Hankintaohje. SASKY koulutuskuntayhtymän yhtymähallituksen hyväksymä

Transkriptio

1 Hankintaohje SASKY koulutuskuntayhtymän yhtymähallituksen hyväksymä

2 Sisältö 1 Saskyn hankintatoimi ja -periaatteet Valmistelu ja hankintaehdotus Kilpailutetut hankinnat Saskyn kilpailuttamat ja KL-Kuntahankintojen puitesopimukset, joihin Sasky on liittynyt Itse kilpailutettavat hankinnat Ennakoidun arvon määrittely Hankintaehdotuksen tekeminen ja hankintamenoon sitoutuminen Pienhankinnat Pienhankintojen kevennetty hankintamenettely Pienhankintojen avoin menettely Pienhankintojen kevennetty neuvottelumenettely Pienhankintojen suora osto Hankintalain mukaisten hankintojen hankintamenettelyt Avoin menettely Rajoitettu menettely Suorahankinta Neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely Hankinnasta ilmoittaminen Ilmoitukset ja määräajat Hankintailmoituksen sisältö EU-kynnysarvon ylittävän suorahankinnan ilmoittaminen Tarjousten pyytäminen Tarjouspyynnön sisältö Hankinnan kohteen määrittely sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset Tarjoajien ja ehdokkaiden soveltuvuus Tarjouksen sisältö ja tarjouksenteko-ohjeet Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet Tarjouspyynnön toimittaminen ja lisätietojen antaminen Hankinnassa noudatettavat lait ja muut ehdot... 41

3 2 7 Tarjousten käsittely Tarjousten vastaanotto ja avaaminen Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjouspyynnön ja tarjousten täsmentäminen Tarjousten vertailu Hankinnan keskeyttäminen Hankintapäätöksen tekeminen Esteellisyys Oikeusturvakeinot ja muutoksenhaku hankintapäätökseen Hankintaoikaisu Valitus markkinaoikeuteen Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja niiden säilytys Hankintasopimus Hankinta-asiakirjojen hallinta Tämän hankintaohjeen voimassaolo LIITTEET... 55

4 3 1 Saskyn hankintatoimi ja -periaatteet Hankintayksikkö on toimija, joka on velvollinen noudattamaan hankinnoissaan hankintalakia. SASKY koulutuskuntayhtymä (myöhemmin Sasky) on hankintalain mukainen hankintayksikkö, mikä tekee julkisia hankintoja. Siten Saskyn tulee noudattaa hankintalainsäädäntöä. Julkinen hankinta tarkoittaa hankinnan kohteen ostamista, vuokraamista tai hankkimista vastaavanlaisella toimenpiteellä organisaation ulkopuolelta. Hankintoja ovat esimerkiksi tavaroiden ja palveluiden ostaminen, vuokraaminen, leasing ja optiosopimukset sekä rakennus- ja käyttöoikeusurakan toteuttaminen. Saskyllä on kilpailuttamisvelvollisuus. Arvoltaan hyvin vähäiset hankinnat voidaan kuitenkin tehdä ilman kilpailuttamista. Koska Saskyn hankintojen rahoittaminen tapahtuu julkisilla varoilla, on tärkeää, että ne toteutetaan mahdollisimman taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti sekä toisaalta myös avoimesti. Saskyn hankintatoimi tukee tätä toimintaa. Saskyssä noudatetaan lainsäädännön ja Saskyn muiden sisäisten ohjeiden lisäksi tätä hankintaohjetta. Näitä ohjeita tulee noudattaa kaikissa Saskyn yksiköissä. Olennaista hankintoja tehtäessä on huomioida Sasky yhtenä toimijana ja siten mm. hankintojen arvoja arvioidessa on huomioitava ko. hankintojen kokonaisarvo koko Saskyssä ja toimittava sen mukaisesti. Hankinnoissa hyödynnetään hankinnan suuruudesta riippumatta ensisijaisesti Saskyn kilpailuttamia toimittajia tai yhteishankintayksikkö KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamia puitesopimuksia, joihin Sasky on liittynyt. Jos hankinta on edellä mainittujen ulkopuolella, hankinta kilpailutetaan itse. Tällöin sovellettavat käytännöt määrittyvät hankinnan arvon mukaan (muistettava aina huomioida Sasky yhtenä hankintayksikkönä ja hankinnan pilkkomisella ei voida kiertää kynnysarvoja).

5 4 Menettely Hankinnan arvo (alv 0%) Kilpailuttamistapa Pienhankinta Alle Suorahankinta Kaikki kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat Kevennetty menettely (suorahankinta tietyillä ehdoilla) *opson osalta katso talousarvion täytäntöönpano-ohje kohta 2.5 hankintaoikeudet Kansallinen hankinta (rakennus- ja käyttöoikeusurakat , Hankintalain mukaiset menettelyt koulutuspalvelut , käyttöoikeussopimukset ) EU-hankinta Yli (rakennus- ja käyttöoikeusurakat sekä ) Hankintalain mukaiset menettelyt Saskyn kaikissa hankinnoissa on kohdeltava hankinnan suuruudesta riippumatta hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Jos tarjouskilpailussa ehdokkaana tai tarjoajana on hankintayksikön organisaatioon kuuluva yksikkö, hankintayksikön omistama yhteisö tai laitos taikka toinen hankintayksikkö, sitä on kohdeltava samalla tavoin kuin muita ehdokkaita ja tarjoajia. Saskyssä on määritelty hankintarajat talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa kohdassa 2.5 ja hankinta-asiat tulee yksiköissä keskittää asiantuntemuksen ja tehokkuuden varmistamiseksi. Hankintoja ei tule tehdä henkilön, joka ei tunne Saskyn hankintoihin liittyviä ohjeita eikä hankintoihin liittyvää lainsäädäntöä. Tukea saa tarvittaessa kuntayhtymän talouspalveluista hankintaasiantuntijalta. Hankinnoissa tulee ensisijaisesti käyttää Saskyn asianhallintaohjelmasta/intrasta löytyviä valmiita lomakkeita ja muita

