Elisa Oyj Palvelukuvaus 1 (9) Versio Elisa Kassa

Transkriptio

1 Elisa Oyj Palvelukuvaus 1 (9) 1 palvelu on kassa- ja toiminnanohjausjärjestelmä, joka tukee yritysten toimintaa sekä kivijalkaliikkeen että verkkokaupan osalta. palvelukokonaisuuden avulla yritys voi hoitaa tuote- ja varastohallinnan, tehdä kassatapahtumat myyntipisteellä, laskuttaa asiakkaitaan sekä ylläpitää ja hyödyntää asiakasrekisteriä. palvelu toimitetaan SaaS-palveluna ja palvelua käytetään selaimen tai mobiilisovelluksen kautta. Asiakkaan käytettävissä on kaksi käyttöliittymää; kassatoiminnallisuuksia varten on oma ja toiminnanohjausta varten oma käyttöliittymä. Tuote- ja varastohallinnan toiminnallisuudet ovat kattavat ja mahdollistavat laajan tuotevalikoiman ylläpitämisen. Tuotematriisin avulla voi kätevästi luoda omat tuoterivit eri tuoteominaisuusyhdistelmät kattaen. palvelu tarjoaa avoimet rajapinnat yrityksen muiden järjestelmien integrointia varten. Rajapinnat mahdollistavat esimerkiksi verkkokaupan integroinnin Elisa Kassan tuote- ja varastonhallintaan. Elisa tarjoaa lisäpalveluna palveluun integroitavan maksupäätepalvelun, joka helpottaa korttimaksutapahtumien vastaanottoa myyntipisteillä. Palveluun voi yhdistää tarvittaessa kuittiprintterin, viivakoodilukijan ja kassalippaan. Maksupäätepalvelu ja laitteet tilataan ja hinnoitellaan erikseen.

2 Elisa Oyj Palvelukuvaus 2 (9) 2 Sopimusehdot palvelu on kuvattu tässä palvelukuvauksessa. Lisäksi palveluun sovelletaan kulloinkin voimassa olevia Elisan SaaS-palveluiden erityisehtoja yritysasiakkaille. 3 Käyttöliittymät palvelussa on kaksi käyttöliittymää. 3.1 Kassa käyttöliittymä Kassatoiminnallisuuksia varten on oma käyttöliittymä (ruudunkuva alla). Käyttöliittymää voi käyttää tietokoneen selaimella tai mobiililaitteen sovelluksella, jonka voi ladata Apple Storesta tai Google Playsta.

3 Elisa Oyj Palvelukuvaus 3 (9) 3.2 Taustajärjestelmä käyttöliittymä Taustajärjestelmäkäyttöliittymällä hallinnoidaan tuote- ja varastotietoja, hinnoittelua, asiakastietoja, sekä määritellään palvelun toiminnallisuuksia. 4 Palvelun toiminnallisuudet 4.1 Kassatoiminnallisuudet Ostotapahtumat tukee kattavasti yrityksen myyntipisteen kassatoiminnallisuustarpeita. Käyttöliittymän perusnäkymästä löytyy tärkeimmät päivittäiset toiminnot painikkeista. Tuoteryhmiä hyödyntämällä voi käyttöliittymällä sujuvasti toimia laajankin tuotevalikoiman osalta. Mikäli n yhteydessä käyttää viivakoodilukijaa, voi käyttöliittymästä hyödyntää pelkistetympää ulkoasua, jossa suurin osa painikkeista poistuu näkymästä ja ostolista -näkymä on suurempana ruudulla. Ostotapahtumat lisätään ostoslistalle ja listalla olevien tuotteiden osalta voidaan tehdä vielä muutoksia esimerkiksi antamalla tuotekohtaisia alennuksia tai muuttamalla tuotemäärää. Alennuksen voi määrittää euromääräisenä tai prosentteina ostosten kokonaissummasta. Alennuksen voi antaa myös tuoterivikohtaisesti. Maksa -toiminnolla ostoslistasta muodostetaan myyntitapahtuma käytetyillä maksutavoilla. Tehdylle myyntitapahtumalle voi tehdä palautuksen ostokuitin numeron perusteella. mahdollistaa myös ns. vapaamyynti -toiminnallisuuden. Tuotteen hinta annetaan tällöin myyntitilanteen yhteydessä.

