Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä"

Transkriptio

1 Jukka Liukkonen Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä Osa 2. Sähköinen dokumenttienhallinta ja sen toteutus vakuutusyhtiöissä Aton-projektin julkaisu nro 2 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Informaatio- ja mediatekniikan laitos MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU PL 181, MIKKELI Puh. (015)

2 SISÄLLYSLUETTELO 8 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA Dokumenttienhallinta Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmät Sähköistä asianhallintaa koskevat viranomaismääräykset Yritysten sähköistä aineistoa koskevat määräykset Käytössä olevat sähköiset tietojärjestelmät ja niitä koskeva tutkimus SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA VAKUUTUSYHTIÖISSÄ Vakuutustoimiala ja yhtiöt Tutkimuskysymykset, tutkimuksen kohdejoukko ja tutkimusmenetelmät Tutkimuksen tulokset Yhteenveto ja johtopäätökset LÄHTEET Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 2 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

3 8 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA 8.1 Dokumenttienhallinta Tarkastellaan aluksi dokumenttienhallinnan käsitettä, joka on suhteellisen vaikeasti määriteltävissä. Koska sitä lähellä olevaa asianhallinnan käsitettä käytetään usein rinnakkaisterminä, sivutaan tässä yhteydessä myös sen ominaispiirteitä. Tässä yhteydessä tarkastellaan lisäksi sähköisen liiketoiminnan malleja sekä yritysten tuottaman informaation hallintaan liittyviä kysymyksiä. Lopuksi vertaillaan viranomaisen ja yritysorganisaation asianhallinnan järjestämistä ohjaavia säädöksiä. Tarkastelu perustuu muun muassa sähköisen asianhallinnan ja arkistoinnin kurssiaineistoon (Loponen, 2005) sekä julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositukseen (JHS 156). Julkisen hallinnon suosituksen (JHS 156) mukaan dokumenttienhallintajärjestelmällä tarkoitetaan sähköistä tietovarastoa, joka sisältää dokumentteja ja niiden viitetietoja. Järjestelmässä hallinta kohdistuu yksittäisiin dokumentteihin ja niiden sisältämiin tietoihin. Merkittävä ero asianhallintajärjestelmiin on siinä, että yksittäisiä dokumentteja ei käsitellä osana asiankäsittelyn prosessia. Loposen (2005) mukaan dokumentti tarkoittaa jotakin asiaa koskevaa informaatiojoukkoa, joka on tallennettu yksikkönä ja jolla on ymmärrettävä rakenne. Dokumenttienhallinta tarkoittaa hänen mukaansa erilaisten dokumenttityyppien hallintaa. Tyypillisiä sähköisiä dokumentteja ovat erilaiset tekstinkäsittelyohjelmilla tuotetut tekstitiedostot, esimerkiksi muistiot. Dokumenttien-hallintaa voidaan hyödyntää, kun halutaan tietää mitä tuo kyseinen muistio sisältää tai mistä varsinainen tekstitiedosto löytyy. Toisin kuin asianhallintajärjestelmästä, dokumenttienhallintajärjestelmästä ei ole suoraa yhteyttä varsinaisiin tekstitiedostoihin. Asianhallinnan perinteisenä muotona voidaan pitää paperimuotoista asian vireilletuloa osoittavaa diaaria, joka nykyään usein on sähköisessä muodossa. Asianhallintajärjestelmän avulla pystytään hallitsemaan kutakin vireillä olevaa asiaa ja sitä koskevia asiakirjoja asian elinkaaren kaikissa vaiheissa yksittäisen asiakirjan laadinnasta lähtien pysyvään säilyttämiseen tai hävittämiseen saakka. Yksittäisiä asiaa koskevia asiakirjatiedostoja voidaan myös hakea osaksi asiankäsittelyn prosessia. Lybeckin (2005,72) mukaan asiankäsittely- ja dokumenttienhallintajärjestelmän perusero on se, että ensiksi mainitulla on kiinteä yhteys organisaation tehtäviin ja toimintaprosesseihin, mikä jälkimmäiseltä puuttuu. Lybeck katsoo, että dokumenttienhallintajärjestelmää voidaan pitää sähköisten asiakirjojen sekä niiden viitetietojen varastona, joka ei kuitenkaan ole osa organisaation toimintaprosessia. Viranomaisten ja julkisyhteisöjen sähköisistä järjestelmistä suurin osa on asianhallintajärjestelmiä. Esimerkiksi Documentan toimittamaa asiankäsittelyjärjestelmää käyttävät muun muassa Espoon kaupunki ja Vapo Timber. (www.documenta.fi, 2006) Domasoft on puolestaan kehittänyt dokumenttienhallintajärjestelmiä lähinnä yrityksiin, kuten OP-Rahoitus Oy:lle ja Stora Ensolle (www.domasoft.com, 2006). Suomalaisissa yrityksissä on ryhdytty varsin hitaasti kehittämään sähköistä liiketoimintaa sekä sähköisiä asiankäsittely- ja dokumenttienhallintajärjestelmiä. Kauppa- ja teollisuusministeriön pk-yrityksiä koskevassa tutkimuksessa (Berg, 2004, 11-13) selvitettiin tietotekniikan hyödyntämistä osana yritysten sähköistä liiketoimintaprosessia. Tässä tutkimuksessa yrityksen katsottiin harjoittavan sähköistä liiketoimintaa, jos sillä oli käytössään tietokoneohjelmistoja, tietojärjestelmiä ja -verkkoja, omia kotisivuja, ekstranet- ja intranet-palveluita, tai sähköisiä yhteyksiä yrityksen ulkopuolelle, kuten sähköposti- ja matkapuhelinyhteyksiä, tai varsinaisia yritysten välille rakennettuja sähköisiä yhteyksiä. Yritysten sähköistä liiketoimintaa kuvattiin tutkimuksessa seuraavan kuvion avulla. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 3 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

4 Kuva 1. Esimerkkejä sähköisen liiketoiminnan ratkaisuista. Kuten kuviosta voidaan todeta, yrityksen sähköinen liiketoiminta koostuu useasta eri tekijästä. Yrityksen käytössä voi olla sähköisiä järjestelmiä pelkästään varsinaista liiketoimintaprosessia ja sen aputoimintoja varten. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakasrekisteri, taloushallinnon järjestelmät sekä erilaiset dokumenttitiedostot, yleisimmin tekstinkäsittelyohjelmalla tai taulukkolaskennan avulla tuotetut asiakirjat. Pitemmälle vietynä sähköisiä yhteyksiä voidaan rakentaa esimerkiksi alihankkijoiden ja tavarantoimittajien suuntaan, sekä asiakasyritysten ja muiden sidosryhmien järjestelmiin. 8.2 Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmät Yritysten tuottamaa informaatiota voidaan hallita useilla erilaisilla järjestelmillä, jotka voidaan luokitella alustajärjestelmiin, horisontaalijärjestelmiin ja vertikaalijärjestelmiin (Tyrväinen, 2006, 4). Tässä yhteydessä tarkemman tutkimuksen kohteena olevat dokumenttienhallintajärjestelmät ovat horisontaalijärjestelmiä. Tyrväisen mukaan horisontaalijärjestelmien tavoitteena on olla yleiskäyttöisiä, ja niiden on tarkoitus soveltua laajan käyttäjäkunnan tarpeisiin. Näihin järjestelmiin määritellään organisaation käyttämät metatiedot, joista tehdään liitännät muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin. Horisontaalijärjestelmissä pyritään keskittymään enemmän tietojen ja tiedonhallintaprosessien vaatimiin yleisiin toimintoihin. Dokumenttienhallintajärjestelmä voi esimerkiksi sisältää yleisiä, kaikilla toimialoilla tarvittavia ominaisuuksia eri dokumenttiversioiden ja ohjelmistolinkkien hallintaan, sekä ohjaustyökaluja työnkulun järjestämiseksi. Organisaation vertikaalijärjestelmät sisältävät eri tiedontuottamisprosessien automatisointiin tarvittavat erikoistuneet tietotyypit ja sisällöt, joihin on valmiiksi ohjelmoitu yleisimmät niiden käsittelyyn tarvittavat toimenpiteet ja käyttöliittymät. Esimerkkinä Tyrväinen mainitsee muun muassa tuotetiedonhallintajärjestelmän tuoterakenteiden ja niihin liittyvien dokumenttien selailun samassa vertikaalijärjestelmässä. Tyrväisen (2006, 5) mukaan organisaatioiden informaation hallintaan liittyvän teknologian kehittämisessä voidaan painottaa tiedonhallintaan liittyviä prosesseja, varsinaista tietosisältöä, tai organisaation toimintaprosesseja. Teknologian kehittäminen voidaan organisaatiossa ulkoistaa kokonaan ulkopuoliselle järjestelmätoimittajalle, tai parhaimmassa tapauksessa se voidaan Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 4 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