6 5 asiakirjapohjia. Poikkeustapauksissa voi kilpailutuksissa perustellusti käyttää muuta asiakirjamuotoa, mutta hyödyntäen Saskyn yllä mainittujen lomakkeiden ja asiakirjapohjien tietosisältöjä. Hankintaehdotus ja hankintapäätös tulee kuitenkin tehdä aina Saskyn valmiilla pohjilla. Kilpailutetut hankinnat tulee aina kirjata Saskyn asianhallintajärjestelmään. Tällöin hankinnalle syntyy diaarinumero, jota tulee käyttää kaikissa hankinnan asiakirjoissa asianhallinnan katkeamattomuuden varmistamiseksi. 2 Valmistelu ja hankintaehdotus Hankinnat tulee aina valmistella huolella. Hankinnan lähtökohta on, että tarvittavalle tavaralle tai palvelulle on tarve ja riittävät varat. Hankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman edullisin kokonaiskustannuksin. Hankinnassa on huomioitava niin taloudellisuus, laatu kuin oikea-aikaisuus. Saskyssä on kahdenlaisia hankintoja: 1) Saskyn keskitetysti kilpailuttamat hankinnat tai hankinnat, jotka tehdään KL-Kuntahankintojen puitesopimuksien kautta, joihin Sasky on liittynyt ja 2) yksiköissä kilpailutettavat hankinnat. Hankintaan ryhdyttäessä on ensin aina tarkistettava talouspalveluista hankinta-asiantuntijalta, onko hankittava tavara tai palvelu valmiiksi kilpailutettu. Tällöin on käytettävä näitä sopimuksia. Jos sopimusta ei ole, tulee ensiksi määritellä hankinnan arvo ja tarkastettava tässä yhteydessä myös ko. hankintojen kokonaisarvo kuntayhtymätasolla. Jos kynnysarvot ylittyvät, tarkastettava tehdäänkö kilpailutus kuntayhtymätasolla vai yksikössä. Tämän jälkeen valitaan hankintaan sopiva hankintamenettely. Hankinnassa käytettävän menettelyyn vaikuttaa hankinnan arvo, valintaperuste, luonne, kohde, monimutkaisuus, käytettävissä oleva aika, neuvottelutarve, markkinoilla toimivien toimittajien lukumäärä jne.

7 6 2.1 Kilpailutetut hankinnat Saskyn kilpailuttamat ja KL- Kuntahankintojen puitesopimukset, joihin Sasky on liittynyt Hankinnat tehdään ensisijaisesti Saskyn kilpailuttamien toimittajien tai KL- Kuntahankintojen puitesopimusten, joihin Sasky on liittynyt, toimittajien kautta riippumatta hankinnan suuruudesta. Tarkemmat toimintaohjeet näiden sopimusten kautta tapahtuvien hankintojen tekemiseen löytyvät intrasta (intra/talous/hankintatoimi) ko. sopimuksen yhteydestä. Jos Sasky on keskitetysti kilpailuttanut hankinnan tai liittynyt ko. hankinnan osalta KL-Kuntahankintojen puitesopimukseen, on hankinnassa käytettävä hyödyksi näitä sopimuksia. Hankintaa ei tarvitse, eikä saa, kilpailuttaa itse. Myöskään muiden toimittajien käyttäminen ilman perusteltua syytä ja siihen erikseen taloushallintopalveluista saatua lupaa, ei ole sallittua. Perusteluksi ei käy yksittäisen hyödykkeen halvempi hinta. Perustelluksi syyksi jonkun muun kuin keskitetysti kilpailutetun tuotteen tai palvelun hankinnalle voidaan katsoa esim. opetuksen erikoistarpeet, jos tarvitaan esim. jokin vain Saskyn tarpeeseen räätälöity laite, mitä ei sellaisenaan saa valituilta toimittajilta. Hankintojen suunnittelu tulee aloittaa niin hyvissä ajoin, ettei esimerkiksi kiireen, sopimuksista tietämättömyyden tai hankintaohjeistukseen perehtymättömyyden vuoksi hankita sopimusten ulkopuolelta. Jos on saatu lupa hankinnan tekemiseen perustellulla syyllä muulta kuin sopimustoimittajalta, lupa poiketa sopimustoimittajan käytöstä ja peruste muun kuin sopimustoimittajan käytölle tulee kirjata myös hankinnasta tulevan laskun kommenttikenttään laskun asiatarkastuksen yhteydessä. Valmiiksi kilpailutettuja hankintasopimuksia tulee muutoin aina käyttää hankinnan suuruudesta riippumatta niin kansallisen kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa kuin kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Jos perustellun syyn vuoksi ei käytetä sopimustoimittajaa ja hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon, tulee tällöinkin noudattaa kilpailutuksessa hankintalakia.

8 7 Jos hankinnan arvo ylittää euroa, tulee hankinnasta tehdä hankintaehdotus hankinnasta päättävälle taholle. Myös valmiiksi kilpailutettuja hankintasopimuksia käytettäessä. Saskyn itse kilpailuttamat tai KL-Kuntahankintojen kilpailuttamat sopimukset, joissa Sasky on mukana, löytyvät Intrasta (intra/talous/hankintatoimi). IT-laitteet ja -tarvikkeet hankitaan tietohallinnon kautta ja niiden osalta hankitaan vain vakioituja laitteita. Vakioinnista voi poiketa ainoastaan perustellusta syystä. 2.2 Itse kilpailutettavat hankinnat Jos Sasky on keskitetysti kilpailuttanut hankinnan tai liittynyt ko. hankinnan osalta KL-Kuntahankintojen puitesopimukseen, on hankinnassa käytettävä hyödyksi näitä sopimuksia. Hankintaa ei tarvitse, eikä saa, kilpailuttaa itse. Hankinnan kilpailutus aloitetaan hankinnan arvon määrittelystä. Arvo lasketaan arvonlisäverottomana (alv 0 %). Hankinnan ennakoitu arvo määrittää hankintaan sovellettavat käytännöt: Pienhankinnat: alle kansallisen kynnysarvon (60 000, alv 0 %, ei voida kiertää pilkkomalla hankinta). Hankintayksikön (Sasky) oma ohjeistus. o Alle : osta suoraan o : kevennetty menettely ja osto suoraan tietyillä ehdoilla (rakennus- ja käyttöoikeusurakat alle , koulutuspalvelut alle ja käyttöoikeussopimukset alle ) Kansalliset hankinnat: ylittää kansallisen kynnysarvon ( , alv 0 %, rakennus- ja käyttöoikeusurakat , koulutuspalvelut käyttöoikeussopimukset , alv 0 %)

9 8 o Hankintayksikön on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa sellaista menettelyä, joka on hankintalain 3 :n tarkoitettujen periaatteiden mukainen. o Hankintayksikön on kuvattava käyttämänsä hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. o Hankintalain 3 periaatteet tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus. EU-hankinnat: ylittää EU-kynnysarvon (yli , alv 0 %, rakennus- ja käyttöoikeusurakat ja käyttöoikeussopimukset , alv 0 %) o Hankintalain mukaiset menettelyt: avoin menettely, rajoitettu menettely, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely, innovaatiokumppanuus, suorahankinta, puitejärjestely, sähköinen huutokauppa ja suunnittelukilpailu. o Muista tarkastaa ajantasaiset kynnysarvot: EU-kynnysarvo päivitetään kahden vuoden välein alkaen EUkynnysarvo on euroa, rakennus- ja käyttöoikeusurakoissa Voimassa olevat kynnysarvot löytyvät työ- ja elinkeinoministeriön sivuilta Hankkeissa ja projekteissa tulee huomioida myös projektin rahoittajan mahdolliset vaatimukset kilpailuttamisesta. Näiden osalta on tärkeää huomioida, että kilpailutusvaatimukset voivat koskea arvoltaan pieniäkin hankintoja, joissa suora osto olisi muuten sallittua. Rahoittajan vaatimukset ovat välttämätöntä huomioida menojen tukikelpoisuuden säilymiseksi. Huomioitavaa on, että palveluhankintojen hankintamenettelyt riippuvat siitä, kuuluuko EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta luonteeltaan hankintalaissa määriteltyihin ensisijaisiin (hankintalaki liite A) vai toissijaisiin (hankintalaki liite B) palveluihin (ks. liite 1). Toissijaisiin palveluihin sovelletaan EU-kynnysarvon ylittymisestä riippumatta kansallisia hankintoja koskevia määräyksiä. Näissä

