Jobiilin käyttöohjeet Harjoitteluorganisaatio

Transkriptio

1 Jobiilin käyttöohjeet Harjoitteluorganisaatio Päivitetty Organisaation rekisteröiminen 2 2. Käyttäjän rekisteröityminen 7 3. Kirjautuminen Uloskirjautuminen 10

2 5. Salasanan vaihtaminen Omien tietojen muuttaminen Omat viestit Oma etusivu Tilastot Luonnostilassa olevat harjoittelupaikat Oma organisaatio Organisaation perustietojen muokkaus Organisaation yksiköt (vain pääorganisaatio) Uuden yksikön luominen Organisaation käyttäjät Uuden käyttäjän luominen Käyttäjäoikeudet Harjoittelupaikkailmoitukset Harjoittelupaikkailmoitusten hakeminen Harjoittelupaikan tietojen ja opiskelijoiden katselu Varattujen viikkojen muuttaminen Uuden harjoittelupaikkailmoituksen luominen Harjoittelupaikkailmoituksen julkaiseminen Harjoittelupaikkailmoituksen passivointi Harjoittelupaikkailmoituksen poistaminen Harjoittelupaikkailmoituksen kopioiminen Käyttäjät Käyttäjähaku Käyttäjähakemuksien käsittely Käyttäjän tietojen muokkaus Käyttäjäoikeuksien muokkaus Lisää käyttäjäoikeus Käyttäjäoikeuden passivoiminen Raportointi 33 1

3 12.1 Opiskelijaraportit Varaustilanne 34 Organisaatiorakenne Jobiilissa 35 Huom! Kaikki tässä käyttöohjeessa esitetyt toiminnot eivät ole saatavilla kaikille käyttäjäoikeuksille. Sinisellä merkityt otsikot koskevat vain organisaation ja yksikön ylläpitäjää. Jobiili on suunniteltu toimivaksi kaikkien yleisimpien internet-selainten (Chrome, Firefox, Edge, Safari) uusimpien versioiden kanssa työpöytä- ja mobiilikäytössä. Internet Explorerista versiot 10 ja 11 on tuettu. 1. Organisaation rekisteröiminen Tarkasta ensin onko oma organisaatiosi rekisteröity Jobiiliin. Tämän voit tehdä klikkaamalla Luo käyttäjätunnus ja etsimällä omaa organisaatiotasi kohdasta Valitse pääorganisaatio. 2

4 Mikäli organisaatiota ei löydy, tulee organisaatio aluksi rekisteröidä järjestelmään eli luoda uusi Jobiili-tili. Suosittelemme, että organisaation tuleva Jobiili-ylläpitäjä ( organisaation ylläpitäjä ) rekisteröi organisaation. Mikäli organisaatio on jo rekisteröity, siirry kohtaan kaksi, käyttäjän rekisteröityminen. HUOM! Selvitä omasta organisaatiostasi mikä teidän organisaation rakenne tulee olemaan Jobiilissa. Älä luo organisaatiota, jos et ole varma että olet oikea henkilö tehtävään. Jos et tiedä, kuka organisaatiossasi vastaa Jobiili-asioista, voit ottaa yhteyttä oman alueesi AMK:n ylläpitäjään. Katso yhteystiedot 1. Luo Jobiili-tili organisaatiollesi klikkaamalla Luo käyttäjätunnus sivun ylälaidasta ja valitsemalla Luo uusi organisaatio. 2. Syötä organisaation tiedot. Valitse listasta ammattikorkeakoulu, jonka asiakas olet. Tämän ammattikorkeakoulun ylläpitäjä hyväksyy organisaatiosi Jobiiliin ja toimii tarvittaessa lähitukena Jobiilin käytössä. 3

5 3. Klikkaa Seuraava ja täytä omat tietosi. Sähköpostiosoitteesi toimii jatkossa käyttäjätunnuksena. 4

6 4. Klikkaa Seuraava 5. Esikatselunäkymässä voit tarkistaa tiedot ja tarvittaessa palata takaisin päin. Vahvista rekisteröityminen klikkaamalla Luo käyttäjätunnus. 5

7 6. Valitsemasi ammattikorkeakoulun ylläpitäjän tulee hyväksyä hakemuksesi, ennen kuin voit kirjautua. Kun hakemuksesi on hyväksytty, saat tästä sähköpostin. Sähköpostissa on linkki, josta pääset asettamaan salasanasi. 6

8 Kun olet asettanut salasanan, voit kirjautua sisään. 2. Käyttäjän rekisteröityminen Voit rekisteröityä käyttäjäksi, jos organisaatiosi on jo Jobiilissa. 1. Klikkaa etusivulla Luo käyttäjätunnus 2. Valitse oma organisaatiosi ja sen yksikkö, johon haet käyttöoikeutta. 3. Klikkaa seuraava 4. Täytä omat tietosi ja valitse mitä käyttöoikeutta haet (harjoittelupaikkavastaava/ selailija/ ylläpitäjä). 7