5 toteuttaa yhdistämällä organisaation kannalta parhaimmat järjestelmät ja sisäinen kehittämistyö. Käytännössä järjestelmät toteutetaan yleensä niin, että järjestelmän kehittämistyöstä teetetään niin paljon kuin mahdollista yhdellä organisaation ulkopuolisella järjestelmätoimittajalla. Kun organisaatiossa ryhdytään tehostamaan informaationhallintaa, voidaan Tyrväisen (2006, 5) mukaan hankkia joko yksi tai useampia sisällönhallintaominaisuuksia sisältäviä tietojärjestelmiä. Jos organisaation tietokokonaisuus muodostuu yhdestä ydinprosessista, voidaan valita tätä perusprosessia tukeva vertikaalijärjestelmä. Horisontaali-järjestelmiä voidaan hyödyntää silloin, kun organisaatiossa käytetään usealla eri menetelmällä tuotettua tietoa, jolloin tieto pystytään saamaan helposti löydettävään muotoon erilaisten metatieto- ja lajityyppiluokitusten avulla. Jos organisaation tietojärjestelmien keskeisenä tehtävänä on uuden tiedon hankkiminen, tietojärjestelmien avulla tulee tällöin pystyä luomaan inhimillisiä ja teknisiä verkostoja organisaatiorajojen yli. Tyrväinen (2006, 5-7) arvioi, että organisaatioissa yhdistellään edellä mainittuja kolmea tietojärjestelmän kehittämismallia ja että rinnakkaisia tietojärjestelmiä käytetään samoihin käyttötarkoituksiin. Organisaation sisäisten näkemysten lisäksi toimialan omat erityispiirteet vaikuttavat siihen, millaisia tietojärjestelmiä koskevia ratkaisuja niissä tehdään. Osaltaan myös asiakkaiden tarpeet vaikuttavat tietojärjestelmän valintaan. Lisäksi ohjelmistotoimittajien omalle liiketoiminnalleen asettamat taloudellisen kannattavuuden vaatimukset muokkaavat asiakasorganisaatioiden tietojärjestelmiä koskevia päätöksiä. Kirjoittaja toteaa, että tietojärjestelmäsovellusten toteutustavat vaihtelevat maittain, toimialoittain ja myös yritysten koon mukaan. Yksittäiset suuret organisaatiot harjoittavat sisäistä järjestelmien kehitystoimintaa ja ne hankkivat ostopalveluina lähinnä prosessikehitykseen liittyviä palveluita. Vakiintuneilla toimialoilla ja hieman pienemmissä organisaatioissa hyödynnetään yleensä valmiita ohjelmisto-tuotteita. Yritystoiminnalle ominaiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat tulleet osaksi viranomaistenkin toimintaa ja yritysorganisaatioissa on puolestaan ryhdytty puhumaan asiakirjahallinnosta (Tyrväinen 2006,7). Kirjoittaja toteaa, että asianhallinnan tarkastelussa tulee keskittyä asiankäsittelyprosessin ja siihen liittyvän asiasisällön hallintaan. Organisaation asianhallintajärjestelmien sisällönhallintaominaisuudet voidaan tällöin joko tuoda laajemmin osaksi yrityksen organisaatiota tai yhdistää erilliset dokumenttienhallintajärjestelmät, XML-sovellukset ja työnohjausjärjestelmät. Yritykset ovat sähköistä dokumenttienhallintaa kehittäessään siirtyneet Anttilan (2006, 16) mukaan yksittäiseen yrityksen toimintoon kohdistuvien järjestelmien rakentamisesta kohti kokonaisvaltaisempia järjestelmiä. Tavoitteena uusissa toisen vaiheen dokumenttienhallinnan järjestelmissä on kehittää ratkaisuja myös dokumenttien pitkäaikaista sähköistä säilyttämistä varten. Toisena tavoitteena on luoda yhteydet sidosryhmien järjestelmiin. Vaikka toisen vaiheen järjestelmät näkyvät Anttilan (2006, 17) mukaan käyttäjälle yhtenä sovelluksena, on niiden taustalla kuitenkin useampi erillisjärjestelmä. Tällaisten erillisjärjestelmien käyttäminen edellyttää yhtenäisten metatietojen ja standardirajapintojen määrittelyä tietojen onnistuneen siirtämisen varmistamiseksi. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 5 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

6 Kuva 2. Keskitetty dokumenttienhallintajärjestelmä. 8.3 Sähköistä asianhallintaa koskevat viranomaismääräykset Ennen kuin tarkastellaan tarkemmin yritysten asianhallintaa koskevia säädöksiä, selvitetään viranomaisen asianhallintaa koskevan sääntelyn erityspiirteitä. Yleisesti voidaan todeta, että erilaiset säädökset koskevat erityisesti viranomaisia. Yrityksiä koskevia säädöksiä on vähemmän myös sähköisen asianhallinnan näkökulmasta katsottuna. Niin viranomaisten kuin yritystenkin tulee noudattaa voimassa olevia lakeja. Lainsäädännön ohella tärkeimmät viranomaisen sähköistä asianhallintaa koskevat määräykset ovat Arkistolaitoksen määräys asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa (KA, 2005), sekä Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositus asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa (JHS 156). Arkistolaitoksen määräyksessä esitetään ne vaatimukset, jotka organisaation asianhallintajärjestelmän tulee täyttää, jotta sen sisältämä tietoaines voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa. Määrityksen kohderyhmänä ovat valtion- ja kunnallishallinnon organisaatiot. Arkistolaitoksen ohjeet koskevat asianhallinnan ohjaamisen periaatteita, asiankäsittelyprosessia sekä arkistoaineiston siirtämistä Arkistolaitokseen. Määrityksessä todetaan, että viranomaisen asianhallinnan tulee perustua arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS), joka ohjaa asiankäsittelyn prosessia. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee järjestelmän sekä yksittäisen asiakirjan kuvailutiedot (metatiedot), joista yksi tärkein on asiakirjan säilytysaikaa koskeva tieto. Julkisen hallinnon suosituksen (JHS 156) tarkoituksena on antaa suosituksia viranomaisen asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiä varten, eikä tarkastella varsinaista asiankäsittelyprosessia. Suosituksessa esitetään kuitenkin joitakin vaatimuksia, jotka asiankäsittelyjärjestelmien tulee täyttää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulmasta katsottuna. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 6 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

7 8.4 Yritysten sähköistä aineistoa koskevat määräykset Yrityksillä ei ole juurikaan lakiin perustuvaa velvollisuutta säilyttää asiakirjoja. Keskeisin yritysten asiakirjahallintoa ja arkistonhoitoa koskeva laki on vuoden 1997 lopussa voimaan tullut kirjanpitolaki (Kirjanpitolaki 1336/1997). Kirjanpitolain 2. luvun 10. :n mukaan kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo täytyy säilyttää vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä sillä tavoin järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan todeta. Tilikauden tositeaineisto, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet tulee säilyttää kirjausjärjestyksessä tai muuten siten, että niiden välinen yhteys liikekirjauksiin voidaan todeta. Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan järjestettävä kirjanpitoaineisto laissa säädetyllä tavalla ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu. Yritysten asiakirjahallintoa varten on Liikearkistoyhdistyksen toimesta laadittu oma suosituksensa, jossa määritellään säilytysajat eri asiakirjoille. Suosituksessa otetaan kantaa siihen, mitä aineistoa voidaan säilyttää sähköisessä muodossa. Liikearkistoyhdistyksen julkaisu on kuitenkin pelkästään suositus, jota yritysten ei tarvitse välttämättä noudattaa. Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että kauppa- ja teollisuusministeriö on ottanut kantaa sähköisessä muodossa olevan kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. Ministeriön mukaan tositeaineisto ja kirjanpitomerkinnät voidaan tehdä sähköiselle tietovälineelle, jolla ne myös voidaan tasekirjaa lukuun ottamatta säilyttää. Lisäksi kirjanpitovelvollisella tulee olla käytössään menetelmä, jolla tilinpitoa koskeva aineisto pystytään viivytyksettä siirtämään tarkastettavaksi toiselle sähköiselle tietovälineelle. Paperilta kuvattu sähköiseen muotoon siirretty tositeaineisto täytyy lisäksi pystyä saattamaan takaisin selväkieliseen paperiasiakirjan muotoon. Ministeriön ohjeiden mukaan yrityksen kirjanpitoaineisto tulee säilyttää tilikauden ajan kahdella sähköisellä tietovälineellä erityisesti silloin, kun tositeaineisto on sähköisessä muodossa. Kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kahdella sähköisellä tietovälineellä myös tilinpäätöksen ajan. Sähköisessä muodossa olevan kirjanpitoaineiston pitkäaikaissäilytykseen liittyen ministeriön taholta todetaan, että sitä koskevat samat säilytysajat kuin paperimuotoista aineistoakin. Liikearkistoyhdistyksen suosituksen perusteella voidaan todeta, että kirjanpitolain säädösten lisäksi yritysten asiakirjahallintoa koskevia säädöksiä on varsin vähän. Suosituksessa määritellään kuitenkin joillekin asiakirjaryhmille säilytysaikasuositukset myös muuhun kuin kirjanpitolainsäädäntöön perustuen. Esimerkiksi osakeyhtiölaki määrittelee joitakin yhteisö- ja yrityssuunnitteluasiakirjoja pysyvästi säilytettäviksi. Tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen perustamisasiakirjat, johtosäännöt ja pöytäkirjat, sekä toiminta- ja tilintarkastuskertomukset. Lisäksi muun muassa laki yhteistoiminnasta yrityksissä, työturvallisuuslaki ja työterveyshuoltolaki vaikuttavat myös osaltaan yritysten henkilöstöä koskevien asiakirjojen säilytysaikojen määrittämiseen. Audiovisuaalisen aineiston osalta Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että tällaista aineistoa ovat äänitteet, CD-romit, valokuvat, filmit, julisteet, kartat, piirustukset näyttelyaineistot sekä internet, intranet- ja extranet-sivut. Suosituksen mukaan audiovisuaalisten aineistojen kohdalla täytyy aina selvittää tekijänoikeudet ja aineistojen käyttöoikeudet. Tällaista aineistoa koskevia määräyksiä on muun muassa tekijänoikeuslaissa sekä vapaakappalelaissa. Internetin, intranetin ja ekstranetin merkitys on viime vuosien aikana kasvanut merkittäväksi osaksi yritysten liiketoimintaa. Tästä syystä on ryhdytty pohtimaan myös tällaisen sähköisen aineiston säilyttämistä. Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että sivujen sisältämät kirjalliset tiedot tulee säilyttää pysyvästi. Sivujen ensimmäiset versiot ja otokset merkittävistä muutoksista voidaan säilyttää harkinnan mukaan. Lisäksi todetaan, että Helsingin yliopiston Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 7 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