10 9 tulee kuitenkin huomioida EU- hankintoja koskevat velvoitteet koskien teknisten eritelmien laatimista ja jälki-ilmoitusta. 2.3 Ennakoidun arvon määrittely Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvioinnin on perustuttava ilmoittamisajankohdan tai muun hankintamenettelyn alkamisajankohdan arvoon. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut. Ennakoitua arvoa laskettaessa on huomioitava myös, että Sasky on yksi hankintayksikkö, joten ennakoitua arvoa laskettaessa on huomioitava koko Saskyn ko. hankinnan piiriin kuuluvat hankinnat. Hankinnan arvoon ei lasketa mukaan arvonlisäveroa. Ennakoidun arvon on pädettävä hankintailmoitusta tehtäessä. Hankintaa ei saa pilkkoa eriin tai laskea sen arvoa poikkeuksellisin menetelmin. Tavarahankintaa tai palveluhankintaa ei myöskään saa liittää rakennusurakkaan tai hankintoja muutoin yhdistellä keinotekoisesti. Esimerkkejä hankinnan arvon laskemisesta (tarkempia ohjeita liitteessä 2): Tavara- tai palvelu: Suurin maksettava kokonaiskorvaus koko sopimuskaudelta mukaan lukien mahdolliset optio- ja pidennysehdot, huolto- ja päivityskustannukset, lisätilaukset jne. Palvelu ilman kokonaishintaa: Määräaikaisen, enintään 4 vuotta voimassa olevan sopimuksen osalta kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassa olevan tai yli 4 vuotta voimassa olevan sopimuksen osalta kuukausiarvo kerrottuna 48:lla. Puitesopimukset eli hankinnat ilman sovittua kokonaismäärää:

11 10 Puitesopimuksen keston (enintään 4 vuotta) ajaksi suunniteltujen hankintojen kokonaisarvo. 2.4 Hankintaehdotuksen tekeminen ja hankintamenoon sitoutuminen Kaikista yli euron hankinnoista tulee tehdä hankintaehdotus hankinnasta päättävälle taholle. Hankintaehdotus on tehtävä itse kilpailutettavien, mutta myös valmiiksi kilpailutettujen hankintojen osalta. Tällä varmistetaan, että yksiköllä on tarve ja myös tarpeelliset varat hankinnan toteuttamiseen sekä se, että hankinnasta vastaava taho sitoutuu hankintamenoon. Hankinta-ehdotuksessa kuvataan hankinnan kohde, perustellaan sen tarve, arvioidaan hankinnan arvo ja kustannusvaikutukset, ilmoitetaan rahoitus sekä valitaan ja perustellaan käytettävä hankintamenettely. Hankintaehdotus on hyväksytettävä ennen varsinaisen kilpailutuksen aloittamista. Hankintaehdotus laaditaan Saskyn hankintaehdotuspohjaan, joka löytyy asianhallintaohjelmasta/intrasta. 3 Pienhankinnat Tavara- ja palveluhankintojen kansallinen kynnysarvo on euroa. Hankintalaki ei koske kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, joten mm. näiden ns. pienhankintojen ilmoittaminen HILMAssa jää hankintayksikön harkintaan. Pienhankinnoissa on kuitenkin noudatettava Saskyn toimintaa ohjaavaa muuta lainsäädäntöä sekä hallinnon ja yhteisöoikeuden oikeusperiaatteita ja ne on kilpailutettava kuntayhtymän ohjeistuksen mukaisesti. Pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä. Vaikka hankintalaki ei koske kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, voi ne kuitenkin kilpailuttaa hankintalain mukaisia menettelyjä käyttäen. Tällöin noudatetaan luvussa 4 kuvattuja toimintatapoja.

12 Pienhankintojen kevennetty hankintamenettely Saskyn hankinnoissa, mitkä ovat suuruudeltaan euroa (alv 0%) on mahdollisuus soveltaa kevennettyä hankintamenettelyä: 1. Määrittele hankinnan kohde 2. Tee ja hyväksytä hankintaehdotus, jos kyseessä on yli euron hankinta 3. Valitse sopivat tarjoajat o käytä ajantasaista markkinatietoa tai mikäli markkinatietoa ei ole, käytä kevyttä markkinakartoitusta esim. internetsivuja ja puhelintiedusteluja hyödyntäen o valitse em. perusteella vähintään kolme tarjoajaa 4. Lähetä tarjouspyynnöt o määritä tarjouspyynnön sisältö hankinnan luonteen mukaan o Intrasta löytyy pienhankintojen tarjouspyyntöön kuuluvat asiat o määritä valintaperusteeksi hinta tai kokonaistaloudellisuus (muista mainita vertailuperusteet) o tee tarjouspyynnöt ensisijaisesti kirjallisina ja toimita ne valituille tarjoajille esimerkiksi sähköpostitse tai postitse o poikkeustapauksissa voit tehdä tarjouspyynnöt myös puhelimitse, mutta tällöin puhelut on dokumentoitava 5. Tarjousten vastaanotto o varaa tarjoajille riittävä aika tarjousten tekemiseen, määrittele sopiva aika hankinnan luonteen mukaan o pyydä toimittamaan tarjoukset esimerkiksi sähköpostitse tai postitse o poikkeustapauksissa tarjoukset voidaan vastaanottaa myös puhelimitse, mutta tällöin puhelut on dokumentoitava 6. Tarjousten vertailu o vertaile tarjoukset tarjouspyynnössä mainitun valintaperusteen mukaan (hinta tai kokonaistaloudellisuus)

13 12 o perustele vertailun tulokset 7. Hankintapäätöksen tekeminen o tee hankintapäätös vertailun perusteella o alle 1000 euron hankinnoista ei ole välttämätöntä tehdä muodollista hankintapäätöstä o tee muodollinen hankintapäätös yli euron hankinnasta o toimita yli euron hankinnasta perustelut sisältävä valituskelpoinen hankintapäätös tarjouksen jättäneille esimerkiksi sähköpostitse tai postitse 8. Hankintasopimus o solmi erillinen sopimus, jos se on tarkoituksenmukaista o määrittele sopimuksen sisältö riittävällä tarkkuudella hankinnan mukaan o varmista, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista, jos erillisen sopimuksen solmiminen ei ole tarkoituksenmukaista 3.2 Pienhankintojen avoin menettely Pienhankintojen kohdalla on myös mahdollista noudattaa avointa menettelyä, jossa kaikki hankinnasta kiinnostuneet tarjoajat voivat tehdä tarjouksen ja kaikki otetaan mukaan tarjouskilpailuun. Tarjouspyynnöt ja tarjoukset tehdään avoimessa menettelyssä ainoastaan kirjallisina. 3.3 Pienhankintojen kevennetty neuvottelumenettely Pienhankinnoissa voi olla myös perusteet tehdä hankinta kevyellä neuvottelumenettelyllä. Menettelyn käyttäminen voi olla perusteltua esim., jos tarpeen ratkaisemiseksi löytyy vaihtoehtoisia toteuttamistapoja (esim. konsultointi), hankinta on toteutettava nopealla aikataululla ja hankinta on myös kansallisen kynnysarvon rajoilla. Ehdokkaiden soveltuvuutta arvioidaan markkinatiedon pohjalta ja neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi tarjoajaa. Neuvottelujen pohjaksi on hyvä määritellä hankinnan tarpeet ja tavoitteet.

