Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä"

Transkriptio

1 Jukka Liukkonen Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä Osa 2. Sähköinen dokumenttienhallinta ja sen toteutus vakuutusyhtiöissä Aton-projektin julkaisu nro 2 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Informaatio- ja mediatekniikan laitos MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU PL 181, MIKKELI Puh. (015)

2 SISÄLLYSLUETTELO 8 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA Dokumenttienhallinta Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmät Sähköistä asianhallintaa koskevat viranomaismääräykset Yritysten sähköistä aineistoa koskevat määräykset Käytössä olevat sähköiset tietojärjestelmät ja niitä koskeva tutkimus SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA VAKUUTUSYHTIÖISSÄ Vakuutustoimiala ja yhtiöt Tutkimuskysymykset, tutkimuksen kohdejoukko ja tutkimusmenetelmät Tutkimuksen tulokset Yhteenveto ja johtopäätökset LÄHTEET Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 2 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

3 8 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA 8.1 Dokumenttienhallinta Tarkastellaan aluksi dokumenttienhallinnan käsitettä, joka on suhteellisen vaikeasti määriteltävissä. Koska sitä lähellä olevaa asianhallinnan käsitettä käytetään usein rinnakkaisterminä, sivutaan tässä yhteydessä myös sen ominaispiirteitä. Tässä yhteydessä tarkastellaan lisäksi sähköisen liiketoiminnan malleja sekä yritysten tuottaman informaation hallintaan liittyviä kysymyksiä. Lopuksi vertaillaan viranomaisen ja yritysorganisaation asianhallinnan järjestämistä ohjaavia säädöksiä. Tarkastelu perustuu muun muassa sähköisen asianhallinnan ja arkistoinnin kurssiaineistoon (Loponen, 2005) sekä julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositukseen (JHS 156). Julkisen hallinnon suosituksen (JHS 156) mukaan dokumenttienhallintajärjestelmällä tarkoitetaan sähköistä tietovarastoa, joka sisältää dokumentteja ja niiden viitetietoja. Järjestelmässä hallinta kohdistuu yksittäisiin dokumentteihin ja niiden sisältämiin tietoihin. Merkittävä ero asianhallintajärjestelmiin on siinä, että yksittäisiä dokumentteja ei käsitellä osana asiankäsittelyn prosessia. Loposen (2005) mukaan dokumentti tarkoittaa jotakin asiaa koskevaa informaatiojoukkoa, joka on tallennettu yksikkönä ja jolla on ymmärrettävä rakenne. Dokumenttienhallinta tarkoittaa hänen mukaansa erilaisten dokumenttityyppien hallintaa. Tyypillisiä sähköisiä dokumentteja ovat erilaiset tekstinkäsittelyohjelmilla tuotetut tekstitiedostot, esimerkiksi muistiot. Dokumenttien-hallintaa voidaan hyödyntää, kun halutaan tietää mitä tuo kyseinen muistio sisältää tai mistä varsinainen tekstitiedosto löytyy. Toisin kuin asianhallintajärjestelmästä, dokumenttienhallintajärjestelmästä ei ole suoraa yhteyttä varsinaisiin tekstitiedostoihin. Asianhallinnan perinteisenä muotona voidaan pitää paperimuotoista asian vireilletuloa osoittavaa diaaria, joka nykyään usein on sähköisessä muodossa. Asianhallintajärjestelmän avulla pystytään hallitsemaan kutakin vireillä olevaa asiaa ja sitä koskevia asiakirjoja asian elinkaaren kaikissa vaiheissa yksittäisen asiakirjan laadinnasta lähtien pysyvään säilyttämiseen tai hävittämiseen saakka. Yksittäisiä asiaa koskevia asiakirjatiedostoja voidaan myös hakea osaksi asiankäsittelyn prosessia. Lybeckin (2005,72) mukaan asiankäsittely- ja dokumenttienhallintajärjestelmän perusero on se, että ensiksi mainitulla on kiinteä yhteys organisaation tehtäviin ja toimintaprosesseihin, mikä jälkimmäiseltä puuttuu. Lybeck katsoo, että dokumenttienhallintajärjestelmää voidaan pitää sähköisten asiakirjojen sekä niiden viitetietojen varastona, joka ei kuitenkaan ole osa organisaation toimintaprosessia. Viranomaisten ja julkisyhteisöjen sähköisistä järjestelmistä suurin osa on asianhallintajärjestelmiä. Esimerkiksi Documentan toimittamaa asiankäsittelyjärjestelmää käyttävät muun muassa Espoon kaupunki ja Vapo Timber. (www.documenta.fi, 2006) Domasoft on puolestaan kehittänyt dokumenttienhallintajärjestelmiä lähinnä yrityksiin, kuten OP-Rahoitus Oy:lle ja Stora Ensolle (www.domasoft.com, 2006). Suomalaisissa yrityksissä on ryhdytty varsin hitaasti kehittämään sähköistä liiketoimintaa sekä sähköisiä asiankäsittely- ja dokumenttienhallintajärjestelmiä. Kauppa- ja teollisuusministeriön pk-yrityksiä koskevassa tutkimuksessa (Berg, 2004, 11-13) selvitettiin tietotekniikan hyödyntämistä osana yritysten sähköistä liiketoimintaprosessia. Tässä tutkimuksessa yrityksen katsottiin harjoittavan sähköistä liiketoimintaa, jos sillä oli käytössään tietokoneohjelmistoja, tietojärjestelmiä ja -verkkoja, omia kotisivuja, ekstranet- ja intranet-palveluita, tai sähköisiä yhteyksiä yrityksen ulkopuolelle, kuten sähköposti- ja matkapuhelinyhteyksiä, tai varsinaisia yritysten välille rakennettuja sähköisiä yhteyksiä. Yritysten sähköistä liiketoimintaa kuvattiin tutkimuksessa seuraavan kuvion avulla. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 3 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

4 Kuva 1. Esimerkkejä sähköisen liiketoiminnan ratkaisuista. Kuten kuviosta voidaan todeta, yrityksen sähköinen liiketoiminta koostuu useasta eri tekijästä. Yrityksen käytössä voi olla sähköisiä järjestelmiä pelkästään varsinaista liiketoimintaprosessia ja sen aputoimintoja varten. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakasrekisteri, taloushallinnon järjestelmät sekä erilaiset dokumenttitiedostot, yleisimmin tekstinkäsittelyohjelmalla tai taulukkolaskennan avulla tuotetut asiakirjat. Pitemmälle vietynä sähköisiä yhteyksiä voidaan rakentaa esimerkiksi alihankkijoiden ja tavarantoimittajien suuntaan, sekä asiakasyritysten ja muiden sidosryhmien järjestelmiin. 8.2 Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmät Yritysten tuottamaa informaatiota voidaan hallita useilla erilaisilla järjestelmillä, jotka voidaan luokitella alustajärjestelmiin, horisontaalijärjestelmiin ja vertikaalijärjestelmiin (Tyrväinen, 2006, 4). Tässä yhteydessä tarkemman tutkimuksen kohteena olevat dokumenttienhallintajärjestelmät ovat horisontaalijärjestelmiä. Tyrväisen mukaan horisontaalijärjestelmien tavoitteena on olla yleiskäyttöisiä, ja niiden on tarkoitus soveltua laajan käyttäjäkunnan tarpeisiin. Näihin järjestelmiin määritellään organisaation käyttämät metatiedot, joista tehdään liitännät muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin. Horisontaalijärjestelmissä pyritään keskittymään enemmän tietojen ja tiedonhallintaprosessien vaatimiin yleisiin toimintoihin. Dokumenttienhallintajärjestelmä voi esimerkiksi sisältää yleisiä, kaikilla toimialoilla tarvittavia ominaisuuksia eri dokumenttiversioiden ja ohjelmistolinkkien hallintaan, sekä ohjaustyökaluja työnkulun järjestämiseksi. Organisaation vertikaalijärjestelmät sisältävät eri tiedontuottamisprosessien automatisointiin tarvittavat erikoistuneet tietotyypit ja sisällöt, joihin on valmiiksi ohjelmoitu yleisimmät niiden käsittelyyn tarvittavat toimenpiteet ja käyttöliittymät. Esimerkkinä Tyrväinen mainitsee muun muassa tuotetiedonhallintajärjestelmän tuoterakenteiden ja niihin liittyvien dokumenttien selailun samassa vertikaalijärjestelmässä. Tyrväisen (2006, 5) mukaan organisaatioiden informaation hallintaan liittyvän teknologian kehittämisessä voidaan painottaa tiedonhallintaan liittyviä prosesseja, varsinaista tietosisältöä, tai organisaation toimintaprosesseja. Teknologian kehittäminen voidaan organisaatiossa ulkoistaa kokonaan ulkopuoliselle järjestelmätoimittajalle, tai parhaimmassa tapauksessa se voidaan Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 4 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