8 kirjaston toimesta tallennetaan kaikki.fi-loppuiset kotisivut vuosittain. Esimerkiksi tässä tutkimuksessa kohdejoukkona olevien kuuden vakuutusyhtiön kotisivujen sisältö tallennetaan siis yliopiston toimesta vuosittain. Tällä hetkellä (2007) Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuosituksessa annetaan ohjeita pääasiassa paperimuotoisen aineiston säilyttämiseen. Sähköisessä muodossa olevan aineiston lisääntyminen vaikuttaa kuitenkin siihen, että suosituksessa otetaan yhä enemmän kantaa myös sähköisen aineiston säilyttämiseen. Säilytysaikasuositusta ollaan uudistamasta, ja siinä tullaan tarkentamaan sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä koskevia suosituksia. 8.5 Käytössä olevat sähköiset tietojärjestelmät ja niitä koskeva tutkimus Tässä luvussa luodaan katsaus sähköisen liiketoiminnan ratkaisuihin sekä sähköisiä tietojärjestelmiä koskevaan tutkimukseen. Yleisesti voidaan todeta, että tutkimustoiminnassa on keskitytty viranomaisen sähköisen asioinnin järjestämisen tarkasteluun. Muun muassa Lantto (1999) on tarkastellut sähköistä asiointia hallinnossa sähköisen allekirjoituksen ja yksityisyyden suojan näkökulmasta. Yrityksiä koskeva tutkimus on painottunut sähköistä kaupankäyntiä koskeviin selvityksiin. Esimerkiksi Hyvönen (1994) on tutkinut sähköisen kaupankäynnin etuja ja ongelmia, sekä siitä kuluttajille aiheutuvia riskejä. Laaksamo (1994) on puolestaan tarkastellut materiaalitoimintojen sähköistä tiedonsiirtoa. Anttilan (2001) teoksessa tarkastellaan dokumenttienhallinnan periaatteita, tekniikkaa ja sen vaikutuksia organisaation toimintaan ohjelmistojen teknisten ominaisuuksien näkökulmasta. Kuten jo aiemmin todettiin, kauppa- ja teollisuusministeriön toimeksiannosta on tutkittu pkyritysten sähköistä liiketoimintaa. Tarkastellaan tässä yhteydessä hieman tarkemmin tutkimuksessa esille tulleita näkemyksiä. Berg (2004, 16 17) jakaa yrityksen sisäisen sähköisen liiketoiminnan kehittymisen kolmeen eri vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa yritykseen hankitaan tietokone, sekä toimisto- ja taloushallinnon sovellusohjelmat. Lisäksi toteutetaan verkkoratkaisut yrityksen sisäistä tarvetta varten. Seuraavassa vaiheessa ryhdytään kehittämään yrityksen toimintoja erilaisten sähköisten apuvälineiden, kuten tuotannonohjausjärjestelmien, sekä suunnittelu- ja projektinhallintajärjestelmien avulla. Lisäksi rakennetaan alkeellista yrityksen sisäistä intranet-verkkoa ja yrityksen eri toimipisteiden välistä verkkoa. Kolmantena on sisäisen integroinnin vaihe, jossa pyritään siihen, että yksittäinen tieto syötetään järjestelmään vain kerran ja että eri järjestelmät pystyvät keskustelemaan keskenään. Tähän vaiheeseen kuuluu myös toimintatapojen ja prosessien määrittely sekä linkitykset eri järjestelmien kesken. Yrityksen ulkoisen sähköisen liiketoiminnan kehitys tapahtuu myös kolmessa eri vaiheessa (Berg, 2004, 18 19). Ensimmäisessä vaiheessa luodaan sähköisen viestinnän perusratkaisut, joihin kuuluvat sähköpostiohjelman hankinta, ensimmäisten kotisivujen luominen ja sähköisen pankkiyhteyden hankinta. Toisessa vaiheessa otetaan käyttöön vuorovaikutteiset kotisivut ja ensimmäiset ekstranet-palvelut. Lisäksi rakennetaan ensimmäisiä yhteyksiä sidosryhmien ja yrityksen omien yksittäisten sovellusten välille. Kolmannessa, eli verkostoituneen liiketoiminnan vaiheessa tiedon syöttäminen tapahtuu vain kerran, ja ekstranet-palvelut ovat osa yrityksen tietojärjestelmää. Yrityksen käytössä on suoria sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien järjestelmiin. Edelleen sähköisen liiketoiminnan toimintatavat ja prosessit on määritelty. Samoin on kuvattu linkitykset muihin järjestelmiin ja verkkoratkaisuihin. Bergin (2004, 23 24) mukaan suurin osa suomalaisista pk-yrityksistä on sekä sisäisen että ulkoisen sähköisen liiketoiminnan kehittämisen ensimmäisessä tai toisessa vaiheessa. Pienillä pk-yrityksillä on käytössään tietojenkäsittelyn perusvälineet, sähköposti sekä omat kotisivut. Hieman suuremmissa yrityksissä on käytössä taloushallinnon järjestelmiä ja suunnittelun apuvälineiksi tarkoitettuja järjestelmiä sekä tuotannonohjaus- ja asiakastietojärjestelmiä. Keskisuu- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 8 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

9 rilla yrityksillä on jonkin verran EDI-tyyppisiä sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien järjestelmiin tai ensimmäisen sukupolven ekstranet-palveluita. Kauppa- ja teollisuusministeriön tutkimuksessa mukana olleet kahdeksan yritystä olivat suhteellisen pitkällä sähköisen liiketoiminnan kehittämisessä. Kuudella yrityksellä oli toiminnan ohjaukseen liittyviä järjestelmiä. Kuitenkin vain yhdessä yrityksessä oli kokeiltu ekstranet-ratkaisuja sidosryhmäyritysten kanssa, mutta niistä oli luovuttu käytön vähäisyyden vuoksi. Sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien sovellusten välillä ei ollut yhdelläkään yrityksellä. Tutkimuksessa mukana olleiden yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittämiseen tähtäävät projektit olivat yleensä tietojärjestelmien hankintaan ja käyttöönottoon liittyviä. Ulkoisia tietoteknisiä kehitysprojekteja oli yrityksissä ollut vähän. Pääasiassa ne koskivat yrityksen kotisivujen kehittämistä, jota ei yrityksissä kuitenkaan mielletty kehittämisprojektiksi. Kotisivujen kehittäminen nähtiin lähinnä keinona lisätä yrityksen tunnettuutta ja tehostaa markkinointia. Muutamassa yrityksessä oli käytetty päähankkijan ekstranet-palveluita välitettäessä toimituksiin liittyviä dokumentteja ja tietoa. Valtioneuvoston syyskuussa 2003 asettama tietoyhteiskuntaneuvosto asetettiin toimimaan neuvottelu- ja koordinointielimenä, jonka tarkoituksena on ohjata tietoyhteiskunnan kehittymistä. Neuvoston toimikautena on nykyisen hallituksen toimikausi ja se raportoi vuosittain tietoyhteiskunnan kehityksestä hallitukselle. Neuvoston jäsenistössä ovat edustettuina julkisen hallinnon, järjestöjen ja elinkeinoelämän edustajat. Neuvoston raportissa tarkastellaan yritysten sähköisen liiketoiminnan kehityspiirteitä. Näkemykset ovat saman suuntaisia kuin Bergin tutkimuksessa. Tietoyhteiskuntaneuvoston ensimmäisessä raportissa (2005, 17-19) todetaan, että yritysten liiketoiminnan sähköistyminen on ollut teknologiavetoista, eli pääpaino kehitystyössä on ollut uuden sähköisen infrastruktuurin rakentamisessa sekä sähköisten asiakasyhteyksien luomisessa. Neuvoston näkemyksen mukaan järjestelmien kehittyminen on tapahtunut vähitellen siten, että aluksi on ryhdytty tuotteiden ja palveluiden sähköistämiseen ja myöhemmin kehittämään sähköisiä organisaatioiden välisiä yhteyksiä. Tietokone, internet-yhteydet, lähiverkko ja omat kotisivut, sekä laajakaistayhteydet on suurimmalla osalla yrityksistä niiden koosta riippumatta. Intranetin, ekstranetin, organisaatioiden välisen tiedonsiirron ja sähköisen kaupankäynnin ratkaisut ovat harvinaisempia ja niitä on toteutettu useammin suuremmissa yrityksissä. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa kuvataan yrityksen sähköisen liiketoiminnan toimintaympäristöä. Raportin mukaan kannattavaan toimintaan ja kasvuun tähtäävä yritys joutuu kilpailun vuoksi tehostamaan toimintaansa, johon tietotekniikan kehittyminen antaa hyvät mahdollisuudet. Yrityksen tuotteiden ja palveluiden kehittäminen vaatii uuden teknologian tehokasta hyödyntämistä, mutta yrityksen täytyy olla valmis muuttamaan omia toimintaprosessejaan. Sähköisen liiketoimintaympäristön malli esitetään alla olevassa kuviossa. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 9 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

10 Kuva 3. Sähköisen liiketoiminnan toimintaympäristö. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa (2005, 20) todetaan, että sähköisten tietojärjestelmien kehittäminen yrityksissä tarkoittaa useammin yrityksen sisäisten liiketoimintaprosessien yhteensovittamista, kuin yrityksen omien järjestelmien yhteensovittamista asiakkaiden tai muiden sidosryhmien järjestelmiin. Raportin mukaan suurimpana esteenä yritysten välisten järjestelmien kehittämiseen on järjestelmien ja ohjelmistojen yhteensopimattomuus sekä yhteisten standardien puuttuminen. Lisäksi ongelmat sähköisen tunnistamisen menetelmien kehittämisessä ovat osaltaan vaikuttaneet siihen, että sähköisen asioinnin ja sähköisen kaupankäynnin sovellusten kehittäminen ja käyttöönotto ovat hidastuneet. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportin (2005, 23) mukaan yritysten valmiudet sähköiseen liiketoimintaan vaihtelevat toimialoittain. Muun muassa pankki- ja vakuutustoiminnassa sähköisiä järjestelmiä on otettu runsaasti käyttöön, kun puolestaan perinteisillä toimialoilla järjestelmien kehittäminen on ollut hitaampaa. Vakuutuslaitosten kohdalla järjestelmien voimakasta kehittämistä puoltaa toimialan luonne. Yhtiöiden asiankäsittelyn elinkaari saattaa olla vuosikymmenien mittainen, erityisesti vakuutuskorvausten osalta tai eläkevakuutussäästämisen kohdalla. Edellä mainittuihin palveluihin liittyvien tietojen täytyy löytyä, usein varsin nopeastikin. Onnela (2000, 1) on tutkinut yrityksen siirtymistä paperiarkistosta sähköiseen arkistointiin Myllykoski Paper Oy:ssä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mitä vaatimuksia yritykselle syntyy sähköiseen arkistointiin siirryttäessä ja mitä asioita yrityksessä tulee huomioida siirryttäessä sähköisen dokumenttienhallintaohjelman käyttöön. Onnelan (2000, 7) mukaan kohdeyrityksessä tärkeimpinä syinä uuden dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottoon oli edellisen järjestelmän vanheneminen sekä suunnitelmat yrityksen ostolaskutuksen hyväksymismenettelyn ja arkistoinnin siirtämisestä sähköiseen muotoon. Onnelan (2000, 52) mukaan sähköisen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin käyttöönotto vaatii ensinnäkin henkilöstön ajattelutavan muutoksen. Aineisto ei uudessa järjestelmässä sijaitse erityisessä päätearkistossa, vaan jokaisella on mahdollisuus päästä aineistoon käsiksi omalta tietokoneeltaan, eikä päällekkäistä arkistointia tarvita. Toiseksi uuden järjestelmän käyttöönotto sitoo työvoima- ja aikaresursseja huomattavasti. Kolmanneksi yrityksen käyttöön tuleva dokumenttienhallintajärjestelmä tulee valita tarkasti, jotta sen ominaisuudet vastaavat yrityksen tar- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 10 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

