rivin muutos ja poisto Jos tiliöintiriviä pitää muuttaa, klikkaa rivin alussa näkyvää alleviivattua rivinnumeroa (katso edellinen kuva). Tee muutokset ja tallenna. Jos yksi rivi pitää poistaa, klikkaa rivin alussa näkyvää alleviivattua rivinnumeroa. Kun rivi aukeaa näytölle, klikkaa Poista rivi Tili tai kustannuspaikka ei kelpaa Tilikartat ovat talousyksikkökohtaisia. Mikäli haluamaasi tiliä tai kustannupaikkaa ei löydy, on laskulle annettu talousyksikkö todennäköisesti väärä ja lasku on palautettava reskontranhoitajalle. Muista kirjoittaa palautuksen syy kommentti-kenttään (ml. se tili tai kustannuspaikka, jota ohjelma ei hyväksy). Lista talousyksiköistä ja kirjauspisteistä löytyy ohjeen lopusta (kohta 20) Kuittien skannaus Kuitit skannataan Rondoon taloustoimiston vaihteessa. Älä kiinnitä kuitteja tositepohjaan päällekkäin, vaan niin että jokainen kuitti on näkyvissä. Käytä tarvittaessa useampaa tositepohjaa. (Tositepohjalomakkeita saa taloustoimiston aulasta.) Älä myöskään kirjoita selvityksiä kuittien taakse! 4.6. Valuuttalaskut ja kassaennakot Valuuttalaskuja ja kassaennakoita ei käsitellä Rondossa. Valuuttalaskut siis hoidetaan paperisena samoin kuin aiemmin. Kassaennakoilla maksettujen ostojen kuitit tuodaan kassalle entiseen tapaan tositepohjaan kiinnitettynä. 8

9 4.7. Puhelinlaskut Puhelinlasku on usein tarpeellista eritellä omiin ja firman puheluihin. Laske miten puhelut jakaantuvat, ja tee kaksi tiliöintiriviä. Laita yhdelle riville firman maksamat puhelut: 4302 oma kustannuspaikkasi summa Toiselle riville itse maksamasi lankapuhelut: 1677 (ei kustannuspaikkaa) summa tai kännykkälaskussa Laita yhdelle riville firman maksamat puhelut: 4302 oma kustannuspaikkasi summa Toiselle riville itse maksamasi lankapuhelut: 1678 (ei kustannuspaikkaa) summa Tarkista lopuksi että koko summa tuli tiliöityä! Kukin tarkistaa itse oman puhelinlaskunsa, ja lähettää sen hyväksyttäväksi yksikön esimiehelle. Yksikön esimiehet lähettävät laskun hyväksyttäväksi sijaiselleen. Esimerkiksi kirkkoherran puhelinlaskun hyväksyy kappalainen. 5. Laskun reitittäminen hyväksyjälle Kun olet tarkastanut laskulomakkeen ja tiliöinyt laskun, se pitää reitittää eteenpäin laskun hyväksyjälle. Klikkaa Reititä, valitse kohdasta Käyttäjäryhmä esimerkiksi oma yksikkösi, valitse käyttäjä-listasta laskulle oma hyväksyjäsi ja klikkaa Lisää. Valittu hyväksyjä tulee näkyviin ylimmäiseksi Vastaanottaja-listalle. Tähdellä merkityt käyttäjät ovat jo käsitelleet laskua. Klikkaa lopuksi OK. Hyväksyjä vuorostaan lähettää laskun aikanaan eteenpäin maksumääräyksen antajalle. Muista ettet laita päälle Siirrä-määritystä, kun reitität laskun hyväksyjälle! 9

10 6. Lasku tullut väärälle käsittelijälle Jos tiedät kenelle lasku kuuluisi, voit reitittää sen eteenpäin. Klikkaa Reititä, lisää vastaanottaja, laita päälle valinta Siirrä ja klikkaa lopuksi OK. Jos laskusta ei ilmene kenelle se kuuluisi, pitää se palauttaa reskontranhoitajille (kohta 7). 7. Laskun palautus Mikäli laskun perustiedoissa on virhe tai ne ovat puutteelliset, pitää lasku palauttaa reskontranhoitajalle. Samoin mikäli lasku on tullut väärälle vastaanottajalle, eikä laskusta ilmene kenelle se kuuluisi siirtää. Avaa lasku, klikkaa Palauta ja kirjoita kommentti-kenttään palautuksen syy, esimerkiksi Väärä vastaanottaja. Älä poista päiväystä ja nimeäsi kommentista! Jos vahingossa tulit poistaneeksi nimen ja päiväyksen, kirjoita vähintään nimesi uudestaan kommentin perään. Tämä helpottaa ja nopeuttaa taloustoimiston työtä. Palauta-toiminto EI siis palauta laskua EDELLISELLE KÄSITTELIJÄLLE, vaan reskontranhoitajalle. Jos et osaa käsitellä laskuasi, soita kirjanpitoon (17293 tai 17331) tai atk-yksikköön (17282, 17307, 17200). Älä palauta laskua, vaan kysy ensin neuvoa! 10

