TU ERP- ja APS-järjestelmien erikoiskurssi

Transkriptio

1 TU ERP- ja APS-järjestelmien erikoiskurssi ERP-järjestelmien käyttöönottoja muutosprojektit Kevät 2010

2 Luennon aiheet 1. Yleistä ERP-projekteista Mitä ovat? Milloin tehdään? Kuka tekee? Miten tehdään? 2. Kolme näkökulmaa ERP-projektin läpivientiin Lineaarinen ns. vesiputousmalli Iteroiva ns. V-malli Välimalli 3. Yksityiskohtia ERP-projektien sisällöstä Konfigurointi ja ohjelmointi Muutosten tekeminen tuotantoympäristöön 4. Yhteenveto

3 1.1 Yleistä ERP-projekteista (1/4) ERP-järjestelmän käyttöönotto tai sen käyttämistavan muuttaminen vaatii pääsääntöisesti melko paljon työtä eli: se kannattaa hallita projektina Yritykset toteuttavat ERP-projekteja seuraavista syistä: Ensi-implementointi Tunnetuin, muttei suinkaan ainoa syy Uudelleenimplementointi Saattaa sisältää myös järjestelmän vaihdon Monesti liittyy yritysjärjestelyihin Järjestelmän käyttöä lisätään Otetaan uusia moduuleita käyttöön Otetaan järjestelmä käyttöön uusissa toimipaikoissa Järjestelmän käyttöä muutetaan Yrityksen toiminta (ns. reaaliprosessi) muuttuu/kehittyy

4 1.2 Yleistä ERP-projekteista (2/4) ERP-projekti on sekä IT- että liiketoiminnankehitysprojekti. Järjestelmä vaikuttaa aina toimintatapoihin ja toimintatapojen muutos vaatii monesti muutoksia järjestelmässä Usein joudutaan päättämään, onko helpompaa sovittaa järjestelmää toimintatapaan vaiko toimintatapaa järjestelmään Monesti ollaankin sitä mieltä, että toimintatapamuutokset ovat helpompia ERP-projektia ei pidä jättää IT-organisaation vastuulle ERP-projektin läpivienti on vaativaa Kannattaa valita paras mahdollinen henkilöstö Nämä eivät yleensä ole niitä, joilla olisi eniten aikaa Projektihenkilöstö pitää vapauttaa muista tehtävistään Kannattaa myös varautua siihen, että projektihenkilöstö jää pysyvästi järjestelmän ylläpitotehtäviin

5 1.3 Yleistä ERP-projekteista (3/4) ERP-projektit eivät välttämättä ole ainutkertaisia Joku muukin yritys on todennäköisesti implementoinut saman järjestelmän/moduulin/prosessivaihtoehdon/ominaisuuden Muiden kokemuksista on yleensä paras tieto konsulteilla Yleensä ja etenkin ensi-implementoinnissa käytetään konsultteja Omat kokemukset kannattaa kuitenkin säilyttää myös itsellään Omaa henkilöstöä pitää olla keskeisissä rooleissa ERPprojektin kaikissa vaiheissa hallintaa voi myös tehostaa erilaisilla roadmapeillä Esim. SAP Solution Manager ja ASAP-dokumentaatio Konsulteilla on omia metodologioitaan ERP-projektit voivat toki olla ainut- tai ensikertaisiakin Järjestelmätoimittaja on monesti hankkeessa mukana Pitää miettiä, kannattaako olla first-mover

6 1.4 Yleistä ERP-projekteista (4/4) Kaksi eri tapaa toteuttaa ERP-projekteja Ns. big bang -projektissa toteutetaan kaikki/paljon kerralla Vaiheittaisessa (phased) ratkaisussa edetään askel kerrallaan Vaiheistus voi olla modulaarista tai yksikkökohtaista Kummassakin lähestymistavassa on puolensa Iso muutos on paljon riskialttiimpi mutta toisaalta tukee vanhan järjestelmän tappamista ja on siinä mielessä helpompi, että ERP-järjestelmähän on luonnostaan integroitu Ensi-implementoinnissa big bang onkin melko suosittu lähestymistapa [40-60% (Olhager & Selldin, 2003)] Ensi-implementoinnin rajaus vaikuttaa monesti myös lopulliseen IT-infrastruktuuriin Vaihtoehtoja mm. konsernijärjestelmä, ns. federalismi ja täysin toisistaan riippumattomat installaatiot (samasta tai eri softasta)

