Tietojohtaminen muutostilanteessa. kirjastopalvelujohtaja Jouni Pääkkölä

Transkriptio

1 Tietojohtaminen muutostilanteessa kirjastopalvelujohtaja Jouni Pääkkölä

2 Tietojohtaminen Oulun kaupungissa Tietojohtamisella tuetaan kaupungin päätöksentekoa ja johtamista sekä toiminnan, palveluiden ja talouden suunnittelua ja kehittämistä. Tiedolla johtaminen on jatkuvaa tiedon saamista organisaation omasta toiminnasta ja ympäristöstä sekä toiminnan optimointia tuon tiedon pohjalta. Kaupungin tietojohtamista koordinoidaan ja johdetaan konsernipalveluiden kehittämisen palvelualueella tietojohtamisen - ryhmässä. Tietojohtamista tukevaa tietoaineistoa ylläpidetään kaupungin tietoportaalissa

3 Tietoportaali Kaupungin tietoportaali on sivusto, johon kerätään yhteen kaupungin strategista johtamista ja toiminnan kehittämistä sekä suunnittelua palvelevaa tietoa ja linkkejä. Tietoportaali on osa konsernin tietojohtamisen kokonaisuutta. Yhdessä talouden ja toiminnan seurantatietojen sekä pääprosessien tietojohtamisen aineistojen kanssa ne muodostavat laajan tietokokonaisuuden kaupungin johtamisen ja kehittämisen tueksi. Esimerkkejä: :26 Kouluterveyskysely 2017, kooste Oulun tuloksista :11 ARTTU2 Kuntalaiskyselyn 2017, Oulun tulokset :50 Työllisyyskatsaus syyskuu 2017, ELY -keskus :30 VM Taloudellinen katsaus, syksy :22 Hyvinvointikertomus

4 Oulun kaupunki, Konsernipalvelut, Kehittäminen

5 TIETOVIRRAT ERI TASOILLA - OUKA TIETOSISÄLTÖ ERI TASOILLA - tilinpäätös, välitilinpäätös - strategian ja toteuttamisohjelmien toteuma - talouden kk-seuranta (KH, KV) - henkilöstön kk-seuranta - toimintaympäristön seuranta - arviointitieto (mm. CAF), ennakkovaikutusten arviointi - asukastyytyväisyys - ennakointitieto, mm. palvelutarve - lautakuntatavoitteiden toteuma - palvelutoiminnan kk-seuranta - talouden kk-seuranta - henkilöstön kk-seuranta - toimintaympäristön seuranta - palvelutyytyväisyys - palvelutarve STRATEGINEN TASO, kaupunginjohto ja luottamushenkilöt PÄÄPROSESSITASO, toimialajohto, luottamushenkilöt Analysoitu ja tiivistetty tieto - strategisen johtamisen tietovirrat ja - organisaatiorajat ylittävät tietovirrat Toimialakohtainen kokoava tieto - operatiivisen johtamisen tietovirrat Toteumatieto (OukaDW) -toiminta -talous -henkilöstö OPERATIIVINEN TASO, toimintayksiköiden johto ja esimiehet työntekijät Operatiivinen tieto - operatiivisen toiminnan tietovirrat Tietolähteet ja -järjestelmät Henkilöstötietojärjestelmä Taloustietojärjestelmä Väestö- ja rakennustietokanta OukaDW Tilastokeskus, STAKES, VM, jne, Palautetieto; asiakaskyselyt, Oulun kaupunki, Konsernipalvelut

6 TIETOJOHTAMISEN TOIMINTAMALLI PÄÄTÖKSENTEKO KEHITTÄMINEN STRATEGINEN JOHTAMINEN JA OHJAUS TOIMINTA INFORMAATIO RAPORTIT ANALYYSIT TIETOJÄRJESTELMÄT TIETOLÄHTEET

7 Muutosta näkyvissä Viiden kunnan monikuntaliitos Oulu, Haukipudas, Kiiminki, Oulunsalo ja Yli-Ii Kuntaliitos Oulu, Ylikiiminki 2007 Kuuden kunnan toimintakulttuuri Kuusi entistä pääkirjastoa

8 Kuntien yhdistyminen Kaikki kirjastopisteet haluttiin säilyttää. Asiakkaat toivoivat laajempia aukioloaikoja Kirjastoverkon henkilöstömäärää ei ole voitu kasvattaa. Taustalla lisäksi kirjastoalan ja kirjastonkäytön murros

9 Ensimmäiset askeleet järjestelmien yhdistäminen Talousarvio ja -suunnitelma, kirjanpito Ostopalvelusopimukset siirtymäkaudelle Henkilöstötiedot Kiinteistötiedot Vuokratiedot, tilojen jako Kirjastojärjestelmien yhdistäminen Logistiikan yhdistäminen Johtamisjärjestelmä, delegointisäännöt