9 5. Klikkaa Seuraava 6. Esikatselunäkymässä voit tarkistaa tiedot ja tarvittaessa palata takaisin päin. Vahvista rekisteröityinen klikkaamalla Luo käyttäjätunnus. 8

10 7. Rekisteröitymisestäsi on lähetetty viesti organisaatiosi tai yksikkösi ylläpitäjälle. Saat sähköpostilla salasananvaihtolinkin, kun hakemuksesi on hyväksytty. Salasananvaihtolinkki on voimassa 1 viikon. Jos linkki on vanhentunut, saat tästä ilmoituksen klikattuasi linkkiä. Tilaa uusi salasananvaihtolinkki menemällä kohtaan kirjaudu sisään ja anna 9

11 sähköpostiosoitteesi. Klikkaa sitten unohtuiko salasana. Saat uuden linkin sähköpostiisi, joka on jälleen viikon voimassa. 3. Kirjautuminen 1. Osoitteessa klikkaa yläreunasta HARJOITTELUORANISAATIO Kirjaudu sisään -linkkiä. 2. Anna sähköpostiosoitteesi, jolla rekisteröidyit järjestelmään ja salasanasi. 4. Uloskirjautuminen 1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi. 2. Klikkaa Kirjaudu ulos. 5. Salasanan vaihtaminen 1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi ja vaihda salasana 2. Anna nykyinen salasanasi 3. Anna uusi salasana 4. Toista uusi salasana 5. Klikkaa Tallenna salasana 6. Kirjaudu uudestaan sisään uudella salasanalla 10

12 Salasanassa tulee olla vähintään 8 merkkiä, isoja ja pieniä kirjaimia ja numeroita. 6. Omien tietojen muuttaminen 1. Klikkaa oikeasta yläreunasta omaa nimeäsi ja Omat tiedot. 2. Klikkaa Muokkaa. 3. Muista tallentaa muutokset vihreästä Tallenna -painikkeesta. 11

13 Organisaation ja yksikön ylläpitäjä voivat muuttaa muiden käyttäjien käyttäjäoikeuksia ja päivittää organisaation käyttäjien tietoja. Katso kohta 11 - Käyttäjät. 7. Omat viestit Kohdassa omat tiedot, voit valita millaisia sähköposteja haluat järjestelmän lähettävän sähköpostiisi. Mikäli et halua viestejä sähköpostiisi, löydät kaikki viestisi kuitenkin Jobiilista. 1. Katsele viestejä klikkaamalla ylävalikon kirjekuoren kuvaketta tai klikkaamalla oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi ja Viestit 2. Avaa uusi viesti klikkaamalla sitä. 3. Voit hakea viestejä kirjoittamalla hakukenttään tai valitsemalla vain tietyn tyyppiset viestit hakukentän alapuolelta. 12

14 8. Oma etusivu Voit siirtyä omalle etusivulle klikkaamalla Jobiili -nimeä päävalikossa. Omalta etusivulta näet suosikiksi merkityt harjoittelupaikat, tilastoja ja harjoittelupaikkavastaavana omat luonnostilassa olevat harjoittelupaikkailmoitukset. Oikeassa reunassa on yhteyshenkilöt, joihin voit ottaa yhteyttä mikäli tarvitset apua Jobiilin käytössä. 8.1 Tilastot Tilastoissa näytetään kuluva ja tuleva hakukausi omina laatikkoina. Tilastot ryhmitellään joko ilmoituksittain tai yksiköittäin. Tilastot ryhmiteltynä ilmoituksittain (näet tilastot jokaisesta yksittäisestä ilmoituksesta): 13

15 Tilastot ryhmiteltynä yksiköittäin (näkymä laskee yhteen koko yksikön ilmoitukset): Yksiköt ryhmitellään yksikköryhmittäin. HUOM! Jos yksikkö kuuluu useampaan yksikköryhmään, se näytetään jokaisen ryhmän alla. Tilastoissa huomioidaan vain vahvistetut varaukset. 14

16 Tilastoissa on seuraavat tiedot: Opiskelijoita: Kuinka monta erillistä opiskelijaa on tehnyt vahvistetun varauksen Varattuja paikkoja: Montako yksittäistä paikkaa on varattu (yhdellä viikolla voi olla useampi paikka) Täyttöaste: Kuinka suuri osa harjoittelupaikkailmoituksen paikoista on täytetty 8.2 Luonnostilassa olevat harjoittelupaikat Harjoittelupaikkavastaavalla ja ylläpitäjällä luonnostilassa olevat harjoittelupaikat on listattu tilastojen jälkeen. Klikkaamalla harjoittelupaikan riviä, pääset harjoittelupaikan sivulle. 9. Oma organisaatio Siirry omaan organisaatioon valitsemalla ylävalikosta Oma organisaatio. Jos kuulut useampaan organisaatioon, voit valita minkä organisaation tietoja katselet. 9.1 Organisaation perustietojen muokkaus 1. Muokkaa organisaation perustietoja klikkaamalla Muokkaa -painiketta. 15