7 Luennon aiheet 1. Yleistä ERP-projekteista Mitä ovat? Milloin tehdään? Kuka tekee? Miten tehdään? 2. Kolme näkökulmaa ERP-projektin läpivientiin Lineaarinen ns. vesiputousmalli Iteroiva ns. V-malli Välimalli 3. Yksityiskohtia ERP-projektien sisällöstä Konfigurointi ja ohjelmointi Muutosten tekeminen tuotantoympäristöön 4. Yhteenveto

8 2.1 ERP-projektin lineaarinen malli (1/6) Perinteisin näkökulma projektinhallintaan on suoraviivainen Tyypillisesti ERP-projekteissa erotetaan toisistaan ainakin seuraavat osat: valmistelu suunnittelu Konfigurointi ja ohjelmointi Käyttöönoton valmistelut Käyttöönotto ja seuranta Usein puhutaan myös vesiputousmallista (Nimihän tulee tietenkin Gantt-kaavion muodosta) Kuten projektinhallinnassa yleensä (ja ERP-projekteissa etenkin) hyvin määritellyt tehtäväkokonaisuudet ja niiden dokumentointi ovat kriittisen tärkeitä asioita.

9 2.2 ERP-projektin lineaarinen malli (2/6) valmistelu suunnittelu Konfigurointi ja ohjelmointi Käyttöönoton valmistelut Käyttöönotto ja seuranta Tehtäväkokonaisuudet: puitesuunnittelu Liiketoiminnan tarpeet laajuus Käytettävissä olevat resurssit Projektiorganisaation luonti Sovitaan johtosuhteet, vastuualueet jne. kick-off Osapuolien tutustuminen, sitouttaminen ja muu psyykkaus (Tarvittaessa on koulutettava henkilöstöä projektityöskentelyyn) Dokumentteja mm.: Alustava projektisuunnitelma Budjetti Karkea aikataulu (eli koska pitää olla valmis) Projektiorganisaation kaavio Mielellään nimetään yhteysja vastuuhenkilöitä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa laatukäsikirja eli: kuinka asiat projektissa tehdään

10 2.3 ERP-projektin lineaarinen malli (3/6) valmistelu suunnittelu Konfigurointi ja ohjelmointi Käyttöönoton valmistelut Käyttöönotto ja seuranta Tehtäväkokonaisuudet: Kuvataan projektiin liittyvät prosessit Puitesuunnitelman perusteella Työkaluja on (esim. ARIS), mutta niiden käyttö on harvinaisempaa Suunnitellaan, kuinka prosessit toteutetaan järjestelmässä Myös tässä voi olla hyötyä työkalujen käytöstä Tehdään lopullinen projektisuunnitelma Tehtäväpaketit, tekijät, aikataulut, virstanpylväät jne. Dokumentteja mm.: Prosessikuvaukset Järjestelmän termeillä Kuvaus sisältää myös sellaiset vaiheet, jotka liittyvät järjestelmän prosesseihin, mutta toteutetaan muissa järjestelmissä Gap analysis Dokumentoidaan, miltä osin puitesuunnitelmaan ei vastattu Projektisuunnitelma/-aikataulu Sisältää konfiguroinnin ja ohjelmoinnin lisäksi myös käyttöönoton valmistelut (mm. koulutus ja konversiot)

11 2.4 ERP-projektin lineaarinen malli (4/6) valmistelu suunnittelu Konfigurointi ja ohjelmointi Käyttöönoton valmistelut Käyttöönotto ja seuranta Tehtäväkokonaisuudet: Prototyyppiratkaisun konfigurointi ja ohjelmointi Testidatan konversiot tai luonti Master datan siirrot vanhoista järjestelmistä (legacy systems) Transaktiodatan siirrot tai luonti testejä varten Testiskenaariot Määrittely Toteutus Lopullisen ratkaisun konfigurointi ja ohjelmointi Dokumentteja mm.: Prosessikuvausten päivitykset Testien tulokset Ongelmien ja niiden ratkaisujen dokumentointi on tärkeää Gap analysis Dokumentoidaan, miltä osin projektisuunnitelmaan ei vastattu Prototyypin asiakashyväksyntä Päivitetään projektisuunnitelma Koulutussuunnitelma Konversioaikataulu Käyttöönoton yksityiskohtainen suunnitelma ja varasuunnitelma katastrofin varalle