5 toteuttaa yhdistämällä organisaation kannalta parhaimmat järjestelmät ja sisäinen kehittämistyö. Käytännössä järjestelmät toteutetaan yleensä niin, että järjestelmän kehittämistyöstä teetetään niin paljon kuin mahdollista yhdellä organisaation ulkopuolisella järjestelmätoimittajalla. Kun organisaatiossa ryhdytään tehostamaan informaationhallintaa, voidaan Tyrväisen (2006, 5) mukaan hankkia joko yksi tai useampia sisällönhallintaominaisuuksia sisältäviä tietojärjestelmiä. Jos organisaation tietokokonaisuus muodostuu yhdestä ydinprosessista, voidaan valita tätä perusprosessia tukeva vertikaalijärjestelmä. Horisontaali-järjestelmiä voidaan hyödyntää silloin, kun organisaatiossa käytetään usealla eri menetelmällä tuotettua tietoa, jolloin tieto pystytään saamaan helposti löydettävään muotoon erilaisten metatieto- ja lajityyppiluokitusten avulla. Jos organisaation tietojärjestelmien keskeisenä tehtävänä on uuden tiedon hankkiminen, tietojärjestelmien avulla tulee tällöin pystyä luomaan inhimillisiä ja teknisiä verkostoja organisaatiorajojen yli. Tyrväinen (2006, 5-7) arvioi, että organisaatioissa yhdistellään edellä mainittuja kolmea tietojärjestelmän kehittämismallia ja että rinnakkaisia tietojärjestelmiä käytetään samoihin käyttötarkoituksiin. Organisaation sisäisten näkemysten lisäksi toimialan omat erityispiirteet vaikuttavat siihen, millaisia tietojärjestelmiä koskevia ratkaisuja niissä tehdään. Osaltaan myös asiakkaiden tarpeet vaikuttavat tietojärjestelmän valintaan. Lisäksi ohjelmistotoimittajien omalle liiketoiminnalleen asettamat taloudellisen kannattavuuden vaatimukset muokkaavat asiakasorganisaatioiden tietojärjestelmiä koskevia päätöksiä. Kirjoittaja toteaa, että tietojärjestelmäsovellusten toteutustavat vaihtelevat maittain, toimialoittain ja myös yritysten koon mukaan. Yksittäiset suuret organisaatiot harjoittavat sisäistä järjestelmien kehitystoimintaa ja ne hankkivat ostopalveluina lähinnä prosessikehitykseen liittyviä palveluita. Vakiintuneilla toimialoilla ja hieman pienemmissä organisaatioissa hyödynnetään yleensä valmiita ohjelmisto-tuotteita. Yritystoiminnalle ominaiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat tulleet osaksi viranomaistenkin toimintaa ja yritysorganisaatioissa on puolestaan ryhdytty puhumaan asiakirjahallinnosta (Tyrväinen 2006,7). Kirjoittaja toteaa, että asianhallinnan tarkastelussa tulee keskittyä asiankäsittelyprosessin ja siihen liittyvän asiasisällön hallintaan. Organisaation asianhallintajärjestelmien sisällönhallintaominaisuudet voidaan tällöin joko tuoda laajemmin osaksi yrityksen organisaatiota tai yhdistää erilliset dokumenttienhallintajärjestelmät, XML-sovellukset ja työnohjausjärjestelmät. Yritykset ovat sähköistä dokumenttienhallintaa kehittäessään siirtyneet Anttilan (2006, 16) mukaan yksittäiseen yrityksen toimintoon kohdistuvien järjestelmien rakentamisesta kohti kokonaisvaltaisempia järjestelmiä. Tavoitteena uusissa toisen vaiheen dokumenttienhallinnan järjestelmissä on kehittää ratkaisuja myös dokumenttien pitkäaikaista sähköistä säilyttämistä varten. Toisena tavoitteena on luoda yhteydet sidosryhmien järjestelmiin. Vaikka toisen vaiheen järjestelmät näkyvät Anttilan (2006, 17) mukaan käyttäjälle yhtenä sovelluksena, on niiden taustalla kuitenkin useampi erillisjärjestelmä. Tällaisten erillisjärjestelmien käyttäminen edellyttää yhtenäisten metatietojen ja standardirajapintojen määrittelyä tietojen onnistuneen siirtämisen varmistamiseksi. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 5 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

6 Kuva 2. Keskitetty dokumenttienhallintajärjestelmä. 8.3 Sähköistä asianhallintaa koskevat viranomaismääräykset Ennen kuin tarkastellaan tarkemmin yritysten asianhallintaa koskevia säädöksiä, selvitetään viranomaisen asianhallintaa koskevan sääntelyn erityspiirteitä. Yleisesti voidaan todeta, että erilaiset säädökset koskevat erityisesti viranomaisia. Yrityksiä koskevia säädöksiä on vähemmän myös sähköisen asianhallinnan näkökulmasta katsottuna. Niin viranomaisten kuin yritystenkin tulee noudattaa voimassa olevia lakeja. Lainsäädännön ohella tärkeimmät viranomaisen sähköistä asianhallintaa koskevat määräykset ovat Arkistolaitoksen määräys asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa (KA, 2005), sekä Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositus asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa (JHS 156). Arkistolaitoksen määräyksessä esitetään ne vaatimukset, jotka organisaation asianhallintajärjestelmän tulee täyttää, jotta sen sisältämä tietoaines voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa. Määrityksen kohderyhmänä ovat valtion- ja kunnallishallinnon organisaatiot. Arkistolaitoksen ohjeet koskevat asianhallinnan ohjaamisen periaatteita, asiankäsittelyprosessia sekä arkistoaineiston siirtämistä Arkistolaitokseen. Määrityksessä todetaan, että viranomaisen asianhallinnan tulee perustua arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS), joka ohjaa asiankäsittelyn prosessia. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee järjestelmän sekä yksittäisen asiakirjan kuvailutiedot (metatiedot), joista yksi tärkein on asiakirjan säilytysaikaa koskeva tieto. Julkisen hallinnon suosituksen (JHS 156) tarkoituksena on antaa suosituksia viranomaisen asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiä varten, eikä tarkastella varsinaista asiankäsittelyprosessia. Suosituksessa esitetään kuitenkin joitakin vaatimuksia, jotka asiankäsittelyjärjestelmien tulee täyttää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulmasta katsottuna. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 6 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

7 8.4 Yritysten sähköistä aineistoa koskevat määräykset Yrityksillä ei ole juurikaan lakiin perustuvaa velvollisuutta säilyttää asiakirjoja. Keskeisin yritysten asiakirjahallintoa ja arkistonhoitoa koskeva laki on vuoden 1997 lopussa voimaan tullut kirjanpitolaki (Kirjanpitolaki 1336/1997). Kirjanpitolain 2. luvun 10. :n mukaan kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo täytyy säilyttää vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä sillä tavoin järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan todeta. Tilikauden tositeaineisto, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet tulee säilyttää kirjausjärjestyksessä tai muuten siten, että niiden välinen yhteys liikekirjauksiin voidaan todeta. Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan järjestettävä kirjanpitoaineisto laissa säädetyllä tavalla ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu. Yritysten asiakirjahallintoa varten on Liikearkistoyhdistyksen toimesta laadittu oma suosituksensa, jossa määritellään säilytysajat eri asiakirjoille. Suosituksessa otetaan kantaa siihen, mitä aineistoa voidaan säilyttää sähköisessä muodossa. Liikearkistoyhdistyksen julkaisu on kuitenkin pelkästään suositus, jota yritysten ei tarvitse välttämättä noudattaa. Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että kauppa- ja teollisuusministeriö on ottanut kantaa sähköisessä muodossa olevan kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. Ministeriön mukaan tositeaineisto ja kirjanpitomerkinnät voidaan tehdä sähköiselle tietovälineelle, jolla ne myös voidaan tasekirjaa lukuun ottamatta säilyttää. Lisäksi kirjanpitovelvollisella tulee olla käytössään menetelmä, jolla tilinpitoa koskeva aineisto pystytään viivytyksettä siirtämään tarkastettavaksi toiselle sähköiselle tietovälineelle. Paperilta kuvattu sähköiseen muotoon siirretty tositeaineisto täytyy lisäksi pystyä saattamaan takaisin selväkieliseen paperiasiakirjan muotoon. Ministeriön ohjeiden mukaan yrityksen kirjanpitoaineisto tulee säilyttää tilikauden ajan kahdella sähköisellä tietovälineellä erityisesti silloin, kun tositeaineisto on sähköisessä muodossa. Kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kahdella sähköisellä tietovälineellä myös tilinpäätöksen ajan. Sähköisessä muodossa olevan kirjanpitoaineiston pitkäaikaissäilytykseen liittyen ministeriön taholta todetaan, että sitä koskevat samat säilytysajat kuin paperimuotoista aineistoakin. Liikearkistoyhdistyksen suosituksen perusteella voidaan todeta, että kirjanpitolain säädösten lisäksi yritysten asiakirjahallintoa koskevia säädöksiä on varsin vähän. Suosituksessa määritellään kuitenkin joillekin asiakirjaryhmille säilytysaikasuositukset myös muuhun kuin kirjanpitolainsäädäntöön perustuen. Esimerkiksi osakeyhtiölaki määrittelee joitakin yhteisö- ja yrityssuunnitteluasiakirjoja pysyvästi säilytettäviksi. Tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen perustamisasiakirjat, johtosäännöt ja pöytäkirjat, sekä toiminta- ja tilintarkastuskertomukset. Lisäksi muun muassa laki yhteistoiminnasta yrityksissä, työturvallisuuslaki ja työterveyshuoltolaki vaikuttavat myös osaltaan yritysten henkilöstöä koskevien asiakirjojen säilytysaikojen määrittämiseen. Audiovisuaalisen aineiston osalta Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että tällaista aineistoa ovat äänitteet, CD-romit, valokuvat, filmit, julisteet, kartat, piirustukset näyttelyaineistot sekä internet, intranet- ja extranet-sivut. Suosituksen mukaan audiovisuaalisten aineistojen kohdalla täytyy aina selvittää tekijänoikeudet ja aineistojen käyttöoikeudet. Tällaista aineistoa koskevia määräyksiä on muun muassa tekijänoikeuslaissa sekä vapaakappalelaissa. Internetin, intranetin ja ekstranetin merkitys on viime vuosien aikana kasvanut merkittäväksi osaksi yritysten liiketoimintaa. Tästä syystä on ryhdytty pohtimaan myös tällaisen sähköisen aineiston säilyttämistä. Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että sivujen sisältämät kirjalliset tiedot tulee säilyttää pysyvästi. Sivujen ensimmäiset versiot ja otokset merkittävistä muutoksista voidaan säilyttää harkinnan mukaan. Lisäksi todetaan, että Helsingin yliopiston Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 7 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

