Benchmarking-projekti DI Antti Andelin AGENDA. Projektin esittely Vertailumalli Vertailun tulokset

Transkriptio

1 Benchmarking-projekti 2013 DI Antti Andelin SISÄLLYSLUETTELO YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 AGENDA Projektin esittely Vertailumalli Vertailun tulokset Jatko

2 3 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 PROJEKTIN ESITTELY Projektissa luotiin yhteismitallinen, jatkuvan vertailun mahdollistama benchmarking-malli sairaala- ja terveydenhuoltokiinteistöjen ylläpitotoiminnan tarkasteluun Tavoitteena löytää sairaaloiden ylläpitotoiminnan parhaita käytäntöjä ja mahdollistaa eri sairaalayksiköiden toisilta oppiminen Vertailtaviksi osa-alueiksi valikoitui kiinteistöjen huolto ja kunnossapitotoiminta, energiajohtaminen, kiinteistötekninen päivystystoiminta ja lääkintätekniikka Projekti tehtiin pääsääntöisesti diplomityönä Aalto-yliopistolle 4 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 OSALLISTUJAT Ensimmäisessä vaiheessa vertailtavina kohteina oli Suomen yliopistollisten keskussairaaloiden keskuskiinteistöjen ylläpitotoiminta TAYS, TYKS, KYS ja OYS keskuskiinteistöt ja HUS Meilahden sairaala-alue

3 5 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 VERTAILUAINEISTO Otoksessa mukana olleiden sairaaloiden keskimääräinen laajuus brm!. Vertailtujen kiinteistöjen laajuus yhteensä brm!. Vertailujen alueiden huoltohenkilöstömäärä vaihteli henkilön välillä. Vertailtujen sairaaloiden laajuus Vertailtujen alueiden huoltohenkilöstö 300, , Bruttoala 200, , , Sairaala 1 Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4 Sairaala 5 0 Sairaala 1 Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4 Sairaala 5 6 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 PROJEKTIORGANISAATIO Ohjausryhmä Juha Rantasalo TYKS Ilkka Marttila HUS-Kiinteistöt Pekka Erola TAYS Hannu Järvi TAYS Pasi Keskitalo OYS Pertti Häkkinen HUS Pekka Turunen KUH Pekka Metsi Granlund Oy Veikko Martiskainen Granlund Oy Suomen sairaalatekniikan yhdistys ry Tilaaja Diplomi-/ projektityö Antti Andelin Granlund Oy Sairaalakohtaiset projektiryhmät

4 7 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 AIKATAULU 2013 Projektin aloitus 3/13 Tiedonkeruu 4-9/13 Analysointivaihe 06-10/13 Projektin valmistuminen 12/13 8 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 PROJEKTIN SUORITUS Vertailua varten luotiin malli, jossa vertaillut osa-alueet käydään läpi eri näkökulmista muodostuvista alakategorioista Tiedonkeruu suoritettiin numeeristen tilinpäätöstietojen, kiinteistöjohtajien haastatteluiden ja sähköisen asiakastyytyväisyyskyselyn avulla Projektin aikana suoritettiin myös kevyempi kysely 11 eurooppalaiselle sairaalakiinteistönjohtajalle ylläpitotoiminnan käytännöistä kansainvälisesti KIINTEISTÖHOITO JA -HUOLTO ENERGIA PÄIVYSTYS LÄÄKINTÄTEKNIIKKA Kustannukset Toimintamallit Asiakastyytyväisyys Mittarit