4 Elisa Oyj Palvelukuvaus 4 (9) Tuotteiden, tuoteryhmien ja asiakkaiden lisäys Kassa -käyttöliittymällä voi luoda uusia tuotetietoja, tuoteryhmiä sekä asiakkaita Päivän avaus ja sulkeminen Maksutavat Päivän ensimmäisen sisään kirjautumisen yhteydessä tehdään päivän avaus, jolloin syötetään pohjakassan määrä. Päivän päätteeksi päivä suljetaan ja syötetään kassan rahatilanne palveluun rahavalööreittäin. Palvelu täsmäyttää päätöskassan päivän myyntiin ja ilmoittaa mahdollisesta erotuksesta. Päivän avaus ja sulkeminen on määriteltävissä pakolliseksi toiminnoksi. palvelu kassa -käyttöliittymässä ovat seuraavat maksutavat valittavissa: Käteinen Kortti Lounasseteli Lahjakortti Korttimaksuja varten palveluun voi liittää integroitavan maksupäätteen. palvelu toimii integroitavan päätteen kanssa ja korttimaksun yhteydessä ilmoittaa maksupäätteelle kortilta veloitettavan summan. n kanssa voi myös hyödyntää erillismaksupäätettä, mutta tällöin korttimaksun yhteydessä summa pitää syöttää erikseen maksupäätteeseen. Lounasseteli maksutapana on käytettävissä ja nsen käyttö näkyy raporteilla. Näihin liittyvät tilitykset ja muut toimenpiteet pitää huolehtia normaalisti ko. palvelutarjoajan ohjeistuksen mukaisesti. Lahjakorttien hyödyntäminen on kuvattu tarkemmin kappaleessa 4.4 Liikkeen luotto on kuvattu tarkemmin kappaleessa Tuote- ja varastonhallinta n tuote- ja varastonhallinta mahdollistaa laajankin tuotevalikoiman hallinnan ja ylläpidon. Tuotetietoihin voi määrittää kattavasti tarvittavat parametrit kivijalkaja verkkokaupan kannalta. Suomessa käytössä olevat verokannat ovat valmiiksi määrittelyinä ja tarvittaessa asiakas voi ottaa käyttöön muitakin verokantoja. Varastonhallinta luo pohjan yrityksen varastotoiminnoille ja -prosesseille. Palvelun avulla voi hallita varastojen väliset muutokset, vastaanoton, hyllytyksen, keräilyn, pakkauksen ja toimituksen. Varastoja voi ottaa käyttöön tarvittavan määrän. Inventointitoimenpiteitä varten ovat omat raportit.

5 Elisa Oyj Palvelukuvaus 5 (9) Tuotematriisi Tarvittaessa asiakas voi ladata tuote- ja varastotietoja palvelussa määritellyssä tiedostomuodossa palveluun. Tuotematriisi toiminnallisuuden avulla tuotehallinnassa voi hallinnoida moniulotteisen tuotekokonaisuuden sujuvasti. Muuttujina voi käyttää esimerkiksi tuotteen kokoa, väriä ja vaikka sukupuolta. Muuttujien avulla voi luoda nopeasti tuotematriisin, joka kattaa kaikki variaatiot. Muuttujien maksimimäärä on kolme Varastotäydennykset Tuotteen varastoparametreihin voi määrittä tuotteen varastosaldojen maksimi- ja minimimäärät. Tällöin palvelu automaattisesti varoittaa, kun tuotteen varastosaldon minimimäärä on alitettu. Varastotilaukset voi myös automatisoida hyödyntämällä maksimi- ja minimiarvoja. Palvelu voi automaattisesti luoda tuotetilauksen, kun minimimäärä on alitettu ja tällöin tilaus tehdään maksimimäärän kattamiseen. 4.3 Asiakkuuksien hallinta mahdollistaa yritykselle asiakkuuksien hallinnan. Yksinkertaisimmillaan yritys voi ylläpitää ja kerätä palvelun avulla omaa asiakasrekisteriä ja hyödyntää tätä liiketoiminnoissa. Asiakkaiden ostohistorian avulla voi parantaa asiakaspalvelua ja tuoda yksilöllisiä elementtejä asiakaspalveluprosesseihin. Asiakasryhmittelyn perusteella voi esimerkiksi luoda oman hinnaston avainasiakkaille tai vakioalennuksen. Kanta-asiakkuusohjelman avulla voi luoda bonusjärjestelmän määritellyillä parametreilla. Bonuspisteiden käytön voi määritellä monipuolisesti ja halutessa tiettyjä tuotteita tai tuoteryhmiä rajata bonuspisteiden käytön ulkopuolelle. Asiakas vastaa siitä, että huomioi kaikessa toiminnassaan henkilötietolain ja muun lainsäädännön vaatimukset. Asiakas vastaa henkilötietolain edellyttämällä tavalla rekisterinpitäjän velvoitteista, kuten esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksen määrittelemisestä ja asiakkaidensa informoinnista. Asiakas vastaa siitä, että asiakastietoja käytetään ainoastaan lain sallimissa puitteissa sekä siitä, että palvelun käyttöoikeuksien ja käyttäjätunnusten kanssa noudatetaan erityistä huolellisuutta. 4.4 Lahjakortit Sarjanumerollisten lahjakorttien luonti ja hyödyntäminen on mahdollista palvelun avulla. Kassa -käyttöliittymässä voi tarkistaa lahjakortin saldon ja maksaa ostos lahjakorttia käyttämällä. Raporttien avulla lahjakorttien tilannetta voi seurata reaaliaikaisesti.