14 13 Neuvottelut voidaan toteuttaa esim. sähköpostilla tai puhelimitse. Neuvotteluista tehdään muistiinpanot ja perustelut, joiden pohjalta hankinta tehdään. Hankintapäätöksen ja muutoksenhaun osalta noudatetaan samoja periaatteita kuin muissa vastaavankokoisissa hankinnoissa. 3.4 Pienhankintojen suora osto Kansalliset kynnysarvot mahdollistavat hankintayksiköille pienhankintojen tarkoituksenmukaisen kilpailuttamisen, jotka ovat joustavia, kustannustehokkaita ja keveitä. Kaikissa pienhankinnoissa kilpailuttamista ei voida enää pitää tarkoituksenmukaisena. Tämän määräävät hankinnan arvo, luonne ja tarjonta markkinoilla. Esimerkiksi, jos kilpailuttamisesta aiheutuvat kustannukset ylittävät näkyvissä olevan taloudellisen tai muun hyödyn, hankinnalla on erityinen kiire tai, jos mahdollisia tarjoajia on poikkeuksellisesti vain yksi, voidaan perustellusti kyseenalaistaa kilpailutuksen tarkoituksenmukaisuus. Siten pienhankintojen osalta myös suora osto on mahdollista tietyissä, erikseen perustelluissa tapauksissa. Päätös suorasta ostosta on perustuttava hankintayksikön markkinatietoon olemassa olevasta tarjonnasta ja vallitsevasta hintatasosta. Suora osto pienhankinnoissa ei ole sama asia kuin hankintalain mukainen suorahankinta, jonka käytölle on hankintalaissa säädetty omat perusteet. Pienhankintojen suorassa ostossa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. On kuitenkin muistettava, että pienhankinnoissakin kannattaa aina lähtökohtaisesti hyödyntää kilpailua ja markkinoilla olevaa tarjontaa. Saskyssä alle euron (alv 0 %) arvoiset hankinnat voidaan pääsääntöisesti toteuttaa suorina ostoina. Huom.! Jos Saskyllä on olemassa keskitetysti kilpailutettu sopimus tai sopimus KL- Kuntahankintojen kanssa ko. hankintaan liittyen, on hankinta tehtävä näitä sopimuksia käyttäen yksittäisen hankinnan pienuudesta huolimatta.

15 14 4 Hankintalain mukaisten hankintojen hankintamenettelyt Hankinnat on tehtävä ammattitaitoisesti, osaavasti ja taloudellisesti järkevästi. Tämän toteutumiseksi Saskyssä hankinnat tehdään suunnitelmallisesti, koko kuntayhtymä huomioiden, tarkoituksenmukaisesti sekä markkinat ja niiden toimintaperiaatteet tuntien ja huomioon ottaen. Hankintaan on varattava riittävästi aikaa ja ne on pääsääntöisesti aina kilpailutettava. On huomioitava, että keskivertoisen hankinnan kilpailuttamisprosessi vie aikaa jopa useita kuukausia. Hankintayksikön itsensä aiheuttama kiire ei ole riittävä peruste jättää kilpailuttaminen tekemättä. On myös muistettava, että hankintamenettelyä ei pidä käynnistää perusteettomasti vain esim. markkinatilanteen kartoittamiseksi, vaan hankintaprosessin tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimukseen. Hankintalain piiriin kuuluvat kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat. Hankintaprosessin eri vaiheiden sisältöön ja järjestykseen vaikuttaa valittava hankintamenettely. Hankintalain mukaisten hankintojen hankintaprosessiin kuuluvat pääsääntöisesti seuraavat vaiheet: 1. Hankinnan suunnittelu ja valmistelu 2. Hankinnan kohteen määrittely ja hankintamenettelyn valinta 3. Hankintaehdotuksen tekeminen ja hyväksyttäminen 4. Tarjouspyynnön laatiminen ja toimittaminen 5. Hankinnasta ilmoittaminen julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA) 6. Tarjousten vastaanotto 7. Tarjousten käsittely: a. avaaminen b. tarjoajien soveltuvuuden arviointi c. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen ja d. tarjousten vertailu 8. Hankintapäätöksen tekeminen, tiedoksianto ja muutoksenhaku 9. Sopimuksen tai tilauksen tekeminen

16 Sopimuksen ja toimituksen valvonta 11. Laskujen käsittely ja maksaminen 12. Rahoituksen seuranta Hankintalain mukaiset hankintamenettelyt ovat: Menettely Kuvaus Avoin menettely - Perushankintoihin soveltuva. - Yksivaiheinen, selkeä, hankintailmoituksella käynnistettävä, ei neuvottelumahdollisuutta. - avoin kaikille Rajoitettu menettely - Soveltuu hankintoihin, joissa on tarve rajoittaa osallistujien määrää ja rajaamiseen löytyy selkeät perusteet. - Kaksivaiheinen, hankintailmoituksella käynnistettävä, ei neuvottelumahdollisuutta. - vähintään viisi tarjoajaa Suorahankinta - Soveltuu ainoastaan hankintoihin, mitkä täyttävät laissa määritellyt suorahankinnan edellytykset. - Yksivaiheinen, neuvottelumahdollisuus yhden tai useamman toimittajan kanssa. - Suorahankinnasta, mikä ylittää EUkynnysarvon tulee ilmoittaa julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA). Kansallisista suorahankinnoista ei ole ilmoittamisvelvollisuutta. Neuvottelumenettely - Soveltuu ainoastaan hankintoihin, mitkä täyttävät laissa määritellyt neuvottelumenettelyn edellytykset. - Monimutkaisiin hankintoihin. Kaksivaiheinen, hankintailmoituksella käynnistettävä, neuvottelumahdollisuus. Kilpailullinen neuvottelumenettely - Tarkoitettu erityisen monimutkaisiin hankintoihin, joissa hankintayksikkö ei pysty ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja tai teknisiä keinoja ja joissa lisäksi hankintayksikkö haluaa