11 8. Laskun selvityksen lisääminen myöhemmin Hyväksyjä tai maksumääräyksen antaja voi ottaa yhteyttä pyytääkseen sinua lisäämään selvityksen laskulle. Jos myös huomaat itse unohtaneesi selityksen, voit samalla tavalla laittaa sen jälkikäteen. Löydät käsittelemäsi laskut vasemman reunan valikosta kohdasta Omat kierrossa olevat. Ruudulle tulee ikkuna: Kirjoita DocID-kenttään >1 ja klikkaa Etsi. Saat listan kaikista käsittelemistäsi laskuista. Voit tarvittaessa lajitella laskuja sarakkeiden (DocID, Tal.yks, Kirjauspiste, Tos.laji, Tos.nro, Tos.vuosi, Pankkitili, Toim.nro, Toimittaja, T.Lask.Nro, Tositepäivä, Laskun päivä, Eräpäivä, Bruttosumma, Skannauspäivä, Skannaaja) mukaisesti. Klikkaa alleviivattua sarakkeen nimeä. Etsi kyseinen lasku ja avaa se. Klikkaa yläreunasta Kommentti. Älä poista päiväystä tai nimeäsi, vaan kirjoita kommentti rivin alkuun. Huomaa että toiminto muistaa aina edelliset hakumääritykset. Jos annat hakuun esim. eräpäivän hakutekijäksi, muista poistaa se tai tarvittaessa muuttaa sitä kun seuraavaksi käytät hakua. 11

12 9. Laskun hyväksyminen Hyväksyjä varmentaa allekirjoituksellaan, että: laskun asiatarkastus on muodollisesti edellä kerrotun mukaisesti suoritettu ja lasku on tiliöity asianmukaisesti. Mikäli tarkastaja ei ole tiliöinyt laskua, tee tiliöinti ennen hyväksymistä (tai siirrä lasku takaisin tarkastajalle tiliöitäväksi). Ohjeet tiliöinnin tekemiseksi löytyvät kohdasta 4. Tiliöinti. Laskun varmennus käynnistyy klikkaamalla Hyväksyn. Anna hyväksymissalasanasi ja klikkaa Allekirjoita. (Hyväksymissalasana voi olla eri kuin kirjautumissalasana.) Seuraavaksi lasku pitää reitittää maksumääräyksen antajalle. Ensisijainen maksumääräyksen antaja on Irma Hokka. Valitse Käyttäjäryhmäksi A_Maksumääräys, Käyttäjäksi Irma Hokka (Maksumääräys), klikkaa Lisää ja lopuksi OK. Kyseinen lasku on käsitelty. 12

13 10. Useita laskuja kerralla Jos hyväksyttäviä laskuja on useita, voit hyväksyä ja reitittää useamman laskun kerrallaan. Jokaista laskua on kuitenkin käytävä tarkastelemassa. (Katso kohta 9.) Siirry laskuihin alleviivatun numeron sijasta klikkaamalla laatikkoa laskurivin alussa. Kun laskuikkuna tulee ruudulle, katso lasku ja tiliöinti sekä sulje ikkuna klikkaamalla Sulje ikkunan oikeasta yläkulmasta. Näin läpikäymiisi laskuihin jää pääikkunassa kontrollimerkki. Kun olet käsitellyt kaikki laskut, klikkaa Hyväksyn laskurivien yläpuolelta. Jos jokin lasku vaatii lisäselvityksiä ennen hyväksymistä, klikkaa kontrollimerkki pois ko. laskun kohdalta! Allekirjoita ja reititä laskut kohdan 9 mukaan. Lopuksi voit sulkea ohjelman klikkaamalla Poistuminen. 13