5 9 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 KUSTANNUSTIEDOT Ylläpitokustannusten osalta vertailu rajattiin koskemaan hallinnon, käytön ja huollon, korjausten ja kunnossapidon, ulkoalueiden hoidon ja jätehuollon tehtäviä. Kustannukset kerättiin vuoden 2012 toteutuneista tiedoista. Näiden lisäksi suoritettiin pienimuotoinen vertailu sairaaloiden sisäisten vuokrien hinnoittelusta Energian osalta tarkastelun kohteena oli pääsääntöisesti toteutuneet kulutuslukemat Lääkintätekniikan osalta verrattiin lääkintäteknisten yksiköiden henkilöstön, huollon ja muun toimintaan vaikuttavien kustannusten suuruutta Kiinteistöjen ylläpito Energiankulutus Päivystys KUSTANNUKSET Lääkintätekniikka 10 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 TOIMINTAMALLIEN ARVIOINTI Toimintamallien nykytilan arvioinnissa hyödynnettiin BSC-näkökulmiin pohjautuvaa haastattelua, jossa saatuja vastauksia peilattiin asetettuun tavoitetilaan ja eri tasojen kriteeristöön Tarkoituksena löytää eri toimintojen parhaita käytäntöjä 1. Taso 2. Taso 3. Taso 4. Taso 5. Taso Vaillinaiset tehtäväkuvaukset ja määritelmät Ei systemaattista toimintatapaa Puutteelliset seurantatyökalut Dokumentoidut tehtäväkuvaukset ja prosessit Työkalut hoidon ja huollon seurantaan Suunnitelmallinen toiminta Asiakkaan huomioiminen Säännöllinen seuranta ja raportointi Läpinäkyvät tunnusluvut, näiden käyttö ja vertailu muihin Optimaalinen tavoitetila

6 11 PROJEKTIN ESITTELY YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 ASIAKASTYYTYVÄISYYS Kyselyllä tutkittiin sairaaloiden osastonhoitajien tyytyväisyyttä kiinteistöjen ylläpitotoimintaan eri näkökulmista. Osastonhoitajat vastasivat yksinkertaisiin väittämiin asteikoilla 1-5. Kysymysaiheet koskivat palvelun sujuvuutta, laatua, kiinteistöyksiköiden viestintää ja tavoittettavuutta Palvelun sujuvuus ASIAKASTYYTYVÄI SYYS Palvelun laatu Tiedottaminen Tavoitettavuus 12 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 KIINTEISTÖNHOITO- JA HUOLTO Vertailtujen sairaaloiden ylläpitokustannukset valituista luokista ilman energiakustannuksia vaihtelivat " /brm! välillä. 80 % vertailun kustannuksista muodostui huollon ja kunnossapidon kustannuksista Vertailtujen ylläpitokustannusten jakauma eri sairaaloissa vuonna 2012 ilman energiaa 30.00! 20,1! 23,7! 21,1! 25,4! 17,2! 25.00! 2.53! 1.87! 1.10! 20.00! 15.00! 10.00! 1.35! 1.84! 15.04! 2.41! 1.36! ! 17.76! 20.44! 0.94! 2.29! 12.78! Jätehuolto Ulkoalueiden hoito Huolto ja kunnossapito Hallinto 5.00! 0.00! 1.92! 1.22! 1.38! 2.01! 1.16!

7 13 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 SISÄISEN VUOKRAN HINNOITTELU Sisäisen vuokran ylläpitovastike ja pääoma- ja ylläpitovastikkeen muodostama kokonaisvuokra Sairaala 1 Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4* Sairaala 5* Potilashuone Kokonaisvuokra 7,6-7,9!/m2/kk 12,1 "/m2/kk 12,2/ 16,0!/ m2/kk 32,9/ 44,0 "/ m2/kk 13,4!/m2/kk 18,4!/m2/kk 38,3 "/m2/kk 4,7!/m2/kk 22,8 "/m2/kk Leikkaussali Kokonaisvuokra 13,9!/m2/kk 20,3 "/m2/kk 16,8/22,8!/m2/ kk 44,1/69,9 "/m2/ kk 24,2!/m2/kk 22,7!/m2/kk 50,9"/m2/kk 17,9!/m2/kk 65,2 "/m2/kk Toimistohuone Kokonaisvuokra 6,6-7,6!/m2/kk 11,4 "/m2/kk 5,7!/m2/kk 20,0 "/m2/kk 13,4!/m2/kk 13,4!/m2/kk 27,3 "/m2/kk 7,6!/m2/kk 26,5 "/m2/kk Varasto Kokonaisvuokra 0,8!/m2/kk 2,1 "/m2/kk 5,3!/m2/kk 15,2 "/m2/kk 8,1!/m2/kk 9,9!/m2/kk 15,2 "/m2/kk * Tarkastelualueen yhden sairaalan keskimääräiset luvut. 14 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 TOIMINTAMALLIT Ensivaiheessa keskityttiin toimintamallien olemassaoloon, eikä niinkään niiden tarkkaan sisältöön Käytössä olevat toimintamallit ja prosessit olivat kokonaisuutena hyvällä tasolla myös verrattuna kansainvälisen kyselyn tuloksiin Sairaala 1 Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4 Sairaala 5 Kansainvälinen Benchmark Dokumentoidut huoltokuvaukset 85% Dokumentoidut huoltosuunnitelmat 80% Huoltotehtävien toteutumisen säännöllinen seuranta 75% Pääosin Osittain