8 kirjaston toimesta tallennetaan kaikki.fi-loppuiset kotisivut vuosittain. Esimerkiksi tässä tutkimuksessa kohdejoukkona olevien kuuden vakuutusyhtiön kotisivujen sisältö tallennetaan siis yliopiston toimesta vuosittain. Tällä hetkellä (2007) Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuosituksessa annetaan ohjeita pääasiassa paperimuotoisen aineiston säilyttämiseen. Sähköisessä muodossa olevan aineiston lisääntyminen vaikuttaa kuitenkin siihen, että suosituksessa otetaan yhä enemmän kantaa myös sähköisen aineiston säilyttämiseen. Säilytysaikasuositusta ollaan uudistamasta, ja siinä tullaan tarkentamaan sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä koskevia suosituksia. 8.5 Käytössä olevat sähköiset tietojärjestelmät ja niitä koskeva tutkimus Tässä luvussa luodaan katsaus sähköisen liiketoiminnan ratkaisuihin sekä sähköisiä tietojärjestelmiä koskevaan tutkimukseen. Yleisesti voidaan todeta, että tutkimustoiminnassa on keskitytty viranomaisen sähköisen asioinnin järjestämisen tarkasteluun. Muun muassa Lantto (1999) on tarkastellut sähköistä asiointia hallinnossa sähköisen allekirjoituksen ja yksityisyyden suojan näkökulmasta. Yrityksiä koskeva tutkimus on painottunut sähköistä kaupankäyntiä koskeviin selvityksiin. Esimerkiksi Hyvönen (1994) on tutkinut sähköisen kaupankäynnin etuja ja ongelmia, sekä siitä kuluttajille aiheutuvia riskejä. Laaksamo (1994) on puolestaan tarkastellut materiaalitoimintojen sähköistä tiedonsiirtoa. Anttilan (2001) teoksessa tarkastellaan dokumenttienhallinnan periaatteita, tekniikkaa ja sen vaikutuksia organisaation toimintaan ohjelmistojen teknisten ominaisuuksien näkökulmasta. Kuten jo aiemmin todettiin, kauppa- ja teollisuusministeriön toimeksiannosta on tutkittu pkyritysten sähköistä liiketoimintaa. Tarkastellaan tässä yhteydessä hieman tarkemmin tutkimuksessa esille tulleita näkemyksiä. Berg (2004, 16 17) jakaa yrityksen sisäisen sähköisen liiketoiminnan kehittymisen kolmeen eri vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa yritykseen hankitaan tietokone, sekä toimisto- ja taloushallinnon sovellusohjelmat. Lisäksi toteutetaan verkkoratkaisut yrityksen sisäistä tarvetta varten. Seuraavassa vaiheessa ryhdytään kehittämään yrityksen toimintoja erilaisten sähköisten apuvälineiden, kuten tuotannonohjausjärjestelmien, sekä suunnittelu- ja projektinhallintajärjestelmien avulla. Lisäksi rakennetaan alkeellista yrityksen sisäistä intranet-verkkoa ja yrityksen eri toimipisteiden välistä verkkoa. Kolmantena on sisäisen integroinnin vaihe, jossa pyritään siihen, että yksittäinen tieto syötetään järjestelmään vain kerran ja että eri järjestelmät pystyvät keskustelemaan keskenään. Tähän vaiheeseen kuuluu myös toimintatapojen ja prosessien määrittely sekä linkitykset eri järjestelmien kesken. Yrityksen ulkoisen sähköisen liiketoiminnan kehitys tapahtuu myös kolmessa eri vaiheessa (Berg, 2004, 18 19). Ensimmäisessä vaiheessa luodaan sähköisen viestinnän perusratkaisut, joihin kuuluvat sähköpostiohjelman hankinta, ensimmäisten kotisivujen luominen ja sähköisen pankkiyhteyden hankinta. Toisessa vaiheessa otetaan käyttöön vuorovaikutteiset kotisivut ja ensimmäiset ekstranet-palvelut. Lisäksi rakennetaan ensimmäisiä yhteyksiä sidosryhmien ja yrityksen omien yksittäisten sovellusten välille. Kolmannessa, eli verkostoituneen liiketoiminnan vaiheessa tiedon syöttäminen tapahtuu vain kerran, ja ekstranet-palvelut ovat osa yrityksen tietojärjestelmää. Yrityksen käytössä on suoria sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien järjestelmiin. Edelleen sähköisen liiketoiminnan toimintatavat ja prosessit on määritelty. Samoin on kuvattu linkitykset muihin järjestelmiin ja verkkoratkaisuihin. Bergin (2004, 23 24) mukaan suurin osa suomalaisista pk-yrityksistä on sekä sisäisen että ulkoisen sähköisen liiketoiminnan kehittämisen ensimmäisessä tai toisessa vaiheessa. Pienillä pk-yrityksillä on käytössään tietojenkäsittelyn perusvälineet, sähköposti sekä omat kotisivut. Hieman suuremmissa yrityksissä on käytössä taloushallinnon järjestelmiä ja suunnittelun apuvälineiksi tarkoitettuja järjestelmiä sekä tuotannonohjaus- ja asiakastietojärjestelmiä. Keskisuu- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 8 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

9 rilla yrityksillä on jonkin verran EDI-tyyppisiä sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien järjestelmiin tai ensimmäisen sukupolven ekstranet-palveluita. Kauppa- ja teollisuusministeriön tutkimuksessa mukana olleet kahdeksan yritystä olivat suhteellisen pitkällä sähköisen liiketoiminnan kehittämisessä. Kuudella yrityksellä oli toiminnan ohjaukseen liittyviä järjestelmiä. Kuitenkin vain yhdessä yrityksessä oli kokeiltu ekstranet-ratkaisuja sidosryhmäyritysten kanssa, mutta niistä oli luovuttu käytön vähäisyyden vuoksi. Sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien sovellusten välillä ei ollut yhdelläkään yrityksellä. Tutkimuksessa mukana olleiden yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittämiseen tähtäävät projektit olivat yleensä tietojärjestelmien hankintaan ja käyttöönottoon liittyviä. Ulkoisia tietoteknisiä kehitysprojekteja oli yrityksissä ollut vähän. Pääasiassa ne koskivat yrityksen kotisivujen kehittämistä, jota ei yrityksissä kuitenkaan mielletty kehittämisprojektiksi. Kotisivujen kehittäminen nähtiin lähinnä keinona lisätä yrityksen tunnettuutta ja tehostaa markkinointia. Muutamassa yrityksessä oli käytetty päähankkijan ekstranet-palveluita välitettäessä toimituksiin liittyviä dokumentteja ja tietoa. Valtioneuvoston syyskuussa 2003 asettama tietoyhteiskuntaneuvosto asetettiin toimimaan neuvottelu- ja koordinointielimenä, jonka tarkoituksena on ohjata tietoyhteiskunnan kehittymistä. Neuvoston toimikautena on nykyisen hallituksen toimikausi ja se raportoi vuosittain tietoyhteiskunnan kehityksestä hallitukselle. Neuvoston jäsenistössä ovat edustettuina julkisen hallinnon, järjestöjen ja elinkeinoelämän edustajat. Neuvoston raportissa tarkastellaan yritysten sähköisen liiketoiminnan kehityspiirteitä. Näkemykset ovat saman suuntaisia kuin Bergin tutkimuksessa. Tietoyhteiskuntaneuvoston ensimmäisessä raportissa (2005, 17-19) todetaan, että yritysten liiketoiminnan sähköistyminen on ollut teknologiavetoista, eli pääpaino kehitystyössä on ollut uuden sähköisen infrastruktuurin rakentamisessa sekä sähköisten asiakasyhteyksien luomisessa. Neuvoston näkemyksen mukaan järjestelmien kehittyminen on tapahtunut vähitellen siten, että aluksi on ryhdytty tuotteiden ja palveluiden sähköistämiseen ja myöhemmin kehittämään sähköisiä organisaatioiden välisiä yhteyksiä. Tietokone, internet-yhteydet, lähiverkko ja omat kotisivut, sekä laajakaistayhteydet on suurimmalla osalla yrityksistä niiden koosta riippumatta. Intranetin, ekstranetin, organisaatioiden välisen tiedonsiirron ja sähköisen kaupankäynnin ratkaisut ovat harvinaisempia ja niitä on toteutettu useammin suuremmissa yrityksissä. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa kuvataan yrityksen sähköisen liiketoiminnan toimintaympäristöä. Raportin mukaan kannattavaan toimintaan ja kasvuun tähtäävä yritys joutuu kilpailun vuoksi tehostamaan toimintaansa, johon tietotekniikan kehittyminen antaa hyvät mahdollisuudet. Yrityksen tuotteiden ja palveluiden kehittäminen vaatii uuden teknologian tehokasta hyödyntämistä, mutta yrityksen täytyy olla valmis muuttamaan omia toimintaprosessejaan. Sähköisen liiketoimintaympäristön malli esitetään alla olevassa kuviossa. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 9 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

10 Kuva 3. Sähköisen liiketoiminnan toimintaympäristö. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa (2005, 20) todetaan, että sähköisten tietojärjestelmien kehittäminen yrityksissä tarkoittaa useammin yrityksen sisäisten liiketoimintaprosessien yhteensovittamista, kuin yrityksen omien järjestelmien yhteensovittamista asiakkaiden tai muiden sidosryhmien järjestelmiin. Raportin mukaan suurimpana esteenä yritysten välisten järjestelmien kehittämiseen on järjestelmien ja ohjelmistojen yhteensopimattomuus sekä yhteisten standardien puuttuminen. Lisäksi ongelmat sähköisen tunnistamisen menetelmien kehittämisessä ovat osaltaan vaikuttaneet siihen, että sähköisen asioinnin ja sähköisen kaupankäynnin sovellusten kehittäminen ja käyttöönotto ovat hidastuneet. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportin (2005, 23) mukaan yritysten valmiudet sähköiseen liiketoimintaan vaihtelevat toimialoittain. Muun muassa pankki- ja vakuutustoiminnassa sähköisiä järjestelmiä on otettu runsaasti käyttöön, kun puolestaan perinteisillä toimialoilla järjestelmien kehittäminen on ollut hitaampaa. Vakuutuslaitosten kohdalla järjestelmien voimakasta kehittämistä puoltaa toimialan luonne. Yhtiöiden asiankäsittelyn elinkaari saattaa olla vuosikymmenien mittainen, erityisesti vakuutuskorvausten osalta tai eläkevakuutussäästämisen kohdalla. Edellä mainittuihin palveluihin liittyvien tietojen täytyy löytyä, usein varsin nopeastikin. Onnela (2000, 1) on tutkinut yrityksen siirtymistä paperiarkistosta sähköiseen arkistointiin Myllykoski Paper Oy:ssä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mitä vaatimuksia yritykselle syntyy sähköiseen arkistointiin siirryttäessä ja mitä asioita yrityksessä tulee huomioida siirryttäessä sähköisen dokumenttienhallintaohjelman käyttöön. Onnelan (2000, 7) mukaan kohdeyrityksessä tärkeimpinä syinä uuden dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottoon oli edellisen järjestelmän vanheneminen sekä suunnitelmat yrityksen ostolaskutuksen hyväksymismenettelyn ja arkistoinnin siirtämisestä sähköiseen muotoon. Onnelan (2000, 52) mukaan sähköisen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin käyttöönotto vaatii ensinnäkin henkilöstön ajattelutavan muutoksen. Aineisto ei uudessa järjestelmässä sijaitse erityisessä päätearkistossa, vaan jokaisella on mahdollisuus päästä aineistoon käsiksi omalta tietokoneeltaan, eikä päällekkäistä arkistointia tarvita. Toiseksi uuden järjestelmän käyttöönotto sitoo työvoima- ja aikaresursseja huomattavasti. Kolmanneksi yrityksen käyttöön tuleva dokumenttienhallintajärjestelmä tulee valita tarkasti, jotta sen ominaisuudet vastaavat yrityksen tar- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 10 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