14 11. Laskun tarkastaminen hyväksyjän oikeuksilla Hyväksyjänä toimivat henkilöt joutuvat toisinaan myös tarkastamaan laskuja. Tarkastaminen on selvitetty yksityiskohtaisesti edellä. Hyväksyjän tunnuksilla tehty tarkastaminen poikkeaa hieman normaalista tarkastamisesta. Kun klikkaat Reititä, tulee ruudulle ilmoitus Näitä laskuja ei ole asiatarkastettu. Et voi hyväksyä niitä. Klikkaa Asiatarkastan ja reititä lasku edelleen toiselle hyväksyjälle. 12. Laskun siirto takaisin tarkastajalle Jos laskun tarkastuksessa ilmenee puutteita, esimerkiksi tiliöinti on väärin tai puuttuu, pitää lasku siirtää takaisin tarkastajalle. (Tarkastajan näet tiliöintiriviltä tai Historia- toiminnolla.) Kirjoita ensin Kommenttiin palautuksen syy. Klikkaa Reititä ja seuraavasta valikosta Siirrä. Muista että et tässä kohtaa valitse Asiatarkastan, koska silloin et voi enää hyväksyä laskua, kun se myöhemmin saapuu sinulle uudestaan. Etsi listasta tarkastaja ja lähetä lasku hänelle takaisin. Palauta-toiminto ei palauta laskua tarkastajalle, vaan reskontranhoitajalle. Käytä siis sen sijaan Siirrä-toimintoa. 14

15 13. Usean yksikön lasku On hankalaa ja hidasta käsitellä laskua, jossa on usean yksikön (=usean hyväksyjän) hankintoja. Siksi tavoitteena on että kukin yksikkö saisi erikseen laskun, eikä tulisi yhteislaskuja. Jos yhteislasku tulee ja joudut osallistumaan sen käsittelyyn, ohessa malli käsittelyn vaiheista: 1. Laskun ensimmäisenä saanut tarkastaja käsittelee laskun normaalisti, eli tiliöi oman osuutensa. Kannattaa kuitenkin kirjoittaa heti kommenttiin merkintä yhteislaskusta (esim. loput maksaa atk-yksikkö ). Lasku reititetään normaalisti hyväksyjälle. 2. Hyväksyjä hyväksyy, mutta ei reititä laskua maksumäärääjälle, vaan seuraavalle tarkastajalle toiseen yksikköön. 3. Toisen yksikön tarkasta tiliöi oman osuutensa ja reitittää laskun omalle hyväksyjälleen. 4. Hyväksyjä hyväksyy. Mikäli lasku on nyt kokonaan tiliöity ja hyväksytty, reitittää hyväksyjä laskun maksumäärääjälle. Mikäli laskussa on lisää yksiköitä, toistetaan vaiheet 2-4 kunnes lasku on kokonaan käsitelty. Tällaisen laskun kiertäminen tietysti kestää normaalia laskua pidempään. Olisi siis tärkeää, että jokainen vaihe käsiteltäisiin mahdollisimman pikaisesti, jotta viivästyskorkoja ei tulisi. 14. Arkiston käyttö Kun lasku on maksettu, arkistoidaan laskun tiedot. Löydät käsittelemäsi laskut arkistosta klikkaamalla Omat arkistoidut. (Ennen kuin laskut on maksettu löytyvät ne kohdasta Omat kierrossa olevat.) Voit käyttää alla näkyviä hakukenttiä hyväksesi. (Laita ainakin DocID-kenttään >1.) Huomaa että toiminto muistaa aina edelliset hakumääritykset. Jos annat hakuun esim. eräpäivän hakutekijäksi, muista poistaa se tai tarvittaessa muuttaa sitä kun seuraavaksi käytät hakua. 15

16 15. Tiliöintimalli Voit tehdä itsellesi omia tiliöintimalleja. Jos saat säännöllisesti laskun, johon tehdään aina samanlainen, normaalia hankalampi tilöinti, voit tallentaa mallin itsellesi. Esimerkiksi kuukausittain tuleva lasku pitää jakaa puoliksi kahdelle kustannuspaikalle. Kun olet tehnyt tiliöinnin valmiiksi, tallenna tiliöinti malliksi ennen kuin reitität laskun eteenpäin. Klikkaa Tiliöintimallit ja seuraavasta näkymästä Uusi malli. Anna mallille mahdollisimman havainnollinen nimi, jotta löydät tarvittaessa oikean mallin helpommin. Lopuksi Tallenna. Kun seuraavan kerran saat mallia vastaavan laskun, ei sinun tarvitse syöttää tiliöintejä itse. Avaa lasku ja klikkaa laskunäkymässä Tiliöintimallit. Klikkaa Omat tiliöintimallit, valitse listasta kyseinen malli ja klikkaa Avaa. Lasku tulee tiliöityä mallissa määritellyllä tavalla. 16