6 Elisa Oyj Palvelukuvaus 6 (9) 4.5 Käyttäjät 4.6 Laskutus 4.7 Offline tuki 5 Palvelun rajapinnat Käyttäjähallinnan avulla voi rajoittaa työntekijöiden oikeuksia toimintoihin. Esimerkiksi käyttäjältä voidaan estää tavaroiden vastaanotto -toiminto varastoon tai estää palautusten tekeminen. Käyttäjäkohtaisesti voidaan myös määrittää myynnin yhteydessä myönnettävä maksimi alennusprosentti sekä käyttäjän pääsyoikeudet eri varastoihin. Asiakkaalle voi muodostaa laskun lisäämällä sille halutut tuotteet ja/tai palvelut. Asiakkaan yhteystiedot voi hakea helposti laskulle asiakasrekisteristä. Laskun voi lähettää asiakkaalle sähköpostitse tai tulostaa sen paperille postilähetystä varten. Laskujen maksusuoritusten statukset voi tuoda palveluun lataamalla pankin tapahtumalistauksen CSV-tiedostona palveluun (tuetut pankin Danske, Nordea ja SEB) Kassa käyttöliittymää voi käyttää rajoitetusti myös tietoliikenneyhteyksien katkon sattuessa. Käyttöliittymä hyödyntää selaimen muistia ja synkronisoi automaattisesti tiedot tietokantaan yhteyksien palattua. Palveluun sisäänkirjautuminen ei onnistu yhteyskatkon aikana. palvelussa on avoimet rajapinnat yrityksen haluamia integrointeja varten. Esimerkiksi verkkokauppa on integroitavissa palveluun. Valmiit rajapinnat löytyvät Magenton, Presta Shopin ja Shopifyn verkkokauppa-alustoja varten. Tarvittaessa yritys voi integroida myös muita järjestelmiä n kanssa. Tarkempia tietoja rajapinnoista löytyy n teknisestä kuvauksesta. Elisa ei vastaa miltään osin asiakkaan tekemistä integroinneista, muiden järjestelmien toiminnasta tai yhteensopivuudesta palvelun kanssa tai rajapintojen muusta hyödyntämisestä. 6 Palvelun edellytykset ja rajaukset 6.1 Selain ja internet-yhteys 6.2 Käyttöönotto Tuetut selaimet ovat Google Chrome ja Mozilla Firefox. Verkkoyhteyden osalta minimivaatimus on 1Mbit/s ja suositeltu nopeus on 5Mbit/s tai nopeampi. Asiakas vastaa itse riittävien tietoliikenneyhteyksien hankkimisesta. palvelu otetaan käyttöön Elisa Pilvi kauppapaikan kautta. yrityksen tulee rekisteröityä Elisa Pilveen ja valita tämän jälkeen palvelusta haluttu hinnoitteluversio ja määrittää toimipaikkojen lukumäärä. Tämän jälkeen maksetaan en-