17 16 neuvotella hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista. - Monivaiheinen, hankintailmoituksella käynnistettävä. Innovaatiokumppanuus - innovatiivisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan tarve, jota ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo olevia tavaroita. Puitejärjestely - yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja suunnitellut määrät sekä muut ehdot Sähköinen huutokauppa - Sähköisellä huutokaupalla tarkoitetaan toistuvaa menettelyä, jonka kuluessa uusia alennettuja hintoja tai tarjouksen sisältämiä tekijöitä koskevia uusia arvoja esitetään sähköisesti ja joka toteutetaan sen jälkeen kun tarjousten arviointi on saatu kokonaisuudessaan ensimmäisen kerran päätökseen, ja joka mahdollista tarjousten luokittelun automaattisen arviointimenetelmän pohjalta. Dynaaminen hankintajärjestelmä - Dynaamisella hankintajärjestelmällä tarkoitetaan täysin sähköistä hankintamenettelyä tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille. - Hankintamenettely on kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille Hankinnoissa lähtökohta on olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen. Hankinnoissa tulee ensisijaisesti käyttää avointa tai rajoitettua menettelyä. Aina ennen suorahankinnan, neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttöä on otettava yhteyttä taloushallintopalveluihin ja varmistettava kyseisen hankintamenettelyn tarkoituksen- ja lainmukaisuus sekä ko. menettelyn toteuttamistapa. Hankintaehdotuksessa ja

18 Avoin menettely hankintapäätöksessä on aina perusteltava mahdollinen neuvottelumenettelyjen ja suorahankinnan käyttö. Avoin menettely on ensisijainen ja selkeä hankintamenettely. Se sopii hankintoihin, jotka pystytään kohtalaisen tarkasti määrittelemään ja joihin ei oleteta tulevan kohtuuttoman paljon tarjouksia. Avoimessa menettelyssä tarjouksen saavat jättää kaikki halukkaat tarjoajat. Hankinnasta ilmoitetaan hankintailmoituksella. Tarjousten vastaanottamisen jälkeen saadut tarjoukset avataan, arvioidaan yrityksen soveltuvuus hankinnan toteuttajaksi, tarkastetaan tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja tehdään varsinainen tarjousvertailu. Kilpailutuksen voittaja on valittava tarjouksen jättäneiden joukosta. Avoimen menettelyn vaiheet ovat pääsääntöisesti seuraavat ja vaiheisiin liittyvät seuraavat asiakirjat: Vaihe Asiakirja 1) Suunnittelu ja markkinakartoitus 2) Hankintaehdotuksen tekeminen ja - Hankintaehdotus hyväksyttäminen sekä asianavaus asianhallintajärjestelmään 3) Hankinnasta ilmoittaminen ja tarjouspyyntö - Sähköinen hankintailmoitus (HILMAssa) a) Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön - Tarjouspyyntö laatiminen. Hankintailmoitus on julkaistava HILMAssa ennen tarjouspyynnön toimittamista. b) Tarjouspyynnön toimittaminen tarjoajille 4) Tarjousten vastaanotto - Saapuneet tarjoukset 5) Tarjousten käsittely - Avauspöytäkirja a) Tarjousten avaus jättöajan umpeuduttua - Muistio tarjoajien arvioinnista b) Tarjoajien soveltuvuuden arviointi c) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen d) Tarjousten vertailu - Tarjousvertailu 6) Hankintapäätöksen tekeminen - Hankintapäätös

19 18 7) Hankintapäätöksen tiedoksianto ja muutoksenhaku a) Sähköpostitse kirjallisen hankintapäätöksen, tarjousvertailun ja muutoksenhakuohjeen lähettäminen kaikille tarjouksen jättäneille. 8) Hankintasopimuksen tekeminen a) Kirjallisesti voittaneen tarjoajan kanssa muutoksenhakuajan umpeuduttua. EU-hankinnoissa jälki-ilmoituksen tekeminen HILMAssa. - Hankintapäätös - Tarjousvertailu - Oikaisuohje ja valitusosoitus - Hankintasopimus - Sähköinen jälki-ilmoitus Huom.! Hankinta-asiakirjoja ei saa julkaista HILMAssa eikä omilla verkkosivuilla ennen kuin ilmoitus on julkaistu TED:ssä ja HILMAssa. 4.2 Rajoitettu menettely Rajoitettu menettely toteutetaan muutoin kuin avoin menettely, mutta se on kaksivaiheinen ja rajoitetussa menettelyssä tarjouspyyntö toimitetaan vain rajatulle, soveltuvaksi todetulle joukolle yrityksiä. Rajoitettua menettelyä voidaan käyttää, jos sille on selkeät perusteet. Menettely voidaan valita, jos tarjousten määrä on syytä rajata (esimerkiksi niiden vertailun tiedetään olevan hyvin työlästä) ja tarjoajien valitsemiseksi löytyy selkeät perusteet. Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, joilta pyydetään tarjous. Tarjoajiksi kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä sekä tarvittaessa enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat on valittava noudattamalla hankintailmoituksessa esitettyjä soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia sekä arviointiperusteita. Hankintayksikkö ei saa ottaa

20 19 menettelyyn ehdokkaita, jotka eivät ole toimittaneet osallistumishakemusta tai jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vaatimuksia. Ehdokkaita on kutsuttava menettelyyn hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Rajoitetussa menettelyssä ehdokkaita on kutsuttava vähintään viisi, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin viisi, hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä pyytämällä kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat esittämään tarjouksen. Rajoitetun menettelyn vaiheet ovat pääsääntöisesti seuraavat ja vaiheisiin liittyvät seuraavat asiakirjat: Vaihe Asiakirja 1) Suunnittelu ja markkinakartoitus 2) Hankintaehdotuksen tekeminen ja - Hankintaehdotus hyväksyttäminen sekä asianavaus asianhallintajärjestelmään 3) Hankinnasta ilmoittaminen ehdokkaiden - Sähköinen hankintailmoitus (HILMAssa) kutsuna hankintaprosessiin ja tarjouspyyntö. 4) Tarjouspyynnön laatiminen - Tarjouspyyntö 5) Tarjouskilpailuun osallistumispyyntöjen vastaanottaminen a) Hankintailmoituksen perusteella toimittajat lähettävät hankintayksikölle pyynnön saada osallistua tarjouskilpailuun. 6) Tarjoajien valinta ja tarjouspyynnön lähettäminen a) Osallistumishakemusten avaus jättöajan umpeuduttua. b) Ehdokkaiden soveltuvuuden arvioiminen ja tarjoajien valinta osallistumishakemuksen jättäneiden soveltuvien tarjoajien joukosta. c) Hankintayksikkö voi ennalta rajata ehdokkaiden lukumäärän, jotka kutsutaan tarjouskilpailuun. - Osallistumishakemus - Osallistumishakemusten avauspöytäkirja - Muistio tarjoajien arvioinnista ja valinnasta - Tarjouspyyntö