11 peita. Onnelan mukaan useampien eri ohjelmistojen testaaminen olisi suositeltavaa, mutta tähän yrityksissä tuskin on useinkaan mahdollisuutta. Neljänneksi järjestelmää hankittaessa tulee miettiä tarkasti, onko sillä tarkoitus käsitellä varsinaista aineistoa vai ainoastaan arkistoida sitä. Onnela (2000, 52-53) arvioi, että sähköisen dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto on helpompaa, jos yrityksen paperimuotoinen arkisto on alun alkaen dokumentoitu hyvin, mieluiten arkistonmuodostussuunnitelman tasolle. Koska järjestelmien kehitys on nopeaa, kannattaa kirjoittajan mukaan selvittää uusimpien ohjelmistojen toimivuus ja käydä tutustumassa käytössä oleviin vastaaviin järjestelmiin. Vahtera & Salmi (1998, 130) toteavat, että sähköiseen arkistointiin siirtymisen avulla voidaan nopeuttaa tiedon löytymistä. Pieskä (1990, 8 10) katsoo, että toimintojen automatisoinnilla saavutetaan kustannussäästöjä ja turvataan tiedon aikaisempaa pa-rempi löytyminen. Hänen mukaansa sähköinen arkistointi soveltuu useiden erilaisten dokumenttityyppien tallentamiseen. Suomen suurimpiin lääketeollisuuden toimialan yrityksiin kuuluvassa Orion Pharmassa on vuodesta 1998 lähtien ollut käytössä Documentum-pohjainen dokumenttienhallintajärjestelmä. Yrityksen toimintaprosessille on ominaista tuotekehityksen pitkäkestoisuus, viranomaisvaatimukset sekä laadunvalvonta. Nämä vaatimukset vaikuttavat siihen, että ajantasaisen ja oikean tiedon täytyy prosessin aikana löytyä. Yrityksen dokumenttienhallinnan tavoitteena on sen saumaton integrointi tuotekehitys- ja tuotantoprosessiin sekä muihin yrityksen käytössä oleviin järjestelmäsovelluksiin samoin kuin yhteistyökumppaneiden järjestelmiin. Koska yrityksen ensimmäisessä järjestelmässä on keskitytty pääasiassa aktiiviaikaisen tiedon hallintaan, on tavoitteena saman järjestelmän hyödyntämiseen dokumenttien elinkaaren hallinnan kaikissa vaiheissa. (Ellä, 2003, ) Uimaharjussa toimivassa Stora Enso konserniin kuuluvassa Enocell Oy:n selluloosatehtaassa on toteutettu projektityönä tehtaan johtamisjärjestelmään liittyvien dokumenttien siirtäminen sähköiseen järjestelmään. Projektin tavoitteena oli muun muassa luopua paperimuotoisten kopioiden tuottamisesta, nopeuttaa dokumenttien päivittämistä sekä pystyä paremmin hallitsemaan koko järjestelmää. Projektin järjestelmätoimittajaksi valittiin Domasoft Oy. Projektissa otettiin käyttöön uusi sähköinen taltio-ida -järjestelmä, jonka avulla pystytään hallitsemaan johtamisjärjestelmän laatuohjeita ja laatutallenteita. Järjestelmä otettiin käyttöön vuonna (Toivonen, 2003, ) Tällä hetkellä IDA-järjestelmään ollaan liittämässä tehtaan työ-, terveys- ja turvallisuuskysymysten hallintaan tarkoitettua järjestelmää ( Documenta, 2006). 9 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA VAKUUTUSYHTIÖISSÄ 9.1 Vakuutustoimiala ja yhtiöt Vakuutusyhtiöiden kotimainen maksutulo vuonna 2004 oli runsaat 13,3 milj. euroa. Maksutulosta suurin osa (56 %) kertyi eläkevakuutuksista. Sekä henkivakuutus että vahinkovakuutus muodostivat kumpikin viidenneksen (22 %) vakuutustoimialan maksutulosta. (Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto, 2006.) Vuoden 2005 alussa Suomessa toimi 68 vakuutusyhtiötä. Näistä suurin osa (46) oli kotimaisia yhtiöitä. Suomalaisen käytännön mukaisesti saman yhtiön toimesta pyritään hoitamaan mahdollisimman kattavasti kaikki asiakkaan vakuutusasiat, eli sama yhtiö tarjoaa esimerkiksi sekä henki-, että vahinkovakuutuksia. Useat vakuutusyhtiöt ovat myös koonneet saman toiminimen ympärille kaikkien vakuutuslajien erikoisyhtiöt, joka on johtanut keskittyneisiin vakuutusmarkkinoihin. (Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto, 2006) Kuuden suurimman suomalaisen vahinkovakuutusyhdistyksen markkinaosuus on 85 % vahinkovakuutusalan markkinoista. Vakuutusyhtiöiden Keskusliiton (2006) mu-kaan markkinaosuudeltaan suurin vahinkovakuutusyhtiö on IF Vahinkovakuutus Oy, jonka osuus on lähes kolman- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 11 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

12 nes (29 %). Vahinko-Pohjolan osuus markkinoista on runsas viidennes (22 %), ja Tapiolan hieman alle viidennes (18 %). Seuraavat kolme yhtiötä ovat markkinaosuuden mukaan huomattavasti pienempiä yhtiöitä. Fennian osuus on kymmenesosa (9 %), Lähivakuutuksen 4 %, ja A- Vakuutuksen 3 % vahin-kovakuutustoimialan markkinoista. Seuraavassa taulukossa tarkastellaan tarkemmin yhtiöiden tunnuslukuja. Markkinaosuus Vakuutusmaksutulo Liikevaihto Korvauskulut % 1000 eur eur eur. If Vahinkovakuutus Vahinko-Pohjola Tapiola Fennia Lähivakuutus A-Vakuutus Taulukko 1. Vahinkovakuutusyhtiöiden tunnusluvut. Suomen vakuutusmarkkinoita voidaan pitää varsin kehittyneinä ja vakuutusten käyttö on yleistä. Vakuutusalaa koskevien tutkimusten mukaan suomalaiset ovat hankkineet erityisesti vahinkovakuutuksia. Esimerkiksi yli kahdessa kolmasosassa kotitalouksista on kotivakuutus. Vapaaajan tapaturmavakuutus on yli kahdella viidesosalla kotitalouksista. Vakuutusasiat on Suomessa hoidettu perinteisesti suoraan vakuutusyhtiön ja asiakkaan kesken. Vakuutusyhtiöt käyttävät kuitenkin monia jakelukanavia palveluiden tarjoamiseksi asiakkaille. Osa yhtiöistä hoitaa vakuutusten myynnin oman konttoriverkoston ja päätoimisen myyntihenkilöstön avulla. Yhtiöillä on myös sivutoimisia asiamiehiä, jotka toimivat vain yhden yhtiön tai yhtiöryhmittymän lukuun. Lisäksi vakuutuksia myydään usean vakuutusyhtiön asioimistoissa, esimerkiksi autoliikkeissä ja matka-toimistoissa. 9.2 Tutkimuskysymykset, tutkimuksen kohdejoukko ja tutkimusmenetelmät Keväällä 2006 selvitettiin millaisia sähköisiä dokumenttienhallintajärjestelmiä vahinkovakuutusyhtiöillä on käytössään, ja onko järjestelmissä otettu huomioon dokumenttien pitkäaikaissäilytys. Samalla kartoitettiin, onko yrityksillä tarvetta sähköistä dokumenttienhallintaa ja arkistointia koskevaan neuvontaan ja ohjaukseen. Tutkimuksen kohdejoukkona oli kuusi suurinta vahinkovakuutustoimialan yritystä, eli IF Vahinkovakuutus Oy, Vahinkovakuutusosakeyhtiö Pohjola, Keskinäinen Vakuutusyhtiö Tapiola, Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia, Lähivakuutus Keskinäinen Yhtiö, sekä A-Vakuutus Oy. Vakuutusyhtiö Pohjola toimii tutkimuksen tekohetkellä osana Osuuspankkien Keskuspankkia (OKO) ja Osuuspankkikeskusta (Osuuspankki, 2006). Kohderyhmäksi valittiin vahinkovakuutustoimialalla toimivia yrityksiä, koska ensinnäkin vakuutusalan sähköisiä järjestelmiä voidaan pitää varsin pitkälle kehittyneinä. Toiseksi vahinkovakuutuksen järjestelmissä käsiteltävien asioiden ja dokumenttien elinkaari saattaa olla jopa useiden vuosikymmenten mittainen, jolloin vaatimukset järjestelmän toimivuudelle ovat erilaiset kuin kertakorvausten käsittelyyn tarkoitetuissa järjestelmissä, tai kokonaan eri toimialalla toimivassa tuotantotoimintaa harjoittavassa yrityksessä. Kolmanneksi vahinkovakuutustoimiala on markkinaosuudeltaan varsin suuri toimiala, jonka dokumenttienhallintajärjestelmissä käsitellään suuria Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 12 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