7 Elisa Oyj Palvelukuvaus 7 (9) 6.3 Toimitusaika 6.4 Tietoturva 7 Palvelun käyttö 7.1 Käyttötuki simmäinen kuukausimaksu joko maksukortilla tai laskulla. Maksun jälkeen asiakas saa sähköpostiin asiakasnumeron, käyttäjätunnuksen ja salasanan palveluun. Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä käynnistyy automaattisesti käyttöönottoapuri, joka avustaa perustietojen syötössä. Tarvittaessa käyttöönottoapuriin voi palata myöhemmin uudestaan. palvelu on käytettävissä heti, kun asiakas on aktivoinut palvelun Elisa Pilvessä. Asiakas vastaa käytössä olevien laitteiden tietoturvasta. Elisa ei vastaa mahdollisista vahingoista, jotka aiheutuvat tietoturvan puutteellisesta hoitamisesta. palvelun käytöntuki tarjotaan Elisan Yritysgurun kautta. 7.2 Tukisivusto Yritysguru auttaa kaikissa palvelun käyttöön liittyvissä kysymyksissä. Tukea annetaan myös esimerkiksi Elisan toimittamien oheislaitteiden ja integroidun maksupäätteen asennukseen. palvelun tukisivusto on osoitteessa Poikkeustilanteet Vika- ja häiriöilmoitukset tehdään Elisa yritysasiakkaiden tekniseen tukeen

8 Elisa Oyj Palvelukuvaus 8 (9) Tekninen tuki puh ark , la tekniikka@elisa.fi 7.4 Tilaus, toimitus ja laskutus Elisa Pilvi asiakaspalvelu puh ark 8:30-16:30 Laskutusasiat: laskutus@appelsiini.fi 8 Palvelun hinnoittelu ja voimassaolo n hinnoittelu perustuu toimipaikkojen lukumäärään ja palvelusta veloitetaan kuukausimaksu. Toimipaikka on myymälä tai myyntipiste, jossa yritys myy tuotteita tai palveluja. Yhdessä toimipaikassa voi olla maksimissaan kolme kassapistettä. Mikäli toimipaikassa on enemmän kassapisteitä, sovitaan hinnoittelusta erikseen. Käyttäjien, varastojen, asiakkaiden tai tuotteiden määrää ei rajoiteta. Perushinnoittelulla katetaan maksimissaan kolmen toimipaikan yritykset. Mikäli toimipaikkoja on enemmän, hinnoitellaan palvelu asiakaskohtaisesti. Palvelun hinnat on esitetty - hinnastossa. palvelu on asiakkaan käytössä toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella, ellei asiakkaan kanssa ole muuta sovittu. palvelun tilauksen voi perua Elisa Pilvi palvelussa. Asiakas huolehtii ja vastaa siitä, että asiakas kopioi tai tulostaa palveluun tallentamansa tiedot tarvitsemassaan laajuudessa ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimuskauden päätyttyä Elisalla on oikeus poistaa järjestelmistä asiakkaan niihin tallentamat tiedot eikä Elisalla ole sen jälkeen velvollisuutta palauttaa asiakkaan järjestelmiin tallentamia tietoja 9 Integroitava maksupääte ja muut oheislaitteet 9.1 Integroitava maksupääte n kanssa voi käyttää ainoastaan Elisan toimittamia integroituja maksupäätteitä. Palvelun kanssa on integroitu kaksi maksupäätemallia. Ingenico IPP350 Tulee yhdistää samaan lähiverkkoon kassapisteen laitteen kanssa. Ingenico iwl250

9 Elisa Oyj Palvelukuvaus 9 (9) Voidaan yhdistää kassapisteen laitteen kanssa joko bluetooth yhteyden kautta tai yhdistämällä maksupääte samaan lähiverkkoon maksupäätteen kanssa. Vain Android laitteet ovat yhdistettävissä bluetoothin yhteyden kautta. palvelun integroidusta maksupäätteestä tehdään erillinen sopimus. 9.2 Muut oheislaitteet palvelun kanssa voi käyttää haluamaansa kuittiprintteriä, viivakoodinlukijaa ja asiakasnäyttöä. Palvelun kanssa voi käyttää ns. asiakasnäyttöä, joka näyttää asiakkaalle ostoksen loppusumman. Elisa ei vastaa asiakkaan oheislaitteiden toiminnasta, yhteensopivuudesta tai integroinnista palveluun.