10 Kirjaston organisaatio - aluemalli Kirjastopalvelujohtaja johtotiimin pj. Alueellinen kirjastopalvelupäällikkö Alueellinen kirjastopalvelupäällikkö Alueellinen kirjastopalvelupäällikkö Palvelupäällikkö Palvelupäällikkö Palvelupäällikkö Palvelupäällikkö Pääkirjasto Tieto- ja kokoelmapalvelut Musiikki- ja mediapalvelut Lasten ja nuorten palvelut Lainaus- ja IT - palvelut Hakeutuvat kirjastopalvelut Lähikirjastot Karjasilta Aluekirjasto Oulunsalo Lähikirjastot Kaakkuri Kastelli Kaukovainio Maikkula Aluekirjasto Haukipudas Lähikirjastot Asema Kaijonharju Kello Koskela Martinniemi Pateniemi Rajakylä Ritaharju Aluekirjasto Kiiminki Lähikirjastot Jääli Myllyoja Puolivälinkangas Tuira Yli-Ii Ylikiiminki

11 Esimerkkejä - resurssit Hallinnon keventäminen eläkesiirtymäarviot Työtehtävänimikkeiden harmonisointi Palkkauksen harmonisointi Alueiden resurssit kirjastonhoitajat, kirjastovirkailijat, palveluesimiehet, informaatikot Työtehtäväkuvaukset uusiksi Henkilöstöresurssin jako alueittain/yksiköittäin Resurssiapuohjeistus alueille kiertävä resurssi

12 Esimerkkejä aukioloajat Aukioloajat kirjastotyypeittäin Pääkirjasto, aluekirjasto, lähikirjastot A, B, C ja D 1,2,3 ja 4 Omatoimikirjastot Kirjastot toimintaympäristön ja käytön mukaan kävijämäärät, lainaukset, sijainti, asukasmäärät Iltavuorojen määrä alueittain resurssi alueelle ja aukiolojen vahvistus

13 Esimerkkejä - omatoimikirjastot Omatoimikirjautuneiden määrä kuukausitasolla Aamu, ilta vai viikonloppukäyttöä, mihin aikaan? Ketkä käyttävät? Lähialueilta vai kauempaa, naisia/miehiä, minkä ikäisiä, minä päivinä kirjautuneita eniten? Arviot kävijöistä, myös kirjautuneiden mukana tulleet Asiakaspalautteen keräys Kuinka paljon lainataan, kuinka paljon lainataan, varauksien haku, tietokoneen käyttö? Käyntien kesto Tavoitteena palvelujen parantaminen

14 Esimerkkejä kirjastojen saavutettavuus Alueet ikäryhmittäin Saavutettavuus kirjastot Saavutettavuus kirjastot + kirjastoautopysäkit Saavutettavuus alle 14 vuotiaat Väestömäärät 2 km säteellä kirjastot 1 km säteellä kirjastoautopysäkki

15 Esimerkkejä Suurten kirjastojen vertailu Vuosittain kuuden suurimman vertailu Ajoittain kaikki maakuntakirjastot + pääkaupunkiseutu lainaukset/asukas toimintakulut/asukas henkilöstökulut/asukas aineistokulut/asukas tilakustannukset/asukas (Henkilöstökulut + Aineistokulut) / (Fyysiset käynnit + Kokonaislainaus) = Taloudellisuus Talousarviokeskusteluun

16 Mitä pitää seurata? Väestömäärät suuralueittain Palvelun saavutettavuus Kirjastotilastot Lainaukset, kävijät, aukioloajat, palautukset (resurssien suhteen jopa tärkeämpi kuin lainauksen määrä), koululaisten käynnit, ryhmien käynnit, tapahtumat yms. Kaavoitusasiat, esimerkkinä Hiukkavaara Lautakuntien, kaupunginhallituksen ja valtuuston pöytäkirjat Kaupungin johtoryhmän muistiot Sivistys- ja kulttuuripalvelujen johtoryhmän muistiot Kulttuuripalvelujen johtoryhmän muistiot

17 Mitä pitää seurata? Kirjaston johtotiimi, palvelutiimit, sisäinen viestintä, somekanavat Valtakunnallinen viestintä, kirjastot.fi Ministeriön viestit, AVI Muut rahoituskanavat Palautteet ja asiakastoiveet Kustannuksia Kaupungin strategia oma strategia Yleisten kirjastojen strategia Valtakunnalliset linjaukset Mitä uusia muutoksia on tulossa?

18 Kiitos! #Oulunkirjasto Kysy mitä vaan! Jouni Pääkkölä,