17 16. Tiedoksi lähetetty lasku Sinulle voidaan lähettää lasku myös tiedoksi. Tällöin lasku ei vaadi normaalia käsittelyä, vaan riittää että katsot laskun ja siihen mahdollisesti liitetyn kommentin. Saat tällöin sähköpostin otsikolla Sinulle on lähetetty lasku tiedoksi. Näet tiedoksi lähetetyt laskut klikkaamalla ylävalikosta Tiedoksi. (Valikossa näkyy [ ]-sulkeissa myös tiedoksi lähetettyjen laskujen lukumäärä.) Saat poistettua laskun klikkaamalla laskun auki laatikosta, jolloin valinta jää päälle. Klikkaa sen jälkeen Poista. Ohjelma kysyy vielä varmistusta Vahvista poisto Klikkaa Poisto. 17. Ohjeen käyttö Ohje-painikkeesta (sivun oikea yläkulma) avautuu yksityiskohtainen suomenkielinen käsikirja, josta voit tarvittaessa etsiä tarkempia käyttöohjeita. 17

18 18. Käyttäjän asetukset Käyttäjän asetuksista voit vaihtaa salasanan ja merkitä poissaolon sekä sijaisen. Asetuksiin pääsee klikkaamalla yläreunasta Asetukset. Salasana vaihdetaan antamalla ensin voimassa oleva salasana, kaksi kertaa uusi ja lopuksi Tallenna. Samalla tavalla vaihdetaan hyväksyjän allekirjoitus kohdasta Vaihda allekirjoitus. Merkitse poissaolo-kohtaan voit syöttää poissaolosi keston ja määrittää sijaisen Käyttäjälistasta. Lopuksi klikkaa Tallenna. Ennen poissaolomerkintää pitää kaikki käsittelemättömät laskut käsitellä ja reitittää eteenpäin. Huomaa että käyttäjä jolla on hyväksyjä-oikeudet, voi valita sijaisekseen vain toisen hyväksyjän! 19. Ohjelman sammutus Klikkaa oikeasta ylänurkasta Poistuminen. Muista sulkea kaikki mahdollisesti avaamasi ikkunat. 18

19 20. Talousyksiköt ja kirjauspisteet Tal.yks. Kirjauspiste KESKUSKIRJANPITO Keskuskirjanpito muut Keskuskirjanpito/konserni muut Hannunniitun asuintalot Hannunniitun asuintalot/konserni Varissuon asuintalot Varissuon asuintalot/konserni Keskuskirjanpito/puhelinlaskut HAUTAINHOITORAHASTO Hh-rahasto/konserni muut Jaanin asuintalot/konserni Pernon asuintalot/konserni Hh-rahasto/muut Jaanin asuintalot Pernon asuintalot TESTAMENTTIRAHASTO Testamenttirahasto/konserni Testamenttirahasto/muut KOLEHTIRAHASTO Kolehtirahasto/konserni Kolehtirahasto/muut DIAKONIAKESK VAPAAT VARAT Diakoniakeskuksen vapaat varat/muut Diakoniakeskuksen vapaat varat/konserni VAPAIDEN VAROJEN RAHASTO Vapaiden varojen rahasto/muut Vapaiden varojen rahasto/konserni 19