13 tietomääriä, mikä asettaa järjestelmälle erityisvaatimuksia verrattuna esimerkiksi tuotantotoimintaa harjoittavan yrityksen järjestelmiin. Tutkimus toteutettiin kirjallisena kyselytutkimuksena. Kyselylomakkeet lähetettiin sähköpostin liitteenä yritysten tietohal-linto- ja järjestelmäpäälliköille toukokuussa Tutkimuksen tulokset Vakuutusyhtiöiden sähköistä dokumenttienhallintaa koskeva kysely lähetettiin kuudelle vahinkovakuutustoimialan markkinaosuudeltaan suurimmalle yritykselle. Kyselyyn saatiin vastaukset kahdelta yritykseltä. Lisäksi kahdesta muusta yrityksestä saatiin sähköpostilla ja puhelimitse joitakin tietoja. Toisessa niistä oltiin parhaillaan asentamassa sähköistä dokumenttienhallintajärjestelmää yrityksen toimipisteisiin ympäri Suomen, eli järjestelmien kehittämisessä oli päästy niiden käyttöönottovaiheeseen (Viljanen, 2006). Toisessa yrityksessä arvioitiin heillä olevan runsaat 200 erilaista järjestelmää, mukaan lukien eri vakuutuslajien sekä hallinnon järjestelmät (Gustafsson, 2006). Tarkastellaan aluksi vastanneiden kahden yrityksen perustietoja. Liikevaihdolla ja henkilöstömäärällä mitattuna molemmat vastanneet yritykset olivat saman kokoisia. Molempien yritysten liikevaihto oli runsaat 0,7 mrd. euroa ja henkilöstömäärä yli 250. Molempien yritysten kotipaikka oli pääkaupunkiseudulla. Varsinaiseen vahinkovakuutustoimintaan liittyviä sähköisiä ohjelmistoja ja tietojärjestelmiä oli yrityksissä käytössä runsaasti. Tällaisia olivat muun muassa erilaiset vahinkovakuutuskorvausten asianhallintajärjestelmät. Toisessa yrityksessä oli käytössä myös vahinkovakuutusasiakirjojen arkistointiin tarkoitettu sähköinen järjestelmä. Vakuutuspalveluiden hoitamiseen liittyvien järjestelmien lisäksi yritysten käytössä oli myös hallinnollisiin tehtäviin tarkoitettuja sähköisiä järjestelmiä, muun muassa ostolaskujen hallintajärjestelmä. Kyselyyn vastanneista yrityksistä toisella sähköiset järjestelmät olivat pääasiassa kaupallisia valmisohjelmasovelluksia, joita oli hieman räätälöity yrityksen tarpeita varten. Toisen vastanneen yrityksen nimenomaan vahinkovakuutuksien käsittelyyn liittyvät järjestelmät oli rakennettu pääosin itse. Molempien vastanneiden yritysten järjestelmistä oli yhteyksiä yhtiön ulkopuolelle esimerkiksi verottajan, Kansaneläkelaitoksen ja Eläketurvakeskuksen järjestelmiin. Tarkastellaan seuraavaksi vastanneiden yritysten järjestelmiä suhteessa aineistojen pitkäaikaissäilytykseen. Toisessa vastanneessa yrityksessä ei ollut käytössä varsinaista koko yrityksen toimintaa koskevaa arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS), mutta kuitenkin joitakin erillisjärjestelmiä koskevia säilytysaikasuunnitelmia oli tehty. Tosin tässäkin yrityksessä oli käytössä asiakkaalle lähteviä asiakirjoja koskeva suunnitelma, joka ei kuitenkaan yltänyt sähköisten järjestelmien tasolle saakka. Toisessa vastanneessa yrityksessä arkistonmuodostussuunnitelma oli rakennettu koskemaan myös sähköistä aineistoa. Suunnitelmaan oli liitetty maininnat muun muassa sähköisen aineiston säilytysajasta, säilytysajasta paperimuodossa, tiedot aineistoa tuottavasta samoin kuin arkistoivasta järjestelmästä, sekä metatietoja koskevat maininnat. Aktiivivaiheen asiakirjat säilytettiin molemmissa vastanneissa yrityksissä sekä sähköisessä muodossa että paperilla. Tämä koski niin varsinaisia vakuutustoiminnan hoitamiseen liittyviä asiakirjoja, kuin hallinnon asiakirjojakin. Pysyvään säilytykseen molemmissa yrityksissä ilmoitettiin jäävän muun muassa varsinaista vakuutussopimusta koskevat asiakirjat, sekä vakuutuskorvauksia koskevat asiakirjat, esimerkiksi vakuutuskorvaushakemukset. Myös osa asiakastiedotteista kuului pysyvästi säilytettävien asiakirjojen joukkoon. Molemmat vastanneet yritykset ilmoittivat säilyttävänsä pysyvästi säilytettävää aineistoa osittain sähköisessä muodossa ja osittain paperilla. Sähköistä pitkäaikaissäilytystä varten oli toisessa yrityksessä omat erillisjärjes- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 13 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

14 telmänsä. Toisessa yrityksessä arkistointiominaisuus kuului osana käytössä olevaan dokumenttienhallintajärjestelmään. Molemmissa yrityksissä todettiin lainsäädännön ohjaavan niiden asiakirjahallintoa. Erityisesti vakuutustoimintaan liittyen mainittiin muun muassa vakuutussopimuslaki, joka antaa vakuutusasiakirjojen sisältöä, lähettämisaikatauluja, sekä vakuutusturvan voimassaoloaikoja koskevia määräyksiä. Muita mainittuja lain säädöksiä olivat esimerkiksi tapaturmavakuutuslaki, sekä henkilötietolaki ja potilastietolaki. Molemmissa yrityksissä todettiin, että Vakuutusyhtiöitten Keskusliiton taholta ei anneta erityisesti asiakirjahallintoa koskevia säädöksiä. Asiakirjahallintoa ja erityisesti sähköistä dokumenttienhallintaa koskevaa neuvontaa ja ohjausta katsottiin tarvittavan molemmissa vastanneissa yrityksissä. Toisessa yrityksessä todettiin, että heillä ei ole yhtään palkattua henkilöä kehittämässä ja koordinoimassa sähköisiä järjestelmiä, vaan ratkaisut tehdään tapauskohtaisesti yrityksen eri liiketoiminnan osa-alueilla. Toisessa yrityksessä kaivattiin opastusta parhaiden käytännön toteutustapojen löytämiseen järjestelmiä kehitettäessä. Toisessa yrityksessä ei tiedetty, mistä neuvoa ja ohjausta on mahdollista hankkia. Molemmissa yrityksissä ilmoitettiin tarvittavan sähköisen aineiston arkistointiin liittyvää ohjausta ja neuvontaa, jonka tulisi keskittyä erityisesti järjestelmien kokonaisuuden hallintaan ja suunnitteluun. 9.4 Yhteenveto ja johtopäätökset Käsitteet dokumenttienhallinta ja asianhallinta ovat vaikeaselkoisia. Erityisesti yrityksissä käytetään molempia käsitteitä usein rinnakkaistermeinä. Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmiä ja niiden hankintaprosesseja koskevaa tutkimusta on tehty vähän. Tutkimuksessa on keskitytty enemmän sähköisen kaupankäynnin erityispiirteisiin. Viranomaisten järjestelmiä koskevassa tutkimuksessa painopiste on puolestaan ollut sähköisen asioinnin ominaispiirteiden tarkastelussa. Kuten tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa todetaan, pankeissa ja vakuutuslaitoksissa on panostettu voimakkaasti erilaisten sähköisten tietojärjestelmien kehittämiseen. Vakuutuslaitosten kohdalla järjestelmien kehittämistä puoltaa toimialan luonne. Yhtiöiden asiankäsittelyn elinkaari saattaa olla vuosikymmenien mittainen, erityisesti vahinkovakuutuksen liittyvien vakuutuskorvausten tai eläkevakuutussäästämisen kohdalla. Tämän tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että vakuutusyhtiöillä on käytössään runsaasti erilaisia dokumenttienhallintajärjestelmiä sekä varsinaista vakuutusasioiden hoitamista, että hallinnon tarpeita varten. Yhtiöiden käytössä olevat järjestelmät ovat osittain itse rakennettuja ja osittain valmisohjelmistoja. Yhteyksiä ulkopuolisiin järjestelmiin on rakennettu jonkin verran. Vastanneiden yritysten aktiivivaiheen asiakirjat säilytetään sekä sähköisessä muodossa että paperilla. Joissakin sähköisissä järjestelmissä on ajateltu myös aineiston pitkäaikaista säilyttämistä. Vaikka sähköisten järjestelmien kehittäminen on vastanneissa yrityksissä varsin pitkällä, katsotaan niissä kuitenkin tarvittavan sähköistä dokumenttienhallintaa samoin kuin arkistointiakin koskevaa neuvontaa ja ohjausta. Neuvonnan tulisi keskittyä erityisesti järjestelmäkokonaisuuksien suunnitteluun ja hallintaan. Tässä tutkimuksessa saatiin pintapuolinen näkemys yritysten sähköisistä tietojärjestelmistä. Tutkijan itsensä kannalta konkreettinen pääsy tarkastelemaan tarkemmin järjestelmiä olisi syventänyt omaa näkemystä ja selkiyttänyt kuvaa käytössä olevista järjestelmistä. Toisaalta tutkimuksessa esille tullut järjestelmien runsas kirjo antaa hyvän kuvan siitä, missä vaiheessa sähköisten dokumenttienhallinnan kehityksessä yrityksissä tällä hetkellä ollaan. Tutkimuksen tuloksia voidaan pitää suhteellisen luotettavina, koska yrityksiltä saadut vastaukset olivat samansuuntaisia, mukaan lukien varsinaisen kyselyn ulkopuolelta saadut järjestelmiä koskevat kommentit. Tutkimuksen otosjoukkoa voidaan pitää kattavana, koska sen muodostivat Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 14 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

15 vahinkovakuutusalan markkinaosuudeltaan kuusi suurinta yritystä, joiden hallussa on 85 % vahinkovakuutusalan markkinoista. Tutkimustulokset vahvistavat myös tietoyhteiskuntaneuvoston näkemystä, jonka mukaan vakuutusyhtiöiden sähköiset tietojärjestelmät ovat varsin pitkälle kehittyneitä. Tutkimuksen tulosten mukaan vakuutusyhtiöissä näyttää käynnistyneen siirtyminen yksittäisiin toimintoihin kohdistuvien järjestelmien kehittämisestä kohti järjestelmiä, joissa otetaan huomioon aineiston pitkäaikaissäilytys sekä yhteydet sidosryhmien järjestelmiin. Vakuutusyhtiöiden voidaan katsoa siis jo osittain siirtyneen kohti Anttilan kuvaamaa toisen vaiheen keskitettyjä dokumenttienhallintajärjestelmiä. Kun verrataan tutkimuksessa mukana olleiden vakuutusyhtiöiden sähköisen liiketoiminnan kehitysvaihetta pk-yritysten vastaavaan (Berg), voidaan todeta että sisäisen sähköisen liiketoiminnan näkökulmasta vakuutusyhtiöt ovat kehityksessään samassa vaiheessa kuin suurin osa pk-yrityksistä. Ulkoisten sähköisten yhteyksien kohdalla vakuutusyhtiöt ovat kehityksessään pidemmällä kuin Bergin tutkimukseen osallistuneet yritykset. 10 LÄHTEET Anttila, Juha Dokumenttien hallinta.edita, IT Press. Anttila, Juha Dokumenttien hallinta osana IT-arkkitehtuuria. Faili 1/2006. Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA. www-dokumentti. Luettu Ellä, Auli Orion Pharman dokumenttienhallinta tukea ja tehokkuutta liiketoi-mintaan nyt ja tulevaisuudessa. Faili 2/2003. Gustafsson, Timo Haastattelu Järjestelmäasiantuntija. Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia. Lantto, Eeva Sähköinen asiointi hallinnossa erityisesti sähköisen allekirjoituksen ja yksityisyyden suojan kannalta. Kansaneläkelaitos. Loponen, Mirja. Sähköinen asiakirjanhallinta ja järjestelmät. Luentomateriaali Sähköisen aineiston hallinnan ja arkistoinnin kurssi. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Lybeck, Jari Arkistot. Yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja. Arkistolaitos.PDF-dokumentti. Luettu Onnela, Heli Siirtyminen elektroniseen arkistointiin case: Myllykoski Paper Oy. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Tietopalvelun ja arkistotoimen koulutusohjelma. Opinnäytetyö. Pieskä, Kari Elektroninen arkistointi. Valtion teknillinen tutkimuskeskus. Tiedotteita Valtion teknillinen tutkimuskeskus. Pohjolan tiedote: Ylimääräisen yhtiökokouksen päätöksiä Luettu Rantala, Jukka & Pentikäinen, Teuvo Vakuutusoppi. Suomen Vakuutusalan Koulutus ja Kustannus Oy. Sähköisen asianhallinnan ratkaisut. Luettu Sähköisen asianhallinnan ratkaisut. Luettu Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 15 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