17 2. Tallenna muutokset klikkaamalla Tallenna -painiketta. Yksikköryhmät: (tämä valinta vain pääorganisaatiolla) Voit luoda yksikköryhmiä, joihin yksiköt voidaan myöhemmin lisätä. Lisää uusi -painikkeesta voit lisätä uusia ryhmiä. Anna kenttään ryhmälle kuvaava nimi. Yksikkö kuuluu ryhmiin: (tämä valinta vain yksiköllä) Valitse ryhmät, joihin yksikkö kuuluu. Ryhmät tulee luoda pääorganisaatiossa kohdassa yksikköryhmät. Viestiasetukset Tervetuloa -kirje lähetetään opiskelijalle kaksi viikkoa ennen harjoittelun alkua. Tähän kenttään voit antaa kentän oletustekstin. Kirje voidaan lopullisesti määritellä harjoittelupaikkailmoituksessa. HUOM! Tervetulokirjeenä lähetetään ensisijaisesti se teksti, joka on määritelty harjoittelupaikkailmoituksessa. Jos harjoittelupaikkailmoituksessa ei ole tekstiä, lähetetään se teksti, joka on yksikön tiedoissa. Pääorganisaatioon määritelty tervetulokirje lähetetään vain, jos harjoittelupaikkailmoitus on luotu pääorganisaatiotasolle. HUOM! Opiskelijalle lähetetään aina viesti 2 viikkoa ennen harjoittelun alkua, vaikka et olisi tehnyt tervetulokirjettä. Viestissä muistutetaan harjoittelun alkamisesta ja kehoitetaan ottamaan välittömästi yhteyttä opettajaan, jos ei aio osallistua harjoittelujaksolle. Kirjeeseen ei voi lisätä liitetiedostoja. 16

18 9.2 Organisaation yksiköt (vain pääorganisaatio) Siirry yksiköt -välilehdelle yläreunasta organisaation nimen alapuolelta. Suodata yksiköitä ryhmien perusteella valitsemalla Yksiköiden ryhmät -kentästä halutut ryhmät. Siirry yksikön tietoihin klikkaamalla yksikön nimeä. 17

19 Yksikkö vs yksikköryhmä Yksikkö toimii Jobiilissa pääorganisaation tavoin. Käyttäjille voidaan antaa käyttöoikeuksia yksikköön (yksikön ylläpitäjä, harjoittelupaikkavastaava, selailija) ja yksikköön voidaan luoda harjoittelupaikkailmoituksia. Yksikköryhmillä yksiköitä voidaan luokitella. Suoraan yksikköryhmään ei voida antaa käyttäjäoikeuksia tai luoda harjoittelupaikkoja. Yksikköryhmien avulla voidaan esimerkiksi luoda raportteja tietyistä yksiköistä. Esimerkiksi jos organisaatiossa on useita neuvoloita, voidaan jokainen neuvola luoda omana yksikkönään. Jokaiselle yksikölle (neuvolalle) voidaan antaa ryhmä Lasten terveydenhuolto. Myöhemmin voidaan esimerkiksi valita, että halutaan luoda raportti opiskelijoista, jotka ovat harjoittelussa Lasten terveydenhuolto -ryhmään kuuluvissa yksiköissä Uuden yksikön luominen 1. Klikkaa Uusi yksikkö -painiketta. 2. Syötä yksikön tiedot kuten kohdassa Organisaation perustiedot (vain nimi on pakollinen tieto, muut tiedot voidaan täyttää myöhemminkin) 3. Tallenna yksikkö klikkaamalla Tallenna 4. Voit siirtyä takaisin pääorganisaatioon klikkaamalla ylävalikosta Oma organisaatio tai luoda uuden yksikön klikkaamalla Uusi yksikkö muokkaa -painikkeen vierestä yksikön sivulta. 18