21 20 d) Kutsuttava vähintään viisi ehdokasta. Jos vähimmäisehdot täyttäviä ehdokkaita on vähemmän kuin hankintailmoituksessa on ilmoitettu, voidaan menettelyä jatkaa soveltuvuusehdot täyttävien ehdokkaiden kanssa. e) Tarjouspyynnön viimeistely. f) Tarjouspyynnön lähettäminen valituille tarjoajille. Huom.! Tarjouspyyntöä ei saa lähettää muille kuin osallistumishakemuksen jättäneille ja soveltuvuusehdot täyttäville, valituille tarjoajille. Tarjouspyyntöä ei voi lähettää muille soveltuviksi katsotuille tarjoajille. 7) Tarjousten vastaanotto - Saapuneet tarjoukset 8) Tarjousten käsittely - Avauspöytäkirja a) Tarjousten avaus jättöajan umpeuduttua. b) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen. c) Tarjousten vertailu. - Tarjousvertailu 9) Hankintapäätöksen tekeminen - Hankintapäätös 10) Hankintapäätöksen tiedoksianto ja - Hankintapäätös muutoksenhaku - Tarjousvertailu a) Sähköpostitse kirjallisen - Oikaisuohje ja valitusosoitus hankintapäätöksen, tarjousvertailun ja muutoksenhakuohjeen lähettäminen kaikille tarjouksen jättäneille. 11) Hankintasopimuksen tekeminen - Hankintasopimus a) Kirjallisesti voittaneen tarjoajan kanssa muutoksenhakuajan umpeuduttua. EU-hankinnoissa jälki-ilmoituksen tekeminen HILMAssa. - Sähköinen jälki-ilmoitus 4.3 Suorahankinta Pääsääntö kaikissa Saskyn hankinnoissa on kilpailuttaminen. Perustellussa tapauksessa tästä pääsäännöstä voidaan poiketa ja tehdä hankinta suorahankintana. Suorahankinnalla tarkoitetaan menettelyä, jossa hankinta

22 21 suoritetaan yhdeltä tai useammalta toimittajalta suoraan järjestämättä tarjouskilpailua. Suorahankinta on aina poikkeuksellinen menettely ja sille oltava hankintalain mukainen peruste ja syy suorahankinnan käyttämiseen on todettava aina ennalta. Suorahankinta voidaan tehdä vain hankintalaissa määriteltyjen hyväksyttävien perusteiden perusteella (ks. liite 3). Muita perusteita ei hyväksytä. Peruste on kirjattava hankintaehdotukseen, hankintapäätökseen ja muihin mahdollisiin hankintaan liittyviin asiakirjoihin. Ennen suorahankinnan tekemistä on otettava yhteyttä ja tarkastettava suorahankinnan perusteet taloushallintopalveluiden kanssa. Suorahankintojen osalta tulee myös muistaa, että EU-kynnysarvon ylittävien suorahankintojen osalta hankinnasta on julkaistava suorahankintaa koskeva ilmoitus julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA, Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen, jossa on yksilöitävä hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset sekä vertailuperusteet ja johon kaikki neuvotteluihin halukkaat toimittajat voivat tehdä osallistumishakemuksen. Osallistumishakemusten perusteella hankintayksikkö valitsee ehdokkaat, joiden kanssa se neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan neuvotteluihin. Neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä sekä tarvittaessa enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Neuvottelumenettelyssä ehdokkaita tulee kutsua vähintään kolme, edellyttäen että soveltuvia ehdokkaita on riittävä määrä. Neuvottelumenettelyn tarkoituksena on saada hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten ja hankintasopimuksen ehtojen mukaiset tarjoukset. Neuvottelumenettely ei tarkoita hinnasta neuvottelemista. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää vain, jos sille on hankintalain mukainen

23 22 peruste (liite 4). Peruste on kirjattava hankintaehdotukseen, hankintapäätökseen ja muihin mahdollisiin hankintaan liittyviin asiakirjoihin. Hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn myös, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai, jos tarjouksia ei voida hyväksyä. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät :n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Neuvottelumenettely on vaativa hankintamenettely, jota harkitessa on otettava yhteyttä taloushallintopalveluihin, jonka kanssa koko hankintaprosessi tullaan tähän menettelyyn päädyttäessä hoitamaan. Tässä hankintaohjeessa ei kuvata tämän menettelyn yksityiskohtia. 4.5 Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai usean ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita ja jonka ratkaisun perusteella menettelyyn valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa. Kun ratkaisu on löytynyt, tulee neuvottelut päättää. Kilpailullisesta neuvottelumenettelystä julkaistaan ilmoitus, johon kaikki neuvotteluihin halukkaat toimittajat voivat tehdä osallistumishakemuksen. Kilpailullista neuvottelumenettelyä koskevia hankintalain säännöksiä sovelletaan sekä EU-kynnysarvot ylittäviin, että kansallisiin hankintoihin. Kilpailullinen neuvottelumenettely soveltuu erityisen monimutkaiseen hankintaan, jossa hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään riittävän tarkasti hankinnan oikeudellisia, rahoituksellisia tai taloudellisia ehtoja ja yksityiskohtia taikka teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteidensa toteuttamiseksi ilman tarjoajien kanssa käytäviä neuvotteluja. Määrittelyn täytyy olla objektiivisesti arvioiden vaikeaa, joten hankintayksikön

24 23 resurssiongelmiin liittyvät syyt eivät ole säännöksessä tarkoitettu peruste menettelyn käytölle. Kilpailuttamisen perustana on hankintayksikön laatima hankinnan tavoitteita ja sisältöä koskeva hankekuvaus, jonka pohjalta kilpailullinen neuvottelumenettely käydään (Valittava vähintään kolme tarjoaa). Neuvottelujen jälkeen pyydetään tarjoajilta lopulliset tarjoukset. Hankinnan valintaperusteena voi olla vain kokonaistaloudellinen (= paras hintalaatusuhde) edullisuus ja vertailussa on käytettävä ennalta ilmoitettuja vertailuperusteita. Kilpailullinen neuvottelumenettely on vaativa hankintamenettely, jota harkitessa on otettava yhteyttä taloushallintopalveluihin, jonka kanssa koko hankintaprosessi tullaan tähän menettelyyn päädyttäessä hoitamaan. Tässä hankintaohjeessa ei kuvata tämän menettelyn yksityiskohtia. 5 Hankinnasta ilmoittaminen Hankintaprosessi käynnistyy virallisesti hankintailmoituksen tekemisellä. Tätä ennen kuitenkin Saskyn sisällä on hankinta jo suunniteltu ja hankintaehdotus hyväksytetty. Kaikki kansalliset kynnysarvot ylittävät hankintailmoitukset on julkaistava julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA, Hankintailmoitus on tehtävä kaikissa yli euron hankinnoissa. Hankintailmoituksen tarkoitus on varmistaa tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ja riittävän julkinen tiedotus. 5.1 Ilmoitukset ja määräajat Kaikissa kansallisten kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa hankintailmoitus on pakollinen ja se on tehtävä hankintaa käynnistettäessä. Sen jälkeen, kun hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa, voi hankintayksikkö julkaista hankintailmoituksen myös muussa tarkoituksenmukaisessa