20 21. Tilikartta Talousyksikkö 01 Keskuskirjanpito (budjettivarat) Tili Tilin nimi 1280 Keskener työt ja hank/erittelemättömät 1281 Kesk er/maa- ja vesialueet 1282 Kesk er/hautausmaat 1283 Kesk er/rakennukset 1284 Kesk er/kiint rakent ja laitteet 1285 Kesk er/koneet ja kalusto 1286 Kesk er/hautausmaiden kalusto 1287 Kesk er/osakkeiden hankinta 1288 Kesk er/atk-laitteet 1289 Kesk er/atk-ohjelmat 1548 Sinikotkat v.2007 pitkäaik 1559 Sinikotkat v lyhytaik 1650 Ennakkomaksujen tili 1660 Alv-saatavat 22 % 1661 Alv-saatavat 17 % 1662 Alv-saatavat 8 % 1670 Muiden menojen selvittelyt 1671 Hlökunnan menojen selvittelyt 1672 Postimaksut 1673 VR-matkojen selvittelyt 1674 Hannunniitun menojen selvittelyt 1675 Varissuon menojen selvittelyt 1676 Domcafén alv-selvittelyt 1677 Puhelut omat/kotipuhelimet 1678 Puhelut omat/matkapuhelimet 1679 Rivimaksut 1680 Palkkaennakkojen tili 1685 Matkaennakkojen tili Sampo /vuokrat Sampo Nordea 1940 TOP TOP /vuosihoitomaksut 1950 TOP /Hannunniittu 1955 TOP /Varissuo 1960 TOP /tuomiokirkko 2575 Muut ostovelat/konserni 2576 Hannunn ostovelat/konserni 2577 Variss ostovelat/konserni 2578 Kassavelka Hautainhoitorahastolta 2580 Ennakkotulot/Hannunniitun asuintalot 2581 Ennakkotulot/Varissuon asuintalot 2582 Muut ennakkotulot 2583 Takuurahat/Hannunniitun asuintalot 2584 Takuurahat/Varissuon asuintalot 2585 Muut takuurahat 2590 Muut ostovelat 2591 Ostovelat/Hannunniitun asuintalot 2592 Ostovelat/Varissuon asuintalot 2595 Ostovelat/puhelinlaskut 2596 Menojäämät 2597 Menojäämät/Hannunniitun asuintalot Menojäämät/Varissuon asuintalot 2630 Ulosottovelkojen tili 2670 Tilitett arvonlisäveron tili 2680 Kiel-maksut 2681 Lel-maksut 2682 Tael-maksut 2685 Vakuutusmaksut 2690 Kiel-työntek eläkemaksut 2691 Lel-työntek eläkemaksut 2692 Tael-työntek eläkemaksut 2700 Työttömyysvak maksuvelkojen tili 2720 Muid sivukul velkatili 2721 Kelan korv työtervhuollosta 2728 AKT/Auto-&Kulj alan lto ry 2729 PAM/Palvelual amm lto yhd PAM/Palvelual amm lto yhd Rakennusliitto ry 2732 SuPer/S Lähi- ja perushoit lto ry 2733 Kemianliitto osasto Erto erityisal toimihlöliitto 2735 AKAVA/Specia-asiantunt&yl toimihlöt ry 2736 YHL Yliop ja tutkimusal liitto 2737 Puu-&Erityisalojen liitto 2738 Suomen Psykologiliitto 2739 Hotelli-&ravintolahlok liitto 2740 SVTL/Kirkonpalvelijat 2741 SVTL/Kirkon nuorisotyöntekijät 2742 SVTL/Kirkon lähetyssihteerit 2743 SVTL/Kirkon tstohlöstö 2744 SVTL/Teologit ja kkomuusikot 2745 SVTL/Kirkon lastenohjaajat 2746 SVTL/Kirkon pyhäkoulusihteerit 2747 SVTL/Kirkon lapsityönohjaajat 2748 SVTL/Kirkon toimihenkilöt 2749 AKAVA/Suomen kirkon pappisliitto 2750 AKAVA/Suomen kanttori-urkuriliitto 2751 Diaktyöntek lto Diaktyöntek lto 050/Södra österbotten 2759 JHL:n vapaajäsenet JHL/osasto JHL/osasto JHL/osasto JHL/osasto JHL/osasto JHL/osasto JHL/osasto JHL/osasto JHL/osasto JHL/osasto JYTY/Seurakuntapuutarhurit 2771 JYTY/V-S:n srk-henkilöstö 2772 KVL/L-S:n aikuisopettajat 2773 KVL/Turun kunnallisvirkailijat 2774 KVL/Satakunnan srk-henkilöstö