16 Tietoyhteiskuntaneuvosto Tulevaisuuden verkottuva Suomi. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportti. Valtioneuvoston kanslia. Tyrväinen, Pasi Yritysarkkitehtuuri ja asiakirjahallinnon arkkitehtuuri. Faili 1/2006. Vahtera, Pauli & Salmi, Heli Paperiton kirjanpito: Kirjanpitolain menetelmäuudistus +euro taloushallinnossa. Tilintarkastajien Kustannus Oy. Vakuutuslainsäädäntö Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto. www-dokumentti. Luettu Viljanen, Katja Haastattelu Käytönsuunnittelija. Lähivakuutus Keskinäinen Yhtiö. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 16 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

Avoimen julkisen tiedon vaikutus suomalaisiin yrityksiin

Avoimen julkisen tiedon vaikutus suomalaisiin yrityksiin Avoimen julkisen tiedon vaikutus suomalaisiin yrityksiin Maankäyttötieteiden laitos Geoinformatiikan tutkimusyhmä Julkisen tiedon avaaminen - tutkimustietoa avaamispäätöksen tueksi Tarve Paikkatietojen

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) 13.10.2010 Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen Keskeisenä tavoitteena Toteuttaa eduskunnan 7.12.2009 tekemä päätös, että hallituksen tulisi valmistella

Lisätiedot

Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen

Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit Informaatio-oikeuden ja tietoteknologiaoikeuden professori, dosentti Tomi Voutilainen Muutosajurit Prosessien sähköistäminen ja rajoitettu

Lisätiedot

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 1(5) VALTIPA Kirjeenne 22.5.2012 Kansallisarkistoon VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkosto

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto 3.5.2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Lain tavoitteena on luoda toimivalta ja ohjausmalli,

Lisätiedot

Suomalaisten organisaatioiden kehittämistoiminnassa on paljon parannettavaa

Suomalaisten organisaatioiden kehittämistoiminnassa on paljon parannettavaa Suomalaisten organisaatioiden kehittämistoiminnassa on paljon parannettavaa CxO Mentor Oy tutki hankesalkun hallintaa, projektitoimiston toimintaa ja kokonaisarkkitehtuurityötä maalis-huhtikuussa 2012

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

MÄÄRÄYS SIJOITUSPALVELUYRITYKSEN RISKIENHALLINNASTA JA MUUSTA SISÄISESTÄ VALVONNASTA

MÄÄRÄYS SIJOITUSPALVELUYRITYKSEN RISKIENHALLINNASTA JA MUUSTA SISÄISESTÄ VALVONNASTA lukien toistaiseksi 1 (5) Sijoituspalveluyrityksille MÄÄRÄYS SIJOITUSPALVELUYRITYKSEN RISKIENHALLINNASTA JA MUUSTA SISÄISESTÄ VALVONNASTA Rahoitustarkastus antaa sijoituspalveluyrityksistä annetun lain

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Valmistelu: Marjaana Kivelä, Pirkko Rautaniemi, Jari Väisänen, Marjo Nykänen, Susanna Voutila, Riitta Leviäkangas, Kati Hoffren ja Kimmo Hoikka Lähtökohtana tiedostojen

Lisätiedot

Alueelliset tietovarastot ja niiden käyttö. Terveydenhuollon ATK-päivät Janne Saarela

Alueelliset tietovarastot ja niiden käyttö. Terveydenhuollon ATK-päivät Janne Saarela Alueelliset tietovarastot ja niiden käyttö Terveydenhuollon ATK-päivät Janne Saarela 31.5.2005 Sisällysluettelo 1. Alueelliset tietovarastot Kytkös sähköisien potilaskertomuksien arkistointiin Kytkös organisaatiorajat

Lisätiedot

ERP auttaa kustannustehokkuuteen 2009

ERP auttaa kustannustehokkuuteen 2009 ERP auttaa kustannustehokkuuteen 2009 18.3.2009 Martti From TIEKE TIEKEn visio, strategia ja strategiset tavoitteet Suomi kilpailukykyiseksi ja ihmisläheiseksi tietoyhteiskunnaksi Missio Kansalaiset Strategia

Lisätiedot

KuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli Heikki Lunnas

KuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli Heikki Lunnas KuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli 29.5.2006 Heikki Lunnas KuntaTIMEn keihäänkärjet 1. Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausmekanismien kehittäminen 2.

Lisätiedot

Digitoinnin työpaja 3a/4 Äänitteiden digitoinnin perusteita

Digitoinnin työpaja 3a/4 Äänitteiden digitoinnin perusteita Digitoinnin työpaja 3a/4 Äänitteiden digitoinnin perusteita 15.1.2010 Toni Suutari www.kdk2011.fi Kansallinen digitaalinen kirjasto parantaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisten aineistojen

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

KUNTIEN SÄÄSTÖTOIMET JA TULONLISÄYSKEINOT

KUNTIEN SÄÄSTÖTOIMET JA TULONLISÄYSKEINOT KUNTIEN SÄÄSTÖTOIMET JA TULONLISÄYSKEINOT SYKSY 211 Kunnallisalan kehittämissäätiö KAKS VTK Anna Laiho Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ...4 2. SÄÄSTÖTOIMET JA TULONLISÄYSKEINOT KUNNISSA....5 2.1 Tehdyt säästötoimet.5

Lisätiedot

Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa

Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa Airi Salminen Jyväskylän yliopisto http://www.cs.jyu.fi/~airi/ Lainsäädäntöprosessin tiedonhallinnan kehittäminen Metatiedot suomalaisen lainsäädäntöprosessin

Lisätiedot

Asianhallinnan viitearkkitehtuuri käytännössä

Asianhallinnan viitearkkitehtuuri käytännössä Asianhallinnan viitearkkitehtuuri käytännössä Kokemuksia kunnista 9.3.2016 Jari Hintsala Kuntien Tiera Oy 1 Asianhallinnan viitearkkitehtuuri ja sen käyttö Asianhallinnan viitearkkitehtuuri =Asianhallinnan*

Lisätiedot

Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa. ICT muutostukiseminaari neuvotteleva virkamies Jari Kallela

Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa. ICT muutostukiseminaari neuvotteleva virkamies Jari Kallela Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa ICT muutostukiseminaari 8.10.2014 neuvotteleva virkamies Jari Kallela Sisältö Miksi kokonaisarkkitehtuuria tarvitaan julkisessa hallinnossa? Mitä tuloksia kokonaisarkkitehtuurista

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot

Avaimet käytännön työlle

Avaimet käytännön työlle Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Avaimet käytännön työlle 9.3.2016 Eira Isoniemi asianhallintapäällikkö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen 30.01.2017 Tomi Voutilainen JulkICT-osasto Työryhmän tehtävät Työryhmän toimikausi 17.11.2016-31.5.2017 Työryhmän tehtävänä on selvittää julkisen hallinnon tiedonhallinnan

Lisätiedot

Affecton uusitun asian- ja dokumenttienhallinnan ratkaisun lanseeraus Timo Helkiö Senior Advisor, Affecto Finland Oy

Affecton uusitun asian- ja dokumenttienhallinnan ratkaisun lanseeraus Timo Helkiö Senior Advisor, Affecto Finland Oy Affecton uusitun asian- ja dokumenttienhallinnan ratkaisun lanseeraus Timo Helkiö Senior Advisor, Affecto Finland Oy 1 2 TAUSTAA: Asian- ja dokumenttienhallinnan rooli toiminnan tehostamisessa ja kokemuksia

Lisätiedot

TTA-PASin etenemissuunnitelma ja kustannukset

TTA-PASin etenemissuunnitelma ja kustannukset TTA-PASin etenemissuunnitelma ja kustannukset Saara Värttö, TTA-PAS koordinaattori, saara.vartto@csc.fi Pitkäaikaissäilytyksen keskustelutilaisuus 10.4.2013 Pitkäaikaissäilytys tutkimuksen tarpeisiin TTA-PAS-hankkeella

Lisätiedot

Näin paransimme tuottavuutta. Hyvät käytännöt ja vakiinnuttamisen keinot Kieku-käyttäjäfoorumi

Näin paransimme tuottavuutta. Hyvät käytännöt ja vakiinnuttamisen keinot Kieku-käyttäjäfoorumi Näin paransimme tuottavuutta. Hyvät käytännöt ja vakiinnuttamisen keinot Kieku-käyttäjäfoorumi Jukka Aalto Helsinki 26.11.2015 Näkökulmat 1. Henkilöstöhallinto 2. Taloushallinto 3. Haasteet 27.11.2015

Lisätiedot

JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet. JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla

JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet. JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla 19.9.2013 Toiminnan tavoitteiden ja painopisteiden määrittely Keinot JHS Tavoite Mitä ja minkälaisia suosituksia tavoitteiden toteutumisen

Lisätiedot

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JUHTA 10.2.2015 Mikko Eräkaski, STM Tiedonohjaussuunnitelma Metatietomääritys, joka sisältää tietojärjestelmässä käsiteltävien asiakirjojen metatietoarvot

Lisätiedot

OIVA matkailuyrittäjien koulutusohjelma

OIVA matkailuyrittäjien koulutusohjelma OIVA matkailuyrittäjien koulutusohjelma 2010-2012 Hämeen Matkailu Oy Kehittämiskeskus Oy Häme Forssan Seudun Kehittämiskeskus Oy Janakkalan kunta 13.10.2010 Forssan Seudun Kehittämiskeskus Oy Projektin

Lisätiedot

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi JHS-järjestelmä Tommi Karttaavi 25.4.2007 JHS-järjestelmä JHS-suosituksia (julkisen hallinnon suositus) on laadittu vuodesta 1992 lähtien, jolloin JHS-järjestelmä korvasi VHS-järjestelmän Voimassa olevia

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

Valtioneuvoston asetus

Valtioneuvoston asetus VALTIOVARAINMINISTERIÖ Luonnos 10.12.2013 TORI-hankkeen lainsäädäntötyöryhmä Lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara Valtioneuvoston asetus valtion yhteisten tieto- viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä

Lisätiedot

Yritystoiminta Pia Niuta KIRJANPITO

Yritystoiminta Pia Niuta KIRJANPITO KIRJANPITO Kirjanpito On tietojärjestelmä, jossa ylläpidetään tietoa yrityksen tai yhteisön taloudellisesta toiminnasta. On sitä, että kerätään ja järjestetään tositteet, rekisteröidään niiden tiedot tietyn

Lisätiedot

Kansallisen paikkatietoportaalin kehittäminen

Kansallisen paikkatietoportaalin kehittäminen Kansallisen paikkatietoportaalin kehittäminen 20.9.2010 VN periaatepäätös Valtioneuvoston periaatepäätökseen 21.6.2007 kansallisen tietoyhteiskuntapolitiikan tavoitteista vuosina 2007-2011 on kirjattuna:

Lisätiedot

AVOIN DATA AVAIN UUTEEN Seminaarin avaus Kansleri Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopisto

AVOIN DATA AVAIN UUTEEN Seminaarin avaus Kansleri Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopisto AVOIN DATA AVAIN UUTEEN Seminaarin avaus 1.11.11 Kansleri Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopisto TIETEELLINEN TIETO tieteellinen tieto on julkista tieteen itseäänkorjaavuus ja edistyvyys tieto syntyy tutkimuksen

Lisätiedot

Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu, OKM/7/591/2015 Liitteet:

Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu, OKM/7/591/2015 Liitteet: Suvi Ritvos Lähettäjä: noreply@eduuni.fi Lähetetty: 25. elokuuta 2015 13:29 Aihe: Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu, Liitteet: Kansilehti.PDF; Pysyvästi säilytettäväksi

Lisätiedot

Avoimen ja yhteisen rajapinnan hallintasuunnitelma v.1.4

Avoimen ja yhteisen rajapinnan hallintasuunnitelma v.1.4 Avoimen ja yhteisen rajapinnan hallintasuunnitelma v.1.4 Tämän esityksen sisältö tausta avoimet toimittajakohtaiset rajapinnat (toimittajan hallitsemat rajapinnat) avoimet yhteiset rajapinnat (tilaajan

Lisätiedot

Sosiaalialan tietoteknologian valtakunnallinen kehittäminen vuoteen 2011 (www.tikesos.fi) Projektipäällikkö Heli Sahala

Sosiaalialan tietoteknologian valtakunnallinen kehittäminen vuoteen 2011 (www.tikesos.fi) Projektipäällikkö Heli Sahala Sosiaalialan tietoteknologian valtakunnallinen kehittäminen vuoteen 2011 (www.tikesos.fi) Projektipäällikkö Heli Sahala Hankkeen tavoitteita 2004-2007 ja edelleen 2008-2011 kehittää sosiaalialan tietotuotantoa

Lisätiedot

KUNTIEN TILILUETTELO

KUNTIEN TILILUETTELO KUNTIEN TILILUETTELO Kuntien toimintaympäristön muutokset: Kehittämistarpeet kuntatilastoinnille ja yleensä kuntien tietohuollolle. Kuntien johtamisen lisäksi kuntien taloutta ja toimintaa kuvaavia tietoja

Lisätiedot

Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan alueellista kehittämistä ohjaava viitearkkitehtuuri Kuntajohtajakokous

Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan alueellista kehittämistä ohjaava viitearkkitehtuuri Kuntajohtajakokous Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan alueellista kehittämistä ohjaava viitearkkitehtuuri Kuntajohtajakokous 12.6.2015 Pasi Oksanen 1 Tavoite ja lähtökohdat Tavoitteena aikaansaada Varsinais-Suomen

Lisätiedot

- Big Data Forum Finland Jari Salo, TIEKE

- Big Data Forum Finland Jari Salo, TIEKE - Big Data Forum Finland 30.8.2016 Jari Salo, TIEKE Suomessa Big Data Forum Finland BiFF Big Data Forum Finland (BiFF) tuottaa ja välittää Big Dataosaamista yritysten-, tutkimus- ja oppilaitosten välillä

Lisätiedot

Yrittäjäkoulutus. Yrityksen toimintaperusteiden selvittäminen

Yrittäjäkoulutus. Yrityksen toimintaperusteiden selvittäminen 1 Yrittäjäkoulutus Yrityksen toimintaperusteiden selvittäminen 2 Markkinaselvitys Markkinaselvityksessä selvitetään ennen yritystoiminnan aloittamista, onko aiotulla yritysidealla kannattavan liiketoiminnan

Lisätiedot

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2014

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2014 Suunnitelma Valtiovarainministeriö/Julkisen hallinnon ICT - toiminto/vaatimukset ja suositukset JHKA-sihteeristö 22.1.2014 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2014 Julkisen hallinnon

Lisätiedot

TUOREET ELÄKELÄISET VERKOSSA. Minna Hakkarainen, asiakaspalvelujohtaja, Ilmarinen @minnahakka65 iareena 5.2.2016

TUOREET ELÄKELÄISET VERKOSSA. Minna Hakkarainen, asiakaspalvelujohtaja, Ilmarinen @minnahakka65 iareena 5.2.2016 TUOREET ELÄKELÄISET VERKOSSA Minna Hakkarainen, asiakaspalvelujohtaja, Ilmarinen @minnahakka65 iareena 5.2.2016 1 MIKSI TÄMÄ TUTKIMUS? Kuudes iareena ja neljäs julkistettu tutkimus Tutkimuksen teemana

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja.

ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja. ARKISTOLAITOS Asiakirjahallinnon keskeiset standardit Pekka Henttonen ylitarkastaja pekka.henttonen@narc.fi TIE- DOSTOT METADATA- ELEMENTIT METADATAN ELINKAARI, TARKOITUS JA KÄYTTÖ JÄRJESTELMIEN TOIMINNALLISUUS

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Tietohallinnon ohjausta koskevan lain toimeenpano Arja Terho

Tietohallinnon ohjausta koskevan lain toimeenpano Arja Terho Tietohallinnon ohjausta koskevan lain toimeenpano 25.5.2011 Arja Terho Käsittely Valtioneuvostolta eduskunnalle 11/2010 Eduskunta: Perustuslakivaliokunta antoi lausunnon 12/2010 Hallintovaliokunnan lausunto

Lisätiedot

HELSINGIN YLIOPISTON TUTKIMUSDATAN TUTKIJAPALVELUT. Mari Elisa Kuusniemi, Tutkimuksen palvelut, Helsingin yliopiston kirjasto, Helsingin Yliopisto

HELSINGIN YLIOPISTON TUTKIMUSDATAN TUTKIJAPALVELUT. Mari Elisa Kuusniemi, Tutkimuksen palvelut, Helsingin yliopiston kirjasto, Helsingin Yliopisto HELSINGIN YLIOPISTON TUTKIMUSDATAN TUTKIJAPALVELUT Mari Elisa Kuusniemi, Tutkimuksen palvelut, Helsingin yliopiston kirjasto, Helsingin Yliopisto Datanhallinnan tukipalvelut Datapolitiikka Vastuunjako

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri

Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri Tilannekatsaus Kurttu 18.4.2013 Miksi kokonaisarkkitehtuuri? Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurilla tavoitellaan» Yhteentoimivuutta, tietojärjestelmissä, niiden

Lisätiedot

Paikkatiedon kypsyysmalli, case Espoo ja Turku. Aalto-yliopisto Insinööritieteiden korkeakoulu

Paikkatiedon kypsyysmalli, case Espoo ja Turku. Aalto-yliopisto Insinööritieteiden korkeakoulu Paikkatiedon kypsyysmalli, case Espoo ja Turku Aalto-yliopisto Insinööritieteiden korkeakoulu seminaari 12.5.2011 Esityksen sisältö Mitä organisaation paikkatietokypsyys tarkoittaa? Miksi paikkatietokypsyyden

Lisätiedot

YHTIÖJÄRJESTYS. (ei muutosta) 2 Toimiala

YHTIÖJÄRJESTYS. (ei muutosta) 2 Toimiala Nykyinen OMNIA KOULUTUS OY:N YHTIÖJÄRJESTYS Muutosehdotukset OMNIA KOULUTUS OY:N YHTIÖJÄRJESTYS 1 Toiminimi ja kotipaikka Yhtiön toiminimi on Omnia koulutus Oy ja kotipaikka Espoo. 1 Toiminimi ja kotipaikka

Lisätiedot

SELVITYS PRO GRADUJEN KÄYTÖSTÄ TAIDEKIRJASTOSSA

SELVITYS PRO GRADUJEN KÄYTÖSTÄ TAIDEKIRJASTOSSA SELVITYS PRO GRADUJEN KÄYTÖSTÄ TAIDEKIRJASTOSSA Tapani Takalo Lapin korkeakoulukirjasto, yliopisto, taide 17.11.2011 1. Johdanto Lapin yliopiston taidekirjastossa on selvitetty taidekirjaston kokoelmiin

Lisätiedot

Liite 3 Avustusehdot. Poliittinen toiminta

Liite 3 Avustusehdot. Poliittinen toiminta Liite 3 Avustusehdot Poliittinen toiminta Valtioneuvoston antamat puoluelain (10/1969) 9 :n 4 momentissa sekä valtionavustuslain 11 :n 3 ja 4 momentissa tarkoitetut valtionavustuksen maksamista, käyttöä,

Lisätiedot

1. Hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten yläikärajaa koskeva yhtiöjärjestyksen määräys poistetaan (6 ja 8 )

1. Hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten yläikärajaa koskeva yhtiöjärjestyksen määräys poistetaan (6 ja 8 ) 25.2.2015 1 (5) Fennian hallituksen ehdotus 20.4.2015 yhtiökokoukselle koskien yhtiöjärjestyksen muuttamista: Muutosehdotuksien pääasiallinen sisältö on: 1. Hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten yläikärajaa

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Infrastruktuurin hyödyntäminen työryhmä Jaana Mäkelä Aalto-yliopiston Insinööritieteiden korkeakoulu

Infrastruktuurin hyödyntäminen työryhmä Jaana Mäkelä Aalto-yliopiston Insinööritieteiden korkeakoulu Infrastruktuurin hyödyntäminen työryhmä 2010-2011 Jaana Mäkelä Aalto-yliopiston Insinööritieteiden korkeakoulu 14.5.2011 Tavoitteet Paikkatietojen hyödyntäminen Suomessa 2010 kysely Kehittää indikaattorit,

Lisätiedot

Pimeä Theseus & PAS kyselyn tuloksia

Pimeä Theseus & PAS kyselyn tuloksia 26. huhtikuuta 2016 Pimeä Theseus & PAS kyselyn tuloksia Minna Marjamaa, Tiina Tolonen Kuva: Holley and Chris Melton, CC BY 2.0 Pimeä Theseus & PAS-kysely Maaliskuussa 2016 tehtiin e-lomakekysely, jossa

Lisätiedot

Koneellisten tietovälineiden käyttäminen kirjanpidossa sekä menetelmäkuvauksen

Koneellisten tietovälineiden käyttäminen kirjanpidossa sekä menetelmäkuvauksen Valtiokonttori Määräys 1 (5) 7.12.2010 Dnro VK 482/03/2010 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Koneellisten tietovälineiden käyttäminen kirjanpidossa sekä menetelmäkuvauksen

Lisätiedot

JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi

JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat Tommi Karttaavi 13.5.2008 JHS-järjestelmä (historiaa) Valtioneuvoston päätös valtionhallinnon sisäisistä standardeista 7.9.1977 Valtiovarainministeriö vahvisti valtionhallinnon