11 peita. Onnelan mukaan useampien eri ohjelmistojen testaaminen olisi suositeltavaa, mutta tähän yrityksissä tuskin on useinkaan mahdollisuutta. Neljänneksi järjestelmää hankittaessa tulee miettiä tarkasti, onko sillä tarkoitus käsitellä varsinaista aineistoa vai ainoastaan arkistoida sitä. Onnela (2000, 52-53) arvioi, että sähköisen dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto on helpompaa, jos yrityksen paperimuotoinen arkisto on alun alkaen dokumentoitu hyvin, mieluiten arkistonmuodostussuunnitelman tasolle. Koska järjestelmien kehitys on nopeaa, kannattaa kirjoittajan mukaan selvittää uusimpien ohjelmistojen toimivuus ja käydä tutustumassa käytössä oleviin vastaaviin järjestelmiin. Vahtera & Salmi (1998, 130) toteavat, että sähköiseen arkistointiin siirtymisen avulla voidaan nopeuttaa tiedon löytymistä. Pieskä (1990, 8 10) katsoo, että toimintojen automatisoinnilla saavutetaan kustannussäästöjä ja turvataan tiedon aikaisempaa pa-rempi löytyminen. Hänen mukaansa sähköinen arkistointi soveltuu useiden erilaisten dokumenttityyppien tallentamiseen. Suomen suurimpiin lääketeollisuuden toimialan yrityksiin kuuluvassa Orion Pharmassa on vuodesta 1998 lähtien ollut käytössä Documentum-pohjainen dokumenttienhallintajärjestelmä. Yrityksen toimintaprosessille on ominaista tuotekehityksen pitkäkestoisuus, viranomaisvaatimukset sekä laadunvalvonta. Nämä vaatimukset vaikuttavat siihen, että ajantasaisen ja oikean tiedon täytyy prosessin aikana löytyä. Yrityksen dokumenttienhallinnan tavoitteena on sen saumaton integrointi tuotekehitys- ja tuotantoprosessiin sekä muihin yrityksen käytössä oleviin järjestelmäsovelluksiin samoin kuin yhteistyökumppaneiden järjestelmiin. Koska yrityksen ensimmäisessä järjestelmässä on keskitytty pääasiassa aktiiviaikaisen tiedon hallintaan, on tavoitteena saman järjestelmän hyödyntämiseen dokumenttien elinkaaren hallinnan kaikissa vaiheissa. (Ellä, 2003, ) Uimaharjussa toimivassa Stora Enso konserniin kuuluvassa Enocell Oy:n selluloosatehtaassa on toteutettu projektityönä tehtaan johtamisjärjestelmään liittyvien dokumenttien siirtäminen sähköiseen järjestelmään. Projektin tavoitteena oli muun muassa luopua paperimuotoisten kopioiden tuottamisesta, nopeuttaa dokumenttien päivittämistä sekä pystyä paremmin hallitsemaan koko järjestelmää. Projektin järjestelmätoimittajaksi valittiin Domasoft Oy. Projektissa otettiin käyttöön uusi sähköinen taltio-ida -järjestelmä, jonka avulla pystytään hallitsemaan johtamisjärjestelmän laatuohjeita ja laatutallenteita. Järjestelmä otettiin käyttöön vuonna (Toivonen, 2003, ) Tällä hetkellä IDA-järjestelmään ollaan liittämässä tehtaan työ-, terveys- ja turvallisuuskysymysten hallintaan tarkoitettua järjestelmää ( Documenta, 2006). 9 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA VAKUUTUSYHTIÖISSÄ 9.1 Vakuutustoimiala ja yhtiöt Vakuutusyhtiöiden kotimainen maksutulo vuonna 2004 oli runsaat 13,3 milj. euroa. Maksutulosta suurin osa (56 %) kertyi eläkevakuutuksista. Sekä henkivakuutus että vahinkovakuutus muodostivat kumpikin viidenneksen (22 %) vakuutustoimialan maksutulosta. (Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto, 2006.) Vuoden 2005 alussa Suomessa toimi 68 vakuutusyhtiötä. Näistä suurin osa (46) oli kotimaisia yhtiöitä. Suomalaisen käytännön mukaisesti saman yhtiön toimesta pyritään hoitamaan mahdollisimman kattavasti kaikki asiakkaan vakuutusasiat, eli sama yhtiö tarjoaa esimerkiksi sekä henki-, että vahinkovakuutuksia. Useat vakuutusyhtiöt ovat myös koonneet saman toiminimen ympärille kaikkien vakuutuslajien erikoisyhtiöt, joka on johtanut keskittyneisiin vakuutusmarkkinoihin. (Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto, 2006) Kuuden suurimman suomalaisen vahinkovakuutusyhdistyksen markkinaosuus on 85 % vahinkovakuutusalan markkinoista. Vakuutusyhtiöiden Keskusliiton (2006) mu-kaan markkinaosuudeltaan suurin vahinkovakuutusyhtiö on IF Vahinkovakuutus Oy, jonka osuus on lähes kolman- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 11 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

12 nes (29 %). Vahinko-Pohjolan osuus markkinoista on runsas viidennes (22 %), ja Tapiolan hieman alle viidennes (18 %). Seuraavat kolme yhtiötä ovat markkinaosuuden mukaan huomattavasti pienempiä yhtiöitä. Fennian osuus on kymmenesosa (9 %), Lähivakuutuksen 4 %, ja A- Vakuutuksen 3 % vahin-kovakuutustoimialan markkinoista. Seuraavassa taulukossa tarkastellaan tarkemmin yhtiöiden tunnuslukuja. Markkinaosuus Vakuutusmaksutulo Liikevaihto Korvauskulut % 1000 eur eur eur. If Vahinkovakuutus Vahinko-Pohjola Tapiola Fennia Lähivakuutus A-Vakuutus Taulukko 1. Vahinkovakuutusyhtiöiden tunnusluvut. Suomen vakuutusmarkkinoita voidaan pitää varsin kehittyneinä ja vakuutusten käyttö on yleistä. Vakuutusalaa koskevien tutkimusten mukaan suomalaiset ovat hankkineet erityisesti vahinkovakuutuksia. Esimerkiksi yli kahdessa kolmasosassa kotitalouksista on kotivakuutus. Vapaaajan tapaturmavakuutus on yli kahdella viidesosalla kotitalouksista. Vakuutusasiat on Suomessa hoidettu perinteisesti suoraan vakuutusyhtiön ja asiakkaan kesken. Vakuutusyhtiöt käyttävät kuitenkin monia jakelukanavia palveluiden tarjoamiseksi asiakkaille. Osa yhtiöistä hoitaa vakuutusten myynnin oman konttoriverkoston ja päätoimisen myyntihenkilöstön avulla. Yhtiöillä on myös sivutoimisia asiamiehiä, jotka toimivat vain yhden yhtiön tai yhtiöryhmittymän lukuun. Lisäksi vakuutuksia myydään usean vakuutusyhtiön asioimistoissa, esimerkiksi autoliikkeissä ja matka-toimistoissa. 9.2 Tutkimuskysymykset, tutkimuksen kohdejoukko ja tutkimusmenetelmät Keväällä 2006 selvitettiin millaisia sähköisiä dokumenttienhallintajärjestelmiä vahinkovakuutusyhtiöillä on käytössään, ja onko järjestelmissä otettu huomioon dokumenttien pitkäaikaissäilytys. Samalla kartoitettiin, onko yrityksillä tarvetta sähköistä dokumenttienhallintaa ja arkistointia koskevaan neuvontaan ja ohjaukseen. Tutkimuksen kohdejoukkona oli kuusi suurinta vahinkovakuutustoimialan yritystä, eli IF Vahinkovakuutus Oy, Vahinkovakuutusosakeyhtiö Pohjola, Keskinäinen Vakuutusyhtiö Tapiola, Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia, Lähivakuutus Keskinäinen Yhtiö, sekä A-Vakuutus Oy. Vakuutusyhtiö Pohjola toimii tutkimuksen tekohetkellä osana Osuuspankkien Keskuspankkia (OKO) ja Osuuspankkikeskusta (Osuuspankki, 2006). Kohderyhmäksi valittiin vahinkovakuutustoimialalla toimivia yrityksiä, koska ensinnäkin vakuutusalan sähköisiä järjestelmiä voidaan pitää varsin pitkälle kehittyneinä. Toiseksi vahinkovakuutuksen järjestelmissä käsiteltävien asioiden ja dokumenttien elinkaari saattaa olla jopa useiden vuosikymmenten mittainen, jolloin vaatimukset järjestelmän toimivuudelle ovat erilaiset kuin kertakorvausten käsittelyyn tarkoitetuissa järjestelmissä, tai kokonaan eri toimialalla toimivassa tuotantotoimintaa harjoittavassa yrityksessä. Kolmanneksi vahinkovakuutustoimiala on markkinaosuudeltaan varsin suuri toimiala, jonka dokumenttienhallintajärjestelmissä käsitellään suuria Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 12 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