21 2775 V-S Jyty ry 2780 AKAVA/Museoalan ammattiliitto 2781 AKAVA/Tiedotusalan ammattijärjestö 2782 Talentia,sosalan korkeakoul ammjär 2783 AKAVA/Arkistoalan ammyhd 2784 AKAVA/Taide-ja kultt.ala 2785 AKAVA/Kuntien asiantunt-kumula ry 2790 KTK/Kuntien rak mest ja ins 2791 STTK/Teknisten liitto 2792 Kemianliitto os Suomen Elintarviketyöl liitto 2794 Viestintäalan ammattiliitto 2795 VAL/Valt ja erit palv liitto 2796 Suora ry 2797 Tehy ry 2798 Suomen Terveydenhoitajaliitto 2799 Liikealan ammattiliitto 2800 Tekeri/Tekn ja erik amm lto 2801 Sähköalojen ammattiliitto 2802 Thhl/Työ- ja elinkeinohall hlöstölto 2803 Metallityöväenliitto ry 2804 TU ry Toimihenkilöunioni 2805 Suomen Journalistilto ry 2806 Kemianliitto vapaajäsenet 2807 JHL yhdistys JHL osasto JHL osasto Hannunniitun tulojen selv 2903 Varissuon tulojen selv 2904 Hannunniitun vuokrien selvittelytili 2905 Varissuon vuokrien selvittelytili 2906 Muiden vuokrien selvittelytili 2907 Muiden tulojen selvittelytili 2908 Lulli-Seppälän äänitteiden selvitt 2909 CCI-kuoron äänitteiden selvittely 2910 Musiikkia Tuomiokirkossa -äänitt selvitt 2911 Tmkkosrk lähetysrahaston selv 2912 Kirkko-oopperalevyjen selvittelytili 2913 Pakollisten hautahoit selvittelytili 2929 Sukuselvityspalvelun selvittelytili 3219 Hautaustoimen muut maksutuotot % tarvikemyynti konsernille % tarvikemyynti konsernille 3245 Tarvikemyynti konsernille, ei alv % alv palvelujen myynti konsernille 3760 Avustukset konsernilta 4082 Palvelusaikapalkkiot 4185 Lahjat henkilökunnalle 4200 Sairausvakuutuskorvaukset 4301 Postipalvelut 4302 Puhelinpalvelut 4303 Tietoliikennemaksut 4304 Teosto,Gramex 4305 Rivimaksut puhelinluetteloissa 4310 Ilmoit&painat 4311 Tiedotuslehdet 4321 Maksetut myyntiprovisiot 4322 Pankkipalvelut 4323 Muut toimistopalvelut 4324 Yli-/alisuor,kurssierot,pyöristyks 4331 Huoltoyhtiöpalvelut 4332 Lämpöhuolto 4333 Sähköhuolto 4334 LVI-työt 4335 Erityislaitetyöt 4336 Jätehuolto 4337 Siivouspalvelut 4338 Kaapelitelevisiohuolto 4339 Vartiointipalvelut 4340 Hissihuolto 4341 Sähkötyöt 4345 Nuohous 4349 Muut rakennusten kunnossapitopalv 4351 Viherrakennuspalvelut 4352 Tie- ja paikoitusalueet 4354 Muut tonttimenot 4358 Ulkoalueiden kunnossapito 4359 Muut alueiden kunnossapitopalv Kon ja laitt kunnossapitopalvelut 4361 Taide-&sakr esin korj&huolto 4362 Puh huoltokul ja tarvikkeet 4370 Hlök kuljetuspalvelut 4371 Ei hlök kuljetuspalvelut 4372 Hlök majoitus&ravits palv 4373 Ei hlök majoit&ravits palv 4374 Hlök km-korvaukset 4375 Ei hlök km-korvaukset 4376 Hlök päivärahat 4377 Ei hlök päivärahat 4378 Leiripalvelut 4379 Muut kuljetus-ja majoituspalvelut 4380 Koulutuspalvelut henkilökunnalle 4381 Henkilökunnan muu koulutus 4382 Oma koulutus 4383 Hlök koul/matka-,maj-,ravkulut 4384 Työyhteisökoulutus 4386 Koulutusmääräraha 4391 Koulutuspalvelut/ei oma hlökunta % palvel ostot konsernilta 4398 Ei alv, palvel ostot konsernilta 4399 Koulutuksen menonoikaisut 4400 Asiantuntijapalvelut 4401 Henkilöstön vuokraus 4402 Työharjoittelukorvaus 4403 Pesulapalvelut 4404 Ruoka- ja kahvitarjoilut 4405 Musiikki- ja ohjelmapalvelut 4406 Henkilöstön työnohjauskulut 4410 Haudankaivuupalvelut 4411 Metsänhoitopalvelut 4415 Atk-palvelut 4419 Muut erityispalvelut 4420 Palo-, kiinteistö- &metsävakuutukset 4421 Liikennevakuutukset 21