25 24 tiedotusvälineessä, kuten sanoma- tai ammattilehdissä taikka omilla internetsivuillaan. Näissä ilmoituksissa on mainittava päivä, jona ilmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAssa. Hankintailmoituksen täyttämisessä tulee noudattaa erityistä huolellisuutta. Hankintailmoitus on ensisijainen suhteessa muihin tarjouspyyntöasiakirjoihin. Jos muissa tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitetut tiedot poikkeavat hankintailmoituksessa ilmoitetusta, pätee se, mitä hankintailmoituksessa on todettu. EU-hankinnoissa myös jälki-ilmoitus on pakollinen ja se tehdään hankintasopimuksen solmimisen jälkeen. Kansallisissa hankinnoissa on tehtävä vain hankintailmoitus. Kansallisissa hankinnoissa tarjouksen jättämiseen tai osallistumishakemuksen tekemiseen ei ole säädettyjä määräaikoja, mutta hankintailmoituksen on oltava nähtävillä kohtuullisen ajan. Myös vastausajan on oltava riittävä hankinnan kokoon nähden. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö on toimitettava viipymättä sitä pyytävälle. EU-hankinnoissa on käytössä ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälkiilmoitus. Ennakkoilmoitus on vapaaehtoinen ja sillä informoidaan tulossa olevasta hankinnasta ja sen arvioidusta ajankohdasta. Sitä käytetään lyhentämään hankintalaissa säädettyjä tarjousaikoja varsinaisessa kilpailutuksessa. Ennakkoilmoitus on toimitettava julkaistavaksi vähintään 35 päivää ja enintään vuosi ennen hankintailmoituksen lähettämistä. Ennakkoilmoituksessa on annettava ilmoituksen tekohetkellä tiedossa olevat hankintaa koskevat tiedot. Tietojen on vastattava avoimen tai rajoitetun menettelyn hankintailmoituksen tietoja. EU-hankinnoissa tarjouksen jättämiseen tai osallistumishakemuksen tekemiseen on hankintalaissa säädetty määräajat (ks. liite 5), joita on ehdottomasti noudatettava. Määräajat lasketaan sitä päivää seuraavasta päivästä, jona hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö on toimitettava sitä pyytävälle kuuden päivän kuluessa pyynnöstä. Hankintailmoituksen perusteella tarjouspyyntö lähetetään sitä pyytäneille toimijoille. Tämän lisäksi tarjouspyyntö kannattaa avoimessa menettelyssä

26 25 lähettää toimijoille, joiden toivotaan osallistuvan tarjouskilpailuun. Vastaavasti rajoitetussa menettelyssä voidaan toimijoille lähettää pyyntö osallistumishakemuksen tekemisestä. On syytä muistaa, että rajoitetussa menettelyssä tarjouspyyntöä ei voida lähettää ilman osallistumishakemusten perusteella tehtävää arviointia. Tarjouspyyntö tai pyyntö osallistumishakemuksen jättämiseen voidaan lähettää suoraan halutuille yrityksille vasta, kun hankintailmoitus on julkaistu. EU-hankintojen osalta hankintapäätöksestä ja hankintasopimuksen solmimisesta tulee tehdä jälki-ilmoitus 30 päivän kuluessa hankintasopimuksen solmimisesta tai hankinnan keskeyttämisestä. Jälkiilmoituksen tekemisen lisäksi hankintapäätös on saatettava tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuneille. Jälki-ilmoituksen teko koskee myös ennakkoilmoitettua hankintaa. Ilmoituksessa kerrotaan, kuka tarjouskilpailun voitti eli minkä toimijan kanssa hankintasopimus tehtiin. Jos hankinta on keskeytetty, jälki-ilmoituksesta tulee käydä ilmi syyt hankinnan keskeyttämiselle. Jälki-ilmoitusvelvollisuus koskee myös hankintalain liitteen B mukaisia niitä EU-kynnysarvot ylittäviä palveluhankintoja, jotka kuuluvat ns. toissijaisiin palveluihin (ks. liite 1 kohta B). 5.2 Hankintailmoituksen sisältö Hankintailmoituksen teksti on ratkaiseva, jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat sisällön osalta toisistaan. Siten hankintailmoituksen teksti on tehtävä huolella ja tarjouspyynnön on hyvä olla valmis jo hankintailmoitusta tehtäessä. Hankintailmoitusta on vaikea korjata julkaisemisensa jälkeen, joten sen sisältö on syytä käydä tarkasti läpi ennen julkaisemista. Jos ilmoitukseen jää virheitä, tulee julkaista korjausilmoitus. Julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA) on malli hankintailmoituksesta sekä yksityiskohtaiset täyttöohjeet. Kansallisessa hankintailmoituksessa on oltava vähintään seuraavat tiedot: hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedot hankintayksikön luonne

27 26 hankintayksikön hankinnalle antama nimi hankinnan ennakoitu arvo, hintahaarukka tai tieto, ylittääkö hankinnan arvo kansallisen kynnysarvon hankintalaji hankintamenettely tarjouksen valintaperuste (halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus) jos tarjouksen valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, tarjousten vertailuperusteet tai viittaus tarjouspyynnössä esitettäviin vertailuperusteisiin, joiden on oltava tärkeysjärjestyksessä tai painotuksiltaan eritelty määräaika, johon mennessä tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava hankinnan kohteen CPV-koodi 2-numerotason tarkkuudella hyväksytäänkö osatarjoukset hyväksytäänkö vaihtoehtoiset tarjoukset varataanko hankinta työkeskuksille tai työohjelmien yhteydessä toteutettavaksi. Jos hankinta toteutetaan käyttäen rajoitettua menettelyä, neuvottelumenettelyä tai kilpailullista neuvottelumenettelyä, on ilmoitettava lisäksi: aikooko hankintayksikkö asettaa soveltuvuusvaatimuksia mistä tiedot vaatimuksista ja niiden todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ovat saatavilla tullaanko ehdokkaiden määrää rajoittamaan. Hankintailmoituksessa mainittuja tietoja voidaan täydentää muualta saatavissa olevilla tiedoilla, mistä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. EU-hankintojen hankintailmoitus eroaa joiltain osin sisältönsä ja sanamuotojensa osalta kansallisesta hankintailmoituksesta. 5.3 EU-kynnysarvon ylittävän suorahankinnan ilmoittaminen Saskyssä EU-kynnysarvon ylittävässä suorahankinnassa ennen hankintasopimuksen tekemistä julkaistaan suorahankintailmoitus julkisten