20 9.3 Organisaation käyttäjät Siirry käyttäjät -välilehdelle yläreunasta organisaation nimen alapuolelta. Katsele käyttäjän tietoja klikkaamalla käyttäjän nimeä Uuden käyttäjän luominen Käyttäjät voivat itse rekisteröityä järjestelmään ja hakea käyttöoikeutta haluamaansa organisaatioon (katso kohta Käyttäjän rekisteröityminen) ja ylläpitäjä hyväksyy käyttäjähakemuksen (katso kohta Käyttäjähakemuksien käsittely). Tarvittaessa organisaation ja yksikön ylläpitäjät voivat luoda itse uusia käyttäjiä. 1. Klikkaa Uusi käyttäjä -painiketta 2. Syötä käyttäjän tiedot kuten kohdassa Omien tietojen muuttaminen. 3. Muista antaa käyttäjän sähköpostiosoite, johon käyttäjä saa salasananvaihtolinkin 4. Anna käyttäjälle jokin käyttäjäoikeus klikkaamalla Uusi käyttäjäoikeus (Et voi tallentaa käyttäjää ilman käyttäjäoikeutta) 5. Valitse haluttu organisaatio tai yksikkö listasta ja valitse sopiva käyttöoikeus 6. Tallenna käyttäjä ja käyttöoikeus klikkaamalla Tallenna uusi käyttäjäoikeus HUOM! Yksi käyttäjä voi olla vain kerran järjestelmässä samalla sähköpostiosoitteella. Jos saat ilmoituksen Sähköpostiosoite on jo käytössä, käyttäjä on jo luotu järjestelmään. Hae käyttäjä menemällä ylävalikosta Käyttäjät -> Hae. Klikkaa käyttäjän nimeä ja voit muokata hänen tietojaan. Jos et löydä käyttäjää, käyttäjä saattaa olla rekisteröityneenä toiseen organisaatioon tai yksikköön. Pyydä apua oman pääorganisaatiosi ylläpitäjältä tai oman alueesi AMK:n ylläpitäjältä. 19

21 Kun käyttäjä on luotu, hänelle lähetetään sähköposti. Sähköpostin linkin kautta käyttäjä pääsee luomaan itselleen salasanan ja kirjautumaan sisään. Voit palata omaan organisaatioon klikkaamalla ylävalikosta Oma organisaatio Käyttäjäoikeudet Järjestelmässä käyttäjällä voi olla 7 erilaista käyttöoikeutta: - Pääkäyttäjä (Tampereen ammattikorkeakoulu ja City Dev Labs) - Koulun ylläpitäjä - Opettaja - Opiskelija - Organisaation ylläpitäjä - Yksikön ylläpitäjä - Harjoittelupaikkavastaava - Selailija Yksi käyttäjä voi toimia useissa eri rooleissa eri organisaatioissa/ yksiköissä. Yhdessä organisaatiossa/ yksikössä voi olla useampi samalla roolilla toimiva henkilö. 20

22 Harjoitteluorganisaation käyttäjien käyttöoikeudet: Organisaation ylläpitäjä Yksikön ylläpitäjä Harjoittelupaikka vastaava Selailija Pääorganisaation luominen x*1 Organisaation poistaminen Pääorganisaation tietojen päivittäminen Oman organisaation/ yksikön tietojen katselu x x x x x Yksikön luominen x Yksikön passivoiminen x Yksikön tietojen päivittäminen x x Käyttäjähakemuksien hyväksyminen x x Käyttäjän/ käyttöoikeuden lisääminen x x Käyttöoikeuden passivoiminen x x Käyttäjän poistaminen Käyttäjien tietojen katselu x x x x Harjoittelupaikkailmoituksen luominen x x x Harjoittelupaikkailmoituksen julkaiseminen Harjoittelupaikkailmoituksen poistaminen ja passivoiminen Julkaistun harjoittelupaikkailmoituksen katselu x x x x x x x x x x 21

23 Luonnostilassa olevan harjoittelupaikkailmoituksen katselu Passiivisen harjoittelupaikkailmoituksen katselu x x x x x x x Poistetun harjoittelupaikkailmoituksen katselu Harjoittelupaikkailmoituksen aikataulun (varauskalenterin) katselu x x x x Opiskelijan CV:n katselu harjoittelupaikkavarausten kautta Viikkojen lisääminen opiskelijan harjoittelupaikkavaraukseen x x x x*2 x x x *1 Organisaation ylläpitäjä voi luoda organisaatiohakemuksen (käyttöohjeen luku 1) *2 Selailija näkee opiskelijoiden nimet ja CV:t vain vahvistettujen varausten osalta HUOM! Organisaation ylläpitäjä voi suorittaa yllä mainitut asiat sekä pääorganisaatiossa että kaikissa sen alla olevissa yksiköissä. Muut käyttäjät voivat suorittaa yllä mainitut asiat vain siinä yksikössä, johon heille on annettu käyttöoikeus. Käyttäjällä voi olla käyttöoikeus yhdessä tai useammassa yksikössä. 22