13 tietomääriä, mikä asettaa järjestelmälle erityisvaatimuksia verrattuna esimerkiksi tuotantotoimintaa harjoittavan yrityksen järjestelmiin. Tutkimus toteutettiin kirjallisena kyselytutkimuksena. Kyselylomakkeet lähetettiin sähköpostin liitteenä yritysten tietohal-linto- ja järjestelmäpäälliköille toukokuussa Tutkimuksen tulokset Vakuutusyhtiöiden sähköistä dokumenttienhallintaa koskeva kysely lähetettiin kuudelle vahinkovakuutustoimialan markkinaosuudeltaan suurimmalle yritykselle. Kyselyyn saatiin vastaukset kahdelta yritykseltä. Lisäksi kahdesta muusta yrityksestä saatiin sähköpostilla ja puhelimitse joitakin tietoja. Toisessa niistä oltiin parhaillaan asentamassa sähköistä dokumenttienhallintajärjestelmää yrityksen toimipisteisiin ympäri Suomen, eli järjestelmien kehittämisessä oli päästy niiden käyttöönottovaiheeseen (Viljanen, 2006). Toisessa yrityksessä arvioitiin heillä olevan runsaat 200 erilaista järjestelmää, mukaan lukien eri vakuutuslajien sekä hallinnon järjestelmät (Gustafsson, 2006). Tarkastellaan aluksi vastanneiden kahden yrityksen perustietoja. Liikevaihdolla ja henkilöstömäärällä mitattuna molemmat vastanneet yritykset olivat saman kokoisia. Molempien yritysten liikevaihto oli runsaat 0,7 mrd. euroa ja henkilöstömäärä yli 250. Molempien yritysten kotipaikka oli pääkaupunkiseudulla. Varsinaiseen vahinkovakuutustoimintaan liittyviä sähköisiä ohjelmistoja ja tietojärjestelmiä oli yrityksissä käytössä runsaasti. Tällaisia olivat muun muassa erilaiset vahinkovakuutuskorvausten asianhallintajärjestelmät. Toisessa yrityksessä oli käytössä myös vahinkovakuutusasiakirjojen arkistointiin tarkoitettu sähköinen järjestelmä. Vakuutuspalveluiden hoitamiseen liittyvien järjestelmien lisäksi yritysten käytössä oli myös hallinnollisiin tehtäviin tarkoitettuja sähköisiä järjestelmiä, muun muassa ostolaskujen hallintajärjestelmä. Kyselyyn vastanneista yrityksistä toisella sähköiset järjestelmät olivat pääasiassa kaupallisia valmisohjelmasovelluksia, joita oli hieman räätälöity yrityksen tarpeita varten. Toisen vastanneen yrityksen nimenomaan vahinkovakuutuksien käsittelyyn liittyvät järjestelmät oli rakennettu pääosin itse. Molempien vastanneiden yritysten järjestelmistä oli yhteyksiä yhtiön ulkopuolelle esimerkiksi verottajan, Kansaneläkelaitoksen ja Eläketurvakeskuksen järjestelmiin. Tarkastellaan seuraavaksi vastanneiden yritysten järjestelmiä suhteessa aineistojen pitkäaikaissäilytykseen. Toisessa vastanneessa yrityksessä ei ollut käytössä varsinaista koko yrityksen toimintaa koskevaa arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS), mutta kuitenkin joitakin erillisjärjestelmiä koskevia säilytysaikasuunnitelmia oli tehty. Tosin tässäkin yrityksessä oli käytössä asiakkaalle lähteviä asiakirjoja koskeva suunnitelma, joka ei kuitenkaan yltänyt sähköisten järjestelmien tasolle saakka. Toisessa vastanneessa yrityksessä arkistonmuodostussuunnitelma oli rakennettu koskemaan myös sähköistä aineistoa. Suunnitelmaan oli liitetty maininnat muun muassa sähköisen aineiston säilytysajasta, säilytysajasta paperimuodossa, tiedot aineistoa tuottavasta samoin kuin arkistoivasta järjestelmästä, sekä metatietoja koskevat maininnat. Aktiivivaiheen asiakirjat säilytettiin molemmissa vastanneissa yrityksissä sekä sähköisessä muodossa että paperilla. Tämä koski niin varsinaisia vakuutustoiminnan hoitamiseen liittyviä asiakirjoja, kuin hallinnon asiakirjojakin. Pysyvään säilytykseen molemmissa yrityksissä ilmoitettiin jäävän muun muassa varsinaista vakuutussopimusta koskevat asiakirjat, sekä vakuutuskorvauksia koskevat asiakirjat, esimerkiksi vakuutuskorvaushakemukset. Myös osa asiakastiedotteista kuului pysyvästi säilytettävien asiakirjojen joukkoon. Molemmat vastanneet yritykset ilmoittivat säilyttävänsä pysyvästi säilytettävää aineistoa osittain sähköisessä muodossa ja osittain paperilla. Sähköistä pitkäaikaissäilytystä varten oli toisessa yrityksessä omat erillisjärjes- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 13 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

14 telmänsä. Toisessa yrityksessä arkistointiominaisuus kuului osana käytössä olevaan dokumenttienhallintajärjestelmään. Molemmissa yrityksissä todettiin lainsäädännön ohjaavan niiden asiakirjahallintoa. Erityisesti vakuutustoimintaan liittyen mainittiin muun muassa vakuutussopimuslaki, joka antaa vakuutusasiakirjojen sisältöä, lähettämisaikatauluja, sekä vakuutusturvan voimassaoloaikoja koskevia määräyksiä. Muita mainittuja lain säädöksiä olivat esimerkiksi tapaturmavakuutuslaki, sekä henkilötietolaki ja potilastietolaki. Molemmissa yrityksissä todettiin, että Vakuutusyhtiöitten Keskusliiton taholta ei anneta erityisesti asiakirjahallintoa koskevia säädöksiä. Asiakirjahallintoa ja erityisesti sähköistä dokumenttienhallintaa koskevaa neuvontaa ja ohjausta katsottiin tarvittavan molemmissa vastanneissa yrityksissä. Toisessa yrityksessä todettiin, että heillä ei ole yhtään palkattua henkilöä kehittämässä ja koordinoimassa sähköisiä järjestelmiä, vaan ratkaisut tehdään tapauskohtaisesti yrityksen eri liiketoiminnan osa-alueilla. Toisessa yrityksessä kaivattiin opastusta parhaiden käytännön toteutustapojen löytämiseen järjestelmiä kehitettäessä. Toisessa yrityksessä ei tiedetty, mistä neuvoa ja ohjausta on mahdollista hankkia. Molemmissa yrityksissä ilmoitettiin tarvittavan sähköisen aineiston arkistointiin liittyvää ohjausta ja neuvontaa, jonka tulisi keskittyä erityisesti järjestelmien kokonaisuuden hallintaan ja suunnitteluun. 9.4 Yhteenveto ja johtopäätökset Käsitteet dokumenttienhallinta ja asianhallinta ovat vaikeaselkoisia. Erityisesti yrityksissä käytetään molempia käsitteitä usein rinnakkaistermeinä. Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmiä ja niiden hankintaprosesseja koskevaa tutkimusta on tehty vähän. Tutkimuksessa on keskitytty enemmän sähköisen kaupankäynnin erityispiirteisiin. Viranomaisten järjestelmiä koskevassa tutkimuksessa painopiste on puolestaan ollut sähköisen asioinnin ominaispiirteiden tarkastelussa. Kuten tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa todetaan, pankeissa ja vakuutuslaitoksissa on panostettu voimakkaasti erilaisten sähköisten tietojärjestelmien kehittämiseen. Vakuutuslaitosten kohdalla järjestelmien kehittämistä puoltaa toimialan luonne. Yhtiöiden asiankäsittelyn elinkaari saattaa olla vuosikymmenien mittainen, erityisesti vahinkovakuutuksen liittyvien vakuutuskorvausten tai eläkevakuutussäästämisen kohdalla. Tämän tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että vakuutusyhtiöillä on käytössään runsaasti erilaisia dokumenttienhallintajärjestelmiä sekä varsinaista vakuutusasioiden hoitamista, että hallinnon tarpeita varten. Yhtiöiden käytössä olevat järjestelmät ovat osittain itse rakennettuja ja osittain valmisohjelmistoja. Yhteyksiä ulkopuolisiin järjestelmiin on rakennettu jonkin verran. Vastanneiden yritysten aktiivivaiheen asiakirjat säilytetään sekä sähköisessä muodossa että paperilla. Joissakin sähköisissä järjestelmissä on ajateltu myös aineiston pitkäaikaista säilyttämistä. Vaikka sähköisten järjestelmien kehittäminen on vastanneissa yrityksissä varsin pitkällä, katsotaan niissä kuitenkin tarvittavan sähköistä dokumenttienhallintaa samoin kuin arkistointiakin koskevaa neuvontaa ja ohjausta. Neuvonnan tulisi keskittyä erityisesti järjestelmäkokonaisuuksien suunnitteluun ja hallintaan. Tässä tutkimuksessa saatiin pintapuolinen näkemys yritysten sähköisistä tietojärjestelmistä. Tutkijan itsensä kannalta konkreettinen pääsy tarkastelemaan tarkemmin järjestelmiä olisi syventänyt omaa näkemystä ja selkiyttänyt kuvaa käytössä olevista järjestelmistä. Toisaalta tutkimuksessa esille tullut järjestelmien runsas kirjo antaa hyvän kuvan siitä, missä vaiheessa sähköisten dokumenttienhallinnan kehityksessä yrityksissä tällä hetkellä ollaan. Tutkimuksen tuloksia voidaan pitää suhteellisen luotettavina, koska yrityksiltä saadut vastaukset olivat samansuuntaisia, mukaan lukien varsinaisen kyselyn ulkopuolelta saadut järjestelmiä koskevat kommentit. Tutkimuksen otosjoukkoa voidaan pitää kattavana, koska sen muodostivat Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 14 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

15 vahinkovakuutusalan markkinaosuudeltaan kuusi suurinta yritystä, joiden hallussa on 85 % vahinkovakuutusalan markkinoista. Tutkimustulokset vahvistavat myös tietoyhteiskuntaneuvoston näkemystä, jonka mukaan vakuutusyhtiöiden sähköiset tietojärjestelmät ovat varsin pitkälle kehittyneitä. Tutkimuksen tulosten mukaan vakuutusyhtiöissä näyttää käynnistyneen siirtyminen yksittäisiin toimintoihin kohdistuvien järjestelmien kehittämisestä kohti järjestelmiä, joissa otetaan huomioon aineiston pitkäaikaissäilytys sekä yhteydet sidosryhmien järjestelmiin. Vakuutusyhtiöiden voidaan katsoa siis jo osittain siirtyneen kohti Anttilan kuvaamaa toisen vaiheen keskitettyjä dokumenttienhallintajärjestelmiä. Kun verrataan tutkimuksessa mukana olleiden vakuutusyhtiöiden sähköisen liiketoiminnan kehitysvaihetta pk-yritysten vastaavaan (Berg), voidaan todeta että sisäisen sähköisen liiketoiminnan näkökulmasta vakuutusyhtiöt ovat kehityksessään samassa vaiheessa kuin suurin osa pk-yrityksistä. Ulkoisten sähköisten yhteyksien kohdalla vakuutusyhtiöt ovat kehityksessään pidemmällä kuin Bergin tutkimukseen osallistuneet yritykset. 10 LÄHTEET Anttila, Juha Dokumenttien hallinta.edita, IT Press. Anttila, Juha Dokumenttien hallinta osana IT-arkkitehtuuria. Faili 1/2006. Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA. www-dokumentti. Luettu Ellä, Auli Orion Pharman dokumenttienhallinta tukea ja tehokkuutta liiketoi-mintaan nyt ja tulevaisuudessa. Faili 2/2003. Gustafsson, Timo Haastattelu Järjestelmäasiantuntija. Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia. Lantto, Eeva Sähköinen asiointi hallinnossa erityisesti sähköisen allekirjoituksen ja yksityisyyden suojan kannalta. Kansaneläkelaitos. Loponen, Mirja. Sähköinen asiakirjanhallinta ja järjestelmät. Luentomateriaali Sähköisen aineiston hallinnan ja arkistoinnin kurssi. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Lybeck, Jari Arkistot. Yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja. Arkistolaitos.PDF-dokumentti. Luettu Onnela, Heli Siirtyminen elektroniseen arkistointiin case: Myllykoski Paper Oy. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Tietopalvelun ja arkistotoimen koulutusohjelma. Opinnäytetyö. Pieskä, Kari Elektroninen arkistointi. Valtion teknillinen tutkimuskeskus. Tiedotteita Valtion teknillinen tutkimuskeskus. Pohjolan tiedote: Ylimääräisen yhtiökokouksen päätöksiä Luettu Rantala, Jukka & Pentikäinen, Teuvo Vakuutusoppi. Suomen Vakuutusalan Koulutus ja Kustannus Oy. Sähköisen asianhallinnan ratkaisut. Luettu Sähköisen asianhallinnan ratkaisut. Luettu Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 15 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