28 27 hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA) ja odotetaan 14 päivän valitusaika. Suorahankintailmoituksella lisätään avoimuutta suorahankintojen osalta ja annetaan muille toimijoille mahdollisuus puuttua perusteettomien suorahankintojen tekemiseen. Tätä ilmoitusmenettelyä käyttämällä ja 14 päivän valitusaikaa noudattamalla Saskyssä varmistetaan myös, ettei hankintasopimuksen sitovuuteen voida jälkikäteen puuttua. Tälle ilmoitukselle löytyy HILMAssa oma lomakkeensa. Jos mikään taho ei suorahankintailmoituksen jättämisen jälkeen ja sitä seuraavana valitusaikana tee valitusta, voi hankintasopimuksen tehdä ilman, että markkinaoikeus voisi todeta hankintasopimuksen tehottomaksi, vaikka myöhemmin ilmenisi, että hankinnalle ei olisi ollut laillista suorahankintaperustetta. Jos ilmoitus jätetään tekemättä, voivat muut toimijat puuttua suorahankintaan vielä puolen vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä. Markkinaoikeus voi tällöin muun muassa lyhentää sopimuskautta ja määrätä seuraamusmaksun. Ilmoitusmenettelyllä on vaikutusta kaiken kaikkiaan muutoksenhakuaikoihin: Mikäli ilmoitus on tehty HILMAssa ennen hankintasopimuksen tekemistä, valitusaika on 14 päivää ilmoituksen julkaisemisesta. Mikäli ilmoitusta HILMAssa ei ole tehty lainkaan, valitusaika on 6 kuukautta hankintasopimuksen tekemisestä. Mikäli HILMAssa ei ole tehty suorahakuilmoitusta, mutta siitä on tehty jälki-ilmoitus, valitusaika on 30 päivää suorahankinnasta tehdystä jälkiilmoituksesta. 6 Tarjousten pyytäminen Tarjouspyynnön tekemistä voidaan pitää hankintaprosessin tärkeimpänä vaiheena ja siihen kannattaa käyttää riittävästi aikaa. Tarjouspyyntöasiakirjat on laadittava siten, että niistä yksiselitteisesti käy ilmi hankinnan sisältö, kaikki siihen liittyvät vaatimukset ja ehdot, joilla on merkitystä tarjouksen tekemisessä ja hinnoittelussa sekä hankintamenettelyn sisältö ja vaiheet

29 28 hankinnan valinta- ja vertailuperusteineen. Tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella yritysten on voitava arvioida kiinnostustaan, soveltuvuuttaan ja mahdollisuuksiaan ehdokkaina tai tarjoajina. Tarjouspyyntöasiakirjat on tehtävä kirjallisesti ja niissä on oltava selkeästi riittävät tiedot, jotta tarjoajat voivat laatia tarjoukset, mitkä ovat yhteismitalliset ja keskenään vertailukelpoiset. Tarjouspyynnön tekemisessä on suositeltavaa käyttää valmista asiakirjamallia, joka löytyy asianhallintajärjestelmästä. 6.1 Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnössä on hankinnan laadusta ja arvosta riippuen ilmoitettava kaikki hankintaan liittyvät keskeiset tiedot. Avoimessa menettelyssä lähtökohtana on, että tarjouspyynnössä ilmoitetaan kaikki hankinnan kohteeseen ja toteuttamiseen liittyvät vaatimukset, tarjoajaan liittyvät vaatimukset sekä tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet. Koska muissa menettelyissä tarjoajan soveltuvuusvaatimukset ilmoitetaan jo kehotettaessa ehdokkaita osallistumishakemusten jättämiseen ja niitä sovelletaan jo aiemmassa tarjousmenettelyn vaiheessa, ei näissä tapauksissa tarjouspyynnössä siten enää ole tarpeen ilmoittaa tarjoajan kelpoisuuteen ja valintaan liittyviä vaatimuksia. Saskyssä tarjouspyyntöön laitetaan: Hankintayksikkö ja yhteystiedot o Virallinen nimi, yhteystiedot sekä yhteyshenkilön tiedot Hankinnan kohde o Hankinnan kohteen määrittely muun ohessa teknisin eritelmin esitettynä, sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset o Mahdollinen viittaus standardeihin o Mahdollinen viittaus suorituskykyyn ja toiminnallisiin ominaisuuksiin o Mahdollinen viittaus osittain standardeihin ja osittain suorituskykyyn ja toiminnallisin ominaisuuksiin

30 29 o Hankinnan tarkoituksen ja tavoitteiden kuvaus o Tiedot hankittavista määristä ja yksiköistä o Tarvittaessa tiedot hankintaprosessin kulusta Tarjoajan soveltuvuus o Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset o Luettelo vaadittavista selvityksistä o jos EU-hankinta, pyyntö täydentää yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja. Tarjouksen sisältö (eli tarjousasiakirjan sisältö- ja muotovaatimukset) ja tarjouksenteko-ohjeet o Mitä kuvauksia ja selvityksiä tarjousasiakirjan tulee sisältää o Tarjoajan yhteystiedot, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot sekä selkeästi ilmoitettuna sähköpostiosoite, johon hankinnasta tehtävä hankintapäätös toimitetaan o Hintojen esitystapa o Mahdolliset tarvittavat liitteet ja lomakkeet, joita tarjouksessa tulee olla o Kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava (pakollinen vain EUhankinnoissa) Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet o Hankinnassa käytettävä tarjousten valintaperusteet: halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus o Jos valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus, on ilmoitettava käytettävät vertailuperusteet ja niiden painoarvot Tarjousten toimittaminen ja lisätiedot o Määräaika tarjousten tekemiselle o Osoite, johon tarjoukset on toimitettava o Muut mahdolliset ohjeet toimittamisesta: kirjallisesti, suljetussa kuoressa, kuoreen tuleva merkintä o Ohjeet lisätietojen pyytämisestä ja saamisesta (keneltä, miten, mihin mennessä) o Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen ja julkaisupäivämäärä Noudatettavat lait ja muut ehdot

31 30 o Tarjousten voimassaoloaika o Vaihtoehtoisten tarjousten huomiointi / ei huomiointi o Osatarjousten huomiointi / ei huomiointi o Hankinnassa noudatettavat säännökset ja sopimusehdot (ja sopimusehtojen sitovuus) Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Hallintolaki (434/2003) Mahdollisesti noudatettavat yleiset sopimusehdot: JYSE 2014 TAVARAT, JYSE 2014 PALVELUT, JIT 2007 tai muut yleiset sopimusehdot o Tarvittavat tiedot hankinnan keskeyttämisestä, tarjousten hylkäämisestä ja asiakirjojen julkisuudesta Hankintamenettelyn tai tarjousten tekemisen kannalta muut olennaiset tiedot Tarjouspyyntö lähetetään aina tarkastettavaksi hankinta-asiantuntijalle ennen julkaisemista/lähettämistä. Hankinta-asiantuntijalla pitää olla riittävä aika tutustua tarjouspyyntöön Hankinnan kohteen määrittely sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset Hankintayksikön on tarjouspyynnössä määriteltävä mitä se haluaa ostaa; sen on määriteltävä hankinnan kohde ja hankittavan tuotteen tai palvelun vaatimukset. Huolellisella määrittelyllä varmistetaan, että tarjouspyyntö tuottaa vertailukelpoisia tarjouksia ja että hankittava tavara tai palvelu vastaa tilaajan ja loppukäyttäjän tarpeita ja soveltuu aiottuun käyttötarkoitukseen. Hankinnan kohteen ominaisuudet ja laatuvaatimukset on määriteltävä riittävän yksityiskohtaisesti, tarvittaessa erillisillä liitteillä. Myös hankinnan tarkoituksen ja tavoitteiden kuvauksella voidaan auttaa tarjoajia ymmärtämään, millaista hankintaa ollaan tekemässä. Lisäksi tulee määritellä hankittavat määrät ja