24 Koulun käyttäjien käyttöoikeudet harjoittelupaikkailmoituksissa: Koulun ylläpitäjä Opettaja Opiskelija Julkaistun harjoittelupaikkailmoituksen katselu x x x Passiivisen harjoittelupaikkailmoituksen katselu x *2 x *2 x *2 Luonnostilassa olevien harjoittelupaikkojen katselu x*1 Harjoittelupaikan varaaminen itselle x Harjoittelupaikan varaaminen oman koulun opiskelijoille x x Vahvistamattoman varauksen muuttaminen ja peruminen x x x Varauksen vahvistaminen x x Vahvistetun varauksen muuttaminen ja peruminen x x *1 Koulun ylläpitäjä näkee oman koulun yhteistyöorganisaatioiden luonnostilassa olevat harjoittelupaikkailmoitukset, jotta pystyy antamaan organisaation käyttäjille tukea harjoittelupaikkailmoituksen luomiseen. *2 Passiivinen harjoittelupaikkailmoitus ei löydy harjoittelupaikkahausta. Opettajat ja opiskelijat voivat kuitenkin nähdä paikan tiedot, jos heillä on suora linkki ilmoitukseen. Useimmiten tämä tapahtuu silloin, kun opiskelijalla on varaus harjoittelupaikkailmoituksessa, joka on varaamisen jälkeen passivoitu. 10. Harjoittelupaikkailmoitukset 10.1 Harjoittelupaikkailmoitusten hakeminen 1. Valitse ylävalikosta Harjoittelupaikat ja Hae. 23

25 2. Anna halutut hakuehdot, oletuksena haku on rajattu oman organisaatiosi harjoittelupaikkoihin. 3. Hae harjoittelupaikat klikkaamalla Hae 4. Taulukosta näet hakutulokset, voit järjestää hakutuloksia klikkaamalla taulukon sarakkeiden otsikoita. Katso harjoittelupaikan tietoja tarkemmin klikkaamalla sen nimeä. Tallenna harjoittelupaikka suosikkeihin klikkaamalla Lisää suosikiksi -sarakkeen tähteä. Suosikit näet etusivulta, jonne pääset klikkaamalla ylävalikon Jobiili -tekstiä Harjoittelupaikan tietojen ja opiskelijoiden katselu Voit hakea kaikkia järjestelmässä olevia harjoittelupaikkoja, mutta näet opiskelijoiden tiedot vain oman organisaation harjoittelupaikoista. Selailija näkee opiskelijoiden nimet vain vahvistettujen varausten osalta. 1. Avaa haluamasi harjoittelupaikka ja näet harjoittelupaikan tiedot ja varaustilanteen. 2. Taulukossa näet varatut ja vahvistetut viikot. 24

26 3. Voit katsella varauksen tehneen opiskelijan tietoja klikkaamalla kuvaketta opiskelijan kohdalta. 4. Tiedot -välilehdeltä näet ohjaavan ja vahvistaneen opettajan yhteystiedot ja CV -välilehdeltä opiskelijan tiedot ja CV:n. 5. Sulje avautunut ikkuna klikkaamalla sen ulkopuolelta Varattujen viikkojen muuttaminen (Vain ylläpitäjä ja harjoittelupaikkavastaava) Tarvittaessa voit lisätä opiskelijan harjoittelupaikkavaraukseen lisäviikkoja, mutta et voi poistaa varattuja viikkoja tai perua koko varausta. 1. Valitse haluamasi opiskelija, jolloin näet Valitse viikot -rivillä opiskelijan valitut viikot. Valitse haluamasi lisäviikot. 2. Jos opiskelijalla on muita harjoittelupaikkavarauksia, et voi varata hänelle päällekkäisiä viikkoja. Taulukossa on punaisella ei-varattavissa -tilassa viikot joita ei voida valita. 3. Tallenna valitut viikot klikkaamalla Päivitä varaus. Uudet viikot ovat vahvistamatta -tilassa, kunnes opettaja käy ne vahvistamassa. 25

27 10.3 Uuden harjoittelupaikkailmoituksen luominen (Vain ylläpitäjä ja harjoittelupaikkavastaava) 1. Valitse ylävalikosta Harjoittelupaikat ja Lisää uusi 2. Anna harjoittelupaikan tiedot 3. Valitse harjoittelupaikan aikataulu: harjoittelut varataan kokonaisina viikkoina 4. Valitse paljonko harjoittelussa voi olla yhtä aikaa opiskelijoita 5. Harjoittelun aikataulu ilmestyy taulukkoon, josta voit valita tarkemmin monta harjoittelijaa kullakin viikolla voi olla. Jos jollekin viikolle ei oteta opiskelijoita, laita Paikkoja riville Muista tallentaa harjoittelupaikka Tallenna -painikkeesta Harjoittelupaikasta annettavat tiedot (pakolliset tiedot merkitty lomakkeella * -merkillä): Yksikkö: Pääorganisaatio/ yksikkö, jolle harjoittelupaikka kuuluu Ilmoituksen tila: Julkaistu/ luonnos/ passiivinen/ poistettu (katso harjoittelupaikan julkaiseminen, harjoittelupaikan passivointi ja poistaminen). Uutta ilmoitusta luodessa et voi vaihtaa ilmoituksen tilaa. Täytä tiedot, tallenna ilmoitus ja palaa sitten julkaisemaan ilmoitus. Paikka 26