Lisätiedot

Verkoston kehittäminen Oppivat tuotantokonseptit -oppaan avulla

Verkoston kehittäminen Oppivat tuotantokonseptit -oppaan avulla Verkoston kehittäminen Oppivat tuotantokonseptit -oppaan avulla Oppivat tuotantokonseptit välineitä verkoston kehittämiseen 17.4.2012 Aalto-yliopiston perustieteiden korkeakoulu Helsingin yliopisto Lappeenrannan

Lisätiedot

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista 22.3.2013 Sisältö: 9.00 Tilaisuuden avaus 9.05 Kansallisarkiston osuus 10.30 Tauko 10.45 JHS-osuus 12.00 Tilaisuus päättyy Yleistä eams:n laatimisesta

Lisätiedot

Sote-lähipalvelut Nuorten aikuisten (10) käsityksiä tulevaisuuden sote-palveluista vuonna 2030

Sote-lähipalvelut Nuorten aikuisten (10) käsityksiä tulevaisuuden sote-palveluista vuonna 2030 Sote-lähipalvelut 2030 - Nuorten aikuisten (10) käsityksiä tulevaisuuden sote-palveluista vuonna 2030 Tausta Sosiaali- ja terveyspalvelut ovat muutoksessa ja palvelut ovat siirtymässä pois kunnilta maakunnille

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Specifying user requirements for corporate intranet with user centered design methods. Espoo Tekijä: Henri Ström Valvoja: TkT Kalevi Kilkki

Specifying user requirements for corporate intranet with user centered design methods. Espoo Tekijä: Henri Ström Valvoja: TkT Kalevi Kilkki Specifying user requirements for corporate intranet with user centered design methods Espoo 29.9.2016 Tekijä: Henri Ström Valvoja: TkT Kalevi Kilkki Sisältö Työn tausta Ongelman asettelu Metodiikka Kehitysprojekti

Lisätiedot

Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen ja alueen innovaatioympäristön johtaminen

Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen ja alueen innovaatioympäristön johtaminen Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen ja alueen innovaatioympäristön johtaminen Petri Pietikäinen yliopettaja, Savonia-ammattikorkeakoulu petri.pietikainen@savonia-amk.fi 044-785 6609 1 Mitä pitäisi tehdä

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Teollisuuden varastotilasto

Teollisuuden varastotilasto Teollisuus 2011 Teollisuuden varastotilasto 2011, 3. neljännes Teollisuuden varastojen arvot laskivat 2,4 prosenttia vuoden 2011 kolmannella neljänneksellä Teollisuuden varastojen arvo oli vuoden 2011

Lisätiedot

Lemonsoft toiminnanohjausjärjestelmä

Lemonsoft toiminnanohjausjärjestelmä Lemonsoft toiminnanohjausjärjestelmä Lemonsoft on toiminnanohjausjärjestelmä, joka on tehty liiketoiminnan hallintaan ja kehittämiseen. Lemonsoftin ominaisuudet ovat muokattavissa vastaamaan eri toimialojen

Lisätiedot

HALLITUKSEN TIETOYHTEISKUNTA- OHJELMA. -tavoitteet - sisältö - toteutus

HALLITUKSEN TIETOYHTEISKUNTA- OHJELMA. -tavoitteet - sisältö - toteutus HALLITUKSEN TIETOYHTEISKUNTA- OHJELMA -tavoitteet - sisältö - toteutus Avausseminaari 25.11.2003 Katrina Harjuhahto-Madetoja ohjelmajohtaja SUOMI TIETOYHTEISKUNTANA MILLAINEN ON TIETOYHTEISKUNTA? tieto

Lisätiedot

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen Nurmes 22.3.2013 Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen -Paperiset asiakirjat -Kartat piirustukset -Valokuvat -Diat, äänitteet -Sähköinen asiakirjat ja tiedostot 1 Miksi? - toiminnan sujuminen

Lisätiedot

Tietoturvapolitiikka

Tietoturvapolitiikka Valtiokonttori Ohje 1 (6) Tietoturvapolitiikka Valtion IT -palvelukeskus Valtiokonttori Ohje 2 (6) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 2 Tietoturvallisuuden kattavuus ja rajaus Valtion IT-palvelukeskuksessa...

Lisätiedot

Vaikuttavuusselvitys pk-yrityksille EcoStart-konsultointipalvelusta

Vaikuttavuusselvitys pk-yrityksille EcoStart-konsultointipalvelusta Etelä-Savo Vaikuttavuusselvitys pk-yrityksille EcoStart-konsultointipalvelusta Kesäkuu 2013 Anne Matilainen ja Tarinka Ringvall ETELÄ-SAVON ELINKEINO-, LIIKENNE- JA YMPÄRISTÖKESKUS Kutsunumero 029 502

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

Kunnallishallinnon tietotekniikka 1997-1998

Kunnallishallinnon tietotekniikka 1997-1998 Sivu 1/7 Kunnallishallinnon tietotekniikka 1997-1998 Suomen Kuntaliitto 1998 1. Johdanto Kuntaliitto lähetti marraskuussa 1997 tietotekniikan käyttöä ja kehitystä koskevan kyselyn kaikille kunnille ja

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

Hankkeet ja yhteentoimivuus. OKM:n kirjastopäivät Minna Karvonen

Hankkeet ja yhteentoimivuus. OKM:n kirjastopäivät Minna Karvonen Hankkeet ja yhteentoimivuus OKM:n kirjastopäivät 2012 Minna Karvonen 12.12.2012 Hallitusohjelman kirjaukset Yhteentoimivuus: kansallista perustaa Kirjastoja kehitetään vastaamaan tietoyhteiskunnan haasteisiin.

Lisätiedot

Muutoshistoria Versio Laatija Päiväys Muutokset Hyväksynyt 0.9 Juuso Mikkonen

Muutoshistoria Versio Laatija Päiväys Muutokset Hyväksynyt 0.9 Juuso Mikkonen 1 (6) 25.11.2015 Lappeenrannan kaupungin tietoturvapolitiikka 2016 Muutoshistoria Versio Laatija Päiväys Muutokset Hyväksynyt 0.9 Juuso Mikkonen 25.11.2015 Valmis Tietohallintotyöryhmän käsittelyyn. 1.0

Lisätiedot

OPPILASHUOLLON PALVELURAKENTEEN ARVIOINTI Tuomas Koskela Net Effect Oy

OPPILASHUOLLON PALVELURAKENTEEN ARVIOINTI Tuomas Koskela Net Effect Oy OPPILASHUOLLON PALVELURAKENTEEN ARVIOINTI 12.5.2008 Tuomas Koskela Net Effect Oy 1 ARVIOINNISTA YLEISESTI 2 Arviointitehtävästä Oppilashuollon palvelurakenteen arvioinnin toteuttaa Net Effect Oy OPH:n

Lisätiedot

Biopankkilain valmistelun lyhyt historia

Biopankkilain valmistelun lyhyt historia Biopankkilain valmistelun lyhyt historia Puheenjohtaja Kimmo Pitkänen Biotekniikan neuvottelukunta Tutkijoiden ja kansanedustajien seura - TUTKAS Biotekniikan neuvottelukunta BIOPANKKIEN MERKITYS KANSALAISILLE

Lisätiedot

AINEETTOMAN OMAISUUDEN HUOLTOKIRJA

AINEETTOMAN OMAISUUDEN HUOLTOKIRJA AINEETTOMAN OMAISUUDEN HUOLTOKIRJA 1 Tämä huoltokirja on tarkoitettu yrityksesi aineettoman omaisuuden tunnistamiseen, oman osaamisen ja työn tulosten suojaamiseen sekä niiden hallintaan ja hyödyntämiseen.

Lisätiedot

TAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT

TAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT TAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari 28.10.2011 Tommi Oikarinen, VM / JulkICT Projektin ensisijaisena tavoitteena on yhteisesti suunnitella ja arvioida alueellisen ja paikallisen tason tietojärjestelmäarkkitehtuurin

Lisätiedot

TASEKIRJA Suomen Lähetysneuvosto ry

TASEKIRJA Suomen Lähetysneuvosto ry 1 / 9 TASEKIRJA Suomen Lähetysneuvosto ry Y-tunnus: 01.01.2015-31.12.2015 Tämä tasekirja on säilytettävä 31.12.2025 asti 2 / 9 Tilinpäätös tilikaudelta 01.01.2015-31.12.2015 Sisällysluettelo Tase... 3

Lisätiedot

Toiminnanohjausjärjestelmien hyödyntäminen Suomessa 2013

Toiminnanohjausjärjestelmien hyödyntäminen Suomessa 2013 Toiminnanohjausjärjestelmien hyödyntäminen Suomessa 2013 Loppukäyttäjätutkimus, alle 500 henkilön organisaatiot Osa 1/3: Pilvipalvelujen hyödyntäminen toiminnanohjausjärjestelmissä Leena Mäntysaari, Mika

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

KDK-ajankohtaispäivä museoille

KDK-ajankohtaispäivä museoille KDK-ajankohtaispäivä museoille 29.4.2010 Mikael Vakkari Systeemipäällikkö Museovirasto / Tiedonhallintakeskus MUSEOVIRASTO KDK ja museot Museoiden keskeisten tietovarantojen saatavuuden ja käytettävyyden

Lisätiedot

Korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittäminen & julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri

Korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittäminen & julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittäminen & julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri 30.10.2012 Ilmari Hyvönen Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto Aiheita Tietohallintolaki ja julkisen hallinnon

Lisätiedot

PortNetin vaikuttavuuden arviointi

PortNetin vaikuttavuuden arviointi PortNetin vaikuttavuuden arviointi FITS-kevättapaaminen 10.4.2003 Raine Hautala & Pekka Leviäkangas 10.4.2003 PortNet > Kansallinen merenkulun tavaraliikenteen eri osapuolia palveleva sovellus > PortNet-palvelulla

Lisätiedot

Kunnallisia asiakkaita. Heikki Laaksamo, TIEKE,

Kunnallisia asiakkaita. Heikki Laaksamo, TIEKE, Kunnallisia asiakkaita Heikki Laaksamo, TIEKE, 24.5.2012 Taustaa Kyselytutkimus, jolla selvitettiin kuntien IT strategiaa TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n ja Lapin yliopiston Menetelmätieteitten

Lisätiedot

JUHTA asetus ja asettaminen. JUHTA Sami Kivivasara, VM JulkICT

JUHTA asetus ja asettaminen. JUHTA Sami Kivivasara, VM JulkICT JUHTA asetus ja asettaminen JUHTA 28.2.2013 Sami Kivivasara, VM JulkICT Asetuksen uudistamisen taustaa Edellinen asetus oli annettu 2006 ja sitä on osittain uudistettu useaan kertaan. Tietohallintolaki

Lisätiedot