16 Tietoyhteiskuntaneuvosto Tulevaisuuden verkottuva Suomi. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportti. Valtioneuvoston kanslia. Tyrväinen, Pasi Yritysarkkitehtuuri ja asiakirjahallinnon arkkitehtuuri. Faili 1/2006. Vahtera, Pauli & Salmi, Heli Paperiton kirjanpito: Kirjanpitolain menetelmäuudistus +euro taloushallinnossa. Tilintarkastajien Kustannus Oy. Vakuutuslainsäädäntö Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto. www-dokumentti. Luettu Viljanen, Katja Haastattelu Käytönsuunnittelija. Lähivakuutus Keskinäinen Yhtiö. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 16 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Sähköpostin arkistointi

Sähköpostin arkistointi Suomen XII liikearkistopäivät 1 12.-13.9.2007 Tampere Sähköpostin arkistointi www.industrialitc.fi 2 Esityksen sisältö Sähköpostiarkistointi osana informaation hallintaa ja ECM-kokonaisuutta Lainsäädäntö

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Case Honeywell Oy. Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere. Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen

Case Honeywell Oy. Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere. Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen Case Honeywell Oy Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen 1 Vastaanottaa yritysten asiakirjoja, lähinnä pysyvään säilytykseen Asiakirjoihin liittyvä tutkijapalvelu

Lisätiedot

Liikearkistoyhdistys Teemapäivä 6.6.2012. Sharepoint ja arkistointi - missä mennään juuri nyt. Juha Anttila IITC

Liikearkistoyhdistys Teemapäivä 6.6.2012. Sharepoint ja arkistointi - missä mennään juuri nyt. Juha Anttila IITC Liikearkistoyhdistys Teemapäivä 6.6.2012 Sharepoint ja arkistointi - missä mennään juuri nyt Liikearkistoyhdistys, Teemapäivä 6.6.2012 Ohjelma 12.00 Avaus Osmo Palonen, LAY 12.05 Sähke2 TOS, TOJ ja sertifiointi

Lisätiedot

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Sähköinen asiakirjahallinta Sähköinen työpöytä Dokumenttienhallinta (kuvatut käsittelyprosessit) Asiahallinta Sähköinen arkisto

Lisätiedot

Projektin tilannekatsaus

Projektin tilannekatsaus Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

HYVÄSTÄ PARHAAKSI PK-YRITYSTEN ODOTUKSET IT:LLE

HYVÄSTÄ PARHAAKSI PK-YRITYSTEN ODOTUKSET IT:LLE HYVÄSTÄ PARHAAKSI PK-YRITYSTEN ODOTUKSET IT:LLE 14.12.2006 JUKKA SUUNIITTY HELSINGIN SEUDUN KAUPPAKAMARI jukka.suuniitty@chamber.fi ESITYKSEN AIHEET 1. Helsingin seudun kauppakamarin selvitys pk-yritysten

Lisätiedot

Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.

Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11. Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mamk Lähtökohdat ja tausta

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ

SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ LIIKEARKISTOPÄIVÄT 12.-13.9.2007 ASIAKIRJAT SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ Jukka Tuomela Tampereen yliopisto Oikeustieteiden laitos Lainsäädännön lähtökohtia Lainsäädännössä pyritään siihen, että sähköisiä

Lisätiedot

Sisällönhallintahanke

Sisällönhallintahanke Sisällönhallintahanke 1 Käsitteet 1/2 Sisältö Tässä hankkeessa käsitellään asiakirjamuotoista ja pääasiassa sähköistä sisältöä Sisältöä ovat esim.: viralliset asiakirjat dokumentit raportit ja julkaisut

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 1(5) VALTIPA Kirjeenne 22.5.2012 Kansallisarkistoon VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkosto

Lisätiedot

Tullin tietopalvelu - yhteinen vastuu oikean tiedon antamisesta

Tullin tietopalvelu - yhteinen vastuu oikean tiedon antamisesta Tullin tietopalvelu - yhteinen vastuu oikean tiedon antamisesta Johtaminen tänään. Viestintä ja tietopalvelu tullikuvan muovaajina. Miten minä tiiminvetäjänä ja esimiehenä edistän tietovälineiden aktiivista

Lisätiedot

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu

Lisätiedot

Asiakirjojen tuottaminen ja hallinta. Tiedot siirretään, tallennetaan ja käsitellään erilaisten asiakirjojen välityksellä.

Asiakirjojen tuottaminen ja hallinta. Tiedot siirretään, tallennetaan ja käsitellään erilaisten asiakirjojen välityksellä. Asiakirjojen tuottaminen ja hallinta Tiedot siirretään, tallennetaan ja käsitellään erilaisten asiakirjojen välityksellä. Asiakirjatuotanto Standardit Lomakkeet Tuottamismenetelmät Työvälineohjelmat Toimiston

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 Mitä palveluita tarjotaan VALDA-tietojärjestelmän ensimmäisestä versiosta? Mitä hyötyä saat tästä organisaatiollesi? IBM, Helsinki 14.5.2009 Hankepäällikkö Toini Salmenkivi

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Suomen kulttuurilaitokset

Suomen kulttuurilaitokset Suomen kulttuurilaitokset Kurssi, kevät 2001 Moskovan yliopisto Leena Kononen Tiedonhaku Suomesta Julkisten viranomaisten, valtion ja kuntien keskeiset palvelut sekä keskeiset julkiset tiedot löytyvät

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus

Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus HAUS 15.9.2011 Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa - käytännön tilanteita Jukka Tuomela Johtamiskorkeakoulu/Julkisoikeus Tampereen yliopisto 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 1 Sähköisten asiointipalvelujen

Lisätiedot

Kansallinen digitaalinen kirjasto

Kansallinen digitaalinen kirjasto Kansallinen digitaalinen kirjasto - käyttörajoitusten t huomioiminen i i Kansallisen digitaalisen it kirjaston säädöspohjasta yleisesti Ei erillistä säädöspohjaa Tulevaisuuden tarve? Organisatoriset, taloudelliset

Lisätiedot

Digitaalinen hallinto - mitä puuttuu vai puuttuuko mitään?

Digitaalinen hallinto - mitä puuttuu vai puuttuuko mitään? Digitaalinen hallinto - mitä puuttuu vai puuttuuko mitään? Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen 1 Sähköinen hallinto Sähköiset palvelut ja tietojärjestelmät Palveluiden käyttäjät

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

ERP-KYSELYN TULOKSET

ERP-KYSELYN TULOKSET ERP-KYSELYN TULOKSET Toiminnanohjausjärjestelmät tuotannollisissa yrityksissä 1 Työvoima- ja elinkeinokeskus Arbetskrafts- och näringscentralen Puhuja: André Österholm, Pohjanmaan Te-keskus Alustus Tuotannollisille

Lisätiedot

Suomalaisten organisaatioiden kehittämistoiminnassa on paljon parannettavaa

Suomalaisten organisaatioiden kehittämistoiminnassa on paljon parannettavaa Suomalaisten organisaatioiden kehittämistoiminnassa on paljon parannettavaa CxO Mentor Oy tutki hankesalkun hallintaa, projektitoimiston toimintaa ja kokonaisarkkitehtuurityötä maalis-huhtikuussa 2012

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Kunnan rakennetun ympäristön sähköiset palvelut (KRYSP)

Kunnan rakennetun ympäristön sähköiset palvelut (KRYSP) Kunnan rakennetun ympäristön sähköiset palvelut (KRYSP) Hankkeen tavoitteet ja sisältö Kunnan rakennetun ympäristön sähköiset palvelut projektin (KRYSP) tavoitteena on tuottaa sähköinen asiointipalvelukokonaisuus,

Lisätiedot

Euroopan pk-yritysviikko tilaisuudet Pirkanmaalla 24.5-2.6.2010

Euroopan pk-yritysviikko tilaisuudet Pirkanmaalla 24.5-2.6.2010 Euroopan pk-yritysviikko tilaisuudet Pirkanmaalla 24.5-2.6.2010 Pirkanmaan Buusti kehitystoimintaa pk-yrityksille Perusajatus Ei kilpaile olemassa olevien palveluiden kanssa, vaan täydentää ja ohjaa muidenkin

Lisätiedot

Työryhmän selvitys hallituksen. Kuntien ja valtion tietohallinnon menettelytavat-työryhmä. Capgemini Finland Oy

Työryhmän selvitys hallituksen. Kuntien ja valtion tietohallinnon menettelytavat-työryhmä. Capgemini Finland Oy KUNTIEN JA VALTION TIETOHALLINNON YHTEISTEN MENETTELYTAPOJEN JA KOORDINOINNIN KEHITTÄMINEN LIITE 2: JULKISEN HALLINNON YHTEISEN SÄHKÖISEN ASIOINNIN JA KANSALLISEN SÄHKÖISEN ARKISTOINNIN KEHITTÄMINEN TAUSTAA

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

CAMA 2 BASE -projekti

CAMA 2 BASE -projekti CAMA 2 BASE -projekti SÄHKE -expo 29.11.2012 Maija Pylkkänen DM 1046726 11/2012 Copyright Tekes CAMA 2 BASE Viiden viraston yhteinen projekti (Energiamarkkinavirasto, Metsäntutkimuslaitos, Säteilyturvakeskus,

Lisätiedot

Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen johdon näkökulmasta

Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen johdon näkökulmasta Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen johdon näkökulmasta case Pirkkalan kunta Hallintojohtaja Olli Niemi, Pirkkalan kunta Pirkkalan kunta Asukkaita 18 071 (31.8.2012) Pinta-ala 104 km², josta maata 81

Lisätiedot

TIETOTEKNIIKAN HYÖDYNTÄMINEN OSANA LIIKETOIMINTAPROSESSEJA: Toiminnan raportointi ja seuranta, tapahtuneisiin poikkeamiin nopea reagointi.