28 avoinna haettavaksi: Hakuaika, jolloin paikkaa voidaan hakea. Hakuajat ovat kaikille yhteiset. Hakuaika aukeaa ensin ensisijaisten koulujen opiskelijoille ja 28 päivää myöhemmin kaikille. Käyntiosoite, postinumero, postitoimipaikka: Harjoittelupaikan sijainti Yhteyshenkilöt: Harjoittelupaikan yhteyshenkilö, valitse Jobiili-käyttäjä listalta tai jos henkilö ei ole Jobiili -käyttäjä, anna tiedot vapaaseen kenttään (Yhteyshenkilöt (muut kuin järjestelmän käyttäjät)) Tutkintonimikkeet*: Valitse tutkintonimikkeet, joita harjoittelupaikka koskee Harjoittelun luokittelu*: Tutkintonimikkeen perusteella valitaan tarkempi luokittelu harjoittelulle. Jokaiselle valitulle tutkintonimikkeelle tulee olla vastaava luokittelu. Varattavissa ensisijaisesti*: Koulut, joiden opiskelijat pääsevät varaamaan harjoittelupaikkaa heti hakuajan alkaessa. Muut opiskelijat pääsevät varaamaan 28 päivää myöhemmin. Ohjauskielet: Kielet, joilla harjoittelupaikassa annetaan ohjausta Vain loppuvaiheen opiskelijoille: Valitse, jos harjoittelupaikkaan otetaan vain loppuvaiheen opiskelijoita. Loppuvaiheen opiskelijalla tarkoitetaan opiskelijaa, joka on suorittanut noin 70 % opintoihinsa kuuluvasta harjoittelusta. Anna perustelut vaatimukselle. Myös avoimen AMK:n opiskelijoille: Harjoitteluun otetaan myös avoimen AMK:n opiskelijoita Harjoittelun kuvaus: Kuvaus harjoittelupaikasta, joka auttaa opiskelijaa valitsemaan harjoittelupaikkaa. Kerro esimerkiksi millaisesta paikasta on kyse, millaisia asiakkaita paikassa on, minkä ammattiryhmän jäseniä paikassa työskentelee, millaisia taitoja harjoittelupaikassa on mahdollisuus oppia. Lisäksi voit kertoa esimerkiksi harjoitteluajoista ja muista paikan valintaan vaikuttavista asioista. Opiskelijalta vaaditaan ennen harjoittelun aloitusta: Kirjoita tähän esimerkiksi tietoihin ja taitoihin liittyviä vaatimuksia. Lisätiedot: Muut harjoittelupaikkaan liittyvät lisätiedot, esimerkiksi tarkemmat tiedot vuoroista tai aikatauluista. Tervetulokirje: Tervetulokirje lähetetään opiskelijalle 2 viikkoa ennen harjoittelun alkua. Kirjeen oletusteksti voidaan määrittää yksikössä, johon ilmoitus kuuluu, mutta voit tässä vielä muokata tekstiä halutessasi. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, lähetetään opiskelijalle se viesti, joka on määritelty yksikön tiedoissa. Mikäli yksikössäkään ei ole tervetulokirjeen tekstiä, lähetetään joka tapauksessa yleinen muistutusviesti harjoittelun alkamisesta. 27

29 Harjoittelun aikataulu Harjoittelijoita otetaan vastaan aikavälillä*: Aikaväli kokonaisina viikkoina. Tarkenna harjoittelun aikataulu/ työvuorot harjoittelupaikan kuvauksessa. Harjoittelijoita yhtä aikaa maks.*: Harjoittelijoiden maksimimäärä per viikko. Voit asettaa opiskelijamäärät tarkemmin alle ilmestyvään taulukkoon (taulukko tulee näkyviin, kun aikaväli ja harjoittelijoiden maksimimäärä on asetettu). Harjoittelijoita yhteensä maks.: Harjoittelijoiden maksimimäärä koko harjoitteluaikana. Jos harjoittelijoiden määrä tulee täyteen, ei paikkoja voi enää varata, vaikka harjoittelussa olisi tyhjiä paikkoja. Lyhin varattava jakso (viikkoa)*: Lyhin yhtä mittainen jakso, jonka harjoittelija voi varata. Vain yhtenäinen jakso: Jos tämä on valittu, opiskelijaa opastetaan valitsemaan vain yhtenäiset viikot. HUOM! Tämä ei estä opiskelijaa valitsemasta yksittäisiä viikkoja, mutta antaa varoituksen mikäli näin toimitaan. Paikkoja: Alle ilmestyneeseen taulukkoon voit tarkentaa, monta harjoittelijaa kullakin viikolla voi olla yhtäaikaisesti. Voit asettaa määräksi 0, jos haluat väliviikkoja, joilla ei ole harjoittelijoita Harjoittelupaikkailmoituksen julkaiseminen Oletuksena harjoittelupaikkailmoitus tallennetaan Luonnos -tilassa. Tällöin se näkyy vain oman organisaation ylläpitäjille ja harjoittelupaikkavastaaville sekä oman vastuu ammattikorkeakoulun ylläpitäjille. 1. Kun haluat julkaista harjoittelupaikkailmoituksen, valitse Ilmoituksen tila -valikosta Julkaistu. 2. Tallenna harjoittelupaikkailmoitus ja se tulee näkyväksi kaikille käyttäjille. 28