12 2.5 ERP-projektin lineaarinen malli (5/6) valmistelu suunnittelu Konfigurointi ja ohjelmointi Käyttöönoton valmistelut Käyttöönotto ja seuranta Tehtäväkokonaisuudet: Datakonversiot Erillisen konversiosuunnitelman mukaisesti Oma haasteensa on asettaa suunnitteluparametrit Loppukäyttäjien koulutus Koulutusta pitää olla tarpeeksi Käyttäjäprofiilien luonti Testaaminen on tärkeää Lokalisoinnit Jos projekti koskettaa useita yksikköjä, pitää varmistua, että mahdolliset erityispiirteet on huomioitu Dokumentteja mm.: Suunnitelmien kuittaukset Checklistit ja suunniteltujen toimenpiteiden kuittaaminen on tärkeää, kun lähestytään lopullista cutoveria Edelleen on tärkeää dokumentoida ongelmat ja niiden ratkaisut Gap analysis Edelleen dokumentoidaan ne seikat, mitä ei tehtykään projektisuunnitelman mukaisesti Cutoverin asiakashyväksyntä

13 2.6 ERP-projektin lineaarinen malli (6/6) valmistelu suunnittelu Konfigurointi ja ohjelmointi Käyttöönoton valmistelut Käyttöönotto ja seuranta Tehtäväkokonaisuudet: Käyttöönotto (cutover/go-live) Suorituskyky notkahtaa aluksi (ns. performance dip) Suunnitelmissa pitää olla määritelty kynnysehto sille, missä tilanteessa toteutetaan varasuunnitelma Korjailut ja paikkailut Systemaattisesti päättäminen Vanhan järjestelmän tappaminen Epämuodollisten järjestelmien syntymisen estäminen (/hallinta) Siirtyminen ylläpitovaiheeseen Parametrien päivitykset, kun transaktiodataa kertyy Vaikutusten mittaaminen Dokumenteista: Suunnitelmia ja Gap analysis - dokumentteja kannattaa tutkia ja porukalla miettiä, opittiinko mitään Kannattaa myös kerätä aktiivisesti käyttäjäpalautetta Ylläpitovaiheessa siirrytään suunnitelmien mukaisesti normaaliraportointiin

14 2.7 ERP-projektin V-malli Projektit kuitenkin harvoin etenevät täysin suoraviivaisesti Usein vesiputousmallin sijasta ERP-projekteja kuvataankin ohjelmistotuotannosta lainatulla ns. V-mallilla: S U U N N I T T E L U Liiketoimintavaatimukset Prosessikuvaukset Funktionaaliset tarpeet VALIDOINNIT JA KORJAUKSET Toimintojen testaus Integraatiotestaus Käyttö ja muutostarpeiden seuranta T E S T A U S Konfigurointi ja ohjelmointi TOTEUTUS Edellä kuvatut tehtävät eivät kuitenkaan välttämättä muutu

15 2.8 Projektimalli iteroinnin ja lineaarisuuden väliltä Toisaalta loputon iterointikaan ei ole välttämättä toivottavaa Lopulta oikeissa ERP-projekteissa yhdistyykin usein iterointia, peräkkäisyyttä ja samanaikaisuutta: Koulutus Testaus Datakonversiot Ohjelmointi Konfigurointi Liiketoiminnan tarpeiden määrittely ja ratkaisusuunnittelu Prototyyppikokeilut Käyttöönotto, seuranta, korjaukset ja päivitykset Suunnittelu Toteutus Käyttö

16 Luennon aiheet 1. Yleistä ERP-projekteista Mitä ovat? Milloin tehdään? Kuka tekee? Miten tehdään? 2. Kolme näkökulmaa ERP-projektin läpivientiin Lineaarinen ns. vesiputousmalli Iteroiva ns. V-malli Välimalli 3. Yksityiskohtia ERP-projektien sisällöstä Konfigurointi ja ohjelmointi Muutosten tekeminen tuotantoympäristöön 4. Yhteenveto