TIETOTEKNIIKAN HYÖDYNTÄMINEN OSANA LIIKETOIMINTAPROSESSEJA: Toiminnan raportointi ja seuranta, tapahtuneisiin poikkeamiin nopea reagointi. TIETOTEKNIIKAN HYÖDYNTÄMINEN OSANA LIIKETOIMINTAPROSESSEJA: Sähköisen liiketoiminnan mahdollisuudet: Sisäiset ja ulkoiset prosessit Toiminnan tehostaminen, reaaliaikaisuus Toiminnan raportointi ja seuranta,

Lisätiedot

Viestinvälityksellä tehokkuutta terveydenhuollon yhteistoimintaan Timo Airaksinen, Business Manager, Itella Suomi Oy

Viestinvälityksellä tehokkuutta terveydenhuollon yhteistoimintaan Timo Airaksinen, Business Manager, Itella Suomi Oy Viestinvälityksellä tehokkuutta terveydenhuollon yhteistoimintaan Timo Airaksinen, Business Manager, Itella Suomi Oy 24.03.2013 /ecare/ Timo Airaksinen / Itella Copyright Itella Suomi Oy Suomen Posti =

Lisätiedot

Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen Päijät-Hämeen pk-yrityksissä. Ari Saloranta 09.09.2004

Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen Päijät-Hämeen pk-yrityksissä. Ari Saloranta 09.09.2004 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen Päijät-Hämeen pk-yrityksissä Ari Saloranta 09.09.2004 datatiimi - Tietojenkäsittely Päijät-Hämeen suurin tietotekniikan yrityskouluttaja Yrityksen henkilöstökoulutus

Lisätiedot

Digipuntari 2015 tuloksia ja tulkintaa eteläsavolaisittain

Digipuntari 2015 tuloksia ja tulkintaa eteläsavolaisittain Digipuntari 2015 tuloksia ja tulkintaa eteläsavolaisittain Data liikkuu ja asiakas käy pyydykseen lisää liiketoimintaa verkosta 02.11.2015 Maija Korhonen Digipuntari yhteistyössä Etelä-Savon yrittäjien

Lisätiedot

Kokonaisarkkitehtuuri käytännössä Case Arkistolaitos

Kokonaisarkkitehtuuri käytännössä Case Arkistolaitos Kokonaisarkkitehtuuri käytännössä Case Arkistolaitos Tuotepäällikkö Tarja Kallio Esityksen sisältö Triplan - ohjelmistoja asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintaan yli 20 vuoden ajan Case Arkistolaitos

Lisätiedot

11.10.2013 Tekijän nimi

11.10.2013 Tekijän nimi 11.10.2013 Tekijän nimi Arkkitehtuuri kehittämisen välineenä Kokonaisarkkitehtuuri hallitun muutoksen avaimena Etelä-Savon maakuntaliitto 10.10.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mikkelin ammattikorkeakoulu

Lisätiedot

Kumppaniratkaisu. M-Files Cloud Vault Dokumenttien hallinta on helppoa. Paranna tietotyön tehokkuutta ja laatua!

Kumppaniratkaisu. M-Files Cloud Vault Dokumenttien hallinta on helppoa. Paranna tietotyön tehokkuutta ja laatua! Kumppaniratkaisu M-Files Cloud Vault Dokumenttien hallinta on helppoa Paranna tietotyön tehokkuutta ja laatua! Vaihdoimme vanhan järjestelmän M-Filesiin viikonlopun aikana. Henkilökunnan kouluttamiseen

Lisätiedot

Datan jalostamisesta uutta liiketoimintaa yhteistyo lla. Vesa Sorasahi Miktech Oy 20.11.2014

Datan jalostamisesta uutta liiketoimintaa yhteistyo lla. Vesa Sorasahi Miktech Oy 20.11.2014 Datan jalostamisesta uutta liiketoimintaa yhteistyo lla Vesa Sorasahi Miktech Oy 20.11.2014 Käsitteitä Avointa tietoa ovat ne digitaaliset sisällöt ja datat, joita kuka tahansa voi vapaasti ja maksutta

Lisätiedot

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa Sivu 1 OHJEASIAKIRJAT Palvelukeskukselle osoitetut muilta viranomaisilta S voa saapuneet määräykset, ohjeet, suositukset yms. Palvelukeskuksen laatimat ohjeet, linjaukset yms. L sp esim. asiakaspalvelukriteerit

Lisätiedot

Intro sähköiseen liiketoimintaan www.liiketoiminta.info/lumo

Intro sähköiseen liiketoimintaan www.liiketoiminta.info/lumo SIVU 1 Intro sähköiseen liiketoimintaan www.liiketoiminta.info/lumo Sähköisen liiketoiminnan koulutuskokonaisuus 1. Päivä / Kirsi Mikkola SIVU 2 Koulutuspäivän tavoite Koulutuspäivän tavoitteena on luoda

Lisätiedot

Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä

Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä Heljä Strömberg Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä Osa 3. Case Stora Enso Aton-projektin julkaisu nro 3 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Informaatio-

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Tikli-projektin avausseminaari

Tikli-projektin avausseminaari Tikli-projektin avausseminaari Toiminnanohjaus 16.9.2008 Salla Brunou, Severa Luennon sisältö 1. Annetut aiheet 2. Omia kokemuksia Severa Oyj Severa -Kasvanut vuodesta 2003 yli 20 hengen yritykseksi -Asiakaskunta:

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Terveydenhuollon ATK-päivät

Terveydenhuollon ATK-päivät Terveydenhuollon ATK-päivät 27.5.2002 Tero Tammisalo Myyntipäällikkö Alueellinen digitaalinen arkisto Aiheet Aiheen esittely Asiointi ja prosessit sähköiseksi, verkkoon Sähköinen käsittely ja päätöksenteko

Lisätiedot

5 Menestyminen kansallisilla markkinoilla vaatii tuotekehityksen parantamista. 6 Menestyminen kv-markkinoilla vaatii tuotekehityksen parantamista

5 Menestyminen kansallisilla markkinoilla vaatii tuotekehityksen parantamista. 6 Menestyminen kv-markkinoilla vaatii tuotekehityksen parantamista Tavoitetaso Nykytaso Haastateltavan kommentit 1 Tuotteiden nykyinen kilpailukyky oman maakunnan alueella 4 4 4 2 Tuotteiden nykyinen kilpailukyky valtakunnallisilla markkinoilla 4 5 3 Lisää markkinointia

Lisätiedot

Kehittämiskysely 2012. Tulokset

Kehittämiskysely 2012. Tulokset Kehittämiskysely 2012 Tulokset Tausta Kehittämiskysely toteutettiin eteläpohjalaisissa kaluste- ja asumisteollisuuden yrityksissä loka-marraskuussa 2012 Kyselyn tavoitteena oli kartoittaa kohderyhmään

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Uudenmaan PK-yritysten kehittäminen -kysely. Helmikuu 2010

Uudenmaan PK-yritysten kehittäminen -kysely. Helmikuu 2010 Uudenmaan PK-yritysten kehittäminen -kysely Helmikuu 2010 Kyselyn taustaa ELY-keskus tukee yrityksiä tarjoamalla neuvonta-, kehittämis- ja rahoituspalveluja. ELYkeskuksen tavoitteena on jatkuvasti kehittää

Lisätiedot

ODF-standardin käyttö julkishallinossa 19.1.2009

ODF-standardin käyttö julkishallinossa 19.1.2009 ODF-standardin käyttö julkishallinossa 19.1.2009 Dokumenttiformaatit julkishallinnossa Tällä hetkellä Microsoft Office binääriformaatti (.doc) eniten käytetty tiedostomuoto julkishallinnossa XML-pohjaiset,

Lisätiedot

HALLINNOINTIKOODI (CORPORATE GOVERNANCE)

HALLINNOINTIKOODI (CORPORATE GOVERNANCE) HALLINNOINTIKOODI (CORPORATE GOVERNANCE) 20.5.2010 1 / 5 Suomen Yliopistokiinteistöt Oy Finlands Universitetsfastigheter Ab:n (jäljempänä yhtiö ) päätöksenteossa ja hallinnossa noudatetaan osakeyhtiölakia

Lisätiedot

KUNTIEN SÄÄSTÖTOIMET JA TULONLISÄYSKEINOT

KUNTIEN SÄÄSTÖTOIMET JA TULONLISÄYSKEINOT KUNTIEN SÄÄSTÖTOIMET JA TULONLISÄYSKEINOT SYKSY 211 Kunnallisalan kehittämissäätiö KAKS VTK Anna Laiho Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ...4 2. SÄÄSTÖTOIMET JA TULONLISÄYSKEINOT KUNNISSA....5 2.1 Tehdyt säästötoimet.5

Lisätiedot

StanForD-XML. Juha-Antti Sorsa, Tapio Räsänen, Vesa Imponen

StanForD-XML. Juha-Antti Sorsa, Tapio Räsänen, Vesa Imponen Projektiryhmä StanForD-XML Juha-Antti Sorsa, Tapio Räsänen, Vesa Imponen Rahoittajat Koskitukki Oy, Metsähallitus, Metsäliitto Osuuskunta, Pölkky Oy, Stora Enso Oyj, UPM- Kymmene Oyj, Vapo Timber Oy, Yksityismetsätalouden

Lisätiedot

Työryhmäraportti. Tietohallinto. Nykytilan kuvaus sekä uuden kunnan palvelujen järjestäminen, organisointi ja kehittäminen

Työryhmäraportti. Tietohallinto. Nykytilan kuvaus sekä uuden kunnan palvelujen järjestäminen, organisointi ja kehittäminen Työryhmäraportti Nykytilan kuvaus sekä uuden kunnan palvelujen järjestäminen, organisointi ja kehittäminen Tietohallinto päiväys 13.03.2014 1 Yhteenveto Kotkan ja Haminan tietohallintoyksiköt vastaavat

Lisätiedot

Yhtiöllä on peruspääomana takuupääoma ja pohjarahasto.

Yhtiöllä on peruspääomana takuupääoma ja pohjarahasto. YHTIÖJÄRJESTYS 2015 YHTIÖJÄRJESTYS 2 (7) 1 Yhtiön toiminimi ja kotipaikka 2 Yhtiön toimiala Yhtiön toiminimi on Valion Keskinäinen Vakuutusyhtiö, ja sen kotipaikka Helsinki. Yhtiön toiminta käsittää Euroopan

Lisätiedot

Suomalainen pilvimaisema Yhteenveto Liikenne- ja viestintäministeriön selvityksestä 2013

Suomalainen pilvimaisema Yhteenveto Liikenne- ja viestintäministeriön selvityksestä 2013 Suomalainen pilvimaisema Yhteenveto Liikenne- ja viestintäministeriön selvityksestä 2013 Seppo Kalli Digital Media Finland Selvitys Suomalainen pilvimaisema Liikenne- ja viestintäministeriö Julkaisuja

Lisätiedot

MÄÄRÄYS LUOTTOLAITOKSEN KIRJANPIDOSTA

MÄÄRÄYS LUOTTOLAITOKSEN KIRJANPIDOSTA Muutokset merkitty alleviivattuna 1 (5) Luottolaitoksille Omistusyhteisöille MÄÄRÄYS LUOTTOLAITOKSEN KIRJANPIDOSTA Rahoitustarkastus antaa rahoitustarkastuslain 14 :n 1 momentin nojalla seuraavan määräyksen

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

Sähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta. Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu

Sähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta. Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu Sähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu Mikkelin ammattikorkeakoulu toimijana Mikkelin Ammattikorkeakoulu Mikkeli on historiallisen tiedonhallinnan

Lisätiedot

Pirkanmaan ebuusti pienyritysten sähköisen liiketoiminnan kehittäminen tavoitteena kasvu ja kansainvälistyminen

Pirkanmaan ebuusti pienyritysten sähköisen liiketoiminnan kehittäminen tavoitteena kasvu ja kansainvälistyminen Pirkanmaan ebuusti pienyritysten sähköisen liiketoiminnan kehittäminen tavoitteena kasvu ja kansainvälistyminen Hankeaika 2013 2014 Kohderyhmänä ovat pienet kehityskykyiset, kasvuhaluiset, pirkanmaalaiset

Lisätiedot

Sähköinen asianhallinta Onko tietojen hallinta mukana

Sähköinen asianhallinta Onko tietojen hallinta mukana Sähköinen asianhallinta Onko tietojen hallinta mukana Asiakirjahallinnasta tietojen hallintaan, seminaari 4.10.2012/ Katariina Ryhänen, Kuntien Tiera Oy Sisältö: 1. Kuntien Tiera Oy:n yleisesittely 2.