30 Harjoittelupaikkailmoituksen passivointi Voit passivoida ja poistaa harjoittelupaikan valitsemalla Ilmoituksen tila -valikosta Passiivinen. Muutos tulee voimaan, kun tallennat harjoittelupaikan. Passiivinen harjoittelupaikkailmoitus näkyy opiskelijoille ja opettajille, jos heillä on linkki ilmoitukseen, mutta sitä ei löydy harjoittelupaikkahausta eikä siihen voi tehdä uusia varauksia. Opiskelija tai opettaja voi perua jo tehdyn varauksen Harjoittelupaikkailmoituksen poistaminen Voit passivoida ja poistaa harjoittelupaikan valitsemalla Ilmoituksen tila -valikosta Poistettu. Muutos tulee voimaan, kun tallennat harjoittelupaikan. 29

31 Et voi poistaa ilmoitusta, jos siinä on varauksia. Ota ensin yhteyttä varauksen tehneisiin opiskelijoihin tai heidän opettajaan ja selvitä varauksen peruminen AMK:n kanssa. Vain opettaja voi perua vahvistetun varauksen. Poistettu harjoittelupaikkailmoitus ei ole näkyvissä käyttäjille. Et pääse katsomaan harjoittelupaikkaa, kun olet valinnut tilaksi poistettu ja tallentanut paikan Harjoittelupaikkailmoituksen kopioiminen Voit kopioida harjoittelupaikkailmoituksen kun siirryt ilmoituksen muokkaustilaan ja valitset alareunasta Kopioi uudeksi harjoittelupaikkailmoitukseksi. Kopioinnin jälkeen voit muokata kopioitua ilmoitusta haluamallasi tavalla. 11. Käyttäjät 11.1 Käyttäjähaku 1. Voit hakea käyttäjiä klikkaamalla ylävalikosta Käyttäjät. 2. Valitse halutut hakuehdot ja klikkaa Hae. Käyttäjähaussa voit nähdä vain oman organisaatiosi käyttäjät. 3. Voit katsella käyttäjän tietoja klikkaamalla käyttäjän nimeä tai viedä hakutulokset Exceliin klikkaamalla Vie Exceliin -painiketta Käyttäjähakemuksien käsittely 1. Näet käyttäjähakemukset klikkaamalla ylävalikosta Käyttäjät ja valitsemalla Hakemusjono. 30

32 2. Klikkaa käyttäjän nimeä ja pääset katsomaan käyttäjän tietoja 3. Hyväksy käyttöoikeushakemus klikkaamalla Hyväksy hakemus tai hylkää hakemus, jos huomaat, että käyttäjä ei ole oman organisaation edustaja. 4. Hyväksytylle käyttäjälle lähtee sähköpostilla salasananvaihtolinkki ja hän pääsee kirjautumaan järjestelmään 31

33 11.3 Käyttäjän tietojen muokkaus 1. Mene halutun käyttäjän tietoihin 2. Käyttäjän sivulla klikkaa Muokkaa -painiketta. 3. Tee haluamasi muutokset ja tallenna Käyttäjäoikeuksien muokkaus 1. Mene halutun käyttäjän tietoihin 2. Näet käyttäjän sivulla käyttäjän oikeudet Lisää käyttäjäoikeus 1. Klikkaa Uusi käyttäjäoikeus 2. Valitse haluttu organisaatio tai sen yksikkö (voit valita vain sellaisen organisaation/yksikön, johon itselläsi on oikeus) 3. Valitse sopiva käyttäjäoikeustaso 4. Tallenna klikkaamalla Tallenna uusi käyttäjäoikeus -painiketta Käyttäjäoikeuden passivoiminen 1. Klikkaa halutun käyttäjäoikeuden perässä olevaa Passivoi -painiketta 2. Jos käyttäjällä ei ole aktiivisia rooleja, hänen käyttäjätunnus poistetaan 2 vuoden päästä viimeisimmän roolin passivoinnista 32