17 3.1 Konfigurointi ja ohjelmointi Järjestelmän oletukset ( ) määräävät, miten prosessit ( ) etenevät, ja miten niissä käsiteltävät asiat ( ) määritellään. System data Ohjelmoidut ratkaisut Konfiguraatio Master data Transaktiodata eli dokumentit Tietokannat, raportointija mittausjärjestelmät Oletukset vaikuttavat myös siihen, miten tapahtumat dokumentoidaan ( ) ja osin siihen, miten ne tallennetaan ( ). Osa järjestelmän oletuksista on konfiguroitavissa. Osan muuttaminen edellyttää ohjelmakoodiin kajoamista

18 3.2 Konfiguraation oma hierarkia (SAP:n termein) Installaatiokohtainen eli cross-client data Vaikuttaa kaikkiin saman installaation clienteihin Sisältää paljon erilaisia parametreja (esim. chart of accounts) Rajapinnat muuhun IT:hen (ALE- & idoc-asiat) ja tietovarastoihin Parametrin installaatiokohtaisuus ei aina ole intuitiivista Client-kohtainen data Organisaatiorakenteet (CoCd, CoAr, plant, SLoc, WNo jne.) Variantit, versiot ja iso joukko muita parametreja Organisaatiorakenteiden parametrit Nämä määrittelevät, miten kukin organisaatiorakenne käyttää kahden ylemmän luokan parametreja Lisäksi organisaatiorakenteilla on uniikkia sisältöä (esim. tunniste, nimi, osoite jne.)

19 3.3 ERP-projekteihin liittyvä ohjelmointi Pääsääntöisesti konfigurointivara ei riitä järjestelmän oletusten sovittamiseen kaikkiin ympäristöihin ja tarpeisiin Järjestelmätoimittajat tarjoavatkin sovelluskehittimiään ja muita ratkaisuja yrityskohtaisten add-on-ohjelmien luontiin Esim. SAP tarjoaa: Oman ABAP-ohjelmointikielen Ohjelmoitavia BAPI-rajapintoja Avoimia rajapintoja eli user/customer exits Standardipohjia kuten IDoc dokumenttien vaihtoon erillisjärjestelmien kanssa Lisäksi ERP-järjestelmätoimittajat ovat mukana kehityksessä kohti palvelupohjaisia järjestelmäarkkitehtuureja eli SOAratkaisuja (service-oriented architechture)

20 3.4 Ratkaisujen kaksivaiheinen käyttöönotto Aina kun konfiguroidaan tai ohjelmoidaan muutoksia ERPjärjestelmään, pitää varoa sotkemasta tuotantoversiota Pienimmätkin muutokset testataan ainakin kahdessa vaiheessa (funktio- ja integraatiotestit) ennen kuin tuotantoympäristöön kajotaan: Tuotantoympäristö Testiympäristö Kokeiluympäristö(t) 3 Käyttöönoton 2 Kokeiluja 4 Käyttöönotto 1 Kopiot testaus

21 Luennon aiheet 1. Yleistä ERP-projekteista Mitä ovat? Milloin tehdään? Kuka tekee? Miten tehdään? 2. Kolme näkökulmaa ERP-projektin läpivientiin Lineaarinen ns. vesiputousmalli Iteroiva ns. V-malli Välimalli 3. Yksityiskohtia ERP-projektien sisällöstä Konfigurointi ja ohjelmointi Muutosten tekeminen tuotantoympäristöön 4. Yhteenveto

22 4.1 Yhteenveto Tämän luennon jälkeen pitäisi tietää: Mitä ERP-projektit ovat ja milloin niitä tehdään? Miksi ERP-projekteissa käytetään usein konsultteja ja miksi myös oman henkilöstön osallistuminen on kriittistä? Mitkä ovat tyypillisen ERP-projektin vaiheet ja millaisia dokumentteja niissä luodaan? ja miksi? Mitä tarkoitetaan ERP-projektienhallinnassa vesiputousmallilla, iteroinnilla ja samanaikaisuudella? Lisäksi pitäisi hahmottaa kurssin konfigurointiharjoituksen rooli laajemmassa ERP-projektiviitekehyksessä: Mitä konfiguroinnissa tehdään ja mitä siinä ei tehdä? Miksei konfigurointi ole yhtä kuin ERP-projekti? Miksei todellisuudessa ikinä konfiguroida suoraan tuotantoympäristöä, vaikka tällä kurssilla niin tehdäänkin?