22 4422 Vastuuvakuutukset 4423 Henkilövakuutukset muille 4424 Venevakuutukset 4429 Muut vakuutukset 4430 Korv tois srk:n ylläp toiminnasta 4440 Muut sivukulut 4445 Hlök tapaturmamenot 4446 Ei hlök tapaturmamenot 4450 Oikeudenkäynti-&perintäkulut 4451 Vahingonkorvaukset % alv sis.ruokamenot 4500 Maa- ja vesialueiden vuokrat 4501 Tienhoitomaksut 4520 Huoneistojen hoitovastikkeet 4521 Huoneistojen rahoitusvastikkeet 4525 Alv, liikehuon vastikkeet 4530 Rakenn ja huoneist vuokrat 4535 Alv,rakenn ja huoneist vuokrat 4560 Koneid ja laitteid vuokrat 4580 Vuokrakulut konsernille 4581 Hoitovast konsernille 4582 Rahoitusvast konsernille 4589 Muut vuokrat 4600 Kalusteet 4602 Kirkolliset esineet 4610 Atk-laitt ja -tarv 4620 Muut koneet ja laitteet 4630 Työvälineet ja -kalut 4635 Keittiövälin&astiastot 4636 Pienkalusto 4637 Lelut,pelit 4640 Toimistotarvikkeet 4641 Kolehtipussit 4660 Kopiointi-ja monistusmateriaalit 4670 Elintarvikkeet 4675 Keittiön oheistarvikkeet 4690 Poltto- ja voiteluaineet 4700 Lämmitys 4704 Sähkö 4707 Vesi 4710 Puhdistusaineet ja -tarvikk 4720 Rakennustarvikkeet 4721 Korjaus- ja huoltotarvikkeet 4722 Puutarhatarvikkeet 4723 Hoitokukat 4724 Kuk&kyntt srkunnall tilais 4725 Suojavaatteet ja -välineet 4726 Albat 4727 Opaskirjaset ym 4728 Kirjallisuus ja lehdet 4729 Cd-levyt,ään mus kasetit,diasarjat 4730 Vihkiraam ym lahjakirj&lehdet 4731 Ehtoollistarvikkeet 4732 Kastekynttilät 4736 Lahjaesineet ja huomionosoitukset 4737 Hautamuistomerkit 4750 Opetusvälineet 4751 Lääkkeet ja hoitotarvikk 4752 Siivoustarvikkeet 4753 Kerhotarvikkeet 4758 Muut aineet ja tarvikkeet 4759 Atk-ohjelmat 4761 Alv17% myytävät tarvikkeet 4762 Alv22% myytävät tarvikkeet 4763 Alv8% myytävät tarvikkeet 4790 Ei alv, tarvikeostot konsernilta % tarvikeostot konsernilta % tarvikeostot konsernilta % tarvikeostot konsernilta 4800 Suomen Lähetysseura 4801 Suomen Ev lut Kansanlähetys 4802 SLEY/SLEF 4803 Ev lut Lähyhd Kylväjä 4804 Suomen Pipliaseura 4805 Sanansaattajat 4806 Palkkioita vastaavat avustukset 4807 Hiippak AIRA-proj SLS:n kautta 4808 SLS/Patanin kirkon avustaminen 4810 Merimieskirkko 4820 Kirkon Ulkomaanapu 4825 Var KU:lle Pietarin Pyhän Marian kko 4830 Diakonia-avustukset 4850 Avust kirkoll tarkoituksiin 4851 Katuläh kneuv päätöksillä 4852 Kaupunkiläh kneuv päätöksillä 4860 Avust juutalaiselle srk:lle 4869 Avustukset konsernille 4890 Muut avustukset 4891 Avustukset saatavista 4910 Kunnallisvero 4911 Kiinteistövero 4912 Pääomatuloista maksettava tulovero 4913 Dieselvero 4914 Metsänhoitomaksu 4915 Ajoneuvovero 4919 Muut verot 4920 Käyttöom myyntitappiot (tavanomaiset) 4930 Jäsenmaksut 4964 Hautapaikkojen lunastukset 4966 Maks vahingonkorv (vähäiset) 4998 Maksetut viivästymismaksut 5300 Kirkon keskusrahastomaksu 6210 Maks korot&korotuks verotilityksistä 6220 Maks viivästyskorot 22