34 12. Raportointi 12.1 Opiskelijaraportit Raportointitoiminnolla voit hakea ja tulostaa listoja opiskelijoista. Siirry raportointiin valitsemalla ylävalikosta Raportointi -> Opiskelijaraportit. Voit hakea opiskelijoita antamalla haluamasi hakuehdot. Harjoittelu aikavälillä: Jos annat tietyn aikavälin, voit hakea opiskelijat jotka joko aloittavat harjoittelunsa valittuna aikavälinä tai jotka ovat harjoittelussa valittuna aikavälinä. Vain opiskelijat, joiden harjoittelu alkaa valitulla aikavälillä: Jos tämä on valittu, haetaan opiskelijat, joiden harjoittelujakso alkaa valittuna aikavälinä. Esimerkiksi jos valittu aikaväli on haetaan opiskelijat, joiden harjoittelujakso alkaa tällöin. Jos tätä ei ole valittu, haetaan kaikki opiskelijat, jotka ovat harjoittelussa tällä aikavälillä. Mukana ovat siis myös ne opiskelijat, joiden harjoittelu on alkanut jo aikaisemmin ja jatkuu myös valitulla aikavälillä. 33

35 HUOM! Hakutuloksissa aikavälinä näytetään opiskelijan varaus alkavaksi varauksen ensimmäisestä päivästä ja päättyy varauksen viimeisenä päivänä. Tällä välillä saattaa olla väliviikkoja, jolloin opiskelija ei ole läsnäolevana. Hakutuloksissa ilmoitetaan viikkomäärä joka kertoo montako viikkoa opiskelija todella on varannut. Tämä on se viikkomäärä, jonka opiskelija on paikkalla harjoittelussa. Valitse näytettävät sarakkeet kohdasta voit lisätä tai poistaa sarakkeita, joita tuloksissa näytetään. Hakutulokset voi viedä Excel-tiedostoon tai tulostamista varten pdf-tiedostoon. Mikäli viet hakutulokset Excel-tiedostoon, voit valita Näytä koulujen laskutustiedot Excel-tiedostossa. Tällöin Excel-tiedostoon muodostetaan omalle välilehdelleen lista kouluista ja näiden laskutustiedoista. Voit valita tulostuksen vain, jos olet valinnut vähemmän kuin 8 saraketta. Mikäli haluat useampia sarakkeita, vie tulokset excel-tiedostoon ja tulosta tarvittaessa sen kautta Varaustilanne Näet viikkokohtaisen kokonaiskatsauksen harjoittelupaikkailmoitusten varaustilanteesta kohdasta Raportit -> Varaustilanne. Rajaa hakua valitsemalla haluamasi yksiköt ja aikaväli. HUOM! Haku on melko raskas ja voi viedä aikaa. Etenkin isossa organisaatiossa älä yritä hakea varaustilannetta koko organisaatiosta, rajaa hakua yksiköiden tai yksikköryhmien ja päivämäärävälin perusteella. Taulukossa näet vahvistettujen paikkojen määrän ja kokonaispaikkamäärän viikottain. Voit järjestää hakutulokset myös yksikön tai yksikköryhmän perusteella. 34

36 Organisaatiorakenne Jobiilissa 35

37 Pääorganisaatioita on aina yksi ja pääorganisaation alla voi olla useita yksiköitä. Pääorganisaatiossa voidaan luoda yksikköryhmiä ja yksikkö voidaan liittää tällaiseen ryhmään. Yksikköryhmiä voidaan myöhemmin hyödyntää esim. hakemalla raportti, jossa näytetään opiskelijat kaikista yksikköryhmään kuuluvista yksiköistä. Esim. yksikköryhmäksi voidaan määritellä neuvolat ja halutut yksiköt liitetään neuvolat - ryhmään. Raportoinnissa voidaan hakea raportti kaikista neuvolat -ryhmän yksiköistä ja harjoittelupaikoista. Käyttäjille annetaan käyttöoikeus joko yksikköön tai pääorganisaatioon. Pääorganisaatiossa organisaation ylläpitäjä on pakollinen. Näitä voi olla yksi tai useampia. Muut käyttäjäroolit ovat vapaaehtoisia. Yksiköissä kaikki käyttäjäroolit ovat vapaaehtoisia. Organisaation ylläpitäjällä on kaikki oikeudet pääorganisaatioon ja yksiköihin. Pääorganisaatiossa ja yksiköissä voi olla useita käyttäjiä samalla käyttöoikeudella. Sama käyttäjä voi kuulua useampaan yksikköön. 36

38 Yksiköihin ja pääorganisaatioihin voidaan luoda harjoittelupaikkoja. Yksikössä ja pääorganisaatiossa voi olla useita erillisiä harjoittelupaikkoja hakukautena. Harjoittelupaikoista voidaan määrittää alkamis- ja päättymisaika ja opiskelija voi valita tältä väliltä haluamansa viikot. Harjoittelupaikkakohtaisesti voidaan määrittää, montako opiskelijaa harjoittelupaikkaan otetaan kerralla. 37