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Yrityksen sähköisen sanomaliikenteen automatisointi

Yrityksen sähköisen sanomaliikenteen automatisointi Yrityksen sähköisen sanomaliikenteen automatisointi Digi Roadshow 20.4.2015 OneWay Sanomanvälitys Oy Jukka Sippola OneWay Sanomanvälitys Oy / Rauhala Yhtiöt Oy OneWay Sanomanvälitys Oy Perustettu 1.1.2013

Lisätiedot

Helsingin väestö. Helsingin seutu 1 233 000 % Suomen väkiluvusta 23,6

Helsingin väestö. Helsingin seutu 1 233 000 % Suomen väkiluvusta 23,6 Helsingin väestö Helsingin seutu 1 233 000 % Suomen väkiluvusta 23,6 600 000 500 000 490 000 560 000 400 000 370 000 300 000 200 000 100 000 0 79 000 1900 1950 1990 2005 1 Käyttötalousosan menot toimialoittain

Lisätiedot

OIVA matkailuyrittäjien koulutusohjelma

OIVA matkailuyrittäjien koulutusohjelma OIVA matkailuyrittäjien koulutusohjelma 2010-2012 Hämeen Matkailu Oy Kehittämiskeskus Oy Häme Forssan Seudun Kehittämiskeskus Oy Janakkalan kunta 13.10.2010 Forssan Seudun Kehittämiskeskus Oy Projektin

Lisätiedot

Henri Nyberg, Lahden kaupunki Julkishallinnon IT-Forum 16.11.2009 PORI. Kohti sähköistä asioiden käsittelyä ja pysyväisarkistointia

Henri Nyberg, Lahden kaupunki Julkishallinnon IT-Forum 16.11.2009 PORI. Kohti sähköistä asioiden käsittelyä ja pysyväisarkistointia Henri Nyberg, Lahden kaupunki Julkishallinnon -Forum 16.11.2009 PR Kohti sähköistä asioiden käsittelyä ja pysyväisarkistointia EYKEN ÄLÖ: Kohti sähköistä asioiden käsittelyä ja arkistointia Katse menneeseen!

Lisätiedot

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia

Lisätiedot

Selvitys sähköisen arkistoinnin haasteista

Selvitys sähköisen arkistoinnin haasteista TOIMINTA JA HALLINTO 2006:32 Selvitys sähköisen arkistoinnin haasteista Käräjäoikeuksien tilanteen kartoitus OIKEUSMINISTERIÖN TOIMINTA JA HALLINTO 2006:32 Selvitys sähköisen arkistoinnin haasteista Käräjäoikeuksien

Lisätiedot

Dialogisuutta sähköisillä palveluilla. Leena Latva-Rasku

Dialogisuutta sähköisillä palveluilla. Leena Latva-Rasku Dialogisuutta sähköisillä palveluilla Kuka minä olen? Sähköisen asioinnin projektisuunnittelija Espoon kaupungilla 06/2009- Aikuisten sosiaalipalvelut 2 Työpajan ohjelma Espoo-tarina Sähköisen asioinnin

Lisätiedot

Vierumäki Esit itys 14.01.2009 www.vierumaki.fi

Vierumäki Esit itys 14.01.2009 www.vierumaki.fi Vierumäki Esitys 14.01.2009 VIERUMÄKI COUNTRY CLUB OY Suomen Urheiluopisto Vierumäellä on vuodesta 1937 lähtien ollut suomalaisen urheilun ja liikunnan koulutuksen osaamisen lippulaiva. Vierumäki Country

Lisätiedot

KUNTIEN TILILUETTELO

KUNTIEN TILILUETTELO KUNTIEN TILILUETTELO Kuntien toimintaympäristön muutokset: Kehittämistarpeet kuntatilastoinnille ja yleensä kuntien tietohuollolle. Kuntien johtamisen lisäksi kuntien taloutta ja toimintaa kuvaavia tietoja

Lisätiedot

Tarkastele työtehtävistä suoriutumista seuraavista näkökulmasta. Työn perustana olevan tiedon hallinta Elinikäisen oppimisen avaintaidot

Tarkastele työtehtävistä suoriutumista seuraavista näkökulmasta. Työn perustana olevan tiedon hallinta Elinikäisen oppimisen avaintaidot LIIKETALOUDEN PERUSTUTKINTO, Merkonomi Tutkinnon osa Toimistopalvelut Tarkastele työtehtävistä suoriutumista seuraavista näkökulmasta. Arvioi tutkinnon suorittajan ammattitaitoa / osaamista liiketalouden

Lisätiedot

16.12.2013. I.1 Hallituksen työjärjestys ja toimitusjohtajan tehtävät. 1. Raskone Oy:n hallintoelimet. 1.1. Yhtiökokous

16.12.2013. I.1 Hallituksen työjärjestys ja toimitusjohtajan tehtävät. 1. Raskone Oy:n hallintoelimet. 1.1. Yhtiökokous 16.12.2013 I.1 Hallituksen työjärjestys ja toimitusjohtajan tehtävät 1. Raskone Oy:n hallintoelimet 1.1. Yhtiökokous Osakeyhtiölain mukaan ylintä päätäntävaltaa osakeyhtiössä käyttää yhtiökokous, joka

Lisätiedot

AVOIMEN TUOTTEEN HALLINTAMALLIT. Kunnassa toteutettujen tietojärjestelmien uudelleenkäyttö. Yhteentoimivuutta avoimesti 2.12.2011

AVOIMEN TUOTTEEN HALLINTAMALLIT. Kunnassa toteutettujen tietojärjestelmien uudelleenkäyttö. Yhteentoimivuutta avoimesti 2.12.2011 AVOIMEN TUOTTEEN HALLINTAMALLIT Kunnassa toteutettujen tietojärjestelmien uudelleenkäyttö Yhteentoimivuutta avoimesti 2.12.2011 Erikoistutkija, MSc. Tapio Matinmikko, Teknologian tutkimuskeskus VTT 2 Esittäjästä

Lisätiedot

Turvallisuuden ja toimintavarmuuden hallinta tieliikenteen kuljetusyrityksissä. Anne Silla ja Juha Luoma VTT

Turvallisuuden ja toimintavarmuuden hallinta tieliikenteen kuljetusyrityksissä. Anne Silla ja Juha Luoma VTT Turvallisuuden ja toimintavarmuuden hallinta tieliikenteen kuljetusyrityksissä Anne Silla ja Juha Luoma VTT Click to edit Master Tutkimuksen title style tavoitteet Click Selvittää to edit toimintatapoja

Lisätiedot

RAAHEN SEUTUKUNNAN YRITYSBAROMETRI 2012

RAAHEN SEUTUKUNNAN YRITYSBAROMETRI 2012 RAAHEN SEUTUKUNNAN YRITYSBAROMETRI 2012 Anetjärvi Mikko Karvonen Kaija Ojala Satu Sisällysluettelo 1 TUTKIMUKSEN YLEISTIEDOT... 2 2 LIIKEVAIHTO... 5 3 TYÖVOIMA... 6 3.1 Henkilöstön määrä... 6 3.2 Rekrytoinnit...

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

egovernment - Sähköisen asioinnin tulevaisuudennäkymiä

egovernment - Sähköisen asioinnin tulevaisuudennäkymiä egovernment - Sähköisen asioinnin tulevaisuudennäkymiä 27.9.2007 Mika Eerola ja Heli Salmi Itella Information Oy 1 Itellan sähköisen asioinnin palveluita ItellaTYVI Mukana mm. Vero, Tulli, Ympäristöhallinto

Lisätiedot

20.02.2015 2014/76024 7. Patentti- ja rekisterihallitus PL 1140 00101 Helsinki. Economy PP Finlande 127125 ltella Posti Oy

20.02.2015 2014/76024 7. Patentti- ja rekisterihallitus PL 1140 00101 Helsinki. Economy PP Finlande 127125 ltella Posti Oy PL 1140 00101 Helsinki 20.02.2015 2014/76024 7 Economy PP Finlande 127125 ltella Posti Oy Jari Niiranen Peltoniementie 6 a 30 40520 Jyväskylä Aliot-Cioud Oy, 2658934-3 Kaupparekisteri-ilmoituksenne on

Lisätiedot

Tiedon avaamisen työpaja 6.5.

Tiedon avaamisen työpaja 6.5. Tiedon avaamisen työpaja 6.5. Kouluttajina Jari Salo ja Jyrki Kasvi TIEKEstä (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus). Päivän aiheet: Tiedon avaaminen Standardit ja tietomuodot Rajapinnat ja tiedonsiirto Juridiikka

Lisätiedot

Ohjeet koskien raportointiin käytettävien markkinaosuuksien määrittämisen menetelmiä

Ohjeet koskien raportointiin käytettävien markkinaosuuksien määrittämisen menetelmiä EIOPA-BoS-15/106 FI Ohjeet koskien raportointiin käytettävien markkinaosuuksien määrittämisen menetelmiä EIOPA Westhafen Tower, Westhafenplatz 1-60327 Frankfurt Germany - Tel. + 49 69-951119-20; Fax. +

Lisätiedot

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen Nurmes 22.3.2013 Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen -Paperiset asiakirjat -Kartat piirustukset -Valokuvat -Diat, äänitteet -Sähköinen asiakirjat ja tiedostot 1 Miksi? - toiminnan sujuminen

Lisätiedot

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa suosituksia sähköpostin

Lisätiedot