8 15 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 TYÖKALUT Kaikilla vertailun sairaaloilla oli käytössä seurantaa helpottavia sähköisiä järjestelmiä. Verrattuna kansainväliseen tasoon tulosta voidaan pitää erittäin hyvänä Sairaala 1 Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4 Sairaala 5 Kansainvälinen Benchmark Sähköinen huoltokirja 86% Help-desk/ Vikailmoitusjärjestel mä Energianhallinta 43% 43% 16 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 ENNAKKOHUOLTOJEN TOTEUSTAVAT LVI-Järjestelmät Sairaala 1 Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4 Sairaala 5 Lämmitysjärjestelmät In-house Oma Oma Oma Oma Vesi- ja viemärijärjestelmät In-house Oma Oma Oma Oma Ilmanvaihtojärjestelmät In-house Oma Oma Ulkoinen Oma Kylmätekniset järjestelmät In-house Ulkoinen Oma Oma Ulkoinen Paineilmaverkostot In-house Ulkoinen Oma Oma Ulkoinen Sairaalakaasuverkostot In-house Ulkoinen Oma Oma Ulkoinen Höyryjärjestelmät In-house Ulkoinen Oma Oma Ulkoinen Savunpoisto In-house Oma Oma Oma Ulkoinen Palontorjunta In-house Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Putkiposti In-house Ulkoinen Oma Ulkoinen Oma * In-house= kunnallinen osakkuusyhtiö hoitaa.

9 17 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 HUOLTOTEHTÄVIEN JAKAUTUMINEN KANSAINVÄLISESTI 70% huoltotoiminnasta oli ulkopuolisten toimijoiden suorittamaa Energianseuranta, yleishoito ja valvonta toteutettiin pääsääntöisesti omana työnä MAINTENANCE STAFF PROVISION SERVICE PROVISION % In-house % Outsourced % Mixed Energy management 89 % 11 % Inhouse 32 % Safety Outdoors 50 % 50 % 50 % 38 % 13 % Contract 69 % General maintenance Medical equipment 22 % 78 % 22 % 11 % 11 % 56 % HVAC 44 % 22 % 33 % Control/low voltage 67 % 22 % 11 % Plumbers 38 % 25 % 38 % Electricians 56 % 11 % 33 % 18 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 LÄMPÖENERGIAN KULUTUS Kulutus keskimäärin 225 KWh/brm" vuodessa Lämpöenergian kulutuksen osalta ero pienimmän ja suurimman välillä 160 KWh/brm" vuodessa KWh/bruttoneliö vuodessa Energiankulutus neliötä kohden vuodessa * Arvot sääkorjattu Jyväskylän lukemiin

10 19 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 ENERGIAJOHTAMISEN TOIMINTAMALLIT Sairaala 1 Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4 Sairaala 5 Kansainvälinen Benchmark Säännöllinen energiankulutuksen seuranta 86% Dokumentoidut kulutustavoitteet 88% Nimetty vastuuhenkilö energia-asioissa 43% Rakennuskohtaine n seuranta Automaattinen seuranta 16% Pääosin Osittain 20 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 ASIAKASTYYTYVÄISYYS Kokonaisasiakastyytyväisyys sairaaloissa arvosanojen 3-4 välillä Heikoimmaksi osa-alueeksi koettiin asiakasviestintä Asiakastyytyväisyys keskiarvo Arvosana 1 Arvosana 5 Sairaala 1 n=36 vastausprosentti 100% 3.21 Sairaala 1 6,8% 11,4% Sairaala 2 n=50 vastausprosentti 48% 4.01 Sairaala 2 1,4% 35,6% Sairaala 4 n=52 vastausprosentti 17% 3.15 Sairaala 4 9,9% 12,2% Sairaala 5 n=26 vastausprosentti 30% 2.95 Sairaala 5 6,3% 6,3%

11 21 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 LÄÄKINTÄTEKNIIKKA Lääkintätekniikan vertailuiden taustalähteenä käytettiin Nordmedtekin laatimaa Pohjoismaista benchmarking-tutkimusta, joka on suoritettu heidän toimestaan vuosina -09 ja -11 Keskeisenä tunnuslukuna Main Indicator, eli yksikön kustannukset suhteessa laitekannan uushankinta-arvoon Lääkintälaitteiden määrä 70,000 Yksikön kustannukset suhteessa laitekannan uushankinta-arvoon (henkilöstökulut+toiminnan kulut+ tilavuokrat+muut kulut/ uushankinta-arvo) % 6.00 % 5.00 % 4.70 % 6.12 % Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4 Sairaala % 3.00 % 2.00 % 1.00 % 0.00 % 2.60 % Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 5 22 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 LÄÄKINTÄLAITTEIDEN HUOLLON TOIMINTAMALLIT Huoltotoiminnan käytännöissä esiintyi eroavaisuuksia sairaaloiden ja eri toimintaan tarkoitettujen laitekantojen välillä Sairaala 2 Sairaala 3 Sairaala 4 Sairaala 5 Lääkintälaitteille on olemassa Kahdella sairaalalla oli osittaiset varallaolo/päivystysjärjestelmät. Toisen osalta varallaolo koski sädehoitolaitteita ja toisella määräaikaishuoltosuun päivystys oli osittain sairaalan valvomon vastuulla. nitelmat Määräaikaishuoltosuun nitelmaa toteutetaan Huoltosuunnitelman toteutumista seurataan Laitehuollolla on varallaolo/päivystys - - Pääosin Osittain

12 23 TULOKSET YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 YHTEENVETO VERTAILUSTA! Kotimaisten sairaaloiden toiminnan seuranta ja aktiivisuus hyvä verrattuna eurooppalaiseen tasoon: Suomalaisten yliopistosairaalakiinteistöjen ylläpitotoiminnan seurannan aktiivisuus ja seurantajärjestelmät osoittautuivat vertailussa olevan hyvällä tasolla verrattuna eurooppalaiseen keskiarvoon.! Kaikista sairaaloista löydettävissä ylläpitotoiminnan parhaita käytäntöjä: Jokaisella sairaalla oli jo nykytilanteessa useita toimintamalleja ja käytäntöjä, joita voidaan pitää teoreettisesti parhaita käytäntöjä edustavana ylläpitotoiminnassa.! Kustannusseurannan yhtenäisyyden puute hankaloittaa vertailua: Eriävät kustannusten kirjauskäytännöt eivät vielä täysin mahdollista sairaaloiden välistä kustannusvertailua.! Vuorovaikutuksessa tilojen käyttäjien kanssa vielä kehitettävää: Tilojen käyttäjien edustajat kokivat kiinteistöyksikön kanssa käytävässä viestinnässä monin paikoin parannettavaa. 24 JATKOKEHITYS YLIOPISTOSAIRAALABENCHMARKING 2013 JATKOKEHITYS Vertailun luotettavuuden parantamiseksi jatkossa tulee keskittyä ainakin seuraaviin asioihin: 1. Vertailun keskittäminen tiettyihin osa-alueisiin määrävälein 2. Ylläpidon kustannusten yhteismitallistaminen 3. Sairaaloiden ydintoiminnan huomioiminen mittareissa